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it e-book – Todos os direitos reservados 2014 . reuniões de alinhamento e acompanhamento pouco produtivas e na elaboração de relatórios que apenas controlam as atividades de outras pessoas. Gary Hamel.Em busca da eficiência NÓS.it 5 dicas para gestão de tarefas – Runrun. Este e-book vai te ajudar a trabalhar de forma mais efetiva. let’s fire all the managers”. Harvard Business Review Antônio Carlos Soares Co-fundador e CEO do Runrun. acreditamos que gestores de alto impacto devem investir seu potencial em atividades que criam valor de verdade para suas organizações. Você vai causar mais impacto na sua organização e será mais facilmente reconhecido por isso! “Gestão é a atividade menos eficiente em sua organização. apontando práticas que comprovadamente reduzem seu risco de cair nesse tipo de armadilha que acaba com a sua produtividade e com a da sua equipe. ao invés de desperdiçar seu tempo em e-mails sem fim.” Fonte: “First. do Runrun.it.

.………………. 13 5 dicas para gestão de tarefas – Runrun. 5 Preserve seu capital intelectual ……………………………………. 11 Resumo …………………………………………………………………………………….…….Conteúdo Coloque tudo no papel ……………………………………………………………. 3 Aloque recursos e priorize tarefas ……………………………... 9 Reconheça e premie os bons exemplos……………………………………. 7 Acompanhe e tome decisões ……………………………………………………….……….…………….it e-book – Todos os direitos reservados 2014 .

+++ . Coloque tudo no papel EM quantas atividades você está envolvido.1. ou deveria estar? Colocar tudo no papel reduz a ansiedade e te ajuda a pensar de forma crítica e com muito mais clareza.

e deve.É comum que as pessoas fiquem atribuladas em meio a dezenas de tarefas no início de grandes ciclos. não é? E você pode. é sempre importante listar todas as atividades em que você está envolvido e nas quais deveria estar envolvido. ou ainda no meio do furacão para pedir recursos para sua área garantir a entrega das suas metas. das tarefas menores. sempre tomando cuidado para: 1) não entrar em detalhes demais. você pode agrupá-las em um Cliente ‘Interno’. Tire tudo da sua cabeça e baixe para o papel. Não importa o momento. Nesse momento. Tem gente que não sabe por onde começar. Agora. e outros ainda que não saem do lugar . 2) não esquecer nenhuma etapa crítica. que nem todas as suas tarefas foram descritas. Ou vários clientes internos. Você deve então listá-las. no começo de cada trimestre. o que dá uma impressão de complexidade exagerada e. você provavelmente perceberá que alguns projetos precisam ser mais detalhados. Liste e relaxe.ficam estagnados. isto é. e não eles em você. separar os projetos por Cliente é uma boa ideia. A partir de agora. tem gente que começa a fazer tudo ao mesmo tempo e não finaliza nada. que pode causar atrasos por não ter sido prevista originalmente. que têm muitas etapas para serem cumpridos. você está entrando de verdade no mundo do Planejamento – e sem firulas! Simples. 4 5 dicas para gestão de tarefas – Runrun. Vamos lá: Primeiro. Isso vai clarear suas obrigações e evitar muitos obstáculos imprevistos. Os temas grandes. e deixar de lado o que não é. Talvez algumas atividades sejam para sua própria empresa. caso você queira individualizar as diferentes áreas da sua empresa. já as agrupe como Tarefas desse projeto. simplesmente liste todas as atividades e projetos em que você está envolvido. Se a sua empresa ou área trabalha para vários clientes. A ideia é listar tudo o que é importante. separe os temas grandes. como no começo do ano ou de um grande projeto. repetir esse exercício sempre que um novo projeto for criado. Mas não precisa ser assim. as coisas vão começar a ganhar alguma clareza e estrutura. que basta botar a mão na massa e entregálas. Não se preocupe em organizar nada nessa etapa. muito provavelmente são Projetos – mesmo que a sua organização não use essa nomenclatura. Ao separar as Tarefas dos Projetos. neste caso.it e-book – Todos os direitos reservados 2014 . Você está começando a mandar nos seus problemas. Se algumas das atividades que você listou estiverem relacionadas a eles.

