MAGSTER EN LIDERAZGO Y GESTIN DE ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES UBB

PRESUPUESTOS Y PRO FORMA

Luis Amstica Rivas 2013

Objetivo de la clase
Mostrar el empleo de dos instrumentos bsicos de la contabilidad gerencial (o administrativa) como son, el Presupuesto y los Estados Financieros Pro Forma, en la planificacin y control de gestin.

El Presupuesto
Es una herramienta de gestin. Es una expresin, en trminos monetarios, de un plan de accin. Apoya la implementacin de la estrategia. El presupuesto considera la operacin, las inversiones, los flujos de efectivo y, en general, los recursos que movilizar la organizacin en un periodo futuro para lograr sus objetivos.

Planificacin Estratgica y Presupuestos

Planificacin Estratgica

Implementacin

Evaluacin

Misin + Objetivos

Anlisis Entorno

Formulacin Estrategia

Implementacin Estrategia

Evaluacin + Control

Visin: el sueo Misin: cual es nuestro negocio Objetivos: donde se llegar

Anlisis Externo: que podra hacer

Bsqueda de una ventaja competitiva

Programas

Indicadores. Comparaciones

Anlisis Interno: que puedo hacer

Plan Estratgico

Presupuestos

Evaluacin

Elaboracin del Presupuesto

Aunque para la elaboracin del presupuesto se requiere de ciertas definiciones previas, tales como: Visin Misin Objetivos Estrategia

para fines de confeccin de un presupuesto, es suficiente contar con un conjunto de lineamientos, que orienten el desarrollo futuro de la organizacin.

Tipos de Presupuesto
Largo plazo: 5 a 10 aos Adicin o eliminacin de lneas de productos Diseo y ubicacin de nuevas plantas Adquisiciones de nuevas instalaciones, edificios y maquinaria Mediano plazo: 3 a 5 aos Gestin de marcas Expansiones de locales Corto plazo: 1 ao Operaciones

Tipos de Presupuestos

Dependiendo del horizonte de planificacin: 1. Presupuestos Maestros (1 ao). Presupuesto Operacional Presupuesto Financieros

2. Presupuesto de Capital (ms de 1 ao).

Tipos de Presupuesto
Presupuesto Maestro Es un anlisis exhaustivo del primer ao del plan de largo plazo. Considera y resume las actividades planeadas en todas las unidades de la empresa.

Presupuesto de Capital Es un informe de las inversiones que se proyecta realizar, es decir, de las adiciones de activo fijo, que se proyecta en cada periodo y que es consistente con las operaciones planificadas.

Formulacin de Presupuestos
Ciclo Presupuestario
Es el proceso por el cual una empresa elabora el presupuesto

para un determinado perodo.

Presupuesto Maestro
a). Presupuesto Operacional:
Presupuesto de Ventas. Presupuesto de Produccin. Presupuesto de MPD. Presupuesto de MOD. Presupuesto de Gastos de Fabricacin. Presupuesto de Existencias etc.

b). Presupuestos Financieros: Presupuesto de Caja. B.G. presupuestado. EERR presupuestado.

Estados Financiero Proforma

Planificacin Estratgica Visin Misin Anlisis interno y externo Objetivos Estrategias

Presupuesto Operacional Ventas Produccin Compras Personal Gastos Administrativos etc.

Presupuesto Financiero

Balance General Estado de Resultados Flujo de Caja

Presupuesto Inversiones Nueva Tecnologa Renovacin Activo Fijo Nuevas Instalaciones Nuevas Maquinas y Equipos

Caractersticas de los Presupuestos Operacionales

1.

Deben comprender todas y cada una de las funciones que se desarrollan en la empresa, en situacin de normalidad. Habr presupuestos de ventas, de compras, de remuneraciones, de produccin, etc. Representan la actuacin futura de la organizacin, por lo que la informacin que contienen se refiere a proyecciones y no a hechos histricos. Suelen comprender el horizonte temporal correspondiente al ejercicio contable, generalmente un ao.

2.

3.

