DISINFECTING PARLIAMENT 
   

Sir Christopher Kelly's Committee on Standards in Public  Life review of MPs' expenses ‐ The Shadow Report  
      Juliet Samuel 

 

 

 

 

 

 

The Sunlight Centre is a non-partisan, not-for-profit company advocating political transparency and openness.

 

                                                                                  Published by GGN Ltd    Copyright © Juliet Samuel, Sunlight Centre for Open Politics  October 2009
 

CONTENTS 
FOREWORD BY DOUGLAS CARSWELL MP ........................................................... 4  INTRODUCTION ....................................................................................... 5  1  MPS’ PAY ............................................................................................. 7 
1.1  1.2  1.4  1.5  1.6  1.7  BASIC PAY ........................................................................................................................................... 8  SUPPLEMENTARY SALARIES ................................................................................................................ 8  RELATIVE WAGE RISES ...................................................................................................................... 10  PENSIONS ......................................................................................................................................... 11  PERKS ............................................................................................................................................... 12  OVERALL  .......................................................................................................................................... 12  .

2  HOW EXPENSES WORK  ..................................................  3  . 1
2.1  THE NEW MP ................................................................................................................................... 13  2.2  HOUSE OF COMMONS ADMINISTRATION ........................................................................................ 14  2.2.I  NECESSARY FUNCTIONS ................................................................................................................................ 14  2.2.II  THE PROLIFERATION OF COMMITTEES ............................................................................................................. 14  2.2.III  A FLOW‐CHART: VISUALISING PARLIAMENTARY ADMINISTRATION .................................................................... 14  2.2.IV  ADMINISTRATIVE FUNCTIONS: A MORE DETAILED LOOK ...................................................................................... 16  2.3  THE ALLOWANCES: A BRIEF LOOK .................................................................................................... 22 

3  WHAT WORKS, WHAT DOESN’T .........................................  4  2
3.1  THE ALLOWANCES: “WHOLLY, NECESSARILY AND EXCLUSIVELY” ................................................................. 24 
3.1.I  WHAT WORKS .......................................................................................................................................................... 24  . 3.1.II  WHAT DOESN’T  ....................................................................................................................................................... 24 

3.2  OUTSIDE INTERESTS: LOBBYISTS IN THE WOODWORK ............................................................................... 27 
3.2.I  WHAT WORKS .......................................................................................................................................................... 27  . 3.2.II  WHAT DOESN’T  ....................................................................................................................................................... 27 

3.3  ADMINSTRATION: THE BUCK STOPS... WHERE? ....................................................................................... 28 
3.3.I  WHAT WORKS .......................................................................................................................................................... 28  . 3.3.II  WHAT DOESN’T  ....................................................................................................................................................... 28 

4  RECOMMENDATIONS ....................................................  1  3
4.1  4.2  4.3  4.4  4.5  SIMPLIFY AND SCALE BACK EXPENSES ............................................................................................... 32  HOLD PARLIAMENT TO ACCOUNT BY ABOLISHING ADMINISTRATIVE CONFUSION ............................. 34  . ESTABLISH AN EXPENSES BANK ACCOUNT AND USER‐FRIENDLY DATABASE  ...................................... 39  FULL PUBLICATION AND PUBLICITY ................................................................................................... 41  MEANGINFUL PENALTIES FOR BREAKING THE RULES ......................................................................... 42 

CONCLUDING REMARKS ....................................................  4  4
APPENDIX ............................................................................................................................................. 45 
   

LIST OF FIGURES   
Figure 1: Income distribution ‐ Number of people (millions) versus income (£ per week) ................................. 8  Figure 2: Many MPs already receive extra salaries ............................................................................................. 8  Figure 3: MPs are paid adequately compared to politicians in other developed countries  ............................... 9  . Figure 4: Members of Parliament salaries  ........................................................................................................ 10  Figure 5: Members of Parliament salaries per thousands of people represented ............................................ 10  Figure 7: Exchequer contributions to pension funds ......................................................................................... 11  Figure 8: MP contribution and accrual rates ..................................................................................................... 11  Figure 9: Visualisation of House of Commons and Expenses Administration ................................................... 15  Figure 10: Detailed information on Administrative Bodies ............................................................................... 17  Figure 11: List of expenses ................................................................................................................................. 22  Figure 12:  Expenses administration ‐ the case for simplification ..................................................................... 29  Figure 13: Artist's impression of the Olympic Village ........................................................................................ 32  Figure 14: Proposal for a reformed administrative structure for MPs’ expenses ............................................. 34  Figure 15: Number of official roles in expenses system is dramatically reduced .............................................. 35  Figure 16: An MPs' expense debit card  ............................................................................................................. 39  . Figure 17: Mock‐up of a transparent expenses database .................................... Error! Bookmark not defined.  Figure 18: Schedule of sanctions to dis‐incentivise corruption ......................................................................... 43     

   

FOREWORD  by Douglas Carswell MP
       

Cleaning  up  Westminster  is  too  important  a  task  to  leave  to  MPs,  quangocrats  or  professional  commentators. That  is  why  this  report  is  so  important.           The  House  of  Commons  got  into  a  mess  over  MPs  expenses  because  the  political class failed to be straight with people. Without transparency, those  in  SW1  created  a  system  of  generous  tax‐free  allowances  and  off‐balance  sheet  accounting.  Without  openness,  Westminster  developed  the  ethics  of  Enron.     Elected  lawmakers  must  have  some  recourse  to  public  funds  to  do  their  jobs.  MPs  do  need  to  be  paid.   If  not,  only  rich  plutocrats  could  stand  for  office. But whenever public money is spent, the public has an absolute right  to see how their money gets spent.     Defending the indefensible on the basis that it was all “within the rules” will  not do. It has merely shown quite how far our Parliament – the nation’s rule  makers  –  have  lost their  way. Change  does  not  just  mean  cleaning  up  expenses. It means restoring purpose to Parliament.     Changing  behaviour  can  require  external  discipline. But  it  is  not  enough  to  impose  a  requirement  on  every  MP  to  publish  details  of  what  they  claim.   Changing the behaviour of our politicians also means making sure that every  MP faces a properly competitive election contest every few years. And that  means  the  option  of  open  primaries  and  recall  elections  in  every  constituency.        We need a new deal in politics; an end to MPs perks, fewer politicians, real  legislative work rather than self‐aggrandising, citizen lawmakers rather than  professional politicians. That will only happen when we get proper, genuine  accountability. 

4   

INTRODUCTION
“How we see our role is basically to clean  up  the  expenses  system;  to  do  so  in  a  way which helps begin what I'm sure will  be  a  long  and  difficult  process  of  restoring trust in public office holders.”  Sir  Christopher  Kelly,  Chair  of  the  Committee  on  Standards  in  Public  Life,  on  the  Andrew  Marr  Show,  14th  June  20091  Time and time again, at the recent hearings of  the  Committee  on  Standards  in  Public  Life,  the  same mantra was repeated: “The prime purpose of  your  Committee  and  generally,  I  suspect,”  said  John Drysdale of Transparency International, “is to  restore the trust and confidence in Parliament and  in MPs.”  Unlike  the  official  Committee’s  report,  this  report  does  not  seek  to  rebuild  public  trust  in  Parliament or British democracy. That outlook has  the issue backwards. Instead, we ask Parliament to  trust  the  citizens  of  this  country  –  to  trust  them  with information, with access, and with powers to  hold politicians to account.  If  politicians  want  respect  while  continuing  to  spend public money, they have to show that they  realise  it  is  just  that  –  public  money.  With  public  money  should  come  a  public  expenses  bank  statement,  a  public  expenses  database  and,  ultimately,  the  sovereignty  of  public  judgment  on  how expenses are used.  Instead,  we  see  the  government  setting  up  a  new  “independent”  bureaucracy  to  play  the  king  over  expenses,  with  absolutely  no  statutory  publication  requirements.  We  see  redactions,  obfuscation  and  mere  lip  service  paid  to  the  idea  of accountability.  That  is  why,  in  this  alternative,  “shadow”  report  to  Parliament’s  expenses  inquiry,  we  recommend full publication of all expenses, scaling   back  the  scope  for  abuse  and  bringing  all  the  obscure decision‐making bodies, ad hoc audits and  investigatory procedures into full view. 

                                                            
BBC:  http://news.bbc.co.uk/1/hi/programmes/andrew_marr_show/ 8099326.stm 
1

Specifically, we recommend that Parliament:

1. SIMPLIFY AND SCALE BACK EXPENSES: Provide MPs with housing in the  Olympic Village and stop paying generous extra salaries to party Whips  and obscure officials.   2. HOLD PARLIAMENT ACCOUNTABLE BY ABOLISHING REDUNDANT BODIES:  Get rid of the buck‐passing committees and bureaucracies by cutting at  least 32 officials out of the expenses system.  3. ESTABLISH A SINGLE MPs' BANK ACCOUNT, A PUBLIC DATABASE AND FULL  AUDIT: Let the public check MPs’ expenses statements just as we check  our own bank statements and set up a properly audited public database.  4. PUBLISH EVERYTHING AND OPEN UP ACCESS: Remove the gag on the  Commissioner, bring parliamentary investigations out of the shadows  with televised press conferences and put lobbyists on a compulsory  register.  5. IMPOSE PUNISHMENTS FOR MPs WHO ABUSE THEIR POWER: Give citizens  the right to trigger by‐elections and make it possible to get rid of  dishonest Members.  
Overall, we calculate that these changes are worth about £75 million in savings in  the parliamentary budget (for a breakdown of this figure, see page 31). 
5   

The following report goes through the expenses system in four parts:     ‐ In  Section  One,  it  is  shown  that  MPs  cannot  fall  back  on  the  excuse that they are underpaid – by every comparator, MPs are  quite adequately paid.    ‐ Section  Two  explain  exactly  how  decisions  get  made  in  the  expenses system, who is responsible for what (Section 2.2), and  provide  a  brief  outline  of  when  different  expenses  were  introduced and what evidence is required to claim them (Section  2.3).    ‐ In  Section  Three,  the  report  details,  point  by  point,  where  the  current  system  fails.  The  various  allowances  are  dealt  with  in  Section  3.1,  outside  interests  in  Section  3.2,  and  parliamentary  administration in Section 3.3.    ‐ Finally,  Section  Four  outlines  which  expenses  need  to  be  abolished, how information about expenses should be published,  and what a fully transparent and accountable system would look  like.            AUTHOR BIOGRAPHY: Juliet Samuel  Juliet spent the last four years studying for  her BA in Social Studies at Harvard  University. She specialised in the work of  theorists such as Hannah Arendt and  Walter Benjamin and continues to be a  contributing writer to the DC‐based  magazine, Reason. She returned to join  the Sunlight Centre for Open Politics in  June and has spent three months getting  to grips with the expenses crisis and what  it means for British democracy. 

6   

   

1 MPs’ PAY

  The  most  common  narrative  of  the  current  expenses crisis takes its roots back twenty or thirty  years.  In  one  version,  the  issue  goes  back  to  Thatcher  who,  it  is  said,  set  up  a  generous  expenses  system  in  order  to  avoid  giving  MPs  a  politically  tricky  salary  raise.  These  and  similar  narratives are based on the premise that MPs have  been consistently underpaid for their work for the  last few decades.  The  perceived  solution  is  supposedly,  therefore,  to  increase  MPs’  salaries  and  thereby  avoid  covert  and  corrupt  pay‐rises  through  the  expenses  system.  Advocates  of  this  policy  also  suggest that it be accompanied by an abolition or  significant  reduction  in  the  amounts  claimable  on  expenses.  The  assumption  that  MPs  are  underpaid,  however,  needs  to  be  examined.  By  any  relative  measure, MPs seem to be well‐paid. Whether one  examines basic pay, ministerial salaries, compares  their remuneration with those of other developed  countries’  politicians  or  compares  their  pension  schemes,  the  answer  is  the  same:  There  is  little  case for a pay rise. 

   

LOGICAL FALLACY: The “woefully underpaid” political classes

David Blunkett MP, in his submission to the Committee on Standards in Public Life (CSPL):  “...the most logical  change would be to bite the bullet and pay MPs the kind of salary they would expected to receive in equivalent  jobs – head of a further education college, a doctor after several years in practice, or a senior civil servant...”2  The Times leading editorial, 22nd April 2009: “The truth is that our politicians are woefully underpaid. This is  not a popular thing to say. But if we want a professional political class, we must pay professional rates.”3  Brian Donohoe MP, in his submission to the Committee on Standards in Public Life (CSPL): “Historically, MPs'  remuneration has eroded in real terms. Many members feel aggrieved about this, and to a large extent this  forms the backdrop to the recent controversy.”4 As reported in the Baker Review of Parliamentary Pay and Pensions, three non‐front‐bench members of the  Members Estimate Committee recommended a substantial pay rise for themselves: “[Their memorandum]  argues that the MPs’ salary should be increased by £650 a year (the figure proposed by the SSRB) above  indexation for three years, with a final increase to £75,000 to take effect immediately after the next general  election.”5  Kevin Barron MP, in his submission to the CSPL: “You could argue that the reluctance by parliament to  increase salaries is one of the reasons why you [the Committee on Standards in Public Life] are involved. [...] I  agree it would be possible but perhaps impractical to increase the level of basic pay to form part of simplifying  current arrangement.”6  Verdon Bogdanor, in an article in The Times, 14th May 2009: “Margaret Thatcher, he recalls, ordered an  independent review that recommended rises that would make even Jacqui Smith blush. But that would have  enraged voters. So Mrs Thatcher rejected it.  MPs were furious. To appease them, they were encouraged to  supplement their salaries through the expenses system. Recompense would replace remuneration.”7  

                                                            
2 3

 CSPL evidence, 2009: http://www.public‐standards.gov.uk/Library/MP_Exp_E1_Rt_Hon_David_Blunkett_MP.pdf.   The Times, April 2009: http://www.timesonline.co.uk/tol/comment/leading_article/article6143456.ece.  4   CSPL evidence, 2009: http://www.public‐standards.gov.uk/Library/MP_Expenses_E494_Brian_Donohoe_MP.pdf.   5  Baker Review: http://baker‐ review.ome.uk.com/binary/documents/Review%20of%20Parliamentary%20Pay%20and%20Pensions%20by%20Sir%20John%20Baker%20C BE.pdf p6.  6  CSPL evidence, 2009: http://www.public‐standards.gov.uk/Library/MP_Expenses_E201_Kevin_Barron_MP.pdf.  7   The Times, May 2009: http://www.timesonline.co.uk/tol/comment/columnists/guest_contributors/article6282598.ece.  

7   

   

ARE MPs UNDERPAID?
   

1.1 BASIC PAY 
The  basic  salary  of  an  MP  is  currently  £64,766.  This  already  puts  the  vast  majority  of  MPs  in  the  top decile group for income – i.e., richer than 90%  of the population. An MP with a dependent spouse  and two young children paying average council tax,  for example, is nonetheless still making more than  92%  of  the  population  at  large.8  And  in  gross  income alone, MPs make over 250% more than the  average annual salary of £24,908.9  Moreover, the job of being an MP carries with  it numerous privileges aside from salary, including  social  status  and  a  sense  of  meaning  and  satisfaction derived from serving the public. Given  that  there  is  no  shortage  of  potential  parliamentary  candidates,  it  seems  clear  that  the  combination  of  a  good  salary  level  and  non‐ monetary  attractions  are  both  sufficiently  attractive  as  to  making  standing  for  office  competitive.   

