88 PERGUNTAS COM RESPOSTAS REFERENTES

BASEADO NO MANUAL DE GERENCIAMENTO DE UNIDADES DE PATRIMÔNIO,MATERIAIS E SERVIÇOS
GOVERNO DO ESTADO DO MATO GROSSO
SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
SUPERINTENDÊNCIA DO SISTEMA DE PATRIMÔNIO, MATERIAIS E SERVIÇOS
DISTRIBUIÇÃO GRATUITA:
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88 PERGUNTAS COM RESPOSTAS
1. Com quais setores da organização o setor de compras se relaciona com maior
freqüência?

Compras são de fundamental importância para a organização e, através de suas atribuições
ou necessidades, relaciona-se com os setores de planejamento, almoxarifado e licitação,
contábil e financeiro, bem como com as demais atividades fim da empresa pública.

2. Quais as vantagens da centralização e da descentralização do setor de compras?

Centralização:
a. Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais;
b. Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos;
c. Controle de materiais e estoques.

Descentralização:
a. Distância geográfica;
b. Tempo necessário para a aquisição de materiais;
c. Facilidade de diálogo.

3. Como se dá a operação do setor de compras?

Em princípio, as compras não podem ser realizadas por iniciativa própria do gestor de
patrimônio. Isto é, devem ser provocadas pela necessidade de algum setor que encaminhará
uma comunicação interna a apresentando. Assim, caso não haja a disponibilidade imediata
do material a ser entregue, o gestor providenciará a apresentação de fornecimento ou
pedido de compras. Para investimentos e bens permanentes deverá ser formalizado o pedido
prévio de autorização para estas despesas. Em seguida, conforme o caso, são tomadas as
providências relativas à licitação, que encerra o ciclo de atividades relacionadas a compras
pela qualificação e classificação de fornecedores.

4. Que elementos fazem parte das condições de compra?

Fazem parte das condições de compras, além das quantidades e preços contratados, as
formas e prazos de pagamento, inclusive quanto ao recebimento de outros bens como parte
do capital devido, o local e a programação das entregas (seqüência e datas), bem como as
informações pertinentes às embalagens, meios (rodoviário, ferroviário, aéreo, etc.), frete e
demais elementos referentes ao transporte dos materiais dos fornecedores até as unidades do
Poder Público.




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5. Como avaliar bem os fornecedores?

Os fornecedores devem ser avaliados segundo dois aspectos: o técnico e o administrativo. A
qualidade técnica de um fornecedor representa a competência de fornecer um bom produto
e deve ser verificada através da qualificação do seu quadro profissional e, em alguns casos,
da tecnologia do fornecedor. Por sua vez, a qualidade administrativa diz respeito à
competência com que a empresa é gerenciada (preços, regularidade e entregas de acordo
com o que foi pedido etc.), sendo possível que esta influencie negativamente a qualidade
técnica.



6. Como a organização pública pode obter redução de custos através do setor de
compras?

Compras bem realizadas significa que o recurso de capital foi bem empregado. Como uma
organização pública não visa lucro com a aquisição de bens e serviços, não há como
recuperar o capital desperdiçado em compras mal realizadas, o que implica a premente
necessidade da maximização do recurso público utilizado em suas compras. Compras, então,
contribuirá com tal finalidade através de seu adequado planejamento e negociação com
fornecedores visando a obtenção do fornecimento mais vantajoso ao interesse público.

7. Quais as prioridades ou métodos para aquisição e conservação de materiais
inflamáveis?

Devido às suas características, o material inflamável exige cuidados especiais para a sua
guarda e conservação. Por isso, não é recomendada a sua aquisição em quantidades acima
da capacidade de estocagem segura, tampouco por unidades que não disponham de
condições adequadas para tal finalidade. Devem ser observadas recomendações para o
trato de materiais inflamáveis (assim como para explosivos, conforme o caso) relativas à
segurança do trabalho. Orientações específicas sobre as características das substâncias
podem ser obtidas junto ao Corpo de Bombeiros e/ou junto a instituições como Universidades
ou Institutos de pesquisa. Nunca é demais acrescentar que o pessoal dessas unidades deve
estar preparado para a intervenção no caso de sinistros, como princípios de incêndios, e que
estas devem ter um plano de contingências (indicando que providencias tomar, a quem
comunicar fatos, como socorrer vítimas etc) para possíveis ocorrências desses sinistros.

8. Quais as medidas a serem tomadas na aquisição, em casos de emergências?

Compra direta, tendo as justificativas dentro das medidas legais.

9. Na aquisição, quais as principais formas para a descrição de bens?

2.1.1. Descritiva: identifica com absoluta clareza, vez que caracteriza o bem, através
de suas especificações (técnica, estética, histórico-cultural, etc).
2.1.2. Referencial: identifica, indiretamente, o item (nome, símbolo, etc).



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10. Na aquisição, com Recurso Próprio, qual a legislação a ser seguida: Federal ou
Estadual?

Deverá ser seguida a Legislação Federal.

11. Como proceder para a aquisição de semoventes?

A aquisição de animais segue as mesmas orientações da aquisição de outros bens. Para tanto,
é necessário solicitar opinião técnica especializada, se verificar a finalidade do órgão, bem
como a formalização prévia da necessidade e a observação dos atestados de sanidade dos
animais e, ainda, quando pertinente, obter certificado de linhagem (registro genético, por
exemplo, para melhoramento de plantel ou outro caso onde tal informação seja requerida).





12. A aquisição nas Empresas da Administração Direta e Indireta deve ser feita pela própria
empresa ou por uma Comissão de Licitação do Estado, que é unidade centralizada
para este fim?

Quando for recurso próprio é pela própria empresa. Quando for recurso do Tesouro é pela
unidade centralizada.

13. O que é inventário físico?

É a tomada de todas as providências, visando obter a avaliação ou valoração dos estoques.
Para isso, devem ser levantados as quantidades e o estado (condição de uso ou conservação
dos materiais em análise), para a sua posterior avaliação individual ou em conjunto.

14. O inventário deve ter data programada para o início e fim de suas atividades?
Sim, deve ser em datas programadas, visando a contribuir para o seu melhor planejamento e
execução.


15. Qual o procedimento a ser adotado com os bens inativos, considerados ociosos?

Inicialmente deve ser procurada a sua destinação para outra unidade a fim de que possa
fazer uso imediato deste (disponibilizado para cessão ou permuta). Se não for possível, deverá
ser colocado à venda (na tentativa de tentar recuperar parte do capital empregado em sua
aquisição). E, por último, deverá ser disponibilizado para doação.







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16. Que orientações a seguir quando da realização de inventários?

• oportunidade – os inventários devem ser realizados em época planejada,
oportuna, visando a não causar transtornos ao andamento normal das
atividades da unidade;
• uniformidade – os procedimentos de avaliação devem ser uniformes, de
preferência padronizados e realizados, integralmente, pela mesma equipe,
visando a assegurar os mesmos critérios e resultados similares para materiais em
condições semelhantes;
• instantaneidade – itens similares devem ser avaliados em um menor espaço de
tempo entre o início e o final de sua contagem e valoração, se possível, nas
mesmas datas, com vistas a assegurar que o tempo não influirá nessa avaliação
e resultará em diferenças sensíveis para o conjunto;
• integridade – preferencialmente, deve ser avaliada a totalidade dos itens em
estoque. Todavia, por dificuldades de ordem econômica, de tempo ou de
pessoal podem ser tomadas, como expressão da realidade, aproximações como
a amostragem;
• especificação – os materiais devem ser identificados e avaliados pelo conjunto
de características que formam a sua especificação.

17. O que é inventário analítico?

É a forma de controle em que se devem figurar todas as informações necessárias para a
perfeita identificação e caracterização do material.



18. Quais são as providências do gestor de patrimônio, caso o Órgão possua estoque de
materiais comprovado fisicamente como suficiente para atender a uma demanda de 3
meses, mais o encarregado de compras ou ordenador de despesas determinar a
abertura de novas licitações?

Verificar, antes de tudo, o estado do material, observando as suas características
(perecibilidade, prazo de validade etc). Em seguida, comunicar a posição do estoque ao
setor de compras ou ordenador de despesas, incluindo opinião sobre a possibilidade de
emprego indevido de recursos públicos.

19. Os inventários gerenciais devem ser feitos por um gestor apenas?

Não, devido às suas características em ter uma finalidade específica (verificação de saldos e
qualidades, identificação de desvios etc.), deverão ser efetuados por uma comissão,
especialmente, designada.

20. Quais os prazos máximo e mínimo para a entrega do material?
Os prazos mínimos e máximos deverão estar fixados em Edital.




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2.2. O que é recebimento de material e quais as particularidades que se deve destacar
neste ato administrativo?

O recebimento é o ato pelo qual o material é entregue ao órgão público no local
previamente designado, não implicando em aceitação, transfere apenas a responsabilidade
pela guarda e conservação do fornecedor ao órgão. Deve-se observar a especificação
técnica, a quantidade e a documentação do material (nota fiscal, empenho etc.).

21. Todo o material deverá ser entregue no almoxarifado?

Sim, salvo quando o produto não possa ou não deva ser estocado ou recebido. Nestes casos
a entrega far-se-á nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro
de entrada deverá ocorrer no almoxarifado.

22. Quais as penalidades para o gestor, quando ocorrer o desaparecimento de materiais
sob os seus cuidados?
Caracterizado o fato, o gestor estará sujeito à pena de substituição, reparação ou
indenização, de acordo com o caso, respondendo, administrativamente e, após
manifestação do Ministério Público, poderá, inclusive, ser julgado criminalmente.

23. Quando é que se deve considerar irrecuperável um material?

Quando estes perder suas características funcionais.

24. Qual o objetivo do planejamento e controle de estoques?

Otimizar a relação entre a disponibilidade dos materiais e o seu custo.

25. De que forma deve ser feito o controle de um estoque?

Através das requisições, de maneira periódica e pelo acompanhamento de cada
movimentação (entradas e saídas na ficha de prateleira).


26. Como calcular o tempo de reposição de um material?

• Seleção e avaliação de fornecedor, trâmites legais;
• Fabricação;
• Transporte;
• Inspeção de recebimento, etc., o que for pertinente, conforme cada caso,
levando em consideração o tempo decorrido, entre a colocação de um pedido,
sendo tomadas todas as providências para o seu atendimento até a sua
disponibilização para uso do solicitante.




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27. O que é estoque de segurança ou mínimo?

É uma quantidade de materiais reservada para fazer face aos possíveis aumentos no consumo
ou no tempo de reposição ou, ainda, de ambos (consumo e tempo de reposição), que é a
situação mais desfavorável.

28. De quem é a responsabilidade dos bens existentes no setor?

Do gestor de cada ambiente ou unidade de trabalho.

29. Quais as informações obrigatórias nas notas fiscais, que deverão ser observadas pelo
gestor quando do recebimento de materiais?

2.2.1. Data de emissão;
2.2.2. Descrição do material;
2.2.3. Quantidades;
2.2.4. Unidades de medida (dúzia, quilo, etc.);
2.2.5. Preços (unitários e total);
2.2.6. Bem como o destaque das alíquotas dos impostos (ICMS e IPI);
2.2.7. Caracterização do fornecedor (CGC, inscrições estadual e municipal, entre
outras).

30. O exame qualitativo de um material deverá ser feito somente pelo gestor do
almoxarifado?

Não, deverá ser realizado por uma comissão, na qual ele deverá tomar parte.

31. O almoxarifado poderá receber pedido fracionado (entregas por etapas)?

Em princípio não, mas entre as finalidades das atividades do gestor está a de colocar à
disposição da população os materiais necessários ao seu atendimento, cuja necessidade de
demanda, por vezes pode-se caracterizar como mais importante do que o próprio capital,
que aquele bem ou material representa. Assim, em algumas ocasiões, podem ser justificados
os recebimentos fracionados.

32. Como proceder no controle de materiais e quais métodos deverão ser aplicados?

O controle de materiais é uma atividade de grande importância para o gerenciamento do
patrimônio. É através dele que o gestor verifica continuamente o saldo, o estado e as medidas
requeridas para a manutenção dos materiais prontamente disponíveis para o atendimento às
necessidades de consumo das unidades com as quais o seu setor se relaciona. Para tanto,
deve realizar tal função através de atividades periódicas (controle periódico ou por intervalos
de tempo fixos) e de acordo com a variação do consumo ocorrida ao longo do tempo (o que
resulta no controle por quantidades de referência ou por níveis de estoques).




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33. O que é armazenagem e quais os cuidados que se deve ter com o armazenamento dos
materiais?

A armazenagem compreende a guarda, conservação, segurança e preservação do material
adquirido, a fim de suprir, adequadamente, falhas operacionais das unidades integrantes da
estrutura do órgão ou entidade.

Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são:
• Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo, e protegido contra
a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais
daninhos;
• Os materiais estocados há mais tempo, devem ser fornecidos em primeiro lugar
(primeiro a entrar, primeiro a sair – PEPS), com a finalidade de evitar o
envelhecimento do estoque;
• Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e
um rápido inventário;
• Os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar
de fácil acesso e próximo das áreas de expedição; o material que possui
pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas
de expedição;
• Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso
utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger;
• A disposição dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de
emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal
especializado para combatê-lo (Corpo de Bombeiros);
• Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a
fim de facilitar a movimentação e inventário;
• Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores
das estantes e porta-estrados, a fim de eliminar os riscos de acidentes e avarias,
facilitando a movimentação;
• Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente
abertos, quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por
ocasião da sua utilização;
• A disposição dos materiais deve ser feita de modo a manter, a face de
embalagem (ou etiqueta), voltada para o lado de acesso ao local de
armazenagem, contendo a marcação do item de modo a permitir a fácil e
rápida leitura da identificação e das demais informações registradas;
• Quanto ao material a ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura
das pilhas, a fim de não afetar sua qualidade e o seu arejamento (distância de
70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes),
pelo efeito da pressão decorrente.

34. No momento da recepção provisória do material, qual o prazo, no caso de produto
defeituoso, para a devolução ou troca?

Os prazos para troca e devolução do produto defeituoso devem constar do respectivo edital
de aquisição.



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35. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material?
Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), a
armazenagem pode levar o material a perder as suas características e, assim, seu valor (total
ou parcialmente). Pode haver deterioração, por exemplo, quando as condições ambientais
(umidade, temperatura, insolação, iluminação etc) alterarem as suas características físicas ou
químicas. Ainda poderão haver danos aos materiais quando não for observada a orientação
sobre empilhamento máximo dos volumes (não é observada a capacidade da embalagem
suportar carga e, por isto, ocorrem danos ao material em seu interior).

36. Quem é o responsável pela guarda e conservação de materiais permanentes em
manutenção?
Como toda movimentação de materiais, salvo expressão em contrário, o responsável por ela
o é, também, pela guarda e conservação do bem. Se houver a mudança da
responsabilidade, durante a atividade específica de manutenção, deverá ser emitido um
novo termo de carga.

37. Como proceder a armazenagem de materiais de grande movimentação?
Materiais de consumo elevado devem, observadas as restrições, devido a outras
características, ser colocados à entrada do almoxarifado, visando a facilitar o seu
deslocamento e o trânsito em seu interior.

38. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material?
Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), a
armazenagem pode levar o material a perder as suas características e, assim, seu valor (total
ou parcial).

39. Quem deverá atestar as Notas Fiscais, para liberar os pagamentos?
Será feita pelo gestor de almoxarifado, e na sua ausência o servidor por ele designado.


40. Onde se armazenarão os materiais permanentes comprados sem destinação e quem se
responsabilizará por eles?
Deverão ficar armazenados no almoxarifado, sob a responsabilidade do gestor de patrimônio.

41. Quais os principais sistemas de estocagem?
Sistema de estocagem:
a) Fixa onde se determina número de áreas de estocagem para um tipo de material,
definindo-se, assim, que somente material deste tipo poderá ser estocado nos locais
marcados.

b) Sistema de estocagem livre – em o qual não existem locais fixos de armazenagem,
a não ser, é óbvio, para materiais de estocagem especial.






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42. Quais as formas de classificação de estoques?
São as seguintes:

• Estocagem de matéria-prima – que pode ser armazenagem centralizada, onde
facilita o planejamento da produção, pois que permite um melhor controle sobre
as peças ou produtos defeituosos, tornando o ato de rejeição mais simples.

• A armazenagem descentralizada - possibilita um inventário mais rápido, por
meios visuais, e, por estar localizada junto aos pontos de utilização, minimiza os
atrasos ocasionados, por enganos no envio de materiais a outros locais, que não
o de utilização.

• Estocagem intermediária - que também pode ser centralizada ou
descentralizada, é a estocagem de materiais ou produtos já transformados,
processados ou fabricados parcial ou totalmente que entram na etapa seguinte
da produção.

• Estocagem de produtos acabados – é aquela realizada para atender ao usuário,
seja o da entrega imediata, seja o de encomendas sob pedido.

43. Quais os principais cuidados a serem tomados na recepção de materiais?

A conferência da mercadoria, por ocasião do ato da entrega, é operação importante e,
antes de ser dada quitação, assinando a respectiva nota fiscal, deve-se proceder a uma
conferência rigorosa, conforme as indicações abaixo:

o Antes de abrir os volumes, deve-se verificar se as indicações contidas nas notas
de entrega, endereços, números, marcas, etc., constantes dos volumes,
conferem;

o Obtida a certeza de que os volumes mencionados nas notas fiscais são aqueles
que estão sendo conferidos, deve-se também, ter o cuidado de abrir os volumes
na presença do representante da firma fornecedora, que poderá ser o
entregador ou outra pessoa, devidamente, credenciada;

o Confronto de tipos: encomendado e recebido;

o Conferência quanto à quantidade: quebras, faltas;

o Conferência quanto à qualidade: apresentação, boa ou má;

o Conferência quanto ao peso: certo ou errado.

Outros aspectos poderão ser examinados e confrontados. Constatando alguma falta ou
algum defeito, deve-se, imediatamente, comunicar este detalhe ao representante, ou, na
falta deste, ao entregador, declarando no verso do canhoto os motivos por que deixou de
acusar o recebimento total e, ainda comunicar, as razões através de ofício, à firma
fornecedora, a fim de que a ocorrência fique perfeitamente documentada.

