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Aplicaciones contables informáticas II

REBECA CORDOVA LOPEZ

Red Tercer Milenio

APLICACIONES CONTABLES INFORMÁTICAS II

Aplicaciones contables informáticas II

APLICACIONES CONTABLES INFORMÁTICAS II

REBECA CORDOVA LOPEZ

RED TERCER MILENIO

Aplicaciones contables informáticas II

C. Datos para catalogación bibliográfica Rebeca Córdova López Aplicaciones contables informáticas II ISBN 978-607-733-002-8 Primera edición: 2012 Revisión editorial: Eduardo Durán Valdivieso DIRECTORIO José Luis García Luna Martínez Director General Rafael Campos Hernández Director Académico Corporativo Bárbara Jean Mair Rowberry Directora Corporativa de Operaciones Jesús Andrés Carranza Castellanos Director Corporativo de Administración Héctor Raúl Gutiérrez Zamora Ferreira Director Corporativo de Finanzas Alejandro Pérez Ruiz Director Corporativo de Expansión y Proyectos Aplicaciones contables informáticas II . por RED TERCER MILENIO S. 54080. Col.AVISO LEGAL Derechos Reservados  2012.P. sin la autorización por escrito del titular de los derechos. Estado de México. Viveros de la Loma. Prohibida la reproducción parcial o total por cualquier medio. Tlalnepantla.C. Viveros de Asís 96.

4. Características del sistema 1.4. Sistema contable 1.3.2 INDICE Introducción Unidad 1.2. Procesamiento de información 1. Sistemas de apoyo de la contabilidad 2. Manuales 1. Descripción general del sistema 1. Proveedores 1.1.2.1. Sistemas de apoyo de la contabilidad 5 8 11 12 14 15 17 18 18 20 21 22 22 23 23 24 24 25 26 Unidad 2.2. Definición de catálogos 1. Cuentas 1. Productos 1. Captura de datos 1.1. Procesamiento 1.4. Instalación y acceso al sistema 1.1.2.1.2.2.1.2. Centros de costos 1. Clientes 1.2.3.4.3. Informes 1. Principales sistemas contables computacionales (paquetes) 1.2.1.3.1.3.1. Mantenimiento de archivos 1.3.3. Sistema de cuentas por cobrar 41 46 Aplicaciones contables informáticas II .1.3.1.

Medidas de seguridad de los sistemas computarizados.3.1. Transacciones 2.2.3. Sistema de administración de inventarios 2.4. Compras y pedidos 2.3. Hacker y Craker 72 78 80 82 90 Aplicaciones contables informáticas II . Subsistemas de la administración de inventarios 2. Descripción 2.2.1.2.1.3.3.4.5. Sistema de clientes ( CRM ) 46 47 48 50 50 51 52 54 54 55 55 58 58 59 60 61 62 62 65 Unidad 3.1.2.5.3. Productos 2.2. Transacciones 2.3.4. 3.3.3. Informes 2.3 2.4.4. Sistema de punto de venta 2. Proveedores 2. Medidas de seguridad de equipos 3.1.4. Informes 2.3. Descripción 2.2. Virus informáticos 3.2.2.3.3.2. Informes 2.3. Descripción 2.3. Transacciones 2.1.1. Control de acceso 3.4. Facturación 2. Puntos de venta 2. Sistema de cuentas por pagar 2.3.4.4.1.

1.2. Modelos 4.2.1. Excel 4. Hoja de cálculo 4.1. Base de datos 4.2.3. Aplicaciones informáticas ( Excel y Access) 4. Macros 4.1.3.2. Valor presente 4.2. Tablas dinámicas 4.2 Access 4.1.1. Informes Bibliografía Glosario 98 101 102 115 116 120 123 125 127 129 130 133 137 143 146 Aplicaciones contables informáticas II .2. Tasa interna de retorno 4. Funciones financieras 4.1.4 Unidad 4.2.1. Tablas 4.5.2.1.4.1.1.

de cuentas por cobrar. COI. porque al procesar grandes cantidades de datos más rápidamente y con menos horas hombre de inversión. se logra la eficiencia. que permiten ser más eficiente a las empresas por que no sólo se lleva el control de la contabilidad. Entre los programas contables más comerciales están SAP.5 INTRODUCCION Las empresas día a día deben de ser más productivas. los programas informáticos tuvieron un gran desarrollo y el área de contabilidad no fue la excepción. Aplicaciones contables informáticas II . COMPAQ. manejo de clientes. que son muy amigables y accesibles a los diferentes bolsillos. La tecnología informática permite hacer más eficiente el proceso de registro de las operaciones de la empresa logrando tener información oportuna para una adecuada toma de decisiones La informática representa una herramienta importante para el desarrollo de diversas profesiones y de las empresas. para conseguirlo deben tener información oportuna que les ayude a identificar áreas de ventaja. pero para instalar un programa es indispensable establecer los diferentes catálogos para que la información que se procese sea útil. precisamente sobre estos puntos se habla en la unidad uno y dos. esta situación permitió que existan en el mercado diversos programas de acuerdo con las necesidades y bolsillo de los usuarios. tanto de personas físicas como morales. entre otros. En la unidad uno se pretende que los alumnos identifiquen que existen diferentes sistemas contables en el mercado. es usando la tecnología informática (computadoras y programas). por pagar. formando todo un sistema de información. En la década de 1980. Una herramienta para obtener más rápidamente la información. sino también de operaciones relacionadas con la contabilidad como es el manejo de inventarios. Conta 2000.

6 Lo que se trata en la unidad dos son los diferentes sistemas que apoyan a la contabilidad y permiten tener más información y control de las operaciones. sobre todo. en las cuales llevan la contabilidad o control de conceptos necesarios para contabilizar. de los contadores. el cual e trata en la unidad cuatro. control de pagos o depreciaciones. como es el cálculo de intereses. El objetivo del temario es identificar que las aplicaciones informáticas son fundamentales en la vida de cualquier profesionista y. Cuando se instalan programas es importante tener las medidas de seguridad en la utilización. pequeñas y medianas empresas) y muchas de éstas no quieren invertir en programas informáticos aun y cuando los hay muy accesibles en relación con los costos. entonces recurren al uso de aplicaciones informáticas como Excel y Access. por eso es importe hablar de este tema. entre otros. seguridad en equipos. más de 90% de las empresas son Mypimes (micro. Aplicaciones contables informáticas II . virus informáticos que pueden dañar la información y los craker que roban la identidad. porque su uso propicia la eficiencia en el área contable. Para cubrir ese hueco. estos puntos se desarrollan en la unidad tres. desde el uso del password. En nuestro país.

craker y hacker. Conta 2000 Aplicaciones contables informáticas II . procesamientos. virus. clientes. informes. medidas de seguridad. SAP. COMPAQ. proveedores. productos COI. mantenimiento Cuentas.7 MAPA CONCEPTUAL SISTEMAS CONTABLES Sistemas Contables Aplicaciones Informáticas Medidas de Seguridad Control de acceso. Procesamiento de información Catálogos Principales Sistemas Excel y Access Captura.

Proveedores 1.2. Procesamiento de información 1.4. TEMARIO 1.2.8 UNIDAD 1 SISTEMA CONTABLE OBJETIVO El alumno conocerá los diferentes sistemas contables y la importancia del establecimiento de catálogos que ayuden al procesamiento de información.1.3.2.4. Productos 1. Procesamiento 1. Clientes 1.3. Instalación y acceso al sistema 1. Sistemas de apoyo de la contabilidad Aplicaciones contables informáticas II .1.1.4. Centros de costos 1.1.1.2.4. Mantenimiento de archivos 1.1.1.3. Cuentas 1.1.3. Descripción general del sistema 1.2.2.1. Principales sistemas contables computacionales (paquetes) 1. Definición de catálogos 1.3. Captura de datos 1. Informes 1.2.2. Manuales 1.3.3.1.3.2. Características del sistema 1.

