Ofimtica

Microsoft Word

M
Ofimtica

GUIA DE APRENDIZAJE

omtico muy popular, que permite crear documentos sencillos o profesionales. Word est incluido en el paquete Microsoft Oce de Microsoft, de todas maneras, tambin es vendido por separado. Posee herramientas de ortografa, sinnimos, grcos, modelado de texto, etc. Adems tiene una muy buena integracin con el resto de las aplicaciones del paquete Microsoft Oce.

Microsoft Word, es un programa editor de texto

Primer contacto con Word Cuando se inicia el procesador de textos Microsoft Word, aparece la
pantalla de trabajo en la cual hay gran cantidad de elementos (cuadro de cierre, barra de ttulo, botones maximizar/minimizar, barras de desplazamiento, etc.) entre otros, que iremos describiendo.
Esta es la imagen de un archivo nuevo de word

B
Ofimtica

Los comandos de la barra de mens se reeren a las funciones del procesador de textos.

Barra de mens

Botn de Oce: contiene

de archivos, as como las opciones para preparar la pgina antes de imprimir y las opciones de impresin.

aquellos comandos relacionados con la gestin

Esta representado por el cono

Inicio o archivo:

Contiene los comandos relativos a la edicin de texto, aquellos que permiten copiar o mover informacin, as como comandos de bsqueda y sustitucin de palabras.

Insertar:

Contiene los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.

Diseo de pgina o formato:

Contiene los comandos de visualizacin del documento; los modos de trabajo, las barras de herramientas, los encabezados, pies de pgina, mrgenes, orientacin, sangra y columnas.

Ofimtica

Referencias:

Con l se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora de la presentacin de la informacin; crear una tabla de contenido, insertar notas al nal de la pgina, insertar una cita, tabla de ilustraciones, marcar citas y entradas.

Correspondencia:

Facilita la creacin de archivos para correspondencia, con sus sobres, etiquetas y creacin de lista de destinatarios.

Revisar:

Contiene todos los comandos para mejorar la calidad de los archivos con herramientas como ortografa y gramtica, traducir, sinnimos y para facilitar el trabajo y recordar elementos de importancia durante el trabajo con herramientas como comentarios, control de cambios, globos, crear marcas.

Vista:
Ofimtica

Con las herramientas de esta pestaa se gestiona cul va a ser la visual del documento nal y la forma de visualizar la pantalla en el momento de trabajarlo, permite ver el documento en diseo de impresin, en pantalla completa, diseo web, esquema y borrador, en una o dos pginas, aumentar o disminuir la forma en que se visualiza un documento.

B
Ofimtica

Word presenta seis vistas de trabajo y de presentacin de los documentos: Normal, Diseo Web, Diseo de impresin, Esquema, Documento maestro y Presentacin preliminar. El paso de un modo a otro se realiza desde el men Ver o desde la solapa de la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de la Presentacin preliminar que se activa desde el men.

Vistas de trabajo y de presentacin del documento en la pantalla

Vista Diseo de impresin

Para seleccionar esta vista se utiliza el botn de la esquina inferior izquierda de la ventana. Esta vista presenta el documento ya encajado en las pginas tal y como luego se imprimir, con las notas, los encabezados y los pies de pgina. Resulta ms claro trabajar con l que con el modo Normal, pero tiene el inconveniente que al obligar al programa a paginar constantemente, para poder mostrar la apariencia real de las pginas, es mucho ms lento. Se suele utilizar para hacer correcciones en el formato del documento.

La Vista Esquema permite organizar el documento mediante ttulos, subttulos, secciones, etc., de un modo muy sencillo.

P
Ofimtica

La Presentacin preliminar permite ver el documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de Diseo de pgina, muestra varias pginas del documento con lo que es posible tener una visin general de la apariencia del trabajo, se suele emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a salir correctamente, por este motivo se ver ms en detalle en la seccin del manual dedicada a la

Presentacin preliminar

La vista pantalla completa permite tener una imagen ms amplia del documento

Para seleccionar esta vista, se utiliza el botn de la esquina inferior izquierda de la ventana.