4. Deben presentar informacin en trminos cuantitativos Ejemplo: La empresa Cetrix SA planea vender 9.500 computadores el prximo ao. Su presupuesto de ventas es el siguiente:

Presupuesto de Ventas Desglosado Meses Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total Cantidad 950 600 550 750 650 750 800 800 900 700 850 1.200 9.500 Monto 76 48 44 60 52 60 64 64 72 56 68 96 760

5.

Deben especificar tanto los objetivos concretos que se quieren alcanzar como los medios necesarios para conseguirlos. Ejemplo: Para poder alcanzar las ventas deseadas, Cetrix deber incurrir en los siguientes gastos de ventas:
Presupuesto de Gastos de Ventas Gastos Sueldos personal de ventas Campaas de publicidad Transportes Regalos Asistencia tcnica Bonificaciones y descuentos Total Monto 10 12 5 2 11 25 65

6.

Las diferentes variables o conceptos que lo componen deben venir desagregadas por centros de responsabilidad. Esto facilita la evaluacin en base a los objetivos asignados a cada unidad de la organizacin (control de gestin).

Presupuestos parciales e integracin presupuestaria

Las distintas actividades llevadas a cabo dentro de la organizacin dar lugar a la necesidad de elaborar presupuesto en cada centro de responsabilidad, que se conocen como presupuestos parciales. Por ejemplo: presupuesto de ventas, presupuestos de fabricacin, presupuestos de compras, presupuestos financieros, etc. Sin embargo, la empresa debe ser vista como un todo unitario, coordinado y coherente, en busca de un objetivo comn. La integracin de los presupuestos parciales dar lugar al Presupuesto Maestro

Normalmente se usa el mtodo de integracin sucesiva, en donde el punto de partida es el presupuesto de ventas. La secuencia de la integracin sucesiva es la siguiente:
1. 2.

Presupuesto de ventas y gastos de ventas Presupuesto de existencias de productos en proceso y productos terminados. Ejemplo: La empresa Cetrix tiene un stock de 1.200 computadores valorados en $60 millones. Desea mantener un stock de seguridad de 900 unidades. Luego, necesitar producir 9.200 computadores el prximo ao.

3.

Presupuestos de costos de produccin por departamentos o centros de actividad. Con la informacin anterior es posible planificar la produccin, sealando los recursos necesarios. Ejemplo: Cetrix a determinado que para producir 9.200 computadores requerir los siguientes recursos:

Presupuesto de costos del centro de produccin tem Materias primas Mano de obra Depreciacin equipos Servicios externos Total Monto 225 30 155 40 450

4.

Presupuesto de existencias de materias primas. En funcin del inventario actual y de las necesidades de produccin, el responsable del almacn deber determinar el volumen de existencias a mantener a lo largo del perodo. Ejemplo: El responsable del almacn de Cetrix, ha estimado mantener siempre un stock de seguridad que le permitan atender la produccin de 850 unidades.

5.

Presupuestos de compras y gastos de compras. Con la informacin del punto anterior, el responsable de las compras determinar los volmenes que deber solicitar mensualmente a los proveedores, as como los precios, las fechas de pago y los dems costos asociados a las compras.

Presupuesto del centro de compras tem Compras de Materias primas rdenes de compras Transportes Personal de compras Depreciaciones Total Monto 246 6 10 12 8 281

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6.

Presupuesto de inversiones. Paralelamente, los ingenieros de produccin determinarn las necesidades de nuevos equipos, para llevar a cabo la fabricacin prevista. Presupuesto de gastos de administracin. El responsable de administracin calcular las necesidades de la empresa en estas funciones.

7.

Presupuesto del centro de administracin tem Personal administracin Depreciacin equipos Luz y telfonos Asesora jurdica Materiales diversos Impuestos Total Monto 14 5 3 2 1 2 27

8.

Presupuesto de caja y de gastos financiero. El centro de administracin financiera estimar los recursos lquidos necesarios para hacer frente a todos los pagos y las necesidades de financiamiento. Adems, deber presupuestar los costos del propio centro.

Presupuesto del centro de administracin financiera tem Recursos propios Recursos de terceros Costos financieros Personal Costos diversos Total costos del perodo Monto 725 240 25 3 1 29

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Otros tipos de presupuestos

De acuerdo al perodo temporal que comprenden: Presupuesto esttico: se efecta una vez al ao. Presupuesto progresivo: una vez transcurrido un subperodo (mes, trimestre o cuatrimestre) se agrega el siguiente. De acuerdo a la posibilidad de introducir modificaciones: Presupuesto nico: se mantiene pase lo que pase Presupuesto revisado: se actualiza, para reflejar los cambios en las condiciones que sirvieron de base para su elaboracin. De acuerdo a la adaptacin de los valores presupuestados a los volmenes realmente alcanzados: Presupuesto fijo Presupuesto flexible: se ajusta o se rehace con los valores reales de cantidades vendidas y producidas.

Ventajas del Proceso Presupuestario

Obliga a los ejecutivos o administradores a pensar en forma estructurada sobre el futuro. Permite establecer metas que posibiliten la evaluacin del desempeo. Se obtiene una mayor coordinacin y coherencia en el trabajo de las distintas unidades o centros de responsabilidad. Sirve como motivacin. Permite comunicar los objetivos de la alta direccin a las divisiones operativas.

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Ejemplo: Elaboracin de Presupuestos

Una empresa comercial se encuentra en el proceso de elaboracin del Presupuesto Maestro para los primeros cuatro meses de 2009, para lo cual dispone de la siguiente informacin:

I. 1.

Operaciones Pronstico de ventas: Se proyecta vender las siguientes

cantidades de mercadera:
Mes Cantidad Enero 5.000 Febrero 8.000 Marzo 6.000 Abril 5.000 Mayo 4.000

Las ventas en diciembre pasado alcanzaron a las 4.000 unidades. El precio de venta es de $10 por unidad y se espera que no cambie en el futuro. Las ventas se efectan 60% al contado y el resto pagadero al mes siguiente.

2.

Costo de ventas y niveles de existencias

La empresa vende con un Margen de Explotacin del 30%. Se desea mantener existencias de $20.000 como base ms un 80% del costo de venta del mes siguiente. Las mercaderas se compran pagando un 50% al contado y el resto al mes siguiente.

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3. Gastos de Administracin y Ventas

Remuneraciones: Se pagan cada 15 das, en el perodo siguiente al que son ganadas, ascendiendo a $2.500 por mes. Comisiones sobre ventas: Ascienden al 15% de las ventas y se pagan de la misma forma que las remuneraciones fijas. Otros gastos variables: alcanzan al 5% de las ventas y se pagan al contado. Otros gastos de administracin y ventas fijos: Debe pagarse $2.000 al mes por concepto de arriendo, se consumen seguros por $200 y la depreciacin se calcula en $400 al mes.

II.

Inversiones
Se proyecta realizar una inversin de $3.000, al contado, durante el primer mes, en un vehculo que se destinar al transporte de mercadera. Este se deprecia en 30 meses.

III.

Caja y financiamiento
Se desea mantener, por motivos de seguridad, un saldo de caja mnimo de $10.000 a fines de cada mes. En casos de dficit de caja, la empresa dispone de una lnea de crdito, cuya tasa de inters es del 2% mensual. Las amortizaciones y el pago de intereses pueden efectuarse cuando la empresa lo desee.

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IV.

Balance general al 31 de diciembre de 2009.

ACTIVOS Caja 10.000 Deudores por venta 16.000 Existencias 48.000 Seguros 1.800 Activo fijo 37.000 Depreciacin acumulada (12.800) Total 100.000 PASIVOS Cuentas por pagar Remuneraciones por pagar Comisiones por pagar Capital y reservas

16.800 1.250 3.000 78.950

Total

100.000

PROYECCIONES: Enero 1. Ingresos por Ventas Contado Crditos Total 30.000 20.000 50.000 Febrero 48.000 32.000 80.000 Marzo 36.000 24.000 60.000 Abril 30.000 20.000 50.000 Total 144.000 96.000 240.000

2.

Ingresos a Caja Venta Contado 30.000 Cobranza Vtas a Crdito 16.000 Total 46.000

48.000 20.000 68.000

36.000 32.000 68.000

30.000 24.000 54.000

144.000 92.000 236.000

3.

