You are on page 1of 47

10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías

"
1. Apertura del décimo seminario del Sistema Nacional de Archivos

El Archivo General de la Nación les da una cordial bienvenida al Décimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos y espera que el evento cumpla con las expectativas de las instituciones, y de participantes. a entidad en su interés por compartir su misión al con!unto de la administración p"blica, la comunidad académica y la sociedad en #eneral ha insistido en la necesidad de or#ani$ar con%orme a par&metros técnicos archiv'sticos, los documentos que #eneran las instituciones en el cumplimiento de los deberes y derechos constitucionales y le#ales que a todos nos compromete. os avances de la tecnolo#'a in%orm&tica y las diversas aplicaciones en todos los campos del quehacer archiv'stico constituyen un motivo para re%lexionar en torno a su pertinencia, sinton'a con los principios %undamentales de la archiv'stica moderna y posibilidades en el marco del concepto archivo total, el cual alude al ciclo vital de los documentos, a los distintos soportes de la in%ormación y a la naturale$a y clase de los archivos. De la misma manera hacer notar que las exi#encias %ormales de car&cter archiv'stico que aunque ya est&n consideradas en la normatividad cuando se re#ula y se autori$a la utili$ación de las nuevas tecnolo#'as para el re#istro, conservación, comunicación y di%usión de los documentos si#uen desestimadas por %alta probablemente del dise(o, pro#ramación, producción, suministro y actuali$ación de soluciones mediante la utili$ación de técnicas in%orm&ticas, electrónicas y telem&ticas. )or lo anterior se hace necesario propiciar un di&lo#o entre archivistas y pro%esionales de la in#enier'a, productores y usuarios de la in%ormación de archivos para estrechar v'nculos en el mundo donde la interdisciplinariedad en los procesos se impone. Esto contribuir& muy se#uramente a crear un ambiente de relación y superar de aislamiento para construir verdaderos sistemas de archivo en las instituciones y empresas y con%i#urar el Sistema Nacional de Archivo del pa's.

*

10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías"
+n nutrido #rupo de participantes, provenientes de las re#iones del pa's, se hi$o presente y participó muy activamente en los espacios de opinión y pre#untas a los con%erencistas, previstos en la metodolo#'a aplicada en el evento. Al tiempo y como actividad paralela se desarrolló la ,uinta -eria Expoarchivo.//* que %ue reali$ada con el invaluable concurso de la Asociación de Ami#os del Archivo General de la Nación, entidad con la cual el Archivo General de la Nación celebró un convenio de cooperación para tal e%ecto. as si#uientes empresas y entidades se hicieron presentes como expositores en la 01 -eria Expoarchivo .//*2 A345678 A )8)+ A3. A34E4 DE 48 89:6A ;DA. A345678 GENE3A DE A NA46<N DE 48 89:6A. A345678 GENE3A DE D6S;36;8. A345678S 96438=8);648S ;DA. AS846A46<N DE A96G8S DE A345678. :648 6N;E3NA468NA S.A. 48 4EN;E3=4entro 4olombiano de 6n%ormación. 48NS+ ;83ES NA468NA ES AS846AD8S ;DA. DA;A-6 E S.A. D6G69AS;E3 ;DA. -8ND8 4+ ;+3A 4A-E;E38. GAD6E3 S6S;E9AS )38-ES68NA ES DE 6N-839A46<N ;DA. GES;6<N D84+9EN;A ;DA. 6N ) AN; S.A. 6ND+S;36A DE )A)E ES ;DA. 6N7E3S68NES A>87E48 S.A. ?8DA? A9E364AS ;DA. E@48 S.A=4AN8N. 9ANE>8 )38-ES68NA DE 6N-839A46<N. 9E)A S.A. 96438-6 9A468NES DE 48 89:6A S.A. A9643848 SAA. 96N6S;E368 DE 4+ ;+3A. 8-6A345678. )BC SE376468 ;DA. )A;3698N68 4+ ;+3A D 76G6AS. )83; 489+N64A468NES=:E S8+;5. 38DA 489)+;E3 ;DA. SE376468S D S8 +468NES EN ;E4N8 8GEA ;DA. ASDSEN;E4 ;DA.. SE376EN;3EGA S.A. SEG+36DAD ;F4N64A S.A.SE;E4SA. S6S;E9A NA468NA DE ) ANEA46<N )A3;646)A;67A.
.

10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías"
;EA9 G83? ;DA. +N67E3S6DAD DE A SA E. -acultad de Sistemas de 6n%ormación y Documentación +N67E3S6DAD E@;E3NAD8 DE 48 89:6A. -acultad de 3estauración de :ienes 9uebles 767A A 46+DADAN6A. El Archivo General de la Nación ha considerado de vital importancia dedicar el Décimo Seminario del Sistema Nacional a esta tem&tica para ambientar la discusión, el an&lisis, el intercambio de in%ormación y experiencias de utilidad para la comunidad archiv'stica nacional. a reali$ación del seminario sobre los archivos y las nuevas tecnolo#'as, se propuso los si#uientes ob!etivos espec'%icos *. 6lustrar a los participantes sobre el uso de tecnolo#'as en los archivos. .. 3elacionar los conceptos b&sicos de la archiv'stica y su aplicación en los sistemas automati$ados. H. Establecer los mecanismos de comunicación y cooperación entre archivistas y los pro%esionales de la in#enier'a de sistemas y a%ines. I. Dar a conocer la normatividad existente en la materia. 0. 6ntercambiar in%ormación y experiencias sobre aplicaciones exitosas en la materia a nivel nacional e internacional. J. 4on%ormar un #rupo de traba!o para anali$ar esta problem&tica y sus desarrollos con%orme a las nuevas tendencias.

En la mesa directiva del Décimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos estuvieron presentes la Doctora Araceli 9orales ópe$, 9inistra de 4ultura,
H

10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías"
el Doctor >or#e )alacios )reciado, Director del Archivo General de la Nación, el Doctor Dan 5a$en de la +niversidad de 5arvard, Estados +nidos, el Doctor Eduardo )osada, Director de la Asociación para el Avance de la 4iencia, la Doctora ilia Gallo, Directora E!ecutiva de la Asociación de Ami#os del Archivo General de la Nación, la Doctora Elsa 9oreno, Secretaria General del Archivo General de la Nación y la Doctora 9yriam 9e!'a, >e%e de la División de )ro#ramas Especiales del Archivo General de la Nación.

2.

!la"ras del doctor #orge alacio reciado $irector del Archivo %eneral de la Naci&n

Se(ora 9inistra de 4ultura Doctora Araceli 9orales ópe$, compa(eros de la mesa, se(oras y se(ores2 En la sesión inau#ural del Sistema Nacional de Archivos Do(a 4onsuelo Arau!o No#uera cerro as' su importante intervención A9uchas #racias entonces a todos ustedes por aportar a la construcción de la memoria de nuestra nación, por impre#narla d'a tras d'a de su amor, de su cuidado, de su interés, de su capacidad de esculcar hasta mas adentro lo que %uimos, lo que somos llamados a hacer en el contexto de las naciones, #racias a ese amor tan #rande, a la curiosidad, a la paciencia y a la dedicación de ustedes podemos mas tarde cuando ya no seamos decirle a nuestros hi!os y a nuestros nietos lo que %uimosA, que palabras tan estimulantes y acertadas, en ellas sinteti$aba la misión, la responsabilidad, el compromiso y el talante de quienes tienen la %unción social de preservar la memoria colectiva para todos los tiempos y que mensa!e mas humano y dram&ticamente premonitorio, hoy con el recuerdo a#radecido por su labor y su testimonio abrimos las sesiones del Décimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos rea%irmando el compromiso de conservar para las #eneraciones %uturas los testimonios del pasado y del presente para que las apelaciones a la memoria no solo permitan la comprensión de los procesos sino la reconstrucción de los anhelos y esperan$as de los pueblos civili$ados #uiados en el pensamiento y la acción por el sentido de la responsabilidad histórica hacia los antepasados y hacia quienes lle#aran a ser. )resentamos a los cole#as del pa's y a los invitados del extran!ero un saludo muy cordial con nuestros a#radecimientos a la asistencia a este evento que esperamos satis%a#a sus expectativas y les reiteramos los me!ores deseos por una #rata estad'a entre nosotros. A los con%erencistas que con altruismo solidario nos van a participar sus inquietudes y experiencias nuestras mani%estaciones de especial reconocimiento, a los artistas que con tanta #enerosidad y compromiso se asocian a este evento de la memoria para que a una sola vo$ rati%iquemos
I

en la #arant'a al derecho a la in%ormación y a la intimidad y en %in en la respuesta de los archivos a la demandas de in%ormación tras las mutaciones y los cambios de la sociedad del conocimiento. 6nstituciones Archiv'sticas. a las +niversidades. 5emos sido invitados a volver a unos temas m&s acuciosos que por su densidad y alcance y por devenir de los cambios provocados por los desarrollos tecnoló#icos de los "ltimos cincuenta a(os requieren una y otra consideración. en los procesos documentales. en el mundo de hoy la in%ormación caracteri$ada por su volumen. espacios temporales de cultura o de sistemas pol'ticos. pero a di%erencia de las revoluciones anteriores cuando los procesos eran una opción en los tiempos 0 . de la in%ormación y las comunicaciones en el quehacer archiv'stico. rapide$. en e%ecto se trata de repensar la incidencia de las tecnolo#'as.//* nuestro cordial reconocimiento y especial #ratitud. una y otra revisión y estudio reali$ados desde &n#ulos y ópticas muy diversos. )or contraste de otros momentos de la historia. la %uer$a de la ima#inación. Al 9inisterio de 4ultura nuestro a#radecimiento m&s #enuinos por el oportuno y estimulante apoyo para la reali$ación del evento y su proyección en las rese(as. el %undamento de la ética. variedad. el vi#or de la utop'a compartida y la virtud de la estética de la existencia de una comunidad civili$ada. ni la nueva era. en la conservación de parte esencial de la memoria colectiva. Es un lu#ar com"n aquello de que los pa'ses subdesarrollados del inmediato pasado %ueron los que lle#aron tarde a la industriali$ación y los del %uturo ser&n los que se retrasen en las adaptaciones y los cambios de la era de la in%ormación. porvenir que solo ser& posible #racias al %aro espiritual de la cultura. equipos y materiales que se vinculan al propósito com"n de avan$ar en la %ormación de recursos y de consideración de los desarrollos tecnoló#icos de acuerdo con las exi#encias de los nuevos tiempos. tales preocupaciones resultan necesarias y desde lue#o le#itimas cualquiera que sea el #rado de asimilación de dichos desarrollos en el &mbito de la administración como creadora que es de los documentos de que se ocupan los archivos. como a Expoarchivo . sino la nueva civili$ación. cuando #rupos humanos coet&neos pod'an hallarse en ciclos históricos di%erentes la naturale$a de la sociedad in%ormacional en la mira de la #lobali$ación supone tal interdependencia como no se hab'a dado en nin#una otra etapa. de lo que al#unos llaman ya no la nueva sociedad. persistencia y automati$ación se ha convertido en el vinculo esencial entre los hombres sin distinción de %ronteras. A la División de )ro#ramas Especiales por la interpretación y el desarrollo de las pol'ticas y ob!etivos de la entidadK a los miembros y directivos de la Asociación Ami#os del Archivo por su identi%icación con la misión institucional y por su invaluable cooperaciónK a la %irma 9ar'a 7ictoria 7illa por su decidido y entusiasta concurso y en %in a cuantos de una u otra %orma se han vinculado tanto al evento académico del seminario.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" desde el doloroso presente el %uturo promisorio de 4olombia. -irmas y o%erentes de servicios.

el ocio y el traba!o. atentos como deben estar al impacto de la tecnolo#'a en todos los campos de su quehacer y en particular en el acceso y la di%usión de los contenidos archiv'sticos. como todos ustedes saben data de *LI0. la investi#ación. de mayor alcance y de aceleración verti#inosa podr'a a%irmarse que la verdadera percepción de sus reales alcances es relativamente reciente. sin embar#o y pese a la incidencia de tales desarrollos cuyos ciclos son cada ve$ mas cortos. trat&ndose de innovaciones transversales. la producción. A partir del primer computador cuya primera versión. la econom'a. la salud.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" actuales la vinculación al mundo de la in%ormación. en las ideas y los valores. el Estado. la le#islación y la administración. inmediata e individual se dieron #randes saltos con el len#ua!e %i#urativo y la escritura hasta posibilitar una comunicación con el hombre del %uturo mediante la persistencia de una nueva %orma de memoria colectivaK pero en la sociedad contempor&nea la in%ormación se presenta con caracteres desconocidos en la historia de la civili$ación humana. No resulta extra(o entonces que los archivistas con las responsabilidades que les son propias en cuanto mane!an in%ormación y custodian el patrimonio documenta. la pol'tica. al universo numérico del que hablan los especialistas resulta tan casi inevitable para la propia supervivencia de los #rupos. etnias o creencias y para establecer la unidad moral de la especie humana en la dimensión planetaria. las redes de comunicación. el empleo. en el conocimiento y las instituciones. la educación. la pol'tica y la técnica sin que se haya lle#ado aun a la plenitud de los procesos innovadores. conscientes de lo que si#ni%ica en su tarea el %enómeno social de la in%orm&tica y cada ve$ mas se#uros de su necesaria participación en el ciclo vital de los documentos que %un#en como len#ua!e natural de la J . los desarrollos de las llamadas industrias de la sociedad de la in%ormación son como la %ibra óptica. as' en los tiempos que corren la in%ormación se constituye en el elemento esencial para el conocimiento. el Derecho y la Administración. de la in%orm&tica. el avance de las tecnolo#'as. as nuevas tecnolo#'as han tenido una pro%unda incidencia en el con!unto de las actividades del hombre y obviamente en la )ol'tica. en especial lo concerniente a la automati$ación como el ras#o %undamental de la nueva era. as repercusiones de las nuevas tecnolo#'as en la creación y mane!o de la in%ormación y por la capacidad #eneradora que les es inherente son cada ve$ mayores en el con!unto del quehacer del hombre. la di#itali$ación. el desarrollo y los nuevos paradi#mas entre los hombres sin distinción de %ronteras. han tenido y tendr&n aun mas pro%undas consecuencias en todos los ordenes. la di%usión y la promoción. de la in%ormación y de las comunicaciones ha #enerado verdaderas revoluciones en la ciencia. desde la comunicación inicial directa. la tecnolo#'a celular. de mutaciones constantes y aceleradas las consecuencias en la sociedad y en la cultura son pro%undas y de lar#a duración. A lo lar#o del tiempo histórico la comunicación y la in%ormación han sido un bien primario para el hombre pues sin ellas no habr'a podido vivir y menos sobrevivir en el recuerdo. las comunicaciones v'a satélite. el comercio. el conocimiento.

