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Gestores de bases de datos

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1. El concepto de base de datos Los gestores de bases de datos Objetos de una base de datos 2. Las tablas Tipo de datos de los campos El campo clave 3. Las relaciones Tipos de relaciones Propiedades de la relacin uno a varios 4. Las consultas Criterios de una consulta Tipos de grcos

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Gestores de bases de datos

Conoce

1. El concepto de base de datos


Una base de datos en un conjunto de informacin estructurada relativa a un tema determinado. Este tema puede englobar un gran nmero de listas de informacin de las que nos interesa mantenernos al tanto y que queremos tener frecuentemente actualizadas. Pero, adems, las bases de datos engloban tambin una serie de herramientas para consultar la informacin, ltrarla, ordenarla o generar e imprimir informes con ella. Prcticamente cualquier sistema de informacin o conocimiento puede estructurarse y clasicarse en una base de datos: el sistema de ventas de una empresa, una agenda de contactos, los datos de los empleados de una empresa, el historial y los datos de los pacientes en un hospital, etc. Puedes imaginar un sinfn de casos en los que la informacin se pueda convertir en una base de datos.

Los gestores de bases de datos


Los programas informticos destinados a manejar bases de datos se denominan gestores de bases de datos. Estos programas permiten almacenar y recuperar informacin de cualquier tipo grabada adecuadamente de acuerdo con las normas que rigen los archivos de bases de datos. Los gestores de bases de datos ms usados son Access, Oracle, Sybase, MySQL, SQL Server, Paradox e IBM DB2. Tambin dispones de algunos gratuitos, como Base de OpenOce.org.

Objetos de una base de datos


En general, los sistemas de bases de datos almacenan la informacin en objetos llamados tablas. Por ejemplo, una base de datos sobre un centro de estudios contendr una tabla de alumnos. Pero si tambin queremos incluir profesores, asignaturas y cursos, tendremos que generar tablas para cada uno de ellos. El diseo de una base de datos no se limita slo a las tablas, aunque stas son imprescindibles, porque a partir de ellas se elaboran el resto de los objetos que posteriormente podemos generar. El conjunto de la base de datos contiene adems los siguientes tipos de objetos: Consultas: son objetos destinados a ltrar, ordenar y buscar datos en las tablas. Formularios: introducen la informacin en las tablas con un diseo ms atractivo y ms posibilidades. Informes: sirven para imprimir la informacin de las tablas y consultas. Mdulos: son verdaderos programas para manejar de forma avanzada toda la informacin almacenada en la base de datos. Los distintos objetos pueden reejarse en el entono de trabajo de Access:

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Conoce 2. Las tablas


Al igual que en Word o en Excel, las tablas estn constituidas por las y columnas. Las las son registros y las columnas son campos. Los registros contienen toda la informacin relativa a un sujeto o elemento. Por ejemplo, en una tabla de alumnos, un registro es toda la informacin relativa a un solo alumno. Un campo es una categora o caracterstica comn a todos los registros. Por ejemplo, en la tabla de alumnos, un campo sera el nombre, otro el telfono, etc.

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Fig. 1

Tipo de datos de los campos


Los nombres de los campos deben ser una expresin representativa de su contenido, con un tamao mximo de 64 caracteres. Segn la naturaleza de su contenido, los campos pueden ser de los siguientes tipos: Texto. Puede aceptar cualquier carcter de texto, nmeros y signos. Su tamao mximo es de 255 caracteres. Es el ms utilizado; por ejemplo, el nombre de una persona. Memo. Es igual que el de texto, pero con un mximo de 32.000 caracteres. Por ejemplo, la resea argumental de un libro. Numrico. Slo admite dgitos y se usa cuando interese de ellos su magnitud numrica. Por ejemplo, las unidades vendidas de un artculo. Fecha/hora. Admite valores de fecha y hora. Por ejemplo, la fecha de nacimiento de una persona. Moneda. Se usa para valores monetarios. Por ejemplo, el precio de venta de un artculo. Autonumrico. Es un nmero que Access genera automticamente de forma correlativa. Es muy utilizado como contenido identicativo. S/No. Admite slo los valores s y no (verdadero o falso). Objeto OLE (objeto vinculado e incrustado). Normalmente se utiliza para asignar una imagen o grco. Por ejemplo, la foto escaneada de un alumno.

El campo clave
Ms adelante comprobars que uno de los aspectos ms interesantes de Access y otros gestores de bases de datos es su capacidad para relacionar datos de distintas tablas. Las tablas de una misma base de datos suelen relacionarse entre s muchas veces mediante sus campos clave. El campo clave es un campo o seleccin de campos de la tabla que permiten identicar, de forma inequvoca o exclusiva, un registro dentro de la tabla. Ejemplos de campos clave seran la matrcula de un coche, el DNI de una persona, el cdigo de barras de un artculo, etc. No es obligatorio que una tabla tenga un campo clave, aunque s observars que su uso es muy frecuente.
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Practica paso a paso

Prctica 1. Crear una base de datos y tablas con Access


Ejercicio 1. Crear la base de datos
1. Haz clic en Inicio, selecciona Programas, accede al submen de Microsoft Office y nalmente pulsa sobre Microsoft Access 2003. 2. Nada ms entrar en Access observars que en la parte lateral derecha se muestra el panel de tareas Inicio. Selecciona en la parte nal del panel la opcin Crear un archivo nuevo. 3. Al hacer esto, el panel cambia al siguiente paso, donde puedes elegir entre distintas formas de crear una base de datos. Elige la primera opcin: Base de datos en blanco.
Fig. 2

4. A continuacin Access presenta un cuadro de dilogo donde debemos determinar el nombre y la ubicacin de la base de datos. Escribe como nombre Centro de estudios y elige como ubicacin tu carpeta de trabajo habitual. Despus haz clic en Crear. De esta forma ya habrs creado la base de datos. Obtendrs la ventana de trabajo de la base de datos Centro de estudios, con los distintos tipos de objetos que en ella pueden crearse. Tambin podrs apreciar que dispone de una barra de herramientas con tres botones: Abrir, Diseo y Nuevo.

Fig. 3

Ejercicio 2. Crear tablas


1. Situado en la solapa Tablas, pulsa el botn Nuevo de la ventana de base de datos. 2. A continuacin elige Vista Diseo. Este es el mtodo ms completo para crear una tabla. Despus haz clic en Aceptar. 3. El programa presenta ahora la ventana del diseo de una tabla, donde podemos denir los distintos campos que van a componer la estructura de la misma. La mitad superior est dividida en tres columnas y sirve para indicar el nombre y el tipo de cada campo, as como una breve descripcin. La parte inferior sirve para denir con mayor precisin las propiedades de cada campo. Puedes utilizar el tabulador o el ratn para moverte por las celdas.
Fig. 4

4. Vamos a denir los campos de la tabla Alumnos. Escribe cada uno de los campos tal y como se muestra en la gura 5 (pon especial atencin al tipo de campo asignado en la segunda columna). 5. Cuando hayas terminado, cierra esta ventana y entonces el programa te preguntar si deseas guardar la tabla. Elige S y escribe como nombre Alumnos. Pulsa Aceptar.