Mercaderas: Costo de ventas, compras y variacin de existencias Existencias finales 64.800 53.600 48.000 42.400 Costo de ventas 35.000 56.000 42.000 35.000 Requerimientos 99.800 109.600 90.000 77.400 Inventario inicial 48.000 64.800 53.600 48.000 Compras 51.800 44.800 36.400 29.400

168.000

162.400

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4.

Egresos de Caja por Compras Mes anterior 16.800 Mes actual 25.900 Total 42.700

25.900 22.400 48.300

22.400 18.200 40.600

18.200 14.700 32.900

83.300 81.200 164.500

5.

Gastos en Remuneraciones y Comisiones Remuneraciones 2.500 2.500 Comisiones 7.500 12.000 Total 10.000 14.500

2.500 9.000 11.500

2.500 7.500 10.000

10.000 36.000 46.000

6.

Egresos de caja por Remuneraciones y Comisiones Mes anterior 4.250 5.000 7.250 Mes actual 5.000 7.250 5.750 Total 9.250 12.250 13.000

5.750 5.000 10.750

22.250 23.000 45.250

A. PRESUPUESTO OPERACIONAL:
Enero Ingresos Costo de Ventas Margen de Explotacin Gastos de Adm. y Ventas Remuneraciones fijas Comisiones por Ventas Otros gastos variables Arriendos Seguros Depreciacin Resultado Operacional 50.000 35.000 15.000 2.500 7.500 2.500 2.000 200 500 Febrero 80.000 56.000 24.000 2.500 12.000 4.000 2.000 200 500 Marzo 60.000 42.000 18.000 2.500 9.000 3.000 2.000 200 500 Abril 50.000 35.000 15.000 2.500 7.500 2.500 2.000 200 500 Total 240.000 168.000 72.000 10.000 36.000 12.000 8.000 800 2.000 3.200

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1. PRESUPUESTO DE CAJA: Enero 1. Disponibilidad Inicial de Caja Saldo Inicial Ingresos de Caja Total 2. Necesidades de Caja a) Egresos de Caja Compras de Mercadera Remuneraciones y comisiones Otros gastos variables Arriendos Inversin Activo Fijo Subtotal b) Saldo de Caja Deseado Total 3. Supervit (dficit) de Caja 4. Financiamiento Endeudamiento Amortizacin deuda Intereses deuda Total 5. Saldo Final de Caja Saldo deuda 10.000 46.000 56.000 Febrero 10.000 68.000 78.000 Marzo 10.000 68.000 78.000 Abril 10.000 54.000 64.000

42.700 9.250 2.500 2.000 3.000 59.450 10.000 69.450 (13.450) 13.450

48.300 12.250 4.000 2.000 66.550 10.000 76.550 1.450

40.600 13.000 3.000 2.000 58.600 10.000 68.600 9.400

32.900 10.750 2.500 2.000 48.150 10.000 58.150 5.850

13.450 10.000

1.181 269 (1.450) 10.000 12.269

9.155 245 (9.400) 10.000 3.114

3.114 62 (3.177) 12.673 -

2. ESTADOS FINANCIEROS PROFORMA a) Estado de Resultados Ingresos por Venta Costo de las Ventas Margen de Ventas Gastos de Adm. y Ventas Remuneraciones fijas Comisiones por Ventas Otros gastos variables Arriendos Seguros Depreciacin Resultado Operacional Intereses Utilidad Bruta 240.000 168.000 72.000 68.800 10.000 36.000 12.000 8.000 800 2.000 3.200 577 2.623

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b)

Balance General Activos Activo Circulante Caja Deudores por venta Existencias Seguros Activo Fijo Equipos y otros Deprec. Acumulada Total Activos Pasivos 76.073 12.673 20.000 42.400 1.000 25.200 40.000 (14.800) 101.273 Pasivo Circulante Ctas por pagar Remuneraciones por pagar Comisiones por pagar Patrimonio Utilidad Bruta 19.700 14.700 1.250 3.750 78.950 2.623

Total Pasivo y Patrimonio

101.273

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