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COLEGIO SAN ANTONIO MARIA CLARET

Fecha: Enero de 2014 Página 1 de

GUIA DE APRENDIZAJE

1. Identificación de la Guía de Aprendizaje AREA: PROFESOR: GUÍA DEL PERIODO informatica CATHERINE ELVIRA SOLARTE 2 AÑO LECTIVO: 2014 GRADO: 8
Duración en horas de la guía:

1h

UNIDAD 2. Elementos básicos de Access 2013 2.1 Arrancar y cerrar Access 2013 2.2 La pantalla inicial 2.3 Trabajar con dos programas a la vez 2.4 Las barras y opciones Unidad 3. Crear, abrir y cerrar una base de datos 3.1 Conceptos básicos de Access 3.2 Crear una base de datos 3.3 Conceptos básicos de Access 2013 3.4 El Panel de navegación 3.5 Cerrar la base de datos 3.6 Abrir una base de datos Ejercicios prácticos UNIDAD 2. Elementos básicos de Access 2013 2.1 Arrancar y cerrar Access 2013 Igual que cualquier programa de Windows debemos buscar el icono que identifique Access 2013 en la carpeta de office 2013 del menú inicio. Para abrir presione doble clic sobre el mismo. 2.2 La pantalla inicial Microsoft Access 2013 funciona bajo el sistema operativo Windows y viene incluido dentro del paquete Microsoft Office, de manera que debemos tener este sistema instalado en nuestro equipo. Para acceder al programa, podemos desplegar las opciones del menú Iniciar o utilizar el icono identificativo del programa que suele ubicarse en el Escritorio de Windows. A continuación, nos encontraremos con la pantalla de Inicio rápido, que nos permite elegir la manera de empezar a trabajar, puede ser desde una plantilla o una base de datos en blanco.

presenta un diseño más dinámico y eficaz para la realización de todas las tareas.  Ficha Archivo A través de la ficha Archivo. que es el color que identifica al programa dentro . explicaremos la totalidad de la interfaz. Esta ficha se diferencia de las demás por estar en bordó. Con base en la siguiente Guía visual. La versión 2013. que contiene el nombre de la base de datos en la cual estamos trabajando. si bien conserva algunas de las características de la 2007. conozcamos la Barra de título. los botones Minimizar. así como también la Barra de herramientas de acceso rápido.4 Las barras La interfaz de Access posee elementos para manipular la ventana del programa de manera independiente del contenido de las bases de datos.. accedemos a la vista Backstage de Access 2013. la primera de la cinta de opciones. Maximizar y Cerrar. donde se agrupan las opciones relacionadas con la administración de archivos.  Barra de título y opciones Para comenzar.

Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen. veremos las plantillas disponibles para crear una nueva base de datos. una intranet o Internet. . si presionamos Nuevo. sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Abrir. y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. por ejemplo. Con Access. notaremos que la vista Backstage ocupa toda la ventana del programa. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .  Modificar datos existentes en la base de datos. se muestran en el panel derecho las opciones correspondientes. Como consecuencia. Este proceso se conoce como normalización. si se ha vendido o retirado un artículo. macros y módulos. para que no haya redundancias. es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS). Access 2000 y Access 2002-2003). Al hacer clic sobre cada uno. Una base de datos puede contener más de una tabla. se puede almacenar información sobre personas.  Compartir los datos con otros usuarios mediante informes.accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo . Crear.  Eliminar información. Guardar como. Cerrar. por ejemplo. como Office Access 2013. Para salir de la vista Backstage. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla. Por ejemplo. informes. A medida que crece la lista. pulsamos la tecla ESC o la flecha hacia atrás que se ubica al comienzo del panel izquierdo. y se divide en dos paneles. Por ejemplo. solo debemos seleccionar una para crear un nuevo archivo. como también personalizar la cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. puede:  Agregar más datos a una base de datos. en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.  Organizar y ver los datos de distintas formas. o cualquier otra cosa. si se almacena información sobre empleados. como formularios. Por ejemplo. Unidad 3.7 Conceptos básicos de Access ¿Qué es una base de datos? Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Al hacer un clic sobre ella. como Guardar. Un clic sobre Imprimir mostrará las opciones para configurar la impresión. normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. En las bases de datos. Cuando empiezan a observarse estos problemas. por ejemplo. abrir y cerrar una base de datos 3. una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo. Desde Opciones podemos acceder a las herramientas generales de configuración para trabajar con Access 2013. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos. empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos. Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. pedidos. mensajes de correo electrónico. la información tiene que estar organizada en tablas.mdb. un elemento nuevo en un inventario. junto con otros objetos.del paquete de Office. cambiar la ubicación de un elemento. un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos. Opciones y Salir. aparecen listados los diferentes comandos disponibles. productos. Partes de una base de datos de Access  Tablas: una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo. En el panel izquierdo.

lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla. casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver. Cada información contenida en una ficha (autor. pero también se pueden consultar en la pantalla. Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Además. como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible. agregar datos a tablas existentes. editando los datos de las hojas de las tablas. Así. actualizar datos o eliminar datos.  Consultas: Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. o cualquier otro tipo. en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente. las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Algunas consultas son "actualizables". No obstante. la dirección. como el nombre. Por ejemplo. Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Además. exportar a otro programa o enviar por correo electrónico. escribir y editar datos en las tablas. contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos. Por ejemplo. Cada registro consta de campos (al menos uno). los apellidos. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario. tendremos que crear cada elemento que la integra de modo manual. puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez. puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. es decir. podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo.8 Crear una base de datos Cuando Access genera una base de datos desde cero. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe. gracias a las consultas. título. Normalmente. como botones de comando. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. se les puede agregar elementos funcionales. hora. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. no solo en la hoja de datos de la consulta. como su nombre indica.) corresponde a un campo de la base de datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas. ya sea texto. Si trabaja con una consulta actualizable. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos. sin contenido predeterminado (a iferencia de las plantillas). etc. o realizar otras tareas diversas. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. fecha. a menudo. realiza una tarea con los datos. Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una biblioteca. numérico. abrir otros formularios o informes. En los registros es donde se almacena cada información individual. recuerde que los cambios se producen también en las tablas. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente. un informe responde a una pregunta específica. se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.  Informes: Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. puede verlos en una sola hoja de datos. imprimirse o copiarse al portapapeles.  Formularios: los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Una consulta de acción. o similares. . Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y. Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios. 3. puede trabajar con una tabla denominada "Empleados". En el siguiente Paso a paso aprenderemos a generar una base de datos de este tipo. Pueden realizar numerosas funciones diferentes.Cada fila de una tabla se denomina registro.

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3. ya que de lo contrario se pueden producir daños en la información de la base de datos.10 Cerrar la base de datos Para cerrar una base de datos podemos hacer un clic sobre el botón Cerrar base de datos de la Barra de herramientas de acceso rápido o ingresar a la ficha Archivo y presionar la opción Cerrar. podremos buscar en alguna ubicación de la . se guardan automáticamente todos los cambios realizados en la base de datos. Con la opción Abrir de la vista Backstage. El panel de navegación reemplaza a la ventana Base de datos. para esto debemos abrirlas con alguno de los siguientes procedimientos: 1. Con el botón Abrir de la Barra de herramientas de acceso rápido. debajo de los archivos recientes. en Microsoft Office Access . situada en la ventana de inicio rápido. Access nos preguntará si deseamos guardar los cambios antes de salir. es una ubicación central desde la que puede ver con facilidad y tener acceso a todos los objetos de la base de datos. o escribir los datos directamente en las tablas. Al seleccionar algunos de los archivos del listado Recientes. sobre el panel derecho. Al abrir una base de datos en Access. pero si existen modificaciones en el diseño de un objeto desde la última vez que lo guardamos.11 Abrir una base de datos Ahora aprenderemos a visualizar bases de datos existentes. Siempre es conveniente cerrar de forma correcta el archivo. Al pulsar la opción Abrir otros archivos. al pulsar Equipo/Examinar. En el panel derecho. el panel de navegación se muestra a la izquierda de los objetos o del espacio de trabajo de cualquier base de datos abierta. 3. Al salir. ejecutar informes. 3. que se usaba en las versiones anteriores de Access. 3.9 El Panel de navegación El panel de navegación. 2. También podemos utilizar el botón Cerrar de la ventana principal para salir por completo del programa. situado en la ventana de inicio rápido.

Sin embargo. Debemos tener en cuenta que solo podemos tener abierta una base de datos en cada instancia del programa. abrir una base de datos diferente. en cada una de sus ventanas. Si bien es posible abrir bases de datos creadas en versiones anteriores a la 2013. 6. 9.4. ¿Qué es una base de datos? 4. computadora la base de datos que necesitamos. ¿Cómo se inicia Microsoft Access 2013? 2. ubicado en el extremo superior derecho del cuadro. situada en la parte inferior del cuadro de diálogo. Oculte y muestre la cinta de opciones. probablemente no las visualicemos en la lista de archivos de la ventana Abrir. Actividades TEST 1. ¿Cómo guardamos una base de datos actual ? EJERCICIOS PRÁCTICOS 5. es posible elegir la manera en la que deseamos visualizar la lista de archivos. debemos elegir la opción Todos los archivos. en lugar de Microsoft Access. es decir que no podemos abrir otra sin cerrar la que se encuentra previamente abierta. Cree una base de datos en blanco y asígnele un nombre adecuado. Para ver todos los archivos que se pueden abrir en el programa. 7. Ingrese en cada una de las fichas de la cinta de opciones y observe sus comandos. 8. Por otro lado. 5. Mediante un doble clic sobre el archivo de la base de datos en la ubicación donde se encuentre guardado. que aparece al pulsar el botón Examinar. Modifique la posición de la Barra de herramientas de acceso rápido. ¿Qué es la vista Backstage? 3. Incluya dos botones nuevos en la Barra de herramientas de acceso rápido. . a través del botón Cambie la vista o Más opciones. es posible abrir varias veces el programa y.