  Figure 1: Income distribution ‐ Number of people 
(millions) versus income (£ per week)13 

 

    Figure 2: Many MPs already receive extra salaries14
Pay (£)  Total (£)

Prime Minister Cabinet Minister and  Lord Chancellor  Minister of State Parliamentary Under  Secretary of State  Solicitor General and  Advocate General  Government Chief Whip Government Deputy  Chief Whip  Government Whip and  Assistant Whips  Speaker Chairman of Ways and  Means (Deputy Speaker)  First and Second Deputy  Chairman of Ways &  Means  Select and Standing  Committee Chairs  Leader of the  Opposition  Opposition Chief Whip Deputy Opposition Chief  Whip 

132,923  79,754  41,370  31,401  69,491  79,754  41,370  26,624  79,754  41,370  36,360 

197,689 144,520 106,136 96,167 134,257 144,520 106,136 91,390 144,520 106,136 101,126

1.2 SUPPLEMENTARY SALARIES 
On  top  of  this  basic  salary,  many  MPs  are  paid  supplementary  salaries.  Latest  figures  suggest  that  there are now 32 ministers of state, who each earn  a supplementary salary of £41,370, for a total salary  of  £106,136.  There  are  also  currently  23  Cabinet  ministers, who each earn a supplementary salary of  £79,754, for a total salary of £144,520.10,11  Including  Whips  and  other  Commons  officials,  there are already 83 MPs (that is, 12.8% of all MPs)  earning over £100,000 per annum, putting them in  the top 2% of earners.12               

Up to  14,366  73,617  41,370  26,624 

Up to  79,132  138,383 106,136 91,390

                                                            
8

 Calculated by the Institute of Fiscal Studies for a family of four  paying a council tax of £1421:  http://www.ifs.org.uk/wheredoyoufitin/.  9  National Statistics:  http://www.statistics.gov.uk/cci/nugget.asp?id=285.   10  House of Commons Factsheet M06, May 2009:  http://www.parliament.uk/documents/upload/M06.pdf   11  Number of Cabinet and junior ministers, Downing Street  website: http://www.number10.gov.uk/Page19564.   12  Calculated by the Institute of Fiscal Studies for a family of four  paying a council tax of £1421:  http://www.ifs.org.uk/wheredoyoufitin/. 

                                                            
 Institute of Fiscal Studies:  http://www.ifs.org.uk/wheredoyoufitin/.   14  Notes: “Pay” is supplementary pay for ministerial post; “Total”  includes  parliamentary  salary  of  £64,766.  Only  Chairs  of  committees  appointed  under  Standing  Order  152  receive  extra  pay.  Standing  Committee  Chairman  pay  depends  on  length  of  service. 
13

8   

   

1.3 COMPARISONS WITH OTHER DEVELOPED COUNTRIES
Comparisons  with  other  developed  countries  also  show  that  British  parliamentarians  are  relatively  well‐paid:  Figure 3: MPs are paid adequately compared to  politicians in other developed countries15 

   
     

Country and  currency 

Salary in £,  converted  using  Purchasing  Power  Parity  60,675  56,471  75,779  57,941  59,231  58,866– 62,621  101,039  64,336  51,471 

Difference  from UK  salary in £ 

Difference  from UK in  % 

Population per  lower/salary  single chamber  member in  thousands  

UK   Australia   Canada   France   Germany   Ireland  

n/a  ‐4,204  +15,104  ‐2,734  ‐1,444  ‐1,809– +1946  +40,364  +3,661  ‐9,204 

n/a  ‐7%  +25%  ‐5%  ‐2%  ‐3%–+3% 

94  133  107  111  134  24 

Italy   Netherlands   New  Zealand   Norway   Spain   Sweden   USA  
15

+67%  +6%  ‐15% 

94  113  33 

43,621  29,233  42,805  101,975 

‐17,054  ‐31,442  ‐17,870  +41,300 

‐28%  ‐52%  ‐29%  +68% 

30  129  26  696 

              Notes  (i) This table compares gross  base salaries, before tax,  social security, pension  contributions, etc. They take  no account of allowances,  free travel and other  entitlements. Most salaries  for members of Parliaments  are taken from the respective  Parliament or Government  websites but data for Ireland  and Norway were obtained  from official sources in those  countries. Salaries for Heads  of Government were taken  from official sources where  possible but some are based  on press reports. The figures  were checked on 15  November 2007. (ii)  Purchasing Power Parities  (PPP) are used to convert  salaries in national currencies  to the equivalent purchasing  power in Sterling. This  provides a better comparison  of relative value than  conversion using (often more  volatile) exchange rates. The  PPP rates have been  calculated from the OECD  2006 PPP rates, the latest  available.  (iii) Currently salaries of  members of the European  Parliament (MEPs) are the  same as those of members of  EU national Parliaments, so  MEPs from the UK are paid  the same as MPs. However,  MEPs’ allowances are  determined by the European  Parliament. From 2009 MEPs  will be paid 38.5% of the  basic salary of a judge of the  European Court of Justice. 

                                                            
 Senior Salaries Review Body, Parliamentary pay, pensions  and allowances 2007, Report No 64, January 2008, Cm 7270‐1,  Appendix C:  http://www.ome.uk.com/downloads/Review%20of%20Parlia mentary%20pay%202007%20volume%202.pdf.pdf. 

9   

   
  Measured both by the sterling value of parliamentary salaries and by pay per size of population the member  represents, the UK is close to the middle of the spectrum:   
Figure 4: Members of Parliament salaries (equivalent in £)16  Figure 5: Members of Parliament salaries per  thousands of people represented (equivalent in £)17 

 

 

 

1.4 RELATIVE WAGE RISES 
Nor have MP’s salaries fallen behind the national average wage:   Figure 6: MP’s salary and other indices (1990 = 100) 18 

 

                                                            
16 17

 For Ireland, an average of the maximum and minimum salaries has been used.   For Ireland, an average of the maximum and minimum salaries has been used.  18  Senior Salaries Review Body (January 2008), Review of Parliamentary pay, pensions and allowances 2007:  http://www.ome.uk.com/downloads/Review%20of%20Parliamentary%20pay%202007%20volume%201.pdf.pdf, p14.  

10   

 

1.5 PENSIONS 
In  order  to  calculate  the  actual  value  of  an  MP’s  total  compensation  package  it  is  also  necessary  to  take  into  account  the  Commons  pension scheme.   MPs  are  currently  enrolled  in  an  unusually  generous  pension  scheme,  even  among  other  public  sector  bodies.  Members  can  choose  an  accrual  rate  of  1/40th  or  1/50th,  meaning  that  for  every ten years' service they are entitled to receive  a pension worth a quarter of their final salary, i.e.,  an  MP  voted  out  in  2010  after  just  five  years'  service would receive £8095.75 per year from the  age  of  65,  (over  38%  more  than  the  basic  state  pension  of  £4953  per  year).19  MPs’  accrual  rates  also  compare  favourably  with  a  normal  accrual  rate  in  the  public  sector  of  1/80th,  and  one  of  1/60th in the private sector.20  The SSRB calculated in 2007 that the Exchequer  would  need  to  contribute  20%  or  22%  of  a  Member's  pensionable  pay  (depending  upon  whether  the  Member  contributed  at  the  then‐ standard  rates  of  6%  or  10%).  This  compared  favourably  with  other  public  sector  pension  schemes:  Figure 7: Exchequer contributions to associated  pension benefits as a percentage of pensionable  pay21 (Source: Watson Wyatt) 
Pension Scheme  Parliamentary Pension  Fund – 40th accrual rate  (before max. benefits)1  Parliamentary Pension  Fund – 50th accrual rate  (before maximum  benefits)1  Armed Forces (Colonel) 2  Civil servic2  Local government2  NHS32  Police (Chief  superintendent) 2  Teachers2  Private sector (median) 
19

Defined benefit % of  pensionable pay  22 

20 

28  18  11  13  11  13  17 

The  above‐stated  Exchequer  contribution  rate  was  revised,  however,  this  year.  According  to  the  Leader  of  the  House,  Harriet  Harman,  increased  life  expectancy  meant  that  Exchequer  contributions  were  going  to  have  to  rise  further  above  the  SSRB's  recommended  level  of  20%.  In  response,  Harman  announced  that  the  cap  on  accrual  (set  at  2/3  of  final  salary)  would  be  extended  to  a  formerly  excluded  group  of  MPs  (those MPs over 65 who joined the scheme before  June  1989).  In  addition,  Member  contributions  rose:   Figure 8: MP contribution and accrual rates22  Former  Revised  Accrual rate Member  Member  contribute  contribution  rate (% of  (% of salary)  salary)  6.00% 7.90% 1/50th   10.00% 11.90%  1/40th   Harman  assured  Parliament  that  these  measures would bring the Exchequer contribution  back down to its acceptable 20% level. In order to  determine  whether  the  Government  Actuary  is  correct  in  this  forecast,  it  would  be  necessary  to  conduct  a  full  review  of  its  assumptions  and  calculations, e.g., its investment strategy and stock  market forecasts. The SSRB is currently engaged in  this review and will report later this year.   It is certainly true that Exchequer contributions  have risen disproportionately in the past six years  (from 13% to 32.2%)23,24, although this was in part  to make up for its under‐contribution since 1989.25  It  remains  to  be  seen  if  the  SSRB  will  recommend  significant  changes  that  will  reduce  the  Exchequer  contribution  to  its  previously  recommended  20%  level.  For  the  moment,  however,  Exchequer  contributions  remain  at  31.6%  of  Members'  pension  fund.  MPs'  pensions  are  therefore  worth  between  £12,953  (at  the  SRRB’s  unmet  target  of  20%  contributions)  and  £20,466  per  year  (at  this  year's  actual  contribution level). 

                                                            
  DirectGov, “Understanding the Basic State Pension:  http://www.direct.gov.uk/en/Pensionsandretirementplanning/St atePension/Basicstatepension/DG_10014671   20 th  1/80  is the common accrual rate for NHS workers and  teachers: http://www.iea.org.uk/files/upld‐book428pdf?.pdf,  th p13; 1/60  is the most common accrual rate for private sector  workers on a defined benefit scheme:  http://www.ifs.org.uk/wps/wp1707.pdf, p12. Accompanying  Notes: 1. For an average PCPF member aged 54. See Vol 2 for the  full assumptions; 2. See Vol 2 for changes to be introduced to the  above public sector schemes other than the PCPF.  21  Senior Salaries Review Body (January 2008), Review of  Parliamentary pay, pensions and allowances 2007:  http://www.ome.uk.com/downloads/Review%20of%20Parliame ntary%20pay%202007%20volume%201.pdf.pdf, p28. 

     
                                                            
 Written ministerial statement from the Leader of the House of  st Commons, Harriet Harman, 31  March 2009.  23  For the 13% figure, see Figure 7.   24  For the 32.3% figure, see Written Ministerial Statement from  st the Leader of the House of Commons, Harriet Harman, 31   March 2009.  25  For further details, see Senior Salaries Review Body (January  2008), Review of Parliamentary pay, pensions and allowances  2007:  http://www.ome.uk.com/downloads/Review%20of%20Parlia mentary%20pay%202007%20volume%201.pdf.pdf, p26.  
22

11   

   

1.6 PERKS 
Finally,  MPs’  salaries  are  supplemented  by  several perks, some taxable and some not. (Note:  these perks are distinct from expenses, which are  listed in the next section, in that they do not exist  solely for the stated purpose of enabling an MP to  do her job). Of note are:  ‐ The  free  service  of  a  parliamentary  tax  advisor, enabling MPs to avoid navigating the  complex  tax  system  themselves  or  paying  privately for an accountant.  Spouse  and  children  can  expense  30  round  trips  between  an  MP's  constituency  and  Westminster.  Redundancy  and  “winding‐up”  payments  upon  retirement  or  election  defeat  (see  Section 2.3 for details).  Subsidised  food  and  drink  available  in  the  House's restaurants, at a cost to the taxpayer  of  £6.1million  (2007‐2008).26  (Conservative  leader  David  Cameron  recently  promised  to  abolish this subsidy if his party wins power in  2010).  Ministers  also  benefit  from  the  use  of  the  Government Car Service to take them to and  fro. In 2007‐08, the CGS had 168 drivers and  171  cars  at  a  cost  of  £14  million  in  car  services.27 

1.7 OVERALL 
While  it  might  be  true  that  the  government  used  the  expenses  system  as  a  way  to  covertly  supplement basic pay, it does not therefore follow  that  MPs’  pay  is  insufficient.  By  most  measures  MPs  are  well‐paid.  We  suggest  that  the  impression  otherwise  originates  in  the  comparatively  high  pay  of  those  in  the  social  sphere  that  many  MPs  occupy,  a  factor  that  it  would  be  perverse  for  Parliament  to  take  into  account  if  it  aims  to  attract  Members  of  increasingly diverse socio‐economic backgrounds.  

                                                            
 An FOI made publicly through WhatDoTheyKnow.com:  http://www.whatdotheyknow.com/request/subsidies_on_mps _facilities_at_w.    27  Government Car Service annual report 2007‐2008:  http://www.dft.gov.uk/gcda/docs/GCDA%20Annual%20Report %20and%20Accounts%202007‐08.pdf, all three quoted figures  available, respectively, on p. 21, p. 171 and p. 36. 
26

12   

        

2  HOW EXPENSES WORK

  Few  people  have  a  clear  grasp  of  the  administrative  system  operating  within  the  House  of  Commons.  Both  MPs  and  newspaper  articles  frequently  refer  to  the  vague  “House/Commons  authorities”  and  the  “Fees  Office,”  the  latter  of  which no longer exists (it was absorbed into a new  body  called  the  “Operations  Directorate”  in  2001).28 Many MPs are also in the dark about what  regulatory,  advisory,  and  administrative  bodies  contribute  to  the  rules  and  guidelines  governing  their expenses.   This  section  will  therefore  briefly  outline  the  situation  that  MPs  encounter  upon  entry  to  the  House  of  Commons  and  then  explain,  in  some  detail,  the  network  of  committees  and  administrative bodies operating behind the scenes.  Finally, for reference, it will briefly enumerate the  type  and  amount  of  MPs'  currently  claimable  expenses.   

‐ ‐

Member.  MPs  might,  however,  consult  it  as issues arise).  o Induction:  optional  organized  meetings  after a General Election and optional one‐ on‐one meetings.  o Supplementary  written  materials  on  particular areas of concern.  Practice notes: written by the Committee on  Members' Allowances.  Other MPs, particularly senior MPs who have  been in the House a long time and “know the  ropes.”  The Party or Whips: central party authorities,  induction meetings or conversations with the  Whips  might  give  new  MPs  to  know  what  constitutes appropriate use of their expenses. 