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44. Qual a diferença entre estoque e almoxarifado?

a) Estoque – é toda e qualquer presença de materiais na empresa, inclusive aqueles
em trânsito, seja os que estão em processo de recebimento, como aqueles que
foram distribuídos.

b) Almoxarifado – é o local reservado para a guarda e a conservação de materiais, isto
é, um local que, em princípio, foi estruturado para assegurar o atendimento dessas
funções.

45. Qual a finalidade do layout do almoxarifado?

Cercar o projeto de todas as condições, que possibilitem uma operação, dentro de um ótimo
de economia e rendimento. Ele ocorre quando da implantação de um depósito, e está
presente desde a fase inicial do projeto até a etapa de operacionalização, influindo na
seleção do local, projeto de construção, localização de equipamentos e estações de
trabalho, seleção do equipamento de transporte e movimentação de materiais, estocagem,
expedição de dezenas de detalhes, que vão desde a topografia do terreno até a presença
ou número de janelas.

46. Quais os principais cuidados na estocagem de alimentos?

Em razão de suas características e aplicações, os alimentos, sejam para consumo humano ou
animal, devem receber atenções especiais desde a sua aquisição até a sua liberação para
uso. Devem ser observados os requisitos ambientais (umidade, temperatura, ventilação,
insolação, iluminação etc) visando garantir a integridade de suas características, bem como
os prazos para o seu consumo (validade) e forma de preparo, se pertinente. Devem também
ser tomadas todas as providências para que não haja absorção de odores ou vapores e,
ainda, que os alimentos não fiquem expostos a insetos ou roedores que podem contribuir para
a sua contaminação ou deterioração.


47. O que é rotação ideal de estoques?

Rotação de estoques pode ser entendida como uma relação entre as entradas e saídas de
um dado material, levando-se em conta as quantidades estocadas e o tempo necessário
para o seu consumo (ou taxa de cobertura). Essa relação orienta o gestor no tocante ao
planejamento das aquisições, bem como ao dimensionamento dos níveis de estoque daquele
material (em razão de seu consumo e do tempo para a sua reposição). Essa relação deve ser
tão próxima quanto possível de 1:1, que é a condição ideal. Ou seja, tudo o que entra, sai.
Não havendo acúmulos (excessos) ou falta de materiais, mantendo-se, também, uma
condição ótima de taxa de cobertura.

48. Qual a legislação relativa ao aspecto segurança na armazenagem e manuseio de
materiais?

No aspecto segurança do trabalho para o trato manual de cargas deve ser observada as
orientações da Norma Regulamentadora n° 11 (NR-11), da Portaria 3.214/ 78, do Ministério do
Trabalho e Emprego.

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49. Quais as principais formas de identificação de materiais em estoque?

Podemos nos valer dos meios de armazenamento (sejam prateleiras, caixas, paletes etc.)
como formas de identificação dos materiais, pela associação da identificação de cada um
destes ao seu conteúdo, marcando-os com códigos numéricos e alfanuméricos, pelo uso
combinado de cores, figuras geométricas e símbolos, que servem, inclusive, para a
demarcação de áreas reservadas para cada material, segundo suas características.

50. Como deveremos estabelecer a distribuição de um produto?

Antes de distribuir um material solicitado, o gestor de patrimônio tem por obrigação avaliar a
real necessidade de seu fornecimento para o solicitante. Uma vez verificada a necessidade
daquele usuário, o gestor deverá decidir pelo fornecimento do material levando em conta
não apenas aquele consumidor específico, mas todo o conjunto de potenciais consumidores
do produto em sua organização, de modo que o atendimento em questão não venha a
trazer prejuízos para outro solicitante ou à sua organização em conjunto. Isto verificado,
escolherá o meio mais adequado para fazer chegar o material a quem o solicita. Para tanto,
deverá tomar como elementos de decisão as características do pedido (quantidade, volume
e massa do material a ser deslocado, urgência, prazos de atendimento, locais de entrega
desse e de outros pedidos, os requisitos de segurança para a integridade do material e de
quem o conduzirá, etc.), visando atendê-lo e a outros pedidos a um menor custo para a
organização.

51. Qual a finalidade da ficha de prateleira?

É fornecer a posição exata dos saldos dos materiais em estoque, servindo como um meio de
controle adicional aos demais controles da organização. Deve assegurar o registro de toda a
movimentação dos materiais (entradas e saídas), pois está junto aos locais em que estes se
encontram depositados.


52. Como é feita a saída de bens de consumo do almoxarifado, cuja entrada não existe
registro?

Há a obrigação do registro patrimonial de todos os bens públicos, ainda que pelo simples
relacionamento. Um bem não registrado, formalmente, não existe e, portanto, não integra o
patrimônio. Logo, não haverá a possibilidade de registros relativos a saídas, enquanto não
houver a entrada ou registro patrimonial do bem.