Fig. 5

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Practica paso a paso


Ejercicio 3. Establecer el campo clave
Cuando se guarda una tabla por primera vez y no se ha establecido previamente un campo clave, Access pregunta si deseamos crear automticamente uno. 1. Pulsa en No. Normalmente no hay que dejar que Access genere por su cuenta un campo clave, ya que crear un campo llamado ID que no forma parte de una estructura que voluntariamente hayamos querido denir. 2. Vers en la ventana de la base de datos una nueva tabla, llamada Alumnos. Ahora entraremos en ella otra vez para denir el campo clave. Para ello, seleccinala y pulsa el botn Diseo. 3. Sita el cursor en la la del primer campo, Cdigo alumno, y elige en el men Edicin la opcin Clave principal o bien pulsa sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas. Un smbolo de una llave aparecer al comienzo de la la del campo. 4. Qu signica que el campo Cdigo alumno es campo clave? Signica que no podrn luego introducirse dos alumnos con el mismo cdigo de alumno. Piensa si existe en la tabla algn otro campo que tambin podra haber servido como campo clave. 5. Ahora guarda la tabla y cirrala.
Fig. 7 Fig. 6

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Ejercicio 4. Introducir registros en la tabla


1. Selecciona nuevamente la tabla Alumnos y pulsa el botn Abrir. Para abrir o utilizar directamente un objeto tambin puedes hacer doble clic sobre l. 2. Ahora ests trabajando en la vista Hoja de datos. Este modo es el que nos permite introducir la informacin en la tabla. Podemos escribir directamente sobre cada campo o celda de la tabla, y cuando lleguemos al nal del registro automticamente Access nos situar en un registro nuevo. Tambin podemos hacer clic sobre el botn Nuevo registro para empezar en una nueva la. 3. Introduce la informacin de cinco registros con el contenido que aparece en la gura 8. Para abreviar, slo introducirs los datos hasta la provincia. Cuando hayas terminado podrs cerrar la ventana sin necesidad de guardar; los registros se graban automticamente.
Puedes cambiar entre la vista Hoja de datos y la vista Diseo pulsando sobre el primer botn de la barra de herramientas cuando ests trabajado en uno u otro modo. Al pinchar sobre l, el botn permuta entre ambas opciones.

Cdigo alumno

Cdigo curso

Nombre alumno Pedro Luis Joaqun Laura Alberto Carolina

Apellidos alumno Churruca Ramrez Azcona Valverde Gmez Holgado Serrano Rodrguez Jimnez Faisn

Direccin C/ Miramar, 55, 1 A C/ Tutor, 13 Pje. Mirador, 23 C/ Vitoria, 15, 2 D C/ Donoso Corts, 70, 4 D Fig. 8

Localidad Mojcar Albacete Sevilla Burgos Madrid

Cdigo postal 04638 02040 41020 07010 28090

Provincia Almera Albacete Sevilla Burgos Madrid

100 TDN-0809-M 101 PFF-0708-M 102 TC-0607-D 103 OFW-0708-M 104 TC-0607-T

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Practica paso a paso

Prctica 2. Modificar las propiedades de los campos


Ejercicio 1. Crear la base de datos
Vamos a especicar con mayor detalle la denicin de los campos de la tabla alumnos. 1. Selecciona la tabla Alumnos y pulsa el botn Diseo. 2. Sitate en el campo Apellidos alumno y haz clic en la propiedad Tamao del campo, que se encuentra en la parte inferior de la vista Diseo. Cambia el 50 por 30. Modica el tamao de Nombre alumno a 20.
Fig. 9
Propiedades de los campos ms utilizadas
Tamao del campo Es la longitud mxima de lo que se puede introducir. Si el campo es de texto, la longitud mxima es de 255 caracteres. Si es numrico, podemos elegir desde Byte hasta Doble (con F1 en esta lnea obtendrs informacin sobre sus magnitudes). Suele utilizarse en campos numricos y de moneda. El formato Moneda incluye la separacin de miles con puntos. Tambin se utiliza el formato Porcentaje, por ejemplo para un campo Descuento o IVA. Se reere al nmero de cifras a la derecha del separador decimal (slo para campos de tipo numrico o moneda). Es una plantilla que se puede aplicar a determinados campos para introducir su contenido de una forma guiada y especca. Muy utilizado para DNI, fechas, telfonos, etc. Es un contenido o valor previo que se presentar automticamente cuando se introduzcan los registros. Si se elige S, Access obligar a introducir algn contenido en este campo.

3. Selecciona el campo Cdigo postal y dene para l un tamao de 5. Tambin en este campo vamos a crear una mscara de entrada. Sita el cursor en la propiedad Mscara de entrada y observa cmo aparece un botn con tres puntos al nal de la lnea. Haz clic en l. Te obligar a guardar la tabla y despus mostrar una ventana que es el asistente de mscaras de entrada. Elige la mscara Cdigo postal y pulsa Finalizar. Crea tambin una mscara de entrada para el campo Fecha nacimiento del tipo Fecha corta. 4. Ahora haz clic en Provincia y pon el cursor en la propiedad Requerido. Pulsa en la echa desplegable y elige S. Haz lo mismo para los campos Cdigo curso, Nombre alumno, Apellidos alumno y Localidad. 5. Establece una mscara de entrada para el campo DNI de tipo NIF, siguiendo los mismos pasos que para el cdigo postal y la fecha de nacimiento. 6. Guarda y cierra la tabla Alumnos. A continuacin brela en su hoja de datos para completar los contenidos de Sexo, Fecha nacimiento y DNI, as como para comprobar cmo actan las propiedades Requerido, Mscara de entrada, etc. Para que te sea ms fcil trabajar, oculta las columnas que ahora no nos interesa ver seleccionando en el men Formato la opcin Mostrar columnas y desactivando en el cuadro correspondiente las columnas desde Cdigo curso hasta Provincia. Pulsa Aceptar y ya puedes introducir el contenido como se muestra en la gura 10. 7. Vuelve a mostrar las columnas que has ocultado utilizando otra vez la misma opcin del men. 8. Pasa a la vista Diseo. Vamos a completar el diseo de la estructura de la tabla con un campo que se nos olvid introducir al principio: el telfono. 9. Selecciona la la del campo Sexo y a continuacin elige del men Insertar la opcin Filas. Escribe como nombre del campo Telfono y defnelo como campo de tipo texto con un tamao de 15 caracteres.

Formato

Lugares decimales

Mscara de entrada

Valor predeterminado

Requerido

Fig. 10

10. Crea tambin un campo debajo de la provincia que se llame Pas. En su propiedad Valor predeterminado escribe Espaa. Despus, guarda la tabla. 11. Da de alta dos nuevos registros con el contenido que desees y comprueba el valor por defecto en Pas.

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Practica paso a paso Prctica 3. Manejar los registros


Moverse por los registros 1. Sustituye tu archivo de base de datos Centro de estudios por el que se encuentra en la carpeta UD 10 del CD-ROM, que contiene muchos ms registros en la tabla Alumnos y brelo. 2. Abre la tabla Alumnos en vista Hoja de datos. Comprueba cmo puedes acceder al primer registro, al ltimo o a uno determinado utilizando los controles situados en la parte inferior de la ventana (gura 11).
Fig. 11

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Buscar registros 3. Puedes localizar uno o varios registros que cumplan una determinada condicin. Para ello, sita el cursor en el primer registro de la tabla, en la columna Provincia. 4. Selecciona en el men Edicin la opcin Buscar o pulsa sobre el botn Buscar. Aparecer el cuadro de bsquedas. 5. En el apartado Buscar escribe Sevilla y pulsa Buscar primero. El cursor saltar al primer alumno que reside en la provincia de Sevilla. Si pulsas Buscar siguiente el cursor seguir avanzando hasta el siguiente alumno que cumpla esta condicin, y as hasta alcanzar el nal de la tabla. 6. Analiza el cuadro Buscar para comprender en profundidad las opciones Buscar en y Coincidir. Ordenar los registros 7. Access permite ordenar la tabla en sentido ascendente o descendente. Para hacerlo, sitate en la columna por la que quieras ordenar; por ejemplo, Apellido alumno. 8. Pulsa el botn Ordenar ascendentemente o bien accede a Registros / Ordenar / Orden ascendente. Los alumnos aparecern ordenados alfabticamente por su apellido. 9. Practica otras ordenaciones: por fecha de nacimiento, por provincia, etc.
Fig. 12

Eliminar registros 10. Con la opcin Buscar localiza al alumno que se apellida Fajardo Lpez. 11. Para eliminarlo de la tabla, basta con seleccionar su la y pulsar Supr. Tambin puedes hacerlo en Edicin / Eliminar o pulsando el botn Eliminar registro. Si queremos eliminar varios registros a la vez, deben estar contiguos en la tabla, por lo que slo tiene sentido eliminar a muchos haciendo una consulta de eliminacin (lo aprenders ms adelante). 259

