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El pasado 8 de julio se present en nuestro pas la adaptacin al castellano de la suite de ofimtica de Microsoft,Office 2000.

La versin ms avanzada, Premium, incorpora ocho aplicaciones principales, tambin vendidas por separado y un sinfn de herramientas complementarias que ofrecen un nmero casi ilimitado de posibilidades. Como un primer adelanto, aqu se presentan 100 trucos destinados a conocer las particularidades de Office 2000 y realizar las tareas bsicas de manera ms eficiente. Han pasado apenas meses desde que Office 2000 hizo su presentacin. Si se tiene en cuenta que este perodo se corresponde con las vacaciones estivales, an es pronto para que los usuarios hayan asimilado el gran salto que Microsoft ha realizado en esta nueva versin de su suite. Office 2000 ofrece un aumento en potencia y prestaciones similar al que ofreci Windows 95 en su momento en relacin al prehistrico Windows 3.1. Ahora todo es ms sencillo de manejar, las mismas tareas se pueden realizar de muchas formas, se han aadido ms posibilidades y, sobre todo, se ha integrado el diseo y la gestin de pginas Web al corazn de las aplicaciones, otogando prioridad casi absoluto al trabajo en grupo. En su casi una decena de aplicaciones, Office 2000 Premium ofrece centenares de funcionalidades, qu slamente con el paso del tiempo y muchas horas de prctica, podrn asimilarse. Estos 100 trucos aqu recopilados no pretenden desvelar opciones secretas ni nuevas herramientas indocumetadas. Al tratarse de una primera aproximacin al producto, persiguen varias metas: descubrir al futuro usuario algunos de los nuevos modos de trabajo de Office 2000; aplicar tcnicas que aceleran el trabajo cotidiano, y apreciar cmo casi todas las funciones del ya anticuado Office 97 disponen de una nueva versin mucho ms fcil y divertida de utililzar. Pese a ello, quien tuvo, retuvo y algunos de los trucos comentados tambin pueden aplicarse a los viejos programas incluidos en la anterior suite. Existen muchas formas de aproximarse a Office 2000, y sta es tan slo una de ellas. Dadas las posibilidades del producto, a buen seguro no ser la ltima...

WORD 2000
La aplicacin ms importante del paquete ha sufrido un gran nmero de modificaciones. Todos los documentos son tratados internamente como si se tratasen de una pgina Web en formato HTML dinmico, por lo que pueden visionarse de forma inmediata en el navegador. Las opciones de manipulacin de tablas, comparticin de proyectos a travs de la red y configuracin de las herramientas, tambin han sido enormemente mejoradas. Los primeros trucos estn relacionados con la personalizacin de toda la suite, que suele realizarse desde Word 2000, aunque tambin puede llevarse a cabo desde el resto de programas. 1. Personalizar las diferentes barras y los mens de herramientas. Una de las novedades de Office 2000 son las rdenes autoajustables: tanto en las barras de trabajo como en los mens, las rdenes ms utilizadas por el usuario se van situando en la zona ms visible, para acceder a ellas de forma rpida. Este sistema suel exigir un ajuste, pues muchos usuarios prefieren tener ciertas herramientas a la vista, aunque no sean las ms utilizadas. Para personalizar los mens, se deben seguir los siguientes pasos: a) En el men Herramientas, elegir Personalizar. b) Pinchar en la solapa Opciones. c) Si no se quiere utilizar el autoajuste, desactivar la marca Mostrar en los mens primero los comandos usados recientemente.

Para ver todas las rdenes disponibles, es necesario marcar la casilla Mostrar mens completos transcurridos unos segundos. Si no se quiere que las barras Formato y Estndar compartan una fila, hay que desactivar tambin la casilla donde se menciona sta circunstancia. Para personalizar las barras de herramientas hay que realizar una serie de pasos: d) Pinchar en la flecha que aparece al final de la barra. e) Seleccionar Agregar o quitar Botones. f) Marcar o desmarcar las herramientas para elegir slo las necesarias, o las ms tiles. 2. Mover herramientas de una barra a otra. El truco anterior permite personalizar las barras. Sin embargo, existe un mtodo muy til para situar un icono dentro de otra barra distinta. De esta manera, si se utilizan muchos iconos de una barra y pocos de otra, se pueden trasvasar a esta ltima, para tenerlos a mano. Basta con pulsar la tecla ALT y arrastrarlo fuera de la misma. 3. Proteger la suite de los virus. Los virus de macro son cada vez ms populares. Office 2000 permite utilizar un antivirus que se ejecuta antes de abrir un proyecto. No todos los antivirus son compatibles Office 2000. Para comprobarlo, una vez instalado el antivirus preferiblemente, antes de instalar la suitehay que pinchar en el men Herramientas, apartado Macro, orden Seguridad. Si el antivirus no es reconocido, aparece el mensaje No hay ningn antivirus instalado. Conviene buscar una versin ms actualizada o esperar unas semanas, pues todos los grandes antivirus sern compatibles Office 2000. 4. Los borrados ocultos de la instalacin. Durante el proceso de Instalacin, se ejecuta un programa de optimizacin del sistema que borra versiones antiguas de Office y ficheros del sistema operativo que no se utilizan. Estos son los archivos eliminados: Versiones 4.x, 96 y 97 de Office. Versiones 97 y 98 de Outlook, pero deja intacto Outlook Express. Microsoft Team Manager. Versiones 1.1, 97 y 98 de Frontpage. Versiones 2.0, 95, 97 y 98 de Publisher. Instalaciones incompletas. Ficheros que comienzan por la tilde Ficheros temporales contenidos en los directorios WINDOWS/TEMP y /TMP. 5. Etiquetas personalizadas. Una de las tareas ms comunes de los procesadores de textos es escribir cartas y etiquetas. Resulta muy frecuente, sobre todo si se trata de enviar cartas publicitarias o crear pegatinas para archivar una coleccin, utilizar muchas etiquetas con un texto fijo, por ejemplo Coleccin personal de libros, y un texto variable, referente a cada libro o direccin en particular. Word 2000 resuelve este problema de forma ms elegante que el Office 97. a) En el men Herramientas, hay que seleccionar la opcin Combinar correspondencia. b) El proceso se divide en tres pasos. Pinchar en la opcin Crear del paso 1 y seleccionar en el men emergente la opcin Etiquetas postales. A la siguiente pregunta, pinchar en Ventana Activa para utilizar el documento actual. c) Ahora se pone en marcha el paso 2: pinchar en Obtener Datos y elegir Crear Origen de Datos. d) En la nueva ventana, deben especificarse los campos nombre, direccin, etc.- que se van a aadir a la etiqueta. Para ello, se eliminan de la lista Campos en el Registro Inicial los que no sirven, pinchando en cada uno de ellos y activando el botn Quitar Campo. Si se quiere aadir un campo que no existe, basta con escribir su nombre en la casilla

Nombre de campo y pulsar el botn Agregar Campo. Para realizar etiquetas de una coleccin de libro, por ejemplo, se eliminan todos los campos excepto Ttulo y se aaden los campos Nmero y Autor. Con las fechas rotuladas como Mover se puede subir o bajar los campos en la lista para ordenarlos. e) Al pulsar en Aceptar, Word 2000 pide un nombre para guardar estos datos, por ejemplo: Etiquetas.doc. En la siguiente ventana, pulsar en Establecer documento principal. f) Llega el momento de elegir el tipo de etiqueta. Se puede seleccionar una de las que ofrece Word, o crear un tamao nuevo con el botn Nueva etiqueta. Hay que elegir esto ltimo. g) En la nueva ventana, se puede definir el tamao exacto de la pegatina. h) Tras aceptar los cambios, enseguida de abre la ventana Crear etiquetas. Aqu se puede escribir el texto fijo, que aparece en todas por ejemplo, Coleccin de Libros e insertar los campos en el sitio elegido seleccionndolos de la lista Insertar campo de combinacin. i) Pinchar en el botn Modificar del paso 2 para rellenar los campos, es decir, los nmeros, los ttulos y autores de todos los libros. Pulsar en Agregar nuevo para aadir otro libro y en Aceptar cuando se haya introducido toda la biblioteca. j) En el men Herramientas, pulsar Combinar Correspondencia y elegir el botn Combinar del Paso 3. Aqu se puede elegir si se combinan los datos en el documento o van directamente a la impresora, as como los espacios entre registros y dems opciones de formateo. k) Una vez creadas, el usuario puede elegir el tipo letra, tamao y dems opciones personales. 6. Crear una pgina Web con texto deslizante, vdeo y msica en cinco minutos. Word 2000 maneja todos los documentos en formato HTML dinmico. Esto permite aadir elementos multimedia de una manera sencilla. Preparar una pgina Web: a) En el men Archivo, pinchar en Nuevo y seleccionar el documento "Pgina Web". Tambin se puede abrir uno viejo y guardarlo con la opcin "Pgina Web" de la orden "Guardar como" para transformarlo en pgina Web. b) En el men Ver, entrar en Barra de Herramientas y activar la barra Herramientas Web. c) En el men Ver, activar el modo vista Diseo Web. Aadir texto deslizante: d) Situar el cursor donde se quiere mostrar el texto y pinchar el icono "Desplazar texto" dentro de la barra de Herramientas Web. e) Aparece una ventana donde se puede elegir la velocidad, la direccin, el color, etc. Aqu tambin se teclea el texto que se va a deslizar por la pantalla. Aadir un vdeo: f) Pinchar en el icono Pelcula de las Herramientas Web y seleccionar un vdeo almacenado en el disco duro. "Word 2000" acepta pelculas en formato AVI, Quick Time y MPEG. g) En Opciones de reproduccin se puede ordenar que el vdeo se reproduzca cuando se abra la pgina, al pasar el cursor por encima, o en ambos casos. Aadir msica de fondo. h) Hay que situar el cursor al principio del documento, para que se active la msica nada ms abrirlo. Para ello, pulsar las teclas CTRL.+INICIO. i) Pinchar en Sonido de las Herramientas Web y buscar una cancin en el disco duro con el botn Examinar. j) Al pulsar en Aceptar, el vdeo, la msica y el texto deslizante se reproducen de forma simultnea. 7. Cmo crear una pgina con frames.

"Word 2000" permite disear un documento formado por varias pginas Web o textos diferentes, en diversos cuadros, accesibles de forma independiente. De esta manera, puede permanecer fijo el ttulo del documento, por ejemplo, mientras el usuario lee y se desplaza por el resto de textos asociados. Crear un documento con frames: a) En Archivo, seleccionar la orden Nuevo y la opcin Pgina Web, dentro de la solapa General. b) En el men Formato, seleccionar la orden Marcos y Nueva pgina de Marcos. c) Situar el cursor en el lugar donde se va a situar el marco, y pulsar en el botn adecuado -Marco a la izquierda, derecha, arriba y abajo-. Si es necesario, arrastrar los bordes para ajustar el tamao. Aadir contenido a cada marco: d) Poner el cursor en el marco y pinchar en el icono Propiedades del Marco de la Barra de Marcos. e) En la ventana que aparece, indicar la pgina Web o el documento que se cargar en el mencionado marco. Tambin se puede cambiar el color del borde, el tamao y la presentacin. 8. Dibujar una tabla a mano alzada. La gestin de las tablas se ha mejorado mucho en esta ltima versin. La herramienta ms prctica es la creacin de tablas a mano alzada, como si se dibujasen con un lpiz. Los pasos son los siguientes: a) En el men Tabla, seleccionar Dibujar tabla. b) Crear las celdas a mano alzada, pintando rayas verticales y horizontales. Para ajustar el tamao de las celdas creadas, pinchar en los iconos "Distribuir filas uniformemente" y "Distribuir columnas uniformemente". c) Si se ha cometido un fallo, borrar las filas y/o columnas con el Borrador. 9. Texto alrededor de una tabla. Ahora "Word 2000" permite rodear las tablas con el texto, de varias maneras diferentes. La forma ms sencilla de hacer esto consiste en pulsar el botn derecho del ratn encima de la tabla y seleccionar la orden Propiedades de la Tabla. Elegir "Alrededor" en la casilla Ajuste de Texto, e "Izquierda", "Centro" o "Derecha" en alineacin. Para que esto sea posible, en el men Ver debe estar seleccionado el modo de vista Diseo de Impresin. 10. Mejorar la gestin de las pginas. "Word 2000" incluye infinidad de retoques y nuevas opciones que no son fciles de descubrir a simple vista. Por ejemplo, ya no hace falta pulsar la tecla Enter repetidas veces para saltar lneas al final de la ltima pgina. Basta con activar la orden Diseo de Impresin del men Ver y hacer un doble-clic en cualquier lugar de la pgina; el cursor se situar all inmediatamente. De la misma forma, para dibujar una lnea que ocupe toda la pgina, ya no es necesario pulsar la tecla "-" ms de cincuenta veces; es suficiente con hacerlo tres veces seguidas y presionar Enter: la lnea se dibuja automticamente. Si se utilizan los caracteres "-" o "_" aparece una lnea simple. El signo "=" produce una lnea doble. El asterisco "*" produce pequeos cuadrados. El smbolo "#" crea una lnea gruesa bordeada por dos lneas finas. 11. Imprimir 16 pginas en una sola hoja. Para ahorrar espacio, crear pginas periodsticas o murales, a veces se requiere imprimir varias pginas en una misma hoja de papel. "Office 2000" realiza esta tarea de forma sencilla: a) Activar la orden imprimir del men Archivo. b) El segundo paso contar con la presencia de , en la zona inferior derecha de la ventana, un recuadro llamado Zoom. Aqu puede seleccionarse el nmero de pginas por hoja.

12. Cmo distribuir el texto en columnas iguales. Cuando se crea un documento periodstico organizado en columnas, es fcil que el final del texto no coincida con el final de la ltima columna. Para ajustar el mismo, de manera que todas las columnas tengan el mismo tamao, hay que realizar los siguientes pasos: a) Activar el modo Diseo de Impresin en Ver. Si el texto no se encuentra en columnas, pinchar en el icono Columnas de la barra Estndar y elegir el nmero de columnas. Situar el cursor al final de la ltima columna. Seleccionar la orden Salto del men Insertar. Seleccionar Continuo en la seccin "Tipos de Salto de Seccin" para ajustar el tamao de las columnas. Todas tendrn la misma longitud. 13. Atajos del teclado. A muchos usuarios les cuesta abandonar el ratn para manipular el texto, pero los atajos del teclado ahorran mucho tiempo. Una forma rpida de buscar una palabra determinada consiste en pulsar la tecla CTRL. y la flechas Izquierda o Derecha. El cursor se ir desplazando palabra por palabra. Si se pulsan las flechas Arriba o Abajo, el desplazamiento se produce de prrafo en prrafo. Otros atajos tiles son: CTRL. + Inicio: ir al principio del documento. CTRL. + Fin: desplazarse al final del documento. CTRL. + Avpag: desplazarse al principio de la pgina siguiente. CTRL. + Repag: desplazarse al principio de la pgina anterior. En el caso de utilizar el ratn, basta con hacer un doble-clic en una palabra para seleccionarla. Si se realiza un triple-clic, se selecciona todo el prrafo. Si se pincha a la izquierda de una lnea, fuera del margen, queda resaltada. Tambin es muy sencillo Cortar y Copiar texto sin utilizar los mens. Una vez seleccionado, el corte se produce pinchando y arrastrando el texto hacia el lugar donde se quiere mover. Este mtodo es conocido por todo el mundo, pero no lo es tanto la copia del mismo, es decir, dejar el original en su sitio y colocar una copia en otro sitio. Para llevar esto a cabo, hay que mantener pulsada la tecla CTRL. antes de arrastrar. Finalmente, a veces es necesario seleccionar partes de una palabra. Por defecto, "Word 2000" recoge palabras completas cuando se seleccionan varias al mismo tiempo. Para permitir la seleccin de trozos de varias palabras, hay que pinchar en la orden Opciones del men Herramientas. En la solapa Edicin, desactivar la casilla "Seleccionar automticamente la palabra completa". 14. Evitar el salto de lnea. A veces se requiere que dos o ms palabras situadas al final de una lnea aparezcan juntas, por ejemplo "Doctor Lpez" o "12 de abril". Cuando llega al final de la lnea, "Word 2000" salta automticamente a la siguiente, partiendo expresiones de este tipo , pues es incapaz de reconocerlas. Para evitar que esto se produzca, slo hay que separar estas palabras con un espacio en blanco especial que se activa con las teclas CTRL. + MAYUS + Barra Espaciadora. 15. Formato instantneo. En textos con muchos tipos de letras, resaltados, etc., es muy til utilizar la opcin de Copiar Formato, desconocida por muchos usuarios. Para copiar un tipo y un tamao de letra a otra porcin del texto : Seleccionar una palabra con el formato que se quiere utilizar y pinchar en el icono Copiar Formato -una brocha- de la barra Estndar. Pinchar en la palabra destino del formato. Si se desea aplicarlo a una frase completa, entonces hay que mantener pulsada la tecla CTRL. y pinchar en cualquier palabra de la sentencia.

