Control de Documentos y Datos BOS de Planta Saltillo Foam / Trim Instruccin de Trabajo

Confidencial y Propiedad Registrada Nivel de Revisin 12 13 Fecha de Revisin Enero 03- 2012 Marzo 27, 2012 SX-LOS-WI-13-01-SA Rev: 14
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Agosto 08, 2013

Descripcin del Cambio Se Modifica el acceso al sistema via Intranet Se modifica el propsito, el alcance. Se agregan las responsabilidades de todos los departamentos. El proceso se mejora para considerar todos los aspectos. Revisin General

Preparado:

Yadhira Martnez

Aprobado:

Gerardo Martnez

Liberado:

Gustavo A. Faras

Firma

Firma Las copias electrnicas son vlidas sin firma

Firma

1.0

Propsito: Establecer y mantener los pasos requeridos instrucciones documentadas para controlar las instrucciones de trabajo, formatos, checklist, e informacin que se relacione con el control de los documentos relacionados al Sistema De calidad BOS y del ISO 14000 y describir mtodos que provean la documentacin actualizada a todo el personal de la planta. Alcance: Esta Instruccin de trabajo aplica para todos los departamentos y funciones que generen, revisen aprueben documentos del Sistema de Calidad de Technotrim Saltillo. y

2.0

3.0

Responsabilidad:

3.1

Gerentes de Departamento: Son responsables de asegurar que el procedimiento e instruccin de trabajo de Control de Documentos es aplicado en el rea que coordina. Promover el mbito en su departamento de la necesidad de emitir procedimientos e instrucciones de trabajo que controlen las actividades necesarias para el funcionamiento de la compaa, y el cumplimiento de las normas establecidas por nuestro sistema de calidad; Revisar y aprobar los procedimientos e instrucciones de trabajo establecidos y mejorar continuamente el Sistema de Calidad y Ambiental de la empresa Technotrim Saltillo. Evaluar la solicitud de cambio del documento y determinar la disposicin de la solicitud (aprobada o rechazada). Firmar en seal de aprobacin en la Instruccin de Trabajo propias de su departamento, autoridad delegada por el Gerente de Planta. Coordinador BOS:

3.2

Es responsable de establecer y mantener el sistema de Control de Documentos que asegure que nicamente el ltimo nivel de revisin se encuentra disponible en Webtop y en las localizaciones necesarias. Evaluar la solicitud de cambio y determinar si cumple con las disposiciones marcadas en la norma de calidad y ambiental que forman parte del Sistema BOS e informar al solicitante cuando el cambio se realice. Generar y mantener las Instrucciones de Acceso a Web top. Los archivos maestros se almacenan electrnicamente, y estn disponibles a los miembros del equipo. Las copias impresas de los archivos maestros son solo para referencia.

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3.3

Coordinar revisiones a los documentos locales por lo menos una vez al ao utilizando de referencia la revisin de la Lista Maestra, poniendo atencin en los documentos que no fueron modificados en el ao en curso, reunindose con el dueo del proceso o gerente del departamento manteniendo evidencia de minuta y resumen de cambios. Mantener actualizado la Lista Maestra y el Sistema Web Top. Informar va E-Mail los documentos modificados a los dueos de los procesos afectados. Distribuir Manuales de Referencia Internos / Externos con sello de "Documento Controlado" en la primera hoja de ste. Mantener la lista de Documentos de Origen Externo por Departamento. Identificar los manuales de AIAG, como documento controlado. Sellar de Obsoleto los manuales y documentos nivel 3 (Instrucciones, formatos, Check List, Manuales, etc) que se encuentren en ste estado). Elaborar y mantener actualizada el programa de Revision de documentos Regionales y Externos. Realizar Auditoria de Registros del Sistema de calidad y a Archivo Muerto

Cada dueo del proceso, es responsable de: Identificar los documentos y datos que requieran estar en el sistema de control de documentos, tomando en cuenta el siguiente criterio, si el documento es requerido para cumplir con cualquiera de las siguientes razones debe estar controlado: a. b. c. d. Requerimiento de BOS. Requerimiento de ISO/TS 16949 Requerimiento de ISO 14001 Requerimiento del Cliente (documentos externos)

Asegurar que aquellos documentos que sean de referencia tengan la leyenda referencia y no tengan nmero de control (estos incluyen formatos temporales para recoleccin de datos de proyectos, formatos que incluyen datos que son sumarizados posteriormente a una grafica o formato oficial en BOS con numero de Control). Controlar los documentos e informacin dentro de su rea funcional. Asegurar que no se usen documentos obsoletos. Al utilizar un formato impreso internamente cuidar en caso de usar hojas recicladas que la pgina del reverso tenga marcada una X o cualquier lnea que invalide esa forma, en caso contrario marcarla. Controlar los documentos generados por los sistemas (ejemplo: BASIS, Hyperion, EPIC, SAP, MfgPro, Mximo, etc.). Generar Solicitud de Cambio de los documentos a modificarse, y hasta que estn aprobados en Web Top deben ser accesados y utilizados. Informar a las funciones afectadas con la emisin o cambio que se ha realizado al documento.

