Escola Secundria c/ 3 C E B Dr.

Jaime Magalhes Lima

Relatrio final:

Criao de empresa e organizao de evento

Docente: Rosa Maria Figueiredo Disciplina: rea de Projecto

Ano Lectivo: 2006/2007 Turma: 12.D

Grupo D: Ana Alves Lopes, n.2 Flvio Miguel Almeida, n.12 Miguel Correia Silva, n.19 Sara Isabel Pinheiro, n.22

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ndice
Introduo Objectivos 4 7

Com o projecto ........................................................................................ 7 Com a criao de empresa...................................................................... 7 Com a organizao do evento ................................................................. 7 Recursos necessrios 8 Recursos materiais .................................................................................. 8 Recursos humanos.................................................................................. 9 Recursos monetrios ............................................................................... 9 Previso de problemas 10 Gerais .................................................................................................... 10 Especificamente na criao da empresa ............................................... 10 Especificamente na organizao do evento .......................................... 11 Diviso de tarefas Cronograma Reflexo crtica Concluso Fontes 12 13 15 19 20

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Introduo
No incio do segundo perodo do ano lectivo 2006 / 2007, na disciplina de rea de Projecto, foi proposto aos alunos um projecto de criao de empresas, que seguidamente deveriam ser colocadas ao servio da organizao de um evento. O primeiro passo tomado foi a reorganizao dos grupos de trabalho com base nos j existentes do perodo anterior. A cada grupo caberia a tarefa de idealizar e criar uma empresa, tendo sido escolhidas empresas na rea da prestao de servios: animao, catering, marketing, contabilidade e organizao de eventos. Posteriormente, estabeleceu-se a forma como as vrias empresas se iriam integrar na organizao do evento e qual o evento a organizar. Ficou estabelecido que se organizaria um jantar de confraternizao, para alunos, professores e familiares, cujo tema foi o percurso escolar ao longo dos trs anos de secundrio. O nosso grupo foi denominado de grupo D e ficou composto pelos alunos nmeros dois (Ana Lopes), doze (Flvio Almeida), dezanove (Miguel Silva) e vinte e dois (Sara Pinheiro) da turma D do dcimo segundo ano. O ramo empresarial a que decidimos dedicar-nos a contabilidade, pelo que ficmos responsveis pela organizao financeira e oramental dos restantes grupos e do evento. Aps estes primeiros aspectos se encontrarem definidos, comemos a elaborar a nossa estratgia de trabalho, definindo um anteprojecto no qual listmos os recursos de que iramos necessitar, as dificuldades com que nos poderamos deparar, as fontes a que poderamos recorrer e os objectivos que pretendamos atingir, elabormos um cronograma e dividimos as tarefas pelos vrios membros do grupo. Terminada esta fase inicial, entrmos na segunda fase, e tambm a mais complexa, da criao da empresa, cujo processo descrevemos ao longo de um primeiro relatrio final elaborado no perodo anterior.

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Com o incio do terceiro perodo de aulas deu-se tambm o incio da terceira fase, a organizao do jantar. Este realizou-se no dia onze de Maio de 2007 e contou com a presena, para alm dos alunos, de cerca de quarenta convidados, que aceitaram partilhar connosco aqueles momentos. Para organizar o jantar comemos por elaborar a lista de convidados, nela estavam includos os alunos, respectivos pais e irmos, professores e representantes da escola. Seguidamente pedimos autorizao escola para poder utilizar a cantina da mesma para realizar o evento, pedido que foi aceite. O passo seguinte foi pedir apoios, conseguimos dois patrocnios bastante generosos de duas empresas (Centac e Serimac)1, que colaboraram com cem euros cada uma, outro da prpria escola, que aceitou arcar com diversas despesas (nomeadamente material escolar, fotocpias, selos, telefonemas, tecidos e cafs), outro da padaria / pastelaria Caracas, que forneceu po e broa no valor de sete euros e vinte e cinco, e outro dos prprios alunos, que colaboraram com sobremesas variadas para adocicar o evento. Os ltimos passos relacionaram-se com a actividade de cada uma das empresas: a empresa de marketing tratou dos convites, da publicidade aos patrocinadores e s empresas; a empresa de animao criou um vdeo alusivo aos trs anos de secundrio, com fotos dos alunos, professores e outras pessoas importantes no percurso escolar da turma, esta empresa tratou tambm de arranjar um sistema de karaoke e um grupo de capoeira para animar o evento e de fazer os brindes para os convidados; a empresa de catering elaborou as ementas, comprou alguns dos ingredientes e cozinhou; a empresa de organizao de eventos idealizou a decorao, geriu a lista de convidados e preparou a sala de jantar; a nossa empresa, de contabilidade, ficou responsvel por fazer o oramento2, receber os recibos3 e o dinheiro dos convidados, bem como estabelecer o preo a pagar pelos mesmos e no fim dividir os ganhos e fazer face s despesas. No dia do jantar toda a turma se uniu para ter tudo pronto a horas e com a chegada dos convidados deu-se incio ao evento. Houve um discurso de
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As fotocpias dos cheques podem ser encontradas no ponto 8 da seco Documentos do nosso portfolio. O oramento pode ser consultado no ponto 7 da seco Documentos do nosso portfolio. Os recibos encontram-se nos pontos 9, 10 e 11 da seco Documentos do nosso portfolio. Criao de empresa e organizao de evento

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abertura efectuado pela subdelegada de turma, Ana Lopes, e actuou o grupo de capoeira. Em seguida jantou-se, para no final se assistir ao vdeo respeitante ao percurso escolar da turma, se fazerem os agradecimentos, se oferecerem os brindes e, aps um discurso de encerramento efectuado pela delegada, ngela Ferreira, arrumou-se o espao, deixando tudo como foi encontrado. Aps o evento, entrmos na quarta e derradeira fase do projecto, a reflexo crtica e a avaliao dos trabalhos. Foi um percurso longo, que neste relatrio pretendemos dar a conhecer.

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Objectivos
Um dos passos efectuados foi a listagem dos objectivos que pretendamos atingir com este projecto, com a criao da empresa e com a organizao do evento. Com o projecto aprendizagem acerca da organizao de um trabalho de projecto; aprendizagem sobre como trabalhar e colaborar num grupo; preparao para trabalhos de projecto que teremos de realizar na

universidade e tambm na carreira que escolhermos. Com a criao de empresa empresas; preparao para o mundo do trabalho, empresarial. ganho de conhecimentos acerca de gesto de empresas; aprendizagem dos procedimentos necessrios formao de

Com a organizao do evento ganho de responsabilidades; aprendizagem de como organizar eventos; preparao para trabalho em grande grupo.

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Recursos necessrios
Outro passo que demos foi inventariar vrios recursos de que poderamos vir a necessitar para elaborar o nosso projecto (criao de empresa e organizao de evento), bem como modos de os obter. Desta forma poderamos saber com a devida antecedncia o que nos fazia falta e corrigir esse problema a tempo, para que no fosse um entrave ao avanar do nosso trabalho. Estes recursos que iramos precisar dividem-se em materiais, humanos e monetrios. Tentmos list-los o mais exaustivamente possvel, no entanto provvel que nos tenhamos esquecido de alguns. Recursos materiais material de escritrio (lpis, caneta / esferogrfica, borracha, material de escrita a cores, marcadores, clipes, cola / fita-cola, agrafos / agrafador, furador, rgua, papel, acetatos, capas de argolas, pastas de arquivo, separadores, selos, envelopes, afiadeira / minas, tesoura, etc); material informtico / electrnico (CD-R / CD-RW, DVD-R / DVDRW, computador, pen, impressora, scanner, tinteiros preto e a cores, carto de memria, Internet, software auxiliar variado, retroprojector, datashow, televiso, vdeo, reprodutor de dvd, colunas de som, etc); informativos (livros, revistas, jornais, brochuras informativas, atlas, adereos decorativos, de refeio e mobilirio (velas, toalhas de painis informativos, sites de Internet, programas de TV, enciclopdias, etc); mesa, cadeiras, mesas, pratos, talheres, copos, enfeites para as paredes, arranjos florais, etc). Para obter estes recursos materiais, e outros no listados, poderamos deslocar-nos a algum local que os coloque nossa disposio gratuitamente ou pedi-los emprestados a conhecidos que os tenham.

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Recursos humanos instituies (bancos e outras instituies semelhantes, empresas do ramo da contabilidade e relacionadas, estabelecimentos dedicados ao apoio e criao de empresas, associaes de empresas de contabilidade ou de determinada regio, escolas, universidades, empresas de organizao de eventos, etc); pessoas (membros do grupo, professores, funcionrios da escola, amigos, familiares, contabilistas, bancrios, estudantes do ensino superior, formados em contabilidade ou gesto, empreendedores pessoas que j tenham criado empresas , fotgrafos, cozinheiros, decoradores, floristas, etc). Para aceder a estes recursos humanos, ou seja, para entrar em contacto com estas instituies e pessoas, poderamos recorrer aos nossos prprios conhecimentos ou atravs de intermedirios. Com o apoio destes poderamos levar o nosso projecto adiante. Recursos monetrios Para a criao da empresa e para a organizao do evento iramos ter de adquirir alguns recursos e, para tal, precisaramos de dinheiro. No primeiro caso, o dinheiro poderia ser somente fictcio, ainda assim seria necessrio inventariar formas de o obter (emprstimos bancrios, poupanas, etc). No segundo caso, seria necessrio dinheiro real que poderia ser obtido por contribuies (alunos, escola, professores, conhecidos, amigos, pais, empresas, etc), vendas (rifas, bolos, etc), entre outras.

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Previso de problemas
Ao longo deste projecto, vrios problemas poderiam surgir que nos viriam a causar transtorno e atrasos indesejveis. De forma a estarmos preparados para o que desse e viesse, ou seja, de forma a no sermos apanhados desprevenidos por um problema, procedemos tambm a uma listagem de vrios problemas com os quais nos poderamos deparar. Gerais professor; falta de material; material danificado ou sem funcionar correctamente; m gesto de tempo e de tarefas; dificuldades em obter os recursos necessrios; desorientao na pesquisa; incumprimento da calendarizao; ausncias de elementos do grupo; complicaes no contacto com as pessoas e / ou instituies doenas imprevistas e prolongadas; incapacidade de percepo de certos conceitos e/ou certas lnguas; etc. conflitos entre membros do grupo, entre a turma e / ou com o

necessrias;

Especificamente na criao da empresa falta de experincia profissional; dificuldades na obteno de crdito; burocracia na criao de empresas; carncia de criatividade (na escolha do nome, na publicidade, na

estratgia empresarial, etc);

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outros

Especificamente na organizao do evento cancelamentos de ltima hora por parte do local, dos cozinheiros, poucos convidados poderem comparecer; comida do jantar queimar; falta de ideias para a decorao do local; condies meteorolgicas adversas; recusa de certas entidades em colaborar; recolha insuficiente de dinheiro; outros dos animadores, etc;

Para estes problemas deveramos, portanto, estar devidamente preparados com planos alternativos para que a sua aco no fosse demasiado nefasta na evoluo dos trabalhos.

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Diviso de tarefas
Para facilitar o desenvolvimento deste projecto que pretendamos levar a cabo procedemos a uma diviso das vrias tarefas a realizar a nvel de grupo (para a criao da empresa e a organizao do evento). Ana Lopes Identificao dos recursos necessrios e de modos Pesquisas junto das instituies de apoio Redaco dos relatrios; Elaborao do oramento; Recolha de dinheiro. Previso de problemas que podem surgir; Pesquisa junto de empresas do ramo da de os obter; formao de empresas; Miguel Silva

contabilidade; Flvio Almeida Sara Pinheiro Redaco dos relatrios; Colaborao da criao do vdeo de turma; Recolha de dinheiro. Elaborao do cronograma; Pesquisas junto de instituies de crdito; Redaco dos relatrios; Elaborao do oramento; Recolha de dinheiro. Contactos com empreendedores; Preparao da apresentao oral; Redaco dos relatrios; Elaborao do oramento; Recolha de dinheiro.

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Cronograma
De modo a que pudssemos organizar-nos a nvel temporal, para que no houvesse atrasos indesejveis e pudssemos cumprir os prazos estabelecidos pela professora, decidimos elaborar um cronograma no qual definimos datas-limite para a concluso de determinadas actividades. Datas Tarefas a desenvolver Definio: - do projecto de turma; - dos grupos de trabalho; - dos projectos de grupo; 3-1-07 a 23-1-07 Explicitao: - dos objectivos pretendidos; - do trabalho individual; - de dvidas iniciais existentes; 24-1-07 a 30-1-07 31-1-07 a 13-2-07 14-2-07 e 15-2-07 14-2-07 Articulao dos vrios projectos de grupo num Trabalho para o livro de curso 2006/2007. Elaborao do anteprojecto; Trabalho individual. Trabalho individual. Entrega e apresentao do anteprojecto; Avaliao intermdia. Entrega do trabalho individual; Entrega do portflio; Avaliao intermdia. Desenvolvimento do projecto de criao da Entrega do trabalho final da criao de empresa fim comum. 16-2-07 17-2-07 a 8-3-07 9-3-07

empresa. e do portflio.
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10-3-07 a 23-3-07 24-3-07 a 9-4-07 10-4-07 a 11-5-07 11-5-07 14-5-07 a 25-5-07 25-5-07 4-6-07 a 8-6-07

Apresentao dos trabalhos finais de criao de Avaliao final de perodo. Frias da Pscoa. Finalizao dos trabalhos com o livro de curso. Organizao do evento. Realizao do evento. Reflexo crtica sobre o desenrolar do projecto Entrega do trabalho final da reflexo. Avaliaes finais de perodo.

empresa;

de turma e redaco do relatrio dos trabalhos.

Os prazos estabelecidos podero sofrer alteraes ao longo do decorrer dos trabalhos, dependendo de acontecimentos que possam requerer essa mesma alterao.

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Reflexo crtica
A disciplina de rea de Projecto foi uma novidade que surgiu pela primeira vez no nosso plano curricular este ano. Deste modo, tanto a professora como ns nos encontrvamos em territrio desconhecido, com o qual, ao longo dos trs perodos de trabalho, nos fomos ambientando e do qual fomos comeando a gostar. Esta disciplina permitia-nos desenvolver vrias competncias importantes para o nosso futuro, expressar a nossa criatividade, conhecermo-nos melhor, amadurecer como alunos (futuros trabalhadores) e tambm como pessoas, errar para poder depois acertar. No primeiro perodo organizmos um inter-rail pela Europa. Um trabalho que tinha como propsito ser mais leve, para nos ajudar a integrar-nos na disciplina, e que acabou por se mostrar muito mais trabalhoso, exigente e demorado do que esperado. Com a organizao deste inter-rail tivemos de correr, trabalhar arduamente, cooperar e dedicar-nos afincadamente, mas apesar de todas as dificuldades, o resultado final revelou-se bastante bom, tendo sido alvo de diversos elogios e obtendo elevadas classificaes finais. O inter-rail contribuiu para que ficssemos a conhecer melhor a Europa e para que ganhssemos muita vontade de viajar e ver ao vivo aquilo sobre o qual falmos ao longo das muitas pginas do nosso relatrio final. No final do primeiro perodo, um dos objectivos do trabalho, integrar-nos na disciplina, acabou por ser alcanado com sucesso. Para os segundo e terceiro perodos decidiu-se que o projecto seria s um, mas dividido em duas partes, uma terica e outra prtica. Ao longo do segundo perodo idealizmos e crimos empresas, sendo a nossa de contabilidade, denominada EmConta, Lda servios de contabilidade. Este foi um trabalho muito interessante de realizar, especialmente porque nos permitiu aprender muito sobre o mundo empresarial e do trabalho que nos espera. Como alunos de economia, no havia projecto mais adequado que a criao de empresas e, mais uma vez, a turma esteve altura, os relatrios finais foram

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avaliados com notas elevadas e novamente se ouviram elogios provenientes de diversas partes. Ao longo do terceiro e ltimo perodo, as empresas criadas juntaram-se com um objectivo comum, a organizao de um evento, um jantar de confraternizao que pretendia servir de memorial aos trs anos passados juntos no secundrio. A nossa empresa de contabilidade ficou responsvel pela parte financeira, elaborao do oramento, recebimento de dinheiro e recibos, pagamento das despesas e tambm colaborou com outras empresas em tarefas menos ligadas contabilidade. O evento acabou por ser um sucesso e, sem nos querermos repetir, foi muito elogiado pelos convidados (professores, pais e outros). Nunca pensmos que pudesse correr to bem, mas a verdade que tal aconteceu, a decorao estava fantstica, a comida deliciosa, a animao animada, a publicidade apelativa e a contabilidade organizada. Na nossa opinio, todos se empenharam positivamente nos trabalhos desenvolvidos ao longo do ano, uns mais do que outros, certo, como se pode verificar at pelas classificaes, mas no geral o balano francamente positivo. O nosso grupo em particular esforou-se sempre por ter o trabalho pronto a tempo, com boa apresentao e com tudo o requerido. Acreditamos ter sido bem sucedidos nesse aspecto. Pensamos que o nosso inter-rail estava bem organizado, s faltou mesmo realiz-lo (talvez no futuro). A nossa empresa de contabilidade pareceu-nos slida e capaz de singrar, talvez um projecto que poderemos levar a cabo daqui a uns anos, quando tivermos mais experincia profissional e formao acadmica. Quanto ao nosso papel na organizao do evento, julgamos ter sido importante, apesar de se realizar mais nos bastidores; sem as nossas contas no teria sido possvel gerir os patrocnios e doaes recebidos de forma a conseguir arcar com as despesas necessrias, bem como estabelecer qual o valor dos pagamentos dos convidados para que fosse possvel equilibrar a balana das despesas e dos ganhos, ou pelo menos faz-la pender para o lado dos ganhos; para alm de todo este trabalho relativo contabilidade, ainda colabormos com as restantes empresas em tarefas diferentes, organizao do espao no dia do evento,
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criao do vdeo apresentado alusivo aos trs anos de percurso escolar, arrumao do espao e outras tarefas mais pequenas, que agora no recordamos. Inicialmente, quando ainda tnhamos pouca experincia, cometemos alguns erros que ao longo do ano fomos corrigindo. Um dos erros mais comuns foi a chamada fuga para a frente, em que amos trabalhando fases mais avanadas do trabalho sem que tivssemos ainda completado as bases necessrias. Outro erro muito frequente foi deixar muito trabalho para os ltimos tempos, acabando depois a correr o dobro do necessrio do que se tivssemos desenvolvido o projecto ao longo do tempo, com calma. Estes dois erros, e outros menos frequentes e de menor importncia, foram deixando de ser to recorrentes medida que a experincia foi avanando. Aps esta reflexo profunda do nosso trabalho ao longo do ano chegmos concluso que fomos empenhados, trabalhadores e que aprendemos muito. Foi um ano positivo, cheio de experincias marcantes, que no futuro lembraremos com saudade e que nos sero de muita utilidade para a nossa carreira e tambm para a nossa vida. Quanto a aspectos negativos, no temos muitos a apontar. certo que ao longo do ano encontrmos vrias vezes motivos para nos queixar, algo que no estava bem, que no devia ser assim, etc. No entanto, agora no final do ano, e olhando para trs com os conhecimentos que temos agora verificamos que afinal no estava assim to mal, que na verdade era necessrio que fosse assim e no de outra maneira, que as nossas queixas no tinham, afinal, razo de ser. Ainda assim, h um aspecto que gostaramos de referir, que rea de Projecto uma disciplina muito exigente no que diz respeito a tempo, acabando muitas vezes por desviar a nossa ateno de outras disciplinas; isto pode ser um problema, especialmente no incio, quando os alunos ainda no esto muito integrados na nova rea curricular e ainda no aprenderam a conciliar tudo. um ponto que se deve ter em conta em anos vindouros, para que os alunos de ento no sintam tanto essa dificuldade. Com a ajuda da professora, do resto da turma, dos pais, de outros docentes e no docentes e de outras pessoas, conseguimos terminar o nosso
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projecto de rea de Projecto, mas este s um pequeno passo do nosso projecto de vida, um passo positivo que nos permitiu aprender muito e prepararmo-nos para os restantes que ho-de vir. Por tudo isso, obrigado!

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Concluso
Neste dois ltimos perodos crimos uma empresa e colabormos na organizao de um evento atravs da nossa empresa. No perodo anterior apresentmos um relatrio final referente criao da empresa; neste perodo concilimos as duas fases num s relatrio, dando nfase, logicamente, organizao do jantar. Ao longo deste relatrio apresentmos alguns dos aspectos integrantes do trabalho do perodo anterior que julgmos ser tambm importantes neste perodo por se encontrarem ligados com o trabalho nele desenvolvido, a preparao do evento. Fizemos tambm uma reflexo crtica profunda do nosso trabalho e do trabalho da turma ao longo de todo o ano, apresentando as nossas opinies acerca da disciplina e dos seus benefcios e malefcios (malefcios esses que no encontrmos). Atravs dessa reflexo chegmos concluso que este foi um ano cheio de trabalho, de aprendizagem e de cooperao, nele tivemos oportunidade de aprender a trabalhar em grupo e desenvolver competncias importantes para o futuro; tivemos tambm a possibilidade de aprender sobre ns prprios e de conhecer e elevar o nosso prprio potencial. Em concluso, este foi um ano positivo nesta nova disciplina de rea de Projecto, que nos permitiu desenvolvermo-nos como estudantes, futuros trabalhadores, e tambm como pessoas.

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Fontes
Para a organizao do evento no tivemos necessidade de recorrer a muitas fontes de pesquisa, somente consultmos o site http://www.jumbo.pt/, no qual se podem fazer compras atravs da internet, para consultar os preos e poder elaborar uma previso dos gastos que teriam de ser efectuados e do dinheiro que viramos a necessitar.

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