Si el formato se utiliza muy a menudo, es conveniente guardarlo como un estilo propio, para poder aplicarlo en cualquier momento. Pinchar en la palabra que tiene el formato que se quiere aplicar. Pinchar en la casilla de estilo, situada en la parte izquierda de la barra de Formato. Borrar el nombre que aparece -suele ser la palabra "Normal"- y escribir el nombre que se desea, por ejemplo "Mi estilo". Presionar Enter. Cuando se quiera utilizar este formato en particular, basta con seleccionar el texto y pinchar en "Mi estilo" en la mencionada casilla. 16. Generar la lista completa de comandos. En anteriores trucos se han mencionado atajos de teclado. Para conocer todos los comandos de "Word 2000", muchos de los cuales no aparecen en ningn men, hay que realizar unas acciones: En el men Herramientas, seleccionar la orden Macro, seccin Macros. En la lista desplegable "Macros en" de la ventana que aparece, seleccionar "Comandos de Word". Aparecer una lista de macros en el cuadro principal de la ventana. Elegir la macro "ListaDeComandos" y pulsar en el botn Ejecutar. En el cuadro de dilogo que se muestra, pinchar en la casilla "Todos los comandos de Word". Se mostrar la lista completa de rdenes. 17. Personalizar los atajos de teclado. Si alguna combinacin de teclas no nos gusta, o se quiere asignar una a funciones que no disponen de ellas, es posible configurar el teclado: En el men Herramientas, seleccionar la orden Personalizar. Pinchar en el botn Teclado. Aparecer la ventana Personalizar Teclado. Seleccionar la categora de la orden, pinchar en el comando que se quiere utilizar y, en la casilla "Nueva tecla de Mtodo Abreviado" teclear la combinacin de teclas que se desee utilizar. Debe empezar por CTRL. o ALT. Es posible utilizar ms de dos teclas. Tambin debe elegirse donde guardar los cambios, en la parte inferior derecha de la pantalla. Si se elige la plantilla normal.dot, los cambios afectarn a todos los documentos. 18. No me gusta la extensin.DOC "Word 2000" aade la extensin .DOC a los documentos que se guardan. Incluso aunque se utilice una extensin propia, por ejemplo, carta.mia, "Word" lo almacena como carta.mia.doc. Para evitar esto, hay que escribir el nombre del archivo entre comillas: "carta.mia.doc". 19. La fecha siempre al da. Una dificultas muy comn consiste en escribir una carta y no saber cundo se va a enviar. Sin embargo, es posible utilizar un comando de "Word" que actualiza automticamente la fecha, copindola del reloj. De esta manera, se puede imprimir cualquier da con la seguridad de que aparecer la fecha actual. En Insertar, seleccionar la orden Fecha y Hora. Elegir el formato de la fecha que se quiere utilizar. La carta se "actualizar automticamente", si la casilla con este nombre est activada. 20. Evitar las palabras complicadas. En muchos textos, es frecuente teclear palabras muy largas que enlentecen el trabajo. "Word 2000" incorpora una funcin para reemplazar palabras por otras. Por ejemplo, en un proyecto mdico, resulta natural encontrar palabras como "esternocleidomastoideo". Es posible reemplazarla por "est". Cada vez que se escribe esta ltima, "Word" coloca la palabra correcta. Hay que tener cuidado de que la palabra abreviada no exista en la realidad, pues podra dar lugar a diversas equivocaciones: En el men Herramientas, ser necesario seleccionar la opcin denominada Autocorreccin. Teclear la palabra abreviada en la casilla "Reemplazar:", y la palabra larga en la casilla "Con:".

21. Cmo activar el smbolo del euro. Los teclados que incorporan el smbolo del euro todava tardarn unos meses en hacerse populares. Mientras llegan, basta con pulsar CTRL.+ ALT+ E para que aparezca en pantalla. Si el smbolo de la moneda no se muestra correctamente, se debe actualizar las fuentes de Windows. Pueden encontrarse en www.microsoft.com/typography/default.asp. En principio, slo las fuentes como Courier, Arial o Times New Roman lo soportan. 22. Cerrar todos los documentos al mismo tiempo. En las anteriores versiones del procesador de textos, todos los documentos abiertos se mostraban en una misma ventana. "Word 2000" utiliza una ventana para cada uno de ellos, facilitando el acceso. Si se pulsa la tecla MAYUS -maysculas- mientras se accede al men Archivo, en el mismo aparece una orden nueva: Cerrar Todo. Al pulsar en ella, se cierran todos los documentos abiertos. 23. Cmo aprovechar el nuevo portapapeles. "Office 2000" incorpora un portapapeles que almacena hasta doce textos o imgenes independientes. La forma ms rpida de hacerlo consiste en pulsar CTRL.+ C dos veces seguidas. Para copiar algo al portapapeles: Seleccionarlo y pinchar en el icono "Copiar" de la ventana del portapapeles. Para pegar un objeto: Pinchar en el objeto a pegar, dentro de la ventana del Portapapeles. Pinchar en el icono "Pegar todos" para pegar todos los objetos contenidos. 24. Crear hipervnculos. A la hora de disear pginas Web, es indispensable aadir enlaces a otras pginas. "Word 2000" realiza esta tarea de una forma muy sencilla. Seleccionar la palabra o frase a la que se va a aadir un hipervnculo. En el men Insertar, seleccionar Hipervnculo. Tambin existe un botn llamado "Insetar Hipervnculo" en la Barra Estndar que realiza la misma funcin. En la casilla "Escriba el nombre del archivo o de la pgina Web", se debe escribir la direccin completa, por ejemplo, www.hobbypress.es/PCMANIA. Cuando se site el cursor en la palabra, se convertir en una mano y , al pinchar, se pondr en marcha el navegador de Internet para visitar la pgina Web citada. 25. Word 2000 e Internet. La integracin total de las herramientas on-line se aprecia al enviar un correo electrnico o visitar una pgina Web. Es posible realizar estas dos tareas desde el procesador de textos, sin necesidad de arrancar ninguna otra aplicacin. Enviar un correo electrnico: Una vez escrito el texto, seleccionar la orden "Enviar a" del men Archivo. Pinchar en Destinatario de Correo. Se abre una ventana idntica a la de Enviar un mensaje nuevo de Outlook Express u Outlook 2000. Una vez seleccionado el destinatario, basta con pulsar el botn Enviar para mandar el mensaje, si la conexin a Internet est activada. Visitar una pgina Web: a) En el men Ver, seleccionar Barra de Herramientas y activar la casilla Web. b) Aparece una nueva lnea que incorpora los principales iconos de cualquier navegador, como Adelante y Atrs, Favoritos, o Bsqueda en la Web. 26. Ajustar las pginas. En ocasiones, se necesita ajustar un documento a un determinado nmero de pginas -por ejemplo, una carta a una sola pgina-, o el texto termina en una pgina con tan slo un par de