3.4

El Gerente de Calidad, es responsable de: De liberar (emitir) las Instrucciones de Trabajo generadas localmente, en caso de que el Gerente de calidad no est disponible, el Gerente de Planta o el superintendente de calidad asumen esta responsabilidad. De firmar el formato de Requisicin de aprobacin y revisin de documentos, como representante Gerencial, en su ausencia el superintendente de calidad asume esta responsabilidad. El Gerente de Planta, es responsable de: De aprobar las Instrucciones de Trabajo generadas localmente, en caso de que el Gerente de Planta no est disponible, el Gerente de Operaciones asume esta responsabilidad.

3.5

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Confidencial y Propiedad Registrada 3.6 SX-LOS-WI-13-01-SA Rev: 14
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El Gerente o Lder de Recursos Humanos, es responsable de: De liberar (emitir) las Instrucciones de Trabajo del Sistema de Salud, Seguridad, Ergonoma y Ambiente (SSEMA), autoridad Delegada por el Gerente de Calidad.

3.7

Usuarios de documentos, son responsables de: Verificar que el documento que este en uso es igual al declarado en BOS (webtop) y en la instruccin de trabajo correspondiente. Son responsables de detectar la necesidad de establecer instrucciones que controlen y estandaricen las actividades necesarias para el funcionamiento de su departamento. Revisar los procedimientos e instrucciones de trabajo establecidos, principalmente aquellos que regulen las funciones del trabajo en particular para verificar su adecuacin. rea de Entrenamiento, es responsable de: Firmar de conformidad de que el entrenamiento del documento que est siendo generado y/o revisado ha sido impartido, o de que no es necesario un entrenamiento para el documento, recibiendo el formato de Registro de Entrenamiento (SX-LOS-FR-HR-06-01-SA) como evidencia de la imparticin del entrenamiento del documento afectado. Conservar la evidencia generada del propio entrenamiento para la aplicacin de los cambios que afecten el proceso de las instrucciones de trabajo locales, cuando aplique. Usuarios de documentos surgidos de software, son responsables de: Verificar que el documento en uso es igual al declarado en la instruccin de trabajo correspondiente.

3.8

3.9

4.0

Proceso:

Proceso Poltica de Calidad ASG (Nivel 1)

Documento AE-BOS-PY-01

Responsable Corporativo Johnson Controls

Comentarios - Intranet (Webtop)

De acuerdo a procedimientos Nivel 2 LOS/POS/PLUS/MOS

AE-(LOS,MOS,POS,PLUS)--FRNo. del elemento-No. consecutivo.

Corporativo Johnson Controls

Generar Documentos de Nivel 3: Instrucciones de Trabajo, Guas, Formatos, Lista de Verificacin, y Material de Entrenamiento.

SX-LOS-FR-13-03-SA Requisicin de Aprobacin y Rev de Dctos.

Todos los deptos.

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Aprobar la documentacin de nivel 3

SX-LOS-FR-13-03-SA Requisicin de Aprobacin y Rev de Dctos. y en WI, GL.

Gte.de Depto. Emisor Gerente de Planta

Liberacin de la documentacin de nivel 3.

SX-LOS-FR-13-03-SA Requisicin de Aprobacin y Rev de Dctos. y en WI, GL.

Gte. De Calidad

Actualizar lista maestra de doc. de Planta y documentacin en Sist. Webtop nivel 3

SX-LOS-FR-13-01-SA Lista Maestra de Documentos de Planta

Coordinador BOS

- Intranet (Webtop) Se aprueba en el formato de requisicin

Difusin de la documentacin a los departamentos afectados

SX-LOS-FR-13-02-SA Hoja de Distribucin de Doctos.o email o minuta registrado en SX-LOS-FR-13-03-SA Requisicin de Aprobacin y Rev de Dctos.

