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2011

Manual de Gerenciamento de Oportunidades

Callisto 21/07/2011

MANUAL DE GERENCIAMENTO DE OPORTUNIDADES

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1.1 2.1 3.1 4.1 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1

SUMRIO
APRESENTAO OPORTUNIDADES
Localizar Aes Cadastro de conta de Prospect Localizar conta prospect Contato de oportunidade Anexos Questionrio Origem oportunidade Gerar proposta de Venda

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6 6 7 8 8 8 9 9 9

FOLLOW-UP DE OPORTUNIDADES

EDIO 01/2011

2 APRESENTAO
Este manual contm a descrio das principais funes e configuraes relativas ao processo de registro e acompanhamento de Oportunidades de Negcios identificadas por sua empresa. O registro de Oportunidades est disponvel no Mdulo Comercial. Este manual auxilia a personalizar os principais recursos do CALLISTO para que o cadastro de oportunidades fique adequado s caractersticas de sua empresa. Como os materiais estaro, a cada nova verso, recebendo melhorias, pedimos que voc encaminhe suas sugestes sempre que achar oportuno.
Lembre: Consulte nosso suporte sempre que precisar de ajuda ou alguma orientao.

O contedo do Manual est formatado para facilitar o seu entendimento, com tpicos importantes em destaque, complementaes ao tema, sugestes de leituras, configuraes e dicas. Estes tpicos esto apresentados de forma diferenciada no texto para que voc possa identific-los com facilidade durante a leitura. So eles: Vocabulrio: Este cone identifica a explicao de um
termo descrito no Manual. Pode ser uma sigla, uma palavra pouco comum ou de uso muito restrito ou especfico. Saiba Mais: Sugestes de leituras, informaes e textos complementares ao longo do texto estaro sinalizadas por este cone.

Importante: Este cone estar sempre destacando partes


do contedo do manual. Fique atento.

Dica: Sempre que voc encontrar este cone, ser


apresentada uma dica relacionada ao sistema.

Configurao: Este cone identifica o caminho no Mdulo


Tabelas para que voc possa efetuar as configuraes necessrias para o funcionamento de determinada funo.

MANUAL DE GERENCIAMENTO DE OPORTUNIDADES

3 OPORTUNIDADES
Nesta rotina, so cadastradas as perspectivas de novos negcios identificadas pela empresa em eventos, prospeces, visitas, etc. No processo de Oportunidade do Callisto, voc poder gerenciar oportunidades de negcios atravs de registros de aes e contatos especficos, permitindo inclusive organizar as negociaes em fases de prospeco. Para acessar a tela de oportunidade, acesse o mdulo Comercial, menu Vendas, opo Oportunidade. Na tela de Oportunidades, clique em novo para cadastrar as oportunidades identificadas por sua empresa. Aps preencher os campos, clique em ok para concluir o processo. Para editar uma oportunidade, voc deve selecion-la e clicar em Editar. Voc poder alterar somente oportunidades com status pendente. Oportunidades finalizadas no podem ser alteradas. Ao abrir uma oportunidade registrada ou ao clicar no boto novo para emitir uma nova oportunidade, voc ser direcionado tela de Oportunidades. Nesta tela, os principais campos so:

Cdigo: Numerao gerada automaticamente pelo sistema,


usada para localizar as oportunidades.

Descrio: Neste campo voc pode descrever uma


identificao da oportunidade. Pode ser o nome da empresa, o primeiro contato, entre outros.

Tipo de oportunidade: Escolha o tipo de oportunidade que


est sendo registrada. Os tipos de Oportunidade so cadastrados previamente parametrizados no Mdulo Tabelas.

Origem da oportunidade: Escolha a origem da oportunidade


que esta sendo registrada. Utilize origens previamente cadastradas (parametrizados no Mdulo Tabelas).

Conta de prospect: Cadastre neste campo os casos que a


oportunidade identificada um novo contato ou empresa que no se encontram na carteira de clientes. Para cadastrar uma

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conta prospect acesse Mdulo Comercial, Menu Vendas, opo Oportunidade, Funo>>Cadastro de Conta de Prospect>> Novo. Na tela a seguir so Includos/Alterados os dados do Prospect.