Lectura de pantalla completa

R
Ofimtica

En el modo de Presentacin de Word aparece una regla horizontal. Si no est visible se puede activar con el men Regla| Ver.

Regla

La regla muestra una escala horizontal que reeja el ancho de la caja de escritura. Mediante la regla es posible cambiar las sangras y tabuladores desde el propio documento sin necesidad de entrar en los mens. Las sangras se pueden modicar con los tringulos de la regla. Hay tres: dos a la izquierda y uno a la derecha. Los dos tringulos de la izquierda marcan la sangra de la primera lnea y la sangra francesa. El tringulo de la derecha marca la sangra de la derecha. Para modicar la sangra izquierda, se debe pulsar el botn cuadrado que hay en la zona izquierda de la regla:

L A

Al pinchar sobre el cuadrado se movern los dos tringulos tambin. La sangra en primera lnea: el tringulo que se debe desplazar es el superior. La primera lnea empezar en el punto que se marque con el tringulo superior, el resto de las lneas empezarn donde est situado el tringulo inferior izquierdo.

La Barra de estado est situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente una serie de informacin muy til: la pgina en la que est situado el cursor, la seccin y el nmero de pginas del documento activo; la posicin del cursor con respecto a la altura, la lnea y la columna de la pgina, etc.

Barra de estado

Ofimtica

Es conveniente guardar el documento nada ms empezar a trabajar con cualquier programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar prdidas de trabajo debidas a cortes de la energa elctrica o a errores del programa o del sistema.

Administracin de documentos

G
Ofimtica

Para guardar un documento recin creado se puede elegir el men Archivo Guardar

Guardar la primera vez

Aparecer un cuadro de dilogo distinto segn el sistema operativo que se est empleando, aunque en todos tendr parecidas opciones:

Lo primero que se debe seleccionar es dnde se guarda el documento. Con el men desplegable
de Guardar en, se selecciona la unidad y dentro de ella la carpeta que contendr el documento. En la ventana que hay debajo del recuadro Guardar en, aparece lo que contiene la unidad o carpeta seleccionada, si se da doble click sobre una carpeta, aparecer el contenido de la misma. Una vez seleccionado el lugar en el que se va a almacenar el archivo, el siguiente paso es escribir el nombre del archivo en el recuadro Nombre del archivo.

Es muy importante jarse dnde se guarda el archivo

y con qu nombre, para evitarse inconvenientes a la hora de necesitar la informacin all contenida. Tambin se puede guardar el archivo como un documento de word, incluso en la versin anterior, como un documento de slo texto etc. Todo depende de lo que ponga en el recuadro Guardar como tipo:

El men que se despliega es muy amplio para recorrerlo, se puede utilizar la barra de
desplazamiento. Una vez se hayan dado estos pasos se pulsa el botn Guardar.

Despus de guardar el documento por primera vez, conviene ir guardando de vez en cuando a medida que se efectan cambios sobre el documento. Si se pulsa el botn,

Guardar los cambios

Ofimtica

el documento volver a guardarse en la misma unidad que la primera vez y con el mismo nombre. No aparecer ninguna ventana.

G
Ofimtica

La opcin Guardar como del men Archivo, se utiliza cuando se quiere guardar el documento:

Guardar como

Con otro nombre, para hacer una copia. En otra unidad o en otra carpeta. Como otro tipo de archivo.

Al elegir esta opcin se abrir la ventana de Guardar Como:

Desde esta ventana se puede modicar la unidad de almacenamiento, el nombre del archivo y guardarlo como Word 6.0 o 95.

