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Manual Microsoft Excel 2010 Intermedio

Tabla de Contenido
REPASO DE FORMULAS Y FUNCIONES............................................................................................ 3 ANIDAMIENTO DE FUNCIONES .................................................................................................................... 17 CASO PRCTICO ......................................................................................................................................... 17 FRMULAS AVANZADAS ................................................................................................................... 19 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS ...................................................................................... 19 FUNCIONES LGICAS .................................................................................................................................. 20 FUNCIONES DE FECHA Y HORA ................................................................................................................... 20 FUNCIONES ESTADSTICAS ......................................................................................................................... 23 FUNCIONES DE TEXTO ................................................................................................................................. 24 FUNCIONES DE BSQUEDA ......................................................................................................................... 27 BASE DE DATOS .................................................................................................................................. 31 FORMULARIOS ............................................................................................................................................. 31 ORDENAR UNA TABLA DE DATOS ............................................................................................................... 36 AUTOFILTRO ................................................................................................................................................ 37 FILTROS AVANZADOS .................................................................................................................................. 39 SUBTOTALES ............................................................................................................................................... 39 TABLA DINMICA ................................................................................................................................ 43 CREAR PARTIENDO DE DATOS INTERNOS ................................................................................................. 43 ASISTENTE PARA TABLAS DINMICAS ........................................................................................................ 44 DISEO, AGREGAR CAMPOS ....................................................................................................................... 45 MODIFICAR UNA TABLA DINMICA ............................................................................................................. 46 GRFICOS CON TABLAS DINMICAS ........................................................................................................... 48 ELIMINAR UNA TABLA DINMICA. ................................................................................................................ 49 DATOS EXTERNOS Y AUTOMATIZACIN ....................................................................................... 52 IMPORTAR DATOS ........................................................................................................................................ 52 CONSULTA DE UNA BASE DE DATOS.............................................................. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. CONSULTA WEB .......................................................................................................................................... 54 VALIDACIN DE DATOS ............................................................................................................................... 55 PROTEGER HOJA ......................................................................................................................................... 58 PLANTILLAS Y FORMULARIOS ..................................................................................................................... 60 COMO GUARDAR UNA PLANTILLA ............................................................................................................... 61 VINCULO O ENLACES. HIPERVNCULOS ...................................................................................................... 61

Captulo 1
Frmulas y Funciones Bsicas (Repaso)
En esta sesin trataremos: Repaso de Formulas y funciones Anidamiento de funciones Casos prcticos

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Repaso de Formulas y funciones


Caractersticas Generales Entre las principales caractersticas del nuevo Microsoft Office Excel 2010 se encuentran: 1. Una nueva Interfaz de Usuario, que contiene una Cinta de opciones, que reemplaza a la barra de Men de las versiones anteriores, y est formada por fichas y grupos donde se encuentran los comandos mas frecuentemente utilizados segn la accin que se desea realizar.

2. Mas Filas y Columnas y otros lmites nuevos Cada hoja de clculo tiene ahora 1048,576 filas y 16,384 columnas (XFD). Un nmero ilimitado de tipos de formatos y de referencia de celdas. Clculos ms rpidos en hojas grandes que tengan muchas frmulas. 3. Fcil escritura de Frmulas, usando la funcin autocompletar, las referencias a rangos con nombres, y ms fcil acceso a las funciones

Tipos de datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos , nmeros, fechas, horas o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern: VALORES CONSTANTES 1. TEXTO Digitar el texto deseado, presionamos Enter o flechas de direccin para ingresar el dato en la celda. La barra de frmulas mostrar el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta y se tendr que aumentar el ancho de la columna para visualizar el dato completo. 2. NMEROS
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Digitar los valores tal como deban mostrarse, presionamos Enter o flechas de direccin para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o punto). La barra de frmulas mostrar el nmero ingresado. Para valores decimales, utilice el punto del teclado numrico. Para que un nmero se considere texto, utilice un apstrofe como primer carcter. 2.1. FECHAS Y HORAS Las fechas y horas son tratados como los nmeros por lo tanto se podrn sumar, restar o aadir a otras. Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por ejemplo: 10/07/1989, 21-2-2008 o 18 Enero 1991 ser considerado como fecha y 10:34 o 4:15 PM ser considerado como horas. La fecha de inicio en el Microsoft Office Excel 2010 es el 01/01/1900, a partir de esta fecha comienza a contar el Excel. Frmula Una frmula es una operacin de clculo, referencia, deduccin o interpretacin de las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de clculo es el manejo de las frmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las frmulas se pueden hacer con una calculadora tpica, en una hoja de clculo se tiene la ventaja de que se dispone de todos los datos al mismo tiempo y que la operacin se indica una sola vez, y despus se indica que lo realice sobre los datos deseados. Creacin de una frmula Procedimiento General para crear una frmula 1. Siempre para comenzar una frmula se debe hacer con el signo igual (=), que lo que viene a continuacin es el contenido de la frmula.

Esta ventana nos mostrar el resultado de la frmula. 2. Despus, se debe escribir el contenido de la frmula, es decir, sus referencias y operaciones. Se puede escribir directamente la celda, pero con la ayuda del Mouse se le puede dar un clic a la celda deseada. La celda escogida tendr una lnea punteada, si hubo un error y esa no era la celda, tan slo d un clic en la celda deseada.

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3. Despus de que la celda ya est escrita, se escribe el operador, que en este caso es *, y se repite el paso 2 para la siguiente celda. 4. La frmula ya est lista, slo falta aceptarla. Se puede aceptar con la tecla <Enter>, con el botn de la barra de frmulas.

En la celda aparece el resultado de la operacin que se indica en la frmula. Sin embargo, sabemos que es una frmula porque en la barra de frmulas sigue apareciendo la frmula tal y como se escribi. Esa frmula que se escribi en el rengln 2, tambin puede servir para los siguientes renglones sin necesidad de volverla a escribir en cada rengln. Tan slo tiene que copiarse hacia abajo con cualquiera de los mtodos conocidos pero el ms rpido y sencillo es con el apuntador del Mouse, y copiando rpidamente el contenido hacia abajo.

Al copiar una frmula automticamente van a cambiar los renglones si se copia hacia arriba o hacia abajo y sus columnas, si se copia hacia la izquierda o derecha.
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Por lo que en cada rengln o columna se tendra la frmula correspondiente y sera equivalente a escribir la frmula celda por celda, slo que ms rpido y ms sencillo.

De esta forma, se realiz la operacin deseada rpidamente y adems se tienen otras ventajas. La primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO UNITARIO o CANTIDAD, automticamente la operacin de la frmula se actualiza.

La otra ventaja, es que las celdas que contienen frmulas pueden ser usadas como referencias para ms operaciones en frmulas de otras celdas. Por ejemplo, si agregramos una columna ms de DESCUENTO, tendramos lo siguiente:

Se pueden hacer cuantas combinaciones se deseen simplemente introduciendo la frmula adecuada. Autocorreccin de frmulas En ocasiones escribimos frmulas con errores. Microsoft Office Excel 2010, cuenta con una herramienta que ayuda a corregir los errores ms comunes al escribir una frmula. Por ejemplo, si escribimos la siguiente frmula =E3+E3*F3+,
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la Autocorreccin de frmulas enva el siguiente mensaje, el cual podemos o no aceptar segn sea el caso la mayora de veces se acepta.

Realizar operaciones aritmticas tomando en cuenta las prioridades de los operadores. Prioridades de los operadores Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que sern realizadas es: 1) 2) 3) 4) Las Expresiones en parntesis Las Potencias Multiplicaciones y Divisiones Sumas y restas

Segn el orden, las operaciones se van a agrupar con los parntesis para obtener el resultado deseado. Operadores Los Operadores son utilizados en la creacin de frmulas. Existen cuatro tipos de operadores: Aritmticos: Este tipo de operadores sirven para realizar operaciones matemticas elementales, como son:

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Operador

+ * / % ^

Significado Suma Resta y negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente

Ejemplo =10+9 =10-2 = -7 =7*3 =30/3 =19% =2^8

Resultado 19 8 -7 21 10 0.19 256

Por ejemplo, la frmula =5^2*10% dar como resultado 2.5 (indica que el nmero 5 se eleva al cuadrado y el resultado se multiplica por 0.10). De texto: Los operadores de este tipo sirven para unir cadenas de texto, creando un solo valor de texto.
Operador & Significado Une texto de celdas distintas Ejemplo A20= =D20& &E20 Resultado Excel Intermedio

De Comparacin: Este tipo de operadores sirven para comparar dos valores, devolviendo un resultado de tipo lgico, como VERDADERO si se cumple la comparacin y FALSO si no se cumple la comparacin). Por ejemplo, si A1 contiene el valor 7 y B1 el valor 5, entonces:
Operador = > < >= <= <> Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo =A1=B1 =A1>B1 =A1<B1 =A1>=B1 =A1<=B1 =A1<>B1 Resultado Falso Verdadero Falso Verdadero Falso Verdadero

De referencia: No provocan cambio en los resultados de la celda, sino que controlan la forma en que se agrupan las celdas para calcular una frmula.
Operador : Dos puntos , Coma espacio Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15) Operador de unin que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

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Cuando se tienen varios operadores en una frmula, Excel 2010 sigue las siguientes reglas fijas: Los parntesis, se realizan primero. Los operadores de igual prioridad se evalan se izquierda a derecha. Operador =100+16/2 =(20+4)/2 Resultado 108 12

Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda mientras se est escribiendo o despus de ingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda que contiene el dato 2. Presionar la tecla F2 o haga clic directamente en la barra de frmulas 3. Modifique la informacin. 4. Presionar Enter o haga clic sobre el Botn Introducir. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta. Borrar datos
La operacin de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien por no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido. 1. Ubicar puntero en la celda que desea borrar 2. Pulsar la tecla Supr o Botn derecho del mouse Borrar contenido Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/o formato de las celdas, debe utilizar el botn Borrar:

Deshacer una Orden A veces cometemos un error activando una orden o comando equivocado y nos quedamos sin saber qu hacer. Para solucionar este problema, inmediatamente despus de haber cometido el error, realice una de las siguientes rdenes: Presione el botn: Deshacer

Presione las teclas : CTRL + Z Direccionamiento de celdas Celda Relativa Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de Soles a dlares:

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La operacin es muy sencilla, una simple divisin. Pero qu sucede cuando esa frmula se copia hacia abajo?

