case study

Christian Salvesen Gerposa

Tradução para português incluida nas últimas páginas.

Time is Money
Fluctuating oil prices and high labor costs of independent contractors have contributed to instability in the transportation industry. Because any unforeseen costs cannot simply be absorbed by customers, the company turned to Integrated Document Management to reduce costs and provide excellent customer service.

With over 800 employees and revenues of nearly 200 million Euros, Christian Salvesen Gerposa is a leading publicly-traded company in the Spanish logistics sector. This supply chain management expert, now traded on the London Stock Exchange, was created through a 1999 merger between the Spanish company Transportes Gerposa and the British Christian Salvesen Group. As a pioneer in palette transport, Christian Salvesen Gerposa continues to set new milestones in the logistics sector. Customers receive complete custom packages consisting of transportation services, distribution and logistics. These custom solutions allow this service provider to quickly react to needs in the marketplace.

Solution Requirements Every month, more than 90,000 paper records make their way through the offices of this Spanish specialist for transportation, distribution and logistics. Marcos Fierro, a member of the executive team and the company's IT Director, remembers how things were: "Delivery slips and customer records documenting our transportation services as well as any accompanying invoices filled up walls and walls of shelves in our offices. In many cases, we had multiple copies of the very same records." A final invoice can only be generated by Christian Salvesen Gerposa when a signed proof of delivery has been sent back by a driver. Then staffers responsible for particular orders must dig out all accompanying delivery forms. It gets even more difficult when an order is composed of multiple services; searches for all the pieces took up a lot of time. The company always emphasised quick turnaround for checking and registering these documents upon delivery. "We had to commit two fulltime employees alone to the task of registering and forwarding incoming documents," adds Marcos Fierro. Telephone inquiries from customers or from other external offices meant more time wasted on retrieval and delayed

responses. At some point, the waiting and search times as well as misplaced documents along the way became unsustainable. And handling the enormous flood of paper in the "normal" way was simply impossible. The requirements for a DMS system were clearly defined: the solution should be easy enough that both customers and external offices are able to use it with little training, to make it as simple as possible for everyone to search through a document pool. But aside from the significant reduction in time needed for registering, storing and retrieving, the company really emphasised its need to have one central document pool/archive. They also planned on capturing the five million existing documents into the system via a scanning service. Solution Today, all delivery slips and customer records generated by Christian Salvesen Gerposa's ERP system are given a barcode, which their regular AS/400 software prints directly onto the documents. The barcode also contains an internal order number for each transportation transaction. The documents go on the road with the driver and shipped goods. When transferring the

The Task Archive more than 90,000 paper records per month Provide customer access to document pool via Internet Improve processes

Appointed Modules DocuWare PROFESSIONAL Server RECOGNITION ACTIVE IMPORT COLD/READ INTERNET-SERVER

The Benefits Better customer service Time and cost savings Record retrieval via Internet Paper filing eliminated

goods to the customer, the documents are filled out and then serve as proof of delivery and as the basis for generating an invoice once they are back at Christian Salvesen Gerposa headquarters. The records are all centrally scanned and placed in the document pool. DocuWare automatically recognises the internal barcode number and then gathers all necessary information regarding the order from the ERP system - such as customer name, shipment origin and destination, or delivery date. This information then serves as index words which ultimately help an authorised user to quickly and easily retrieve a record from the central document pool. As soon as a customer's records have been archived and the transportation services provided by Christian Salvesen Gerposa are completed, the status for an order is automatically changed within the accounting system to "Ready for Invoicing". The responsible staffer then gets a message on the monitor showing the status change, and an invoice can be generated.