2.1 THE NEW MP 
MPs  have  several  sources  of  information  when  it  comes to using their expenses:  ‐ the  Operations  Directorate  (incorporates  what was formerly called the “Fees Office”)  o Expenses  Advice  Team  (EAT):  an  advice  phone line for Members.  o The  Green  Book,  written  by  the  Committee on Members’ Allowances with  occasional  minor  alterations  by  the  Members'  Estimate  Committee  and  the  Committee on Members' Allowances (the  Green  Book's  length,  however,  makes  it  unlikely  reading  material  for  a  busy,  new 

                                                            
  Examples of “House Authorities” or “Commons Authorities”  use:  Harriet Harman –  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200809/cmhans rd/cm090128/text/90128w0009.htm; ePolitix:  http://www.epolitix.com/latestnews/article‐ detail/newsarticle/commons‐pressured‐on‐union‐recognition/;  David Amess MP –  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200809/cmhans rd/cm090128/text/90128w0009.htm; The Guardian:  http://www.guardian.co.uk/politics/blog/2009/may/08/mps‐ expenses‐leak‐police‐investigation.  Examples of incorrect  “Fees Office” use:  The Scotsman ‐  http://news.scotsman.com/politiciansexpenses/Commons‐ Fees‐Office‐staff‐.5519795.jp;   Telegraph –  http://www.telegraph.co.uk/news/newstopics/mps‐ expenses/5340392/MPs‐expenses‐secretive‐fees‐office‐ exposed.html;  The Guardian –  http://www.guardian.co.uk/commentisfree/2009/may/15/co mmons‐fees‐office‐mps‐expenses; the BBC –  http://news.bbc.co.uk/1/hi/uk_politics/8104383.stm#duncan_ alan. 
28

  They are also face conflicting pressures:  ‐ Public pressure to appear virtuous under the  scrutiny  of  constituents  and  newspapers.  Some  MPs  were  aware  that  information  would come out and some were not, but this  pressure seems likely to be particularly strong  in  marginal  constituencies,  where  small  numbers of votes count.  ‐ Peer  pressure  to  do  what  others  are  doing  (not  to  be  outright  fraudulent  or  a  “goody‐ two‐shoes”).  ‐ Political  pressure  from  the  Party  to  make  sure its image is not tarnished.  ‐ Personal  moral  pressure  to  do  what  they  think is right.  ‐ Pressure  to  obey  the  rules  for  fear  of  sanction,  e.g.,  temporary  suspension  from  Parliament  ‐ Time  pressure  to  instantly  get  on  top  of  casework,  join  committees,  examine  legislation,  etc.  This  time  pressure  is  particularly  exacerbated  after  a  General  Election  by  the  slowness  of  House  administration, e.g., it can take months for an  MP to gain access to an office and a phone in  the  Commons  and  for  computer  equipment  to arrive.   In  a  2005  meeting  of  the  Administration  Committee,  Grant  Shapps  MP  complained  particularly about the backlog of waiting required  to  give  new  MPs  offices  after  the  Election.  His  comments  give  an  interesting  snapshot  of  the  parliamentary  culture  into  which  new  MPs  are  inducted:  “[MPs’  refusal  to  leave  comfortable  offices]  is  all  synonymous  with  the  wrong  culture  here.  It  is  absolutely 

13   

 
ridiculous  that  we  should  have  to  wait  for six to eight weeks for offices. I think  that  about  a  fortnight  is  reasonable.  When  people  have  lost,  they  should  move  out;  when  they  have  been  downgraded  in  their  jobs,  they  should  move. All this would never ever happen  in  a  business.  The  only  reason  why  it  happens  is  because  there  are  no  financial  implications  for  which  anyone  is accountable. It is as simple as that. It  is completely the wrong culture.”29  administration,  to  introduce  different  bodies  as  it  saw  fit.  Instead  of  systematically  dividing  up  expenses‐related  functions,  the  Commission  created  and  disbanded  committees  and  bureaucracies on an ad hoc basis. It is particularly  notable  that  eleven  of  the  seventeen  relevant  sixteen  bodies  were  created  in  the  last  fifteen  years,  with  five  of  them  created  since 2000  alone  (see Section 2.2.iv).   One  salient  priority  in  all  reforms  has  always  been  to  maintain  the  sovereignty  of  Parliament  while  taking  direct  control  over  MPs'  pay  and  expenses  away  from  the  House.  Bills  relating  to  pay and expenses therefore usually emerge from a  collaboration  between  the  Commons  Commission  and  the  Government,  to  be  debated  and  voted  upon by the House.  This  has  often  resulted  in  wholesale  adoption  of  policies  recommended  by  various  committees  or quasi‐independent bodies, but in some cases, it  has  enabled  the  House  to  cherry‐pick  only  favourable  recommendations  and  to  discard  others,  e.g.,  the  Senior  Salaries  Review  Body  complained  of  the  Commons  “cherry‐picking”  its  proposals in its recent evidence to the Committee  on Standards in Public Life.30    2.2.iii A FLOW‐CHART: Visualising  Parliamentary Administration  Figure  9  (page  15)  represents  an  attempt  to  visualise  the  administrative  bodies  that  deal  with  MPs' expenses.  

2.2

HOUSE OF COMMONS  ADMINISTRATION 

  2.2.i Necessary Functions  There are, loosely, eight necessary functions of the  expenses system:  ‐ Establishing the principles that should inform  an MP's conduct.  ‐ Establishing  the  rules  that  determine  what  use is and is not allowable.  ‐ Passing  on  the  above  information  and  expectations to MPs.  ‐ Administering  the  expenses  themselves  and  refusing incorrect claims.  ‐ Auditing  receipts  and  claims  to  make  sure  they comply with the rules and principles.  ‐ Investigating  complaints  or  dubious  claims,  judging  whether  they  comply  and,  if  not,  determining  whether  the  MP's  actions  were  negligent or devious.  ‐ Deciding  upon  and  imposing  some  form  of  sanction for those who have not complied.  ‐ Publicising the entirety of this process and all  related  documents  and  records,  including  letting  the  public  know  how  they  can  lodge  complaints and access information.  These  functions  are  not,  however,  simply  divided  among the different parliamentary bodies. Instead,  a  range  of  Members'  committees,  bureaucracies,  and  appointed  committees  share  in  numerous  parts of these functions.     2.2.ii The Proliferation of Committees  The  proliferation  of  committees  concerned  with  expenses  and  Commons  administration  coincided, perhaps unsurprisingly, with the gradual  introduction  and  growing  value  and  complication  of different types of expenses (see section 2.3 for  the  dates  when  different  expenses  were  introduced).  It  fell  to  the  House  of  Commons  Commission,  as  the  legislative  sub‐body  in  charge  of  Commons 

 

                                                            
29

  Administration Committee First Report of the  Session 2005‐06:  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200506 /cmselect/cmadmin/777/777.pdf, p28. 

                                                            
30

 SSRB evidence: http://www.public‐ standards.gov.uk/Library/MP_Expenses_E680_Senior _Salaries_Review_Body.pdf, p2.  

14   

 

Figure 9: Visualisation of House of Commons and Expenses Administration31 

 

 
Notes: bills regarding the expenses system in fact come from discussions between the MEC and the government, not the Commission as  shown. Since the Commission and the MEC have the same membership, however, the arrows shown have been simplified. House of  Commons administration and the administration of expenses take place in separate systems. The blue‐highlighted area on the flow‐chart  shows Commons committees relating to the House’s administration. For more detail on House of Commons Administration, including the  official “Organogram” of its internal bodies, see Appendix A.  

                                                            
31

 Compiled from communication with officials and numerous committee and organisation websites given as sources for Figure 11. 

15   

 
‐ SOME CONCLUSIONS:    UNCLEAR  REPORTING  RELATIONSHIPS  AND  DECISION‐MAKING RIGHTS  ‐ It  is  impossible  to  create  a  simple  flow‐chart  demonstrating  clear  relationships  between  the  various  committees;  instead,  many  of  them  seem  to  “float”  alongside  one  another  in  undetermined  relationships,  occasionally  sharing information.  ‐ Incremental  role  adjustments  and  name‐ changes  have  added  to  the  sense  of  confusion  surrounding  Commons  administration.  ‐ Ultimately,  this  means  that  it  is  not  clear  which  body  is  responsible  for  decisions  relating to MPs’ expenses.  LACK  OF  COORDINATION  AND  INFORMATION‐ SHARING  ‐ Committees  share  information  on  an  ad  hoc  basis.  There  is  no  clear  system  for  pooling  information or preventing overlaps. Instead,  anybody  might  or  might  not  draw  upon  the  published  reports  of  another  when  deliberating  upon  an  issue.  Furthermore,  members  of  various  bodies  do  not  always  know  that  their  colleagues  have  produced  and  published  information  related  to  their  own inquiries.32  ‐ The  only  instance  in  which  a  committee  might draw upon all the available information  and  reports  is  during  a  detailed  review  of  a  particular  issue,  e.g.,  the  inquiry  in  MPs'  expenses  currently  being  undertaken  by  the  Sir  Christopher  Kelly  and  the  Committee  on  Standards in Public Life (CSPL). In such cases,  however,  committees  themselves  do  not  formally  give  evidence,  although  individual  members  of  different  committees  might  volunteer  their  personal  view  based  on  experience.    FURTHER  UNNECESSARY  PROLIFERATION:  IPSA  AND  THE INDEPENDENT COMMISSIONER  ‐ Similarly,  the  Independent  Parliament  Standards  Authority  (IPSA)  and  its  attached  Commissioner  for  Parliamentary  Investigations,  recently  created  by  the  Parliamentary  Standards  Act  (July  2009),  do  not  have  clear  relationships  to  any  of  the  existing  bodies,  nor  requirements  to  report  all of their activities.  There is nothing in the Act to define how IPSA  will  relate  to  most  of  the  other  committees  and  administrations.  Instead,  IPSA  is  merely  required  to  “consult”  at  least  nine  separate  bodies or officials when reviewing the rules,  whereupon  the  Speaker  takes  control  of  laying its proposals before the House.33  The  Committee  on  Standards  and  Privileges  has the right to “accept, modify or reject” any  of the IPSA’s recommendations in relation to  disciplinary action.  In  relation  to  releasing  information,  the  Bill  is  silent  other  than  to  say,  “The  IPSA  may  publish a direction it has given.”34  The  position  of  the  newly  created  Commissioner  for  Investigations  is  similarly  undetermined  in  relation  to  the  committees  and  to  the  existing  Commissioner  for  Standards,  as  is  the  nature  of  this  office's  attachment to IPSA.   All  details  on  how  IPSA  will  relate  to  the  newly created Commissioner, the Committee  on  Standards  in  Public  Life,  the  Director  of  Public  Prosecutions,  the  police,  or  anyone  else,  are  left  up  to  IPSA  to  decide  in  consultation  with  the  CSPL.  The  Commissioner  cannot,  therefore,  be  said  to  be independent.35  The  Commissioner  is  not  charged  to  report  or  publish  her  findings  in  cases  where  the  Member has simply paid back the incorrectly  claimed  expense,  nor  is  she  required  to  publish details of dismissed complaints.36   2.2.iv Administrative Functions: A more  detailed look37  Figure 11, below, provides more detail on the  various bodies that appear in the above flow‐ chart (Figure 10)

                                                            
33

                                                            
32

 For an example, see: Administration Committee Post‐ Election Services Report, 2005‐2006, Kevan Jones MP’s  request for a copy of the annual Senior Salaries Review Body  report, which is published online:  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200506/cmsel ect/cmadmin/777/777.pdf, p 42.  

 Parliamentary Standards Bill:  http://www.parliament.uk/documents/upload/parlystan‐ bill.pdf, p2.   34  Parliamentary Standards Bill:  http://www.parliament.uk/documents/upload/parlystan‐ bill.pdf, p6.   35  Parliamentary Standards Bill:  http://www.parliament.uk/documents/upload/parlystan‐ bill.pdf, p6.  36  Parliamentary Standards Bill:  http://www.parliament.uk/documents/upload/parlystan‐ bill.pdf, p5.   37  Information compiled from the parliamentary websites of  the various bodies mentioned and from communications with  Parliamentary and government officials.

16   

 
Figure 10: Detailed information on Administrative Bodies  Note: This is not an exhaustive list of information about the relevant bodies. It also does not lay out, in detail,  the internal workings of House administration (readers interested in the House’s running can view the official  “organogram”  of  its  structure  in  Appendix  A).  Instead,  this  table  is  primarily  focused  on  different  bodies’  functions and publications as they relate to the expenses system. 

 
Body  Founded  Current  Stated function as it relates to either  chair/head  House of Commons Administration or  MPs’ Expenses  Speaker  John  Bercow  MP  Responsible for supervising the  administrative rules and running of the  House of Commons, including approving  the level of pay for House staff. Works  with the government to put bills related  to Commons administration before the  House. Establishes other Committees,  e.g., the Members Estimate Committee.  Produces and scrutinises House of  Commons budget; monitors spending;  approves expenses Practice Notes.  Was originally four Commons  committees  on domestic  administration; combined in 2005.  Considers services provided to MPs and  the public by the House e.g., catering,  breastfeeding in the House.41 Represents  MPs' views to the Commission.  Established to incorporate views of five  former domestic committees (e.g.  Catering and Information).  Publications  Membership

House of  Commons  Commission38 

1978 

Meeting minutes  since 2008; annual  reports since 1998. 

Five MPs: the  Speaker, the  Leader, Shadow  Leader and  three other  MPs. 

Finance and  Services  Committee39  Administration  Committee  (formerly five  separate  domestic  Committees of  the House)40 

1999 

Sir Stuart  Bell MP 

Meeting minutes  since 2005. 

Eleven MPs.

1998/  2005 

Frank  Doran MP 

Meeting minutes  since 1999; special  reports on select  issues as well as  written and oral  evidence given for  reports, e.g., IT  provision in the  Commons. 

Nine MPs.

                                                            
  House of Commons Commission website: http://www.parliament.uk/about_commons/house_of_commons_commission_.cfm     Finance and Services Committee website:  http://www.parliament.uk/parliamentary_committees/finance_and_services_committee.cfm   40   Administration Committee website: http://www.parliament.uk/parliamentary_committees/admin.cfm. This should not be  confused with the pre‐2005 Administration Committee website, when the AC was one of four domestic Committees of the  House. In 2005 these four committees were merged and their responsibilities taken over by what present Administration  Committee. The pre‐2005 AC website can be found here:  http://www.parliament.uk/parliamentary_committees/administration_committee.cfm   41  For deliberations on breastfeeding in the Commons, see:  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200001/cmselect/cmadmin/478/47803.htm#1b,  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200001/cmselect/cmadmin/478/47803.htm#1a 
39 38

17   

 
Administration  Estimate Audit  Committee  (AEAC)42  2000  Alan  Duncan  MP  To oversee the work of the House’s  administration as it relates to auditing  and efficiency savings; to monitor  auditing and to receive auditing reports  Meeting minutes  since 2005; brief  annual report  summarising its  activities.  Three MPs,  three experts –  same  membership as  the Members  Estimate Audit  Committee, but  is a separate  committee.  Five MPs – same  membership as  the House of  Commons  Commission. 

Members  Estimate  Committee  (MEC)43 

2004 

Speaker  John  Bercow  MP 

To codify, clarify and review resolutions  relating to expenses, to approve and  make minor changes or clarifications to  the Green Book, to conduct periodic  reviews e.g., recommending the  introduction of a £10,000  Communications Allowance. To work  with the government to put bills related  to Commons administration before the  House. Establishes other Committees,  e.g., the MEC.  Abolished 2009 and replaced by  Committee on Members’ Allowances.  Formerly, its role was to draft the Green  Book and Practice Notes and to advise  the Members’ Estimates Committee and  the Speaker.  To advise the Members’ Estimate  Committee; to draft and make  clarifications to the Green Book, to  produce Practice Notes to guide MPs'  use of their expenses.  Established and appointed by the  Members’ Estimate Committee. Role is  to oversee the work of the Members’  Estimate Committee as it relates to  auditing and efficiency savings; to  monitor auditing and to receive auditing  reports 

Meeting minutes  since 2004; since  2007, one to three  reports per year on  special issues or  reviews of the  expenses system.  

Advisory Panel  on Members’  Allowances  (APMA)44 

2001 

abolished  2009 

None available. 

Seven MPs.

Committee on  Members’  Allowances  (CMA)45 

February  2009 

Don  Touhig MP 

Meeting minutes. 

Eight MPs.

Members  Estimate Audit  Committee  (MEAC)46 

2004 

Alan  Duncan  MP 

Quarterly minutes;  brief annual page  reports since 2004  summarising  meeting minutes.  

Three MPs,  three expert  advisors. 

                                                            
42

 Administration Estimate Audit Committee website:  http://www.parliament.uk/about_commons/house_of_commons_commission_/audit_committee.cfm   43   Members Estimate Committee website: http://www.parliament.uk/parliamentary_committees/mec.cfm   44  Advisory Panel on Members’ Allowances website: http://www.parliament.uk/parliamentary_committees/apma.cfm.  45   Committee on Members’ Allowances website: http://www.parliament.uk/parliamentary_committees/cma.cfm.   46   Members Estimate Audit Committee website: http://www.parliament.uk/parliamentary_committees/meac.cfm.  

18   

 
Standards and  Privileges  Committee47  1997  Sir George  Young MP  To oversee and vote upon the  Commissioner's annual reports (in  agreement or otherwise). To  recommend sanctions based on findings  of Commissioner.  Numerous brief  reports detailing  response to  Commissioner’s  verdict and  recommendations,  offering guidance  on particular  issues; transcripts  of certain oral  evidence; certain  written evidence.  Registers of  interests; annual  report giving  statistics about  number and nature  of complaints,  investigations and  their results.  Ten MPs.

