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CURSO ADMINISTRACION DE BODEGA Y CONTROL DE INVENTARIO

MODULO I

LA ADMINISTRACION Y LA BODEGA

UNIDAD I

LA EMPRESA Y SU ENTORNO

Administracin de Bodega y Control de Inventario

INTRODUCCIN: En el marco de desarrollar una orientacin de jvenes empresarios as como para la orientacin al mercado laboral se elabora el presente texto de apoyo con temas que son relevantes para el logro de dichos objetivos La creacin de este corresponde a entregar un material para aumentar el conocimiento de alumnos (as) en el rea empresarial y su entorno tales como: Conceptos de Empresa segn su tamao, su capital segn su actividad, adems de algunas normas legales en el proceso de formalizacin que les traern ventajas y beneficios en relacin al no formalizado. Finalmente, cabe sealar que este material pretende que el alumno (a) pueda desarrollar ciertas cualidades empresariales a travs del desarrollo de talleres, pre-test y pruebas formativas que permitirn mezclar lo terico con la realidad.

OBJETIVOS ESPECFICOS Los alumnos y las alumnas sern capaces de: 1. Conocer los aspectos jurdicos y econmicos de una empresa. 2. Clasificar las empresas de acuerdo a su actividad. 3. Conocer las organizaciones que capacitan y asesoran a las MyPES. 4. Conocer la importancia que tiene la empresa en el desarrollo de la economa nacional y regional.

Carlos A. Sez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: saezandrades@gmail.com

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PRE TEST
Nombre Curso Fecha : : :

I.

VERDADERO O corresponda.

FALSO:

Selecciona

Verdadero

Falso

segn

1. 2. 3. 4. 5.

Cualquier actividad comercial representa una empresa. Todo Ciudadano puede ser empresario. Todas las empresas estn reconocidas por el estado Una empresa puede contar con un solo trabajador El nombre indicado en un letrero es la Razn Social de una Empresa.

II.

Seleccin Mltiple

En cada una de las siguientes preguntas indica cual o cuales de las alternativas propuestas son correctas:
1. Son empresas: a. Un Kiosco de ventas de revista b. Una Maestranza c. Un taller de costura Solo la b Solo la c la b y c Todas Las empresas se clasifican segn: a. Su tamao b. Su capital c. Su ubicacin Solo la a Solo la b la a y b Todas Una Empresa puede ser: a. Un grupo de personas b. Un grupo de personas y recursos c. Un grupo de personas, recursos y objetivos con fines de lucro. Solo la a Solo la b Solo la c Todas Son entidades de apoyo a las empresas: a. INP b. SERCOTEC c. FONASA Solo la a Solo la c la a y b la a y c Un grupo de personas con un mismo fin pasa a constituir: a. Una asociacin b. Un Holding c. Una Gran Empresa la a y b la b.y c Solo la c Todas

2.

3.

4.

5.

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El Concepto Empresa
EMPRESA es toda actividad organizada encaminada a producir bienes y/o servicios que apunten a la satisfaccin de las necesidades del hombre. Adems, persigue una permanencia en el tiempo. Para ello es necesario que cuente con recursos (humanos y materiales) ordenados y combinados de forma tal que se cumpla con ese objetivo y adicionalmente constituya una actividad rentable. Esta sola definicin, sin profundizar mucho, ya te da respuesta a algunas preguntas del Pre Test. Un quiosco de venta revistas. Una maestranza. Un taller de costuras. de

SON EMPRESAS ESTO ES UNA EMPRESA

Un grupo de personas Recursos Objetivos productivos con fines de lucro

Si damos un paso ms respecto de lo que significa una EMPRESA, debemos aclarar algunos conceptos que estn en su definicin:

De manera muy general los recursos o factores productivos que se combinan para cumplir con los objetivos de una empresa son: Que estos Factores Productivos se combinen depender de dos elementos:
De la naturaleza del producto o servicio y De la tecnologa utilizada en el proceso productivo. Son los recursos naturales, los yacimientos RECURSO MATERIAL mineros, las reservas de agua, los bosques, insumos, materias primas, etc. Est formado por bienes tales como las maquinarias, edificios, el local comercial, CAPITAL Y TECNOLOGA y el dinero y las diferentes formas tecnolgicas de fabricar un bien o prestar un servicio. Est representado por las personas que RECURSO HUMANO prestan servicios a la empresa, el Gerente, jefes de departamento y los trabajadores. Al interior de una empresa se realizan actividades las que, para cumplir en buena forma con su objetivo, deben ser organizadas Estas actividades las podemos sintetizar en cuatro REAS FUNCIONALES:

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AREA DE COMERCIALIZACION

Es el rea encargada de darle salida al producto o servicio, de venderlo, de llevarlo al MERCADO

AREA DE PRODUCCION

La produccin es el proceso a travs del cual se crean bienes. Constituye un proceso de transformacin de las materias primas, insumos y energa mediante una tecnologa definida, con la utilizacin de hombres y mquinas. Se encarga de la administracin de los recursos econmicos de la empresa e incluye la determinacin de las fuentes de obtencin de los fondos necesarios para lograr los objetivos de ella.

AREA DE FINANZAS

AREA DE PERSONAL

El personal de una empresa, cualquiera sea su tamao y rubro, es su ms importante riqueza, ya que los objetivos slo pueden ser logrados a travs de disponer de recursos humanos.

Hasta este momento confirmo que toda actividad comercial es una empresa y que una empresa puede contar con un solo trabajador. Cada rea de una empresa tiene labores especficas que cumplir, las cuales podramos sealarlas de la siguiente forma: DETECTA las necesidades de los consumidores. DISEA el producto o servicio, y establece sus propiedades. ESTUDIA los potenciales mercados. DETERMINA el precio. ESTABLECE los medios de promocin y publicidad.

AREA DE COMERCIALIZACION

AREA DE PRODUCCION

.DEFINE el producto o servicio, disea sus caractersticas. DEFINE los procesos que lo llevarn a cabo. ESTUDIA mtodos eficientes de trabajo. SELECCIONA personal y materiales adecuados. ABASTECE, almacena y mantiene

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inventarios. DETERMINA costos del producto o servicio y controla la calidad.

AREA DE FINANZAS

ADQUIERE materias primas y compra de herramientas y maquinarias. SOLVENTA gastos en remuneraciones. CONTROLA la cartera interna y las cobranzas. ORGANIZA un sistema eficiente de contabilidad. MANEJA las relaciones financieras con bancos y otros organismos.

AREA DE PERSONAL

SELECCIONA y contrata personal. DESARROLLA instancias de capacitacin y adiestramiento. FIJA nivel de remuneraciones y comisiones. SUPERVISA el bienestar del personal. EVALA el rendimiento del personal.

Es importante destacar que en la prctica existe una relacin ntima entre cada una de estas reas funcionales, lo que permite asegurar que cualquier accin que se realice en un rea afectar directa o indirectamente a las otras reas. Si a esto se agrega el hecho que en una pequea empresa, el empresario se encarga de desarrollar la mayora ( y a veces todas ) las actividades de cada rea funcional, deber entenderse con mayor amplitud acerca de la necesidad de tener claro cada una de las tareas y de la relacin que existe entre ellas. No podemos dejar de mencionar otra actividad intrnsecamente ligada al desarrollo de una empresa: LA ADMINISTRACIN. LA ADMINISTRACIN es el proceso mediante el cual se distribuyen y asignan los recursos de la empresa con el objetivo de alcanzar una mayor eficiencia en el logro de sus propsitos. El proceso administrativo que le sirve de gua al empresario contiene las siguientes fases o etapas:

PLANIFICACION

Etapa en que se fijan las metas (produccin, ventas, utilidades, etc.) y los medios (promocin, marketing, etc.) de la empresa. Etapa en que se distribuyen los recursos y se asignan tareas, para lograr los objetivos de la Planificacin. Etapa encargada de guiar y orientar el trabajo productivo conforme a lo planificado y a la organizacin establecida.

ORGANIZACION

DIRECCION

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CONTROL

Etapa en que se evala si la actividad desarrollada por la empresa est de acuerdo a lo programado.

A esta altura de lo estudiado, es tiempo de hacer un alto y realizar un pequeo taller de anlisis. Es conveniente que lo comentes en grupo.

ACTIVIDAD
Ya sabes que: Un quiosco de venta de revistas, una maestranza y un taller de costuras, son empresas. Independiente de cuantas personas trabajen en cada una de ellas y cuantos sean los dueos. Conoces como se definen sus recursos, sus reas y su proceso administrativo. Con estos antecedentes indica, para cada una de estas tres empresas, cuales seran: SUS RECURSOS RECURSO MATERIAL CAPITAL Y TECNOLOGIA RECURSO HUMANO SUS REAS COMERCIALIZACIN PRODUCCIN PERSONAL FINANZAS SUS ETAPAS PLANIFICACIN ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL : : : : : : : : :

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Concepto Jurdico Empresa:


Ser empresario no es cosa de disponer de recursos, un local, ofrecer algn producto o servicio, para luego venderlo y listo. Ser empresario significa incorporarse a un grupo muy importante en el quehacer laboral y econmico del pas. De acuerdo a esto y a la realidad, nos podemos encontrar con dos tipos de empresarios: los que desarrollan su actividad fuera del marco jurdico (no pagan patente ni impuestos, no se rigen por normas laborales, sus recursos suelen ser muy limitado, etc.) y los que desarrollan su actividad conforme al marco jurdico ( es decir, operan al contrario de los anteriores). Todo empresario que desarrolla su actividad conforme a la ley, se dice que est FORMALIZADO. Es importante tener en claro que un empresario no formalizado tambin es reconocido por ejercer una actividad econmica y, entre otras cosas puede tener acceso a crditos.

Qu es la Formalizacin?
1. La FORMALIZACIN es un proceso, que consta de una serie de pasos, trmites y gestiones que puede realizar cualquier ciudadano para adquirir la calidad legal de empresario. La FORMALIZACIN no debe ser entendida como una obligacin burocrtica sin sentido, sino como un instrumento que permite al empresario ir pasando por etapas que cada vez lo proyecten ms a una estabilidad econmica y laboral. Si bien es cierto, conlleva una serie de trmites (que son fciles de cumplir), tambin es cierto que trae consigo una serie de beneficios y posibilidades para el empresario y su empresa.

Beneficios y Ventajas Legales de la Formalizacin


1. Se puede producir, transportar y vender sin riesgos de multas. Se puede "trabajar tranquilo". 2. La formalizacin permite integrarse a la sociedad como trabajadores y no como actividades marginales. 3. Permite recuperar el IVA. 4. Da acceso al sistema previsional ( A.F.P - Fonasa o Isapre) 5. Elimina los riesgos e irregularidades que sufren los no formalizados frente a sus proveedores y clientes. 6. Abre posibilidades para realizar negocios mayores y de nuevos mercados. 7. Abre posibilidades crediticias en distintas instituciones financieras. 8. Ayuda a ser ordenado en todo tipo de obligaciones internas y externas de la empresa. 9. El nico costo de la formalizacin tiene que ver con el tiempo que el empresario ocupar en obtener su legalidad y, tambin, con los gastos en que deber incurrir para obtenerla. Estos costos se vern compensados por los beneficios que se obtienen. Si conoces a alguien que tenga un negocio o algo que te parezca una empresa, pregntale si conoce los beneficios y ventajas de estar formalizado.

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ACTIVIDAD
Responde las siguientes preguntas: Por qu es importante la formalizacin de las empresas?

Es posible acceder a crditos sin estar formalizado?

Cules de todas las empresas del taller anterior estn formalizadas?

Es necesario y/o conveniente que toda persona o grupo de personas que realizan alguna actividad econmica estn formalizados?

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Concepto Econmico Empresa


Aunque para muchos especialistas, todos aquellos que desarrollan una actividad organizada encaminada a producir bienes y/o servicios son empresarios, para otros, tal actividad se puede clasificar como: MICRO EMPRESA, PEQUEA EMPRESA, MEDIANA EMPRESA Y GRAN EMPRESA, de acuerdo a su nivel de facturacin. De acuerdo a esto podemos sealar que ser Aqulla en que su nivel de ventas por productividad anual sea inferior a 2.400 UF. Aqulla en que su nivel de ventas por productividad anual oscile entre las 2.400 UF y las 25.000 UF. Aqulla en que su nivel de ventas por productividad anual oscile entre las 25.000 UF y las 100.000 UF. Aqulla en que su nivel de ventas por productividad anual supere las 100.000 UF.

MICROEMPRESA

PEQUEA EMPRESA

MEDIANA EMPRESA

GRAN EMPRESA

De esta forma podemos decir, entonces, que el concepto econmico de una empresa tiene que ver con el capital invertido; el cual, sumado a su nivel de ventas anuales, clasificar econmicamente a la empresa. Como puedes observar han aumentado los conceptos que involucran a la definicin de EMPRESA. Para reforzar lo ya visto, analiza el siguiente caso.

Estudio de Caso N1
Un buen da don Porfirio Contreras tom la decisin de dejar de ser apatronado, renunci a la empresa en la cual trabajaba y, con lo que retir, ms un prstamo que solicit en una financiera, se instal con un taller. Levant el taller, compr las mquinas y herramientas necesarias, contrat a un ayudante y con algunos contactos que se trajo se su "pega", comenz a trabajar en forma independiente, a ser su propio patrn. La "cosa" marchaba bien, trabajo no le faltaba, siempre "caa algo". Pero en algunas oportunidades tena que hacer algunas movidas, para darle algo al maestro, tener para l y para comprar material. Un da lleg a su taller un cliente a cotizar por un trabajo. En ese instante, mientras conversaban, don Porfirio se record de su ex jefe que le dijo. " Me alegro mucho que te independices, pero busca una buena asesora...", porque se estaba dando cuenta que el trabajo no lo podra realizar.

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Finalmente no tuvo capacidad para enfrentar tal trabajo y se perdi una muy buena oportunidad porque el cliente que lo visit era de una de las empresas grandes de la zona. Don Porfirio se consol recibiendo trabajitos como antes y haciendo las maromas de siempre para poder pagar. Incluso en cierta oportunidad una movida consisti en pedir una prrroga para pagar una cuota de una mquina que haba comprado. La "cosa" comenzaba a marchar con algunos altibajos y comenzaron a venir una y otra prrroga, se demoraba en pagarle al maestro y a veces tena que pedirle a un maestro amigo material prestado. Para qu hablar de la financiera. En cierta oportunidad se encontr con un ex compaero que tambin se haba retirado e instalado con un taller, tena una camioneta propia hasta con logotipo y que estaba comprando una buena cantidad de material para una obra. De pasadita le dijo... "es que yo soy contratista formalizado."

Casos como el anterior se repiten muy a menudo en cierto sector de empresarios, por esta razn hemos decidido narrarlo para que lo leas detenidamente, lo comentes y saques tus propias conclusiones. Observa que en todo el relato existen varias cosas que no se ajustan a lo que un empresario debe hacer y desarrollar para lograr su objetivo. Ms adelante volveremos a hacer algunos comentarios respecto de este caso.

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Clasificacin de las Empresas segn su Actividad


La actividad de una empresa se refiere a su giro, es decir para lo que fue creada segn sus objetivos. Al comenzar con una empresa, luego de formalizarla haciendo su iniciacin de actividades, el Servicio de Impuesto Internos clasifica al nuevo contribuyente de acuerdo a su actividad comercial. La clasificacin de la actividad puede estar incorporada en alguno de los siguientes grupos: a. b. c. d. e. INDUSTRIALES COMERCIALES FINANCIERAS DE SERVICIOS EXTRACTIVAS

Veamos en que consiste cada una de ellas. 1. EMPRESAS INDUSTRIALES

Son aquellas empresas que trasforman la materia prima en algn producto comercializable. En este tipo de empresa existen aqullas que transforman la materia prima en otro tipo de materia prima.

EMPRESA
Estructuras Metlicas Compaa Minera Andes Muebles Don Porfirio Aserraderos Arauco 2. EMPRESAS COMERCIALES

CARACTERSTICA
Transforma la materia prima en un producto comercializable. Transforma la materia prima en otro tipo de materia prima. Transforma la materia prima en un producto comercializable. Transforma la materia prima en otro tipo de materia prima.

Son aquellas que se dedican a comercializar artculos o productos ya elaborados o industrializados. En este grupo pueden existir empresas que fabrican, arman o envasan, y comercializan sus propios productos. Entre este tipo de empresas encuentran las mayoristas y las minoristas. Observa en siguiente cuadro y anota las empresas de tu zona que respondan a la clasificacin de la segunda columna.

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EMPRESA
Minorista Mayorista

CARACTERSTICA

Fbrica-Mayorista Arma-Minorista-Mayorista Envasa-Minorista-Mayorista 3. EMPRESAS FINANCIERAS

Corresponden a grupo de empresas que trabajan con circulante, es decir con dinero, o documentos valorados. Promueven el ahorro o el crdito

EMPRESA
Banco del Estado Financiera Conosur Caja de Compensacin Financiera Banefe 4. EMPRESAS DE SERVICIOS Ahorro-Crdito Crdito Ahorro-Crdito Crdito

CARACTERSTICA

Son empresas que ofrecen distintos tipos de servicios dirigidos a personas naturales o a otro tipo de empresas Los servicios generalmente son intangibles, es decir se paga por un producto que no se ve pero produce un efecto. Observa el siguiente cuadro:

EMPRESA
Aseo Industrial Instituto de Educacin CHILECTRA Radio Taxis Seguros 5. EMPRESAS EXTRACTIVAS Intangible Intangible Intangible Intangible Intangible

CARACTERSTICA

Este ltimo grupo de empresas si bien tiene algo en comn con alguna de las anteriores, tienen caractersticas muy particulares debido a que se dedican a extraer recursos naturales y someterlos a procesamiento o comercializacin. Observa el siguiente cuadro:

EMPRESA
Pesca Artesanal Buzos Mariscadores

CARACTERSTICA
Comercializacin Extraccin-Comercializacin
Aqu falta un tipo de empresa. Pero, no recuerdo cual. Voy a tener que repasar un poco.

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Clasificacin de las Empresas segn su Tamao


El tamao de la empresa es determinante en la forma de administrar el recurso humano. En el mundo productivo siempre han coexistido empresas de la ms diversa naturaleza, forma y tamao. En el mundo contemporneo, el problema de las dimensiones vara de un pas a otro (recordemos que en nuestro pas hay micro, pequeas, medianas y grandes empresas), particularmente si comparamos los pases industrializados con los de menor desarrollo. Sin embargo, hay una tendencia mundial de empresas menores de alta eficiencia. Hay diversas variables que sirven para clasificar las empresas segn su tamao, tales como: capital invertido, nmero de trabajadores, etc. Hemos visto en pginas anteriores la clasificacin que, de acuerdo a su nivel de ventas, se le da a las empresas en nuestro pas. A continuacin veremos algunas caractersticas que deben cumplir las grandes empresas y las empresas de menor tamao. Consideraremos de menor tamao a la micro, pequea y mediana empresa, llamadas tambin MyPES o PyMES.

Las Grandes Empresas:


1. TENDENCIA A LA ESPECIALIZACIN Y A LA PROLIFERACIN DE FUNCIONES En las grandes empresas resulta muy prctico que ciertas funciones especficas se agrupen en niveles gerenciales y estos se dividan en departamentos y subdepartamentos. La forma en que se relacionan las distintas unidades de una empresa se representan en los denominados organigramas.

El siguiente es un grfico parcial de un organigrama modelo: El organigrama de una empresa tendr la estructura correspondiente a sus necesidades 2. ESTRUCTURA JERRQUICA Las grandes organizaciones empresariales construyen un nivel sobre el otro formando mltiples sistemas y subsistemas, lo cual hace que para llegar a cierto nivel se deba proceder de acuerdo al denominado conducto regular.

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3. DESPERSONALIZACIN Lo importante es que la tarea u operacin sea ejecutada, no importa por quin. En las grandes empresas prima la productividad y rendimiento basado en normas de calidad. 4. RUTINAS PATROCINADAS Con este nombre se identifica a la serie de procedimientos establecidos, que deben ser seguidos por todos sus miembros para la realizacin de las diversas tareas. Estos estn incluidos en los llamados "Manuales de Procedimiento" y en "Circulares" o "Instructivos". 5. EXISTENCIA DE ORGANIZACIONES INFORMALES EN SU INTERIOR Las grandes empresas, producto de su propio tamao y complejidad, pueden tener severos problemas de comunicacin. Los canales regulares de comunicacin son a menudo inoperantes, pero, sin embargo, los canales "informales" de comunicacin son bastante eficaces y a menudo filtran informaciones estratgicas de reuniones de directorios o de gerentes, a los niveles ms bajos de la organizacin va "rumores o copuchas", mucho antes de que sean comunicados oficialmente. Otro factor de carcter informal que se genera al interior de las grandes empresas es la merma de material sea ste del rea productiva o del rea administrativa. Muy a menudo ocurre que de las bodegas, de los paoles o del stock de material de oficina desaparecen materiales, herramientas o elementos de oficina, los cuales son sustrados suponiendo que entre tanta cosa no se va a notar. Lo anterior est referido a diversas variables tales como: relaciones humanas, polticas de estmulo e incentivos, niveles de participacin, identificacin con la empresa, etc. Estas situaciones se superan cuando se logra un estilo de administracin que favorece un buen clima organizacional.

Las Empresas de Menor Tamao


1. AMBIENTE MS INFORMAL Y PERSONALIZADO Dada la pequea dimensin de la empresa y el menor nmero de trabajadores, resulta posible que el empresario establezca relaciones directas con cada uno de sus trabajadores. Obviamente esto se dificulta a medida que el tamao de la empresa crece. 2. MAYOR FLEXIBILIDAD Dado su menor tamao, estas empresas presentan estructuras flexibles que les permiten una mayor adaptabilidad a cambios y situaciones nuevas. Generalmente no hay manuales de procedimientos ni circulares ni instructivos, escasamente hay rdenes del da y con frecuencia estn sometidas a los requerimientos de las grandes empresas. 3. CONCENTRACIN DE FUNCIONES GERENCIALES EN EL EMPRESARIO O DUEO En las PyMES, los empresarios, que generalmente son los dueos, realizan las principales funciones gerenciales: gestiones financieras, supervisin de la produccin, negociaciones y acuerdos con proveedores, y desde luego concentran todas las decisiones de contratacin, remuneraciones y despidos del personal. Es muy comn encontrarse con empresarios que tratando que su empresa funcione mejor, las "hacen todas". 4. ESCASO DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS En concordancia con lo anterior, los procedimientos administrativos que se llevan a cabo son, en general, bsicos y simples.

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Muchas empresas de menor tamao son familiares, por eso es que se dan estas condiciones. Hay que reconocer que los microempresarios son bastante desordenados. Eso de llevar procedimientos administrativos simples y bsicos, son slo una justificacin.

Clasificacin de las Empresas segn su Capital


La creacin de una empresa puede tener distinto origen y objetivos especficos bien definidos. Una empresa puede ser creada por necesidades de una o ms personas para fines propios, nace as una empresa privada. Tambin puede ser creada por necesidades de una sociedad humana para fines comunitarios, nace as la empresa pblica o empresa fiscal Y por ltimo, puede ser creada por necesidades de ambas partes, es decir, puede ser creada por una o ms personas para fines propios y para beneficio de la comunidad, nace as la empresa mixta o semi fiscal. En las siguientes lneas podrs observar la diferencia entre ellas segn esta forma de clasificacin. 1. EMPRESAS PRIVADAS Son creadas por una persona natural o por ms de una persona, en este caso generalmente son sociedades de hecho o de derecho, formales o informales. En cualquier caso el capital proviene del aporte de la o las personas que la crean. Las empresas privadas pueden ser con o sin fines de lucro. Observa el siguiente cuadro:

EMPRESA
Taller Don Porfirio Porfirio Contreras y otro Porfirio Contreras y Cia. Fundacin Porfirio Contreras Comedor Abierto San Porfirio

CARACTERSTICA
Informal-Lucro Formal-De hecho-Lucro Formal-De Derecho-Lucro Formal-De Derecho-Sin Lucro Informal-Sin Lucro

y... el Hogar de Cristo, el Ejercito de Salvacin y Juan Prez y otros?