lneas. Para acoplar las lneas que sobran a la pgina anterior, Word 2000 dispone de una funcin que selecciona el tamao correcto de las fuentes. a) En el men Archivo seleccionar Vista Preliminar. b) Pinchar en el icono Reducir hasta Ajustar. c) Si el resultado obtenido por el usuario no es satisfactorio, basta con pulsar las teclas CTRL.+ Z para deshacer los cambios. 27. Se han infectado las macros con un virus? Es una de las preguntas que los usuarios de "Office" se autoformulan con ms frecuencia, sobre todo si se intercambian documentos con otras personas. A veces, los sntomas de una infeccin no son evidentes. Estos son algunos trucos para descubrirlos: -Los documentos se graban en lugares extraos, en vez de en la carpeta predeterminada. -El texto no se puede grabar, en ningn caso, en otro formato distinto al actual. -Los trabajos se guardan solos con nombres predeterminados. -El idioma preseleccionado ha cambiado sin motivo aparente. -Se desactivan algunas rdenes de los mens o barras de herramientas. -Aparecen diferentes preguntas y mensajes extraos, pese a que no se ha ejecutado voluntariamente ninguna macro. -Desaparecen documentos grabados en el disco duro y los textos de ayuda, o aparecen hojas adicionales en la hoja de clculo. En el caso de sufrir una infeccin, siempre es posible guardar el documento infectado en formato RTF o TXT, que no aceptan macros, para despus ejecutar un antivirus sin ninguna complicacin. 28. Macros personalizadas. Disear macros es, sin duda, la mejor forma de extraer la mxima potencia de "Office 2000". A modo de ejemplo, esta es una macro ofrecida por la propia Microsoft, que permite utilizar la tecla Enter para cambiar de campo en la introduccin de datos, en lugar de la incmoda tecla TAB. La macro se crea pulsando las teclas ALT + F8 (ver cuadro 1). 29. Vista cansada? No, gracias. Muchos usuarios experimentan picores oculares y lagrimeo cuando llevan mucho tiempo frente a la tpica pantalla con fondo blanco y texto negro de "Word 2000". Segn algunos estudios, esas personas toleran mejor el fondo azul con letras blancas: a) Seleccionar el men Herramientas. b) Pinchar en la orden Opciones. c) En la solapa General, activar la casilla "Fondo azul, texto blanco".

EXCEL 2000 Tablas dentro de tablas, cabeceras de color o el ajuste de las grficas en el tiempo real, son algunas de las incorporaciones de la hoja de clculo de la suite. 30. Cambiar los lugares favoritos con el fin de guardar los trabajos. "Office 2000" incorpora cinco accesos directos de lugares donde se pueden guardar proyectos: Historial, Mis Documentos, Escritorio, Favoritos y Carpetas Web. Estas carpetas aparecen al utilizar la orden Abrir o Guardar Como, en la zona izquierda de la ventana, y se pueden cambiar por otras. Por ejemplo, si no se guardan los trabajos en Internet, el acceso directo Carpetas Web no tiene uso. Vamos a cambiarlo por otro.

Nota: Este truco exige la manipulacin del registro de Windows, por lo que nicamente est recomendado para usuarios avanzados que estn familiarizados con este concepto. Quitar un acceso directo de la ventana: a) Acceder al Registro de Windows tecleando Regedit en la orden denominada Ejecutar del Botn de Inicio de Windows. b) Hacer un doble-clic en las siguientes carpetas del registro, una detrs de otra: HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/9.0/Common/Open Find/Places/StardardPlaces. c) Dentro de la ltima carpeta se encuentran los cinco lugares mencionados, con sus nombres en ingls. Pinchar en el que se quiere eliminar. Por ejemplo, Publishing. d) Ir al men Edicin del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado "Valor DWORD". Al nuevo campo bautizarle con el nombre de Show. Salir del Registro. Al abrir o guardar un trabajo en "Office 2000", el acceso directo "Carpetas Web" habr desaparecido. Aadir un nuevo acceso directo: e) Acceder al Registro de Windows tecleando Regedit en la orden denominada Ejecutar del Botn de Inicio de Windows. f) El siguiente paso ser hacer un doble-clic en las siguientes carpetas del Registro, una detrs de otra: HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/9.0/Common/Open Find/Places/UserDefinedPlaces. g) Ir al men Edicin del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado "Clave". Bautizar esta nueva clave con el nombre PlaceX, donde X es un nmero del 1 al 5, que se corresponde con el acceso directo que hemos borrado anteriormente, de arriba abajo. Publishing era el nmero 5; por tanto, Place5. h) Ir al men Edicin del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado "Valor de la cadena". Bautizar esta cadena con el nombre de Name. i) Hacer doble-clic en la recin creada cadena Name, y teclear el nombre del acceso directo que queramos en la ventana que se abre. Por ejemplo: Mis textos del cole. j) Pinchar en la clave PlaceX recin creada. k) Ir al men Edicin del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado "Valor de la cadena". Bautizar esta nueva cadena con el nombre Path. l) Hacer doble-clic en Path y teclear el camino completo de la carpeta donde se van a guardar los proyectos, por ejemplo, C:/TEXTOS. m) Salir del Registro. Al abrir o guardar un proyecto, aparecer el acceso directo personalizado "Mis textos del cole" a la izquierda de la ventana. 31. Nuevo mtodo de trabajo: 4 cifras. El ao 2000 est muy cerca. Para hacer un seguimiento de las fechas y comprobar que todo transcurre como es debido, es una buena idea activar el modo de trabajo de cuatro cifras. Esto se consigue accediendo a la orden Celdas del men Format. En la solapa Nmero, activar la palabra Fecha de la lista deslizante. En la ventana adyacente, elegir un formato que muestre el ao con cuatro nmeros. 32. Seguimiento y correccin del Efecto 2000. Aunque "Office 2000" est preparado para superar el Efecto 2000, puede encontrarse con hojas de clculo antiguas que no estn. Microsoft ofrece los asistentes Migracin de Datos y Correccin de Fechas para solucionar el problema. Se encuentra en el CD Office Resource Kit. Si no acompaa al programa original, debe pedirse a Microsoft.

Estos asistentes examinan los datos y descubren las fechas almacenadas con dos cifras, convirtindolas al formato de cuatro cifras. 33. Superar el Efecto 2000 sin cambiar nada. En algunas ocasiones, es posible acceder a datos histricos que no estn preparados para superar el Efecto 2000, pero no se pueden actualizar al estar en un almacn externo al que acceden otros programas incompatibles con el formato de cuatro cifras de "Excel". Un truco de emergencia consiste en restar 28 aos a las fechas con las que se trabaja. Una vez realizados los clculos, se suman 28 aos para obtener la fecha actual. Se elige esta cifra porque slo una vez cada 28 aos coinciden los meses y das de la semana entre distintos aos. Si el 2 de septiembre de 1999 es jueves, tambin fue jueves hace 28 aos. 34. Adis a los 256 colores. "Word" y "Excel" pueden trabajar con colores para adornar los textos y las celdas, pero la versin 2000 destierra para siempre los 256 colores, a favor de una nueva gama con ms de 16 millones. a) En el men de Herramientas, elegir la orden Opciones, solapa Color. b) Seleccionar el color que se quiere cambiar, pinchar en Modificar Color y elegir uno nuevo o crear uno en la solapa Personalizado. 35. Personalizar las celdas. Uno de los trucos ms simples y efectivos: resaltar las celdas que cumplen determinadas condiciones para mejorar visualmente la lectura de los datos: a) En el men Formato, elegir Formato Condicional. b) En las casillas de la nueva ventana Formato Condicional, hay que elegir una frmula que debe cumplirse o una condicin, por ejemplo, mayor que una cantidad, o entre dos nmeros. c) Pinchar en el botn Formato y elegir la trama, bordes, colores, etc., que se va a dar a las celdas que cumplen la condicin. 36. Informes instantneos. Ahora es ms sencillo que nunca crear grficas en tiempo real de un conjunto de celdas. a) Seleccionar las celdas sobre las que se va a realizar el informe, arrastrando el ratn encima de ellas. b) En el men Datos, elegir las opciones denominadas Informe de Tablas y Grficos Dinmicos. c) Pinchar en las opciones conocidas como Lista o Base de Datos de Microsoft Excel y Grfico Dinmico del Asistente para Tablas y Grficos Dinmicos recin abierto. Pinchar en la opcin Finalizar. d) Arrastrar los valores de los campos de la barra Tabla Dinmica a la pantalla de informe. e) Si se pulsa en el icono Asistente para grficos de la Tabla Dinmica, se puede cambiar el tipo de grfico representado quesitos, barras verticales, 3D, etc-. 37. Copiar el ancho de columnas. Una de las acciones ms engorrosas de anteriores versiones de Excel, era la copia del ancho de las columnas de un lugar a otro. Para ello se requera utilizar macros o ajustar el tamao manualmente. Excel 2000 aade una nueva herramienta que copia el ancho sin cambiar los valores de las celdas. a) Seleccionar un rango de columnas arrastrando una de ellas con el ratn. b) Pulsar el botn derecho del ratn y elegir la orden Copiar.