Cliente: Quando a oportunidade identificada referente a uma


empresa que j consta no cadastro de clientes, ela deve ser identificada neste campo, sendo que seu cadastro pode ser encontrado no cadastro de clientes do sistema.

Representante: No caso de a oportunidade ter sido


identificada por um representante o nome do mesmo deve ser cadastrado neste campo, pelo cdigo ou nome.

Contato: Trata-se do contato referente ao representante, ou


seja, deve ser identificado o prprio representante ou o contato ligado a ele.

Objetivo: Neste campo registre a oportunidade em si, ou seja,


o que realmente o prospect ou cliente deseja de sua empresa, qual sua inteno ao entrar em contato (normalmente, so registradas as informaes coletadas por e-mail; contato telefnico; visita; etc.).
Voc pode definir as denominaes das fases em: Mdulo Tabelas>

Fase atual: Indique a fase em que se encontra a oportunidade.


As fases referem-se s etapas da prospeco.

Comercial>Oportunidades> Fases> Novo.

Data de digitao: Campo preenchido automaticamente pelo


sistema, Informa a data de registro da oportunidade e o usurio responsvel por este registro.

ltima alterao: Campo preenchido automaticamente pelo


sistema. Informa a data da ltima alterao realizada no cadastro desta oportunidade e o responsvel por esta alterao.

Situao: Informe a situao em que se encontra a


prospeco da oportunidade, podendo ser pendente ou finalizada. Para finalizar a oportunidade, clique na Funo Finalizar.

Motivo: Indique o motivo pelo qual a oportunidade foi


finalizada.

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Inteno de compra: Registre em porcentagem (%) a inteno


de compra percebida pelo usurio, com base nos contatos realizados com o cliente ou prospect da oportunidade.

Preferncia pela marca: Registre em porcentagem (%) a


preferncia pela marca demonstrada pelo usurio, com base nos contatos realizados com o cliente ou prospect da oportunidade.

Previso de fechamento: Informe a data prevista para o


fechamento da oportunidade, com base nos contatos realizados com o cliente ou prospect da oportunidade.

Previso de valor: Registre a previso do valor que se


pretende fechar a compra, com base nos contatos realizados com o cliente ou prospect da oportunidade. Na Tela de Oportunidades esto disponveis as seguintes funes:

1.1 Localizar
Clique em localizar para realizar a pesquisa de registros previamente cadastrados. Para isto, informe um ou mais campos de pesquisa e clique em consultar. O resultado da pesquisa ser mostrado na tela. Selecione um dos registros apresentados e d um duplo clique para visualiz-lo.

2.1 Aes
Clique em Aes para registrar os tipos de Aes que a empresa pode adotar para cada situao ou fase em que se encontra a oportunidade, tais como: envio de e-mail; contato telefnico; realizao de demonstrao; cobrana de proposta; envio de promoes; entre outros que podero ser criados de acordo com a necessidade da empresa. Na tela de Aes, clique em novo para cadastrar as novas aes referentes oportunidade selecionada pela empresa. Para editar uma ao, devemos selecion-la e clicar em editar. Voc poder alterar somente aes com status pendente. Oportunidades finalizadas no podem ser alteradas.

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Para excluir uma ao devemos seguir o caminho: Aes >> Excluir. Ao abrir uma ao registrada ou ao clicar em novo para emitir uma nova ao, voc ser direcionado tela Ao. Nesta tela, os principais campos do documento fiscal so:
Voc pode definir o nome de cada ao para cada fase da oportunidade em: Mdulo Tabelas>

Tipo de ao: Selecione o tipo de ao a ser tomada na fase


em que se encontra a oportunidade. Exemplo de Aes: Enviar e-mail, Realizar demonstrao, Enviar promoes, etc.

Comercial>Oportunidades> Tipos de Ao> Novo.

Usurio: Campo preenchido automaticamente pelo sistema.


Este registro informa o usurio responsvel pela inicializao da ao.

Usurio destino: Selecione o usurio que dever executar a


ao iniciada.

Data limite: Estipule a data limite para cumprimento da ao


pelo usurio destino.

Detalhamento: Anote detalhes da ao com base nas anlises


realizadas pelo usurio acerca da oportunidade.

Humor: Registre o retorno que a ao teve para a


oportunidade.

