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PRODUCCION DOCUMENTAL

ANDRES DAVID SOTO CONTRERAS

CINAFLUP SENA GESTION ADMINISTRATIVA 395514 CARTAGENA DE INDIAS D.T. Y C. 2014

PRODUCCION DOCUMENTAL

ANDRES DAVID SOTO CONTRERAS

MIRIAM RODRIGUEZ INSTRUCTORA PRODUCIR DOCUMENTOS SEGUN LA NORMATIVA O POLITICAS DE LA EMPRESA

CINAFLUP SENA GESTION ADMINISTRATIVA 395514 CARTAGENA DE INDIAS D.T. Y C. 2014

Contenido
INTRODUCCION....................................................................................................................................3 PRODUCCION DOCUMENTAL...............................................................................................................4 1. CARTA COMERCIAL ..........................................................................................................................4 2. MEMBRETE...................................................................................................................................4 3. DESTINATARIO .............................................................................................................................4 4. PARTES DE LA CARTA ...................................................................................................................4 5. DISEO DE LA CARTA. ..................................................................................................................5 6. BLOQUE EXTREMO .......................................................................................................................6 7. BLOQUE ........................................................................................................................................8 8. MEMORANDO ..................................................................................................................................9 9. CIRCULAR ...................................................................................................................................... 10 10. NOTA INTERNA............................................................................................................................ 12 11. ACTA ............................................................................................................................................ 14 12. CERTIFICADO. .............................................................................................................................. 16 13. CONSTANCIA. .............................................................................................................................. 18 14. HOJA DE VIDA.............................................................................................................................. 22 PARTES DE LA HOJA DE VIDA: ....................................................................................................... 22 ILUSTRACION DE LA HOJA DE VIDA............................................................................................... 23 15 ACTAS ADMINISTRATIVOS ........................................................................................................... 25 16. RESOLUCION ............................................................................................................................... 26 17. DECRETOS ................................................................................................................................... 26 18. INFORME ADMINISTRATIVO ....................................................................................................... 26 19. SOBRE .......................................................................................................................................... 27 20. FOTOCOPIADORA ........................................................................................................................ 28

21. GRAMATICA ................................................................................................................................ 30 22. REDACCION ................................................................................................................................. 32 23. TECNICAS DE DIGITACION ........................................................................................................... 32 24. POCISION ERGONOMICA ............................................................................................................ 35

INTRODUCCION
El presente trabajo esta formulado para dar a conocer de manera muy general todos los documentos que pueden llegar a redactarse dentro de una organizacin, asi como tambin herramientas de oficina como la fotocopiadora, tcnicas de digitacin y la posicin ergonmica, todo esto con el objetivo de implementarlos de manera objetiva y eficiente en el lugar de trabajo.

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PRODUCCION DOCUMENTAL 1. CARTA COMERCIAL: siempre se tiene que comprender como aquel texto
que se ocupa de temas netamente comerciales como por ejemplo las compras, los negocios y las ventas de distintos servicios y materiales. Se refiere a todos los movimientos en la interna de una compaa y que se refieren especialmente a sus contratos, compromisos comerciales y a su publicidad. Una carta comercial puede generarse por diversos motivos: solicitar un listado detallado de determinados materiales de una seccin, un crdito, una invitacin para una recepcin o tambin una posible solicitud de reunin para analizar temas concernientes a la empresa.

2. MEMBRETE: inscripcin impresa en la parte superior del papel de escribir que


indica el nombre domicilio y ciudad.

3. DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicacin. 4. PARTES DE LA CARTA:


4.1 - Fecha 4.2 - Direccin 4.3- Saludo inicial 4.4 Introduccin 4.5 - El cuerpo 4.6 - Despedida 4.7- Firmar 4.8- membrete

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5. DISEO DE LA CARTA.

