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ELABORADO POR:

Ing. Mauricio Alvarado Pizarro

Agosto, 2010
Derechos Reservados

TABLA DE CONTENIDO
INICIO DEL PROGRAMA....................................................................................................4 CMO ACCESAMOS?....................................................................................................5 BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RPIDO...................................7 BARRA DE HERRAMIENTAS.......................................................................................7 BARRA DE ACCESO RPIDO........................................................................................7 LA HOJA DE TRABAJO...................................................................................................8 Colu !"#.........................................................................................................................$ %&l"#.................................................................................................................................$ ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO........................................................................'( CAMBIOS DE TAMA)O DE %ILA Y HOJA DE TRABAJO.......................................'' LA HOJA DE TRABAJO.............................................................................................'* +NA NOMINA SENCILLA CON E,CEL.................................................................'4 CONTIN+ACIN DE LA ELABORACIN DE NMINA......................................'7 DIB+JAR TABLA...........................................................................................................'8 INSERTAR %ILAS.......................................................................................................-( I!#./0"/ %&l"...............................................................................................................-( INSERTAR COL+MNAS............................................................................................-' DAR %ORMATO A LOS DATOS...................................................................................-ELABORACION DE +N PRES+P+ESTO....................................................................-5 %ORMATO DE CELDAS DEL PRES+P+ESTO...........................................................-7 %ORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL PRES+P+ESTO...............................-$ %o/ "0o 1. T"2l"..........................................................................................................-$ %o/ "0o 1. C"!0&1"1.#..................................................................................................*( Co 2&!"/ C.l1"#...........................................................................................................*' COPIAR Y PEGAR..........................................................................................................*COPIAR DATOS Y %RM+LAS...................................................................................*5 Co3&"/ %4/ ul"#............................................................................................................*5 OTROS EJEMPLOS DE COPIAR %RM+LAS............................................................*7 MO6ER DATOS..............................................................................................................*$ O0/" 7o/ " 1. 8o/0"/ 9 3.:"/;........................................................................................4( ...........................................................................................................................................4( G+ARDAR +N ARCHI6O DE E,CEL.........................................................................4( ABRIR +N ARCHI6O E,ISTENTE..............................................................................4* S+MA EN E,CEL..............................................................................................................44 OPERACION S+MA EN E,CEL..................................................................................44 Su " Cu"l<u&./";..........................................................................................................44 S+MA DE 6ARIAS CELDAS....................................................................................45 OPERACIONES MATEMATICAS.............................................................................4$ Su "/........................................................................................................................4$ Mul0&3l&8"8&4!...........................................................................................................5( D&=&1&/......................................................................................................................5' El.="/ " u!" Po0.!8&"............................................................................................5LISTAR DATOS..........................................................................................................5%+NCIONES EN E,CEL................................................................................................55

+TILI>AR O INSERTAR %+NCIONES........................................................................57 PRIMERA %ORMA......................................................................................................57 SEG+NDA %ORMA....................................................................................................5( CREAR SERIES...............................................................................................................5SERIES N?MERICAS.................................................................................................5* NOMBRE DE RANGOS. DAR NOMBRE A +N GR+PO DE DATOS.......................54 NOMBRAR RANGOS.................................................................................................54 %+NCIONES DE RANGOS. OPERACIONES CON GR+POS DE CELDAS..............57 C"#o '. To0"l 1. 6.!0"# .! %.2/./o..............................................................................58 C"#o -. 6.!0"# To0"l.# S. .#0/"l.# 1. M"/0&llo# 9 Cl"=o#..........................................58 %ILTROS..............................................................................................................................5$ %&l0/o# Au0o @0&8o#...........................................................................................................5$ EA. 3lo; .......................................................................................................................7( GR%ICOS EN E,CEL......................................................................................................7* P./o 84 o 8/." o# u! :/@7&8o?..................................................................................7* E#8/B2"!o# .l 0B0ulo 1.l :/@7&8oC 84 o D"8. o# .#0o?.................................................75 MS SOBRE GR%ICOS EN E,CEL.......................................................................75 No 2/. 1. lo# .A.#....................................................................................................75 ELIMINAR %ILAS Y COL+MNAS............................................................................7$ P/& ./" 7o/ "............................................................................................................7$ A)ADIR DIB+JOS EN LA HOJA DE TRABAJO.........................................................8( CREAR ORGANIGRAMAS........................................................................................8* MODI%ICAR ORGANIGRAMAS...........................................................................85 ORTOGRA%IA.................................................................................................................88 AY+DA DE E,CEL.......................................................................................................$*

Manual de Usuario

INICIO DEL PROGRAMA


Para iniciar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas que deseamos hacer.

1. Primero nos ubicamos en el bot n I !c!o! de la parte in"erior izquierda de la pantalla

2. Pulsamos la opci n Todos "os Progra#as

#. $ luego buscamos el directorio M!croso$t O$$!ce! donde seleccionamos M!croso$t E%ce" 200&

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%. $a aparecer& nuestra pantalla de Excel lista para traba'ar.

(omo podemos )er! la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadr*cula compuesta por muchas "ilas y columnas+ donde realizaremos nuestro traba'o.

EL BOT'N O((ICE
Excel presenta un ,ot n -""ice que contiene las "unciones principales de abrir! guardar! imprimir y otros.

C MO ACCE!AMO!"
1. .os posicionamos en la parte superior izquierda de la pantalla! en el s)#*o"o de M!croso$t

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2. Para )isualizar las opciones que tiene este bot n! pulsamos el bot n e inmediatamente se abrir& un men/

(omo puede )erse se tienen di"erentes "unciones! entre las que se utilizan m&s son0 .ue)o! para la creaci n de un nue)o documento 1brir! para el acceso a un archi)o existente de Excel 2uardar y 2uardar como! que realizan las "unciones que su nombre indica 3mprimir! que permite tener una )ista preliminar del documento y los controles encargados de la impresi n del documento.

1 la derecha de este submen/ que se desplega donde se encuentran todas estas "unciones principales de Excel! se puede )er tambi4n que se muestra un listado de los documentos recientes que se han traba'ado.

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BARRA DE +ERRAMIENTA, - BARRA DE ACCE,O R.PIDO


%A&&A 'E (E&&AMIE)*A!
Excel presenta una ,arra de 5erramientas que contiene las di"erentes opciones de "ormato! )ista! dise6o! " rmulas y otras "unciones que ayudan a realizar nuestro traba'o. (onozcamos la ,arra de 5erramientas0

(omo podemos )er en ella se encuentran ocho secciones cla)es para el "uncionamiento de las aplicaciones0 3nicio! 3nsertar! 7ise6o de p&gina! 8 rmulas! 7atos! 9e)isar! :ista y (omplementos. $ si pulsamos cada una de estas pesta6itas! podremos )isualiza en pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por e'emplo! si pulsamos I !c!o! )eremos todas sus "unciones.

;iendo estas las asociadas con pegar! cortar y copiar+ "ormato de "uente+ alineaci n e interlineado+ "ormato de n/meros+ insertar! eliminar o dar "ormato de celdas+ y otros estilos y aplicaciones r&pidas que ayudan a realizar nuestro traba'o.

%A&&A 'E ACCE!O &+PI'O


Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla! arriba de la barra de herramientas o aba'o+ y permite accesar a "unciones seleccionadas de una "orma r&pida. En el e'emplo se encuentra sobre la barra de herramientas.

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(omo se puede )er! la barra se ha con"igurado con cuatro botones de acceso r&pido <sin necesidad de ingresar a "unciones o m&s )i6etas=! los cuales son0 g/ardar, deshacer, rehacer 0 a*r!r. ,! 1/ere#os a2ad!r #3s *oto es de acceso r34!do ! podemos hacerlo. Para ello! posicionados en esta barrita! pulsamos el bot n derecho del rat n y se abrir& un peque6o men/.

;eleccionamos Perso a"!5ar *arra de herra#!e tas de acceso r34!do y se abrir& un cuadro de opciones donde podemos elegir que botones deseamos accesar de "orma r&pida. Por e'emplo! si deseamos agregar e" *ot6 7!sta preliminar! lo seleccionamos

$ luego pulsamos la palabra Agregar ubicada a la derecha de toda esta lista de opciones

$a aparecer& en nuestra con"iguraci n de la barra de acceso r&pido esta "unci n

,A (O-A 'E *&A%A-O


>a ho'a de traba'o consta de una cuadr*cula compuesta por "ilas y columnas! de ah* que para nombrar a una celda determinada se haga una combinaci n de ambos par&metros. En el que el primer elemento es la (olumna y luego la 8ila. >as columnas est&n ordenadas de acuerdo al al"abeto y las "ilas por n/meros.
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Co"/# as

(!"as

Por e'emplo! 1% ser& una celda ubicada en la columna 1 y en la cuarta "ila

;i nos "i'amos la columna 1 y la "ila % tienen un color di"erente que muestra la ubicaci n de la celda. C"aro 1/e 4ara tra*a8ar e / a deter#! ada ce"da de*e#os de /*!car os e e""a co e" c/rsor 0 0a 4odre#os 4roceder a escr!*!r e e""a9 Podemos tambi4n identi"icar en la pantalla principal! una barrita que muestra el c/adro de o#*re de la celda y la *arra de $6r#/"as que se encuentra sobre la cuadr*cula de traba'o.