A
Y luego est: Ofimtica

Abrir un documento
y se abrir la siguiente ventana:

Hacer click en el cono

Lo primero que se debe hacer es buscar la unidad en la que est almacenado el

documento y la carpeta. Si el documento no aparece, es importante asegurarse que se est buscando el tipo correcto de archivo; si no se recuerda de que tipo de archivo se trata se puede escoger la opcin Todos los archivos:

E
Ofimtica

De

esta forma sern visibles todos los archivos que puede abrir este programa

Desplazamiento del cursor por el documento Un documento puede tener una extensin que va desde una lnea hasta varios cientos de pginas. Para moverse a travs de los documentos, Word presenta una barra de desplazamiento vertical a la derecha de la ventana y otra de desplazamiento horizontal en la parte baja de la ventana. Para desplazarse hacia arriba y hacia abajo basta con presionar las echas que aparece en los extremos o arrastrar el cuadro que se muestra en medio de las barras de desplazamiento. Cuando arrastre el cuadro de la barra de desplazamiento vertical Word indicar el nmero de las pginas por las que se va desplazando.

Escribir y editar

Cuando se empieza a trabajar, Word muestra una lnea vertical parpadeante en la parte superior del rea de trabajo, es el llamado punto de insercin que va indicando el lugar en que se inserta lo que se va escribiendo. La lnea horizontal que aparece al nal del texto escrito, es la gua de escritura que indica el lmite inferior del documento.

Punto de insercin

Gua de Escritura

Para mover el punto de insercin y escribir en otro sitio, basta con hacer click con el ratn all donde se quiera empezar a escribir. Cuando se desplaza el ratn en medio del texto, la echa W se transforma en un cursor con forma de pueden utilizar las teclas de cursor para desplazar el cursor por el texto.

Para aplicar cualquier modicacin sobre un texto, hay que indicar a Word sobre qu elemento se quiere que lo haga. As, para poner una palabra en cursiva hay que mostrarle al programa sobre cul de ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se consigue seleccionando la palabra. Cuando cualquier palabra o frase est seleccionada aparece resaltada con un cambio de fondo y color de texto:

Seleccionar texto

A partir de este momento, cualquier comando que se efecte (borrar, aplicar cursiva, negrita, subrayar, etc.), se aplicar nicamente sobre el texto seleccionado. De los distintos mtodos que hay para seleccionar texto los ms habituales son: Pinchar con el cursor delante del texto y manteniendo pulsado el botn del ratn, arrastrar hasta el nal del texto que se quiere seleccionar. Ofimtica

Si se quiere seleccionar una palabra basta con hacer doble click encima de ella. Para seleccionar un prrafo hay que hacer tres click encima de l. Si se quiere seleccionar todo el texto basta con ubicar el botn que se encuentra en la pestaa de inicio, desde donde estas ubicado, en la parte derecha superior.

F
Ofimtica

GUIA DE APRENDIZAJE

Las funciones de edicin aparecen prcticamente en todos los programas. Su utilidad es muy simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando as gran trabajo cuando se quiere repetir palabras, frases o desplazar trozos de texto de un lugar a otro.

Funciones de edicin

Copiar

El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para indicarle al programa sobre qu texto se quiere ejecutar la accin, despus se selecciona el men inicio|Copiar. El texto copiado no desaparecer del lugar de origen, pero el ordenador ha creado una copia de l, solo hay que indicarle dnde se quiere depositar con la funcin Pegar. Para pegar el texto copiado se selecciona el men inicio|Pegar

Cortar

Cuando se aplica la funcin Cortar sobre un texto, este desaparece del lugar de origen. Para depositarlo en otro sitio se utiliza la herramienta Pegar. Para utilizar la funcin Cortar se selecciona el men inicio|Cortar Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratn. Una vez se ha seleccionado el texto, basta con dar click sobre la palabra seleccionada y sin soltar el botn del ratn, arrastrar hasta el lugar en que se quiere dejar el texto.

Deshacer

Esta opcin permite deshacer todos los pasos dados desde la ltima vez que se guard el archivo. Para ello hay que seleccionar el botn ubicado en la parte superior izquierda que tiene la siguiente apariencia: Tambin es posible repetir la ltima accin realizada, y acciones que se han deshecho. Para rehacer una operacin se oprime varias veces este botn (tiene un lmite de acciones a deshacer). Ambos botones presentan a su derecha una flecha, al presionarla se despliega un men con una lista de las acciones hechas o deshechas para facilitar el proceso.