cuando la comunidad archiv'stica inicio la consideración sistem&tica de las implicaciones de las nuevas tecnolo#'as en los archivos y un primer acercamiento a la cultura del acceso y empleo de las tecnolo#'as de la in%ormación. mesas y con#resos mundiales de archivos. . la necesidad onerosa de las mi#raciones. el tramite de los asuntos y la conservación de la memoria. que en buena parte se ocupo de las tecnolo#'as de los archivos. En e%ecto en dicho a(o el 4onse!o 6nternacional de Archivos considero la creación de una comisión permanente encar#ada de estudiar ciertos aspectos de los documentos reali$ados por procedimientos mecani$ados y para explorar nuevos métodos. %ormulo ciertas inquietudes metodoló#icas e hi$o su#erencias practicas que desde entonces serian temas obli#ados de muchas reuniones de expertos. procedimientos y practicas archiv'sticas que resultaban ur#entes %rente al empleo de las nuevas técnicas por parte de los productores de documentos. #rupos interdisciplinarios de estudio. los vac'os le#ales respecto de los valores probatorios y testimoniales. la lenta y desi#ual aplicación de las tecnolo#'as en el con!unto de las administraciones. volvió a considerar las propuestas y su#erencias de la M . Se debatieron adem&s los ries#os que para la memoria colectiva representaban los nuevos soportes dada su vulnerabilidad y corta duración. los altos costos que entonces si#ni%icaban las nuevas aplicaciones y desde lue#o la %alta de preparación de los archivistas para el mane!o de aquellos documentos. )ero ello si#ni%icar'a no solo una #rave de%ección sino una amena$a para la memoria. Desde entonces no parec'a tan viable el paradi#ma de la o%im&tica. se hubiesen planteado desde *LJI.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" Administración. al#unos problemas que se derivan del empleo de aquellas tecnolo#'as en la #estión publica o hubiesen considerado desde entonces las posibles aplicaciones in%orm&ticas a los archivos históricos. )ero %ue a partir de *LM*. En dicho evento se planteo nuevamente y con mayor insistencia la incertidumbre sobre la durabilidad de los soportes. los problemas de la valoración y la selección de los documentos electrónicos. El 4on#reso de 9osc" en *LM. En la mesa redonda del a(o si#uiente se planteo el problema de los documentos electrónicos y su conservación y se advirtió como los documentos convencionales persist'an pese a la #enerali$ación creciente de aquellos. El archivero e historiador 5enri :autier identi%ico al#unos problemas centrales.odo ello desde lue#o como expresión de la necesaria prudencia e la aplicación de las nuevas opciones y de la responsabilidad de advertir todas las implicaciones para los derechos ciudadanos. Se expuso con toda claridad el dilema que para la pro%esión del archivista si#ni%icaba la creciente aplicación de las nuevas tecnolo#'as en las administraciones publicas2 o se promov'an cambios sustanciales en la %ormación y capacitación del archivista y se avan$aba en la reorientación pro%esional y se aceptaban cambios e innovaciones en ciertas practicas inveteradas o se de!aba el mane!o de la documentación contempor&nea a los servicios in%orm&ticos de la administración. la participación de los archivistas en el mane!o de los mismos.

ni de lo que podr'a llamarse el patrimonio electrónico %ormado por aquellos. os especialistas de la disciplina. En otras palabras. esa in%ormación tiene su propia estructura y es %undamentalmente distinta de la que se encuentra en los libros y documentos impresos. El 4on#reso de 9ontreal del a(o L. se rati%ico la necesidad de atender el ciclo vital del documento cualquiera que %uese su soporte. a partir de las realidades tecnoló#icas y las nuevas exi#encias sociales se tornaba imprescindible. papeles o micro%ilmes. a idea central de la re%orma educativa que se planteara es que si bien los archivos son centros de in%ormación que deben actuar como tales y no como simples depósitos de %ondos. con%rontación de experiencias y discusiones interdisciplinarias hab'an concluido que ni los nuevos soportes de la in%ormación ni el mane!o de los documentos electrónicos. os estudios que sobre el impacto de los desarrollos in%orm&ticos y los nuevos documentos planteaba a la teor'a y a los principios b&sicos de la Archiv'stica se anali$aron en el 4on#reso de )ar's de *LNN. pese a la drasticidad de los cambios que en materia de documentos #eneraban las nuevas tecnolo#'as y teniendo en cuenta el valor probatorio e in%ormativo de los mismos. como se ha denominado entre nosotros= exi#encia tanto mas perentoria trat&ndose de los documentos in%orm&ticos. Su car&cter especial es solo accesible después de haber sido N . invito a los archivos a salva#uardar los bancos de datos y !u$#o prioritaria la aplicación de la in%orm&tica a la elaboración de instrumentos de descripción. con or#ani$aciones nacionales e internacionales para avan$ar en la normali$ación de la tecnolo#'as para la in%ormación y en la propia del mane!o. 4apitulo especial lo constituyó la %ormación de los archivistas cuya actuali$ación. ba!o los principios de la cooperación y la coordinación. En dicho evento.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" ponencia de :autier. incluyendo los documentos electrónicos. humanos y psicoló#icos que planteaba la aplicación de las tecnolo#'as en los archivos. En eventos si#uientes se insistir'a en los problemas teóricos. or#ani$ación y conservación de los documentos. es decir se reitero el concepto del archivo inte#ral o del archivo total. el mane!o archiv'stico de estos deb'a re#ularse por los principios tradicionales de la disciplina especialmente en lo atinente a la procedencia y orden ori#inal. pro%undi$ó en tales temas y problemas como quiera que se ocupo de la pro%esión del archivista en la era de la in%ormación. tras muchas re%lexiones. Se insistió en la ur#ente necesidad que ten'an y si#uen teniendo los archivos de abordar los avances tecnoló#icos no solo como proveedores de in%ormación electrónica sino como conservadores de documentos electrónicos o bien porque muchos ya estaban en%rentados a esos retos o porque en el inmediato %uturo todos deber'an hacerlo. rati%ico la creación del 4omité de 6n%orm&tica del 4onse!o. Se insto a las instituciones archiv'sticas a traba!ar. supon'an la crisis de la misma ni siquiera la re%ormulación de los principios esenciales. la creciente demanda de in%ormación en la nueva sociedad y los problemas económicos de las aplicaciones tecnoló#icas. metodoló#icos.

El 4onse!o 6nternacional de Archivos lideraba la discusión central sobre las repercusiones de las nuevas tecnolo#'as en las instituciones archiv'sticas dado el empleo creciente en la Administración. la 6n%orm&tica y las llamadas 4iencias de la in%ormación en #eneral. A nivel latinoamericano ha existido una #ran preocupación por temas similares y !unto a los problemas tradicionales que si#uen preocupando a la comunidad re#ional. el de Sevilla del a(o .///. En la misma década se establecieron en el pa's los primeros pro#ramas universitarios de :ibliotecolo#'a y Archiv'stica y se diversi%icaron y ampliaron los cursos de capacitación a nivel internacional a los que poco a poco tuvieron acceso %uncionarios de archivos y bibliotecas de di%erentes ciudades y re#iones. como al#unos de ustedes recordar&n. se volvió en pro%undidad sobre los problemas centrales que deben plantearse los archivos del nuevo milenio en la sociedad de la 6n%ormación. el per%il del %uturo pro%esional. la normali$ación de los procesos y la necesaria cooperación para avan$ar en la misma dirección. a coyuntura m&s importante se presento a L . De otra parte el mismo Archivo Nacional iniciaba la or#ani$ación de sistemas repro#r&%icos y del laboratorio de restauración de la entidad. la disciplina debiera tener identidad y autonom'a. la necesidad de expedir o actuali$ar la le#islación y as' mismo el impacto de las tecnolo#'as en el traba!o del archivero y los nuevos compromisos pro%esionales y técnicos. Se ha estudiado los nuevos en%oques y perspectivas de la %ormación del archivista. la preocupación por nuevos soportes y nuevas tecnolo#'as y su aplicación en los archivos a ocupado la atención de varios %uncionarios.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" procesada utili$ando ciertos métodos apropiados. Desde cuando en *L0/ se autori$o y valido el uso del micro%ilm o debido al reconocimiento que hiciera el 4ódi#o de )rocedimiento 4ivil de cualquier medio como prueba "til para la %ormación del convencimiento del !ue$. la 5istoria o la :ibliotecolo#'a o con las nuevas disciplinas como la Administración. Al#o similar podr'a decirse en el caso de 4olombia. desde lue#o de los tradicionales v'nculos con el Derecho. participando y di%undiendo las preocupaciones que desde entonces la embar#aban. D as' por cuanto la metodolo#'a de la Archiv'stica es "nica dentro de las 4iencias de la in%ormación. En el 4on#reso de :ei!'n de *LLJ se anali$o el tema de los archivos virtuales. y el evidente y #rave retraso tecnoló#ico y los m"ltiples %actores que lo determinan. a comunidad archiv'stica volvió sobre los mismos asuntos en al#unas de las 9esas 3edondas posteriores como en la de Estocolmo del a(o *LLN que se ocupo del acceso a la in%ormación y los desa%'os tecnoló#icos. se ha considerado lo que al#unos llaman Ael anal%abetismo electrónicoA. El interés se acentuó en la década de los setentas a propósito de al#unas %ormulaciones sobre un Sistema Nacional de 6n%ormación y de la vinculación mas activa del Archivo Nacional a la comunidad archiv'stica internacional. sin per!uicio. -inalmente en el 4on#reso m&s reciente.

la Administración y los Archivos. el estudio de experiencias. poner la in%ormación di#itali$ada en 6nternet. administradores y !uristas. Solo seria del caso insistir en aquellos que se derivan de la naturale$a y condiciones de las nuevas tecnolo#'a y los documentos electrónicos2 la %ra#ilidad de los */ . como bien se sabe. no tienen aun soluciones compartidas plenamente y una de las mayores di%icultades para lo#rarlo es !ustamente la evolución constante de las tecnolo#'as. almacenamiento óptico y bases de datos= para el tratamiento de los %ondos históricos.A. En varios seminarios y %oros académicos se han examinado no solo los problemas tradicionales como la #estión de documentos. Seria el primer pa's latinoamericano en colocar en red %ondos completos y el comien$o de los archivos histórico virtuales lo que seria un salto %undamental para la consulta y la investi#ación.N. De otro lado inicio la aplicación de tecnolo#'as in%orm&ticas=proceso de ima#en. la le#islación o el Sistema Nacional sino las nuevas tecnolo#'as o las aplicaciones in%orm&ticas en los archivos. Si bien es cierto que en el pa's no se han #enerali$ado los documentos electrónicos. conociendo en%oques. En esa dirección el Archivo General de la Nación tiene como meta institucional para mediados del a(o . al#uno de los cuales. persisten al#unos temas y problemas y cuya solución requiere el concurso interdisciplinario especialmente de archivistas. particularmente en lo atinente al empleo de las nuevas tecnolo#'as y el mane!o de los documentos in%orm&ticos. la di%usión de estudios y la preparación de textos. Aunque se han lo#rado notorios desarrollos en la teor'a y la practica archiv'sticas.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" %inales de los a(os ochenta con el proyecto inte#ral del actual Archivo General de la Nación. El evento que hoy se inicia es un nuevo espacio para avan$ar en esa mira. la normali$ación y el traba!o interdisciplinario.. contrastando practicas y anali$ando teor'as. En todas estas tareas la institución ha contado no solo con la labor comprometida de sus %uncionarios y expertos sino con la entusiasta cooperación de miembros destacados de la comunidad archiv'stica y de pro%esionales de di%erentes disciplinas y muy en especial del 4omité de Gestión de Archivos y de los #rupos de traba!o S. nos van a compartir sus inquietudes alrededor de muchos problemas que plantea a los archivos los avances de la tecnolo#'a in%ormati$a. in#enieros. Es claro que con la ey 0LI la entidad adquirió nuevas responsabilidades %rente a la re#lamentación. la tendencia a la automati$ación inte#ral en la #estión publica es irreversible y a los archivos les corresponde no solo estar atentos al despertar tecnoló#ico sino adelantarse a las aplicaciones previsibles.//. os con%erencistas a quienes reiteramos nuestros a#radecimientos por sus valiosos aportes. a institución de una parte intensi%icó las relaciones con la comunidad archiv'stica internacional y muy en especial con los archivos iberoamericanos y se concertaron pro#ramas de cooperación para la %ormación y los desarrollos tecnoló#icos en la entidad y de otra a motivado a la comunidad archiv'stica a la re%lexión sobre aquellos temas. 5a promovido la discusión de aspectos teóricos y metodoló#icos. observando experiencias.

como uno de los valores esenciales que anhelan los pueblos orientados por el sentido de la di#nidad del hombre y la responsabilidad de la historia. traba!ando a la par con los pro%esionales de la in%orm&tica. sobre las cuales por %ortuna hay experiencias observables. la evolución tecnoló#ica incesante y acelerada y la consecuente obsolescencia de las técnicas. os invitamos a otear el %uturo del pasado y a reivindicar la memoria del presente con la ilusión hecha certe$a de poner los testimonios de siempre al servicio de la verdad. la disociación entre la in%ormación y el soporte. el car&cter multi%orme de los documentos. vincul&ndose mucho m&s a la #estión y a los procesos administrativos y técnicos de la entidad. los ori#inales y las copias sin control. el derecho y la conservación y en %in teniendo una presencia mas activa en las instancias de las instituciones. la desmateriali$ación y la ubicuidad de la in%ormación. Es verdad que los nuevos desa%'os han enriquecido la teor'a y la practica archiv'sticas pero el hori$onte de inquietudes se amplia casi d'a a d'a. . la conservación y la se#uridad de los documentos electrónicos como memoria y desde lue#o todo lo atinente a la %ormación y capacitación del personal de archivos. ** . como todos los archivistas del mundo. la volatilidad de la misma por la ausencia de los mane!os archiv'sticos adecuados y oportunos. en el con!unto de la administración y dentro de la nueva sociedad del conocimiento. los delitos in%orm&ticos. +stedes.al la s'ntesis de las principales preocupaciones e inquietudes de los archivistas de hoy y del próximo %uturo. Se(ores y se(oras2 #racias por la respuesta a esta convocatoria. deber&n en%rentar los desa%'os de las nuevas tecnolo#'as y las comunicaciones con la con%ian$a y se#uridad que o%rece una disciplina de probados %undamentos teóricos. densos estudios. la reproducción en %ormato electrónico. el acceso a la in%ormación y la se#uridad de los datos o su comerciali$ación. los vicios le#ales y re#lamentarios. propuestas novedosas y creciente biblio#ra%'a especiali$ada. con la certidumbre del ri#or de los principios que la identi%ican y con el compromiso ético de impedir lo que seria la #ran parado!a que e la sociedad de la in%ormación se pierda o debilite la memoria colectiva de los pueblos como %undamento para la construcción de la identidad de los mismos y su continuidad e el tiempo. priori$ando la propia %ormación de los docentes. Gracias de antemano por su participación y aportes. 9uchas Gracias. os archivistas de pro%esión y de o%icio tienen la responsabilidad indele#able de en%rentar la discusión y el debate apelando ciertamente a los principios de la disciplina y a la propia tradición y experiencia pero ampliando y diversi%icando los saberes. la administración. los procesos de valoración y selección. los altos costos y la %inanciación.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" soportes.

