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Circuito de Compras

En dicho circuito, se trata el manejo de la informacin para la realizacin de compras no provenientes de caja chica, o de pedidos de materiales de cualquier rea de la organizacin. El rea de Compras es la encargada de realizar las operaciones necesarias para adquirir bienes o servicios, en la mxima calidad acorde a un precio adecuado que est dispuesto a pagar por la cantidad de producto o tiempo de servicios que requiera, segn lo indicado por el presupuesto de su sector, previamente confeccionado siguiendo las pautas del rea de Administracin y Finanzas.

Alcance
El sector solicitante es el que activa el circuito de compras. En el caso de la necesidad de materiales comunes de consumo constante, necesarios para el normal funcionamiento de la empresa, dicho sector enva un pedido de materiales al sector de Almacn. En caso de no tener stock necesario para satisfacer el pedido, se genera una solicitud de compras para el sector de Compras, que ser la encargada de buscar la cotizacin ms adecuada y de realizar la compra con toda la tramitacin necesaria. El sector de Recepcin realizar un control cuantitativo del suministro en coordinacin con el sector de Control de Calidad que realiza los controles de calidad del producto, generando Informes de control de calidad aceptados o rechazados segn la materia prima entrante cumpla o no con las especificaciones tcnicas establecidas por el sector de Ingeniera de producto. Por ltimo, el sector de Contabilidad es quien se encarga de registrar el ingreso o egreso de dinero a la organizacin.

Subsectores

Activacin: Se encarga del control de los tiempos de entrega, colabora con los proveedores para que la empresa no sufra de desabastecimientos. Administracin de Compras: Es la responsable de la emisin de rdenes de compra y otros documentos que requieran firmas de una persona autorizada, verificando que tenga disponible suficientes permisos de presupuesto. Inspeccin de Fabricacin: Revisa los procesos productivos de los proveedores insitu. Investigacin de Mercado: Es el sector que se encarga de la investigacin de nuevos proveedores segn zona, tiempos de entrega y disponibilidad de volumenes de material que la empresa requiera. Seguimiento: Vigila los contratos con proveedores segn lo establecido por las rdenes de compra.

Modalidades
Por Forma

Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren de reposiciones permanentes, solo eventuales como lo pueden ser Rodados, maquinarias, inmuebles, entre otros, y que deben ser autorizadas por altos niveles de decisin como gerentes generales inclusive la presidencia. Compras menores: Bienes de escaso valor y de necesidad circunstancial y/ de urgencia, abonadas generalmente en efectivo mediante un fondo fijo llamado caja chica. Compras normales: Insumos de reposicin permanente necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el rea de produccin, comercializacin o administracin. En general son bienes sobre los que se conoce el punto de pedido, stock mnimo/mximo, posibilitando que las compras sean presupuestadas mediante pedidos de cotizacin del sector de Compras. Importaciones: Compras realizadas a un proveedor extranjero, lo que hace necesario considerar una serie de particularidades como seguros de cambio, transporte, derechos de importacin, y las legislaciones de dos pases. Requieren de la intervencin de una institucin bancaria, y el producto debe circular por dos aduanas.

Por tipo de Bien


Materia prima o insumos: directamente relacionados con la produccin Materiales para servicios administrativos Servicios

Relaciones
Control de Calidad: Realiza los controles cualitativos valindose de la requisicin de la compra. Finanzas: Indica las condiciones de pago que deben registrarse en las rdenes de Compra. Ingeniera de producto: Indica al sector de compras la requisicin de la compra, un anexo a la orden de compra: un conjunto de especificaciones, estndares, planos, normas y procedimientos que debe cumplir el producto que se adquiere. Planeamiento de la Produccin: Establece las necesidades de aprovisionamiento de materias primas a lo largo del tiempo en funcin al programa general de la empresa. Recepcin: Coordina la forma y el tiempo de entrega, adicionalmente realiza los controles cuantitativos de la compra.