Parliamentary  Commissioner  on Standards48 

1995 

John Lyon 

Selected and appointed by the  Commission (subject to a Commons  vote). Role is to investigate complaints  about MPs relating to ethical conduct,  e.g., expenses, interests; to report  findings to Standards and Privileges  Committee and, if desired, to  recommend sanctions; to keep the  Members' (and their staff's) Register of  Interests.  Monitor, report and make  recommendations on ethical standards  in public life, e.g., the use of MPs'  expenses, appointment to public bodies,  conflicts of interest. 

One non‐MP,  appointed by  the Prime  Minister, for a  fixed five‐year  term.  

Committee on  Standards in  Public Life  (CSPL)49 

1994 

Sir Chris‐ topher  Kelly 

Annual reports;  special inquiry  reports as well as  written and oral  evidence given for  reports, meeting  minutes since  2008.  Detailed review of  MPs' every four  years; other  supplementary  reports as  requested by the  Members Estimate  Committee. 

Ten members  appointed by  the Prime  Minister,   including two  MPs. 

Senior Salaries  Review Body  (SSRB)50 

1971  

Bill  Cockburn 

To periodically review and make  recommendations upon the levels of  senior public servants' salaries,  expenses, pensions and redundancy  packages, including that of MPs.  Established first as the “Top Salaries  Review Body.”  

Ten members,  appointed by  Prime Minister  after  advertisement  and application 

                                                            
47

  Standards and Privileges Committee website:  http://www.parliament.uk/parliamentary_committees/standards_and_privileges.cfm.   48  Commissioner for Standards website: http://www.parliament.uk/about_commons/pcfs.cfm and Fact Sheet, 2007:  http://www.parliament.uk/commons/lib/research/briefings/snpc‐04507.pdf.   49   Committee on Standards in Public Life website: http://www.public‐standards.gov.uk/.   50   Senior Salaries Review Body website: http://www.ome.uk.com/review.cfm?body=4.  

19   

 
Department of  Resources51  1968/  2007  Andrew  Walker,  Director  General  Terry Bird,  Director  Was, until 2007, the Department of  Finance and Administration, established  1968. One of the five administrative  departments of the House of Commons.  A subsection of the Department of  Resources; incorporates former Fees  Office's functions, e.g., checking expense  forms and reimbursing MPs or refusing  claims (as of January 2009, dealt with  about 5,000 claims per month), giving  advice to MPs on their expenses.  Includes the Expenses Advice Team,  which gives members advice about  claims (as of January 2009, dealt with  about 2,500 calls per month).52  Responsible for auditing public bodies; audits expenses on an ad hoc basis, as  requested by the House. Up to now,  expenses audits have been extremely  limited in scope due to lack of receipts  and a mandate only to check that claims  were filed correctly (not that the money  claimed was actually spent as stated).  The first full audit of expenses is now  planned for the 2009‐2010 Parliament.  The NAO also provides advice, in the  form of memoranda, to the MEAC and  the AEAC.  None.  Administrative  body.  

Operations  Directorate  (incorporates  the former  “Fees Office”  functions) 

2001 

The Operations  Directorate  performed the  redaction and  publication of  expense receipts in  July 2009.  

Administrative  body. Figures  published in  2004 list 75  staff.53 

National Audit  Office (NAO) 

1983 

John  Buckley 

If and when the  Auditor General’s  opinion on  expenses is  solicited, his report  is published in the  annual Members  Estimate  accounts.54  Advisory  memoranda to the  MEAC and AEAC  are not published. 

Administrative  body. 

                                                            
51

  Parliament website on departments of the House of Commons:  http://www.parliament.uk/about_commons/commonshro/departments.cfm#finance.  52  Monthly claims and calls figures from minutes of Administration Committee meeting, January 2009:  http://www.parliament.uk/documents/upload/AdminPI02‐130109.pdf, p3.   53 http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200304/cmhansrd/vo040518/text/40518w08.htm  54  For the Auditor General’s 2008‐2009 report, see the Members Estimate Accounts 2008‐2009:  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200809/cmselect/cmcomm/955/955.pdf, p21‐24. 

20   

 
Comptroller and  1866/  Auditor General  1983  John  Buckley  Formalised in 1983 as the head of the  National Audit Office. Appointed by the  Queen on recommendation of the Prime  Minister.  See above.  Not applicable.

Government  Actuary  Department55 

1919   

Trevor  Serves most of the UK government.  Llanwarne   Supplies actuarial reports as requested. 

Reports on  Commons  administration and  MP pay are  released according  to the decision of  the Commons  Commission. 

Seven‐person  management  board, 45 staff.       

                                                            
55

 Government Actuary website: http://www.gad.gov.uk/About_GAD/.  

21   

 

2.3 THE ALLOWANCES: A BRIEF LOOK
Below is a brief table of the different expenses, their date of introduction, amount, restrictions and the  evidence required to claim them. More detailed information is readily available on the House of Commons  website and has been widely circulated. It is provided here for reference.56    Figure 11: List of expenses  Expense and purpose  When  introduced  Maximum amount and specific  uses/restrictions  £24,222 can be claimed towards rent,  mortgage interest, hotel costs, council  tax, insurance, utility bills, service  charges.  Evidence required to  claim  Annual statement of  interest, copy of lease  agreement, hotel bill,  invoices or annual  statement for monthly  costs.    £25 per night spent away from a  Member's “main home.”  No record required.

PAAE (i.e., the  1971  Accommodation  Allowance, formerly the  “ACA”). Because MPs  have to work both in  London and their  constituency, they can  expense the cost of living  in the secondary location. Subsistence Pay: for food  2009  and non‐alcoholic drink.  Administrative and Office  1969  Expenditure (AOE).  Formerly the Incidental  Expenses Provision (IEP). 

£22,393 on office rent, equipment,  A copy of lease  facilities and services for MPs and their  agreement, receipts for  staff.  all services and  equipment, copy of  agreement if renting  office from political party,  contracts for services,  receipts for petty cash of  over £25.  £103,812 on staff salaries, brought‐in  services, redundancy costs and  settlements made at tribunal hearings  A copy of the contract  and job description for  each staff‐member, a  form for changes in  salary, invoices for  brought‐in services.  A signed travel card  acknowledgement; no  record required for  mileage.  

Staffing Allowance: MPs  cannot employ children  (since 2008) but can  employ other relatives 

1981 

Travel Expenditure: MPs  and their staff can  expense travel within  their constituency and  between their  constituency and  Westminster.  

1980 

No limit. Mileage – Car: 40p per mile  for the first 40,000miles, 25p per mile  thereafter; Motorbike: 24p per mile;  Bike: 20p per mile. 

                                                            
56

 Information compiled from: House of Commons Factsheet M5:  http://www.parliament.uk/parliamentary_publications_and_archives/factsheets.cfm; House of Commons Green Book 2009:  http://www.parliament.uk/documents/upload/GreenBook.pdf; MEC Review of Allowances, Third Report of the Session 2007‐08:  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200708/cmselect/cmmemest/578/578i.pdf; and  the Concordance of Resolutions  released by the MEC, January 2005: http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200405/cmselect/cmmemest/240/240ii.pdf . 

22   

 

Communications  2007  Allowance: Introduced  2007. Not permitted for  spending on party  political communications  (e.g., campaign letters). 

£10,400 on electronic and paper  communications to constituents.  

Copy of agreement for  services from a party  political organization,  copy of agreement if  sharing costs with  another MP. No copy of  the communication itself  is required.  Ordered from House of  Commons catalogue; no  documentation of how it  is used is required. 

House Stationery and  postage 

1862 

£7000 only for official correspondence  that responds to a communication  related to parliamentary duties, e.g.,  reply to a letter from a public body.  

London Costs Allowance 

1971 

£7,500 available to any MP who  Not applicable – the LCA  chooses not to claim the  is paid as part of salary (it  Accommodation Allowance. Helps with  is therefore taxable).  the greater staff/office costs of the  capital.  Based on length of service, between  50% and 100% of annual salary.   Not applicable. 

Resettlement Grant:  Redundancy payment to  all MPs who retire or are  not re‐elected. 

1971 

Winding‐up Grant:  1994  reimbursement for  parliamentary work done  on behalf of a deceased,  retiring or defeated  Member. 

A third of the Staffing Expenditure  allowance in use at the time of the  Member's retirement or election  defeat. 

No record required. 

The  Green  Book  also  contains  further  details  pertaining to particular situations. Of note are the  following:  ‐ Definition of an MP's “main home” versus her  “second home”: The 2006 Green Book stated,  “The  location  of  your  main  home  will  normally  be  a  matter  of  fact.  If  you  have  more  than  one  home,  your  main  home  will  normally be the one where you spend more  nights than any other.”57 However, the 2009  Green Book says only, “It is for a Member to  determine  where  his  or  her  main  home  is  based on his or her circumstances.”58  ‐ MPs  are  not  permitted  to  rent  from  themselves  or  close  associates:  “PAAE  [the  Accommodation  Allowance]  must  not  be  used to meet the costs of renting a property  from  yourself;  a  partner  or  family  member  (including  a  spouse  or  civil  partner);  a  close  business  associate;  or  an  organisation  or  company  in  which  you  or  a  family  member 

 

have  an  interest  (other  than  as  an  ordinary  investor).”59  If  renting  an  office  from  her  party,  an  MP  must seek a statement from an independent  valuer  to  certify  that  the  rent  is  not  over  market  rates.  If  renting  at  under  market  rates,  an  MP  must  consult  the  Register  of  Interests to determine if the unusually cheap  rent should be listed there.60  Staffing Expenditure cannot be used for self‐ promotional  PR  services,  nor  for  payment  of  any  staff  who  primarily  perform  party  political  tasks,  e.g.,  canvassing.  MPs  are,  however,  not  required  to  supply  any  evidence of how staff spend their time except  for a copy of the job contract and an overall  job description.  

                                                            
57

                                                            
59

 House of Commons Green Book 2006:  http://www.parliament.uk/documents/upload/HofCp sap.pdf, p11.  58  House of Commons Green Book 2009:  http://www.parliament.uk/documents/upload/Green Book.pdf, p65. 

 House of Commons Green Book 2009:  http://www.parliament.uk/documents/upload/Green Book.pdf, p16. 60  House of Commons Green Book 2009:  http://www.parliament.uk/documents/upload/Green Book.pdf, p22.   

23   

 

3 WHAT WORKS, WHAT DOESN’T
 

2.1 THE ALLOWANCES: “Wholly,  Necessarily and Exclusively”
  On  every  expense  form,  next  to  the  box  in  which  MPs  sign  the  claim,  is  a  statement  that  declares that expense was “wholly, necessarily and  exclusively  incurred  [...]  for  the  purpose  of  performing your Parliamentary duties.”61  MPs  seem  to  have  interpreted  this  statement  broadly.  Some  examples  of  items  claimed  that  do  not appear to fall into this remit include:  ‐ Gardening bills62  ‐ Lavish redecorations63   ‐ PR, which is explicitly outlawed64  ‐ Party  political  leaflets,  also  explicitly  outlawed65   ‐ The employment of a nanny66  It could be argued (as, indeed, it has been) that  these  claims  resulted  from  a  lack  of  specificity  in  the  rules.  Gardening  is  listed  neither  in  the  allowable  nor  inappropriate  section  of  the  Accommodation Allowance in the Green Book. It is  not  difficult,  however,  to  determine  whether  the  maintenance  of  a  well‐contoured  garden  is  a  cost  “wholly,  necessarily  and  exclusively  incurred”  in  the job of an MP. The Green Book is very specific  in listing examples, for each expense, of improper  and proper use. But the few points it left open to  the interpretation of common sense were abused.  In  the  light  of  this  abuse,  it  is  appropriate  to  question  whether  certain  rules  are  more  open  to  abuse  than  others,  and  whether  the  evidence‐

requirements that accompany claims are stringent  enough.     2.1.i WHAT WORKS  ‐ The  seven  Nolan  Principles  of  public  life  are  sound.67  ‐ The  Green  Book  is,  by  and  large,  sensible.  It  gives clear guidance and specific examples.  ‐ The  requirement  that  MPs  sign  a  statement  declaring  that  expenses  are  “wholly,  necessarily  and  exclusively  incurred  [...]  for  the  purpose  of  performing  your  Parliamentary duties” is sensible.  2.1.ii WHAT DOESN’T LACK OF REGULAR FULL‐SCOPE AUDITING  The  2009‐2010  expenses  will  be  the  first  ever  to  undergo  a  full  audit  by  the  National  Audit  Office.  However,  in  his  2009  report  to  the  Members  Estimate  Committee,  the  Auditor  General reported that Members still had some way  to go in order to produce auditable records: “there  was  insufficient  information  for  a  judgement  to  be  made  on  whether  the  expenditure  was  in  accordance  with  the  House  Resolutions  and  the  Green  Book  rules,  and  whether  expenditure  was  appropriately  recorded.”68  MPs  are  not  keeping  thorough  enough  records  in  order  to  make  auditing  possible,  and  there  is  presently  no  statutory  requirement  for  an  annual  full  audit.  Instead, auditing happens on an ad hoc basis.  RECOMMENDATION: MPs should pass  legislation requiring a full‐scope annual audit  of expenses, to be published and reported to  the House and the Commissioner for  Standards.  Moreover, new MPs should  undergo induction training with the Fees  Office in order to make them aware that  expense records must be kept just as they  would keep personal tax records in case of  audit.    

                                                            
 This statement is on almost every form, e.g.,  http://parliament.telegraph.co.uk/mpsexpenses/expense‐ microsite/uncensored‐files/Jacqui‐Smith/mp‐10549   62  Alan Duncan MP:  http://www.telegraph.co.uk/news/newstopics/mps‐ expenses/5304976/Alan‐Duncan‐claimed‐thousands‐for‐ gardening‐MPs‐expenses.html.   63  Speaker John Bercow MP:  http://www.telegraph.co.uk/news/newstopics/mps‐ expenses/5974009/MPs‐expenses‐speaker‐John‐Bercows‐ 20000‐bill‐for‐apartment.html.   64  Various MPs:  http://www.timesonline.co.uk/tol/news/politics/article434724 9.ece.  65  Ruth Kelly MP: http://www.dailymail.co.uk/news/article‐ 491626/Ruth‐Kelly‐admits‐I‐spent‐taxpayers‐cash‐ propaganda.html.  66  Caroline Spelman MP:  http://www.guardian.co.uk/politics/2009/feb/24/caroline‐ spelman.  
61

                                                            
67

 The Nolan Principles were created by the first Chairman of  the Committee on Standards in Public Life, Lord Nolan in 1995.  They are: selflessness, integrity, objectivity, accountability,  openness, honesty and leadership. They are briefly stated on  the CSPL website: http://www.public‐standards.gov.uk/.   68  Members Estimate Accounts 2008‐2009:  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200809/cmsele ct/cmcomm/955/955.pdf, p24. 