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(omo se puede obser)ar! tiene las dos secciones0 muestra el nombre de la celda 1%+ y la "unci n o " rmula que se encuentra en ella! en este caso no se ha escrito nada! as* que se encuentra )ac*o.

E!C&I%I& E) ,A (O-A 'E *&A%A-O


Co#o he#os #e c!o ado a ter!or#e te 4ara escr!*!r e "a ho8a de tra*a8o, os 4os!c!o a#os e "a ce"da 1/e "o desea#os hacer . Para ello mo)emos el curso en direcci n a donde queremos escribir! a tra)4s de las "lechas de mo)imiento del tablero o bien con el rat n. Por e'emplo si queremos escribir en la celda (%! nos posicionamos en ella y escribimos0 .ombre del Empleado.

En la celda 7% escr!*!#os De4arta#e to!

;i obser)amos el .ombre del Empleado no aparece completo! porque el tama6o de la columna no es su"iciente para mostrar esta in"ormaci n. ;in embargo podremos ampliar el tama6o! para ello nos posicionamos en el l*mite entre las dos columnas ( y 7. $ nos aparecer& una especie de crucita con la cual podemos incrementar el tama6o.
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(uando nos aparece esta especie de cruz! manteniendo el bot n izquierdo del rat n presionado comenzamos a mo)er el rat n hacia la derecha hasta alcanzar el tama6o deseado de la columna. ;i )emos a medida que )amos ampliando la columna aparecer& un recuadro que mostrar& la medida del ancho de la columna.

1l tener el ancho deseado soltamos el bot n del rat n y de'amos de mo)ernos hacia la derecha. $a se tendr& la columna con un tama6o su"iciente para mostrar la in"ormaci n.

3gual es el caso de la palabra 7epartamento que pasa el tama6o de la columna. 9epetimos el mismo procedimiento para ampliar+ nos ubicamos en el l*mite entre la columna 7 y E! pulsamos el bot n izquierdo del rat n y manteni4ndolo apretado nos mo)emos hacia la derecha hasta alcanzar el ancho deseado.

CAM%IO! 'E *AMA1O 'E 2I,A 3 (O-A 'E *&A%A-O


$a en la lecci n anterior al digitar .ombre del Empleado en una columna! tu)o que aumentarse su tama6o para presentar esta in"ormaci n. 7e igual manera! puede ser realizado con una "ila! ya que su ancho tambi4n puede )ariarse y d&rsele el que se desee. Para ello nos posicionamos en el l*mite entre la "ila que se quiere ampliar y la siguiente. Por e'emplo! si se quiere ampliar el ancho de la "ila #! nos posicionamos entre la # y la %

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>uego pulsamos el bot n izquierdo del rat n y manteni4ndolo apretado nos mo)emos hacia aba'o! hasta darle el ancho requerido a la "ila. ;i nos "i'amos! hay un recuadro que muestra el tama6o <1lto= que se le )a dando a la "ila.

8inalmente se tendr& la "ila del tama6o que se quiere.

Ta#*!: 4ode#os ca#*!ar e" ta#a2o de "a v!s/a"!5ac!6 de "a 4a ta""a de tra*a8o. 5ay personas que les gusta tener una )ista amplia de la p&gina! es decir )er m&s columnas y "ilas pero en la que la letra se )e m&s peque6a+ y otros usuarios que pre"ieren tener una panor&mica m&s limitada pero que la letra y n/meros se )en m&s grande. ?( mo cambiamos la )ista de la ho'a de traba'o@ sencillo... 1. .os posicionamos en el bot n 7!sta de la barra de herramientas

2. ,uscamos la opci n ;oo#! que se utiliza para a'ustar el tama6o de )isualizaci n de la ho'a de traba'o

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#. ;e abrir& un recuadro en el que se selecciona este tama6o! por e'emplo podemos seleccionar el 7AB

$a podremos )isualizar muchas m&s "ilas y columnas en la ho'a de traba'o! pero la letra y los n/meros que escribamos se )er&n m&s peque6os.

LA +O<A DE TRABA<O
>a ho'a de traba'o en Excel tiene una amplia cuadr*cula compuesta por muchas "ilas y columnas. Es decir mucho espacio en el que podemos traba'arCC $a hemos aprendido a mo)ilizarnos en toda esta cuadr*cula! a tra)4s del mo)imiento que le damos a las "lechitas del tablero <hacia arriba! aba'o! derecha o izquierda=. - tambi4n podemos a)anzar con mayor rapidez a posicionarnos en una celda espec*"ica! mo)iendo las barras de desplazamiento.

.os podremos mo)er hacia aba'o al pulsar la de este sentido! o bien hacia la derecha Dambi4n hay otras dos "lechitas en los contornos de la ho'a de traba'o que nos permite mo)ilizarnos.

.os mo)emos hacia arriba al pulsar esta "lechita. .os mo)emos hacia la izquierda al pulsar esta "lechita.
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7ependiendo de la con"iguraci n que se le da a Excel! al presionar ENTER en una celda determinada podremos mo)ilizarnos hacia otra. 2eneralmente se tiene con"igurado que al dar E.DE9 salta a la celda de aba'o. Por e'emplo si estamos en la celda 1% y escribimos en ella! al presionar E.DE9! el cursor se ubicar& en la celda 1A donde podremos seguir escribiendo.

Excel presenta tres di"erentes 5o'as de Draba'o en un mismo libro o documento! las cuales pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades

;i se quiere incrementar una ho'a m&s de traba'o! nos posicionamos en el /ltimo bot n que aparece en el men/ de ho'as y se crear& una nue)a

$a tendremos cuatro ho'as de traba'o y siempre la opci n de crear una nue)a

=NA NOMINA ,ENCILLA CON E>CEL

E esta "ecc!6 va#os a hacer / a 6#! a se c!""a y poner en pr&ctica lo que lle)amos aprendido hasta el momento. En este e'emplo utilizaremos una n mina compuesta por 10 empleados para quienes identi"icaremos el departamento en el que traba'an y el cargo. E "as co"/# as pondremos los atributos0 .ombre del Empleado+ 7epartamento+ y (argo. E "as $!"as listaremos los empleados por orden al"ab4tico en sus apellidos. Domemos como e'emplo la siguiente in"ormaci n.

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1. Nos /*!ca#os e "a ce"da a partir de la cual comenzaremos a hacer nuestra planilla. Para el e'emplo iniciaremos en la celda (2+ en esta podremos .ombre del Empleado. En la 72! 7epartamento y en la E2! (argo.

(omo podemos obser)ar! los atributos no caben en el ancho de la columna. Por tanto! podemos practicar aumentar el tama6o de la columna! como lo hemos aprendido. 9ecordemos... nos posicionamos en el l*mite entre las columnas ( y 7! manteniendo el bot n izquierdo del rat n apretado nos mo)emos hacia la derecha hasta darle a la columna ( el ancho deseado. 5agamos lo mismo con la columna 7! para que nos quede su"iciente espacio para escribir la in"ormaci n. 2. -a / a ve5 a#4"!adas "as co"/# as 4odre#os co#e 5ar a escr!*!r "a ! $or#ac!6 de "os e#4"eados

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En la imagen anterior podemos )er que se est&n escribiendo los datos de una de las empleadas! espec*"icamente muestra la escritura de su (argo! ;ecretaria. En una lecci n anterior )imos que en la parte superior de la ho'a de traba'o se encuentra una barra de " rmulas! que muestra la in"ormaci n o "unci n que se esta escribiendo. :eamos lo que muestra esta barra0

! si estamos ubicados en la celda EA y estamos escribiendo ;ecretaria

#. Derminamos de listar los empleados! su departamento y el cargo. :eamos como estar*a quedando nuestra tabla

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CONTIN=ACI'N DE LA ELABORACI'N DE N'MINA


Denemos nuestra n mina de empleados de la siguiente manera0

1rreglemos un poco nuestra n mina! para presentarla como una tabla. 1. Ce tre#os "os atr!*/tos 4r! c!4a"es . Para ello nos posicionamos en la celda que queremos centrar! en este caso la primera celda a centrar ser*a .ombre del Empleado

2. ,uscamos en el bot n 3nicio de la barra de herramientas la opci n Ce trar de 1lineaci n

#. 9epetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas 72 y E2. %. $a tenemos nuestros atributos centrados

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A. Para poner la "uente de los atributos marcados en negrita! nos ubicamos en primer lugar en .ombre del Empleado y buscamos la opci n Negr!ta ?N@ de la secci n 8uente del bot n 3nicio de la barra de herramientas.