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Practica paso a paso

Prctica 4. Usar filtros


Un ltro es una funcin muy utilizada en las tablas de los gestores de bases de datos, y en s representa un anticipo de las consultas. Filtrar la informacin es til especialmente cuando el contenido de las tablas es muy extenso y slo se quiere trabajar con un grupo de registros determinados. El ltro ms inmediato es el ltro por seleccin. 1. Abre la tabla Alumnos. Comprueba que est ordenada por el apellido de los alumnos (ascendente). Si no es as, aplica esta ordenacin. 2. Sita el cursor en la columna Cdigo curso del primer registro. 3. Pulsa el botn Filtro por seleccin. Comprueba que la tabla se contrae y slo muestra la informacin de los alumnos que pertenecen al curso en el qu est el primer alumno de la tabla; en este caso, es el curso OFW0607T (gura 13). 4. Podemos seguir ltrando la tabla. Por ejemplo, sitate en la columna Sexo del segundo registro, cuyo valor es Mujer. De nuevo pulsa Filtro por seleccin. Ahora la tabla slo contiene los registros de los alumnos del curso OFW0607T que son mujeres. 5. Para desactivar el ltro pulsa el botn Quitar filtro.
Fig. 13

El filtro automtico es el ms rpido y utilizado pero tiene ciertas limitaciones: en primer lugar, depende del contenido del campo donde nos situamos previamente; en segundo lugar, no permite especicar cmo se concatenan las distintas condiciones de seleccin que queremos aplicar. Para conseguir un ltro ms especco debemos usar un filtro por formulario o un filtro avanzado. 6. Sita el cursor en el primer registro y pulsa el botn Filtro por formulario. Todos los registros se ocultan para que determines cules van a mostrarse. 7. Haz clic en la echa desplegable de Sexo y escoge Hombre. Despus, ponte en el campo Fecha nacimiento y escribe en su casilla la expresin >31/12/1980 (gura 14). 8. Asegrate de que en los dems campos no haya ms contenidos y pulsa el botn Aplicar filtro. Obtendrs todos los registros que cumplen las dos condiciones a la vez: alumnos varones nacidos despus de 1980. 9. Desactiva el ltro que acabas de hacer (tendrs que pulsar varias veces el botn Quitar filtro) y vuelve a confeccionar el mismo ltro que antes, pero antes de aplicarlo, selecciona en el men Filtro la opcin Filtro u orden avanzado. 10. Acceders a una pantalla que es la misma que utilizars ms adelante para las consultas. Borra la expresin Hombre que has escrito en Sexo y vuelve a escribirla pero en una lnea distinta de la cuadrcula (gura 15). Pulsa Aplicar el filtro y comprueba el resultado.

Fig. 14

Fig. 15

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Practica paso a paso Prctica 5. Crear una base de datos con Base de OpenOffice.org
Ejercicio 1. Crear la base de datos
El proceso para crear una base de datos con Base de OpenOce.org es muy similar al de Access. 1. Abre Base seleccionando Inicio / Programas / OpenOffice.org 3.0 / OpenOffice.org Base. 2. En la primera pantalla elige la opcin Crear nueva base de datos. Pulsa Siguiente. 3. Base permite registrar la base de datos dentro del entorno de OpenOce.org. Esto ayuda a realizar operaciones de conexin o vnculos con el resto de las aplicaciones de OpenOce.org. Deja seleccionada esta opcin y la de Abrir la base de datos para editar. Haz clic en Finalizar. 4. A continuacin elige la ubicacin y el nombre de la base de datos. Escribe como nombre Gestin de pedidos y haz clic en Guardar. 5. Ahora nos encontramos trabajando en la ventana de base de datos. Como en Access, a la izquierda observars los distintos objetos que podemos crear en la base de datos: tablas, consultas, formularios e informes.
Fig. 17

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Fig. 16

Ejercicio 2. Crear tablas


1. Haz clic en la primera opcin del rea Tablas: Crear tabla en vista Diseo. 2. En la ventana de diseo de la tabla dene los campos de la primera tabla de esta base de datos, jndote en la siguiente estructura:

Fig. 18

3. Al igual que Access, Base permite denir con mayor precisin el tipo de campos que hemos elegido. Las propiedades que vas a aplicar a cada campo se muestran en la gura 19. 4. A continuacin, estableceremos el campo clave, que en Base se llama llave primaria. Para ello, selecciona el campo Cdigo producto y pulsa el botn derecho del ratn sobre su casilla de seleccin de la. 5. Escoge la opcin Llave primaria. Una llave amarilla al comienzo de la la indica que este campo es la llave primaria. 6. Guarda la tabla como Productos y cirrala.

Nombre del campo Cdigo producto Nombre producto Tipo Subtipo Precio venta Precio coste

Entrada requerida S S

(1) 10 50 15 50

(2) 0

Ejemplo de formato

Moneda Moneda

Fig. 19
(1) Longitud (2) Decimales

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Practica paso a paso

Prctica 6. Manejar los registros con Base de OpenOffice.org


Ya hemos creado nuestra primera tabla, Productos, dentro de la base de datos Gestin de pedidos. Su nombre se muestra ahora en la ventana de la base de datos. Para trabajar con ella introduciendo registros debemos seleccionarla y pulsar el botn Abrir objeto de la base de datos. Si, por el contrario, deseas ver o modicar su diseo, el botn que tienes que pulsar es Editar. 1. Abre la tabla Productos para dar de alta los registros que se muestran a continuacin (gura 20):

Fig. 20

Fig. 21

2. Una vez introducidos estos registros, podrs realizar acciones que se ejecutan prcticamente igual que en Access y que disponen de botones que tambin tienen el mismo logotipo. Por ejemplo, ordena los productos por Tipo. Vers los botones de orden ascendente y descendente en la barra de herramientas. 3. Sustituye la base de datos Gestin de pedidos que t has creado por la que se encuentra en la carpeta UD 10 del CD-ROM de ejercicios, que es ms completa, y entra en ella. Comprueba que cuando entras en una base de datos existente, el programa te sita por defecto en los formularios. Selecciona ahora las tablas. 4. Entra en la tabla Productos y con el botn Ordenar podrs realizar una ordenacin ms especca. Practica una ordenacin de tres campos: por Tipo (ascendente), Subtipo (ascendente) y Precio venta (descendente) (gura 21). 5. Con el botn Buscar, sita el cursor en el producto cuyo nombre es Cano (gura 22). 6. Realiza un autofiltro en la tabla para que slo se muestren los productos cuyo tipo sea Mesa. 7. Desactiva este ltro y fabrica un ltro estndar para mostrar los productos cuyo precio de venta sea mayor de 300 euros (gura 23). 8. Nuevamente con el botn Buscar, localiza el producto denominado Jaima. Una vez situado en l, elimnalo.

Fig. 22

Fig. 23

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Ampla y profundiza Ampla 1. Crear tablas en una base de datos con Access

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1. Abre la base de datos Centro de estudios y crea dentro de ella dos tablas con la estructura y la denicin de campos que se muestran a continuacin:

Tabla: Cursos
Nombre del campo Cdigo curso Nombre curso Cdigo profesor Fecha inicio Horas duracin Aula teora Precio Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Horario Modalidad Tipo Texto Texto Texto Fecha/Hora Nmero Texto Moneda S/No S/No S/No S/No S/No Texto Texto Tamao / mscara 20 30 8 Fecha corta Entero 10 Requerido S S S Decimales campo clave

10 20

Tabla: Profesores
Nombre del campo Cdigo profesor Nombre profesor Apellidos profesor Direccin Localidad Provincia Cdigo postal Sueldo Antigedad Contrato jo Tipo Texto Texto Texto Nmero Texto Moneda S/No S/No Fecha/Hora S/No Tamao / mscara 8 20 30 50 20 20 5 Moneda Fecha corta Requerido S S S campo clave