Normas de Control Interno

Separacin de funciones: La funcin de compra debe estar separada del manejo fsico de los bienes y de la registracin de los mismos para evitar fraudes dentro de la organizacin. En consecuencia, el sector de Compras debe estar separado orgnicamente del de Recepcin, de Contadura, del Almacn y de Cuentas a Pagar. Responsabilidad por el pedido: El mismo debe estar respaldado por un pedido formal emitido en un documento conocido como Pedido de Materiales, debidamente autorizado e indicando una requisicin precisa, conteniendo caractersticas fsicas, muestras, modelos de un determinado producto, catlogos, entre otros. Obtencin de cotizaciones: Para compras superiores a un determinado valor, independientemente de que la compra se realice habitualmente con un determinado proveedor, se deben poseer por lo menos tres fuentes alternativas de aprovisionamiento, que nos provean cotizaciones con el fin de tener alternativas ante problemas inesperados, como falta de suministros, problemas de logstica o aumentos inusuales de precios. Aprobacin de la compra: Debe estar establecido orgnicamente quien puede aprobar y autorizar una compra, correspondindose con una carta de autorizacin que establece los distintos montos de compra que puede aprobar dicha autoridad. Punto de pedido y lote de compra: Se tiene un punto de pedido que se trata de un nivel que se debe tener en el almacn de stock mnimo para no detener la produccin, para tener el tiempo necesario para obtener cotizaciones y obtener la materia prima segn el precio, calidad, cantidad y tiempo requeridos. El lote de compra es la cantidad de materia prima a comprar cuando se realiza el pedido para que el mismo sea razonable, para se puedan obtener descuentos por cantidad, y para economizar en la logstica. Control de la mercadera recibida: Se deben realizar elaboracin de informes de Recepcin y de controles de calidad, archivando copias para controles estadsticos. Constitucin de seguros sobre mercaderas en trnsito. Indica que los productos que viajan hacia la empresa, deben tener seguros para evitar prdidas de capital ante eventuales accidentes o robos. Prenumeracin de formularios: Los formularios que se utilizan dentro de en la organizacin deben tener prenumeracin correlativa, con sus correspondientes controles de correlatividad sorpresivos para evitar duplicacin de los mismos.

Cursograma de Compras

Manual del Cursograma


Leyenda
Abreviatura C FS IA IR LP NR O/C PC PM PR R SC VM Descripcin Cotizacin Ficha de Stock Informe de Aceptacin Informe de Rechazo Lista de Proveedores Nota de Rechazo Orden de Compra Pedido de Cotizacin Pedido de Materiales Parte de Recepcin Remito Solicitud de Compra Vale de Materiales

Emisiones
1. En el Sector Solicitante se emite el Pedido de Materiales por duplicado. a. Original: Para el Almacn de Materias Primas. b. Duplicado: Para uso interno del sector. 2. En el Almacn de Materias Primas se emite el Vale de Materiales por duplicado. a. Original: Para el Sector Solicitante. b. Duplicado: Para el Sector Solicitante, que lo firma y lo devuelve al Almacn. 3. En el Almacn de Materias Primas emite la Solicitud de Compra por duplicado. a. Original: Para Compras. b. Duplicado: Para uso interno del sector. 4. En Compras se consulta la Lista de Proveedores y se emite el Pedido de Cotizacin, una copia para cada proveedor. 5. Cada Proveedor consulta su Lista de Precios y emite la Cotizacin por duplicado. 6. En Compras se emite la Orden de Compra por cuadriplicado. a. Original: Para el Proveedor. b. Duplicado: Para Contadura c. Triplicado: Para Recepcin. d. Cuadriplicado: Para uso interno del sector. 7. El proveedor confecciona el Remito por triplicado. a. Original: Para Recepcin. b. Duplicado: Para Recepcin, que lo firma y lo enva nuevamente al Proveedor. c. Triplicado: Para uso interno del Proveedor. 8. Basndose en el Remito, se confecciona en Recepcin el Parte de Recepcin por triplicado. a. Original: Para Control de Calidad. b. Duplicado: Para Control de Calidad. c. Triplicado: Para uso interno del sector.

9. En Control de Calidad se confecciona el Informe de Rechazo o el Informe de Aceptacin, segn corresponda. a. Original: Para Recepcin. b. Duplicado: Para uso interno de Control de Calidad. 10. En Recepcin se emite la Nota de Rechazo por duplicado. a. Original: Para el Proveedor. b. Duplicado: Para uso interno de Recepcin.

Firmas
1. En el Sector Solicitante se firma el Pedido de Materiales, el original y la primer copia. 2. En el Sector Solicitante se firma el duplicado del Vale de Materiales. 3. En el Almacn de Materias Primas se firma el original y el duplicado de la Solicitud de Compra. 4. En Compras se firma cada ejemplar del Pedido de Cotizacin. 5. Cada Proveedor firma la Cotizacin, el original y el duplicado. 6. En Compras se firman todos los ejemplares de la Orden de Compra. 7. En Recepcin se firma el duplicado del Remito. 8. En Recepcin se firman todos los ejemplares del Parte de Recepcin. 9. En Control de Calidad se firma el Informe de Rechazo o el Informe de Aceptacin, original y duplicado. 10. En Recepcin se firma la Nota de Rechazo, el original y el duplicado. 11. En el Almacn de Materias Primas se firma el original y el triplicado del Parte de Recepcin.