E. 9epetimos el paso A para las celdas 72 y E2. A. $a tendremos nuestras celdas marcadas en negrita y centradas

'I%5-A& *A%,A
$a tenemos nuestra in"ormaci n de la n mina! con los atributos centrados y marcados en negrita. 1hora aprenderemos como dibu'ar la tabla alrededor de los datos que tenemos. ;ombreamos el &rea en la que marcaremos la tabla! es decir! toda la in"ormaci n que hemos escrito. ?( mo sombreamos@ .os ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este caso la celda (2 y manteniendo el bot n izquierdo del rat n apretado! comenzamos a mo)er el rat n para captar toda la in"ormaci n

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En la imagen anterior )emos como poco a poco se )a sombreando toda el &rea deseada Una )ez sombreada la in"ormaci n hasta la celda E12! buscamos un bot n ubicado para dibu'ar bordes en la opci n 8uente del bot n 3nicio de la barra de herramientas.

,ot n 3nicio0

-pci n 7ibu'ar ,ordes0

7esplegamos la )entana de opciones al pulsar la "lechita! y )eremos cuales son todas las alternati)as que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibu'ar Dodos los bordes.

$a quedar& nuestra n mina en "orma de tabla con todos sus bordes debidamente dibu'ados

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IN,ERTAR (ILA,
En Excel resulta /til "a $/ c!6 de ! sertar $!"as 0 co"/# as! as* por e'emplo si estamos haciendo un presupuesto! una planilla o un in"orme de )entas+ y se nos ha ol)idado in"ormaci n importante que necesitamos )isualizar a tra)4s de una "ila o columna! podemos recurrir a la "unci n insertar.

I sertar (!"a
Por e'emplo! si tomamos la peque6a n mina de personal que se ha traba'ado en lecciones anteriores! podr*a darse el caso que se nos haya ol)idado ingresar los datos de una empleada m&s. (omo se encuentran listados por orden al"ab4tico! ser& necesario insertar una "ila para poder introducir los datos "altantes. El nombre de la persona es0 (armen (hicas 7*az :eamos nuestra tabla para )isualizar donde tendr*a que insertarse una "ila.

7eber*a de insertarse la "ila entre las dos personas indicadas en la imagen. ;igamos los pasos siguientes para insertar la "ila0 1. .os ubicamos en la "ila A! que es en la que quisi4ramos tener un nue)o espacio para escribir los datos restantes.

2. ,uscamos la o4c!6 I sertar en la barra de herramientas del bot n 3nicio

#. ;eleccionamos I sertar $!"as de ho8a

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%. $a tendremos una nue)a "ila insertada! en la cual podremos ingresar la in"ormaci n que "alta.

A. Escribamos la in"ormaci n0

IN,ERTAR COL=MNA,
1s* como insertamos "ilas! tambi4n en Excel puedan insertarse columnas. ;i en la planilla que hemos )enido traba'ando se nos ha ol)idado incluir un nue)o par&metro de in"ormaci n sobre los empleados. ;iento este la edad! por e'emplo! habr& que incluir una columna para poder ingresar estos datos. >os pasos a seguir para insertar una columna son sencillos0 1. .os posicionamos en el lugar donde queremos una nue)a columna. En este caso! la edad la pondremos al lado derecho del nombre del empleado! es decir la columna 7.

2. ,uscamos la opci n I sertar de la barra de herramientas del bot n 3nicio

#. 7esplegamos el men/ y seleccionamos I sertar co"/# as de ho8a


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%. En nuestra ho'a de traba'o se habr& insertado una nue)a columna

A. Escribimos el par&metro Edad y los datos correspondientes a cada empleado .uestra n mina quedar*a de la siguiente "orma0

'A& 2O&MA*O A ,O! 'A*O!


En esta lecci n aprenderemos a darle "ormato a los datos con los que estamos traba'ando en Excel. Para ca#*!ar e" t!4o de $/e te 1. ,o#*rea#os e" 3rea a la que queremos cambiar "ormato. Para sombrear recordemos que manteniendo apretado el bot n izquierdo del rat n nos mo)emos de tal "orma de ir sombreando los datos que queremos cambiar.

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2. En este caso cambiaremos el tipo de "uente! as* que buscamos esta opci n en la barra de herramientas del bot n 3nicio

#. 7esplegamos el men/ y seleccionamos el tipo de "uente que deseemos. En este caso 1rial .arroF

%. Dambi4n podemos ca#*!ar e" ta#a2o de "a $/e te en el n/mero que aparece contiguo. 7esplegamos el men/ de opciones para seleccionar el nue)o tama6o deseado! por e'emplo en este caso cambiaremos de un tama6o 11 a un 1%.

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A. $a nuestros datos tendr&n el nue)o "ormato. :eamos un par de ellos en la siguiente imagen

;i tambi4n queremos cambiar el color de la "uente0 a= ,o#*rea#os "os datos a los que se les quiere cambiar el color de "uente. .os ubicamos en la celda .ombre del Empleado y manteniendo el bot n izquierdo del rat n apretado nos mo)emos para sombrear Edad! 7epartamento y (argo

b= ,uscamos en la barra de herramientas del bot n de 3nicio! (olor de "uente

c= 7esplegamos el men/ de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso optaremos por un color 9o'o.

d= $a nuestros par&metros estar&n marcados con este color. :eamos


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E,A%O&ACIO) 'E 5) P&E!5P5E!*O


En esta lecci n )amos a preparar un presupuesto sencillo! con el que traba'aremos en las siguientes lecciones. ,ueno! practiquemos lo aprendido hasta el momento. :amos a tomar un presupuesto peque6o! en el que solo se establecer&n los datos para A rubros. $ se mostrar& la in"ormaci n para los primeros cuatro meses del a6o 1. Co#e 5a#os 4or escr!*!r e" 4art!das 1/e tra*a8are#os o#*re de Pres/4/esto 0 "os A r/*ros o

2. Escr!*!#os "as ca t!dades 4res/4/estadas e cada / o de "os r/*ros 4or estos c/atro #eses9

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#. Ahora 4o ga#os e egr!ta "a 4a"a*ra R/*ro 0 "os #eses9 Para ello sombreamos estas cinco celdas! que queremos cambiar "ormato

%. ,uscamos la opci n egr!ta de la barra de herramientas y la pulsamos

A. $a tendremos estas celdas marcadas en color negrito

E. 7a#os a ca#*!ar e" co"or de" $o do . 1hora d4mosle un toque especial! si nos "i'amos el "ondo de estas celdas es de color blanco! el cual podemos cambiar. Para ello sombreamos estas celdas! y buscamos en nuestra barra de herramientas el bot n Co"or de re""e o! <que es el bot n en "orma de cubeta=

7. 7esplegamos el men/ y se"ecc!o a#os e" co"or deseado de re""e o ! en este caso ser& el )erde

G. $a tendremos nuestras celdas seleccionadas con relleno de color )erde


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2O&MA*O 'E CE,'A! 'E, P&E!5P5E!*O


;i obser)amos nuestro presupuesto! hay cuatro rubros que no pueden leerse completamente en la columna que se encuentran porque el espacio no es su"iciente. :eamos cuales son0

! si obser)amos est&n cortados cuando introducimos in"ormaci n en la columna a su derecha. Dendr*amos dos opciones para que la in"ormaci n se )ea0 ampliar el ancho de la columna hasta )isualizar todo el detalle! que ya hemos )isto en una lecci n anterior+ y la otra "orma! es ampliar el alto de la "ila de tal manera que se muestre la in"ormaci n en "orma de p&rra"o. ?( mo hacemos esto@ ! sencillo... 1. .os posicionamos en la celda que queremos aumentar el alto de su "ila. Por e'emplo! tomemos primero Papeler*a y suministros de o"icina.

2. Posicionados en esta celda! pulsamos el bot n derecho del rat n y se nos desplegar& un men/

#.

;eleccionamos la opci n 8ormatos de celdas

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%. ;e abrir& otro men/ de opciones

$ seleccionamos 1'ustar texto

A. 1dem&s seleccionamos en la misma pantalla de men/ la 1lineaci n del texto :ertical! en este e'emplo escogeremos ;uperior

E. .uestra celda quedar& a'ustada al tama6o de la columna! con el alto de la "ila requerido para que toda la in"ormaci n sea )isualizada
2. . Microsoft Office Excel 2007

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7. 9epetimos los pasos anteriores para a'ustar las dem&s celdas cortadas al tama6o de la columna.

2O&MA*O 'E *A%,A 3 CA)*I'A'E! 'E, P&E!5P5E!*O


$a hemos realizado m&s cambios a nuestro presupuesto! ahora ya podemos )er toda la in"ormaci n escrita en cada una de las celdas.

(or#ato de Ta*"a
7aremos "ormato de tabla a nuestro presupuesto! para me'orar su presentaci n. Practiquemos nue)amente este proceso. 1. ;ombreamos las celdas que con"ormar&n la tabla.