53. Qual o procedimento a ser adotado pelo almoxarifado, quando a saída de mercadorias
para governos estrangeiros?

A autorização para fornecimento de materiais no intuito de ajuda humanitária a governos
estrangeiros, sobretudo para municípios ou cidades próximas a fronteiras obedecerá
autorização ou legislação específica para tal fim.





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54. Como se deve ocorrer à saída de material do almoxarifado, se o mesmo estiver
disponível para permuta?

Se o mesmo for considerado como parte de pagamento de um outro bem a ser adquirido,
deverá constar da adequada publicação.


55. Como proceder à saída de mercadoria, onde a fabricação é interna?

Ainda que os produtos sejam obtidos por fabricação ou produção interna, deverá haver o
respectivo registro de sua entrada no patrimônio público. A guia de produção é o documento
hábil para tal finalidade. Após a formalização de sua entrada, esses materiais podem ter a sua
baixa normalmente.

56. O almoxarifado pode dar saída em mercadoria, cuja nota fiscal ainda se encontra a
pagar no setor financeiro?

Como orientação geral o gestor de patrimônio deverá observar a liquidação da aquisição,
que consolida a plena propriedade do bem pelo Estado. Todavia, a emissão de empenho
implica em assumir responsabilidades sobre a aquisição, de onde, de acordo com a Lei de
Responsabilidade Fiscal, após a entrega do material e sua entrada no patrimônio público, se
caracteriza a impossibilidade do cancelamento da operação. Ou seja, esta despesa consta,
obrigatoriamente, do orçamento anteriormente estabelecido e da programação para a sua
execução associada à disponibilidade financeira.

57. Como proceder a baixa no estoque do almoxarifado?

Através da distribuição feita aos setores requerentes, por meio de requisições.

58. Quando ocorre a Saída Parcial de um material?

Quando não se pode atender ao pedido por completo, se caracterizado o baixo nível de
estoque de um determinado material, ocorre a possibilidade do atendimento parcelado da
aquisição.

59. Pode-se proceder à saída de um material, em virtude do desfazimento ou renúncia?
Sim, desde que comprovada a inutilização ou abandono do material considera-se
desfazimento.
60. O almoxarifado deve emitir mensalmente balancetes, informando à contabilidade, a
real situação do estoque?

Sim, para que a contabilidade possa acompanhar a movimentação de estoque (entrada e
saída).

61. Qual o procedimento a ser adotado pelo setor de almoxarifado para saída de
mercadorias, quando o Órgão tiver cronograma de encerramento para a elaborar do
movimento de almoxarifado?

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A maioria dos problemas relacionados à gestão de estoques está relacionada com a falta do
estabelecimento prévio de condições para a sua entrega e recebimento. Ou seja, ainda na
contratação do fornecimento. Para que sejam sanados estes problemas o contrato deve
prever claramente quais as condições necessárias para que o fornecimento seja realizado de
modo a atender todas as expectativas do órgão ou unidade a(o) qual se destina. Para evitar
problemas numa unidade que tiver que apresentar mensalmente relatórios de movimentação,
devem ser adotados procedimentos como o recebimento de entregas no máximo até o 2° dia
útil anterior ao final do mês (ou outra antecedência, conforme necessidade da unidade) e
recebimento prévio para posterior processamento, seguindo as mesmas diretrizes de quaisquer
outros fornecimentos com esta condição.



62. Em que consiste o inventário rotativo?

Consiste no levantamento contínuo e seletivo dos materiais existentes em estoques ou
daqueles permanentes, distribuídos para uso, feito de acordo com uma programação, a
permitir que todos os itens sejam recenseados ao longo do exercício.

63. Quando um material é considerado antieconômico?

Quando o custo de sua recuperação superar a 50% de seu valo

64. Que destinação deve ser dada aos materiais obtidos, através de convênio, após o
término deste?

Em regra, deverão ser destinados para a respectiva entidade, salvo expresso, de outra forma,
no próprio convênio.

65. Qual o método de avaliação a ser adotado para a atualização do valor do patrimônio?

Os materiais deverão ser avaliados pela média ponderada das compras e os equipamentos e
materiais permanentes pelo custo de aquisição ou construção, conforme determina o art. 106,
da Lei n° 4.320/ 64.

66. Como proceder para a valoração de itens do patrimônio obtidos por produção interna?

Preferencialmente, com base no valor de similares do mercado. Se não for possível, devem ser
valorados pelo seu custo de produção.

67. O que é inventário por amostragem?

Consiste no levantamento das características de uma parcela dos materiais em estoque,
buscando, a partir dos resultados obtidos, o comportamento dessas características no restante
do grupo em análise. Pode-se ocorrer em intervalos regulares de tempo, por exemplo, mensal,
ou, segundo uma finalidade específica.