Distribuciones
1. El Sector Solicitante enva el original del Pedido de Materiales al Almacn de Materias Primas. 2. El Almacn enva el original y el duplicado del Vale de Materiales al Sector Solicitante. 3. El Sector Solicitante enva el duplicado del Vale de Materiales al Almacn de Materias Primas. 4. El Almacn de Materias Primas enva el original de la Solicitud de Compra a Compras. 5. Compras enva un Pedido de Cotizacin a cada proveedor. 6. Cada Proveedor enva el original de la Cotizacin a Compras. 7. Compras enva el original de la orden de compras al Proveedor, el duplicado a Contadura y el triplicado Recepcin. 8. El proveedor enva el original y el duplicado del Remito a Recepcin. 9. Recepcin devuelve el duplicado del Remito firmado al Proveedor. 10. Recepcin enva el original del Parte de Recepcin, y el triplicado de la Orden de Compra a Control de Calidad. 11. Control de Calidad enva el triplicado de la Orden de Compra y los originales del Informe de Aceptacin o de Rechazo, y el del Parte de Recepcin a Recepcin. 12. Recepcin enva el original de la Nota de Rechazo al Proveedor. 13. Recepcin enva todos los ejemplares del Parte de Recepcin al Almacn de Materias Primas. 14. Recepcin enva el triplicado y el original firmados del Parte de Recepcin, a Compras. 15. Compras enva el triplicado firmado del Parte de Recepcin a Recepcin. 16. Recepcin envia el original del Remito a Contadura.

Operacin y Control
1. En el Almacn de Materias Primas se controla el stock de materias primas en la Ficha de Stock con el Pedido de Materiales original. 2. En Compras se controlan y comparan, las cotizaciones entregadas por cada proveedor, y se selecciona el proveedor. 3. El Proveedor compara el original de la Orden de Compra con su copia de la Cotizacin que fue enviada al comprador. 4. En Recepcin se controla la cantidad de materiales recibidos, y el Remito con la Orden de Compra. 5. En Control de la Calidad se analiza cualitativamente la mercadera. 6. En Recepcin se analiza el informe enviado por Control de Calidad.

Registros
1. Basndose en el duplicado firmado del Vale de Materiales, el almacn actualiza la Ficha de Stock 2. Basndose en el Parte de Recepcin, el almacn actualiza el stock.

Operaciones o Actividades
1. En Compras se arma el legajo de la compra que contiene el original de la Solicitud de Compra, la ltima copia del Pedido de Cotizacin, el triplicado de la Orden de Compra y los originales de la Cotizacines enviadas por los proveedores. 2. Con original del Parte de Recepcin se da por finalizada la compra, asignando el nmero al Legajo, y se agrega el original del Parte de Recepcin al mismo.

Toma de decisiones
1. El Almacn de Materias Primas determina si hay stock suficiente para satisfacer el pedido. Si el stock es insuficiente, entonces inicia todos los trmites necesarios para adquirir los materiales, en caso contrario contina con el envo de los materiales al Sector Solicitante. 2. En Compras se decide si se acepta o rechaza la Cotizacin. 3. El Proveedor determina si acepta o rechaza la Orden de Compra. Si la rechaza la devuelve al comprador, en caso contrario contina con la venta. 4. En Recepcin se determina si se aceptan o rechazan los materiales enviados por el proveedor. Si se los rechaza se devuelve el Remito original y duplicado sin firmar, adems de los materiales, al Proveedor. 5. En Control de la Calidad se decide si se acepta o rechaza la mercadera. 6. En Recepcin se decide si se acepta o rechaza la mercadera, luego del examn realizado por Control de Calidad. Si se resuelve rechazar la mercadera, esta es devuelta al Proveedor junto con el original de la Nota de Rechazo.

Archivos Transitorios
1. En el Sector Solicitante se archiva transitoriamente el duplicado del Pedido de Materiales. 2. En el Almacn se arma un archivo transitorio con el original del Pedido de Materiales, el duplicado de la Solicitud de Compra y la Ficha de Stock. 3. En el Almacn se arma un archivo transitorio con el original del Pedido de Materiales y el duplicado de la Solicitud de Compra. 4. En Compras se almacena en un archivo la ltima copia del Pedido de Cotizacin y el original de la Solicitud de Compra. 5. Cada proveedor arma un archivo transitorio con su copia del Pedido de Cotizacin y el duplicado de la Cotizacin. 6. El proveedor arma un archivo con la Lista de Precios, el original del Pedido de Cotizacin, el duplicado de la Cotizacin, el triplicado del Remito y el original de la Orden de Compra. 7. En Recepcin se archiva transitoriamente el triplicado de la Orden de Compra. 8. En Recepcin se archiva el original del Remito y, el duplicado y triplicado del Parte de Recepcin. 9. En Recepcin se arma un archivo con el original del Remito y el triplicado de la Orden de Compra. 10. En Compras se archiva transitoriamente el Legajo de la Compra. 11. En Contadura se archiva transitoriamente el duplicado de la Orden de Compra.

