UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contaduría y Administración

La Auditoría Administrativa como una Herramienta de Control en las Empresas

MONOGRAFÍA
para obtener el Título de:

Licenciado en Administración
Presenta:

Lorena Hernández Palacios
Asesor:

Dra. Dulce Ma. Cano Ortiz
Cuerpo Académico:

Nuevos Paradigmas de las Ciencias Administrativas

Xalapa-Enríquez, Enríquez, Veracruz

Agosto 2008

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración

La Auditoría Administrativa como una Herramienta de Control en las Empresas

MONOGRAFÍA
para obtener el Título de:

Licenciado en Administración
Presenta:

Lorena Hernández Palacios
Asesor:

Dra. Dulce Ma. Cano Ortiz
Cuerpo Académico:

Nuevos Paradigmas de las Ciencias Administrativas

Xalapa-Enríquez, Enríquez, Veracruz

Agosto 2008

AGRADECIMIENTOS
A MIS PADRES: Gracias por todo el apoyo que siempre me han brindado, Gracias mami por la confianza y la fe que siempre me has tenido, a ti papá por todos tus consejos. Gracias por toda su dedicación, por haberme dado todo lo que mi boca pedía, aun cuando no hacia meritos para obtenerlo, pero sobre todo por haberme brindado la oportunidad de cumplir este sueño, el cual no solo es mío sino también de ustedes. A DIOS: Gracias por darme la vida, y la oportunidad de vivir experiencias tan maravillosas como esta, y por bendecirme con una familia como la mía, gracias por rodearme de personas tan buenas a lo largo de mi vida. Gracias por estar siempre a mi lado. A MIS ABUELITOS: Gracias por todo su cariño, su comprensión, su orientación y sus consejos, los cuales son acatados mas de lo que creen. A mi abuelito Fidel, por que se que donde quiera que te encuentres siempre estas protegiéndome y hoy puedes sentirte orgulloso de mi, gracias por estar siempre a mi lado.

A MIS AMIGOS: Karime, Fabiola, Ángela, Darío, Isay, Chabela, Chely, Pau, Peke, Ely, Juan, Rox, Cinthia, Sonia, Gloria, Gaby, Javier, Eder, Tavo, Josué, Rodolfo, Adelina, key, Bandis, Víctor y a todos aquellos que han estado en mi vida, y que si no los nombro no es porque no sean importantes para mi, simplemente me faltaría espacio, pero muchas Gracias por su apoyo y por brindarme su amistad, la cual es invaluable para mí.

A MIS SEGUNDAS FAMILIAS: Ilse y Doña Isabel: por que más que una amiga te convertiste en una hermana para mí, porque tú y tu Mami me abrieron las puertas de su casa, gracias señora por todos sus consejos. Vane, Emi y Ana: gracias por todos sus consejo y su confianza, por darme la oportunidad de conocerlos y de formar parte de esa pequeña, pero gran familia. Y gracias a todas aquellas familias de mis amigos, que me abrieron las puertas de sus casas. Dios los bendiga. A MIS SOBRINOS: Florecita, Carlitos, Miranda y a mi Güero, para que en mi vean un buen ejemplo, para que nunca dejen de luchar por sus sueños, porque con esfuerzo y dedicación todo se logra, los quiero mucho y en mi siempre tendrán alguien en quien confiar y encontrar apoyo.

A MI FAMILIA: A mi hermana, con la cual comparto este logro, esto también es tuyo, porque sin ti nada hubiera sido lo mismo; a mis tíos, primos, gracias por todas sus bendiciones y por sus buenos deseos. A MI DIRECTORA DE TRABAJO RECEPCIONAL: Gracias por el tiempo invertido en la revisión de mi trabajo, y por la disponibilidad que siempre tuvo.

A MIS SINODALES: Gracias por el tiempo que invirtieron en la revisión del trabajo, por sus correcciones y consejos. GRACIAS A TODAS AQUELLAS PERSONAS QUE SIEMPRE CONFIARON EN MI, QUE ME ACONSEJABAN, QUE TUVIERON UNA PALABRA DE ALIENTO, QUE ME QUIEREN; Y TAMBIEN A TODOS AQUELLOS QUE NO CREIAN QUE LO LOGRARÍA, SIN USTEDES ESTE TRIUNFO NO SERÍA IGUAL

ÍNDICE
Pág. Resumen……………………………………………………………… Introducción…………………………………………………………… 6 8

CAPÍTULO I. BASES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. 1.1 Generalidades de la Administración……………………. 12

1.1.1 Escuela de Administración Científica o Taylorismo.. 13 1.1.2 Escuela del Proceso Administrativo………… 1.1.3 Escuela Empirológica de Ernest Dale……… 1.1.4 .La Escuela Burocrática de Max Weber……. 1.1.5 Escuela del Comportamiento Humano……. 1.1.6 La Escuela del Sistema Social……………… 1.1.7 La Escuela Matemática……………………… 1.1.8 Escuela de Sistemas………………………… 1.2 Concepto de la Administración………………………… 1.3 El Proceso Administrativo………………………………. 1.3.1 Planeación……………………………………. 1.3.2 Organización…………………………………. 1.3.3 Dirección……………………………………… 1.3.4 Control………………………………………… 15 19 19 20 20 22 24 27 29 29 30 31 32

III

CAPÍTULO

II.

ASPECTOS

IMPORTANTES

DE

LA

AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA. 2.1 Antecedentes de la Auditoría Administrativa…………. 2.2 Generalidades de la Auditoría Administrativa………… 2.2.1 Concepto………………………………………… 2.2.2 Normas………………………………………….. 2.2.3 Objetivos………………………………………… 2.2.4 Alcance…………………………………………. 2.3 Áreas donde se aplica la Auditoría Administrativa…. 2.3.1 Persona indicada para realizar la A. Administrativa 2.3.2 ¿A quien va dirigida una Auditoría Administrativa? 2.3.3 Ventajas………………………………………… 2.3.4 Limitaciones……………………………………. 35 37 37 39 40 40 41 42 43 44 44

CAPÍTULO III. METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. 3.1 Planeación de la Auditoría Administrativa…………… 3.1.1 Trabajos Preliminares………………………… 3.1.2 Programa de Trabajo…………………………. 3.1.2.1 Objetivos del Programa……………. 3.1.2.2 Contenido del Programa…………... 3.2 Ejecución de la Auditoría Administrativa……………. 3.2.1 Procedimientos de Recopilación de la Información. 3.2.1.1 Recopilación de Información…. ……. 47 48 49 50 51 52 52 53

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3.2.1.2 Medios de Recopilación…………….. 3.2.2 Registro de Información……………………….

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3.2.2.1 Instrumentos para la obtención de Información 56 3.2.3 Análisis de la Información……………………. 3.2.4 Evaluación de la Auditoría Administrativa…. 3.3 Informe de la Auditoría Administrativa……………….. 3.3.1 Preparación del Informe……………………... 3.3.2 Tipos de Informes……………………………. 3.3.3 Importancia del Informe……………………… 3.3.4 Contenido del Informe……………………….. 3.3.5 Presentación del Informe……………………. 3.4 Reorganización y Recomendaciones……………….. 57 57 58 58 60 61 62 63 64

CAPÍTULO IV. LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA COMO INSTRUMENTO DE CONTROL. 4.1 El Control dentro de la Empresa………………………. 4.2 Relación entre el Control y la Auditoría……………….. 4.3 La Auditoría como Herramienta de Control…………… 67 67 69

4.3.1 La Auditoría de Calidad Como Herramienta de Gestión Empresarial y su Relación con la A. Administrativa 73

Conclusión…………………………………………………………… Fuentes de Información……………………………………………..

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RESUMEN
La auditoria es una de las aplicaciones de la administración, basada en el análisis, evaluación y revisión de los procesos y procedimientos de cualquier ente económico. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte primordial como medio de control y cambio. La Auditoría Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan lejos está de lo que quiere ser y que medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeño. Es un equipo de profesionales quienes llevan a cabo este trabajo, mediante un plan de trabajo, el cual van desarrollando conforme se dan los hallazgos; son ellos quienes rinden un informe claro y conciso de la situación de la empresa, en el cual dan sus recomendaciones para solucionar las fallas que se hayan encontrado durante el proceso de la auditoría. La Auditoria es realmente una técnica de control; aplicando la teoría de sistemas, la Auditoria se considera como un subsistema dentro del sistema general del control.

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INTRODUCCIÓN

La administración es un proceso de funciones básicas diferentes cada una de las otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el ámbito empresarial es una herramienta que permite enfrentar, los frecuentes retos encontrados en el mismo En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economía y se considera como un principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa, así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes. Es por tanto que se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones; en nuestro caso concreto, se tratará la técnica de la auditoría administrativa, así como también se desarrollaran a lo largo de tres capítulos lo concerniente a ésta. La existencia de pérdidas y deficiencias, la mala utilización de los recursos tanto humanos como físicos, las deficiencias en los medios de control, los inadecuados sistemas y procedimientos de operación, la falta de capacitación al personal y la carga excesiva de trabajo en algunos empleados, es la causa de una mala administración, que nos lleva a la quiebra de la empresa y como consecuencia la desaparición de fuentes de trabajo, para evitar esto es necesario una administración ágil, dinámica y eficaz que vaya de acuerdo con las exigencias de nuestros tiempos. Indiscutiblemente el éxito de los negocios radica en gran parte de una buena administración, ya que administrar es la coordinación de los recursos encaminados hacia el logro de objetivos para la cual fue creada, estos objetivos
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se refieren principalmente al beneficio de las partes interesadas en la propia empresa: inversionistas, personal de la empresa, público y estado. La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte primordial como medio de control y cambio. La auditoría administrativa es el servicio que se presta cuando se quiere examinar la gestión administrativa con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad, este trabajo requiere de un equipo multidisciplinario por lo que se deberá hacer uso de los conocimientos propios y los de los demás profesionales que garanticen un trabajo de calidad. El licenciado en administración, funge como auditor, apoya a la entidad en la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado, en la participación para la creación o diseño de sistemas y procedimientos, los cuales no son más que los cambios y la innovación de ideas dentro de una institución. La auditoria administrativa detecta problemas, y proporciona bases, para solucionarlos, prevé obstáculos para la eficiencia, presta recomendaciones para simplificar el trabajo e informa sobre el incumplimiento de planes y objetivos. La auditoria administrativa, aporta recomendaciones que resuelven un problema conocido y se aplica cuando se tienen indicadores de eficiencia pero se desconocen razones. Es un espacio para la prevención de ineficiencias y para el sano crecimiento de la entidad. En el primer capítulo del presente trabajo se dará una semblanza sobre las bases de la auditoría administrativa, es decir se hablará de la administración, sus antecedentes, de la forma en que ha ido evolucionando a través del tiempo, de sus principales exponentes y seguidores, así mismo se presentan los conceptos de administración que dan los diferentes autores. Más adelante se hablará del proceso administrativo, se mencionan cada una de sus etapas y sus principios, tomando en cuenta que en la actualidad cada empresa necesita ser evaluada desde su planeación, organización, dirección y control, para así poder identificar cada una de las fallas que va teniendo.
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En el segundo capítulo se habla a grandes rasgos de la auditoría administrativa, sus antecedentes, los diferentes conceptos de acuerdo al enfoque de diferentes autores, sus normas, objetivos, alcance, las áreas donde se aplica la auditoría administrativa, se menciona de igual manera quien es la persona indicada para realizar la auditoría administrativa, y hacia quien va dirigida esta, así mismo las ventajas de una auditoría y sus limitaciones. En el tercer capítulo se da a conocer la metodología para llevar a cabo una auditoría administrativa, en la cual se establecen puntos de partida, terminación del trabajo, mediante el cual se llegará a la identificación de las prácticas y políticas administrativas que requieren reformas; así se logrará dar solución a los problemas y su radicación, esta metodología esta diseñada para satisfacer necesidades en una organización tanto grande como pequeña con la finalidad de ayudar a la dirección a conseguir una administración totalmente eficiente de sus funciones. Para concluir el último capítulo del presente trabajo, muestra la importancia del control, realizado a través de la auditoría administrativa dentro de cualquier entidad. Y en base a los factores de éxito y fracaso de una organización y el efecto de los mismos es así como se explica porque es importante el control en cualquier organismo social.