24   

   
PAAE (ACCOMMODATION ALLOWANCE)  Mortgage  interest  claims  abuse:  Reimbursing  MPs  who  choose  to  buy  property  with  taxpayers'  money results in the complex problem of what to  do  with  the  asset  thereby  obtained.  Presently,  MPs  are  allowed  to  keep  the  asset  as  if  they  had  bought it themselves when, in fact, it belongs – at  least  in  part  –  to  the  taxpayer.  This  is  materially  unfair, administratively complicated to resolve and  gives the impression of profiteering on the part of  MPs.  House  maintenance  and  furnishings  abuse:  The  most  problematic  use  of  the  Accommodation  Allowance  in  this  respect  has  been  for  the  maintenance of gardens, the purchase of luxurious  furnishings and the lavish redecoration of houses.  Redecoration  claims,  in  particular,  have  been  abused  through  the  practice  of  “flipping”  main  home  designation  (redecorating  one's  second  home  with  taxpayer  funds,  then  switching  its  designation  to  a  main  home  and  selling  it  off  for  profit).  Moreover,  although  MPs  have  been  required  to  submit  receipts  for  these  items,  the  Operations Directorate (Fees Office) has taken far  too  lenient  a  stance  in approving  almost  any  kind  of cost associated with a home, and not just those  necessary  to  the  performance  of  parliamentary  duties.  Hotel bill misuse: MPs have extended this use  of  the  allowance  to  include  items  beyond  mere  overnight  accommodation,  such  as  minibar  use  and  the  purchase  of  pornography.  Despite  seeing  receipts for such items, the Operations Directorate  did not refuse such claims.  RECOMMENDATION: Give MPs the option of  living free in government‐owned Olympic  Village housing, with all maintenance and  utilities included, or of receiving £1200 per  month for rent and disallowing reimbursement  for any housing‐related costs (e.g., council tax).  Ban expensing mortgage interest.                SUBSISTENCE  Unnecessary:  It  is  unclear  why  MPs  should  require an extra £25 for food just because they are  in a different location. MPs already have access to  subsidised  food  in  the  House  of  Commons  restaurants  (at  a  cost  of  £6.1million  to  the  taxpayer).  While  there  might  be  reason  for  MPs  who  opt  to  stay  in  hotels  while  in  London  to  be  able  to  buy  subsidised  food,  there  is  no  need  for  this to extend to alcohol as well.  RECOMMENDATION: Abolish the subsistence  allowance; abolish the House of Common  catering subsidy for all alcoholic drinks and  reduce the Refreshment Department’s subsidy  by half.  AOE (OFFICE COSTS)  Misuse:  Receipts  are  not  sufficiently  checked  to  ensure  that  MPs  are  not  claiming  for  expressly  forbidden services such as PR.  Insufficient  registration:  MPs  do  not,  as  a  matter  of  course,  list  offices  rented  from  political  parties  on  the  Register  of  Interests  nor  do  they  regularly publish  office  rental  agreements. So  it  is  impossible  to  know  if  an  MP  is  receiving  financial  help  from  her  party  in  the  course  of  her  constituency duties.   RECOMMENDATION: Publish all claims and  receipts online as they occur to allow the public  to scrutinise claims over and above the Fees  Office. Require office rental registration on the  Register of Interests, even if the rental is not at  below‐market rates.    STAFFING ALLOWANCE  Staff activities: MPs are not  obliged to submit  any  evidence  demonstrating  that  their  employed  staff  a)  does  any  of  the  work  for  which  they  are  employed, b) does not spend a significant amount  of  their  time  on  party  political  matters  while  being  funded  by  the  taxpayer.  This  has  been  exacerbated  by  the  ability  to  employ  family  members who might not actually do any work for  the  claimed  salary,  might  be  less  competent  than  an  applicant  selected  through  other  means,  and  might cause managerial problems if in a position of  authority. 

25   

   
RECOMMENDATION: Ban the employment of  family members for salary and require staff to  list all past (as well as present) political  affiliation on the Register of Staff Interests.  Ensure more reliable publication of staff  contracts by make Parliament their official  employer, rather than the individual MP.  Finally, require MPs to advertise all jobs and  internships for their office on a public database  (such as W4MP) to ensure meritocratic access.    TRAVEL ALLOWANCE  Within‐constituency  travel:  MPs  should  itemise  all  journeys  (to  ensure  they  are  for  parliamentary, not personal, purposes) and supply  receipts in order to claim them on expenses.   Mileage  unaccountability:  No  receipts  are  required  to  determine  that  the  mileage  claimed  has genuinely been driven.  Personal or political use: There is no evidence  required to support the claim that any travel costs  have been incurred during parliamentary business.  In short, there is nothing to stop MPs claiming for  almost  every  journey  they  make  (except  those  abroad), whether or not it has anything to do with  their job.   RECOMMENDATION: Abolish funding for  internal constituency travel and require MPs to  supply receipts, itemise travel, and adhere to a  Fees Office‐stated budget for the year.    COMMUNICATIONS ALLOWANCE  Political  use:  Since  MPs  are  not  required  to  submit  or  publish  the  communications  for  which  they use this allowance, it is wide open to political  abuse  such  as  the  postage  of  campaign  materials  and one‐sided newsletters.   Incumbency:  Even  if  the  allowance  is  not  directly  abused,  it  gives  the  incumbent  MP  funds  specifically  for  self‐promotion  and  therefore  disadvantages challengers to the seat who do not  have  a  £10,400  expense  account  upon  which  to  draw for publicity.          RECOMMENDATION: Abolish the  Communications Allowance. Instead, fund  necessary communications, as before, through  the Office Costs Allowance and require  publication of all non‐personal material sent to  constituents.    HOUSE STATIONERY AND POSTAGE  Personal  or  political  use:  Again,  there  is  no  evidence  required  to  determine  how  an  MP  has  been  using  House  of  Commons  stationery,  meaning  that  it  could  be  used  for  political  purposes or personal gain.  RECOMMENDATION: All letters written using  House of Commons stationery should be  published, unless there is significant reason not  to under the Freedom of Information Act.    LONDON COSTS ALLOWANCE  In  itself,  the  London  Allowance  is  not  open  to  abuse,  but  it  was  raised  by  over  250%  last  year,  seemingly  without  justification  (from  £2,916  to  £7,500).69  RECOMMENDATION: The London Allowance  should be taken down to £4600 and up‐rated  annually in accordance with government  figures available for the regional RPI for  London. After this adjustment, its use should  also be expanded to include all those MPs with  constituencies in Greater London. This would  disqualify these MPs from use of the  Accommodation Allowance.    RESETTLEMENT GRANT  Principle: It is thoroughly inappropriate for MPs  to  effectively  receive  a  redundancy  payment  for  losing their seat. Incoming MPs campaign to enter  Parliament for one term at a time and should have  no  assumptions  about  their  re‐election;  they  cannot,  therefore,  be  said  to  be  made  redundant  after  losing  their  seat.  In  addition,  outgoing  MPs 

                                                            
69

 The most recent government figures available  (http://www.statistics.gov.uk/articles/economic_trends/ET615W ingfield.pdf, p.40)  that compare London prices with the rest of  the UK suggest that living costs in London are 7.1% higher than  the UK average. Taken as a percentage of MPs’ salaries, this  equates to about £4,600. 

26   

   
might  well  have  lost  their  seat  due  to  improper  behaviour  or  incompetence  and  are,  in  such  scenarios, being rewarded for their misconduct.  WINDING‐UP ALLOWANCE  Personal  use:  There  is  absolutely  no  evidence  required  to  determine  that  outgoing  MPs  have  taken  the  time  to  hand  over  important  casework  and  tie  up  loose  ends.  Nor  is  there  any  statutory  obligation  upon  them  to  do.  In  effect,  this  is  a  supplementary redundancy pay‐off.  RECOMMENDATION: Abolish the Resettlement  Grant and the Winding‐Up Alliance.      We  will  therefore  examine  the  way  in  which  information  about  MPs’  outside  interests  should  be published if they are to be allowed to keep their  second jobs.    3.2.i WHAT WORKS  ‐ MPs and their staff are already obliged to list  organizations  and  individuals  from  whom  they have received payments on the Register  of  Interests  kept  by  the  Commissioner  for  Standards.    3.2.ii WHAT DOESN’T  ‐ There  is  no  compulsory  register  of  lobbyists  and  therefore  no  clear  way  for  the  public  to  know  if  an  organisation  from  which  an  MP  benefits  financially  is  attempting  to  lobby  Parliament  on  any  issue.  This  means  that  the  public  cannot  be  sure  of  an  MP’s  motives  when she amends and votes upon legislation.  ‐ There  is  no  significant  sanction  for  failing  to  list an interest.  ‐ The  format  of  the  Register  of  Interests,  for  both  MPs  and  their  staff,  is  far  from  ideal,  being  a  collated  .pdf  file  rather  than  a  database in which remuneration can be easily  summed and compared.  ‐ The  Register  is  not  linked  to  from  the  parliamentary directory of MPs.  RECOMMENDATION: Establish a compulsory,  public Lobbyists’ Register for all those who  wish to lobby elected representatives. Publish  this and the current Register of Interests in a  searchable format (e.g., Excel, or supply a  downloadable .csv file) and place links to each  Member’s entry in the parliament.uk directory.  Moreover, make failing to declare an interest  a serious offence, incurring potential  suspension from Parliament, forced resignation  from any government or committee post and,  in many cases, a forced by‐election or  debarring from office.                    

3.2 OUTSIDE INTERESTS: Lobbyists in the  Woodwork 
  The  question  of  MPs’  salaries  and  expenses  raises  the  issue  of  their  supplementary  remuneration  from  non‐parliamentary  employment.  Should  MPs  be  allowed  to  hold  second or supplementary jobs during their term of  office?  If  so,  how  can  we  ensure  that  those  who  employ them are not in fact merely paying them to  implement  favourable  legislative  changes  (i.e.,  corruptly lobbying)?  We do not have a singular institutional view on  whether  MPs  should  be  obliged  to  give  up  their  second  jobs.  Arguments  on  one  side  include:  MPs  cannot  be  effective  if  they  are  working  a  second  job; MPs are open to being illegitimately lobbied if  they  are  allowed  to  accept  money  for  non‐ parliamentary  activities.  On  the  other  side,  however,  one  can  legitimately  argue  that:  MPs  without  second  jobs  will  exist  in  more  of  an  artificial public‐service bubble, narrowing the range  of  their  experiences;  banning  MPs  from  holding  outside  interests  will  not  stop,  but  simply  push  corrupt lobbying further behind the scenes.  Instead  of  focusing  on  whether  outside  interests  should  be  allowed  in  any  form,  we  will  instead put forwards suggestions on what factors in  the  current  system  enable  corrupt  lobbying  and  how,  if  second  jobs  are  to  be  retained,  the  rules  could minimise corruption.  The  crucial  focus  of  a  good  system  should  be  publication,  so  as  to  enable  citizens  to  inform  themselves of an MP’s possible conflicts of interest. 

27   

   

3.3 ADMINSTRATION: The Buck Stops...  Where? 
  ‐ 3.3.i WHAT WORKS  With  almost  every  committee  producing  an  annual  report  and  many  bodies  providing  their  overall  costs  online,  there  has  been  a  proliferation  of  information  automatically  available  to  the  public  each  year.  Moreover,  the  format  and  level  of  detail  of  this  information  has  improved  somewhat  since  around  2000,  tending  to  move  from  brief  summaries  to  more  organized  and  detailed  .pdf files.  ‐ Committees  are  slowly  improving  the  thoroughness  with  which  they  publish  information, e.g., despite, censoring some of  its  evidence,  the  Committee  on  Standards  in  Public  Life’s  current  review  into  MPs'  expenses  gives  the  public  fairly  comprehensive access to the oral and written  evidence  it  received,  as  well  as  holding  its  hearings in public.70   ‐ The  Freedom  of  Information  Act  has  given  citizens  an  avenue  through  which  to  track  down  and  obtain  information.  It  has  also  introduced  parliamentary  bodies  to  the  notion  that  information  about  their  internal  workings  might  be  requested,  putting  pressure on them to compile the information  more  efficiently  and  to  behave  more  responsibly. 

of  who  is  responsible  for  what  because  of  committee  name  changes  and  incremental  tweaking with the rules.  This also means that no official or body feels its  authority  to  be  sufficiently  robust  as  to  impose  significant sanctions on wrongdoers. Coupled with  the  current  lack  of  transparency,  this  means  that  there is little deterrence for bad conduct.   RECOMMENDATION: Abolish most of the  quango’s and committees involved in the rule‐ making process and imbue those remaining  with real authority and responsibility. Publicise  the internal workings of the system so that the  public knows where credit and blame are due.    UNUSEABLE INFORMATION  There  is  no  standard  procedure  or  format  for  the release of information. Committee documents  vary  wildly  in  their  level  of  detail  (Minutes  often  reveal only that, “The committee deliberated”).  It  is  very  difficult  to  quickly  compare  information from different bodies and even harder  to  search  and  manipulate  data,  e.g.,  in  order  to  answer  a  simple  question,  such  as  the  total  amount  claimed  under  the  Accommodation  Allowance last year, it would take hours of reading  expense  claims,  compiling  numbers  and  adding  them up.  When  requesting  unpublished  information  under an FOI, it is necessary for interested parties  to  spend  some  time  locating  the  body  that  might  hold the information, and then guessing as to the  format  in  which  it  is  held  so  that  it  can  be  requested  as precisely  and  effectively  as  possible.  Many citizens will simply be deterred by the effort  required.  RECOMMENDATION: Establish a single MPs’  expenses bank account to automatically record  transactions. Publish the bank statement and  all records and receipts. Alongside this,  parliamentary IT services should provide easy‐ to‐use databases for the entry and release of  information.           

  3.3.ii WHAT DOESN’T  Due  to  the  uncontrolled  growth  of  overlapping  committees and bureaucracies, several issues have  arisen:  NO ACCOUNTABILITY  When  responsibility  is  dispersed  and  disorganised, it is easy to hide behind and blame  “the  system.”  For  example,  because  few  people  have a full grasp of who makes the rules and how,  MPs  feel  licensed  to  blame  the  Operations  Directorate  (Fees  Office)  for  approving  dodgy  claims and are not held to account as individuals.   It  is  not  clear  who  is  to  blame  for  bad  rule‐ making  or  insufficient  auditing,  because  no  one  body  or  individual  holds  the  responsibility  for  these functions. It is particularly hard to keep track 

                                                            
70

 The Committee has, thus far, refused to publish  Heather Brooke’s evidence to the Kelly Inquiry unless  it is redacted. It is nonetheless available on her  website: http://www.yrtk.org/2009/a‐funny‐thing‐ happened‐to‐my‐parliamentary‐evidence/.  

28   

   
Figure 12:  Expenses administration ‐ the case for simplification71

WHY SIMPLIFY THE EXPENSES SYSTEM?  Figures show that, as the expenses system has grown in scope and complication, workload and running costs have  risen. The increasing number of enquiries to the Expenses Advice Team does not seem to have resulted in more  appropriate claims. Indeed, many Members claimed to have been confused about the rules once their receipts were  published by The Telegraph.  
 Number of calls to the Expenses Advice Team    (part of the Operations Directorate, or “Fees Office”)    Total number of claims made 

 
Moreover, information obtained via a Freedom of Information Request by the Sunlight Centre shows that, despite  the  Fees Office’s  budget  rising  for  every  one  of  the  last four  years,  it has  not been within  budget once  in  the  last  three:  These  figures  present  a  compelling  case  for  having as few allowances, as little administrative  confusion and as little complication in the rules as  possible.  Expenses  are  necessarily  intricate  and  complex because MPs’ circumstances vary, but it  is  always  a  trade‐off  between  keeping  costs  down  with  simplicity,  and paying  more  to  cater  to every possible eventuality. 

Total  budget  (£000)  figure not  supplied  1,531  2,148  2,333 

Total  actual  (£000) 

% ‐/+  total  budget  ‐

2005‐06  2006‐07  2007‐08  2008‐09 
 

2,107  2,117  2,382  3,055 

38.27 10.89 30.94

  LACK OF INTELLIGIBILITY  It can sometimes be very difficult for the public  or  MPs  to  find  a  definitive  interpretation  of  the  rules. MPs do not generally devote time to reading  the  seventy‐page  Green  Book  and  to  noting  changes between editions. Moreover, the complex  overlapping  functions  of  administrative  bodies  might not be self‐consistent and can change rules  or  guidelines  often,  making  it  hard  to  keep  track.  This  lack  of  definition  also  makes  it  hard  for  members  of  the  public  to  inform  themselves  and  debate the issues.   

RECOMMENDATION: By reducing the number  of bodies involved and making all information  public, the system proposed in Section 4.2  would encourage MPs to interpret the rules in  a way the public would find sensible, rather  than in a way that is advantageous.      NO PUBLICITY  There  are  no  easy  avenues  for  officials  to  explain  to  the  public  how  the  administrative  system works, nor how to access information. This  means  that  many  members  of  the  public  do  not  know  how  to  properly  lodge  complaints  (or  even  that such an action is possible). 

                                                            
71

 For both graphs in Figure 13, see Parliamentary Accounts  2008‐2009:   http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200809/cmselec t/cmcomm/955/955.pdf, p.9 and p.8 respectively. Table of Fees  Office spending obtained via FOI request. 