Ampla 2. Manejar tablas con Base


1. Abre la base de datos Gestin de pedidos y entra en la tabla Productos. 2. Ordena la tabla por Nombre producto. Despus ordena por Tipo (ordenacin principal) y por Subtipo (ordenacin secundaria). Finalmente, vuelve a ordenar por Nombre producto. 3. Sita el cursor en el primer registro y busca los productos del tipo Composicin. Accede a cada uno de ellos hasta llegar al nal de la lista. 4. Realiza un ltro que slo muestre los productos del tipo Recibidor y el subtipo Actual. Despus desactiva estos ltros. 5. Haz un ltro estndar que muestre los productos cuyo cdigo sea mayor que 300 y despus desactvalo. 6. Localiza utilizando la funcin Buscar el producto con cdigo 505. Modica dicho cdigo y escribe en su lugar el cdigo 230. Sal de este registro y analiza el mensaje de error. Cul es el motivo de dicho error? 7. Anula esta operacin y despus elimina este registro.
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Conoce

3. Las relaciones
Las bases de datos se denominan ampliamente sistemas de bases de datos relacionales. Esto es as porque normalmente, en una base de datos, las tablas guardan una relacin entre ellas, es decir, las tablas se relacionan unas con otras a travs de campos comunes. El sistema de relaciones es crucial para el completo diseo de una base de datos, porque si no estn denidas las relaciones, las tablas se comportan como elementos independientes y no se pueden obtener de ellas consultas o informes que afectan a contenidos vinculados o globales. Detrs de la necesidad de relacionar est la necesidad de comprender por qu en una base de datos es necesario construir ms de una tabla. Vamos a entenderlo con algunos ejemplos. Si abres la base de datos Gestin de pedidos_2 de la carpeta UD 10 del CD-ROM de ejercicios, podrs comprobar que existen tablas para productos, clientes y pedidos. Por qu se disearon todas estas tablas? En algunos casos te parecer obvio; por ejemplo, los datos de los productos nada tienen que ver con los clientes... pero, por qu los pedidos aparecen en una tabla separada de los clientes? Imagnate por un momento que los datos de los clientes y sus pedidos estuviesen en la misma tabla. Cada vez que un cliente generase un pedido, adems de anotar los datos propios del pedido, tendramos que volver a escribir su nombre, direccin, etc. Lgicamente, esto no tiene sentido, y por eso existe una tabla de pedidos independiente. Pero si ahora quisiramos ver todas los pedidos de un cliente, cmo podramos realizar esta operacin? La solucin es establecer una relacin entre los clientes y los pedidos. Comprobars que siempre se tendrn que crear dos o ms tablas cuando exista una relacin denominada uno a varios (de un elemento se pueden originar innitos elementos relacionados). Ejemplos: Para un mismo cliente Un mismo profesor Un mismo paciente puede haber varios pedidos puede impartir varios cursos puede hacer varias visitas al mdico (historial)

De un mismo producto puede haber varias ventas

Tipos de relaciones
Relacin uno a varios: Es la ms frecuente. Se da cuando dos tablas se relacionan por un campo en comn y este campo es de contenido nico en la primera tabla (habitualmente es campo clave en esa tabla) y susceptible de repetirse innitamente en la segunda tabla (nunca ser campo clave en ella). Relacin uno a uno. Se da cuando dos tablas se relacionan por un campo en comn que a su vez es campo clave, y, por lo tanto, de contenido nico, en las dos tablas.

Propiedades de la relacin uno a varios


Exigir integridad referencial. No se podr dar de alta el contenido de un campo relacionado que antes no exista en la tabla principal u origen de la relacin. Por ejemplo, no se podr dar de alta un pedido de un cliente si antes dicho cliente no existe en la tabla de clientes. Actualizar en cascada los campos relacionados. Esta propiedad permite al gestor de bases de datos modicar automticamente el contenido de un campo relacionado si dicho contenido se ha modicado previamente en la tabla origen de la relacin. Por ejemplo, si el cdigo de un cliente era errneo y se cambia en la tabla de clientes, automticamente se modicar en todos los registros que ese cliente tenga en la tabla de pedidos. Eliminar en cascada los campos relacionados. Siempre que se eliminen registros en la tabla principal (la de clientes) se eliminarn automticamente los registros relacionados en la tabla relacionada (la de pedidos). 264
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Conoce 4. Las consultas


Las consultas son objetos de las bases de datos que permiten obtener de forma selectiva parte de la informacin almacenada en una tabla o varias relacionadas entre s. Para disear una consulta se utiliza una tabla denominada QBE (query by example, consulta segn ejemplo) que permite seleccionar los campos de la tabla o tablas que se van a usar y los criterios que se van a emplear para obtener los registros deseados. Existen los siguientes tipos de consultas: De seleccin: visualiza los registros que cumplen una serie de criterios. De actualizacin: permite modicar o actualizar campos de un grupo de registros que cumplen una serie de criterios. De eliminacin: elimina los registros de una o varias tablas que cumplen unos determinados criterios. De creacin de tabla: es una consulta que a su vez genera una nueva tabla basada en la seleccin de registros de otras tablas. De referencia de tablas cruzadas: es un tipo especial de consulta que agrupa los datos obtenidos en categoras y presenta la informacin en un formato similar a una hoja de clculo; se utiliza para realizar estadsticas.

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Criterios de una consulta


Los criterios son las expresiones que se escriben en el apartado correspondiente (la de criterios) de la cuadrcula de construccin de consultas. En funcin de ellos, los gestores de bases de datos resuelven y muestran los registros que cumplen con dichas expresiones. En los siguientes cuadros encontrars la forma de establecer criterios con ejemplos.
Criterios para campos de tipo Texto (el programa asume las comillas si no se escriben) Ejemplo de criterio Sevilla Negado Sevilla Como S* Como [A-C] Explicacin Igual a Sevilla Distinto de Sevilla Que empiece por S y contine de cualquier forma Que sea una letra entre la A y la C Observaciones Los campos de texto se escriben entre comillas. El operador Negado equivale a Distinto de. El smbolo * en informtica es un comodn que equivale a una cadena de caracteres cualquiera. El operador guin (-) escrito entre corchetes indica un intervalo de caracteres.

Criterios para campos de tipo Numrico, Moneda y Autonumrico > 300 Entre 300 y 500 Que sea mayor que 300 Entre 300 y 500 Puedes utilizar los operadores >, <, =, >=, <= y <>. El operador Entre se utiliza para intervalos numricos.

Criterios para campos de tipo Fecha/Hora =#15/06/03# >#15/06/03# Que sea con fecha 15/06/03 Que sea con posterioridad a la fecha 15/06/03 Las fechas se escriben entre almohadillas (#). Los operadores relacionales operan en las fechas de la misma forma que en los campos numricos. Tambin puedes utilizar el operador Entre.

Criterios para campos de tipo S/No S Por ejemplo, sobre un campo llamado Soltero mostrar los que sean solteros. No olvides el acento en el S.

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Practica paso a paso

Prctica 7. Definir las relaciones entre tablas


Ejercicio 1. Denir las relaciones con Access
1. Abre la base de datos Centro de estudios de tu carpeta de trabajo habitual y pulsa el botn Relaciones de la barra de herramientas. 2. Nada ms entrar en la ventana de relaciones emerger una ventana donde podremos escoger las tablas que vayamos a relacionar. En nuestro caso vamos a elegir las tres. Podemos seleccionarlas una por una e ir haciendo clic en el botn Agregar o bien seleccionarlas juntas arrastrando con el ratn y luego pulsar el botn Agregar. Cuando observes que las estructuras de las tres tablas ya aparecen en la ventana de relaciones, pulsa Cerrar. 3. Recuerda que las tablas se relacionan por uno o varios campos comunes entre ellas y denidos de la misma forma. La tabla Alumnos se relaciona con Cursos mediante el campo Cdigo curso. Para indicarlo, arrastra con el ratn el campo Cdigo curso de Alumnos hacia el campo Cdigo curso de Cursos. 4. A continuacin aparecer un cuadro en el que podremos denir con detalle la relacin (gura 25). Activa las opciones Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados. Esto quiere decir que no se podr dar de alta a un alumno cuyo curso no est antes dado de alta en la tabla Cursos. Adems, si hacemos una modicacin en el cdigo de un curso, dicha modicacin se actualizar automticamente para todos los alumnos matriculados en ese curso. Observa cmo las tablas quedan unidas por una lnea con dos smbolos en cada extremo: el nmero 1, que indica que en esa tabla el campo es nico, y el smbolo de innito, que indica que en esa otra tabla el campo se puede repetir innitas veces. En el lenguaje de las bases de datos se suele llamar tabla principal a la del nmero 1 y tabla relacionada a la del smbolo innito.