Celda Absoluta La frmula que est en la celda D6 est correcta, lo nico que debemos hacer es indicarle que no cambie su columna o rengln al momento de copiarse y la forma de hacerlo es anteponiendo el signo $ antes de la referencia de la celda. Celda Copiando / C2 B2 / D2 $C$2 $C$2 / $C$2 C$2 B$2 / D$2 $C2 $C2 / $C2 Copiando / C1 / C3 $C$2 / $C$2 C$2 / C$2 $C1 / $C3

La misma frmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente con la tecla <F4> Microsoft Office Excel 2010 automticamente proporciona las combinaciones de smbolos $ segn se desee. Se puede seguir presionando la tecla <F4> hasta obtener la combinacin deseada.

Si utilizamos la primera combinacin, tendramos lo siguiente:


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de tal forma que el valor del dlar mostrado en la celda C3, no debe de variar. Ahora, vamos a incluir otros datos:

Copiando la frmula que tenemos en D6, no va a cambiar ni la columna ni el rengln. Se puede hacer otra frmula ms, pero se puede aprovechar la que ya se tiene, simplemente con hacerle un cambio. La frmula de D6 es =C6/$C$3 que quiere decir que no va a cambiar la columna ni la fila, pero como lo que nos interesa que se mantenga constante es la fila, podemos cambiar la frmula a =C6/C$3.

Si copiamos esta frmula hacia abajo y hacia la derecha, los clculos son correctos y tan slo utilizamos una frmula:

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Y podramos seguir aadiendo datos y se va a seguir utilizando la misma frmula:

Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como $C$6), referencias relativas cuando va a cambiar la columna o la fila (como C6 o C6) y referencias mixtas cuando se combinan relativas con absolutas (como $C6*C$7). Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo de frmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con los datos. Nombres de Rangos Como hemos revisado el empleo de celdas absolutas nos ayudan a realizar clculos de manera ms rpida, pero se puede dar nombre a una celda o a un grupo de celdas para poder hacer el trabajo ms fcil, puesto que de esta manera es ms fcil identificarlas, a veces el empleo de las celdas relativas nos puede marear. Para dar nombre a una o ms celdas se usa el siguiente procedimiento: Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a las que desea dar nombre. Haga clic en el cuadro de nombres situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas. Escriba un nombre para la(s) celda(s). Presionar la tecla <Enter> De esta manera se ha definido un nombre de celda, dicho nombre se puede utilizar en el desarrollo de los clculos y de esa manera es ms fcil y ya se vuelve una referencia absoluta sin necesidad de emplear el smbolo del dlar ($).

Nota: Puede tambin dar nombre a las celdas con la combinacin de teclas <CTRL> + <F3>. De igual forma se puede eliminar un nombre mal definido con la misma combinacin de celdas.

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Funciones bsicas de Microsoft Office Excel 2010 Las funciones incorporadas en Microsoft Excel 2010 realizan clculos estndar de hoja de clculo, el empleo de las funciones nos ayudan a llegar a resultados en forma ms rpida. Cabe sealar que un usuario en Excel 2010, puede resolver problemas en Excel 2077 sin el empleo de funciones, pero el uso de las mismas acelerara el desarrollo de estos problemas. ESQUEMA DE UNA FUNCIN Una Funcin debe tener la siguiente sintaxis: =<Nombre_Funcin> (<Argumento1>;<Argumento2>;<ArgumentosN>) El nmero y tipo de argumentos requeridos vara de una funcin a otra, los cuales pueden ser: Nmeros Texto Valores lgicos Referencias Matrices

Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente la direccin de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el smbolo de dos puntos (:) para separar la celda inicial y final. Convenciones en el uso de funciones Para un mejor empleo de las funciones se tendr que seguir estos convenios Toda funcin se compone de una sintaxis que hay que respetar Esta sintaxis comprende un nombre y los argumentos Estos argumentos van entre parntesis Todo parntesis que se abre se cierra Los argumentos se separan mediante el separador de listas definido en el panel de control (;). No dejar espacios en blanco al escribir una funcin. Una funcin puede ser parte de otra Toda funcin si va al inicio de la formula empieza con el signo igual (=). Los textos van entre comillas. Este es un ejemplo de funcin

=PROMEDIO(E5:H5)
Este ejemplo de funcin devuelve EL PROMEDIO de las celdas desde E5 hasta H5.

Adems de la funcin PROMEDIO, existen muchas mas funciones de diferentes categoras y dependiendo de las necesidades especficas del usuario podr seleccionar funciones de tipo: Financieras Fecha y hora Matemticas y Trigonomtricas Estadsticas Bsqueda y Referencia
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Bases de Datos Texto Lgicas Informacin Ingeniera Cubo Compatibilidad Con el empleo de un razonamiento apropiado y la lgica necesaria, se pueden desarrollar muchos problemas con el uso de las funciones. Ejemplos de combinaciones de funciones vlidas: =SUMA(C1:C5)*5 =SUMA(C6;D6;C7;D7:D9)*SUMA(C6:C7,C9:C10) =SUMA(MAX(A1:C5),MIN(A1:C5)) Normalmente se recomienda que una funcin se desarrolle en forma manual, es decir, escribiendo el nombre y los argumentos, pero existe en el Excel un asistente para funciones que nos hace el trabajo un poco ms sencillo, para acceder al mismo podemos hacerlo de varias formas, mediante la barra de men en la opcin insertar/Funcin o haciendo clic en el Icono Autosuma.

