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Rpublique du Congo

MINISTERE DE LA SANTE, DES AFFAIRES SOCIALES ET DE LA FAMILLE Direction Gnrale de la Sant

MANUEL DE GESTION DES MEDICAMENTS DANS LES HOPITAUX DE REFERENCE

Avec lappui de

La prsente publication a t labore avec laide de lUnion Europenne. Le contenu de la publication relve de la seule responsabilit de la Rpublique du Congo et ne peut en aucun cas tre considr comme refltant lopinion de lUnion europenne.

Union europenne

Prface

Laccs aux mdicaments essentiels constitue une des priorits de la Politique Nationale de Sant et plus particulirement de la Politique Pharmaceutique Nationale. Cest ainsi quavec lappui des partenaires, le Gouvernement a mis en place une centrale dachat des mdicaments essentiels (COMEG) dont la mission est dassurer lapprovisionnement rgulier des Circonscriptions Socio-Sanitaires (CSS) et hpitaux de deuxime rfrence en mdicaments essentiels. Sur la base de lvaluation des besoins nationaux en mdicaments raliss chaque anne, la COMEG devrait tablir un plan dapprovisionnement qui puisse assurer la prsence constante des mdicaments essentiels au niveau des structures de prise en charge. Les diffrentes valuations menes dans le secteur pharmaceutique ont montr la mauvaise tenue des outils de gestion avec pour consquences, des ruptures de stocks en mdicaments parfois disponibles au niveau suprieur de la chane des approvisionnements et aussi quelques fois, des premptions vitables. Par ailleurs, le Gouvernement bnficie de lappui des partenaires, travers des initiatives bilatrales ou multilatrales qui visent amliorer la disponibilit des mdicaments. Nombreux sont les partenaires qui font recours des outils et procdures de gestion spcifiques avec des rsultats plus ou moins apprciables. Toutefois, la prsence de multiples outils de gestion, parfois pour une mme catgorie de produits, est lorigine de charges supplmentaires de travail pour les gestionnaires des mdicaments au niveau priphrique. Lharmonisation des outils de gestion des mdicaments dans les CSS et hpitaux devrait permettre de disposer doutils uniques, qui puissent tre utiliss pour lensemble des produits mdicaux, quelle que soit la catgorie, quel que soit le programme et quel que soit le partenaire. Ces outils de gestion harmoniss ont t regroups sous forme de manuels de gestion utiliser par lensemble des structures sanitaires qui ont en charge la gestion des mdicaments. Jattache du prix lobservation des instructions contenues dans ces manuels, notamment en ce qui concerne le circuit et le rythme des approvisionnements, la tenue des outils de gestion et les conditions de rangement des pharmacies. Des supervisions devront tre rgulirement menes pour sassurer de la bonne utilisation de ces outils. Le Ministre de la sant, des affaires sociales et de la famille remercie tous les cadres qui ont particip llaboration de ces manuels et les incite en tre les premiers promoteurs. Remerciements galement lensemble des partenaires qui ont particip la validation des dits manuels et particulirement lOMS et lUnion Europenne pour leur appui tant technique que financier.

Table des matires

Introduction Chapitre 1 : Comment amnager le local de la pharmacie Chapitre 2 : Les supports de gestion des produits pharmaceutiques Chapitre 3 : Comment valuer les besoins en produits pharmaceutiques Chapitre 4 : Comment rceptionner une commande Chapitre 5 : Comment ranger les produits pharmaceutiques Chapitre 6 : Comment dispenser les mdicaments Chapitre 7 : Comment raliser un inventaire Chapitre 8 : Le rapport dactivits de la pharmacie

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Introduction
Le fonctionnement optimal des hpitaux est conditionn par lacquisition des produits pharmaceutiques. La gestion de ces produits ncessite un travail dquipe, encadr par les professionnels du mdicament que sont les pharmaciens, mdecins, techniciens suprieurs et prparateurs en pharmacie, infirmiers, et autres agents de sant. Le Manuel de gestion des mdicaments dans les hpitaux de rfrence dcrit toutes les activits majeures de la gestion des mdicaments. Chaque chapitre aborde lune de ces activits majeures, sa place dans le processus de maintien dun approvisionnement continu en mdicaments et les procdures standards quil est recommand dutiliser. Le prsent manuel de gestion des mdicaments va contribuer lamlioration de la qualit de loffre des services des hpitaux de rfrence de la Rpublique du Congo. De faon spcifique, il vise : Il est destin : aux quipes-cadre des hpitaux du service public : Directeur ou Mdecin-Chef, Pharmacien responsable de la pharmacie, Gestionnaire ou Comptable, Surveillant gnral ; aux cadres de la Direction des pharmacies et du mdicament dont lune des missions consiste appuyer la gestion des mdicaments dans les formations sanitaires ; aux inspecteurs de la sant qui doivent contrler et valuer les procdures ; au personnel en poste dans les pharmacies des hpitaux. harmoniser les procdures et les outils de gestion des produits pharmaceutiques dans les hpitaux de rfrence ; amliorer la disponibilit des produits pharmaceutiques dans les hpitaux de rfrence ; renforcer les capacits gestionnaires des quipes cadres ; rationaliser lutilisation des ressources disponibles.

Chapitre 1 :

Comment amnager la pharmacie

La pharmacie doit tre implante au sein de lhpital de manire permettre : - laccs facile des vhicules chargs de lapprovisionnement ; - la distribution rapide et fiable de produits pharmaceutiques tous les services ; - une dispensation aise, directe ou par lintermdiaire des proches, aux malades hospitaliss. Les hpitaux universitaires et de deuxime rfrence doivent disposer de lieux de stockage plus importants. Des locaux de stockage sous-dimensionns induisent des rangements inadquats et une mauvaise gestion. La pharmacie doit disposer : de locaux suffisamment grands, permettant la rception, le stockage, la dtention, la prparation et la dispensation des mdicaments, de locaux, adapts, scuriss et quips (dispositifs de rangement, rfrigrateur, etc.) ; des locaux administratifs (bureau du pharmacien, secrtariat, informatique, bibliothque) ; des locaux spcifiques aux dispositifs mdicaux striles (strilisation, dtention) ; des vestiaires et sanitaires pour le personnel.

Laccs aux aires de stockage doit tre limit.


Seul le responsable du stock ou le pharmacien responsable, et ventuellement un autre membre du personnel, doivent y avoir accs.

Fermer cl la pharmacie permet de contrler les mouvements du stock. Cela permet aussi dviter la disparition des mdicaments et autres produits.

Les locaux doivent tre Maintenus dans de bonnes conditions de conservation


La chaleur dgrade les mdicaments, notamment les liquides, pommades et suppositoires. Certains mdicaments sensibles tels que les solutions injectables, sont trs rapidement dtriors par la lumire. Les comprims et glules peuvent tre facilement endommags par lhumidit ambiante, ce qui les rend poisseux et les dtriore.

Tous les mdicaments doivent tre conservs dans leur emballage, rcipient ou bote dorigine.
Pour la conservation, suivez les instructions inscrites sur lemballage.

Assurer une bonne aration de la pice.


Faire attention la chaleur gnre par certains appareils tels que les rfrigrateurs. Ceci peut provoquer une lvation de la temprature ambiante. Si votre local de stockage est petit et si le rfrigrateur augmente la temprature, mettez-le un autre endroit. Si vous disposez dun ventilateur ou dun climatiseur, utilisez-le dans la journe. Surveillez les lvations de temprature avec un thermomtre.

Contrlez la luminosit dans le local.


Si la lumire entre par les fentres, vitez lexposition directe du stock : peignez les vitres en blanc ou installez des rideaux.

Evitez les dgts lis leau et contrlez lhumidit.


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Evitez lintrusion danimaux nuisibles.


Les rats, les cafards, les fourmis, les chauves-souris et gupes sont les animaux et insectes nuisibles courants. Les substances renverses sur le sol peuvent attirer les rats. Retirez les flacons briss et nettoyez les produits renverss immdiatement. Posez un grillage fin pour empcher les insectes dentrer.

Nintroduisez pas daliment dans le local de stockage. Gardez votre local propre et rang.
Il est plus facile de trouver un article dans un endroit propre et rang. Les produits stocks y restent en bon tat et prts lemploi. Nettoyez le plancher, dpoussirez les tagres et essuyez les murs rgulirement. La poussire contribue la dtrioration des produits et gne la lecture des tiquettes. Les produits rpandus sur le sol et les bris de flacons favorisent laccumulation de poussire. Entreposez les produits sur des tagres. Prvoyez un tabouret ou un escabeau pour rendre accessible les tagres du haut.

Chapitre 2 :

Les supports de gestion des produits pharmaceutiques

Les documents de gestion comportent les informations dont il faut disposer lors des commandes de nouveaux stocks de mdicaments et autres produits pharmaceutiques. Il est important denregistrer avec prcision tous les mdicaments et autres produits pharmaceutiques en stock. Ceci vous permet de suivre les mouvements dentre et sortie des produits, mais aussi de savoir : quels sont les produits disponibles dans le stock quelle est la quantit de chaque produit dans le stock quelles sont les consommations rgulires quand et en quelle quantit recommander un produit. Lenregistrement des informations vous permet de gagner du temps et vous protge. Les enregistrements retraceront les mouvements des produits et mme quand vous ntes pas l et quun de vos collgues prend le relais. Vous devrez faire le point des stocks disponibles avec lui votre dpart et votre retour

I. La fiche de stock
La fiche de stock est llment de base de la gestion des mdicaments dans la pharmacie. Chaque produit en stock doit avoir une fiche de stock, conserve sur ltagre ses cots. Utilisez-la pour retracer les mouvements du produit, par exemple la date dentre ou sortie du produit, la date de premption Pour chaque produit, il doit exister autant de fiche de stock quil ya de lieu de stockage. Si le produit se trouve et dans le magasin de stockage et dans un point de dispensation, il doit avoir 2 fiches de stock ; une au magasin de stockage et une autre au point de dispensation. Dans le cadre, en haut de la fiche de stock, figurent les informations suivantes : Le nom du dpartement sanitaire Le nom de lhpital Le numro de la fiche Le nom du produit (dsignation) La forme galnique : comprim, sirop, injection, etc. Le dosage Le conditionnement du produit : bote, flacon, etc. La consommation mensuelle moyenne Le stock minimum La fiche de stock comporte galement des colonnes pour enregistrer les informations relatives aux mouvements du produit : DATE : quel moment larticle est entr ou sorti de la pharmacie ENTREES : nombre dunits reues la pharmacie (boite, flacon, tube, etc.) SORTIES : nombre dunits sorties de la pharmacie STOCK RESTANT : nombre dunits restant dans le stock DATE DE PEREMPTION OBSERVATIONS
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Modle de Fiche de stock


FICHE N MINISTERE DE LA SANTE DIRECTION GENERALE DE LA SANTE DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE.. CSS DE.. HOPITAL DE .. FICHE DE STOCK PRODUIT PHARMACEUTIQUE

DESIGNATION : FORME, DOSAGE, CONDITIONNEMENT : CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE..... STOCK DE MINIMUM DATE ENTREES SORTIES STOCK RESTANT DATE DE PEREMPTION OBSERVATIONS

Pour remplir la fiche de stock : Utilisez un stylo pour enregistrer le PRODUIT, le NUMERO DE LA FICHE, le CONDITIONNNEMENT et toutes les informations relatives aux mouvements des produits. Ces informations ne sont pas susceptibles de changer. Utilisez un crayon pour le STOCK MINIMUM et la CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE. Ces informations sont susceptibles de changer. Utilisez un stylo dune couleur diffrente (par exemple rouge), pour les ENTREES, DATE DE PEREMPTION et INVENTAIRE. Les informations enregistres dans les colonnes ENTREES et SORTIES portent sur des quantits de conditionnements entiers. Linformation contenue dans la colonne STOCK RESTANT vous aide dterminer sil est temps de dclencher la commande et quelle quantit commander. Dans la colonne DATE DE PEREMPTION, inscrivez la date de premption des produits que vous recevez.