Coordinador BOS

Retencin y Disposicin de Documentos

SX-LOS-WI-13-02-SA Retencin de Documentos y Registros BOS

Coordinador BOS Todos los deptos.

4.1

Los Documentos BOS estn accesibles para todos los empleados a travs de el sistema Intranet de Johnson Controls (Web top), el cul puede ser accesado en el portal de empleados de JohnsonControls.com, con el usuario y contrasea de cada empleado. Los documentos de nivel 3 emitidos por cada departamento son guardados con el ltimo nivel de revisin en el Sistema de Intranet Web top y controlados por el Coordinador BOS. El Coordinador BOS, conserva una base de datos local con los documentos vigentes y son los que se colocan en el Web top. El documento aprobado originalmente, (WI, FR, GL, CL) as como el formato Requisicin de Revisin y Aprobacin de Documentos SX-LOS-FR-1303-SA en el que se encuentra la firma de las funciones. En caso de que se requiera no entrenamiento se registrar en el formato antes mencionado, el cul ser impartido por el responsable de registrar el cambio, adems de llenar un formato Registro de Entrenamiento SX-LOS-FR-HR-06-01-SA.,el cul conservar el departamento de entrenamiento. El nmero de identificacin de cualquier documento, generado en Planta Saltillo, lo asignar el Coordinador BOS.

4.2

Fecha de Revisin: Despus que los documentos son revisados por primera vez despus de su emisin inicial por las actividades involucradas, stos sern actualizados con el nivel de revisin 02 y as sucesivamente con un consecutivo.

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Sern protegidos para evitar que sean cambiados revisados sin que se asegure que todas las funciones involucradas estn de acuerdo con los cambios a realizar. El archivo maestro es administrado por el Coordinador BOS, quin es la nica persona autorizada para dar acceso a los usuarios cuando se requiera hacer algn cambio modificacin. Todos los documentos que requieran control deben incluir la fecha de revisin que indique cuando se cambi el documento.

4.3 4.3.1

Creacin y Aprobacin de nuevos documentos:

Si es detectada la necesidad de generar una WI para cumplir con los requerimientos de BOS y los requerimientos especficos del cliente, o para mejorar internamente en base a la mejora continua, cualquier departamento puede generar las instrucciones de trabajo y formatos necesarios para documentar y estandarizar las operaciones de Planta Saltillo Foam / Trim. Las Instrucciones o formatos nuevos debern ser generadas por el solicitante en coordinacin con el Coordinador de BOS. El solicitante se requiere del coordinador de BOS el numero que corresponde a la WI, FR, CL, etc. que se requiere dar de alta en el sistema, y se procede a llenar el formato de Requisicin de Revisin y Aprobacin de Documentos SX-LOS-FR-13-03-SA. El solicitante enva de manera electrnica el documento a dar de alta al coordinador de BOS para que este proceda a revisar el documento y validar que todo est en orden para darlo de alta (referencia correcta, fecha, bloqueo, etc.) Una vez que ya esta revisado el documento, se procede a recolectar las firmas en el formato de Requisicin de Revisin y Aprobacin de documentos (SX-LOS-FR-13-03-SA), donde el solicitante y el coordinador de BOS firman como verificacin, el Gerente del departamento solicitante firma en el rea de Aprobacin, y por ltimo el representante gerencial, normalmente el Gerente de Calidad, firma en el rea de Liberacin. Si el documento afecta a otras reas o compaeros del mismo departamento, es requerido que ellos firmen el formato en el rea de Aprobacin de funciones afectadas. En caso de que ninguna otra rea o funcin se vea afectada por el cambio, se colocara N/A en esta rea del formato. En caso de que el Gerente del rea o Gerente de Calidad no estn disponibles, se puede firmar el documento por la persona de mayor nivel jerrquico que este disponible en el departamento. El coordinador de BOS, actualiza la Lista Maestra de Documentos SX-LOS-FR-13-01-SA con el nuevo documento y lo identifica como documento nuevo. Una vez que se ha completado este proceso, se procede a subir los documentos al sistema de intranet (Web top) asegurndose de que el documento est protegido para evitar el mal uso de l.