The Benefits in Detail Thanks to DocuWare, idle and standby times could be reduced to virtually nothing at Christian Salvesen Gerposa. While in the past two employees were completely dedicated to the registration, archiving and forwarding of transportation records to the central accounting office, now hundreds of work hours are saved every day. The accounting department is immediately updated by DocuWare when an invoice is ready for output. Even the filing of documents takes place fully automatically. The advantages are clear: quicker invoicing means financial savings, improved cashflow. The time-consuming registration of incoming documents and even the loss of documents along the way are now things of the past. Previously, only eight employees from administration had access to the paper-based invoice archive; today, all authorised employees, no matter their location, can retrieve the information they need from the

central document pool. They can even do it while remaining at their desks! There is no need to wait (and wait) for answers from accounting. Even external users - like customers or vendors - can be granted access to their own documents through the Internet. By going to Christian Salvesen Gerposa's website and entering a user ID and password, they can search the document pool for their "own" records. Customer service has been drastically improved, since time-consuming calls to the central office are no longer necessary. By integrating Sharpment (special logistics software), a tracking number is all it takes for a customer to check shipping and invoice details. And DocuWare, with its finely-tuned rights system, guarantees that customers or vendors cannot access unauthorised documents. As IT Director Marcos Fierro summarises: "Because it was so easy to use, the DMS was quickly accepted by all of our users. The investment of 29,500 Euros was amortised after only 6 months."

We generate over 90,000 paper records every month. Thanks to Integrated Document Management with DocuWare, we've bolstered our productivity and competitiveness, service. particularly through improvements in customer

Marcos Fierro, Member of the Executive Team and IT Director Christian Salvesen Gerposa

For more information, visit us at www.docuware.com

2007.02.04

Tradução do Case Study da DocuWare

Christian Salvesen Gerposa
Tempo é Dinheiro
Os preços flutuantes do petróleo e os altos custos de mão de obra de tarefeiros contribuiram significativamente para a instabilidade na indústria dos transportes. Porque quaisquer custos não previstos não podem ser meramente absorvidos pelos clientes, a empresa voltou-se para a gestão integrada de documentos de forma a reduzir custos a e providenciar um excelente serviço ao cliente.
Com mais de 800 funcionários e uma faturação de 200 milhões de Euros anuais, a Christian Salvesen Gerposa é uma empresa espanhola líder no setor logistico. Esta grande empresa especializada, agora também negociada na bolsa de Londres foi criada em 1999 através da fusão da empresa espanhoa Gerposa e da empresa inglesa Christian Salvesen. Como pioneira no transporte de paletes a Christian Salvesen Gerposa continua a deixar marcos no setor logístico. Os seus clientes recebem packages personalizados de serviços de transporte, distribuição e logística. Estas soluções costumizadas permitem ao fornecedor do serviço reagir de forma instantânea às necessidades do mercado.

Requisitos para a solução
Mensalmente mais de 90.000 documentos em papel passam pelos vários setores deste especialista espanhol de transporte, distribuição e logística. Marcos Fierro, um membro da diretoria e os responsável pelas TI lembra-se como eram as coisas antes:

“As guias de entrega e a documentação relativa aos clientes tais como as faturas de acompanhamento dos serviços ocupavam paredes e paredes, e muitas vezes tinhamos várias cópias dos mesmos documentos”

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Uma fatura final pode ser emitida apenas quando a guia de entrega assinada é devolvida pelo motorista do camião. Nessa altura os funcionários responsáveis por essa encomenda têm de ir procurar toda a documentação relacionada com ela. Tudo fica mais complicado quando uma encomenda é composta por vários serviços; a pesquisa de todos eles demorava uma eternidade. A empresa afirmava sempre rapidez na confirmação desses documentos quando da entrega.

“Nós tinhamos de dedicar 2 funcionários, a tempo inteiro, para as tarefas de registar e encaminhar documentos entrados”, acrescenta
Marcos Fierro Perguntas por telefone, de clientes ou de outros escritórios externos originavam mais tempo perdido à procura de documentação e respostas demoradas. A dada altura os tempos de espera e de pesquisa de documentos, bem como documentos desaparecidos devido a serem mal arrumados tornaram a situação insustentável e o manuseamento deste enorme fluxo de papel de fora “normal” era simplesmente uma tarefa impossível. Os requisitos para uma solução de gestão documental ficaram, assim, perfeitamente definidas: A solução deveria ser suficientemente simples para que, quer os clientes, quer os escritórios externos a pudessem utilizar com um minimo de treinamento. Todos deveriam pesquisar com facilidade nos arquivos digitais. Mas além de uma significativa redução do tempo necessário para registar, armazenar e pesquisar a documentação a empresa não deixou de sublinhar a conveniência de ter apenas um arquivo centralizado. Todo o histórico de 5 milhões de documentos será agora digitalizado através de um outsourcing especializado.