2. EMPRESAS FISCALES O PBLICAS Creadas exclusivamente con capitales estatales o fiscales, provenientes de la hacienda pblica o por capitales extranjeros entregados al estado. Las empresas pblicas o fiscales, pueden ser con o sin fines de lucro y todas, obviamente, son de derecho. Observa al siguiente cuadro:

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EMPRESA
FONASA CODELCO EMPRESAS SEMI FISCALES Sin Lucro Lucro

CARACTERSTICA

Creadas por capitales aportados por el estado y por particulares en proporciones establecidas de comn acuerdo. Una empresa semi fiscal est compuesta por representantes del estado y, generalmente, por representantes de una sociedad de derecho privado, ante un directorio que conduce los destinos de la empresa. Las empresas semi fiscales, tambin pueden ser con o sin fines de lucro. Observa el siguiente cuadro:

EMPRESA
Universidad de Chile

CARACTERSTICA
Formal-Lucro

Para evitar confusiones aclararemos que nos referimos a la institucin de educacin superior y no al Club de Ftbol. Todos los talleres que te propongamos en este Mdulo, deben ser trabajados exclusivamente por ti o por un grupo de estudio que t integres. La idea es que vayas estudiando lo que vas aprendiendo sin engaarte. Todo lo que aqu te entregamos son antecedentes muy tiles en tu futuro profesional.

ACTIVIDAD
Analiza junto a un grupo de compaeros, el siguiente caso: La Empresa de Don Lus Morgado, se dedica a la fabricacin de muebles para oficina. Las personas que trabajan en ella, con sus respectivas funciones son: El Gerente propietario, titular y cabeza principal de la empresa, se encarga de dirigir los aspectos principales de la organizacin. La Secretaria, desempea su funcin y adems se encarga de la compra de insumos, materias primas y artculos de oficina, contando para ello con la autorizacin del gerente. Auxiliar de Contabilidad, es el encargado de registrar y organizar la informacin. Asimismo, se encarga de los pagos a proveedores, remuneraciones del personal y del control de inventarios. El Jefe de Taller, tiene como responsabilidad la supervisin y el control de la produccin. Adems, se preocupa de otros aspectos relacionados con el personal bajo su cargo. Los operarios, son los encargados de las tareas directas de produccin. En total en la empresa de don Lus trabajan 7 personas. Con estos antecedentes: Grafica el organigrama que debera tener la empresa de don Lus:

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Haz una lista de los cargos que actualmente tiene la empresa, los responsables de cada uno de ellos y sus funciones:

CARGO

RESPONSABLE

FUNCIN

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ACTIVIDAD
Busca en las pginas amarillas de la gua de telfonos, en algunos diarios, observa por las calles cuando vayas o vengas al colegio, busca en Internet de la Sala de Enlace (solicita hora con tiempo) todos los antecedentes necesarios para construir una lista de unas 30 empresas reales que existan en la Regin del Maule y que cumplan con caractersticas ya vistas:

Actividad Tamao Capital Privada Fiscal Semi Fiscal

Industrial Comercial Financiera De Servicio Extractiva Econmica

Redes de Apoyo a las MyPES


Ser empresario no es cosa fcil. Se requiere de ideas claras, mucha constancia, dedicacin, esfuerzos y sacrificios. Varios empresarios han comenzado esta "aventura" con muchas expectativas y no todos han lograo mantenerse en el tiempo. En los archivos de las municipalidades existen un buen porcentaje de patentes de micro, pequeas y medianas empresas vigentes y en actividad, pero tambin hay un alto porcentaje de este tipo de patentes que no estn en actividad y que anualmente son declaradas sin movimiento. Sin considerar todas aqullas que con el tiempo han sido caducadas. Todos aquellos empresarios que no lograron perdurar en el tiempo, son las que siempre quisieron "rascarse con sus propias uas", que desconocan la existencia de redes de apoyo a las PyMES o bien que desconfiaron de su ayuda y nunca se preocuparon de informarse. En nuestro pas existe una muy importante Red de Apoyo a las PyMES, la cual conforme a sus integrantes, ofrece: asistencia tcnica, capacitacin, financiamiento, etc. A continuacin les daremos una breve descripcin de sus ms importantes integrantes. Quines integran la Red de Apoyo? Cul es su Principal Objetivo? Las instituciones que integran esta Red de Apoyo, pertenecen a estamentos gubernamentales y a organismos no gubernamentales, llamados ONG. Estas ltimas manejan fondos provenientes de privados y de instituciones extranjeras. Estas instituciones se agrupan en: Instituciones de Asistencia Tcnica y Capacitacin, e Instituciones de Financiamiento o Cofinanciamiento. 1. INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES Y ONG DE ASISTENCIA TCNICA Y CAPACITACIN CORFO (Corporacin de Fomento de la Produccin) y sus filiales: SERCOTEC (Servicio de Cooperacin Tcnica), CDP (Corporacin de Desarrollo Productivo) MIDEPLAN (Ministerio de Planificacin y Cooperacin) y su filial: FOSIS (Fondo de Solidaridad e Inversin Social) SENCE (Servicio Nacional de Capacitacin y Empleo)

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INP (Instituto de Normalizacin Previsional) CORPORACIN DE CAPACITACIN DE LA CONSTRUCCIN (ONG) 2. INSTITUCIONES NO GUBERNAMENTALES DE FINANCIAMIENTO Fundacin SOINTRAL (Sociedad de Inversiones para el Trabajo Ltda.) BANCO DEL DESARROLLO BANCO DEL ESTADO BANEFE 3. INSTITUCIONES INTERNACIONALES DE ASISTENCIA TCNICA, CAPACITACIN FINANCIAMIENTO OIT ( Organizacin Internacional del Trabajo ) GTZ ( Servicio de Cooperacin Tcnica Alemana ) LUZO CONSULT ( Institucin de Cooperacin Tcnica y Financiera Alemana )

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CORFO
La Corporacin de Fomento de la Produccin, posee una amplia oferta de productos a la que puede optar el sector privado con el propsito de impulsar el desarrollo empresarial, a travs de SERCOTEC y CDP, en lo referente a potenciar innovacin tecnolgica, a modernizar la gestin empresarial y al acceso de financiamiento para inversin productiva. Los productos que ofrece CORFO son: PROFO: Proyectos de Fomento FAT: Fondos de Asistencia Tcnica PREMEX: Programa de apoyo a la gestin de empresas exportadoras CRDITOS: de largo plazo a travs de bancos y compaas de leasing FONTEC: Fondo Nacional de Desarrollo Tecnolgico Productivo

SERCOTEC
El Servicio de Cooperacin Tcnica, es una filial de la CORFO encargada de desarrollar y promover programas de apoyo a la micro, pequea y mediana empresa. Administra fondos estatales y provenientes de organismos extranjeros para destinarlos preferentemente a: PROFOS, FAT y Capacitacin.

CDP
La Corporacin de Desarrollo Productivo, es una filial de la CORFO promueve programas de apoyo a las empresas en rea de la Asistencia Tcnica y en Proyectos de Fomento. Administra fondos provenientes de capitales extranjeros, estatales y de asociaciones de empresas.

FOSIS
El Fondo de Solidaridad e Inversin Social, es un servicio dependiente del Ministerio de Planificacin y Cooperacin que participa en el esfuerzo del pas por superar la pobreza. Promueve un estilo de trabajo participativo en los programas pblicos e identifica nuevas reas estratgicas en la lucha contra la pobreza. Acta en segmentos sociales de la poblacin no cubiertos por otras instituciones.

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SENCE
El Servicio Nacional de Capacitacin y Empleo difunde y supervisa el funcionamiento de sistema de capacitacin. Estimula las acciones y programas que desarrollen las empresas, a travs de la aplicacin del incentivo tributario, administra programas de capacitacin y otorga subsidio directo a Micro y Pequeas empresas. Promueve y coordina actividades de orientacin ocupacional a los trabajadores, as como fomenta la calidad de los servicios que prestan las instituciones intermedias y ejecutoras de capacitacin.

INP
El Instituto de Normalizacin Previsional, redistribuye los excedentes de los recursos de los cotizantes, devolvindolos en acciones de capacitacin y en programas de mejoramiento del quehacer empresarial. El INP permanentemente est invitando a sus cotizantes a participar en programas de diversa naturaleza, siempre en beneficio de los trabajadores y empresarios.

CORPORACIN DE CAPACITACIN DE LA CONSTRUCCIN


Es una institucin integrante de la red de la Cmara Chilena de la Construccin, a la cual pueden asociarse todo tipo de empresarios y hacer uso de: asesoras, programas de capacitacin, administracin de franquicias tributarias, deteccin de necesidades y seleccin de personal.

FUNDACIN SOINTRAL
SOINTRAL es un ONG de carcter privado, su misin otorgar crditos blandos al microempresario y apoyar acciones empresariales tales como: generacin de capital de trabajo, expansin de la empresa, asesora para la formalizacin y lnea de factoring. A SOINTRAL, pueden recurrir empresarios formales e informales.

BANCO DEL DESARROLLO


Organismo que otorga financiamiento a las empresas a travs de los siguientes programas: Lneas de crdito para reprogramacin de pasivos de pequeas empresas Financiamiento de inversiones de MyPES Financiamiento de insumos de produccin y comercializacin en el extranjero

BANCO DEL ESTADO


Organismo que otorga financiamiento a las empresas por medio de un Programa de Asistencia Crediticia, al cual se postula a travs de FOSIS. A este Programa pueden postular empresarios dueos de pequeos negocios o talleres formales e informales sin importar su rubro. El crdito otorgado puede ser destinado tanto para mejorar el lugar de trabajo, como para capacitacin y asistencia tcnica.

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BANEFE
Organismo que otorga financiamiento a las empresas por medio de un Programa de Asistencia Crediticia, al cual se postula a travs de FOSIS. A este Programa pueden postular empresarios dueos de pequeos negocios o talleres sin importar su rubro. El crdito es otorgado para financiar adquisicin de activos fijos y capital de trabajo.

OIT
La Organizacin Internacional del Trabajo, es una institucin que, en su misin contempla el desarrollo de diversos programas en beneficio de los trabajadores a nivel mundial. El programa ms importante que la OIT desarrolla en la actualidad es el de "Mayor Productividad y un Mejor Lugar de Trabajo", dirigido especialmente a las MyPES. Los programas que propone la OIT se canalizan por intermedio de instituciones tales como: SERCOTEC, INP, CDP, FOSIS y otras similares.

GTZ
La Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmbh, es una empresa del gobierno federal alemn. Est presente en 135 pases y su objetivo principal es asesorar a empresas y organizaciones en su ejecucin de proyectos empresariales. Otorga, adems, aportes financieros no reembolsables de fondos de cooperacin tcnica.

LUSO CONSULT
LUSO CONSULT, empresa de cooperacin tcnica y financiera alemana, acta en ms de 70 pases en el anlisis de planificacin, evaluacin y ejecucin de proyectos empresariales. La misin de LUSO es de contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de la poblacin en zonas rurales y urbanas, ligadas a la Micro, Pequea y Mediana empresa. Existen otras instituciones no gubernamentales y extranjeras que otorgan financiamiento a las MyPES, pero por razones de espacio slo hemos incorporado a las ms conocidas en el ambiente de la pequea y mediana empresa.

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Localizacin Geogrfica
Una de las principales herramientas de las empresas, para sobrevivir, es el conocimiento del entorno. El entorno es el medio en el cual se desarrolla la empresa, es decir, son las caractersticas del momento histrico en que se desenvuelve, tanto en lo econmico como en lo social. Tambin, son parte del entorno: el mercado formado por las empresas que compiten y que influyen sobre la empresa, las empresas que proveen de insumos y , en general, todas las instituciones y situaciones que pueden producir un cambio en la empresa. Son parte del entorno otras condicionantes lgicas, es decir: ser bueno un negocio de abarrotes si hay un supermercado enfrente; ser bueno instalar una ferretera cerca de la playa; ser bueno instalar un negocio de confites y juguetes en un sector de baja poblacin infantil, etc.? A esto agreguemos que las caractersticas de las empresas, al margen de su tamao, estn condicionadas a las reas productivas y ambientales del pas: minera, agricultura, martimas, etc. El conocimiento del entorno entrega dos tipos de informacin. Una que sirve, en el corto plazo, para manejar un negocio en forma eficiente, es decir, lograr las metas con los mnimos costos de produccin, gestin y ventas. Otra informacin, es aquella que le permite al empresario tomar una decisin sobre el futuro del negocio. Como podemos apreciar, el conocimiento del entorno permite controlar sus posibles defectos, o al menos, tenerlos en cuenta al momento de tomar decisiones. Esto depender del grado de cercana o lejana de la empresa con los distintos elementos que conforman su entorno.

El grado de cercana se denomina ENTORNO CERCANO y el grado de lejana se denomina ENTORNO LEJANO ENTORNO CERCANO
El ENTORNO CERCANO se caracteriza por ser el medio que tiene mayor contacto con la empresa, y, por lo tanto, lo que suceda en l, la afectar. En la direccin contraria tambin ocurre lo mismo, es decir, lo que le ocurra a la empresa afectar a su entorno ms cercano. El entorno cercano es, probablemente, lo que el empresario conoce mejor, por lo que, por sus propios medios puede lograr generar un cierto grado de control o conocimiento de cmo reacciona o cmo debe operar este entorno frente a determinadas situaciones. El entorno cercano presenta los siguientes componentes o elementos: LOS CLIENTES Los clientes son los diferentes tipos de compradores demandantes o consumidores a los cuales puede atender con los productos o servicios que ofrece la empresa. Ellos se definen de acuerdo a los tipos de mercado a los que se puede acceder, entre ellos se cuentan el mercado de consumidores finales, el mercado industrial, el mercado de intermediarios y los mercados internacionales. EJEMPLO: MERCADO FINAL: Son quienes compran el producto y lo utilizan de inmediato. MERCADO INDUSTRIAL: Son quienes compran el producto y lo utilizan como parte de un proceso. MERCADO INTERMEDIARIO: Son los que revenden el producto agregndole alguna caracterstica. MERCADO INTERNACIONAL: Son los clientes potenciales que estn fuera de Chile. LOS COMPETIDORES

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Son todas las empresas que se dedican a satisfacer las mismas necesidades que una empresa en particular, pero que pueden entregar una mejor calidad del producto elaborado o del servicio prestado, precios ms ventajosos, un servicio de venta y post venta ms amplio. EJEMPLO Estructuras Metlicas Don Porfirio: Material de primera calidad, puntualidad en la entrega. Estructuras Metlicas Mi Nieta: Instalacin y material de primera calidad. Estructuras Metlicas ESTRUNOR: Todo tipo de estructuras. Pintado del color que usted quiera. LOS PROVEEEDORES Los proveedores son todas las entidades que abastecen de materias primas e insumos de la empresa para que sta produzca los artculos o servicios que entrega al mercado. Cualquier cambio que hagan los proveedores, afectar a la microempresa. Por lo tanto, un conocimiento de lo que les ocurre, puede permitir tomar decisiones acertadas, o bien, poder prepararse para enfrentar el cambio EJEMPLO: Un ejemplo de esto son los efectos inesperados que produjo el invierno altiplnico en la zona agrcola y ganadera del norte del pas. La prdida de produccin afectar a las empresas del rubro alimenticio que se abastecen de este mercado. Los problemas en el Medio Oriente y la sobre alza en los combustibles afecta a todo el pas, puesto que se originarn aumentos en los precios de venta y servicios. La poca estival hace que algunos productos abaraten los costos de produccin respecto de otras pocas del ao. Mercado Internacional: Son los clientes potenciales que estn fuera de Chile. LOS INTERMEDIARIOS Los intermediarios son entidades que cooperan con la empresa para la promocin, venta y distribucin de sus productos. Si por alguna razn, el intermediario encuentra que el precio que l logra en el marcado no es lo suficientemente bueno, puede exigirle al empresario bajar los suyos o, tambin, si el intermediario logra ms ventas del producto, puede solicitarle al empresario aumentar su productividad para abastecerse. EJEMPLO Una empresa fabricante de bolsas de buena calidad de material y de impresin, induce a una buena presentacin de un producto bien elaborado. Las ofertas y promociones que realizan las distribuidoras hace que en algunos casos los productores mayoristas deban bajar los costos de venta al por mayor. Un producto nuevo en el mercado y de consumo masivo, hace que otro tipo de productos deban aumentar la productividad para abaratar sus propios costos de venta. EL PBLICO El pblico lo constituye todo tipo de grupo de personas que interacten directa o indirectamente con la empresa y que tienen un inters real o potencial en su existencia y en sus capacidades. El pblico son las personas que pueden llegar a vincularse con la empresa, porque la conocen y tienen inters en ella, desean adquirir sus productos, estn interesados en invertir, les preocupa la forma en que va a cumplir las metas trazadas, etc. EJEMPLO Los medios de comunicacin interactan directamente con las empresas por medio de la publicidad.

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Los medios de transporte interactan directamente con las empresas, por el flujo de pblico que ocuparn sus servicios. Los dirigentes vecinales interactan indirectamente con las empresas, por medio del mejoramiento del entorno y la fuente laboral.

ENTORNO LEJANO
La importancia del ENTORNO LEJANO radica en que el empresario, si bien no puede hacer nada en forma independiente por cambiar la situacin, puede observar cmo se comportan estos elementos, o qu tendencia tienen y de all tomar decisiones o modificar metas o actividades. El entorno lejano presenta los siguientes componentes o elementos: EL MEDIO DEMOGRFICO Y ECONMICO El medio demogrfico y econmico, lo conforman las variables o elementos que tienen que ver con los ingresos de las personas y la distribucin nacional por sexo, edad, educacin, etc. Este elemento le permite al empresario estudiar el mercado que est adquiriendo su producto o el mercado potencial que puede encontrar en ciertas comunas o regiones para su producto. EJEMPLO Una empresa de aseo domiciliario necesita tener conocimiento de sectores en los cuales puede ofrecer sus servicios. EL MEDIO TECNOLGICO Y NATURAL El medio tecnolgico y natural, incluye, por una parte, los elementos referidos al avance de la tecnologa, ya sea en el mbito nacional como extranjero; por otra parte, considera los cambios que se producen en la naturaleza, que pueden afectar las cosechas, plantaciones e incluso la disponibilidad de recursos que se crean eliminados ( rboles, aire, agua ). Dichos cambios pueden afectar a grandes sectores de la economa y a las empresas. EJEMPLO Normalmente los sectores de alta frecuencia o trnsito de pblico: playas, escuelas, etc. Es un buen mercado para productos de consumo rpido. El norte es un buen mercado para venta de poleras. El sur es un buen mercado para la venta de paraguas. EL MEDIO POLTICO Y LEGAL El medio poltico y legal lo conforman los documentos legales promulgados, el marco de tributacin existente y de impuestos especficos que son desarrollados en el aparato legislativo del Estado de Chile y en los concejos municipales. Los efectos de este medio afectan la tributacin, patentes, planos reguladores, medidas anticontaminantes, etc., a las cuales el empresario debe acogerse, lo que puede significar desgaste de fuerzas y uso de su tiempo para tramitaciones. Pero, tambin este marco poltico y legal puede ser una oportunidad para adaptarse y salir adelante con la empresa. EJEMPLO Es difcil encontrar en nuestra ciudad venta de productos alimenticios preparados en la calle y autorizados por la autoridad correspondiente. Sin embargo, en otras comunas esta situacin es permitida Difcilmente se autorizara la instalacin de una amasandera en el quinto piso de un edificio de departamentos. EL MEDIO SOCIOCULTURAL El medio sociocultural, se encuentra constituido por las instituciones como la iglesia, las fuerzas armadas, el aparato estatal y por los valores culturales tradicionales en nuestro pas como la familia, el folklore, la nacionalidad, la solidaridad, etc. Cualquier cambio de conducta de los componentes de este medio genera reacciones, tanto negativas como positivas, en la empresa y en los productos que elabora.

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EJEMPLO: Tal vez sera un negocio redondo la instalacin de una empresa elaboradora de comida rpida de productos chilenos (humitas, choclos con mantequilla, etc.), en el Schoping Talca. Difcilmente se autorizar la instalacin de una empresa metalmecnica en el Parque Universitario.

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ACTIVIDAD
Las siguientes son empresas de la zona, identifica ejemplificando para cada una de ellas cul sera entorno cercano y el entorno lejano.

EMPRESA

ENTORNO CERCANO

ENTORNO LEJANO

EMPRESA

ENTORNO CERCANO

ENTORNO LEJANO

EMPRESA

ENTORNO CERCANO

ENTORNO LEJANO

EMPRESA

ENTORNO CERCANO

ENTORNO LEJANO

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PRUEBA FORMATIVA
Nombre Curso Fecha : : :

I.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

VERDADERO O FALSO: Selecciona Verdadero o Falso segn corresponda.


Empresa es toda actividad encaminada a producir bienes y/o servicios El trabajo est representado por los recursos materiales. El rea de produccin se encarga de seleccionar al personal que contratar y la compra de materiales. La administracin es el proceso mediante el cual se distribuyen y asignan los recursos de la empresa. Quedar exento del IVA es un beneficio de la formalizacin. Una empresa industrial es aquella que transforma la materia prima en algn producto comercializable. Los Manuales de Procedimiento son instrumentos tpicos de las grandes empresas. En una empresa de menor tamao se vive un ambiente ms personalizado. Una empresa de aseo industrial es una empresa cuyo producto ofrecido es un intangible. La productividad de las MyPES flucta entre las 2.400 y las 25.000 UF.

II.

Trminos Pareados Cada concepto de la columna de la izquierda debes hacerlo coincidir con el concepto que esta en la columna derecha.
REA DE PERSONAL a. Encargada de administrar los recursos monetarios Conjunto de bienes y recursos monetarios utilizados para el desarrollo de actividad de la empresa Conjunto de metas y recursos necesarios para el logro de los objetivos Tramites necesarios legalmente la empresa para constituir las

1.

2.

REA DE FINANZAS

b.

3. 4. 5. 6.

TIERRA INSTRUCTIVOS FLEXIBILIDAD SEGUROS

c. d. e. f.

Negocio pequeo que satisface necesidades directas del cliente

Servicio intangible que permite recuperar el valor de un bien que sufre un siniestro Conjunto de normas que permiten desarrollar una actividad en forma ordenada y sistemtica

7.

FORMALIZACIN

g.

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8.

ALMACN

h.

Caractersticas de la pequea empresa para cambiar su planificacin de acuerdo a las necesidades de la entidad. Est relacionada con el recurso humano de su seleccin y contratacin Recurso material que est formado por el recurso natural y materias primas

9. 10.

CAPITAL PLANIFICACIN

i. j.

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UNIDAD II

FORMAS JURIDICAS DE EMPRESA

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INTRODUCCIN
En los captulos anteriores hemos hecho mencin a la importancia que tiene una empresa formalizada, sin dejar de lado que una empresa informal de igual manera es considerada por el Estado, puesto que desarrolla una actividad econmica; no obstante, por este hecho no tiene existencia como tal. Pareciera esto ser una contradiccin, pero no lo es desde el punto de vista prctico, sin embargo, desde el punto de vista jurdico, es necesario que toda empresa, tarde o temprano, se formalice. La presente Unidad les dar a conocer de manera ms explcita el proceso de formalizacin y los pasos a seguir para los diferentes tipos de empresas que se pueden crear en nuestro pas.

OBJETIVO ESPECIFICO:
Los alumnos y las alumnas debern: Identificar las figuras jurdicas de Persona Natural y Persona Jurdica: Sociedades de Hecho y de Derecho

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PRE-TEST
Nombre Curso : : Fecha :

I. Verdaderos y Falsos Selecciona Verdadero o Falso segn corresponda


1. 2. 3. 4. 5. Todos los comerciantes estn reconocidos por la Municipalidad En las notarias se puede legalizar una empresa Si toda una familia decide instalar y administrar un negocio grande, significa que son una sociedad Un club de ftbol de barrio es una sociedad Un club de ftbol profesional es una sociedad

II. Seleccin Mltiple En cada una de las siguientes preguntas, indica cul o cules de las alternativas propuestas son correctas:
1. Para vender en la va pblica los comerciantes deben: i. Ser artesanos. ii. Tener permiso municipal. iii. Tener patente. Slo I Slo II Slo III Ninguna 2. Cul de los siguientes nombres de empresas crees que representan a una Sociedad? i. Porfirio Contreras y otro. ii. Porfirio Contreras y Compaa Ltda. iii. Taller Don Porfirio I y II Slo I Slo II Todas 3. Deben emitir boletas: i. Porfirio Contreras y otro. ii. Porfirio Contreras y Compaa Ltda. iii. Taller Don Porfirio. Solo I Slo II Slo III Todas 4. Socio es: i. ii. iii. Solo I

Un compaero de trabajo. Un trabajador de una empresa. Un copropietario de una empresa. I y II Slo II II y III

5. Una Sociedad puede tener: i. Una sucursal en la misma ciudad. ii. Una sucursal en cualquier parte del pas. iii. Una sucursal en el extranjero. Solo II Solo III II y III Todas

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Concepto de Persona Natural


La manera ms sencilla de administracin y formalizacin de una empresa consiste en reunir toda la actividad empresarial en una sola persona (su dueo), el cual legalmente se llama PERSONA NATURAL. Esto significa que la empresa lleva el mismo nombre de su dueo. Los pasos a seguir por un empresario para formalizarse como Persona Natural son:

EL EMPRESARIO INDIVIDUAL
En nuestro pas existen muchas personas de esfuerzo que han levantado un taller, un negocio o que trabajan por cuenta propia prestando algn servicio, pretendiendo ser sus propios patrones. Incluso involucran a toda o parte de la familia directa en la actividad que desarrollan (esposa e hijos), debido a que desconfan de terceros o bien porque creer que solos pueden llegar a ser exitosos en su desafo. Estos motivos son los principales para que un empresario decida formalizarse como Persona Natural. Generalmente la actividad la desarrollan en un taller o negocio habilitado en su propia casa y la jornada laboral la imponen ellos mismos de acuerdo a la demanda de trabajo. EJEMPLO: Un ejemplo cercano de Empresario Individual, es Don Lus y la Ta Mara, los concesionarios de los quioscos de nuestro colegio. Ellos desarrollan una actividad comercial en la cual son los nicos dueos.