Procesamiento de información Captura de datos. catálogos de cuentas. instalación. Descripción del sistema. proveedores y productos. Aplicaciones contables informáticas II . mantenimiento de archivos Catálogos Principales Sistemas Definición. puntos de venta. informes. por pagar.9 MAPA CONCEPTUAL SISTEMAS CONTABLES Sistemas Contables Sistemas de apoyo de la contabilidad. administración de inventarios. acceso y manuales. clientes. características. de clientes. procesamiento. Sistema de cuentas por cobrar.

donde inicie operaciones. de clientes. clientes. por eso los sistemas contables han adquirido más fuerza. inventarios y sobre diferentes aspectos que afectan la eficiencia de la misma. emita reportes e informes. Lo que se pretende es que el alumno conozca la importancia del sistema contable y aplique una contabilización utilizando el programa COI o cualquier otro. diseñar los reportes necesarios y tener la actualización de los archivos. las empresas deben de tomar decisiones muy rápidas con respecto a los productos. son las que tienen más información para tomar decisiones oportunas. Aplicaciones contables informáticas II . proveedores. estableciendo catálogos de cuentas. puntos de venta. además que esté dentro del presupuesto de la empresa. contabilice. proveedores.10 INTRODUCCION En esta época. capture saldos iniciales. No basta solamente con comprar el sistema contable. Las empresas que se encuentran en la vanguardia. Es inconcebible que las empresas hoy en día no cuenten con un sistema para procesar las operaciones financieras. sino que se debe de seleccionar el sistema que satisfaga las necesidades de la empresa. delimitar cómo se van a registrar las operaciones.

Contpaq.com. Aspel-COI. que ayudan a tomar decisiones. entre otros. balanzas.1. los programas informáticos tuvieron un gran desarrollo y el área de contabilidad fue una de las beneficiadas.11 1. p. México. Los sistemas contables están soportados por los programas de cómputo que permiten un manejo rápido y seguro de los procesos de organización y control de aspectos operativos. de C. pasando del registro manual al automático. Sistema Contable Zeus.A.2 1 2 Aspel de México..1 En los años de 1980. actualmente hay muchos programas de acuerdo con las necesidades de los usuarios y sus precios son más accesibles. Sistemas Contables en México. Aplicaciones contables informáticas II .infored. Compaq. fuente: http://www.V.mx/sistemas-contables. Sistema de contabilidad integral. PRINCIPALES SISTEMAS CONTABLES COMPUTACIONALES (PAQUETES) Un sistema de contabilidad es un conjunto de diferentes partes organizadas que procesan las operaciones de una empresa para obtener la información que se presenta en libros.11. Conta 2000. Al principio sólo existían muy pocos programas y sus precios no eran del todo accesibles. 2010. Manual de COI. disminuyendo significativamente las horas hombre de inversión para obtener la información financiera. Algunos de los sistemas contables de hoy son los siguientes:        SAP. mayores auxiliares. S. Macro Pro Integral. Los datos que se procesan en los programas dan como resultado información precisa en menos tiempo. estados financieros reportes. fiscales y contables de las empresas.

12 ACTIVIDADES APRENDIZAJE 1. i) Cada cuándo se le tiene que dar actualización al paquete. f) Incluía catálogo de cuentas. l) Problemas presentados en su uso. sin embargo. claro. las empresas medianas y grandes adquieren programas a los cuáles se les pueden hacer modificaciones de acuerdo con las necesidades de los usuarios. Nombre del Sistema Contable Precio 3. Pregunta en alguna empresa de tu localidad. esto representa costos adicionales. lo siguiente: a) Programa contable que utilizan. Investiga el precio de los sistemas contables mencionados anteriormente 2. j) Tiene un costo de mantenimiento. c) Tiempo de utilizarlo. Los sistemas contables actuales son muy “amigables”. b) Factores que influyeron para tomar la decisión de adquirir ese programa y no otro. e) Qué tipo de reportes emite el paquete contable. pero para instalarlos es necesario considerar lo siguiente: Aplicaciones contables informáticas II .1 Descripción general del sistema Para que un sistema contable funcione eficientemente. No.1. es necesario que su estructura cumpla con los objetivos de la empresa. h) La inversión financiera fue considerable al adquirirlo. Investiga algunos otros sistemas contables y el precio de ellos. Las empresas pequeñas compran programas estándar a los cuáles no se les pueden hacer modificaciones. fue fácil adaptarlo a las necesidades de la empresa. g) En caso de que el sistema incluía catálogo de cuentas. 1. k) Es amigable para los usuarios. d) Ventajas y desventajas en su uso.

g) Preparar información para alimentar el sistema. entre otros. cheques emitidos. e) Elaborar catálogo de cuentas y manual de procedimientos. identifica los requerimientos que se necesitan (capacidad en el equipo) y qué operaciones (contabilidad. d) Identificar los reportes necesarios como son los de nómina. Cuando se va a utilizar un sistema contable es común que la empresa ya ha realizado actividades contables anteriormente.). f) Diseñar formularios que respalden la autorización para la contabilización. inventarios. visitas. ACTIVIDAD APRENDIZAJE 1. algunos sistemas contables cuentan con diseños preestablecidos. que contiene los datos de la empresa: razón social. por ello se deben tener los libros contables (diario. algunos sistemas contables cuentan con catálogos de cuentas preestablecidos. facturación. b) Elaborar Check List (lista de chequeo). compras. Nombre del Sistema Contable Requerimientos Operaciones Aplicaciones contables informáticas II . los más comunes son el estado de resultados y balance general. etc. asimismo. c) Identificar los informes. para tener los saldos iniciales que serán los que se capturarán en el sistema primeramente. cobranza. equipos. utiliza el siguiente cuadro: No.13 a) Conocer a la empresa (con entrevistas. Los reportes se hacen de acuerdo con las necesidades de la empresa. proveedores. auxiliares como bancos. etc. número de empleados. capital. ventas. actividad. etc. todos los programas deben tener su manual de procedimientos para instalación y uso. mayor. De algunos sistemas contables.) se realizan en él. ubicación física.) al día. bancos.

27.14 1.2 Características del sistema Las características del sistema son el hardware (computadora) para capturar la información y el software (programa). La computadora es una máquina que procesa la información a alta velocidad y con mucha precisión. se incluye un software de sistema operativo requerido para el manejo de la computadora y para que los dispositivos periféricos puedan ser controlados. Las empresas están obligadas a contar con sistemas de contabilidad. para procesar la información. memoria e interfaces gráficas que logran la comunicación del sistema así como la alimentación eléctrica. En el caso de paquetes contables. 28) y su reglamento (RCFF 26. 27).1. Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA-32) y Código de Comercio (CC 33. El programa o software se constituye por instrucciones que permiten la comunicación con la computadora o hardware en el lenguaje programado para ello.34. y esto se encuentra regulado por el Código Fiscal de la Federación (CFF-26. Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR-58). éstos serán tan sofisticados de acuerdo con el tamaño y operaciones de la empresa. En este software el usuario desarrolla su trabajo mediante el tecleo de órdenes lógicas que en lenguaje de programación son captados por la computadora para la ejecución de las diferentes funciones. se compone de unidad lógica y procesador.37 y 38) El proceso electrónico se representa de la siguiente manera: Aplicaciones contables informáticas II .

Para la instalación se debe realizar lo siguiente: a) Obtener diferentes presupuestos con proveedores. p.  Crecimiento a corto plazo. Aplicaciones contables informáticas II . Instalación y acceso al sistema Entre los principales elementos que se deben considerar para la implantación.  Capacitación del personal. pero conforme aumentan las operaciones.  Volumen de operaciones.  Tipo de información que requiere la empresa. 52. Contabilidad. están los siguientes:  Tamaño de la empresa. en ocasiones.  Inversión. 1.3. 3 Romero López Alvaro. b) Solicitar Demos (simuladores) con proveedores y utilizar. éstos se vuelven obsoletos por lo que se deben actualizar o cambiar para satisfacer las necesidades de la empresa.1.15 3 Una ventaja de utilizar los sistemas contables automatizados es la rapidez con la que se procesa la información.

d) Costo de licencias (uso del paquete en diferentes computadoras). Aplicaciones contables informáticas II . f) Costos por asesoría y capacitación. g) Identificar que el programa satisfaga las necesidades de la empresa. etc. j) Medidas de control interno para resguardar la información. Al tener cada usuario su clave de acceso. se puede controlar más fácilmente el sistema. quien es la persona que tendrá el control del mismo y dará los atributos (accesos) a los diferentes usuarios. Existen claves maestras que permiten el acceso a todo el sistema. donde se identifica a que partes del sistema puede ingresar y que operaciones puede realizar). algún manual.  Ahorro de tiempo y personal  Facilidad en la captura. Es importante que para el acceso a los sistemas cada usuario tenga su password que contiene el perfil (es decir los atributos asignados. h) Reportes.  Facilidad en las correcciones. Siempre que se instala un programa por lo general va a existir la figura del administrador del sistema. proceso y obtención de reportes. esta clave por lo general la tienen los administradores del sistema o los instaladores. controles que emite. i) Usuarios. Ventajas por la instalación:  Rapidez en el procesamiento de la información financiera. k) Respaldos.16 c) Requerimientos de equipo (capacidad de las computadoras. Para la instalación se debe contar siempre con el apoyo del proveedor.). ajustes ó reclasificaciones. e) Costo de actualización. sin restricciones. servidores. o dentro de los mismos discos vienen archivos de instalación.