+++ . será preciso priorizar cada tarefa. Como normalmente os recursos são limitados. Aloque recursos e priorize tarefas UMA vez que você tenha listado todas as atividades.2. é hora de pensar quem deverá executá-las e em quais prazos.

Esse formato comportaria inúmeros projetos dentro da mesma pilha. Todas as pessoas envolvidas em seu projeto têm uma série de atividades a serem desenvolvidas ao longo do dia. Leve em consideração não só a capacidade de execução da pessoa. o maior valor possível para a companhia. de forma absolutamente clara. alguém da sua equipe ou um fornecedor terceirizado. Isto sim é o verdadeiro trabalho do gestor: decidir de forma estratégica o que deve ser feito antes. Em geral. É aí que entra a técnica de criar pilhas de tarefas. Mas há um método para lidar com isso que se norteia por um tripé: Alocar. Se as colocássemos uma em cima da outra. A questão mais importante é definir a ordem da pilha de tarefas. Neste caso. teríamos uma ordem do que fazer. seja você mesmo. Alocar: Priorizar: Cada tarefa que você descreveu na etapa anterior deve ser alocada para uma pessoa. Criar Pilhas: O que normalmente acontece é que várias tarefas estão previstas para serem entregues no mesmo prazo. é isso o que acontece. você pode tanto capacitar essas pessoas quanto realocar de/para outras áreas. “Pegue sua lista de tarefas e se pergunte: o que há de mais importante para hoje?” Fonte: Organize-se Stephanie Winston para o sucesso. mas não mudam a realidade significativamente. sendo a primeira a mais importante e a última a menos importante.it e-book – Todos os direitos reservados 2014 . Criar Pilhas e Priorizar.Depois de listar todos os projetos e tarefas por cliente. É possível que você note que está sobrecarregando alguns e deixando outros de lado. algumas poucas ações são responsáveis pela maior parte do impacto gerado. a fim de atingir. Pense se foi um mero descuido. A verdade é que cada tarefa e projeto tem um impacto diferente. mas é pouco provável que isso aconteça dado os recursos limitados com quais você trabalha. Acertamos? Na imensa maioria dos casos. 6 5 dicas para gestão de tarefas – Runrun. você provavelmente cairá no dilema essencial de todo Gestor: há muito mais coisas para fazer do que pessoas e recursos disponíveis. Invista tempo estabelecendo ou compreendendo os objetivos estratégicos da sua empresa e não tenha receio de investir tempo fazendo perguntas e consultando pessoas sobre o impacto esperado de uma determinada ação. Fazer a coisa certa em geral é muito mais importante do que simplesmente fazer mais coisas. mas também quanto tempo ela tem disponível. ou se certas pessoas têm o perfil mais adequado aos projetos que você precisar realizar. Enquanto outras são até desejáveis. com seus recursos limitados.

dos materiais às decisões tomadas. Preserve seu capital intelectual IMAGINE que cinco pessoas estão envolvidas em um projeto.3. E se uma pessoa se desligar de uma hora pra outra? E se forem duas? É melhor ter tudo documentado. +++ .

