Nombre del procedimiento: Transacciones en el extranjero Referencia a la Norma ISO 90002000: No aplica

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I. Propósito El propósito del control contable cubierto por el personal contable en transacciones en el extranjero incluirá principalmente operaciones contables relacionadas con operaciones de exportación. II. Alcance 1. Transacciones de exportación directa: Transacciones con las cuales la Compañía suscribe contratos de ventas directas con clientes extranjeros y con base en estos exporta bienes a tales clientes; 2. Transacciones de exportación indirecta: Transacciones en las cuales la Compañía suscribe contratos de ventas con compañías locales y otras compañías comerciales quienes luego exportan bienes; o 3. Transacciones trilaterales: Transacciones en las cuales la Compañía suscribe contratos de venta directos con clientes extranjeros y con base a estos se envían productos de la Compañía a subsidiarias extranjeras de producción y compañías afiliadas. II. Políticas de operación. 1. Cumplimiento con las Leyes Relacionadas Las transacciones en el extranjero deben conducirse legalmente, en cumplimiento con las leyes y reglamentos aplicables en Japón y otros países interesados. 2. Prohibición de Transacciones Especulativas Todas las transacciones en el extranjero se efectuarán con base en demanda real de mercado y no se dirigirán a fines especulativos. CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ

ELABORÓ

AUTORIZÓ Lic. Rosa María Vázquez Firma Fecha 03 junio 2007

Lic. Carlos Luna Morales CP Luis Veles Sánchez Firma Firma Fecha 03 junio 2007 Fecha 03 junio 2007

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DEPARTAMENTO DE DIVISIÓN DE EXPORTACIÓN

GERENTE GENERAL DE DIVISION

DEPARTAMENTO DE DIVISION DE MANUFACTURA

INICIO
Inicio de Transacción Nueva y Suscripción de Contrato de Transacción

Determinación del Precio de Exportación

Aversión al Riesgo de Intercambio Atención al Estado del Cliente y Control del Crédito Certificación de Aduanas de Exportación

Base para el Registro de Compras Base para el Registro de Ventas

Formas de Pago Formas de Pago

Recaudación de Cuentas por Cobrar

Responsabilidad del Control de Inventario

Toma de Inventario Físico

Cobertura de Seguro

Manejo de Bienes Defectuosos FIN

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V. Descripción del Procedimiento Secuencia de Actividad etapas
Inicio de Transacción Nueva y Suscripción de Contrato de Transacción (1) Al iniciar una transacción nueva, la división de exportación debe analizar las condiciones administrativas y otros particulares del cliente, revisará la existencia de cualquier preocupación tal como riesgos en el país y aprenderá sobre la situación crediticia del cliente tras coordinar con los departamentos relacionados y tras obtener la aprobación del gerente general de la división de exportación, suscribirá un contrato básico para la transacción. El contrato se suscribirá de conformidad con la Sección 2 “Transacciones” de las Reglas Básicas.

Responsable

DEPARTAMENTO DE DIVISIÓN DE EXPORTACIÓN

(2)

Determinación del Precio de Exportación

Los precios de exportación de productos y mercadería se establecerán para asegurar una ganancia razonable y serán determinados por el gerente general de la división; sin embargo, dependiendo de la transacción, se tendrá que discutir y coordinar por adelantado con el gerente general. La división de exportación alejará cualquier riesgo de intercambio en las transacciones en moneda extranjera de conformidad con las reglas del sistema de intercambio extranjero entre compañía. (1) La división de exportación debe prestar atención al estado de ventas e inventario del cliente, las condiciones de los países exportadores y otros asuntos de interés aún después de que las órdenes recibidas sean definitivas. El control de cuentas por cobrar será efectuado revisando las condiciones cambiantes de las mismas de

GERENTE GENERAL DE DIVISION

Aversión al Riesgo de Intercambio

DEPARTAMENTO DE DIVISIÓN DE EXPORTACIÓN

Atención al Estado del Cliente y Control del Crédito

DEPARTAMENTO DE DIVISIÓN DE EXPORTACIÓN

Nombre del procedimiento: Transacciones en el extranjero Referencia a la Norma ISO 90002000: No aplica
conformidad con la Sección 5 de los Estándares Operacionales. Al exportar bienes, se deben cumplir los procedimientos de certificación de aduanas en cumplimiento con la Ley de Intercambio y Comercio Extranjero. (1) Las compras en el caso de transacciones de exportación directa en principio serán registradas al momento en que los bienes son cargados en el barco o avión; sin embargo, en el caso en que se acuerde en un contrato con el proveedor que la propiedad de los bienes se transferirá a la división de exportación al momento en que los bienes son almacenados en la bodega designada, la compra se registrará al momento de tal ingreso de existencias en la bodega designada. (2) En el caso de transacciones de exportación indirecta mediante compañías comerciales, las compras se registrarán al momento en que los bienes son embarcados desde la división de manufactura. (3) Las compras en el caso de transacciones trilaterales, en principio serán registradas al momento en que los bienes son cargados en el barco o avión. (1) Las ventas en el caso de transacciones de exportación directa se registrarán al momento en que los bienes son cargados en el barco o avión. En el caso de transacciones de exportación indirecta mediante compañías comerciales, las ventas se registrarán al momento en que los bienes son embarcados desde la división de manufactura. Las ventas en el caso de

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Certificación de Aduanas de Exportación

GERENTE GENERAL DE DIVISION

Base para el Registro de Compras

DEPARTAMENTO DE DIVISIÓN DE EXPORTACIÓN

Base para el Registro de Ventas

DEPARTAMENTO DE DIVISIÓN DE EXPORTACIÓN

(2)

(3)

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transacciones trilaterales, en principio serán registradas al momento en que los bienes son cargados en el barco o avión. Formas de Pago (1) El pago a una división de manufactura del monto de los bienes exportados se hará, en principio, con base en el cierre de cuentas al final de cada mes y el pago completo se hará el día 10 del siguiente mes. (2) El pago a una compañía extranjera en casos de transacciones trilaterales se hará, en principio, con base en el cierre cuentas al final de cada mes, sujeto al recibo de los documentos de embarque para ese tiempo, seguido del pago en el día 10 del siguiente mes. (1) La recaudación de cuentas por cobrar, se hará, en principio, mediante el CMS (sistema de administración de efectivo – por sus siglas en inglés), o mediante carta de crédito irrevocable a la vista. (*1) Para emplear un método de recaudación distinto a los del Párrafo anterior, deberá obtenerse la aprobación del gerente general de la división exportadora por adelantado. En caso de que ocurra una demora en la recaudación, la división exportadora deberá efectuar una investigación con prontitud para encontrar la causa y tras consultar con los departamentos relacionados, tomar las medidas necesarias.

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DEPARTAMENTO DE DIVISIÓN DE EXPORTACIÓN

Recaudación de Cuentas por Cobrar

DEPARTAMENTO DE DIVISIÓN DE EXPORTACIÓN y GERENTE GENERAL DE DIVISION

(2)

(3)

(*1): Carta irrevocable de crédito a la vista: Una vez que un banco emisor de C/C (carta de crédito) emite una C/C y notifica al exportador (beneficiario), la C/C no puede ser cancelada

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unilateralmente ni los términos cambiarse durante el período de su efectividad sin el consentimiento de todas las partes interesadas. Responsabilidad del Control de Inventario (1) La responsabilidad del control de inventario de bienes consignados recaerá en la división que tiene el inventario. El gerente de control de almacenaje de mercadería (de aquí en adelante referido como gerente de almacenaje”) de la división cumplirá esta responsabilidad de conformidad con las disposiciones de la Sección 4 “Envío y Consignación”. (2) La responsabilidad del control de bienes consignados por la división de manufactura durante el período desde la entrega a la bodega designada para uso de exportación hasta que se carga en los barcos recaerá sobre tal división de manufactura y la responsabilidad del control de los bienes reales recaerá en la división exportadora. (1) La toma de inventario físico será conducida por la división de exportación de conformidad con las disposiciones de las Reglas Básicas. Para bienes consignados desde la división de manufactura, la división de exportación conducirá la toma de inventario físico y reportará sus resultados a la división de manufactura.

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DEPARTAMENTO DE DIVISION DE MANUFACTURA

Toma Físico

de

Inventario

DEPARTAMENTO DE DIVISION DE MANUFACTURA

(2)

Cobertura de Seguro

La división exportadora tomará seguros sobre los productos a exportar para protegerse contra todos los riesgos posibles durante el almacenaje o transporte.

DEPARTAMENTO DE DIVISIÓN DE EXPORTACIÓN

Nombre del procedimiento: Transacciones en el extranjero Referencia a la Norma ISO 90002000: No aplica
Manejo de Defectuosos Bienes Si se recibe una queja contra un producto de parte de un cliente, la división exportadora debe asegurar los hechos y tras consultar con la división de manufactura que corresponda sin demora, tomará las medidas necesarias (devolución de bienes, reparación, desecho, descontinuación, etc.).

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DEPARTAMENTO DE DIVISIÓN DE EXPORTACIÓN Y DEPARTAMENTO DE DIVISION DE MANUFACTURA

VI. Documento de referencia Documentos No aplica VII. Registros No aplica VIII. Glosario Transacción: 1. Acción y efecto de transigir. 2. Trato, convenio, negocio. Transacciones en el Extranjero: “Transacciones en el Extranjero” como se utiliza en la presente significa transacciones de comercio extranjero directas o indirectas o transacciones no comerciales entre dos o más países, colectivamente. XI. Anexos No aplica X. Cambios de ésta versión No aplica