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Una gestione

documentale…
intelligente
Anche in tempi di crisi, il Document Management si conferma
una delle aree di maggiore investimento da parte delle aziende.
Probabilmente perché tocca un ambito che presenta ampi margini
di miglioramento e la possibilità di concretizzare risparmi nel breve periodo.
I clienti, però, non cercano soltanto prodotti…
Non più semplici fornitori, ma partner do le informazioni la linfa vitale dei pro- tacei, instradati se sono digitali, le in-
che, partendo dall’analisi delle specifi- cessi. La gestione documentale ha tan- formazioni catturate da strumenti OCR,
che esigenze, realizzino progetti in gra- ti volti, perché tante sono le fasi in cui scandagliate, suddivise, instradate nuo-
do di traghettare l’azienda verso l’in- può essere suddivisa e analizzata. Pren- vamente, poi si passa all’archiviazione,
novazione e il cambiamento. Questo è diamo in considerazione il ciclo passi- conservazione sostitutiva a norma di leg-
ciò che le aziende chiedono alla nuova vo: i documenti arrivano in azienda, ge quando è il caso, infine c’è il ma-
generazione dei fornitori. Il dato è evi- vengono dematerializzati se sono car- gazzino, cartaceo o digitale, dove anche
dente nel settore del Document Mana- qui documenti e informazioni devono es-
gement, indicato da tutti gli analisti sere resi disponibili in modo semplice a
come una delle aree di maggiore inve- chi ne fa richiesta. Il tutto in un ambiente
stimento da parte delle aziende, essen- Conservazione che deve essere sicuro (le informazioni
sostitutiva
Cosa riguarda? Come funziona?
Che vantaggi ha?
Fatturazione
Dematerializzazione
Cosa riguarda? Come funziona?
2 elettronica
Di cosa si tratta? Come avviene?
Che vantaggi ha? Quale impatto? Che vantaggi ha?

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Focus

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sono il patrimonio delle organizzazioni) compito era arduo e le persone che han- DNA molto differente, provenienti da
oltre che green, perché oggi la tematica no risposto si sono disimpegnate al me- comparti distanti tra loro. L’altro aspet-
ambientale non è più secondaria e per- glio, considerata la vastità dei temi. to che emerge è la consapevolezza dei
ché si è scoperto che riducendo gli Del settore dei servizi e dei prodotti do- vendor circa il consolidarsi di una “do-
sprechi non solo si inquina meno, ma si cumentali emerge quello che ci aspet- manda nuova” da parte dei clienti: non
può anche risparmiare. tavamo, un quadro variegato e fram- più solo prodotti, ma anche consulenza
Dematerializzazione, conservazione di- mentato, popolato da operatori con strategica che includa la conoscenza de-
gitale e sostitutiva, fatturazione elet- gli aspetti legali e fiscali. Servono in-
tronica, workflow documentale, stora- somma dei partner, non più dei fornitori,
ge, sicurezza, sostenibilità ambientale, che sappiano gestire i progetti fin dal-
sono i sette temi sui quali abbiamo in- L’infrastruttura la fase embrionale.
terrogato alcune aziende del mondo storage in un progetto
dell’offerta, di cui pubblichiamo le ri- di gestione documentale: A cura di Michele Ciceri
sposte nella pagine che seguono. Il Che caratteristiche deve avere?

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Workflow Impatto
documentale ambientale
Cosa significa? Cosa riguarda? Quali vantaggi da un progetto
Che vantaggi ha? di gestione documentale?
La sicurezza
delle informazioni
4 in un progetto di gestione
documentale: Come garantirla?
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Quali sono i punti critici?