LA MICRO EMPRESA FAMILIAR


La Microempresa Familiar es una empresa que pertenece a una o ms personas naturales que realizan sus actividades empresariales en la casa habitacin en que residen. Las labores profesionales, oficios, comercio, pequeas industrias o talleres, artesana o cualquier otra actividad lcita que se realizan en ese domicilio son entonces, de prestacin de servicios o de produccin de bienes; sin embargo la ley excluye aquellas actividades consideradas peligrosas, contaminantes y molestas. En consecuencia, deben cumplirse los siguientes requisitos: Que la actividad econmica que constituye su giro se ejerza en la casa habitacin. Quien desarrolle la actividad sea legtima(o) ocupante de las casa habitacin familiar (casa propia, arrendada, cedida). Que en ella no trabajen ms de cinco trabajadora (es) extraa(o)s a la familia. Que sus activos productivos (capital inicial efectivo) - sin considerar el valor del inmueble en que funciona - no excedan las 1.000 UF ($16.918.360 segn valor UF al 01/01/2003). A continuacin se enumeran los principales temas del rea tributaria que estn relacionados con las Microempresas Familiares: Las MEF, nacen con la promulgacin de la Ley N19.749, que beneficia a: Microempresaria(o)s que no han podido formalizarse por limitaciones en las normas de zonificacin industrial o comercial. Microempresaria(o)s que tienen una empresa en funcionamiento sin estar formalizada (no poseen Patente Municipal y/o no han Iniciado Actividades en el SII). Los beneficios de las microempresas que funcionan en el sector formal tambin son vlidos para las Microempresas Familiares, sin embargo Ley MEF agrega otros como son: Pueden acceder a un procedimiento simplificado e integrado de Inicio de Actividades, cambio de domicilio o de actividad, y obtencin de patente municipal, al momento de efectuar la formalizacin en el Municipio. Les permite realizar trabajos por encargo de terceros que se conoce como "maquila" (sin la existencia de IVA), donde el contribuyente que encarga el trabajo emite una factura de compra por los trabajos realizados.

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EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA


a. b. La ley aprobada en el Parlamento, consiste bsicamente en lo siguiente: Se autoriza a las personas naturales para constituir empresas individuales con responsabilidad limitada. Estas empresas debern constituirse por escritura pblica, cuyo extracto se inscribe en el registro de comercio y se publica en el Diario Oficial, (formalidades idnticas a las que la ley contempla para las sociedades de responsabilidad limitada y annimas); La escritura de constitucin debe individualizar a su propietario e indicar el nombre de la empresa, su capital inicial, la actividad econmica o giro, su domicilio y la duracin, pudiendo ser indefinida. Cumplidas las formalidades de constitucin, nace a la vida jurdica y comercial, una nueva persona jurdica, siempre comercial, cuyo objeto puede contemplar actividades civiles o comerciales de cualquier especie, salvo las reservadas exclusivamente a las sociedades annimas; El propietario de la empresa individual responde con su patrimonio, slo de los aportes efectuados a la empresa. La empresa, por su parte, responde por las obligaciones generadas en el ejercicio de su actividad, con todos sus bienes. El nombre de la empresa deber llevar el nombre de su propietario o un nombre de fantasa, una referencia a su objeto o giro ms la abreviatura "E.I.R.L." Debe darse formalidad y publicidad especial a los contratos que celebre la empresa individual con su propietario, cuando ste acta dentro de su patrimonio personal. La administracin de la empresa corresponde a su propietario, sin embargo este puede dar poderes generales o especiales para ello, a un gerente o mandatarios. Las utilidades retiradas por el empresario, pertenecen a ste y no al patrimonio de la empresa. Se establecen las causales de trmino de la empresa, entre las cuales destacan la voluntad del empresario, la llegada del plazo o la muerte del titular. A su vez, se establecen los mecanismos para que, en caso de fallecimiento del titular, sus herederos puedan continuar con la empresa; Se establece la posibilidad que una empresa individual se transforme en sociedad o que, una sociedad pueda transformarse en empresa individual, cuando su capital se rene en manos de una sola persona. Todo el rgimen jurdico aplicable a la empresa, incluso en materia tributaria y de saneamiento de la nulidad por vicios en que pudo haberse incurrido en su constitucin o reforma, es el estatuto jurdico de las sociedades de responsabilidad limitada.

c.

d.

e.

f. g. h. i. j. k. l.

m.

Concepto de Persona Jurdica


La PERSONA JURDICA representa a aquella empresa que est compuesta por dos o ms personas, donde cada uno hace un aporte de capital para la puesta en marcha de la empresa. Generalmente estos aportes se calculan en trminos de porcentajes. A este tipo de empresas comnmente se le llama Sociedad y puede estar constituida de cualquiera de las Siguientes formas:

SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA


Las Sociedades de Responsabilidad Limitada, sean civiles o comerciales, se constituirn por escritura pblica que contendr la declaracin de que la responsabilidad personal de los socios queda limitada a sus aportes o a la suma que stos indiquen. Estas sociedades no podrn tener por objeto negocios bancarios y el nmero de sus socios no podr exceder de cincuenta. La razn o firma social podr contener el nombre de uno o ms de los socios, o una referencia al objeto de la sociedad. En todo caso, al escribir el nombre de a razn social

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deber terminar con la palabra "limitada", sin la cual todos los socios sern solidariamente responsables de las obligaciones sociales. EJEMPLO La Empresa Korlaet y Ca. Limitada, es una sociedad formada por socios que en este caso son familiares, y que difcilmente superan los cincuenta. Originalmente la empresa era de un empresario individual, posteriormente a cada miembro integrante de la futura sociedad se le entreg parte del capital que pas a constituir la empresa que es hoy. Comnmente a esta empresa se le llama Supermercado Korlaet, all est la razn o giro de la empresa.

SOCIEDAD ANNIMA
La Sociedad Annima es una persona jurdica formada por la reunin de un fondo comn, suministrado por accionistas responsables slo por sus respectivos aportes y administrada por un directorio integrado por miembros esencialmente revocables (cambiables). El capital de las Sociedades Annimas, se divide en pequeas partes iguales y cada una de ellas recibe en nombre de ACCIN, tomando un valor monetario, el cual es pagado por el socio inversionista en el momento de formar parte de la Sociedad. Los socios que invierten en una Sociedad Annima pueden ser Personas Naturales o Personas Jurdicas. La Sociedad Annima es siempre mercantil, an cuando se forme para la realizacin de negocios de carcter civil. La Sociedades Annimas pueden ser de dos clases:

Sociedad Annima Abierta


Las Sociedades Annimas Abiertas son empresas de grandes capitales, que no pueden ser aportados por una sola persona, por esta razn es que su capital es dividido en acciones, de esta forma el capital es aportado por varios accionistas. Hacen oferta pblica de sus acciones (Accin: parte del capital). Tienen 500 o ms accionistas. A lo menos el 10 % de su capital suscrito pertenece a un mnimo de 100 accionistas. EJEMPLO: El Banco de Crdito e Inversiones, la AFP PROVIDA, la ISAPRE NORMEDICA, son casos de Sociedad Annima Abierta. Por ley todos los bancos, las Afp, las Isapres deben ser Sociedades Annimas Abiertas porque sus capitales son transformadas en acciones las cuales son transadas en el mercado de capitales

Sociedad Annima Cerrada


Son Sociedades Annimas Cerradas aqullas que no tienen las caractersticas anteriores, no obstante pueden regirse por las normas de las Sociedades Annimas Abiertas. Generalmente estas Sociedades son conformadas por socios que tienen una misma especialidad o profesin. Su aporte tambin es en acciones, pero no son transadas en el Mercado de Capitales, ya que el ingreso a la sociedad no es libre. Al formalizar una Sociedad de Derecho, es necesario asesorarse por un abogado y regirse por las Leyes N 18.046 y N 3.918, sobre Leyes Sobre Sociedades Annimas y de Responsabilidad Limitada

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EJEMPLO: La Sociedad de Inversiones Pucar S.A. es una sociedad de mdicos. Tejidos y Confecciones Kanal S.A. es una sociedad de empresarios del tejido.

SOCIEDAD DE HECHO
Esta modalidad est compuesta por dos o ms personas y es de fcil constitucin, puesto que slo necesita la firma de un notario. En las Sociedades de Hecho cada socio es codeudor solidario del otro hasta el total de sus bienes, es decir que en caso de liquidar la sociedad, los socios responden incluso con sus bienes particulares: casa, auto, enseres, etc. La Sociedad de Hecho vale como tal solamente entre los socios, pero ante las autoridades no es reconocida como sociedad, no posee personalidad jurdica y por lo tanto no tiene patrimonio propio. Su mayor desventaja tiene que ver con la poca confianza que presente ante los bancos o instituciones financieras a la hora de intentar obtener crditos. Sin embargo, la gran ventaja de esta modalidad es su rpida constitucin y puesta en marcha. EJEMPLO: Porfirio Contreras Montenegro y otro. Mara Antonieta Prez Pereira y otras. Son casos de Sociedades de Hecho. En cada caso uno de los socios identifica a la sociedad.

ACTIVIDAD
Realiza un listado de empresas que operan en la zona. Completa la tabla indicando el tipo de empresa que representa cada una de ellas, segn el marco jurdico. Sugerencias: Busca en las pginas amarillas de la gua de telfonos, en Internet, llama por telfono y consulta, o has una visita a estas empresas, consultando que tipo formalizacin tienen.

EMPRESA

FORMA JURDICA

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El caso siguiente no es una situacin que no se d en la prctica, es muy habitual de encontrar y tal vez podra ser un caso que t tienes cerca. Analzalo detenidamente, porque con lo que ya sabes podras tener una buena opinin frente a este caso.

PRUEBA FORMATIVA
Nombre : Curso : Fecha :

I. Verdaderos y Falsos Selecciona Verdadero o Falso segn corresponda


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Una Persona Natural es el propio dueo de un taller. Una familia que administra un almacn instalado en el propio domicilio es una Persona Natural. Las Financieras son Sociedades de Responsabilidad Limitada Nuestro liceo puede constituirse en Sociedad de Responsabilidad Limitada, en que todos los apoderados sean socios. El nmero de acciones de una Sociedad Annima no puede exceder de 50. Los Bancos son Sociedades Annimas Cerradas. Las Sociedades Annimas Abiertas transan sus acciones en el mercado de capitales. Para un grupo de 30 profesionales de distinta profesin es recomendable una Sociedad Annima Cerrada Una Sociedad de Hecho se puede constituir en una Notara con la presencia de un abogado. La Sociedad de Hecho no posee personalidad jurdica.

II. Completacin Debes llenar el espacio inicial de cada aseveracin con el o los trminos relacionados con los contenidos tratados anteriormente.
1. La manera ms sencilla de formalizacin de una empresa se llama 2. Una Sociedad de Responsabilidad Limitada puede ser . 3. La 4. El capital de una persona. es siempre mercantil. no puede ser aportado por una sola .

5. En las Sociedades de Hecho cada socio es solidario del otro. 6. Una de las desventajas de las Sociedades de Hecho es que no son confiables ante los y
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7. Los socios que intervienen en una Sociedad Annima pueden ser o 8. Las Sociedades Annimas son administradas por un por miembros revocables. 9. La o nombre de uno o ms de los socios. 10. La dos o ms personas. . integrado podr contener el

representa a aquella empresa que est compuesta por

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UNIDAD III

ADMINISTRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA BODEGA

INTRODUCCIN:
Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es de vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas, en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la recepcin de materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles permiten a las empresas alcanzar grandes estndares de eficiencia. Por lo anterior, es necesario utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales, conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de bodega. Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta debers analizarlos con el mayor inters, utilizando tu capacidad lgica ms que la memorizacin. Si te propones el estudio con entusiasmo y dedicacin, el aprendizaje no te presentar dificultades. Cabe mencionar que, los contenidos estn preparados y programados de tal forma que su comprensin y posterior dominio de la unidad, te servir para desarrollar de mejor forma tus capacidades laborales.

OBJETIVOS
Las alumnas sern capaces de: 1. Comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas, en una empresa industrial. 2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepcin de materiales. 3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles. 4. Utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales. 5. Conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de bodega.

Administracin de Bodega y Control de Inventario

ADMINISTRACIN DE BODEGAS La Empresa:


A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s. Es de sentido comn que, antes de empezar a discutir las tcnicas de direccin, se examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propsito es que los dirigentes de un rea de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella. Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia cuando se habla de "empresa industrial", primeramente habr que definirla. Se hablar indistintamente de "empresa industrial", "empresa", "compaa" o "firma", si bien los ltimos dos trminos se aplicarn generalmente a las empresas del sector privado.

Empresa industrial
Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y distribuir mercancas o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propsito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los mismos. En esta definicin estn comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades annimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de cooperativas. Se incluyen en la misma los pequeos establecimientos industriales, pero no las industrias de artesana y domsticas independientes, las pequeas tiendas de venta al por menor ni las pequeas explotaciones agrcolas. Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:

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PRODUCCIN Industrias manufactureras. Industrias de elaboracin. Industrias extractivas. Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la edificacin). Agroindustrial (en escala industrial).

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SERVICIOS Transporte Produccin de energa elctrica y otros servicios pblicos. Reparacin, conservacin, limpieza y otros servicios. Distribucin (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor). Hoteles y Restaurantes. Informacin y servicios de esparcimiento.

ACTIVIDAD
Realiza un listado de 15 empresas de la zona segn la clasificacin de sus actividades industriales que reciben dentro de la administracin de bodega. Sugerencias: Busca en las pginas amarillas de la gua de telfonos, en Internet, llama por telfono y consulta, o has una visita a travs de sus sitios Web a estas empresas, consultando que tipo de actividades industriales realizan.

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ADMINISTRACION DE BODEGA
Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de stas disposiciones al interior de las bodegas. La utilizacin del espacio disponible implica una constante improvisacin y traslado de los artculos a lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicacin a nuevas recepciones.

PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS


Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter generalista, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y caractersticas propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento. 1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o gua de despacho del proveedor, y rechazar productos que estn deteriorados o no correspondan a la compra.

2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo segn corresponda, cualquier irregularidad en la recepcin.

3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso.

4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan

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el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones elctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, prdidas, deterioros, peligros de contaminacin e incendio, etc.

5. Despachar los bienes y materiales, segn las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" otro documento interno.

6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

1. RECEPCIN DE MERCADERAS La Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepcin de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderas, adquiridas por la empresa. Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Cuando sea necesario una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante de la compra. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor.

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Responsabilidad proveedores SU responsabilidad

Entregar productos en BUEN ESTADO Rechazar todo aquello que no venga en perfectas condiciones.

2. ALMACENAMIENTO Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas ms adelante.

No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos. 3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERAS Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas. Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controlados por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de Existencias y l debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contralora.

El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

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4.-

REGISTROS

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribucin; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo fsico, a lo menos, de: rdenes de Compra (copia). Vales de requisicin o entrega. Plano de Bodega y distribucin de las reas de almacenamiento. Guas de Despacho de proveedor salida. Guas de Ingreso Registros computacionales. Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de una Bodega.

RECEPCION

ALMACENAMIENTO

DESPACHO

REGISTROS

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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES


El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean stas materias primas, materiales, repuestos y mercaderas en general, que se relacionan con alguna de las siguientes caractersticas y normas : a. Que sean adquiridas por la empresa. b. Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente. c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir algn tratamiento especial. Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o clientes que no correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn autorizadas por algn funcionario superior que se har responsable de este hecho. 1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la funcin de adquisicin deber remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artculos que van a recibir: cantidad, cdigo, calidad (especificaciones tcnicas), proveedor y fecha de recepcin. 2. Previo a la recepcin de las mercaderas, el bodeguero debe exigir la Gua de despacho del proveedor, que acompaa los artculos requeridos. Cada gua debe corresponder a una Orden de Compra.

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3. El encargado de bodega chequear las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y las Guas de Despacho. Verificar que los artculos recibidos corresponden exactamente a los solicitados. 4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de bodega procede a firmar las guas de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la gua y archiva el original. En caso de ausencia de gua, el encargado de bodega indicar su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guas de Recepcin internas, que se adjuntan a las guas de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa. 5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo sealado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones Recepcin parcial por cantidad inferior (por esto se usa Gua de Recepcin). Recepcin parcial por rechazo (constancia en Gua de Recepcin). Devolucin de gua y materiales proveedor, informando a su superior. 6. El encargado de la recepcin deber realizar inspeccin en aquellos envases con roturas o marcas de dao, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.

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ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES


El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr: Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. Mayor rapidez de operacin, Control ms expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados. Las normas que se deben tener siempre en cuenta son :

1 Para permitir que la recepcin, y la entrega de materiales sea fcil, rpida y segura, se deber disponer de un rea dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan efectuar la recepcin y despacho de los materiales.

2 En el almacenamiento se debe disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artculos y contar con pasillos entre las estanteras para un fcil manejo y transporte de los materiales.

3 Disponer medios de proteccin contra la contaminacin, daos y deterioros de los materiales producida por organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos.

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4 Disponer medios de proteccin contra daos y deterioros de los materiales y contar con extintores de incendios.

5 Se debern tomar especiales precauciones en el almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o duracin limitada, y aquellos que se alteran por la accin de la luz, calor y humedad.

6 Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona, sean o no funcionarios de la empresa. El acceso slo ser posible con la autorizacin del Jefe de Bodega o Encargado de Bodega.

7 Apile sobre Pallets, nunca directamente sobre el suelo, evita el dao de los envases y la absorcin de la humedad de los pisos. En el suelo puede apilar materiales a granel como arena, ripio, bolones.

ACTIVIDAD
Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a implementar procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que debe realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales e insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo.

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Realizar esta actividad ocupando herramientas como: Internet Work Excel

PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION


La distribucin del rea de almacenamiento se basa generalmente en la clasificacin de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. De acuerdo al estudio de las mercaderas y sus movimientos, indicarn cuales irn a las reas de menudeo, a la de bultos o a una combinacin de ellas.

Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artculos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilizacin que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deber llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un mximo aprovechamiento del espacio. Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposicin un Plano de bodega y distribucion, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposicin general de los pasillos, las reas de almacenamiento y sus lmites, la posicin de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc. La Carta de Distribucin constituye un elemento eficaz para el Control del almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como gua e informacin, entre los encargados de las actividades de Bodega.

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Distribucin del almacenamiento Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya que la construccin de una sola planta ofrece un mayor espacio til por inversin, en parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras y elevadores y porque hay ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar cargas en los pisos superiores.

En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metlicas, modulares, de tipos estndares, que reducen considerablemente los costos de construccin. La limitante principal a esta recomendacin, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas. La distribucin de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de informacin, relativa a los materiales que se almacenarn, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para funcin, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con:

ACTIVIDAD
Agrpese con 3 de sus compaeros y grafique el plano para de la bodega de un Supermercado, indicado las reas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadera

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NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS


Capacidad de la Bodega Equipos empleados en la Bodega Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicacin en la Bodega, por lo que deben contener informacin relativa a las siguientes caractersticas: 1. Naturaleza Las condiciones del almacenamiento varan segn esta caracterstica del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los ms expuestos a robos. Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre s y de los otros materiales. Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la accin de algunos agentes atmosfricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartn. 2. Volumen, peso y forma Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas caractersticas, al planearse un almacenamiento racional. As, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor volumen y adems son pesados. Con aquellos bultos que sean frgiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten daados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los que se detallan mas adelante. Actividad o movimiento de los artculos

Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo almacenarse en reas de fcil acceso, en donde se les pueda manejar rpida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad.

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3. Respecto de esta caracterstica hay que distinguir dos aspectos. Primero: se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relacin con la cantidad que normalmente se depositar, no solo representa un desperdicio de espacio sino que tambin de tiempo y esfuerzo.

Segundo: se refiere a la cantidad y tamao de los elementos a almacenar. En este caso, la dificultad en la distribucin de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamao de ellos; tenindose que cantidades grandes de bultos uniformes son fciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeas de bultos distintos, requieren un planeamiento mas especializado.

Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos. Cuando se almacenan mercaderas en cantidades inferiores a bultos estndares de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajoneras especiales. Si es corriente este caso, habra que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribucin general de las Bodegas. 4. Capacidad de las bodegas En relacin a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar: Dimensiones de las superficies de almacenamiento. Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura. Ubicacin de las puertas y ventanas. Servicios de carga y descarga. Distancias entre estantes, tanto para la conservacin de las mercaderas, como para su proteccin contra incendios.

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EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS


La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de: a) Estanteras, b) Casilleros, c) Pallets o tableros, d) Cajoneras, etc. La seleccin misma del equipo depende de la capacidad del rea de almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destine. Una clasificacin general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se detalla a continuacin: a) Estantes La utilizacin de estantes permite un acceso fcil a las mercaderas y un mximo aprovechamiento del espacio cbico; en especial en el almacenamiento de artculos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros. Los estantes pueden ser rgidos y desmontables, construidos en acero en madera. Los tipos de estantes de uso ms frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonera para el almacenamiento de artculos de despacho irregular.

Uno de estos tipos son las estanteras de tablero que se utilizan especialmente en el agrupamiento y el apilado de lotes pequeos. Por lo general son desmontables. Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos y estantes ajustables para permitir su adaptacin al alto de la carga. Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad. Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de diferentes tipos. b) Tableros Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son conocidos como pallets. Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinacin de ambos.

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La utilizacin de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran numero de bultos y artculos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribucin de la Bodega implica un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las dificultades que se le presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de l, debiendo considerarse como objetivo primordial de la Distribucin de Bodegas, el mximo y mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una proteccin adecuada y una atencin expedita de los materiales. Factores que son necesario analizar para la determinacin del espacio, es el siguiente

Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.


Caractersticas relativas a tamao, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc. Normas para espaciamiento, pasillos, reas de carga y descarga. Limitaciones fsicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.) Formas y dimensiones de las superficies en relacin con los tipos de materiales a almacenar. Situacin con respecto a los equipos de manejo. Planes de aumento de la produccin o cambio en los planes de venta. Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales). Cargas admisibles de los pisos y su ubicacin. Altura de las Bodegas. Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial. En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribucin flexible, con un planeamiento dinmico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique. Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las mayores posibilidades de:

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Reduccin de gastos. Aumento de la eficiencia de las operaciones. Disminucin de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte. Ahorro de mano de obra. Disminucin de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo. Reduccin de prdidas por ausentismo. Otros.

En atencin a los mltiples y variados problemas que presenta la manipulacin de los materiales y que afectan a la eficiencia y economa de la bodega y al servicio que sta presta, es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como: Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminndolos o combinndolos, Mecanizacin mxima de los movimientos, Recorrido mnimo de los materiales, Empleo de equipos estndares, que han probado su eficacia, Necesidad de montacargas, Gras Horquillas, etc. Capacidad de los aparatos de manipulacin (unidades por hora que puedan manejar), Caractersticas del material a transportar: o Cantidad de materiales, o Frecuencia de movimientos, o Largo de la ruta, o Direccin de los desplazamientos, Limitaciones : o Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren), o Ancho de pasillos, o Clases de equipos aptos para mover los materiales, o Conservacin y reparacin de los aparatos.

La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa deber contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera. Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay que manejar. Sin embargo, para facilitar la seleccin de ellos, se han dividido en cuatro clases principales que son: 1. Transportadores, o correas, 2. Gruas horquillas, 3. Vehculos industriales (como puentes gras, gras de alta tonelaje, camiones gras) 4. Equipo colocador y transbordador.

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Normas de apilamiento

Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y traslado de materiales, mercaderas y productos.