4.3.2

4.3.3

4.3.4

4.3.5

4.3.6

4.3.7

4.3.8

4.3.9

4.3.10 Se procede a archivar el documento original en la carpeta que corresponde en el rea de control de documentos. 4.4 4.4.1 Aprobacin de modificacin de documentos:

El Solicitante deber pedir al coordinador de BOS, se le desbloquee el documento en una rea asignada por el usuario para que este proceda a efectuar los cambios en el documento, resaltndolos con un color

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diferente de letra, en este caso usamos la roja, se agrega la revisin nueva, se asignan los cambios, y se continua con los puntos mencionados en 4.3.4. 4.4.2 El coordinador de BOS, actualiza la Lista Maestra de Documentos SX-LOS-FR-13-01-SA con la nueva revisin, y los cambios en el documento. Una vez que se ha completado este proceso, se procede a subir los documentos al sistema de intranet (Webtop) la nueva revisin, asegurndose de que el documento est protegido para evitar el mal uso de l. Se procede a archivar el documento original en la carpeta que corresponde en el rea de control de documentos. El coordinador de BOS procede a eliminar del sistema del webtop el documento anterior, de la base de datos local as como de la carpeta con los documentos originales, y reasigna los documentos cancelados las carpetas de Obsoletos y se procede a identificarlos con el sello de obsoleto. 4.5 4.5.1 Documentos para dar de baja:

4.4.3

4.4.4

4.4.5

El formato Requisicin de Revisin y Aprobacin de Documentos SX-LOS-FR-13-03-SA se utilizar tambin para dar de baja documentos Nivel 3, las cancelaciones podrn sern solicitadas por cualquier persona del departamento afectado y debern ser aprobada por el Representante Gerencial. Una vez recibida el formato para dar de baja el documento, el coordinador de BOS procede a eliminar el documento del webtop, a actualizar la Lista Maestra identificando el documento en color rojo y marcndolo como obsoleto, se extrae el documento de la carpeta de documentos originales y se sella con Obsoleto. Los documentos dados de baja se archivan en una carpeta identificada como Bajas de forma electrnica, y se mantienen ah durante un tiempo determinado por el coordinador de BOS, para futuras referencias. Se guarda la evidencia de la solicitud de baja en una carpeta en control de documentos. 4.6 Documentos Obsoletos:

4.5.2

4.5.3

4.5.4

4.6.1

Slo se utilizar la revisin ms reciente en el sistema de Web top. Una vez que todos los documentos con revisin anterior a la distribuida son retirados de su lugar de uso, el Coordinador BOS nicamente conservara copia anterior inmediata sellndola de obsoleta y asignndola a una carpeta de Obsoleto. Los documentos obsoletos son removidos de todos los puntos de emisin uso por el Coordinador BOS para evitar su uso indebido. 4.7 Cuando un documento nivel 3 local no ha sido modificado, por necesidad, durante los primeros 11 meses del ao calendario deber ser revisado por un representante del departamento originador y Control de Documentos, para verificar su vigencia u obsolescencia; los resultados debern documentarse en una Minuta. Se registra la fecha de revisin en la Lista Maestra de Documentos y se archiva la minuta como evidencia. La coordinadora de BOS realizar una auditora de documentos para verificar que estn integrados al Sistema de Calidad y Ambiente BOS / ISO TS 16949/ISO 14001 y cumplan con el Estndar de Documentos BOS, la ltima revisin de los documentos se indicar en la Lista Maestra de Documentos. La Auditora se har tomando una muestra de documentos de reas elegidas aleatoriamente, auditando un muestreo de la documentacin incluida en el departamento, as como

4.6.2

4.8

4.9

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los documentos mundiales aplicables a cada departamento y se documenta en el formato de Auditoras a Registros del Sistema de Calidad . Nota: No todos los formatos dados de alta en el Sistema estn directamente referenciados en una Instruccin de trabajo; los documentos pueden estar ligados al sistema por medio de 1 Resumen de Cambios en Instrucciones de Trabajo / Registros, o un documento global. 4.10 Cambios requeridos por necesidad externa: Semestralmente el coordinador de BOS revisar el estatus de los documentos externos, ejemplo los de alcance regional Mxico, Norte Amrica o departamentales, etc.; es decir verificar el nivel de revisin, altas, bajas, a travs del formato SX-LOS-FR-13-13-SA Programa de Revisin de documentos regionales, externos, y especficos. Una vez terminado lo anterior se determina la forma de impacto en la documentacin local. Si resulta un impacto en la documentacin local se comunica con el dueo del documento, y se procede al 4.3.4.

4.11 Difusin 4.11.1 Cuando los documentos estn aprobados, y todo el sistema est listo con la documentacin, se comunicar al solicitante que ya est disponible el documento, por medio de un correo electrnico, y este se anexa de evidencia en el documento original. 4.11.2 El solicitante debe informar a los involucrados que existe el documento, de que fue modificado o de que se di de baja. 4.11.3 Mensualmente se enviara correo con los documentos emitidos y revisados durante el mes a las reas afectadas.