Aparecer una ventana como esta:

Con esta ventana se puede desarrollar cualquier funcin, primero ubicndola en la categora correspondiente y luego ingresando los argumentos de forma ms sencilla.

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Funciones Bsicas Funciones Matemticas


FUNCIN SUMA Calcula la suma de los valores especificados. Sintaxis: =SUMA(nmero1, nmero2,.) nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos cuyo suma desea obtener FUNCIN ENTERO Redondea el numero hasta el entero menor mas proximo. Sintaxis: =ENTERO(valor) Valor es el nmero o una expresin numrica cualquiera. FUNCIN REDONDEAR Redondea un nmero a una cantidad determinada de decimales. Sintaxis: =REDONDEAR(numero;decimales) Numero y decimales son nmeros o expresiones numricas cualesquiera FUNCIN POTENCIA Eleva un nmero a una potencia especificada. Sintaxis: =POTENCIA(numero;potencia) numero :es el nmero base. Puede ser cualquier nmero real. potencia : es el exponente al que se desea elevar el nmero base. FUNCIN RCUAD Calcula la raiz cuadrada del nmero especificado Sintaxis: =RCUAD(numero) numero : Puede ser cualquier nmero real positivo. FUNCIN PRODUCTO Calcula la multiplicacion de los valores especificados. Sintaxis: =PRODUCTO(nmero1, nmero2,.) nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos cuyo suma desea obtener

Funciones Estadsticas
FUNCIN PROMEDIO Permite calcular el promedio de los valores especificados Sintaxis: =PROMEDIO(nmero1, nmero2,.) nmero1, nmero2 pueden ser valores o expresiones numricas o referencias a celdas o rangos numricos; son de 1 a 255 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener. FUNCIN CONTAR
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Cuenta la cantidad de valores numricos que hay en un rango especificado. Sintaxis: =CONTAR(rango1, rango2,.) rango1, rango2 son rangos de una o mas celdas. La funcin admite hasta 255 argumentos y no cuenta las celdas vacas o que contengan textos. FUNCIN MAX Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MAX(numero1,numero2,) nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor mximo. FUNCIN MIN Devuelve el mnimo valor de un conjunto de valores. Sintaxis: =MIN(numero1,numero2,) nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor mnimo.

Funciones de Busqueda y referencia


FUNCIN BUSCARV Busca un valor especfico en la primer columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla Sintaxis: =BUSCARV(valor_buscado;Tabla;# de columna a tomar;[ordenado]) Valor_buscado Tabla Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de la tabla son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas del texto son equivalentes Nmero de columna de la tabla desde la cual debe devolverse el valor coincidente

# de columna a tomar

Funciones logicas
FUNCIN SI Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis: =SI (prueba_logica;valor_verdadero;valor_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO Valor_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO
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Valor_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO

Anidamiento de Funciones
En ciertos casos, puede que necesite usar una funcin determinada dentro de otra, como parte de uno de los argumentos (recuerde que el argumento es el valor o conjunto de valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos) de otra funcin. En el siguiente ejemplo, la frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

Caso Prctico
Una funcin lgica puede ser parte del argumento de otra, para entender el concepto veamos un ejemplo de asignacin de cdigos a ciertos valores, con las siguientes condiciones:

Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.

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Captulo 2
Frmulas Avanzadas
En esta sesin trataremos: Funciones matemticas y trigonomtricas. Funciones lgicas. Funciones de fecha y hora. Funciones estadsticas. Funciones de texto. Funciones de bsqueda.

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Frmulas Avanzadas Funciones Matemticas y trigonomtricas


ALEATORIO Devuelve un nmero real aleatorio mayor o igual a 0 y menor que 1, distribuido uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de clculo, se devuelve un nmero real aleatorio nuevo. Sintaxis =ALEATORIO( ) ALEATORIO.ENTRE Devuelve un nmero entero aleatorio entre los nmeros que especifique. Devuelve un nuevo nmero entero aleatorio cada vez que se calcula la hoja de clculo. Sintaxis =ALEATORIO.ENTRE(inferior, superior) Inferior es el menor nmero entero que la funcin ALEATORIO.ENTRE puede devolver. Superior es el mayor nmero entero que la funcin ALEATORIO.ENTRE puede devolver. COCIENTE Devuelve la parte entera de una divisin. Use esta funcin cuando desee descartar el residuo de una divisin. Sintaxis =COCIENTE(numerador, denominador) Numerador es el dividendo. Denominador es el divisor. ENTERO Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. Sintaxis =ENTERO(nmero) Nmero prximo. es el nmero real que se desea redondear al entero inferior ms

RESTO Proporciona el residuo despus de dividir un nmero por un divisor. Sintaxis =RESTO(nmero, nm_divisor) Nmero es el nmero que se desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener. Nm_divisor es el nmero por el cual se desea dividir el argumento nmero.