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Focus

ICT Professional n.66 41
WWW.DOCFLOW.COM

Alessandro De Pasquale,
Direttore Servizi Consulenza di Docflow
1) Ha il fine ambizioso di eliminare la carta dai processi aziendali. Già oggi, all’interno delle aziende i documenti interni si sono
ridotti di numero, purtroppo in ingresso ed in uscita ciò non è avvenuto. Le ragioni per cui si continua a produrre il documento tra-
dizionale è dovuta alla mancanza di cultura in tal senso. Abbiamo avuto modo di constatare che per una larghissima parte del pub-
blico un documento elettronico è l’immagine di una pagina stampata, a volte dotata di firma elettronica. In Docflow, un documento
de materializzato è un documento di soli contenuti, cioè che può essere letto ed interpretato direttamente dalle macchine senza ope-
razioni di conversione che richiedono, quasi sempre, l’intervento di operatori umani. La conversione in un immagine leggibile dagli
uomini viene eseguita direttamente dalle macchine. L’effetto è quello di rendere immateriale non solo i documenti ma l’intero pro-
cesso che, in molti casi può essere totalmente automatico. Il vantaggio di questo secondo approccio è evidente, il lavoro di conversio-
ne da carta a bit viene eliminato, gli errori che inevitabilmente venivano introdotti dalla conversione, sono tagliati a zero, i tempi di
processo sono praticamente azzerati. Il rovescio della medaglia è che per affrontare il problema della de materializzazione bisogna
fare un salto culturale che permetta di definire strettamente le regole aziendali cui i processi si attengono e ridurre, all’origine, le ano-
malie stabilendo regole e standard precisi con i propri partner. In questo modo l’intervento umano può essere ridotto a isolate ecce-
zioni e quindi il ruolo dell’uomo è solo di tipo qualificato.
2) Innanzitutto eviterei di parlare di conservazione sostitutiva ma parlerei di conservazione digitale, perché il primo termine implica la
sostituzione di un documento cartaceo, invece oggi ha più senso parlare di documenti che nascono, vivono e vengono conservati in
maniera digitale. La conversione di documenti cartacei in immagini elettroniche sarà nel tempo sempre più marginale.La conservazio-
ne avviene tramite una serie di procedure che devono assicurare che i documenti siano autentici, integri e immodificabili. Ai singoli
documenti o all’archivio, devono essere apposti dei contrassegni di autenticità ed eventualmente datati. Ai fini legali questi aspetti sono
regolamentati e queste caratteristiche sono garantite dall’apposizione di firme elettroniche e riferimenti temporali opponibili a terzi.
4) Il workflow documentale è sostanzialmente la trasposizione elettronica dei tradizionali procedimenti. Un sistema di workflow
permette di “trasportare” da un soggetto all’altro il focus delle azioni secondo le regole stabilite per quel particolare procedimento.
Ha il vantaggio di ridurre i tempi morti di trasmissione delle pratiche da una scrivania all’altra ma può produrre risultati sbalorditi-
vi se è progettato accuratamente per re ingegnerizzare i processi in funzione dell’uso di un sistema di workflow e non riproponendo
semplicemente i processi basati su carta. È sempre opportuno rivedere i processi rifacendo le analisi del valore aggiunto prodotte
dalle varie operazioni nel nuovo processo e non basarsi su quello vecchio.
6) I documenti sono una risorsa critica per la vita di un’organizzazione, sia per quanto riguarda l’operatività gestionale sia per quan-
to riguarda gli obblighi legali e fiscali, quindi un sistema documentale deve assicurare che questo patrimonio sia
sempre accessibile e disponibile. Le aziende basano i loro processi sulle informazioni contenute nei documenti
e quando questi non sono disponibili, si fermano. Policy di sicurezza che tengano conto della criticità dei
contenuti trattati sono indispensabili, i dati devono essere replicati su sistemi o supporti custoditi al sicuro,
devono essere predisposti opportuni sistemi di disaster recovery. I sistemi documentali offrono garanzie di
sicurezza maggiori degli archivi cartacei. Per esempio gli archivi cartacei di solito non hanno una copia di
backup e basta un’infiltrazione di acqua per rendere illeggibile annate di documenti cartacei.

La sicurezza
delle informazioni
in un progetto di gestione
documentale: Come garantirla?
L’infrastruttura Quali sono i punti critici?
storage in un progetto Impatto ambientale
di gestione documentale:
Che caratteristiche deve avere?
6 Quali vantaggi da un progetto
di gestione documentale?

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