c) Pulsar el botn derecho en la columna o rango de columnas donde se quiera copiar el ancho y elegir Pegado Especial. d) En la nueva ventana, seleccionar la opcin Ancho de columna. Pulsar Aceptar. Al ancho se copiar al lugar elegido sin cambiar los valores. 38. Ocultar filas y columnas. En ciertas ocasiones, es necesario esconder filas o columnas con frmulas complicadas para ver mejor el resto de la hoja. Esto se puede hacer con el ratn, pero existe una forma ms sencilla: CTRL. + 9: Ocultar fila. CTRL. + MAYUS + 8: Recuperar fila. CTRL. + 0: Ocultar columna. CTRL. + MAYUS + 9: Recuperar columna. 39. Ordenacin compleja. Excel 2000 nicamente permite ordenar bajo tres criterios distintos. Si dos celdas coinciden en el primer criterio, entonces pasa a los siguientes. Para ordenar por ms criterios, empezar por los dos menos significativos y continuar por tros de menor a mayor importancia. Por ejemplo, para ordenador bajo los criterios 1, 2, 3, 4 y 5, hacer una primera ordenacin con 4 y 5, y despus con 1, 2 y 3. 40. Formatos personales. Al igual que ocurre en Word, ciertos usuarios utilizan con frecuencia formatos personalizados, con un determinado tipo y tamao de letra. Para crear un formato de este tipo en Excel, seguir los siguientes pasos: a) Crear una celda con el formato elegido. Por ejemplo: Bell MT negrita 18. b) Seleccionar la celda y, en el men Formato, elegir Estilo. c) En la casilla Nombre de Estilo teclear el nombre para ese formato, por ejemplo MI ESTILO y pulsar en Agregar. 41. Repetir la ltima accin. Para aplicar un formato o una orden varias veces seguidas, basta con realizar la accin una nica vez y pulsar la tecla F4 cuantas veces se quiera. 42. Formato rpido. Seleccionar un rango de celdas y aplicar las siguientes combinaciones de teclas: CTRL. + N: Negrita CTRL. + S: Subrayado CTRL. + K: Cursiva CTRL. + 5: Tachado. 43. Seleccin de un rango de forma exacta. En hojas de clculo complejas o con celdas muy pequeas, es difcil seleccionar un conjunto arrastrando con el ratn. Se puede pinchar en la primera celda, pulsar la tecla MAYSCULAS y pinchar en la ltima celda. Se seleccionarn todas las comprendidas en ese rectngulo imaginario. 44. Introducir la fecha actual. a) Para insertar la hora en una celda, pulsar CTRL. Y el signo;.

45. Copia instantnea de celdas. Otra de las innovaciones que presenta el programa Excel 2000:

a) Elegir la celda que se quiere copiar. Arrastrar el pequeo cuadro situado en la esquina inferior derecha de la celda. 46. Atajos de teclado. Otros atajos interesantes que pueden ser muy tiles al usuario son: MAYUS + F11: Insertar una nueva hoja. F11: crear un grfico con el rango seleccionado. ALT + F11: Abrir el editor de Visual Basic. ALT + R: enviar la hoja de clculo activa como mensaje de correo electrnico. CTRL. + MAYUS + G: crear una marca de mensaje. Para que los atajos de correo electrnico tengan efecto, el programa Outlook 2000 debe ser el gestor de correo predeterminado. 47. Asignar un certificado digital para las macros. Muchos usuarios no aceptan macros de origen desconocido. Para distribuir macros a los amigos o a travs de Internet, conviene crear un certificado digital que incluir los datos del usuario. Si no est instalado el mdulo Firma Digital para proyectos VBA, seguir los siguientes pasos: a) Insertar el disco de instalacin correspondiente a Office y seleccionar Agregar o Quitar Funciones. b) En el apartado Herramientas de la suite Office, seleccionar la opcin Firma Digital para proyectos VBA y activar la opcin Ejecutar desde mi PC. Pinchar en el botn denominado Actualizar. Para instalar la firma: c) Entrar en la carpeta Office, dentro del directorio donde se ha instalado la suite, y hacer un doble-clic en el fichero SELFCERT.EXE 48. Mapas estadsticos. Una de las opciones ms espectaculares que presenta Excel 2000 es el uso de mapas geogrficos para mostrar estadsticas relacionadas con la poblacin, transportes, etc. a) El primer paso consistir en seleccionar el rango de celdas que se quiere mostrar en el mapa. b) En el men Insertar, habr que pinchar en la orden Objeto y elegir Microsoft Map. c) Si es necesario, habr que seleccionar el pas o continente de donde procede el mapa. Si nicamente se necesita una comunidad o provincia, ampliar el zoom hasta que la zona elegida ocupe todo el espacio. d) Pulsar el botn derecho sobre el mapa y elegir Elementos. En este momento se pueden agregar las diferentes ciudades, aeropuertos, etc, as como cualquier texto que servir como base para insertar las grficas y los datos en el mismo. 49. Crear una grfica interactiva para actualizarse a travs de Internet. Una tarea muy til consiste en crear una grfica asociada a una hoja de clculo y publicarlo en Internet o en una Intranet para que cualquier persona equipada con un navegador pueda consultarla o actualizarla. a) Crear una grfica a partir de un rango de celdas con la orden Grfico del men Insertar. b) Una vez creada, seleccionarla y grabarla con la opcin Guardar como Pgina Web del men Archivo. c) En la ventana que se abre, activar la opcin Seleccin: Grfico y Agregar interactividad. Pinchar en la opcin Publicar. d) En la nueva ventana Publicar como Pgina Web, activar la casilla Abrir la pgina en el explorador Web. Pinchar en Publicar. e) La tabla y la grfica pueden visionarse con cualquier navegador de Internet.

ACCESS 2000
Manipular una base de datos nunca ha sido tan sencillo. Dentro de la nueva suite de Microsoft Access 2000 ofrece infinitas formas de hacerlo. 50. Las bases de datos y el Efecto 2000. Al igual que Excel, Access es sensible al cambio de milenio. Conviene trabajar con fechas de cuatro dgitos para controlar en todo momento el correcto uso de los datos. a) En el men Herramientas, hay que pinchar en la orden Opciones y seleccionar la solapa General. b) Activar una de las dos casillas en el apartado Usar formato de aos de cuatro dgitos. 51. Acceso inmediato a un objeto. Una base de datos compleja suele tener numerosos objetos a los que hay que acceder en un determinado momento. La forma ms rpida consiste en crear un acceso directo en el escritorio. a) En la ventana de Base de Datos de Access suele ser la primera que aparece al abrir una base de datos-, hay que pulsar el botn derecho en un objeto y seleccionar Crear acceso directo. En la siguiente ventana, pulsar Aceptar. El acceso directo a ese objeto aparecer en el escritorio. 52. Cambio de grupo de trabajo. En entornos profesionales de red, es frecuente encontrarse con bases de datos protegidas que utilizan un archivo de informacin de grupo de trabajo, con extensin MDW, distinto al que existe en un determinado equipo. Para poder acceder a dicha base de datos, es necesario ejecutar Access con otro grupo de trabajo. Lo mejor es crear un acceso directo que haga esto. Suponiendo que Office ha sido instalado en el directorio por defecto, que la base de datos se llama base.mdb, y que el nuevo grupo de trabajo es grupo.mbs, los pasos son: a) Hacer clic con el botn derecho en un lugar vaco del escritorio. En el men contextual Nuevo, elegir la opcin Acceso directo. b) En la lnea de comandos que aparece, hay que escribir, incluyendo las comillas: C:/Archivos de programa/Microsoft Office/Office/MS Access.exe C:/Mis documentos/base.mbd/wrkgrp C:/Mis documentos/grupo.mdw 53. Creacin inmediata de una clave primaria. Access 2000 incorpora nuevos mtodos para realizar acciones bsicas. Crear una clave primaria multicampo para indexar la base de datos es cuestin de pocos segundos: a) Cuando la tabla est en pantalla, seleccionar la orden Vista Diseo del men Ver. b) Pulsar la tecla CTRL y, sin soltar, hay que pinchar en los campos que se van a convertir en clave primaria. De esta manera quedarn resaltados. c) Pulsar en el icono Clave Principal. 54. Crear una tabla de forma directa, sin necesidad del Asistente. Esta es la manera ms rpida de introducir datos en una tabla: a) En la ventana de la Base de datos, pinchar en el icono Nuevo, con la solapa Tablas resaltada. b) En la ventana Nueva Tabla, elegir Vista Hoja de Datos.