29   

   
It  also  means  that  the  media  might  miss  important  developments  and  not  notice  evidence  of  misconduct.  This  is  of  particular  concern  because  the  Commissioner  for  Standards  was,  at  the end of Elizabeth Filkin's tenure in 2001, gagged  – that is, explicitly barred from talking to the press.  RECOMMENDATION: The key change needed here is to make all information public and  hold investigations publicly. With information  published and responsibility concentrated  among fewer bodies, there would be a greater  incentive for the bodies involved to think of  and implement effective changes.    EFFECTIVENESS AND INEFFICIENCY  The  growing  complexity  of  the  expenses  system  has  led  costs  and  workload  to  spiral  upwards – see Figure 13 for evidence of how rule  changes  and  administrative  confusion  have  increased  costs.  Moreover,  even  when  improvements are suggested, it is unclear who has  the responsibility for implementing them and how  recommendations  are  used.  This  leads  to  administrative  confusion,  meaning  that  recommendations  can  be  cherry‐picked  to  MPs'  advantage  and  that  valuable  suggestions  for  improvement can be forgotten or left out.  Moreover,  because  the  main  decision‐making  bodies  (the  Members  Estimate  Committee  and  government) do not have defined relationships to  various advisory and reporting bodies and because  their meetings are not public, it is not possible to  discover  what  role  formal  recommendations  play  in drawing up bills.   RECOMMENDATION: Parliament should restore  the Commissioner’s ability to speak to the press  and introduce quarterly Commissioner’s press  conferences, which would be videoed and  available on the parliamentary website and in  the library. Moreover, the Commissioner should  hold her investigations under the public eye,  with all evidence and hearings held in the open.                         

  3.4 OVERALL 
There are five main areas of concern that need to  be addressed in order to construct an effective and  ethical new expenses system:  ‐ FAIRNESS  o The  range  of  reimbursable  expenses  and  their use seems inappropriate.  ‐ ACCOUNTABILITY  o It is hard for the public to know whom to  hold to account.  o It  is  hard  for  the  public  to  obtain  clear  information  that  they  can  use  to  hold  individuals or bodies to account.   ‐ TRANSPARENCY  o There  are  not  enough  records  kept  and  published  to  properly  audit  and  check  the use of expenses.  o It  can  be  difficult  to  get  a  definitive  answer  on  specific  questions  about  the  use  of  expenses  because  there  are  so  many authorities.  ‐ DETERRENCE  o Without  punishment  for  misconduct,  there is not enough incentive for MPs to  behave well.   ‐ PUBLICITY  o Not  enough  people  know  about  the  possible  avenues  of  complaint  or  published reports of misconduct.    The  next  section  will  go  into  some  recommendations in more detail. 

30   

   
  

4 RECOMMENDATIONS

1. SIMPLIFY AND SCALE BACK EXPENSES  a. Provide housing for non‐London MPs in the Olympic Village  b. Abolish or cut all supplementary pay outside the Cabinet  2. HOLD PARLIAMENT ACCOUNTABLE BY ABOLISHING REDUNDANT BODIES  a. Cut expenses‐related committees and quango’s by over 60%  b. Make the remaining bodies accountable and efficient  3. ESTBALISH A SINGLE MPs' BANK ACCOUNT, A PUBLIC DATABASE AND FULL AUDIT  a. Give MPs a parliamentary debit card and a public Commons bank statement for  expenses  b. Bring Parliament up to date: Publish expenses in a searchable database  c. Make annual full audit a statutory requirement  4. PUBLISH MORE AND OPEN UP ACCESS TO INFORMATION  a. Make it a statutory requirement to publish every receipt, every refused claim  and all formal Fees Office correspondence  b. Hold open quarterly press conferences with the Commissioner for Standards  c. Establish a compulsory Lobbyists’ Register so that the public can compare  lobbyists’ activities with that of MPs listed on the Register of Interests  5. IMPOSE MEANINGFUL PENALTIES FOR BREAKING THE RULES  a. Let citizens trigger a recall by‐election for erring MPs  b. Have expense‐claiming MPs sign a legally binding contract to abide by the rules   c. Formally enable the ejection and debarment of MPs who wilfully deceive 
     Overall we calculate that these measures will, over the  course  of  current  MPs’  careers,  generate  at  least  ‐ ‐ ‐ Cutting  down  the  government  car  service.  Savings:  £6,000,000  Halving  the  catering  department  subsidy.    Savings:  £3,050,000  This  has  yet  to  include  savings  made  by  stopping  abuse  and  paring  down  the  Accommodation  Allowance,  introducing  individual  MP  travel  budgets  and  cutting  out  the  roles  of  various  unnecessary  parliamentary bodies.  It  should  be  offset  against  the  cost  of  setting  up  an  expenses database (estimated to be between £70,000  and  £150,000  by  Tom  Steinberg  of  mysociety.org),  implementing  a  full  annual  audit  and  scanning  all  receipts.74

£75,837,445 in savings. This includes: 
‐ ‐ Switching parliamentary pension scheme from defined  benefit to defined contribution. Savings: £8,618,80  Scrapping  all  supplementary  salaries  except  those  of  the Cabinet and Leader of Opposition and cutting junior  ministerial pay to £10,000. Savings: £3,528,951  Scrapping  the  resettlement  grant.  Savings:  £31,379,12772  Scrapping the winding‐up grant. Savings: £20,919,41873  Scrapping  the  communications  allowance.  Savings:  £1,300,000. 

‐ ‐ ‐

                                                            
72

 Calculated by averaging the maximum and minimum resettlement grant  permitted, using current salary levels.   73   Calculated using current Staffing Allowance levels, therefore likely to be an  under‐estimation, since the Staffing Allowance amount tends to rise over time. 

                                                            
74

 Steinberg’s estimate is in the transcript of his CSPL oral evidence:  http://www.publicstandards.gov.uk/Library/Committee_on_Standards_in_ Public_Life_1_30_06_09.doc , p.28.  

31   

   

4.1 SIMPLIFY AND SCALE BACK EXPENSES

   ABOLISH INAPPROPRIATE ALLOWANCES 
ABOLISH:  ‐ The Subsistence Allowance  ‐ The Communications Allowance  ‐ The Resettlement Grant  ‐ The Winding‐Up Grant  ‐ The Parliamentary tax advisor  ‐ Pay for Whips  ‐ All supplementary pay except for  Cabinet ministers and junior ministers,  whose extra pay should be cut to  £10,000  ‐ Junior ministerial use of the  Government Car Service unless there  can be shown to be a significant  security reason  ‐ The House of Commons catering  subsidy for alcohol (and slash  Commons catering subsidy by half)  ‐ The parliamentary tax advisor.    In  addition  to  abolishing  these  allowances,75  we  propose the following changes to those allowances  remaining:  THE ACCOMMODATION ALLOWANCE  (renamed from the “PAAE” or the “ACA”)  ‐ HOUSE MPs IN THE OLYMPIC VILLAGE  Since  the  government  is  already  investing  in  building  the  Olympic  Village,  it  seems  sensible  to  cut  down  on  administrative  costs  by  encouraging  MPs  to  use  some  of  the  resulting  public  housing  as  their  parliamentary  accommodation.  The  Olympic  Village  is  set  to  be  a  modern,  secure  complex of apartments with shops, transport links,  and  medical  and  leisure  facilities  nearby.  The  official Olympic website describes:  “The  plan  retains  London's  tradition  of  building  homes  around  communal  squares  and  courtyards,  with  water  features  accentuating  the  closeness  of  the  River  Lea.  Athletes  will  have  an  inspirational  view  over  the  Park.  Every  apartment  will  provide  comfortable  accommodation  and  state‐of‐the‐art  communications  facilities,  including  internet  access  and  wireless  networking.  All  the  apartment  blocks 

will  be  fully  accessible  and  equipped  with modern lifts.”76  Since  the  government  will  already  own  the  complex,  MPs  will  not  have  to  bear  the  cost  of  utilities  or  maintenance  and  will  avoid  the  stress  and time spent finding a place to rent or buy. For  MPs  new  to  London,  this  will  relieve  them  of  a  significant burden.  While  having  all  non‐London  MPs  in  public  housing  would  be  convenient,  however,  there  should  nonetheless  be  a  provision  to  allow  those  who  strongly  want  to  live  elsewhere  to  do  so.  Given the abuses resulting from allowing MPs to  expense  mortgage  interest,  we  recommend  abolishing  this  provision  entirely.  Instead,  MPs  should be able to choose between:  ‐ Living  in  the  Olympic  Village  with  all  costs  paid (e.g., maintenance, utilities).  ‐ Expensing  up  to  £1200  per  month  in  rent  without  any  extras  paid  (no  utilities  or  maintenance).   ‐ Expensing  up  to  £1200  per  month  in  hotel  bills  –  but  only  for  accommodation,  not  for  extras such as room service.  This  range  of  options  would  allow  for  a  reasonable  mixture  of  choice,  reducing  the  capacity for abuse and administrative simplicity.  Figure 13: Artist's impression of the Olympic Village

                                                            
75

 There should be one exception to the abolition of the  Winding‐Up Grant: MPs who have opted to lease a flat in London  for accommodation and who are defeated in a General Election  before their lease term is over should receive a lump sum equal  to the amount necessary to pay the lease until it expires, as  stated on the published lease contract. For this reason, leases  should be limited to a maximum length of one year. 

THE FURNITURE ALLOWANCE  (separated from the Accommodation Allowance)  ‐ GIVE MPs A ONE‐OFF ALLOWANCE  Moving into a new apartment does incur costs  even  without  having  to  buy  a  new  home.  Instead  of being able to claim annually for new furnishings,  however,  MPs  should  simply  receive  a  one‐off  allowance  when  they  are  elected.  This  should  be  set  at  £3000  and  be  automatically  adjusted  by  pegging it to the RPI for furniture.   

                                                            
76

 London 2012 Olympic website:  http://www.london2012.com/plans/olympic‐park/games‐ time/the‐olympic‐village.php.  

32   

   
STAFFING ALLOWANCE  ‐ BAN EMPLOYMENT OF FAMILY  While  many  family  members  work  hard  for  Members,  the  abuse  of  this  leniency  has  shown  that  a  prohibition  is  necessary.  A  ban  on  politicians’  employment  of  relatives  is  already  standard  practice  in  the  US  and  Germany  and  should become so here as well. 77  ‐ PUT ALL STAFF ON A CENTRAL CONTRACT  One  of  the  effective  changes  to  emerge  from  the  pre‐summer  reforms  was  to  transfer  staff  contracts  to  list  the  House  of  Commons  as  employer.  Even  informal  work,  such  as  that  done  by unpaid interns, can be employed on a contract  (albeit  a  separate  one  from  normal  staff).  Members  should,  however,  retain  responsibility  for choosing whom they hire.  ‐ LIST  ALL  PAST  AND  PRESENT  POLITICAL  AFFILIATIONS  AND  CAMPAIGNING  ACTIVITIES  Staff  should  not  only  have  to  declare  any  present  political  employment  by  a  party,  but  should  be  required  to  list  past  employment  and  membership  of  parties.  They  should  also  have  to  publicly declare whenever they engage in political  activity,  e.g.,  canvassing  votes,  and  list  the  date  and  political  affiliation  of  the  activity  on  the  Register of Interests.  ‐ INCLUDE CONSTITUENCY STAFF  Constituency  staff  should  be  held  to  the  same  reporting standards as parliamentary pass‐holders,  particularly  since  it  is  often  in  the  constituency  that party political activities, such as campaigning,  take place.  ‐ AVERTISE ALL JOBS WITH MPs CENTRALLY  While  MPs  should  ultimately  retain  control  over  whom  they  hire,  they  should  be  obliged  to  advertise  all  posts  on  a  database  such  as  W4MP.com so that all members of the public have  equal access to political opportunities.    TRAVEL ALLOWANCE  ‐ ITEMISE ALL TRAVEL  Most  people  have  to  list  journeys  for  which  they claim expense costs. There is no reason MPs  should  not  have  to  briefly  list  the  purpose  and  submit  receipts  for  journeys  for  which  they  want  to claim money, both within the constituency and  between  the  constituency  and  Westminster.  These details should be published in an accessible  expenses database.      SET AN ANNUAL BUDGET FOR TRAVEL  Currently, there is no limit to the amount MPs  can  claim  for  travel.  This  should  change  and  instead the default travel arrangements should be  for  MPs  to  receive  an  annual  budget  for  Westminster‐constituency  journeys,  published  by  the  Fees  Office,  equal  to  the  cost  of  standard‐ class  return  ticket  (by  train  or,  where  necessary,  by  plane)  to  their  constituency  for  52  weeks  of  the year.  Expensing  mileage  should  be  permitted  within  this  budget,  subject  to  itemising  journeys  and  providing  receipts.  Staff  can  continue  to  be  able  to  expense  necessary  travel  by  public  transport  provided  they  submit  receipts  and  log  a  reason  for the journey, both to be published through an  accessible expenses database.  Within‐constituency  travel  can  continue  to  be  expensed  on  an  ad  hoc  basis  but  should  never  include  flights.  If  it  is  unusually  high,  it  will  be  noticeable on any published expenses database.  ‐ BAN INTERNATIONAL TRAVEL  MPs  should  not  be  allowed  to  expense  any  international  travel  in  the  name  of  performing  regular parliamentary duties.    OFFICE ALLOWANCE  (renamed from the “AOE” and the “IEP”)  ‐ PUBLICATION  The current rules on the Office Costs Allowance  are  reasonable  and  would  be  enforceable  if  backed  up  with  proper  audit  trails,  record‐ keeping, and running publication of those records.    PENSIONS  ‐ ADOPT THE PRIVATE‐SECTOR NORM  MPs  should  have  the  integrity  to  switch  their  pension  scheme  to  what  is  now  becoming  the  private‐sector  norm  –  a  Defined  Contribution  Scheme  instead  of  a  Defined  Benefit  Scheme.  Under a defined contribution scheme, MPs would  only  receive  their  pension  in  proportion  to  what  they contribute, as opposed to being guaranteed a  generous  income  tenuously  related  to  their  contributions, all funded by the taxpayer.  Given  their  privileged  position  and  a  budget  deficit  of  £175bn  this  year,  MPs  should  lead  the  public  sector  by  example  in  switching  over  to  a  fairer pensions scheme.78    ACRONYMS:  Parliament  should  rename  the  allowances to avoid numerous acronyms, enabling  them to be understood and tracked by those who  do not follow parliamentary procedure closely.  ‐

                                                            
77

 See point 85 for ban on family employment in US  and Germany:  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200708 /cmselect/cmmemest/578/57805.htm.  

                                                            
78

 Budget deficit:  http://news.bbc.co.uk/1/hi/uk_politics/8011321.stm.  