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CAPÍTULO I BASES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

1.1 GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN
Evidentemente una de las actividades humanas más importantes es administrar, a pesar de su importancia para el hombre, es una de las más ubicuas y difusas funciones en todas las sociedades, encontradas en los hogares, iglesias, gobierno y empresas económicas de todos los pueblos. Es y siempre ha sido una poderosa herramienta de los líderes. A ciencia cierta se sabe que la administración nace en nuestras antiguas civilizaciones, aunque podemos conocer la importancia de la administración para nuestro bienestar y desarrollo, es difícil reconstruir su historia, ya que los antecedentes de la primitivas empresas de hombre, si los hay, son vagos y frecuentemente incompletos, puesto que al no conocer la práctica de la administración como una función trascendente, dio como resultado escases de referencias, por tanto reconstruir la evolución del pensamiento administrativo examinando los registros históricos, es por su magnitud una tarea difícil y opresiva. No fue sino hasta el período comprendido por la Revolución Industrial en el que una nueva generación de administradores se desarrollo con sus propios conceptos y técnicas a consecuencia de una transición de una sociedad agraria-rural a una comercial-industrial. Se debe recalcar que la administración como área específica de estudio se inicio a fines del siglo pasado como ya se dijo con la Revolución Industrial, surgiendo como integrante del sistema económico capitalista con el propósito fundamental de incrementar las utilidades de las organizaciones industriales presentando en su evolución una importancia cada vez más grande en el contexto social. Entre las principales corrientes del pensamiento administrativo, están los desarrollados por Fayol, Taylor, Gantt y Gilbreth, Elton Mayo.

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Y con ellos surge lo que se conoce como Escuelas de Administración Científica que son grupos de autores que siguiendo ordinariamente a uno o dos autores fundamentales que suelen llamarse padres o representantes de las escuelas sustentan criterios semejantes, no tanto en lo que respecta a hechos administrativos, que todos aceptan, sino más bien en cuanto a su ordenamiento, al énfasis en determinados aspectos, su importancia y las consecuencias que de todo esto se derivan.

1.1.1 Escuela de Administración Científica o Taylorismo.
Para Taylor la Administración científica no es de ninguna manera un mero programa para alcanzar mayor eficiencia, tal como un control de costos, un sistema de bonos o primas, etc., es en esencia una revolución mental completa por parte de todos cuantos forman una empresa. Esta revolución mental surge básicamente de aplicar el método científico a las experiencias que se conocen o se investigan respecto de la administración. Ello implica un cambio total en las mentes y en la manera de actuar de todos los miembros de la empresa. Taylor considera que, esta aplicación del método científico a la administración sirve para evitar y superar las aparentes dificultades que han existido siempre entre trabajadores y empresarios, sustituyendo el antagonismo por la cooperación y la ayuda mutua. Señala Taylor que una nueva manera de ver las cosas, la fijación de este nuevo criterio, es precisamente lo que constituye la verdadera naturaleza de la administración científica. Taylor marca cuatro principios generales de la administración: 1. Reemplazar los métodos empíricos por un estudio científico de cada elemento del trabajo. Del que el supone que cada trabajador escoge la manera de hacer el trabajo por imitación de otros, por la forma como más le acomoda, etc., en tanto que su jefe solamente la señala de modo general lo que debe hacer.

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2. La sección y entrenamiento científico de los trabajadores. En este punto Taylor tiene plena razón, debido a la selección y capacitación de los trabajadores es de suma importancia tanto para la superación del personal, como para el correcto desarrollo de las actividades de la empresa, y aunque en la actualidad, se han realizado avances, hay que confesar que falta mucho por hacer, debido a las diferentes barreras que se interponen para llevar a cabo este punto. 3. La cooperación de los trabajadores con los métodos científicos para cumplir su trabajo. Taylor no se detiene en detalles en este aspecto, que es precisamente uno de los capítulos que más interesa a las teorías modernas, y parte de un supuesto un tanto ingenuo: que los intereses del empresario y del trabajador son siempre idénticos, por lo menos a largo plazo. La realidad es que existen muchos interese idénticos, pero que existen también otros que son opuestos y que inclusive destacan más, al menos de momento: los primeros son capaces de integrarse, los otros no siempre los son. Sin embargo, señala algo de suma importancia: que los administradores deben tratar de que los trabajadores se adapten al método científico a base de persuadirlos de que este método es mejor. 4. Una visión más equitativa del trabajo entre ejecutivos y trabajadores. Asumiendo los primeros la planeación y organización detallada de los trabajos, y limitándose los segundos simplemente a hacer lo que les señala aquellos, cuya misión está dirigida de manera precisa a lograr esa mayor eficacia. Como ya se señaló en el punto número 1, actualmente se busca más bien dar intervención a los trabajadores en la sugerencia del modo de hacer su trabajo, porque se considera que esta es una de las motivaciones más fuertes que tiene para realizarlo bien. Cuanto mayor sea su participación no solo tendrá mayor eficacia, sino que se sentirá más satisfecho.

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Principales seguidores de Taylor Henry Gantt Entre los instrumentos más valiosos creados por él, quizá más conocido actualmente, es la gráfica de barras, hoy conocida por todos como la gráfica de Gantt. Otra aportación valiosa de Gantt, donde ya destaca más concretamente su carácter humanista, es el que se relaciona con su sistema de incentivos. Otro de los aspectos propios de Gantt, también conectados con su enfoque humanístico, es que enfatizó que el éxito está ligado con el entrenamiento de los trabajadores, y que éste y la capacitación son responsabilidad de la administración. Frank B. Gilbreth Su labor principal se realiza en relación con los estudios de tiempos y movimientos, de los que debe considerarse como verdadero padre. No solo perfeccionó y dejó casi en la forma que hoy se usan los diagramas de proceso y de flujo sino que adoptó una cámara de cine para registrar los movimientos que se realizan en el trabajo, descomponiéndolos en sus más pequeños elementos o “micromovimientos”, que recibieron el nombre de “therbligs” el mismo nombre de Gilbreth, con inversión en sus letras. Inventó también un sistema de tarjetas de personal que llamó “lista blanca” que puede considerarse como un precursor de los actuales sistemas de calificación de méritos.

1.1.2 Escuela del Proceso Administrativo
Mejor conocida quizá como escuela clásica o escuela Universalista. Esta escuela, defendida principalmente por Henry Fayol, coincide en parte con la de Taylor, o mejor dicho, se complementan ambos autores, su característica radica en tratar de erigir una estructura lógica de los diversos actos. Cabe destacar aquí que no se trata del número de elementos o actos administrativos ni del orden en que se presenten, lo cual es secundario, puesto que varía en muchos autores que siguen esta escuela.
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En primer lugar señala Fayol con toda precisión que los principios de la administración son aplicables no sólo en las empresas, sino en cualquier actividad o institución en que exista coordinación de esfuerzos humanos para alcanzar un fin con eficacia. Puede decirse que establece el principio de la universalidad, por ello se ha dicho que muchos consideran esta escuela con el nombre de universalista. Fayol establece que la administración se basa en las técnicas y principios de otras disciplinas, pero que es algo distinto de ellas, así como de las actividades sobre las que se aplica. Así pues, afirma su especificidad. Fayol sostiene también que la administración deduce sus reglas de la experiencia de los más grandes administradores. No es algo meramente teórico, sino que surge de la experiencia en la forma en que se ha señalado en el principio anterior. Señala Fayol que la teoría de la administración es un medio o un esquema para organizar la experiencia que se ha adquirido. No le da, por consiguiente, ni carácter puramente teórico ni puramente empírico; a la teoría le da principalmente el papel y el valor de servir para organizar y aplicar esa experiencia que se ha adquirido. Establece también que la administración es algo capaz de ser enseñado, y que no surge meramente de la capacidad personal que tenga un determinado jefe de empresa o de otra institución. Señala que la administración consiste en prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Al respecto cabe hacer dos aclaraciones: 1. En la primera de estas operaciones, la previsión pre, antes, y visión, lo que se ve, Fayol señala que consiste en “escrutar el futuro y hace los planes de acción”, la previsión de la planeación. 2. Igualmente es necesario hacer énfasis en que la cuarte función que él pone (coordinación es en realidad la esencia de la administración; La previsión es coordinar de los hechos que se logran investigar con los medios con que se cuentan. Así la planeación es una coordinación de las distintas actividades que se van a realizar, por lo
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que se ha preferido cambiarla por dirección que comprende ya en la práctica la coordinación final y concreta que tiene que realizarse siempre, al ajustar los planes en los casos concretos. Señala Fayol que para hacer efectiva su teoría administrativa, esta debe ajustarse a los siguientes principios: División del trabajo. Este es el viejo principio de especialización, es decir saber cómo se van a repartir las actividades a realizar. Autoridad y responsabilidad. Debe advertirse que la primera de pende de la segunda, es decir, debe de haber un jefe al mando, el cual ejerza su don de mando, y el cual delega responsabilidades. Disciplina. Mantener el orden por medios positivos, sólo en caso indispensable por los negativos pues una elevada disciplina es necesaria para que subsista una organización. Unidad de mando. Nadie puede tener dos jefes, porque habrá duplicidad de órdenes o fugas de responsabilidad. Unidad de dirección. Para cada grupo de actividades con los mismos objetivos habrá una cabeza y un plan, afirma Fayol, y aclara que no debe confundirse con el anterior, pues lo que implica éste es que los diversos planes deben llegar coordinados debidamente a quien ha de llevarlos a cabo. Subordinación de interés individual al interés general. Según la idea de Fayol: más que subordinación lo que debe buscarse es la coordinación, ya que el hombre entra en la empresa para integrar los derechos que tiene como persona al fin de una entidad abstracta o de intereses particulares distintos. Remuneración. Esta debe ser justa y razonable, en forma tal que recompense el esfuerzo realizado.

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Centralización. Fayol señala que más importante que el grado de centralización o descentralización es el hecho de que sea adecuado a la empresa, y que todos lo conozcan y no se le cambie constantemente. Cadena de mando. Debe existir una línea de autoridad que una, desde el último subordinado hasta el supremo jefe, sin perjuicio de las aportaciones de los jefes intermedios. Orden. Lo establece principalmente acerca del orden físico bajo el proverbio de “un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”, que se debe aplicar también a las personas. Equidad. Esta es la combinación de la bondad, de la benevolencia y la justicia, ya que esta última, por establecer normas generales, puede encontrarse que en su caso concreto resulten injusticias al aplicar dichas normas al pie de la letra. Estabilidad del personal. Una empresa en que estén cambiando constantemente todos sus miembros no podrá ser propuesto. Iniciativa. Esta debe ser una de las mayores fuentes de mejoramiento en los negocios. Espíritu de grupo. La unión hace la fuerza. Este principio ha recibido su mayor aplicación en los últimos tiempos. Principales seguidores de Fayol James D. Mooney Este autor inglés, al que puede considerársele como un prolongador de la doctrina de Fayol. Analiza los diversos pueblos e instituciones, con el fin de poder deducir mejor los principios de la administración. Por otra parte, bajo el método de Luis F. Anderson, que también se ha adoptado aquí, establece más desarrollada y estructuralmente los principios de Fayol, presentando con ello un número mucho mayor de principios.