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SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) rango es el rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32" o "manzanas". rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se omite el argumento rango_suma, las celdas del rango se evaluarn segn los criterios y se sumarn si cumplen los criterios. TRUNCAR Convierte un fraccin. nmero decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de

Sintaxis =TRUNCAR(nmero, nm_decimales) Nmero es el nmero que se desea truncar. Nm_decimales es un nmero que especifica la precisin del truncamiento. El valor predeterminado del argumento nm_decimales es 0.

Funciones lgica
O Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis =O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO. Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis =Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...) Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.

Funciones de fecha y hora


HOY
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Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. Sintaxis =HOY( ) AHORA Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. Sintaxis =AHORA( ) HORA Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como nmero entero, comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.). Sintaxis =HORA(nm_de_serie) Nm_de_serie es el valor de hora que contiene la hora que se desea obtener. MINUTO Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan como nmeros enteros comprendidos entre 0 y 59. Sintaxis =MINUTO(nm_de_serie) Nm_de_serie es la hora que contiene el valor de minutos que se desea buscar. SEGUNDO Devuelve los segundos de un valor de hora. El segundo se expresa como nmero entero comprendido entre 0 (cero) y 59. Sintaxis =SEGUNDO(nm_de_serie) Nm_de_serie es la hora que contiene los segundos que se desea buscar. AO Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero comprendido entre 1900 y 9999. Sintaxis =AO(nm_de_serie) Nm_de_serie es la fecha del ao que se desea buscar. MES Devuelve el mes de una fecha representada por un nmero de serie. El mes se expresa como nmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
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Sintaxis =MES(nm_de_serie) Nm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. DIA Devuelve el da de una fecha, representada por un nmero de serie. El da se expresa como un nmero entero comprendido entre 1 y 31. Sintaxis =DIA(nm_de_serie) Nm_de_serie es la fecha del da que intenta buscar. DIASEM Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado). Sintaxis =DIASEM(nm_de_serie;tipo) Nm_de_serie es un nmero secuencial que representa la fecha del da que intenta buscar. TIPO es un nmero que determina el tipo de valor que debe devolverse
Tipo 1 u omitido 2 3 Nmero devuelto Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado). Igual a en versiones anteriores de Microsoft Excel. Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo). Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo).

DIA.LAB Devuelve un nmero que representa una fecha que es el nmero de das laborables antes o despus de una fecha (la fecha inicial). Los das laborables excluyen los das de fin de semana y cualquier fecha identificada en el argumento festivos. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o das festivos cuando calcule fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas o el nmero de das de trabajo realizado. Sintaxis =DIA.LAB(fecha_inicial, das_lab, festivos) Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial. Das_lab es el nmero de das laborables (das que no sean fines de semana ni das festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento das_lab produce una fecha futura; un nmero negativo produce una fecha pasada. Festivos es una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas. DIAS.LAB
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Devuelve el nmero de das laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los das laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos. Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basndose en el nmero de das trabajados durante un perodo especfico. Sintaxis =DIAS.LAB(fecha_inicial, fecha_final, festivos) Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial. Fecha_final es una fecha que representa la fecha final. Festivos es un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas.

Funciones Estadsticas
CONTAR.BLANCO Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis =CONTAR.BLANCO(rango) Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas en blanco. Observacin Tambin se cuentan las celdas que incluyen frmulas que devuelven "" (texto vaco). Las celdas que contienen valores cero no se cuentan. CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen los criterios especificados. Sintaxis =CONTAR.SI(rango;criterio) Rango es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4. CONTARA Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Sintaxis =CONTARA(valor1;valor2;...) Valor1, valor2... son de 1 a 255 argumentos que representan los valores que se desea contar. K.ESIMO.MAYOR
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Devuelve el k-simo mayor valor de un conjunto de datos. Esta funcin puede usarse para seleccionar un valor basndose en su posicin relativa. Por ejemplo, se puede utilizar K.ESIMO.MAYOR para devolver el mayor valor de un resultado, el segundo resultado o el tercero. Sintaxis =K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Matriz es la matriz o rango de datos cuyo k-simo mayor valor desea determinar. K representa la posicin (a partir del mayor valor), dentro de la matriz o rango de celdas, de los datos que se van a devolver. K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-simo menor valor de un conjunto de datos. Utilice esta funcin para devolver valores con una posicin relativa especfica dentro de un conjunto de datos. Sintaxis =K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Matriz es una matriz o un rango de datos numricos cuyo k-simo menor valor desea determinar. K es la posicin, dentro de la matriz o del rango de datos, de los datos que se van a devolver, determinada a partir del menor de los valores. PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados. Sintaxis =PROMEDIO.SI(rango;criterio;rango_promedio) Rango es la celda o las celdas cuyo promedio se desea obtener; deben contener nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto, que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4. Rango_promedio es el conjunto real de celdas de las que se va a obtener el promedio. Si se omite, se utiliza el rango.