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68. Como deve ser feita a depreciação de equipamentos e material permanente e de
quantos em quantos anos?

Deverá ser feita, anualmente, atualizando o valor de cada item do patrimônio, fazendo-a
constar do inventário anual da unidade. Para cada tipo de equipamento e material
permanente, deve ser consultada a Norma de Execução 06/93 (publicada no DOU de
30/ 12/93), onde se extraiu a tabela abaixo:

TAXA ANUAL
• Aeronaves 5 %
• Aparelhos de medição 10 %
• Aparelhos e equipamentos de Comunicação 10 %
• Aparelhos e equipamentos de Medicina, Odontologia e
Laboratórios Hospitalares
10 %
• Aparelhos e equipamentos para Esportes e Diversões 10 %
• Aparelhos e utensílios domésticos 10 %
• Armamentos 10 %
• Bandeiras, flâmulas e insígnias 20 %
• Coleções e material bibliográfico 10 %
• Embarcações 5 %
• Equipamentos de manobra e patrulhamento 10 %
• Equipamentos de proteção, patrulhamento e socorro 10 %
• Instrumentos musicais e artísticos 10 %
• Máquinas e equipamentos de natureza industrial 10 %
• Máquinas e equipamentos energéticos 20 %
• Máquinas e equipamentos gráficos 10 %
• Equipamentos para áudio, vídeo e foto 20 %
• Máquinas, utensílios e equipamentos diversos 10 %
• Equipamentos de processamento de dados 20 %
• Máquinas, instalações e utensílios de escritório 10 %
• Máquinas, ferramentas e utensílios de oficina 10 %
• Equipamentos hidráulicos e elétricos 20 %
• Máquinas e equipamentos agrícolas e rodoviários 20 %
• Mobiliário em geral 10%
• Obras de arte e peças de museu 5 %
• Semoventes e equipamentos de montaria 20 %
• Veículos diversos 20 %
• Veículos ferroviários 20 %
• Peças não incorporáveis a imóveis 10 %
• Veículos de tração mecânica 20 %
• Carros de combate 20 %
• Equipamentos, peças e acessórios aeronáuticos 10 %
• Equipamentos, peças e acessórios de proteção de vôo 20 %
• Equipamentos de mergulho e salvamento 20 %
• Equipamentos, peças e acessórios marítimos 10 %
• Equipamentos sobressalente de máquinas e motor de navios e
esquadra
20 %
• Outros materiais permanentes 10 %


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69. O que é inventário anual?

Entende-se como inventário anual, o levantamento de todos os bens numa determinada
data, em geral, correspondente ao fim de ano fiscal, com o detalhamento dos materiais e dos
bens, com a respectiva indicação das quantidades e valores de cada item, em razão de seu
estado ou qualidade (conforme sua depreciação). Os resultados desse inventário devem ser
analisados, em conjunto, pelos setores de patrimônio e de contabilidade da unidade.

70. O que é fornecimento por pressão?

Processo, através, do qual se entrega o material ao usuário, mediante a apresentação de
uma solicitação, não obedecendo às condições pré-estabelecidas.

71. O que é vida útil física (VUF) e vida útil econômica (VUE) de máquinas e equipamentos?

VUF e VUE são dois conceitos associados à substituição de máquinas e equipamentos.
• VUF diz respeito ao período da vida útil dos materiais em que o seu desempenho é
compatível com o desempenho para o qual foi adquirido ou projetado.
• VUE diz respeito ao período da vida útil do material em que o seu custo operacional ou
de funcionamento é compatível com o de similares encontrados no mercado, para um
dado desempenho tomado como referência.

72. Como estabelecer adequadamente a classificação da divisória de ambientes para
efeito de baixa?

Classificar como material de consumo devido à fragilidade do mesmo. Sugere-se a inclusão
dessa alteração na classificação orçamentária, manual técnico de orçamento, visando
uniformizar tal procedimento por todos os gestores de patrimônio do Estado.

73. Como efetuar a baixa de um bem encaminhado para leilão?

Proceder à baixa mediante termo de transferência para o órgão responsável pelo leilão, que
assumirá a carga do bem.

74. Como dar saída de um bem, que existe, fisicamente, mas que pela falta de controle
não se sabe a origem deste, pois, o mesmo não foi localizado na relação geral de bens
do patrimônio?

Proceder avaliação para, em seguida, dar entrada no patrimônio e baixar conforme valor
avaliado.

75. Em caso de comodato, como proceder à baixa, quando o comodatário não mais tem o
objeto em seu poder, não oficiou o comodante a falta do referido bem ou comunicou o
seu extravio?



