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15/05/12

Niveles de incertidumbre desde el "


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Como pueden los Gerentes de Proyecto hacer pronsticos de avance a los accionistas y al equipo?"

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Las fechas comprometidas casi nunca se cumplen." Hay demasiados cambios." Con frecuencia los recursos no estn disponibles cuando se necesitan ( o se prometieron)." Hay disputas sobre las prioridades de los proyectos y los recursos. " Hay costos que exceden lo presupuestado.

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Confusin sobre que es un requerimiento" Participacin inadecuada del cliente " Requerimientos Vagos y ambiguos. " Requerimientos no priorizados " Parlisis por anlisis" Alcance escondido ( scope creep ) " Inadecuado proceso de Requerimiento de Cambios.

La Gerencia de las organizaciones tiene la responsabilidad de hacer:"


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Juicios formales sobre alguna situacin" Tomar decisiones apropiadas"

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Finalidad: Llevar a la organizacin a un destino exitoso" Las decisiones deben tomarse en un ambiente de total certeza , considerando que toda la informacin necesaria est disponible para tomarla, y el resultado puede predecirse con un alto grado de conanza. (mundo perfecto)" En la vida real las decisiones se toman sin informacin completa y por consiguiente da lugar a cierto punto de incertidumbre en el resultado

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En el caso extremo de una total ausencia de informacin, nada es conocido sobre el resultado y la incertidumbre total prevalece" La supervivencia de la organizacione en el mundo de hoy, es la de lograr sacarle ventaja a una oportunidad dentro de este espectro de incertidumbre." Por tanto los proyectos que se generan es justamente para aprovechar estas oportunidades.

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Es un evento que, si ocurre, causa impactos positivos o negativos en un proyecto" Atributos claves de un Riesgo"
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Incertidumbre" Positivo o Negativo" Causas y consecuencias" Riesgos conocidos y desconocidos" Anlisis de reserva de riesgos

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Los procesos asociados con identicar, analizar y responder a los riesgos del proyecto." Tambin incluye maximizar los resultados de eventos positivos as como minimizar las consecuencias de eventos adversos.

Denicin"
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Proceso sistemtico de identicar, analizar y responder a los riesgos de un proyecto "

Pasos"
Planicacin de la Gerencia de Riesgos" Identicacin de Riesgos" 3.! Anlisis Cualitativo de riesgos" 4.! Anlisis Cuantitativo de riesgos" 5.! Planicacin de la respuesta a Riesgos" 6.! Monitoreo & Control de Riesgos
1.! 2.!

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Objetivo: !
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Como sern abordados y planeadas las actividades de riesgos para un proyecto.! El Plan de Manejo de Riesgos, que documente como sern estructurados y realizados los procesos de identicacin, anlisis cualitativo, cuantitativo, planeacin de respuesta, monitoreo y control de riesgos durante el ciclo de vida del proyecto.

Resultado a obtener:!
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Planear la Planicacin"
La planicacin del Riesgo debe ser apropiada para cada Proyecto" Preguntas que se deben hacer:"
1.! 2.! 3.! 4.! 5.! 6.!

Qu tan riesgoso es el Proyecto?" Esta la organizacin familiarizada con una nueva tecnologa o forma de hacer las cosas?" Se dispone de proyectos anteriores como referencia?" Cual es el alcance del proyecto?" Qu tan grande es el Proyecto?" Qu tan importante es el Proyecto?

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Que debe incluir?"


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Como se identicar, cuanticar y calicar los riesgos"


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Mtodos y herramientas"

Presupuestos presupuesto" Quin hace qu (Responsable (s))" Con que frecuencia (Cada cuanto)" Cuando un riesgo es realmente un riesgo, es decir. los criterios de umbrales de riesgos sobre los cuales se acta" El calendario de manejo de riesgos. " Monitoreo, seguimiento y documentacin de las estrategias

Que ms se debe incluir?"


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Los resultados de procesos de identicacin y evaluacin de los riesgos." Como sern mantenida la informacin ( identicacin y evaluacin) de los riesgos. " Como se implementara el plan de contingencias." Cuanto y como se asignara las reserva presupuestal.

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Objetivo:!
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Determinar que riesgos pueden afectar el proyecto y documentar sus caractersticas.! Relacin de Riesgos. !
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Resultados a obtener:!
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Denicin de riesgo: Evento o condicin incierta que si ocurre tiene efectos negativos o positivos en un objetivo del proyecto.! Los sntomas del riesgo o seales de advertencia indicativos de que el riesgo se ha materializado o esta prximo a ocurrir.!