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Lyndall F. Urwick En la división de Fayol él separa la previsión de la planeación. Urwick hace tan grandes divisiones y subdivisiones de los principios, y realiza esto en forma sistemática, que a veces parece artificioso y confunde un poco en su claridad, en vez de favorecerla.

1.1.3 Escuela Empirológica de Ernest Dale
Esta escuela, sin prescindir de la fijación de elementos de la administración, pues en el fondo, como se verá, los sustenta, hace un énfasis en que la administración, si bien debe fundarse en la experiencia, no debe hacerlo sólo en la experiencia de los iniciadores de la administración, sino que, inclusive para cada caso concreto, debe descansar en investigaciones experimentales del momento en que se va a aplicar y que su enseñanza debe realizarse en casos reales. Afirma que la Administración no alcanza realmente el nivel de técnica, pues sus reglas siempre tienen excepciones: no pueden aplicarse por igual en todos los casos que se presenten. Así mismo, señala que se trata más bien de consejos tomados de la experiencia, que se irán adoptando a cada caso según sean convenientes, o no, a las circunstancias concretas.

1.1.4 La Escuela Burocrática de Max Weber
Este autor considera que la administración científica debe realizarse sobre la base de establecer con toda precisión y detalle todos los elementos de organización formal que existen en ella, con lo cual ésta mucho más perfecta. Weber divide a las sociedades en tres clases: la sociedad tradicional, en la que la autoridad se recibe por el hecho de la herencia; la sociedad carismática, en la que la autoridad se tiene por qué el que actúa como jefe posee tales cualidades naturales, que se imponen a los demás; y la sociedad legal, racional o burocrática. Considera que esta última es la más perfecta, sobre todo para
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defender la estructura de la sociedad de los embates de la sociedad desordenada por la que cada uno de los miembros de la misma sociedad trata de establecer sus propios intereses.

1.1.5 Escuela del Comportamiento Humano
A la cabeza de esta escuela quizá podría figurar Elton Mayo (1992), se distingue por el hecho de que recuerda que el administrar es “hacer a través de otros”, el conocimiento total e integral de estos “otros” decidirá definitivamente el que puedan tomarse ciertas decisiones en un sentido o en otro puesto. Elton Mayo nos dice que los factores técnicos y económicos son menos importantes que los factores emocionales, las actitudes y sentimientos. Sin embargo, entre los factores las actitudes de los empleados y sus sentimientos, los de máxima importancia son aquellos que surgen de su participación en grupos sociales. Si se realizan súbitamente cambios radicales en nuestras habilidades técnicas y en nuestros métodos de trabajo, debemos desarrollar habilidades sociales que pueden balancear estos movimientos, efectuando cambios sociales en los métodos de vida, para coordinarse con la situación alterada. También hizo notar que mientras los administradores aceptan normalmente la responsabilidad de adiestrar a sus trabajadores en las nuevas habilidades técnicas que requieren, no hacen lo mismo por cuanto se trata de las nuevas habilidades sociales, o sea su adaptación, y esta implica primariamente un nuevo concepto de autoridad que no depende el derecho formal para requerir acción del demás sino del grado en el que los individuos aceptan las órdenes. Esto, a su vez, depende de una actitud personal cooperativa de los individuos y, por otra parte, del sistema de comunicación y participación.

1.1.6 La Escuela del Sistema Social
Esta recuerda que si la administración tiene como esencia la “coordinación”; la manera de saber coordinar los elementos humanos y a éstos con los elementos materiales o sea de tomar en cuenta su índole social es lo esencial

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en la administración. No siempre se le distingue netamente de la Escuela del Comportamiento Humano, con la que tiene gran parentesco, llegándose inclusive al caso de que se discuta si el que se considera más bien como fundador de la segunda Chester Barnard, lo es sólo de ésta, o también del comportamiento humano. Señala al hombre como lo más importante en la administración, la escuela en cuestión considera a la administración como un sistema social o, quizá más en concreto, como un sistema de relaciones interculturales, enfatiza los aspectos sociológicos y trata por consiguiente de identificar los diversos grupos sociales, sus relaciones culturales y la integración de esos grupos con un sistema social más amplio. El fundamento en que se apoya la escuela es: si la esencia de la administración es la coordinación, esta es un elemento esencialmente sociológico y, por consiguiente, debe ser estudiada con toda profundidad para poder analizar las formas de cooperación o colaboración entre los hombres, para estimular la interacción entre los individuos que conforman un sistema social y evitar la separación entre ellos con base en un equilibrio entre los mejores intereses del grupo. Chester Y. Barnard Destaca tres finalidades principales: 1. Formular una teoría de la cooperación y presentar una disciplina del proceso que para lograrla sigue el ejecutivo. Señala que existe una información formal cuando la cooperación de las personas es consciente, deliberada y tiene un propósito. La definió como un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o más personas; en ella el ejecutivo es el factor más estratégico por que realiza tres funciones: Proveer un sistema de comunicación para los demás sistemas comparativos Promover los esfuerzos necesarios para la operación del sistema
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Formular y definir los objetivos o propósitos del sistema 2. Barnard considera necesario que si el individuo es inducido a cooperar, esto puede realizarse con base en una orden, pero esta solo puede ser aceptada como tal si el individuo tiene los siguientes requisitos: La entiende; Cree que es consistente con los propósitos de la organización; Cree que es compatible con los propios intereses; Puede cumplirla. 3. Un tercer aspecto es la distinción entre la organización formal y la informal. Ya se indicó lo que él entiende por organización formal. La informal difiere de lo anterior en que la cooperación entre los individuos es más inconsciente y espontanea. De ninguna manera afirma él que en todo puede sustituirse la organización formal por la informal, pero enfatiza que el papel de esta última es muy importante, ya que las cosas se hacen con mucha mayor facilidad cuanto mejor se está convencido de ellas, cuando parten del mismo que ha de realizarlas y cuando le son menos impuestas. Escuelas que se apoyan en los avances de la ciencia logística, y emplean principalmente modelos matemáticos para la toma de decisiones.

1.1.7 La Escuela Matemática
Aquí se estudia el enfoque matemático, y la toma de decisiones, sin detenerse en lo que se podría llamar la escuela contable financiera, por razones de método de trabajo, aunque sabemos que tanto el punto de equilibrio, las técnicas presupuestales, los estados de origen y aplicación de recursos y los mismos estados financieros son herramientas administrativas, básicas de la especialización del contador público.

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Para mejor comprensión de la escuela matemática, divide la exposición en dos partes: Investigación de operaciones. Toma de decisiones. Investigación de Operaciones La investigación de operaciones no es otra cosa que la aplicación de la lógica matemática y el método científico a la resolución de problemas administrativos que pueden ser revisados por modelos matemáticos, a fin de deducir, a través de ecuaciones algebraicas, los problemas planteados. Ackoff, Arnoff y Churchman, han definido a la investigación de operaciones como una aplicación del método científico a los problemas que surgen en las operaciones de un sistema que pueden ser representados por medio de un modelo matemático y la solución de esos problemas mediante la resolución de ecuaciones que representen al sistema. Las principales aplicaciones de la investigación de operaciones se pueden resumir en: Programación lineal Programación cuadrática Teoría de las colas Teoría de las probabilidades Econometría administrativa Toma de Decisiones La toma de decisiones es la función básica de todo administrador; esta función se complica conforme subimos en el nivel jerárquico. Se dice que se tiene un problema administrativo, cuando en una organización un plan sale de los límites o del control. En tal caso se hace necesario

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plantearse la situación, este planteamiento puede ser, pues la primera etapa en el proceso de la toma de decisiones. Los pasos que proponen los matemáticos para la solución de problemas son: Diagnóstico del problema Investigación y obtención de información Desarrollo de alternativas Experimentación Análisis de restricciones Evaluación de alternativas Toma de decisiones Información del plan Ejecución y control Aquí puede situarse la escuela que mira principalmente a las relaciones que se dan dentro de la administración.

1.1.8 Escuela de Sistemas
La teoría de los sistemas vino a evolucionar los enfoques administrativos unilaterales desarrollados hasta entonces. Esta escuela enfoca a las organizaciones como unidades inmersas en sistemas sociales es constante movimiento que sé interrelacionan con su medio ambiente y se afectan mutuamente. Se puede afirmar que, la teoría de sistemas se basa en el sentido común iluminado en forma racional sistemática, para analizar a las organizaciones como sistemas sociales formados por Subsistemas.

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Estructura de un sistema Un sistema se ha definido como: un conjunto de elementos interrelacionados entre sí. Elementos básicos En todo sistema, encontramos como mínimo dos elementos y una relación entre ellos. Otros elementos estructurales básicos de los sistemas evolucionados Los elementos evolucionados cuentan con una unidad de memoria que almacena datos, con una unidad de procedimientos que los transforma según requerimiento del sistema o de quien lo manipula de acuerdo al diseño de una tecnología permanente. Unidad de control El control implica los planes con los resultados, a fin de comparar los planes futuros. Para que un control funcione eficientemente como elemento del sistema, debe contar con los siguientes elementos: Un elemento que mide el funcionamiento dentro de un rango. Un elemento que informe el estado del sistema ósea una unidad sensorial. Un elemento de alarma que avise cuando una variable se sale de los límites deseados. Retroalimentación Los sistemas cibernéticos y obviamente los administrativos bien estructurados y accionados, tienen y operan elementos que los retroalimentan, indicando el estado general del sistema. Unidad de entrada El primer paso es diseñar un sistema es definir la entrada o alimentación; en los sistemas de información son los símbolos que se usarán.
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Unidad de memoria. Las boletas o papeletas donde la camarera imprime el código de información, para procesar la orden recibida, representa la memoria o la unidad almacenadora de datos. Unidad de control. Es un sistema de información el del carrete de comandos, no es automático, sino manual, rudimentario, dependiente de las personas que intervienen en el proceso. Unidad de procesamiento. Basándose en la unidad de memoria, adherida al “carrete de comandos” el cocinero solicita que se elabore la comida solicitada por el cliente, conforme a los procedimientos o tecnología de la producción culinaria. Unidad de salida y retroalimentación. Terminado el proceso de producción se avisa que el platillo está listo para ser servido; al llevarlo al cliente, se cierra la nota para el cobro correspondiente, con la salida de la materia prima, transformada en un platillo por la mano de obra, sale el producto deseado. Clasificación de los sistemas Por la determinación de su funcionamiento Probabilísticos. Son sistemas en los que existe incertidumbre en su futuro, ósea que no se pueden anticipar con precisión su derrotero. Determinísticos. Son aquellos cuyo funcionamiento puede predecirse con toda certeza. Por sus límites Subsistemas. Las partes de un sistema, cada una de las cuales, a su vez, puede ser un sistema por separado. Suprasistema. Todo sistema forma parte de uno mayor, que bien podemos llamar suprasistema. Por la comunicación Abiertos. Aquellos que reciben mucha información.
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Cerrados. Aquellos que reciben poca información. Por su dinamismo Estáticos. Un sistema es estático cuando no reacciona ante los influjos del medio ambiente. Dinámicos. Es aquel que tiene un cambio constante en su estructura y funcionamiento. Hemostáticos. Son aquellos que conservan el dinamismo dentro de ciertos límites y tienen la posibilidad de autorregularse. Por su dependencia Dependientes. Son los sistemas cuyo funcionamiento está dado totalmente en función de otro y su medio ambiente. Independientes. Son aquellos sistemas cuyo funcionamiento está regido por sí mismo y que puede modificarse por que tiene libertad para decidir. Interdependientes. Son los sistemas que dependen uno del otro.