2. 1hora seleccionamos el bot n de la barra de herramientas que se utiliza para dibu'ar los ,ordes de las celdas.

#. En las opciones que se despliegan seleccionamos Dodos los bordes! esto cuadricular& todas las celdas.
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(or#ato de Ca t!dades
;i nos "i'amos en nuestra tabla! las cantidades se encuentran sin separador de miles ni decimales. Pero podemos dar este "ormato a las celdas. a= ;eleccionamos el &rea a la que queremos dar "ormato. En este caso las cantidades

b= ;eleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del bot n 3nicio! la opci n para dar el estilo de miles.

c= $a nuestra tabla quedar& con las cantidades en miles con punto decimal y la in"ormaci n )isualizada. :eamos nuestro presupuesto0

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Co#*! ar Ce"das
;i obser)amos el D*tulo es Presupuesto! el cual podemos centrarlo en la presentaci n del mismo. 1. ;ombreamos la celda donde se encuentra la palabra Presupuesto y las dem&s celdas a continuaci n! en este caso desde la celda ,2 hasta la celda 82. Hue son las celdas que queremos combinar para centrar la in"ormaci n.

2. ,uscamos y seleccionamos el bot n (ombinar y centrar la alineaci n de la barra de herramientas.

#. 1hora )eamos como quedo "inalmente nuestro presupuesto

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COPIA& 3 PE6A&
Estas dos "unciones generalmente son utilizadas con'untamente! y "acilitan el traba'o de digitaci n cuando son datos a repetirse. +a0 dos $or#as de accesar a "a $/ c!6 co4!ar: B Desde "a *arra de herra#!e tas 1= ;ombreamos los datos que deseamos copiar

2= ,uscamos en la barra de herramientas la "unci n (opiar

#= >as celdas sombreadas para ser copiadas aparecer&n punteadas como muestra de que han sido seleccionadas

%= .os ubicamos en la celda donde a partir de ella se copiaran los datos pre)iamente seleccionados y pulsamos Enter en el teclado
42 . Microsoft Office Excel 2007

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B Bot6 derecho de" rat6 a= ;ombreamos los datos que deseamos copiar

b= Pulsamos el bot n derecho del rat n y aparecer& un men/ de opciones

c= ;eleccionamos la opci n (opiar

d= .os ubicamos en la celda a partir de la cual queremos copiar los datos y pulsamos Enter en el teclado

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Para 7egar valores 7revia8ente seleccionados con co7iar. 1= ;ombreamos los datos 2= ;eleccionamos copiar #= .os ubicamos donde queremos pegar los datos %= ;eleccionamos la "unci n Pegar de la barra de herramientas

A= $ ya estar&n pegados los )alores que hemos seleccionado. Por e'emplo si quisi4ramos pegar los datos dos )eces! tendr*amos que )ol)er a pulsar pegar en la nue)a ubicaci n donde deseamos los datos. $ nos quedar*an tres "ilas de datos0 una con los originales y dos con los que hemos pegado.

Muy importante0 >uego de haber pegado los datos por /ltima )er! presionar Esc <escape= del teclado! para borrar la selecci n de datos.

44 . Microsoft Office Excel 2007

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COPIA& 'A*O! 3 2 &M5,A!


En Excel tambi4n pueden copiarse los datos de otra "orma! en la que no solamente copiamos los datos sino tambi4n el "ormato! " rmula y lo que estu)iera ligado a la celda a copiar. Para (opiar datos en bloques realizamos lo siguiente0 1= Por e'emplo si deseamos copiar un par de palabras! dos )eces m&s. Primero sombreamos las palabras

2= Manteniendo el bot n izquierdo del rat n apretado! ponemos el curso en la esquina in"erior derecha de las dos palabras y arrastramos el rat n hacia la derecha

#= Una )ez sombreada el &rea donde queremos copiar nuestros datos! soltamos el rat n y aparecer&n los datos que hemos copiado

;i quisi4ramos copiar el bloque de estas dos palabras hacia aba'o! realizamos los mismos pasos a= ;ombreamos las palabras b= Manteniendo el bot n izquierdo del rat n apretado! ponemos el cursor en la esquina in"erior derecha de las dos palabras y arrastramos hacia aba'o hasta donde queremos copiar

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c= ;oltamos el rat n y aparecer&n los datos que hemos copiado

Co4!ar (6r#/"as
Denemos dos columnas de n/meros! y deseamos tener en la tercera columna la multiplicaci n de las dos ci"ras de las columnas contiguas. En )ez de realizar la multiplicaci n las )eces que sea requerido! podemos copiar a partir de la " rmula escrita una sola )ez Para copiar " rmulas seguimos los siguientes pasos0 1= .os ubicamos en la celda donde queremos el resultado de la multiplicaci n 2= Escribimos la " rmula de las ci"ras que queremos multiplicar

#= Una )ez tenemos el resultado ubicado en la columna (2 para este e'emplo. (on el cursor nos ubicamos en la parte in"erior derecha de la celda que )amos a copiar y arrastramos hacia aba'o hasta donde queremos calcular la multiplicaci n

! ya tenemos los resultados de la multiplicaci n %= ;i por e'emplo nos ubicamos en la celda (%! podemos )er que se encuentra la " rmula que se ha copiado

$ el resultado es0
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O*&O! E-EMP,O! 'E COPIA& 2 &M5,A!


:eamos otro e'emplo de copiar " rmulas0 1hora deseamos multiplicar las ci"ras de la columna 1 con la columna , y el resultado sumarlo con la columna ( 1= Escr!*!#os "a o4erac!6 tota" que realizaremos en la columna 7

2= Una )ez teniendo el resultado! para copiar la " rmula! con el cursor en la parte in"erior derecha de la celda comenzamos a arrastrar e" rat6 hac!a a*a8o hasta do de desea#os te er "a o4erac!6

#= ,o"ta#os e" rat6 0 te dre#os "os va"ores 0a ca"c/"ados .

;i deseamos comprobar que nuestra " rmula ha sido copiada nos ubicamos en una de estas celdas y )isualizamos la barra de " rmulas

;i )emos en el e'emplo estamos copiando una " rmula que realiza una operaci n con las ci"ras de las columnas y "ilas correspondientes a donde nos ubicamos.
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Pero si por e'emplo! dese&ramos multiplicar columna 1 por la columna , y a este resultado sumarle el )alor de la celda (2! es decir el n/mero %. 7eber*amos de poner "i'a esta celda en la operaci n. ?( mo hacemos eso@ )eamos... a= Escribimos la operaci n en la primera celda donde queremos el resultado! y para "i'ar la ceda (2! utilizamos el signo de I para "i'ar cada uno de los atributos. Es decir para "i'ar columna y "ila. >a " rmula la escribir*amos0 J <12K,2=LI(I2

b= >uego arrastramos la " rmula hacia aba'o! hasta donde queremos la operaci n

c= ;oltamos el rat n y tendremos los resultados de la operaci n. Manteniendo "i'a la ci"ra de la celda (2.

c= ;i nos ubicamos en una de las celdas! por e'emplo 7%! )eremos la " rmula que est& detr&s

7onde e"ecti)amente la celda (2 es "i'a.

4. . Microsoft Office Excel 2007

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MO9E& 'A*O!
Para mo)er datos de un lugar hacia otro! en Excel como en otras aplicaciones! se toma como que si se "uera a cortar la in"ormaci n para pegarse en otro lado. Es por ello que utilizamos ambas "unciones! (ortar y Pegar ,I TENEMO, LA, ,IG=IENTE, PALABRA,

7eseamos mo)er las palabras ;eguro e 3nter4s! hacia la columna (! manteniendo las "ilas 2 y # para los datos.

1= ;ombreamos ambas palabras

2= ,uscamos y pulsamos en la barra de herramientas la "unci n (ortar <representado por una te'erita=

#= .os ubicamos en las celdas donde queremos ahora los datos y pulsamos la "unci n Pegar de la barra de herramientas

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%= $a aparecer&n los datos mo)idos desde la columna 1 hasta la columna (

Otra $or#a de cortar 0 4egar:


a= Una )ez sombreados los datos que queremos mo)er! pulsamos el bot n derecho del rat n y seleccionamos del men/ que se desplegar& la "unci n (ortar

b= .os ubicamos en la celda hasta donde queremos mo)er los datos cortados! y pulsamos el bot n derecho del rat n. ;eleccionando la "unci n Pegar

c= $a tendremos nuestros datos cortados y pegados en otro lugar

65A&'A& 5) A&C(I9O 'E E:CE,


Una ho'a traba'ada en Excel puede guardarse como un archi)o! al cual podemos darle el nombre que m&s con)enga.