Fig. 24

Fig. 25

5. Relaciona del mismo modo las tablas Cursos y Profesores por medio del campo Cdigo profesor. 6. Cuando las tres tablas estn relacionadas (gura 26), cierra la ventana de relaciones y responde armativamente a la pregunta de guardar. Las relaciones quedan denidas dentro de la base de datos y no pertenecen a ningn tipo de objeto (tablas, consultas, formularios...) pero s que inuyen en todos ellos, cuidando de que se cumplan las propiedades que se han establecido. Por eso es conveniente, incluso, relacionar las tablas antes de introducir registros en ellas. Para cambiar las relaciones puedes volver a pulsar el botn Relaciones y hacer doble clic en las lneas de unin de las tablas. Para eliminar una relacin puedes seleccionar una lnea y pulsar la tecla Supr.

Fig. 26

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Practica paso a paso


Ejercicio 2. Denir las relaciones con Base
En Base, el proceso para relacionar las tablas de una base de datos no ofrece apenas variaciones respecto a Access. 1. Copia el archivo Gestin de pedidos_2 que se encuentra en la carpeta UD 10 del CD-ROM de ejercicios en tu carpeta de trabajo habitual y brelo. 2. Selecciona en el men Herramientas la opcin Relaciones. 3. Haz clic en cada tabla de la base de datos y pulsa Agregar. Cuando hayas agregado las tres, cierra la ventana de seleccin de tablas. 4. Distribuye uniformemente las estructuras de las tablas por la ventana de relaciones. Observa los campos que tienen en comn, cules son llaves primarias en sus tablas y por qu no lo son en la tabla Pedidos. 5. Arrastra el campo Cdigo cliente de la tabla Clientes al Cdigo cliente de la tabla Pedidos. En Base, la relacin es ntegra de forma automtica. El smbolo de innito de Access es en Base el nmero n. 6. Para especicar con ms detalle el tipo de relacin, haz doble clic en la lnea de unin entre las dos tablas y aparecer una ventana donde podrs escoger entre opciones de actualizacin y de eliminacin. 7. Elige Actualizar cascada, que es la misma opcin que antes has utilizado en Access para que las modicaciones de las llaves primarias se realicen automticamente. Esto es, cada vez que se modique el cdigo de un cliente en la tabla Clientes, automticamente esta modicacin se extender a todos los pedidos realizados por el cliente. Pulsa Aceptar. Otras opciones que puedes elegir en Base son Poner null y Predeterminar. Poner null implica que una modicacin en la tabla principal (Clientes) tendr una repercusin de campo vaco o sin contenido en la tabla relacionada (Pedidos). Con Predeterminar, en la tabla Pedidos el campo modicado quedar segn el valor predeterminado denido en dicha tabla (recuerda que Valor predeterminado es una propiedad de campo). Las opciones para actualizacin tienen el mismo reejo que la modalidad de eliminacin.
Fig. 27

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Fig. 28

8. Relaciona las tablas Productos y Pedidos por medio de Cdigo producto. Actualiza en cascada el campo relacionado. El resultado de las relaciones en la base de datos Gestin de pedidos_2 puedes verlo en la gura 29. 9. Cierra la ventana de relaciones y guarda el diseo de relaciones creado. Ahora que ya sabes relacionar las tablas en ambos gestores de bases de datos, podemos construir potentes consultas y desarrollar completos formularios e informes que implican campos que se encuentran en distintas tablas. Al estar stas relacionadas, la base de datos acta como un todo nico del que se obtiene la informacin que necesitamos.

Fig. 29
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Prctica 8. Crear consultas con Access


Ejercicio 1. Crear una consulta de seleccin
Seleccin de las tablas 1. Copia el archivo Centro de estudios_2 del CD-ROM de ejercicios en tu carpeta de trabajo habitual. Esta versin contiene una informacin extensa de las tres tablas. Abre esta base de datos. 2. Selecciona la solapa Consultas y haz clic en el botn Nuevo, o bien pulsa directamente sobre la opcin Crear una consulta en vista Diseo. Al igual que con las tablas, este es el mtodo ms completo. 3. Lo primero que debes hacer es elegir la tabla o tablas que deseas consultar. Escoge la tabla Alumnos y haz clic en Agregar. Despus pulsa Cerrar.
Fig. 30

Si se te olvida agregar alguna tabla a la consulta, puedes volver a ella desde la barra del men con Consulta / Mostrar tabla. Para quitar la tabla, Consulta / Quitar tabla.

Eleccin de los campos

4. Ahora te encuentras trabajando en la ventana del diseo de la consulta (QBE). En la parte superior aparece la tabla Alumnos con sus campos, y debajo de ella, una cuadrcula. En cada columna de la cuadrcula debemos consignar los campos de las tablas que queremos mostrar en el resultado de la consulta. Para ello basta con que hagas doble clic sobre el campo de la tabla que quieras y vers cmo se sita en la columna correspondiente de la cuadrcula. Por ejemplo, haz doble clic en los campos Nombre alumno, Apellido alumno, DNI y Provincia. Otra forma de incluir campos de una tabla es arrastrarlos con el ratn desde la tabla hasta la casilla Campo de cada columna. Tambin podemos seleccionar el campo *, que equivale a decir que queremos ver todos los campos de la tabla.

Fig. 31

5. Vamos a crear una consulta para que se muestre la lista de alumnos que son de la provincia de Madrid. Es tan fcil como escribir Madrid en la casilla Criterios de la columna Provincia (gura 32). Pon especial atencin a los operadores que puedes escribir en los criterios, porque dependen del tipo de campo sobre el que se establecen. El campo Provincia es de tipo texto, pero en otras consultas debers utilizar operadores numricos o escribir fechas, etc. Consulta la parte de teora para saber cmo utilizar los operadores.

Fig. 32

6. Finalmente, vamos a ejecutar la consulta para ver qu resultados nos proporciona. Pulsa el botn Ejecutar de la barra de herramientas o haz clic en el botn Vista Hoja de datos. Access mostrar los alumnos que viven en Madrid. 7. Guarda esta consulta haciendo clic en el botn Guardar y llmala Alumnos de Madrid. As, cada vez que quieras saber qu alumnos son de Madrid, bastar con que abras esta consulta, sin necesidad de volver a disearla. Access evaluar el resultado con el contenido de la tabla en cada momento.