reportes.  Actualización constante del paquete.  Manejo de la información por centros de costos. Aplicaciones contables informáticas II .  Facilidad en el cálculo de impuestos.  Facilidad en el control de operaciones.  Facilidad en la emisión de reportes específicos.  Implantación de sistemas de seguridad de la información.  Facilidad para llevar el control de otros conceptos como: inventarios. es necesario que el usuario tenga un manual para saber qué cuentas afectará en las operaciones. se indican las instrucciones. Manuales Los manuales son documentos donde. bases o procedimientos para ejecutar una actividad.4.  Formalidad en la presentación de la información. pagar.  Fallas en el paquete contable (software). Desventajas en el uso:  Fallas en el equipo de cómputo (hardware).  Disminución de errores. dar a los manuales correspondientes para su instalación y uso del programa. cuentas por cobrar.1. se debe elaborar una guía contabilizadora. son muy importantes para la instalación de sistemas o para dar solución cuando se tienen problemas en la utilización de los programas. Cuando se van a capturar datos en el programa. de manera sistemática.17  Facilidad para consultar las operaciones en pólizas. Es responsabilidad de los proveedores de los sistemas contables.  Fallas en el sistema eléctrico. auxiliares. para ello. entre otros.  La inversión 1.

2. Cargo a la cuenta 11. Documentos necesarios para el registro: Factura y pedido original. Cargo a la cuenta 11. clientes. 1. Cargo a la cuenta 11. que es una relación ordenada y desglosada de las cuentas de activo.V. es necesario tener un catálogo de cuentas.08 Inventarios. el pedido debe estar debidamente autorizado. Es el documento que contiene la descripción de cómo se deben registrar las operaciones de la empresa. Acreditable. productos. capital Aplicaciones contables informáticas II . En ésta se indican las cuentas que se van afectar. proveedores.18 Guía Contabilizadora. 1.02.02 Bancos Bancomer.2.A. entre otros. además de contener el sello del almacén. En las empresas existen catálogos de acuerdo con las necesidades. Abono a la cuenta 21.01 Proveedores. Cargo a la cuenta 42. ACTIVIDAD APRENDIZAJE 1. servicios. Investiga un ejemplo de una guía contabilizadora y da tus comentarios. Acreditable.02 servicios públicos.15 I.09.15 I. Abono a la cuenta 11. equipo. pasivo.1 Cuentas En el caso de la contabilidad. así podemos encontrar los catálogos de cuentas.V. oficinas. b) Pago de Teléfono.A. DEFINICIÓN DE CATÁLOGOS Un catálogo es una relación ordenada y desglosada. Ejemplo: a) Compra de mercancía a crédito.

Se le asigna un número (secuencia) a cada cuenta. Objetivos:      Facilitar el trabajo. Decimal. Existen diversos sistemas para clasificar las cuentas. el registro de nuevos clientes. Alfabético. Activo No Circulante. Utiliza dígitos del 0 al 9 para denominar rubros. Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización. cuentas y subcuentas (es el más fácil de usar). Tiene letras y números. Sistematizar la información. Nemotécnico. debe ser flexible para ir incorporando las nuevas cuentas. 12. Los tipos de catálogos utilizados son:      Numérico. Se asigna una letra que denote las características o clave especial para facilitar la identificación de la cuenta. Designa letras a cada una de las cuentas. Por ejemplo. pero deben ser flexibles para los cambios que se vayan presentando en el tiempo o por las necesidades de la empresa. Facilitar la elaboración de estados financieros. proveedores. El catálogo debe contener todas las cuentas que se utilizarán en el registro de operaciones. El sistema más utilizado es el numérico y a continuación se da un ejemplo: 1 Activo 11. Aplicaciones contables informáticas II .19 contable. será tan grande de acuerdo con las necesidades de la empresa. además. Alfanumérico. Activo Circulante. Estructurar analíticamente el sistema contable implantado. ingresos y egresos (costos y gastos).

000 12.. Largo plazo. Capital Contable 4. Centros de costos Las cuentas del catálogo de cuentas se pueden organizar por departamentos.1. y al momento de instalar el programa. 22. Ingresos. Los niveles de subcuentas se darán de acuerdo con las necesidades de la empresa. nos pide si se quiere instalar o se capturará uno nuevo. 11. Egresos. Manual de COI….V. Resultados 41.000 10. es decir. Bancos. 1. 3.2. que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros que los originaron.1. por ejemplo: 11. el pago de la nómina mensual equivale a $120 000 y está integrado de la siguiente manera: Departamento Finanzas Recursos Humanos Administración Ventas Mantenimiento Sistemas Total Importe 18. S.A.000 10. Aplicaciones contables informáticas II .000 120. pp.4 Por ejemplo. 11. 42.000 10.20 2. Corto plazo.000 4 Aspel de México. de C. en la mayoría de los sistemas contables viene un catálogo de cuentas incluido.02.02. Actualmente. Activo Circulante. Pasivo 21.000 60.01. 133 y 134. Bancomer.

Morelos. Por ejemplo.  Reporte de pago del cliente. en caso de no existir esta opción. 11. Hay programas como los que usan los bancos que tienen una opción de referencia después de la cuenta donde se incluye el número de cliente.09.01 Sueldos y Salarios.  Reporte de adeudos del cliente. Clientes Al igual que los catálogos de cuentas. 42. ejemplo: 11. Si esto no se separa desde un principio en la contabilidad. Para manejar la contabilidad por centros de costos.04. 42.002.  Apoyo para toma de decisiones de crédito a clientes. Egresos.2. Aplicaciones contables informáticas II . 1. Ventajas de tener un catálogo de clientes:  Identificar los principales clientes de la empresa  Control de ventas realizadas al cliente. es necesario que las empresas manejen un catálogo de clientes. por centro de costos. Clientes. ejemplo: 42. lo que se puede hacer es crear un subnivel para identificar al cliente. en caso de que el programa no tenga esta opción. desde el principio se deben dar de alta los departamentos o sucursales.2. 11. Wal Mart necesita saber si es más rentable la sucursal del Centro de Mexicali o la del Centro de Guadalajara. Activo Circulante. se debe realizar el análisis en forma manual.01. Sucursal Las Américas Veracruz.21 El uso de de centros de costos ayuda a identificar la rentabilidad de cada una de las áreas o de las sucursales. puede utilizarse un subnivel para identificar el centro de costos.04.

3.01.06.06. S. El Surtidor Eficaz. Casa Diamante. Al igual que en el catálogo de clientes. requerimientos. Proveedores Al igual que los catálogos de cuentas. las empresas manejan catálogos de sus productos.A. para identificar las entradas. salidas.09. Aplicaciones contables informáticas II .04. Ventajas de tener un catálogo de clientes:  Identificar los principales proveedores de la empresa.01. ejemplo: 21. Este catálogo de productos por lo general no se incluye en la contabilidad. 21.22 11.01.  Reporte de adeudos al proveedor. Pasivo a corto plazo. S.  Control de pagos realizados al proveedor. existen programas como los que usan los bancos que tienen una opción de referencia después de la cuenta donde se incluye el número de cliente. sino en el sistema de manejo de inventarios.2.2.4. en caso de no existir esta opción lo que se puede hacer es crear un subnivel para identificar al proveedor. es necesario que las empresas manejen un catálogo de proveedores.01. 1. 1. 21. Monterrey. 21.A. Productos Con el propósito de llevar un control de los productos e identificar la rentabilidad.01. Proveedores.  Apoyo para toma de decisiones de solicitud de crédito. stock y rentabilidad de los productos.

en caso de no aceptarlo se tendrá Aplicaciones contables informáticas II . Para el procesamiento de la información contable es necesario tener los documentos fuente que contienen los datos necesarios para contabilizar en las pólizas contables. mes de inicio de operaciones. balanza de comprobación.3. analiza. Alta de la empresa. 1. domicilio fiscal.1 Captura de datos Para la captura de datos en los sistemas contables los pasos a seguir son los siguientes: 1. con esos datos se realiza el proceso que termina con la emisión de libro diario. ejercicio fiscal. estado de resultados y balance general. mayor. RFC. y produce en forma sistemática y estructurada información que ayuda a la toma de sus decisiones.23 1.3. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN La contabilidad es una técnica que ordena. completando los datos solicitados como son la razón social. A continuación se esquematiza el proceso. fecha de constitución. clasifica y registra las operaciones monetarias que realizan los entes económicos. Alta del Catálogo de cuentas. 2. en el momento de dar de alta la empresa los sistemas contables que incluyen esta opción indican si se quiere utilizar el catálogo preestablecido.