Ofimtica

En Word existe una forma de buscar automticamente una palabra dentro de un documento, de esa forma se puede buscar informacin relacionada con ese tema, o una palabra mal escrita para sustituirla. Para buscar una palabra, se selecciona el men Edicin | Buscar, se abrir esta ventana:

Bsqueda y sustitucin de texto

Dentro del recuadro Buscar se escribe la palabra que se quiera encontrar, a continuacin se pulsa el botn Buscar Siguiente.

Ofimtica

El programa buscar esa palabra desde la posicin actual hasta el nal del documento, la primera coincidencia que encuentre la seleccionar y el programa esperar rdenes sobre el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar. La bsqueda se puede anar ms, pulsando el botn Ms:

A
Ofimtica

Aparecern varias opciones aplicables tanto para el texto buscado como para el que debe sustituirlo, es posible especicar algunas cuestiones de formato con el men desplegable Formato. Se pueden hacer, adems, bsquedas especiales con el men desplegable Especial, que permite buscar retornos de carro, tabulaciones, etc., de hacer coincidir maysculas, la palabra completa o usar un carcter comodn. Las opciones Coincidir mays/mins y Palabras completas, sirven para limitar la bsqueda a la localizacin de esa secuencia de caracteres cuando constituya una palabra completa o limitar la bsqueda a la perfecta coincidencia de maysculas y minsculas con el trmino denido de bsqueda. La palabra encontrada se puede sustituir automticamente por otra, para sustituir se pulsa la pestaa Reemplazar de la ventana: Aparecer el recuadro Reemplazar con, dentro de l se escribe el texto por el cual se quiera sustituir el texto encontrado. Para reemplazar la palabra encontrada se pulsa el botn Reemplazar. Si se quieren Reemplazar todas las palabras que coincidan con los criterios de bsqueda de una sola vez se pulsa el botn Reemplazar Todas. Cuando no se quiera reemplazar la palabra hallada se pulsa Buscar Siguiente. Cuando se termine de buscar o de reemplazar se pulsa el botn Cancelar para cerrar la ventana. Word permite que el resultado nal del trabajo sea idntico al que saldra de una imprenta profesional, para ello tiene todas las posibilidades de diseo que se aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando conforme se va escribiendo pero para una mayor claridad de la exposicin se vern agrupadas en tres categoras: pgina, carcter y prrafo. Las ms habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las barras de herramientas sin necesidad de entrar en los mens, por ellos se vern primero cmo se aplican por este procedimiento, completando la explicacin en algunos casos con la opciones de los mens.

U
Ofimtica

Dentro de esta categora se agrupan instrucciones como el tamao y orientacin del papel, las mrgenes, encabezados y pies de pgina, etc., la mayor parte de ellas se concentran en el cuadro de dilogo Congurar pgina al que se accede desde el men Archivo. Temas: sirve para elegir un modo de presentacin del documento

Diseo de pgina

Esta pestaa presenta 5 secciones, una para cada grupo de instrucciones, temas, fuentes, colores, efectos, mrgenes, orientacin (vertical u horizontal), tamao del papel, columnas, saltos, nmeros de lneas, guiones.

Colores: permite elegir una gama de colores para el tema elegido.

Fuentes: permite elegir el tipo de letra o tipografa en el cual se va a escribir el archivo

Mrgenes: Las mrgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo, derecho.

Ofimtica

La margen de encuadernacin es el espacio de la hoja que ser ocupado por la

encuadernacin. No basta con hacer ms grande el margen izquierdo porque, en el caso de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernacin ir en la parte izquierda de las pginas impares pero en la derecha de las pares.

La margen de encuadernacin es el espacio de la hoja que ser ocupado por la

F
Ofimtica

encuadernacin. No basta con hacer ms grande el margen izquierdo porque, en el caso de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernacin ir en la parte izquierda de las pginas impares pero en la derecha de las pares.

