Nombre del documento: Procedimiento para elaborar, Código: MP001 revisar y controlar nuevos formatos.

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1. Propósito Estandarizar los criterios a seguir en la elaboración y control de los formatos que se utilizan dentro de la organización.

2. Alcance

2.1

Este procedimiento es aplicable a la elaboración de todas las formas y formatos que se requieren documentar y controlar en la organización.

3. Políticas de operación

3.1

Podrán elaborar un nuevo formato, siempre y cuando utilicen un lenguaje sencillo y comprensible, respetando y utilizando cabalmente los reglamentos y normas contenidas en este procedimiento. Esto incluye que el formato se desarrolle también con su correspondiente instructivo de llenado y ejemplos de los formatos llenos. Deberán imprimir el formato aprobado en papel blanco, considerando los márgenes de la papelería original en que posteriormente será reproducido. Este original en papel blanco facilitará que se puedan obtener todas las copias a distribuir. Deberán firmar las portadas de los formatos que ellos hayan elaborado. Deben de incluir dentro de la correspondiente lista de distribución del formato a la gerencia de su área. Deben respaldar adecuadamente los formatos que han generado. De preferencia almacenándolos en el disco duro de su computadora.

3.2

3.3
3.4

3.5

3.6

Tienen un plazo de 8 días naturales a partir del día en que están recibiendo el documento correspondiente para hacer sus comentarios y observaciones. De no hacerlo en este lapso, se considerará que están de acuerdo con el formato. Los gerentes de la empresa son las únicas personas autorizadas formatos. para aprobar

3.7 3.8 3.9

Deberán revisar cuidadosamente que todos los formatos que se están emitiendo dentro de su área ayuden a incrementar la eficiencia de la organización. Deben documentar y controlar los formatos más comúnmente utilizados en su área.

3.10 Deben de tener el control interno de los formatos que su área ha generado. Este control incluye elaboración, aprobación, distribución periódica y revisión anual.

ELABORÓ Yadhira Torres Escamilla Puesto: Jefa de Limpieza.

CONTROL DE EMISION REVISÓ Armando García Gómez Puesto: Jefe de División de cuartos Fecha 05/12/05

AUTORIZÓ Guillermo Alejo Z. Puesto: Gerente General.

Fecha 05/12/05

Fecha 05/12/05

Nombre del documento: Procedimiento para revisar y controlar formatos.

elaborar, Código: MP001 Revisión: Página 2 de 4

4. Diagrama de procedimiento

Nombre del documento: Procedimiento Código: MP001 para elaborar, revisar, y controlar Revisión: formatos. Página 3 de 4

5. Descripción del procedimiento

Secuencia de Etapas
1. Imprimir

Actividad

Responsable

Imprime en hojas blancas los formatos originales. Firma el formato en el renglón de elaboró.

2. Firmar

Elaborador del formato Elaborador del formato Elaborador del formato Elaborador del formato Gerente del área

3. Obtener firma

Obtiene la firma de aprobado.

4. Entregar

Entregar el original al gerente del área.

5. Recibir

Recibe el original y lo da de alta.

6. Verificar

Gerente del área Verifica y anota el nivel de revisión. Anota la fecha de emisión. Anota el nombre del registrador. Gerente del área Gerente del área

7. Anotar fecha

8.Anotar nombre

Nombre del documento: Procedimiento Código: MP001 para acondicionamiento y limpieza de Revisión: cuartos. Página 4 de 4

9. Paginar 10. Imprimir 11. Distribuir 12. Destruir 12. Sellar 12. Archivar

Página todas las hojas del formato. Imprime el original. Distribuye las copias a las áreas. Destruye todas las copias obsoletas. Sella con la leyenda de cancelado la versión anterior del formato. Archiva el nuevo formato.

Gerente del área Gerente del área Gerente del área Gerente del área Gerente del área Gerente del área

6. Documentos de referencia.

Documentos N/A

7. Registros

Registros

Tiempo de Retención N/A

Responsable de Conservarlo N/A

Código de Registro N/A

N/A

8. Glosario

N/A No aplica. 9. Anexos N/A

10. Cambios de esta versión

Número de revisión x

Fecha de actualización x

Descripción del cambio

N/A

Elaborador del formato

El aprobador del formato

Secretaria o gerente del area emisora