33   

   

4.2 HOLD PARLIAMENT TO ACCOUNT BY ABOLISHING ADMINISTRATIVE CONFUSION 

  Replace the administrative structure laid out in Figure 10 with the one laid out below:  Figure 14: Proposal for a reformed administrative structure for MPs’ expenses 

 

 

34   

   

CONCLUSIONS: 
RESPONSIBILITY CONCENTRATED   Instead  of  dispersing  decision‐making,  record‐ keeping  and  responsibility  among  50  people,  this  system  concentrates  ultimate  responsibility  for  each stage of the expenses process in one or two  bodies – 18 people: 79  Figure 15: Number of official roles in expenses system is  dramatically reduced 
Present  Structure  Sunlight  proposed  structure  %  remaining 

Number of official roles  involved in deciding,  administering or enforcing  expenses system 

50 

18 

36 

  ‐ One  committee  (The  Committee  on  Members’  Allowances)  is  here  responsible  for  constructing  the  principles  and  rules  of  the  expenses  system:  Instead  of  blaming  other  committees  or  the  Senior  Salaries  Review  Body,  the  Commons  would  have  to  accept  that  it,  as  an  institution,  was  responsible  for  the  rules.  Complaints  that  conduct  was  “within  the  rules”  would  therefore point the finger at Parliament – at  MPs  themselves,  not  at  unaccountable  bodies.  Implementing  the  expenses  system:  By  producing a simple database template, the IT  Office  could  make  it  easy  to  keep  good  records. This, along with full publication of its  activities, would incentivise the Fees Office to  make  sure  the  necessary  information  was  collected  and  that  claims  were  properly  justified.   Holding  to  account:  The  three  bodies  involved  in  this  stage  would  place  responsibility  for  each  discrete  function  in  separate  places  –  for  auditing,  for  investigating  and  judging,  and  for  punishing.  Moreover,  these  offices  would  function  under the public eye, allowing the electorate 

                                                            
79

 This would consist of: the MEC (five members), the SSRB (ten  members), Standards and Privileges Committee (ten members),  MEAC (six members), decrease the CSPL by one member. 

to  be  the  ultimate  arbiter  rather  than  committees or quango’s.  Ultimately, in this system, because the results of  the rules (i.e., all information) would be released,  the public could judge MPs’ conduct, the rules, and  their enforcement for themselves, without need for  a middle‐man.    MORE INFORMATION PUBLISHED  This administrative structure also allows for four  new modes of publication (highlighted on the  diagram with  green arrows):  ‐ The  Parliamentary  Commissioner  for  Standards  would  publish  evidence  in  her  investigations  as  she  went  along,  instead  of  waiting  until  the  investigation  is  concluded.  Moreover, she should hold evidence sessions  in  public.  There  is  no  reason  that  the  principles  of  normal  courtrooms  should  not  apply to parliamentary investigations.  ‐ The Fees Office would be obliged to publish  refused  claims  and  any  correspondence  relating to them.  ‐ The  National  Audit  Office  should  conduct  and  publish  a  thorough  annual  audit  of  certain  randomly  chosen  MPs’  expenses  and  publish the resulting report. At present, there  are not sufficient records kept to enable this  and  the  Auditor  General  merely  writes  a  memorandum detailing the attempted audit,  which  may  or  may  not  be  published  by  the  relevant committees each year.   ‐ The  publication  of  the  House’s  internal  accounts  and  administrative  workings.  Currently,  the  different  departments  of  the  House  do  not  even  have  their  own  websites  and  their  accounts  contain  only  very  broad  categories of spending. They should, instead,  be  held  to  the  same  standard  as  MPs’  expenses  and  use  a  similar  database  format  for  releasing  information  about  their  activities.  ‐ Moreover,  the  information  published  would  be  easier  to  use  and  understand:  The  IT  Office should be involved at an early stage so  as  to  make  it  cost‐efficient  and  easy  for  the  Fees  Office  to  publish  data  in  a  useable  format.  The  IT  Office  would  respond  to 

35   

   
demands  made  by  an  Act  of  Parliament  to  produce  a  database  in  which  the  required  data  and  evidence  could  be  easily  recorded  and published.  RIGHT OF APPEAL  ‐ This  structure  also  introduces  a  right  of  appeal  to  any  complainant  and  any  MP.  If  unhappy  with  the  Commissioner’s  verdict,  complainants or MPs may appeal to the CSPL,  which can decide if an appeal is merited and,  if so, investigate the case.    receipt  of  a  £200,000  cheque  from  a  third‐party  interest,  Geoffrey  Robinson  MP  received  nothing  more  than  an  inconvenient  three‐week  suspension  from Parliament.81   o 2006: The Committee recommended that  no action be taken against John Prescott  over  his  failure  to  fully  declare  his  interests:  He  was  gifted  a  stay  at  a  luxurious  ranch  of  an  American  tycoon  but satisfied the Committee by declaring  it once he had been investigated.82  o 2008: Derek Conway MP was investigated  by  the  Commissioner  for  Standards  in  2008  after  improperly  employing  a  second  of  his  sons  on  parliamentary  allowances.  Despite  this  being  the  second offence and the son in question  simultaneously being at university while  supposedly  working  for  his  father,  the  Committee  on  Standards  and  Privileges  decided  that  any  punishment  on  top  of  that  already  served  by  Conway  for  his  first  offence  would  be  “disproportionate.”83  ‐ It is a bad principle to place responsibility for  Members' ethics solely in the hands of other  Members.  It  is  already  a  principle  of  our  government  that  the  judiciary  should  be  separate  from  the  legislature;  that  should  stand for the running of Parliament as well.  ‐ In  order  to  keep  some  element  of  judgment  by one’s peers, there should be more MPs on  the  CSPL.  Instead  of  its  current  makeup,  the  CSPL  should  consist  of  four  MPs  and  five  independent appointees.    WHY ABOLISH...   The  Members  Estimate  Committee:  There  is  no  reason  to  put  control  over  bills  on  MPs'  expenses and salaries in the hands of a committee  chaired  by  the  Speaker,  half‐full  of  ministers  and  whose  members  are  already  occupied  with  the  internal administration of the House itself.  ‐ The  Speaker  already  has  inordinate  control  over  the  procedures  and  administration  of  the  House  and,  given  how  hard  it  is  to  remove a Speaker (it has been achieved only  twice  in  314  years),  it  is  thoroughly  inappropriate  that  the  position  also  include 

ABOLISH REDUNDANT BODIES 
This proposed structure would also:  ABOLISH:   − The Standards and Privileges  Committee  − The Members’ Estimate Committee  − The Members’ Estimate Audit  Committee  − The Administration Estimate Audit  Committee  − The Finance and Services Committee  − The role of the Senior Salaries  Review Body in expenses    WHY ABOLISH THESE BODIES?  WHY ABOLISH...   The  Standards  &  Privileges  Committee:  Although  the  Standards  and  Privileges  Committee  has  performed  some  valuable  tasks  in  the  past,  it  does  not  make  sense  to  continue  to  disperse  responsibility  for  parliamentary  standards  between this committee and the CSPL. Duplication  makes  it  harder  for  the  public  to  understand  and  hold  the  House  to  account.  Given  this  principle,  there  are  several  factors  that  weigh  in  favour  of  abolishing  the  Standards  and  Privileges  Committee:  ‐ Its  track  record  on  punishing  misconduct  among MPs is poor.  o 2001:  Despite  avoidance  and  non‐ cooperation by Keith Vaz MP in the face  of  an  investigation  by  then‐ Commissioner  Elizabeth  Filkin,  the  Committee  on  Standards  in  Public  Life  recommended  no  action  be  taken  against the MP.80  o 2001: Despite misleading Filkin about the 

                                                            
81

                                                            
80

 BBC: http://news.bbc.co.uk/1/hi/uk_politics/1216410.stm.  

 The Guardian:  http://www.guardian.co.uk/uk/2001/nov/26/houseofcommons. politics3De   82  BBC: http://news.bbc.co.uk/1/hi/uk_politics/5196152.stm.   83  Committee on Standards and Privileges report, 2008‐2009:  http://www.publications.parliament.uk/pa/cm200809/cmselect/ cmstnprv/207/207.pdf.  

36   

   
the  chair  of  the  central  body  of  elected  officials  with  control  over  parliamentary  expenses.84  The other members (Leader of the House and  Shadow  Leader)  similarly  have  too  much  vested in the House's reputation to be able to  fairly consider the release of information and  wide‐scale reform of the expenses system.  o The  Members’  Committee  on  Allowances  would  be  responsible  for  drafting  changes  to  the  expenses  system  and  calculating  their  cost.  This  would  force  the Commons to take responsibility for  proposed  changes,  as  opposed  to  simply  pointing  towards  the  unaccountable SSRB as the origin of the  changes.85  NOTE:  The  recommendation  to  abolish  these  committees  does  not  imply  that  all  of  their  work  and  members  are  worthless.  Many  produce  and  publish valuable information and are committed to  the  House's  effective  and  ethical  functioning.  It  must be a priority, however, to make the expenses  and  administration  system  more  understandable  to  the  public,  so  that  the  correct  people  can  be  held to account. 

  WHY ABOLISH...   ‐ The  Members  Estimate  Audit  Committee  (MEAC):  o It  does  not  make  sense  to  artificially  separate  an  analysis  of  the  audit  function  from  the  investigatory  functions of the expenses system.  o Instead,  audit  should  be  part  of  the  regular  operation  of  the  expenses  system and MPs should not be the ones  responsible  for  receiving  audit  reports  of their own spending.  o The  MEAC’s  track  record  is  not  impressive.  It  played  little  role  in  the  introduction  of  a  full‐scope  auditing,  perhaps  because  the  Committee  itself  has no power, only an advisory function.  ‐ The  Audit  Estimate  Administration  Committee (AEAC):  o Since  the  members  of  the  House  of  Commons  commission  will  be  relieved  of  their  duties  on  the  MEC,  they  will  have  extra  time  to  receive  and  analyse  House  audit  reports.  The  AEAC  will  therefore not be necessary.  o As with the MEAC, it does not make sense  to  place  auditing  deliberation  in  a  separate committee that merely advises  House management. Instead the annual  House audit should be both reported to  the Commission and published, thereby  streamlining  the  system  and  enabling  the Commission to be held to account in  its use of the information.  ‐ The Finance and Services Committee:  o This  committee  merely  duplicates  functions that should be taken on by the  House  of  Commons  Commission  and,  because  of  that,  it  disperses  responsibility  for  the  running  of  the  House.  ‐ The Role of the Senior Salaries Review Body  in expenses: 

STRENGTHEN THE ROLES OF  REMAINING BODIES 
This structure would also:  STRENGTHEN THE ROLE OF:  − The Parliamentary Commissioner for  Standards  − The Committee on Standards in  Public Life (CSPL)  − The Committee on Members’  Allowances (CMA)  − The Parliamentary IT Office  STRENGTHEN  THE  COMMISSIONER’S  ROLE  AND  INDEPENDENCE:  Ultimately,  the  Commissioner  for  Standards  should be an elected representative independent  of  all  political  parties.  At  the  present  moment,  however,  the  Commissioner  does  not  operate  transparently  enough,  nor  have  a  high  enough  profile  to  make  election  realistic.  This  option  should, however, be seriously considered the next  time  House  of  Commons  administration  is  reviewed.  Instead  of  suggesting  elections  for  the  role  of  Commissioner,  then,  we  propose  that  candidates  for  appointment  to  this  role  should  be  put  forwards  by  the  Committee  on  Standards  in  Public  Life  (CSPL),  not  by  the  House  of  Commons  Commission. In selecting their candidate, the CSPL  should  publish  all  CVs  submitted  and  hold  interviews  in  public,  with  members  of  the  public 

                                                            
84

 The last speaker to be ejected before Michael  Martin was Sir John Trevor in 1695:  http://www.telegraph.co.uk/news/newstopics/mps‐ expenses/5351271/MPs‐expenses‐last‐time‐Speaker‐ was‐ejected‐from‐Commons‐was‐1695.html  

                                                            
85

 The SSRB would still exist and continue to perform  its role in other areas outside the remit of this report,  e.g., setting top civil servant salaries. 

37   

   
able  to  ask  several  questions  of  prospective  candidates.  As well as changing the way the Commissioner  is appointed, we recommend that Parliament also  add to her remit:  ‐ The  ability  to  initiate  an  investigation  upon  discovering something untoward (as opposed  to only responding to complaints).  ‐ The responsibility of receiving and examining  an annual audit of MPs’ expenses conducted  by the National Audit Office.  ‐ A  duty  to  hold  quarterly  press  conference  open  to  anyone  who  publicly  registers  to  attend,  providing  monthly  updates  on  all  investigations.  (Registration  is  to  enable  attendance for any member of the public, not  just  press,  but  to  prevent  parliamentary  authorities  packing  the  room  and  thereby  excluding a hostile audience).  ‐ A  duty  to  publish  all  written  and  oral  evidence  received  as  the  investigation  proceeds,  unless  there  is  a  compelling  reason not to do so (under the terms of the  Freedom of Information Act).    STRENGTHEN  THE  ROLE  OF  THE  COMMITTEE  ON  STANDARDS IN PUBLIC LIFE (CSPL):  ‐ Give  the  Committee  the  role  of  putting  forwards  a  candidate  for  the  role  of  Commissioner for Standards.  ‐ Remove  three  non‐elected  members  and  include  two  more  MPs  (perhaps  from  the  abolished  Standards  and  Privileges  Committee)  for  a  total  of  four  MPs  and  five  appointees.  ‐ Decide  upon  sanctions  to  be  imposed  on  an  MP  for  improper  conduct.  Available  options  should include:  o Referral  of  case  to  police  for  prosecution  for fraud  o Bar from standing  o Triggering a by‐election  o Compulsory Fees Office training  o Paying  the  benefit undeclared  interest  or  improperly  used  expense  to  the  Exchequer, plus a fine  ‐ Receiving  and  deciding  whether  to  grant  appeals  from  complainants  unhappy  with  the Commissioner’s investigation and verdict.  If  the  appeal  is  granted,  the  CSPL  should  conduct the re‐opened investigation itself.    STRENGTHEN  THE  ROLE  OF  THE  COMMITTEE  ON  MEMBERS’ ALLOWANCES (CMA):  Since  members  of  the  CMA  already  have  expertise  and  interest  in  the  reform  of  the  expenses  system,  they  are  well‐placed  to  replace  the  Members  Estimate  Committee.  The  CMA’s  main  responsibility  should  be  to  recommend  changes to the expenses system (including setting  the  level  of  allowances),  to  solicit  the  opinions  of  experts, the public and MPs and to produce bills to  implement  its  recommendations.  It  should  also  continue to be responsible for writing changes into  the Green Book.  ‐ In  addition,  the  CMA  should  make  sure  that  its  proposals  allow  for  easy  collation  and  publican of data and for yearly auditing.  ‐ In performing these responsibilities, the CMA   has  several  advantages  over  the  current  Members Estimate Committee:  o Its  members  can  be  removed  from  the  committee  more  easily  than  can  most  members  of  the  MEC,  whose  membership  is  derived  from  their  holding another post  o Its  members  are  more  likely  to  be  backbenchers  and  will  therefore  have  fewer  vested  interests  in  covering  up  problems  as  opposed  to  addressing  them.    STRENGTHEN  THE  ROLE  OF  THE  PARLIAMENTARY  IT  OFFICE:  The  IT  Office  should  have  an  immediate  role  after the passing of any Act that concerns record‐ keeping so that a standard record‐keeping format  can  be  established.  This  will  enable  members  of  the  public  to  search  and  compare  information  across different parliamentary bodies.  In  order  to  do  this,  it  might  be  necessary  to  change some of the staff at the IT Office, who are  merely accustomed to publishing .pdfs rather than  coding  databases.  It  would  be  wise  to  recruit  programmers who have worked with open source  software  to  design  easy‐to‐use  democracy  sites  such as mysociety.org.    THE FEES OFFICE  Finally, we would maintain the role of The Fees  Office  (renamed  from  the  “Operations  Directorate”),  adding  to  its  duties  that  of  publishing  all  claims,  supporting  evidence  and  formal  correspondence  with  members,  including  refused claims.     