. Mas isso não precisa ser assim. é comum que uma área solicite serviços para outra área dentro da empresa. Mesmo que você consiga realocar alguém de outra área ou projeto. Registre tudo e mantenha essas informações consolidadas em um único repositório. neste caso.. fica o dito pelo nãodito. essa pessoa ainda vai ter que se inteirar de tudo que foi realizado e do que já estava combinado para ser realizado. Tudo é capital intelectual e deve ser organizado e mantido como num dossiê sobre o projeto. E tempo. é preciso registrar e guardar todas as informações neles envolvidas. imagens. referências. Às vezes. Se essas solicitações são feitas de forma desestruturada. Assim. E se a pessoa que saiu não tiver disponibilidade para passar todas as informações de forma detalhada? E se ela nem tiver mais alguns dos materiais e e-mails sobre decisões tomadas ou aprovações realizadas? Depois que ela sair. é até mais que dinheiro . E surge o indesejável retrabalho.é credibilidade. alteração no briefing.it e-book – Todos os direitos reservados 2014 . guias. 8 5 dicas para gestão de tarefas – Runrun. decisões tomadas. E a credibilidade da sua equipe e da empresa estará sob risco. o novo responsável será capaz de colocar o projeto de volta em ritmo de produção em muito menos tempo. Ou pior. vai ficar tudo muito solto. Apresentações. quando uma ou mais pessoas deixam o projeto repentinamente. Por exemplo. acontecem danos à rentabilidade de um projeto e mesmo à credibilidade de uma empresa em situações corriqueiras. é preciso minimizar o impacto desta ruptura.Uma vez que você dê o start nos projetos.

4. sempre haverá imprevistos. por mais detalhadas que sejam as tarefas. +++ . Acompanhe e tome decisões AO fazer um planejamento. Por isso é imprescindível acompanhar todas as etapas e estar preparado para tomar decisões importantes no meio do caminho.

O esforço deve ser medido tanto em termos de escopo como de preço. entender qual o nível de esforço (em horas de trabalho dispendido pelas pessoas) é que vai garantir que as metas de resultado serão alcançadas e que projetos deficitários possam ser renegociados.Seria ótimo se tudo corresse conforme o planejado! Mas isso raramente acontece. É possível que um cliente solicite uma mudança de escopo em um projeto. Assim. Com isso em mãos. e transformados em fontes de lucro. tomar decisões de alto impacto na melhoria dos resultados da empresa. Cada pessoa ao final do dia. E assim. E muitas vezes isso é uma boa notícia. deve apontar quantas horas gastou com cada cliente em cada tarefa e projeto. Essa tabela pode ser tão simples quanto uma planilha de Excel com os dias listados em colunas e projetos e tarefas listados por linha. o preço de seus produtos e serviços envolve uma estimativa sobre o esforço a ser realizado por diferentes equipes. a área comercial pode perceber uma oportunidade e pedir que algo seja entregue muito rapidamente. Ou ainda. alterando completamente a prioridade dos projetos na pilha de tarefas de diversas pessoas. Drucker Quando isso ocorre. mesmo que uma empresa não trabalhe ‘vendendo horas’. A melhor forma de conseguir calcular isso é através de um timesheet – uma tabela de alocação de horas.” Fonte: Peter F. incluindo ou retirando partes que demandam replanejamento. “Sempre que você vir um negócio de sucesso.it e-book – Todos os direitos reservados 2014 . 10 5 dicas para gestão de tarefas – Runrun. Na maioria das vezes. somam-se os custos externos e é possível calcular o custo real da sua execução e verificar a rentabilidade de cada projeto e cliente. alguém teve que tomar uma decisão corajosa. ou da semana. é fundamental entender se o impacto gerado foi positivo ou negativo.

Reconheça e premie os bons exemplos QUAIS resultados e performances são esperados em seus projetos? Saber como medi-los é importante tanto para entender sucessos e fracassos. como para reconhecer o esforço daqueles que devem virar exemplo. +++ .5.