40 . Microsoft Office Excel 2007

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Pasos para guardar un archi)o0 1. Una )ez hemos terminado nuestro Presupuesto y lo queremos guardar! os 4os!c!o a#os e e" Bot6 O$$!ce

2. P/"sa#os e" *ot6 O$$!ce y se desplegar&n las opciones principales

#. ;eleccionamos G/ardar co#o

%. ;e nos abrir& la pantalla de controles de 2uardar


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A. >e da#os o#*re a" arch!vo en el espacio correspondiente

E. Pulsamos el bot n 2uardar

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A%&I& 5) A&C(I9O E:I!*E)*E


En Excel podemos tener acceso a un archi)o que pre)iamente ha sido guardado. Una ho'a de c&lculo que hemos realizado anteriormente o alguien realiz . Para ello realizamos los siguientes pasos0

1. .os posicionamos en el Bot6 O$$!ce

2. 7esplegamos el ,ot n -""ice y se"ecc!o a#os "a o4c!6 A*r!r

#. 1parecer& un nue)o cuadro de controles para acceso a directorios y archi)os.

B/sca#os e" d!rector!o o car4eta do de se e c/e tra e" arch!vo que se quiere abrir! desplegando la "lechita de acceso.

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%. Una )ez encontrada la carpeta o directorio! se"ecc!o a#os e" arch!vo 1/e se desea a*r!r9

A. Pulsamos el bot n A*r!r

,=MA EN E>CEL
Excel primordialmente en una gran ho'a de c&lculo! que es utilizada para realizar di"erentes operaciones matem&ticas y "inancieras. Por tanto! como ho'a de c&lculo comprenden di"erentes "unciones que poco a poco iremos aprendiendo.

OPE&ACIO) !5MA E) E:CE,


;on dos "ormas en las que puede realizarse la operaci n suma en Excel! una utilizada principalmente cuando son rangos num4ricos continuos! y la otra en cualquier situaci n que se desee calcular una suma.

,/#a C/a"1/!era:
Domemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. ;i por e'emplo quisi4ramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para el 9ubro ;alarios! har*amos lo siguiente0 1. .os posicionamos en la celda donde queremos )isualizar el total de la suma de estas cantidades.

44 . Microsoft Office Excel 2007

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2. Para que Excel reconozca una operaci n cualquiera! es utilizado el signo igual. Este indica que un c&lculo num4rico se realizar& en dicha celda.

#. :eamos tambi4n como nuestra barra de " rmulas identi"ica en esta celda el signo igual.

%. (omo queremos sumar lo presupuestado en enero! "ebrero! marzo y abril! marcaremos estas cuatro celdas. ?( mo lo hacemos@ )eamos... >uego de haber escrito el signo igual con el rat n nos ubicamos en la primera cantidad <correspondiente a enero= la marcamos y escribimos luego el signo m&s! marcamos la segunda cantidad<posicion&ndonos nue)amente con el rat n= y escribimos otro signo m&s! marcamos la tercera cantidad

5asta el momento esta ser*a la suma

A. >uego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo m&s! seguido de la cuarta cantidad.

Microsoft Office Excel 2007. 4#

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:eamos tambi4n la barra de " rmulas! como )a mostrando todo lo que se est& realizando en la celda seleccionada0

E. (uando se haya marcado la /ltima celda a sumar! pulsamos enter en el teclado. $a tendremos el resultado de la suma.

3mportante0 recordemos que para marcar cada una de estas cantidades! debemos posicionarnos con el rat n en cada una de las celdas a sumar. Podremos )er como cada una de estas celdas se marca! "orm&ndose un borde de color alrededor de ella. ! en este caso el borde de la celda de la cantidad 10!000 es punteado. ;e6al que est& siendo seleccionado.

,=MA DE 7ARIA, CELDA,


;uma de rangos num4ricos o suma de )arias celdas. $a )imos una de las "ormas en las que se suma en Excel! marcando las celdas que se quieren sumar. En esta lecci n )eremos como se suman rangos num4ricos! principalmente rangos continuos.

1. .os posicionamos en la celda donde queremos presentar la suma de )arias cantidades.

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2. ,uscamos y seleccionamos la "unci n 1utosuma de la barra de herramientas del bot n 3nicio.

#. Una )ez pulsada la "unci n 1utosuma! sombreamos el rango que se desea sumar. Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y manteniendo el bot n izquierdo del rat n apretado nos )amos mo)iendo hacia la izquierda hasta marcar todas las celdas a sumar

;i )emos la imagen! podremos )er cual es el rango de datos que est& sumando! desde la celda (A hasta la celda 8A Dambi4n podemos )er nuestra barra de " rmulas! y mostrar& la operaci n de la celda

%. Una )ez sombreado el rango! pulsamos Enter en el teclado. $a tendremos el resultado de la suma.

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1s* podemos ir totalizando para cada rubro! aplicando los pasos anteriores. Dambi4n si queremos saber cuanto es lo que tenemos que presupuestar para estos cuatro meses! considerando los cinco rubros lo podemos hacer. a= .os posicionamos en la celda que queremos el resultado

b= ,uscamos y seleccionamos la opci n 1utosuma de la barra de herramientas.

c= ;ombreamos el &rea que queremos totalizar o sumar

4. . Microsoft Office Excel 2007

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:eamos la barra de " rmulas0

d= Pulsamos Enter al teclado luego de haber sombreado el &rea. $a tendremos la cantidad totalizada

OPERACIONE, MATEMATICA,
$a )imos como se suma un rango de datos en Excel! o cantidades espec*"icas ubicadas en celdas determinadas. Dambi4n en Excel podemos hacer las operaciones matem&ticas b&sicas0 sumar! restar! multiplicar y di)idir. $ as* como lo es en c&lculo! deben de cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones.

,/#ar
1= .os ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma

2= Escribimos el signo igual <J=! que hemos )isto es para realizar operaciones

#= $ comenzamos a escribir las ci"ras que queremos sumar.


Microsoft Office Excel 2007. 4/

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:eamos la barra de " rmulas! que rastrea la in"ormaci n en la celda

%= Pulsamos Enter en el teclado! y ya estar& totalizada nuestra suma

:emos como la celda contiene la suma total! y la barra de " rmulas muestra en detalle cada uno de los pasos

M/"t!4"!cac!6
a= .os posicionamos en la celda donde queremos hacer la operaci n

b= Escribimos el signo igual <J= seguido de las ci"ras que queremos multiplicar

#0 . Microsoft Office Excel 2007

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9ecordemos que el s*mbolo de multiplicar es el asterisco <K= :eamos la barra de " rmulas

c= Pulsamos Enter en el teclado y la operaci n estar& realizada

D!v!d!r
1= En la celda donde realizaremos la operaci n escribimos igual <J=! y las ci"ras a di)idir

>a barra de " rmulas rastrea las operaciones en la celda

2= Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado

Microsoft Office Excel 2007. #0

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9ecordemos que si queremos hacer operaciones combinadas! las leyes de c&lculo deber&n cumplirse siempre en Excel. Por e'emplo si se desea realizar la siguiente operaci n0 %KAK<20M%= Denemos primero que realizar la operaci n entre par4ntesis para luego terminar con el resto de las operaciones. 1l "inal tendr*amos0 %KAKA

Elevar a una Potencia


Para ele)ar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de las operaciones presentadas ahora! recordando que el s*mbolo para ele)ar a una potencia es CDC. Por e'emplo si queremos ele)ar # a una potencia de %! se har& lo siguiente0 J #N%! lo que dar& un resultado es G1.

LI,TAR DATO,
Excel presenta una "unci n importante que "acilita mane'ar y traba'ar cuando tenemos muchos datos! que podemos repetir en otra celda. Esta es "a $/ c!6 de ge erac!6 de "!sta. 1 medida que escribimos datos! Excel )a generando una lista a la cual se puede acceder y seleccionar en cualquier momento. :eamos un e'emplo. 1= +aga#os / a "!sta de o#*res cualquiera hacia aba'o

2= Nos /*!ca#os e otro nombre

"a ce"da donde queremos colocar

#2 . Microsoft Office Excel 2007

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#= P/"sa#os e" *ot6 o4c!o es

derecho de" rat6

0 se des4"egar3 /

#e E de

%= ;eleccionamos la opci n E"eg!r de "a "!sta des4"ega*"e

A= $ se des4"ega "a "!sta de o#*res que ya se han introducido

E= ,e"ecc!o a#os e" o#*re Mar*a


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1l crear esta lista de datos Excel! cuando escribimos en una celda una palabra que tiene las primeras letras iguales a una palabra de la lista. A/to#3t!ca#e te a4arecer3 "a 4a"a*ra 0a "!stada so#*reada ! para seleccionarla o bien escribir otra nue)a Por e'emplo! si estamos en una celda y queremos escribir el nombre Marta. (omo ya hemos escrito el nombre Mar*a! que tiene las tres primeras letras iguales! autom&ticamente aparecer& este nombre sombreado.

Pero como no es este nombre el que queremos escribir! terminamos de digitar Marta.