Botn Ejecutar

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Ejercicio 2. Hacer una consulta con varios criterios
Podemos hacer una consulta con ms de un criterio en distintos campos, de forma que el programa deber evaluar cada uno de ellos y mostrar los registros que los cumplan todos a la vez. Tambin podemos especicar en la consulta que los criterios no se enlacen sumando condiciones, sino permitiendo que aparezcan aquellos registros que cumplan alguna de ellas. 1. Crea una consulta nueva. Elige las tres tablas: Alumnos, Cursos y Profesores. 2. Selecciona los campos Nombre alumno y Apellido alumno de la tabla Alumnos; Nombre curso de la tabla Cursos; y Nombre profesor de la tabla Profesores. 3. Vamos a escribir los criterios que nos permitan ver qu alumnos han realizado el curso Decorador impartido por la profesora Eva. Para ello, escribe los criterios tal y como se muestran en la gura 33. Observa que ambos criterios estn en la misma lnea de la cuadrcula. 4. Ejecuta la consulta y comprueba el resultado. Como puedes apreciar, slo aparecen los alumnos que cumplen las dos condiciones. 5. Vuelve a la vista Diseo de la consulta pulsando el botn correspondiente. 6. Ahora vamos a cambiar el sentido de nuestra consulta, pero utilizando los mismos criterios de seleccin. En esta ocasin queremos saber qu alumnos han realizado el curso Decorador o han tenido como profesora a Eva. Para ello basta con escribir los criterios en lneas distintas de la cuadrcula (gura 34). 7. Ejecuta la consulta y analiza el resultado. Despus no guardes esta consulta; slo la hemos creado para comprobar este caso especco.
Fig. 34

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Fig. 33

Ejercicio 3. Consultas con criterios variables


1. Crea una consulta nueva basada nicamente en la tabla Alumnos. Escoge los campos Nombre alumno, Apellido alumno, Localidad y Provincia. 2. Sita el cursor en la casilla de criterios del campo Provincia y escribe en esta casilla lo siguiente: [Introduce la provincia] (no olvides los corchetes). 3. Cuando ejecutes la consulta, aparecer la ventana que se muestra en la gura 35. 4. Introduce la provincia que desees y obtendrs la lista de alumnos que viven en dicha provincia. 5. Guarda esta consulta como Alumnos de una provincia. Como puedes comprobar, la ventaja de este tipo de consultas es que el mismo criterio (un mensaje entre corchetes) sirve para cualquier contenido, es decir, es un criterio variable.
Fig. 35

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Prctica 9. Consultas avanzadas en Access


Ejercicio 1. Realizar una consulta de actualizacin
Las consultas de actualizacin se utilizan para modicar el contenido de uno o varios campos que afectan a un conjunto de registros que cumplen una determinada condicin. Por ejemplo, vamos a aumentar un 10% el sueldo de los profesores que no tengan contrato jo. 1. Crea una consulta nueva basada en la tabla Profesores. 2. Selecciona los campos Cdigo profesor, Nombre profesor, Apellidos profesor, Sueldo y Contrato fijo. 3. Primero establece el criterio de seleccin: escribe No en la la criterios de la columna Contrato fijo. Puedes incluso ejecutar la consulta para ensayar que el resultado posterior va a ser correcto. 4. A continuacin, convierte esta consulta en una consulta de actualizacin mediante la opcin Consulta de actualizacin del men Consulta. 5. En la cuadrcula inferior dispones ahora de la la Actualizar a. 6. Escribe en esa la y en la columna Sueldo la siguiente expresin: =[sueldo]*1,1. Observa que en las expresiones los nombres de campos deben ir entre corchetes (gura 37). 7. Ejecuta la consulta. Access pide conrmacin sobre la accin de modicacin que vamos a realizar. Pulsa S y el programa realizar la operacin, sin mostrar aparentemente ningn resultado.
Fig. 38

Fig. 36

Fig. 37

8. Cierra la consulta sin guardarla y abre la tabla Profesores para comprobar la accin de la consulta que acabas de realizar.

Ejercicio 2. Crear una consulta de eliminacin


Una consulta de eliminacin es una ecaz herramienta para borrar de una sola vez varios registros que cumplen determinados criterios de seleccin. Para comprender la ecacia de este tipo de consultas eliminaremos en la tabla Cursos los cursos presenciales que no se impartieron (o, lo que es lo mismo, cuyo campo Aula teora esta vaco). 1. Crea una consulta nueva basada en la tabla Cursos. 2. Elige los campos Cdigo curso, Nombre curso, Fecha inicio, Modalidad y Aula teora.
Fig. 39

3. Escribe los criterios que permitan seleccionar los cursos que en Modalidad tengan Presencial y cuyo campo Aula teora est vaco. Fjate en la gura 39 para saber cmo se indica un valor vaco. 4. Al igual que antes, puedes ejecutar la consulta para obtener un resultado previo satisfactorio. De vuelta al diseo, selecciona Consulta / Consulta de eliminacin. 5. Ejecuta de nuevo la consulta y responde armativamente a la conrmacin de eliminacin.

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Practica paso a paso Prctica 10. Crear consultas con Base de OpenOffice.org
1. Abre la base de datos Gestin de pedidos_2 de tu carpeta de trabajo habitual y selecciona la solapa Consultas. 2. Haz clic en la opcin Crear consultas en vista Diseo. 3. Los pasos para crear una consulta con el gestor Base son casi idnticos a los de Access. Primero debemos escoger las tablas que van a participar en la consulta. Selecciona las tres tablas y haz clic en Cerrar. 4. En la ventana de diseo, mueve desde las estructuras de las tablas hasta la cuadrcula los siguientes campos: Empresa, Nombre contacto, Nmero pedido, Nombre producto, Unidades y Fecha pedido. 5. Vamos a ejecutar la consulta sin establecer ningn criterio de seleccin. Para ejecutar la consulta, pulsa el botn Ejecutar consulta de la barra de herramientas. El listado obtenido aparece en una zona superior de la ventana, mientras que en la parte inferior se mantiene el diseo de la consulta. 6. Como puedes comprobar, esta consulta muestra todos los pedidos que han hecho los clientes. Ahora vamos a ltrar la informacin para que muestre slo los pedidos correspondientes al producto Ares. Escribe Ares en la cuadrcula dentro de la casilla Criterios y de la columna Nombre producto. 7. Ejecuta la consulta y comprueba el resultado. La ejecucin muestra todos los pedidos que han hecho los clientes de la mesa Ares. 8. Aade un criterio ms al diseo de la consulta sin eliminar el anterior. Escribe >15 en la misma la de criterios para el campo Unidades y ejecuta la nueva consulta. Comprueba el resultado. 9. Haz una variacin en los criterios que ahora estn conectados en Y lgico y escribe Ares en una la distinta a >15. Ejecuta la consulta y comprueba la diferencia. 10. Elimina el criterio >15 para el campo Unidades. 11. Para que esta consulta sea ms dinmica, modica el criterio del nombre de producto para que ste sea variable. Esto es, escribe en lugar de Ares la expresin =[escribe el nombre del producto]. Ejecuta la consulta varias veces e introduce cada vez un nombre de producto diferente. 12. Guarda la consulta con el nombre Pedidos de un producto.
Fig. 41

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Fig. 40

Botn Ejecutar

Varios criterios con conector lgico O

Criterios variables

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Prctica 11. 1. Realizar Crear formularios un horario con escolar Access con Calc
Ejercicio 1. Hacer y usar un formulario de columna simple
Los formularios son objetos de las bases de datos que pueden sustituir a las tablas para introducir y manejar los registros y presentan la informacin en pantalla de una forma ms dinmica, atractiva y elegante. En primer lugar vamos a crear un formulario sobre la tabla Profesores de la base de datos Centro de estudios. 1. Abre la base de datos Centro de estudios_2 de tu carpeta de trabajo y sitate en la solapa Formularios. 2. Haz clic en la opcin Crear un formulario utilizando el asistente. Al ser objetos con muchas posibilidades de diseo, es mejor crear los formularios y los informes con ayuda de los asistentes. 3. En el primer paso del asistente debemos incluir las tablas sobre las que se va a generar el formulario. Selecciona en el apartado Tablas/ Consultas la tabla Profesores. Comprobars que los campos de esta tabla aparecen justo debajo. 4. Como queremos utilizar este formulario para introducir y ver informacin de los alumnos, lo mejor es elegir todos los campos. La forma ms rpida de hacerlo es pulsar el botn >> y todos pasarn a la zona de la derecha. Pulsa Siguiente. 5. En el siguiente paso debes elegir la distribucin que quieras dar al formulario. La ms utilizada es En columnas. Pulsa Siguiente.
Fig. 43

Fig. 42

6. A continuacin, el asistente muestra los distintos estilos decorativos que tiene preestablecidos. Elige el que ms te guste y pulsa Siguiente. 7. En el ltimo paso debes poner un nombre al formulario. Por defecto, el programa le asigna el nombre de la tabla seguido del nmero 1. Cambia este nombre y llmalo Mantenimiento de profesores. Pulsa Finalizar y automticamente Access lo guardar (ya no es necesario que lo hagas t) y lo presentar para que directamente lo utilices. Prueba el formulario para comprobar que dispones de las mismas funciones que cuando manejabas la vista Hoja de datos de la tabla. Por ejemplo: 8. Accede directamente al ltimo registro. 9. Mediante el botn Buscar, localiza a los profesores cuya provincia sea Barcelona. 10. Introduce un nuevo registro con el contenido que desees. Despus cierra el formulario. Si quieres personalizar un formulario, puedes abrirlo desde su vista Diseo, seleccionndolo en la ventana de la base de datos y pulsando el botn Diseo. Ms adelante practicaremos la modicacin del diseo de un formulario.