Disparadores : !
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Retroalimentacin de entrada a otros procesos: !


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La identicacin del riesgo puede servir para otras acciones en otras reas.! Por ejemplo si la WBS y/o el cronograma deben ser revisados.

Cuando se debe hacer la Identicacin de Riesgos"


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No es un evento que se debe hacer por una sola vez; debe realizarse en forma regular durante toda la vida del proyecto.

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Algunas fuentes de identicacin de Riesgos "


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El WBS" El Acta de Constitucin del proyecto" La descripcin de los productos y servicios." El cronograma." Los recursos asignados." El proceso de estimacin de tiempos y costos y el presupuesto." Le plan de compras y los procesos asociados." Las restricciones." Las suposiciones.

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Proceso continuo e iterativo" Qu es y a que se parece " Mientras ms temprano mejor" Invite al ms alegre y al ms triste" Un hecho no es un riesgo" Sea especco" No trate de hacer todo de una sola vez

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Lluvia de ideas" Listas de chequeo" Entrevistas" Anlisis FODA" Tcnica Delphi" Tcnicas de Diagramacin"
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Causa & efecto Ishikawa o Espina de pescado" Diagramas de ujo

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Riesgos Tcnicos, de calidad o desempeo. " Riesgos de Gerencia de Proyectos." Riesgos Organizacionales. " Riesgos Externos.

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Existen reas de riesgos potenciales identicados al inicio del proyecto, por ejemplo:"
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Requerimientos pobremente denidos x el usuario." Estimaciones pobres o basadas en mtricas no conables." Suposiciones falsas." Entrega tarde de un tem sobre el que se tiene dependencias." Herramientas inmaduras." Falta de habilidades y herramientas correctas." Falta de entrenamiento.

Hay que tener en cuenta al planear el proyecto inuencias externas como:"


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Dependencia de entregables:" ! Entradas desde otros proyectos." ! Proveedores externos." ! Proveedores internos." ! Salidas hacia otros proyectos." Dependencia de recursos:" ! Escasez de futuros recursos." ! Demanda de futuros recursos." ! Impactos desde y a otros proyectos.

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Objetivo: !
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Realizar un anlisis cualitativo y condiciones de los riesgos para priorizar sus efectos sobre los objetivos del proyecto.! Conlleva evaluar el impacto y probabilidad de los riesgos identicados.

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Impacto: Se requiere establecer una escala que determine el impacto del riesgo (consecuencia)." Se propone una escala de cinco niveles ( balance entre una escala de poca discriminacin y demasiado grande):" ! 1-Muy bajo." ! 2-Bajo." ! 3-Medio." ! 4-Alto." ! 5-Muy alto

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Casi cualquier riesgo puede tener los siguientes efectos:"


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Costos - Los costos del proyecto pueden crecer." Cronograma - Obtener los entregables del proyecto tardamente." Funcionalidad - El nivel de desempeo o la capacidad prevista por los entregables del proyecto sea reducida." Calidad - El nivel de excelencia de los entregables sea reducido.

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Subjetivo" Suposicin educada" Alto, Medio, Bajo" Rojo, Amarillo, Verde" 1-10" Priorice/Lista priorizada de TODOS los riesgos identicados" Es el primer paso en el anlisis de Riesgos!

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Objetivo: ! ! Medir la probabilidad y consecuencias de riesgos y estimar sus implicaciones para los objetivos del proyecto.! Resultados a Obtener:! ! Anlisis probabilstico del proyecto.! ! Probabilidad de alcanzar los objetivos de tiempo y costos.! ! Lista priorizada de riesgos cuanticada.

Tcnicas del proceso de Anlisis Cuantitativo de Riesgos"


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Entrevistas,"
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La informacin requerida de estimacin (costos, tiempo, etc.) depende de la distribucin probabilstica a ser usada." Para distribuciones triangulares se requiere en los escenarios optimista (baja), pesimista ( alta) y mas probable." Para distribuciones normales y logartmicas se requiere la media y la desviacin estndar. "

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Anlisis de sensibilidad." rboles de decisin." Simulacin.

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Proceso"
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Usar tcnicas como la simulacin de Montecarlo y anlisis de decisin para:"


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Determinar la probabilidad de alcanzar un objetivo del proyecto." Cuanticar la exposicin al riesgo para el proyecto y determinar el valor de reservas de contingencias de costo y cronograma que puedan ser necesarias." Identicar los riesgos que requieren mayor atencin cuanticando su relativa contribucin al riesgo del proyecto.

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Anlisis Numrico / Estadistico" Determinar la probabilidad de ocurrencia y las consecuencias del riesgo" Debe enfocarse a los riesgos ms altos, como se haya determinado en el Anlisis Cualitativo de riesgos y el Umbral de Riesgos

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Riesgo "

Probabilidad "

Impacto "

Valor Esperado "

1" 2" 3"

25%"
"

$45,000 " $2,000 " $100,000 "

$11,250 " $1,000 " $30,000

50%" 30%"

Objetivo: ! ! Desarrollar opciones y determinar acciones que reduzcan las amenazas y aumenten las oportunidades para lograr los objetivos del proyecto.! Resultados a Obtener:! ! Plan de Respuestas a Riesgos.! ! Determinacinde reserva de contingencia.! ! Riesgos Residuales y secundarios.

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Incluye la identicacin y asignacin de personas o grupos responsables por las respuestas a cada riesgo." El plan de respuestas deben ser :"
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Apropiado a la severidad en cada riesgo." Efectivo en costos." Oportuno para ser exitoso." Realista en el contexto del proyecto." Acordado por las partes involucradas." Pertenecer a persona responsable por ejecutar la respuesta.

Estrategias"
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Evitar" Transferencia." Mitigacin." Aceptacin.

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Evitar: " ! Es cambiar el plan del proyecto para eliminar el riesgo o para proteger sus objetivos del impacto." ! Ejemplos: " ! Reducir el alcance, " ! Agregar recursos," ! Agregar tiempo, " ! Adoptar enfoques conocidos y no innovadores," ! Evitar contratistas no bien conocidos.

Mitigacin:" ! Busca reducir la probabilidad y consecuencias adversas del evento a un nivel aceptable (umbrales)." ! Implican tomar acciones tempranas por ser mas efectivo que reparar las consecuencias luego de que haya ocurrido el riesgo." ! Los costos de mitigacin deben ser apropiados respecto a la probabilidad del riesgo y su impacto." ! Ejemplos: "
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Adoptar procesos menos complejos." Escoger un proveedor mas estable." Agregar mas recursos." Obtener ms tiempo." Desarrollar prototipos.

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Transferencia:" ! Es buscar trasladar las consecuencias de un riesgo a una tercera parte conjuntamente con la pertenencia de la respuesta. " ! Simplemente le da responsabilidad por su manejo, pero no elimina el riesgo." ! Transferir la responsabilidad del riesgo casi siempre implica pago de un premio de riesgo al contratista, incluye el uso de seguros, bonos de desempeo y garantas.

Aceptacin:" ! Es la decisin de no cambiar el plan del proyecto para enfrentar el riesgo." ! Incluye el desarrollo de un plan de contingencias para ser ejecutado en caso de que ocurra el riesgo." ! Desarrollar el plan de contingencias a tiempo puede reducir los costos de una accin si ocurre el riesgo." ! La respuesta de aceptacin al riesgo mas comn es establecer una suma de contingencia o reserva incluyendo cantidades de tiempo y/o dinero y/o recursos.

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La estrategia debe ser correspondiente con el riesgo"


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Clave: No gaste mucho dinero previniendo el riesgo ms que cual sera el impacto del riesgo si este ocurriera J"

El plan de respuesta a riesgos/Registro de respuesta a riesgos

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Proceso Continuo e Iterativo" Haga lo correcto para que el Riesgo NUNCA ocurra"
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Alguien es responsable" Est atento a los disparadores de riesgos" ComunicacinComunicacinComunicacin" Tome las medidas correctivas - Ejecute" Re-evalue y busque nuevos riesgos constantemente" Revisiones de Riesgos" Auditora de Riesgos

Herramientas:"
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Desarrollar Planes de Seguimiento y Control"


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Denir un enfoque de seguimiento para monitorea los riesgo durante el desempeo del proyecto." Preparar un plan que documente los resultados de las actividades del plan de manejo de riesgos:" ! Riesgos con probabilidad moderada a alta"
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Continuar con el plan de esquivamiento y mtigacin." Iniciar el plan de contingencias" Retirar de plan de manejo (pero documentar)

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Riesgos que se hayan materializado"


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Riesgos que se hayan evitado."


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