Funciones de texto
CONCATENAR Concatena dos o ms cadenas en una cadena de texto. Sintaxis =CONCATENAR (texto1;texto2; ...) Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un elemento de texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias a celdas nicas. DERECHA
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Devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de caracteres que el usuario especifica de derecha a izquierda. Sintaxis =DERECHA(texto;nm_de_caracteres) Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que desea extraer. IZQUIERDA Devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de caracteres que especifique el usuario de izquierda a derecha. Sintaxis =IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que desea extraer. EXTRAE Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que especifique, de izquierda a derecha. Sintaxis =EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres) Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Posicin_inicial Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto. La posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente. Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que desea extraer. ENCONTRAR Busca en un texto un carcter y devuelven el nmero de la posicin del carcter dentro del texto contando a partir del primer carcter del texto (de izquierda a derecha), se le indica la posicin inicial a partir de la cual debe contar en caso de omitir es 1. Sintaxis =ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Texto_buscado es el texto que desea encontrar. Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar. Nm_inicial especifica el carcter a partir del cual comenzar la bsqueda. El primer carcter de dentro_del_texto es el carcter nmero 1. Si omite nm_inicial, se supone que es 1. HALLAR Busca en un texto un carcter y devuelven el nmero de la posicin del carcter dentro del texto contando a partir del primer carcter del texto (de izquierda a derecha), se le indica la posicin inicial a partir de la cual debe contar en caso de omitir es 1.
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Sintaxis =HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Texto_buscado es el texto que desea encontrar. Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar. Nm_inicial especifica el carcter a partir del cual comenzar la bsqueda. El primer carcter de dentro_del_texto es el carcter nmero 1. Si omite nm_inicial, se supone que es 1. LARGO Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto Sintaxis LARGO(texto) MAYUSC Pone el texto en maysculas. Sintaxis =MAYUSC(texto) Texto es el texto que se desea pasar a maysculas. El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto. MINUSC Convierte todas las maysculas de una cadena de texto en minsculas. Sintaxis =MINUSC(texto) Texto es el texto que se desea convertir en minsculas. MINUSC no cambia los caracteres de texto que no sean letras. NOMPROPIO Cambia a mayscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se encuentren despus de un carcter que no sea una letra. Convierte todas las dems letras a minsculas. Sintaxis =NOMPROPIO(texto) Texto es el texto entre comillas, una frmula que devuelve texto o una referencia a una celda que contiene el texto al que se desea agregar maysculas. IGUAL Compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL reconoce maysculas y minsculas, pero pasa por alto las diferencias de formato. Use IGUAL para comprobar el texto que especifica en un documento. Sintaxis =IGUAL(texto1;texto2) Texto1 es la primera cadena de texto.
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Texto2 es la segunda cadena de texto. ESPACIOS Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un espaciado irregular. Sintaxis =ESPACIOS(texto) Texto es el texto del que desea quitar espacios. VALOR Convierte una cadena de texto que representa un nmero en un nmero. Sintaxis =VALOR(texto) Texto es el texto entre comillas o una referencia a una celda que contiene el texto que se desea convertir.

Funciones de Bsqueda y referencia


CONSULTAV Busca un valor especfico en la primera columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla. La V de CONSULTAV significa vertical. Sintaxis CONSULTAV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, ordenado) Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A. Matriz_buscar_en Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos Indicador_columnas Nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es: Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE! Si es superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!
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Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada: Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto. Si es FALSO, BUSCARV slo buscar una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizar el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolver el valor de error #N/A. CONSULTAH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. La H de BUSCARH significa "Horizontal". Sintaxis =CONSULTAH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #REF! Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error #N/A.

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Captulo 3
Base de Datos
En esta sesin trataremos: Formularios. Ordenar una base de datos. Autofiltros. Filtros avanzados. Subtotales.

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Base de datos Formularios


Tablas de Excel Una tabla en Excel 2010 es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 16,384 campos y 1,048,574 registros. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos. Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos. Incluso encontrars, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere a las tablas como listas.

Crear una tabla


Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista. Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

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Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. - Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar los datos de una tabla


Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con informacin de nuestros amig@s.

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Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est activa, y damos clic en el icono Formulario .

NOTA: Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos aadirla a la Barra de acceso rpido, de la forma que ya vimos. Damos clic en la Ficha Archivo > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn en la cinta de opciones. Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que est activo. Restaurar: Deshace efectuados. los cambios

Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda. Cerrar: Cierra el formulario. Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos
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equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios presionamos la tecla Enter. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y presionamos Enter o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y damos clic el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

Modificar la estructura de la tabla

Damos clic en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o

encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, slo tendremos que presionamos la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opcin correspondiente desde el men Insertar, en la pestaa de Inicio o en el men contextual de la tabla.
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Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men contextual de la tabla. Seleccionando una celda, fila o columna, y presionamos la tecla la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla. Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y presionamos la tecla SUPR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces damos clic la pestaa de Diseo de la tabla. en

Estilo de la tabla

Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna. Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla. Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.

En est tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones


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Primera y ltima columna.

Ordenar una tabla de datos


A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder a la pestaa Datos y damos clic sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o bien damos clic sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparece dando clic en la pestaa junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido ms la fecha de nacimiento, en la pestaa Datos, damos clic sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (damos clic en Agregar Nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de das de la semana o meses, la ordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio de ordenacin seguir el mismo patrn.

Seleccionando un nivel, y presionamos las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel.
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Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente. En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

Filtrar el contenido de la tabla


Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro). - Utilizando filtros avanzados.

Autofiltro Utilizar el Filtro


Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos marcando o desmarcando el botn Filtro).

