Bridging the Distance:  Online Meeting Software 

Tip Sheet and Resource Guide   
Basics  • Online meeting software also referred to as web conferencing software or webinar software  allows you to connect with an audience online  • Online meeting software applications typically have tools such as screen share, audio feed,  video capability and chat that make it easy to interact with an audience from a distance  • Online meeting options allow you to quickly connect with colleagues or students   • Online meeting software can be quickly installed on personal computers or laptops  • Use online meeting software to create a virtual interactive classroom and enhance distance education    *For our introduction and example, we will be working with Dimdim  Please see below for information on other online meeting software options.        Meeting Set Up  To get started, visit to create a free Dimdim account. Signing up for a Dimdim account requires  creating a Dimdim ID which works like a username. A password and email address are also necessary before you can begin hosting meetings  with Dimdim.           Create an account    ID. You will use your    ID to log in. Your ID    also appears when    you join or host a    meeting.  
1 10/13/2009 (EJH)   

Getting Started    You can start using Dimdim immediately. Dimdim provides several ways to access online meetings.     You can Host a meeting and begin inviting others to join your meeting by sending them email invites through Dimdim.          Enter email  addresses for    meeting attendees.    They will receive an    invite with a link to    your meeting.                You can also Join meetings already in progress through Dimdim by  clicking on the Join Meeting option.                             Lastly you can schedule a meeting and invite attendees in advance.                  

2 10/13/2009 (EJH)   

  Tools    Online meeting software offers users a variety of functions and tools which will help create a  successful online meeting experience. Common tools include:     Video – With a webcam installed you can host a meeting and your attendees will be able to see you in  a small video screen.     Audio – Using a microphone share presentation audio through the meeting software and your  computer. No phone necessary.      Screen share – Allow meeting participants to see your screen as you work.    URL share – Quickly type in a URL and share only that page with attendees. This option works best  when you do not want to share your entire screen with the meeting attendees.     Chat – The chat feature, available through most meeting software options, allows you to interact and  correspond with meeting participants in real‐time. Use chat when audio features are not working, to  assist individual attendees with technical issues without stopping the class, or take questions from the  audience to be answered at the end of the session.     Whiteboard – Drawing tool allows you to type, draw, erase or write in the meeting using Paint like  functions.     File share – With most software you can upload and flip through PowerPoint presentations. You can  also upload and share other documents through file share applications when available.     Participant list – Allows you to see who in the meeting based on user name or ID.     Archive/Record – Save a meeting or session for review or to share with others.     Video will appear in    this location when  enabled. You can    also monitor  presenter’s audio  using tools below.  


3 10/13/2009 (EJH) 

This view    demonstrates    sharing a URL with    attendees.   



If users are not able  to hear audio, dial‐in  option with passcode  is available.    

Presenters have the  option to record a  session for playback  or sharing.     

4 10/13/2009 (EJH)   

Software  Product  Adobe  Acrobat  Connect  Adobe  Acrobat  ConnectNow  Dimdim  Cost  Capacity  Audio  Presenter  Video  Chat  URL  Desktop  Share  Screen  Sharing        Upload  and  Share  PPT  Upload  other  files  White  Board  Available  on­ campus 

Call for  pricing  3 for free 

7,500 3



Free for up  20‐1,000 to 20 then  $25‐$75 per  month  GoToMeeting  Free trial  Up to 15  then $39‐ then use  $49 per  GotoWebinar month  Microsoft  Institutional  20,000 Live Meeting  License  Twiddla  Free  Unlimited  Professional  but only one  account for  meeting at a  .edu emails  time  WebEx  Free trial  35,000 then up to  $69 per  month  YuuGuu  5 for free  Unlimited  then $15‐ for paid  $30 per  accounts  month  Zoho  Free for 1  1‐25 then $12 ‐  $24 per  month 



Coming  soon 





See for detailed comparison chart   

5 10/13/2009 (EJH) 

  Microsoft Live Meeting    Microsoft Office Live Meeting 2007 is an online meeting space that your organization subscribes to or that your organization hosts internally. You can  meet with your colleagues online and collaborate in real‐time.  From Microsoft, this meeting software integrates well with other Office 2007 programs.      Google    Google has developed a variety of programs and applications designed to simplify the collaboration process. From Gmail which offers  chat and talk features for quick communication to GoogleDocs which allows users to collaborate in real time while editing a document.  Google recently launched Google Wave (limited access at time of publication) which will provide real‐time collaboration and editing through  applications designed to merge technologies used for email, wikis and social media.       V‐Tel    On campus UT Health Science Center faculty, staff and students have access to video conferencing services or V‐Tel from the IMS  department.  With V‐Tel you can host a meeting with the RAHC and/or the Laredo Campus Extension. Appointments must be scheduled in  advanced. Visit for pricing and information.               Additional Resources and Helpful Reads    For access to additional resources about Social Bookmarking please visit the following link;      The librarians have included links to several articles about Online Meeting Software as well as information to help you get started. Remember  to check back regularly as we will continue to add links to this page.     Need Help? Ask a Librarian  (210) 567.2450 

6 10/13/2009 (EJH)   

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful