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UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZN

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

PROGRAMA DE EMPLEO JUVENIL JVENES A LA OBRA

CURSO DE ASISTENTE DE ALMACN Y DISTRIBUCIN MDULO:

DOCUMENTACIN LOGISTICO
DOCENTE:

Lic. Adm. Dozheim Elmert Salinas Alejandro

HUNUCO - 2012

INTRODUCCION

El curso de Asistente de Almacn y Distribucin, ha sido diseado para proveer de los conocimientos, herramientas y tcnicas necesarias para que los participantes se sensibilicen con la importancia de los almacenes y centros de distribucin, como corazn de los procesos al interior de la empresa y del sistema logstico. Quienes cursen este programa lograrn una evaluacin acertada y correcta de las operaciones que se llevan a cabo en los indicados Centros de Distribucin y Almacenes, para servir a los clientes y evitar excesos o faltantes en los inventarios, y en las necesidades de los usuarios de las empresas y de sus clientes externos. El curso est dirigido a quienes estn interesados en conducir o mejorar la conduccin actual de los almacenes y centros de distribucin de las empresas.

3 CARACTERSTICAS DE LA SOCIEDAD ACTUAL

ASPECTOS SOCIOCULTURALES Continuos avances Descubrimientos y nuevos desarrollo cientficos: nuevas tecnologas cientficos. para la informacin y la comunicacin (telefona, informtica, etc.), ingeniera. Redes de La sociedad se basa en amplias redes de comunicacin y en la distribucin de capacidad de los individuos para actualizar su conocimiento en un informacin. mundo que cambia vertiginosamente. Las redes de distribucin de informacin permiten ofrecer en cualquier lugar en el que haya un terminal (ordenador, telfono mvil, televisor...) Presencia de los Con la prensa, radio, televisin e Internet la informacin llega cada medios de vez a ms personas. La informacin se mueve casi con absoluta comunicacin de libertad por todas partes; lo que ocurre en un punto del planeta puede masas e Internet verse inmediatamente, por ejemplo la poderosa cadena americana CNN, emiten noticias durante todo el da. Integracin cultural Los pases ms poderosos van imponiendo su cultura (idioma, sus estilos de vida y sus anti valores amenazando la identidad cultural de muchos pueblos. Nuevos modelos Aumenta el porcentaje de personas que viven solas: solteras, familiares divorciadas, viudas, convivencia corta. El alto ndice de separaciones y divorcios genera los consiguientes problemas para los hijos. Mayor presencia de Mayor incorporacin de la mujer al trabajo, dedicando menos tiempo a la mujer en el la familia. Las actuaciones sociales de la mujer se van igualando a las mundo laboral del hombre en la mayora de los pases. En muchos casos la mujer sufre el desgaste de una doble jornada laboral: en el trabajo y como ama de casa. Necesidad de Ante la imposibilidad de adquirir el enorme volumen de conocimientos, "saber aprender" y las personas debemos saber buscar la informacin adecuada en de una formacin cada caso (aprender a aprender). Las nuevas generaciones se van permanente encontrando con muchos conocimientos nuevos respecto a los que presidieron la vida de la generacin anterior. Las personas necesitan una formacin continua a lo largo de toda la vida para poder adaptarse a los continuos cambios que se producen en nuestra sociedad. Disminucin de la Fuerte disminucin del sentimiento religioso y del poder de las iglesias religiosidad tradicionales, aunque proliferan las sectas pseudoreligiosas.

Grandes avances Grandes avances en la prevencin y terapia sanitaria, en medicina consecuencia de los desarrollos cientficos. Aumento progresivo de la esperanza de vida. ASPECTOS SOCIOECONMICOS Crecientes Aumentan las desigualdades de desarrollo entre los pases del desigualdades en mundo. Desde una perspectiva objetiva, parece que cada vez hay

4 el desarrollo de los menos pobres, pero en cambio los pobres cada vez son ms pobres. pases La concentracin de riqueza en unas pocas familias resulta cada vez ms escandalosa. Globalizacin Se va consolidando una globalizacin de la economa mundial que econmica y supone el desarrollo de grandes empresas y grupos multinacionales movilidad. actuando en un mercado nico mundial. Valor creciente del El conocimiento va adquiriendo una creciente relevancia, para mejorar conocimiento el nivel de vida de las personas, en especial de los jvenes.

Crecimiento del sector servicios en la economa

En un prximo futuro, la gran mayora de la poblacin activa sociedad no va a estar concentrada en fabricar objetos, sino en ofrecer servicios: atender a las personas.

Profundos cambios En la sociedad actual los conocimientos constituyen el elemento en el mundo sobre el cual se desarrollan muchas de las actividades, nuevos laboral. sistemas de trabajo flexible (trabajo independiente). Nuevas frmulas de contrato (en vez de retribuir el tiempo de dedicacin, se retribuye el trabajo realizado).Se valoran los trabajadores calificados, con iniciativa y productividad. Toma de conciencia La humanidad toma conciencia de las amenazas que se ciernen sobre de los problemas el medio ambiente a causa de la incontrolada actividad econmica. medioambientales ASPECTOS POLTICOS Paz entre las Pese a la situacin de paz entre las grandes potencias mundiales grandes potencias, (especialmente tras la cada del muro de Berln, smbolo de la guerra pero mltiples fra entre la URSS y USA), hay numerosos conflictos latentes o conflictos locales declarados entre pueblos, grupos tnicos y grupos resentidos por pasadas injusticias de tipo econmico o social Tendencia al Hay una tendencia de los pases al agrupamiento en grandes agrupamiento de unidades poltico-econmicas, como en el caso de la Unin Europea, los pases. al tiempo que dentro de los estados resurgen los nacionalismos que reclaman (a veces con violencia) el reconocimiento de su identidad. EN CONCLUSIN: LA SOCIEDAR MODERNA EST CARACTERIZADA POR EL CAMBIO. ESTOS CAMBIOS SON DRSTICOS, VIOLENTOS, INESPERADOS, RAUDOS Y RADICALES. SI UNA EMPRESA O UNA PERSONA NO SE ADAPTA A ESTOS CAMBIOS, PRONTO SALDR DEL MERCADO.

5 ACTITUDES ANTIEMPRENDEDORAS ACTITUD PARA QU CAMBIAR? EL TRABAJO DURO NO VA CONMIGO!!! PARA QU ME SACRIFICANDO? NO TENGO DINERO TENGO MALA SUERTE TODO LO MALO ME PASA A M YO NO TENGO SUERTE PARA NADA EL TRABAJO ES UN CASTIGO VOY A EXPLICACIN SI ESTOY BIEN AS. ME CANSA, ME ESTRESA, ME FATIGA.

ESTAR SI NO FUNCIONA DESDE EL PRINCIPIO, RENUNCIO. TAMPOCO NO TENGO QUIN ME PRESTE. AS HABR SIDO MI DESTINO SEGURO QUE HE NACIDO CON ESA ESTRELLA SEGURO QUE ME HAN HECHO LA MALDAD. QUE MALO ES DIOS

ACTITUDES EMPRENDEDORAS

ACTITUD

EXPLICACIN

TENGO MUCHAS GANAS DE CRECER Y ALCANZAR EL XITO

S QUE LO PUEDO LOGRAR CON DEDICACIN, VOLUNTAD Y MUCHAS HORAS DE SACRIFICIO Y ESFUERZO.

LOS PROBLEMAS OPORTUNIDADES.

PARA

SON VEO OPORTUNIDADES PARA EMPRENDER Y CRECER DONDE LOS DEMS SLO ENCUENTRAN PROBLEMAS. DESARROLLANDO CAPACIDADES EMPRENDEDORAS Y EMPRESARIALES ENTONCES YA NO ES UN TRABAJO!" RECUERDE, EL MAYOR FRACASO ES NO INTENTARLO. NO TE DEFRAUDES A T NI A ELLOS. T PUEDES HACERLO.

RECONOZCO UNA NECESIDAD ADEMS CONCIBO Y MATERIALIZO UNA INNOVACIN. SI ENCUENTRAS TU PASIN EN LO QUE HACES.. NO TENGAS MIEDO A TENER UNA OPORTUNIDAD. RECUERDA QUE MUCHAS PERSONAS TE ESTIMAN

CLAVES PARA EMPEZAR UN NEGOCIO CON XITO

FACTORES DE XITO DE LOS EMPRENDIMIENTOS. Cree un negocio con un producto que te gusta. Es importante que selecciones un rea y un negocio que realmente te gusta. As pondrs mucha energa para hacer funcionar tu negocio, porque te gustar lo que ests haciendo. Inicie su negocio estando a un empleado. Cunto tiempo podrs vivir sin dinero? El punto crucial cuando se pone un negocio, es el dinero. Todos sabemos que no podemos vivir correctamente sin rentas regulares, esto puede llevar algn tiempo antes de que su empresa logre sus primeros beneficios. Es difcil bajar su nivel de vida en caso de rentas inferiores. Si usted tiene un empleo seguro, no tome el riesgo de dejar todo para empezar su empresa de cero. Qudese en su empleo mientras que usted arma u organiza su negocio. Esta es una de los mejores trucos para superar el miedo de quedarse sin dinero en el momento que formar su empresa. Rodese. No inicie su negocio solo. Usted necesita ayuda cuando inicia un negocio: un miembro de la familia, un amigo de confianza que puede comenzar a debatir las ideas y tambin a alguien capaz de escuchar cuando usted tropieza con problemas. Buscar al cliente tan pronto como sea posible. Su negocio o su trabajo no valen mucho, sin clientes. Los clientes son la base para cualquier empresa. Es mucho ms probable que su negocio sobreviva si usted ya tiene clientes. Haga contactos en todas partes. Haga un Plan de Negocios. Hacer un plan de negocios es fundamental. Aunque sea slo unas pocas pginas. No tenga miedo de los nmeros. El plan de negocios puede evitar tirar tu tiempo y tu dinero. Convirtase en un experto en su rea. Quiz usted haga un gran trabajo de investigacin para crear su plan de negocio. Pero esto es slo el comienzo. Convirtase en un experto en su rea, si no est ya. Esto le dar credibilidad y publicidad gratuita en el largo plazo. No dude en participar en asociaciones o grupos de profesionales antes de comenzar su negocio.

7 Subcontratar con profesionales. Usted no necesariamente tiene que convertirse en un empresario que tiene que saber todo acerca de todo. Es imposible, en un negocio si no esta capacitado para hacer algo mejor no lo haga. Deje que sus cuentas sean manejadas por un profesional, por ejemplo asesrese con un abogado para asuntos jurdicos. No desperdicie tiempo y dinero haciendo las cosas usted mismo si no tiene el suficiente conocimiento. Acte desde el principio de manera profesional. Desde que crea su empresa debe mostrar que es un cabal empresario. Preocpese mucho por su imagen: todo lo que gira alrededor de usted y alrededor de su empresa debe mostrar su profesionalismo para administra seriamente su empresa. Provase de cartas de negocios, un nmero de telfono, una direccin e-mail profesional. Y sobre todo, trate a la gente de manera profesional y cortesa. Tenga mucho cuidado con la forma jurdica de su empresa. Muchas personas a la hora de empezar un negocio no tienen ni idea de la importancia de esto. Si no piensa en esto pude haber consecuencias negativas muy serias. Ah radica la importancia de asesorarse con un experto.

Por Qu Fracasan muchos Emprendimientos? Falta de Experiencia. Conocer a la perfeccin la actividad comercial que se pretende desarrollar es indispensable. Muchos emprendedores se entusiasman con alguna idea. Antes de invertir en ella deben informarse de todos los aspectos de la misma. Una buena forma es trabajar por algn tiempo en una empresa que desarrolle la actividad comercial que quieren clonar, De este modo se gana experiencia sin invertir dinero.

No se tiene una Estrategia de Mercado. Producir algo o tener un inventario para la venta es una parte del negocio. La ms importante es tener una estrategia y tcticas muy bien definida de la forma de llegar al mercado. Es impresionante ver la cantidad de negocios que no se preocupan en absoluto del marketing o mercadeo. Esperan que los clientes lleguen, sin hacer el ms mnimo esfuerzo o inversin.

Optimismo Exagerado. Hasta hace pocos aos la oferta de toda clase de servicios era limitada. Esto ha cambiado radicalmente. Toda nueva empresa debe investigar el mercado al que

8 pretenden ingresar, estudiar los competidores predicciones y objetivos de sus ventas. y hacer anticipadamente

Tiempo de Preparacin. Antes de comenzar a recibir el dinero de los clientes se requiere completar muchas actividades. Este periodo que antecede a la operacin de una empresa debe estar muy bien calculado. Cualquier atraso significa prdidas y eventualmente desprestigio, antes de comenzar. Carencia de Capital de Trabajo. Los requerimientos de capital de trabajo deben hacerse por medio de un presupuesto. Es muy raro el negocio que los hace. Un pronstico bien preparado del flujo de efectivo ayuda a decidir cunto y cundo se necesitar. Costos Iniciales Altos. Los nuevos negocios deben ser sobrios. No gaste mucho ni demasiado pronto en instalaciones, accesorios y equipo. No es necesario tener equipos de cmputo sofisticados, ni copiadoras ltimo modelo y sentarse desde el principio en una oficina estilo ejecutivo. Estos gastos generales se deben distribuir a lo largo de las ventas. Las Consecuencias de un Crecimiento Temprano. Muchas personas piensan que sus problemas han terminado una vez que los clientes empiezan a llegar, pero quiz apenas han empezado. Un negocio cambia con mucha rapidez de forma y de tamao en sus comienzos. A medida que aumentan las ventas, se necesitan sumas de dinero cada vez ms grandes para alimentar ese crecimiento. Confundir el Efectivo con las Utilidades. Con demasiada frecuencia, los empresarios ceden a la tentacin de utilizar el efectivo para mantener su estndar de vida, y cuando llegan las cuentas de los proveedores, de Seguros, los impuestos y otras obligaciones no puede pagarlas. Ubicacin Errnea. El punto en donde se ubica su negocio y el alquiler que paga son un aspecto vital. No se sienta tentado slo porque el alquiler es bajo, tal vez ningn cliente pasar por all. De la misma manera, no busque un local caro en una zona elegante si es improbable que el movimiento total de su negocio cubra los costos. Su investigacin inicial del mercado debe ayudar lo a identificar una ubicacin apropiada. Seleccionar y Dirigir al Personal. Las pequeas empresas no pueden arriesgarse de contratar personal no calificado. No llevan Contabilidad. El personal de un nuevo negocio a menudo considera que la contabilidad regular es un absurdo burocrtico con el cual se cumple nicamente en beneficio de la SUNAT. Para ellos, el final del primer ao a menudo es el fin del negocio.

ALGUNAS IDEAS DE NEGOCIOS

ESCUELA DE MANEJO. ORGANIZAR FIESTAS Y

SEX SHOP. AGENCIA DE

BANQUETES. LAVANDERA A DOMICILIO. ORGANIZAR BODAS. GUARDERA NIOS CONSULTORA PARA PYMES. PARQUE INFANTIL PRIVADO. PELUQUERA PARA MASCOTAS. TIENDA DE ANIMALES. TIENDAS PARA PERSONAS DE LA TERCERA EDAD.

MODELOS. SERVICIO DE LIMPIEZA Y CUIDADO DEL HOGAR. TIENDA DE PRODUCTOS REGIONALES. AGENCIA DE TRADUCCIONES VIDEO CLUB. ASESORA EN INTERNET. ESTUDIO DE DECORACIN DE INTERIORES.

CURSOS Y SEMINARIOS DE FORMACIN.

ASISTENCIA PARA

ANCIANOS A DOMICILIO.

TALLER DE TATUAJES. VENTA DE ROPA

USADA.
PRODUCTORA DE TV.

ORGANIZAR DESPEDIDA DE SOLTEROS. TIENDA DE TALLAS ESPECIALES PARA GORDITAS. DISEO DE PGINAS WEB. SEMINARIOS DE MODAS. TALLER DE CERMICA. AGENCIA DE EMPLEADAS DOMSTICAS. TAMALES CON MARCA.

10 FLUJO DE INFORMACIN Y COMUNICACIN EN LA LOGISTICA En algunas empresas se considera a los sistemas de informacin como "el conjunto de procedimientos encaminados a proporcionar los elementos de juicio necesarios en los procesos de coordinacin, control y toma de decisiones en una organizacin por lo que, bajo este punto de vista, es parte esencial de la misma. Para poder transmitir informacin importante dentro de la empresa en el momento justo cuando cada rea lo requiere, se cuenta actualmente con grandes desarrollos informticos adecuados para mejorar el flujo de informacin de manera adecuada y eficiente. Estos desarrollos se encuentran en sistemas basados en computadoras las cuales permiten mantener, controlar y publicar informacin en el momento necesario.

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12 CONTROL DE INVENTARIO Concepto de Inventario. Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el nimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales. El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los artculos comprados o producidos por una empresa, para su comercializacin. Se incluye en el inventario todas las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentra en almacn, bodega, en transito o entregadas en consignacin; as mismo se excluyen del inventario las mercancas que no son de su propiedad y se encuentran en su poder porque se han recibido en consignacin o estn vendidas y aun no se han entregado a sus clientes. En las empresas comerciales, cuyo objetivo es comprar y vender mercancas, esta cuenta es el centro generador de utilidades; por lo tanto, los inventarios deben ser valorados y controlados tcnicamente. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. En el presente Mdulo de Estudio se darn a conocer algunos conceptos bsicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, mtodos, sistema y control. En contabilidad, el trmino inventario significa una existencia de bienes con propsitos especficos segn la naturaleza de la empresa. En una empresa industrial, de las que se encargan de procesar la materia prima para elaborar un nuevo producto, se manejan tres tipos de inventarios: 1. Inventario de Materia Prima: es el valor del conjunto de los materiales primarios que la empresa utiliza para la elaboracin de sus productos. Ejemplo, pulpa de madera para la elaboracin de papel, fibras para la elaboracin de textiles, productos agropecuarios para la conservacin de alimentos enlatados, etc. 2. Inventario de Productos en Proceso: es el valor de los productos que estn en la cadena de produccin, pero que no ha concluido su elaboracin. 3. Inventario de Productos Terminados: se refiere al valor de los productos ya elaborados disponibles en el almacn.

13 En una empresa comercial, de las que se dedican a la compra y venta de productos, el inventario se refiere al valor de sus mercancas destinadas para la venta. Las operaciones de compra-venta de mercancas constituyen las transacciones de mayor actividad en un negocio de ventas al detalle o al por mayor. Las ventas representan la fuente principal de ingresos. En la determinacin del ingreso neto, el costo de la mercanca vendida representa la deduccin principal de las ventas. Adems, una gran parte de los recursos de una empresa comercial estn invertidos en inventario de mercancas; con frecuencia, ste es el mayor rengln de los activos circulantes en ese tipo de empresa. Determinar el monto del inventario tanto en cantidad y costos es de suma importancia para calcular la utilidad bruta en ventas durante un perodo. El valor de las mercancas existentes al cierre del perodo econmico se denomina inventario final, y formar parte del activo circulante en el balance general. Cuando se adquieren mercancas con el fin de revenderlas, la compra se registra al precio de factura. El precio de compra incluye los gastos de fletes pagados por el comprador, los seguros que amparan la mercanca en trnsito y otros gastos inherentes a las compras. Se conocen varios mtodos mediante los cuales el contador puede determinar el valor de las mercancas existentes al concluir el perodo contable. La seleccin del mtodo es importante, por cuanto el valor del inventario final incide sobre el costo de la mercanca vendida y la utilidad en ventas que se presenta en el estado de ganancias y prdidas.

Sistemas de Inventario Con frecuencia, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancas que se hace durante el ciclo contable. Esto dificulta al contador el fcil clculo del costo de las mercancas vendidas y el costo de las mercancas disponibles. Existen varios mtodos que ayudan al contador a determinar el costo del inventario final. Se recomienda seleccionar el que brinde a la empresa la mejor forma de medir la utilidad neta del perodo econmico y el que sea ms conveniente a los efectos fiscales. Existen dos buenos sistemas para calcular los inventarios, el sistema peridico y el sistema permanente. En el sistema peridico, cada vez que se hace una venta slo se registra el ingreso devengado; es decir, no se hace ningn asiento para acreditar la cuenta de inventario o la de compra por el monto de la mercanca que ha sido vendida. Por lo tanto, el inventario slo puede determinarse a travs de un conteo o verificacin fsica de la mercanca existente al cierre del perodo econmico. Cuando los inventarios de mercancas se determinan slo mediante el chequeo fsico a intervalos especficos, se dice que es un inventario peridico. Este sistema de inventario es el ms apropiado para las empresas que venden gran variedad de artculos con alto volumen de ventas, y un costo unitario relativamente bajo; tales como supermercados, ferreteras, zapateras, perfumeras, etc. El sistema de inventario permanente o continuo, a diferencia del peridico, utiliza registros para reflejar continuamente el valor de los inventarios. Los negocios que venden un nmero relativamente pequeo de productos que tienen un elevado costo unitario, tales como equipos de computacin, vehculos, equipos de oficina y del hogar, etc., son los ms inclinados a utilizar un sistema de inventario permanente o continuo.

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Sistema de Inventario Peridico Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancas mediante la realizacin de un conteo fsico en forma peridica, el cual puede denominarse:

Inventario Inicial: es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de mercancas que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despus de hacer un conteo fsico.

Inventario Final: es la relacin de existencias al finalizar un perodo contable.

Registro de entradas y salidas de mercancas en el sistema de inventario peridico: Cuando se utiliza este sistema, la cuenta mercancas no Fabricadas por la Empresa no se emplea durante el ejercicio; los registros de entradas y salidas de mercancas se hacen en las cuentas Compras y Comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. As mismo las devoluciones, rebajas y descuentos, se registran en las cuentas Devoluciones, Rebajas y Descuentos en compras, o en ventas. Sistema de Inventario Permanente Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar inventario fsico, porque los movimientos de compra-venta de mercancas se registran directamente en la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa, a precio de costo. La empresa que usa este mtodo, requiere un fichero o auxiliar de mercancas denominado Kardex, en el cual se registra cada artculo como subcuenta de la cuenta de mercancas, por este motivo este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancas. Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artculos con distintas referencias, para controlar las mercancas es conveniente llevar un krdex sistematizado. Las empresas obligadas a presentar su declaracin tributaria firmada por un Contador Pblico Colegiado, debern utilizar el sistema de inventario permanente. Registro de entradas y salidas de mercancas en el sistema de inventario permanente: En este sistema se registran al costo, en la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa, todas las operaciones de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas.

15 Modelos de Inventario. Comnmente los inventarios estn relacionados con la mantencin de cantidades suficientes de bienes (insumos, repuestos, etc.), que garanticen una operacin fluida en un sistema o actividad comercial. La forma efectiva de manejar los inventarios es minimizando su impacto adverso, encontrando un punto medio entre la poca reserva y el exceso de reserva. Est actitud prevaleci en los pases industrializados de Occidente, incluso despus de la segunda guerra mundial, cuando Japn instaur con gran xito el sistema (famoso ahora) "Just in time", ambiente que requiere un sistema de produccin (casi) sin inventario. La gestin de inventario preocupa a la mayora de las empresas cualquiera sea el sector de su actividad y dimensin. Por tres factores imperativos: No hacer esperar al cliente. Realizar la produccin a un ritmo regular, aun cuando fluctu la demanda. Comprar los insumos a precios ms bajos. Una buena gestin de los inventarios es definir perfectamente: Mercadera a pedir. Fechas de pedido. Lugar de almacenamiento. La manera de evaluar el nivel de stock. Modo de reaprovisionamiento. Definicin Just In Time (Justo a Tiempo). JIT.Just In Time (Ing.) Justo a Tiempo es una concepcin tendiente a eliminar los inventarios, mediante mejoras en la calidad y reduccin de desperdicios. JIT considera los inventarios como resultados de deficiencias en los componentes de la produccin, tales como: diseo de productos; control de calidad; seleccin de equipos; administracin del material, etc. Al eliminar estas imperfecciones, el proceso productivo puede equilibrarse y la dependencia del flujo de produccin de los inventarios puede minimizarse o eliminarse. El sistema JIT es muy adecuado para la fabricacin de carcter repetitivo, en consecuencia los requerimientos de las tcnicas tradicionales de control de inventario para otro tipo de procesos productivos o de servicios, continuaran por cierto tiempo. En la mayora de las situaciones del mundo real, el manejo de inventario involucra un nmero apreciable de productos que varan en precio, desde aquellos relativamente econmicos hasta los muy costosos. El inventario representa realmente el capital ocioso, es natural que se ejerza un control en aquellos artculos que sean responsables en el incremento en el costo de capital. Empricamente se ha comprobado que un pequeo nmero de productos del inventario son los que suelen incurrir en parte importante del costo del capital, por ende, son los que deben estar sujetos a control ms estricto. ABC es un procedimiento simple que puede ser utilizado para separar los artculos que requieran atencin especial en trminos de control. Dicho procedimiento sugiere graficar el porcentaje de artculos del inventario total contra el porcentaje del valor monetario total de estos artculos en un perodo dado (generalmente un ao).

16 Inventario Generalizado El objetivo final de cualquier modelo de inventario es dar respuesta preguntas tales como: 1. Qu cantidad de artculos deben pedirse? 2. Cundo deben pedirse? La respuesta a la primera pregunta se expresa en trminos de lo que llamaremos cantidad ptima de pedido (COP). Ella representa la cantidad ptima a ordenar cada vez que se realice un pedido y puede variar con el tiempo, dependiendo de la situacin que se considere. La respuesta a la segunda pregunta depender del tipo de sistema de inventarios: a) Si se requiere revisin peridica en intervalos de tiempo iguales, por ejemplo: cada semana, cada mes, etc., el tiempo para adquirir un nuevo pedido, suele coincidir con el inicio de cada intervalo de tiempo. b) Si se requiere revisin continua, el nivel de inventario al cual debe colocarse un nuevo pedido, suele ser especificado como punto para un nuevo pedido. En consecuencia, se puede expresar la solucin del problema general de inventarios como: a) Caso revisin peridica: Recepcin de nuevo pedido de la cantidad especificada por COP en intervalos iguales de tiempo. b) Caso revisin contina: Cuando el nivel de inventario llegue al punto para un nuevo pedido, se coloca el pedido, de tamao igual al COP. El modelo general de inventarios parece ser bastante simple, entonces, porqu existen variedad de modelos que van desde el empleo del simple clculo a refinadas aplicaciones de programacin dinmica y matemtica? La respuesta radica en la demanda: S la demanda del artculo es determinista o probabilstica. Una demanda determinista puede ser: a) Esttica: en el sentido que la tasa de consumo permanezca constante durante el transcurso del tiempo. b) Dinmica: donde la demanda se conoce con certeza, pero vara al perodo siguiente. Una demanda probabilstica tiene anlogamente dos clasificaciones: a) Estado estacionario: donde la funcin de densidad de probabilidad de la demanda se mantiene sin cambios con el tiempo. b) Estado no estacionario: donde la funcin de densidad de probabilidad vara con el tiempo. A pesar que el tipo de demanda es el factor principal en el diseo del modelo de inventarios, existen otros factores que tambin pueden influir en la manera como se formula el modelo.

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INVENTARIO FSICO Definicin. Se da el nombre de Inventario de Mercaderas a la verificacin o confirmacin de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o base de datos sobre materiales. Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en los libros contables. El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la empresa o en las secciones entre otras. El inventario fsico es importante por las siguientes razones: 1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en los libros y las existencias fsicas (cantidad real en existencia). 2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios. 3. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones: 1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislacin. 2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real. Codificacin de Materiales Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados, las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes adecuados, operativos y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos los materiales que

18 componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas. a). Catalogacin Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. b). Simplificacin Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. c). Especificacin Significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, etc. d). Normalizacin Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. e). Estandarizacin Significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

As catalogamos, simplificamos, especificamos, normalizacin y estandarizacin constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificacin. A partir de la clasificacin se puede codificar los materiales.

19 PROBLEMAS FRECUENTES EN EL CONTROL DE INVENTARIOS. Falta de Registros El microempresario, tambin conocido como "hombre orquesta", difcilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que en l han sido encomendadas: las compras, las ventas, la produccin, el manejo de personal, manejo del efectivo, etc. El empresario ocupa su tiempo ms en cuestiones operativas o tcticas que en labores de orden estratgico. En cuanto a la falta de registros (no slo de inventarios, sino de cualquier tipo de operacin) se oyen los siguientes comentarios: - Los registros son complicados y "slo los contadores los entienden". - Se necesita un programa de cmputo "carsimo" y complicado de entender. - "Necesito un encargado de almacn para llevar los registros bien y al da" - "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario" Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es por eso que nos hemos avocado a la tarea de ir disminuyendo los inconvenientes. El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente hacerlo porque las empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo pide) o porque los necesitamos para armar nuestro balance general. El objetivo principal es contar con informacin suficiente y til para: minimizar costos de produccin, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario ptimo y comenzar a utilizar la tecnologa con la consecuente disminucin de gastos operativos. Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de informacin, si no los alimentamos con informacin real y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en mltiples ocasiones, la falta de soporte tcnico de parte del proveedor. En otras palabras, es como si nos vendieran un avin y el piloto nos lo prestaran o alquilaran no cuando lo necesitamos, sino el da que pueden, si es que pueden o quieren. Claro, esto no en todos los casos, pero s en la mayora. Recomendamos ampliamente la utilizacin de una de las herramientas ms sencillas pero ms poderosas que la tecnologa actual nos ha brindado: la hoja de clculo. El uso de la hoja de clculo para los registros de la empresa tiene los siguientes beneficios: - Podemos hacer el formato que necesitemos con la informacin que necesitemos a un costo mnimo. - La mayora de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de hoja de clculo ms popular en el mundo (Excel de Microsoft)

20 - La operacin de una hoja de clculo se vuelve repetitiva, por lo que es fcil de aprender y fcil de ensear. - El uso de hoja de clculo elimina tiempos muertos de personal de caja y administrativo, mismo del que nos podemos apoyar para el control del inventario. El problema en cuanto a la cuantificacin de los inventarios puede ser tan grande o tan pequeo como nuestra gama de productos. No necesariamente una gama de productos extensa implica problemas grandes, lo que s complica la operacin de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si vendemos pizzas, pero tambin vendemos sushi, tortas, tacos, arracheras, helados, tostadas y comida internacional, entonces nos enfrentamos con una diversificacin excesiva que nos obliga a tener un inventario demasiado alto. Pasos para establecer el control de inventarios El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. El sistema ABC del control de inventarios se basa en el supuesto de que tenemos productos "A", que componen al menos el 70% del valor total en dinero de la materia prima, productos "B" que componen aproximadamente 20% del valor de nuestro inventario y "C" que son el 10% restante, aproximadamente.

Exceso de Inventario Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma y la disminucin de la calidad en perecederos, lo que lleva como consecuencia una menor calidad de los productos que se ofrecen. En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol los mismos y una disminucin paulatina de la liquidez, es decir, para mantener un alto nivel de mercanca la empresa debe contratar crditos con proveedores y la recuperacin del efectivo va sirviendo para pagar dichos crditos y gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva "al da". Esta situacin es ms acentuada cuando la empresa maneja crditos para sus clientes, ya que entra en juego tambin la recuperacin de cartera que en nuestro pas siempre es problemtica. Insuficiencia de Inventario Su propio nombre lo indica: sin el inventario suficiente para vender, no slo perdemos la venta sino que tambin podemos perder al cliente. El negar productos demerita sobremanera la concepcin que el cliente tiene del negocio. El no contar con cierto producto provoca que el consumidor asista a otro negocio, ya que la competencia es cada vez ms agresiva.

21 Baja Calidad de la Materia Prima Tomando de nuevo como ejemplo un restaurante, en numerosas ocasiones el cliente no puede darse cuenta del tiempo de refrigeracin o tiempo de anaquel del producto que est consumiendo: la receta y el sazn de nuestro cocinero es excelente. Sin embargo, el cliente siempre se dar cuenta cuando un producto excede sus expectativas por ser un producto del da y por lo tanto fresco. Existen opiniones encontradas al respecto de comprar por volumen o comprar la materia prima conforme se vaya necesitando. La experiencia nos ha mostrado que dadas las circunstancias de cercana y conveniencia, es mejor no comprar material perecedero por volumen sino hacer que el proveedor nos entregue sus productos en pequeas remesas o comprarlo y escogerlo nosotros mismos, esto permitir contar siempre con materia prima de ptima calidad y la preferencia del cliente. La calidad de los alimentos (as como del servicio ofrecido) justificar nuestros precios. Por otro lado, la compra por volumen nos abre la posibilidad de obtener mejores precios por nuestros productos. En s, lo recomendable es comprar por volumen los productos con caducidad mayor a 5 das. Los ms frescos como la carne, el pollo, cerdo, pescados, mariscos y las verduras de poca duracin en refrigerador se deberan comprar diariamente, dependiendo de la necesidad de la empresa y de la motivacin del empresario para llevar a cabo todas las acciones tendientes a ofrecer productos de la mxima calidad. Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o an los clientes) quienes lleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva al aumento de costos por falta de control del inventario. Mermas La merma de materiales constituye otro factor que aumenta considerablemente los costos de ventas. Existen autores que consideran que una merma aceptable sera desde el 2% hasta el 30% del valor del inventario. La realidad es que la nica merma aceptable es del 0%: aunque se trate de una utopa el conseguirlo, nuestro objetivo siempre debe estar orientado hacia el estndar ms alto y no ser indulgentes con la obtencin de nuestras utilidades. Desorden Es un hecho que el desorden en bodega o en el rea de trabajo provoca graves prdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en almacn y comprar dems o bien, simplemente no encontrar material que necesitamos y este pierda su vida til. Faltantes de Inventario En este caso se determinar lo siguiente: a) Faltantes por merma: Tratndose de bienes slidos o lquidos que por su naturaleza se volatilizan, ser aceptada siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida. b) Faltantes por negligencia o sustraccin: El almacenero o servidor a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida.

22 c) Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinar los que corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de mrgenes aceptables.

ROTACIN DE INVENTARIOS La rotacin de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse. Entre ms alta sea la rotacin significa que el las mercancas permanecen menos tiempo en el almacn, lo que es consecuencia de una buena administracin y gestin de los inventarios. Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancas en el almacn, menor ser el Capital de trabajo invertido en los inventarios. Una empresa que venda sus inventarios en un mes, requerir ms recursos que una empresa que venda sus inventarios en una semana. Recordemos que cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa sin necesidad, es un costo adicional para la empresa (Vea: Capacidad ociosa). Y tener inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un factor negativo para las finanzas de la empresa. No es rentable mantener un producto en bodega durante un mes o ms. La rotacin de inventarios ser mas adecuada entre mas se aleje de 1. Una rotacin de 360 significa que los inventarios se venden diariamente, lo cual debe ser un objetivo de toda empresa. Lo ideal sera lograr lo que se conoce como inventarios cero, donde en bodega slo se tenga lo necesario para cubrir los pedidos de los clientes y de esa forma no tener recursos ociosos representados en inventarios que no rotan o que lo hacen muy lentamente. Las polticas de inventarios de la empresa deben conducir a conseguir una alta rotacin de inventarios, para as lograr maximizar la utilizacin de los recursos disponibles.

CDIGO DE BARRAS EN LOS PRODUCTOS El Cdigo de Barras es un cdigo basado en la representacin mediante un conjunto de lneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada informacin. De este modo, el cdigo de barras permite reconocer rpidamente un artculo en un punto de la cadena logstica y as poder realizar inventario o consultar sus caractersticas asociadas. Actualmente, el cdigo de barras est implantado masivamente de forma global. Es un sistema que permite la identificacin de las unidades comerciales y logsticas de forma nica, global y no ambigua. Este conjunto de barras y espacios codifican pequeas cadenas de caracteres en los smbolos impresos. Ventajas del cdigo de barras Entre las primeras justificaciones de la implantacin del cdigo de barras se encontraron la necesidad de agilizar la lectura de los artculos en las cajas y la de evitar errores de digitacin. Otras ventajas que se pueden destacar de este sistema son:

23 Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artculo sino simplemente en el lineal. Rpido control del stock de mercancas. Estadsticas comerciales. El cdigo de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de mercadotecnia. El consumidor obtiene una relacin de artculos en el ticket de compra lo que permite su comprobacin y eventual reclamacin. Se imprime a bajos costos. Posee porcentajes muy bajos de error. Permite capturar rpidamente los datos. Los equipos de lectura e impresin de cdigo de barras son flexibles y fciles de conectar e instalar. Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos. Conocidos hoy por una buena parte de la de las personas los cdigos de barras, son una tcnica de entrada de datos (tal como la captura manual, el reconocimiento ptico y la cinta magntica), con imgenes formadas por combinaciones de barras y espacios paralelos, de anchos variables. Representan nmeros que a su vez pueden ser ledos y descifrados por lectores pticos o scanners.

El cdigo sirve para identificar los productos de forma nica pues cuenta con informacin detallada del artculo o del documento que los contiene, a travs de una asociacin con una base de datos. Cdigos de Barras por todas partes. El uso de cdigos de barras es muy comn en la produccin y distribucin de artculos, proporcionando informacin oportuna y veraz justo en el momento en que se requiere, no slo en la tienda o punto de venta, sino a lo largo de toda la cadena comercial. Imagina el despliegue de datos que se origina cuando vas a hacer tus compras al supermercado y llegas a la caja: el empleado registra los productos que deseas comprar, obteniendo, por un lado, el precio (que se imprime en tu recibo) y, por otro, reportando a la tienda el artculo vendido que requiere ser repuesto; para ello, es marcado en la base de pedidos de reposicin al distribuidor y enviada a ste por medios electrnicos. Aunque nos hemos acostumbrado a ver los cdigos de barras en los productos que compramos, hoy en da cubren casi cualquier tipo de actividad humana, tanto en la industria e instituciones educativas como en el gobierno, la banca, instituciones mdicas, aduanas y aseguradoras, entre otras y se utilizan para manejar ms fcil todos los datos que pueden incluir y que las empresas e instituciones necesitan para la oportuna toma de decisiones. Algunas aplicaciones de los cdigos de barras son:

24 Control de mercanca. Control de inventarios. Control de tiempo y asistencia. Pedidos de reposicin. Identificacin de paquetes. Embarques y recibos. Control de calidad. Control de produccin. Peritajes. Facturacin.

Actualmente, el cdigo de barras permite que cualquier producto pueda ser identificado en cualquier parte del mundo, de manera gil y sin posibilidad de error. Esto es importante si consideramos que un capturista (haciendo la misma labor en forma manual), comete, en promedio, un error por cada 300 caracteres tecleados, en comparacin con los cdigos de barras, cuyas posibilidades de lectura errnea son de una en un trilln. Adems de lograr una mejor eficiencia en la captura, almacenamiento, recuperacin y manejo de datos, tambin se reducen costos de operacin gracias la capacidad de los sistemas informticos para desarrollar estas tareas en forma rpida y sin errores. El primer sistema de cdigo de barras fue patentado en 1940 por Norman Woodland y Bernard Silver, y no se pareca a los que hoy conocemos, ya que estaba hecho mediante una serie de crculos concntricos. La primera lectura de un cdigo de barras en un comercio se llev a cabo en 1974 en Troy, Ohio, EE.UU. Tipos As como en el mundo existen muchos idiomas y alfabetos, tambin hay varias simbologas de cdigo de barras. Todos ellos fueron desarrollados con propsitos distintos; a primera vista se parecen, sin embargo, tienen sus diferencias, dependiendo de la aplicacin para la que fueron creados. En general, se pueden clasificar en dos grandes grupos:

Los lineales (1-D) como los que se usan en productos y permiten incluir mensajes cortos.

25 Lectores pticos Los lectores pticos o scanners captan la informacin contenida en el cdigo de barras. Son fciles de instalar y usar. En general, emiten una lnea de luz roja que se refleja en los patrones de luz clara y obscura contenidos en las barras y los espacios. Dichos reflejos son tomados por un transductor del scanner que los convierte en una seal elctrica, que a su vez es transformada por el decodificador del scanner en ceros y unos, o sea, en el dato binario de las computadoras. Existen en el mercado lectores pticos de diferentes formas y tamaos. En forma de pluma o rastrillo (que requieren hacer contacto con el cdigo) o tipo pistola lser, que pueden hacer la lectura a distancia. Cuando el lector ptico toma la informacin del cdigo de barras, puede ser que ste se encuentre girado, es por ello que aunque se lea slo el ancho de las barras y los espacios, es necesario darle al cdigo una altura que permita la lectura.

REGISTRO KARDEX

Un Kardex, es un registro de manera organizada de la mercadera que se tiene en una bodega. Generalmente, para poder hacerlos hay que hacer un inventario de todo el contenido que tiene la bodega, y determinar la cantidad, un valor de medida, y el precio unitario, esta informacin pasara a ser el inventario inicial con el que se parte. Luego se pueden clasificar los productos por sus caractersticas comunes, y una vez que se hace todo eso se puede llenar los Kardex, que se pueden encontrar en papeleras o en cualquier programa contable. En estos registros se hace una tarjeta de kardex por producto, en donde se registra el nombre del producto, el cdigo del producto, la cantidad existente, unidad de medida el valor unitario y el valor total, y de ah en adelante se seguir registrando en el mismo kardex todas las salidas y entradas del producto, y cada una de estos procesos se ira registrando los mismos datos, es decir la cantidad del producto que entr, la unidad de medida, el valor unitario y el total. Tambin hay que tomar en cuenta que para efectos de valorizacin de ese inventario , se utilizan diferentes mtodos: los ms comunes son el LIFO, FIFO; Promedio Ponderado, Promedio o ultimo precio, dependiendo del mtodo que se utilice, el valor del producto aumenta o disminuye, y el orden en el que salen o entran las mercaderas tambin vara.

Mtodos de Kardex ms Utilizados Mtodo de primeras en entrar primeras en salir (PEPS). FIFO Este mtodo consiste bsicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarn aquellos productos comprados ms recientemente. En cualquiera de los mtodos las compras no tienen gran

26 importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operacin, es decir se la de salida

Krdex o Auxiliar de la Cuenta Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar procedimientos de rutina que permitan controlar con exactitud el movimiento de las mercancas. Para visualizar claramente esta informacin se requiere un Krdex. El krdex est formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artculo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario fsico. Cada tarjeta krdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancas no fabricadas por la empresa, donde la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancas en existencia, a precio de costo. Descripcin de una Tarjeta de Krdex Encabezamiento: la empresa puede consignar los siguientes datos: Razn social, nombre de la cuenta principal inventario de mercancas, el mtodo seleccionado para fijar el costo, nombre del artculo (subcuenta) con la referencia y el cdigo. Fecha: da, mes y ao en que se efecta la transaccin por registrar. Detalle: descripcin del movimiento que se registra de acuerdo con el soporte de compra, venta, devolucin en compra o devolucin en venta. Comprobante diario de contabilidad (c.d.): nmero del comprobante del cual se traslada los movimientos. Entradas: en esta columna se registran las compras y las devoluciones en compras de mercancas y se divide en dos columnas para registrar la cantidad y costo total de los artculos comprados. las entradas se registran con los datos tomados de las facturas de compra liquidadas con el factor de costo. las devoluciones en compras se registran entre parntesis, porque representan disminucin de la compra o entrada. al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancas almacenadas durante el periodo, este es: inventario inicial + compras - devoluciones en compras Salidas: esta columna est igualmente dividida en dos columnas para registrar la cantidad y costo de la mercanca vendida. Las devoluciones en ventas se registraran a precio de costo, entre parntesis, porque representan una disminucin de las ventas o salidas. al final del periodo esta columna informa el costo total de mercanca vendida.

27 Saldos: en esta columna se registra la cantidad y costo de las mercancas en existencia. los saldes se determinan as: las compras se suman al saldo anterior, las ventas se restan del saldo anterior, las devoluciones en compras se restan del saldo anterior y las devoluciones en ventas se suman al saldo anterior. Costo Unitario: como su nombre lo dice, en esta columna se registra el valor de costo por unidad de la mercanca en existencia. para calcular el costo unitario, en cada rengln, despus de registrar las entradas o las salidas y los saldos, se divide el costo total por la cantidad total de la columna de los saldos. el costo unitario se utiliza para registrar el costo de ventas en la columna de salidas, multiplicando la cantidad vendida por el costo unitario de las mercancas en existencia. al final de cada perodo, se utiliza tambin para liquidar el inventario final de mercancas. Localizacin: al pie de cada tarjeta se registra la ubicacin de la mercanca en el almacn o en la bodega, con la cantidad mnima y mxima requerida. Proveedor: nombre o razn social, ciudad y telfono de la persona o empresa a quien se le compra el artculo

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Descripcin del producto Referencia: Documen .

Zapatos hombre 98766 Entradas Valor Unidad unitario Medida compras o devoluciones Costo total Salidas Valor Cant. Unidad unitario Medida compras o devoluciones Saldo Total Cantid. costo mercanca vendida Valor unitario compras o devoluciones Costo total

Fecha

Detalle de la operacin

Cant.

1 -08- 08

Fac 4845

Saldo al inicio del mes Compra a La X S.A 200 Compra a La X S.A Ventas a clientes Devolucin en compra Devolucin en venta

Pares 45,000 9,000,000 0 200 45,000 9,000,000 27,400,00 0 20,550,00 0 19,650,00 0 20,106,67 0

3 -08 -08

Fac 4847

400

Pares

46,000

18,400,000 -

0 600

45,667

10 -08- 08

Fac 0001 Nota cre.001 Nota debito 001

150

pares

45,667

6,850,000

450

45,667

15 -08- 08

20

Pares

45,000

900,000

430

45,698

17-08-08

10 Totales Mes:

Pares

45,667

456,670

440

45,697

27,856,670

7,750,000

29 GUIA DE REMISIN

La gua de remisin es el documento que sustenta el traslado de mercaderas dentro del territorio nacional por cualquier motivo y su origen lcito. Cul es la informacin bsica que debe tener? De manera general las guas de remisin contendrn la informacin sobre el remitente de la mercadera, el destinatario y la descripcin de la misma, de acuerdo al formato adjunto. Cmo se debe llenar? La informacin a consignar se referir al destinatario, punto de origen, punto de destino, identificacin del transportista, motivo del traslado, descripcin detallada de los bienes y referencia a los comprobantes de venta de sustento. Quin imprime? Pueden ser impresas en imprentas autorizadas, quienes se encargan de solicitar al SRI la autorizacin para el contribuyente, o a travs de sistemas computarizados, previa la autorizacin expresa del SRI.

Imprentas Autorizadas Autoimpresores Sistema de facturacin Consulta de imprentas autorizadas Sistema de asignacin de claves

FACTURA

30 I. Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida la operacin. La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de servicios cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportacin. Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro nico de Contribuyentes - RUC, exceptundose este requisito en operaciones de exportacin. II. DEFINICIN En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderas vendidas, indicando condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los registros en los libros respectivos. III. IV. IMPORTANCIA USO

Se emitieron en los siguientes casos: a. Cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. b. Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario. c. En los servicios de comisin mercantil presentados a sujetos no domiciliados, en relacin con la venta en el pas de bienes provenientes del exterior, siempre que el comisionista acte como intermediario entre un sujeto domiciliado en el pas y otro no domiciliado la comisin no pagada al exterior. d. Slo emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro Unico de Contribuyente RUC, exceptundose de este requisito a las operaciones de exportacin. I. CLASES DE FACTURAS

Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de exportacin:

31 a. Se llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedor; por ejemplo: Si nosotros compramos mercaderas a la casa Milne y Ca. de Lima para venderlas en un establecimiento ubicado en Lima. La factura de plaza no ocasiona ningn gasto como transportes, embalaje , etc. b. Factura a la Plaza c. Factura de Extensin Se llama factura de expedicin a la que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc., por ejemplo, cuando compran mercaderas a la casa Ferreyros y Ca que est en Lima, de las diferentes provincias del pas. I. CARACTERSTICAS

La factura conformada tiene las siguientes caractersticas: a. Se origina en la compra venta de mercaderas, as como en otras modalidades contractuales de transferencia de la propiedad de bienes susceptibles de ser afectados en prenda, en las que se acuerde el pago diferido del precio; b. El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes referidas debe ser mercaderas o bienes de comercio distintos a dinero, no sujetos a registro; c. Los bienes y mercaderas pueden ser fungibles o no, identificables o no. No deben estar sujetos a carga o gravamen alguno, salvo al que el titulo representa; d. La conformidad puesta por el comprador o adquiriente en el texto del ttulo semuestra por s sola y sin admitirse prueba en contrario, que ste recibi la mercadera o bienes descritos en la Factura Conformada, a su total satisfaccin; e. Slo una vez que cuente con la conformidad, el ttulo puede ser objetivo de transmisin; f. Desde su conformidad, representa adems del crdito consistente en el saldo del precio sealado en el mismo ttulo, el derecho real de prenda que queda constituida sobre toda la mercadera y bienes descritos en el mismo documento, a favor de tenedor; g. Dimensiones mnimas: ventim (21) centmetros de ancho y catorce (14) centmetros de alto. h. Copias: La primera y segunda copias sern expedidas mediante el empleo de papel carbn, carbonado o autocopiado qumico;

32 Leyenda relativa al no otorgamiento de crdito fiscal de las copias ser impresa diagonal y horizontalmente y en caracteres destacados, salvo en la facturas por operaciones de exportacin, en las cuales no ser necesario imprimir dicha leyenda. Dentro de un recuadro cuyas dimensiones mnimas sern de cuatro (4) centmetros de alto por ocho (8) centmetros de ancho, enmarcado por un filete, debern ser impresos nicamente, el nmero de RUC, la denominacin del comprobante de pago y su numeracin. Dicho recuadro estar ubicado en el extremo superior derecho del comprobante de pago.

BOLETA DE VENTA I. La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o respaldar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de servicios en operaciones con consumidores o usuarios finales y en operaciones realizadas por los sujetos del Rgimen Unico Simplificado. II. III. DEFINICIN CLASES DE BOLETA

a. Boletas por Honorarios

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Por la prestacin de servicios a travs del ejercicio individual de cualquier profesin, arte, ciencia u oficio.

Por todo otro servicio que genere rentas de Cuarta categora, salvo lo establecido en el numeral 5 del artculo 7 del Reglamento. a. Boletas de Venta

En operaciones con consumidores usualmente finales. En operaciones realizadas por lo sujetos del RUS.

No podrn ejercer el derecho al crdito fiscal ni podrn sustentar gastos o costos para efecto tributario salvo en los casos que la ley lo permita. I. USOS

a. Consigna el importe ms no detalla el IGV. b. Estos comprobantes no dan derecho al crdito fiscal ni pueden utilizarse para sustentar gastos y/o costos para efectos tributarios. c. Podrn ser utilizados a fin de sustentar gasto o costos para efecto tributario salvo en los casos que la ley lo permita.

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Liquidaciones de Compra Es el comprobante utilizado por las empresas que realizan adquisiciones a personas naturales productoras y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal, extraccin de madera, de productos silvestres, minera aurfera artesanal, artesana y desperdicios y desechos metlicos y no metlicos, desechos de papel y desperdicios de caucho que no cuentan con nmero de RUC; tal es el caso de las empresas que realizan compras a pequeos mineros, artesanos o agricultores los que, por encontrarse en lugares muy alejados a los centros urbanos, se ven imposibilitados de obtener su nmero de RUC y as poder emitir sus comprobantes de pago.

CUADRO DE REQUERIMIENTO

Qu es un requerimiento para compra de bienes? Es la solicitud formal que genera toda rea usuaria para la adquisicin de bienes o contratacin de servicios u obras, en base a sus necesidades para de cumplir con las metas establecidas en su Plan Operativo. Si el requerimiento es de bienes y se cuenta con stock en almacn, el requerimiento se deriva automticamente al rea de almacenes para su atencin.

35 Qu necesito para elaborar un requerimiento para compra de bienes? Para elaborar un requerimiento para compra de bienes necesitas lo siguiente: Elaborar tu requerimiento en el formato de cuadro de necesidades.

Adjuntar las especificaciones tcnicas de los bienes (Visados por la Gerencia).

Qu necesito hacer para elaborar un requerimiento para contratar servicios? Para elaborar un requerimiento para contratar servicios se requiere lo siguiente: 1. Elaborar tu requerimiento en el Cuadro de necesidades. 2. Adjuntar los trminos de referencia. ORDEN DE COMPRA Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:


Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido Nmero de orden de compra Nombre y direccin del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Trminos de entrega y de pago Cantidad de artculos solicitados Nmero de catlogo Descripcin Precio unitario y total Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden Firma autorizada Original: Para el vendedor. Duplicado: Para el comprador.

Formas de emisin

Importancia

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Al comprador le sirve como constancia de las mercaderas que solicit, pero casi no se utiliza de esa forma. Es ms utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gasto

Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturacin en caso de ser aceptado

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LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO ENTIDAD PBLICA


1. Qu son los Sistemas Administrativos Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin de recursos en las entidades de la administracin pblica y promueven la eficiencia en el uso de dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestin que actan como normas de calidad. Entre los principales sistemas de la administracin pblica peruana figuran los siguientes: - adquisiciones y contrataciones - personal - inversin pblica - presupuesto - contabilidad - tesorera - otros. 2. Qu es el Sistema de Abastecimiento 1. Concepto El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al racional flujo, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales; as como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administracin pblica. Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056 1, en el marco de actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administracin Pblica2. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias. 2. Finalidad La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administracin pblica. 3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administracin Pblica peruana son las siguientes: a) Constitucin Poltica del Per Artculo 76 Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o recursos pblicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin pblica, as como tambin la adquisicin o la enajenacin de bienes.

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Publicado en el Diario Oficial el 29 de diciembre de 1978 Entidad creada por el artculo 1 del Decreto Ley 20316 "Ley Orgnica del INAP" del 11/12/1973 como entidad rectora del proceso de Reforma de la Administracin Publica. En 1995 se dispone su desactivacin y liquidacin por Ley N 26507.

38 La contratacin de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto seala la Ley de Presupuesto se hace por concurso pblico. La ley establece el procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades. Artculo 194 Las municipalidades provinciales y distritales son los rganos de gobierno local. Tienen autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia. Las municipalidades de los centros poblados son creadas conforme a ley.

Artculo 195 Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economa local, y la prestacin de los servicios pblicos de su responsabilidad, en armona con las polticas y planes nacionales y regionales de desarrollo. Son competentes para: 1. Aprobar su organizacin interna y su presupuesto. 2. Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil. 3. Administrar sus bienes y rentas. () b) Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07) Artculo 1 Instityase a partir del 1ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento () Artculo 2 Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administracin Pblica a travs de los procesos tcnicos de catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribucin, registro y control, mantenimiento, recuperacin de bienes y disposicin final. c) Resolucin Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento3 SA 05. Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar fsicamente por el Almacn Central, salvo que por su naturaleza y caractersticas propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se har slo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacn: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina as por ser stos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto. Ingresados conforme los bienes, se codifican segn los Catlogos Nacionales vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa documentadamente al Krdex, para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad, a travs del Resumen del Movimiento de Almacn (RJ. N 335-90-INAP/DNA). Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras) podrn hacerlo mediante Pedido Interno de Almacn (PIA), que es un documento interno

39 de naturaleza extra-contable, previa su aprobacin y autorizacin por resolucin de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de Administracin en las municipalidades. SA 06. Austeridad del abastecimiento En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin o administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la poltica gubernamental. La austeridad no significa dejar de gastar, sino ms bien, hacer un mejor uso de los pocos recursos econmicos o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone. La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada combinacin, para obtener ms y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general. La austeridad es condicin bsica del abastecimiento. Su aplicacin, observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pblica, cualquiera sea su denominacin, estructura, ubicacin, directivos, etc. Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administracin y Gerencia Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicacin de las medidas de austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes: - la estandarizacin de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o mixtura de los mismos. - la relacin de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser mnimo su requerimiento anual. - imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las dependencias de la entidad, la relacin e informacin bsica de los bienes y servicios programables. - establecer la cantidad mxima de cada bien o servicio que puede programarse, en funcin a los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de personal que labora, etc. - los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar la aplicacin de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el mbito de competencia. - peridicamente, la Oficina de Abastecimiento conducir y coordinar la evaluacin y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su perfeccionamiento. d) Ley de Bases de la Descentralizacin: Ley 27783 Artculo 10 [...] las normas tcnicas referidas a los servicios y bienes pblicos, y los sistemas administrativos del estado, referidos a presupuesto, tesorera, contadura, crdito pblico, inversin pblica, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno.

40 e) Ley Orgnica de Municipalidades: Ley 27972 Artculo VIII Los gobiernos locales estn sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera general y de conformidad con la Constitucin Poltica del Per, regulan las actividades y funcionamiento del Sector Pblico; as como a las normas tcnicas referidas a los servicios y bienes pblicos, y a los sistemas administrativos del estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio. Artculo 34. Contrataciones y adquisiciones locales Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan a la ley de la materia, debiendo hacerlo en acto pblico y preferentemente con las empresas calificadas constituidas en su jurisdiccin, y a falta de ellas con empresas de otras jurisdicciones. Los procesos de contratacin y adquisicin se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economa, vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario; tienen como finalidad garantizar que los gobiernos locales obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados. f) Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo 083-2004-PCM Aprueba el Texto nico Ordenado (TUO) de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04. Decreto Supremo 084-2004-PCM Aprueba el Nuevo Reglamento de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04. Directiva 005-2003- Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE / PRE Regula el procedimiento de elaboracin y el contenido de los Planes Anuales de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de las Entidades del Sector Pblico bajo el mbito de aplicacin de la normativa sobre contrataciones y adquisiciones del Estado, as como la oportunidad y mecanismos para su remisin al CONSUCODE. g. Otras leyes complementarias - Ley de Presupuesto del Sector Pblico, para el Ao Fiscal 2006, Ley 28652 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422 - Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N 27444 - R.D. 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales), Sobre registro de bienes cuya propiedad est acreditada - Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes Muebles de propiedad estatal y su recepcin por la SBN - D.S. 154-2001-EF, que modifica el Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, D.S. 154-2001-EF

41 3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseo y Organizacin de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 1. Los Subsistemas de Abastecimiento Los Subsistemas de Abastecimiento4 son: a) Subsistema de Informacin y Control A travs de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y conserva informacin sobre: los bienes, servicios y obras; proveedores; precio y condiciones de venta; seguridad; garanta que ofrecen; acciones de seguimiento y control a realizar; etc., requeridas por la municipalidad y sus diversas gerencias, para tomar la decisin ms conveniente en condiciones ptimas para la municipalidad. Est constituido por los Procesos Tcnicos de: - Programacin: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de Apertura - PIA. - Catalogacin: Catalogacin Nacional de Bienes Muebles y Enseres - CNBME, y otras catalogaciones5 - Registro Nacional de Proveedores - Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada Proceso Tcnico. b) Subsistema de Negociacin/Obtencin A travs de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para negociar, conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de los bienes o servicios necesarios o para rescatarlos, de haberlos perdido. Est conformado por los Procesos Tcnicos de: - Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicacin de Menor Cuanta - AMC, Adquisicin Directa - AD, Concurso Pblico - CP y Licitacin Pblica - LP. - Recuperacin de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes para uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se haba perdido por descuido, negligencia, deterioro, abandono, robo, obsolescencia tecnolgica, etc. c) Subsistema de Utilizacin/Preservacin A travs de este subsistema se prev, orienta y supervisa la movilizacin, uso, conservacin y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepcin integral, para una adecuada utilizacin y preservacin. Este Subsistema est constituido por los Procesos Tcnicos de: - Mantenimiento (interno o externo). Puede ser slo mano de obra - la entidad compra la materia prima - o a todo costo. - Almacenamiento: almacn central y almacenes perifricos. - Seguridad integral: para personas y bienes. - Distribucin -racional y mesurada- de bienes: slo con PECOSA, para consumo inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior. - Disposicin Final: accin que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al Comit de Gestin Patrimonial, conforme al artculo 168 del Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los bienes de propiedad estatal, aprobado por DS 154-2001-EF, modificado por el DS 107-2003-EF y dems Directivas de la SBN. 2. Diseo y Organizacin de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales
4 5

VALCRCEL, G. Manual de Abastecimiento Municipal. INICAM. Lima. 1989. Pgs. 65-68 La RM N 362-2003-PCM, del 15-NOV-2003, crea la Comisin Multisectorial para analizar las conclusiones sobre Catalogacin de Bienes y Servicios, presentadas por la Comisin creada por DS N 099-2002-PCM, del 10-OCT-2002, sobre Sistema de Catalogacin de Bienes y Servicios nico.

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La Oficina de Abastecimiento es el rgano de apoyo encargado de gerenciar y administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de la administracin y mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo mecnico, flota vehicular y de los locales institucionales de la entidad. Est a cargo de un Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administracin y Finanzas o de la Gerencia de Administracin. a) Denominacin y Organizacin El rea encargada del abastecimiento en una municipalidad dependiendo del tamao de sta- generalmente tiene jerarqua de subgerencia con el denominativo o nombre de Subgerencia de Abastecimiento. Tambin se le denomina Subgerencia de Logstica o Jefatura de Logstica, como en la Municipalidad Provincial de Puno (ver grfico N 01). Grfico N 01: Ubicacin de la Subgerencia Logstica o Abastecimiento en el Organigrama de la Municipalidad Provincial de Puno

ALCALDE

Otras municipalidades cuentan con subgerencia de abastecimiento o logstica y adems con subgerencia de servicios generales por separado. Lo recomendable es que sta ltima est dentro de la Subgerencia de Abastecimiento o Logstica,. El diseo organizacional variar en funcin del tamao de la institucin, nmero de personal que labora en el rea y cantidad de dependencias a las que debe atender, jerarqua de la jefatura y, sobre todo, por los tres subsistemas detallados en prrafos anteriores y el tipo de funciones asignadas. Proponemos un diseo o estructura bsica que se muestra en grafico N 02

43 Grfico N 02: Modelo de Organizacin de los Subsistemas de Abastecimientos

Gerencia de Administracin

Contrataciones y Adquisiciones

Sub Gerencia de Abastecimiento

Servicios Almacn Generales

Control Patrimonial

b) Principales Funciones Generales de Abastecimiento Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o logstica de las municipalidades peruanas son: 1. Dirigir, programar y ejecutar la administracin del Sistema Administrativo de Abastecimiento conforme a los lineamientos y polticas de la municipalidad, normas presupuestarias, tcnicas de control sobre adquisiciones y otras normas pertinentes. 2. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la municipalidad. 3. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios. 4. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su aprobacin, en coordinacin con las Gerencias de Planeamiento y Presupuesto y de Administracin y Finanzas. 5. Prestar asistencia a los Comits Especiales de Adquisiciones de bienes y servicios en los procesos de seleccin. 6. Participar en la conformacin de los Comits Especiales para las licitaciones, concursos pblicos y adjudicaciones directas de mayor y menor cuanta. 7. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios. 8. Reportar informacin mensual a nivel de compromiso, de las rdenes de compra y de servicios, a la Gerencia de Administracin y Finanzas. 9. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los bienes muebles. 10. Cautelar y mantener al da el marges de bienes patrimoniales de la municipalidad. 11. Cautelar que los bienes inmuebles de la municipalidad cuenten con los respectivos ttulos de propiedad y estn inscritos en los registros pblicos 12. Supervisar las acciones de tasacin, valuacin, actualizacin o ajuste del valor monetario de los activos fijos y de las existencias en almacn. 13. Tramitar ante el respectivo Comit de Bajas y Venta de Bienes Patrimoniales, las solicitudes de baja y posterior venta, transferencia, incineracin o destruccin, segn el caso, de los bienes muebles. 14. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustente el ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales. 15. Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles, inmuebles e infraestructura municipal y la prestacin de servicios para tal fin. 16. Supervisar la ejecucin del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la maquinaria, equipo mecnico y flota vehicular. 17. Otras que le encargue el Gerente de Administracin.

44 c) Principales Procesos Tcnicos de Abastecimiento Los principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes: Programacin Este proceso comprende las siguientes actividades: - determinacin de necesidades. - consolidacin de necesidades. - formulacin del plan de adquisiciones. - ejecucin de la programacin. - evaluacin de la programacin. Catalogacin de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: - identificacin de bienes no codificados. - actualizacin de bienes no codificados. Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes Registro de proveedores A partir del Texto nico Ordenado, TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado no existe obligacin de formular un registro de proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a travs del Registro Nacional de Proveedores - RNP. Registro y control Este proceso comprende las siguientes actividades: - desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento. - elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores. Contrataciones y Adquisiciones Este procedimiento est regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado el 29 de noviembre del 2004 -Ley 26850- y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084-2004-PCM. Consideraos que este proceso merece mayor atencin por lo que en el presente documento se profundiza su desarrollo. Recuperacin de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: - recoleccin o seleccin. - reparacin o reconstruccin. - utilizacin. Mantenimiento Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad. Seguridad Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que pueden causar dao o prdida en las personas, informacin o medios naturales, a fin de evitar la paralizacin de los procesos productivos. Almacenamiento Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia.

45 Distribucin Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa en que se cierra el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados. Disposicin final Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la municipalidad. 3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos. 1. Programacin de necesidades Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro de Necesidades. 2. Elaboracin del Presupuesto Valorado Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura PIA. 3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la aprobacin del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposicin. 4. Ejecucin de los procesos de seleccin Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley Anual de Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento, as como por el numeral 2.3., inciso g, del TUO. 5. Ingreso al Almacn Institucional Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas de Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin permanente de su estado de conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad). 6. Valorizacin de las existencias de almacn Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas). 7. Inventario Fsico En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento, SBN, etc. 8. Ajuste del valor monetario Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes. 9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.