d) Correcciones. balanza de comprobación. mayor auxiliar.3. el cual tiene más atributos. que algunos sistemas contables los tienen preestablecidos o al contratar al proveedor se solicita que los desarrolle. estado de resultados y balance general. b) Pólizas contables tanto de diario. centro de costos. se generan los informes. 1. Existen sistemas que exportan la información obtenida y que después se adecua en aplicaciones informáticas como Excel y Access. 3. Con la información procesada se pueden generar diferentes reportes. ventas. como son el reporte de nómina. ingresos y egresos. En esta parte se deben de crear los subniveles para llevar el control de proveedores.2 Procesamiento El procesamiento se realiza en forma automática en algunos sistemas contables. un ejemplo son los bancos. clientes. proveedores. las actividades de captura a realizar son las siguientes: a) Saldos iniciales.3. se selecciona la opción para que el procesamiento de los datos se dé. Informes Cuando se ha realizado el proceso de datos. en otros es necesario que alguien teclee su clave de acceso con un perfil diferente. entre los más comunes están el libro diario.24 que capturar en forma manual. c) Ajustes. donde el proceso se tarda varias horas. 1. entre otros. pagos. Algunos de ellos deben imprimirse diario y otros sólo en forma mensual de acuerdo con las necesidades de los usuarios. Captura de información. Aplicaciones contables informáticas II .3.

esta situación se presenta por diferentes aspectos: a) Fiscales. c) Visualiza en pantalla el libro diario. no paso esto. balanza. algunas otras tienen sus respaldos en otras ciudades. Muchas empresas protegen los archivos de la contabilidad en cajas de seguridad en los bancos. b) Captura las operaciones que se encuentran en anexo 1. utiliza las diferentes pólizas contables (diario. la empresa siga operando. es actualización al sistema. Busca algún sistema contable en internet que puedas bajar o descargar en tu computadora o si en tu plantel se cuenta con el programa COI. sin embargo. la ley del ISR menciona que se debe almacenar la información 10 años. porque el respaldo de la información se encontraba en otra ubicación. Solicita el apoyo del docente o utiliza el manual del programa o el asistente del sistema. Lo que debes realizar es lo siguiente: a) Dar de alta a la empresa y el catálogo de cuentas. con el propósito de que si se llega a presentar alguna contingencia. Lo que es importante. como fue el caso de la bolsa de Nueva York el 11 de septiembre del 2001 con el ataque de las torres gemelas. mayor. b) Nuevos reportes. utilízalo y realiza la práctica que se encuentra en el anexo 1.25 1. estado de resultados y balance general. Aplicaciones contables informáticas II . es el resguardo de los archivos. egresos e ingresos). ACTIVIDADES APRENDIZAJE 1.3.4 Mantenimiento de archivos Más que mantenimiento de archivos. se pensó que no iba seguir operando la bolsa.

ACTIVIDADES APRENDIZAJE 1. sino que se necesita también identificar quiénes son los principales proveedores. inventarios. clientes. En la siguiente unidad se hablará de estos sistemas que denominamos de apoyo a la contabilidad.4. Investiga de los siguientes programas. nómina. ventas. no sólo basta con los estados financieros (estado de resultados y balance general o estado de situación financiera). Las empresas que están a la vanguardia son aquellas que tienen más información. COI.26 1. SISTEMAS DE APOYO DE LA CONTABILIDAD. En ocasiones se consideran módulos. Esta situación ha propiciado que existan subsistemas o módulos dentro de los mismos sistemas contables que cubren esta necesidad. puntos de venta. bancos. entre otros. COMPAQ. Aplicaciones contables informáticas II . qué subsistemas tienen y apoyan a la contabilidad: SAP.

capital contable. TIC. El catálogo de cuentas más común es: a) Numérico b) Alfabético c) Alfanumérico 6. Un sistema contable es: a) Son diferentes partes organizadas que procesan las operaciones de una empresa para obtener información. pasivo. Aspel-COI. La separación de los gastos por departamentos se conoce como: a) Catálogo de cuentas Aplicaciones contables informáticas II . 4. Algunos sistemas contables son: a) Aspel-COI. El auge de los sistemas se dio en los años: a) ´70 s b) ´80 s c) ´90 s 3. Es una relación ordenada y desglosada de las cuentas de activo.27 AUTOEVALUACIÓN Seleccione la respuesta correcta. a) Catálogo de clientes b) Catálogo de cuentas c) Manual 5. TIC. 2. b) SAP. c) SAP. c) Son partes desorganizadas que procesan operaciones cuyo objetivo es controlar. 1. Compaq. Conta 2000. b) Son pocas partes organizadas que procesan únicamente ingresos de una empresa para obtener información. Aspel-COI. ingresos y egresos (costos y gastos).

Las facturas. balanza prioritaria. análisis de mercado. pagarés. menor. Los informes más comunes son: a) Libros generales. administración de inventarios b) Análisis de factibilidad. RESPUESTAS 1a 2b 3c 4b 5a 6c 7b 8b 9b 10 a Aplicaciones contables informáticas II . c) Estado de resultados. administración de inventarios. estado de resultados b) Libro diario. pagar. cuentas por cobrar. Algunos sistemas que apoyan a la contabilidad son: a) Cuentas por cobrar. Algunos aspectos que propician la actualización de los sistemas son: a) Moda b) Aspectos fiscales y reportes c) Aspectos fiscales y de análisis. estado de resultados. 9. 10. c) Administración de inventarios. libros extraordinarios. pagar. notas de remisión forman parte de : a) Pólizas contables b) Documentos fuente c) Informes 8. cheques. mayor. cuentas por pagar. balanza.28 b) Departamentalización c) Centro de costos 7.

Acum.430.00 8.000. de Transporte Deudores Eqpo.00 13. Anteriores $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Saldos iniciales 175.000.00 36.340.725.000.00 28.000.00 250.00 218.00 12. Mobiliarios y Equipo Deprec.00 54.00 2.00 132.000.200.Acum.00 12.00 323.500. de Computo Deprec.000.00 17. de Computo Eqpo. Acum. Eqpo. Los saldos iniciales son los siguientes: # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Nombre de la cuenta Almacen Amortiz.000. Gastos de Instalación Bancos Capital social Clientes Costo de Ventas Deprec. de Transporte Gastos de Administración Gastos de Instalación Gastos de Ventas Impuestos por pagar Ingresos Financieros Inversiones Temporales Iva por pagar Mobiliarios y Equipo Proveedores Reserva Legal Resultados de Ejerc.29 ANEXO 1 El objetivo de esta práctica es hacerla lo más real.700.758.00 5.00 85.500.000.00 Aplicaciones contables informáticas II .00 2. Eqpo.000.700.00 267.00 155.674.981.000.00 32.00 210.500.000.00 120.00 120. por eso se adjuntan comprobantes fiscales.

Compra de mercancía Aplicaciones contables informáticas II .30 Comprobantes fiscales 1. Compra de material para pintar la oficina 2.

31

3. Pago de gasolina auto del Director general

4. Compra de agenda fiscal en efectivo

Aplicaciones contables informáticas II

32

5. Compra de mercancía

6. Lavado de la camioneta que entrega mercancía, en efectivo

7. Compra de computadora

Aplicaciones contables informáticas II

33

Aplicaciones contables informáticas II

Pago de servicio telefónico Aplicaciones contables informáticas II .34 8.

35 9. Pago de mensajería en efectivo Aplicaciones contables informáticas II .

Compra de auto para el ejecutivo de ventas Aplicaciones contables informáticas II .36 10. Compra de papelería a crédito 11.

Compra de mercancía Aplicaciones contables informáticas II .37 12.

Firma de pagaré por préstamo otorgado por el banco Aplicaciones contables informáticas II .38 13.

39 14. Cheque 1250 Aplicaciones contables informáticas II .

Pago a proveedor Aplicaciones contables informáticas II .40 15.

1.2.3.3.1.2. Proveedores 2. Sistema de cuentas por pagar 2.3. Transacciones 2. Compras y pedidos 2. Transacciones 2. Informes 2. Transacciones 2.41 UNIDAD 2 SISTEMAS DE APOYO DE LA CONTABILIDAD OBJETIVO El alumno conocerá diferentes sistemas que apoyan a la contabilidad y que administran actividades específicas.1.2.4. Descripción 2.4.3.2. Productos Aplicaciones contables informáticas II . Descripción 2.3. y al generar sus reportes permite tener información más completa para la toma de decisiones.1. Subsistemas de la administración de inventarios 2.3.1.3.2.4. Sistema de administración de inventarios 2.3.2.4. Sistema de cuentas por cobrar 2.1.3. Informes 2. Descripción 2. Facturación 2.2.3.3.1.4.1.4.3.3. Temario 2.2. Informes 2.