;i "uera Mar*a el nombre a digitar! y ya es un datos listado. (uando aparezca el nombre sombreado! damos Enter en el teclado y no necesitaremos terminar de digitar todas las letras.

#4 . Microsoft Office Excel 2007

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25)CIO)E! E) E:CE,
E%ce" 4rese ta #/chas $/ c!o es 4reFesta*"ec!das 1/e so de /t!"!dad no solo para el c&lculo sencillo de operaciones matem&ticas! sino tambi4n para operaciones estad*sticas y "inancieras! entre otras. 3A (EMO! 9I!*O 5)A 'E ,A! 25)CIO)E!; <5E E! ,A !5MA. E) !5! 'I2E&E)*E! OPCIO)E!= O listando los datos0 J %LALEL7 O marcando las celdas0 J 12L,2L(2L72 O utilizando la "unci n 1utosuma0

E>CEL PRE,ENTA OTRA, (=NCIONE,, 7EAMO, DONDE ACCE,AMO,:

1= Pulsamos el *ot6 (6r#/"as de la barra de herramientas

2= 7!s/a"!ce#os donde se encuentran todas estas $/ c!o es

#= ;i por e'emplo necesitamos utilizar una "unci n de #ate#3t!cas 0 tr!go o#:tr!cas! desplegamos las opciones.
Microsoft Office Excel 2007. ##

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Domemos el presupuesto que hemos traba'ado en lecciones anteriores0

;i queremos saber cu&l es la cantidad presupuestada 4ro#ed!o #e s/a" 4or r/*ro! hacemos lo siguiente0 1= Nos /*!ca#os e "a ce"da que queremos el resultado
#$ . Microsoft Office Excel 2007

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2= Escr!*!#os "a $/ c!6 Pro#ed!o 0 so#*rea#os e" 3rea de c3"c/"o

#= :eamos la barra de " rmulas! que rastrea lo que se estamos realizando

%= P/"sa#os E ter y el resultado es el siguiente0

5*I,I>A& O I)!E&*A& 25)CIO)E!


1prendamos en esta lecci n como insertar una "unci n de las preOestablecidas en Excel. El primer caso que tomaremos como e'emplo ser& la "unci n (ontar! /til cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el n/mero de elementos que tenemos en un listado o en una tabla. Denemos dos "ormas de hacerlo0 la primera es buscando esta opci n entre algunas selectas que tiene el *cono 3nsertar 8unciones de la barra de herramientas! y la otra es desplegando el tipo de "unciones que contiene esta en espec*"ico. :eamos con detenimiento cuales son estas dos "ormas.

PRIMERA (ORMA
Draba'aremos con el siguiente e'emplo de serie de n/meros

Microsoft Office Excel 2007. #7

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1= .os posicionamos en la celda donde queremos el resultado! y pulsamos el *cono I sertar $/ c!6 de la barra de herramientas.

2= ;e desplegar&n algunas opciones que se encuentran cargadas y son de "&cil acceso <no signi"ica que solo sean estas las que posee Excel=

;i )emos la imagen anterior! se presentan las 8unciones Usadas recientemente. ;in embargo! podr*amos seleccionar otra categor*a.

#. . Microsoft Office Excel 2007

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;ino tambi4n podemos escribir lo que queremos hacer en el espacio ,uscar una "unci n! de esta "orma Excel autom&ticamente busca la "unci n que se adapte a la necesidad. #= ,e"ecc!o a#os "a $/ c!6 Co tar.

%= ,e a*r!r3 e" c/adro de co tro"es de esta $/ c!6 Co tar

A= ,o#*rea#os "as ce"das 1/e desea#os co tar ! es decir el rango 12 a E2

E= P/"sa#os E ter e e" tec"ado! y ya tendremos nuestro resultado.

Microsoft Office Excel 2007. #/

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(iertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista es muy "&cil contar los elementos! sin embargo la "unci n (ontar es muy /til cuando son muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber con exactitud el n/mero de elementos.

,EG=NDA (ORMA

1= ,uscamos el *cono que contiene esta "unci n (ontar! de las opciones que se tienen en el in)entario de "unciones de la barra de herramientas

2= ;eleccionamos la "unci n (ontar del paquete de "unciones Estad*sticas.

$0 . Microsoft Office Excel 2007

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#= $ nue)amente aparecer& el cuadro de controles de la "unci n (ontar. 7e ah* para adelante realizamos el mismo procedimiento0 ;ombreamos el &rea que queremos contar y pulsamos Enter. El segundo caso de e'emplo! es la "unci n M*nimo. Utilizada cuando necesitamos saber de un con'unto de elementos num4ricos! cual es el )alor m*nimo. a= .os posicionamos en la celda donde queremos el resultado! y buscamos en el in)entario la "unci n M*nimo dentro del paquete de "unciones Estad*sticas.

b= ;eleccionamos la $/ c!6 MIN! de m*nimo

c= ;e abrir& nuestro cuadro de controles de esta "unci n y sombreamos el &rea de la que queremos saber el )alor m*nimo

d= Pulsamos E ter en el teclado para conocer el resultado


Microsoft Office Excel 2007. $0

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(iertamente el n/mero cuatro es el )alor m*nimo de la serie de cinco n/meros que tenemos.

C&EA& !E&IE!
Excel al ser utilizado como una ho'a de c&lculo! su mecanismo es l gico y ordenado. Por lo que "acilita la creaci n de series al"anum4ricas l gicas. Por e'emplo! podemos crear la ser!e de #eses del a6o escribiendo solamente los dos primeros <enero y "ebrero=. :eamos como se hace0 1= Escr!*!#os e 4r!#er "/gar "os dos 4r!#eros #eses de "a ser!e

b= ,o#*rea#os estos dos #eses 0 #a te !e do a#*as ce"das, 4/"sa#os e" *ot6 !51/!erdo de" rat6 0 os #ove#os hac!a "a derecha hasta crear e" #es de #a0o

c= ,o"ta#os e" rat6 y ya estar&n nuestros meses creados0 marzo! abril y mayo

$2 . Microsoft Office Excel 2007

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7e igual manera! con solo escribir ene y "eb! tambi4n podemos crear una serie de datos0 a= ;ombreamos ene y "eb

b= Manteniendo pulsado el bot n izquierdo del rat n! nos mo)emos hacia la derecha hasta poder crear el mes de mayo! representado por may

c= ;oltamos el rat n y ya se encontraran el resto de datos creados hasta may

,ERIE, NGMERICA,

1= ,e"ecc!o a#os "os dos 4r!#eros E#eros de "a ser!e

2= Ma te !e do e" *ot6 !51/!erdo de" rat6 hasta crear el n/mero deseado de la serie

os #ove#os hacia la derecha

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#= ,o"ta#os e" rat6 y ya se encontrar&n los n/meros0 #! % y A creados como parte de esta peque6a serie

)OM%&E 'E &A)6O!. 'A& )OM%&E A 5) 6&5PO 'E 'A*O!


Establecer y nombrar el 9ango de un grupo de celdas determinadas! es muy /til a la hora de simpli"icar relaciones y operaciones con un con'unto de datos. Para poder realizar "unciones entre ellas! debemos de nombrar a las celdas.

NOMBRAR RANGO,
:amos a traba'ar como e'emplo con un grupo de datos que representan las )entas en un semestre de cuatro productos

1= ,o#*rea#os e" ra go 1/e 1/ere#os "ebrero


$4 . Microsoft Office Excel 2007

o#*rar . Por e'emplo el mes de

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2= E e" C/adro de o#*res! 'usto al lado de la barra de " rmulas! escr!*!#os e" o#*re 1/e 4o dre#os a" ra go. Escribimos 8ebrero.

#= P/"sa#os E ter e e" tec"ado y ya tendremos nombrado el rango de datos 5agamos otros dos e'emplos! nombremos el rango de Martillos y (la)os a= ,o#*rea#os todos "os datos re"ac!o ados a Mart!""os

b= Escr!*!#os e teclado

e" C/adro de

o#*re, Mart!""os . $ pulsamos E ter en el

PA&A ,O! C,A9O!=

Microsoft Office Excel 2007. $#

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1= ,o#*rea#os datos de ve tas de "os c"avos

2= Escr!*!#os e e" C/adro de o#*re, C"avos . $ pulsamos E ter en el teclado

-tra "orma de realizar esta "unci n de una manera m&s "&cil! es a partir de la barra de herramientas. Nos /*!ca#os e "a 4esta2a (6r#/"as de "a *arra de herra#!e tas

;eleccionamos el *cono As!g ar o#*re a un rango

;e abrir& un cuadro de controles donde nombramos el 9ango y establecemos el con'unto de datos que lo "ormar&n.

$$ . Microsoft Office Excel 2007

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,e"ecc!o a#os e" co 8/ to de datos 1/e $or#a 4arte de" ra go ! esto lo realizamos sombreando en la ho'a de traba'o las celdas correspondientes

$ damos Ace4tar en nuestro cuadro de controles. $a tendremos nombrado el 9ango

25)CIO)E! 'E &A)6O!. OPE&ACIO)E! CO) 6&5PO! 'E CE,'A!