Archivos Definitivos
1. Del Sector Solicitante, que contiene el original del Vale de Materiales y el duplicado del Pedido de Materiales. 2. Del Almacn de Materias Primas, compuesto por el original del Pedido de Materiales, el duplicado de la Solicitud de Compra, la Ficha de Stock y el duplicado del Parte de Recepcin. 3. De Cotizaciones Rechazadas, que contiene adems de dichas cotizaciones, el motivo por el cual fueron rechazadas las mismas. 4. De Control de Calidad, donde se almacenan los Informes de Aceptacin o Rechazo de la mercadera. 5. De rechazo de mercadera en Recepcin, que contiene el original del Informe de Rechazo, el duplicado de la Nota de Rechazo y el triplicado del Parte de Recepcin. 6. De compras, que contiene el Legajo de Compras. 7. De Recepcin, que contiene el triplicado del Parte de Recepcin, el triplicado de la Orden de Compra y el original del Informe de Aceptacin.

Formulario Orden de Compras


N 1 2
4 14 16 3

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Manual del Formulario de O/C


1) Datos de la empresa (logotipo, razn social, direccin, localidad, CP, telfono, N

CUIT, Tipo de IVA, N de Ingresos Brutos.).


2) 3) 4) 5) 6)

13

Nombre del formulario (ORDEN DE COMPRA) Nmero del formulario. Fecha de emisin de la Orden. 17

Datos del proveedor (razn social, 18 domicilio, localidad, CP, C.U.I.T, tipo IVA).

Nmero de tem (correlativo: 1, 2, 3...). / / / / 7) Cdigo del tem. 19 8) Descripcin del tem.
9)

20

Unidad de medida del tem.

Manual del formulario Orden de Compras


1) Cantidad de unidades. 2) Precio unitario. 3) Precio Total (Precio Unitario x Cantidad). 4) Subtotal, Total General, Total con IVA. 5) Fecha de Entrega. 6) Lugar de Entrega. 7) Condiciones de pago. 8) Frmulas de reajuste de precios. 9) Observaciones. 10) Fecha y Firma de la persona que confeccion el formulario. 11) Fecha y Firma de la persona responsable de Compras que autoriza.

Formulario Solicitud de Compras

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N 6 7

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Manual del formulario de Solicitud de Compra

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Cor red or

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Manual del formulario Solicitud de Compras


1) Datos de la empresa (logotipo, razn social, N CUIT, N de Ingreso Bruto, nombre, Direccin, tipo de IVA). 2) Nombre del formulario (SOLICITUD DE COMPRA) 3) Nmero del formulario. 4) Fecha de la Solicitud. 5) Sector solicitante. 6) Lugar de recepcin. 7) Forma de entrega. 8) Nmero de tem (correlativo: 1, 2, 3...). 9) Cdigo del tem solicitado. 10) Cantidad pedida. 11) Unidad de medida del tem. 12) Detalle del tem. 13) Firma Solicitante. 14) Firma Autorizante. 15) Observaciones. 16) Precio unitario. 17) Precio Total (Precio Unitario x Cantidad).

Narrativa
En el Sector Solicitante se emite el Pedido de Materiales por duplicado. Original para el Almacn de Materias Primas y duplicado para uso interno del sector. Se firma ambas copias y se enva el original al Almacn de Materias Primas, archivando el duplicado. En el Almacn de Materias Primas se controla el stock de materias primas en la Ficha de Stock con el Pedido de Materiales original. Si el stock es suficiente, contina con el envo de los materiales al Sector Solicitante. Caso contrario, emite y firma la Solicitud de Compra por duplicado, original para Compras y duplicado para uso interno del sector. Se arma un archivo transitorio con el original del Pedido de Materiales y el duplicado de la Solicitud de Compra. En Compras se consulta la Lista de Proveedores y se emite el Pedido de Cotizacin, una copia para cada proveedor. La firma y la enva a los proveedores. Se almacena en un archivo la ltima copia del Pedido de Cotizacin y el original de la Solicitud de Compra. Cada Proveedor consulta su Lista de Precios y emite la Cotizacin por duplicado. Enviando el original de la Cotizacin a Compras. Arma un archivo transitorio con su copia del Pedido de Cotizacin y el duplicado de la Cotizacin. En Compras se controlan y comparan, las cotizaciones entregadas por cada proveedor, y se selecciona el proveedor. Se decide si se acepta o rechaza la Cotizacin. Si no se acepta, se archiva definitivamente las Cotizaciones Rechazadas, que contiene adems de dichas cotizaciones, el motivo por el cual fueron rechazadas las mismas. Si es aceptada, se emite la Orden de Compra por cuadriplicado. Original para el Proveedor, duplicado para Contadura, triplicado para Recepcin y cuadriplicado para uso interno del sector. Se firma cada ejemplar y se lo enva a los sectores mencionados. Luego se arma el legajo de la compra que contiene el original de la Solicitud de Compra, la ltima copia del Pedido de Cotizacin, el triplicado de la Orden de Compra y los originales de las Cotizaciones enviadas por los proveedores. Se archiva transitoriamente el Legajo de la Compra. El Proveedor compara el original de la Orden de Compra con su copia de la Cotizacin que fue enviada al comprador. Si la rechaza la devuelve al comprador, en caso contrario contina con la venta. El proveedor confecciona el Remito por triplicado. Original para Recepcin, duplicado para Recepcin, que lo firma y lo enva nuevamente al Proveedor y triplicado para uso interno del Proveedor. Enva el original y el duplicado del Remito a Recepcin, junto con la mercadera. Arma un archivo con la Lista de Precios, el original del Pedido de Cotizacin, el duplicado de la Cotizacin, el triplicado del Remito y el original de la Orden de Compra. En Recepcin se controla la cantidad de materiales recibidos, y el Remito con la Orden de Compra. Si se los rechaza se devuelve el Remito original y duplicado sin firmar, adems de los materiales, al Proveedor. Si se acepta, se firma el duplicado del Remito. Devolviendo el ltimo al Proveedor. Basndose en el Remito, se confecciona en Recepcin el Parte de Recepcin por triplicado. Original para Control de Calidad, duplicado para Control de Calidad y triplicado para uso interno del sector. Se firma cada ejemplar y enva el original del Parte de Recepcin, y el triplicado de la Orden de Compra a Control de Calidad junto con la mercadera. Archivando el original del Remito y, el duplicado y triplicado del Parte de Recepcin.

En Control de la Calidad se analiza cualitativamente la mercadera. Se confecciona y firma el Informe de Rechazo o el Informe de Aceptacin, segn corresponda. Original para Recepcin, duplicado para uso interno de Control de Calidad. Enva, junto con la mercadera, el triplicado de la Orden de Compra y los originales del Informe de Aceptacin o de Rechazo, y el del Parte de Recepcin a Recepcin. Luego archiva definitivamente los Informes de Aceptacin o Rechazo de la mercadera. En Recepcin se analiza el informe enviado por Control de Calidad. Si se resuelve rechazar la mercadera, se emite la Nota de Rechazo por duplicado. Original para el Proveedor y duplicado para uso interno de Recepcin. La mercadera es devuelta al Proveedor junto con el original de la Nota de Rechazo. Luego se archiva definitivamente el original del Informe de Rechazo, el duplicado de la Nota de Rechazo y el triplicado del Parte de Recepcin. Si se decide aceptar la mercadera, Recepcin enva todos los ejemplares del Parte de Recepcin al Almacn de Materias Primas. En el Almacn de Materias Primas se firma el original y el triplicado del Parte de Recepcin. Enva el triplicado y el original firmados del Parte de Recepcin, a Compras. En Compras, con original del Parte de Recepcin se da por finalizada la compra, asignando el nmero al Legajo, y se agrega el original del Parte de Recepcin al mismo. Se enva el triplicado firmado del Parte de Recepcin a Recepcin y se archiva el Legajo de Compras. Recepcin enva el original del Remito a Contadura y archiva definitivamente el triplicado del Parte de Recepcin, el triplicado de la Orden de Compra y el original del Informe de Aceptacin. Basndose en el Parte de Recepcin, el almacn actualiza el stock. Se emite el Vale de Materiales por duplicado. Original para el Sector Solicitante y duplicado para el Sector Solicitante, que lo firma cuando recibe el pedido y lo devuelve al Almacn. Basndose en el duplicado firmado del Vale de Materiales, el almacn actualiza la Ficha de Stock El Sector Solicitante, archiva el original del Vale de Materiales y el duplicado del Pedido de Materiales. Mientras que el Almacn de Materias Primas, archiva el original del Pedido de Materiales, el duplicado de la Solicitud de Compra, la Ficha de Stock y el duplicado del Parte de Recepcin.