Apilamiento de caja Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehculos de transporte

En el apilamiento se pueden utilizar diferentes tcnicas:

Empleo de esquineros verticales y ensunchado EMPLEO DE ENVOLTORIOS O RECUBRIMIENTOS PLSTICOS

Algunos tipos de pallets


Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran: Pallet simple Pallet de doble entrada

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ROTACION DE PRODUCTOS SEGN FECHA DE VENCIMIENTO La rotacin de productos es una norma de gran importancia y tiene relacin con la entrega o salida de los materiales desde la bodega. La rotacin est en funcin de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento ms prximo. No deben mantenerse productos vencidos. El primero en entrar ser el primero en salir. Esta regla tambin se aplica a los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los productos qumicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricacin, pero su vida til o su calidad se ve disminuida o deteriorada si estn expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol.

La rotacin debe ser : Planificada anticipadamente. Realizada de manera de evitar la formacin de saldos. A tiempo, para evitar alcanzar el lmite de conservacin de algn producto. Las mercaderas poseen etiquetas, timbres o cdigos que indiquen su fecha de elaboracin. Las mercaderas con una misma fecha estn almacenadas en lotes independientes de otras mercaderas con fechas diferentes.

La no observacin de esta norma conduce a prdidas innecesarias y perfectamente evitables.

ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES NORMAS GENERALES


En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas: a. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisicin, le sean comunicadas en lo posible, con anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas. b. El encargado de Bodega no debe entregar ningn artculo sin algn documento escrito o los formularios dispuestos por la Empresa.

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c. Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por ejemplo,Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionara en triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado. d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si estn correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado. e. La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas.

1
Solicitante

2
Bodega despachadora

3
Departamento solicitante

Los ejemplares de la solicitud deber distribuirse de la siguiente forma: Copia 1: solicitante Copia 2: bodega despachadora Copia 3: envo al departamento de compras u otro solicitante

Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendr el pedido en archivo pendiente y activara la reposicin de su stock (pedir al departamento de Adquisicin o Produccin las cantidades para reponer su stock). En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no daar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplcelas. Las Bodegas debern establecer horarios de atencin para la recepcin de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparacin de documentos, archivar documentos y poner al da los stocks y formularios en general.

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ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD


Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad: 1) Los productos riesgosos de contaminacin, deben transportarse en envases seguros y por ningn motivo junto a productos alimenticios. 2) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse nicamente equipos y herramientas que no daen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases. 3) En caso de derrame de productos lquidos qumicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de aserrn, arena seca, caoln con un alcalinizante alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los qumicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrn, arena hmedos, caoln con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el aserrn, la arena, caoln con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de aguas. 4) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabn y paos limpios o de papel para ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.5) Utilizar guantes de goma durante la manipulacin de productos qumicos. 6) No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

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DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGAS


NORMAS GENERALES Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las siguientes normas generales: En la Bodega o recinto deber mantenerse un registro de toda la documentacin que sea utilizada para la entrega y recepcin de materiales, con el propsito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho. ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS) SON:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ordenes de Compra Notas de pedido o entregas internos Guas de despacho Guas de devolucin Guas de ingresos Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera) Notas o solicitud de reposicin de sus stocks. Notas o Guas de productos dados de baja.

Deber mantener al da todos los registros de la bodega, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relacin con la Bodega, como por ejemplo: Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y ha ofrecer a sus clientes existencias reales. Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Gua de Ventas, u otro documento interno y no tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles. Produccin, para que abastezca oportunamente los materiales que estn bajo los niveles de inventario establecidos por la Bodega. Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles en Bodega, como tambin de los productos dados de baja. Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en bodega.

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Todo producto dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.

ACTIVIDAD
El restaurante cafecito Limitada dentro del alcance de su gestin administrativa abarca a los tems que se encuentran en el rea fsica de la bodega: tanto los abastos (alimentos y bebidas) y activos fijos (suministros, refrigeradores, paredes, perchas, balanza, piso). Asimismo, incluye en esta rea al Sr. Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas, quien es el responsable del manejo de la bodega y de los abastos y dems tems que all se guarden. Sin embargo, debido a reiterados reclamos hechos por los clientes de este restaurante sobre el mal estado de algunos alimentos han decidido revisar sus polticas administrativas ya que es de responsabilidad del Jefe de alimentos y bebidas que est siempre limpia y que no haya contaminacin entre los productos que se manejan en la Bodega, asimismo este debe sacar productos de la bodega al empezar cada turno (dos veces diarias) previa lista de abastos necesarios que la realiza la persona en cargo de la cocina en cada turno lo cual se puede hacer ms de dos veces, siempre y cuando esto sea realmente necesario (emergencias). Al solicitar a don Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas los procedimientos de la administracin de la bodega este entrega los siguientes antecedentes: a. Todos los integrantes de la cocina entran a la bodega/s para sacar los abastos e insumos necesarios para la produccin al empezar del turno respectivo. Esto lo hacen segn la necesidad de los abastos que haya en cocina, en funcin del men del da y pasteles que se vayan a hacer. b. Una vez sacado los productos necesarios (no pesados y/o contados) quien retira los productos informa el Jefe del turno en forma verbal el cual anota la transaccin de transferencia de bodega general a las reas a las que se destina los productos. (CocinaCafetera-Hostal) en una agenda. c. La Bodega una vez al mes es limpiada completa (paredes, pisos, Refrigeradores, perchas) d. Los Alimentos estan distribuidos de la siguiente manera: Cajas en el piso: Alimentos de Abasto Cajones: Frutas y Legumbres Suelo: Productos de Aseos y Limpieza Suelo: Licores Cajones todo tipo de verduras como: habas, ajo, frjol, coliflor. Cajas: todo tipo de lcteos como: queso, leche, crema, yogurt Refrigeradora: crnicos. e. Para el uso de los abastos y suministros se determina cuales son los ltimos en entrar para ser usados en primera instancia. f. La puerta de la Bodega siempre permanece abierta para evitar cualquier problema de suministro para la preparacin de los alimentos y otros productos. g. En el caso de plagas se trata de controlar con algn liquido controle estas plagas. h. Las cajas no tienen descripciones de cada producto que contiene aquello. i. El Inventario de la Bodega se determina al momento que la Administracin lo solicite. j. No existe documentacin alguna que soporte el retiro e ingresos de las mercaderas o insumos a la bodega, solo estn registradas en la agenda del jefe de turno. Por lo anterior, el administrador general del restaurante cafecito ha considerado contratar la asesora de un especialista en administracin de bodega y control de inventarios para determinar si los procedimientos utilizados hasta ahora han sido los adecuados o si es necesario reestructurarlos.

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Considerando el caso anterior, con un grupo de 3 compaeros desarrolla los procedimientos adecuados para administrar de buena manera el Restaurante.

CONTROL DE INVENTARIOS
CONCEPTO DE INVENTARIO Los inventarios tienen un papel fundamental en la economa de las empresas e instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administracin de inventarios (incluyendo las bodegas) un rea fructfera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los inventarios representan una inversin, ya que se requiere de capital para tener reservas de materiales en cualquier estado. El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten comnmente en: Materias primas Productos en proceso Productos terminados Suministros

CONTROL DE INVENTARIOS
El control de inventarios es la tcnica que permite mantener la existencia de productos a niveles deseados. En manufactura, como el enfoque es el producto fsico, se da mayor importancia a los materiales y a su control; en el sector de servicios (como es el caso de ANASAC), el enfoque principal es sobre el servicio y su manipulacin (a menudo se consume en el momento en que se genera una venta) y se da muy poca importancia a los materiales, por lo cual los inventarios adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamentales, los inventarios deben ser importantes para estimular las ventas.

Por qu se deben tener Inventarios?


La razn fundamental es que resulta fsicamente imposible y econmicamente poco prctico el que cada artculo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea fsicamente posible suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultara prohibitivo debido al costo involucrado. Otras razones son: a) Reducir los costos de manejo de materiales b) Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento c) Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos d) Lograr una recuperacin favorable de la inversin

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TIPOS DE INVENTARIOS Sistema de inventario perpetuo


Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la Bodega, reponindose las Existencias cuando stas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para sealar en forma exacta la cantidad que an se tiene disponible en Bodega.

En la mayora de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artculos. La computadora seala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener los stocks determinados por la empresa.

Importancia del Inventario Perpetuo La utilizacin del inventario perpetuo permite:


Mantener la informacin de los stocks al da y actualizada. Verificar la rotacin que tiene el producto, ya que la informacin de Entradas y Salidas es diaria. Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus clientes.

Realizar despachos reales a los clientes, no basados en cantidades supuestas Que el departamento de produccin sepa con que suministros puede contar. Que el departamento de contabilidad conozca el valor o capital inmovilizado que posee en sus bodegas. Mantener la informacin al da de los productos que deben ser eliminados de las existencias ( dados de baja por daos, mermas u otras causas.

En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar controlar el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias.

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Sistema de inventario peridico


En un inventario peridico el nmero de artculos que se tienen en el almacn se revisa con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC, los artculos que tienen una utilizacin monetaria alta se comprueban con ms frecuencia que los artculos de menor valor monetario o C. Despus de cada revisin, se hace un pedido. La magnitud de ste depende de la tasa de utilizacin durante el tiempo que media entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden est diseada para que aproxime al nivel de las existencias a un nmero mximo deseado. En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta. El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del intervalo en que existen muchos retiros pequeos y son bajos los costos de la orden. Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones peridicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en ms de un lugar.

Codificacin por barras

Los cdigos de barras son lneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que etiquetan los artculos de inventario con informacin codificada digitalmente. Estos son lebles con lector ptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o microprocesadores. La forma de codificacin de datos Alfanumrica fue ampliamente estandarizada con la adopcin de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los cdigos son ahora un mtodo barato, adaptable y que facilita la automatizacin de la entrada de datos que identifican una partida de inventario, su costo, su localizacin y otra informacin necesaria del inventario. Son tambin muy tiles para concentrar la informacin de produccin, como la fuente del artculo, el trabajo hecho en l y quin lo hizo, y otros datos. Los cdigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas industriales, comerciales y de servicios. Su uso ms conocido es la identificacin de los productos comercializados en los supermercados; pero es slo uno de los campos donde se puede implementar. En una serie de lneas y espacios (smbolos de cdigos de barras) es posible almacenar gran cantidad de informacin, la cual puede ser rescatada automticamente con la ayuda de un rayo lser, para ser recuperada en un computador.

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Codificacin de las unidades de consumo


La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos, vestuario, ferretera, libros, etc. Se debe identificar usando el cdigo EAN-13 ( que consta de trece dgitos), y en artculos de tamao reducido con el cdigo EAN-8 ( que consta de ocho dgitos). EAN 13 es el cdigo que se utiliza para la identificacin de productos en la comercializacin de los mismos. Consta de trece dgitos de los cuales 12 son realmente el cdigo y el 13 es un dgito de control que sirve para detectar lecturas errneas, siendo los dos primeros dgitos los que identifican el pas de origen.

Los cdigos de barra que llevan los productos permiten su registro automtico en el punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderas, como control de inventarios y de productos en proceso, administracin de bodegas, despacho de mercaderas, etc. Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas ofrecen su instalacin, puesta en marcha y manejo. Los cdigos en estos paquetes ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del artculo, ubicacin y otros datos importantes del producto. Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepcin de Materiales para registrar en forma inmediata los artculos recibidos (en algunos casos basta leer con el Lector un artculo y digitar manualmente el nmero de artculos), y en la Bodega de Despacho, donde se registrar en forma rpida la cantidad despachada y que el computador rebajar automticamente.

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El computador arrojar inmediatamente las cantidades de materiales que existan en Bodega, lo que restara por realizar sera el inventario lgico arrojado por el Computador y que es necesario comprobar en bodega mediante un inventario fsico.

ACTIVIDAD
De acuerdo al caso del Restaurante Cafecito con tres compaeros en work o excell disea un sistema de Control de Inventarios perpetuo y peridico para la bodega de esta empresa. Utiliza herramientas como Internet o averigua en empresas dentro de la zona como realizan el control de cada uno de estos tipos de inventario.

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MODULO II

LA GESTION DE ABASTECIMIENTO

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UNIDAD I

LAS FUNCIONES DE LA GESTION DE ABASTECIMIENTO

INTRODUCCIN
Estimado, ya has cumplido con las metas planteadas Te Felicitamos!. Ahora empiezas a profundizar ms en tu formacin profesional En este mdulo denominado "Gestin de Compra - Ventas" aprenders a trabajar el Proceso Mercantil, deber utilizar en forma prctica los documentos muy bien conocidos por ustedes (Orden de Compra, Gua de Despacho, Facturas, Cheques, etc.). Para el desarrollo de los aprendizajes contenidos en el mdulo, tendrs la oportunidad de participar en una Empresa en marcha (ficticia), donde realizars diversas tareas ejercitando los conocimientos adquiridos. La modalidad de autoinstruccin que hemos empleado para desarrollar este mdulo te facilitar el aprendizaje, los contenidos tratados sern de tu dominio. Te recomendamos que el estudio de los contenidos y actividades propuestas los abordes con dedicacin, inters, entusiasmo, capacidad y lo que es ms importante con honradez y honestidad, ya que no olvides que este ao comienza tu formacin profesional. A continuacin te invitamos a conocer tu mdulo. Si tus respuestas son las que te sealamos o has contestado por lo menos un 60% con acierto, ests capacitado para comenzar el estudio del mdulo.

OBJETIVO TERMINAL DEL MDULO OBJETIVOS EN TRANSITO:


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Preparar, la Documentacin Mercantil que interviene en la compra. Efectuar, la compra utilizando los documentos que exige el proceso. Conocer y operar, equipos terminales de pagos electrnicos. Ejecutar, los pagos correspondientes de una transaccin. Recibir, revisar y preparar el despacho de mercaderas. Conocer, el despacho de mercaderas. Realizar, las correcciones necesarias para la venta. Conocer y operar equipos terminales de control de existencias.

OBJETIVOS TERMINAL:
1. Identificar, los elementos que participan en el Comercio y, aplicarlos en el mbito Nacional e Internacional. 2. Operar, equipos terminales mediante experiencias prcticas en talleres realizando diferentes tipos de ventas y distribucin, utilizar diferentes formas de pago, registros, etc., de acuerdo a las necesidades o giros requeridos en el comercio.

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Proceso de Compras
Como t bien sabes las Empresas no son autosuficientes, stas dependen de terceros o elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias prima, materiales, mquinas, equipos, servicios, y un sin nmero de insumos que provienen del ambiente exterior. Como conclusin de lo anterior, puedes observar que para que las Empresas inicien sus operaciones, es necesario que los materiales e insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento garantizado. Contesta en forma breve segn tus conocimientos y en la empresa, cul es el organismo encargado de satisfacer los requerimientos de materias prima e insumos?.

Concepto de Compra
La compra es aquella operacin que involucra todo el proceso de ubicacin de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a travs de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepcin de las mercaderas correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisicin. Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen caractersticas propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a continuacin: a. Funcin de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas reas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores. b. Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Adems la colaboracin en la administracin de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quin, cmo y cundo comprar, puede traer consigo mayores economa y ganancias para la Empresa. c. Organizacin de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades tambin van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamao, organizacin y situacin geogrfica. Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas. Para tu mayor comprensin te explicamos ambos tipos de organizacin. 1. Organizacin Centralizada: Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, seccin o encargado de compras. Las ventajas de este sistemas son: Obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades. Calidad uniforme de los materiales adquiridos. Mayor especializacin de los compradores. Organizacin de los procedimientos de compras.

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Las desventajas de este sistema son: Poca flexibilidad. No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geogrficamente dispersos.

2. Organizacin Descentralizada: Es aqulla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades especificas y locales. Las ventajas de este sistema son: Mayor conocimiento de los proveedores locales. Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la Empresa. Agilidad en las compras. Entre las desventajas ms importantes se destacan: Permite un menor volumen de compra. No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores. Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra. Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados. Ausencia de compradores especializados.

BIEN! ANTES DE CONTINUAR REPASA LOS QUE HAS APRENDIDO, SI TIENES ALGUNA DUDA DISCTELAS! CON TUS COMPAEROS Y CONSULTA A TU PROFESOR. El Ciclo de Compras
Como te habrs dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fcil de realizar ya que se debe tener una organizacin adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas.

A continuacin podrs identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras: 1. 2. 3. 4. 5. Anlisis de las Solicitud de Compras. Investigacin y Seleccin de Proveedores. Negociacin con el Proveedor (seleccionado). Acompaamiento de Pedido (Follow-Up). Control de la Recepcin del Material Comprado.

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Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

A continuacin te invitamos al anlisis de cada una de las etapas antes nombradas. 1. Anlisis de la Solicitud de Compra Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de punto o seccin que requiera un determinado producto. El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes el material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca adecuada para su recepcin entre otros. Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener los antecedentes del material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha de ltima compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, ste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material. Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programacin de materiales para compra y ficha de historia de cada material.

2. Investigacin y Seleccin de Proveedores: sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores. La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores

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buscan las empresas a travs de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos para ser calificados para posibles consultas, envan datos para su registro, como nombre, direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden. Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que adems de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores. En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos. La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores. La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores. De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido. El esquema que observars corresponde a la comparacin de precios y cotizaciones de materiales.

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3. Negociacin con el Proveedor: Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de


compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un termino medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien. Te presentamos un esquema de una orden de compra.

4. Acompaamiento del Pedido (Follow-Up): 5. Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra. El

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seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.

6. Control de la Recepcin del Material Comprado: Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin del material, el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin es la que se llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.

Lo anterior te quedar ms claro con el siguiente flujograma del ciclo de compras.

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ACTIVIDAD
Datos del Proveedor: Empresa : Alfa y Ca. Ltda. RUT : 67.654.321-0 Domicilio : Prat # 758 Casilla : 112 Fono : 256233 Ciudad : Arica Giro : Distribuidor de Abarrotes Datos del Comprador: Nombre : May-ling Chang Vega RUT : 10.998.869-6 Domicilio : Pedro Montt # 1864 Casilla : 90 Fono : 252627 Ciudad : Antofagasta Giro : Mini-Market El da 01/03/2004, la Srta. May-ling Chang determina que en su almacn necesita los siguientes productos: 150 Kilos de Arroz 3000 Litros de Aceite 2500 Kilos de Azcar 600 Paquetes de Fideos 1200 Tarros de Salsa 800 Tarros de Atn 200 Paquetes de Pur 120 Litros de Leche 600 Paquetes de Detergentes 400 Kilos de Harina Para lo cual realiza consulta telefnica a la Empresa Alfa y Ca. Ltda. , quienes envan a su ejecutivo de ventas Sr. Fernando Lpez Castillo, quien toma el pedido el 05/03/2004, considerando los siguientes precios: Arroz $ 320 el kilo Aceite $ 389 el kilo Azcar $ 210 el kilo Fideos $ 148 paquete kilo Salsa $ 39 el tarro Atn $ 389 el tarro Pur $ 245 el paquete Leche $ 225 el litro Detergentes $ 840 el paquete Harina $ 170 el kilo Debes considerar adems un cobro de flete por la suma de $50.000. - y un descuento por volumen de venta del 5%, los precios indicados son netos.

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El da 07/03/2004 la Empresa Alfa y Ca. Ltda. Realiza el despacho de mercaderas segn Gua de Despacho N 51 Y factura N 130. El da 10/03/2004, May-ling Chang recibe mercadera en conformidad por lo cual gira cheque N 666768 del Banco de Chile de Antofagasta. El da 12/03/2004, la Empresa Alfa y Ca. Ltda., descubre que en la Factura N 130 emitida a May-ling Chang, no se consider cobro de flete, por lo cual se emite Nota de Dbito N 35.

Se pide confeccionar documentos respectivos segn transacciones.

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El Proceso de Venta
Estimado alumno y alumna t ya conoces y dominas el Proceso de Compras, si no es as te recomendamos no continuar, vuelve a reforzar los contenidos anteriores ya que es muy importante que logres los objetivos planteados para avanzar con tus estudios en el mdulo. Te invitamos a conocer el siguiente tema que se denomina: Proceso de Venta, el cual est muy relacionado con el tema anterior. En el Proceso de Compras, determinaremos que ste es un ciclo constante de aquellas empresas, que requieren de la obtencin de bienes y servicios de otras empresas (proveedores). Producto de este ciclo nace el proceso de ventas; el cual lo podemos distribuir en las siguientes etapas: 1. Recepcin y Revisin de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el cliente. 2. Despacho de Mercaderas o Materiales Requeridos. 3. Revisin Posterior al Despacho Realizado (s corresponde emisin de la documentacin para regularizar errores). 4. Recepcin de Ingresos de Valores Involucrados en la venta. A continuacin analizaremos cada una de las etapas del Proceso de Ventas, sin antes de que respondas la siguiente pregunta: Explica Qu es Venta?

Para complementar tu respuesta te entregamos una definicin de venta: Es un contrato en virtud del cual una de las partes (vendedor), se obliga a entregar una cosa de terminada a otro (comprador), obligndose este ltimo a pagar una cantidad de dinero. 1. Recepcin y Revisin de la Orden de Compra o Nota de Pedido emitida por el cliente Corresponde a la 1 etapa del ciclo de venta la cual la podemos describir de la siguiente manera: Recepcin de la Orden de Compra o Nota de Pedido: sta consiste en la operacin que realiza el Departamento de Ventas de una Empresa. Posteriormente se verifican todos los antecedentes contenidos en ella, como: Nombre del cliente, R.U.T, Domicilio, Giro, Descripcin y Cantidad de los Materiales Solicitados, Valores Unitarios y Totales, Firma Autorizada del Cliente. 2. Despacho de Mercaderas o Materiales Requeridos: Es la 2 etapa del ciclo de Venta y corresponde a la clasificacin de las mercaderas contenidas en cada uno de los temes de la Orden de Compra o Nota de Pedido.

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Una vez clasificadas y separadas las mercaderas, corresponde la emisin de la documentacin respectiva (Gua de Despacho, Facturas), para su posterior envo a las bodegas del cliente. 3. Revisin Posterior al Despacho Realizado Es la esta 3 etapa y en el organismo de despacho de la Empresa proveedora, se procede a revisar los despachos realizados y la documentacin emitida a cada cliente. A veces se cometen errores que por los volmenes de ventas y tiempo de despacho, no se pueden detectar al momento, tales como: Envo de cantidades indebidas, cobro de mayor o menor precio de ciertos productos, no consideracin de descuentos involucrados. Los errores deben ser corregidos y para ello se hace necesario utilizar documentos espacialmente diseados para stos, como Nota de Dbito y Nota de Crdito. La correccin de los errores en el Proceso de Venta, reviste gran importancia en los sistemas de control e informacin de la Empresa. 4. Recepcin de Ingresos de Valores Involucrados en la Venta: Esta es la 4 y ltima etapa del ciclo de ventas y consiste en recibir los valores correspondientes a las facturas, por parte de los clientes. El cliente cuando cancela una Factura de acuerdo a lo pactado, suele hacerlo en efectivo, con cheque o vales a la vista, estos valores deben ser ingresados por Caja y a la vez el Organismo de Cuentas, Cuentas de Clientes o Por Cobrar, debe registrar dicho pago, a objeto de mantener los archivos respectivos al da y con la informacin en forma oportuna.

DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA


Existen documentos o formularios que por su importancia o la frecuencia de su utilizacin deben cumplir ciertas exigencias legales necesarias en su confeccin. Las operaciones comerciales siguen un proceso completo el cual empieza con la consulta y finaliza con el pago; estas operaciones en cada uno de sus etapas con llevan un movimiento de formularios o impresos. Ahora te presentamos un esquema que resume las relaciones comerciales entre un comprador y un vendedor.

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Revisemos una explicacin a grandes rasgos el esquema antes presentado:! a. La Consulta: Es el medio por el cual el comprador tiene el primer contacto con el proveedor en el cual le solicita o pregunta todos los antecedentes con respecto a un material especifico, ej. : Precio, Calidad, Tiempo de entrega, etc. b. La Cotizacin: Es la respuesta a la consulta y dentro de ella el proveedor da contestacin a las preguntas, hechas por el cliente. En general debe contener los siguientes datos: Descripcin detallada de los productos en cuanto a calidad y cantidad. poca del despacho. Precio exacto del producto. Vigencia de la cotizacin c. El Pedido: Cuando la Empresa compradora est de acuerdo con una cotizacin recibida procede a efectuar el pedido u orden de compra, la cual debe contener los siguientes datos: Membrete del comprador. Nmero de la orden de compra. Fecha de expedicin. Direccin donde debe ser entregada la mercadera. Identificacin del vendedor. Relacin de los artculos solicitados.

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Precios unitarios e importes parciales y totales. Condiciones y forma de pago. Condiciones especiales. Referencia a la cotizacin.

d. Gua de Despacho: Es el documento legal que acompaa, la entrega de mercaderas, su formato y legalidad es la que t ya conoces. e. Factura: Es el documento que acredita legalmente una operacin de compra y venta, su formato y legalidad se establecen en el D.L. 825 de 1974, las cuales ya las conoces. f. Recibo: Corresponde a la recepcin de las mercaderas requeridas en el lugar establecido por el comprador.

g. Pago: Es la operacin que realiza el comprador, una vez que recibe en conformidad las mercaderas requeridas segn informacin de bodega. Aqu se procede a realizar el pago de la compra de acuerdo a las polticas de cada Empresa. h. Nota de Dbito y Crdito: Son documentos legales que se utilizan para corregir, errores de facturacin su formalidad es la misma que t conoces.

BIEN! AHORA TE INVITAMOS A RECORRER Y CONOCER ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES DE LA COMPRAVENTA.

Compraventa Civil y Mercantil


Un contrato es el acuerdo verbal o escrito entre dos o ms personas mediante el cual se obligan a dar, hacer o no hacer alguna cosa o prestar algn servicio. Podemos decir que: Los Contratos Civiles se regulan por el Cdigo Civil. Los Contratos mercantiles por el Cdigo de Comercio. Los Contratos de Compraventa, como muchas veces resulta difcil determinar su naturaleza, la tendencia actual es la unificacin legislativa, pudiendo estar regulado por ambos cdigos. As se trata la Compraventa en los Cdigos Civil y de Comercio: Compraventa Civil: El Cdigo Civil define compraventa como un contrato por el cual una persona (vendedor), se obliga a entregar una cosa o derecho a otra (comprador), que se compromete a pagar una suma de dinero o signo que lo represente llamado precio. En esta definicin, cabe destacar el hecho de que el contrato tiene plena validez legal simplemente por l consentimiento, sin necesidad de que la cosa sea entregada, y surgen obligaciones recprocas para ambas partes. Compraventa Mercantil: El Cdigo de Comercio regula la Compraventa sealando: "ser Mercantil la Compraventa de cosas muebles para revenderlas, bien en la forma que se compraron o bien en otra diferente, con nimo de lucrarse en la reventa".

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En algunas situaciones surge la duda sobre si una determinada compraventa es Civil o mercantil. Aunque en cada caso se tendrn en cuenta las circunstancias particulares, se puede afirmar que la Compraventa Mercantil se caracteriza: Por el Destino. Es decir, la reventa de lo comprado (bien de la misma forma que los compr o adecuadamente con tal actividad). Por el Animo de Lucro (obtener beneficio en la reventa). Por lo tanto la Compraventa mercantil no se hace para que el comprador satisfaga sus necesidades de consumo, sino para lucrarse con tal actividad. Ten presente que, hay Compraventas que constituyen una excepcin a lo anterior y no se consideran Mercantiles: Las ventas realizadas por los empresarios a los particulares o consumidores. Las ventas que los artesanos (agricultores o ganaderos), realicen de sus productos. La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de acopios que hizo para su consumo.

As como el Cdigo de Comercio se preocupa especialmente de la proteccin del Vendedor, la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios establece un conjunto de medidas de proteccin al consumidor. El Cdigo de Comercio en las disposiciones generales sobre los contratos de comercio establece que "Los contratos Mercantiles, en todo lo relativo a sus requisitos, modificaciones, excepciones, interpretacin y extincin y a la capacidad de los contratantes; se regirn en todo por lo que se encuentre expresamente establecido en este cdigo o en las leyes especiales por las reglas generales del derecho comn". No obstante, se ha de tener en cuenta la aplicacin a los contratos celebrados fuera de los Establecimientos Mercantiles y afecta a la proteccin de los consumidores. Hemos revisado los Contratos de Compraventa, Te parece que revisemos los elementos de un contrato?. Bien! Entonces CONTINA ADELANTE

LOS ELEMENTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA:


Los elementos que intervienen en la Compraventa se dividen en personales y materiales: Elementos Personales El Comprador y el Vendedor son los elementos personales del Contrato de Compraventa, que como en cualquier contrato requiere la capacidad de las partes contratantes, para contraer obligaciones. El Cdigo Civil establece la edad de 18 aos como inicio de la mayora de edad y a partir de este momento pueden contratar. Con las limitaciones establecidas por la Ley, tambin, pueden contratar los mayores de 16 aos y menores de 18 aos, si han sido emancipados por quienes ejerzan la patria potestad y ellos lo han consentido. Tambin se puede conseguir la emancipacin por matrimonio Sin embargo, a pesar de que las partes tengan capacidad para contratar, el Cdigo Civil prohibe: la compra, aunque sea en subasta pblica o judicial, por alguna persona intermedia: 1. El Tutor o Protutor, los Bienes de la persona o personas que estn bajo su tutela. 2. Los mandatarios, los Bienes de cuya administracin o enajenacin estuviesen encargados. 3. Los Albaceas, los Bienes confiadas a su cargo.

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4. Los Empleados Pblicos, los Bienes del Estado, de los Municipios de los Pueblos y de los Establecimientos, tambin Pblicos, de cuya administracin estuviesen encargados. 5. Los Magistrados, Jueces, Individuos del Ministerio Fiscal, Secretarios de Tribunales y Juzgados y Oficiales de Justicia: los bienes y derechos que estuviesen en el litigio ante el Tribunal, en cuya jurisdiccin o territorio ejercieran sus respectivas funciones, extendindose esta prohibicin al acto de adquirir por cesin. Todas las prohibiciones y restricciones anteriores pretenden garantizar la objetividad de sus actuaciones y preservar los intereses de sus destinatarios. Elementos Materiales o Reales Los elementos reales de la compraventa son la cosa objeto de la misma y el precio que por ella se paga. Se entiende por "Cosa" a aquellos bienes y derechos que pueden ser objeto de la Compraventa. La cosa debe reunir los siguientes requisitos: a. Ha de ser posible, y estar dentro del comercio. Sin la existencia de la cosa no se concibe la Compraventa. De ah se deriva que la ley establezca que, si al tiempo de celebrarse la venta se hubiese perdido en su totalidad la cosa objeto de la misma, el contrato quedar sin efecto; si la prdida es parcial, ser la parte compradora la que decidir rescindir el contrato o reclamar la parte existente abonado el precio que corresponda. b. Debe ser de lcita venta, ya que la ley no puede amparar una transmisin de algo que es ilcito. Por ejemplo, la droga. c. Debe ser determinada o determinable. La ley establece que el objeto de todo contrato debe ser una cosa determinada en cuanto a su especie. La indeterminacin en la cantidad no ser obstculo para la existencia del contrato, siempre que sea posible determinarla sin necesidad de un nuevo convenio entre los contratantes. Puede ser objeto de la Compraventa Mercantil no solo lo que tradicionalmente se considera en el Trfico Mercantil como mercancas o mercaderas, sino tambin otras, como los metales preciosos, la energa elctrica e, incluso, derechos como los de la propiedad industrial sobre marcas, patentes y otros.

El Precio debe tener las siguientes condiciones:


Tiene que consistir en dinero o un signo que lo represente. El Precio puede fijarse en dinero, cosa o parte dinero y parte cosa. La permuta es el contrato de Compraventa que establece el cambio de una cosa por otra cosa. Ha de ser determinable es decir, el precio ha se estar determinado o ha de poderse determinar sin necesidad de un nuevo contrato, ya que si no es as se incurre en falsedad. En principio el Precio se fija libremente por los contratantes, salvo disposicin que lo regule. Se considera nulo el Contrato de Compraventa que deje el Precio al arbitrio de una de las partes. El Precio se puede fijar en moneda nacional o extranjera; en este ltimo caso, se debern observar las disposiciones relativas al rgimen de divisas. Se puede distinguir el Precio en: Venta a Precio Firme: El Precio fijado en el momento de la firma del contrato; no vara con posterioridad, dependiendo de las condiciones pactadas para la entrega de la cosa.

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Precio Variable: Se da cuando la Venta se realiza en varias entregas peridicas y sucesivas; la posibilidad de una variacin en el precio en funcin de factores como la tendencia del mercado.

Independientemente de cmo se fije el Precio, las partes quedan obligadas a l, desde el momento en que se conviene, sin posibilidad de especular posteriormente sobre el mismo. HEMOS ANALIZADO ALGUNOS ASPECTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA, REVISEMOS CMO SE DEBE CONFECCIONAR UN CONTRATO, QUE ASPECTOS IMPORTANTES DEBEN SER CONSIDERADOS!

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Los Contratos
Son ACUERDOS de VOLUNTADES de dos o ms PERSONAS destinados a OBLIGACIONES.

BIEN! AHORA ANALICEMOS L ESQUEMA De acuerdo a lo analizado del Contrato de Compraventa encontramos las siguientes caractersticas: 1. Consensual. Porque se perfecciona por el slo consentimiento de las partes respecto de los elementos esenciales (la Cosa y el Precio). Slo por excepcin - cuando lo requiere, adems del consentimiento referido a los elementos esenciales - hay una solemnidad, la cual consiste en la Escritura Pblica. 2. Bilateral. Al generar obligaciones para ambas partes. 3. Oneroso. Porque las partes se gravan recprocamente. 4. Conmutativo. Porque las obligaciones que nacen para ambas partes se miran como equivalentes. 5. Principal. Existe por s solo. 6. De ejecucin Instantnea. No importa, en este aspecto, que las obligaciones que nazcan puedan estar afectas a modalidades. 7. Nominado. Debe tener nombre.

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CONTRATOS:
UTILIDAD: o Gratuitos o Onerosos EXISTENCIA: o Principales PERFECCIONAMIENTO: o Reales o Solemnes o Consensuales OBLIGACIONES: o Unilaterales o Bilaterales Muy bien! No olvides que los elementos esenciales del contrato de compraventa son la Cosa y el Precio. La Cosa es el objeto de la obligacin del vendedor. Si no existe la cosa, no hay objeto y, por lo tanto no hay contrato. El Precio es el objeto de la obligacin del comprador. Hay que determinarlo; no hay contrato si las partes no convienen el precio.

OBSERVA EL SIGUIENTE ESQUEMA!

Por lo que nos muestra el esquema, podemos ver que los Contratos de Compraventa se pueden clasificar. Ahora! Bien De acuerdo a que podemos clasificar los Contratos de Compraventa?. La clasificacin de los Contratos de Compraventa nos la indica el Cdigo de Comercio y son las que pudimos observar en el esquema anterior, es decir; A. COMPRAVENTA A LA VISTA: Es aquella en que el comprador tiene la Cosa a la vista, o sea, la percibe por los sentidos. La podemos subclasificar en: 1. Simplemente a la vista: En este caso el contrato se perfecciona por la sola mencin de la especie que se tiene a la vista, producindose as el acuerdo sobre la Cosa y el Precio. 2. A la vista y al gusto: La venta a prueba no se entiende perfecta mientras el comprador no declare que le agrada la Cosa de que se trata: un hecho voluntario del comprador. 3. A la vista, con reserva expresa de prueba: Aqu el comprador se reserva expresamente la prueba y, por tanto, la compra se reputa verificada bajo la condicin suspensiva, durante el trmino de tres das. (plazo para que el comprador verifique la prueba).

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4. Con indicacin de la especie y calidad: Quiere decir que la compra ha sido hecha bajo la condicin suspensiva casual de que la cosa sea de la especie y calidad convenida. B. COMPRAVENTA POR ORDEN: Es aquella en que el comprador no tiene a la vista el objeto del contrato, a la cual se refiere designndola por su especie. Implica por parte del comprador la facultad de resolver el contrato, si la cosa no fuere sana y de regular calidad. Siendo la Cosa designada a la vez por su especie y calidad, el comprador tendr tambin la facultad de resolver el contrato si la cosa no fuere de la calidad estipulada. Si hay desacuerdo entre las partes, se ordenar que la cosa sea reconocida por peritos. La venta de Cosas en viaje caen dentro de este tipo de compraventas. C. COMPRAVENTA SEGN MUESTRA: Este tipo de Compraventa es una variedad de la anterior. El comprador no tiene a la vista la Cosa que piensa comprar; pero s una anloga, "la muestra" que le sirve para impartir la orden respectiva para celebrar el contrato. Este contrato lleva implcita la condicin resolutoria de que las mercaderas no resulten conformes con las muestras.

CONTRATOS DE COMPRAVENTA
Diferencia segn tipos de BIENES: MUEBLES: Son eminentemente CONSENSUALES. (Acuerdo sobre la Cosa por el PRECIO y su ENTREGA). INMUEBLES: Son eminentemente SOLEMNES, mediante ESCRITURA PBLICA e INSCRIPCIN en el Registro de Conservador de Bienes Races. ESPECIALES (Muebles a plazo): Son CONSENSUALES, MIXTAS (Civiles y Comerciales), con garanta PRENDARIA. EL BIEN ES: Corporal Transable No fungible

Te has dado cuenta que hay diferencias que caracterizan a los contratos de Compraventa, Bien!. A continuacin analizaremos algunas de esas diferencias.

DIFERENCIAS ENTRE COMPRAVENTA DE COSAS MUEBLES E INMUEBLES.


Hay DIFERENCIAS entre estos contratos: El Contrato de Compraventa de cosas muebles es inminentemente consensual; basta para su perfeccionamiento la voluntad comn de las partes (simple entrega material o simblica). En cambio, cuando se trata de la Compraventa de Bienes Races, el contrato para que sea perfecto, debe realizarse por medio de Escritura Pblica, solemnidad exigida por la ley: por lo que no basta el mero consentimiento de los contratantes. La escritura a su vez, debe ser inscrita en el Conservador, para que exista la tradicin. (modo de adquirir).

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OBLIGACIONES ESENCIALES DEL VENDEDOR Y DEL COMPRADOR EN EL CONTRATO DE COMPRAVENTA


Siguiendo con el anlisis del contrato de compraventa, tenemos que el Cdigo de Comercio establece que el Vendedor tiene la obligacin esencial de entregar la cosa y el saneamiento de la cosa vendida, es decir, debe proporcionar al comprador la posesin pacfica y tranquila de la cosa comprada, la cual debe estar exenta de vicios. Asimismo, la entrega debe ser en el plazo y lugar convenido. Por otro lado el Comprador, por su parte, junto con pagar el precio, debe recibir la Cosa Comprada. Ahora bien, si la Cosa Vendida fuere entregada y no se ha hablado de precio, se presume que las partes aceptan el precio corriente que las cosas tengan en el da y lugar donde se ha celebrado el contrato. En caso de haber diversidad de precio, el comprador deber pagar el precio medio. El comprador no puede exigir la entrega de la Cosa si no ha pagado el Precio. En cuanto a la recepcin de la Cosa, el comprador no puede negarse, sin una causa justa. Referente a la prdida, deterioro o mejora de la especie o cosa que se vende, pertenece al comprador desde el momento de perfeccionarse el contrato, aunque no se haya entregado la Cosa. El vendedor por su parte puede solicitar el depsito siempre que el comprador retardare la recepcin de las mercaderas; y en ese caso sern de cargo de este ltimo los gastos de traslacin de las mercaderas al depsito o bodega de l.

LAS COMPRAVENTAS ESPECIALES: COSAS MUEBLES A PLAZO.


Las Compraventas especiales, son las ventas de Cosas Muebles a Plazo, garantizando su pago con la prenda sin desplazamiento de la cosa vendida en poder del deudor. Estas Compraventas pueden ser Civiles o Comerciales, de acuerdo a las reglas generales dadas para la compraventa. La regla general, establece que esta clase de transacciones para el vendedor, es acto de comercio y para el comprador un acto civil. Para que este tipo de Compraventa sea efectiva, se deben cumplir, adems, de las exigencias de la Compraventa General, los siguientes requisitos: Ser una cosa corporal mueble. Singularizable, y No fungible. Como por ejemplos: maquinarias, automviles, camiones, autobuses, mquinas de coser, frigorficos, mquinas de escribir, computadoras, equipos de video, menaje de casa o de oficina, etc.

SOLEMNIDAD DE ESTE TIPO DE COMPRAVENTAS.


En primer lugar, esta clase de compraventas no son consensuales: son solemnes an cuando se trata de cosas muebles. El Cdigo de Comercio establece que el Contrato de Compraventa y el de Prenda que le acceda, debern celebrarse conjuntamente por Escritura Pblica o por Instrumento Privado autorizado por un Notario o por el Registro Civil. El derecho real de prenda se adquirir y conservar por la inscripcin del Contrato en el Registro Especial de Prenda de la comuna en que se celebre. Para este tipo de contratos hay clusulas especiales que se deben cumplir: 1. Debe dejarse testimonio de que se ha entregado la especie al comprador. 2. Dejarse constancia tambin del lugar en que ordinariamente se guarda la Cosa, y 3. No puede estipularse un perodo de pago inferior a una semana.

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DERECHOS DEL VENDEDOR Y COMPRADOR EN LAS COMPRAVENTAS ESPECIALES.


El Vendedor o Acreedor tiene un derecho real de Prenda y de transferir el crdito. El derecho real de Prenda otorga al Acreedor: a. Privilegio: Quiere decir que los intereses y costos de cobranza son de cargo del deudor, asimismo derecho de indemnizacin por daos y perjuicios causados en contra de la Prenda. b. Derecho de Persecucin: Este derecho confiere al acreedor la facultad de perseguir la tenencia de la Cosa contra toda persona en cuyo poder se encuentre y a cualquier ttulo que la tenga. c. Derecho de Inspeccin: El acreedor puede inspeccionar por s o por mandatario la cosa dada en Prenda. d. Derecho de Pedir la Realizacin de la Prenda: Para ello la ley establece un procedimiento ejecutivo especial. En cuanto al Comprador o Deudor ste tiene slo meras facultades, como son: 1. Vender la Cosa: Pero no puede entregarla sin el consentimiento del Acreedor, si no la ha pagado. 2. Adoptar todas las medidas necesarias para su mejor aprovechamiento. 3. Cancelar anticipadamente la deuda o hacerle abonos extraordinarios. Como te has podido dar cuenta hemos analizado varios aspectos de los contratos de compraventas. Ahora bien, en las siguientes lneas estudiaremos algo muy importante y que tiene en cierta medida relacin con nuestro diario vivir. Qu sucede con la Compraventa en un local comercial?

La Compraventa del Establecimiento de Comercio


EL Establecimiento de Comercio se define: "Como toda organizacin econmica que tiene por objeto efectuar la circulacin de la riqueza mediante un giro comercial" El capital de un Establecimiento Comercial est constituido por: Bienes Corporales: Lo constituyen el local, mobiliario, mquinas, etc. Bienes Incorporales: Vale decir, razn social o nombre, privilegios de invencin, modelos industriales, derecho de llaves, clientela, ubicacin. stos son elementos esenciales para la existencia del Establecimiento; incluso podra faltar la mercadera, pero nunca el nombre, la clientela o la ubicacin, los cuales son determinantes en las ventas del establecimiento.

Desde el punto de vista jurdico, el Establecimiento de Comercio constituye una universalidad de hecho; esto quiere decir que posee una individualidad propia e independiente de los elementos que lo componen y aun cuando stos sufran cambios o modificaciones, l conserva, sin embargo su individualidad autnoma. Ahora, para los efectos de la Compraventa del establecimiento, entindase un bazar, por ejemplo, el objeto de la obligacin del vendedor es de caractersticas muy especiales: a. b. c. d. e. Carcter Mueble: Siempre se trata de una cosa de carcter Mueble. Naturaleza Incorporal: Es un bien de naturaleza incorporal. No Fungible: Es decir, de carcter duradero. Cosas Corporales e Incorporales: Est formado por cosas corporales e incorporales. Actos de Comercio: Vale decir; ejecuta actos de comercio.

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CARACTERSTICAS DE LA COMPRAVENTA DE UN ESTABLECIMIENTO COMERCIAL.


Las caractersticas de la Compraventa del un Establecimiento Comercial dependen de las situaciones que se den con respecto a: 1. Si abarca a "las marcas comerciales", "el nombre comercial", "los privilegios industriales" y "los modelos industriales" , o Si incluye el "derecho de llaves" y "la clientela". Esta ltima es el conjunto de personas que tienen costumbre de requerir los servicios de una casa comercial. 2. Vinculado con la clientela est "El Derecho de Llaves", que muchas veces se confunde. Sin embargo, el derecho de llaves es un efecto o consecuencia de la clientela, ya que por causa de ella es posible determinar la cualidad del establecimiento para obtener con su manejo una determinada utilidad, o 3. La venta del establecimiento comprende las mercaderas, o 4. Le venta del establecimiento no comprende el pasivo del vendedor. (El establecimiento es una universalidad de hecho, de ah que su venta no comprenda la transferencia del pasivo del comerciante vendedor, proveniente de sus negocios comerciales), o 5. Por ltimo, la clusula de no competir, que consiste en imponer al vendedor la obligacin de no establecerse nuevamente con establecimientos semejantes al que venda.

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CONFECCION DE UN CONTRATO DE COMPRAVENTA


La forma de los Contratos de Compraventa, el Cdigo de Comercio establece que los Contratos Mercantiles sern vlidos cualquiera que sea la forma, dependiendo de aquellos casos en que la ley exige requisitos de forma especial: por ejemplo, para los bienes inmuebles. En la Actividad Comercial se presentan, entre otros: Los contratos celebrados por correspondencia, que se consideran con plena fuerza legal cuando se conteste aceptando la propuesta o las condiciones. Los contratos que se celebren con participacin de un agente o corredor, son aceptados cuando los contratantes hayan aceptado la propuesta. Los contratos realizados mediante un acuerdo de palabra, ste es conveniente hacerlo despus por escrito, para poderlos utilizar como medio de prueba de las obligaciones en ellos consignadas, adems, el Cdigo de Comercio establece que cuando la suma del contrato exceda a $1.500.000 pesos, la declaracin de testigos no ser suficiente para probar la existencia del mismo. Una vez que se ha formalizado el Contrato de Compraventa, cada una de las partes intervinientes poseer un ejemplar del mismo con las firmas originales. Ms adelante vers un ejemplo de un contrato, en l se indican todos sus elementos y posteriormente encontrars un anlisis de l. NO OLVIDES!, QUE EL XITO DE TU APRENDIZAJE DEPENDE MUCHO DE LO QUE T ENTREGUES, SIGUE ADELANTE CON LA MISMA SERIEDAD Y RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA.

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Anlisis de un Contrato de Compraventa


Roberto Oroz Gaspea es propietario de una Empresa cuya actividad consiste en la Compraventa de autos usados.

1. 2. 3. 4.

Lugar y fecha en que se celebra el contrato. Datos identificativos de los intervinientes en el contrato. Relacin de motivos por los que las partes van a firmar el contrato. Condiciones de la contraprestacin que se establece para el bien o servicio objeto del contrato. 5. Firma de las partes.

La estructura escrita que se utiliza normalmente para la redaccin de los contratos de compraventa.

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1. En el encabezamiento del documento se especifica el lugar y fecha en que se celebra el contrato. Es necesario una fecha determinada, y es conveniente que se encuentre al inicio del contrato y hacer referencia a la misma en su trmino. 2. La palabra REUNIDOS debe figurar los datos identificativos de los participantes en el contrato: Nombre y apellidos, RUT domicilio. Se hace constar por escrito la capacidad legal que se reconocen mutuamente para firmar el contrato. Estas personas fsicas pueden actuar en nombre propio, en nombre de una persona jurdica o bien en nombre de una tercera persona o en otros conceptos jurdicos. En el contrato analizado, el vendedor acta en nombre propio. El Cdigo Civil, determina que nadie puede contratar a nombre de otro sin estar autorizado o sin que conste de su representacin legal por la ley. 3. La palabra EXPONEN se expresa la voluntad de cada una de las partes participantes en el contrato de compraventa de una determinada Cosa; se describen las caractersticas de la cosa, y en otro caso, antecedentes. Es decir, es una simple relacin de motivos por los que las partes van a firmar el contrato. A veces, en lugar de la palabra EXPONEN aparece el ttulo MANIFESTACIONES. La numeracin de las manifestaciones suele hacerse por letras para diferenciarlas de las clusulas o pactos. 4. La palabra CLAUSULAS hace referencia a la cosa u objeto del contrato, el precio, la forma de pago de la contraprestacin y cuantas disposiciones, pactos y condiciones tenga por conveniente, siempre que no sean contrarios a las leyes, a la moral, ni al orden pblico, tal como lo establece el Cdigo Civil. En algunos contratos, la palabra CLAUSULAS se sustituye por PACTOS. El precio tiene que quedar perfectamente concretado, determinado y fijado, para que no existan problemas en su interpretacin. Existen distintas formas de pago del precio, por ejemplo, pago parcial y resto aplazado, pago con intereses, pago en cheque, con letras y otros. El contrato que estamos analizando es un ejemplo de pago al contado. En todo tipo de contrato debe figurar una clusula que indique el sometimiento expreso de las partes a un determinado juzgado y tribunal. En el contrato analizado es la cuarta clusula. En caso de conflicto en la interpretacin o contenido del contrato, ser dicho juzgado y Tribunal el que resuelva la controversia, y no el que les correspondera a cada uno en funcin de su domicilio.