c) Pulsar el botn derecho en cada campo, elegir Cambiar nombre de columna y poner el nombre elegido. Por ejemplo, si es una tabla anual, colocar en cada columna los meses enero, febrero, etc. d) Rellenar las celdas correspondientes. e) En el men Archivo, hay que seleccionar Guardar. f) Puesto que no existe una clave principal, Access se ofrece a crearlo automticamente. Aceptar. Se crear la tabla de manera inmediata. 55. Inclusin de ms herramientas. Microsoft ofrece casi todos los das nuevas herramientas que mejoran el rendimiento de todos los mdulos de Office 2000. Un buen ejemplo puede ser la Alerta Personalizada para Access 2000. Esta utilidad aade un nuevo botn llamado Web info que aparece cuando se produce alguna alerta. Al pulsar en l, se accede a una pgina Web de Soporte Tcnico donde se explica el motivo de la alerta y su posible solucin. Puede encontrarse en la siguiente direccin: http//officeupdate.microsoft.com/2000/downloadDetails/alerts.htm De momento, desgraciadamente el asistente se encuentra en ingls, pero es de esperar que la seccin de Office de la versin espaola de Microsoft www.microsoft.com/spain- comience a incluir las versiones en castellano en las prximas semanas. 56. Crear una barra de Access personalizada. Una aplicacin tan compleja como Access 2000 dispone de centenares de rdenes pero, en determinados trabajos, slo se usan unas pocas. Nada mejor que crear una barra con los iconos favoritos: a) En el men Ver, elegir Barra de herramientas y, despus, la orden Personalizar. b) En la ficha Barra de Herramientas, elegir Nueva y darla un nombre. c) Pinchar en el botn Propiedades. Aqu se debe elegir las caractersticas de la nueva barra, como su posible desplazamiento, cambio de tamao, etc. Pinchar en el botn Cerrar. d) La barra creada aparece vaca en la pantalla. Activar la solapa Comandos de la ventana Personalizar y arrastrar las rdenes que se quiera a la nueva barra. 57. Corregir bases de datos corruptas. En ocasiones, cuando se intenta convertir una base de datos de Access 97 al formato Access 2000, aparece un mensaje anunciando que la base de datos est corrupta. Este error se produce porque no est correctamente compilada o se produjo alguna corrupcin antes de la conversin. Para corregir el problema es necesario abrir la base con su aplicacin original, es decir, Access 97. Si no es posible acceder a otro ordenador, se puede instalar en el mismo donde est Office 2000, pero en otro directorio. El proceso de arreglo es el siguiente: a) Abrir la base de datos en Access 97. b) Abrir cualquier mdulo en modo Vista Diseo. c) Abrir el men Debug, pinchar en Compilar y elegir la opcin Guardar todos los mdulos. Finalmente, cerramos la base de datos. d) En el men Herramientas, buscar las utilidades y elegir Compactar Base de datos. e) Volver a convertir el proyecto a Access 2000. 58. Macros personalizadas. Al igual que el resto de programas de la suite, Access 2000 acepta macros. A modo de ejemplo, aqu se cita una macro para obtener la letra del NIF a partir del documento de identidad (ver cuadro 2).

FRONTPAGE 2000
Frontpage 2000 ha dejado de ser un parche para crear pginas Web, incluido gratuitamente en Internet Explorer, para convertirse en una de las herramientas ms potentes en este campo. 59. Abrir un proyecto de forma automtica. Disear una pgina Web puede suponer semanas de trabajo. Abrir el mismo proyecto cada vez que se ejecuta la aplicacin es una tarea pesada. Una solucin consiste en indicar a Frontpage 2000 que lo abra l mismo automticamente. a) En el men Herramientas, seleccionar Opciones. b) Activar la casilla Abrir automticamente el Web ms reciente al iniciar Frontpage. 60. Una pgina Web para todos los pblicos. Las cualidades artsticas del diseador de pginas Web son esenciales para obtener un producto atractivo. Pero tambin hay otros factores a tener en cuenta, pues un porcentaje importante de navegantes sufre ciertas minusvalas motoras o visuales. Tambin se debe pensar en ellos cuando se disea una pgina Web. Estas son algunas recomendaciones de nuestros expertos: a) Incluir descripciones de las imgenes, pues muchas personas no pueden verlas, pero s pueden leer texto o, incluso, utilizan un sintetizador de voz. Conviene aadir un enlace con una descripcin ms detallada de las mismas. b) Aadir enlaces con texto que sustituyan a los mapas grficos para mejorar la velocidad de carga. c) Aadir soporte de teclado a todos los enlaces de la pgina. Por ejemplo, emplear la tecla TAB para desplazarse por cada opcin de los mens. d) Disponer de una pgina alternativa que no use frames, pues son ms sencillas de manejar por las personas minusvlidas. e) Utilizar las tablas con moderacin, por la misma razn que hemos expresado anteriormente. f) Emplear fuentes legibles y con un tamao nunca inferior a 10. g) Incluir una versin escrita del sonido que tenga alguna relevancia cuando se visita la pgina. h) Utilizar el texto deslizante y dems efectos grficos con moderacin. 61. Optimizar los grficos. Un proyecto saturado de lujosos grficos queda muy bonito, pero ningn visitante esperar a ver como se cargan, y abandonar la pgina inmediatamente. Por fortuna, existen trucos para reducir el espacio. a) Reducir el tamao fsico del grfico, aunque no se quiera. Medio centmetro menos en cada lado puede representar varios segundos menos de espera. b) Mostrar slo las imgenes necesarias. En la foto de una mascota en la playa, por ejemplo, se puede recortar el cielo o parte del paisaje para mostrar nicamente lo que interesa al usuario en concreto. c) Cuando se modifica el tamao de un grfico, utilizar la orden Nuevo Muestreo de la barra de Imgenes, pues lo reajusta y reduce el tamao del fichero asociado. d) Nunca utilizar un grfico a un tamao menor que el que fue creado. Aunque se reduce su presencia en la pantalla, sigue ocupando lo mismo. e) Si se utilizan imgenes en formato JPEG, comprimirlas en distintos porcentajes de compresin y elegir el ms adecuado. f) Utilizar JPEG para fotografas, y GIF para imgenes con pocos colores y abundante texto o lneas rectas.

g) GIF almacena los colores en lneas horizontales. Un grfico distribuido de esta forma ocupa menos que si se coloca en posicin vertical. h) Si la inclusin de una imagen muy grande es imprescindible, se puede colocar una diapositiva con un enlace a la imagen de tamao real. i) No utilizar color de 24 o 32 Bits. Casi todos los monitores estn configurados para utilizar color de 16 bits. 62. Reducir el tiempo de descarga. Cuando se almacena una pgina con la orden Grabar como pgina Web desde Word 2000 o cualquier otro programa, para aadir efectos mediante Frontpage, se aaden formatos especiales al cdigo HTML que aumentan su tamao. Estos formatos permiten que la pgina pueda volver a ser modificada con la aplicacin original. Pero, si no se van a realizar ms modificaciones, se pueden eliminar dichas marcas y reducir el tamao. Microsoft ofrece este filtro HTML en su pgina Web
http://officeupdate.microsoft.com

Al instalarlo, se aade una nueva opcin al men Archivo: Exportar a HTML, que elimina dichos formatos especiales. 63. Cunto tarda en descargarse mi pgina Web? Los trucos anteriores reducen el tiempo que el visitante de la pgina en Internet debe esperar para verla. Mientras se realizan los ajustes para reducirlo al mximo, Frontpage ofrece informacin en tiempo real de este valor: a) Abrir una pgina Web y seleccionar Pgina del men Ver. El tiempo aparece en la barra inferior de la aplicacin. b) Hacer clic con el botn derecho en el tiempo marcado. Aparecer un men en el que se puede elegir la hipottica velocidad de conexin, para ver el resultado con un mdem a 28.8 o 56 Kbps, lnea RDSI, etc. 64. El proveedor de Internet no reconoce correctamente las pginas Web. Es posible que algunos ISP que guardan la pgina an no soporten las nuevas Extensiones de Servidor de Frontpage 2000. En ese caso, hay que desactivarlas. a) Men Herramientas Opciones de Pgina. b) En la solapa Compatibilidad desactivar la casilla Habilitado con las Extensiones de servidor de Frontpage. 65. Cambiar parte del cdigo HTML en todas las pginas. Frontpage 2000 incorpora varias mejoras relacionadas con la sustitucin de cdigo HTML viejo por actualizado. En el caso de que este proceso requiera mltiples intervenciones por ejemplo, el cambio de direccin de un link o una rutina de clculo frecuente-, se puede realizar de una manera sencilla: a) Pulsar CTRL +H y activar las casillas Todas las pginas y Buscar en HTML. b) Escribir el cdigo viejo en Buscar y el nuevo cdigo en Reemplazar con. Pulsar reemplazar todo. 66. Atajos de teclado. Son muy tiles, sobre todo, cuando se modifica el cdigo HTML. Algunos ejemplos son: CTRL+N: Aadir pgina nueva. CTRL+K: Aadir un hipervnculo. CTRL+MAYUS+B: Vista preliminar en el navegador de Internet. CTRL+ALT+A: Mostrar etiquetas HTML. CTRL+S: Guardar una pgina. CTRL+F: Buscar texto. F7: Revisar ortografa en la pgina.

67. Obligar a los visitantes a descargar la pgina Web actualizada. Casi todas las pginas Web se actualizan cada poco tiempo pero, si un visitante tiene activada la cach de su navegador (algo que ocurre con frecuencia pues se reducen los tiempos de acceso en pginas visitadas frecuentemente), es probable que descargue una versin antigua de su disco y se pierdan los ltimos cambios. Un error bastante frecuente y que hace que nos perdamos contenidos nuevos sin tener conocimiento de ello. Por fortuna, existe una forma de obligar a descargar la pgina Web actualizada cada vez que se visita, y de este modo asegurarse que el usuario pueda acceder a las ltimas actualizaciones de las pginas. a) Abrir la pgina Web y mostrar el cdigo HTML pulsando en la solapa HTML que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. b) En la parte superior de la pgina aadir la lnea: <meta http-equiv = Express content = -1> El valor 1 marca el nmero de das que quedan para que la pgina expire. Al ser negativo, obliga al navegador a actualizar la cach inmediatamente. 68. El rey de los buscadores. Publicar una pgina Web es un sueo convertido en realidad para muchos usuarios, pero de nada sirve si ningn navegante se decide a visitarla. Muchos buscadores o portales aceptan metadatos que facilitan el que los navegantes encuentren nuestra pgina. Por ejemplo, si la pgina Web est dedicada a la nueva pelcula de La Guerra de las Galaxias, interesar que aparezca en el buscador cuando un navegante teclee las palabras La Guerra de las Galaxias, La Amenaza Fantasma, Star Wars, George Lucas, Episode I, etc. a) Entre las etiquetas <HEAD> y </HEAD>, al principio de la pgina principal, aadir la lnea <meta name = keywords content = aquello que queramos que aparezca al buscar la pgina> Tambin es interesante que, cuando la pgina se muestre en un buscador, aparezca una descripcin. b) Entre las etiquetas <HEAD> y </HEAD>, al principio de la pgina principal, aadir la lnea <meta name = Description content = La mejor pgina de Star Wars en castellano! Fotos, videos, secretos, guiones de las pelculas... Vistala!>

OUTLOOK 2000
El gestor de correo ha sido especialmente mejorado con respecto a la versin Express, que se ofrece gratuitamente. Destaca, sobre todo, la gestin de tareas, la visin de pginas Web junto a los mensajes, y el uso del calendario sincronizado. 69. Cambiar el orden predeterminado de los grupos "Outlook 2000" dispone de varios grupos donde se almacenan los mensajes. Para cambiar su orden: a) Seleccionar Buscar del Botn de Inicio de Windows 95/98 y pinchar en Archivos o carpetas. b) En el cuadro denominado Nombre hay que escribir *.fav y pinchar en Buscar ahora. c) Cambiar el nombre del fichero Microsoft Outlook Internet Settings.fav por cualquier otro, por ejemplo, original.fav, para preservar los valores originales. d) En el cuadro Nombre, escribir Outlook.inf y pulsar en Buscar Ahora. e) Hacer clic con el botn derecho en el archivo encontrado y pulsar en Abrir.

f) Buscar la seccin [DefaultOutlookBar] y, en la lnea AddGroup=OutlookGroup, MailGroup,OtherGroup, cambiar el orden de estas palabras. Por ejemplo, para mostrar Mis Accesos Directos en primer lugar, cambiar la lnea a AddGroup=MailGroup, OutlookGroup,OtherGroup. g) Tambin se puede cambiar los nombres de los grupos. En la seccin [Strings] sustituir MAILGRP = Mis accesos directos por MAILGRP = Mis mensajes. h) En el men Archivo, hacer clic en Guardar. Reiniciar Outlook 2000.

70. Libreta de direcciones inmediata Para acceder a la libreta de direcciones rpidamente, pulsar las teclas CTRL+MAYUS+B. 71. Calcular el tamao de las carpetas donde se almacenan los mensajes. Tras unos meses de uso, los buzones se llenan con cientos de mensajes que ocupan mucho espacio, especialmente si tratamos con personas que nos envan ficheros adjuntos. Para conocer esa cantidad, en Kb: a) Pinchar con el botn derecho en cualquier carpeta. Por ejemplo, Bandeja de Salida. Elegir la orden denominada Propiedades. b) Pulsar el botn Tamao de la carpeta. 72. Proponer una reunin Para convertir un mensaje en una cita: a) Arrastrar el mensaje al icono de Calendario de los grupos de Outlook, dentro de Accesos directos. b) Seleccionar las fechas y opciones en la ventana Citas recin abierta. c) En el men Acciones, seleccionar Invitar a los Asistentes. En la casilla Para... aadir las direcciones de correo electrnico de los invitados a la reunin y pulsar en el botn de Enviar. 73. Cancelar una cita Es posible cancelar una reunin, aunque no se sea el organizador de la misma: 72. En el Calendario seleccionar la cita a anular. 73. En el men Acciones de la ventana Reunin, seleccionar Reenviar como... 74. Escribir en el espacio correspondiente el motivo de la anulacin y, en la casilla Para..., las direcciones de los diferentes asistentes. 74. Configurar avisos personales. En determinados momentos, puede ser necesario crear un aviso para recordar temas particulares, por ejemplo, comprar el pan al salir del trabajo. Pero puede que la hora aparezca como no disponible si se produce fuera de las horas habituales. Para solucionar el problema, se puede crear una cita de duracin nula: a) En el men Archivo, elegir la opcin Nuevo y elegir la opcin de Cita. b) En el cuadro Asunto, escribir el aviso: Tengo que comprar el pan al salir del trabajo. c) Hacer que la hora de comienzo y fin de la cita coincidan con la hora del aviso. d) Activar la casilla denominada Aviso y seleccionar el tiempo de aviso antes de la hora, por ejemplo, 15 minutos. e) En el men Archivo, seleccionar guardar y cerrar la ventana. El aviso se producir un cuarto de hora antes de la fecha marcada. 75. Office 2000 funciona demasiado lento. Despus de unas semanas de uso, algunos usuarios pueden notar que las aplicaciones y los trabajos realizados con Office 2000 se cierran o se abren ms lentamente. Si no se debe a un problema de configuracin, entonces es posible que Outlook 2000 guarde accesos