Puntos de venta 2.5. Sistema de punto de venta 2.5. Sistema de clientes (CRM) Aplicaciones contables informáticas II .4.4.3.42 2.

lista de precios. caja. registra y administra el crédito y la cobranza Controla. requisici-ones de compra de facturas. registra y administra los inventarios Sistema compras y pedidos Sistema de proveedores Sistema de facturación Sistema de productos Sistema punto de venta Control de compras y pedidos Control Pagos.43 MAPA CONCEPTUAL Sistema de Contabilidad Sistema de cuentas por cobrar Sisistema de cuentas x pagar Sistema de admón de inventario Sistema CRM Controla. registra y administra los adeudos de la empresa Controla. puntos de venta Aplicaciones contables informáticas II . Controla los prooductos Controla operacio-nes de venta.

el subsistema de cuentas por pagar. que también apoyan a la contabilidad. pero el temario no los incluye. el subsistema de administración de inventarios. bancos. existen otros subsistemas también en el mercado. presupuestos. que tiene el objetivo principal de llevar el control de los pagos de los clientes. como el de nómina. ya pasaron los años en los cuales las empresas vendían lo que querían. este control de necesidades se maneja dentro de un subsistema conocido como CRM (o Customer Relationship Manager). que evita el pago de intereses. entre otros. sin embargo. subsistema de puntos de venta para contabilizar los ingresos de acuerdo con la forma de pago. se apoya de algunos subsistemas. entre otros. como el subsistema de cuentas por cobrar. Aplicaciones contables informáticas II . aprovechar los descuentos. De los subsistemas mencionados anteriormente se hablará en esta unidad.44 INTRODUCCION El objetivo de un sistema de información es proporcionar los reportes suficientes que ayuden a la toma de decisiones. Ahora. las empresas deben de identificar las necesidades de los clientes. caja. En el caso del sistema de información de contabilidad para tener la información suficiente en la toma de decisiones.

Con la información que genera la contabilidad se toman decisiones. Aplicaciones contables informáticas II . administración de inventarios. como son cuentas por cobrar. qué plazo de pago tiene. Para llevar el control de toda esta información con respecto a la cuenta por cobrar. la contabilidad se apoya de otros sistemas. si ha tenido problemas con el pago. por mencionar algunas. Por la gran cantidad de clientes que manejan y otorgan créditos existen empresas que necesitan un eficiente sistema de cuentas por cobrar. pero no sabemos cuánto nos debe la empresa El Farol. en este caso para identificar el historial del cliente el Farol. de autoservicio. se apoya del subsistema de cuentas por cobrar. éstos no será tan eficientes sino presenta la información necesaria que ayude a la toma de decisiones. etc. tiendas departamentales. agencias de automóviles. por ejemplo: en el Estado de Situación Financiera (Balance General).A. Pero qué es un sistema de cuentas por cobrar.. la contabilidad se apoya de otros subsistemas. S. pagar. entre otros. se le han cobrado intereses moratorios. nos indica que el importe de clientes es de $ 4 200 000. pero existen conceptos en los cuales se tiene que profundizar un poco más. por ello. durante el año cuántas veces se le ha vendido. no obstante. un ejemplo de ellas son los bancos.45 Como vimos en la unidad anterior existen en el mercado diferentes sistemas de contabilidad.

Aplicaciones contables informáticas II . registra y administra el crédito y la cobranza correspondiente a cada cliente y mantiene en línea el historial crediticio del éste. El correcto manejo de las cuentas por cobrar ayuda a no tener problemas con el flujo de efectivo o liquidez en las empresas. pues es el responsable de llevar el control de las ventas realizadas a crédito y de aplicar los pagos de las mismas. porque de ahí se toma la información de los clientes. Al incrementarse el otorgamiento de crédito en las empresas. con bancos cuando se da la cobranza y con un módulo de políticas. donde contiene los lineamientos a seguir.46 2. Éste controla. 2. Por lo general. El Departamento de Cuentas por Cobrar desempeña un papel importante. lo que propicia la creación del departamento de cuentas por cobrar. se hace necesario establecer un sistema que controle estas operaciones.1. también se enlaza con el sistema de contabilidad para reportar los ingresos de la empresa. el sistema está directamente relacionado con facturación. Descripción El sistema de cuentas por cobrar es una herramienta tecnológica cuyo objetivo es optimizar el control de la cartera de los clientes. SISTEMAS DE CUENTAS POR COBRAR Una manera de incrementar las ventas es otorgando mayor crédito a los clientes.1.1.

1.). para suspender línea de crédito.  Descuentos y Bonificaciones.  Comisiones a cobradores y despachos jurídicos por recuperación de cartera.  Actualización del catálogo de clientes (modificaciones y bajas)  Cobranza (aplicación de pagos de los clientes).  Condiciones de pago. e) Ruta de cobradores.  Anticipos de clientes. contratos. d) Catálogo de ejecutivos de cuenta y/o cobradores en caso de existir.47 2.  Determinación de comisiones a despachos jurídicos por cobro de cuentas morosas.  Asignación de cobro a cobradores. actas. etc.  Días para traspaso a cartera vencida. Transacciones Antes de realizar registro en este sistema.2. f) Parámetros de:  Cobro de intereses por falta de pago. Aplicaciones contables informáticas II . se tienen que dar de alta lo siguiente: a) Empresa. fotos. b) Catálogo de clientes. Cuando se ha capturado la información anterior en el sistema.  Pronóstico de la cobranza. c) Políticas para otorgamiento de crédito. se puede proceder a realizar transacciones en el sistema que pueden ser las siguientes:  Captura del archivos del cliente (estados financieros.  Determinación de comisiones de los cobradores.

 Cobros realizados. mensual. Aplicaciones contables informáticas II .  Traspaso a cartera vencida.  Antigüedad de saldos. pero entre los más comunes se tienen los listados a continuación:  Catálogo y auxiliar de clientes. etc.  Estados de cuenta de clientes  Cobro de intereses moratorios. empaque. 2.  Cobros pendientes.  Relación de cobradores con rutas.1. con comisiones.3. Es importante mencionar que todas estas transacciones deben estar registradas adecuadamente para que se puedan emitir los informes necesarios que ayuden a la toma de decisiones.  Determinación de la rotación de las cuentas por cobrar.  Emisión de pólizas contables para enlazar con contabilidad.  Captura de cheques devueltos.  Descuentos por pronto pago. tarjeta). Informes Cada sistema es diferente y los informes que se emitan van hacer distintos. cheque.  Programa de cobro semanal.  Cargos adicionales a clientes por entrega.  Determinación de descuentos por pronto pago.  Anticipos de clientes.  Formas de pago (efectivo.  Cargos por intereses de los clientes.  Impuestos causados. quincenal. bonificaciones a los clientes.48  Determinación de cobro de intereses a los clientes.  Cuentas incobrables.

Indica algunos otros reportes que consideras necesarios que se deben utilizar en crédito y cobranzas.com.  Reporte de ingresos para flujo de efectivo.com.  Notas de crédito.  Devoluciones. en nuestro país existen dos empresas que controlan el buró de crédito: 1) Empresa Buro de Crédito con la página: http://www. además se cuenta con información actualizada que mejora la comunicación con el departamento de facturación y ventas. se simplifican y acelera el proceso de aplicación de recibos. por eso. algunos sistemas se deben apoyar con el sistema de buró de crédito para identificar el historial crediticio de los clientes.  Cartera vencida. cobranzas de clientes morosos y aplicaciones de efectivo. Este sistema debe estar actualizado todos los días.mx/ ACTIVIDADES APRENDIZAJE 1. Actualmente. Es común que en las empresas estén unidos los departamentos de crédito y cobranza. Aplicaciones contables informáticas II .  Otorgamiento de créditos.  Pólizas de ingresos afectadas. pues proporciona información oportuna para tomar decisiones inmediatas acerca de extensiones de crédito.circulodecredito.burodecredito.mx/ 2) Empresa Círculo de Crédito con la página: http://www. Con un sistema de Cuentas por cobrar se modernizan las funciones cotidianas del departamento de cuentas por cobrar.49  Cheques devueltos y comisiones cobradas.