Si damos clic, por ejemplo, sobre la flecha del campo Nombres, nos aparece un men desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si slo marcamos Ana Cecilia, Excel filtrar todos los registros que tengan Ana Cecilia en el 1er apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista.
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Otra opcin, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones: En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila. Usaremos el carcter ? para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se podra mostrar los registros cuyo Artefacto tenga una i en el segundo carcter.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono. Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo), reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro damos clic en Borrar filtro en la pestaa Datos.
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Filtros avanzados Utilizar Filtros avanzados


Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado. Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, damos clic en en la seccin Ordenar y filtrar. Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecern. Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro - Mostrar todo

Subtotales Crear un resumen de datos


Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Por ejemplo si tenemos una lista de nios con los campos nombre, direccin, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los nios por localidad. Otro ejemplo, el que te enseamos abajo, disponemos de una lista de vehculos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca. Para agregar los subtotales automticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opcin Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaa Diseo.
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Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaa con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.

Se pueden ingresar una serie de funciones al final como se muestra en la imagen.

Se puede mejorar subtotales de la tabla dinmicas, que se Capitulo siguiente.

el resumen y los utilizando las tablas desarrollara en el

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Captulo 4
Tabla Dinmica
En esta sesin trataremos: Tabla Dinmicas - Defuncin Crear partiendo de datos internos. Asistente para tablas dinmicas. Diseo, agregar campos. Modificar una tabla Dinmica. Grficos Dinmicos. Eliminar una tabla dinmica.

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TABLA DINMICA
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos presentar los datos de una forma simple y con un formato y presentacin flexible. Podr girar filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas y ver los datos especficos de algn rea de inters. CREAR PARTIENDO DE DATOS INTERNOS Para la creacin de Tablas Dinmicas el Excel 2010 nos proporciona la opcin de Tablas Dinmicas en la cuales podemos crear tablas dinmicas y grficos dinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los vendedores por regiones y productos que venden y el mes de la venta, adems sabemos la cantidad vendida, el importe y el si fue vendido al crdito o al contado (observacin). Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar las ventas de cada vendedor por producto en cada mes Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

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Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla

Asistente para tablas dinmicas

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
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En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Damos clic en Aceptar para seguir. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Diseo, agregar campos Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de los Vendedores de la tabla. Una columna para cada uno de los Mes de la tabla. En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Vendedor en cada Mes. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

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Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos los vendedores, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes (totales $). Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones: Modificar una tabla Dinmica

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

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Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores el rtulo aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila. Aplicar filtros a una tabla dinmica Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si damos clic sobre la flecha del rtulo Rtulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los artefactos cocina, licuadora microondas, desaparecer de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos damos clic en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas.

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Obtener promedios en una tabla dinmica Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn secundario del Mouse, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la pestaa Opciones. Grficos con tablas dinmicas Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al dar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos interese se vea grficamente nuestra informacin. Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se realiza para crear un grafico en Excel 2010.

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Eliminar una tabla dinmica. Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr (en caso que la tabla dinmica se encuentre en la misma hoja de los datos) o eliminar la hoja donde est la tabla dinmica. En le caso que se deseara borrar todo los clculos realizados en la tabla dinmica para hacer otra con los mismos datos solo elegiramos la Opcin Borrar Todo como se muestra en la figura siguiente:

Y quedara la tabla para ser trabajada.

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Captulo 5
Datos externos y automatizacin
En esta sesin trataremos: Importar datos Consulta de una base de datos Consulta web Validacin de rangos Proteger hoja Plantilla y formularios Como guardar una plantilla Vnculos o enlaces. Hipervnculos

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Datos externos y automatizacin


La necesidad de trabajar en Microsoft Office Excel 2010 con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas: Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica ms el riesgo de introducir errneamente los datos al introducirlos manualmente. Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos. Para importar datos externos a Excel disponemos bsicamente de dos opciones: Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicacin externa y pegarlos en una hoja de Excel. Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel. La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms laboriosa y tediosa. La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar. El problema fundamental de la importacin de datos externos, hemos dicho que es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicacin genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xlsx no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dnde estn las frmulas, qu formato esttico tiene el documento, etc. Adems de esto, al importar datos de una aplicacin externa debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos: Algunas de las frmulas no ajustan correctamente. El formato no se ajusta al original. Las frmulas y funciones que no entiende no las copia.

Importar datos
Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos ms adelante. Asistente para importar datos texto Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas: Podemos acceder a la pestaa Datos y seleccionar uno de los tipos de orgenes de datos que podemos encontrar en esta seccin.

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Nos aparece un cuadro de dilogo para seleccionar el archivo a importar.

Una vez seleccionado el archivo de texto aparece

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Nos aparece un cuadro deseamos Importar los datos. de dilogo preguntndonos dnde

Damos sobre Aceptar y aparecern los datos importados en la hoja.

Consulta web
Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web. Pulsando sobre ella, se abrir una ventana del navegador, donde se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la pgina web.

Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.

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En el botn Opciones... de esta ventana, podremos elegir por ejemplo, si importar o no el formato de la tabla. Ten en cuenta que aunque no se vean los bordes, la mayora de las webs estn estructuradas con tablas. Una vez finalizada la eleccin, pulsamos Importar. Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en la hoja o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones de actualizacin de la conexin. Otra forma rpida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en nuestro navegador, copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Despus podremos modificar el formato y si queremos que haya actualizacin.

Validacin de datos
La Validacin de datos es una herramienta extremadamente til especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.