Para aplicar formato al texto, modicar el tipo de letra, el tamao, etc., se puede ingresar a la pestaa inicio y en la segunda seccin se pueden encontrar todas las opciones para editar texto

Fuente

Fuente: Es el tipo o familia de letra que se aplica. Puede ser la Times, Arial, Courier, BooK Antiqua, Rokwell, etc. Estilo de fuente: se reere a los modos de resaltar la letra: negrita, cursiva, subrayado, que se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado

Tamao: Se mide en puntos (pto.), medida tipogrca que equivale a 0,35 mm. La letra de este manual es una Times New Roman 12 pto., para el texto normal y Times New Romn 14 para los ttulos. Efectos de Texto: se llama efectos al superndice, subndice, Tachado.

F F

Un prrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que comienza por una letra en mayscula y termina con un punto y aparte. Word los presenta adems delimitados por esta marca (marcas de prrafo). Las instrucciones para prrafos estn agrupadas en el cuadro Prrafo del men Formato, aunque gran parte de ellas, las ms habituales (sangras, alineaciones, tabulaciones, etc.), se pueden aplicar desde la regla y la barra de herramientas Formato. Para aplicar una instruccin de prrafo, basta con tener el cursor dentro del prrafo que se quiera modicar, sin necesidad de seleccionarlo todo; en el caso de que se quiera aplicar el mismo formato a varios prrafos se tendr que seleccionar al menos una parte de cada uno de ellos.

Formatos de prrafo

Word admite varios tipos de alineacin: izquierda, derecha, centrada y justicada. La alineacin por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra basta con pulsar el botn correspondiente en la barra de herramientas de formato o elegirla del cuadro de dilogo Prrafo del men Formato.

Alineaciones

Ofimtica

Izquierda

Centrada

Derecha

Justicada

B
Ofimtica

El mtodo ms sencillo de aplicar bordes a un prrafo , un grupo de prrafos o a una tabla es utilizar estas herramientas de la barra de bordes

Bordes y sombreado

Con este men se selecciona el tipo de borde que se quiere aplicar, al pulsar sobre la echa se desplegarn algunos de los bordes que se pueden aplicar: Con esta herramienta se selecciona el color del sombreado que se aplica al prrafo. Se pueden seleccionar los bordes ya diseados de la izquierda dando click sobre cualquiera de ellos o bien ir confeccionando un borde con las distintas herramientas. Primero se selecciona el estilo de la lnea, despus el color y el grosor de la lnea, dando click en la echa del Ancho:

Si se est aplicando bordes a un grupo de prrafos o a las celdas de una tabla, tambin se puede poner bordes entre ellos. Cuando se trate de una tabla o de varios prrafos aparecern ms botones:

Los sombreados son variaciones en el color del fondo de un prrafo que se suelen aplicar para destacar su contenido. Para aplicar un sombreado hay que seleccionar la pestaa Sombreado:

GUIA DE APRENDIZAJE
Para aplicar un sombreado primero hay que seleccionar el color del Relleno dando click sobre un color de la paleta, a continuacin se selecciona la trama, que es la intensidad con la que se aplicar el color. En Vista previa se ver cmo va quedando el prrafo o la tabla. Si se ponen sombreados ms oscuros de un 50% de gris, es conveniente. Para que se lea correctamente, poner la letra de color blanco y con negrita. En los pies de pgina de este manual se puede ver un ejemplo de prrafo con borde superior y sombreado de 60% (Microsoft Word nmero de pgina).

C
Tablas
Ofimtica

Las tablas de Word tienen una funcin similar a las tabulaciones pero con
muchas ms opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas se puede:

de celdas de la seccin 5.5.1. del manual.

Generar columnas de texto y nmeros Disponer texto en columnas paralelas (para traducciones, por ejemplo) Situar imgenes junto a textos como se puede ver en el apartado alto y ancho

Para crear tablas hay que pulsar en el botn

de la barra de herramientas Estndar y seleccionar el nmero de celdas que se quiere insertar.