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Elaborar memorando para os superiores informando:

• da não existência ou da não localização dos bens;

• propor a formalização de processo para efetuar a baixa dos bens não
localizados, notificando o comodatário, inclusive, com a publicação da citação
para esclarecimentos a respeito do fato;

• comunicar o fato à Superintendência do Sistema de Patrimônio, Materiais e
Serviços (SAD) para a apuração de responsabilidades, conforme cláusulas do
contrato.




76. Como dar a saída de livros técnicos extraviados em uma unidade, quando o órgão não
possui informações sobre a aquisição destes, em seu patrimônio?

Bens que não foram devidamente registrados como integrantes do patrimônio público ficam
mais susceptíveis a extravio, furto ou outras formas de perda. Todavia, o responsável por este
patrimônio poderá responder, administrativamente, caso comprove a existência de omissão
por sua parte, não procedendo aos devidos registros, em tempo hábil.

77. Bens públicos foram colocadas à venda através de leilão, sendo arrematados ao final
do exercício fiscal de um ano. Todavia, a documentação comprobatória da operação,
somente, chegou à unidade de patrimônio no exercício seguinte. Como proceder a
baixa?

A baixa acontecerá no exercício atual, tomando por base a documentação, mesmo que esta
seja de períodos anteriores.

78. Como efetuar a baixa de material de distribuição gratuita, quando o órgão não possui
registro desses materiais?

Em razão das características do material deve haver procedimentos específicos para a sua
distribuição e, por meio desta, sua baixa. Em caso de dúvidas sobre a destinação e o
atendimento dos propósitos a que se destinaria o material, formar comissão para
levantamento dos fatos.









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79. Como efetuar, adequadamente, a baixa de bens quando o órgão não tem referência
do seu valor histórico?

A unidade somente perde a referência de valor de um bem, quando esta não cumpre,
adequadamente, as suas finalidades entre as quais está a de manter atualizado o valor do
patrimônio aos seus cuidados. Para a regularização da situação e a adequada baixa do
material do patrimônio, este deverá estar, devidamente valorado, seja por avaliação técnica
de especialista ou por intermédio de uma comissão de avaliação (equipe de especialistas).

80. Quando que os bens se tornam obsoletos?

Bens se tornam obsoletos principalmente por dois motivos.
a) a aquisição de quantidades desnecessárias superiores às necessidades de consumo
da unidade.

b) quando o gestor de materiais está desatualizado, em relação aos materiais
existentes no mercado e, mesmo que não adquira quantidades excessivas, pode
adquirir materiais que possam perder a sua funcionalidade, onerando, também
assim, o patrimônio publico.

81. Como proceder a baixa de bens semoventes por morte?
Obter atestado ou certidão emitida por profissional habilitado (veterinário) ou, quando não for
possível, buscar o atestado de veracidade dos fatos junto à, pelo menos, três testemunhas.
(Art. 63, inciso 5° da Portaria SAD n° 426, de 17/ 12/80).

82. Como proceder à saída de bens, que serão dados em permuta por outro, de forma a
realizar os ajustes no sistema de patrimônio?

Os bens somente poderão ter sua baixa realizada após a formalização da permuta, inclusive,
quando dados em pagamento por outro, fato este que deve estar corretamente registrado,
nos processos e publicações pertinentes.

83. Quais os procedimentos legais para a baixa de um bem que foi dado em pagamento?

Após a execução da dívida, atualizar o valor do bem incorporando-o ao patrimônio e
proceder a baixa normalmente..

84. Se um órgão entregar um bem em garantia de dívidas, como dar a baixa?

Após findar-se o processo de execução da dívida. Enquanto isso não acontece, o bem
continuará de propriedade do Órgão de origem.






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85. Quais são as penalidades para o gestor de patrimônio que não obedecer aos
procedimentos para levantamento de inventários mensais, a fim de atender às
prestações de contas mensais do governo?

Como qualquer servidor, estará sujeito às penalidades administrativas e até mesmo à perda
das funções.




86. Quais os critérios para doação?

Quando, está inativo ou obsoleto, deve ser doado para outro Órgão governamental ou
Entidade Filantrópica.

87. Quando se utiliza a modalidade concurso?

Para contratação de trabalho técnico, científico ou artístico.

88. Em que caso deve ser aplicada a inutilização de materiais?

A inutilização se faz, quando do desfazimento ou renúncia ao direito de propriedade e
quando a sua existência se caracteriza como de risco. Por exemplo, materiais contaminados,
tóxicos ou venenosos, formulários e carimbos, que podem ser utilizados de forma fraudulenta.
Nestes casos, o desfazimento deve seguir procedimentos específicos.


Link do manual completo:

www.sad.mt.gov.br/uploads/manuel%20de%20gerenciamento.......doc


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