Ninscrivez quun seul mouvement par ligne (soit une entre, soit une sortie). Notez la date.

II. Le bon de commande


Le bon de commande est loutil de passation des commandes auprs des fournisseurs. Il se prsente en deux exemplaires (auto-carbons) : - un exemplaire qui reste au niveau de la formation sanitaire et sert comme lment de supervision et / ou de contrle au moment de la livraison ; - un exemplaire qui reste au dpt fournisseur comme preuve de livraison et pour le traitement des donnes de distribution. Ce traitement donne suite au rapport de distribution et au rapport dactivits qui servent leur tour la planification des achats et au monitoring des programmes de sant. La colonne dsignation comprend la description de larticle sous sa dnomination commune internationale (DCI) ainsi que le dosage, la forme pharmaceutique et le conditionnement.

Modle de Bon de commande

MINISTERE DE LA SANTE DIRECTION GENERALE DE LA SANTE DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE.. CSS DE.. HOPITAL DE .. Date

BON DE COMMANDE

DENOMINATION COMMUNE INTERNATIONALE

Quantit commander

P.U.

VALEUR TOTALE

OBSERVATIONS

TOTAL DE LA COMMANDE EN FCFA

Le pharmacien responsable

Le Directeur de lhpital

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III. Le registre des entres


Il renferme les informations concernant la livraison des produits pharmaceutiques. Il doit tre rempli chaque fois que vous rceptionnez une commande. Enregistrez les informations suivantes dans le registre des entres: DATE de livraison NUMERO DU BORDERAU DE LIVRAISON PRODUITS REUS et leur QUANTITE SIGNATURE DU MEMBRE DU PERSONNEL (personne qui rceptionne la commande)

Modle de Registre des entres Date Numro du bordereau de livraison Produits reus Quantit livre Signature

IV. Le cahier de liaison


Ce cahier sert enregistrer les mouvements entre le(s) magasin(s) de stockage et le(s) point(s) de dispensation. Il est conserv au niveau des points de dispensation. Il retrace les quantits de produits demands par le point de dispensation et ceux livrs par le magasin de stockage.

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Modle de Cahier de liaison

Date : . Dnomination Commune Internationale Quantit demande Quantit livre PU PT Observation

Le Responsable du Stockage

Le Responsable de la Dispensation

V. Le registre des sorties


Le registre des sorties renferme toutes les informations relatives aux produits sortis de stock. Il est retrouv au niveau du magasin de stockage et aux diffrents points de dispensation. Au niveau du magasin de stockage, le Responsable rempli le registre des sorties aprs avoir servi les produits conformment la demande des services formule travers le cahier de liaison. Au niveau des points de dispensation, le registre des sorties est rempli sur la base des prescriptions reues et lissu de la dispensation des produits. Les informations recueillir dans le registre des sorties concernent la date, la dsignation (en DCI), la quantit livre, le prix unitaire et le prix total des produits ainsi que leur destination. Les remarques ventuelles seront notes dans la colonne OBSERVATION Modle de Registre des sorties
Dsignation, (Forme, Dosage, Conditionnement) Quantit livre

Date

PU

PT

Destinataire

Observation

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Chapitre 3 :

Comment valuer les besoins en produits pharmaceutiques

Lapprovisionnement dune pharmacie hospitalire est un processus qui permet lacquisition de produits relevant du domaine pharmaceutique, dans le respect de la rglementation en vigueur. Les principales tapes de lapprovisionnement sont les suivantes : lvaluation des besoins, lacquisition des produits, la rception et le stockage, la gestion des flux physiques, administratifs et comptables. A chaque tape correspond un certain nombre dinformations qui seront enregistres sur un support dit outil de gestion. Au dmarrage de lactivit, lvaluation est uniquement quantitative car il faut doter le service de tous les produits inscrits dans la Liste nationale des mdicaments essentiels. Divers critres sont pris en considration, notamment la morbidit dans la localit, limportance relative des services cliniques et mdico-techniques (nombre de consultations, dactes, de lits prvus, etc.) et le budget allou. Elle peut aussi se baser sur lexprience des pharmacies dimportance quivalente. Pour les commandes suivantes, 1. Calculez la consommation moyenne mensuelle de chaque produit en stock.
La consommation mensuelle dun produit est le nombre dunits que votre tablissement utilise pendant un mois. La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois. Par consquent, la consommation moyenne mensuelle (CMM) est la quantit qui est calcule pour tre consomme pendant un mois.

Mthode de calcul de la CMM


Comptez le nombre dunits sorties par mois depuis que vous avez commenc tenir des fiches de stock. Une priode de 12 mois est adquate pour calculer la CMM. La consommation varie selon les mois, en fonction de la frquentation des patients et des variations saisonnires. La consommation dpend de la demande. Additionnez le nombre dunits sorties au cours de chaque mois considr. Divisez la somme par le nombre de mois considrs. Le rsultat correspond la consommation moyenne mensuelle. Cest la quantit habituellement consomme dans votre tablissement pendant un (1) mois.