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6. BLOQUE EXTREMO

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7. BLOQUE

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8. MEMORANDO
CONCEPTO: Comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir informacin, orientacin y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales. PARTES: ASUNTO COPIA DESPEDIDA DESTINATARIO ENCABEZADO ENCABEZAMIENTO ESPACIO ESTILO FECHA INTERLINEAS LINEAS ESPACIALES LOGOTIPO MEMBRETE MODELO NMERO O REFERENCIA RAZON SOCIAL REMITENTE RENGLON TEXTO TRANSCRIPTOR ZONA DE ESPACIO DENOMINACION DEL DOCUMENTO: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayscula sostenida y centrado. NUMERO (REFERENCIA)

APLICACIONES: El memorando se puede aplicar en una empresa cuando se debe realizar un llamado de atencin a algn trabajador o para solicitar algn tipo de ayuda tambin sirve como notificacin de un evento o acto que se vaya a realizar, para intercambiar informacin entre las diferentes divisiones de una empresa.
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9. CIRCULAR
CONCEPTO: usa para hacer referencia a las cartas o avisos dirigidos a un grupo de personas o a la comunidad en general para dar conocimiento. PARTES ACRNIMO ANEXO ASUNTO DESPEDIDA DESTINATARIO ENCABEZADO. ESPACIO ESTILO. FECHA INTERLNEA LNEAS ESPECIALES. LOGOTIPO MEMBRETE MODELO NMERO O REFERENCIA RAZN SOCIAL REMITENTE RENGLN SALUDO O VOCATIVO SIGLA TEXTO TRANSCRIPTOR ZONA

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EJEMPLOS. Circular estilo bloque extremo interna

CIRCULAR DTH-025 Barranquilla, 22 de agosto de 2012 PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: Informacin

Con agrado informamos al personal, que del 2 al 17 de septiembre, se realizaron las inscripciones para el diplomado de archivologa en el siglo XXI. sta capacitacin ser para el personal interno, y la totalidad de los temas se describen en el anexo. La seora ngela Noriega Narvez, estar a cargo de las inscripciones en el Departamento de Recursos Humanos nicamente en la maana, y una vez confirmado los listados, sern publicados en todas las carteleras de la empresa. La capacitacin es la base del desarrollo, y esperamos contar con su entusiasmo para recibirlo. Atentamente, Alma Riquett Ospina Jefe Talento Humano

Anexos: 31 copias

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10. NOTA INTERNA


CONCEPTO: es un formato que se utiliza como medio de comunicacin interna en una empresa, institucin o dependencias de gobierno. PARTES: debe contener la fecha de su redaccin, el nombre del destinatario y del remitente, se debe poner a disposicin de quien redacta una serie de opciones respecto al tema tratar en la nota, para que ste elija la ms conveniente, en el apartado destinado a observaciones es donde se debe redactar el mensaje, por ltimo deber ser firmada por el remitente, mientras el destinatario deber firmar de recibido y enterado. APLICACIONES: puede ser redactada por un superior y dirigida a un subordinado o
entre iguales, as mismo, puede ser utilizada para solicitar u ordenar la realizacin de algo a personal de empresas, instituciones o dependencias anexas.

EJEMPLOS.

NOTA INTERNA

No. 0098

FECHA: 2 de Mayo del 2008. PARA: Lic. Anglica Armendriz Ortiz. DE: Lic. Regina Rubalcaba Monasterios ASUNTO: Urgente presentarse Para su informacin ----Informe escrito X Mantener informado ----Encargarse del asunto -----Archivar ----Dar respuesta y enviar copia ----Favor de tramitar -----OBSERVACIONES: Le pido de la manera mas atenta que asista a la junta que se celebrar el da de maana 3 de Mayo del 2008 en la sala de juntas del departamento de ventas, a la cual no podr asistir por causas de fuerza mayor.
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ATENTAMENTE Lic. Regina Rubalcaba Monasterios (Firma) RECIBIDO POR: Lic. Anglica Armendriz Ortiz (Firma) FECHA: 2 de Mayo del 2008. HORA: 2:45 p.m

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11. ACTA
CONCEPTO: documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunin. PARTES: CONVOCATORIA. DENOMINACIN DEL DOCUMENTO DESARROLLO ENCABEZADA ESPACIO HORA INTERLNEA NATURALEZA DE LA REUNIN NMERO ORDEN DEL DA RAZN SOCial R ENGLN TTULO CLASIFICACIN Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.

REQUISITOS MRGENES Superior entre 3cm y 4cm. Inferior entre 2cm y 3cm. Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm. Lateral derecho entre 2cm y 3cm. Encabezado en las pginas siguientes entre 2cm y 3cm. TTULO NUMERACIN
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PRESENTACIN REDACCIN

APLICACIONES: ACTA NO REGISTRADA: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos. ACTA REGISTRADA: documento que corresponde a reuniones de sociedades annimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones especficas de la entidad competente.