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5. Firma de las partes Contratantes. Cada uno de los folios que componen el contrato ha de estar firmado por las partes intervinientes, sin embargo, el hecho de que un contrato haya sido firmado no significa que tenga validez legal, puesto que puede recoger clusulas no admitidas por la ley. El contrato analizado anteriormente rene todos los requisitos para su validez: o o o o Existe la plena capacidad de las partes para contratar. Las dos partes expresan su voluntad y consentimiento para realizar la operacin. El objeto del contrato est perfectamente delimitado, siendo lcita y posible su venta. Se define claramente el fin de cada una de las partes y el precio est perfectamente delimitado.

EFECTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA


El Contrato de Compraventa, una vez establecido el consentimiento, objeto y precio, surgen obligaciones para el vendedor y el comprador. Obligaciones del Vendedor: El vendedor est obligado a: a. Entregar la Cosa Vendida en el plazo y lugar pactados en el contrato. b. El saneamiento de la Cosa Vendida. c. Conservar la Cosa Vendida antes de efectuar su entrega al comprador, es decir, mantener en perfecto estado los bienes objeto del Contrato de Compraventa. La entrega de la Cosa se realizara en el plazo acordado, y si no se ha fijado, en las 24 horas siguientes a la perfeccin del contrato. Los gastos para la entrega de la Cosa Vendida, sern de cuenta del vendedor, y los de su transado o transporte de cargo del comprador, salvo que se estipule lo contrario. El vendedor no est obligado a entregar la Cosa Vendida si el comprador no le ha pagado el precio o no se ha sealado en el contrato un plazo par el pago. Si una misma Cosa se hubiese vendido a diferentes compradores, la propiedad se transferir a la persona que primero haya tomado posesin de ella con buena fe, si es cosa mueble. Si es Inmueble, la propiedad pertenecer al adquiriente que antes las haya inscrito en el Registro de la Propiedad; si esta inscripcin no existe, la propiedad pertenecer a quien de buena fe sea primero en la posesin, y si falta sta, a quien presente ttulo de fecha ms antigua, siempre que haya buena fe. El Cdigo Civil seala adems que el vendedor responder ante el comprador: a. De la posesin legal y pacifica de la cosa vendida. b. De los vicios o defectos ocultos que tuviere. Por tanto, esto deriva en la responsabilidad del vendedor de reparar por privacin de vicios ocultos. En l supuesto que el comprador sea probado de la cosa adquirida por sentencia como consecuencia de un derecho anterior, el vendedor responde por privacin a travs de una indemnizacin a la otra parte.

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Por otro lado, si la adquisicin de la Cosa imposibilita al comprador del disfrute o de la posesin til de la misma por causas o defectos ocultos, el vendedor est obligado a reparar, deshaciendo la Compraventa o rebajando el precio. Obligaciones del Comprador: El comprador est obligado a: a. Pagar el precio de la Cosa Vendida en el tiempo y lugar fijados por el contrato. Si no se hubieran fijado, deber hacerse el pago en el tiempo y lugar en que se haga la entrega de la Cosa Vendida. b. Recibir la Cosa. La ley establece que el vendedor puede optar por la anulacin del contrato o por el cumplimiento del mismo en los supuestos en los que el comprador: o Rehus sin una causa justa el recibo de los efectos comprados. o Tenga una simple demora para hacerse cargo de las mercaderas. En ambos casos, el vendedor tiene que depositar judicialmente las mercaderas. El comprador no est obligado a admitir entregas parciales; y si las acepta, la venta se considera efectiva respecto a los gneros recibidos, independientes de que el comprador puede pedir por el resto el cumplimiento del contrato o su anulacin.

CAUSAS DE EXTINCIN DE UN CONTRATO


El Cdigo Civil enumera las causas que, con carcter general, extinguen las obligaciones: a. El Pago o Cumplimiento. b. La Prdida de la Cosa Debida. c. La Condonacin de la Deuda. d. La Confusin de los Derechos de Acreedor y Deudor. e. La Compensacin. f. La Novacin. El Pago o Cumplimiento: Es la manera normal de extincin de las obligaciones. Resulta del cumplimiento por parte del deudor de la prestacin contratada. Habitualmente, el medio o documento que constituye prueba de la extincin de la deuda es el recibo. La Prdida de la Cosa Debida: Cuando la cosa objeto del contrato est en poder del deudor y sta se pierde, el deudor responder y deber de indemnizar por daos y perjuicios. La Condonacin de la Deuda: Cuando la deuda se perdona, se extingue tanto la deuda principal como las accesorias. La Confusin de los Derechos de Acreedor y Deudor: Cuando recaen en el mismo sujeto los derechos de acreedor y de deudor, entonces las obligaciones se extinguen.

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La Compensacin: Cuando dos personas son recprocamente deudoras y acreedoras, la obligacin se extingue en la cantidad concurrente. La Novacin. Cuando se sustituye una obligacin antigua por una nueva, sta extingue la anterior.

A las causas anteriormente expresadas hay que aadir otras que producen el mismo efecto, extincin de obligaciones, en los Contratos de Compraventa. Por un lado, aquellas causas especficas como la falta de pago, los vicios ocultos, etc. Y por otro, el ejercicio del retracto ejercitado por el vendedor. El derecho de retracto nace cuando en el Contrato de Compraventa del vendedor se reserva el derecho de volver a adquirir la Cosa Vendida. Si el vendedor ejercita este derecho dentro del plazo, la venta queda resuelta con carcter retroactivo; eso supone que el vendedor no ha dejado nunca de ser dueo de la Cosa. A continuacin te mostramos algunas definiciones de otros tipos de contratos comerciales existentes.

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OTROS CONTRATOS DE COMPRAVENTA Y AFINES Contratos de Compraventa a Plazos:


Este tipo de contrato se rige por el Cdigo Civil y el Cdigo de Comercio y por la Ley de Ventas a Plazos. Los contratos de compraventa a plazos son aquellos en los que el comprador paga una parte del precio, aplazando el resto por un periodo superior a tres meses y una serie de plazos establecidos. El desembolso mnimo inicial ha de ser al menos el 10% del importe al contado. Los contratos de compraventa a plazos: Han de hacerse por escrito para que tengan validez. Se realizan normalmente para la venta de bienes de equipo, vehculos y aparatos de uso domstico. Incluye la clusula de "prohibicin de disponer". Esto significa que el comprador no puede trasmitir ni gravar el bien objeto del contrato sin permiso del vendedor hasta que no termine de pagar los plazos. Suelen incluir la clusula de reserva de dominio; es decir, el bien no ser propiedad del comprador hasta que no se pague totalmente.

Ejemplo de cmo aparece en el clausurado: "Conservar el dominio y propiedad de la maquinaria hasta el total pago de la misma, compremetindose usted a conservarla en perfectas condiciones y en buen estado, salvo el natural desgaste producido por el uso." Este tipo de contrato tiene una gran difusin en la actualidad, por la facilidad que supone en la forma de pago.

Contrato Estimatorio:
El Contrato Estimatorio es aquel por el cual una parte entrega a otra determinados bienes: el que recibe los bienes procura la venta de los mismos. Y, en el plazo pactado, paga el valor de los bienes que vende y devuelve los no vendidos o los retiene hasta su venta. ste es un tipo de contrato especfico que realizan los mayoristas o productores y minoristas o comerciantes. La principal diferencia de este tipo de contrato con el tpico de compraventa es que la entrega de los bienes por parte del productor no genera la transmisin de la propiedad al minorista, aunque s la plena disposicin. El comerciante asume el riesgo que puedan sufrir las mercancas. Si se destruyesen por caso fortuito, ste deber pagar su precio al mayorista.

Contrato de Suministro:
En el Contrato de Suministro el suministrador o proveedor se obliga a realizar una serie de prestaciones continuas y con una periodicidad establecida, de acuerdo con las necesidades del cliente. El cliente se obliga a pagar el precio establecido en las condiciones fijadas.

Este tipo de contrato se caracteriza por la realizacin constante y continua de prestaciones. Ejemplos: Contrato de gas, electricidad y agua. Sin embargo, estos contratos no pueden recoger prestaciones de servicios peridicos y discontinuos (el caso de los contratos de asistencia tcnica o mantenimiento).

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Aunque en este tipo de contrato rige tambin el principio de libertad de forma, como ciertos suministros prestados en rgimen de monopolio u oligopolio es habitual el uso de contratos tipo establecidos por las compaas suministradoras.

Contrato de Leasing
El contrato de Leasing o de Arrendamiento Financiero es aquel por el que una Empresa de Leasing cede los derechos de uso de uno o ms bienes propios a otra parte durante un cierto tiempo y a cambio de un precio distribuido en cuotas peridicas. En el contrato se debe establecer la posibilidad de que el cliente pueda ejercer la opcin de compra: es decir, adquirir el bien a un precio inicialmente convenido, que se denomina "residual". Si el cliente no ejercita la opcin de compra, ha de devolver el bien o negociar una prrroga con cuotas peridicas ms reducidas. Los bienes objeto de Leasing pueden ser tanto bienes muebles como inmuebles. Y deben estar afectos a la explotacin econmica del usuario. Esta forma de contratacin sta siendo muy utilizada por las Empresas para la adquisicin de determinados bienes: maquinarias, equipos informticos, autos, etc.

TE FELICITAMOS, YA HAS RECORRIDO GRAN PARTE DE TU FORMACIN, CONTINA!

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UNIDAD II
DOCUMENTACION MERCANTIL

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INTRODUCCIN
Esta unidad sin duda que ser para ti una gran oportunidad de comprender y aplicar en plenitud la documentacin comercial en toda su esencia. Descubrir y razonar la importancia de estas herramientas bsicas en el desarrollo de las distintas actividades comerciales implicar una clara familiarizacin con estos instrumentos, reconociendo cada uno de ellos y su adecuada utilizacin. Es esfuerzo que pongas para lograr comprender y aplicar la unidad, ser vital al momento de evaluarte, por lo que te sugerimos consultar todas tus dudas con tu profesor a fin que no queden vacos.

DOCUMENTACIN MERCANTIL
Objetivo Terminal del Mdulo: Al finalizar la aplicacin del mdulo, el alumno podr conocer, identificar y aplicar conceptualmente los documentos inherentes al proceso de Compra-venta, adems de otros documentos respaldatorios de la Compra-venta, como tambin documentos relacionados con la Administracin del Personal. Objetivos en Trnsito: Conocer y comprender el uso de documentos mercantiles correspondientes al proceso de Compra-venta. Confeccionar y aplicar estos documentos mercantiles del proceso de la Compra-venta. Conocer, comprender, confeccionar y practicar el uso de los documentos respaldatorios del proceso de la Compra-venta. Conocer, comprender, confeccionar y ejercitar el uso de los documentos mercantiles relacionados con la administracin del Personal

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DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTAS


En el campo de los negocios y a medida que ste ha ido evolucionando, la implementacin de documentos para la compraventa ha permitido un ordenado control de las actividades comerciales. Entre los documentos que intervienen en el proceso de compraventas mencionamos los siguientes: 1. DOCUMENTOS DE CONSULTA 2. COTIZACIN 3. NOTA DE VENTA O PEDIDO 4. BOLETA DE COMPRAVENTA 5. GUA DE DESPACHO 6. FACTURA 7. NOTA DE DBITO 8. NOTA DE CRDITO

DOCUMENTOS DE CONSULTA
La interpretacin que se le da a este documento no es otra cosa que eso, consulta, en el que las empresas solicitan informacin tcnica o especfica sobre un producto o servicio. No existe un formato uniforme para este documento pues cada empresa disea su formato de acuerdo a sus requerimientos. Por ejemplo, una empresa minera que necesita adquirir de una empresa proveedora de productos para la minera, un extractor de polvo para la unidad de chancado, pero en el catlogo y la visita del vendedor no se indica la capacidad de extraccin de partculas por milln de este equipo. Es aqu donde se utiliza el documento de consulta. Tal vez t encontrars que ms efectivo y rpido seria tomar un telfono y hacer la consulta, pero no olvidemos que el nico respaldo que tenemos para defendernos o apelar a alguna situacin, es un documento escrito y firmado por el emisor. Un diseo simple puede ser:

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LA COTIZACIN
Este documento es muy utilizado por las empresas, pues a travs de ste se recibe informacin acerca de uno o varios productos con sus respectivos precios. En este documento generalmente se indican los productos y precios de aquellos que slo se ha solicitado informacin. La mayora de las empresas tienen codificados sus productos, lo que hace ms eficiente poder cotizarlos, es decir, que el interesado revisa el catlogo del proveedor y puede solicitar su cotizacin de la siguiente manera:

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LA NOTA DE VENTA O PEDIDO


La nota de venta o de pedido, como generalmente se le llama, es un instrumento de gran importancia en el ejercicio de la compraventa, pues es ste el documento utilizado por las empresas y sus ejecutivos de ventas para registrar los productos solicitados por sus clientes. Cabe sealar que los formatos no varan mucho entre las empresas que la emiten. Algunos ejecutivos de ventas cometen el error de no registrar los precios en ella, lo que provoca graves confusiones al momento de la facturacin. Como todo documento comercial, llevan impreso un nmero correlativo.

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LA GUIA DE DESPACHO
La gua de despacho es un documento que la ley obliga a las empresas a emitir. Esta emisin se realiza cuando la entrega de factura se posterga o bien cuando se trasladan bienes. Este documento se rige por las disposiciones legales vigentes que imparte el SII (servicio de Impuestos Internos). Ello significa que deben ser timbradas en dicho organismo. En cuanto a su emisin, la gua de despacho debe emitirse en triplicado: El original y sus copias deben registrar los bienes que se trasladen con motivo de una venta, por causas que no importen ventas o de una prestacin de servicios El duplicado deber ser conservado por el emisor a fin que ste proceda posteriormente a la facturacin de la transaccin comercial

En cuanto a la persona que emite una gua de despacho, debe poner mucho cuidado en no olvidar registrar ningn dato del cliente y del detalle de la operacin, como tambin si su empresa no dispone de tecnologa, hacerlo a mano alzada con letra legible. Hoy en da las empresas comerciales envan a las imprentas a confeccionar sus documentos mercantiles, las que en su formato incluye todos datos de la empresa, esto significa que el encargado de emitir la gua de despacho slo tendr que registrar los datos completos del cliente.

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LA FACTURA
La factura es el documento ms importante en una transaccin comercial y deben ser emitidas por todas la empresas que venden productos o prestan un servicio. Este documento tiene un control muy riguroso por parte del SII (servicio impuestos internos) en cuanto a su emisin, ya que empresas y comerciantes pueden hacer uso del I.V.A. el que se encuentra registrado en la factura. La factura debe ser emitida por una empresa o comerciante cuando venden a comerciantes o empresas. No debes olvidar que la factura es un documento legal que respalda una operacin comercial. En cuanto a su emisin, esta debe hacerse en triplicado entregando al cliente el original y la 2 copia, y 1 copia debe quedar en poder del vendedor o prestador del servicio para una posterior revisin del SII

En cuanto a las caractersticas de formato que debe tener la factura, sta debe incluir todos los datos de la empresa o comerciante vendedor y por ser un documento tributable debe llevar el sello o timbre del SII. Y por otro lado todos los datos del comprador.

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LA NOTA DE DBITO
La nota de dbito es un documento complementario de la factura y debe ser emitida slo cuando se deben aumentar los valores de una transaccin en que ya se ha emitido la factura. La razn por la cual se deben modificar los valores pueden ser: cambio en los precios, recargo e intereses. En su encabezado debe llevar los datos del emisor y como en todo documento mercantil un nmero correlativo. Y luego registrar los datos del comprador. En el recuadro "Se ha cargado en su cuenta lo siguiente", debe registrarse:

LA NOTA DE CRDITO La nota de crdito es un documento, al igual que la de Dbito, complementario a la factura y slo se emite cuando se deben disminuir los valores de una operacin en que ya se ha emitido una factura. Las razones por las cuales se deben modificar los precios pueden ser: cambios en los precios, menos productos recepcionado por los facturados, etc. La nota de crdito se utiliza ms cuando en la factura no fue considerado un descuento o cuando el cliente anticip su pago y que segn convenio le correspondera un abono proporcional a los das que anticip dicho pago. Solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficio del servicio y no olvidemos que al igual que la nota de dbito, la nota de crdito debe ser emitida con posterioridad a la facturacin. En su encabezado debe llevar los datos del emisor, y como en todo documento mercantil un nmero correlativo. Y luego registrar los datos del comprador. En el recuadro "se ha abonado en su cuenta lo siguiente", debe registrarse:

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Como has podido darte cuenta, cada documento analizado hasta ahora cumple un objetivo especfico de control y permiten que no se presenten confusiones a la hora de ver los resultados de las operaciones en un periodo determinado.

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ACTIVIDAD
Hemos conocido y reforzado un poco ms los distintos documentos mercantiles que participan en un proceso de compraventa. Ahora bien, corresponde que apliquemos tus conocimientos en un ejercicio que involucrar gran parte de estos documentos. Es decir, debes utilizar los siguientes documentos: nota de venta, gua de despacho, factura, nota de dbito y nota de crdito.

EJERCICIO
La empresa AIWA por intermedio de su ejecutivo de ventas Sr. Hctor lvarez Q., tom el pedido a la empresa ANY STORE cuyo representante legal es el Sr. Ral Moreno T.. Dicho pedido consta de lo siguiente: N ORDEN 1. 2. 3. 4. DETALLE 20 TV 20 20 Video grabador 4 cabezales 10 Personal CD 40 Equipos de msica 1800 Valor Neto $ 135.000 c/u $ 85.600 c/u $ 54.350 c/u $ 167.800 c/u

DATOS DEL VENDEDOR Razn Social RUT Domicilio Comercial Fono/Fax Condiciones de Venta

: : : : :

AIWA Y CIA 78.965.321-K Providencia 1656, Las Condes, Santiago 6896362 180 das con cheque

DATOS DEL COMPRADOR Razn Social : ANY STORE Y CIA LTDA. RUT : 80.312.312-8 Domicilio Comercial : M.A. Matta 2298, Antofagasta Fono/Fax : 286565 La toma del pedido se realiza con fecha 25/01/2001 Se despacha la mercadera con fecha 15/02/2001 Se factura la mercadera con fecha 15/08/2001 Se emite nota de dbito con fecha 30/08/2001 Se emite nota de crdito con fecha 30/08/2001 ATENCIN En el tem 2 se cobra $85.600 por cada videograbadora y debi cobrarse $89.900 En el tem 4 se cobra $167.600 por cada equipo de msica de un total de 40 pedidos y slo llegaron 36

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DOCUMENTOS DE PAGO EN UNA COMPRAVENTA LA CUENTA CORRIENTE BANCARIA


En virtud al decreto con fuerza de ley (DFL) nmero 707 del 07/10/82, la Cuenta Corriente Bancaria se define como: "Un contrato en el cual un banco se obliga a cumplir las rdenes de pago de una persona hasta las cantidades de dinero que hubiere depositado ste ltimo en la entidad bancaria o bien del crdito que se hubiese estipulado". En esta relacin intervienen directamente dos actores: EL CLIENTE Y EL BANCO Existen dos tipos de cuentas corrientes: Personas Jurdicas: Instituciones, empresas Personas Naturales: Unipersonales, pluripersonal Unipersonal: Esta no presenta ninguna particularidad pues el titular de la cuenta es slo una persona Pluripersonal: son aquellas cuentas que son abiertas por dos o ms personas que se constituyen como titular. Estas personas deben actuar en conjunto a menos que presenten un poder notarial para la administracin de dicha cuenta. Hoy en da este tipo de cuenta es muy til debido a las caractersticas y cambios que han presentado las actividades comerciales no slo en nuestro pas sino en todo el mundo. Los requisitos para abrir una cuenta corriente depender, s es persona jurdica o persona natural. En el caso de las personas naturales, deben ser mayor de edad (21 aos), poseer una renta superior a los $380.000 lquidos (segn la entidad bancaria), una antigedad laboral superior a 3 aos, cdula de identidad, informes comerciales y financieros intachables. En el caso de las personas jurdicas, deben acreditar solvencia, presentar Rut de la empresa, los ltimos 12 pagos de IVA, una antigedad en la actividad productiva o comercial superior a 3 aos, informes comerciales y financieros intachables. Una vez aprobada la apertura de una cuenta corriente, el Bco. nos entrega un talonario de cheque con los cuales podemos realizar pagos, por ejemplo: Comprar en una tienda Pagar servicios bsicos como luz, agua, telfono Pagar el cable El servicio de Internet Otros.

EL CHEQUE
Podemos definir el cheque como una orden escrita y girada contra una entidad bancaria para que este pague a su presentacin todo o parte de los fondos que el librador puede disponer en su cuenta corriente. Observa la siguiente imagen que te muestra el diseo de un cheque:

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Los requisitos que debe el cheque deben cumplir: Nombre del librador (banco) El lugar y fecha de expedicin La cantidad girada en letras y nmeros La firma del tenedor (propietario de la Cta.Cte.) El nombre del beneficiario Para los efectos de cobro de un cheque existen plazos de acuerdo a la plaza de origen del documento: 60 das para los cheques emitidos de la misma plaza (ciudad) 90 das para los cheques emitidos fuera de la plaza

TIPOS DE CHEQUES
1. AL PORTADOR: Es aquel que no se le ha borrado las frases A LA ORDEN, AL PORTADOR. Estos cheques pueden ser cobrados por cualquier persona sin desmedro que el banco registre la identidad de la persona que est cobrando el documento y slo lo pagar con la presentacin de su cdula de identidad.

2. CHEQUE A LA ORDEN: es aquel que se le ha borrado la frase O AL PORTADOR, en la prctica suele llamarse cheque cerrado. Debe ser cobrado por la persona a cuya orden fue extendido o a quienes le haya sido endosado, o por el mandatario del tenedor con poder suficiente.

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3. CHEQUE NOMINATIVO: es aquel que se le han borrado las frases A LA ORDEN, O AL PORTADOR, slo pueden ser cobrados por la persona a cuyo nombre se extiende o por su mandatario con poder suficiente. Tambin puede endosarse en comisin de cobranza, pero nicamente a un banco y por aquel a cuyo nombre se extiende.

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4. Cheque Cruzado General: se dice que un cheque est cruzado en general, cuando entre sus lneas paralelas colocadas en el anverso, no tiene ninguna designacin.

5. Cheque cruzado especial: se dice que un cheque cruzado especial, es el que entre sus lneas paralelas transversales lleva el nombre de un banco determinado u otro a quien dicha institucin se le haya endosado en comisin de cobranza.

EL ENDOSO
El endoso corresponde a la firma del beneficiario o del representante si se trata de una persona jurdica puesta al dorso del cheque, la cual transfiere el dominio del documento o se entrega en cobro. Existen dos tipos de endoso: El endoso general y el endoso nominativo. Endoso General - Es cuando se estampa en el dorso del cheque la firma y timbre de la razn social si es persona jurdica. Esto significa que puede ser cobrado por cualquier persona.

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Endoso Nominativo - Puede ser cobrado o depositado slo por la persona a nombre de quien se extiende el endoso. Por ejemplo se extiende el endoso de un cheque a Sara Nez A.

ACTIVIDAD
Hemos concluido esta unidad y para darle el VB, desarrollars ejercicios prcticos que permitirn tus avances. Confecciona los siguientes cheques de acuerdo a lo que se seala a continuacin: El seor Ivn Reyes Corts va de compras al centro, y su primera parada es en Farmacia SALCO, ah compra un total de $ 7.865 y se permite pagarlo con un cheque a 30 das a la orden. Luego se dirige al RIPLEY en donde compr la suma de $ 36.658, la cajera le indico que el cheque lo extendiera nominativo cruzado. Pero su gran compra era un PC ltima generacin y tecnologa con todos sus accesorios en FALABELLA S.A., giro un cheque por $ 878.300 Cruzado Especial al Banco de Chile.

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EL RECIBO
El recibo no es ms que un comprobante que acredita la recepcin de dinero por algn ejercicio comercial. El caso de los arriendos de propiedades que extienden recibos que constatan la cancelacin del canon pactado y legalizado ante notario. Observa.

DOCUMENTOS MERCANTILES DE RESPALDO DE LA COMPRAVENTA AL CREDITO LA LETRA DE CAMBIO


La letra de cambio es un documento mediante el cual una persona, llamada librador, ordena a otra, llamada librado, a pagar una cantidad determinada de dinero a una tercera persona o a su propia orden. Intervienen en la letra de cambio tres personas: Librador o Girador: es la persona que gira la letra y ordena a otra que la pague Librado o Girado: es la persona que recibe la orden de pagar el documento. Tomador o beneficiario: es la persona a cuya orden se extiende el documento y se beneficia con la suma que se gira.

Exigencias Legales o formalidades de la Letra de Cambio


Las letras de cambio deben ser timbradas por el SII y emitirse en formularios impresos, de numeracin correlativa, con nombre, RUT, domicilio y actividad de la firma recurrente, adems una leyenda que diga "El impuesto de timbres y estampillas que grava este documento se paga por ingresos mensuales de dinero en tesorera, segn decreto ley N 3.475 Art.15 N 2. La letra de cambio obliga a contener los siguientes datos: Indicacin de ser letra de cambio El lugar y fecha de emisin La cantidad a pagarse expresada en moneda nacional, extranjera, o en U.F. Nombre y apellido del beneficiario Nombre, apellido y domicilio del librado El lugar y fecha de pago La firma del librado En las actividades comerciales frecuentemente intervienen en la letra de cambio dos personas, una de ellas acta como librador y la otra como beneficiario. Observemos ahora el diseo de una letra de cambio:

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Nmero total de las letras Fecha de vencimiento Lugar y fecha de emisin El valor de la letra expresado en nmero El vencimiento de la letra. Es un requisito esencial; sin l la letra se considerar pagadera a la vista El nombre completo de tomador. Este es un requisito esencial. El valor de la letra expresado en palabras El nombre , domicilio y RUT del librador Firma del librador. Este es un requisito fundamental para su aceptacin.

EL ENDOSO DE LA LETRA DE CAMBIO


El endoso es el escrito por el cual el tenedor legtimo transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la entrega en prenda. El endoso se debe estampar al dorso de la letra, o bien, en una hoja de prolongacin adherida a ella, este debe ser firmado por el endosante. El endoso de una letra puede aparecer de distintas formas: a. ENDOSO TRASLATIVO DE DOMINIO: Es cuando la letra slo esta firmada y esto garantiza la aceptacin y pago de la letra. Los endosos que contengan una de las clusulas "valor en cobro, en cobranza", o cualquier mencin que indique un simple mandato, permite al portador ejercitar los derechos de la letra, salvo el de endosar en dominio o garanta. b. ENDOSO EN GARANTA: Es aquel que lleva escrito al dorso "valor en garanta" este faculta al portador para ejercer todos los derechos emanados de la letra. Las letras de cambio tienen distintas utilidades en el marco comercial: 1. 2. 3. 4. Letras en cobranza Letras en descuento Letras en garanta Letras protestadas

1. Letras en cobranza: Son las letras enviadas, generalmente por los bancos para que procedan a su cobro, por esta operacin los bancos cobran una comisin en %. 2. Letras en descuento: En esta operacin el tenedor de las letras las enva al banco para que sean descontadas. Este trmite bsicamente consiste en que el banco una vez examinadas las letras, le devuelve al tenedor en forma anticipada el valor de las letras sin intereses (valor nominal); hacindose pago con los intereses que la empresa cobr al pactar letras.
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3. Letras en garanta: cuando la empresa tiene letras en cartera y debe pedir un prstamo, recurre a un banco ofrecindole las letras como aval para obtener el mencionado crdito. Por lo generados bancos proceden estudiar la procedencia de las letras y se le dan confianza conceden el prstamo, quedndose con las letras. Las letras sern devueltas cuando la empresa pague el prstamo, o sern rebajadas del mismo si son pagadas por los que las aceptaron. 4. Letras protestadas: El protesto de una letra es aquella operacin en que el aceptante se niega a cancelar el valor que ella se estipula. La letra puede protestarse, por falta de aceptacin, por falta de fecha de aceptacin y por falta de pago. Para protestar una letra se debe escribir al dorso la frase "letra protestada por .........................................", operacin que debe ser llevada a cabo en una notaria. Para calcular los valores que deben anotarse en una letra debes tener encuentra los siguientes conceptos: VALOR NOMINAL: es el valor que tiene una letra sin intereses. VALOR ACTUAL: es el valor de la letra con el recargo de intereses

AHORA BIEN
La suma del valor nominal ms los intereses es igual al valor actual. Observa como calcularemos una letra: Supongamos que Miguel Corts compra electrodomsticos, cuya suma total asciende a $240.000. la casa comercial le otorga un crdito con 3 letras a una tasa de inters del 3%

Pasos
1. El total de la compra lo dividimos por la cantidad de letras: 240.000 : 3 =80.000; entonces al resultado le aplicamos el inters: 80.000 x 3 : 100 =2.400, por lo tanto, el valor de la primera letra ser $80.000 + $ 2.400 es decir el valor actual de la letra es $82.400. Para calcular la segunda letra slo debemos tomar los $80.000 netos que resultaron de la divisin por la cantidad de letras. Pero la diferencia est en que el inters se va sumando, observa: Si el inters en la primera letra fue de un 3% para la segunda es el 6%. Entonces $80.000 x 6: 100 = 4.800 por lo tanto el valor de la segunda letra ser $80.000 + $4.800 es decir el valor actual de la letra es $84.800 Para calcular la tercera letra slo debemos tomar los $80.000 netos que resultaron de la divisin por la cantidad de letras. La diferencia est en que el inters se sigue sumando, observa: Si el inters para la primera letra fue un 3% y para la segunda un 6%, para la tercera ser un 9%. Entonces $80.000x9:100=$7.200 por lo tanto el valor de la tercera ser $80.000+$7.200 es decir el valor actual se la letra es $87.200.

2.

3.

EL PAGAR
Es un documento financiero a travs del cual la persona que los firma acepta la deuda y se confiesa deudora de otro por cierta cantidad de dinero y se obliga a pagarla de acuerdo a lo estipulado en el mismo documento.

Las personas que intervienen en este documento son tres: Suscriptor: es la persona que firma el documento con la promesa de pagarlo
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Beneficiario: es la persona a quien debe pagarse el documento. Fiador o Aval: es la persona que afianza el pagar.

El pagar debe contener de acuerdo a la ley. necesariamente los siguientes registros: 1. La indicacin de ser pagar. 2. El lugar y fecha de expedicin 3. El lugar y fecha de pago, si el documento no indica el lugar de pago, se entender que ste debe efectuarse en el lugar de expedicin. 4. La promesa no sujeta a condicin, de pagar una determinada cantidad de dinero. 5. El nombre y apellido del beneficiario o la persona a cuya orden se debe efectuar el pago 6. Firma del suscriptor. Debemos dejar en claro que la falta de uno de estos datos da lugar a que el documento no sea considerado pagar. Existen tres tipos de pagars de acuerdo a los vencimientos: Pagar a la vista: es aquel que debe ser pagado al momento de su presentacin en cobro. Se reconoce por llevar escrita la frase " a la vista", o por que indica fecha de vencimiento. Pagar a un plazo contado desde su fecha de emisin: es aquel que el plazo de su vencimiento comienza regir desde la fecha de su emisin. Se caracteriza por llevar escrita la frmula (a 60, 90, 120, etc. Das pagar), u otros semejantes. Pagar a un da fijo y determinado: es aquel que indica el da preciso en que debe ser pagado. Se identifica por la frase "al:........ del mes de ....... del ao 200... pagar"

ACTIVIDAD
Hemos analizado los documentos mercantiles de respaldo de la compraventa al crdito. Pues bien, ahora corresponde que pongamos en prctica estos conocimientos. El seor Elvis Turi cuyo Rut. Es 9.321.895-5 domiciliado en calle Andacollo 1233 de la ciudad de Antofagasta, compr un refrigerador industrial a $ 680.400 a la casa comercial el Pingino cuyo RUT. es 78.654.125-K, domiciliado en Labbe 1526 Las Condes Santiago, quien le otorg un crdito con 6 letras a una tasa de inters del 3,5% adems le hacen firmar un pagar por el total de la deuda. SE PIDE:

CALCULAR Y CONFECCIONAR LAS LETRAS CONFECCIONE EL PAGARE

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DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIN DE PERSONAL DEFINICIN DE CONTRATO DE TRABAJO


Es un formulario en el que se establece una relacin entre el empleador y el trabajador por el cual ste ltimo se obliga a prestar determinado servicio al empleador bajo su direccin y control, a cambio de una retribucin en dinero. El contrato de trabajo es consensual y deber constar por escrito en el plazo de 15 das desde la incorporacin del trabajo. Debe ser firmado por ambas parte en dos ejemplares quedando uno en poder de cada contratante. En caso que el empleador no haga constar por escrito el contrato dentro del plazo estipulado, ser sancionado con una multa de 5 UTM. en beneficio fiscal. Un contrato de trabajo debe contener como mnimo las siguientes estipulaciones: Lugar y fecha del contrato Individualizacin de las partes, indicndose, la fecha de nacimiento, el domicilio, la nacionalidad y la remuneracin pactada. Determinacin de la naturaleza de los servicios, del lugar o ciudad en que haya de prestarse Forma y periodo de pago de las remuneraciones Duracin y distribucin de la jornada de trabajo Plazo del contrato Lugar de procedencia del trabajador En el caso que el empleador suministre algunos beneficios adicionales como casa habitacin, luz combustible, alimentacin y otras, deber quedar establecido en el contrato de trabajo. Por ltimo todos los acuerdos que tomen las partes.

CLASIFICACIN DE LOS CONTRATOS DE TRABAJO


Los contratos de trabajo son diversos y cada uno cumple un rol distinto al otro Veamos!. 1. CONTRATO INDIVIDUAL: Es la convencin por la cual el empleador y el trabajador se obligan recprocamente, ste ltimo a contratar los servicios personales bajo dependencia y subordinacin del primero, y aquel a pagar por estos servicios una remuneracin determinada. CONTRATOS COLECTIVOS: Es el contrato entre un empleador y un sindicato, asociacin o gremio, este contrato deber constar por escrito y una copia de l deber ser enviada a la inspeccin del trabajo dentro de los 5 primeros das siguientes a su suscripcin. Todo contrato colectivo deber contener como mnimo las siguientes menciones: La determinacin precisa de las partes a quienes incluye Las normas sobre remuneraciones, beneficios y condiciones de trabajo acordadas encargado de interpretar las clusulas y resolver las controversias La duracin del contrato colectivo no podr ser superior a dos aos y su vigencia se considera a partir de da siguiente al de la fecha de vencimiento del contrato colectivo. CONTRATO A PLAZO INDEFINIDO : Este contrato es aquel que no seala una fecha determinada para su cesacin y faculta a las partes para darle trmino por escrito y con treinta das de aviso anticipado. CONTRATO A PLAZO FIJO : Es aquel en el que se seala una fecha determinada para su trmino, que por regla general no puede exceder de un ao. En algunos casos muy
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2.

3.

4.

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5.

especiales puede extenderse hasta dos aos. El cdigo del trabajo seala dos situaciones que transforman automticamente en contrato a plazo fijo en un contrato de duracin indefinida. a. Si el trabajador, contina prestando servicios con conocimiento del empleador despus de expirado el plazo fijo. b. Si el trabajador y el empleador renuevan por segunda vez el contrato a plazo fijo. CONTRATO POR CORTO PLAZO: El cdigo del trabajo admite la suscripcin de contratos de corta duracin a plazo, que no excedan los 30 das prorrogables una sola vez hasta por 30 das adicionales.

LAS CAUSALES LEGALES DEL TRMINO DE CONTRATO SON:


Artculo N 159 dice, el contrato de trabajo terminar en los siguientes casos: Mutuo acuerdo de las partes Renuncia del trabajador con aviso con 30 das de anticipacin Muerte del trabajador Vencimiento del plazo convenido en el contrato Caso fortuito o fuerza mayor.

DOCUMENTOS DE COTIZACIN A LOS ORGANISMOS DE PREVISIN


La emisin de estos formularios por parte de la empresa depende de las opciones de afiliacin que hallan adoptado la empresa y el trabajador, por lo tanto al momento de hacer la declaracin y pago de las imposiciones previsionales, se debe llenar planillas de AFP, ISAPRES, INP, CCAF Y MUTUALES donde se registran las imposiciones hechas a los empleadores a las imposiciones de los trabajadores (FAT). Estos son documentos oficiales para pagar forma obligatoria por parte del empleador el descuento hecho a sus trabajadores. Los formularios los entregan las instituciones en forma gratuita, pero algunas de ellas tambin aceptan formatos computacionales diseados por las empresas. Los diseos dependen de las instituciones pero deben tener algunos datos mnimos que establecen las instituciones fiscalizadoras: 1. identificacin de la empresa que efecta el pago a nombre del trabajador 2. identificacin del trabajador afiliado a la institucin 3. cotizacin obligatoria 4. cotizacin voluntaria 5. remuneraciones imponibles de los trabajadores 6. total a pagar 7. periodo al cual corresponden las remuneraciones. Las imposiciones sern pagadas dentro de los primeros das del mes siguiente al que corresponden las remuneraciones en los Bancos y CCAF autorizadas y a veces en las mismas instituciones. Cuando no exista pago, la declaracin de har en la misma instituciones o en alguna autorizada.

LIQUIDACIN DE SUELDOS
La liquidacin de sueldo es el documento en donde se expresan los valores pactados en el contrato de trabajo con sus correspondientes descuentos y beneficios adicionales. Cumplido un periodo de 30 das de trabajo, el empleador debe entregar el original de este documento al trabajador junto con la cantidad de dinero que en ella se expresa. Este documento es de gran importancia tanto para el empleador como para el trabajador, pues permite un mayor control. La liquidacin de sueldo debe indicar lo siguiente: Nombre de la empresa que la emite
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Nombre Y RUT del trabajador Nombre o cdigo del departamento a que pertenece Remuneraciones base Asignaciones obligatorias Descuentos previsionales (AFP, ISAPRE, INP, CCAF) segn corresponda. Descuentos por prestamos y anticipos

OBSERVEMOS UNA LIQUIDACIN DE SUELDOS

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ACTIVIDAD
Desarrollaremos a continuacin, un ejercicio prctico y muy sencillo La empresa El Cortijo S.A. cancela remuneracin a su trabajador Sr. Miguel Fuentes Loy con Rut. 9.325.782-1, cdigo de trabajo 1203 El trabajador percibe un sueldo base de $200.000 Recibe un bono de produccin de $ 25.000 Posee 2 cargas familiares Se le descuenta 3 cuota prstamo $18.000 AFP Santa Mara ISAPRE Consalud Se pide que confecciones la liquidacin de sueldo y posteriormente los documentos previsionales.

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MODULO III

PLANIFICACION DE STOCK (INVENTARIOS)

UNIDAD I

LA PLANIFICACION DENTRO DE LA BODEGA

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INTRODUCCIN
La presente unidad te dar a conocer a grandes rasgos los objetivos de la gestin de stocks permitiendo al alumno con posterioridad ahondar en el tema de la logstica a nivel de empresa. Asimismo, esta unidad te permitir conocer la base del Anlisis ABC conocido tambin como regla 80/20 o principio de Pareto y como este sistema focaliza el control solo en los artculos ms importante para la gestin de inventarios. Tambin te permitir conocer los procedimientos que se utilizan, adems de los criterios para catalogar los artculos como A, B o C como las actualizaciones diarias de los registros de stocks con frecuentes recuentos cclicos. Otros puntos interesantes tratados tericamente para conocimiento general en esta unidad sern los relacionados con la clasificacin operativa y funcional de los stocks, composicin de los stocks (base, seguridad, infraestructura, en trnsito, estacional o de anticipacin y otras clases), para finalmente terminar con los diferentes sistemas de reposicin de stocks.

OBJETIVO GENERAL
Al finalizar la presente unidad el alumno deber ser capaz de controlar en forma eficiente los stocks, adems de una rotacin adecuada de los productos, mercaderas o materiales almacenados dentro de una bodega.

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OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION DE STOCK


Una correcta gestin de stocks , constituye uno de los pilares bsicos en los cuales se apoyan las nuevas tendencias logsticas en la empresa. El concepto no es novedoso dentro de las teora Management, si bien el desarrollo de los medios informticos, junto con las nuevas tcnicas de Distribucin Comercial, han hecho recuperar la plana vigencia y operatividad a viejas formulas ya desarrolladas sobre todo, a nivel teorico, por los fiderentes estudiosos dek tema durante varias dcadas. Por otro lado, el alto nivel competitivo con que se mueve el Mercado, obliga a las empresas a reducir necesariamente sus costos operacionales, uno de cuyos componentes ms importante est ligado al llamado Capital Cautivo, que las empresas estn obligadas necesariamente a mantener, como consecuencia de cuantiosas inversiones en Stocks necesarias para dar el servicio comercial que el mercado requiere. La logstica, aporta una serie de principios y soluciones estructuradas tendentes a reducir al mnimo dichas inversiones en stocks, sin embargo, estas no seran operativas sin una correcta administracin de los inventarios que de una u otra forma traen consigo las referidas estructuras. Varios son los objetivos que podemos conseguir con una correcta Gestin de Stocks, sin embargo, podemos referirnos como los ms importantes a los siguientes: 1. Posibilidad de atender el grado de servicio, disponibilidad, requerido por el mercado. 2. Reducir las inversiones de Capital Circulante al mnimo posible, sin menoscabo del referido grado de servicio requerido por el mercado. 3. Conseguir la rentabilidad deseada sobre las inversiones en Stocks. Dado el acento econmico, que bsicamente estos objetivos requieren , conviene recordar la formula de las inversiones o R.O.I. (Return On Investment), en base a la cual se justifica gran parte de los referidos objetivos.

ROI =

( INGRESOS COSTOS ) INVERSION

Mejorar la gestin de stocks implica necesariamente una mejora del R.O.I., debido a: a. Disminuimos el costo de los inventarios permanentes b. Al incrementar el grado de servicio, incrementamos la Demanda atendida con la consiguiente mayor absorcin de gastos directos. c. En el sector industrial mejoramos la capacidad productiva, debido a una disponibilidad correcta de los materiales y componentes necesarios en la produccin. Evidentemente, mejorar la gestin de los Stocks frecuentemente requiere inversiones adicionales en personal y proceso de datos, por lo cual hay que seguir criterios de economicidad al decidir que tipo de formulas debemos aplicar en cada caso, ya que no todos los artculos, o referencias comerciales son igualmente rentables. Esto nos llevara necesariamente a un anlisis previo de las caractersticas de los productos.

ANALISIS DE INVENTARIOS: ANALISIS ABC


El anlisis ABC, conocido tambin como la regla 80/20 o principio de Pareto, constituye una de las tcnicas universalmente ms aplicadas, para seleccionar aquellos tems ms importante dentro de un colectivo determinado. En el campo de la gestin de Stocks su aplicacin es evidente ya que nos va a permitir, seleccionar aquellos artculos que presentan mayor inters para la referida gestin.
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Aunque el principio es harto conocido dentro de las diferentes tcnicas de Management, sin embargo, creo conveniente puntualizar algunos aspectos del mismo, de especial inters dentro del tema que estamos tratando. El principio bsico se centra en focalizar el control sobre los artculos ms importantes para la gestin de los inventarios Esto supone establecer tres niveles de importancia: NIVEL A Artculos muy importantes. NIVEL B Artculos moderadamente importantes. NIVEL C Artculos poco importantes De tal manera que el esfuerzo y costos de la gestin, sea proporcional a la importancia del producto. En consecuencia la primera pregunta que nos deberamos de hacer es:

Qu FACTORES afectan a la IMPORTANCIA de un producto, desde el punto de vista de la GESTION DE STOCKS)


Est claro que este punto de vista, (gestin de stock), condiciona la importancia del factor elegido. Por ejemplo, mientras que para un problema de organizacin de almacenes, lo prioritario sera probablemente la frecuencia de movimientos de un producto, para un control econmico de los inventarios primara su precio o ingresos por venta. Una vez que hayamos establecido estos criterios, los catalogaremos por orden de importancia, as por ejemplo, podramos definir los siguientes: a. Ventas anual en pesos b. Costo unitario del producto c. Escasez del material o dificultad de adquisicin d. Disponibilidad de los recursos para fabricarlos e. Periodo de aprovisionamiento y fiabilidad de suministros f. Condiciones de almacenaje g. Riesgo de robo, obsolescencia y caducidad del producto h. Costos de Stocks out i. Grado de servicio requerido, etc Una vez definidos estos criterios, seguiremos un procedimiento estndar como el que a continuacin se detalla, tomando como base el Consumo Anual de cada tem o referencia.

PROCEDIMIENTO
1. Determinar el consumo anual de cada tem 2. Multiplicar el consumo anual de cada tem por su costo, para obtener el consumo anual en pesos. 3. Calcular el porcentaje de cada tem, representa con relacin a su costo total 4. Listar los ITEMS en orden descendente al porcentaje calculado, con indicacin del tanto por ciento acumulado. 5. Asignarle el grupo correspondiente (A, B o C) 6. Resumen cuantificado de la importancia de cada grupo Conviene sealar, que la agrupacin de los productos es puramente convencional, pudindose decir que, aproximadamente, un entorno al 20% de los productos, representaran un entorno al 80% de la Venta, mientras que el 80% aproximado del resto de los productos, representara solo un entorno al 20% de la venta. En definitiva, la asignacin de los artculos a los grupos A, B o C es un criterio aplicado.
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Ntese que cuando hacemos un cuadro con diferentes criterios, un artculo que por su consumo anual, puede estar catalogado como C, sin embargo, segn otros criterios puede estar catalogado como B o C, en cuyo caso primara el ms importante de ellos.

Grficamente el anlisis A, B o C, se expresara de la siguiente forma:

EJEMPLO CURVA A, B, C.

CRITERIOS DE GESTION APLICABLES CRITERIOS ARTICULOS CATALOGADOS COMO A


En este grupo se sugiere efectuar los siguientes controles bsicos: Evaluacin mensual de las previsiones de venta o inclusin de frmulas de Forecast para previsin automtica de las mismas; en todo caso con revisiones peridicas de los resultados Actualizacin diaria de los registros de stocks, con frecuentes recuentos cclicos para comprobar que las existencias del almacn coincidan con los valores registrados Revisin frecuente de las necesidades y cantidades pedidas Reclculo peridico del stock de seguridad Vigilancia permanente de los plazos de entrega.

CRITERIOS ARTICULO DEL GRUPO B


Similar a los grupo A, pero con menos frecuencia de revisin

CRITERIOS DEL GRUPO C


En este grupo, la regla bsica es prestar poca atencin, en el sentido de que el costo de los procesos de gestin y control de los stocks, no sea superior al beneficio potencial obtenido. Los registros deben ser simples o inexistentes, con una amplia cobertura de pedidos y stocks de seguridad. Los recuentos fsicos, poco frecuentes semestrales o anuales, con mrgenes de errores aceptables y tcnicos de recuento especiales tales como medicin por volumen, peso, etc.

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CLASIFICACION OPERATIVA Y FUNCIONAL DE LOS STOCKS


Desde el punto de vista operativo, vamos a clasificar los diferentes inventarios en los siguientes grupos: a. Stocks Industrial: Materias primas y componentes Stocks de trabajos en curso Stocks de productos terminados en la fabrica

b. Stocks Comercial Stocks de productos terminados, situados en almacenes comerciales y a disposicin de la venta Stocks base Stocks de seguridad Stocks de anticipacin Stocks especulativos Stocks de transporte

Dentro del presente modulo, nos referiremos fundamentalmente a los diferentes aspectos de los llamados stocks comerciales, por esa razn creo conveniente, en este punto, extenderme en definiciones que sern posteriormente ampliadas en los diferente ms adelante.

COMPOSICION DE LOS STOCKS


Sabiendo que los stocks son un medio para conseguir un servicio al cliente, es aconsejable subdividir el stock total en dos grupos principales: a. El Stock que proporciona el G.S.I. (Grado de servicio Interno al Clientes) b. El Stock que no contribuye a conseguir el G.S.I.(Grado de servicio Interno del Cliente) El grupo A conceptualmente est formado por tres tipos de inventarios: Stock Base Stock de seguridad Stocks de Infraestructura El grupo B incluye: Stock del Pipeline B-D Otros stock no disponibles La suma de las normas de stocks que estn determinados para todos los componentes de los grupos A y B, da lugar a la norma de stocks presupuestada. Explicaremos con detalle a continuacin, el contenido de los diferentes tipos de stocks.