1.2 CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN
Viene del latín administratione que significa acción de administrar. Y el término “administrar” está compuesto por ad y ministrare que significa conjuntamente, “servir”, llevando implícito en su sentido que es una actividad cooperativa que tiene propósito de servir. Para E.F.L.Brech. (1983) “es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado”. Koontz and O’Donell. (1982) “considera la administración como la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”.

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José A. Fernández Arena. (1981) “es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado”. American Management Association. (1988) “la administración es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros”. Wilburg Jiménez Castro. (1992) “una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no se pueden lograr”. Peterson and Plowman. (1988) “una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular”. J.D. Mooney. (1981) “es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana. Y contrapone esta definición con la que da sobre la organización como: “la técnica de relacionar los deberes o funciones especificas en un todo coordinado”. G.P. Terry. (1997) “consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno”. Henry Fayol. (1983) “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”. F. Tannenbaum. (1996) “el empleo de la autoridad para organizar, dirigir y controlar a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de todos los servicios que se presten sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa”. Indiscutiblemente la administración es una herramienta indispensable para el hombre, ya que consciente o inconscientemente siempre la ha utilizado, es por eso que se dice que la administración se encuentra en todas partes. Con el

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adecuado desarrollo de la misma se podrá llevar al logro de objetivos ya sea individuales o de un grupo utilizando el menor esfuerzo.

1.3 EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración, como disciplina objeto de estudio ha sido dividida en varias fases, cada una de ellas revistiendo cierta fisonomía, que en conjunto integran el llamado proceso administrativo. El Dr. Fabián Martínez Villegas (1996) dice que: “Estas fases han llegado a variar según autores diferentes, no obstante, a pesar de tal discrepancia, los objetivos que se persiguen son similares ya que en todas se pretende analizar y conceptualizar cada una de esas fases y sus elementos componentes para facilitar el estudio de la teoría administrativa. Se integra por las funciones llamadas: planeación, organización, dirección y control, las que se explican a continuación.

1.3.1 PLANEACIÓN
La planeación fija con precisión “lo que va a hacerse”, consiste por lo tanto, en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse estableciendo los

principios que habrá de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números, necesarios para su realización. Principio de Precisión Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas. Cuando carece de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado es impreciso, los medios que se coordinan serán necesariamente ineficaces, total o parcialmente.

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Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuanto mejor se fijen los planes, será mejor ese campo de lo eventual, con lo que se elimina la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras. Principio de Flexibilidad Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión. Principio de Unidad Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existen uno sólo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.

1.3.2 ORGANIZACIÓN
Es el proceso de cambiar el trabajo que los individuos o grupos deban efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución. De tal manera que las labores que así se ejecuten, sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles. Principio de Especialización Cuanto más se divide el trabajo dedicado a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza. Principio de la Unidad de Mando Para cada función debe existir un solo jefe. Establece la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización.
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Principio de Equilibrio de Autoridad-Responsabilidad Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella. Principio de Equilibrio Dirección-Control A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurarse la unidad de mando. La administración no puede existir sin alguna delegación ya que aquella consiste en “hacer a través de otros”. Se delega la autoridad correlativamente a la responsabilidad comunicada, según el principio anterior.

1.3.3 DIRECCIÓN
La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en forma adecuada todas las órdenes emitidas. Principio de la Coordinación de Intereses El logro del fin común se hará más fácil, cuando mejor se logre coordinar los intereses de grupo y aun los individuales, de quienes participan en la búsqueda de aquél. Principio de la Impersonalidad del Mando La autoridad en una empresa debe ejercerse, más producto de una necesidad de todo el organismo social, que como resultado exclusivo de la voluntad de que manda.

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Principio de la Vía Jerárquica Al transmitirse una orden, debe seguirse las conductas previamente establecidas y jamás saltarlos sin razón y nunca en forma constante. Cuando ocurre esto último, se produce una lesión en el prestigio, en la moral de los jefes intermedios, pérdida o debilitamiento de su autoridad, desconcierto en los subordinados, y, sobre todo, se da lugar a la duplicidad del mando. Si un jefe superior estableció niveles de jerarquía intermedios o los necesita, o no; si lo primero, debe respetarlos; si lo segundo debe hacerlos desaparecer. Principio de la Resolución de los Conflictos Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto que sea posible, y del modo que, sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes. Principio del Aprovechamiento del Conflicto Debe procurarse aunque aprovechar el conflicto, para reforzar el encuentro de soluciones. Dice Mary Parker Follet, que todo conflicto, como todo razonamiento en el mundo físico es de suyo un obstáculo a la coordinación, pero que así como el razonamiento pueda ser aprovechado.

1.3.4 CONTROL
Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Principio del Carácter Administrativo del Control Es necesario distinguir las operaciones de control de la función de control. La función es de carácter administrativo, el control como función solo corresponde al administrador. En cambio, las operaciones son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones. De ahí la necesidad de “convencer”, y no “imponer”, los medios de control.
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De los Estándares El control de dos sentidos uno positivo del cual surge el peligro del “especialista” en la técnica de control de que se trate, el que casi siempre verá la bondad de su técnica, y tratará de lograr a toda costa que se implante. En sentido negativo está también el peligro de subestimar los beneficios de un medio de control, ya porque éstos se produzcan “a largo plazo”, ya porque sea imposible, o difícil al menos cuantificarlos. Del Principio de Excepción El control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concreta en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

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CAPÍTULO II ASPECTOS IMPORTANTES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

2.1

ANTECEDENTES

DE

LA

AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA.
En el ocaso de su vida, el padre de la administración el Ing. Henry Fayol (1991), la menciona en una entrevista que le hizo la publicación “Cronique Social de France” en el año de 1925, al decir que el mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias era estudiando el mecanismo administrativo para determinar las mejoras necesarias para determinar si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control, están adecuadamente atendidos, esto es si la empresa está bien administrada. El Dr. James Mc Kinsey (1992) en los años de 1935 a 1940 llegó a la conclusión de que la empresa, debe periódicamente hacer una “Auto – Auditoría” una evaluación de la empresa en todos sus aspectos a la vista un medio ambiente empresarial. Desde el año de 1970 en el medio empresarial se mencionó la Auditoría Administrativa con mucha insistencia, casi como una práctica venerable, abusando frecuentemente de las ventajas de esta disciplina, lo interesante es el conocimiento de la misma y su aplicación inmediata. E.F.Norbeck (1992).-“Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un método de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos. En esencia para Norbeck, el objeto de la Auditoría Administrativa no consiste en delinear programas de auditoría para auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para entender los aspectos generales de esta disciplina”.

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William P. Leonard (1983).- “Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo social, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas”. J. Fernández Arena (1990).- “Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución”. Anaya Sánchez (1993).- “Es la técnica que tiene por objeto revisar, supervisar y evaluar la administración de una empresa. La revisión de la empresa se puede llevar por áreas o en forma total. El informe es el resultado del examen de la empresa en donde se darán las recomendaciones que lo ameritan, de acuerdo con los elementos de juicios que tenga el auditor”. J. Rodríguez Valencia (1991).- “Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de los resultados en relación con las metas fijadas; los recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y su forma de operar”. En México no se puede hablar de fechas exactas, pues la aplicación de la auditoría administrativa comenzó en empresas transnacionales y

posteriormente en mexicanas, sobre todo en empresas públicas. Como es lógico, las empresas transnacionales venían con mentalidad y técnicas nuevas que se aplicaban con éxito en el extranjero; luego éstas se modificaron para adaptarse al medio empresarial mexicano en las décadas de los cincuenta y sesenta, cuando había un desarrollo económico próspero debido a la política del Gobierno de esa época que consistía en fomentar la inversión extranjera. Dentro de todas las técnicas administrativas extranjeras estaba la auditoría administrativa, tomando cada vez mayor importancia, por su naturaleza y fines llevando así un examen y evaluación sistemática de los problemas administrativos, detectando sus causas y proponiendo mejoras. Tal técnica de
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control era cada vez más necesaria, por el creciente número de operaciones que las empresas realizaban. Su avance tecnológico ha hecho que las empresas se modernicen, la auditoría administrativa se ha convertido en una herramienta de control fundamental.

2.2 GENERALIDADES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
Durante el paso del tiempo se han venido presentando diferentes autores que van definiendo la Auditoría Administrativa, actualizando dichas definiciones cada vez mas e intentando explicar cada concepto que forma parte de la definición.

2.2.1 CONCEPTO.
Dr. Roberto Macías Pineda (1997). “La auditoría administrativa es una oportunidad para mostrar lo que el negocio está logrando. Es una audiencia en la cual los asistentes pueden enterarse de los logros con respecto a los programas y a las políticas trazadas; Suministra una oportunidad específica para el examen de determinadas partes o de toda las partes que integran una empresa y de las actividades, de las relaciones de empleados en el negocio”.

C.P. Daniel Wong Valdés (1996). “Es una función de evaluación de eficiencia con carácter imparcial. Dedicada a analizar las operaciones con mentalidad de director y propietario del negocio para apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos. No le interesa señalar errores pasados, su objeto es asegurar mejores resultados en el futuro, es más preventiva que curativa”.

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C.P. Issac Rivera A (1992). “Es el examen total o parcial de funcionamiento administrativo de una entidad para precisar la corrección de sus políticas y el cumplimiento con el máximo de eficiencia de los objetivos por ella establecido”.

José Antonio Fernández Arena (1990). “La auditoría administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa en cuando a operación y participación individual de los integrantes del proceso”. Analizando esto se tiene que: 1.- Auditar es escuchar, aunque el concepto moderno del término se amplía a: investigar, examinar y evaluar. Esta revisión va encaminada a determinar si la empresa cumple con los objetivos institucionales que son: 1. Objeto de servicio (consumidores y usuarios). 2. Objetivo Social. 3. Objetivo Económico (inversionistas, acreedores). 2.- Nos dice también que es una revisión de los niveles jerárquicos de la empresa: 1. Dirección. 2. Departamentos. 3.- Información de los resultados obtenidos por dichos departamentos comparándolos con los planes y programas previamente elaborados. De lo antes expuesto se puede concluir que la auditoría administrativa pretende evaluar la actuación de las partes integrantes de una empresa en el proceso operacional, así como conocer la proporción y adecuación de sus recursos, no sólo para el presente, sino también y principalmente su proyección al futuro.
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2.2.2.

NORMAS

La Asociación Nacional de Colegios de Licenciados en Administración, en el año de 1977, fue quien promulgó las siguientes Normas de Auditoría Administrativa. No siendo estas las únicas que normen la actitud del auditor administrativo. 1ª. El Licenciado en Administración es el profesional idóneo para realizar, participar o dirigir el servicio independiente de auditoría administrativa de entidades, tanto privadas como públicas, siempre que cuente con la preparación académica y, sin ser especialista, la experiencia práctica que requiera el servicio a prestar. 2ª. El Licenciado en Administración está obligado a practicar la auditoría administrativa dentro de las normas de ética que le impone la Asociación Nacional de Licenciados en Administración, A.C. 3ª. La auditoría administrativa puede ser parcial o integral, por lo que debe contratarse por escrito, y el auditor administrativo debe cuidar que se defina el alcance de su trabajo y la responsabilidad que asume con toda precisión. 4ª. Cuando el auditor administrativo detecte inseguridad en su cliente respecto de lo que cree necesitar, o de la naturaleza de la auditoría administrativa en general, el Licenciado en Administración debe proponerle que, en primer lugar, se contrate un diagnóstico administrativo, cuyo alcance y responsabilidad debe también quedar claramente definidos por escrito. 5ª.Es responsabilidad profesional del auditor administrativo planear

adecuadamente su trabajo mediante uno o más programas que analicen la metodología a aplicar. 6ª. Es responsabilidad del auditor administrativo realizar trabajo con el máximo de esmero, tanto en lo personal, como en la supervisión de ayudantes, aún en el caso de que dificultades no previstas obliguen a incurrir en costos que sobrepasen a los honorarios.

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7ª. La auditoría administrativa es un examen de evaluación de naturaleza crítico-constructiva. Su propósito es localizar las oportunidades de mejoría administrativa de la entidad auditada y, en su caso, proponer las recomendaciones que considere adecuadas el auditor administrativo. La auditoría administrativa puede realizarse con base en técnicas objetivas, numéricas y hasta científicas, pero el proceso evaluatorio es siempre subjetivo, por lo que el Licenciado en Administración no emitirá dictámenes sobre la efectividad o eficiencia generales de la administración de sus clientes.

2.2.3.

OBJETIVOS
Descubrir deficiencias e irregularidades en las funciones. Indicar probables correcciones. Lograr una administración eficaz y eficiente por parte de la dirección superior. Proporcionar una evaluación cualificada de la eficiencia con la que cada órgano desarrolla sus funciones. Presentar un panorama administrativo general de la institución auditada. Señalar las áreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la dirección.

2.2.4.

ALCANCE

Según Víctor Rubio Ragazzoni (1997) “La auditoría administrativa puede abarcar una función específica; o bien, se le puede dar un enfoque de sistema y puede abarcar una unidad o grupo de unidades que formen un organismo social”. El plan de reorganización que sugiere el auditor administrativo, exige ser discutido con los jefes de aquellas áreas donde se van a implantar las mejoras, con el objeto de hacer todas las explicaciones y aclaraciones pertinentes, a fin
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de que exista un completo entendimiento de los cambios que se van a efectuar. De esta manera se tendrán las bases para desarrollar el propio plan de reorganización en cuanto a su secuencia cronológica y operativa.

2.3. ÁREAS DONDE SE APLICA LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Las áreas de aplicación de la auditoría administrativa son las áreas funcionales que integran la empresa, denominadas en formas diferentes según el tipo de entidad económica de que se trate y son:

1. Investigación de desarrollo. 2. Producción: Compras Control de producción Control de calidad 3. Distribución: Publicidad Ventas 4. Finanzas. 5. Recursos Humanos. 6. Relaciones Públicas.

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2.3.1. PERSONA INDICADA PARA REALIZAR LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
El auditor administrativo es la persona con estudios profesionales y capacidad técnica para la revisión y evaluación de una empresa, esta persona debe ser profesionista: 1. Contador Público; 2. Licenciado en Administración de Empresas; 3. Licenciado en Administración Pública; 4. Licenciado en Relaciones Industriales, etc.

Cualquiera de estos profesionistas para poder ser auditor administrativo debe reunir los siguientes atributos: Conocimientos idóneos en administración; Experiencia en administración; Espíritu de investigación e iniciativa; Objetividad y equidad; Sentido analítico y observación; Prudencia, claridad y precisión; Integridad de carácter; Ética profesional; Discernimiento y sensibilidad para formarse un criterio en la apreciación de conjunto de la empresa en revisión; Habilidad de expresión oral y escrita. Disciplina.

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Puntualidad. Trato social y presentación apropiada. La preparación que el auditor administrativo tiene está enfocada al conocimiento a fondo de la ciencia administrativa, es conveniente que el auditor administrativo esté bien preparado en materias básicas, que le capaciten para reconocer problemas con los que se ve confrontado y los medios que le auxilien a dar soluciones adecuadas, así como dar asesoramiento a la alta dirección en aspectos de coordinación y evaluación administrativa. El auditor administrativo debe poseer facilidad de palabra, de redacción, de comunicación persuasiva y eficaz, iniciativa, imaginación, ingenio para poder idear cosas nuevas, originalidad en ideas y sugerencias; así como ética profesional, esta última la podemos definir como el conjunto de normas que regulan los derechos y obligaciones de los profesionistas en el seno de la sociedad, es parte de la moral y las obligaciones del hombre. El auditor administrativo tiene la obligación de cerciorarse de su capacitación y experiencia y, debe ejercer una adecuada supervisión de sus labores.

2.3.2.

¿A

QUIÉN

VA

DIRIGIDA

UNA

AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA?
Propietarios y accionistas.- por que ratifica la confiabilidad de las cifras sobre las que apoyaran sus decisiones y juzgarán la productividad y solidez financiera. Inversionistas (futuros accionistas o acreedores).- Porque de ésta manera pueden concluir con mayor confianza la estabilidad económica que garantice su inversión y la productividad que asegure un rendimiento adecuado. Gobierno Federal.- Porque avala la buena fe del contribuyente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y el gobierno puede confiar en que recibió la parte que legalmente le corresponde.

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Empleados y obreros.- Porque la imparcialidad del auditor al emitir su dictamen les asegura la corrección en la determinación de la participación en las utilidades, a que tiene derecho.

2.3.3. VENTAJAS
Aplicación de conocimientos profesionales con personas de experiencia en determinadas áreas específicas. Aplicación actualizada de conocimientos, pues el auditor está obligado a conocer los avances técnicos del área administrativa, así como estar al tanto de la solución de problemas que le permiten resolver con rapidez y eficiencia las situaciones que detecte. Tensión específica de problemas, en virtud de que el auditor debe dedicarse a un trabajo concreto y específico, concentrar su atención, esfuerzo y tiempo, para lograr los resultados deseados. El auditor proporciona opiniones y juicios imparciales, pues conoce las situaciones, libre de prejuicios o intereses personales dentro de la empresa. Economía en el costo.- El auditor proporciona servicios profesionales calificados sin gravar permanentemente los costos, ya que generalmente, se contrata para un trabajo específico.

2.3.4 LIMITACIONES
1. Carece de modelos administrativos.- No cuenta con una escala de

valores precisa con la que pueda medirse el grado de eficiencia con que se cumple una función. 2. Subjetividad.- Ya que el responsable de ella determina el patrón ideal

que usará como base para la evaluación.

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3.

El éxito depende de la calidad profesional del auditor.- El auditor

realizará su trabajo de la mejor manera poniendo en práctica sus conocimientos. 4. El tiempo necesario para llevar a cabo la auditoría.- El tiempo en llevar a

cabo la auditoría depende del grado de cooperación del personal que participe o forme parte de la auditoría. 5. Apoyo total por parte de los más altos niveles gerenciales.- El personal

de gerencia es el único que puede autorizar el acceso a cierta información o determinado departamento. 6. Costo de la auditoría.- El costo depende del grado de dificultad de la

auditoría así como de la importancia que se le asigne a la misma.

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CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

3.1 PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
Al planear se están definiendo los objetivos y determinando los medios para alcanzarlos. Si el futuro pudiera conocerse con certeza, no habría porque llevar a cabo la revisión posterior. El papel de la auditoría administrativa es llevar a cabo una revisión de los planes mediante un análisis de sus principales componentes y evaluarlos en términos de la eficacia con que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa. Para Víctor Rubio Ragazzoni (1997) “La planeación de la auditoría es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas”. En la planeación, el auditor debe de considerar lo siguiente: Características Particulares de la empresa: A fin de que la planeación de los trabajos se ajusten a ella y puedan, así, obtener resultados satisfactorios. Finalidad de los Trabajos: En virtud de que ésta constituye el punto básico para desarrollar adecuadamente un plan y determine, de acuerdo a las circunstancias existentes, los elementos necesarios para su desarrollo. Secuencia de su Desarrollo: En virtud de que los trabajos por ejecutar deberán seguir un ordenamiento que permita su desarrollo normal, dentro de los límites de tiempos fijados. Estimación de Tiempos, para la Estimación de cada Trabajo: Precisando la fecha de iniciación y terminación de los límites. Determinación de las Técnicas que se Utilizarán: Las cuales se ajustarán a las características particulares del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliará en el desarrollo de los trabajos y al límite de tiempo disponible para conocer resultados.
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Determinación de Medios Materiales: Que se requerirán en el desarrollo de las actividades que se van a llevar a cabo. Determinación del Apoyo que el Organismo Social Proporcionará: Punto a precisarse de común acuerdo con la empresa, en función al desarrollo que se obtendrá de parte de ella y al personal que colaborará en la coordinación de actividades. Para contar con elementos suficientes para la elaboración de los programas específicos de auditoría, es necesario, antes de iniciar la auditoría, recopilar documentación y recabar información, a fin de tener un conocimiento amplio de la empresa a auditar.

3.1.1 TRABAJOS PRELIMINARES.
Antes de la realización de la auditoría administrativa, es necesario que el auditor tenga una o varias entrevistas previas con el cliente, a fin de dejar asentadas las condiciones básicas de trabajo. La finalidad de éstas entrevistas es obtener información suficiente para formular el programa de auditoría administrativa adecuado al área por revisar. La información requerida se refiere a lo siguiente: El propósito de la auditoría administrativa. Estipulación de honorarios. Las condiciones y limitaciones del trabajo. La estimación del tiempo que tomará la auditoría. Las facilidades que va a proporcionar el cliente. La coordinación del trabajo que se pueda realizar con el personal de la propia empresa. Todos aquellos puntos que por su naturaleza ameriten ser definidos antes de iniciar la auditoría.
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Con el objeto de evitar dificultades y problemas, es conveniente que el auditor y el cliente, una vez que lleguen a un acuerdo sobre las bases y condiciones del trabajo a realizar y los honorarios que se cobrarán, lo confirmen por medio de una carta convenio. En caso de conformidad, se le pide al cliente que responda manifestando estar de acuerdo o devuelva un tanto del convenio debidamente firmado autorizando el inicio de los trabajos a realizarse por la auditoría administrativa. La forma de calcular los honorarios es un factor importante sobre el cual deberá medir y reflexionar hasta llegar a una justa estimación.

3.1.2 PROGRAMA DE TRABAJO.
El programa de trabajo es la relación escrita que contiene ordenados lógicamente los trabajos a realizar durante un período determinado, así como las fechas de iniciación y terminación de los trabajos y también: Permite seguir un orden en la ejecución de los trabajos. Permite conocer el trabajo realizado y el pendiente de ejecutar. Permite conocer discrepancias entre tiempo programado y el que realmente fue utilizado en cada trabajo. Permite imponer las medidas necesarias con oportunidad, cuando existen discrepancias de consideración en los plazos fijados. Permite apreciar que las labores encomendadas a cada persona se hayan efectuado con oportunidad y determinar en el caso contrario responsabilidades. Permiten considerar situaciones imprevistas y tomar decisiones al respecto. Con el fin de que lo estipulado en el programa de trabajo se desarrolle con mayores probabilidades de éxito, es aconsejable que éste se formule con la participación del personal que tendrá que intervenir en su ejecución, pues de su
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aprobación conjunta resultará la coordinación de trabajos y la aceptación de responsabilidades. El auditor deberá tener presente que todo trabajo a desarrollar puede presentar obstáculos que impiden su exacto desarrollo, a pesar de su programación. Por tanto deberá considerar esta circunstancia y procurará que permita rectificaciones o ajustes necesarios, determinados durante la ejecución de los trabajos.

3.1.2.1 OBJETIVOS DEL PROGRAMA. Un programa de auditoría no debe ser rígido e inflexible, sino lo suficientemente flexible para hacer frente a circunstancias no previstas o a elementos no conocidos que exijan hacer variaciones a los programas de trabajo ya establecidos. El primer paso para la elaboración del programa de auditoría administrativa es conocer y definir su trabajo en razón de la empresa en la cual se va a desarrollar. El auditor administrativo debe tener un claro entendimiento del problema a resolver: ¿Se quiere hacer una evaluación administrativa de toda la empresa para conocer la actuación de quienes la dirigen? ¿Se desea sólo la evaluación de un departamento o división en especial? ¿Se quiere una reestructuración que se adapte a las ideas de una nueva dirección? ¿Se quiere conocer el potencial futuro de la empres? ¿Se quiere conocer la eficiencia de los sistemas y procedimientos actuales? Solo hasta conocer el objetivo de la auditoría administrativa se podrá desarrollar el programa adecuado que sea la guía que marque el trabajo a

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realizar. El auditor en la elaboración de su programa de auditoría debe contestar claramente a las preguntas siguientes: ¿Qué es lo que se va a hacer? ¿Por qué se va a hacer? ¿Con qué tiempo contamos para hacerlo? ¿Cómo se va a hacer? ¿Cuánto va a costar? Es muy importante que el auditor como jefe y sus colaboradores revisen detenidamente el programa de trabajo que se piensa realizar con el objetivo de mejorarlo y unificar criterios entre los miembros del grupo que realiza la revisión administrativa.

3.1.2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA. Los siguientes puntos señalan lo más importante que debe contener un programa, cabe señalar que no se puede diseñar un programa rígido aplicable a todas las empresas y en todas las circunstancias. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Datos generales de la empresa. Objetivo de la auditoría administrativa. Área objeto de la revisión. Tiempo de realización del trabajo. Información que desea obtenerse. Relación de fuentes de donde se obtendrá la información. Personal necesario y características técnicas de cada uno. Trabajos específicos a realizar y tiempo que consumirá. Facilidades materiales y técnicas de que se podrá disponer.
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10.

Con quién discutir los problemas que requieren inmediata

atención. 11. A quién se le va a entregar informes de los resultados de la

auditoría administrativa. 12. Secuencia lógica, cronológica y funcional que deberá seguir la

revisión. 13. Contexto general que guiará la revisión en su espacio técnico.

3.2 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
En esta etapa es donde se aplican las técnicas de investigación (encuestas de opinión, cuestionarios y observación directa), para la captación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos, a saber del área o áreas a investigar. El auditor debe de obtener la información metódica y ordenadamente, buscando siempre que sea digna de confianza y esté debidamente actualizada.

3.2.1

PROCEDIMIENTOS

DE

RECOPILACIÓN

DE

INFORMACIÓN.
Los procedimientos para obtener la información y los datos que se necesitan para la elaboración del trabajo de auditoría son los siguientes:

1. 2.

Recopilación de Información. Medios de Recopilación.

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3.2.1.1 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN. En ésta etapa es donde comienza la auditoría, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas en las cuales se realizará la auditoría administrativa. Una vez realizado el programa de trabajo, el siguiente paso es la obtención de información, recopilando la mayor cantidad de datos acerca del área que se va a estudiar. Para esto, el auditor necesita recurrir a todas las fuentes de información que están dentro de las empresas: registros, manuales, métodos y procedimientos de operación, etc. La información es la materia prima de la auditoría administrativa, y de su calidad dependen los resultados.

3.2.1.2 MEDIOS DE RECOPILACIÓN. Esta debe hacerse por los medios más adecuados, de manera que el auditor obtenga datos claros, completos y lo suficientemente detallados para integrar la red de información en que habrá de fundamentar su estudio. Los principales medios son las entrevistas y los cuestionarios. Entrevistas Esta técnica tiene por objeto obtener información por medio de conversaciones con aquellas personas que de alguna manera están relacionadas con el caso que se investiga. Al aplicar esta técnica, el auditor debe de lograr que: Su presentación inspire confianza. Su actuación debe ser sencilla. Su conversación intencionada, encaminada a lograr la información deseada, debe ser precisa, evitando interpretaciones equívocas. El desarrollo de su conversación estará a la altura con la importancia y cultura de la persona con quien trata.

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Procurará satisfacer dudas haciendo aclaraciones respectivas. Al realizar las entrevistas el auditor deberá observar lo siguiente: Describir la importancia de la información que proporcione el entrevistado. Darle oportunidad de que haga sugerencias. No criticar cuando encuentre fallas o deficiencias. No prometer correcciones inmediatas, aumentos de sueldos o cualquier otra cosa que ilusione al entrevistado. Expresarle al entrevistado su reconocimiento por la ayuda proporcionada. Las conversaciones deberán desarrollarse en medio de un ambiente cordial y sencillo, que permita precisar con amplitud el objeto deseado. La entrevista se puede aplicar en tres formas: Libre.- La conversación con el entrevistado se realiza sin entrar en un tema fijo. El entrevistador deja que el entrevistado lleve la voz concretándose a escuchar. Dirigida.- El entrevistador selecciona algunos puntos o datos que son de interés y en ellos centra la conversación. Este tipo de entrevista se emplea mucho es investigaciones de mercados, encuestas de opiniones y sobre todo en selección de personal. Estandarizada.- El entrevistador prepara con anticipación una lista de preguntas que lee a cada uno de los entrevistados y se concreta a anotar las respuestas.

El uso de esta técnica es la forma más productiva de obtener información. Es por esto que los resultados que se obtendrán dependen, en gran medida, de los conocimientos con que cuente la persona que haga uso de ella.

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Cuestionarios. Esta técnica obtiene información mediante una serie de preguntas escritas, previamente formuladas. El empleo de cuestionarios tiene como ventaja: Obtener la información deseada para cada caso en particular. Incluir en él todas las preguntas, cuyas respuestas lo ayuden a formular sus conclusiones. Evita la posibilidad de omitir preguntas importantes. Le permite ver la forma de encauzar las preguntas, ordenarlas lógicamente y exponerlas con claridad y precisión. Los cuestionarios, por la clase de respuestas que se desea obtener, pueden clasificarse en tres tipos: 1. 2. 3. Cuestionarios con respuesta abierta. Cuestionario con respuestas cerradas. Cuestionario con respuestas selectivas.

3.2.2 REGISTRO DE INFORMACIÓN.
Los datos que el auditor obtiene deben de registrarse ordenadamente para hacer más clara y objetiva la información y facilitar el análisis de las actividades que se están estudiando. Para registrar en forma gráfica, la información correspondiente a las responsabilidades que tienen las personas relacionadas con la ejecución de funciones y los departamentos que intervienen se utilizan los diagramas, estos proporcionan información fácil de estudiar.

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3.2.2.1 INSTRUMENTOS PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN. Los procedimientos y trámites pueden analizarse gráficamente, pues le permite al auditor tener información objetiva de fácil estudio y sobre todo, poder hacer comparaciones entre los procedimientos que existen y las mejoras que van a proponerse. Los instrumentos más comunes son los siguientes: Diagramas de organización. Son valiosos instrumentos que permiten tener un panorama general de una estructura orgánica, ya sea de toda la empresa o de un departamento o sección en particular. Por medio de este tipo de diagramas, el auditor tiene la posibilidad de apreciar las reglas que suponen existe en una organización pero que, en la realidad, tal vez no responden a las formalidades establecidas. Carta de actividades. Por medio de este instrumento se describen las acciones y las obligaciones de cada una de las personas que intervienen en un conjunto de actividades tendientes a un objetivo específico. Diagrama linear de responsabilidades. Permite registrar gráficamente la información correspondiente al grado de responsabilidad que tienen quienes están directamente relacionados con la ejecución de varias funciones y actividades, así como los departamentos o unidades orgánicas que intervienen. Carta de distribución de actividades. Este instrumento permite conocer y estudiar una serie de actividades que se desarrollan en un departamento o sección, junto con el personal que las ejecuta e incluyendo también el factor tiempo. Diagramas de flujo. Representación gráfica de la secuencia operativa o cronológica que siga los procedimientos; estos diagramas proporcionan información objetiva, más fácil de estudiar y hacer comparaciones entre los procedimientos existentes y los mejorados que se proponen.
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3.2.3 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.
Se refiere al tratamiento que se le da a la información obtenida esta requiere de una serie de pasos que permitan conocer con detalle todos los aspectos, esto le permite al auditor administrativo, conocer las causas que originaron el problema y que están impidiendo el buen funcionamiento de la empresa. Una vez que se obtuvo la información y se llevo a cabo la recopilación y registro de datos, esta deberá, someterse a un proceso de análisis para conocer con cuanta eficiencia la empresa ha estado logrando sus objetivos y se determinen los errores o deficiencias en el sistema. El auditor administrativo analiza y evalúa las operaciones y los controles de la empresa buscando en última instancia una mayor productividad. Verificando personalmente de modo abierto o discreto como trabaja el personal de la empresa, no le bastará comprobar la existencia de buenos programas, políticas y planes, sino que deberá cerciorarse que efectivamente se cumplan.

3.2.4 EVALUACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
Aquí es donde el auditor va a asignar un valor a cada una de las actividades para así poder calificarlas, según el resultado de estas asignaciones, él valorizará el desempeño del personal en cuanto a sus funciones, y podrá tomar decisiones para las sugerencias que ofrecerá como resultados. La evaluación en la auditoría administrativa es una de las etapas más difíciles y más importantes, dado que en su mayor parte funciona sobre aspectos cualitativos y no cuantitativos como la auditoría financiera que maneja resultados cuantitativos. La evaluación debe ser lo más objetiva y concreta, de tal forma que las inconformidades que surjan se respalden en evidencias que contengan la suficiente capacidad de apoyo y de convencimiento.

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Las situaciones detectadas se discutirán con el personal, que este relacionado con las conclusiones emitidas por el auditor, a fin de conocer sus puntos de vista y posibles efectos.

3.3 INFORME DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
El informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de realizar una auditoría administrativa. Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultados de su trabajo. Dada la importancia que reviste un informe, puesto que en él se incluye el resultado de trabajos efectuados, requiere que su presentación cause el impacto de profesionalismo, calidad y confianza.

3.3.1 PREPARACIÓN DEL INFORME.
El auditor administrativo debe de redactar su informe en borrador. Se inicia la auditoría con los instrumentos propios de la misma y varias carpetas de archivo. Cada una de esas carpetas se rotularán con un tema específico describiendo el propósito y amplitud de la auditoría, los aspectos de mayor importancia, los aspectos por área, las recomendaciones, los asuntos tratados con los responsables, los comentarios de los auditores y los anexos (pruebas documentales y recomendaciones). A medida que avance la auditoría irá colocando documentos y memorándums en sus carpetas respectivas, corrigiendo todos aquellos aspectos que considere que requieren de una mayor claridad para su entendimiento. Revisando y comentando cada una de las observaciones asentadas con el

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coordinador. Verificando y comentando con el jefe del departamento los aspectos de mayor relevancia detectados durante la auditoría. Al completar un sector específico de evaluación, pondrá por escrito inmediatamente los detalles, con los que evitará la molesta posibilidad de tener que recopilar de nuevo los mismos datos. Y analizando los resultados del informe por cada uno de sus aspectos. En la preparación del informe hay que tener presente dos aspectos: 1. ¿A quién se enviará el informe? Este punto estará bien definido por la política de la empresa, pero es algo que el auditor tiene que atender antes de la recopilación de la información para la elaboración de documentos. 2. ¿Cómo rendir el informe? El auditor administrativo deberá determinar la forma en que se entregará su informe ya que el método de comunicación es importante, parte de la información la puede proporcionar en forma oral, pero como ya se mencionó anteriormente lo mejor es entregar la mayor parte de está es en forma escrita. Con la elaboración del informe de la auditoría administrativa se llegará a la culminación del trabajo de investigación que se realizó del proceso administrativo. Este informe va a constituir un elemento fundamental para el mejoramiento de la administración, pues contiene todas y cada una de las deficiencias localizadas y los métodos correctivos que se consideraron convenientes en sus casos. Dicho informe va a constituir el inicio de la etapa de reorganización de la empresa y nos servirá de guía para mejorar una función determinada y lograr la máxima eficiencia del conjunto. Podemos definir el informe administrativo como el fruto de la investigación o el conocimiento que se proporciona sobre ciertos hechos de palabra o por escrito a la dirección para orientarle hacia una acción determinada.

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Considerando

la

anterior

definición,

podemos

decir

que

el

informe

administrativo es la comunicación verbal o escrita del resultado de la revisión de las operaciones desarrolladas en una empresa con el fin de señalar a los administradores o directores las acciones inmediatas a realizar para poder corregir las deficiencias o faltas encontradas en su funcionamiento.

3.3.2 TIPOS DE INFORMES.
Existen varias formas de presentar un informe de auditoría administrativa. Se ha visto que puede ser en forma oral o escrita, se recomienda que sean en forma oral cuando se trate de aspectos confidenciales. Con respecto al informe escrito existen tres formas en que se puede presentar y son las siguientes: 1. 2. 3. Informe tipo relato Informe tipo cuestionario Informe tipo ordinario

En los casos de auditorías que su duración es larga se emiten tres diferentes clases de informes y son las que se explican a continuación: Informe preliminar.- Esta clase de informe puede ser oral o escrito, aquí se delinean la finalidad y alcance de la auditoría lo cual contribuye a esclarecer la intención y amplitud del estudio, a fin de evitar antes de que se haya avanzado demasiado, cualquier malentendido por parte de los afectados. Informe de progreso.- Este informe tiene por objeto mostrar los que se ha venido haciendo, las situaciones excepcionales descubiertas, las medidas correctivas aplicadas y las recomendaciones propuestas hasta la fecha. Informe final.- Este informe comprende un resumen de los aspectos incluidos en los informes detallados y, en general se les
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emplea como guía en la discusión de aspectos importantes con la dirección.

3.3.3 IMPORTANCIA DEL INFORME.
Su importancia radica en que la información que nos presenta este informe es como se dijo anteriormente la actual situación administrativa de la empresa en forma integral; y dicha información está basada en el proceso administrativo, informando con respecto a cada una de las etapas: Planeación.- Informa de la posición que la empresa guarda con respecto al futuro, lo cual implica información sobre sus objetivos, políticas y programas de acción, señalando como se han logrado y qué es lo que se espera alcanzar en los ejercicios venideros. Organización.- Informa sobre la eficacia de la estructura orgánica y de todos sus componentes. Indica si los sistemas, procedimientos y métodos de

operación son adecuados o se pueden mejorar. Así mismo, informa de la fijación de responsabilidades y de las áreas de autoridad del elemento directivo, para determinar si son adecuadas para conformarse al desarrollo de los planes. Dirección.- Informa sobre la actuación de todo el cuerpo administrativo indicando si los dirigentes de todos los niveles han alcanzado real y positivamente los resultados deseados por medio de la dirección acertada de sus subordinados. Control.- Informa de cómo están controlando todas las funciones, actividades y operaciones de la empresa. Asimismo, proporcionan información sobre las normas y estándares para precisar la eficacia de ejecución. También informa de todas aquellas desviaciones a los planes originales que requieran inmediata atención.

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3.3.4 CONTENIDO DEL INFORME.
El contenido del informe varía de acuerdo al tipo de empresa, ya que contendrá elementos que estandaricen su presentación en cuanto a su forma y diseño, y no en su contenido. Al realizar un informe administrativo se debe tomar en cuenta lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Propósito de la auditoría. Hechos relevantes generales. Hechos relevantes departamentales o secciónales. Recomendaciones. Conclusiones. Anexos.

Propósito de la auditoría. Se debe tomar el objetivo y magnitud del desarrollo del trabajo, citar los estudios específicos que se realizaron en forma adicional, y las áreas que éstos hayan comprendido, de acuerdo al convenio original y al programa de trabajo de la auditoría. Hechos relevantes generales. En esta sección se destacarán las

observaciones más trascendentales a nivel de resultados detectados durante el transcurso de la auditoría. Al hacer la exposición de la problemática, se estipularán jerárquicamente, de acuerdo a su importancia. Hechos relevantes departamentales o secciónales. En este punto del informe, se expondrán los problemas encontrados en cada una de las áreas específicas que integran el organismo. Para esto es necesario que cada una de las secciones se haga un informe separado indicando las fallas, e incluir esta información que es de interés tanto para la dirección como para el departamento en cuestión.

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Recomendaciones. Aquí se formarán las recomendaciones planteadas a nivel de sugerencia, como posibles soluciones a las anomalías detectadas, pero sin llegar a su instrumentación, a reserva de una situación que lo amerite por la premura de solución. Se deberá considerar, para hacer cualquier sugerencia o recomendación, la facilidad de su desarrollo. En esta etapa del informe, se pueden incluir comentarios del plan de reorganización que se piense llevar a cabo una vez que se acepten y discutan las recomendaciones. Conclusiones. Se resumirán los planteamientos expuestos, mencionando las medidas de solución que se hayan tomado para corrección de las irregularidades. Es importante incluir los comentarios, observaciones

particulares y puntos de vista. Anexos. Todo documento que sirva como evidencia para argumentar lo manifestado en el cuerpo del informe, o confirmar alguna aseveración, deberá ser incluido en esta parte. Para facilitar la lectura e interpretación de los anexos, estos deben de ser presentados en el mismo orden en que se desarrollaron las secciones, extendiéndolos en forma progresiva ya sea por letras o números.

3.3.5 PRESENTACIÓN DEL INFORME.
En la presentación del informe de la auditoría administrativa se tomará en cuenta lo siguiente: Se debe utilizar un lenguaje adecuado a los lectores acatando los lineamientos gramaticales y semánticos. El informe debe desarrollarse en una secuencia lógica, debe estar escrito en forma convincente, que refleje la seguridad de lo que está exponiendo. Se debe incluir anexo, gráficas, cuadros, diagramas, etc. Que realmente tengan un propósito en el informe.
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Los anexos deberán presentarse con alguna explicación y referencia al texto. La presentación del material de trabajo debe ser atractiva. El auditor no debe descuidar una verificación final de la información contenida en el informe, comentándola con su equipo de trabajo y en algunas ocasiones con alguien de la empresa. Para el Dr. Fabián Martínez Villegas “El informe debe convencer a quien o quienes va dirigido de que el trabajo de auditoría administrativa es un instrumento necesario que debe utilizarse consistentemente para que la administración de una empresa siempre sea dinámica y eficaz”

3.4 REORGANIZACIÓN Y RECOMENDACIONES.
La finalidad del plan de reorganización, es llevar a cabo dentro de la empresa todas las mejoras contenidas en el informe final una vez que hayan sido discutidas y aceptadas por la administración y el personal relacionado con esas mejoras. Es importante mencionar que las sugerencias de mejoras propuestas por el auditor administrativo no serán fácilmente aceptadas por el personal hasta que se les demuestre que si existe una franca mejoría y que esta libre de fallas, debiéndose de hacer una gran labor de convencimiento, para lograr esta labor de convencimiento el auditor administrativo deberá cubrir los siguientes puntos: Presentar las opciones, que proporciones, completa y claramente. Hablar con el personal que interviene y con los nuevos que tendrán que intervenir en los cambios propuestos. Prepara todo lo necesario para hacer un ensayo, ya sea práctico o gráfico.

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El auditor administrativo, al realizar el plan de reorganización deberá de tomar en cuenta lo siguiente: El propósito del cambio debe darse a conocer en forma clara y accesible. Los jefes del área afectada por los cambios debe de tener participación. Los cambios no deben fundamentarse exclusivamente en razones personales, Debe existir eficiente comunicación sobre los cambios. Los beneficios del cambio deben ser para quienes salen afectados. Los cambios deben comunicarse anticipadamente. Es necesario mencionar un plazo para llevar a cabo el plan de reorganización tomando en cuenta las siguientes formas de aplicar los cabios en la organización: Efectuar absolutamente todos los cambios de inmediato. Efectuar los cambios durante un periodo más o menos corto. Efectuar los cambios paulatinamente durante un periodo mayor. La elección del periodo más adecuado para realizar los cambios en una empresa debe considerar las características personales de los directivos y jefes de personal, así como las necesidades de la empresa.

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CAPÍTULO IV LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA COMO INSTRUMENTO DE CONTROL

4.1 EL CONTROL DENTRO DE LA EMPRESA
La revisión de un organismo en todos sus niveles es de gran importancia sin importar su tamaño, sobre todo si se requiere evitar que se cometan errores costosos y que se repitan las equivocaciones ya cometidas una vez; los esfuerzos para evaluar la administración de una empresa son laudables. Por tradición, la auditoría es una apreciación independiente de los procedimientos, procesos y registros financieros de la empresa, busca probar la confiabilidad y validez de los registros de las transacciones determinando el grado de exactitud y la forma en que los estados financieros reflejan de un modo fiel lo que supuestamente representan. Cuando este tipo de auditoría se realiza por personal especializado de la misma empresa, la auditoría puede ser como un medio efectivo de control así como un instrumento para la verificación de registros financieros y es conocida cono auditoría administrativa. La técnica de auditoría se adscribe en el proceso administrativo como un medio de control.

4.2 RELACIÓN ENTRE EL CONTROL Y LA AUDITORÍA
El control es uno de los cinco principios administrativos (planeación, organización, integración de personal, dirección y control). Este consiste en la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y se sigan los planes diseñados para alcanzarlos.

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El proceso básico de control comprende tres pasos: Establecer estándares. Estos funcionan como punto de referencia, son criterios de desempeño que al medirlos, permiten conocer como funcionan ciertos aspectos de la empresa. Medir ó comparar el desempeño con éstos estándares. Esto debería realizarse idealmente de manera anticipada y poder evitar las desviaciones antes de que ocurran. Corregir las desviaciones. Los administradores deben saber en donde aplicar las medidas correctivas, entre las que podemos mencionar los siguientes ejemplos: cambio en los planes u objetivos, aclaración de tareas, contratación o capacitación de personal y despido de personal.

El contar con un sistema de control convenientemente estructurado en una organización debe suministrar información válida, confiable y oportuna. Lo anterior constituye la retroalimentación por medio de la cual se pueden cambiar los planes, objetivos, políticas y/o programas, antes de que ocurran problemas costosos. La aplicación del principio de control preventivo ha provocado el desarrollo del interés en las auditorias administrativas, que son formas de evaluación de la administración, contemplando todo el sistema administrativo de una empresa. Actualmente la auditoria administrativa se lleva a cabo por firmas

independientes y externas a la empresa a evaluar, que deben contar con personal calificado para valorar el sistema administrativo de una compañía y la calidad de sus administradores. La auditoria administrativa, evalúa la posición de la compañía dentro de su entorno para determinar donde se encuentra, hacia donde se dirige con los planes actuales y si deben ser éstos modificados.

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Una organización se fija objetivos o metas, define políticas para guiar el comportamiento de sus integrantes y traza planes de acción, que se convierten en instrucciones o programas de operación que deben concretarse en hechos. Todo este proceso se lleva a cabo en los distintos niveles jerárquicos de la empresa, los cuales, se pueden dividir en 3 principalmente: 1) Directivo, 2) Gerencial y, 3) Operativo. A pesar de que estos niveles no están perfectamente delimitados, es necesario identificarlos como elementos separados, ya que cada uno de los cuales toma decisiones que afectan a la organización como un todo. La toma de decisiones entre alternativas en distintos niveles y departamentos, genera la necesidad de ejercer vigilancia sobre éstas y sus consecuencias, es decir, de controlar. La auditoria es realmente una técnica de control; aplicando la teoría de sistemas, la auditoria se considera como un subsistema dentro del sistema general del control.

4.3

LA

AUDITORÍA

COMO

HERRAMIENTA

DE

CONTROL
Dentro del proceso de la auditoría administrativa siempre encontraremos al Control como una herramienta fundamental dentro de dicho proceso. Control, es el conjunto de normas y procedimientos que están incluidos en la estructura de una empresa y que tienen como objetivo la comprobación o verificación automática de las operaciones propias de la misma, para evitar errores, proteger a las personas y activos, y por último, la obtención de la información real y oportuna con el fin de lograr eficientemente las metas fijadas de antemano.
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En esta definición encontramos como fines del control: Eficiencia. Seguridad para Activos y Personas. Información Real y Oportuna.

La auditoría administrativa tiene como herramienta de control la base para determinar el alcance o extensión del trabajo de auditoría, mismo que le permite al auditor tener el conocimiento de los procedimientos contables y/o administrativos usados en la empresa en que se desarrolla la labor de la auditoría. Se puede decir de hecho, que los medios de control están tan entrelazados con los procedimientos contables y/o administrativos, que es necesario

considerarlos en la práctica en forma simultánea. En la profesión como administrador, es del conocimiento general y en especial al efectuar una auditoría, que el alcance del trabajo del auditor se apoya en parte considerable, en la efectividad del sistema del control. Se puede decir, que dada la magnitud y complejidad de las empresas, un examen exhaustivo y detallado de las operaciones realizadas por estos, harían que el trabajo del auditor tuviera costos muy elevados. Por lo anterior, el examen de los estados financieros, se realiza en base a métodos selectivos y pruebas de muestreo, determinando el alcance mediante la evaluación llevada a cabo por el auditor de las medidas de control existentes. El sistema de control ocupa un lugar principal, entre los factores que deben tenerse presentes al tratar de determinar la naturaleza y extensión de dichas pruebas. Cuando muestra la evidencia de que el sistema de control es eficaz, el auditor llega con seguridad a la conclusión de que puede confiar en la corrección de los registros contables y/o administrativos, y de los datos en que éstos se

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basan en mayor grado de lo que haría si no fuera ese el caso; y como consecuencia de ello, reduce la extensión de sus pruebas. En caso de que el control resulte sumamente deficiente o ineficaz, el auditor deberá ampliar el alcance de sus pruebas, con objeto de obtener la evidencia suficiente y competente que le permita expresar su opinión sobre lo que este revisando en la empresa. Otro de los factores que influyen en la determinación del alcance y naturaleza de las pruebas selectivas, se refiere a la mayor o menor importancia de la partida que se intenta comprobar así como el riesgo de que en relación con la misma puedan existir irregularidades. En el estudio del control por parte del auditor es un requisito que debe satisfacer, para estar en condiciones de afirmar en su dictamen el examen fue practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas; esto es, que la segunda norma de las que se refieren a la ejecución del trabajo, impone al auditor la obligación de hacer un estudio y evaluación del control existente en la empresa. La importancia, radica en la implantación y aplicación continua de un sistema de control, adecuado a las necesidades de la empresa. De ahí, depende la selección de los procedimientos de auditoría adecuados, así como la extensión de las pruebas selectivas derivadas de dichos procedimientos. La persona al realizar el trabajo de auditoría, trabajara menos si la empresa sujeta a examen, cuenta con un eficiente control, y por lo contrario trabajará más, cuando dicha entidad cuente con un sistema deficiente de control. Los beneficios que se obtienen al examinar el control y tomar el resultado como base en la auditoría que se practique, se determinará en ahorro de tiempo y esfuerzo, lo cual redundará en beneficio del cliente, consistente en que reciban con oportunidad los informes de la persona a través de la opinión que rinda en su dictamen.

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Como objetivos a seguir del auditor al examinar el control, se pueden citar los siguientes: 1) Tener la certeza que el control aplicado por la empresa en el ejercicio que se pretende auditar, impida en mayor o menor grado, que se haya incurrido en errores de operación. 2) El grado de confianza que el auditor pueda dar a las cifras que consten en las declaraciones presentadas por la empresa, será en el resultado del examen efectuado al control. 3) En base en lo anterior, el auditor podrá determinar el enfoque de la auditoría, precisando: a) Clase de procedimientos que va a desarrollar. b) Que extensión, oportunidad y tiempo en que van a desarrollarse. c) Sobre qué cifras, cuentas o conceptos deben efectuarse. d) Sobre qué libros, auxiliares, documentos, etc., deberán realizarse, y e) Qué personal, con qué categoría se asignará a la revisión.

La auditoria administrativa, independientemente de ser ella misma parte integrante del sistema total de control, es la principal herramienta para la revisión y evaluación de los resultados logrados. Cumple con una doble misión: primero, como parte integrante del control superior; es decir, un medio para obtener y mantener el control; el segundo es; el medio principal para la medición y evaluación de resultados. Por tanto la dirección superior, propietarios, accionistas, auditores financieros y otros interesados deben confiar en ésta para la prevención de inconvenientes, y para garantizar la adecuada marcha del sistema.

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4.3.1 LA AUDITORÍA DE CALIDAD COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN EMPRESARIAL Y SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
La auditoría de calidad es una herramienta de gestión empleada para verificar y evaluar las actividades relacionadas con la calidad y a la cual muchas empresas le dan el valor de una auditoría administrativa. Su realización se inicia en una o varias de las situaciones siguientes: Por solicitud de la Administración: la Administración puede someter a auditoría el sistema de gestión de la calidad de un centro de fabricación como una medida más dentro del proceso de homologación de un producto. Por solicitud a una entidad de certificación: Cualquier organización puede solicitar la certificación de que su sistema de calidad es conforme al modelo adoptado y, en consecuencia, someterse a una auditoría. Por exigencia del sistema de calidad propio: Según cual sea el modelo de gestión de la calidad adoptado, las auditorías internas se realizarán por personal interno con una regularidad periódica.

Como se deduce de lo anterior, la auditoría puede ser el fruto del propio sistema de calidad de la organización, o bien obedecer a pautas ajenas en manos de terceros, sea del ente de certificación, de un cliente o de la propia Administración. En cualquiera de los casos, la alta dirección deberá poner los medios adecuados para su realización, así como para la identificación y mejora de las áreas no conformes con el modelo exigido. Por ello es responsabilidad de la dirección establecer un programa de auditorías internas y verificar su adecuada implementación. Desarrollar un programa de auditorías meramente para satisfacer las exigencias de un determinado cliente o entidad es absurdo. Este equívoco puede conducir a la empresa a despreciar todo el potencial de mejora que se halla inmerso en un
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programa de auditoría, y considerarlo como una imposición formal desprovista de contenido y de posibilidades de mejora. Las auditorías de la calidad se realizan con la finalidad de determinar: La adecuación del sistema de calidad de una organización a una norma de referencia específica o estándar. La conformidad de las actuaciones del personal de una organización con referencia a los requisitos de su programa de calidad según lo definido en la documentación (manual de calidad, manual de procedimientos, especificaciones de compra, etc.). La eficacia de las distintas actividades que constituyen el sistema de la calidad de una organización, y de las medidas correctoras/preventivas adoptadas Hay que tener en cuenta, no obstante, que la filosofía de los programas de aseguramiento de la calidad está basada en la prevención, más que en la detección de problemas, y por ello debemos dar mayor importancia a: 1. Detectar pronto el problema. 2. Conocer la profundidad del mismo. 3. Descubrir la causa principal del problema.

Las auditorías de calidad, de igual manera que las administrativas, proporcionan a la dirección de la empresa evidencias objetivas basadas en hechos lo cual va a permitir a la dirección tomar decisiones basándose en hechos y no en hipótesis.

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CONCLUSIÓN

En este trabajo se pretende dar a conocer la importancia que implica para una empresa la revisión de una estructura administrativa, mediante un análisis de sus principales componentes como son las políticas, los programas, los pronósticos y evaluarlos en términos de la eficiencia con que contribuyen al cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto. Para la auditoría administrativa, el análisis y evaluación de los objetivos deben llevarse en base a los mismos principios que se observan en la propia fijación y determinación de los objetivos. Debido a todos los problemas administrativos, se han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el estudio del pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones, es la auditoría administrativa localizada en la escuela de sistemas; la cual es un examen detallado de la administración de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), con el fin de medir el desempeño administrativo y proponer rutas hacia el cambio, es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración. Toda empresa por pequeña que sea, ya no se concibe sin planes, al planear se están definiendo los objetivos y determinando los medios necesarios para alcanzarlos. Si el futuro pudiera conocerse con certeza, los planes podrían formarse sin error, y por lo tanto no habría necesidad de llevar a cabo una revisión posterior subsecuente. Sin embargo, ya que esto no es posible, la auditoría administrativa surge como una importante figura de control. Es indudable que el mejor éxito de las empresas radica en una buena administración, tanto de sus recursos humanos como físicos, sus medios de control, así como el equilibrio en todas sus unidades, es por esto que se propone hacer un análisis para detectar las deficiencias y encaminarlas hacia el mejoramiento con el objeto de obtener mejores resultados, mediante una poderosa herramienta, que es la auditoría administrativa.

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A pesar de todos los beneficios que trae a la empresa el practicarle una auditoria administrativa, la cual es muy completa, ya que, nos da una visión integral de dicha empresa; no se le ha dado la importancia que merece, puesto que gran parte de los dueños de las diferentes entidades no lo ven como una herramienta que ayude a minimizar el riesgo de fracaso en la empresa, es por esto que se hace hincapié para que la elaboración de la auditoría administrativa sea toda una realidad. Debemos tomar en cuenta la importancia de la realización de una auditoría administrativa en las diferentes entidades o departamentos de las mismas como un medio de control eficiente. Es importante mencionar que las técnicas aplicables dentro de la auditoría administrativa van evolucionando de acuerdo a las necesidades y magnitud de la empresa, tomando en cuenta el entorno en que se encuentre la misma, haciendo con esto que el profesionista que la va a realizar este cada día mas capacitado para poder llevarla a cabo de manera adecuada. Para que una auditoría administrativa cumpla su propósito, es necesario que la empresa a la cual se le va a aplicar proporcione todas las facilidades, ya que el nivel gerencial es el único que puede autorizar el acceso a cierta información o determinado departamento. El llevar a cabo cuidadosamente cada una de las etapas de la auditoría administrativa permitirá tener un mejor panorama del organismo auditado y eso dará como resultado que el informe claro y conciso muestre la situación administrativa del organismo, y así la administración pueda dar una solución efectiva tomando las medidas correctivas necesarias. No se debe olvidar que la reorganización y la vigilancia posterior a la realización de una auditoría administrativa es de suma importancia para supervisar que las sugerencias hechas en el informe de auditoría administrativa se estén llevando a cabo. El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica especifica, con el propósito de determinar e informar
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sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y

responsabilidad de los funcionarios. Tomando en consideración las investigaciones realizadas, se puede concluir que la auditoría es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia. Por último se puede decir concluir que aunque como se ha visto la auditoría administrativa es un medio muy eficaz para el control administrativo de un organismo social, en la mayoría de las empresas de nuestro país y sobre todo en la mediana y pequeña empresa no se ha adoptado este tipo de control, pues representa un costo muy elevado para ellas.

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