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Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo Producto, nos muestre una lista de los productos a elegir. O tambin se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas. Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el nmero ingresado est fuera de los parmetros deseados. En estos casos, Validacin es la herramienta que resuelve nuestros problemas. Vamos a utilizar el ejemplo de la derecha. Tenemos solamente dos columnas: Productos y Ventas. Necesitamos limitar que solo puedan seleccionarse determinados productos (que pusimos en la columna D) y que las ventas sean valores enteros mayores que cero. En Excel 2010 se hace desde la pestaa Datos y el men Validacin de datos.

PASOS Para seguir los pasos, va a ser ms fcil si descargas el archivo que acompaa este tutorial (el link est al inicio del post). A. Validacin de Productos. 1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la seleccin y que muestre el men con las opciones disponibles. Seleccionamos entonces las celdas A2:A14 2. En la pestaa de Datos, al oprimir Validacin de datos se despliega un nuevo
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men con tres opciones:

Validacin de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones. Rodear con un crculo datos no vlidos: Rodea con un crculo rojo los datos de las celdas a las cuales les asignamos una restriccin pero que por alguna razn tienen datos que estn fuera de estos rangos. Borrar crculos de validacin: Simplemente deja de mostrar los crculos del punto anterior.

3. Seleccionamos Validacin de datos. Se despliega un men como el de la siguiente figura. Tenemos 3 pestaas: Configuracin: En la configuramos qu valores permitidos. cual estn

Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando se selecciona la celda con la validacin. Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores. o Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados. o Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condicin, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar. o Informacin: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.

Vamos pestaa por pestaa. 4. Configuracin. Por defecto nos indica permitir Cualquier valor. En nuestro ejemplo, tenemos una lista especfica con los productos que necesitamos que estn disponibles. Seleccionamos la opcin Lista lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos disponibles. En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si no tendremos problemas al querer copiar
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la validacin en otras celdas). 5. Mensajes de error Para no extenderme mucho ms, simplemente pondr un Mensaje de Error en el cual indico: Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3) Ttulo (lo que se mostrar en la barra azul del mensaje): ingreso Error de datos Mensaje de error: El producto no est dado de alta.

ACEPTAR B. Validacin de Ventas. Los pasos son idnticos al anterior. Solo cambia el criterio. En lugar de seleccionar de una lista, debemos ingresar un rango de valores aceptables. Seleccionadas las celdas de la columna B (B2:B14), selecciono Nmero entero (si quisiramos un rango que permita cualquier tipo de nmero debemos seleccionar Decimal), y fijo el mnimo en cero y el mximo en cualquier nmero muy grande (no estamos validando en este ejemplo un mximo, as que puede ser 99999999999999). Ms adelante, publicar la versin Avanzada en la cual definiremos una lista que se pueda ajustar automticamente cada vez que se agrega un producto nuevo sin necesidad de cambiar el Origen de las celdas (mencionado en el punto 4).

Proteger hoja
Para proteger una hoja seleccionamos la opcin Formato del Grupo Celdad de la Ficha Inicio, elegimos Formato de Celdas y la ficha proteger y se muestra como la siguiente imagen

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Debe aparecer como se muestra y damos clic en Aceptar. Luego elegimos Proteger Hoja del grupo Cambios de la ficha Revisar, como se muestra a continuacin:

Luego aparece

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Donde colocamos una contrasea y luego nos pide confirmar

Plantillas y formularios
El Excel 2010 presenta una serie de nuevas plantillas y formularios, los podemos obtener desde la opcin Botn de Office Nuevo y aparecen una serie de plantillas y formularios como aparece en la siguiente imagen.

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Como guardar una plantilla


Podemos crear nuestras propias plantilla para optimizar nuestro trabajo, para crearlas realizamos la siguiente secuencia Botn de office Guardar e cambiamos el tipo por Plantilla

Vinculo o enlaces. Hipervnculos


Podemos crear hiperenlaces en nuestra hoja de clculo Excel ya sean a nuestro propio libro u hoja actual o bien a otros libros e inclusive a pginas de Internet. Un hiperenlace o hipervnculo no es ms que un acceso directo a un punto en concreto del mismo documento o a otro documento y tambin, a una pgina en Internet. Si en una celda de Excel escribimos una direccin web, por ejemplo www.unmsm.edu.pe, Excel por defecto nos crea el hiperenlace y lo deja resaltado como enlace. Un hiperenlace puede estar hecho sobre texto, sobre un grfico o una imagen. Para hacer esto debemos seguir los siguientes pasos: Seleccionar el objeto (texto, grfico, imagen) sobre el cual vamos a crear el enlace. Dar clic sobre el Hipervnculo del Grupo Vinculos de la opcin de cinta Insertar... Ctrl+Alt+K. Nos aparece el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo que vemos en la imagen de abajo.

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En la columna Vincular a: podemos seleccionar el tipo de enlace que vamos a crear, si es un enlace a pgina Web existente, si es a un punto dentro del mismo documento, si es a un documento nuevo o a una direccin de correo electrnico. En el recuadro Direccin: escribimos la direccin del hiperenlace o si est en nuestro disco duro podemos buscarla como cuando buscamos un fichero para abrirlo ayudndonos del recuadro Buscar en:. Finalmente damos clic en Aceptar.

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