Si un chiffre de consommation moyenne mensuelle nest pas un entier (un demi, trois quart, etc.), il faut larrondir lentier le plus proche vers le haut pour viter les ruptures de stock (un demi devient un, trois et demi devient quatre). Des portions dunit, par exemple un demi flacon de paractamol, ne peuvent tre commandes. Il faut, par consquent, toujours utiliser le chiffre rond le plus proche. Si vous utilisez pour la premire fois des documents de gestion, calculez la consommation moyenne mensuelle aprs 3 mois puis recalculez-la aprs 6 mois, puis aprs 12 mois. Le calcul de la consommation moyenne mensuelle nest pas valide si le produit a connu des ruptures de stock pendant les mois considrs (que ce soit au niveau de votre stock ou au niveau du stock de

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la CSS ou de la COMEG). Si vous tes dans cette situation, calculez la consommation moyenne mensuelle uniquement pour les mois pendant lesquels le produit a t disponible. La mise jour des comptes et des moyennes donne une ide prcise de la consommation antrieure. Elle permet de mettre en vidence les augmentations ou diminutions de la consommation en fonction des saisons, des pidmies.

2.

Calculez le facteur de rapprovisionnement


Le facteur de rapprovisionnement est le chiffre qui permet de calculer en quelle quantit chaque produit doit tre command. Les facteurs de rapprovisionnement correspondent lintervalle entre deux approvisionnements en mois x 2. La frquence dapprovisionnement pour les hpitaux de premire rfrence (hpitaux de base) est dune (1) fois par mois. Elle se fait au niveau de la pharmacie de la CSS. Pour les hpitaux de deuxime rfrence, elle est de une (1) fois par trimestre au niveau de la COMEG.

Le facteur de rapprovisionnement des hpitaux de premire rfrence (hpitaux de base) est 2. Le facteur de rapprovisionnement des hpitaux de deuxime rfrence (hpitaux gnraux) est de 6.

3.

Dterminer le stock minimum de chaque produit en stock.


Le STOCK MINIMUM est le stock seuil ne pas atteindre sans avoir dclench de commande pour viter les ruptures. Il se dtermine en multipliant la consommation moyenne mensuelle par le facteur de rapprovisionnement.

STOCK MINIMUM = CMM x FR

4.

Dterminez le stock maximum


Le STOCK MAXIMUM correspond au stock minimum plus la consommation moyenne mensuelle

STOCK MAXIMUM = STOCK MINIMUM + CMM

5.

Dterminez quelle quantit commander.


La quantit commander est gale la diffrence entre le STOCK MAXIMUM du produit et la quantit restante de ce produit dans le stock.

Quantit commander = STOCK MAXIMUM Stock restant

6.

Passez la commande auprs du fournisseur


Lhpital passe les commandes selon le calendrier dapprovisionnement prtabli en fonction du niveau, la pharmacie de CSS ou la COMEG Le pharmacien responsable rempli le bon de commande qui est contresign par la Directeur de lhpital.

Pour les besoins de leur plateau technique, les CHU peuvent passer commande auprs de fournisseurs locaux et trangers selon des procdures dappel doffres spcifiques

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Chapitre 4 : Comment rceptionner une commande


1- Pharmacie de lhpital de premire rfrence.
Les pharmacies des hpitaux de premire rfrence sont approvisionnes par la pharmacie de CSS. Les livraisons se font au niveau de la pharmacie de la CSS. La personne charge de rcuprer les produits doit les contrler au moment de la rception. La livraison doit correspondre la commande. Cette personne doit vrifier que les produits livrs ne sont ni prims, ni proches de la premption, ni avaris. Il signe le bordereau de livraison qui doit prciser les produits livrs avec leurs quantits respectives. Les livraisons non conformes doivent tre signales la pharmacie de la CSS.

Modle de Bordereau de livraison


BORDEREAU DE LIVRAISON N

DE LA COMMANDE DE LA PHARMACIE DE LHOPITAL DE . Date de livraison:

Dnomination Commune Internationale

Quantit commande

Quantit livre

Le Fournisseur

Le Responsable de la Pharmacie

De retour lhpital, le responsable des stocks vrifie avec le responsable de la rception la conformit de la livraison. le responsable de la rception met jour le registre des entres et le responsable des stocks met jour les fiches de stock. Conservez la copie du bordereau de livraison dans un classeur

2- Pharmacie de lhpital de deuxime rfrence.


Les pharmacies des hpitaux de deuxime sont approvisionnes par la COMEG qui assure la livraison des produits. Le responsable de la rception doit vrifier en prsence du livreur : ltat de lemballage,
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la conformit de la livraison avec le bon de livraison (nombre de colis), le respect de la chane du froid.

Aprs cette vrification prliminaire, le produit est accept sous rserve de dballage. Le Responsable de la rception signe alors le bordereau de livraison. Aprs le dpart du livreur le responsable de la rception procde au dballage des colis, en prsence de la commission de rception si elle existe, et vrifie la conformit des produits reus avec le bordereau de livraison : nature des produits, dosage, forme, quantit, prix.

Pour rceptionner une commande


1. Rceptionnez vous-mme les produits.
Le pharmacien responsable doit tre prsent pour rceptionner les produits. Passez en revue le bordereau de livraison qui accompagne. Vrifiez que le nombre de cartons reu est gal au nombre inscrit sur le bordereau.

2.

Vrifiez lintgrit des cartons demballage pour sassurer quaucun produit ne manque.
Vrifiez si des cartons ont t ouverts. Le fond du carton a pu tre ouvert dlicatement et des articles de petites tailles ont pu tre retirs. Quelquun peut avoir vid une bote de son contenu, replac la bote vide dans le carton et referm soigneusement le fond du carton. Le contrle du nombre et de ltat extrieur des cartons peut dissuader dventuels voleurs de drober les produits livrs. Si vous dcouvrez que quelque chose a disparu, vous devez le signaler la COMEG ou la pharmacie de la CSS.

3.

Conservez dans un dossier les documents de livraison.