4.12 Documentos de Origen Externo: Cada Departamento (s aplica) genera y conserva una lista de Documentos de origen externo por departamento SX-LOS-FR-13-04-SA la cul debe ser actualizada.

4.13 Aspectos Generales: 4.13.1 La Fecha efectiva del cambio es la fecha de la revisin del documento. 4.13.2 La fecha de implementacin de los documentos locales es el de la fecha de revisin. 4.13.3 Todos los documentos de BOS (locales, regionales y mundiales) podrn ser accesados via Electrnica en el Sistema Web Top. 4.13.4 Cualquier empleado tiene acceso a los documentos en Web Top, siguiendo las instrucciones 4.13.5 Al utilizar el formato impreso internamente cuidar en caso de usar hojas recicladas que la pgina del reverso tenga marcada una X o cualquier lnea que invalide esa forma, en caso contrario marcarla. 4.13.6 Cualquier documento generado para recolectar informacin, temporalmente, debe incluir la leyenda SOLO REFERENCIA. Ejemplo: recoleccin de datos para proyectos Seis Sigma , documentos temporales para validar eficacia, etc. 4.13.7 En algunos documentos locales, que hagan referencia a otro global, se eliminarn las letras distintivas del idioma del documento global para dejar abierta la opcin de consultarlos en ingls o espaol.

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4.13.8 Es permitido obtener copias fotostticas de los documentos controlados, pero estas solo son usadas como documentos de referencia, sin que sean validas para disposicin y deben desecharse a la brevedad posible por el portador. 4.13.9 El portador debe asegurarse que su copia sea vigente de acuerdo a Lista Maestra disponible en el rea control de documentos y/o documentacin en Web Top. 4.13.10 Los datos contenidos dentro de los registros, podrn ser modificados por la persona que gener y/o reviso el dato incorrecto marcando con una diagonal o lnea el dato seguido del correcto con las iniciales (nombre y apellido) de la persona que modific y fecha. 4.13.11 Los documentos deben tener nmero de control de referencia si: Son requeridos por alguna entidad gubernamental Son requeridos por algn procedimiento mundial o corporativo Son requeridos por el cliente Son controles permanentes para mejorar la efectividad del proceso, es decir si yo lo puedo retirar y no pasa nada puedo eliminarlo. 4.13.12 Los registros y/o documentos que se encuentran en la oficina de seguridad y medio ambiente pudieran ser de impacto legal por lo que se recomienda su consulta dentro de la misma oficina.

5.0

Registros:

5.1

El Coordinador BOS se encarga de archivar y mantener los documentos de acuerdo a la Matriz de Retencin de Registros de: Hojas de distribucin de documentos. Requisicin de Aprobacin y Revisin de Documentos. Auditoras a Registros del Sistema de Calidad. Programa de Revisin de Documentos Regionales, Externos y Especficos La Lista Maestra de Documentos de Planta se conserva activa y mantenida electrnicamente. Documentos de nivel 3 (Instrucciones de trabajo, formatos, checklist, etc) son archivados y mantenidos con la ltima revisin vigente en el sistema. Los documentos obsoletos son mantenidos como referencia solo la ltima revisin previa a la actual. Los documentos dados de baja del sistema, se mantienen por un periodo de un ao para referencia solamente. El registro de entrenamiento es archivado y mantenido por el rea de Entrenamiento. Cada departamento que tenga documentos externos, se encarga de archivar y actualizar los Documentos de Origen Externo por Departamento. Referencias: AE-BOS-PY-01 AE-LOS-PR-13 AE-LOS-PR-10 AE-LOS-ST-01 AE-LOS-SP-01 SX-LOS-FR-13-01-SA SX-LOS-FR-13-02-SA SX-LOS-FR-13-03-SA SX-LOS-FR-13-04-SA SX-LOS-FR-HR-06-01-SA SX-LOS-FR-13-06-SA

5.2 5.3

6.0

Poltica BOS Procedimiento Control de Documentos y Datos Procedimiento Administracin BOS Estndar de Documentos BOS Especificacin de Numeracin de Documentos BOS Lista Maestra de Documentos. Hoja de Distribucin de Documentos Requisicin de Aprobacin y Revisin de Documentos. Documentos de Origen Externo por Departamento. Registro de Entrenamiento Auditoras Mensuales a Registros del Sistema de Calidad / ISO 14001.

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