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12. CERTIFICADO.
CONCEPTO: Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma). PARTES: CARGO DATOS DEL REMITENTE DOCUMENTO PRIVADO DOCUMENTO PBLICO ENCABEZADO ESPACIO FECHA LNEA ESPECIAL INTERLNEA LOGOTIPO MEMBRETE NMERO O REFERENCIA RAZN SOCIAL REMITENTE RENGLN TEXTO TRANSCRIPTOR CLASIFICACIN APLICACIONES: Calificaciones obtenidas dentro del periodo acadmico Derecho del uso de sello Icontec de conformidad con Normas Tcnicas Colombianas. Diploma conferido por una institucin y documento que establece un privilegio o premio. Asistencia a congresos, cursos y seminarios. Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o de funcin. Documento de identidad Certificado de Aseguramiento de Calida Certificado de Sistema de Administracin Ambiental
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Becas, donaciones y exenciones Crditos, prstamos, u otras transcripciones comerciales. Relacin de retencin de impuestos. Entre otros

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13. CONSTANCIA.
CONCEPTO: Documento de carcter probatorio en el que se escribe hechos o circunstancias que no requiere solemnidad. PARTES -CARGO -DATOS DEL REMITENTE -DOCUMENTO PRIVADO -DOCUMENTO PBLICO -ENCABEZADO -ESPACIO -FECHA -LNEA ESPECIAL -INTERLNEA -LOGOTIPO -MEMBRETE -NMERO O REFERENCIA -RAZN Social -REMITENTE -RENGLN -TEXTO -TRANSCRIPTOR -CLASIFICACIN APLICACIONES: Tiempo de servicio Experiencia Salarios u honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisiones Comportamiento del trabajo Mrgenes -Superior entre 3cm y 4cm -Inferior entre 2cm y 3cm -Izquierdo entre 3cm y 4cm
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-Derecho entre 2cm y 3cm -Encabezado de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3

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14. HOJA DE VIDA


CONCEPTO: es un breve resumen de nuestra vida donde anexamos estudios, nuestros trabajos y muestra una breve cronologa de la duracin de nuestros empleos, tambin refleja el perfil profesional y expectativas. REQUISITOS: MRGENES:

Superior entre 3cm y 4 cm Inferior entre 2cm y 3cm Izquierdo entre 3cm y 4cm Derecho entre 2cm y 3cm

PARTES DE LA HOJA DE VIDA:


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO DATOS PERSONALES IDENTIFICACIN FECHA DE NACIMIENTO DOMICILIO TELFONO ESTUDOS:

ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS DE POSGRADO Y OTROS. 8. EXPERIENCIA: - Nombre de la empresa, Cargo desempeado, Tiempo de servicio 9. INVESTIGACIONES 10. PUBLICACIONES 11. REFERENCIAS LABORALES 12. NOMBRE Y FIRMA

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ILUSTRACION DE LA HOJA DE VIDA

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15 ACTAS ADMINISTRATIVOS.
CONCEPTO: Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunin. PARTES: RAZN SOCIAL TITULO DENOMINACION DEL DOCUMENTO FECHA HORA LUGAR ASISTENTES INVITADOS AUSENTES ORDEN DEL DIA DESARROLLO CONVOCATORIA FIRMA, NOMBRE Y CARGO FIRMA RESPONSABLES PAGINAS SUBSIGUIENTES

CLASIFICASION: ACTA NO REGISTRADA: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos ACTA REGISTRADA: Documento que corresponde a reuniones de sociedades annimas. Limitadas, en comandita, Consejos y Juntas Directivas, que obliga a cumplir condiciones especficas de la entidad competente.

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16. RESOLUCION
CONCEPTO: Una resolucin es una mocin escrita por una Asamblea. La sustancia de la resolucin puede ser nada que normalmente pueda ser propuesto como una mocin. Para largas o importantes mociones, aunque es a menudo mejor tenerlas escritas para que esa discusin sea ms fcil o que as pueda ser distribuida por fuera del cuerpo, luego de su adopcin. Esto es especialmente til en el caso del tablero de directores o una corporacin, la cual usualmente necesita dar su consentimiento al estado real para la compra o venta de la corporacin. Tal resolucin, cuando es certificada por la secretara de corporacin, da asesoramiento al otro lado de la transaccin que la venta fue correctamente autorizada.

17. DECRETOS
CONCEPTO: Es un acto administrativo el cual es expedido en la mayora de ocasiones para situaciones de urgente necesidad es por el poder ejecutivo y, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerrquicamente inferior a las leyes.

18. INFORME ADMINISTRATIVO


CONCEPTO: Generalmente es requerido por un ejecutivo de nivel de cargo superior. Es un documento importante para la toma de decisiones en una empresa pues en el puede encontrarse la informacin de las actividades o funciones realizadas por cualquier trabajador que presente este informe durante el mes.

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19. SOBRE.
CONCEPTO: Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante lquido, estos elementos pueden deteriorar el documento. En las empresas se deben utilizar en lo posible sobre con ventanilla, En caso de presentarse copias extras, se debe elaborar un sobre sin ventanilla con los datos correspondientes. Cuando la carta lleva anexos y stos no caben en el sobre con ventanilla, la dependencia que enva la comunicacin elabora un sobre de manilla, en el cual se anotan los datos del destinatario debidamente centrados. TIPOS: - SOBRE LOCAL - SOBRE NACIONAL - SOBRE INTERNACIONAL - TERCIO DERECHO.

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20. FOTOCOPIADORA
CONCEPTO: Es una maquina creada para reproducir en color o a blanco y negro mediante procesos mecnicos y digitales cualquier tipo de documento. TIPOS: Xerogrficas(usan papel normal)

- Proceso: El documento original es barrido por un rayo de luz intensa que proyecta la imagen sobre un tambor giratorio de superficie fotosensible(este se carga electrostticamente en correspondencia con la imagen). Sobre el tambor se distribuye un polvo pigmentado(toner) que se adhiere a las zonas electrizadas (donde hay imagen), reproduciendo el escrito o dibujo original. La imagen as pigmentada es transferida del tambor al papel dispuesto en la fotocopiadora, el cual finalmente se calienta para fijar de modo definitivo el pigmento sobre la copia.

- Electrostticas(usan un papel sensible especial) - Proceso: La imagen a reproducir se proyecta directamente sobre el papel, cuya superficie queda sensibilizada con cargas elctricas. El papel se somete luego a un bao de toner y las partculas se fijan en las zonas electrizadas de ste dando lugar a la copia definitiva.

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PARTES

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21. GRAMATICA
CONCEPTO: La gramtica es el estudio de las reglas y principios que gobiernan el uso de las lenguas y la organizacin de las palabras dentro de unas oraciones y otro tipo de constituyentes sintcticos. Tambin se denomina as al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de una lengua concreta determinada; as, cada lengua tiene su propia gramtica. TIPOS: La gramtica normativa es aquella que estudia el funcionamiento de las diversas partes de la oracin segn las normas existentes en la lengua: palabras compatibles, oraciones bien formadas, etc. La gramtica histrica es aquella que se interesa por los cambios que ha habido en la formacin de las palabras y de las oraciones a lo largo de la historia. La gramtica comparada estudia las semejanzas y diferencias que existen entre varias lenguas; establece las relaciones que hay entre las lenguas al comparar su fontica y las equivalencias en el significado de las palabras, estudia como influye una lengua en otra. La gramtica funcional investiga cmo se emplean las palabras y qu tipos de oraciones son las adecuadas segn sea el contexto social en que se empleen. La gramtica descriptiva se encarga de describir cmo estn organizados los morfemas. Indica qu lenguas tienen una estructura parecida. La gramtica estructuralista, cuyo principal exponente es Ferdinand de Saussure, se basa en el pensamiento de que a las lenguas haba que estudiarlas a partir de las manifestaciones orales de sus hablantes y no de los documentos escritos; se buscaban los elementos comunes a todas las lenguas y se clasificaban para encontrar una estructura y unas unidades formales mnimas que las organizara tanto en su forma presente (el conocido por estudio sincrnico) como en su forma a travs de la historia (conocido por estudio diacrnico). La gramtica estructural concibe cada
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lengua como un sistema que tiene varios niveles, cada uno con sus elementos propios, que se interrelacionan. La gramtica generativa transformacional, fundada por Noam Chomsky, es un estudio analtico de los principios de la lengua como totalidad, no como particularidad. Parte de la siguiente definicin de lenguaje: el lenguaje es el conocimiento posedo por los hombres que les permite entender hablar y escribir cualquier lengua. Esta gramtica se concibe, no como la descripcin de unas oraciones concretas, sino como estructura.

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22. REDACCION
CONCEPTO: Redactor es quien desarrolla un contenido escrito producto de un raciocinio, un escritor, un profesional de la escritura, que toma en cuenta todos los requisitos de la escritura y de la composicin correcta. En contextos periodsticos es una categora profesional dentro de los medios de comunicacin y de difusin. La palabra redaccin proviene del latn redactio. Hace referencia a la accin y al efecto de redactar un tema. Etimolgicamente, redactar (del latn redactum, supino de redigre),[1] [2] significa compilar las ideas en un texto. En un sentido ms preciso consiste en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos ordenados con anterioridad.

23. TECNICAS DE DIGITACION


CONCEPTO: Son una serie de herramientas implementadas para mejorar la digitacin de las personas que constantemente estn tratando informacin que debe ser digitalizada, este tipo de herramientas o ejercicios ayudan a agilizar el proceso de digitacin una vez son dominadas. Una vez adoptada la postura correcta es necesario tener unas nociones bsicas sobre cmo comenzar a escribir. Para ello se tendr en cuenta lo siguiente: Las pulsaciones deben ser suaves y precisas, pues el teclado de los PC es muy sensible. La utilizacin de la barra espaciadora est reservada a los dedos pulgares. Lo correcto es utilizar el dedo pulgar de la mano izquierda cuando la ltima palabra se ha terminado de escribir con la mano derecha y viceversa, es decir, emplear el dedo pulgar de la mano derecha cuando la ltima palabra se escribi con la mano izquierda. Adems, si se utilizan los dos dedos pulgares se ganar en velocidad. Es muy importante utilizar correctamente cada uno de los dedos.

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Posicin del cuerpo y de las manos sobre el teclado Las teclas de color blanco se pulsan con el dedo ndice de cada mano. Posicin del cuerpo y de las manos sobre el teclado Las teclas de color naranja se pulsan con los dedos corazn de cada mano. Posicin del cuerpo y de las manos sobre el teclado Las teclas de color lila se pulsan con el dedo anular de cada mano. . Posicin del cuerpo y de las manos sobre el teclado Las teclas de color amarillo con borde amarillo se pulsan con los dedos meiques Es conveniente mantener una buena posicin frente al computador para no afectar la espalda u otras partes del cuerpo. La postura para trabajar frente a una computadora se obtiene manteniendo un ngulo de 90 entre el brazo y el antebrazo as como en las rodillas. Es oportuno sealar que en gran medida su manera de escribir depende de su forma de sentarse.

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24. POCISION ERGONOMICA


La posicin Ergonmica es una disciplina que busca que los humanos y la tecnologa trabajen en completa armona, diseando y manteniendo los productos, puestos de trabajo, tareas, equipos, etc. en acuerdo con las caractersticas, necesidades y limitaciones humanas. Dejar de considerar los principios de la posicin Ergonmica llevar a diversos efectos negativos que - en general - se expresan en lesiones, enfermedad profesional, o deterioros de productividad y eficiencia. La posicin ergonomca analiza aquellos aspectos que abarcan al entorno artificial construido por el hombre, relacionado directamente con los actos y gestos involucrados en toda actividad de ste. En todas las aplicaciones su objetivo es comn: se trata de adaptar los productos, las tareas, las herramientas; los espacios y el entorno en general a la capacidad y necesidades de las personas, de manera que mejore la eficiencia, seguridad y bienestar de los consumidores, usuarios o trabajadores Es la definicin de comodidad, eficiencia, productividad, y adecuacin de un objeto, desde la perspectiva del que lo usa. La posicin ergonomca se centra en dos mbitos: el diseo de productos y el puesto de trabajo. Su aplicacin al mbito laboral ha sido tradicionalmente la ms frecuente; aunque tambin est muy presente en el diseo de productos y en mbitos relacionados como la actividad del hogar, el ocio o el deporte. El diseo y adaptacin de productos y entornos para personas con limitaciones funcionales (personas mayores, personas con discapacidad, etc.) es tambin otro mbito de actuacin de la ergonoma. La posicin ergonomica es la relacin de las posiciones de todas las articulaciones del cuerpo y su correlacin entre la situacin de las extremidades con respecto al
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tronco y viceversa. O sea, es la posicin del cuerpo con respecto al espacio que le rodea y como se relaciona el sujeto con ella y est influenciada por factores: culturales, hereditarios, profesionales, hbitos (pautas de comportamiento), modas, psicolgicos, fuerza, flexibilidad, etc. POSICION ERGONOMICA EN LA OFICINA:

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