38   

   

4.3 ESTABLISH AN EXPENSES BANK ACCOUNT AND USER‐FRIENDLY DATABASE 

   Three  simple  measures  would  vastly  increase  the quality and accessibility of expense records:  ‐ Establish  a  single  MPs’  expense  bank  account and publish statements.  ‐ Keep  a  comprehensive  public  database  of  every claim.  ‐ Require  an  annual  full‐scope  audit  of  expenses.    AN MPs’ EXPENSE BANK ACCOUNT  MPs  should  pay  for  their  expenses  via  debit  card  withdrawals  from  a  SINGLE  MPs'  BANK  ACCOUNT,  with  monthly  statements  publicly  available  online  and  in  the  House  Library.  The  account should also publish running costs as funds  are  used,  day‐by‐day.  The  MPs'  Bank  Account  could either be run internally or contracted out to  a  third  party  bank  and  credited  with  the  total  calculated  cost  of  all  allowances  at  the  beginning  of each year.  Since it will be run internally, the Bank Account  will be able to have secure public access features,  such  as  only  displaying  the  bank  account  number  and sort code to those with authorised access (i.e.,  MPs  who  need  to  make  payments  from  the  account).  Figure 16: An MPs' expense debit card   Advantages of an MPs' Bank Account:  ‐ Records of all payments and withdrawals will  automatically  be  kept,  in  an  easily  understandable format  ‐ It  will  encourage  daily  confidence  in  and  scrutiny of the expenses system without any  technical  knowledge  of  Parliament,  FOIs  or  phone calls required.  ‐ It will encourage all Members to think of their  use of expenses as a public act.    A PUBLIC EXPENSE DATABASE  As well as a single MPs' Bank Account, records of  expenses should be kept in a search‐able format.  A mock‐up of the kind of database that should be  publicly available is included on page 40.  ‐ This  database  should  also  be  kept  for  MPs'  staff  and  should  be  available  free  in  the  House of Commons Library for those without  computer skills (with scans of receipts able to  be printed out upon request).  ‐ It  should  be  constructed  using  an  open  source  code  so  that  other  public  bodies  and  members  of  the  public  can  use  and  improve  it.  ‐ It  should  record  all  changes  made  to  create  an audit trail.    FULL ANNUAL AUDIT  Finally,  MPs  should  make  it  a  statutory  requirement  that  the  National  Audit  Office  conduct,  and  publish,  a  full‐scope  audit  of  MPs’  expenses  every  year.  MPs  who  are  concerned  about  how  to  keep  the  necessary  records  should  seek advice from the NAO or Fees Office. 

NOTE: The Bank Account statements should be  published alongside receipts, not instead of them.  For all cash withdrawals (for items that cannot be  paid via debit card), MPs should attach a note to  the statement with a link to scans of the receipts  for these items (or to the relevant database entry  that will, in turn, link to the scanned receipt).

39   

   

40   

   

4.4 FULL PUBLICATION AND PUBLICITY 

It  should  be  a  matter  of  course  to  publish  all  documents  relating  to  expenses  (and  parliamentary  administration)  unless  there  is  a  compelling  reason  not  to  (specified  as  exceptions  by the Freedom of Information Act, i.e., for serious  privacy  or  security  reasons).  It  is  not  enough  to  only  supply  information  after  three  weeks  of  waiting  for  a  response  to  an  FOI.  Parliament  and  MPs  should  regard  their  official  activities  as  inherently public.   The  MPs'  Bank  Account  and  database  described  above  will  go  a  long  way  towards  improving Parliament in this direction. In addition,  Parliament should make the following changes:  ‐ Remove  the  gag  on  the  Commissioner:  this  means  restoring  to  the  Commissioner  for  Standards  the  ability  to  speak  to  the  press  that  was  abolished  by  Speaker  Michael  Martin in 2001.  ‐ Establish  quarterly  Commissioner's  press 

conferences,  with  open  access  to  any  member  of  the  public,  to  keep  the  public  informed  on  investigations  and  complaints.  Televise  the  press  conferences  on  the  Parliament Live TV site.  ‐ Publish a full annual audit of MPs’ expenses.  ‐ Publish  all  evidence  in  investigations  unless  there  is  a  compelling  reason  not  to  as  allowed  for  under  the  Freedom  of  Information Act (i.e., for compelling security  or privacy reasons).  As stated above, ultimately, the Commissioner  for Standards should be an elected representative  independent  of  all  the  main  parties.  Because  current realities make this impractical (few people  currently  know  who  the  Commissioner  is),  we  instead advocate that the Committee on Standards  in Public Life select a candidate for Commissioner  in  a  fair  and  transparent  process  way,  publishing  all CVs and holding interviews in public. 

   
FULL PUBLICATION: What does this mean in practice? ‐ ‐ ‐ ‐ It would mean the publication of every receipt, contract and lease agreement.  It would mean publishing the results of a full‐scope audit every year (conducted  by the National Audit Office).  It would mean the publication of a parliamentary bank statement every month,  so that taxpayers can keep track of their money.  It would mean minimal redactions – that is, redaction only of information not in  the public domain: staff addresses, national insurance numbers, account  numbers and certain telephone numbers.  It would mean the publication of all formal correspondence between MPs and  the Fees Office.  It would mean seeing all refused claims and the reason for their refusal.  It would mean publication of all publishable material for which an allowance is  used, e.g., any public communications funded by the Office Costs Allowance  (after the abolition of the Communications Allowance) should be publicly  available. This will help to ensure the allowance is not used to fund party  political communications and instead only funds the necessary distribution of  official information.  Finally, all this information would be easy to find: it would be published on a  central website for the Fees Office, on the website of the Commissioner for  Standards, and linked to from the Commons directory for every MP. 

‐ ‐ ‐

41   

   

4.5 MEANGINFUL PENALTIES FOR BREAKING THE RULES 

MPs  should  have  to  suffer  significant  consequences if they:  ‐ Fail  to  publish  an  expense  claim  or  relevant document  ‐ Fail an audit of their expenses  ‐ Fail to declare an interest  ‐ Repeatedly  try  to  get  away  with  dodgy  claims  These  consequences  should  be  extremely  serious if an MP is found to have done any of the  above  knowingly,  with  a  low  threshold  for  being  debarred from Parliament for wilful corruption.   In part, the consequences for these actions will  be  greater  merely  by  ensuring  that  all  details  of  MPs’  money‐related  activities  are  published.  But  publication  alone  is  not  enough  to  ensure  compliance. It would be pleasant to think that MPs  could  be  trusted  to  police  themselves  under  the  public eye, but experience suggests otherwise.  Instead,  we  here  list  some  measures  that  would  dis‐incentivise  corrupt  activities  and,  on  ‐ page  43,  we  supply  a  suggested  schedule  of  offences  and  appropriate  sanctions  that  should  result.    A LEGALLY BINDING CONTRACT  All  MPs  who  wish  to  claim  expenses  should  have  to  sign  a  legally  binding  contract  accepting  responsibility  for  publishing  their  claims  and  abiding  by  the  letter  and  spirit  of  the  rules.  This  would  provide  a  legal  basis  for  citizens  to  prosecute MPs for fraud when they wilfully break  the rules.  ‐ RECALL VOTES AND SUSPENSION FROM PARLIAMENT  Suspension  from  Parliament  has  always  been  an  attractive  idea  as  a  punishment.  In  the  past,  ‐ however, it has not been shown to be effective.   ‐ Keith  Vaz,  for  example,  was  suspended  for  a  month  in  2002  for  failing  to  declare  outside  interests  and  then  making  false  allegations  and  wasting police time during the investigation of his  case.  Yet  he  now  sits  on  the  Home  Affairs  Select  Committee  In order to make suspension from Parliament a  serious penalty, citizens should be given power to  trigger  a  recall  by‐election  during  their  MP’s  suspension. If an MP is suspended, therefore: 

Her  constituents  should  have  the  power  to  trigger  a  by‐election  if  they  collect  the  signatures  of  5%  of  the  constituency  electorate during the MP’s suspension. 

  LETTER OF CENSURE  For  more  minor,  but  repeated,  infractions  of  the  rules,  MPs  should  receive  a  public  letter  of  censure  to  highlight  their  conduct  to  their  constituents. The Letter should be viewable via the  expenses  database  and  available  free  in  the  MP’s  constituency office and Commons library.    RESIGNATION FROM POSTS OF AUTHORITY  MPs  who  are  suspended  from  Parliament  or  win a conduct‐related recall vote should be barred  from  taking  on  ministerial  posts  or  chairmanships  of  any  committees  until  they  have  not  received  a  letter of censure for two years.    TRAINING  MPs  who  repeatedly  submit  inappropriate  claims  or  unsubstantiated  claims  should  have  to  undergo an intensive full day of training with Fees  Office  staff  to  ensure  that  they  understand  what  they  can  claim  and  how  to  keep  track  of  their  claims.  If  their  claims  are  usually  handled  by  a  particular member of their staff, that staff member  should also attend.  This  training  should  also  be  available  to  MPs  who  have  not  been  censured  but  wish  to  ensure  they understand the rules.    FINANCIAL PENALTIES  All  improperly  claimed  expenses  should  be  repaid in full in addition to a fine.    PUBLICITY  In  addition  to  adding  all  notes  of  censure  and  sanction  to  the  public  expenses  database  and  Register  of  Interests,  the  Commissioner  for  Standards  should,  at  every  quarterly  press  conference,  announce  a  list  of  those  MPs  who  have  been  censured  or  subject  to  sanctions  and  state  the  reason.  Those  in  attendance  should  be  permitted to ask questions.  

42   

   
Figure 17: Schedule of sanctions to dis‐incentivise corruption 

OFFENCE 
Repeatedly filing  inappropriate claims or  buying inappropriate items on  the expenses debit card.  Filing a claim or buying items  without filing supporting  evidence.  Repeatedly filing claims or  buying items without  supporting evidence.  Filing a claim and/or  supporting evidence for the  claim over a month after the  date on which cost was  incurred.  Failing to immediately pay  back a claim deemed  inappropriate or lacking  supporting evidence.  Deliberately falsifying  information on a claim of  value up to £100.  Deliberately falsifying  information on a claim of  value over £100.  Inadvertently failing to  declare an outside interest of  a value up to £500.  Inadvertently failing to  declare an outside interest of  a value over £500. 

SANCTION 
Claims to be refused or paid back and, if  more than eight occur within a year, MP  should undergo a mandatory day of training  with the Fees Office and receive a public  letter of censure.  Claim refused or to be paid back.

PUBLICATION 
Note made of claims repeatedly  refused and training received. Letter  of censure and evidence of money  paid back published.  Note made of claim refused and  evidence of money paid back  published.  Note made of claims repeatedly  refused and training received. Letter  of censure published. 

Claims refused or to be paid back and, if  over five within a year, MP should undergo  a mandatory day of training with the Fees  Office and receive a public letter of censure.  Reimbursement reduced 50% and  Note made of late claim and  evidence of money paid back  decreases by 5% for every week late  published.  thereafter, to zero. If already bought using  debit card, MP to pay back penalty amount.  Amount to be paid back will accrue interest  at 20% per month. Once fine reaches 100%,  MP’s expense account and debit card use  will be suspended.  Automatically triggered recall by‐election.  Claim to be paid back plus fine of 300% the  claim amount.    Automatic ejection from the House and  debarment from standing for 10 years.  Claim to be paid back plus fine of 300% the  claim amount.  First two times, a public letter of censure.  Third time and thereafter, suspension from  the House under the terms below (as for  value of over £500).  Suspension from the House for a time the  Committee on Standards in Public Life  deems appropriate. During suspension, a  recall by‐election may be triggered if 5% of  constituents’ signatures are collected in its  favour.  Automatically triggered recall by‐election.  Interest amount and a fine of 300% the  interest amount to be paid to the  Exchequer.  Automatic ejection from the House and  debarment from standing for 10 years.  Interest amount and a fine of 300% the  interest amount (up to a maximum of  £100,000) to be paid to the Exchequer.  Debarment or suspension from the House,  as deemed appropriate by the Committee  on Standards in Public Life. During  suspension, a recall by‐election may be  triggered if 5% of constituents’ signatures  are collected in its favour. 

MPs’ expense account highlighted on  database as owing monies or  suspended.   Highlighted note made on claim and  event listed in refused claims. 

Highlighted note made on claim and  event listed in refused claims. 

Interest added to the Register of  Interests with a note of censure. 

Interest added to Register of  Interests and highlighted.  

Deliberately failing to declare  an outside interest of a value  up to £500.  Deliberately failing to declare  an outside interest of a value  over £500. 

Interest added to Register of  Interests and highlighted. Proof of  payment to Exchequer required (e.g.,  transfer receipt).  Interest added to Register of  Interests and highlighted. Proof of  payment to Exchequer required (e.g.,  transfer receipt).  Note made on MP’s name on both  expenses database and Register of  Interests. 

Misleading the Commissioner  during an investigation. 

43   

   

CONCLUDING REMARKS
   For too long, British politics have carried on in  the  world  of  cosy  back‐room  dealing  and  systematic  paper‐shredding.  It  is  high  time  for  a  change.  In  the  musty  chambers  of  Parliament,  irrational  arrangements  and  secretive  ways  are  allowed to fester: the House of Commons is still a  place  in  which  newly  elected  Members  have  to  beg clerks just to get access to a desk where they  can work, where departments give you different  answers  depending  on  what  day  you  ring  them,  and where politicians have to perch on the steps  outside  for  stray  wifi  just  so  they  can  stay  in  contact with the outside world.  In  short,  there  is  a  wall  between  public  and  Parliament  shored  up  by  tradition,  fear  of  scrutiny,  technical  incompetence  and  sheer  bloody‐mindedness.  In  2005,  Grant  Shapps  MP  complained,  “The  problem  is  that  not  only  does  this  place  make  it  harder than average to contact people outside, it  actually  blocks  you  from  accessing  your  outside  contacts  using  your  own  laptop,  so  it  is  working  against you. […] We come back to the same thing  every  time,  but  it  is  a  fundamental  problem.  It  puts  a  blockage  in  the  way  of  progress,  almost  deliberately.”  He  was  referring  to  technical  problems  getting online in Parliament (or the “Estate,” as it  is  known  to  insiders).  But  he  could  just  as  well  have been referring to the culture of secrecy and  distrust of the public that is imbued in the entire  institution of the House of Commons.  In  this  report,  we  have  tried  to  put  forward  proposals  for  better  rules  and  a  sensible  rearrangement  of  the  Commons'  governing  structure  –  one  that  makes  it  easy  to  organise  and release information.  These proposals are not just about efficiency.  They are about changing what Parliament means  to our society. For centuries, Parliament (roughly  at  least)  played  the  part  of  defending  British  liberties against rapacious despotism by royalty.  But  now,  the  meaning  of  those  liberties  is  changing. It is no longer enough that all citizens  are permitted to cast their lot in with one party  or  another  every  four  years.  It  is  no  longer  enough  that  politicians  descend  from  on  high  occasionally to give lofty speeches to the press.  Instead,  we  are  entering  an  age  where  citizenship means taking responsibility for one's  society  in  a  way  never  before  possible.  It  does  not  mean  merely  making  an  informed  choice  among a few options. It means looking up every  idea  and  every  factor  that  goes  into  these  options  and,  if  we  so  desire,  constructing  an  entirely new option for ourselves.  Parliament  has  not  kept  pace  with  this  change.  Instead,  as  Heather  Brooke  puts  it,  we  suffer  under  “a  class  system  of  access  to  information.  The  privileged  and  powerful  get  access,  the  common  citizenry  does  not.  Information  comes  into  the  public  domain  with  unseen strings attached.”  Parliament  and  politicians  can  be  dragged  kicking  and  screaming  out  of  this  system  and  into the modern age, as they have been thus far.  They  can  continue  to  engage  in  the  shameful  spectacle of redactions, excuses and hiding from  the public. Or they can decide to adhere to the  basic  principle  of  a  democracy:  that  people  are  to be trusted with their own fate.  That  means  trusting  people  with  information and letting the walls of Parliament  become  permeable.  It  means  abandoning  the  illusion  that  there  is  something  inherently  different about a person on the visitors' balcony  and  a  person  on  the  Commons  floor.  The  expenses  crisis  is  a  rare  opportunity  for  Parliament to do this.  Much  of  the  public  already  instinctively  understands  most  of  what  is  said  in  this  report  in  relation  to  Parliament.  It  is  not  an  appeal  to  citizens. It is an appeal, however, to members –  not  just  Members  of  Parliament,  but  to  all  members  (clerks,  programmers,  managers,  and  so  on)  of  the  deeply  rooted  political  culture  of  secrecy and self‐preservation at all costs. It is an  appeal  to  those  people  to  not  merely  stay  “within  the  rules”  but  to  persistently  question  the  rules  –  to  always  insist  upon  viewing  the  rules  from  the  frustrating  “outside”  as  well  as  the cosy "inside.” 

     

   

44   

   

APPENDIX 
Official “organogram” of House of Commons administration. Available at:  http://www.parliament.uk/documents/upload/HCCorganogram.pdf

45   

                                                                                  © Juliet Samuel, Sunlight Centre for Open Politics, September 2009

46   

     

 
 

 

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful