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Unidad 1: Administración y Organización

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1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO................................................................................. 1 1.1 EL PROCESO TÉCNICO ..................................................................................... 1 1.2 EL PROCESO ADMINISTRATIVO ........................................................................ 2 1.2.1 PLANIFICACIÓN..................................................................................... 5 1.2.2 ORGANIZACIÓN ...................................................................................14 1.2.3 INTEGRACIÓN ......................................................................................18 1.2.4 EJECUCIÓN ..........................................................................................20

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Herramientas para la Gestión del Mantenimiento

UNIDAD 1
ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN
1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Es conveniente aclarar la diferencia entre lo que es procedimiento y proceso, pues los nombres son tan parecidos que su interpretación origina a confusiones. Entendemos por proceso la serie de sucesos o hechos desarrollados en un período de tiempo y que tienen habitualmente fines o efectos identificables; lo cual se realiza de una manera impersonal: sólo sucede y se explica. El procedimiento es la sucesión de pasos realizados con el fin de obtener un resultado específico, por lo cual se definen en él todos los detalles de cada paso a seguir. Aquí la realización es asignada a cargo de un individuo físico o moral. Por lo mencionado anteriormente, debemos estar conscientes de que deben existir dos procesos básicos: en primer lugar, un proceso técnico y enseguida, un proceso administrativo. 1.1 EL PROCESO TÉCNICO Supongamos que un técnico en electrónica recibe la orden de hacer y operar un amplificador de sonido, es lógico que empiece por planear lo que desea hacer, quizá principie por considerar: el volumen del salón en el que va a estar instalado el amplificador para decidir la potencia necesaria, el tipo de parlantes, la cantidad y ubicación; a continuación diseñará el amplificador necesario. Todo este planeamiento lo realiza con ayuda de dibujantes, electricistas, etcétera, pero no pasa de ser un estudio a conciencia, representado en planos, informes explicativos, programas y presupuestos. Después de ser aceptado el proyecto, comienza a organizar o estructurar lo planeado: consigue los materiales y los coloca según el plano, conectándolos correctamente. Al terminar esta estructura, el conjunto está inanimado, pero cada parte que lo forma posee la “conciencia” que el técnico le ha suministrado. Así, un condensador tendrá “conciencia” de condensador, lo mismo pasará con cada elemento del circuito. En el siguiente paso, el técnico en electrónica hace u ordena por medio del interruptor general que la estructura empiece a ejecutar la labor para la que fue diseñado; esta operación se logra a través del suministro de energía a cada componente, de esa manera, el diodo rectificador tiene “autoridad” para rectificar las corrientes alternas que se le envían; en forma similar funcionarán cada una de las partes, obteniéndose con esto que la actuación de cada pieza al estar coordinada con la de las restantes, hagan una labor en conjunto, de la que resulta la realización del objetivo planeado. Por último, y para conseguir que este artefacto rinda adecuadamente, el técnico observará el comportamiento de ciertos puntos que previamente escogió durante la planificación, haciendo mediciones esporádicas y analizando los resultados. Esta forma de control le permitirá, en caso de que se encuentren defectos en el funcionamiento del aparato, planear la forma más adecuada para corregirlos, organizar o reestructurar la parte dañada, volverlo a su labor de ejecución y nuevamente controlar su funcionamiento, repitiéndose el ciclo o proceso cuantas veces sea necesario.

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pero inanimada por la carencia de personas que ocupen los puestos y los hagan funcionar. el conjunto está inanimado. control y facturación de cada trabajo. Aquí es conveniente pensar que si cada ser humano se desarrollara en su puesto en forma apropiada la interrelación de las acciones combinadas sería en el mejor de los casos como las de una máquina. Con esto podemos establecer que el proceso técnico está constituido por las siguientes cuatro partes principales: 1. las grúas.2 EL PROCESO ADMINISTRATIVO Con fines comparativos. lo mejor (o peor) de cada uno de nosotros. Una vez aceptado el proyecto. preverá la necesidad de una grúa y carretilla para mover los transformadores. EJECUCIÓN Cada una de las partes hace su propia labor en coordinación con las restantes. incluyéndolo en sus labores y teóricamente en este caso llega más a un estado de organización completa y estática en el cual todos los elementos. También esta planificación la realiza el especialista en administración con ayuda de técnicos. informes explicativos. y demás. pero cada parte que lo forma posee la “conciencia” que el técnico le ha suministrado. ORGANIZACIÓN Estructura lo planeado. pero afortunadamente. pues estas funciones requieren de seres humanos para llevarlas a cabo. esto no pasa de ser un minucioso estudio representado en planos. el lavado de cajas y piezas. sentimientos y criterio para entregar en un caso dado. Podemos imaginar esta distribución. -2- . etcétera. tenemos libre albedrío. por lo que lo adiestra y desarrolla. memorias descriptivas. repitiéndose el proceso cuantas veces sea necesario. Es indiscutible que empezará a planear lo que desea hacer. tienen “conciencia” del cometido que deben realizar. por lo tanto hace las descripciones de puestos. presupuestos. ya en este momento existente. y otros aspectos. tanto humanos como materiales. en las áreas que él crea conveniente. obteniéndose con esto la realización del objetivo según se había planeado. etcétera. analizando y corrigiendo los resultados. programas. instala la oficina. Uno de los factores más importantes que deben tomarse en cuenta es el considerar la necesidad de puestos para manejar la grúa. al personal idóneo para llevar a cabo la integración de éste en sus respectivos puestos. quizá considerará el volumen de trabajo a ejecutar. la facturación. las ventas. determinará el lugar de armado. consigue y coloca el horno. el horno. calculará la herramienta y aparatos de medición de corriente y aislamientos. el administrador selecciona de acuerdo con las descripciones de puestos. En el siguiente paso. los procedimientos de trabajo y en fin define todo lo relacionado con la estructura que debe guardar el taller. el registro. supondremos que un especialista en administración recibe el encargo de formar y posteriormente administrar un taller que se dedicará al arreglo de transformadores de distribución. y como en el caso del proceso técnico.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Con esto podemos establecer que el proceso técnico está constituido por las siguientes cuatro partes principales: PLANIFICACIÓN Define todos los atributos que considera necesarios que posea el artefacto haciendo planos. localizará el lugar y diseñará el horno para secado. hará otro tanto para lograr el filtrado de aceite. el administrador empieza a desarrollar la organización o a estructurar lo planeado. las personas somos algo más. CONTROL Se observará haciendo mediciones esporádicas. programas y presupuestos.

es indispensable seleccionarlo. ORGANIZACIÓN Estructura lo planeado. INTEGRACIÓN Selecciona al personal idóneo lo adiestra y desarrolla. es la energía humana. repitiendo este proceso cuantas veces sea necesario. presupuestos. En este paso mide los rendimientos conseguidos. para lo cual motiva. es decir. CONTROL Se observará haciendo mediciones esporádicas. Teóricamente llegamos a un estado de organización completa y estática en la cual todos los elementos. -3- . De lo anterior vemos claramente que la única diferencia que existe entre el proceso técnico y administrativo. PLANIFICACIÓN Define todos los atributos que considera necesarios para el taller u oficina que trata de estructurar haciendo planos. éste. está obligado a saber cómo se comportan todos los recursos que maneja principalmente el humano. aquí el administrador debe corroborar que todo está sucediendo según lo había planeado. por lo tanto. es que este último tiene una etapa más: la integración. oficina o cualquier organismo similar. analizando y corrigiendo los resultados.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento La siguiente etapa del administrador. consiste en hacer que el organismo se ponga en marcha. obteniéndose con esto la realización del objetivo según se había planeado. EJECUCIÓN Cada una de las partes hace su propia labor en coordinación con las restantes. memorias descriptivas. y otros. departamento. que por la complejidad de sus reacciones será el problema más grande que deberá solucionar el administrador. comunica. la cual es necesaria debido a que en una empresa. repitiéndose el proceso cuantas veces sea necesario. que entre a la etapa de la ejecución. programas. dirige y coordina a sus subordinados delegándoles la autoridad necesaria y pidiendo resultados en sus áreas de responsabilidad. por lo tanto. Como quinta y última etapa está el control. físicos y técnicos. inducirlo. adiestrarlo y desarrollarlo para que puede desempeñar el papel que le corresponda. tienen “conciencia” del cometido que deben realizar. el ser humano forma parte de éste y. Al terminar el conjunto está inanimado. Debemos recordar que la energía que pone en movimiento a esta maquinaria mixta compuesta por recursos humanos. los analiza y compara con lo que se había propuesto conseguir y corrige las desviaciones con lo previsto. instruyéndolo en sus labores. y cada parte que lo forma no posee la “conciencia” de lo que tiene que hacer por la falta de recursos humanos que ocupen sus puestos.

maquinas. partimos del hecho de que nuestro entorno está formado por recursos y que éstos se pueden aglutinar en los siete recursos generales mostrados en la Fig. productos. además. tiene la facultad de obrar por reflexión y elección. el tiempo. tales atributos hacen posible que el humano sea el único recurso que.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Para profundizar en el estudio del proceso administrativo.1: hombres. la tecnología tan ansiada. concluimos que está formado por características biológicas. puede mejorarse a sí mismo. dinero. por eso se les llama recursos físicos. Hombres Máquinas Dinero Productos Materiales Métodos --. no tienen comportamiento propio. materiales y métodos. que lo contiene todo y al cual no se le puede modular sino en el mejor de los casos sólo se le puede aprovechar adecuadamente. y todos inmersos en el recurso tiempo. 1. -4- . Los recursos tales como maquinas. a éstos se les denomina recursos técnicos. por lo que se llega a la conclusión de que éste tiene un lugar preponderante en la organización. los productos y los materiales.HUMANOS TIEMPO ___ FÍSICOS TIEMPO ----. Analicemos cada uno de estos recursos: Al estudiar al ser humano como recurso. además de poder mejorar al resto.TÉCNICOS Fig. son intangibles. que tampoco tienen un comportamiento volátil.1: Los recursos de una empresa. pero también existen. ya que se trata de las ideas humanas establecidas para definir cómo hacen las cosas. Por lo que respecta a los métodos. el dinero. psíquicas y sociales y. Por último. 1. pero existen y son tangibles. el cual los afecta positiva o negativamente.

lo que proporcionan los programas. Todos ellos contenidos en otro general que es el tiempo. estableciendo los principios que habrán de orientarlo. Para un administrador de cualquier nivel (desde el que tiene a su cuidado una sola persona hasta el director general de la empresa) su función principal es hacer que todos los recursos a su cargo proporcionen al conjunto los resultados esperados. Técnicos. para planear se debe definir. por lo tanto. o sea lo que queremos obtener con nuestras acciones. Recordemos que en su forma más usual. y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización”. por eso a través de los años se han seguido y analizado diferentes procesos y hasta la fecha. a continuación. Por ultimo. los cuales guardan una disposición secuencial. con lo cual se puede definir la interpelación de recursos por emplear incluyendo el tiempo.1 PLANIFICACIÓN Existen varias definiciones de planificación. pero en síntesis desarrollan el mismo criterio. Algunos de estos presupuestos van a servirnos en la última etapa del proceso administrativo (control). antes que todo. por lo tanto. la serie de sucesos aquí descrita es la que obtuvo mejores resultados. debemos presuponer lo que va a suceder si actuamos según lo planeado. por lo que si el único recurso que tiene voluntad propia son las personas a su cargo y. Analicemos cada uno de ellos: 1. la secuencia de operaciones para realizarlo. se derivarán de éste las políticas.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento En esta forma podemos concluir que los recursos que tiene una empresa son de tres tipos: Humanos. La planificación es la parte más -5- . el objetivo. La administración se facilita si se sigue un proceso adecuado para llevarla a cabo. Físicos. sin embargo la que a nuestro juicio nos parece más clara es la de Agustín Reyes Ponce: “La planificación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse. cada uno de los acontecimientos del proceso administrativo está dividido en sus elementos. es adecuado pensar que administrar es obtener resultados por medio de terceros. como puntos de comparación para formar nuestros “indicadores de control”. el proceso administrativo está constituido por la serie de cinco sucesos del siguiente cuadro: PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN EJECUCIÓN CONTROL Objetivos Políticas Procedimientos Programas Presupuestos Puestos Hombres Autoridad Responsabilidad Selección Inducción Adiestramiento Desarrollo Motivación Comunicación Dirección Coordinación Medición Comparación Análisis Corrección Como se puede apreciar. aquellos enunciados que marcan guías para facilitar las labores gerenciales.2. son las que pueden manejarse adecuadamente a sí mismos y al resto de recursos que le son necesarios para desarrollar su trabajo. el siguiente paso es determinar el procedimiento que se ha de seguir.

Vemos así que la planificación es una constante toma de decisiones que involucra lo siguiente: Planificación 1 2 3 4 5 OBJETIVOS POLITICAS PROCEDIMIENTOS PROGRAMAS PRESUPUESTOS -6- . que deben suceder periódicamente. con el fin de vigilar y corregir las probables desviaciones del objetivo. consecuentemente. es necesario considerar nuestras limitaciones de acción. los procedimientos. ahora podremos presuponer las acciones. o sea. además. con lo que se conocerá la potencia necesaria en el equipo de aire acondicionado. es decir. Hasta este momento podremos saber a ciencia cierta cuándo podemos empezar para terminar en la fecha propuesta y. Para efectuar la planificación de una manera lógica. costos. el establecimiento de las políticas a considerar. lo cual nos proporciona los datos necesarios para dimensionar los fusibles y conductores que llevarán al equipo dicha energía. pero seguramente por casualidad se llegará al óptimo. es lógico que no se tendrá nada que organizar. empezando por los conductores hasta terminar con el volumen de aire acondicionado que éstos pueden entregar. En la planificación administrativa debe seguirse también esta mecánica: primero decidir cuándo y a dónde se quiere llegar. Toda planificación empieza con el deseo de conquistar un objetivo. dimensionar las labores en monto (cantidad de trabajo por efectuar) y tiempo. Por ejemplo. por último. etcétera. debiendo considerar a continuación las restricciones o limitaciones. por ende. con lo anterior estamos en posibilidad de decidir los métodos a emplear y. de acuerdo con el volumen de éste. nuestros recursos (humanos. tiempo. en consecuencia. ahora. Primero se debe considerar el objetivo y de allí se “retrocederá” hasta llegar a la primera labor por efectuar.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento importante del proceso administrativo. de esta manera es posible hacer los programas a fin de considerar cronológicamente las diferentes actividades que se desarrollarán. si se desea poner aire acondicionado a algún local. ejecutar o controlar y. se empieza primero por determinar. ya sea de ingeniería civil. partiendo de este supuesto. electrónica u otro. integrar. debe procederse como en cualquier otro plan. es claro que se tendrá algún resultado después de varios intentos. así como la disposición de éste y. Sería infructuoso proceder en forma contraria. pues si no se tiene ningún plan. se estará en posibilidades de calcular la energía que requiere el equipo para su correcto funcionamiento. físicos y técnicos) y. cuáles son las temperatura y humedad que deben existir en él. no existirá la administración.

pueden normar su criterio facilitándose la toma de decisiones. Aumentar la Producción anual en un 7% con respecto al año anterior.1. su importancia está en la orientación que proporcionan a la administración para poder conquistar el objetivo dentro de los límites que imponen los recursos de la empresa considerados en la planificación. ya que con las Políticas establecidas y perfectamente conocidas. verbales o simplemente sobreentendidas.2. más la acción correspondiente para conseguir ésta y el tiempo en que se debe lograr. además de enunciado por escrito a todos los integrantes. lo que trae aparejada la necesidad de expresar unidades de cuantificación para el tiempo. facilitando la previsión de las acciones que hay que tomar para conseguirlo. los límites que deben observarse durante su actuación. Permiten también una mejor delegación de la autoridad. en un periodo de tres meses a partir de enero próximo. pues éstas les indican. quienes deben quedar absolutamente convencidos de que es necesario conquistarlo.Tecsup Virtu@l 1.2. éste es el resultado final al que se desea llegar.1 Herramientas para la Gestión del Mantenimiento OBJETIVOS Existe gran confusión entre objetivo. para aclarar los diferentes conceptos. gerentes o mandos de cualquier nivel. se le llama objetivo. recurriremos a un sencillo ejemplo: En una carrera de automóviles la meta está representada por un punto físico al término de “X” distancia. los participantes tienen el deseo de “llegar a la meta” lo que ya involucra una acción y. deseo y meta. acción y tiempo. 1. aunque en términos generales.2 POLÍTICAS Estas son normas que orientan las acciones gerenciales y que pueden ser escritas.1. Al conjunto de una meta. -7- . por último. vemos que el objetivo será “llegar a recorrer X distancia en 25 segundos”. los supervisores. el objetivo debe ser perfectamente discutido y aclarado. Todos estos fines poseen sus tres características: meta. Durante las juntas de planificación. El propósito orienta los esfuerzos del dirigente y aclara el panorama. Reducir tiempos de entrega en 15% con respecto al año anterior. Ejemplos de objetivos: • • • Reducir en un 5% los accidentes de trabajo a partir del mes de junio próximo.

Durante la planificación y de acuerdo con el objetivo.1. sin suposiciones ni ambigüedades y tomando en cuenta.3 PROCEDIMIENTOS El procedimiento está constituido por una serie de labores relacionadas cronológicamente.2 nos muestra un ejemplo de procedimiento. No debe trabajarse tiempo extra. Las compras de reparaciones para funciones de Mantenimiento mayores a $ 2 000 deben ser autorizadas por el director general. 1. con el propósito de permitir la elaboración de procedimientos sencillos para lograr que éstos se vuelvan fácilmente rutinarios. a fin de coordinar y relacionar cada una de sus partes. 1. los recursos humanos y materiales con que se cuenta y la clase de trabajo a desarrollar. Cuando se quiere mejorar un procedimiento es necesario estudiar cada uno de sus métodos. con la finalidad de tratar de eliminarlos. -8- . economía. El estudio se hará sobre hechos concretos. es necesario usar y estudiar a fondo los procedimientos una y otra vez para lograr su máxima simplificación. Este estudio debe ser concienzudo y detallado. producción. como lo son aquéllas que norman el criterio sobre asuntos confidenciales o delicados. las cuales constituyen la forma de efectuar un trabajo. Ejemplos de Políticas: • • • Todas las ventas que se realicen serán al contado.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Existen muchos tipos de Políticas de acuerdo con la función en la cual deben aplicarse (ventas. sustituirlos o modificarlos. incentivos motivadores o aumento de personal eventual. Los métodos corresponden a una parte de un procedimiento e indican la manera de hacer una labor especifica. generalmente por un solo hombre.2. u otra) y todas ellas son generalmente normas amplias y dinámicas. Es necesario que en toda empresa existan las Políticas escritas. La alta gerencia debe decidir cuáles son las Políticas que deben formar el manual escrito y cuáles deben entenderse como políticas implícitas y conocidas por un escogido número de dirigentes. se estudian los diferentes trabajos por realizarse. el incremento de producción debe lograrse basado en simplificación de métodos. aunque hay casos especiales en que éstas deben ser implícitas. además del objetivo. La Fig.

Hacer factura y enviarla con el transformador al cliente. determinar daños. Oficina de recepción Taller de desmontaje Taller de limpieza y filtrado Taller de bobinado Taller de secado 1 2 3 4 5 6 7 8 Fig. realizar pruebas eléctricas y de hermeticidad. Llenar transformador de aceite. Revisar devanados. dejar escurrir los devanados y enviar a limpieza.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento MANTENIMIENTO DE SUBESTACIONES ELÉCTRICAS PROCESO Hacer prueba inicial y llenar F-128 informando el estado del transformador. remover tapas. Extraer el aceite. Limpiar el conjunto y enviar a la oficina. Retornar el bobinado. Armar el conjunto. 1. realizar prueba eléctrica y enviar al taller de filtrado. Poner el horno a 80°C. revisar bobina y enviar a secado. Lavar caja y devanados. -9- .2 : Ejemplo de un procedimiento. filtrar aceite y enviar el conjunto al taller de bobinado. hacer prueba periódica con el megger hasta obtener aislamiento OK.