diarios a los archivos y aplicaciones de Office, para despus acceder a ellos a travs de la carpeta Diario. Para desactivar esta opcin, que enlentece la carga de las aplicaciones, hay que hacer: a) Ejecutar Outlook y seleccionar la carpeta Diario del grupo Mis accesos directos. b) En el men Herramientas, seleccionar opciones. c) Activar el botn de Opciones del diario de la solapa denominada Preferencias. d) Desactivar las casillas de las aplicaciones de Office en el apartado Grabar tambin archivos de . 76. Realizar un seguimiento de un e-mail Entre los cientos de correos electrnicos irrelevantes recibidos o enviados, puede existir alguno sobre el que se quiera realizar un seguimiento, por ejemplo para reenviarlo con otro texto dentro de unos das, o para borrarlo en una fecha en concreto: a) Pulsar el botn derecho en el mensaje y pinchar en Marca de Seguimiento. b) En la ventana recin abierta, elegir el tipo de marca y el vencimiento, o sea la fecha tope sobre la que se va a realizar el seguimiento. c) El mensaje quedar marcado con una bandera roja. 77. Crear un icono para abrir una pgina Web. "Outlook 2000" permite crear y modificar un botn en cualquier barra de herramientas. Por ejemplo, se puede disear una para acceder a una pgina Web que se visita con frecuencia. a) En el men Herramientas, seleccionar Personalizar. b) Pinchar en cualquier icono de la lista de comandos y arrastrarlo hasta una barra de herramientas. c) Pulsar con el botn derecho del ratn sobre el nuevo icono en la barra. Borrar el nombre y poner otro nuevo, por ejemplo, "Acceso a mi Web". d) Pinchar en la orden Cambiar Imagen del mismo men emergente, y elegir un dibujo particular. e) En el mismo men, elegir Asignar Hipervnculo y pinchar en Abrir. Teclear la direccin de la pgina Web que se quiera visitar: www.hobbypress.es/PCMANIA. Cerrar todo. Al pinchar en el icono, se acceder a la pgina Web que hemos marcado. 78. Mltiples zonas horarias, mltiples citas. El Calendario de Outlook es una poderosa herramienta. a) Para ver la hora de cualquier otra zona horaria, adems de la zona actual, basta con pulsar el botn derecho sobre una hora cualquiera del calendario y elegir la orden Cambiar Zona Horaria. Aqu se puede mostrar una zona horaria adicional. b) Para ver las citas de varios das simultneamente, por ejemplo todos los lunes de un mes, basta con pulsar la tecla CTRL. y pinchar en los das seleccionados. Las citas aparecern a la derecha de las horas. 79. Crear calendarios de papel. "Outlook 2000" tambin puede servir para crear bonitos calendarios con citas personales que despus pueden colocarse en la pared de la habitacin. a) Entrar en la carpeta calendario y seleccionar la orden Mes del men Ver. Mover la barra de desplazamiento de la derecha para situarse en el mes o los meses elegidos. b) Hacer un doble clic en el da elegido y escribir el recordatorio en la casilla Asunto. Por ejemplo, "Cumpleaos de Ana". Desactivar la casilla Aviso. Pinchar en Guardar en el men Archivo. Cerrar la ventana del recordatorio. c) Repetir el proceso con el resto de das que deseemos.

d) En el men Archivo elegir Configurar Pgina . Disear el calendario segn el gusto particular. Imprimir. En el caso de que molesten, se pueden borrar las citas ya impresas.

POWERPOINT 2000
La nueva organizacin en tres ventanas facilita enormemente el trabajo con este diseador de presentaciones tan potente. 80. Recuperar viejos modos de trabajo. Cuando se realizan diapositivas muy grandes, a veces no caben en la pantalla de la Vista Normal. Del mismo modo, muchos usuarios aorarn el modo Vista Diapositiva de las antiguas versiones de Powerpoint, que cubra toda la pantalla. Para acceder a l, slo hace falta pulsar la tecla CTRL y , sin soltar, pinchar en el icono Vista Diapositiva. Todos los iconos de Vista estn en la parte inferior izquierda de la pantalla. 81. Atajos de teclado. Si mantenemos pulsada la tecla indicada en cada caso y pinchamos con el ratn en el icono sealado obtendremos algunas funciones especiales: - MAYUS+ Vista Normal: Restaura los tres paneles a su tamao normal. - MAYUS+ Vista Esquema o Vista Diapositiva: Muestra un patrn de cada vista en particular. - MAYUS+ Presentacin con diapositivas: Configura los parmetros de la presentacin. - ALT+ Presentacin con diapositivas: Ejecuta la presentacin como si se estuviese viendo a travs de un navegador de Internet. Muy til si ste va a ser el cometido final del proyecto. 82. Dibujar los polgonos perfectos. Cuando se disea una presentacin, no siempre es fcil generar figuras perfectas, cuyos lados sean perfectos o simtricos. a) Para dibujar un rectngulo perfecto , seleccionar el icono de rectngulo de la barra de dibujo, y mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se dibuja. b) Para dibujar un crculo perfecto, seleccionar el icono de elipse de la barra de dibujo y mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se dibuja. c) Para que la figura se expanda a partir del punto inicial, pulsar CTRL + MAYUS mientras se dibuja. 83. Copia rpida de diapositivas. Si se necesitan varias copias de una diapositiva, para ms tarde realizar modificaciones, seguir los siguientes pasos: a) Mostrar la diapositiva en la pantalla y seleccionar Vista Diapositiva. b) Pinchar en cualquier texto de la diapositiva y presionar CTRL + MAYUS + D las veces que se quiera. 84. Crear una plantilla personalizada. Ciertas presentaciones bien acabadas pueden servir como plantillas para futuros proyectos. a) Abrir un proyecto y, en el men ver, pulsar en Patrn y Patrn de Diapositivas. b) Realizar las modificaciones particulares en el diseo correspondiente. c) Pinchar en Vista Normal y borrar la primera diapositiva de la presentacin. d) En el men Archivo, pinchar en Guardar como. En la lista deslizante Guardar como tipo elegir Plantilla de diseo. Escribir tambin el nombre deseado. Por

ejemplo, Mi Plantilla. Pulsar Guardar. Aparecer en la pestaa General de la orden Nuevo, lista para ser utilizada. 85. Cambio instantneo del esquema de color para mltiples diapositivas. a) Activar el modo Vista Clasificador de Diapositivas. b) Presionar la tecla CTRL y pinchar en las diapositivas que se quieran modificar. c) En el men Formato, elegir Combinacin de colores. Hacer los cambios y pulsar en Aplicar. 86. Manejo instantneo de objetos. Cuando se trabaja con muchos objetos al mismo tiempo, resulta complicado situar unos con respecto a otros, de forma que queden correctamente alineados. Para conseguir esto: a) Pulsar la tecla MAYSCULAS y pinchar en los objetos que se quieren configurar en ese momento. b) En el men emergente Dibujo de la barra Dibujo, seleccionar la orden Alinear o Distribuir y alinear a la izquierda, derecha, etc, segn las necesidades. 87. Imprimir diapositivas seleccionadas. En cualquier momento, puede ser interesante imprimir tan slo tres o cuatro diapositivas de las decenas que componen una presentacin, para comprobar como quedan: a) Activar la Vista Clasificador de Diapositivas. b) Mantener pulsada la tecla CTRL y pinchar en las diapositivas que se quieran imprimir. c) Seleccionar la orden Imprimir del men Archivo. Dentro del cuadro Intervalo de Impresin marcar la casilla Seleccin. Por ltimo, pulsamos en el botn Aceptar. 88. Pausar la presentacin. Cuando se muestra una presentacin a los amigos o clientes, puede surgir algn imprevisto que obligue a hacer una pausa. Basta con pulsar la tecla B para mostrar una pantalla en blanco, o N si se elige el color negro. Al volver a pulsar la tecla y pinchar con el ratn, se reanuda la presentacin. 89. Tomar apuntes a mano durante la ejecucin de una presentacin. Mientras se ejecuta una presentacin, basta con pulsar CTRL+P para hacer aparecer un lpiz con el que se pueden realizar dibujos y escribir aclaraciones. Al pulsar la tecla E se borran estos apuntes. Para reanudar la presentacin, pulsar CTRL+A y pinchar con el ratn. 90. Terminar con una pantalla en negro. Cuando termina una presentacin, PowerPoint retoma a la pantalla de edicin, lo cual puede ser poco profesional. Para terminar con una pantalla en negro, debemos realizar los siguientes pasos: a) En el men Herramientas, elegimos primero la orden Opciones. b) Dentro de la pestaa Ver, marcamos la casilla llamada Terminar con diapositiva en negro.