Conserver les documents de livraison permet didentifier et de corriger les problmes qui pourraient survenir. Le bordereau de livraison sign par le Livreur et la personne qui a rceptionn la commande est class dans un chrono.

4.

Vrifiez la date de premption de tous les produits.


Nacceptez PAS de produits prims. Les produits prims peuvent tre nocifs pour le patient ou navoir aucune efficacit. Retournez la COMEG ou la pharmacie de la CSS tous les produits prims ou proches de la premption reus avec la commande.

5.

Vrifiez laspect gnral de chaque produit livr.


Recherchez les produits endommags ou dtriors. Les mdicaments de mauvaise qualit ou qui ont subi des manipulations intempestives peuvent tre dangereux. Ne les acceptez PAS. a. Vrifiez les produits ncessitant une chane de froid. Contrlez et rangez ces produits en priorit. Si les mdicaments conserver au rfrigrateur ne sont pas livrs dans un emballage rfrigr, ils peuvent tre altrs. Ne les acceptez PAS.

b. Vrifiez la couleur des mdicaments et vaccins. Si les mdicaments ou les vaccins ont chang de couleur, ils sont dtriors. Ne les acceptez PAS. c. Recherchez les conditionnements casss, les fuites de liquide. Retirez avec prcaution les conditionnements casss. En cas de fuites de liquide, retirez et liminez tous les produits endommags.

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d. Recherchez les conditionnements non scells et les produits ne portant pas dtiquette. Les produits conservs dans des conditionnements non scells peuvent avoir t manipuls. Il est dangereux dutiliser des produits ne portant pas dtiquette. Ne les acceptez PAS. e. Inspectez les comprims et glules. Ouvrez les conditionnements scells uniquement si vous suspectez une dtrioration. Une fois la bote ouverte, vrifiez la qualit. Sentez le contenu de la bote. Versez quelques comprims ou glules sur une surface propre, par exemple sur un plateau ou une feuille de papier pose sur une table. Si les comprims ou glules : ont une odeur inhabituelle, ils peuvent avoir t dtriors. Ne les acceptez PAS. sont casss, rduits en poudre, poisseux, fendus ou gonfls, ils peuvent avoir t endommags. Ne les acceptez PAS. g. Inspectez les solutions injectables. Agitez le flacon. Observez-le la lumire. Une solution limpide ne doit pas contenir de particules rflchissant la lumire. La prsence de petites particules indique que le produit est dtrior. Nacceptez PAS le flacon.

Mettez les produits endommags ou de mauvaise qualit dans un carton que vous retournerez la COMEG ou la pharmacie de la CSS.
h. Rangez les produits de bonne qualit leur place respective Immdiatement aprs linspection. Ceci permet de maintenir la pharmacie constamment en ordre.

6.

Enregistrez les informations concernant la livraison dans le registre des entres.

VERIFIEZ LES DATES DE PEREMPTION ET LA QUALITE DES PRODUITS AVANT DE LES RANGER DANS VOTRE PHARMACIE!

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Chapitre 5 :

Comment ranger les produits pharmaceutiques

Toute personne travaillant dans la pharmacie doit avoir accs aux produits et tre capable de les trouver facilement, do : tous les produits doivent toujours tre conservs dans leur emballage dorigine. les produits doivent tre rangs par forme galnique (injectables, comprims..), sous dnomination commerciale et par ordre alphabtique. les produits ayant la dure de conservation la plus courte (date de premption proche ou stock ancien) doivent tre placs devant ceux dont la dure de conservation est la plus longue (date de premption loigne ou stock rcent).Cest le principe de PREMIER EXPIRE PREMIER SORTI

1. Rangez vos produits de la manire suivante :


Rangez les formes solides (comprims, glules, sachets de SRO). Utilisez des rcipients hermtiques. Si ltagre du haut est proche du plafond ou hors de porte, utilisez-la pour les produits qui ne sont PAS sensibles la chaleur et qui ne sont PAS utiliss rgulirement. Rangez les formes liquides, y compris les solutions injectables et les pommades. Ne rangez PAS de formes solides sur ltagre situe en dessous : une fuite de liquide pourrait les endommager Rangez les autres articles tels que le matriel chirurgical, les fournitures de laboratoire, les prservatifs et les tiquettes

ETAGERES DU HAUT

ETAGERES DU MILIEU

ETAGERES DU BAS

Rappel : ne RIEN entreposer directement sur le sol.

2. Retirez de la pharmacie les mdicaments prims et ceux de mauvaise qualit.


Les mdicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualit ou dtriors prsentent autant de risques que les produits prims. Les solutions buvables, comprims ou produits injectables, peuvent subir diffrents types de dgradation. Vrifiez que le conditionnement na pas t ouvert. A louverture dune boite, identifiez dventuels changements de couleur ou daspect. Les produits prims, de mauvaise qualit ou dtriors ne doivent pas tre utiliss. Ils doivent tre retourns la pharmacie de la CSS ou la COMEG.

3. Conservez une trace du retrait des produits.


Veillez enregistrer systmatiquement tous les produits dtriors ou de mauvaise qualit que vous retirez du stock. Notez sur la fiche de stock la date, le nom du tmoin et ce quil est advenu des produits.

4.

Identifiez les produits en surstock et ceux qui ne sont plus utiliss dans votre tablissement.
Quand la consommation mensuelle est faible par rapport la quantit disponible en stock, les produits risquent de ne pas pouvoir tre utiliss avant la date de premption. Avant que la date de premption ne soit atteinte, retournez ces produits la pharmacie de la CSS ou la COMEG.