quem for agraciado ficará feliz com o reconhecimento e terá um incentivo a mais para manter seu padrão de eficiência. É importante que esses critérios estejam alinhados com a cultura que você deseja ver triunfar em sua empresa. Depois de reconhecer os bons exemplos. Os demais colaboradores. mas teve que retrabalhá-las por conta de falhas. você pode usar relatórios de atividades para isso. coisas maravilhosas podem ser acontecer.it e-book – Todos os direitos reservados 2014 . Uma tarefa importante no processo e entregue dentro do prazo pode ter um peso muito maior do que uma tarefa entregue com atraso. e envolvimento que cada um demonstra. é justo premiar tal comportamento. “Quando há trabalho em equipe e colaboração. 12 5 dicas para gestão de tarefas – Runrun.Até mesmo num projeto cheio de falhas é importante saber reconhecer as pessoas que mais se envolveram e se empenharam nele. E por aí vai. Ainda mais fácil fazêlo em projetos de sucesso. Estas estratégias trazem mais responsabilidades expondo os indicadores de produtividade. mas mais reconhecimento também. serão incentivados a chegar lá. Além das atitudes diárias. E como identificar quem merece mais? Ou quem se dedicou de forma mais arraigada? Existem alguns mecanismos para que você saiba destacar os maiores exemplos. mas também aumentam o senso de comunidade entre as pessoas do grupo. Alguém que tenha finalizado consistentemente suas tarefas com qualidade deve ter destaque frente a quem só entregou. menos hierarquia e menos burocracia. por outro lado.” Fonte: Mattie Stepanek Cada tarefa realizada pode ter um peso nessa avaliação. Com maior colaboração. haverá mais pressão sobre os indivíduos. Dessa maneira.

Todas as ideias ficam documentadas. você pode premiar os colaboradores mais eficientes. em vez de colocar tudo no papel. mais entregas reais sendo feitas em um ambiente motivador. mas exige organização – tanto das lideranças quanto dos membros da equipe.it e-book – Todos os direitos reservados 2014 . você cadastra todos os clientes. Depois de todas as tarefas delegadas. inclusive para os gestores acompanharem seu desenvolvimento. Dessa maneira. os líderes dão pesos diferentes para os itens da avaliação de produtividade. que ajuda gestores a aumentar a produtividade das suas equipes através de uma melhor gestão de Tarefas.Resumo O passo-a-passo para se planejar no trabalho é simples. trocado. Depois. quais recursos foram mais usados. 13 5 dicas para gestão de tarefas – Runrun. Tudo o que é solicitado.it é um software online de Gestão de Equipes. o Runrun. Há várias ferramentas que podem te ajudar a executar projetos sem perder o controle. Tempo e Talento. Além dos registros. basta criar uma tarefa. Tudo isso é levado em conta para essa nota. menos reuniões de acompanhamento e priorização e. Os benefícios são menos e-mails. quais tarefas demandaram mais tempo. se entregou no prazo ou se refez a estimativa de entrega. basta arrastar as mais importantes para o topo da pilha de tarefas. incentivando também a produção dos demais. você consegue ver o "Plano Geral" ao mesmo tempo em que gerencia as expectativas e ansiedades pessoais de cada colaborador.it. Agora. Ou seja. Aqui. principalmente. projetos e tipos de tarefas que serão executadas. ou teve que se afastar do processo. você não perde o capital intelectual do projeto se alguma pessoa saiu da empresa. Quanto tempo sua equipe gastou em cada projeto. Para alocar recursos. O Runrun. você deve priorizar as mais importantes – para que sejam entregues antes. discutido e decidido fica registrado no sistema do Runrun. O sistema dá uma nota para cada usuário a partir de sua produção nos últimos 30 dias: quantas tarefas entregou. Por fim.it produz relatórios gerenciais para você acompanhar em que pé está cada tarefa. através do RR-Rating. quando cada colaborador da sua equipe estará livre para receber uma nova demanda são informações que te ajudarão a tomar decisões sólidas – e a detectar gargalos e demandas não previstas no início do projeto. escolher seu responsável e estimar um prazo para a entrega. Esta é uma das decisões mais importantes que você vai tomar ao logo do processo.

simples.Compartilhe com seus amigos! O Runrun. http://runrun. . Conheça nosso site e crie sua conta grátis.it oferece o passo-a-passo para uma gestão mais eficiente de maneira automatizada.it Gestão de equipes agora é assim.