F C
Ofimtica

Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un

Formato de tabla

prrafo normal, con la diferencia que cada celda se comporta como un prrafo independiente, este permite que se pueda aplicar distintos estilos a cada celda o incluso a cada prrafo dentro de la celda. Los bordes se aplican de la misma forma que se explic para los prrafos con el men Formato | Bordes y sombreado, etc.

El encabezado y el pie son dos partes de la pgina, por encima y por debajo
de la caja de escritura respectivamente, en las que normalmente va escrito el ttulo del libro, el nombre del autor, la numeracin de las pginas o cualquier texto que se quiera que aparezca repetido en la parte superior o inferior de todas las pginas.

Encabezado y pie de pgina

Pie de Pagina

Para rellenar el contenido de encabezado o del pie hay que elegir la pestaa insertar y elegir

el botn encabezado o pie de pgina. Word presenta el encabezado en la Vista Diseo de pgina permitiendo escribir su contenido. Para ver el pie de la pgina hay que pulsar el botn Cambiar entre encabezado y pie ya que el encabezado siempre se selecciona por defecto.

El encabezado y el pie poseen su propio estilo de prrafo que tiene ya un alto de tabulacin
en la mitad de la hoja y otro en la parte derecha para poder escribir, por ejemplo, un texto por un lado y la numeracin por otro.

Es posible insertar en un documento de Word grcas, tablas procedentes de

Excel, imgenes, formas, etc. El procedimiento estndar para insertar cualquier objeto es, teniendo los dos programas abiertos (Word - Excel), copiar el objeto en el programa de origen y pegarlo en el documento de Word. Tambin se puede hacer a travs de las

Grcas, imgenes, formas

La opcin imagen, permite insertar una imagen que se haya guardado en algn archivo en el computador: al dar click en el botn imgenes, despliega una ventana donde se puede buscar la imagen, luego de encontrarla se da click sobre ella y luego insertar en la parte inferior de la ventana.

Ofimtica

Imgenes prediseadas, es una herramienta para colocar imgenes de una lista que ofrece Microsoft Occe, solo se debe dar click a la opcin imgenes prediseadas.

Ofimtica

esta abrir una ventana lateral en el mismo documento donde estamos trabajando en la parte superior, se puede colocar la palabra clave de bsqueda, por ejemplo casas y al dar click a buscar, aparecen las opciones relacionadas con nuestra bsqueda.

Para insertarla solo basta con dar click a la imagen elegida.

La herramienta formas, sirve para insertar formas bsicas que pueden ser de utilidad para resaltar apartados de nuestro documento, hacer diagramas de ujo, entre otras opciones, para hacerlo solo se DA click al botn formas y este despliega una lista de imgenes, elige la de tu inters y arrastra el mouse para dibujar la forma con el tamao y direccin deseados.

Ofimtica

martArt, es otra herramienta que sirve para insertar diagramas prediseados, cuenta con la opcin de colocar imgenes de archivo, para usarlo da click a SmartArt

S
S

Aparecer una ventana con mltiples opciones de diagrama, elige una y da click en aceptar

Ofimtica

Ahora aparecer una ventana que te da la opcin de escribir texto e insertar imgenes, solo debes dar click a cada una de las casillas y escribir o elegir la imagen que deseas insertar.

El resultado puede ser este:

Finalmente para insertar un grco da click al botn grco, se desplegar una ventana para elegir el tipo de grco, luego oprime aceptar.

Ofimtica

Automticamente se generarn dos ventanas en donde puedes comenzar a colocar los datos que van en la grca, adems de poderla editar en cuanto a color, forma y presentacin nal.

Si haces doble click en la grca, aparecer una ventana adicional a las pestaas superiores que ya hemos visto:

En ella puedes hacer los cambios de edicin nombrados anteriormente. Ahora puedes comenzar a hacer uso de Microsoft Word y crear tus archivos. Ofimtica