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INDICATEURS DE PROBLEMES DE QUALITE OU DE DETERIORATION (Les produits prsentant des problmes de qualit ou des signes de dtrioration doivent tre retourns la pharmacie de la CSS ou la COMEG)

CONDITIONNEMENT, vrifiez : COMPRIMES (PILULES), vrifiez : Conditionnement cass ou dchir (flacons, Changement de couleur bouteilles, botes, etc.) : Comprims dsagrgs Comprims manquants (dans lemballage ETIQUETTES, vrifiez : plastique thermoform) Etiquettes manquantes, incompltes ou Aspect poisseux (en particulier pour les illisibles comprims enrobs) Odeur inhabituelle LIQUIDES, vrifiez : Changement de couleur GELULES, vrifiez : Turbidit (aspect trouble) Changement de couleur Prsence dun sdiment Aspect poisseux Rupture de la capsule sur les flacons, Glules crases Ampoules, bouteilles ou flacons fls Prsence dhumidit ou de moisissures dans SOLUTIONS INJECTABLES, vrifiez : lemballage Le liquide ne reforme pas une suspension aprs agitation PRODUITS EN LATEX, vrifiez : Secs PRODUITS STERILES (y compris DISPOSITIF Friables, cassants IINTRA-UTERIN), vrifiez : Craquels Emballage dchir ou fendu Parties manquantes PRODUITS EN LATEX LUBRIFIE, vrifiez : Parties casses ou tordues Emballage poisseux Humidit lintrieur de lemballage Produit ou lubrifiant ayant chang de couleur Emballage tach Emballage tach Fuite du lubrifiant (emballage humide) TUBES, vrifiez : Tubes poisseux CONDITIONNEMENT SOUS FEUILLE Contenu qui fuit DALUMINIUM, vrifiez : Perforations ou trous dans le tube Perforations de lemballage REACTIFS CHIMIQUES, vrifiez : Changement de couleur

ORGANISER VOTRE LOCAL DE PHARMACIE FACILITE VOTRE TRAVAIL DE GESTION!

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Chapitre 6 :

Comment dispenser les produits pharmaceutiques

Lacte de dispensation est le rsultat dune prescription mdicale tablie par un prescripteur de ltablissement.
Dispenser un mdicament un patient consiste : - analyser la prescription - prparer ventuellement les doses administrer - mettre disposition les informations ncessaires au bon usage des mdicaments prescrits et de leur conservation. - Dlivrer le(s) mdicament(s)

I. Pour prparer les mdicaments et autres produits pharmaceutiques


1. Allez dans la pharmacie. Prenez les produits ncessaires. Posez-les sur un plateau. Pour chacun des produits, estimez le nombre dunits qui devraient suffire pour la journe ou la sance de dispensation. Pour cela, basez-vous sur la consommation antrieure.

Enregistrez sur le registre de sortie journalire le mouvement de chacun des produits qui sort de la pharmacie.

Une fois que les produits ont t amens dans la salle de dispensation, ne les ramenez PAS dans la pharmacie. Conservez-les dans la salle de dispensation.

2. Gardez-les produits en scurit et rangs dans la salle de dispensation. Assurez-vous que la salle de dispensation est scurise de la mme manire que la pharmacie. Un membre du personnel doit toujours tre prsent dans la salle de dispensation. Ne laissez PAS la salle ouverte si aucun membre du personnel ne se trouve lintrieur.

Rangez les produits de la mme manire que dans la pharmacie, en tenant compte de leur voie dadministration et de leur forme pharmaceutique. Rangez chaque catgorie de produits par ordre alphabtique en tenant compte de leur nom gnrique.

Utiliser le registre de sortie pour enregistrer les mdicaments dlivrs chaque jour.

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II. Pour dispenser un mdicament (ou un autre produit) un patient


1. Vrifiez si la prescription est approprie pour le patient. Passez en revue lordonnance. Trouvez le nom gnrique du mdicament. Si vous ne parvenez pas lire lordonnance ou si vous avez la moindre question sur la prescription, demandez des explications la personne qui a rdig lordonnance. Vrifiez que la prescription correspond lge, au poids et au sexe du patient. Vrifiez galement que la forme, le dosage et la posologie du mdicament prescrit sont adquats et que la prescription correspond aux directives de traitement.

2. Prenez le produit et vrifiez la date de premption sur lemballage. Certains mdicaments se ressemblent et peuvent tre facilement confondus les uns avec les autres. Lisez le nom gnrique inscrit sur ltiquette. Vrifiez quil sagit bien du mdicament prescrit. Vrifiez que la forme, le dosage et le conditionnement sont conformes la prescription. Vrifiez que le produit nest pas prim. Prenez galement un sachet ou un flacon vide pour emballer les mdicaments remettre au patient.

3. Apposez une tiquette sur lemballage des produits remettre au patient. Certains emballages sont munis dtiquettes pr-imprimes. Certains nen ont pas et vous devrez vous-mme en apposer une. Ecrivez lisiblement sur ltiquette : le nom du patient, la date, le nom du produit, la quantit dispense et les instructions relatives lutilisation du mdicament. Utilisez des pictogrammes ou des chiffres pour indiquer la dose. Associez galement des instructions crites. Les patients qui ne savent pas lire ont besoin dimages et peuvent connatre dans leur entourage des personnes capables de leur lire les instructions. Aprs avoir inscrit les instructions sur ltiquette, attachez ltiquette sur lemballage vide. Il est important que ltiquette soit lisible. Lorsquun patient revient avec une ancienne prescription, tout agent de sant doit tre en mesure de la lire.

4. Ouvrez la bote du mdicament. Vrifiez la qualit de son contenu. Une fois la bote ouverte, vrifiez son contenu. Si les mdicaments dgagent une odeur inhabituelle, ils peuvent tre dtriors. Si les comprims ou glules sont fendus, casss, rduits en poudre, ils sont endommags. Si les glules sont gonfles, de consistance molle ou agglutines les unes aux autres, elles sont endommages. Ne dispensez PAS de mdicaments de mauvaise qualit aux patients. Eliminez convenablement ces mdicaments.