desde hace tres meses convocamos la c&tedra de pol'ticas culturales del 9inisterio de 4ultura que han contado hasta la %echa con la participación de unos expertos mas destacados en pol'tica culturales de América atina y el 4aribe como son >es"s 9art'n :arbero. la estrate#ia de in%ormación contempla reavivar el Sistema Nacional de 6n%ormación 4ultural S6N64 y crear el pro#rama de conectividad del sector cultural que pretende conectar no solo museos con museos.anto el 4ompes como el plan Decenal de cultura est&n soportados en un proceso permanente de documentación. lo mismo que en una semana la de nuestros próximos invitados como 9artha Elena :ravo y Antoni Everit quienes centraran su participación en la historia de las pol'ticas culturales de 4olombia y Europa respectivamente y en el an&lisis de los procesos de participación ciudadana que han dado ori#en a dichas pol'ticas. sus intercambios y sus instrumentos de cooperación. Ami#os y ami#as En el propósito de #aranti$ar pol'ticas de Estado. a c&tedra al i#ual que la colección cuadernos de nación que reco#e en seis vol"menes *. Doctor Dan 5a$en de la +niversidad de 5arvard de Estados +nidos. bibliotecas con bibliotecas. investi#ación y %ormación especiali$ados en pol'ticas culturales impulsado por el 9inisterio. simult&neamente con el plan estamos %ormulando un documento 4ompes orientado al %ortalecimiento del sector cultural a través de tres estrate#ias principales que tienen que ver con in%ormación.. archivos con archivo sino también tender puentes entre unas y otras instituciones de manera que el sector %ortale$ca sus di&lo#os. el 9inisterio de 4ultura y el 4onse!o Nacional de 4ultura avan$an pro#resivamente en el plan decenal de cultura . este plan se ha apoyado en una amplia consulta al pa's cultural mas de veinticinco mil colombianos participaron en quinientos setenta %oros municipales.//*=. ALA()AS $* LA $+. siete %oros distritales y un #ran %oro nacional que puso de %rente la importancia de construir las pol'ticas publicas colectivamente. que habr& de conocer el pa's al principio del mes de diciembre.ultura 9uy :uenos D'as. )ara desarrollar este propósito ya hemos comen$ado a recibir el reconocimiento y el apoyo de la a#encia de conectividad que inte#ra el patrimonio documental como un e!e %undamental y del pro#rama de las Naciones +nidas para el Desarrollo y esperamos recibir nuevos recursos del Gobierno Nacional.*L. .inistra de . .10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" '. >or#e Gon$&le$ y Arturo Escobar. %inanciación y le#islación./*/.T+)A A). Doctor >or#e )alacio Director del Archivo General de la Nación. sus ponencias podr&n encontrarlas en la pa#ina Oeb del 9inisterio. Doctor Eduardo )osada Director de las Asociación 4olombiana )ara el Avance de la 4iencia. Doctora Elsa 9oreno Secretaria General Archivo General de la Nación.+)AL*S L/ *0 . capaces de situar a la cultura en un plano preponderante de la vida nacional. treinta y dos %oros departamentales. Doctora ilia Gallo Directora e!ecutiva de la Asociación de Ami#os del Archivo #eneral de la Nación.

-inalmente deseo convocarlos a todos ustedes a aportar desde su traba!o diario con la memoria de la nación a la construcción de las pol'ticas capaces de hacer de 4olombia un pa's donde pueda ser posible la libertad y la pa$ para todos. la 8E6 y el 4onvenio Andrés :ello. es cierto que en estos momentos no contamos con muchos recursos y sin embar#o a di%erencia de muchos otros ministerios este a(o recibiremos una adición presupuestal y el próximo a(o un presupuesto de inversión que supera en un cien porciento el presupuesto de este a(o. 3enato 8rti$. una rique$a que va a servirnos también para elevar nuestra capacidad de #estión. el intercambio de experiencia. a buscar nuevas alternativas de %inanciación capaces de dar sostenibilidad al sector en el lar#o pla$o. De otra parte. todo lo anterior me permite a%irmar que si bien el sector cultural vive un momento de #randes di%icultades económicas. en este campo estoy convencida que no estamos quebrados sino en un momento de enorme rique$a. las di%icultades nos han obli#ado a #estionar mas. Ana 9ar'a 8choa. En este contexto el 9inisterio !unto con el observatorio de )ol'ticas 4ulturales de Europa. *H . pero a lo que voy es que el papel de 9inisterio no solo tiene que ver con la provisión de los recursos sino también y principalmente con la %ormulación de pol'ticas. puede que estemos en quiebra pero no en paro. estas di%icultades tampoco lo han inmovili$ado. en tal sentido deseo saludar con benepl&cito este Décimo 4on#reso y %elicitar al Archivo General de la Nación por la labor que reali$a en bene%icio de la descentrali$ación. 4arlos 9onsivairs. la construcción de proyectos comunes y el traba!o en red. pensar que el 9inisterio debe cerrarse solo porque el sector que encabe$a atraviesa una crisis económica solo cabe en la cabe$a de quienes piensan que las instituciones lo "nico que tiene que hacer es %inanciar. convocara el próximo mes de Diciembre el Se#undo 4ampus Euro Americano de cooperación cultural que reunir& aproximadamente doscientos expertos y responsables de pol'ticas culturales de Europa y América para establecer nuevos la$os de cooperación %undados en la trans%erencia de conocimiento.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" textos de cultura y nación de autores diversos de América atina y Europa como Garc'a 4anclini. 5u#o Achuvar. hacen parte de este proyecto observatorio de pol'ticas culturales que hemos decidido crear en el 9inisterio de 4ultura con el animo de proveer al pa's de mas y me!ores herramientas para %ormular e implementar las pol'ticas culturales. os archivos son pilares de construcción de la nación pero esa construcción para que sea sólida debe ser democr&tica. 9uchas Gracias. entre muchos otros. de las pol'ticas culturales comprometida con la memoria y con la necesidad de que esto incluya no solo la memoria o%icial sino también la memoria de todas las voces que inte#ran y dan vida a nuestra nación. no nos hemos quedado quietos.

es tan importante que las ciencias sociales y la ética estén involucradas muy de cerca en estos procesos y que las ciencias sociales orienten y ayuden a comprender el mundo que las ciencias naturales est&n construyendo. N2*3AS T*. Entonces el #ran avance que se dio a mediados del si#lo @@ concretamente en el a(o de *LIM %ue el invento del transistor en los laboratorios :ell *I ...-/N *$2A)$+ +SA$A 6L+)*0 residente A.A. quiero insistir ah' en la importancia que en el pa's se ha#a ciencia y se ha#a inversión en ciencia y tecnolo#'a porque esa es la "nica manera de #aranti$ar que ten#amos un sector empresarial un sector industrial un sector productivo realmente autónomo y competitivo lo ultimo que resulta..uiero re%erirme primero que todo al papel que la ciencia ha !u#ado en la construcción de la sociedad actual y en la construcción de la tecnolo#'a esas llamadas nuevas tecnolo#'as est&n basadas directamente en los resultados de la ciencia est&n muy cerca de los laboratorios de investi#aciones la biotecnolo#'a yo les di!e que esa era una de las que yo consideraba nuevas tecnolo#'as la biotecnolo#'a tal como la entendemos es un tema muy anti#uo en realidad porque los E#ipcios o Noe hac'an biotecnolo#'a sin saberlo cuando %abricaban bebidas %ermentadas como vino o cerve$a la biotecnolo#'a moderna se deriva mucho mas de la biolo#'a molecular y se deriva como lo dec'a hace un rato mucho mas del conocimiento %undamental de la estructura de la in%ormación #enética de los seres vivos y eso es lo que ha dado pie para el desarrollo en los "ltimos a(os del campo de la 6n#enier'a #enética tanto en plantas como en animales en el descubrimiento de la estructura del ADN por Gatson y 4ric dio pie para el desarrollo de todo lo que hoy llamamos la biotecnolo#'a moderna la biotecnolo#'a industrial.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" 1.. de la manipulación #enética de seres humanos o de animales superiores es que uno puede modi%icar caracter'sticas a voluntad el color de los o!os o cosas por el estilo. es poner microor#anismos a traba!ar para producir compuestos qu'micos o medicamentos. a ese óvulo se le saco el n"cleo y en el n"cleo ustedes saben que esta en principio la mitad de la in%ormación #enética en el n"cleo del óvulo para %abricar un ser vivo.N+L+%4AS 5 *$2. Aqu' ten#o un esquema de cómo %ue hecha la %amosa ove!ita Dolly.otipotencia de las células.83EC . a la que se le retiro un óvulo. y esa es la teor'a que se llama de la . Es %'sico y matem&tico diplomado de la universidad de la 8SANA S+6CA y doctor en 4iencias de universidad de la 8SANA en Sui$a los de!o con el doctor ED+A3D8 )8SADA . la otra mitad proviene del espermato$oide en el momento de la %ecundación.A.

Espa(a y )ortu#al en 4iencias sociales. un privile#io estar con ustedes. que las pro%esiones muchas desaparecen y han desaparecido ya no hay tipó#ra%os por decir al#o y dibu!antes en arquitectura ya es otra cosa etc. Espa(a y )ortu#al en la biblioteca principal de la +niversidad de 5arvard en Estados +nidos.N+L+%-AS $+. de reparase. +niversidad de 5arvard. as' que yo mismo voy a explicar quien soy yo.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" 7ida arti%icial eso se re%iere crear entes in%orm&ticos que son capaces de reproducirse. Entonces este es un tema en el cual nosotros tenemos que pensar yo creo que son temas relacionados con el %uturo del pa's en los cuales pues es %undamental tener una posición y las telecomunicaciones y la in%orm&tica pues es claro que todo va !unto hoy en d'a los #randes avances en telecomunicaciones se deben a esas dos tecnolo#'as que est&n ah'. cuyo en%oque principal es las humanidades y las ciencias sociales. mas so%isticadas y sobretodo que sea capas de cambiar a lo lar#o de los a(os y de adaptarse a los cambios de las pro%esiones. tiene a su car#o el desarrollo y #estión de estas colecciones. hemos tenido al#unas di%icultades en hacer lle#ar mi curr'culo a los or#ani$adores del seminario. humanidades para las bibliotecas. tenemos una colección de seiscientos mil libros de y sobre América atina. Estados +nidos 9uy buenos d'as. )ortu#al. *L $*SA6-+ $*L . una tesis sobre historia peruana de la +niversidad de Deo de Estados +nidos. para m' es un honor. etc. ten#o un doctorado en historia latinoamericana. esto si#ni%ica que ten#o a mi car#o conse#uir materia biblio#r&%ica de América atina.T+) $AN 8A0*N Es bibliotecario para América latina. y eso pasa en todas y va a pasar en muchas de las pro%esiones entonces uno en la %ormación que le inculque a los muchachos a los !óvenes tiene que m&s que todo prepararlos para adaptarse para auto %ormarse a lo lar#o de su vida porque eso lo van a tener que hacer. una maestr'a en bibliotecolo#'a de una universidad de :oston. 9i %ormación pro%esional es de historiador. sobretodo para la biblioteca principal en 5arvard. 9i titulo es el de :ibliotecario para América atina.-L*N-+ 5 LAS N2*3AS T*. 5ace tiempo que estoy asesorando a al#unas %undaciones que tienen actividades en bibliotecas y archivos latinoamericanos. es una de las colección mas importante de Estados +nidos. 9+45AS G3A46AS 7. Espa(a. hay que capacitar a la #ente para que sea capa$ de hacer labores mas avan$adas. también ten#o a mi car#o un pro#rama peque(o que se llama A)ro#rama para bibliotecas y *0 . en la AGidener libraryA de la +niversidad de 5arvard.

Document tiPe de%inition !ustamente de la EAD. como hacemos para describir estos y en tercer lu#ar tenemos toda la problem&tica del acceso intelectual. recursos de in%ormación en 6nternet. En otro caso .D. EAD es un tipo de documento. 4uando tenemos un #u'a a un archivo tenemos el D.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" archivos latinoamericanosA que proporciona ayudas. una descripción archiv'stica en el 6nternet. que nos indica cuales son los documentos necesarios para poder describir bien el contenido de un archivo. 7amos a se#uir en los %avoritos EAD eso es al#o de la Sociedad Americana de Archivistas que permite establecer la estructura para la descripción de recursos archiv'sticos en %ormato electrónico. es un concepto que tiene que ver con la posibilidad de tener varios ob!etos di#itales. hay un manual. hacer b"squedas a través de muchas descripciones en l'nea de la EAD. . es una nueva tecnolo#'a De estos muchos aspectos hoy d'a voy a en%ocar principalmente la descripción de los documentos electrónicos y la representación de los documentos electrónicos. uno es tener un documento en papel que queremos di#itali$ar poner en 6nternet y tener el documento representado en %orma di#ital. materiales. de%inición del tipo de documento. por e!emplo con micro%ilm. as' que no es tan necesariamente tan complicado. es una norma de estructura de datos para conservar la !erarqu'a y terminar el contenido de las directrices descriptivas para los %ondos archiv'sticos mundiales. subvenciones a archivos y bibliotecas en todas las re#iones que tienen necesidades que se con%orman a nuestro per%il. de varias naturale$as y cada clase de ob!eto necesita una manera de describirse que sea apropiada para esta clase de material. donde son los *J . en papel y los manuales que ya estamos con%eccionando. la -undación 5istórica . estos productos. en base en todo un sistema. un se#undo nivel son los documentos que se inician en %ormato electrónico di#ital como hacemos para representar estos documentos. di#itales. permite poner un archivo. Estamos traba!ando en archivos. estamos me$clando por lo menos tres conceptos posibles.exto incored inisure si ten#o un libro de Garc'a 9&rque$ y quiero hacer una codi%icación que se(ala d de donde son los verbos. -eli$mente la teor'a atr&s de EAD es casi idéntica a lo que ya conocemos para descripciones archiv'sticas en las #u'as. los sistemas son cada ve$ mas complicados con las nuevas tecnolo#'as micro%ilm.E6.aviera en Espa(a hi$o una traducción del manual. estas son directrices de aplicaciones como una descripción #eneral y la otra es una tabla de las etiquetas. este es uno de dos tomos del manual. acceso biblio#r&%ico a estos productos que estén en el 6nternet en %ormato di#ital. compartir recursos. Estamos en pensar en documentos electrónicos. hay unos treinta elementos cada uno con quince variables o subelementos que se pueden incluir en una descripción de un archivo utili$ando EAD.

un paquete de al#uien especi%ico sino que es un pro#rama disponible para todo el mundo.T+) AL*:AN$*) .ardes. 8A6 open and car in. tanto es as' que no hay unas pol'ticas sentadas en cuanto al mane!o del documento electrónico para el e%ecto hemos tra'do o hemos recopilado in%ormación del 4onse!o 6nternacional de Archivos con un comité que ellos crearon que es el 4omité de Documentos Electrónicos. han producido al#unos documentos y de ellos hemos extra'do lo que consideramos mas interesante para el desarrollo de la tem&tica. *M .D que especi%ica cuales son los elementos importantes. entonces cualquier persona puede acceder %&cilmente sin necesidad de comprar un so%tOare.*NTAL *N *L . +ltima cosa. los elementos importantes de una novela tenemos otro D. cuando di#o problema es precisamente porque desde el punto archiv'stico pues hemos notado la problem&tica que se nos presenta en cuanto a las situaciones de conservación y control y mane!o de los documentos. 9. es un nombre con%uso porque obviamente los archivos son nuestros y los archivos son abiertos al publico entonces de que se trata estamos hablando de en un sentido electrónico.A).AS $* %*ST-/N $+. un archivo electrónico abierto si#ni%ica que no sea hecho con%orme a un so%tOare propietario sino que sea basado en un so%tOare. 8pen and cairs institute inichidur..10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" ad!etivos.*L+ #e. esto nada mas pero dentro del 8A6.on especiali<aci&n en Administraci&n y %erencia de $ocumentos :uenas . en un sistema de uso publico.+ $* LAS N2*3AS T*. es un es%uer$o de Estados +nidos patrocinado por la 4omisión de :ibliotecas de 6n%ormación Plir y hay una re%erencian en la sede sobre la dirección de ?lir.. relevantes para poder codi%icar una obra de esta 'ndole.orrespondencia y Archivo del Archivo %eneral de la Naci&n (i"liotec&logo y Archivista de la 2niversidad de la Salle . Estoy a su disposición para explicar un poco mas todos estos elementos.N+L+%4AS $+. )+%)A.e de . hay es%uer$os para combinar todas estas iniciativas especi%icas de las cuales hemos hablado un poco r&pidamente. quisiera en la charla que voy a llevar a cabo a partir de este momento presentar al#unos asuntos relacionados con los pro#ramas de #estión documental pero en%ocados hacia el problema de las nuevas tecnolo#'as. 9uchas Gracias. Sobre esta materia hay mucho por de%inir. cuales son los nombres de cap'tulos.2.