Solução
Hoje todas as guias de entrega e toda a documentação dos clientes, gerados pelo sistema de ERP da Christian Salvesen Gerposa, recebem um código de barras que o sistema normal AS400 imprime directamente nos documentos. Este código de barras também inlcui um Nº Interno de Encomenda para cada transação relacionada como transporte.

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Estes documentos vão para a estrada com o motorista que leva a carga. Quando entregues ao cliente os documentos são preenchidos e servem como prova de entrega e como base da emissão da fatura na sede da Christian Salvesen Gerposa. Os documentos são digitalizados centralmente e colocados no arquivo central. O DocuWare reconhece automaticamente o código de barras e, perante ele, recolhe toda a outra informação do ERP, necessária à correcta indexação dos documentos, tal como nome do cliente, origem e destino da carga, ou data de entrega. Esta informação serve para permitir pesquisas posteriores, a terem lugar no arquivo centralizado, por utilizadores autorizados. Assim que os documentos relativos a um transporte estão arquivados, significa que o serviço foi executado e o estado da encomenda no sistema financeiro passa automaticamente a “Pronto a faturar” e o pessoal do departamento financeiro recebe também uma informação para proceder à emissão da fatura.

Os Benefícios em detalhe
Graças ao DocuWare os tempos mortos foram virtualmente reduzidos a zero na Christian Salvesen Gerposa. Enquanto que no passado dois empregados estavam, a tempo inteiro, dedicados a registar, arquivar e a fazer seguir documentação relativa aos transportes para o departamento financeiro da sede, agora centenas de horas diárias são poupadas todos os dias. O departamento de contabilidade é imediatamente alertado pelo DocuWare assim que uma fatura está pronta a ser emitida. Até o preenchimento dos documentos é feito de forma automática. As vantagens são claras: faturas mais rapidamente emitidas significam ganhos financeiros e tesouraria mais forte. Os demorados processos de registo de documentos entrados e, mesmo, a perda de documentos são agora coisas do passado. Antes apenas 8 empregados tinham acesso ao arquivo das faturas; hoje todos os empregados autorizados para tal têm essa possibilidade, independente da sua localização geográfica. Eles podem inclusivamente aceder a todo o tipo desses documentos sem ter a necessidade de se levantar das suas secretárias ! Já não há a necessidade de esperar....e esperar....por respostas do departamento financeiro ou da contabilidade.

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Mesmo clientes ou outros utilizadores externos podem consultar os seus próprios documentos através da Internet. Através da visita ao site da Christian Salvesen Gerposa e através de um user name e login, os utilizadores podem aceder aos “seus próprios” documentos. A qualidade do serviço de apoio aos clientes melhorou dramaticamente, uma vez que os demorados telefonemas para a central já não são necessários. Através da integração com o Sharpment (um software específico para a logística) é gerado um número de referência que é apenas um necessário para que um dado cliente possa pesquisar a documentação do transporte e detalhes de faturação.

Além de todos os benefícios o DocuWare permite uma configuração muito precisa dos direitos de forma a que ninguém possa aceder a documentos que não lhe dizem respeito. Tal como resume o Diretor das TI’s Marcos Fierro:

“Devido à sua facilidade de utilização este Gestor Documental foi rapidamente aceite por todos os nossos utilizadores. O investimento de R$ 70.000 foi amortizado em apenas 6 meses”

“Nós geramos mais de 90.000 documentos em cada mês. Graças à Gestão Integrada de Documentos da DocuWare aumentámos drasticamente a nossa produtividade, particularmente através de beneficios no serviço ao cliente”
Marcos Fierro Membro da Diretoria e Diretor das Tecnologias de Informação

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