5. Conditionner lavance la quantit ncessaire selon le traitement, en vitant les contaminations. Le dconditionnement et reconditionnement sont des oprations qui ncessitent un minimum dhygine et dorganisation.
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Comptez les comprims et glules dans un plateau de comptage. Si vous navez pas de plateau, utilisez une feuille de papier ou un film radiographique usag ou une surface propre recouverte de papier. Comptez les comprims laide dune spatule propre. Ne les touchez PAS avec les mains, vous pourriez contaminer la fois les mdicaments et vos mains. Nutilisez PAS le mme plateau pour compter les comprims dun autre mdicament sans lavoir nettoy. Si vous comptez les comprims sur une feuille de papier, utilisez chaque fois une nouvelle feuille. Si vous rutilisez le mme plateau ou la mme feuille de papier, vous pouvez vous contaminer et contaminer les mdicaments.

6. Placez dans lemballage la quantit exacte de mdicament destine tre rapport chez lui par le patient. Placez le mdicament dans son emballage tiquet en utilisant le plateau et la spatule (ou le matriel ncessaire la mesure des liquides). Ne mlangez pas plusieurs mdicaments ou plusieurs prescriptions.

7. Remettez immdiatement les comprims ou glules en surplus dans leur emballage dorigine. Si plusieurs mdicaments ont t prescrits, fermez la bote du mdicament qui vient dtre prpar avant douvrir celle du mdicament suivant. Prparez lensemble des mdicaments prescrits avant de les dispenser au patient.

8. Remettez le mdicament emball au patient. Apprenez-lui prendre le mdicament. Expliquez au patient comment prendre le mdicament (voir ci-dessous les tapes a c). Si plusieurs mdicaments ont t prescrits, dispensez les, un par un.

a. Indiquez au patient le nom du mdicament, sa forme (comprim, sirop, etc.), son action et sa posologie. La posologie comprend : Quand prendre le mdicament (par exemple, le matin) Combien en prendre (par exemple, un comprim) Pendant combien de temps prendre le mdicament (par exemple, 2 jours) Comment prendre le mdicament (par exemple, pendant le repas)

Vous pouvez afficher dans la salle de dispensation les instructions dutilisation des mdicaments les plus couramment utiliss notamment les antipaludiques. De cette manire, les agents de sant seront davantage susceptibles de donner aux patients des instructions identiques et correctes. De plus, pour les mdicaments les plus frquemment utiliss, vous pouvez envisager dafficher des fiches dinstructions destines aux patients afin quils puissent les lire. Cela renforce votre message.

b. Montrez au patient comment prparer la dose. Faites-le sexercer.

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Si la dose prescrite est moins dun comprim entier, montrez au patient comment diviser le comprim. Sil doit tre mlang de la nourriture, montrez lui comment craser le comprim et le mlanger aux aliments. Si vous dispensez un sirop, montrez comment mesurer la quantit correcte. Utilisez le bouchon doseur du sirop ou montrez au patient quelle cuillre utiliser. Demandez au patient de sexercer mesurer la dose. Pour cela, utilisez le mdicament dj emball et destin tre rapport chez lui par le patient. Quand vous tes certain que le patient a compris comment prparer la dose, demandez-lui de prendre la premire dose.

c. Dites au patient de prendre la totalit des mdicaments prescrits. Il arrive que le patient se sente mieux avant la fin du traitement prescrit. Expliquez au patient quil est ncessaire, mme sil se sent mieux, de poursuivre le traitement jusqu son terme pour viter une rechute. Ceci est particulirement vrai pour les traitements antipaludiques et antibiotiques car les bactries et parasites peuvent persister dans lorganisme. Chaque fois que vous dispensez un mdicament, assurez-vous que le patient a bien compris les instructions dutilisation. Si le patient rpond correctement, flicitez-le! Sinon, expliquez-lui de nouveau la posologie, jusqu ce quil soit capable de rpondre correctement. Si la prescription comporte plusieurs mdicaments, ne donnez quun mdicament la fois. Ne donnez le mdicament suivant quaprs vous tre assur que le patient a bien compris comment prendre le premier.

9. Dites au patient de conserver ses mdicaments et produits pharmaceutiques dans un endroit sr, hors de la porte des enfants. Expliquez au patient que les produits peuvent se dtriorer et quils doivent tre conservs la maison dans un endroit particulier. Cet endroit doit tre frais, sombre et sec, et exempt dinsectes et animaux nuisibles. Indiquez au patient quels sont les endroits adquats pour conserver les mdicaments la maison.

LORS DE LA DISPENSATION DUN MEDICAMENT APPRENEZ AU PATIENT COMMENT PRENDRE LE MEDICAMENT ET VERIFIEZ QUIL A COMPRIS LES INSTRUCTIONS!

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Chapitre 7 : Comment raliser un inventaire


Linventaire physique est lopration consistant compter manuellement le nombre de produits de chaque type prsents dans la pharmacie un moment donn. Il permet de vrifier que les soldes de stocks enregistrs sur les fiches de consommations correspondent bien aux quantits de produits rellement disponibles. Au niveau de lhpital les inventaires sont trimestriels Les rsultats de linventaire sont consigns dans la fiche dinventaire La fiche dinventaire aide le prestataire constater et justifier les carts ventuels, si possibles en prsence dun tmoin. Un deuxime volet concerne le suivi des dates de premption La fiche dinventaire reste au niveau de la pharmacie de lhpital. Elle comprend les informations suivantes : - Date - Numro dordre - Dsignation - La quantit thorique (telle que mentionne sur la fiche de stock) - La quantit physique (constate au moment de linventaire) - Lcart (diffrence entre la quantit thorique et la quantit physique) - La date de premption - Les observations

Un espace est prvu pour noter les recommandations, les activits entreprendre et les signatures de ceux qui ont particip linventaire.