En el caso de un bien inmueble. registro. servicios y otras adquisiciones necesarias que necesita la empresa para su desempeño diario.1. entre otras.50 2. Del mismo modo. sofoles. las empresas para trabajar necesitan recursos externos que se obtienen con proveedores (para comprar mercancía). Derivado de las fuentes de financiamiento externas que solicitan las empresas se vuelve indispensable que el área de cuentas por pagar se automatice por medio de un sistema de cuentas por pagar. Aplicaciones contables informáticas II . Beneficios del uso de este sistema:  Mejora los controles financieros con respecto al endeudamiento de la empresa e intereses. Elabora un catálogo de clientes. arrendadoras financieras. pedimos un préstamo al banco o recurrimos al infonavit o al fovissste según sea el caso. Nombre del cliente Domicilio RFC Descuento Si / No Plazo de pago 2. sofomex. usa el siguiente formato: No. SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR Actualmente estamos viviendo una situación económica en la cual muy difícilmente se cuenta con los recursos financieros propios para seguir trabajando. 2.2. por ejemplo. nosotros para comprar en ocasiones la despensa o un bien mueble recurrimos al uso de la tarjeta de crédito o de un préstamo para comprarlo. productos terminados. Descripción El sistema de cuentas por pagar es la herramienta que se encarga de la administración. control y manejo eficiente de las cuentas por pagar adeudadas por la empresa a los proveedores por compra de materias primas. acreedores (compra de algún otro bien que no es mercancía) o con instituciones financieras bancos. mínimo 10 clientes.2.

f) Parámetros de:  Cobro de intereses por falta de pago. 2. transferencia).  Controla las condiciones de pago con la opción de pagar en varios plazos.  Automatiza el proceso de pago en tesorería. pago. e) Centro de costos (departamentos). d) Políticas de pago.2.  Evita el pago duplicado. para identificar cuánto gasta cada departamento. b) Catálogo de proveedores. etc. en caso que el sistema emita cheques.  Descuentos y Bonificaciones. ubicación geográfica. Aplicaciones contables informáticas II . En varios sistemas de cuentas por pagar se incluye la emisión de cheques. devolución.2. Transacciones Antes de realizar registro en este sistema se tienen que dar de alta lo siguiente: a) Empresa.  Controla conceptos como compra. c) Catálogo de cheques y chequeras. tipo de pago (cheque. nota de crédito.  Identifica los principales proveedores. lo que facilita el pago. acreedores.  Condiciones de pago.  Clasifica a los proveedores por tipo de producto. como fechas.51  Ayuda al aprovechamiento de descuentos por pronto pago que pudieran ofrecer los proveedores.  Controla los descuentos y bonificaciones. etc. cheque devuelto.  Bloquea a proveedores o facturas.

 Programa de pago semanal.3. mensual. etc.  Determinación de la rotación de las cuentas por pagar.  Determinación de pago de intereses por falta de pago. Es importante mencionar que todas estas transacciones deben estar registradas adecuadamente para que se puedan emitir los informes necesarios que ayuden a la toma de decisiones. Aplicaciones contables informáticas II . quincenal.  Antigüedad de saldos. cheque. empaque.  Pagos realizados en moneda nacional y moneda extranjera.52 Cuando se ha capturado la información anterior en el sistema.2. traspaso)  Pagos pendientes.  Formas de pago (efectivo.  Cargos adicionales de los proveedores por entrega.  Pronóstico de pagos. 2. entre los más comunes tenemos:  Catálogo y auxiliar de proveedores.  Emisión de pólizas contables para enlazar con contabilidad. Informes Cada sistema es diferente y los informes que se emitan van hacer distintos.  Generación de pagos. se proceder a realizar transacciones en el sistema que pueden ser las siguientes:  Actualización del catálogo de proveedores y acreedores (modificaciones y bajas).  Impuestos causados.  Emisión de cheques.  Modificación en porcentaje a los centros de costos.  Determinación de descuentos por pronto pago.  Cargos por intereses de los proveedores.  Generación de anticipos a proveedores y acreedores.

53  Estados de cuenta de proveedores en moneda nacional y moneda extranjera. Indica algunos otros reportes que consideras necesarios que se deben utilizar en cuentas por pagar. con el objeto de que la empresa no tenga problemas de liquidez.  Reporte de egresos para flujo de efectivo. ampliación de plazos. Con un sistema de Cuentas por pagar se modernizan las funciones cotidianas del departamento de cuentas por pagar.  Descuentos por pronto pago. se simplifican y acelera el proceso de emisión de cheques o traspasos. ACTIVIDADES APRENDIZAJE 1.  Pólizas de egresos afectadas. usa el siguiente formato: No. mínimo 10 proveedores.  Devoluciones.  Conciliación bancaria con respecto a egresos. 2. Elabora un catálogo de proveedores.  Cheques devueltos y comisiones cobradas.  Cheques emitidos. descuentos. Este sistema debe estar actualizado todos los días. pues proporciona información oportuna para tomar decisiones acerca de pagos.  Historial de documentos pendientes de pago y pagados.  Notas de crédito. Nombre del proveedor Domicilio RFC Descuento Si / No Plazo de pago Aplicaciones contables informáticas II .  Anticipos a proveedores. tesorería o contabilidad.

sobre todo. por la gran cantidad de información que manejan con el uso de materias primas y productos terminados. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración de inventarios se encarga del manejo de los inventarios que pueden ser de materia prima. administra.3. controla y evalúa el inventario.54 2. cuando son de importación. Aplicaciones contables informáticas II . La cantidad de existencia que debe mantenerse en bodegas. la fecha en que deben colocar los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. 2. La administración de inventarios identifica: 1. Cuántas unidades se deben ordenar o producir. Qué artículos del inventario deben tener mayor vigilancia por el costo que representa.3. 4. Qué medidas se deben tomar ante los cambios de precio del inventario para su reposición. producto terminado o material necesario para realizar las actividades. El objetivo de la administración de inventario es tener los inventarios necesarios para realizar las operaciones con el más bajo costo posible. 3. producción en proceso. Las empresas que utilizan los sistemas de administración de inventarios son básicamente las de producción y las comercializadoras.1. Descripción El sistema de administración de inventarios es la herramienta que registra. Por la gran cantidad de productos e información que se maneja es necesario utilizar un sistema de administración de inventarios. puntos de venta. 2. En qué momento se deben ordenar o producir.

 Baja de inventario por merma (robo.3.  Determinación de la cantidad económica del pedido. como las siguientes:  Actualización del código de barras de los productos. entre los más comunes tenemos: Aplicaciones contables informáticas II .  Traspaso de inventario entre bodegas ó puntos de venta (tiendas). b) Catálogo de productos. daño). se tienen que dar de alta lo siguiente: a) Empresa. INFORMES Cada sistema es diferente y los informes que se emitan van hacer distintos.  Alta de inventario por compra. se puede proceder a realizar transacciones en el sistema. Cuando se ha capturado la información anterior en el sistema. Transacciones Antes de realizar el registro en este sistema. e) Catálogo de centros de costos (departamentos). e) Código de barras de los productos.  Actualización en centros de costos.3. 2.3. c) Políticas de mínimos y máximos de inventarios. al obtener el sistema la reorden se envía al proveedor para que haga el resurtido de la mercancía y no hay necesidad que el comprador intervenga).2. d) Catálogo de bodegas.  Baja de inventario por venta.55 2.  Transmisión de puntos de reorden (por ejemplo en algunas empresas como Liverpool.

también se conoce como ERP (Enterprise Resource Planning. este ayuda en la planeación del requerimiento de materiales Aplicaciones contables informáticas II .  Puntos de reorden.  Kardex por producto(informe de entradas y salidas del almacén.  Pendientes por llegar a almacén.  Rotación del inventario. llamado MRP (Materials Requirement Planing).  Materiales y equipos en resguardo por el personal.  Consumos promedios mensuales.B. por insumo.  Listado de proveedores. orden ).  Costo total del inventario.  Inventario físico. en caso que se haga directamente la entrega de bodega.  Tiempo proceso de compras (desde la orden de pedido hasta la entrada de material).  Faltantes por comprar.  Tiempo de entrega del producto terminado al cliente.  Histórico movimientos almacén y compras.  Costo general de compras mensual.  Obtención de la cantidad económica del pedido.  Devoluciones de clientes.C.56  Entradas y salidas de inventarios de las bodegas.  Clasificación del inventario por tipo A.  Pedidos. En el mercado existe un sistema muy común que permite administrar los inventarios. o Planificación de Recursos Empresariales).  Tiempos de entrega de material por parte del proveedor.  Listado de solicitudes de compra.  Mermas.  Movimientos entre bodegas y almacenes.