A continuación se muestra un ejemplo de programa.1. pues es lógico que se tendrá alguna experiencia al respecto. por lo tanto.4 PROGRAMAS Los programas son listas o gráficos que muestran claramente la interrelación de los recursos humanos físicos y técnicos. Aun en el caso de que sólo se tengan métodos y. enlazados con el tiempo. (min) * M 3 * M 4 * J 5 * V 6 S 7 D 8 * L 9 * M 10 * M 11 * J 12 * V 13 S 14 D 15 * L 16 * M 17 * M 18 * J 19 * V 20 S 21 D 22 * L 23 * M 24 * M 25 * J 26 * V 27 S 28 D 29 * L 30 * M 31 ÍTEM TAREA FRECUENCIA DÍAS D 1 L 2 1 LIMP-0001 2 LIMP-0002 3 LIMP-0003 4 LIMP-0004 5 LUB -0012 6 LUB -0025 7 LUB -0007 8 AJ . con objeto de que el personal que ha de ponerlos en práctica los conozca a fondo y. hasta en la mente de la misma persona conforme avanza en nuevas experiencias y conocimientos.3: Ejemplo de un programa mensual de trabajo. en ellos también se indica quién debe hacer cada trabajo. procedimientos deficientes. 1. se deduce que en toda empresa deben existir manuales de procedimientos escritos y perfectamente explicados.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Como corolario de lo antes mencionado.10 - . por lo que facilita la coordinación de los recursos al equilibrarlos con las necesidades a cubrir. 1. pueda tener la fuente de información necesaria. Nos proporcionan la línea de conducta que ha de seguirse para alcanzar el objetivo. . cuándo empezarlo y cuándo terminarlo. al tratar de aplicar procedimientos que ellos suponen mejores y que con el tiempo van cambiando.0004 9 AJ .0056 10 INS-0003 11 INS-0013 12 INS-0045 13 INS-0079 14 INS-0025 15 INS-0067 16 REP-0012 17 REP-0035 18 REP-0056 DIA DIA SEM QUIN DIA SEM MEN DIA SEM DIA DIA SEM DIA DIA DIA 3MS 6MS 9MS 1 1 5 10 1 5 30 1 5 1 1 5 1 1 1 90 180 270 5 10 30 40 10 15 30 10 5 3 5 8 2 3 5 960 1440 1440 5 5 5 5 5 30 5 5 5 30 5 5 5 30 5 5 5 5 5 30 5 5 5 5 5 30 5 10 10 10 10 10 40 10 10 10 10 10 15 30 10 10 10 10 10 5 3 5 2 3 5 3 5 8 2 3 5 2 3 5 2 3 5 2 3 5 3 5 3 5 3 5 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 40 10 10 10 10 10 40 10 10 10 10 10 15 10 10 10 10 10 5 3 5 2 3 5 3 5 2 3 5 3 5 8 2 3 5 3 5 2 3 5 3 5 2 3 5 10 10 10 10 10 10 10 15 15 10 10 10 10 10 15 10 10 10 10 10 5 5 3 5 2 3 5 3 5 2 3 5 3 5 8 2 3 5 2 3 5 2 3 5 3 5 3 5 10 10 15 10 10 5 3 5 2 3 5 3 5 8 2 3 5 10 10 10 10 10 5 3 5 8 2 3 5 2 3 5 2 3 5 2 3 5 3 5 3 5 3 5 3 5 8 2 3 5 DURACIÓN DIARIA: PROM. MÁQUINA: MEZCLADORA DE PULPA MES: ENERO LABORABLES: * DURAC. es preferible construir con ellos el manual necesario y no esperar hasta que sea posible su depuración. ya que ésta vendrá más rápida y fácilmente al estudiar el manual existente. supervisor u otros funcionarios. entonces la empresa vive un caos originado por ideas equivocadas en cada encargado.2. en caso de duda. No es lo mismo cuando los procedimientos existen sólo implícitos. DIARIO: 74 83 66 68 93 83 0 0 76 58 83 53 76 0 0 88 93 68 61 58 0 0 83 68 66 53 93 0 0 83 81 Fig.

1. por ejemplo. su costo.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Los programas son producto de la planificación y serán más valiosos y exactos mientras ésta sea ejecutada con más cuidado y esmero. pues en este momento ya podemos actuar según lo planeado.4: Ejemplo de presupuesto de gastos. Ahora ya podemos estimar. porque sólo nos resta saber qué es lo que pasa si desarrollamos ese plan. la clase y calidad de materiales a utilizar. 1. algunos de los cuales pueden ser críticos. 1. de producción u otros.11 - . de horas extras.2. más firmeza y seguridad habrá en el programa. Los presupuestos son mostrados en formatos especialmente trazados que informan las necesidades o resultados futuros a los que se supone llegar.5 PRESUPUESTOS Debe tenerse en cuenta que la planificación termina con la programación. de ventas. en fin. pues dichos programas tendrán bases tan deficientes que su variabilidad los hará inservibles generalmente poco tiempo después de haberlos hecho. pueden existir presupuestos de mano de obra. el cual no tendrá que ser revisado con tanta frecuencia y con ello se simplifican mucho las labores de control. pero es una verdad indiscutible que mientras más acuciosa sea la planificación. . cuánto y qué tipo de personal necesitamos para atender este proyecto. de materiales. podemos estimar con mucha certeza los diferentes eventos. los presupuestos se elaboran basados en los programas resultantes de la planificación y pueden indicarse en diferentes unidades y no exclusivamente la monetaria. Oficinas: Material 900 Mano de Obra 4000 Cargos Varios 900 Sobrecargos 290 6090 Total: Taller de Desmontaje Material 800 Mano de Obra 5200 Cargos Varios 1500 Sobrecargos 800 8300 Total: Taller de Limpieza: Material 2500 Mano de Obra 3200 Cargos Varios 800 Sobrecargos 1000 7500 Total: Taller de Bobinado: Material 4500 Mano de Obra 6200 Cargos Varios 1200 Sobrecargos 900 12800 Total: Taller de Secado: Material 2800 Mano de Obra 3900 Cargos Varios 1500 Sobrecargos 500 8700 Total: GRAN TOTAL: 43390 700 3500 1100 200 5500 950 5800 1500 900 9150 2700 3800 800 1100 8400 4700 6700 1200 970 13570 2900 4000 1600 570 9070 45690 750 3200 1200 250 5400 900 5900 1600 950 9350 2600 3900 900 1050 8450 4600 6900 1300 950 13750 2800 4100 1650 550 9100 46050 780 3500 1100 250 5630 970 5500 1500 900 8870 2700 3500 800 900 7900 4650 6500 1100 800 13050 2850 4200 1500 500 9050 44500 800 3800 1200 290 6090 1000 5800 1650 850 9300 2900 3800 850 850 8400 4850 6750 1100 750 13450 2950 4350 1400 450 9150 46390 800 3800 1100 300 6000 900 5600 1600 900 9000 2700 3700 850 950 8200 4700 6700 1200 850 13450 2700 4300 1450 500 8950 45600 850 3500 1200 300 5850 1000 5900 1700 1000 9600 3000 3800 950 1050 8800 4060 6800 1300 900 13060 2050 4500 1500 500 8550 45860 800 3400 1000 280 5480 980 5950 1650 850 9430 2700 3850 850 850 8250 3900 6850 1200 800 12750 1900 4550 1300 400 8150 44060 850 3600 1000 270 5720 950 5800 1650 900 9300 2500 3850 850 900 8100 3700 6850 1200 800 12550 1700 4550 1300 450 8000 43670 800 3600 1200 300 5900 900 5500 1700 950 9050 2600 3400 900 970 7870 3600 6450 1300 950 12300 1600 4200 1400 550 7750 42870 750 3200 1100 290 5340 900 5400 1800 800 8900 2500 3300 870 800 7470 3900 6300 1150 700 12050 1900 4100 1800 450 8250 42010 700 3100 1100 290 5190 850 5350 1500 850 8550 2400 3300 850 850 7400 4100 6500 1100 800 12500 2100 4000 1100 500 7700 41340 9480 42200 13200 3310 68190 11100 67700 19350 10650 108800 31800 43400 10270 11270 96740 51260 79500 14350 10170 155280 28250 50750 17500 5920 102420 531430 Fig. Es claro que no existen programas invariables. No se pueden obtener buenos programas sin tomar en cuenta una planificación perfectamente ponderada. así. En síntesis.

5: Ejemplo de un informe sobre el presupuesto de gastos.500 1.600 1. 1.000 28.700 3.100 200 5.300 141. dicho trabajo lo condicionaron para que no se pierda la calidad de servicio que la mencionada subestación está proporcionando a la fábrica.500 3.700 3. S.900 28. llegaron a la conclusión de que es necesario enviar a un taller especializado uno de los transformadores de 100 kva instalado en la subestación eléctrica para que sea rehabilitado.500 900 9.400 50 16.000 5.900 8.700 2.12 - .300 800 15. ya que con ellos se puede comparar lo obtenido y saber el grado de desviación que se pudo haber efectuado para aplicar el correctivo que se juzga necesario. EJERCICIO DE PLANIFICACIÓN Suponga que usted es jefe de conservación de la fábrica de cajas de cartón “MANSE.000 3.500 6.000 5.400 10.600 900 1.000 1.000 1.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Los presupuestos son imprescindibles para efectuar el control.250 102 100 106 87 101 258 94 108 117 105 100 97 108 103 99 108 103 162 88 111 112 104 115 116 105 104 Concepto 120 Oficinas: 120-1 Material 120-2 Mano de Obra 120-3 Cargos varios 120-4 Sobrecargos Total: 130 Taller de Desmontaje: 130-1 Material 130-2 Mano de Obra 130-3 Cargos varios 130-4 Sobrecargos Total: 140 Taller de Limpieza: 140-1 Material 140-2 Mano de Obra 140-3 Cargos varios 140-4 Sobrecargos Total: 150 Taller de Bobinado: 150-1 Material 150-2 Mano de Obra 150-3 Cargos varios 150-4 Sobrecargos Total: 160 Taller de Secado: 160-1 Material 160-2 Mano de Obra 160-3 Cargos varios 160-4 Sobrecargos Total: Gran Total: Fig.500 6.6 la problemática o situación que usted hipotéticamente supone que se está viviendo y.800 10. % del Acumulado % del presupuesto Gastos del del año presupuesto acumulado mes a la fecha del mes a la fecha 800 3.700 1. Para que el espacio le sea suficiente ayúdese con otras hojas.750 106 112 91 80 105 164 101 92 94 105 95 90 100 95 94 114 97 176 84 109 96 97 109 109 100 103 2.200 24.050 2.000 20.100 47.700 4. haga su plan de acción.400 12.600 2.800 600 9.400 43.200 16.” y que después de analizar la situación junto con algunos de sus subordinados. A. Por favor piense cómo solucionar el problema.200 7.500 5.550 4. 1. a continuación.300 15.250 6. empezando por describir en el formato que presenta la Fig. .000 8.000 2.900 2.

6 por sí misma se explica con lo hasta aquí estudiado de la planificación. 1. cuando esto sucede el plan se convierte en proyecto del cual se pueden desprender varias órdenes de trabajo.2) sólo estima los pasos a seguir que pueden estar contenidos en el mismo. pero ahora considerando su fecha de terminación y el responsable de la actividad. sólo es conveniente aclarar que el punto 6 en vez de mostrar el procedimiento elaborado en flujograma (véase la Fig. Por lo que respecta al 7.6: Formato para el ejercicio de planificación.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento 1 Análisis de la situación: 2 Nombre del Plan: 3 Responsable del Plan: 4 Objetivo (Meta. Se considera que un jefe de cualquier nivel en compañía de sus subordinados debe hacer planes para atender su área de responsabilidad y solicitar a su jefe inmediato la autorización de cada plan. por eso lleva dos firmas de aceptación. pero en todos los casos puede explicarse y en la mayoría de ellos puede asignársele un peso moral o económico. El punto 9 no necesita comentarios y el 10 se refiere a la aceptación de las responsabilidades que trae aparejadas tanto la planificación (elaboración del plan) como la aceptación o autorización del mismo. 1. 1. En el punto 8 se estima el costo y el beneficio que se espera obtener. en ocasiones éste es subjetivo. Acción y Tiempo) 5 Políticas: 6 Procedimientos (Pasos a seguir para obtener lo que se pretende) Actividades Específicas y cronológicas a tomar Paso A B C D E F G H 7 Programación: Fecha Actividades Paso Responsable A B C D E F G H 8 Presupuesto: Concepto del Costo Concepto del Beneficio $ $ 9 Observaciones: 10 Acepto (Quien propone el plan) Acepto (Quien autoriza el plan) Fig.13 - . se refiere a los mismos pasos. El contenido de la Fig. .

materiales y otros). as¡ como disponer en forma funcional del resto de los recursos (escritorios. disponiendo los recursos de la empresa (hombres. Por lo tanto. pues dichas empresas crecen como fenómenos. Con esto se puede establecer un programa anual de organización de cada entidad. sobre todo de los recursos humanos (ingeniero industrial.Tecsup Virtu@l 1. requiriendo además tres escritorios. el primer paso es listar todas las labores a realizar.1 PUESTOS Como hemos visto. en forma aproximada. una máquina de escribir. un ayudante y una secretaria. pues éstos deben conocer perfectamente las exigencias de su puesto y de los que tienen nexos con el mismo. Esto es contrario a todo buen juicio. por ejemplo. Así se tendrá una idea del desarrollo general de la misma. Lo indicado es hacer responsable a un departamento especializado a las órdenes de la dirección general. determinar. máquina de escribir. escoger al personal adecuado para ocuparlos. quienes sin conocimiento en la materia. etcétera. Para organizar hay que atender los siguientes factores: ORGANIZACIÓN 1 2 3 4 PUESTOS HOMBRES AUTORIDAD RESPONSABILIDAD 1.2. . separarlas en grupos afines de funcionalidad. "organizan" sus oficinas de la manera que creen más adecuada. de tal forma que ésta pueda funcionar según lo previsto en la planificación. obliga a definir las labores y todos los detalles de cada puesto (descripción de los puestos). al planear la forma de obtener un objetivo generalmente se llega a la necesidad de organizar un complejo que lo logre. máquinas.14 - . Así. a fin de que pueda delegárseles a estas personas la autoridad necesaria. ayudante y secretaria). archivadores. dar forma e interrelacionar las partes de un complejo previamente planeado. pues éstos estarán previstos. pudiendo prever el de cada departamento. verificando que cada uno pueda servir para desarrollar plenamente su labor.2. las horas-hombre de cada grupo con objeto de decidir cuántos puestos de esa categoría son necesarios (uno por cada hombre). se ha planeado para controlar la calidad de determinado producto y se decide que es necesario disponer de un puesto de ingeniero industrial. aparatos de pruebas. En muchas empresas es costumbre que su reorganización quede a cargo de los propios jefes de cada departamento.2 ORGANIZACIÓN Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Organizar es estructurar. a fin de que estudie la proyección de la empresa a 10 o 15 años y establezca premisas de organización para ese entonces.2. con los consiguientes perjuicios de altos costos y pérdida de coordinación interdepartamental. organizando cada uno de éstos según las necesidades del conjunto y no en una forma individual. vehículo y otros). Cada año se revisará el programa y se actualizará de acuerdo con las modificaciones obligadas por cuestiones imponderables. lo que evitará no contar con los recursos necesarios a tiempo. Organizar esto. un vehículo.

las condiciones de trabajo a que van a estar sometidos los ocupantes de dichos puestos. firmando como responsable. F-381 al Departamento de conservación. b) Firmar la nómina autorizando el pago del incentivo o tiempo extra. responsabilidad (propia y ajena) y. por último. b) Revisar las máquinas bobinadoras. d) Hacer el Programa semanal basado en lo planeado. etcétera. Hace las Pruebas de recepción y entrega de transformadores recibidos y arreglados por el taller. De este análisis nace un documento llamado Descripción de puestos. calculando. horno de secado. de transformadores DESCRIPCIÓN GENÉRICA Monterrey. lo cual nos ayudará enormemente en nuestras labores administrativas. los bobinados por reponer y dirigiendo la labor de seis a ocho obreros dedicados al bobinado. experiencia. Y pasar el reporte de su estado en la. OPERACIONES SEMANALES a) Enviar a las oficinas los datos de tiempo trabajado para fines de pago. programas de adiestramiento y desarrollo y la evaluación de puestos. se hace el análisis de puestos para saber no sólo las labores que corresponden a cada uno de ellos. c) Verificar con un día de anticipación el programa de cada trabajador. el cual nos va a permitir hacer una buena selección de personal. c) Planear las labores de la próxima semana para el personal a sus órdenes. y vigilar la calidad y cantidad del mismo durante la ejecución de su labor.15 - . OPERACIONES MENSUALES a) Revisar el estado de los aparatos de medición su cargo y verificar su exactitud. b) Revisar la planificación del trabajo de bobinado y sacar del almacén los materiales y repuestos necesarios para cada trabajo. . esfuerzo (físico y mental). L. c) Investigar lo necesario para llenar la forma F-18 “Informe del avance de trabajo” y enviarlo al Departamento de bobinado. a continuación estamos mostrando un ejemplo. de Personal Jefe del Dpto. OPERACIONES CONTINUAS a) Anotar la llegada y salida de los transformadores en la F-1 28. en caso necesario.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento A continuación. destreza). Por la importancia del documento Descripción de puestos. TÍTULO: CLAVE: FECHA DE ANÁLISIS: ACTUALIZADO EL: PREPARÓ: REVISÓ: CONFORME: DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Jefe de taller JTB 20 de junio de ______ 07 de Junio de ______ Gerente de Ingeniería industrial Gerente de Dpto. sino su descripción genérica. CONSERVACIÓN DE SUBESTACIONES ELÉCTRICAS Reforma 107 N. el grado de habilidad (instrucción.

enviándola al departamento de bobinado. según lo estipulado. el lugar es relativamente cómodo y el ruido un poco molesto. D. al jefe da personal y al jefe de control de calidad. b) Experiencia: Requiere un mínimo de un año en el taller para desarrollar plenamente sus labores. A la vez conocer principios de administración. ESFUERZO a) Físico: Prácticamente nulo. b) Posición: Realiza su trabajo en forma variable. a fin de tenerlos listos para cuando se le soliciten (junio y diciembre de cada año). B. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO A. Conocer las labores y trámites del almacén en lo que se refiere al suministro de materiales y repuestos. la cual en un accidente puede llegar a causar la muerte. HABILIDAD a) Instrucción: Requiere preparación mínima de secundaria y técnico electricista.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento OPERACIONES SEMESTRALES a) Analizar a su Personal y llenar la F-112 “Calificación de méritos”. programar y obtener resultados de los obreros a sus órdenes (seis). así como de las de obreros a sus órdenes. técnicas de programación y tener conocimiento pleno de la organización de su taller y del Departamento de bobinado a donde pertenece. CONDICIONES DE TRABAJO a) Ambiente circundante: La temperatura promedio del sitio de trabajo es templada. a fin de solicitar o informar sobre asuntos del trabajo. C. . c) Riesgos: En algunas ocasiones se trabaja con una tensión hasta de 13 000 voltios de corriente alterna. c) Destreza: La necesaria para planear. OPERACIONES ESPORÁDICAS a) Dictar memorandos para el jefe del Departamento de bobinado. sentado. pues sólo en ocasiones podrá ayudar a levantar los transformadores con la pluma del taller. b) Revisar y preparar sus objetivos creativos para el próximo semestre. Conocer a fondo el trámite de documentos que componen una orden de trabajo. b) De la programación que él elabora: Una falla en este renglón puede ocasionar pérdidas por varios cientos de dólares. desde que se recibe en el Departamento hasta que se entrega al cliente el transformador arreglado. de pie o en ocasiones caminando y en una área mediana. b) Mental: Atención frecuente y a fondo de sus propias labores. RESPONSABILIDAD a) De las labores propias y del personal a sus órdenes: Una falla en el cálculo de bobinados o pruebas de calidad puede ocasionar pérdidas hasta por seis mil dólares. Deberá orientar y atender a su personal cuando éste lo solicite o cuando él lo crea necesario. b) Acatar las órdenes y recomendaciones de su jefe inmediato.16 - .

2.2 Herramientas para la Gestión del Mantenimiento HOMBRES Conocidas al detalle las características del trabajo a desarrollar en los diferentes puestos. AUTORIDAD INFORMAL (Carisma) Proporcionada por sus subordinados AUTORIDAD FORMAL Proporcionada por la empresa AUTORIDAD TÉCNICA Proporcionada por sus conocimientos AUTORIDAD TOTAL FACULTAD DE CONSEGUIR LA ACCIÓN DE TERCEROS Figura 1. 1. y muchas veces forzar. pero. por lo tanto es útil obtener la descripción idónea del ocupante del puesto. un jefe de línea necesita un mayor grado de autoridad formal que un asesor técnico quien por razón natural para respaldar sus órdenes debe apoyarse sobre todo en un alto grado de autoridad técnica y carismática.2. pues debemos analizar cuáles atributos humanos son positivos y cuáles negativos para este puesto. es responsabilidad de aquél facilitar. La autoridad no debe integrarse siempre de la misma manera para cualquier puesto.2. el superior delegar esta autoridad de acuerdo con la capacidad que el subordinado tenga para hacer buen uso de ella.17 - . la cual será utilizada durante la selección de personal. Por lo anterior a cada uno de estos puestos es indispensable definir y delegarles la autoridad necesaria para su buen funcionamiento. Durante la etapa de la ejecución. La autoridad integral está formada por tres elementos (véase la Fig. Llamamos autoridad a la facultad de conseguir la acción de terceros. pues.2.7: Tres tipos de autoridad proporcionan la autoridad completa.Tecsup Virtu@l 1. de cualquier forma. en este momento es en donde deben hacerse las consideraciones sobre la personalidad que debe tener el futuro ocupante. se procede a describir el perfil de la persona más adecuada para ocuparlo.3 AUTORIDAD Ahora es necesario analizar los atributos de autoridad que deben ser manejados desde los puestos de cualquier nivel gerencial (de supervisor a director general). la existencia de deficiencias en su subordinado.7). si por considerar el mencionado superior. no le delega la autoridad necesaria al puesto. la instrucción de su subordinado hasta capacitarlo para que éste a su vez ejerza toda la autoridad que . 1. por ejemplo.

Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento necesite. automáticamente los subordinados aceptan la responsabilidad que trae aparejada la autoridad de que hacen uso.2. La responsabilidad no puede delegarse como la autoridad. 1. herramientas. de la empresa. el superior puede delegar autoridad a un subordinado.3 INTEGRACIÓN El siguiente paso es definir qué personas deben ocupar cada puesto y modularlas para obtener de ellas recursos humanos verdaderamente calificados. pero no por eso deja de ser responsable ante su jefe del buen o mal uso que el subordinado pueda o quiera dar a la autoridad que le fue delegada. de tal forma que para conseguido la empresa ejecuta los siguientes pasos: .4 RESPONSABILIDAD En esta etapa del proceso administrativo debemos analizar también el grado de responsabilidad que adquirirá el ocupante del puesto. además. 1. vehículos o materiales. al hacer uso de su autoridad. cuando esto se consigue. Llamamos responsabilidad a la obligación que tiene una persona de responder ante sus superiores por su actuación durante el desempeño de sus labores. debemos tomar como un axioma que la autoridad debe delegarse. sino también cubriendo las expectativas o necesidades personales tanto síquicas como físicas.2. es decir. técnicos y personales.2. que además de contar con personal. es decir. también cuente con los conocimientos y habilidades que exige su puesto y. es indispensable que esté seguro de que el subordinado posee los recursos necesarios para poder cumplir con tales órdenes: recursos físicos. que se encuentre lo suficientemente motivado a fin de que exista la conjunción del querer y del poder. Para que un supervisor.18 - . gerente o director pueda dar órdenes razonables. sólo se comparte. y que cumplan no solamente cubriendo las necesidades del puesto.

de su ambiente de trabajo. tener pláticas con varias personas. de quién será su jefe y compañeros más cercanos.19 - .2. . ni para la empresa ni para el ocupante de un puesto. mejorar. todo esto de acuerdo con las características mencionadas en el manual de descripción de puestos. sino que por razón natural tratará de evolucionar. experiencias y actitudes para hacer las funciones que el puesto obliga. En este momento los candidatos escogidos son reclutados pasando al siguiente paso de: 1. las empresas. habilidades. aprender algo nuevo. con objeto de que éste se entere de qué es y qué hace la empresa.3. etcétera. etcétera. 1. ver películas. cuáles los días y lugar de pago.3.3.Tecsup Virtu@l 1. entre otras cosas. se le hace visitar variados lugares de la empresa.2. 1. que éste permanezca toda su vida en el mencionado puesto. el personal queda sujeto a un plan integral de adiestramiento en el lugar y con las herramientas de trabajo que lo capacitan para ejecutar las actividades propias del puesto en forma eficaz.2 ORIENTACIÓN O INDUCCIÓN A cada nuevo ocupante de un puesto. esto puede durar de unas horas a varios días dependiendo de la empresa. revistas e instructivos referentes a la empresa.4 DESARROLLO Como no es posible ni conveniente.2.2. sus productos y clientes.3 ADIESTRAMIENTO Enseguida. Esta enseñanza la lleva a cabo generalmente su propio supervisor o un empleado hábil que conozca a fondo el trabajo que está enseñando. deben de sujetar a su personal durante todo el tiempo de estancia en la misma a un programa de cursos de desarrollo que les permitirán ocupar otros puestos.1 Herramientas para la Gestión del Mantenimiento SELECCIÓN Aquí se analiza al personal tanto interno como externo con respecto a las características personales que debe tener: conocimientos.3. debido a las necesidades propias de su temperamento. no sólo por conveniencia propia sino también porque la ley así lo exige.

Si el recurso más importante es el humano. deseos o temperamento. éste debe ser seleccionado y desarrollado cuidadosamente. tendríamos en este instante un organismo perfectamente planeado. menos el humano. o sociología lo llevarán a entender más a sus semejantes y a sí mismo. organizado (estructurado) y los recursos humanos ya integrados a él. en primer lugar. filosofía. materiales y otros). por último. Por ello debe considerarse que todo administrador debe tener conocimientos y aptitudes para crear en sus hombres el interés. y en segundo.4 EJECUCIÓN Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Ejecutar significa "poner por obra una cosa". logra moverse con éxito en su medio.20 - . debemos distinguir que de los siete recursos generales con que cuenta toda empresa (tiempo. desde el punto de vista administrativo. como antropología. el estudio de las ciencias sociales. de carácter. conseguir una buena coordinación del conjunto de sus recursos humanos. Se considera que un dirigente durante la etapa de la ejecución debe observar cuatro factores básicos: EJECUCIÓN 1 2 3 4 MOTIVAR COMUNICAR DIRIGIR COORDINAR . y considerando lo hasta aquí narrado. podemos decir que la ejecución es una acción del administrador (gerente o supervisor) para que sus subordinados se propongan alcanzar los objetivos establecidos en la planificación y estructurados por la organización. por lo que sólo falta que dicho organismo así constituido sea puesto en acción. el deseo de progreso y el amor al trabajo. es decir que entre en su etapa de ejecución. dichos atributos son. de conocimiento del comportamiento humano. la ejecución se refiere al estudio y aplicación para comprender y atender el comportamiento de los recursos humanos de la empresa. así ayudará y se preocupará porque sus subordinados se sientan motivados para que lo consigan. ya que de sus conocimientos y de su voluntad por triunfar dependerá el futuro de la empresa. todos. Si a esto se le agrega que dicho administrador posee buenos atributos de carácter para administrar. máquinas.2. poseen un comportamiento invariable por sí mismos. Un buen gerente o administrador cuidará de aplicar ciertos principios esenciales para lograr que sus subordinados deseen y consigan el objetivo. y es indiscutible que el comportamiento de los hombres varía positiva o negativamente debido a sus necesidades. Ahora bien. Debido a eso. por lo que. psicología. gustos. hombres. debiendo obtener con ellos y entre ellos una adecuada comunicación para después poder dirigir sus esfuerzos en forma adecuada.Tecsup Virtu@l 1. Si hacemos una vista retrospectiva desde que iniciamos la planificación hasta este momento. y.

independientemente del nivel en que esté‚ colocado. como son nuestra edad. nuestro nivel intelectual. en un momento dado. por factores externos.1 Herramientas para la Gestión del Mantenimiento MOTIVACIÓN La parte más valiosa de un dirigente es que posea atributos para poder crear en sus subordinados un sentimiento que los impulse con gusto a la acción. social. además. un sinnúmero de factores que hacen que la fuerza resultante nos lleve a escoger. en fin.8.2. Es obvio que todo ser humano. Para explicar lo anterior veamos lo que se llama el “Ciclo de satisfacción de necesidades humanas” mostrado en la Fig. En la realidad. La Fig. esto no pasa ya que todas las necesidades básicas que tenemos se interrelacionan.8 ilustra un ejemplo de lo que pasaría en una persona que sólo tiene una compulsión debida a un solo deseo. reacciona con relación a encontrar la satisfacción de sus necesidades durante todos sus actos. . cultural.Tecsup Virtu@l 1. económico. 1. Figura 1. lo que produce dentro de nosotros un conjunto de fuerzas cuya resultante también estará modulada por nuestras características personales. 1.8: Ciclo de satisfacción de necesidades humanas. sexo y otras.21 - . y. como son: condiciones físicas del lugar de trabajo. un satisfactor diferente al que escogería cualquier compañero en ese mismo momento y en circunstancias parecidas. antecedentes laborales.4. tipo de trabajo que desempeñamos y.

cualquiera que sea su raza. Sin embargo. AUTOREALIZACIÓN PSÍQUICAS (MOTIVADORAS) ESTIMACIÓN (EGO) DE PERTENENCIA (SOCIALES) DE SEGURIDAD FÍSICAS (NO MOTIVADORAS) FISIOLÓGICAS Fig. Todo comportamiento tiene una causa. una vez que han sido atendidas en la forma que al individuo le parece suficiente. desaparecen por lo que no siente ninguna compulsión hasta que vuelva a presentarse. las necesidades psíquicas siempre estarán presentes en el hombre.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Esto nos hace ver con claridad las llamadas "premisas de motivación”. las físicas y las psíquicas.9: Necesidades humanas básicas. FISIOLÓGICAS FÍSICAS (NO MOTIVADORAS) DE SEGURIDAD PSÍQUICAS (MOTIVADORAS) DE PERTENENCIA DE ESTIMA DE AUTOREALIZACIÓN Para explicar más fácilmente este concepto vamos a utilizar la “pirámide de necesidades humanas” de Abraham Maslow. . está constituida por dos tipos generales de necesidades básicas. Todo comportamiento persigue una meta. Los postulados de Abraham Maslow sobre las necesidades humanas proponen que el hombre. su verdadera naturaleza interior. PREMISAS DE MOTIVACIÓN Todas las personas somos diferentes. sexo o cultura.22 - . es decir. 1. aunque sean atendidas adecuadamente. Las necesidades físicas tienen la característica que no son motivadoras.

Una vez que hemos satisfecho relativamente las necesidades fisiológicas. de que nuestro universo sea estable. es decir. para que nos pongamos a atender la siguiente en orden de prioridad compulsiva. nuestra supervivencia física. de relacionarnos con otros seres humanos. la cueva o el fuego para el hombre de las cavernas o la empresa fuerte para el hombre actual. Las necesidades de estima se manifiestan en nosotros al buscar el reconocimiento y el afecto de otros. de no sentir miedo a lo que nos rodea. porque aunque la estemos atendiendo y encontremos satisfacción en ello. por ejemplo. de que el o los grupos que nos interesan nos consideren parte de ellos. aunque tengamos afecto. Es una necesidad motivadora también porque. esto nos produce un afán de continuar indefinidamente relacionándonos y haciendo nuevos grupos o atendiendo a los que ya pertenecemos. le damos prioridad con respecto a las demás (respirar. empieza la inquietud de satisfacer las de seguridad. por eso a toda necesidad que la represente. . Necesidades psíquicas La necesidad de pertenencia o social es la primera necesidad psíquica y está estructurada por nuestro deseo natural de vivir en grupos. seguiremos trabajando en ello para no perder lo que tenemos y conseguir más.23 - . si en algún momento. ante todo. vamos a dejar de atender cualquier otra por conseguir el satisfactor correspondiente. comer. predecible y hasta cierto punto rutinario. éstas son también necesidades básicas de tipo físico y están originadas por el deseo de sentirnos protegidos. reconocimiento y aceptación. sabemos que desde que el hombre existe. realmente carecemos por completo de alguna de estas necesidades (fisiológicas). Necesidades físicas Los hombres cuidamos. estaremos todo el tiempo en la búsqueda incesante de satisfacciones de este tipo.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Analicemos cada una de éstas: 1. no será hasta que sintamos que dicha necesidad ya ha sido atendida en algún grado que nos parezca suficiente. siempre estamos buscando que nuestras opiniones y actos sean aceptados por los demás. Se considera motivadora. sexo y sueño). 2. beber. La buscamos normalmente cuando obtenemos un nivel que consideramos mínimo satisfactorio de las necesidades físicas (fisiológicas y de seguridad).

Para establecer una comunicación son necesarios los siguientes tres elementos básicos: . El hombre. sólo nos quedaría agregarle que el caldo de cultivo para que esto se produzca. El hecho de crear el ambiente motivador en una empresa no es acto esporádico. desde su creación. nos gusta aprender nuevas cosas y cuando logramos hacer algo que considerábamos difícil de realizar. A tal afirmación.2. si falta la confianza.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Las necesidades de autorrealización son ocasionadas porque.4. siempre sentimos curiosidad por todo lo que nos rodea. o sea. la capacidad de una persona para transmitir sus sentimientos e ideas a otras.24 - . ningún grupo humano puede actuar con confianza si no se haya ligado por opiniones. Busque. que nos parece muy lógica y básica. ha tenido la facilidad no solamente de poder modular su voz sino de expresarse además por medio de gráficos o señas. un político del siglo XVIII. es una buena comunicación. que en muchas ocasiones exige un planeamiento cuidadoso. obtenemos una satisfacción que nos invita a seguir actuando en forma parecida. durante esta función ambas se siguen retroalimentando y en la actualidad vemos un sinnúmero de medios de comunicación que nos permiten estar enterados casi de inmediato de muchos sucesos ocurridos en cualquier parte del mundo. la baja de ésta afecta la obtención de nuestras satisfacciones de cualquier tipo. La importancia de la comunicación para el hombre es vital. ni es una simple arenga en un caso determinado. así como el de echar mano muy repetidamente de sus atributos positivos del carácter y de los conocimientos adquiridos acerca del comportamiento humano. como seres humanos que somos. ningún grupo humano puede actuar coordinadamente. Esto complementa la aseveración de E. quien escribió: "Ningún grupo humano puede actuar con eficacia si falta la coordinación. sino que es trabajo constante y delicado del gerente y supervisor. Es también una necesidad motivadora. pues sus problemas impactan negativamente nuestra coordinación. usando sus cinco sentidos.2 COMUNICAR La base para cualquier relación es la comunicación. 1. afectos e intereses comunes". Los avances en la comunicación han traído como consecuencia avances en la cultura humana y viceversa.

Se debe recordar que el significado de las palabras que utiliza estará en el receptor y que lo importante no es que pase el mensaje solamente. aromas.10: Los elementos generales de la comunicación. Para ser un buen emisor se necesita tener una idea clara de lo que se quiere transmitir. 3 El receptor. El emisor es el responsable de que la comunicación tenga el efecto esperado.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento 1 El emisor (responsable de la comunicación). sino que el receptor actúe conforme lo esperado. gusto. por lo que éste se encargará de transmitir el mensaje de la manera adecuada. entre otras cosas para poder comunicarse acertadamente. en ocasiones. habilidades. usar el lenguaje adecuado para el receptor y reestructurar el mensaje de acuerdo con la realimentación que estemos obteniendo de receptor. etcétera). ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN 2 El canal o medio de comunicación. éstos deben ser considerados como "canales de comunicación" y utilizados en forma racional por el emisor con el fin de obtener el resultado deseado. películas. oído. Nos referimos a los cinco sentidos que generalmente posee todo receptor (vista. actitudes. además de la voz.25 - . olfato y tacto). texturas. tomando en cuenta las características personales del o los receptores (cultura. . sonidos. de esta forma. acetatos. Figura 1. utilizará la mímica.

como nuestras mentes están llenas de pensamientos negativos y positivos es seguro (según el punto de vista de nuestra cultura actual) que esto ocasionaría muchos problemas de relaciones humanas. En la actualidad tenemos el cuidado de llevar a la acción únicamente los pensamientos que nos parecen positivos y sólo en casos extremos o debido a características temperamentales actuamos con pensamientos negativos. IV) que significan lo siguiente: En los rectángulos I y II están contenidos todo lo que de mi persona conoce otro u otros. podemos "ver” los pensamientos de la gente en la cual pensamos y en el momento que lo hagamos. 1.3 LA COMUNICACIÓN EN LAS RELACIONES HUMANAS Un concepto que nos ayuda mucho a tener una idea realista y pragmática de lo que deben ser nuestras comunicaciones es el estudio de la ventana de Johari mostrada en la Fig. Imaginemos por un momento que las personas hemos llegado a un punto tal que podemos comunicarnos mentalmente y sin limitaciones. 1.11 (para facilitar la compresión escribir‚ en primera persona). . por ejemplo. mis aficiones. En los rectángulos III y IV.26 - . II.4. tomando en cuenta también las características personales de éste. La ventana está formada por cuatro cuadrados (I. él pondrá toda su atención y esfuerzo en entender lo que el emisor desea comunicarle. etcétera. lo que yo desconozco de mí. mi edad. de él se espera que. III.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento El receptor es el que recibe el mensaje. también es claro que ésta puede ser destructiva. están todo lo que otro u otros desconocen de mí por cualquier causa. en contraposición. estado civil. Debemos estar conscientes de que así como la comunicación nos ha llevado al nivel evolutivo que como seres humanos tenemos. Por su parte. En los rectángulos I y III. modifique su conducta y actúe en la forma deseada. es decir. En los rectángulos II y IV. todo lo que yo conozco de mí. como resultado de la comunicación.2.

compañeros de trabajo y. con todos aquellos en que tenga interés de mejorar mis relaciones. las cuales no las voy a saber hasta que me las diga la otra persona. por razón natural tengo una “ventana abierta” diferente para cada persona con la que trato y hago lo posible por ampliarla cada vez más. por ejemplo. con mis familiares.11: La ventana de Johari. Cuadro II. Con esta disposición se forman cuatro cuadros con el siguiente significado: Cuadro I. también llamada el “área del mal aliento”. área ciega. que he escrito una falta de ortografía sin darme cuenta. debido a que aquí está contenido todo aquello que no sé de mí. área abierta.27 - .Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento CONOCIDA POR MÍ DESCONOCIDA POR MÍ CONOCIDO POR OTROS FB ÁREA ABIERTA I ÁREA CIEGA II A A FB DESCONOCIDO POR OTROS ÁREA OCULTA III ÁREA DESCONOCIDA IV FB = FEED BACK (PEDIDO POR MÍ) A = APERTURA (DADO POR MÍ) Figura 1. pero la persona con la que estoy tratando sí lo sabe. debe estar modulada de acuerdo con mis intereses de relación con la persona o personas que me estoy comunicando. en fin. que tengo una mancha en la parte trasera de mi ropa y yo no lo sé. . o cosas quizás más penosas e importantes para mí. que es el área a través de la cual me comunico.

el grupo crece sano y fuerte ya que no sólo está enterado de las soluciones a sus problemas de trabajo. Por lo hasta aquí visto sabemos que la comunicación siempre tiene dos sentidos. pero no por otros. aquí se considera que existen cosas mías. contiene cosas conocidas por mí. sino también de lo que pasa en su entorno.28 - . Figura 1. sucesos o vivencias que ni yo ni los demás conocemos y seguramente ni llegaremos a conocer nunca. Siempre que tengamos interés en mejorar nuestra relación con alguna persona o grupo.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Cuadro III. A este conjunto de comunicaciones que se desarrollan en un grupo se le llama verdaderamente “relaciones humanas”. En nuestro grupo de trabajo existe la comunicación recíproca entre cada elemento y si ésta es buena. podemos abrir nuestra "área abierta” en la magnitud de que consideremos necesaria. área desconocida. esto lo conseguiremos disminuyendo las áreas oculta o ciega. la de la apertura. la primera. área oculta. para lo cual existen dos técnicas. .12: La comunicación en las relaciones humanas. ya sea porque sin querer no han salido como tema de conversación o porque intencionalmente no las he dado conocer por pena o miedo de ser rechazado. Cuadro IV. y la segunda la de pedir feed-back o retroalimentación a la persona que conoce lo que nosotros ignoramos. el del que comunica al comunicado y viceversa.

y por el otro. por lo que es indispensable aplicar los correctivos convenientes con justicia y equidad. Estos factores lo dejan en aptitud de poder dirigir eficientemente a sus subordinados.4 DIRIGIR Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Dirigir es mostrar el camino para llegar a algún punto. Para propiciar una buena dirección debe existir la unidad de mando con objeto de que las órdenes emanen de una sola persona. por un lado. para lo cual el administrador debe conocer su empresa a fondo y sentirse parte de ella.4. La disciplina es necesaria en todos los actos de la vida y. cuando se trabaja en grupo. Tales correctivos varían de acuerdo con el temperamento del individuo al que se le deben aplicar. instrucciones o reglas deben ser dadas al personal atendiendo los principios de motivación y comunicación antes discutidos. Cuando uno tiene la misión de dirigir. Esos dos intereses son. pues si estamos administrando debemos obtener resultados por medio de nuestro personal. considerando su propio parecer. de manera que al notar cualquier desviación de los esfuerzos. pues muchas veces se obtienen resultados positivos dando un premio al infractor.29 - . tomará decisiones para corregirla. debe analizarse la reacción que tendrá su grupo. pues su reacción será contraria a la que el administrador desea. . que suministrándole un castigo. nuestro personal.2. sino que debe entenderse por correctivo disciplinario aquel que sea capaz de solucionar el problema de la indisciplina. normalmente existen en nuestra mente dos grandes intereses que en ocasiones combaten entre sí por nuestro deseo de dirigir a nuestro personal en la mejor forma posible. lo cual deformará el ambiente de deseo de progreso y superación discutido anteriormente. instrucciones o reglas de acuerdo con lo que crea necesario. el cual debe estar todo el tiempo presente en el administrador.Tecsup Virtu@l 1. Debe tenerse en cuenta que antes de considerar la reacción del individuo al aplicarse un correctivo. es la obtención del producto. a fin de que el administrador actúe como guía. Para esto emite órdenes. Estas órdenes. después de analizar el problema. propiciando en ellos que su actuación tenga la tendencia de conseguir el objetivo de la empresa. ordenándoles lo que deben hacer. debiendo tener prioridad los intereses de este último. debe tenerse especial cuidado de que éstas sean cumplidas para evitar la indisciplina de algún o algunos integrantes. Esto no quiere decir que en todos los casos se emplee el castigo para corregir. la gente que tenemos a nuestras órdenes. sobre todo. orientando o impulsando a sus subordinados en una forma adecuada.

los errores y equivocaciones los considera inevitables. los sentimientos en su contra lo afectan mucho y son inaceptables. los sentimientos en su contra procura comprenderlos seriamente y corregirlos. los errores y equivocaciones los considera originados por causas a analizar. las dificultades entre subalternos las atiende de inmediato. 1.9 BUENAS RELACIONES HUMANAS Comunica en todos sentidos e informalmente.5 JUSTICIA Y FIRMEZA Comunica adecuada y formalmente. la evaluación de desempeño de su personal la relaciona con los objetivos conquistados. Instruye en forma general sin esperar preguntas. instruye en forma general esperando preguntas y ofreciendo ayuda. Con el estudio de los cinco estilos más representativos tendremos una idea del comportamiento de los líderes con intereses representados por los valores 1.13 explica los cinco comportamientos resultantes. la evaluación de desempeño de su personal considera lo bueno y lo malo. los sentimientos en su contra los analiza y resuelve adecuadamente. las dificultades entre subalternos las analiza y atiende debidamente. 9. las dificultades entre subalternos no le importan. libre y franca. 1. MODO 9.1. las dificultades entre subalternos le parecen importantes si dañan las relaciones humanas. La Fig. los errores y equivocaciones los considera signos de incapacidad. 5. instruye sobre el qué y no sobre el cómo. los errores y equivocaciones los considera de mala fe y en su contra. tomándose el eje de las ordenadas para estimar ahí el grado de interés por la gente.1 AUTORIDAD Y OBEDIENCIA Comunica hacia abajo y enérgicamente.30 - . los sentimientos en su contra lo afectan mucho.9. instruye clara y detalladamente sin esperar preguntas.5. Black y Mouton suponen que existen 81 estilos gerenciales por la interrelación de ambos intereses. 9 ALTO MODO 1. INTERÉS POR LA GENTE MODO 5.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Una de las teorías más explicativas de este proceder gerencial es la creada por Black y Mouton y a la cual le llamaron “el grid administrativo” y se explica con un eje de coordenadas.1 y 9. por lo que respecta al eje de las abscisas en él se estima el grado de interés por la productividad.13: Estilos de liderazgo más destacados.9 INVOLUCRACIÓN. los sentimientos en su contra no lo afectan. 1 BAJO INTERÉS POR LA PRODUCTIVIDAD ALTO 9 Figura 1. . instruye en forma general y ofrece ayuda. la evaluación de desempeño de su personal es de sobre estima. la evaluación de desempeño de su personal es de premio o castigo.9. los errores y equivocaciones son disculpados y olvidados. MODO 9. la evaluación de desempeño de su personal es superficial. las dificultades entre subalternos le parecen signos de debilidad. MODO 1.1 CONTRIBUCION MÍNIMA Comunica en forma de "pasa mensajes". ya que a cada uno de éstos los han dividido del 1 al 9. PARTICIPACIÓN Y COMPROMISO Comunica en forma abierta.

S. dando una resultante siempre mayor que la que tendríamos con la suma de los esfuerzos parciales. Los intereses mezquinos de cada departamento hacen que sus integrantes no vean más allá de su objetivo departamental.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Por lo que vemos en esta figura el estilo más adecuado es el 9. u otros. Es difícil obtener la coordinación.A.2. Cumpliéndose estos requisitos se obtendrán grandes rendimientos en la actuación de los recursos humanos. en otras palabras.4. es indispensable que el personal conozca y acepte el objetivo principal de la empresa y los objetivos secundarios. se conozcan las limitaciones o problemas de cada departamento. con lo que se consigue interesar mutuamente al personal en la solución de éstos. La coordinación nos lleva a una ponderación adecuada de todos nuestros recursos.A. . También debe pugnarse porque existan juntas que faciliten el intercambio de opiniones e ideas y.31 - .9. evitando altos costos por razones obvias. con esto se va a desarrollar la unidad de doctrina en el personal.9. pero por nuestra experiencia lo que debemos hacer es una lucha constante para dirigir nuestro timón hacia ese rumbo. ya sea por falta de sincronía. también podemos colocarlo en un lugar de estas ordenadas y nuestra misión primera será colocarnos a su nivel para de ahí desplarnos hacia el 9.. esto es lo que se llama coordinación. formándose verdaderos Departamento de Ventas. cantidad y dirección. así como la importancia y subordinación de cada uno de ellos con respecto a los demás. Departamento de Economía. en primer lugar hay que reconocer que nuestro equipo humano formado de personas físicas con características heterogéneas. porque fue grande o pequeño o porque obró en otra dirección. como persona moral un ente cuyo comportamiento si lo estudiamos. S. lo cual pone un lastre tremendo a la resultante. pues el esfuerzo de cada uno se suma al de los demás. es como equipo.. bajando enormemente el rendimiento.A.5 COORDINAR Otro de los puntos esenciales en la ejecución es lograr que los esfuerzos de grupo estén sincronizados y adecuados en tiempo. para dirigir en forma correcta es necesario actuar en forma situacional. S. asimismo. Para evitarlos. eso también se deja sentir en niveles o departamentos inferiores. El fenómeno contrario se observaría cuando algún esfuerzo unitario no quedó coordinado. Departamento de Producción. sobre todo en empresas grandes en las que la especialización va incrementando el sentimiento de departamentalismo. 1. unos con respecto a otros.

6 Herramientas para la Gestión del Mantenimiento CONTROL El control es la comprobación de que las personas y los recursos físicos y técnicos están llevando a cabo lo planeado en el tiempo considerado. debe determinarse lo que se necesita controlar. Estas normas serán escritas y conocidas por las personas que deben atender el control. La selección adecuada de “puntos de control” durante la fase de planificación y la estricta observancia de ellos durante la fase de control. es necesario fijar si éstos deben controlarse en cantidad. con o sin desviaciones a la norma predeterminada. el criterio y los hechos observados por el administrador se escogerán los presupuestos de eventos más relevantes como puntos de control. Para facilitar el control es necesario atender los siguientes factores: 1 MEDIR CONTROL 2 COMPARAR 3 ANALIZAR 4 CORREGIR . si dentro nuestros planes está ocupar un cierto número de horas extras.2.4. que es cuando se establecen las normas o estándares derivados de los presupuestos y que se continúa durante todo el proceso administrativo. Así puede seguir esta estimación considerando. Por ejemplo. compra de vehículos. este presupuesto de tiempo extra sería un elemento a controlar. etcétera. las cuales si nos descuidamos nos pueden subir los costos fuertemente. y esto se facilita al término de la planificación. aunque existen en cada oficina o departamento herramientas de control adecuados a sus niveles e intereses. Las herramientas de control de una empresa son generalmente todos los estados financieros y los de producción.32 - . por ejemplo. Recordemos que todo esto sucede durante la planificación. permite evitar la aparición de conflictos humanos ocasionados por una acción de control constante o por una carencia de éste. De acuerdo con lo que indique la experiencia. Sabiendo los elementos a controlar. El control en sí es un procedimiento que se inicia prácticamente al concluirse la planificación. calidad o tiempo. contratación de personal. Antes que todo. porque de ahí podemos presuponer lo que va a suceder en prácticamente una gama muy grande de eventos. con lo que se está en posibilidad de fijar la norma. resultados de producción.Tecsup Virtu@l 1. por lo que es constante y dinámico.

tiempos o actividades.4.2.4. se aplicará el correctivo necesario. el cual aún estará conectado a la instalación. por lo que los correctivos deberán estar dirigidos a las personas y basados en los hechos. sin tomar en cuenta que el causante del daño puede ser un aparato en malas condiciones. El control se facilita con la invariabilidad en las políticas. . con la simplificación de la producción y con la estandarización de procedimientos. consecuentemente.9 ANALIZAR Las variaciones importantes deben ser analizadas con el fin de conocer claramente el porqué de las mismas.2. tomando en cuenta que éste debe eliminar la causa y no sólo corregir el defecto. 1. pues éstos nos mostrarán en dónde fracasaron las acciones del personal. Debe obrarse con un criterio amplio a fin de escoger las desviaciones importantes o excepcionales. Debemos insistir en que el control se facilita si se pone atención sólo sobre las desviaciones importantes.7 MEDIR Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Durante el proceso administrativo se estarán midiendo los resultados obtenidos en aquellos elementos de control previamente escogidos y anotados los datos en los estados financieros o de producción (medios de control) dando a conocer éstos a las personas idóneas. Este hecho puede compararse con el de tratar de arreglar una instalación eléctrica simplemente cambiando el fusible fundido.4. muchas veces será necesario revisar los procedimientos o incluso los métodos. Con el objeto de hacer un buen control es necesario acercarse al problema con una mentalidad abierta y recordar que lo que se trata de medir es la actuación de las personas en el trabajo y no simplemente éste. El fusible seguirá fundiéndose hasta que se corrija la verdadera causa.8 COMPARAR Con el resultado de las mediciones se estará en capacidad de comparar éstos con las normas establecidas y conocer si existen variaciones de importancia con respecto a éstas.33 - .2. 1.Tecsup Virtu@l 1. no en suposiciones.10 CORREGIR Basándose en el diagnóstico obtenido por el análisis. 1.2. ayudando todo esto a obtener una mejor coordinación y. mejores rendimientos.4.

generalmente llamadas “indicadores”. cada uno. el costo por paro. podemos llegar a elaborar un presupuesto semejante al de la tabla 1. etcétera. probablemente la planificación muestre que. los puestos de mecánico. El grado de desviación tolerable que puede existir entre los puntos 1 y 2. si planeamos una acción para mejorar los resultados obtenidos por el departamento de conservación.11 Herramientas para la Gestión del Mantenimiento HERRAMIENTAS DE CONTROL Las herramientas de control. MES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio PRESUPUESTO DE COSTO POR PARO PARA EL AÑO PRESUPUESTADO MES PRESUPUESTADO 890 000 Julio 600 000 850 000 Agosto 570 000 800 000 Septiembre 525 000 740 000 Octubre 570 000 700 000 Noviembre 500 000 630 000 Diciembre 495 000 Total en el año: 7 810 000 .34 - . entre otras muchas cosas. sucederá lo siguiente: El costo en que se incurrirá realizar el plan será de 2’ 500. etcétera. El costo por paro se abatirá aproximadamente el 27% para diciembre próximo. Lo que se supone que debe acontecer. En este orden de ideas.Tecsup Virtu@l 1. 3. Por ejemplo. los vehículos. construiremos nuestro presupuesto anual y. informan sobre tres sucesos importantes para detectar el desarrollo de nuestros planes: 1.4.1: Ejemplo de presupuesto de costo por paro. tomando en cuenta la planificación desarrollada y datos históricos respecto al comportamiento del tiempo de paro en años anteriores. Se aumentarán dos vehículos. y que llevando a efecto este plan presuponemos obtener la disminución del costo por paro de 10 680 000 dólares del año anterior a 7 810 000.1. Tabla 1. 2. si se requiere. después de un análisis minucioso. Aquí están contenidos muchos presupuestos: el costo del plan. Supongamos. Compra de dos juegos de aparatos de prueba para mecánico. puede servir como punto de referencia para formar un indicador de control. 000 de dólares.2. que optemos por controlar solamente el costo por paro. para nuestro ejemplo. Compra de dos juegos de herramientas para mecánico. Lo que está aconteciendo. los aparatos de prueba. Se aumentarán dos puestos de mecánico. las herramientas.

puesto que ya tenemos anotados los datos hasta el mes de julio. .00 710 400 .00 614 250 . en el que se señalarán las desviaciones ocurridas. el cual lo analizará y mensualmente nos informará el resultado de nuestro trabajo usando un formato parecido el de la Fig.00 Fig.2.00 884 000 + 4.14. 1. 1.00 798 000 + 14.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Como paso siguiente.50 606 000 + 1. INDICADOR DE CONTROL: Costo por paro. y ya que se está viviendo dentro del año presupuestado y desarrollando el plan de acción inicialmente concebido. A. S. En dicha figura se observa que se están viviendo los primeros días de agosto. DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN MECÁNICA PROYECTO: Mejora de la calidad de conservación. lo reportaremos a nuestro departamento contable.00 816 000 + 2. MANSE.14: Indicador de control de costo por paro.4. procederemos a establecer la toma de datos cada vez que se registre un paro en un recurso vital o importante.35 - . FECHA DE ELABORACIÓN: 10/12/xxxx MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL PRESUPUESTADO 890 000 850 000 800 000 740 000 700 000 630 000 600 000 570 000 525 000 510 000 500 000 495 000 7 810 000 COSTO POR PARO REAL DESVIACIÓN % 961 200 + 8.

los indicadores de control se catalogan en: DE DE DE DE CARGA DE TRABAJO PLANEACIÓN PRODUCTIVIDAD COSTO INDICADORES DE CONTROL Analicemos cada uno de éstos: 1.2. tomando nuevas fechas en las cuales se considere posible ejecutarlos. sea de fácil interpretación. materiales. ya que es necesario reprogramar los que por cualquier causa tengan problemas de ejecución. Son trabajos que no se pueden poner en proceso por falta de mano de obra. su común denominador es el tiempo u horas-hombre con que se califica cada uno de los documentos mencionados. Trabajos en proceso. esta información debe tener características como: Que Que Que Que sea confiable. herramientas o tiempo ocioso del recurso por atender. es importante establecer sólo los indicadores de control necesarios y adecuados para que proporcionen la información que nos permita el uso oportuno de acciones correctivas. Aquí se consideran todos los trabajos que se están realizando.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Se había mencionado que todos los presupuestos resultantes de la planificación son susceptibles a ser usados como referencia para el control. para los cuales existe todo lo . pero se debe recordar que el abuso de datos hace perder objetividad. • Trabajos en espera de ser asignados. sea periódica. por lo tanto. rezagados o interrumpidos. ya que en forma unitaria proporcionan información muy deficiente. proporcione datos comparativos.4. El trabajo puede estar colocado en cualquiera de los siguientes eventos: Trabajos programados: Se deben considerar aquí todos los trabajos existentes.12 INDICADORES DE CARGA DE TRABAJO Informan todo lo relativo al trabajo de conservación programado que tiene el departamento y que está representado por las rutinas y órdenes de trabajo elaboradas por el centro de planificación y control.36 - • . No hay que olvidar que los indicadores de control tienen la misión única de mostrar tendencias de desempeño con respecto a los presupuestos escogidos y es conveniente que puedan usarse combinadamente. de otra forma. independientemente de que estén en espera de ser asignados. en proceso. se caería en el hecho de que todo trabajo no programado sale automáticamente del control.

Se consideran aquellos trabajos que por cualquier causa tuvieron que interrumpirse y quedaron en espera de la solución del problema que les permita continuar su proceso. Son Aquellos trabajos terminados que ya han cumplido con los requisitos contables necesarios y que quedarán archivados para posibles aclaraciones o toma de datos estadísticos. a) Eficiencia en el trabajo HH trabajadas − HH retrabajadas HH trabajadas × 100 b) Nivel de disponibilidad de equipos Equipos programados − Equipos con paro Equipos programados × 100 . a. Trabajos interrumpidos. van efectuándose con una programación más lenta que la esperada. es conveniente tener un remanente correspondiente a dos o tres semanascuadrillas para cubrir fluctuaciones que.13 INDICADORES DE PLANIFICACIÓN Estos indicadores permiten detectar la eficiencia de nuestra planificación del trabajo basándose en la interrelación de cargas de éste.2. ocasionarían pérdidas en mano de obra. Trabajos terminados. Eficiencia en la planificación (%) HH reales × 100 HH proyectadas 1. por motivos imprevistos.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento necesario a fin de seguir desarrollándolos. de otra manera. Nivel de cumplimiento de la planificación (%) Trabajos ejecutados × 100 Trabajos programados b.37 - . Trabajos requisitados. Son los trabajos que han llegado felizmente a su término y sólo esperan ser documentados (requisitados).14 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Con estos indicadores estamos en la posibilidad de conocer el aprovechamiento de los recursos de la empresa.4. • • • • 1. Trabajos rezagados. Son trabajos que.4.2.

2. Es obvio que los indicadores de control deben ser diseñados especialmente para la empresa que los va a utilizar. a) Nivel de calidad de instalaciones Costos de conservación × 100 Valor de las instalaciones b) Indicador de reposición de equipos Costos de conservación × 100 Costos de reposición c) Nivel de costos de conservación Costos de conservación − Costo de paro × 100 Costos de conservación d) Nivel de costo de conservación por H x H Costos de nómina de conservación × 100 Costo de nómina de la empresa e) Cumplimiento de presupuesto Costo real de conservación Costo de nómina presupuestado de la empresa × 100 f) Impacto por conservación Costo de paro × 100 Costo de producción Como dato complementario se considera que en una empresa sus costos están distribuidos aproximadamente en la siguiente forma: 45% de costos de operación. 35% de costos de conservación.38 - . ya que en . 20% de costos generales.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento c) Nivel de conservación Trabajos de conservación contingente Trabajos de conservación programada × 100 1.15 INDICADORES DE COSTO Informan sobre la relación que existe entre los costos de conservación y los diferentes costos de cualquier tipo que nos interese comparar.4.

Por ejemplo. del orden promedio del 4%. Por último. 1.15). Esto permite. por ejemplo. .10 m. el costo presupuestado sobre el costo real. cada empresa puede diseñar los propios. una dimensión adecuada es de 1. el costo de conservación con respecto al costo de reposición. así cómo lo suficientemente grandes para leerlas con comodidad. recordemos que todas esta información de nada servirá si no se toman las acciones correctivas necesarias. el indicador: Nivel de calidad de instalaciones: Costo de paro × 100 Costo de producción En empresas como la química. esto es. el nivel de disponibilidad de equipos. Los altos niveles se interesan por la información que les permita tomar acciones estratégicas y. el objetivo de éstos es que los diferentes niveles administrativos puedan tener la información adecuada para actuar según su propio nivel. el costo de conservación comparado con el valor de las instalaciones. etcétera. sobre todo. por 0. de acuerdo con sus características y necesidades. llegan en promedio al 9% y. por los indicadores que muestren la eficiencia en el trabajo. el de emergencia. los "tres cincos”. al final de cuentas. Para obtener objetividad. los cinco recursos con los paros más frecuentes. es recomendable que algunos de los informes mensuales de control también se lleven a la forma gráfica y se coloquen en lugares visibles para el personal que tiene que ver con todo o parte de las actividades sujetas a control (ver Fig. la petrolera y de radio tienen porcentaje bajo. las gráficas importantes deben ser murales. en la industria automotriz. mientras que en empresas de aeronáutica. en una forma sencilla. tales como el nivel de cumplimiento en la planificación.75 m. a los primeros niveles y a los intermedios les interesa toda información que les permita tomar acciones de resultados inmediatos (tácticos). los cinco con los paros más prolongados y los cinco con los costos de conservación más altos.39 - . vigilar y conocer a simple vista la tendencia del resultado mensual de las labores de cada oficina o taller. del acero y del vidrio. Los indicadores anteriormente mencionados no agotan todas las posibilidades de contar con más herramientas de control.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento muchos casos éstos varían sensiblemente de una empresa a otra. llega a más de 12%.

obtendríamos un diseño como el aquí mostrado.14. 1. .Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Supongamos que queremos graficar el presupuesto de gastos mostrado en la Fig.40 - .

el cuál sólo mostrará la nueva meta. y el año actual. Fig. Si graficamos el indicador de control costo por paro (véase la Fig.16). y que la desviación está representada en porcentaje. en este caso del de gastos (véase la Fig. . a fin de analizar sólo las desviaciones mayores o menores de cierto nivel (normalmente el 10%). el próximo pasado. 1. 1.Tecsup Virtu@l Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Ayuda el que cada gráfico cubre dos años.41 - . Los datos para la meta se toman del presupuesto correspondiente. para conocer el porqué de éstas y planear las medidas correctivas (véase la Fig.4). 1. 1. observaremos que es muy sencillo comparar nuestro presupuesto con la realidad.16: Gráfico de control de costos por paro. De esta manera se tiene una idea de las tendencias anteriores al comparar los dos ciclos del ejercicio.14). mostrando su meta y sus resultados.

por lo tanto. años más tarde y con el estudio reiterado de la administración de empresas llegamos a comprobar que ésta es una ingeniería de alto nivel. supervisor.42 - . gerente o director general. como una carga para la empresa. FIN DE LA UNIDAD . pues en ella intervienen todos los recursos existentes en nuestro hábitat y los cuales deben ser manejados con habilidad por el administrador de cualquier nivel. sobrestante. Por experiencia propia. sea éste un cabo. Es muy recomendable que nuestro personal técnico dedique tiempo para profundizar en el estudio de esta materia si desea escalar por los altos puestos de la empresa y obtener durante su tránsito las satisfacciones síquicas y físicas tan esperadas.Tecsup Virtu@l CONCLUSIÓN Herramientas para la Gestión del Mantenimiento Lo aquí expuesto es un panorama general del proceso administrativo que consideramos útil para despertar el interés de todos aquellos técnicos de cualquier nivel que no han tenido oportunidad de formarse una base de lo que realmente es la administración. considerábamos al administrador como el oficinista sin méritos técnicos y.