1. Inscrivez la DATE laquelle linventaire a t effectu. 2. Comptez le nombre dunits du produit disponible sur les tagres (par exemple, de
botes). Le nombre dunits dcomptes constitue la QUANTITE PHYSIQUE.

3. Inscrivez le stock restant tel que mentionn sur la fiche de stock.


THEORIQUE

Cest la QUANTITE

4. Si le nombre dunits dcompts ne correspond pas au nombre inscrit dans la


colonne STOCK RESTANT calculez la diffrence et inscrivez la dans la colonne ECART.

5. Cherchez la raison des carts entre linventaire et la fiche de stock et noter la dans la
colonne OBSERVATION.
Il se peut que le nombre rel de produits stocks soit suprieur ou infrieur celui qui est indiqu sur la fiche de stock. Quelquun peut avoir oubli denregistrer un mouvement sur la fiche de stock. Dterminez qui tait de service, qui avait les cls du stock. Soyez attentif, dans les jours qui suivent, toute activit qui vous semblerait inhabituelle. Sil manque une fiche de stock, CHERCHEZ-EN LA RAISON. Etablissez une nouvelle fiche de stock. Indiquez, quil sagit dune fiche de remplacement. Si vous retrouvez lancienne fiche, mettez-la jour en y reportant toutes les informations enregistres sur la fiche de remplacement, puis dtruisez la fiche de remplacement. Archivez les anciennes fiches de stock et conservez-les pendant la dure de cinq ans. Elles vous permettent danticiper les variations probables de stock. Ces fiches contiennent des informations utiles sur les consommations de mdicaments et autres produits pharmaceutiques en fonction des saisons, des pidmies ou dautres causes.

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Modle de Fiche dinventaire


Fiche dinventaire Date : N Dsignation Quantit thorique Quantit physique Ecart Date de premption Observations

Recommandations gnrales

Activits entreprendre

Participants linventaire

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Chapitre 8 :

Le rapport dactivits de la pharmacie

Le rapport dactivits de la pharmacie intgre celui de lhpital. Il devrait contenir les lments permettant dapprcier le fonctionnement de la pharmacie. Ces informations concernent : - le nombre de fournisseurs de la pharmacie et le nombre de commandes ; - le nombre de produits commands et de produits reus ainsi que leur valeur ; - le pourcentage de produits prims et avaris ainsi que leur valeur ; - le pourcentage de produits en rupture ainsi que la dure moyenne de rupture de stock ; - le nombre de patients reus ; - le nombre de produits dispenss et leur valeur. Le rapport dactivit de la pharmacie est trimestriel, rdig par le pharmacien responsable et adress au Directeur de lhpital.

MODELE DU RAPPORT DACTIVITES Acquisition Nombre de fournisseurs Nombre de commandes Nombre de produits commands Nombre de produits reus Pourcentage de produits reus Valeur des produits reus Gestion Nombre de produits prims Pourcentage de produits prims Valeur des produits prims Nombre de produits avaris Pourcentage de produits avaris Valeur des produits avaris Nombre de produits en rupture Pourcentage des produits en rupture Dure moyenne de rupture de stock Sortie / Dispensation Nombre de patients reus Nombre de produits dispenss Pourcentage de produits dispenss Valeur des produits dispenss Observation

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Liste des cadres ayant particip llaboration du manuel :


Jacques ONDZE, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Mdicament Jean Pierre MOSSESSABEKA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Mdicament Jules BOUETE, Service de la Coordination de laction sanitaire Charlotte MOEBO, Service de la Coordination de laction sanitaire Jean Serges ASSEMENKOUM, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Mdicament Elisabeth DIBANTSA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Mdicament Louis GAMBARA, Directeur Dpartemental de la sant des Plateaux Zphirin MOUKO, Directeur Dpartemental de la sant de la Lekoumou Jean Michel BIAZO, Directeur Dpartemental de la sant du Kouilou Ren MALELA, Directeur Dpartemental de la sant du Pool Lon ESSOVIA, Directeur Dpartemental de la sant de la Likouala Rigobert MBOUKA, Directeur Dpartemental de la sant de la Cuvette Adolphe LOUMOUAMOU, Directeur Dpartemental de la sant de la Bouenza Mathias OTTA, Pharmacien, Direction dpartementale de la Sant de Brazzaville Jean LEBVOUA, Pharmacien, Direction dpartementale de la Sant de la Cuvette Destin MOSSIMBI, Pharmacien responsable de la gestion des stocks, COMEG Crpin AKENANDE, Pharmacien responsable des approvisionnements, COMEG Jacques OPANGO, Pharmacien, CSS Ouenz Dieudonn LOUMOUAMOU, Mdecin chef, CSS Maklkl Lucien OBAMBI, Pharmacien, CSS Moungali Didier MOSSOMELE, Pharmacien, CSS Talanga Yvonne NGOKOUBA, Pharmacienne chef, Hpital de Talanga Maixent APELE, Pharmacien, Hpital de Talanga Alphonse AWOUANDZA, Pharmacien, Direction dpartementale de la Sant de Pointe-Noire Marcel OLLION, Directeur Dpartemental de la sant de la Sangha Raphal ISSOIBEKA, Mdecin Chef, CSS de Talanga Dominique OBISSI, Mdecin Chef, CSS de Poto-Poto Jean Bruno MOKOKO, Pharmacien Chef, CHU Jean Marel IBENI, Direction dpartementale de la sant du Niari 27

Boniface OKOUNGA, Inspection des pharmacies Jacques NDION-NGANDZIEN, Direction de la sant familiale MALONGA TSIEYA, Mdecin Chef, CSS de Mfilou Raymond ETEMABEKA, Pharmacien, CSS Maklkl Jacques POATY, Pharmacien, CHU Ray MANKELE, Conseiller aux mdicaments essentiels, OMS.

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