por ello conviene que las entidades que no posean tecnolo#'as desarrollen tareas previas basadas en lineamientos y est&ndares de calidad y que si cuentan con al#"n tipo de tecnolo#'a o con una in%raestructura b&sica deben e!ecutar estudios para saber en términos reales cuales son sus recursos tanto cualitativa como cuantitativamente.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" Q. no se sabe si muchas veces las mismas instituciones que producen las vacunas #eneran primero el virus y lue#o nos dan el remedio. los procesos microin%orm&ticos. a mayor'a de las soluciones in%orm&ticas o%recidas en el mercado. conservación. etc. descripción. el problema con los virus in%orm&ticos no es en si el mismo virus sino es quienes lo elaboran y el mane!o %raudulento que le est&n dando. utili$ación y disposición %inal. estos pro#ramas de #estión documental se enmarcan como los procesos archiv'sticos sistem&ticos que comprenden el con!unto de actividades administrativas y técnicas tendientes a lo#rar el e%iciente y e%ica$ mane!o en la or#ani$ación de la documentación producida y recibida por una entidad con el ob!eto de %acilitar su producción. adem&s estos procesos incluyen sistemas automati$ados de or#ani$ación de los documentos y en estos sistemas debemos tener en cuenta por e!emplo que desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo el tramite del mane!o documental. tramite. al#unas veces las entidades no cuentan con componentes b&sicos de tecnolo#'a en sus archivos o si poseen una in%raestructura b&sica no esta enmarcada dentro de los pro#ramas de #estión documental. de la in%raestructura tecnoló#ica es importante saber que en primera instancia hay entidades que tienen una adecuada in%raestructura tecnoló#ica pero que no pueden des%asarse desde nin#"n punto de vista de los procesos archiv'sticos. del mane!o exclusivamente archiv'stico. van desde equipos para procesamiento. teniendo en cuenta la amena$a potencial de los virus in%orm&ticos. clasi%icación. ordenación. envió y transmisión de in%ormación hasta aplicativos y sistemas que inte#ran cualquier tipo de documentos permitiendo al usuario una #estión homo#énea y transparente independiente de su ori#en. entonces se esta dando este tipo de problemas y las le#islaciones est&n tratando de re#ular este aspecto. *N .ué es un pro#rama de #estión documental Q el un pro#rama es un con!unto de actividades técnicas y administrativas que propenden por %acilitar la #estión y la administración del documento desde el mismo momento en que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus %ases y etapas de car&cter archiv'stico. sonidos. 6#ualmente se presentan como soluciones adaptables a di%erentes plata%ormas de bases de datos y con absoluta independencia de los di%erentes elementos hardOare y so%tOare con los que se deben inte#rar 6#ualmente problem&tica puede ser la orientación que los #obiernos den a la pol'tica archiv'stica desde sus respectivos pa'ses. Entonces desde el punto de vista de la evaluación. videos.

=.6<N DE D84+9EN. *L $+. con una maestr'a en Auditoria de Sistemas de la +niversidad Santo . os archivos deben intervenir en la totalidad del ciclo de vida de los sistemas electrónicos que crean y conservan los documentos con valor archiv'stico para que sean auténticos. el #rupo de expertos de archivos creado en *LL* en el que se anali$aban los problemas de coordinación en materia de archivos en los pa'ses de la +nión Europea se dedico un capitulo al tratamiento de los documentos electrónicos en el que se abo#ada por la coordinación de es%uer$os para establecer criterios y normas comunes para de%inir la pol'tica a se#uir con estos documentos. con%iables y aptos para su conservación. Existen entonces estas tres &reas importantes para la conservación del documento electrónico De i#ual importancia resulta establecer la pol'tica de acceso a los documentos que se vayan a implantar bien si#uiendo el criterio de accesos centrali$ados desde los archivos o el acceso descentrali$ado desde las o%icinas o entidades productoras.8 En la comunidad archiv'stica se ha venido traba!ando y todos los pa'ses han estado interactuando para determinar que se va hacer con el documento electrónico.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" En el nuevo entorno que nos presenta el mundo electrónico resulta claro que es necesario rede%inir los ob!etivos y %unciones de las instituciones archiv'sticas y la de los propios pro%esionales N+E7AS )38)+ES.AS EN E E4. .2. Es catedr&tica *L .T)/N-. 9uchas Gracias. Actualmente se desempe(a como Subdirectora del departamento de Documentación y Editorial en el :anco de la 3ep"blica y tiene una amplia experiencia en el tema de Gestión de documentos electrónicos. conservación y para el acceso tanto material como le#al de los mismos.+ Dr.38N648 A GES. ADA G6SA A:DA A :A34ENAS 6n#enier'a de sistemas y 4omputación de la +niversidad de los Andes.omas.*NT+ *L*. eliminación. los pla$os de retención. es en el momento de la intervención del documento cuando se deben establecer los criterios para la valoración y selección. El reto consiste en lo#rar la adecuada utili$ación de las tecnolo#'as respetando los principios archiv'sticos que #aranti$an la conservación de la in%ormación como patrimonio de todos.

:+ENAS . ya le tenemos que dar toda la veracidad y con apoyo de la ley 0. la re#lamentación y las dos sentencias ba!o las cuales podemos revisar esa ley.A3DES 9uchas Gracias :&sicamente lo que les voy a contar es una propuesta metodoló#ica de cómo entrar a mane!ar este ramo y este mane!o de in%ormación electrónica. cual es la problem&tica que se presenta la cual pasaremos muy r&pido porque ya es conocida por todos nosotros y cuales son como las di%erentes opciones metodoló#icas y paulatinas que encontramos para ir dando un mane!o electrónico de los documentos de manera apropiada. El cambio cultural se da porque de%initivamente la tecnolo#'a nos abrumo. mis tablas de retención documental.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" de la +niversidad >averiana en la Especiali$ación de 3edes de 6n%ormación Documental y el diplomado de Gestión de 6n%ormación.en#an en cuenta como va a impactar esa etapa o esa %ase en la cultura or#ani$acional del mane!o de in%ormación. que todo este per%ectamente estructurado y or#ani$ado.M la cual en mi concepto es bastante #eneral e interpretable. el decreto *MIM. 6n%ormación No estructurada es decir aquellos documentos electrónicos que independientemente de la %uente por la cual se hallan producido deben conservarse. o que llamamos 6n%ormación Estructurada es lo que tradicionalmente las &reas de in%orm&tica han traba!ado y son todos aquellos datos que encontramos en las bases de datos. . )era cualquier sistema y en particular para el mane!o de in%ormación electrónica tenemos que tener en cuenta estos componentes principales. la in%ormación de mi or#ani$ación. ya toda la in%ormación nos lle#a por estos medios electrónicos y tenemos que tener ese cambio de cultura. -orma parte del 4omité de Gestión de documentos del Sistema Nacional de Archivos del Archivo #eneral de la nación y en representación del mismo presentara una corta disertación sobre el ADocumento ElectrónicoA. la tenemos al %rente de nosotros./ . )ara cada una de las etapas. b&sicamente y es muy importante ac& que ten#amos un #rupo interdisciplinario para el mane!o de proyectos de in%ormación electrónica. 9etodolo#'a para el cambio. docente de la +niversidad de la Salle en la %acultad de Sistemas de 6n%ormación y Documentación. mis documentos. preservarse y debe darse todo el ciclo vital de aquellos documentos de manera electrónica. . pero es importante que cuando ustedes las quieran implementar ten#an en cuenta los si#uientes 'tems2 *. no lo vamos a ver ac& por el tiempo.

)ara el cambio de cultura.AS *. a se#unda %ase #enerar %ormularios y %ormatos electrónicos. que son divul#ados. estandari$ar los nombres.S En la primera pre#unta de si se ha considerado aplicar la pro#ramación neurolin#uistica en la #estión documental. un crédito. solo se necesita Gord En la parte de se#uridad b&sicamente se deben de%inir pol'ticas #enerales de se#uridad de in%ormación. .ue nivel tecnoló#ico se requiere para implementar esa etapa.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" . cualquier tipo de cosas y son %ormularios que todos sus campos son %i!os. en el momento en que los medios de in%ormación cambien. %ormularios electrónicos. 4uales van a ser los aspectos de se#uridad.. que son "nicos por toda la or#ani$ación. como damos cumplimiento a unas leyes que ya tenemos en 4olombia y como #aranti$amos que nuestra in%ormación electrónica va a ser duradera. El ob!etivo. un préstamo. estandari$ar el lu#ar. I. los medios de almacenamiento cambien. Debe ser inte#ro. como se van a divul#ar. se ha considerado aplicar la pro#ramación neurolin#uistica en la #estión documentalR . y los di%erencio porque los %ormularios di#itales son aquellos %ormatos preimpresos que en todas nuestras or#ani$aciones tenemos para solicitar vacaciones. Debe ser %&cilmente recuperable. 4omo van a ser los procedimientos. hay que darle se#uridad a los documentos para que realmente pueda %luir electrónicamente. que me #arantice que esta almacenado tal cual se produ!o en el momento en que se #enero. de tal manera que todos los cono$camos. )3EG+N. entonces las caracter'sticas que tiene un documento electrónico2 Debe ser con%idencial. como se van a usar esos procedimientos. Debe ser autentico. solo lo deben ver las partes autori$adas. es decir. haber sido #enerado por quien dice que lo #enero. la in%ormación deber'a trasladarse a esos nuevos medios. como se van a planear.* . y el como y el porque voy a #uardar cierta in%ormación electrónica que va a ser corporativa. estandari$ar la %orma de almacenamiento. mane!o de versiones de esos %ormularios. si esto se re%iere a si lo estamos . H.ue hacer en las nuevas tecnolo#'as que no #aranti$an la recuperación de la in%ormación acorde con el %ormato para el %uturoR 3. Deben ser los procedimientos auténticos.

10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" haciendo en el :anco de la 3ep"blica. de que se ha#an al interior de la or#ani$ación.ué posibilidades tienen las or#ani$aciones para dar valor le#al a los documentos que son di#itali$ados y conservados en medios electrónicosR 32S Nuestra ey 0. por eso estamos mane!ando la ey . H. En la se#unda pre#unta. de so%tOare. es decir. de dispositivos. de%initivamente nosotros tenemos que basarnos no solo en las normas 6S8 sino en todas las normas internacionales que sobre el mane!o de in%ormación electrónica se #eneres porque es all' donde se de%inir&n los est&ndares de nombres de almacenamiento. y para eso est&n las #randes or#ani$aciones internacionales que son las que llevan la van#uardia en tecnolo#'a y sobre las cuales deber'amos basarnos para #aranti$ar que en el corto pla$o nuestra in%ormación va a se#uir salva#uardada y esta norma 6S8 es una de estas normas de las que debemos aplicar y de esas hay muchas mas. . perdurabilidad. como #aranti$o completitud. pero eso no ocurre en términos de hardOare. hablar de mensa!es de datos y mensa!es de datos es toda la in%ormación. mientras la tecnolo#'a no nos #aranti$a lo mismo o m&s que lo que nos #aranti$a el papel. inte#ridad de todas esa im&#enes y custodia en medios ópticos principalmente no describibles que me #aranticen que no son modi%icables esas im&#enes en el %uturo. los medios ópticos o los medios de almacenamiento. mientras la tecnolo#'a si#a en el r&pido cambio que tiene en este momento no tenemos nin#una otra opción de salva#uardar la in%ormación que tenemos. comercio electrónico. en esto es..S De%initivamente las normas 6S8 son pol'ticas que las or#ani$aciones establecen Tpara #aranti$ar estandari$ación a nivel de la compa('a y a nivel de compa('as similares. cuando yo hablo de que hay que hacer una proyección de realmente las inversiones que hay que hacer esta es una de esas. calidad.. 4reo que el asunto del soporte solamente es cultural. la ey dice que siempre y cuando tu reprodu$cas el documento %iel copia del ori#inal el medio técnico es valido para su reproducción. mi#ración de datos. .M para mane!ar cualquier tipo de in%ormación electrónica entre esa la di#itali$ada.M salió con un propósito. De que depende que tu cumplas los procedimientos de valide$R 4omo no est&n escritos como si los tenemos para la micro%ilmación. pero a mi concepto cometió un peque(o error. . I. . la "nica es mi#rar la in%ormación de los medios anteriores a los nuevos medios haciendo todo el proceso de indexación y de conservación de esa in%ormación. en términos de %ormato las nuevas versiones siempre nos permiten acceder las anteriores. de hardOare. en este momento no estamos apoyados en esta pro#ramación. como #enero las im&#enes. con%iabilidad etc. 4ómo enca!amos como administradores de in%ormación con las normas 6S8R 3.