Fig. 44

Fig. 45

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Ejercicio 2. Crear un formulario con subformularios
Este tipo de formularios presentan una faceta prctica que va ms all de la presentacin y el diseo. Vamos a crear un formulario para editar los datos de los curso y que, en la parte inferior, se muestren los alumnos que se han matriculado en cada curso. En este caso, hay dos tablas implicadas: Cursos y Alumnos. Como es lgico, estas tablas estn relacionadas. 1. Haz clic en la opcin Crear un formulario utilizando el asistente. 2. Selecciona la tabla Cursos (que es la principal) y elige todos los campos. Sin pasar al siguiente paso, selecciona la tabla Alumnos (tabla relacionada) y escoge tambin todos los campos. Pulsa Siguiente. 3. Cuando el asistente detecta que ests usando dos tablas o ms, en el siguiente paso pide conrmar cul es la tabla principal, es decir, la que se va a presentar en la parte superior del formulario. Haz clic en Por Cursos. Observa que en la parte inferior de esta ventana automticamente est seleccionada la opcin Formulario con subformularios. Pulsa Siguiente. 4. En el paso siguiente, Access nos deja elegir el diseo o distribucin de la tabla secundaria o relacionada (en nuestro caso, la tabla Alumnos). Escoge la opcin Hoja de datos y pulsa Siguiente. 5. Selecciona el fondo o aspecto general que tendr el formulario principal y pulsa Siguiente. 6. En el ltimo paso tienes que dar nombre tanto al formulario principal como al subformulario, y no pueden ser iguales. Escribe Mantenimiento de cursos para el principal y Subformulario de alumnos para el subformulario. Pulsa Finalizar. Al abrirse el formulario (gura 49), vers en la parte superior los datos del primer curso de la tabla Cursos y en una ventana ms pequea los alumnos pertenecientes a ese curso. Pon atencin a los controles para desplazarse por los registros de uno y otro formulario. 7. Mediante la funcin Buscar, localiza el curso cuyo cdigo es OFW0708-D. Una vez situado en l, comprueba que tiene cinco alumnos. 8. A continuacin, da de alta un nuevo curso con los datos que preeras y tambin a dos alumnos dentro de l. 9. Cierra el formulario. Cuando tengas que abrir otra vez un formulario de este tipo, slo ser necesario que abras el formulario principal y automticamente el programa cargar tambin el subformulario.
Fig. 47

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Practica paso a paso

Prctica 12. 1. Realizar Modificar un el horario diseo escolar de un formulario con Calc
Si queremos personalizar el diseo que el asistente hace del formulario es necesario entrar en su diseo. 1. Selecciona el formulario Mantenimiento de cursos que has hecho en el ejercicio anterior y pulsa sobre el botn Diseo. Obtendrs una ventana cuadriculada en la que aparecen todos los campos, cabeceras y etiquetas con que est construido el formulario. 2. Podemos utilizar las tcnicas generales de trabajo con objetos en Windows para cambiar el aspecto. Por ejemplo, haz la ventana del formulario ms grande arrastrando su borde hacia la derecha; o mueve los campos (tanto su etiqueta como su contenido) con el ratn para desplazarlos hasta la posicin que desees. 3. Aumenta el tamao de los cuadros de texto de los campos Nombre curso, Fecha inicio, etc. Antes ser necesario que desplaces los campos Aula teora, Precio y los das de la semana hacia la derecha. Pon la letra del ttulo del formulario en otro color y el ttulo en negrita. 4. Tambin puedes observar una barra de herramientas denominada Cuadro de herramientas. Con estos botones podemos disear ms objetos para nuestro formulario, como crear un cuadro combinado. 5. Selecciona el campo Cdigo profesor del formulario. Pulsa la tecla Supr para eliminarlo. Vamos a pedirle al programa que nos proporcione el cdigo del profesor de una lista desplegable cuyo origen ser la propia tabla de profesores; as no tendremos necesidad de teclearlo nosotros.
Fig. 51

Fig. 50

6. Elige en el cuadro de herramientas el botn Cuadro combinado. Sitate en la zona donde antes estaba el Cdigo profesor y marca un rectngulo con el ratn. Se formar un nuevo campo, del que surgir inmediatamente un asistente. 7. En el primer paso, escoge la primera opcin: queremos escoger el valor de una tabla. Pulsa Siguiente. Despus haz clic en la tabla Profesores y pulsa Siguiente. Selecciona los campos Cdigo profesor, Nombre profesor y Apellidos profesor. Pulsa en Siguiente. 8. En el siguiente paso podemos indicar que la lista aparezca ordenada en funcin de una serie de campos. Selecciona la ordenacin por Apellidos profesor. 9. Desactiva Ocultar la columna clave, porque es importante que se vea en el subformulario el cdigo de profesor. A continuacin debes indicar al programa que el dato que va a coger de la tabla Profesores es Cdigo profesor. Pulsa Siguiente. 10. Finalmente, tambin escogemos Cdigo profesor como el campo de la tabla Cursos que va a recibir el contenido de la lista. Pulsa Siguiente y Finalizar.

Fig. 52

Fig. 53

Guarda el formulario y brelo para comprobar los cambios realizados.

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Practica paso a paso Prctica 13. 1. Realizar Crear y un visualizar horarioinformes escolar con con Calc Access
Los informes son objetos destinados nicamente a ser presentados en papel, por lo que no poseen la modalidad Ejecutar, slo pueden ser abiertos en vista preliminar. Un informe puede estar basado en una o varias tablas relacionadas, aunque tambin es muy frecuente generar informes para presentar en papel el resultado de una consulta. Los pasos para fabricar un informe son muy parecidos a los que se siguen para hacer un formulario. Utilizaremos, por lo tanto, la capacidad de los asistentes y posteriormente podremos personalizar el diseo a nuestro gusto. 1. En la base de datos Centro de estudios_2 selecciona la solapa Informes. 2. Haz clic en la opcin Crear un informe utilizando el asistente. 3. Selecciona la tabla Alumnos y en la lista de campos elige los campos Cdigo alumno, Cdigo curso, Apellido alumno, Nombre alumno, Direccin, Localidad y Provincia. En los informes, lo normal es no incluir todos los campos de una tabla de consulta, porque tenemos que pensar si esto puede caber en el papel. Pulsa Siguiente. 4. En el siguiente paso podemos elegir un nivel de agrupamiento de los registros. En este caso, elige el campo Cdigo curso (ya viene por defecto) y pulsa Siguiente. 5. A continuacin podemos escoger cmo van a salir ordenados los registros dentro de cada nivel de agrupamiento. Escoge Provincia como primer campo de ordenacin, para que todos los alumnos de una misma provincia salgan juntos, y Apellido alumno como segundo campo. Despus pulsa Siguiente. 6. La distribucin del informe es la forma en que aparecen alineados los registros en el papel. Por ejemplo, selecciona Esquema 1. Para la orientacin es muy importante que elijas Horizontal, para que entren mejor los campos. Pulsa Siguiente. 7. Escoge el estilo que ms te guste para la presentacin del informe y pulsa Siguiente. 8. Llama al informe Listado de alumnos por curso y pulsa Finalizar. Como ya hemos comentado, Access presenta el informe en vista preliminar. Ahora podrs comprobar cmo ha actuado el nivel de agrupamiento por provincia. Si algn campo o cabecera ha quedado cortado o quieres cambiarle el estilo, tendrs que cerrar el informe y abrirlo desde su vista Diseo. El manejo del informe en la vista Diseo es idntico al formulario, aunque podrs apreciar ms secciones que en ste, sobre todo si se han aplicado grupos y subgrupos.
Fig. 57 Fig. 56 Fig. 55 Fig. 54

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Practica paso a paso

Prctica 14. Generar formularios e informes con Base de OpenOffice.org


Ejercicio 1. Crear un formulario
Vamos a crear en la base de datos Gestin de pedidos_2 un formulario para manejar a la vez los datos de los clientes y los pedidos que stos realizan. 1. Abre la base de datos Gestin de pedidos_2 de tu carpeta de trabajo habitual y sitate en la seccin Formularios. Haz clic en la opcin Usar el asistente para crear formulario. 2. Elige la tabla Clientes y selecciona todos sus campos. La diferencia respecto a Access es que no debemos seguir aadiendo ahora ms tablas, porque Base nos va a pedir eso en el siguiente paso. Pulsa Siguiente. 3. Ahora activa la casilla Agregar subformulario y comprobars cmo la opcin marcada por defecto es la correcta, ya que la tabla relacionada con Clientes es Pedidos y sta va ser la que se use como subformulario. Haz clic en Pedidos y pulsa Siguiente. 4. Incluye tambin todos los campos de la tabla Pedidos y pulsa Siguiente. 5. En el paso Organizar campos de control tienes que elegir la distribucin del formulario principal y del subformulario. Para el principal, selecciona la opcin de la izquierda (En columnas - Etiquetas a la izquierda). Para el subformulario escoge la tercera (Como hoja de datos). Pulsa Siguiente. 6. Como queremos un uso total de las capacidades del formulario, deja activada la opcin El formulario mostrar todos los datos. Pulsa Siguiente. 7. Aplica el estilo que desees y pulsa Siguiente. 8. Guarda el formulario como Clientes y sus pedidos y pulsa Finalizar.
Fig. 60

Fig. 58

Fig. 59

Ejercicio 2. Generar un informe


Vamos a generar un informe sencillo para listar los Productos de la base de datos. 1. Selecciona la solapa Informes de la base de datos Gestin de pedidos y haz clic en la opcin Usar el asistente para crear informe. 2. En el primer paso, escoge la tabla Productos, incluye todos sus campos y haz clic en Siguiente. 3. Como no queremos realizar ningn agrupamiento, pulsa Siguiente. 4. Ordena el informe por Cdigo producto y pulsa Siguiente.
Fig. 61

5. Escoge la distribucin Moderno - alineado a la izquierda y haz clic en Siguiente. 6. Llama al informe Listado de productos y pulsa Finalizar.

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Ampla y profundiza Ampla 3. Hacer consultas con Access


Abre la base de datos Centro de estudios_2 de tu carpeta de trabajo y genera las siguientes consultas: Nombre de la consulta
Cursos del aula 1A Cursos en lunes, mircoles y viernes Tcnicos contables de Madrid y Barcelona Profesores y cursos largos

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Resultado
Obtiene un listado de los cursos que se imparten o se han impartido en el aula 1A. Muestra los cursos que tienen lugar en esos das de la semana. Muestra los alumnos matriculados en el curso Tcnico contable y que viven en Madrid o Barcelona. Obtiene una relacin de los profesores que han impartido un curso de ms de 400 horas de duracin. Muestra las alumnas que hayan hecho el curso Auxiliar clnica veterinaria.

Campos a mostrar
Cdigo curso, Nombre curso y Fecha inicio Cdigo curso, Nombre curso, Fecha inicio y Modalidad Nombre alumno, Apellidos alumno, Direccin, Localidad, Provincia, Nombre curso y Cdigo curso Cdigo curso, Nombre curso, Horas duracin, Nombre profesor y Apellidos profesor Nombre alumno, Apellidos alumno, Localidad, Provincia, Sexo, Nombre curso y Cdigo curso Nombre alumno, Apellidos alumno, Direccin, Localidad, Provincia, Sexo, Nombre curso, y Cdigo curso Nombre alumno, Apellidos alumno, Direccin, Localidad, Provincia, Sexo, Nombre curso, Cdigo curso y Fecha inicio Nombre alumno, Apellidos alumno, Sexo, Nombre profesor, Apellidos profesor, Nombre curso y Cdigo curso Nombre alumno, Apellidos alumno, Direccin, Cdigo postal, Localidad, Provincia, Telfono, Nombre curso y Cdigo curso Cdigo curso, Nombre curso y Fecha inicio

Ordenacin
Por Nombre curso Por Nombre curso Por Nombre curso y Apellidos alumno Por Apellidos profesor y Nombre curso Por Apellidos alumno y Nombre curso Por Apellidos alumno Por Apellidos alumno y Nombre curso Por Apellidos profesor y Apellidos alumno Por Apellidos alumno

Mujeres veterinarias

Alumnos a distancia Alumnos a distancia del curso 06-07

Muestra los alumnos que han realizado o realizan un curso a distancia. Muestra los alumnos que hicieron en el curso 06-07 (de septiembre a junio) un curso a distancia. Esta consulta es paramtrica y en el momento de ejecutarse, pide el nombre del profesor y despus sus apellidos. De esta forma, resuelve en funcin de lo encontrado. Esta consulta es tambin paramtrica. Mostrar los alumnos matriculados en el curso (nombre de curso) que pide que tecleemos en el momento de ejecutarla. Es una consulta de eliminacin. Elimina los registros de la tabla Cursos cuya fecha de inicio es anterior a enero del 2007.

Alumnos de un profesor

Alumnos de un curso Eliminar cursos anteriores al ao 2007

Ampla 4. Formularios e informes en Base


1. Abre la base de datos Gestin de pedidos_2 de tu carpeta de trabajo habitual y construye un formulario que permita gestionar los productos. A su vez, este formulario incluir un subformulario con los pedidos realizados de estos productos. En este subformulario, el campo Cdigo producto debe ser un cuadro de lista combinado, es decir, un control que permita elegir el cdigo de producto de la propia tabla de productos. Este cuadro combinado deber mostrar el cdigo y el nombre de los productos. Personaliza el formulario con colores y estilos sugerentes. 2. Genera un informe de clientes agrupados por Provincia. Dentro de cada provincia, los clientes deben quedar ordenados por Localidad y Empresa.
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Recuerda

Cuando utilizamos varios equipos o bien cuando cambiamos de ordenador, tenemos la posibilidad de exportar la lista de nuestros Favoritos de un equipo a otro con la funcin de Importar y Exportar favoritos.

Prctica 1: Prctica 1: Crear una base de datos y tablas con Access Prctica 2: Modicar las propiedades de los campos Prctica 3: Manejar los registros Prctica 4: Usar ltros Prctica 5: Crear una base de datos con Base de OpenOce.org Prctica 6: Manejar los registros con Base de OpenOce.org Prctica 7: Denir las relaciones entre tablas

Prctica 8: Crear consultas con Access Prctica 9: Consultas avanzadas en Access Prctica 10: Crear consultas con Base de OpenOce. org Prctica 11: Crear formularios con Access Prctica 12: Modicar el diseo de un formulario Prctica 13: Crear y visualizar informes con Access Prctica 14: Generar formularios e informes con Base de OpenOce.org

Ampla 1: Crear tablas en una base de datos con Access Ampla 2: Manejar tablas con Base

Ampla 3: Hacer consultas con Access Ampla 4: Formularios e informes en Base

Documentos del CD ROM Centro de estudios Centro de estudios_2 Gestin de pedidos Gestin de pedidos_2

En la Red: enlaces de inters


www.adrformacion.com/cursos/accesb07/accesb07.html Temario con ejemplos e ilustraciones sobre el manejo de Access 2007. www.duiops.net/manuales/access/access1.htm Manual on-line de Access 2003. tutorialopenofficebase.wordpress.com Tutorial completo y muy didctico sobre Base de OpenOffice.org. personal.lobocom.es/claudio/menu.htm Ampla tus conocimientos sobre las bases de datos: arquitectura, modelo, SQL, etc.

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