En la lecci n anterior aprendimos como nombrar los rangos de datos! en esta re)isaremos como se realizan las "unciones entre los rangos de una "orma "&cil una )ez han sido creados.

Microsoft Office Excel 2007. $7

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Caso 19 Tota" de 7e tas e (e*rero


1= Nos co"oca#os e "a ce"da donde queremos el resultado de la suma total de )entas de 8ebrero. 2= Escr!*!#os e "a ce"da e" s!g o !g/a" ?H@ 4ara dar ! !c!o a "a o4erac!6 ! seguidamente de la palabra ;uma y el nombre del rango 8ebrero

#= Pulsamos E ter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma de "ebrero! sin necesidad de haber sombreado cada una de las celdas nue)amente.

Caso 29 7e tas Tota"es ,e#estra"es de Mart!""os 0 C"avos


a= Nos co"oca#os e "a ce"da donde queremos el resultado b= Escr!*!#os e" s!g o !g/a" ?H@ que muestra operaci n en la celda! seguido de la palabra ;uma y escribimos dentro de los par4ntesis! las palabras Martillos y (la)os separados por un punto y coma.

.otemos que las palabras (la)os y Martillos! se encuentran colocados como el rango de datos o celdas a sumar a partir de la " rmula com/n0 J;uma<nombre1+nombre2=

$. . Microsoft Office Excel 2007

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c= 7amos E ter en el teclado y ya estar& calculado el total de la suma de (la)os y Martillos! sin necesidad de haber sombreado las celdas o escribir las ci"ras

(omo )emos ya una )ez creado los rangos de datos y nombrados! resulta "&cil insertar "unciones sin necesidad de realizar una selecci n de celdas. 1dem&s que puede ser realizada en cualquier parte de la ho'a de traba'o! lo /nico que debemos recordar es como nombramos nuestro rango.

(ILTRO,
2iltros Auto8?ticos
Utilizamos los "iltros para buscar in"ormaci n en una tabla de manera r&pida y sencilla. Dambi4n se les conoce como 1uto"iltros. :eamos la siguiente tabla0
No#*re Ced/"a de" de" e#4"eado e#4"eado Edad de" e#4"eado

1O100O111 1O200O111 1O100O112 1O200O112 1O100O11# 1O200O11#

Marta Mar*a 9oger Mirna ,renda 1rmando

2A #E 21 20 22 2%

Microsoft Office Excel 2007. $/

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Para agregar o quitar "iltros a una tabla se deben e'ecutar los siguientes pasos0 19 ,e"ecc!o ar "os ca#4os de "a ta*"a ?Ced/"a, No#*re, Edad@ 29 C"!c a "a c! ta Datos I9 C"!c a" *ot6 (!"tros

1hora en la )ersi n m&s actual de Excel se agregan en "orma autom&tica cuando se aplica un "ormato a una tabla de datos. Huedando as*0

Para buscar registros en una tabla con 8iltros debemos realizar los siguientes pasos0

E8e#4"o:
Para buscar los registros cuyos nombres comienzan con la letra M. (lic a la "lecha que apunta hacia aba'o del campo .ombre del empleado. 1parecer& la siguiente )entana0

70 . Microsoft Office Excel 2007

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>uego elegimos la opci n 8iltros de Dexto! aparecer& la siguiente )entana0

Microsoft Office Excel 2007. 70

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$ seleccionamos (omienza por! lo cual nos desplegar& esta otra )entana0

72 . Microsoft Office Excel 2007

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El resultado ser& el siguiente0

GR.(ICO, EN E>CEL
Excel 2007 presenta una herramienta /til a la hora de realizar gr&"icos para me'orar la presentaci n de la in"ormaci n. 7emos un )istazo a la barra de herramientas! para conocer como accesamos a la "unci n de elaboraci n de gr&"icos. >a opci n de 2r&"icos se encuentra en la pesta6a correspondiente a 3nsertar! de la barra de herramientas

$ presenta una amplia gamma de gr&"icos por realizar! de acuerdo a la siguiente imagen0

JPero c6#o crea#os / gr3$!coK


1= ,o#*rea#os "os datos 1/e desea#os gra$!car

Microsoft Office Excel 2007. 74

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2= ,e"ecc!o a#os e" t!4o de gr3$!co 1/e desea#os ! en el e'emplo escogeremos (olumna

#= Pulsamos y se abrir&n las opciones correspondientes al tipo de gr&"ico (olumna. ,e"ecc!o a#os e" gr3$!co es4ec)$!co que deseamos

%= $a estar& creado en nuestra ho'a de traba'o! el gr&"ico de la in"ormaci n que hemos seleccionado

(omo )emos es un gr&"ico en el que se presentan los meses en el e'e de las abscisas y en el e'e de las ordenadas se presentan las )entas en )alores monetarios. >as columnas representan los dos productos de inter4s. 5asta ac& hemos creado un gr&"ico sencillo! sin embargo podemos me'orar la presentaci n! coloc&ndole un t*tulo y nombre a los e'es coordenados.
74 . Microsoft Office Excel 2007

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Excel una )ez habiendo creado un gr&"ico! abre en la barra de herramientas tres pesta6as que comprenden las "unciones espec*"icas para edici n y "ormato de un gr&"ico. :eamos cuales son estas tres nue)as pesta6as! se denomina +erra#!e tas de gr3$!cos9

Escr)*a os e" t)t/"o de" gr3$!co, Jc6#o hace#os estoK


a= ,uscamos en la barra de herramientas de gr&"icos! la secci n correspondiente a Etiquetas.

b= ;eleccionamos y pulsamos D*tulo de gr&"ico

c= En el gr&"ico de la ho'a de traba'o aparecer& un rect&ngulo denominado D*tulo del gr&"ico! donde escribiremos el nombre

d= Escribimos el D*tulo del gr&"ico! siendo para el e'emplo :entas

Microsoft Office Excel 2007. 7#

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M., ,OBRE GR.(ICO, EN E>CEL


5emos creado en la lecci n anterior un gr&"ico de columnas de la in"ormaci n de las )entas de martillos y cla)os en los meses de enero a abril. 1prendimos como tambi4n escribir el t*tulo del gr&"ico. En esta lecci n aprenderemos unas cosas m&s.

No#*re de "os e8es9


1= .os posicionamos sobre el gr&"ico y seleccionamos de la barra de herramientas de gr&"ico R6t/"os de" e8e

2= ;e desplegar&n las opciones. Pr!#ero se"ecc!o a#os T)t/"o de" e8e hor!5o ta" 4r!#ar!o! y "/ego donde queremos )isualizar el t*tulo del e'e! para este caso T)t/"o *a8o e" e8e9

#= 1parecer& en el gr&"ico un rect3 g/"o 1/e #/estra "a "ect/ra T)t/"o de" e8e

%= Escr!*!#os e e" rect3 g/"o e" o#*re de" e8e ! que en este caso representa los Meses

7$ . Microsoft Office Excel 2007

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A= >uego pulsamos nue)amente 9 tulos del e'e y se"ecc!o a#os T)t/"o de e8e vert!ca" 4r!#ar!o, espec*"icamente T)t/"o g!rado en este caso

E= En el gr&"ico aparecer& un rect&ngulo en el e'e de las ordenadas que dir& D*tulo del e'e.

7= Escribiremos en este rect&ngulo el signo de d lar PIP! que es lo que esta representando el e'e

G= :eamos como ha quedado nuestro gr&"ico.

Microsoft Office Excel 2007. 77

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Para #od!$!car e" t!4o de gr3$!co ! nos posicionamos sobre 4l y */sca#os e "a *arra de herra#!e tas de gr3$!co e" )co o Ca#*!ar t!4o de gr3$!co9

,e"ecc!o a#os e" /evo t!4o de gr3$!co ! en este caso cambiaremos a uno de >*nea

$a se ha*r3 ca#*!ado e

/estra ho8a de tra*a8o e" gr3$!co

7. . Microsoft Office Excel 2007

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ELIMINAR (ILA, - COL=MNA,


Excel tambi4n presenta "unciones que "acilitan la opci n de borrar o eliminar celdas! "ilas y columnas. ;i deseamos eliminar una "ila completa de nuestra ho'a de traba'o! podemos realizarlo de dos "ormas.

Pr!#era $or#a
1= .os ubicamos en una de las celdas que pertenecen a la "ila que deseamos eliminar. Por e'emplo si queremos borrar la "ila 10! nos posicionamos en la celda 110

2= ,uscamos en la barra de herramientas el bot n Eliminar

#= ;e abrir& un men/ desplegable de las opciones que podemos eliminar0 celdas! "ilas! columnas! ho'a

%= En este caso del e'emplo seleccionamos Eliminar "ilas de ho'a y ya se habr& borrado de nuestra ho'a de traba'o el contenido de la "ila 10

,eg/ da (or#a

Microsoft Office Excel 2007. 7/

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a= ;eleccionamos de una sola )ez toda la "ila. ?( mo hacemos esto@ nos posicionamos con el rat n sobre el n/mero de la "ila y pulsamos el bot n derecho del rat n.