4uales serian las venta!as del Archivo di#itali$ado o im&#enes al micro%ilmR 3. cuando tu tienes im&#enes y di#itali$ación solamente por los 'ndices recuperas todas las im&#enes que correspondan a esos 'ndices y no importa en que momento del tiempo reali$aste la di#itali$ación de esos documentosK es b&sicamente para consulta y a#ili$ación de la in%ormación y esta avalado en este momento para ser un medio que reempla$a la micro%ilmación menciono nuevamente con los problemas e inconvenientes que ya hemos mencionado de los medios y del cumplimiento de las pol'ticas de se#uridad de mane!o de in%ormación. estamos personas de di%erentes disciplinas. y uno de los ob!etivos es este.H . esta teor'a de documentos electrónicos suena bonito pero como la implementamos y como la hacemos. in#enieros. pensemos en la micro%ilmación de las ho!as de vida. en este momento el papel y el micro%ilm es lo "nico que nos ha demostrado que tiene mas de *// a(os de conservación. podemos estar expuestos al ries#o que la persona expone ac& de que no solamente ten#amos problema con el soporte sino con la versión para poderlo recuperar en el %uturo y es un ries#o que la or#ani$ación de%ine si lo asume o no lo asume para las topolo#'as que considere puede ser %actible hacerlo./// y las novedades la van quedando en di%erentes rollos y necesita apoyarse en una base de datos y le permita recuperar el con!unto total de ese expediente din&mico. estos términos y de%iniciones de in%ormación electrónica. en este momento todav'a no tenemos al#uien que nos #arantice que un disco óptico tiene mas de *// a(os de conservación. J. entonces si esta el AGN en la van#uardia y e el tratar de mane!ar estos conceptos. bibliotecólo#os.. a#ili$ar recuperación y acceso a la in%ormación es que estamos usando estos medios electrónicos. . como mediante el Archivo General de la Nación empe$amos a sacar resultados %actibles a corto pla$o y que la persona pueda empe$ar a tocar. estamos quitando micro%ilmación y cambiando por di#itali$ación. en muchas topolo#'as documentales estamos rempla$ando la conservación.S Dentro de nuestro 4omité de Documentos del Archivo General de la Nación. archivistas. estoy de acuerdo y yo soy una de las principales personas que piensa que la in%ormación en papel no se va acabar pero que para a#ili$ar consulta. El Archivo #eneral de la Nación esta proyectado para la nueva explotación documental electrónicaR 3.S Estoy de acuerdo.S :&sicamente la principal venta!a de tener in%ormación di#itali$ada vs micro%ilm es la consulta &#il principalmente para aquellos expedientes que son din&micos en el tiempo. 9+45AS G3A46AS. abo#ados etc. 0. donde uno micro%ilma con el rollo ./.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" 3.

es la preservación y la accesibilidad de los documentos a lo lar#o del tiempo. se#undo.-+NA$AS T*. Derecho empresarial de la +niversidad de los Andes. por e!emplo. donde est&n los documentos que potencialmente son de archivo y que ser&n creados. de%inir donde se . 4oordinador del )royecto de la ley General de Archivos. L*+ $* N2*3AS $). Q4uales son los est&ndares de conservación que existenR. se orienta b&sicamente al an&lisis de las normas que se han venido estructurando en nuestra le#islación con el propósito de establecer dos aspectos2 *.AS . en los acuerdos multiempresariales. en primer lu#ar quiero a#radecerle al Archivo General de la Nación la oportunidad que me brindan para diri#irme a ustedes con relación a las disposiciones le#ales y normas técnicas relacionadas con el empleo de las nuevas tecnolo#'as. est&n %undamentadas en varios aspectos2 primero. a se#uridad técnica .-+N*S )*LA..AS T*.I . en las %ormas del poder universal. #+S? AL(*)T+ %-)AL$+ L+ *0 *@ Secretario %eneral del Archivo %eneral de la Naci&n Abo#ado especiali$ado en Derecho de la 4omunicación de la +niversidad >averiana. a se#uridad !ur'dica del uso de las tecnolo#'as en el campo de la in%ormación las soluciones !ur'dicas que se plantean acerca de las relaciones de las nuevas tecnolo#'as son relaciones !ur'dicas #lobali$adas. El tema de re%lexión propuesto en este marco del Décimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos. en la sociedad de consumo b&sicamenteK 4omo lo a%irma Damichel -ornov Qqué es lo que debe hacer el archivista hoy en d'aR Es reconocer las implicaciones de la evolución de una in%ormación basada principalmente en los soportes impresos a la in%ormación en un %ormato electrónico. $-S +S-.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" >. en las decisiones del mercado.+N *L *. 9uy buenas tardes a todo el auditorio aqu' presente. es decir.N+L+%4AS L*%AL*S 5 N+). con%erencista en diversos cursos de archiv'stica.N-. el archivista en el mane!o del documento electrónico debe establecer con claridad que documentos de esos que se est&n creando a través de esas nuevas tecnolo#'as son potencialmente de archivoK cual es la %unción archivistica. Desde el punto de vista archiv'stico en el caso de los documentos electrónicos es necesario establecer varios aspectos2 primero. es decir est&n basadas en estudios de derecho comparado y en una valide$ universal.

H de *LL0 decreto */LI de *LLJ ley . ley 0.M de *LLL ley 0. cual es la valide$ probatoria de ese documento electrónico y de la %irma di#ital.M/.M/ de *LLJ. en el derecho internacional privado se habla la !urisdicción aplicable %rente a un ne#ocio celebrado en la red de 6nternetK se hace necesario entonces que la le#islación empiece a establecer claramente como se van a prote#er esos derechos de autor que se est&n mane!ando a través de estos nuevos medios electrónicos. )ermitir que un documento se mantuviera inalterado a lo lar#o del tiempo. del 4ódi#o de )rocedimiento 4ivil ya venia dando los inicios para el mane!o de toda esta tecnolo#'a. decreto HH0I que modi%ico ese decreto . 7amos entonces a hablar ahora s' del desarrollo !ur'dicoK en el campo !ur'dico el sur#imiento de la in%orm&tica y de la telem&tica y el uso de las mismas a tocado la estructura !ur'dica en todos los campos y eso ha llevado a que se ha#a necesario una reevaluación y una adopción de diversos conceptosK por e!emplo.00M ley *I* de *LJ*. En campo del derecho laboral se habla de el teletraba!o y las mi#raciones que este produce. por e!emplo. Decreto .0* establece cuales son las clases de documentos y dice al terminar Ay en #eneral todo ob!eto mueble que ten#a car&cter representativo o declarativoA es decir aqu' nuevamente el 4ódi#o de )rocedimiento 4ivil aco#ió la tesis ya planteada en una %orma muy acertada porque permite involucrar dentro del concepto de documento a los nuevos soportes tecnoló#icos. . .M/ de *LLJ ley .M de !ulio de *L0/.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" deben conservar esos documentos electrónicosK si se conservan por e!emplo en las entidades que est&n autori$adas le#almente el archivero de hoy debe asumir el reto de pasar de ser un #estor de documentos a ser un #estor de in%ormación.0. )ermitir que un documento %uese ele#ible por todos. en el derecho )enal se habla de una consa#ración de unos nuevos tipos penales sancionatorios de los delitos in%orm&ticos en el derecho probatorio cual es el valor probatorio. ley LN de *LLH ley . en el campo del derecho civil. 7amos a mirar !ur'dicamente cuales son las normas que en 4olombia vienen re#ulando este procedimiento..0 . en el art'culo *M0 establece la admisibilidad de las pruebas y como tal ve$ de pronto ya lo han dicho ac& se estableció all' que se admite como prueba cualquier medio que sea "til para la %ormación del convencimiento del !ue$. el 4ódi#o de procedimiento 4ivil en el art'culo .M de *LLL *. ley LN de *LLH. por e!emplo. se ha empe$ado ha hablar de términos como la identidad virtual se ha hablado de aspectos como mane!arse el derecho a la intimidad con el uso de las nuevas tecnolo#'as. En el derecho bancario la trans%erencia electrónica de %ondosK en el derecho burs&til se habla de la desmateriali$ación de los t'tulos valores. #aceta n"mero II del . esa ley .I de abril de *LLN. .

ley 0NN del . sentencia JN* de .//* es de suma importancia por lo si#uiente por que se demanda el hecho de que se dice en la ley 0. sin embar#o si nos vamos a la normatividad #enérica si tendr'a un valor porque as' se le esta reconociendo. habr'a que pro%undi$ar un poco m&s sobre el tema realmente. decreto *IM del ** de septiembre del . )ermitir la reproducción de un documento de manera que cada una de la partes tuviera una copia de los mismo datos. permitir presentar un documento en %orma aceptable ante las autoridades p"blicas y los tribunales. sin embar#o la 4orte dice2 si se puede hacer. cierto.JLH/ del .J del . = )re#unta del 6N)E4 =Q4u&ndo y como se puede establecer una eventual %alsedad en documento electrónicoR )ues eso se lo establecer'a a usted una entidad de certi%icación con las claves. porque simplemente lo que esta haciendo all' es cumpliendo uno de los requisitos de la orden !udicial. con el uso de las claves.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" H.///. producida por la Superintendencia en desarrollo de la ley 0. tiene la valide$ que se esta reconociendo para el mane!o de las nuevas tecnolo#'as.. creemos también pues. de la 4orte. permitir la autenticación de los datos mediante una %irma.JLH/ del .///. Sentencia JJ. Q.M del LL. entonces la demanda es b&sicamente lo si#uiente. del . .M que cuando se requiera un documento por escrito. decreto . no se. cual es.M del LL la resolución numero . es decir desde el punto de vista !ur'dico indiscutiblemente lo que habr'a que hacer es probar técnicamente que existe la %alsedad como tal.///.///.J . desde ese punto de vista contable no existe una norma que especi%ique claramente que hoy en d'a la %irma di#ital dentro de los documentos contables ten#a un valor.ué valide$ le#al tiene la %irma di#ital en documentos contablesR 6ndiscutiblemente la %irma di#ital tema del cual van a hablar ustedes en el d'a de ma(ana o de pasado ma(ana. etc. es que sea una orden emitida por un .JLH/ de octubre . 0.//*. pero eso ya es una tarea a reali$ar desde el punto de vista técnico del mane!o del documento electrónico.///.JIL del LH. 9uchas Gracias. = resolución . )3EG+N./// ese decreto re#lamenta la ley 0. por e!emplo la sentencia de la 4orte que les acabo de mencionar del .. este tendr& su valide$ cuando se ha#a a través del documento electrónico. se dice que se no podr'a hacer por documento electrónica una orden de allanamiento o una orden !udicial y el procurador por e!emplo dice que e%ectivamente eso no se podr'a hacer.AS2 *. resolución . I. en el decreto JJH del LH.

pero debe llenar otros requisitos. . pues tendr&n que tomarse todas las medidas necesarias desde el punto de vista técnico para que ese documento ahora en soporte electrónico A. en el &rea de comercio electrónico desde donde participó en el .ué #arant'a hay con los documentos electrónicos cuando son de car&cter reservado con respecto a los virus o personas que no estén involucradas con dicha entidadR :ueno. 6n#eniero de Sistemas y 9a#'ster en 6n#enier'a de Sistemas de la +niversidad de los Andes. eso es una pre#unta muy importante. 8*L. en la parte p"blica si se van a utili$ar documentos electrónicos Qquién estar'a autori$ado para %irmar esos documentos electrónicosR D Qdonde estar'a esa clave privada y esa clave p"blica de ese %uncionario p"blicoRK por eso todo eso es lo que hay que entrar ha hacer el an&lisis respectivo. etc. e%ectivamente las normas se basan en los equivalentes %uncionales eso quiere decir que las normas que existan en 4olombia sobre documentos de car&cter reservado deben ser aplicables al documento de car&cter electrónico. si hay una ley que estable$ca que ese documento es de car&cter reservado pero se hace a través ya no de soporte papel sino de documento electrónico. I. la reserva no se debe perder por el hecho de que sea un documento de car&cter electrónico.M . Esta no es una pre#unta sino un aporte2 o leoK Ser'a muy importante que el Archivo General de la Nación sirva de puente para que se normalice en las instituciones del Estado la presentación de in%ormes ante los entes re#uladores en un "nico %ormato en lo que se re%iere a in%ormes %inancieros.+N6*)*N. ya vimos que. H.*NSA#* $* $AT+S 5 6-).. De 9ary 5errera del centro dermatoló#ico -ederico leras. Q. en la parte p"blica.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" !u$#ado etc.-A . entonces me supon#o en el campo de la contabilidad pues habr'a que ver que otros requisitos %uera de que se ha#a a través del documento electrónico debe reunir esa %irma. Actualmente se desempe(a como asesor del Superintendente de 6ndustria y 4omercio. los cuales tienen la misma in%ormación para cada institución pero en di%erentes %ormatos y se convierten en archivos independientes. ser'a como el caso por e!emplo.A $-%-TAL $r.AN 02(-*TA Asesor de despacho del Superintendente de la Superintendencia de 6ndustria y 4omercio.

est&n obli#adas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de micro%ilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. de la misma manera la ey 0. capitulo octavo. que trata espec'%icamente de las entidades de certi%icación y su re#istro en la Superintendencia de 6ndustria y 4omercio./ a(os.M de . Da en *LN*. Desde *LL.E4N8 8GEAS 6NG. 5oy vamos a ver primero un poco de historia de donde nació la ey 0. para poderles contar un poco la visión que tenemos en la Superintendencia de 6ndustria y 4omercio re%erente a la ey 0. para %inalmente obtener unos documentos lo ./// el Archivo General de la Nación a con%ormado un equipo de traba!o interdisciplinario encar#ado de la re#lamentación la ey 0LI de . )38)+ES.M de *LLL autori$o el uso del comercio electrónico. que ha hecho el Archivo General de la Nación en ese tema. A mi me correspondió intervenir sobre la re#lamentación de la ey 0LI. ha estado vinculado al traba!o archiv'stico desde hace . que en primera instancia elaborara los proyectos de re#lamento los cuales ser&n discutidos en el seno de la entidad primeramente y lue#o se har& consulta publica a la cual les invitaremos a participar a todos ustedes. no vamos a dar un recorrido por toda la ey 0. después vamos a pasar por la ey 0.E36A DE N+E7AS .N DE .M. el le#islador produ!o la ey HL que en su articulo se#undo dice A as entidades ba!o cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar %e. pero vamos a mostrar los aspectos que consideramos mas importantes re%erentes a las entidades de certi%icación. )rimero que todo muchas #racias por la invitación.M como tal. con la creación del Archivo General de la Nación ha venido aportando su experiencia como !e%e de la división de repro#ra%'a y automati$ación. inicialmente en el anti#uo Archivo Nacional de 4olombia all' se desempe(o como operario laboratorista y !e%e del &rea de micro%ilmación.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" desarrollo del decreto re#lamentario de la ey 0.M porque es bastante extensa./// y su resolución instructiva de la Superintendencia de 6ndustria y 4omercio. 4A3 8S 38>AS NUVEC 6n#eniero 6ndustrial desde *LNN. y %ue re#lamentada parcialmente sobre un decreto *MIM de . la ley de archivos en materia de nuevas tecnolo#'as./// y %inalmente a la circular "nica de la 464 el titulo quinto.AS )A3A E DESA338 8 DE A ED GENE3A A345678S EN 9A.M y en especial a las entidades de certi%icación. lue#o vamos a pasar al decreto re#lamentario *MIM de . a participado en cursos de micro%ilmación y archiv'stica en Estados +nidos y Espa(a y como con%erencista a nivel nacional e internacional dentro de las labores propias de su car#o.///. desde *LN* hab'a la posibilidad de utili$ar nuevas tecnolo#'as.

teniendo en cuenta aspectos como la conservación %'sica. in%orm&tico. %ruto de este traba!o es lo si#uiente2 En el articulo *L que habla del soporte documental y dice A as entidades del Estado podr&n incorporar tecnolo#'as de avan$ada en la administración y conservación de sus archivos empleando cualquier medio técnico. En este articulo la ey a la ve$ que %aculta las entidades del Estado para utili$ar nuevas tecnolo#'as en la custodia. mane!o y la conservación de los documentos prevé requisitos a tener en cuenta antes de su aplicación. electrónico. en primera instancia se insiste en la necesidad de contar con una or#ani$ación archiv'stica de los documentos ya que se#uimos convencidos que la tecnolo#'a por buena que sea no puede satis%acer a posteriori la %alta de aplicación de principios archiv'sticos en su momento y conlleva el peli#ro de almacenar #ran cantidad de documentos que no lo requieren por sus escasos valores o viceversa. la se#uridad. eliminar in%ormación importante para la historia actual y %utura del pa's.L . W An&lisis de la ey 0LI de . adicionalmente esta %alta de criterios archiv'sticos puede hacer invertir recursos de todo tipo en soluciones no acorde con las necesidades. previo a la implantación de una tecnolo#'a se puede detectar si esta es la solución requerida o por el contrario puede ser otra por su naturale$a o ma#nitud. En este sentido el equipo de traba!o que se halla comprometido en redactar las propuestas de re#lamentación a avan$ado en un esquema con la in%ormación m'nima que debe obtener cada estudio de que trata la ley as'2 . A la %echa este equipo de traba!o ha adelantado las si#uientes actividades2 W Elaboración de un vocabulario de términos técnicos con sus correspondientes acepciones en len#ua!e natural que nos permite tener la certe$a de utili$arlos de manera correcta y que puedan ser comprendidos por personas que no ten#an #randes conocimientos en in%orm&tica. la perdurabilidad y reproducción de la in%ormación contenida en estos soportes. óptico o telem&tico siempre y cuando cumplan con los si#uientes requisitos2 aX 8r#ani$ación archiv'stica de los documentos. bX 3eali$ación de estudios técnicos para la adecuada decisión. las condiciones ambientales y operacionales.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" su%icientemente discutidos que nos permitan tener la tranquilidad de no equivocarnos. as' como el %uncionamiento ra$onable del sistema./// articulo por articula para determinar que aspectos eran susceptibles de ser re#lamentados y en que sentido. El numeral YbX apunta a un requisito complementario del anterior ya que solo a través de un estudio serio.

riana del #rupo de correspondencia y archivo. W a Dr. %unciones. pero en ello estamos empe(ados y contamos con todos ustedes para que el aporte de ideas y propuestas en este sentido. >uan 9anuel 9orales de la división de pro#ramas especiales. W Estudio -inanciero2 crono#ramas. W El 6n#. W El Dr. archivistas y abo#ados. W a Dr. estos "ltimos el de mantenimiento y actuali$ación son muy importantes porque a veces las instituciones se olvidan que la tecnolo#'a se vuelve obsoleta y que es necesario volver a hacer nuevas inversiones para mantenerse al d'a y mantener los sistemas %uncionando. para ello pueden enviarnos sus e= mail a la si#uiente dirección2 el equipo de traba!o comprometido en esta labor es el si#uiente2 W a Dra. En conclusión me permito a%irmar que es la %alta de re#lamentación y no la %alta de le#islación la que no ha permitido que las aplicaciones computacionales hayan incursionado con mas %uer$a en el traba!o archiv'stico. eonardo Gu$m&n 9ora del #rupo de sistemas. ob!etivos. visión. costos de mantenimiento y actuali$ación. Daneth Sandoval de la o%icina !ur'dica. cual es realmente el problema que tiene y como lo puede resolver tecnoló#icamente. relación costo S bene%icio. %uentes de %inanciación. W El Dr. que es lo que una entidad quiere./// en materia de nuevas tecnolo#'as ya que estas aportaran un #ran avance en el traba!o archiv'stico. moderni$aran el Estado 4olombiano y combatir&n %enómenos como el de la corrupción que tanto mal le han hecho a nuestro pa's. metodolo#'a y !usti%icación2 en esta parte del proyecto se debe consi#nar b&sicamente que es lo que una institución quiere. 4omo ven es un equipo interdisciplinario en donde participan tanto in#enieros. indicadores.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" W Denominación y Naturale$a del proyecto2 contendr& el an&lisis de las posibilidades tecnoló#icas susceptibles de aplicar. W Entorno del proyecto2 an&lisis de la institución misión. >or#e Gilliam . Gladys >iméne$ de la división de clasi%icación y descripción. 9+45AS G3A46AS H/ . W El suscrito en calidad de l'der del mismo. proyección. a ellos y a todos ustedes el a#radecimiento por el traba!o ya reali$ado y la motivación para concluir en corto pla$o la normali$ación de la ey 0LI de . calidad de los soportes y dem&s aspectos técnicos. 9ar'a 4lemencia Garc'a del laboratorio de restauración. W Descripción del proyecto. cobertura y locali$ación.

7ene$uela y Ecuador. a través de im&#enes completas. si es necesaria preservarla o no preservarla. no im&#enes %ra#mentadas o llevadas a puntos o a bits o a bites.+ *)*0 .+N6*)*N. L2-S %2-LL*). director de la división de document ima#in#. porque con cien mil copias. 4olombia. tratar de trasmitirles la verdad. porque la tecnolo#'a lo a#uante. es decir.-A -. doce cartas incluyendo memorandos. es precisamente porque ustedes viven preocupados de un acerbo documental que todos los d'as est&n mane!ando y es obli#ación para nosotros los que estamos aqu' al %rente de ustedes a través de todas las exposiciones que se han hecho o se van a hacer. tratar de trasmitir todo lo que tecnoló#icamente existe para que ustedes mane!en la in%ormación o mane!en la documentación pero con la verdad. todo lo que es di#ital nos esta siendo de #ran utilidad.A%*N -NT*%)A$A -N%. lo di#ital es una herramienta de #estión. si es solamente por #estión y al#o es la entrada de otro proceso y otro proceso y al %inal de cuentas lo "nico que sirve son los dos o tres documentos que se #eneran . entonces todo depende de un ciclo de vida que se ha mirado en el documento. pues preservamos los dos o tres. En la situación actual no podemos ne#ar que todo lo que es di#ital nos llama la atención. entonces que esta pasado.+NT+5A $e la . actualmente director del cono norte de la división de document ima#in#.irma BodaC -maging .10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" 10. se esta convirtiendo en una herramienta que nos hace mas a#radable la vida pero no nos debemos olvidar de una #ran cosa. le mandamos copia a todo el mundo. que lo di#ital no lo podemos preservar. estamos escribiendo un mail. hemos creado nosotros una disciplina de saber si esa in%ormación que nosotros estamos #enerando debe permanecer en el tiempo y en el espacio. la "nica %orma de preservar es a través de un mundo an&lo#o. instructor. nos sirve para #estionar in%ormación. todo lo que es di#ital nos esta a#ili$ando la vida.olom"ia 6n#eniero de Sistemas. se lo mandamos a la persona con cien mil copias. que actualmente estamos #enerando mucha in%ormación a través del computador. esto es una #ran realidad todos lo le'mos en revistas en donde estaba incluida la tecnolo#'a y hoy no es realidad.. entonces porque nos debemos preocupar y cual es la ra$ón por la que ustedes est&n aqu'. antes en un d'a nosotros escrib'amos ocho. somos concientes si esa in%ormación que estamos #enerando sirve para preservarse o no sirve para preservarseR en nin#"n momento debemos descartar lo di#ital. hoy que estamos haciendo. con responsabilidades para el desarrollo de ne#ocios en los mercados de 9éxico. e!ecutivo de cuenta.* a(os de experiencia en Eastman ?odaP 4ompany ocupando posiciones como las de in#eniero de sistemas. 4omo debemos actuarR Evaluar la situación de H* . que debemos hacerR o que debemos hacer es mirar toda esa in%ormación que se #enera a través de la #estión. se los envi&bamos a la persona interesada y conserv&bamos una copia. la pre#unta es. 4entro América. #erente. die$. supervisor. especialista en sistemas de in%ormación con .

o capturo a través de un esc&ner para ponerlo en un servidor para que la #ente utilice esa in%ormación y de acuerdo al ciclo de vida también moverlo al micro%ilm para preservarlo. las implicaciones como veremos son m"ltiples. la comple!idad que se vislumbra deriva en parte de los materiales y las estructuras sobre los que se re#istra la in%ormación por procesos electroma#néticos. hay que tener conciencia de cómo se debe usar y que se debe preservar cuando estamos utili$ando esa tecnolo#'a.*S SDN. y a través de #eneración de in%ormación a través del computador. las nuevas tecnolo#'as de por si ante el avance y el cambio verti#inoso que su%ren ló#icamente van a tener unas consideraciones que siempre deben estar renov&ndose.La conservaci&n en los nuevos soportes $+. video o audio. 5a desarrollado estudios en la +niversidad )iloto de 4olombia -acultad de Arquitectura. nin#una de las tres es sustitutiva de la otra. adicionalmente es necesario entender los sistemas y mecanismos de lectura. yo decido que #enero en el computador para que permane$ca en el computador por espacio de varios a(os y cuando debe mi#rarse a un %ormato como el micro%ilm porque quiero preservar. es decir con esto solo queremos invitar a que la re%lexión se ha#a de manera continuada as' como también el cambio tecnoló#ico va a darse siempre de manera continua. i#ualmente de los mecanismos que permiten que sobre el medio y mediante los procedimientos indicados se #rabe o se almacene por medio de estructuras numéricos de ceros y unos los bits. pueden vivir en un mismo ambiente. . entonces las tres tecnolo#'as son complementarias.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" cada empresa. im&#enes. a través esc&ner. Escuela Nacional de 4onservación. las tres tecnolo#'as no son sustitutivas son complementarias. entonces en capturando el presente hablando de documentos hay tres %ormas en este momento de capturar es2 a través de micro%ilm. #r&%icos. )ara iniciar debemos mencionar que el tema de la conservación de las nuevas tecnolo#'as es de por si un universo bastante extenso. reproducción y transmisión de datos a H. 4entro Nacional de 3estauración. los retos a los que nos en%rentamos también lo son. Enmarcar esta con%erencia b&sicamente en torno a una re%lexión acerca de lo que implica la conservación de las nuevas tecnolo#'as. la in%ormación de texto.8*0 4oordinador del #rupo de laboratorio de restauración del Archivo General de la Nación.T+) *)N*ST+ #A-. 9uchas Gracias 11. deben coexistir. ópticos o la combinación de estos.

leer. producen. es decir la aplicación de principios y criterios archiv'sticos para la recuperación y acceso a la in%ormación que ser& sustancial e imprescindible para la concepción histórica del presente. ni ser&n los que en un %uturo cercano almacenen la in%ormación. papel %undamental que desempe(an los metadatos por lo tanto la preservación parte del reconocimiento tanto de la %ra#ilidad de los soportes como de la propia in%ormación. as' las actuaciones de conservación deben ser consecuentes con los criterios de inte#ridad del ob!eto documental. esto es #aranti$ar que una ve$ se halla a#otado su periodo de vida ser& necesario prolon#arlo por medios de técnicas de mi#ración o renovación con el %in primordial de preservar tanto su in%ormación documental como la contextual. En%rentar los retos para #aranti$ar los retos de las nuevas tecnolo#'as en un ambiente cada d'a cambiante y de nuevos desarrollos en el cual tanto la obsolescencia como la incompatibilidad y la corta proyección de su expectativa de vida se han convertido en %actores que atentan contra la preservación de la in%ormación en ellos re#istrada requiere en primer termino acercarnos a la comprensión de los cambios introducidos por la tecnolo#'a en la %orma como se conciben. re#istran. #estión. bites. hi#abites y unidades de HH . descripción de la representación de los caracteres. o me!or de lectura y le#ibilidad de la in%ormación. en la actualidad adem&s de los aspectos anteriores de estabilidad es ur#ente concentrar nuestros es%uer$os en los medios in%orm&ticos de recuperación. Pilobites. or#ani$ación. es de uso com"n en nuestras conversaciones re%erirse a me#a bites. in%ormación de quien #enero los documentos. este aspecto enmarcado en un espacio temporal de mayor proyección nos lleva a aceptar el compromiso que tenemos. lista de códi#os. es decir la re%erencia que permita obtener conocimiento de los aspectos técnicos como %ormato de los documentos versión. tanto el estudio de uno y otro aspecto debe estar en relación directa con los medios con que se lo#ra #rabar la in%ormación. re#rabar y releer la in%ormación por periodos cada ve$ mas cortos en términos de a(os. almacenan. selección. Si en tiempos anteriores a la aparición de los medios ma#néticos y ópticos diri#'amos nuestra atención a la estabilidad de los materiales de re#istro para as' #aranti$ar su transmisión es decir. valoración y disposición %inal de los documentos #enerados y reproducidos por medios electrónicos. entre otros.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" estas caracter'sticas que podr'amos a#rupar en las tecnoló#icas se a(aden las de concepción. las cuales no comprometen necesariamente el soporte ya que este es solo un medio que permite #rabar. se recuperan y trans%ieren los datos a través de redes locales o #lobalesK en se#unda instancia es necesario tener en cuenta que para preservar la inte#ridad y la autenticidad de los datos electrónicos se requiere la in%ormación de contexto. len#ua!e utili$ado. la cual debe ser estructurada para ser reconocida por otros len#ua!es por e!emplo el matem&tico con el %in ultimo de transmitir o hacer inteli#ible la in%ormación. %irmas que se han incorporado para ase#urar su autenticidad. la unidad del soporte y la ima#en #ra%ica. as' los soportes ma#néticos u ópticos de hoy no son los mismos que ayer conocimos.

A%N?T-. o nos dir'a si el derecho de autor es un obst&culo a la di%usión del conocimiento porque ese intan#ible que es el derecho de autor hace que los libros sean costosos o que la m"sica le#al sea m&s costosa.8+S $* A2T+) $r..*NT+S E(L-. el derecho de autor es una sana norma de convivencia entre quienes crean obras y entre quienes las utili$an el HI . un obst&culo a la libre reproducción o trans%ormación o di#itali$ación de las obras al#uien desde esa otra cara de la moneda nos dir'a si el derecho de autor es un obst&culo a la di%usión de la cultura porque impide reproducir o %otocopiar libremente las cosas. aversiones con me!ores posibilidades de b"squeda y con mayor velocidad de procesamiento.AT-. en el campo de la ciencia. la de%inición tradicional nos plantea un ré#imen de protección !ur'dico a las creaciones intelectuales en el campo de las artes. el compromiso con la inte#ridad tiene ahora mucho menos que ver con el soporte sobre el cual los datos est&n almacenados tendr& mas sentido en relación con la perdida de in%ormación a partir del momento que un archivo es creado y lue#o es condensado matem&ticamente para almacenamiento o transmisión a través de redes.A)L+S .olom"ia de la $irecci&n Nacional de $erechos de Autor )ara empe$ar hablar de derechos de autor tendr'amos que mirar sus dos caras sus dos %acetas.2.+S *N S+ +)T*S . estas unidades crecientes requieren el desarrollo de métodos de medios de re#istro cada ve$ de mayor capacidad a la ve$ que de instrumentos con mayor velocidad y posibilidad de lectura. 12.*S+ A LA -N6+). aqu' ser& necesario tener pleno conocimiento pero sobretodo evaluar la responsabilidad de que una ve$ tomada una decisión tecnoló#ica esta debe #aranti$ar la adecuada mi#ración del #ran volumen de in%ormación. un ré#imen de protección o de recompensa a quien crea al#o en el campo art'stico o literario. En estos minutos que vamos hablar del tema tal ve$ aspirar'a a transmitirles que el derecho de autor no es un obst&culo.*L A.+S 5 L+S $*)*.A. Esto nos plantea la necesidad de !unto con la in%ormación conservar también la inte#ridad %'sica como la intelectual. en el campo de la literatura.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" almacenamiento crecientes exponencialmente. aqu' ver'amos una cara de la moneda pero si miramos la otra cara de la moneda de quienes usan o aspiran usar obras literarias art'sticas creadas por otros el derecho de autor podr'a ser visto a priori como un obst&culo un obst&culo al libre uso de las obras.+N)+5 )+$)-%2*0 A"ogado de la 2niversidad *@ternado de . 9uchas Gracias. #2AN .-/N 5 A L+S $+.+S * -N6+).

modelos de utilidad topo#ra%'a de tra$ados de circuitos inte#rados y la protección de los denominados si#nos distintivos. los nombres comerciales. que requiere como materia prima esas obras literarias o art'sticas. la propiedad intelectual es el ré#imen de protección en #eneral de todas las creaciones del intelecto humano en el campo de la ciencia. los derechos conexos es un ré#imen de protección de los artistas interpretes o e!ecutantes. de la tecnolo#'a o de las artes que ameritan una protección le#al.8-3+S $r. las ense(as comerciales.A$AS A L+S A). el derecho de autor y la propiedad industrial. dise(os industriales. las denominaciones de ori#en y los nombres de dominio también es un si#no distintivo sui #eneris. estudios en Espa(a.N+L+%4AS A L-. El derecho de autor %orma parte de una disciplina !ur'dica que se llama la propiedad intelectual. la propiedad intelectual se divide tradicionalmente en dos ramas. #A. las marcas. residente de 7ene$uela desde *LNN a *LL0 con la Sociedad Genealó#ica desde H0 . 9uchas Gracias 1'. #raduado en la +niversidad de :riarniam. los lemas comerciales. en el Estado de +tah. sino también piensa en quien esta del otro lado utili$ando las obras y tiene una expectativa al acceso a la cultura o ala in%ormación o ala educación. Ar#entina.*S ST)**T*) De la Sociedad Genealó#ica de +tah.-AS *N *L 2S+ $* N2*3AS T*. descendiente de Sui$os. nacido en Estados +nidos. el ré#imen de propiedad intelectual contribuye a incentivar la creación intelectual y la investi#ación aplicada a inventos o descubrimientos o creaciones que reportan un bene%icio social Qporque en el mundo del derecho existe un ré#imen de protección a estos derechosR )orque a la sociedad le interesa incentivar la creación y esta es una %orma de #aranti$ar o de premiar de una u otra manera a quienes crean en el campo de la tecnolo#'a y por eso existen por e!emplo las patentes de invención o quienes crean en el campo de las artes y por eso existe el derecho de autor.T*N$*N.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" derecho de autor no es una de%ensa ultran$a de unos derechos de quien aspira a retribuirse económicamente por su creación. y de los productores %ono#r&%icos que es un poco paralelo a la protección que la ley da a los creadores de obras literarias o art'sticas esto dentro del campo de derecho de autor. el derecho de autor comprender& lo que conocemos como derecho de autor y los llamados derechos conexos. de los or#anismos de radiodi%usión. En otra rama tenemos la propiedad industrial que comprende a su ve$ la protección de las denominadas nuevas creaciones patentes. Estados +nidos. Suecos e 6n#leses. una protección contra el uso no autori$ado o indebido de esas creaciones en contra de los derechos o intereses de quienes los crean.

sin embar#o por las limitaciones de recursos y tiempo la Sociedad #enealó#ica no puede hacer m&s de la que actualmente hace.0 a(os como director de adquisiciones para atinoamérica coordinando la micro%ilmación en 9éxico. a biblioteca tiene un promedio de . esta colección esta creciendo diariamente. 7amos a anali$ar las dos tecnolo#'as en este momentoK primero consideremos la micro%ilmación. aqu' se nota un poco el alcance de los proyectos de micro%ilmación. los primeros proyectos de micro%ilmación en latino América. %ue establecida en el a(o de *NLI con el propósito de preservar. tal ve$ de interés es que en Salt aPe 4ity es donde se van a llevar a cabo las olimpiadas de invierno. Ahora la micro%ilmación tiene ciertas venta!as en HJ .//. censos y re#istros de inmi#ración. esto para darles una idea de que estamos tan bien iniciando nuestro traba!o en este nuevo campo. a Sociedad Genealó#ica de +tah. se ha micro%ilmado en muchas partes del mundoK deben saber que la Sociedad #enealó#ica es una or#ani$ación sin %ines de lucro y el %inanciamiento total es por medio de contribuciones particulares. de H// c&maras solamente N di#itales. no creo que necesitemos comentarios para darles una idea de donde se han llevado a cabo proyectos de micro%ilmación./// mil rollos todos los meses y ahora uno de estos centros esta %uncionando mediante el Archivo General de la Nación ac& en este sitio. re#istros civiles de nacimientos.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" *LMI. )resentare in%ormación b&sica de la Sociedad Genealó#ica de +tah y sobre las coleccione de los re#istros. matrimonios y de%unciones. 4entro América./// mil rollos de micro%ilme. entre los proyectos hay solamente N c&maras di#itales.. a sociedad #enealó#ica ha micro%ilmado en todos los pa'ses de atino América con la excepción de 4uba y Nicara#ua. en verdad que hay mucha in%ormación importante ah' hemos tenido que seleccionar entre los me!ores por limitaciones de recursos.H// usuarios diarios. también de nuestro traba!o en atino América. . aunque eso s' va a ser muy breveK y %inalmente sobre las técnicas de preservación que usamos. Sur América y el 4aribe.. etc. #eneralmente lo que interesa a la Sociedad #enealó#ica son los re#istros mas anti#uos o los re#istros históricos. por supuesto hay otros re#istros que contienen in%ormación #enealó#ica. Esta es nuestra biblioteca principal en la ciudad de Salt aPe 4ity tiene apenas *J a(os. entre los re#istros de mayor interés para nosotros como #enealo#istas son los re#istros parroquiales. y muchos pre#untan y porque no hacen re#istros notariales. se hicieron en 9éxico en los a(os 0/ y para su in%ormación se#uimos micro%ilmando en 9éxico por la #ran cantidad de re#istros importantes que hay en ese pa'sK quisiera hacer al#unos comentarios sobre nuestra colecciónK en este momento tenemos aproximadamente . aqu' pueden ver al#unas otras estad'sticas que pueden ser interesantes para ustedesK hay m&s o menos H0// centros sucursales.. tenemos una circulación de pel'culas de m&s o menos *//. reunir y colocar a disponibilidad importantes re#istros de valor #enealó#ico. en %ebrero del próximo a(o.

as' que el "nico uso practico que tienen esta dentro del archivo y en horarios limitados. as' como la creación de meta datos. es relativamente económico para almacenar. el archivo que desee di#itali$ar sus re#istros se en%renta con muchas variables a considerar. este #r&%ico muestra en %orma sencilla una c&mara di#ital !unto al computador que uso para crear y convertir im&#enes y documentos al %ormato di#ital. que equipo se uso quien %ue el operador de la c&mara di#ital. las copias de las pel'culas no tienes la misma calidad o nitide$ que ori#inal no se pierde casi nada de calidad en la primera #eneración pero pueden haber perdidas si#ni%icativas en la cuarta o en la quinta #eneración. pero b&sicamente si#ni%ica in%ormación acerca las im&#enes individuales. esos son los meta datos. por e!emplo. es le#ible al o!o humano con un aparato sencillo de ampliación ya tiene aceptación #eneral especialmente en la comunidad de archivistas y bibliotecarios.+)T*S Se desempe(a actualmente como 4oordinador de las estrate#ias de %omento a la 6ndustria de tecnolo#'as de in%ormación y desarrollo de contenidos de la a#enda de conectividad. almacena!e y calidad est&n ya establecidas las normas para esta cosas y muchas instituciones incluyendo #obiernos de diversos pa'ses aceptan a la micro%ilmación como documentación le#alK como en todo tiene sus desventa!as tambiénK el micro%ilm no es per%ecto. no se esperan #randes cambios en el %uturo de la micro%ilmación.AT*)-A $* $-62S-+N $* LA %*ST-+N %2(*)NA. casi nadie..*NTALF LA A%*N$A $* .AS *STATAL*S *N . Ahora hemos entrado en la era de la tecnolo#'a donde las im&#enes di#itales !ue#an un papel preponderante. por e!emplo meta datos puede incluir la %echa en que %ue creada la ima#en. y hasta las de *J mm. pol'ticas del #obierno nacional para el desarrollo de este tipo de tecnolo#'as liderada por la )residencia de la 3ep"blica.LAS +L-T-. el termino meta datos es al#o relativamente nuevo en nuestro traba!o. en donde. 11.+N*. equipos.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" condiciones ideales de temperatura y humedad puede durar hasta 0// a(os y sin mantenimiento. hay much'simas cosas que puede poner ah'. que nivel de resolución ser& aceptable hasta que punto podr&n me!orar la le#ibilidad de las im&#enes ori#inales.+LAS S-L3A . materia prima. #eneralmente los archivos no permiten a las personas sacar los micro%ilm. si al#una ve$ usted ha buscado en un rollo una partida en particular podr& descubrir lo di%'cil que puede ser el acceso.T-3-$A$ -N%*N-*)+ N-. son m&s di%'ciles de conse#uir hoy en d'a también hay pocas personas en realidad que tienen lectores de micro%ilm en sus casa. HM . etc. es una tecnolo#'a probada y estable. uno de los desa%'os m&s #randes que existe es que casi no se %abrican equipos de H0 mm. por e!emplo la clase de equipo que va a necesitar. los niveles de e%ectos de la compresión y el almacena!e.

5oy en d'a el tema de las tecnolo#'as no es al#o a!eno a nuestras actividades hace unos */ o *0 a(os el tema tecnoló#ico era un tema totalmente independiente. El punto de arranque sobre el cual basamos el tema de las tecnolo#'as as' resulte paradó!ico es la #ente. esto de por s' representa un porcenta!e y una venta!a competitiva para nosotros. que es el aprovechamiento de las tecnolo#'as por parte del #obiernoK %inalmente presentaremos la proyección y la visión que tenemos y una serie de conclusiones muy #enerales a nivel de este tema. )osteriormente pasaré a explicar Q. Q)or quéR porque el concepto mismo de las tecnolo#'as de in%ormación aplicadas para nuestra realidad se centra en una palabra que se llama 6nternet Q)or quéR )orque en esta con%luyen todo lo que son esas tecnolo#'as. era un tema que se trataba por los departamentos de sistemas. todo lo que son las aplicaciones de 5ardOare. . se ten#a un bene%icio concreto para nosotros. después miraremos en que estado se encuentran los proyectos que estamos traba!ando que son alrededor de unos I0 en di%erentes &reasK después me en%ocare espec'%icamente en un tema. por e!emplo. que es el tema de #obierno en l'nea. eso representa en s' una penetración que a nivel de atinoamérica puede ser entre normal y re#ular pero si nos comparamos con las naciones desarrolladas es una penetración muy ba!a. entonces lo primero que podemos apreciar es que la población de nuestro pa's es una población en un alto porcenta!e !oven a di%erencia de otras naciones. que vemos ac& 4olombia para el a(o . QDe donde sur#ióR y Q.ué es la a#enda de conectividadR. también es muy importante para desarrollar los pro#ramas que nosotros hemos estructurado porque queremos lle#ar a que la población colombiana ten#a acceso a estas HN . en donde el porcenta!e de personas de edad avan$ada es mucho mayor. yo quiero mostrarles hoy en esencia que es a#enda de conectividad. Q)or quéR )orque la tecnolo#'as tienen su relevancia en la medida que para nosotros como personas en nuestros di%erente &mbitos ya sean personales o pro%esionales.uiero comen$ar mostr&ndoles como esta el pa's en una visión #eneral en cuanto al tema de tecnolo#'as y como esa estructura que tenemos hoy representa ese potencial sobre el cual pensamos nosotros y estamos se#uros que podemos crecer y proyectarnos alrededor de este tema. europeas. la visión #eneral que se tiene sobre estas tecnolo#'as con%luye alrededor de 6nternet sin que 6nternet sea "nicamente el concepto mismo de las tecnolo#'as.//* se#"n las proyecciones que tenemos debe estar cercano al millón de usuarios de 6nternet.ué estamos haciendo hoyR. de telecomunicaciones. Este tema también es %undamental. este criterio. de in%orm&tica pero hoy en d'a el tema de las tecnolo#'as es un tema de todos y en el tema de archivos se ha vuelto también %undamental.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" E#resado de la %acultad de 6n#enier'a Electrónica de la )onti%icia +niversidad >averiana y posee una especiali$ación en Gerencia de 9ercadeo de la +niversidad del 3osario. de So%tOare. entonces iniciemos de una ve$.

primero un concepto que nosotros denominamos de con%iabilidad de los archivos y un se#undo aspecto que ya es el marco normativo como tal del sistema de archivo en las 4&maras de 4omercio. +niversidad de los Andes y +niversidad Santo . Entonces recapitulando nosotros encontramos r&pidamente que existen tres elementos muy importantes a considerar cuando vamos nosotros a anali$ar la con%iabilidad de un sistema electrónico.-+N*S *N A). En esta primera parte de la con%erencia que dictare yo vamos a %undamentalmente en%ocarnos en dos aspectos. como la 9ención de 5onor de la -undación >osé 6#nacio de 9&rque$ en Derecho Económico.8-3+ $).10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" tecnolo#'as y espec'%icamente a 6nternet. autenticidad. la 6nte#ridad y la 4on%idencialidad. inte#ridad como elemento necesario que me #aranti$a que no se han presentado modi%icaciones entre el momento en que se conservo u ori#ino el documento y el momento de su posterior consulta y con%idencialidad como aquel que me #aranti$a que HL . 5a publicado diversos ensayos en revistas especiali$adas obteniendo reconocimientos académicos por ellas.omas. lo mismo en el ho#arK en el estudio el uso es aunque m&s intensivo. dependiendo de la in%ormación que se trate. Y Donde obtuvo la distinción de 4ole#ial de NumeroX Especialista en Derecho %inanciero de la +niversidad del 3osario.A 7icepresidente E!ecutivo de a 4&mara de 4omercio de :o#ot& Abo#ado de la +niversidad del 3osario. repito. la importancia de tener un mecanismo que me #arantice la identidad de la persona que me ha ori#inado un determinado documento. con Diploma de 5onor. cuando vamos a anali$ar la con%iabilidad de un sistema de archivo mane!ado a través de medio electrónico.-ASF A L-. Ahora Q4ómo estamos utili$ando estas tecnolo#'asR Si apreciamos la #r&%ica nosotros podemos ver que un #ran porcenta!e de estas tecnolo#'a esta siendo utili$ado principalmente en el traba!o. queremos en%ocarnos también en que estas aplicaciones se den a todo nivel y que podamos aprovecharlas de manera importante.*: *)-*N. AN$)*S L+ *0 3AL$*))A. )ro%esor de la +niversidad del 3osario.A. el porcenta!es es relativamente ba!o y hay otros tipos de usos que se le dan. 17. que son la Autenticidad. y #anador del con#reso de derecho %inanciero A4iro An#arita :arónA de la Asociación :ancaria de 4olombia en *LLN.

D3. 6n#eniero residente 4ED64 . 7amos a resumir como ha sido el proyecto de la 4&mara de 4omercio de :o#ot& respecto a la adopción de la tecnolo#'a de im&#enes como un mecanismo para poder archivar uno de los activos mas importantes que tenemos nosotros. inundaciones etc. >A69E 983EN8 6n#eniero de sistemas de la +niversidad 6ndustrial de Santander 9a#'ster en 6nvesti#ación de 8peración 7inculado en la 7icepresidencia de in%orm&tica de la 4&mara de 4omercio desde hace J a(os.DA. el archivo de los comerciantes siempre esta vi#ente y todos los d'as es susceptible de ser adicionado basado en los re#istros o en los documentos que los empresarios llevan para ser inscritos. como son los archivos de los re#istros p"blicos. la inte#ridad y un valor relativo de la se#uridad dependiendo de la in%ormación que nosotros mane!emos. 4A3 8S -3AN46S48 D+3AN E48)E. Experiencia pro%esional2 Es #eólo#o del proyecto carbon'%ero del cerre!ón.38 6n#eniero Geólo#o de la +niversidad Nacional de 9edell'n. 4uando empe$amos a mirar el #ran problema que nosotros ten'amos en los archivos porque este archivo tiene una caracter'stica muy especial. N// metros cuadrados de papel conlleva muchas preocupaciones sobre su destrucción. mec&nica de rocas y %luidos. la autenticidad. especialista y asesor de #eotecnia. Especialista en #erencia de 5idrocarburos de la +niversidad 6ndustrial de Santander. 4omo conclusión r&pida. encontramos nosotros que es per%ectamente posible mane!ar los archivos a través de medios electrónicos con tres elementos b&sicos de con%iabilidad que no me casare de repetirlos. especialista en petro=%'sica y re#istro de po$os con I/ . es decir. coordinador técnico del proyecto arenas bituminosas. asesor'a durante la construcción central de la hidroeléctrica de :etania. su alteración y al mismo tiempo los ries#os de incendios. antes de pasar al desarrollo que se ha hecho en la 4&mara de 4omercio. es un archivo que no tiene connotación de archivo muerto. entonces el reto era conse#uir un sistema que nos diera m&xima se#uridad porque ustedes entienden que mane!ar J//. idero el proyecto de tecnolo#'a de im&#enes para el archivo de la 4&mara de comercio. crudos pesados Exon.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" terceras personas no autori$adas no pueden acceder a la in%ormación que se considera reservada.

obviamente los métodos de validación y control de calidad cuando 'bamos a convertir in%ormación a %ormatos di#itales. los tiempos de vida de la tecnolo#'a es cada ve$ m&s corta y no podemos depender de la tecnolo#'a sino de las necesidades que el usuario ten#a. que yo la ten#o. I* . no esta codi%icadoK la duplicidad de los es%uer$as de b"squeda de la in%ormación. una respuesta de no lo tenemos. la locali$ación de la in%ormación.ué era lo que quer'amosR Q. hab'a que consultar quien lo ten'a.ué era la visión con la que nosotros quer'amos salir adelanteR tener realmente or#ani$ados esos medios di#itales y el papel. ve'amos que ten'amos in%ormación parcial. un des#aste permanente. la tecnolo#'a que estuviera en ese momentoK porque el problema que hoy tenemos con la tecnolo#'a es que cuando hablamos de tecnolo#'a de punta no podemos decir. Q. Q4u&les eran los problemas con la in%ormación y el conocimientoR 3ealmente nos costaba bastante hacer cada traba!o. obviamente ten'amos archivos dispersos por todo el pa's.ué pasaba con el usuario externoR Q4on ese inversionistaR Q4on ese proyecto que nosotros quer'amos para el pa'sR para encontrar m&s hidrocarburo.ué requerimiento se teniaR D obviamente lo que nos puede pasar errores en la toma de decisiones y un conocimiento parcial. donde estaba y hacer una movili$ación %'sica de ello y el deterioro y perdida de documentos que creo que es un problema que tenemos todos cuando mane!amos archivos %'sicos. no lo encontramos.38 . Q. eso hacia el conocimiento y el usuario. Q. 4onvertir todos estos %ormatos obsoletos en %ormatos que %ueran est&ndares de la industria que nos permitieran la vi#encia de esa in%ormación y de esos datos en el tiempo y una solución inte#ral y concreta que permitiera colmar las necesidades que nosotros ten'amos. para la autosu%iciencia. interventor técnico en proyectos de preservación de datos y bits con E48)E.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" E48)E. el tiempo que dedicaba una persona en la b"squeda de la in%ormación era casi el M/Z del que dedicaba a un proyecto. a través de sistemas inteli#entes.odo esto realmente era el re%le!o de que exist'a un problema y de que exist'a la necesidad de corre#irlo.38 . la precisión de la recuperación y de la preservación de los datos. la cual la ten'amos dispersa en toda las &reas en donde hab'a operación de hidrocarburosK Q. era un lar#o tiempo de respuesta a las personas que traba!aban en nuestros archivos.ué tanto era el mar#en de error que pod'a tener en un momento determinado una tecnolo#'aR. para continuar con esa autosu%iciencia. al que esta haciendo inversiones en millones de dólares es incertidumbre y posiblemente el %racaso. ten'amos GA)S de in%ormación que posiblemente o no ten'amos en %ormatos o ile#ibles o se encontraban en sitios muy remotos del pa's y esto lo que #enera realmente hacia el inversionista. . entonces estamos hablando de tecnolo#'a de ultima #eneración porque la obsolescencia con la tecnolo#'a hoy es cada d'a m&s corta.

obviamente la de%inición de procesos y procedimientos di#amos que en este momento "nicos. as' no %uera con la alta tecnolo#'a pero s' sabiendo que ten'amos un activo invaluable y entre el L/ y el LJ hicimos e!ercicios de preservación aislada de esa in%ormación. conceptuali$amos el proceso. ten'amos que de%inir claramente que era lo que ten'amos que hacer para una preservación masiva que nos permitiera económica. de colocarlos en un solo sitio. donde ten'amos plenamente identi%icada nuestra necesidad.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" Q4ual ha sido la evolución histórica de lo que nosotros hemos hechoR realmente empe$amos con un proceso de la consecución de nuestros activos %'sicos. ese resultado se ve plasmado en lo que es hoy el :anco de 6n%ormación )etrolera y a partir del próximo a(o ya vamos a empe$ar a traba!ar con un centro de in#enier'a de proyectos en la parte de administración di#ital de proyectos. si ven ustedes nosotros en un principio desde el N0 or#ani$amos un sitio en -acatativa al que llamamos intoteca y all& colocamos absolutamente toda la in%ormación. de lo cual resultaron manuales. con tecnolo#'a de ultima #eneración pero conservando %ormatos est&ndares de la industria. lo primero que hicimos %ue estandari$ar y uni%icar lo que ten'amos. Después empe$amos el proceso e preservación di#ital. detectores de humedad todos los requerimientos técnicos para que los testi#os de la in%ormación que tenemos en medio di#ital se conserven por siempre. porque est&bamos haciendo al#o que en el mercado no se encontraba. hoy en d'a en el presente pues hemos construido y #racias a la ayuda del archivo #eneral de la nación un sistema con se#uridad %'sica y ambiental. empe$ó obviamente por la preservación %'sica de esas unidades documentales que eran el testi#o de lo que nosotros est&bamos convirtiendo en di#ital y que deb'amos de conservar por siempre. . vimos que a nivel mundial nada se adecuaba a lo de lo nuestro pro si hab'an pedacitos de todo y lo que nos dedicamos %ue a hacer un ta!e a la medida. sistemas de ventilación adecuados para la in%ormación. de marcaciones precisas de ubicación. ten'amos in%ormación que correspond'an a &reas especi%icas pero que en cuanto a su uni%icación y en cuanto a los nombres no correspond'an. Este proceso que hicimos nosotros a partir del LM. consi#uiendo un socio tecnoló#ico que nos permitiera a través de la base que el ten'a se#uir a(adiéndole todos los requerimientos nuestros hasta completar el mane!o inte#rado de in%ormación. Q4u&l %ue el resultado de estoR. de almacenarlos y hacer esa preservación %'sica. cumpliendo con est&ndaresK sistemas contra incendio modernos. el costo bene%icio %uera rentable y permitiera que compa('as de base tecnoló#ica nacional pudieran hacer este traba!o. quisimos saber que soluciones hab'an en el mercado. ahora hablamos sobre esoK y entre el LM y el LL hicimos una preservación masiva de datos y de in%ormación tomando una decisión al interior de la empresa donde lo que requer'amos era un tra!e hecho a la medida donde identi%icamos nuestras necesidades y colocamos la tecnolo#'a al servicio nuestro y no colocamos nosotros nuestro dinero al servicio de la tecnolo#'a. I. hicimos preservación di#ital como les dec'a. ten'amos que de%inir claramente como lo 'bamos a hacer.

/// p&#inas. Oell %ile es un documento que puede tener entre 0// y . aquellas que estaban comercialmente en el mercado que cumplieran con nuestros requerimientos. puede acceder a su requerimiento en cuestión de se#undos. con est&ndares. de datos #eo=cient'%icos tenia muchos soportes. encontrar. obviamente herramientas de proceso que nos permit'an mane!ar lo que ya ten'amos. obviamente no pod'amos permitir eso y lo que est&bamos haciendo en un momento determinado era exi#iendo que se traba!ara con tratamiento de im&#enes. deben cumplir con el. mane!amos el orden cronoló#ico y adem&s lo hicimos tem&ticamente. lo traba!amos de manera técnica. acceder y utili$ar la in%ormación que el espec'%icamente requer'aK entonces hicimos al#o que llamamos el ordenamiento del dato. de pronto estos nombre. no acept&bamos que %uera m&s all& de eso en lo que llamamos nosotros extracción de datos. historias de po$os. )osterior a esa preservación necesit&bamos la herramienta con la cual dis%rutar del traba!o que hab'amos hecho y nace el :anco de 6n%ormación )etrolera en donde tenemos el almacenamiento de la in%ormación di#ital con calidad. in%ormes técnicos. empe$amos a mane!ar m&r#enes de error de milésimas. Oell %ile como les dicen al#unos pues no les suenan muy conocidos. de tal manera que un usuario hoy a un documento de . obviamente la preservación. ten'an resultados de laboratorio y lo que hicimos %ue uni%icar ba!o un criterio "nico para que posteriormente un sistema nos permitiera accesarlos de manera inte#rada. nos permitió estandari$ar. cantidad de in%ormación que nin#"n sistema documental pod'a soportar de una manera r&pida y &#il para que el usuario pudiera buscar. +no de los proceso que nosotros hicimos %ue hacia los documentos. conservando la me!or ima#en con la tecnolo#'a que en la actualidad existeK cada una de estas que esta saliendo es uno de los tipos de datos que nosotros preservamos en el momento. cada una de los tipos de datos. uno de ellos hoy esta vi#ente para todas las compa('as en la industria petrolera que #eneran in%ormación. anexos. hicimos procesos de veri%icación.ué nos tra!o esa preservación masiva de datosR la solución que nosotros est&bamos viendo. dise(arlas y hoy en d'a interact"an y est&n inte#ralmente pe#adas a todo el sistema inte#rado que tenemos. ten'an in%ormes. uni%icación y criterios muy espec'%icos de calidad. procedimientos. las herramientas de #estión nos ayudaron a hacer un proyecto #i#antesco en un corto periodo de tiempo y a hacer un se#uimiento de que era lo que exactamente est&bamos haciendo en cada uno de los datos #eo=cient'%icos del pa's. Desarrollo de herramientas de #estión. Q.K pero para nosotros una historia de po$o o un. en lo que era simplemente la conservación de im&#enes. ten'an datos di#itales. con un acceso remoto para lo cual hoy nosotros estamos hablando y esta avalado por IH .10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" protocolos. ten'an datos en papel. y aquellos donde no exist'an herramientas pues nos toco realmente construirlas./// p&#inas con mapas. o sea como técnicamente se #eneraba la in%ormación.

Entonces ve'amos dos partes. simplemente consi#uió hacer se#uimiento de cada uno de los procesos. de una pol'tica clara porque cada uno or#ani$aba sus archivos de acuerdo a su manera y como tal la empresa no le exi#'a una or#ani$ación m&s o menos est&ndar o que %uera de acuerdo a los ob!etivos que planteaba la empresa. la primera parte es la presentación %ormal del proyecto. entonces encaminamos una meta #eneral basada en varios ob!etivos pero el principal era crear un esquema metodoló#ico basado en archivistica que pudiera ser accesado por medio de tecnolo#'a. si sumamos todo esto el problema principal que encontramos es una carencia de la in%ormación no estructurada en la mayor'a de las empresas sobre la cual se hi$o la investi#ación. nadie como tal sab'a de una le#islación que existe. len#ua!es visuales y bases de datos.38 . o sea primero nosotros planteamos la parte teórica. o sea tecnolo#'a de la empresa. con estudios en desarrollo de aplicaciones para 6nternet en >ava y colaboradores en la 8r#ani$ación 4arva!al S.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" E48)E. co#emos la archivistica hacemos una estructura archivistica que permita mane!ar la in%ormación no estructurada y con base en esa in%ormación podamos accesarla por medio ce tecnolo#'a.A. se#undo la parte de la implementación y como tercera parte lo que tiene que ver con el desarrollo y construcción del So%tOare. identi%icar los %lu!os. la a#enda esta dividida en tres partes. es la "nica %uente o%icial de datos de exploración y producción en 4olombia. al#o muy importante que descubrimos que %ue el desconocimiento de la metodolo#'a archivistica. identi%icar los cuellos de botella que se presentaban para comen$ar a hacer una normali$ación de esos documentos. )rimero que todo les mostramos la a#enda. or#ani$ando sistem&ticamente cada uno de estos procesos ya nosotros II . vienen se#uidamente tres partes que las hemos dividido de tal manera que podamos entender b&sicamente lo que %ue el proceso desde su inicio hasta la parte %inal que es la implementaciónK divide una primera parte que tiene que ver con investi#ación preliminar. entonces decidimos nosotros porque no vemos una oportunidad y !untamos esos dos. que nadie conoc'a como tal la metodolo#'a en las empresas ya sea privadas o p"blicas. utili$ando 6ntranet. co#emos la tecnolo#'a. entonces lo primero que ten'amos que hacer era determinar los procedimientos y los %lu!os documentales que exist'an en cada una de las &reas componentes de nuestro piloto que era el instituto. la tecnolo#'a y ve'amos por otra parte la archivistica. 6NGEN6E38 A E>AND38 :8 AV8S 6NGEN6E38 ED+A3D8 38>AS 6n#enieros de Sistemas de la +niversidad San :uenaventura de 4al'. Se#undo ya teniendo claro esto comen$amos a elaborar el esquema metodoló#ico que nos permitir'a hacer un mane!o optimo de esta in%ormación de su %lu!o dentro de cada &rea.

8-3+S 2001 Durante el */ Seminario se reali$ó Expoarchivos . . las bases de datos no estructuradas miremos que dentro de la entrada de datos a lo que llamamos nosotros la estructura archivistica es simplemente una pol'tica clara de or#ani$ación de documentos bas&ndonos en se#uridad y partiendo de al#o muy importante que es el uso de %ormatos.//*. si yo ha#o al#o libre ya no tiene que ver con un proceso ló#ico de la empresaK se parte de est&ndares.A.enemos una cadena que es el uso de documentos a través de %ormatos. Aqui presentamos al#unas ima#enes del evento2 I0 . dise(o construcción e implementación de la herramienta que nos soportara llevar lo que esta %'sicamente a un mane!o electrónico.10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" podr'amos pasar a un tercer y "ltimo ob!etivo que ser'a desarrollar el an&lisis. ve'amos a través de los estudios que hac'amos que cada documento que se reali$a enana empresa debe partir de un %ormato para lo#rar una estandari$ación. si no se parte de un %ormato y es un documento de tipo libre llamémoslo as'.LA2S2LA 1=. de plantillas de templeis que se van a ir a una estructuraron pol'tica clara ba!o un esquema de se#uridad 19.*: +A)..T+ $* . no hace parte de la empresa porque como tal la empresa de%ine %ormatos.

10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" IJ .

10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologías" IM .