Finalizar: Clicando no cone a ao finalizada e sua situao


mudar de pendente para finalizada.

3.1 Cadastro de conta de Prospect


Cadastre o cliente/consumidor que possuam caractersticas que o qualifiquem como provvel cliente/consumidor dos produtos ou servios comercializados pela sua empresa. Assim, em cadastro de conta de prospect, voc cadastrar os casos em que a oportunidade identificada se refere a novos contatos ou empresas, que no se encontram na carteira atual de clientes.

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4.1 Localizar conta prospect


Clique em localizar para realizar a pesquisa de prospects previamente cadastrados. Para isto, informe um ou mais campos de pesquisa e clique em consultar. O resultado da pesquisa ser mostrado na tela. Selecione um dos registros apresentados e d um duplo clique para visualiz-lo.

5.1 Contato de oportunidade


Cadastrar os contatos relacionados Oportunidade, ou seja, quem a pessoa identificada como contato da empresa durante o processo de Prospeco. Junto ao contato voc deve inserir dados, tais como: nome da empresa; CEP; E-mail; representante; se ser participante de mala direta ou no; etc. No rodap da tela aparecem informaes: Cdigo do contato; Usurio que fez o cadastramento; data em que foi digitado (registrado) este contato e a data da ultima alterao deste registro. Incluir os Tipos de Contato identificados na Oportunidade, (sua rea de atuao, ou se j cliente, se um parceiro, se uma prospeco, etc.). Tambm podemos Editar os Tipos de Contato existentes ou Exclu-los. Em funes temos as opes de gerar relatrio com os Tipos de Contato e a opo de Reconsultar para o caso de atualizar o banco de dados.
partir possvel Gerar (cadastrar) do um cliente a de

contato

oportunidade registrado ou Importar a lista de contatos na forma de arquivo.

Caminho: Mdulo Tabelas> Comercial> Oportunidades> Contatos> funes.

6.1 Anexos
Para inserir um Anexo oportunidade devemos seguir o caminho: Comercial > Vendas> Oportunidade> Funes> Anexos.

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7.1 Questionrio
O questionrio para cada fase parametrizado em Mdulo Tabelas> Comercial> Oportunidades> Questionrio> Novo.

No momento que for criada a Oportunidade, ser necessrio selecionar a fase atual em que a mesma se encontra, ento ao confirmar a fase o sistema agrega as informaes da fase em que a oportunidade se encontra.

8.1 Origem oportunidade


Com esta funo voc pode escolher a origem da oportunidade que esta sendo registrada. A origem a forma como as oportunidades surgem: pode ser atravs do site da empresa; de uma newsletter; webmail; indicao; propaganda; contatos
Os diversos tipos de origem de oportunidades devem ser parametrizados no Mdulo Tabelas>

pessoais; referncias de clientes etc., ou seja, a forma pela qual o cliente prospect (oportunidade) teve conhecimento do negcio da empresa e chegou at ela.

Comercial> Oportunidades> Tipos Novo. de Oportunidade>

9.1 Gerar proposta de Venda


Para gerar uma proposta de venda a partir da oportunidade devemos seguir o caminho: Comercial >> Vendas >> Oportunidade >> Funes >> Gerar proposta de venda.

4 FOLLOW-UP DE OPORTUNIDADES
Permite acompanhar todas as aes registradas para todas as oportunidades. O Follow-up de Oportunidades possibilita encontrar todas as oportunidades e trabalhar com estas sem estar diretamente na tela de registro oportunidades. Para acessar as aes de apenas uma oportunidade voc deve localizar a mesma com a ajuda do filtro, podendo selecionar tambm as aes por perodo, dentre os outros filtros disponveis. As aes encontradas na consulta sero relacionadas, logo abaixo aos campos de pesquisa. No resultado apresentado, clique

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sobre uma das aes e visualize na prpria tela dados da Oportunidade, Questionrio e Histrico de Contatos. Para visualizar e trabalhar em uma ao, clique no boto selecionar ou d um duplo clique sobre a mesma. Na tela de follow-up, voc ter acesso as principais funes, disponveis no processo de Oportunidade, as quais, j foram descritas neste manual, sendo elas:

Cadastro de conta Prospect Contatos da Oportunidade Anexos Gerar Proposta de Venda Finalizar

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