Indica algunos otros reportes que consideras necesarios que se deben utilizar en la administración de inventarios. Fundamentos de dirección de operaciones. además programa las adquisiciones a proveedores. p. control y coordinación de los materiales para que estén a tiempo sin tener un exceso de inventario. 2.. Código del producto 5 Nombre del producto Departamento Mark.57 para la producción. Existen otros programas que complementan este sistema que son:  MRP.  MRP II. 2001.I. Aplicaciones contables informáticas II . Elabora un catálogo de productos. Integra las actividades de producción y compras. Davis.Donde se planifican las necesidades de material.  MRP III.Manejo de recursos de toda la empresa. mínimo 10 productos.Planifica todos los recursos de la empresa manufacturera. usa el siguiente formato: No.. Cuadro MPS II 5 ACTIVIDADES APRENDIZAJE 1.

 Proveedores. porque eso nos permite tener la materia prima para la producción o el producto a tiempo para vender al cliente. En ocasiones se le consideran subsistemas del sistema de inventarios.gob.mx Aplicaciones contables informáticas II . Son tan importantes las compras.4. sobre todo. Imaginen que no se realice la compra a tiempo para la época navideña y los productos lleguen después de la temporada. A continuación hablaremos de cada uno de ellos.  Facturación.  Productos. previa autorización. en el sector gobierno que existe toda una metodología para comprar y está en la página: www.3.3. como así les denominan.1. un ejemplo de empresas que lo utilizan. sólo de los básicos.compranet. Cuando se llega a ese punto mínimo. 2. claro que no de todos los productos. En algunas empresas se tiene establecido un mínimo de inventario que se debe de tener de cierta mercancía en la bodega o en el punto de venta (tienda). el sistema. se hace el resurtido en forma automática. Subsistemas de la administración de inventarios El sistema de administración de inventarios para que sea totalmente eficiente se relaciona con otros sistemas como son:  Compras y pedidos.58 2. esta mercancía se le denomina básicos. por la compra desfasada. son las tiendas departamentales y de autoservicio.  Puntos de venta.4. transmite la información al proveedor para hacer el nuevo pedido. es decir. Compras y pedidos Realizar las compras a tiempo es muy importante.

consumo promedio mensual. el código de la mercancía. devolución por daño. Aplicación de costos indirectos. Requisiciones de compra. Reportes de productos faltantes o debajo del mínimo. efectuar la compra. descuentos en caso de existir. entre otros. descuentos.59 Compra Con los reportes que emite el sistema de administración de inventarios con respecto faltantes de compras. información necesaria que se utiliza en los sistemas de administración de inventario y cuentas por pagar. Proveedores Una manera de ser eficiente con los recursos financieros. Aplicaciones contables informáticas II . que está adquiriendo el cliente y con ello solicitar el nuevo pedido.2. Mínimos y puntos de Re-Orden. es seleccionando al mejor proveedor cuando se va a comprar. en entrega de la mercancía. Algunos de los informes que nos puede dar este sistema son los siguientes:         Administración de compradores. fecha de entrega.4. 2. nombre e importe del costo. por ello. punto de reorden. el departamento de compras tiene la información necesaria para identificar cuáles son los productos que están teniendo rotación. entre otros. número del pedido. es importante tener una base de datos de los proveedores. fecha de pago. Órdenes de compra. con el objeto de identificar la trayectoria que ha tenido con la empresa. Relación Comprador-Proveedor-Producto. Cuando se realiza el nuevo pedido se debe registrar en el sistema. Recepción de mercancía con orden de compra o sin ella. Manejo de Máximos.3.

también envía facturas electrónicas y emite reportes mensuales solicitados por el SAT. Como mencionamos.4. ejemplo. para hacerlo deducible.3. que no facilite tomar la mejor opción. Devolución a proveedores. El sistema de proveedores se relaciona con el de compras. en ese momento se solicita al proveedor. autos de emisión especial. El sistema de facturación genera.3. administración de inventarios y cuentas por pagar. con el de inventarios. con el de proveedores. cuando se realiza esta actividad. por origen. no se tiene un stock en las tiendas.60 Con la globalización. Algunos de los informes que nos puede dar este sistema son los siguientes:      Lista de proveedores por producto. 2. en caso de mercancía que se vende contra pedido. Aplicaciones contables informáticas II . Relación Comprador-Proveedor-Producto. sino que cuando el cliente lo compra. Listas de precios y descuentos por proveedor. para verificar la existencia de mercancía. Facturación El objetivo de las empresas es prestar servicios o vender productos. hay sistemas que están enlazados con los proveedores para hacer el resurtido en forma automática. Aplicación de costos indirectos. actualmente vemos una cantidad de productos que vienen de Asia. cancela y administra las facturas. los clientes solicitan el comprobante de pago que es la factura. las compras no solamente se hacen a proveedores locales o nacionales. por eso es tan importante contar con un sistema de proveedores. las recámaras. Se recomienda que este sistema esté enlazado con el de cuentas por cobrar. cocinas. para identificar si el cliente es sujeto a crédito en caso de solicitarlo.

Devoluciones.3. Control de lotes. Presupuestos de ventas. semanal. Productos Existen empresas que de acuerdo con su giro. grupos o cadenas. Búsqueda o localización de clientes por cualquier concepto.4. con el propósito de identificar la rotación. es importante que lleven un control de sus productos. Traspasos entre almacenes. productos estrella. servicios y kits. Manejo de segmentos por rutas. se trata de las empresas de producción. control y administración de los productos. Reporte de acuerdo a la forma de pago. un ejemplo de estas empresas son los restaurantes. rentabilidad. sobre todo. Este sistema es muy independiente del que tiene que ver con administración de inventarios.        Reporte diario. tiempo de producción. El sistema de productos es una herramienta que se encarga del registro. Inventario físico y ajustes automáticos. números de serie y pedimentos. Algunos de los informes que proporciona este sistema son:      Productos por tallas y colores. menos vendidos. Reportes de productos más vendidos. Productos. Remisiones. Presupuesto. Reportes estadísticos y analíticos. sucursales o bodegas.61 Algunos de los informes que podemos tener en este sistema son los indicados a continuación:     Listas de precios y descuentos de mercancía. Acuses de recibo. 2. caducidades. mínimos. Reportes de ventas vs. Aplicaciones contables informáticas II . máximos. Reportes de Utilidad y Costo de ventas.4. etc. mensual de facturación. Pedidos. Manejo de Cotizaciones.

la caja registradora.6 El sistema de punto de venta debe estar relacionado con los sistemas de Inventarios y Cuentas por Cobrar. Las empresas que usan puntos de venta son muy variadas. Promedio e Identificado). una computadora con un programa para cobrar.3.62  Costeo por producto (PEPS. libros. el programa.php Aplicaciones contables informáticas II . la impresora del ticket o factura. ropa. báscula. escuelas. También se utiliza para definir una terminal de autorización de tarjetas bancarias. un punto de venta es el conjunto de accesorios y programas de computadora que imprimen un ticket y/o factura de venta.com/contenido1/faq/punto_de_venta_que_es. por ejemplo en las tiendas de autoservicio y 6 http://www. 2.metrologicmexico. el scanner. Pero realmente. En el siguiente punto se hablará un poco más del sistema de punto de venta. emite reportes y lleva el control de inventarios y operaciones comerciales determinadas.4. hospitales. SISTEMA DE PUNTO DE VENTA El punto de venta incluye la computadora.5. la terminal bancaria. Puntos de venta Un punto de venta se refiere al lugar en el que se efectúa una transacción comercial de compra-venta.  Existencias globales y detallados. Estándar. etc. una caja registradora. 2. van desde una pequeña tienda de abarrotes. hasta las grandes cadenas de supermercados y tiendas departamentales.4. de música. artículos deportivos. UEPS. en él se realizan las siguientes actividades:  Manejo de multicajas. un cobrador o cajero.

• Ventas por caja.  Registro de órdenes de venta dando seguimiento hasta su entrega a domicilio. torreta e impresoras de tickets.  Cálculo de comisiones de los vendedores por venta o atención. • Reporte de cobros. • Ventas por vendedor. báscula.  Seguridad en la apertura y cierre por cajas con clave. se puede consultar a los clientes: el saldo vencido. • Impuestos. IEPS. kárdex. valor. Ventas por cajero. etc. • Ventas por artículos. Algunos de los reportes que genera son: • Cortes de caja. cajón.  Registro de cobros con diferentes formas de pago: efectivo moneda nacional o extranjera.  Impresión de facturas al momento de registrar la venta. en forma extemporánea y las globales diarias. lotes.  Actualización de precios. etc. existencia.  Uso de diferentes dispositivos a la vez: lector de código de barras. • Comisiones de los vendedores. crédito de su empresa o cualquiera otra. por vencer.63 departamentales. • Ventas por cliente.  Registro del IVA. • Ventas del corte. • Cobros del corte. ingresos y retiros de efectivo. • En integración con Inventarios: • Margen de utilidad. rotación. se puede consultar el historial de los artículos.  Fijación de descuentos máximos autorizados y sus precios de venta mínimos. tarjetas de crédito. auxiliares. • Simulación de cambio de precios. Al estar integrado con el sistema de Inventarios.  Registro de devoluciones. • Diarios de movimientos. Aplicaciones contables informáticas II . Si está integrado con el sistema de Cuentas por cobrar.

Como se ve. puede contener en diferentes módulos el de compras. no todos son iguales. los sistemas deben estar relacionados para el mejor funcionamiento. el de administración de inventarios. en ocasiones al conjunto de todos estos sistemas se les conoce como sistemas administrativos. El de ventas puede contener al de punto de venta. un sistema incluye a otro. • Artículos en promoción. En algunos casos. por eso es importante antes de su establecimiento un análisis de las diferentes opciones que están en el mercado. por que ayudan a tomar decisiones. por ejemplo. Aplicaciones contables informáticas II . • Lista de precios • Mejores artículos Hoy en día es indispensable el uso del sistema punto de venta por la cantidad de productos que se venden en los establecimientos. y proveedores. esto dependerá del programa.64 • Mayores ventas. Un sistema integral de contabilidad está formado por diferentes sistemas como se muestra en la siguiente tabla.

Por último menciona cuál fue tu experiencia. aportando mejoras operativas y administrativas generando la eficiencia y la disminución de los costos para obtener una mayor rentabilidad a través de las diferentes líneas de negocio: 7 http://www.microsipdf. pero que maneja este sistema. Bancomer. CRM.5. pero consideramos importante incluirlo por la trascendencia que está teniendo actualmente. en inglés) se popularizó a mediados de los años 90. Investiga en alguna empresa de tu localidad si utilizan alguno (s) de los sistemas que hemos visto e identifica ventajas y desventajas en su uso. informes a emitir de acuerdo con las necesidades de la misma. captura los catálogos que elaboraste. 3. es indispensable que se definan adecuadamente los parámetros. Si en tú plantel están establecidos algunos de los sistemas antes mencionados.com/ Aplicaciones contables informáticas II . El concepto de CRM se refieres a la "gestión de la relación con el cliente" (Customer Relationship Management. ACTIVIDADES APRENDIZAJE 1. esa labor la debe de realizar el contador conjuntamente con el área de sistemas y el proveedor del sistema. como por ejemplo Liverpool. SISTEMA DE CLIENTES (CRM) El sistema CRM. algunas operaciones y emite los reportes que genera. aunque en los últimos años se ha desarrollado aún más. no entra dentro de la contabilidad. Indica que pasaría si una empresa no manejara los sistemas de información automatizados que hemos visto. 2. 2. controles.65 7 Para lograr la optimización de un sistema de información contable o de apoyo a la contabilidad en una empresa. El CRM (Customer Relationship Manager) es un sistema que controla la gestión comercial en las empresas.

se establece lo siguiente:  Call Center. si queremos el saldo o fecha de corte hablamos a sus teléfonos y vamos tecleando las opciones hasta que nos dan la respuesta a lo solicitado. Gerente de Ventas.  Asesores financieros. seguimiento de la venta.sinemed. Las buenas relaciones con el cliente son el corazón del éxito de un negocio.66  Automatización de la fuerza de ventas.  Atención y soporte al cliente.  Audio respuesta como la manejan los bancos. que le puedan proporcionar las diferentes opciones de pago para comprar los productos o servicios.html Aplicaciones contables informáticas II . recibir quejas o sugerencias. 8 http://www. traspasos.  WEB donde podemos hacer una infinidad de operaciones como consultas. levantamiento de encuestas sobre atención. entre otros.8 El propósito del CRM es saber más acerca de las necesidades y comportamiento de los clientes con el propósito de desarrollar relaciones más sólidas con ellos. Esto se logra si se van hacia el mismo objetivo el Gerente de Marketing.  Fuerza de ventas.com/sistema/crm. quejas. En un sistema de CRM. sugerencias. gustos y necesidades de los clientes será mucho más fácil realizar la venta.  Automatización de marketing. Ejecutivo de cuenta y servicio al cliente. para ofrecer nuevos productos. si lo vendedores o ejecutivos cuentan con una base de datos sobre las preferencias.

es una manera de acercarse al cliente de manera sencilla. los bancos. Vips. 9 9 http://www. las empresas de mantenimiento de autos. las tiendas departamentales.slideshare. un ejemplo de las empresas que lo utilizan.  Wireless. entre otras. donde se puede obtener información para la implementación de estrategias de marketing. son las agencias de viajes. Starbucks lo tienen establecido. Así también en los kioskos es más fácil ofrecer el producto. por ejemplo Sanborns. el uso de la computadora cada día es mayor y los clientes buscan establecimientos donde puedan conectarse a la línea wireless de la empresa donde están consumiendo. El establecimiento de este sistema ayuda en el incremento de las ventas. las farmacéuticas. las de autoservicio.67  Kioskos.net/customersforever/crm-como-estrategia-103719 Aplicaciones contables informáticas II .

68 ACTIVIDADES APRENDIZAJE 1. Investiga alguna empresa en tú localidad que maneje este sistema aparte de las mencionadas y señala los beneficios que ha obtenido. Enumera las razones por las cuáles algunas empresas no utilizan algunos de los sistemas mencionados. Consideras que en tú localidad se puede implementar este sistema en alguna empresa. 3. 2. cuál es el nombre de ella y por qué. Aplicaciones contables informáticas II .

call center. b) Otorgamiento de líneas de crédito para los clientes. sucursales. báscula. la caja registradora. Un sistema de administración de inventario ayuda en el manejo de: a) El control de los inventarios. Un sistema de cuentas por pagar ayuda en el manejo de: a) El control de los inventarios. 4. el scanner. catálogo de proveedores. audiorespuesta. el programa. 5. báscula. c) Evitar pagos duplicados a proveedores. c) Kardex de productos. b) Computadora. c) Evitar pagos duplicados a proveedores. b) Otorgamiento de líneas de crédito para los clientes. c) Evitar pagos duplicados a proveedores. 6. la terminal bancaria. b) Otorgamiento de líneas de crédito para los clientes.69 AUTOEVALUACIÓN Seleccione la respuesta correcta. audiorespuesta. catálogo de proveedores. La contabilidad se apoya con otros sistemas porqué: a) Las cifras que presenta no son reales. Aplicaciones contables informáticas II . la caja registradora. sucursales. web. 2. el scanner. c) Necesita tener información completa que ayude a la toma de decisiones. b) Reduce los reportes. la terminal bancaria. 3. 1. Un sistema de cuentas por cobrar ayuda en el manejo de: a) El control de los inventarios. call center. la impresora del ticket o factura. c) Kárdex de productos. b) Computadora. El sistema de punto de venta incluye: a) Call center. web. El sistema de CRM incluye: a) Call center. la impresora del ticket o factura. el programa.

b) Pagos realizados. b) Pagos realizados. c) Punto de venta. estados de cuenta de proveedores en moneda nacional y moneda extranjera. histórico movimientos almacén y compras. Un sistema integral de contabilidad está formado por los siguientes sistemas: a) Cuentas por pagar. administración de inventarios. b) Pagos realizados. formas de pago. 10. descuentos por pronto pago. Algunos de los informes que emite el sistema de administración de inventarios son: a) Kardex por producto. cobrar. Algunos de los informes que emite el sistema de cuentas por pagar son: a) Kardex por producto. entradas y salidas de inventarios de las bodegas. punto de venta. estados de cuenta de proveedores en moneda nacional y moneda extranjera. anticipos de clientes. c) Estados de cuenta de clientes. reportes. cobro de intereses moratorios. Aplicaciones contables informáticas II . MRP. histórico movimientos almacén y compras. b) Cuentas por pagar. entradas y salidas de inventarios de las bodegas.70 7. administración de inventarios. access. cobro de intereses moratorios. descuentos por pronto pago. CRM. histórico movimientos almacén y compras. anticipos de clientes. entradas y salidas de inventarios de las bodegas. 8. formas de pago. cobro de intereses moratorios. excel. cobrar. descuentos por pronto pago. formas de pago. c) Estados de cuenta de clientes. Algunos de los informes que emite el sistema de cuentas por cobrar son: a) Kardex por producto. c) Estados de cuenta de clientes. estados de cuenta de proveedores en moneda nacional y moneda extranjera. anticipos de clientes. 9.

71 RESPUESTAS 1c 2b 3c 4a 5b 6a 7b 8b 9c 10 a Aplicaciones contables informáticas II .