;i nos "i'amos toda la "ila 10 en el e'emplo ha sido seleccionada! no solo una celda en particular. b= ,uscamos y pulsamos en la barra de herramientas el bot n Eliminar

$a habr& sido borrada la "ila 10 de la ho'a de traba'o.

Para borrar las columnas! seguimos el mismo procedimiento en cualquiera de las dos "ormas. ;in embargo tengamos presente que para seleccionar que eliminaremos escogeremos la opci n Eliminar columnas de ho'a.

A1A'I& 'I%5-O! E) ,A (O-A 'E *&A%A-O


En ocasiones es necesario desde la ho'a de Excel que estamos traba'ando! no solamente realizar operaciones sino tambi4n traba'ar con dibu'os y "ormas predeterminadas.
.0 . Microsoft Office Excel 2007

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Excel presenta la "acilidad de insertar "ormas o dibu'os preOdise6ados o determinados y que contiene en su galer*a. >a "unci n para incluir dibu'os o "ormas se encuentra en el bot n 3nsertar de la barra de herramientas.

;iendo el *cono correspondiente

Por e'emplo s! desea#os ! sertar / a ") ea co 4/ ta de "a 5a . a= ,e"ecc!o a#os de" *ot6 (or#as, "a o4c!6 de ") ea co 4/ ta de $"echa

b= D!*/8a#os e "a ho8a de tra*a8o /estra ") ea co 4/ ta de "a 5a

c= ;i obser)amos la barra de herramientas! se a*re / a /eva 4esta2a de o#! ada +erra#!e tas de d!*/8o ! /til si queremos cambiar el "ormato y estilo de la "orma que hemos creado

d= Por e'emplo! la siguiente imagen presenta las opciones para cambiar el estilo de la "orma de la "igura que hemos creado. En este caso la l*nea con punta de lanza

Microsoft Office Excel 2007. .0

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7e igual manera! podemos crear / a $"echa co "a 4/ ta hac!a "a derecha ! en "orma de bloque.

1= Para ello 4/"sa#os e" )co o (or#as de "a *arra de herra#!e tas

2= ,e"ecc!o a#os "a $"echa de *"o1/e co "a 4/ ta hac!a "a derecha <que es la que deseamos dibu'ar=

#= D!*/8a#os "a $"echa de" ta#a2o 1/e desea#os e "a ho8a de tra*a8o

%= Podemos accesar nue)amente a la pesta6a que se abre con la creaci n de la "orma 5erramientas de dibu'o+ y podemos cambiar su "ormato y estilo.

.2 . Microsoft Office Excel 2007

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CREAR ORGANIGRAMA,
7esde Excel podemos crear organigramas sin salir de esta aplicaci n. Para ello lle)amos a cabo el siguiente proceso0

1= .os ubicamos en la pesta6a 3nsertar de la barra de herramientas

2= ,uscamos el *cono ;mart1rt

#= Una )ez pulsado el bot n ;mart1rt! se desplega un men/ de opciones de todas las "ormas que ac& se encuentran

%= ;eleccionamos Qerarqu*a que corresponde a la elaboraci n de organigramas


Microsoft Office Excel 2007. .4

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A= >uego seleccionamos el tipo de gr&"ico de 'erarqu*a que queremos

E= $a una )ez seleccionado! se habr& creado en la ho'a de traba'o el tipo de organigrama que hemos escogido

7= Para cambiar el "ormato de la letra! y seleccionar una mucho m&s peque6a que la que presenta la plantilla. ;eleccionamos cambiar tama6o de "uente de la barra de herramientas
.4 . Microsoft Office Excel 2007

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G= Escribimos el organigrama que deseamos presentar! en el caso del e'emplo es uno sencillo que muestra los ni)eles m&s importantes

MODI(ICAR ORGANIGRAMA,
Podemos modi"icar el organigrama que ya hemos aprendido a crear en la lecci n anterior. Por e'emplo si queremos aumentar un cuadro m&s que depende del gerente general! realizamos lo siguiente0 1= .os ubicamos en el rect&ngulo de la posici n de 2erente 2eneral y pulsamos el bot n derecho del rat n! para desplegar el men/ de opciones

Microsoft Office Excel 2007. .#

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2= ;eleccionamos 1gregar "orma! seguido de la alternati)a 1gregar "orma deba'o! pues es el ni)el que deseamos crear

#= ;e habr& creado en nuestro organigrama un rect&ngulo m&s ba'o el 2erente 2eneral

%= Escribimos la nue)a posici n! 2erente de (ompras

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;i deseamos incrementar un ni)el m&s! indicando los )endedores que dependen del 2erente de :entas! seguimos los pasos a continuaci n0

a= .os ubicamos en la casilla 2erente de )entas y apretamos el bot n derecho del rat n para desplegar el men/ de opciones.

b= ;eleccionamos 1gregar "orma! y m&s concretamente 1gregar "orma deba'o.

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c= ;e habr& creado en el -rganigrama de nuestra ho'a de traba'o un rect&ngulo m&s! donde podremos escribir los datos deseados

d= (omo son tres )endedores los que dependen del 2erente de :entas! escribimos esta in"ormaci n y ya tendremos nuestro -rganigrama ya modi"icado

O&*O6&A2IA
Excel permite realizar una re)isi n ortogr&"ica del contenido de nuestra ho'a de traba'o. Para ello seguimos los siguientes pasos0
.. . Microsoft Office Excel 2007

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1= Accesa#os en primer lugar a "a 4esta2a Rev!sar de la barra de herramientas

2= ,e"ecc!o a#os e" )co o Ortogra$)a de la barra de herramientas

#= ,e a*r!r3 / c/adro de co tro"es 1/e va #ostra do e" 4roceso de "a rev!s!6 de "a Ortogra$)a. Por e'emplo el de la imagen siguiente indica que la palabra Ppapeler*aP no est& en el diccionario y da sugerencias de su escritura0 Papeler*a! Papelera! Papelerita! Papeler*o

%= >a "orma correcta de escribir esta palabra de acuerdo a lo que deseamos expresar! es Papeler*a! por lo que la seleccionamos y pulsamos (ambiar del cuadro de controles
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A= 1l "inalizar la re)isi n ortogr&"ica! aparecer& en nuestra ho'a de traba'o el siguiente recuadro0

1l cual deberemos de dar 1ceptar para continuar traba'ando en la ho'a.

IMPRIMIR ;igamos los siguientes pasos para imprimir el traba'o que hemos realizado. 1= ,uscamos y 4/"sa#os e" Bot6 O$$!ce

2= ;e desplegar& un men/ de las opciones principales de Excel y se"ecc!o a#os I#4r!#!r

/0 . Microsoft Office Excel 2007

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#= 5abiendo seleccionado 3mprimir! m&s! se"ecc!o a#os /eva#e te I#4r!#!r

aparecer&n

tres

opciones

%= ;e abrir& nuestro cuadro de controles de la "unci n. 9ecordatorio0 debemos de tener un impresor pre instalado en la computadora para poder imprimir lo que deseamos.

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A= Para poder )isualizar la zona que )amos a imprimir! 4/"sa#os 7!sta 4rev!a

E= ;e abrir& una nue)a secci n y pesta6a que se llama :ista preliminar! que posee "unciones espec*"icas. (omo lo es Room! utilizado para aumentar la )ista sobre las ho'as de traba'o y con"iguraci n de la p&gina

En la ho'a de traba'o que aparece en esta secci n! podremos )isualizar la ho'a completa del presupuesto que hemos preparado.

/2 . Microsoft Office Excel 2007

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7= (erramos :ista pre)ia y en el cuadro de controles! pulsamos 1ceptar. $a estar& en marcha nuestro documento a imprimir

A35'A 'E E:CE,


Excel a pesar de ser una aplicaci n muy amigable para traba'ar con ella! pueden darse situaciones en las que es necesaria una ayuda para la realizaci n de algunas "unciones. El acceso a la 1yuda de Excel la realizamos por medio de un *cono con signo de interrogaci n que encontramos en nuestra barra de herramientas! generalmente en la esquina derecha. 9ea8os cu?l es el @cono"
Microsoft Office Excel 2007. /4

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Una )ez pulsando este bot n de 1yuda! se desplega el siguiente cuadro de controles.

1c& podremos encontrar el detalle de la in"ormaci n de la cual necesitamos una manito de esta /til herramienta. Por e'emplo! si pulsamos -btener ayuda.

;e abrir& un cuadro de controles que tiene un orden por categor*as sobre lo que nos interesa re)isar. 1dem&s otros temas de importancia! como lo es una 2u*a de re"erencia de comandos de Excel 200# a Excel 2007.

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