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EL STOCK BASE Normalmente, durante el periodo que media entre dos entregas sucesivas de envos de mercaderas, disminuirn gradualmente los stocks como resultado de la demanda en curso. En teora, en el caso ideal de que la demanda fuese constante y proporcional al tiempo siguiendo una lnea recta el stock se reducira justo a cero en el momento en que llegase la nueva remesa de lotes. Esto est reflejado en la figura Clculo de Stock Base, donde la demanda esta representada por una lnea inclinada. En consecuencia, durante el periodo de reposicin, el stock promedio es igual a la mitad del promedio de la remesa de lotes (1/2 Q) y se le denomina Stock Promedio de Lotes o Stock Base.

1. EL STOCK DE SEGURIDAD Como no existe una situacin idnea y la demanda nunca ser constante y proporcional al tiempo, de hecho, lo que hacemos es tratar una demanda promedio esperada con ciertas variaciones, tenemos que crear un Stocks de Seguridad adicional, para cubrirnos de la contingencia de que la demanda real sea superior al promedio estadstico establecido en la previsin de ventas durante el perodo de reposicin. En la figura Necesidad de Stock se muestra que cuando la demanda es ms alta que el promedio establecido, durante el tiempo que transcurre entre las dos llegadas, se agota el stock. En ese momento se necesita el stock de seguridad para cubrir esta variacin de la demanda y evitar una ruptura de stocks. Igualmente en la figura, se observa que si el lead-time de aprovisionamiento es superior al tiempo establecido, se producira tambin una ruptura de stock, por lo que deberamos crear tambin un stock de seguridad para cubrir dicha contingencia. En la prctica, debido a que la variabilidad de la demanda es normalmente superior a la variabilidad del lead time, se suele prescindirse de sta ltima para evitar un stock de seguridad excesivo.

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El stock de seguridad, se define como el stock necesario calculado para cubrir las fluctuaciones entre la demanda esperada y la real durante el lead- time promedio del sistema. Como este lead time tambin puede desviarse de su valor esperado, el stock de seguridad debe cubrir tambin este tipo de desviacin. Los lead time promedio del sistema se componen bsicamente de dos conceptos: el llamado periodo de revisin mas el tiempo de respuesta del proveedor o fabricante. 2. EL STOCK DE INFRAESTRUCTURA Cuando calculamos la norma de stock correspondiente, basada en un determinado grado de servicio de disponibilidad, se supone que la distribucin se efecta desde un punto central de almacenamiento. Sin embargo, en muchos casos, la distribucin hasta los clientes finales tiene lugar desde varios puntos distintos de almacenamiento, de los almacenes perifricos, mientras que los suministros a estos puntos de stock adicionales son servidos desde un almacn central. En caso de que estos puntos de stocks sean especficos de los almacenes regionales, es decir, que un punto de stock no permite la entrega desde otra regin, ante la carencia de stock de este ltimo, la prctica ha demostrado que la norma de stock calculada debe ser incrementada para servir al objetivo de servicio elegido. Al stock extra calculado como consecuencia de la referida descentralizacin, se le denomina Stock de Infraestructura. El mencionado Stock de Infraestructura, bsicamente se refiere al stock de seguridad adicional necesario, cuyo clculo se puede realizar teniendo en cuenta la proporcin a la raz cuadrada del nmero de almacenes, o sea que si pasamos por ejemplo, de 1 a 4 almacenes, el stock de seguridad se multiplicara por la raz cuadrada de 4, o sea se duplicara. 3. EL STOCK EN TRANSITO El sistema logstico cubre el flujo de los productos terminados, desde la fbrica a la Organizacin de Ventas. El Stock en Trnsito tambin denominado de Pipe Line se define como: la suma de stocks de productos acabados en la fbrica, mercancas en trnsito y recepcin de mercancas an no ubicadas en el almacn.

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Dado que el stock del pipe line no est disponible para la entrega a clientes, no contribuye directamente al objetivo de servicio establecido. Por lo tanto, no est considerado como parte de las normas de stock que deberan estar fsicamente disponibles en las Organizaciones de Ventas para mantener un correcto servicio de disponibilidad de stock. 4. EL STOCK ESTACIONAL O DE ANTICIPACION En aquellas empresas en las cuales hay una integracin entre el Sector Industrial y el Comercial, con frecuencia se produce un fenmeno de estacionalidad que afecta a la gestin de los inventarios. El problema se plantea en los siguientes trminos: La venta en general y sobre todo en los llamados artculos de consumo, presentan unas variaciones mensuales que se calcula en trminos porcentuales con relacin a la venta media del ao, dando lugar al llamado ndice de estacionalidad, claramente ostensible a nivel de Familia de Producto para cada empresa en particular. Desde el punto de vista de Logstica Integral, lo ideal sera que la produccin se ajustare a sta estacionalidad produciendo ms en los momentos de mayor venta y menos en los periodos de baja actividad comercial; sin embargo, salvo en excepciones muy concretas de un entorno just in time, lo normal es que la fbrica siga unos ritmos de produccin propia diferentes al fenmeno comercial de la venta, as por ejemplo, hay fbricas que conviene parar en Febrero, debido a vacaciones, mientras que la venta puede estar en un momento de alza. En general, cabe decir que la fabricacin sigue un perfil estacional de produccin diferente a la Venta, debido a que est constreido a la utilizacin eficiente de unos recursos tecnolgicos y humanos. Bajo estas circunstancias se produce un fenmeno de creacin de un stock de anticipacin llamado tambin estacional, como consecuencia de que en algunos meses el ritmo de produccin es superior a la venta, crendose una especie de entregas anticipadas que generan un inventario que se consumir posteriormente cuando se producto el fenmeno contrario, mucha actividad de venta y bajo nivel de produccin. Desde un punto de vista econmico, esta inversin anticipada de stocks, representa un costo adicional, tenencia de stocks, debido a una falta de flexibilidad de la fbrica que no puede ajustar su ritmo de produccin al de venta. Un fenmeno similar, aunque por razones muy diferentes, sera aquel inventario que se acumula anticipadamente debido a operaciones especulativas de compras. La direccin de logstica, tiene siempre un reto permanente para tratar de reducir al mximo estos stocks anticipados, efectuando el correspondiente trade off entre el costo de exceso de inventario y el costo marginal de la fbrica, para adaptar su ritmo de produccin, en lo posible, al ritmo de venta. Para comprender mejor la forma de evaluar el referido stock estacional o anticipado partiremos del siguiente ejemplo: Supongamos que una familia de productos tiene una previsin de ventas de 24.000 unidades al ao. A largo plazo el Plan de Produccin se estima tambin en 24.000 unidades para satisfacer las ventas. (Supuesta una regularizacin previa del nivel de stock). Los perfiles de produccin y venta se ajustan a los niveles de estacionalidad que se indican en el cuadro siguiente:

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MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

INDICE 111 111 111 111 111 111 90 44 111 111 111 67 1.200

UNIDAD INDICE UNIDAD 2.220 2.220 2.220 2.220 2.220 2.220 1.800 880 2.220 2.220 2.220 1.340 24.000 89 89 89 89 89 110 110 175 80 75 80 125 1.200 1.780 1.780 1.780 1.780 1.780 2.200 2.200 3.500 1.600 1.500 1.600 2.500 24.000

P-V +440 +440 +440 +440 +440 +20 -400 -2620 +620 +720 +620 -1620 0

ACUMULADO 440 880 1.320 1.760 2.200 2.220 1.820 -800 -180 540 1.160 0 0

STOCK 1.240 1.680 2.120 2.560 3.000 3.020 2.620 0 620 1.340 1.960 800 1.746

NOTAS COMPLEMENTARIAS: a. ndice estacional = Prom. Venta Mensual/Venta Anual x 100 b. El ndice de venta estacional se utiliza para calcular la venta mensual en funcin del Plan de Ventas. c. Venta mes=Ind. Estacional x Venta Media/100 d. La columna acumulada nos evidencia el Stock inducido como consecuencia de las diferentes estacionalidades de produccin y venta. Como obviamente el stock no puede ser negativo a esta columna se le suma la mxima diferencia negativa existente (en el ejemplo, 800 unidades), con objeto de positivar las cifras, dndonos como resultado el Stock estacional por mes. Con lo cual siempre habr un mes que sea cero. En este ejemplo, el mes de Agosto. e. En el total de la columna Stock, representa el promedio mensual de Stock Estacional Tal y como se evidencia del ejemplo anterior, la Empresa tendra que soportar un Stock promedio mensual de 1746 unidades como consecuencia de su estacionalidad. Suponiendo que el precio medio de los artculos de que se compone la familia de productos fuese, por ejemplo de $20.000 y que el costo de mantenimiento de stocks fuese del 30% anual, el referido inventario le costara a la empresa:

1746 x$20.000 xo.30 = $10.476.000anuales


En la prctica el stock estacional se expresa en trminos de das de ventas; as:

1746 x365 = 26.5das $20000


No cabe duda que esta inversin quedara excesivamente alta, por lo cual habra que reducirla consiguiendo una mejor adaptacin del perfil de produccin con respecto a la estacionalidad de la venta.
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EL STOCK ESTACIONAL COMO STOCK DE SEGURIDAD En los meses que la empresa tiene que mantener un stock anticipado por razones de estacionalidad de este, a su vez, puede servir como un stock de proteccin ante variaciones de la demanda y del lead time. Para evitar una doble proteccin con stock de seguridad y stock estacional se recomienda considerar a este como parte de los stocks de seguridad por lo cual a efectos del clculo del stock normativo mensual se proceder de la siguiente forma: a. Poner solo el stock estacional cuando ste es mayor que el de segurida. b. Poner el stock adicional necesario junto al stock estacional para conseguir el nivel de stock de seguridad deseado. 5. OTRAS CLASES DE STOCKS El clculo de la norma de stock slo se refiere a los denominados tipos normales, es decir, aquellos que presentan una venta regular a lo largo del ao. Sin embargo, las normas deberan ampliarse para otros tipos de stocks, tales como: Stocks para atender pedidos especiales Stocks clasificados como administrativos, tales como stocks a reparar, consignaciones y de productos obsoletos.

SISTEMAS DE REPOSICION DE STOCKS


Como punto de partida, tenemos que tener definido la infraestructura logstica correspondiente al modelo de distribucin o sea: Red de almacenes centrales y perifricos Clculo de stock normativo global Poltica de ubicacin de los stocks Sistemas de almacenaje y distribucin fsica El paso siguiente ser el definir las formulas aplicables para una correcta reposicin de los stocks dentro de la mencionada red de distribucin, en el sentido de dar una respuesta correcta cuando debemos reponer un producto en un determinado punto de stock y en qu cantidad. Ambas preguntas claves; el cundo y cuanto hay que reponer de un determinado producto, constituye el tpico del presente epgrafe. Conviene destacar que aqu , nos referiremos nica y exclusivamente a la denominada Demanda Independiente, o sea productos terminados con destino de venta, excluyendo las tcnicas correspondiente en fbrica para la reposicin de materias primas y componentes, Demanda Dependiente, ya que para estos conceptos se recomienda utilizar el sistema universalmente conocido como M.R.P. En gestin de stocks, se distinguen bsicamente dos sistemas: a. Sistemas Pull (Arrancar el Producto) b. Sistemas Push (Empujar el Producto) Los Sistemas Pull se caracterizan en que los almacenes o diferentes puntos de ventas determinan individualmente las necesidades especificas de reposicin de sus Stocks, calculando la cantidad requerida, la cual la piden directamente a su almacn suministrador, mientras que en los sistemas Push, el almacn central o la Fbrica, es la que adquiere todo el protagonismo determinando que la cantidad a enviar a cada almacn o punto de venta, basndose en un clculo consolidado de las necesidades previstas, Forescast, as como el conocimiento del stock disponible en cada almacn y una de las reglas de reparto establecidas. Literalmente los stocks se empujan a los almacenes perifricos y puntos de venta. Las ventajas de los sistemas PULL en relacin con los sistemas PUSH se centra fundamentalmente en la posibilidad de operar de forma autnoma, con un mejor conocimiento de causa, decisin IN SITU, as como la posibilidad de utilizar instrumentos
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informticos ms rudimentarios, que implican menos gastos de comunicacin y proceso de datos. Las principales desventajas se centran fundamentalmente en: a. Descoordinacin de las necesidades globales de la Empresa, con la dificultad consiguiente para efectuar un plan de entregas. b. Las rdenes se cursan sin tener en cuenta el stock total disponible, programas de fabricacin, etc. c. Se produce una suboptimizacion en el sentido que el almacn central atiende al primero que pide. d. Incremento del stock de seguridad como veremos oportunamente. Entre los sistemas PULL, cabe mencionar: a. b. c. d. El Punto estadstico de pedidos (O.P) Sistemas de revisin peridica D.O.P. doble punto estadstico de pedidos Reposicin de ventas (Sistema Supermercados)

En los sistemas PUSH, el ms importante es el llamado D.R.P. que veremos posteriormente. SISTEMA CALCULO PUNTO ESTADISTICO DE PEDIDOS El llamado Punto Estadstico de Pedido, (O.P. ORDER POINT), est basado en el principio de que el stock se debe reponer en el momento en que su nivel alcanza un valor equivalente a la previsin de consumo del mismo durante su Lead Time de aprovisionamiento. Debido a ambas variables, lead time y previsin de consumo, son por naturaleza errticas, el referido nivel (O.P), estar a su vez incrementados con un stock de seguridad para cubrir la contingencia de la variabilidad de ambas magnitudes. Si llamamos: D= Consumo de la demanda durante el periodo de aprovisionamiento L= Tiempo de Aprovisionamiento del Producto (Lead Time) Qs= Stock de seguridad requerido Tendremos que el:

O.P = DxL + Qs

El stock de seguridad (Qs), se calculara aplicando la siguiente frmula:

Qs = SxSFx

L Tf

En donde S, representa la desviacin estndar de la demanda durante el Lead Time de aprovisionamiento. SF, el factor de seguridad aplicable para un determinado grado de servicio; por ejemplo si el grado de servicio deseable fuera del 95%, el factor SF sera del 1.65 de acuerdo con las tablas dinamicas estadsticas correspondiente a los calores Z. Tf, representa el periodo del Forescast de venta, referido en las mismas unidades que el Lead Time; as por ejemplo, si el Lead- Time se expresara en semanas, y el Forescast se expresara en quincenas, el Tf sera igual a 2.
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EJEMPLO Supongamos las siguientes cifras: D= 25 Unidades por semana L= 1 semana (Tf=1 semana) S= 2.33 Servicio= 95% (SF=1,65)

L O.P = DxL + SxSFx Tf L O.P = DxL + SxSFx Tf O.P = 28,84 O.P 29


Este modelo de clculo grficamente se podra expresar de la siguiente forma:

Hasta aqu hemos solucionado la primera pregunta de Cundo reponer un pedido; la segunda pregunta que corresponde al Cunto, se soluciona normalmente aplicando el procedimiento del Lote Econmico. El punto estadstico de Pedidos, constituye uno de los sistemas ms sencillos de aplicar y universalmente ms empleados, sin embargo, como todo modelo matemtico est sujeto a unos determinados condicionantes que hacen que en la prctica sean ms o menos factibles su utilizacin, entre otros podemos mencionar fundamentalmente los siguientes: a. La demanda debe ser constante, conocida, regular y de fcil prediccin b. Los productos, no deben de ser perecederos, ni estar sometidos a grandes riesgos de caducidad u obsolescencia, ya que de lo contrario corremos el riesgo de que el producto quede fuera de servicio antes de alcanzar su punto estadstico de reposicin. c. Obviamente, se requiere un sistema informtico apropiado para conocer al menos diariamente la posicin de los stocks. Este punto se soluciona hoy en da fcilmente gracias a la utilizacin generalizada de los cdigos de barras en los productos, as como los diferentes dispositivos tcnicos existentes para su reconocimiento, lectura ptica, scanners, etc., que se utilizan en forma primaria para el proceso de facturacin y control del los productos vendidos.
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Su principal inconveniente es la proliferacin de pedidos que se pueden generar diariamente a los mismo proveedores o fuentes de aprovisionamiento SISTEMA EL DOBLE PUNTO ESTADISTICO DE PEDIDOS (D.O.P) En un intento de mantener un mnimo de coordinacin entre las necesidades comerciales y la planificacin industrial, se concibe el sistema denominado Doble Punto de Pedido, que consiste en mantener un punto de aviso previo (D.O.P.) a la fbrica o suministrador para que inicie las labores previas de programacin, lanzamiento y fabricacin del producto con la antelacin suficiente al momento de recibir el pedido en firme que se generara a travs del procedimiento normal O.P. En consecuencia, este punto no constituye una orden de compra, sino meramente un aviso previo a la fbrica. El clculo del D.O.P. se efecta de una forma similar al O.P. con la diferencia de que en vez de multiplicar la demanda por el Lead-Time de aprovisionamiento, se multiplica por el Lead Time total del Aprovisionamiento ms fabricacin. Si denominamos LF, al Lead-Time de fabricacin, la formula que nos genera el aviso sera:

D.O.P = Dx(LF + L ) + Qs

Obviamente ste mecanismo funcionara previamente al momento en que el stock, alcanzase el nivel correspondiente al O.P, en cuyo momento se lanzara el pedido a la fbrica.

SISTEMA DE DOBLE ESTANTERA


El sistema de Doble Estantera, constituye una simplificacin del mtodo del Punto Estadstico de Pedido, y est concebido para hacer una revisin visual del producto, eliminando as la necesidad de utilizar procedimientos informticos. El sistema se basa en algo tan simple como tener identificado fsicamente en un producto la cantidad correspondiente al llamado O.P. Esta identificacin se puede realizar o bien poniendo en una estantera adjunta e independiente la cantidad referida del producto, o bien mediante un sistema de empaquetado especial, por ejemplo con color diferente en cuya caja se incluir la cantidad correspondiente al referido punto estadstico de pedido. Cuando se agota el stock normal del producto, y hay que proceder a utilizar el contenido del referido paquete o estantera, entonces se solicita un nuevo pedido de reposicin del mismo. Un mecanismo tan simple como este puede ser de suma utilidad, sobre todo en productos de poco consumo y valor, como por ejemplo en la industria ferretera o farmacutica. A veces el sistema cohabita con otros procesos informatizados aplicndolo fundamentalmente a estos tipos de productos, sobre todo cuando an no se dispone de un cdigo de barras apropiado. Tambin se suele utilizar en los llamados artculos C, en los cuales su bajo costo o consumo no justificaran la utilizacin de procesos ms sofisticados.

SISTEMA DE REPOSICIN DE VENTAS

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Este sistema, llamado tambin de Supermercados, es el ms simple de todos y consiste en mantener en los puntos de venta un stock equivalente a la venta prevista en un periodo determinado, por ejemplo una semana. Diariamente se produce un reaprovisionamiento de productos equivalente a la venta efectuada en el da. El periodo de referencia indicado, tiene que ser lo suficientemente grande como para permitir el reaprovisionamiento del producto; naturalmente en la prctica se dan diferentes modalidades para la llamada Carga de Lineales, en funcin de determinados condicionantes prcticos y econmicos.

SISTEMA DE REVISION PERIODICA


El sistema que a continuacin indicamos, tiene especial inters en los casos en los cuales se trata de superar algunos de las siguientes condicionantes: a. Dificultad para mantener un registro diario de los stocks (Sistemas informticos poco desarrollados) b. Productos perecederos o de vida limitada, con los cuales no podemos correr el riesgo de que queden fuera de servicio antes de llegar al O.P. por lo que conviene vigilar peridicamente. c. Conveniencia de hacer pedidos conjuntos, ya que la mayor parte de los productos proceden de los mismos proveedores. d. Economa demostrada en la utilizacin conjunta de los medios de transporte para reponer los productos. El sistema se basa en los siguientes principios: Supuesto que se establece un periodo de revisin R, equivalente por ejemplo a 10 das, se define un nivel de stock mximo (M) de acuerdo con la siguiente frmula:

M = D(R + L ) + Qs
El volumen de pedido a lanzar (Q) en los momentos de revisin ser igual a la diferencia entre el mximo definido y el llamado Stock Virtual, stock fsico ms pedidos pendientes de recibir.

Q = M (I + O ) = D(R + L ) + Qs (I + O )
En donde O, representa el volumen de pedidos en curso, e I, el Inventario del producto revisado. En este supuesto, hay que tener en cuenta que la formula de clculo del stock de seguridad, deber ser modificada de acuerdo con la siguiente variante. Ya que en este caso, el Lead-Time, se ve aumentado por el periodo de revisin.

Qs = SFxSx

(R + L )
Tf

Ntese que con este procedimiento, el pedido lanzado, no es el lote econmico, como en el caso del sistema O.P., sino una cantidad variable en funcin del inventario previsto y el mximo definido. Grficamente este sistema se podra expresar de la siguiente forma:
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SISTEMA HBRIDOS DE REPOSICION


Existen casos, en los cuales determinados productos, por razones comerciales, Campaas publicitarias, promociones, etc., puede ocurrir que la demanda se acelera de una forma inusual, corriendo el riesgo de que se agote el producto antes de llegar al momento de su revisin. En este caso se aconseja utilizar un sistema hbrido o combinacin del O.P. con el sistema de Revisin Peridica. El procedimiento consiste, como se puede observar del esquema siguientes, en dotar a los artculos objeto de revisin peridica de un mecanismo de O.P., que funcionara en el caso de que la demanda del producto, por las razones que fuera, se acelerar de una forma inusual y llegase al punto estadstico de pedido antes de someterse a la revisin correspondiente. En este caso, el pedido se lanza sin necesidad de llegar al momento de la revisin con objeto de evitar el riesgo de rotura de stocks.

EL SISTEMA D.R.P.
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El sistema D.R.P., Distribution Requeriment Planing, constituye tpicamente un sistema de los denominados PUSH, en el sentido de que el almacn central o centro de distribucin toma la iniciativa del abastecimiento automtico a la red de almacenes perifricos o puntos de venta, de acuerdo con un programa automticamente desarrollado de las necesidades de cada uno de ellos y una determinada poltica de distribucin. El referido procedimiento, est inspirado en la tcnica del sistema denominado M.R.P. de aplicaciones industriales, aunque evidentemente constituye una simplificacin del mismo. Hoy en da constituye uno de los procedimientos ms vanguardistas dentro de las diferentes tcnicas de Gestin de Stocks, ya que permite, entre otras cosas, una conexin directa con el M.P.S., Plan Maestro de Produccin, para poder gestionar de forma integrada las necesidades de Materiales y componentes de las Fbricas suministradoras. Su lgica de clculo se basa en los siguientes principios: En un punto central, normalmente el centro de distribucin, se mantiene un registro a nivel de tems (referencia comercial) y almacn, de todos y cada uno de los productos objeto de distribucin, obviamente a travs de un paquete informtico especialmente adaptado a las necesidades de la empresa. Los referidos registros, contienen bsicamente la siguiente informacin: a. Stock actualizado del producto b. Necesidades de venta Forescast, previsto para las prximas semana (Horizonte de Forescast) c. Volumen del pedido a lanzar d. Lead Time de aprovisionamiento medido en semanas. En base a estos datos, el computador efecta bsicamente los siguientes clculos: a. Proyeccin del Stock Stock Disponible Necesidades Brutas=Stock Proyectado

b. Programacin de Pedido Cuando es Stock Proyectado es negativo, se planifica una Recepcin en el periodo correspondiente, que a su vez da lugar a un Pedido Planificado para lanzar en periodos anteriores, en funcin del Lead-Time de aprovisionamiento, tal como se desprende del ejemplo siguientes: ALMACEN A: Stock inicial= 204 Lead- Time= 2 semanas Volumen pedidos= 500
Semanas Necesidades Brutas Recepciones Programadas Stock Proyectado Pedido Planificado St. Anter. 1 80 204 124 500 2 80 44 3 80 500 500 4 70 394 5 80 314 6 90 224 7 90 134 8 90 44

En una solucin integral, el horizonte de planning, debe ser como mnimo equivalente a un nmero de semana igual al Lead-Time de aprovisionamiento y fabricacin del producto. Las Necesidades Brutas equivalen al Forescast de ventas y se suelen calcular de una forma simple y dinmica aplicando frmulas sencillas tales como medias mviles o frmulas de suavizacin exponencial.
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El Stock de Seguridad normalmente se obvia en esta tcnica, al menos en los almacenes perifricos, y en el caso de una mayor proteccin, se puede seguir el artificio de ampliar el Lead-Time del producto. Un ejemplo simplificado de funcionamiento del sistema D.R.P. se puede visualizar en el grfico siguiente:

Obsrvese que en el esquema anterior, el almacn A, tiene un volumen mnimo de pedidos de 500 unidades con un Lead Time de 2 semanas; el B de 200 con un Lead-Time de 3 semanas, el C de 700 unidades con un Lead-Time de 2 semanas y el Central un volumen de pedidos de 100 unidades con un Lead- Time de 3 semanas.

PRINCIPALES VENTAJAS DEL D.P.R.


El sistema resulta muy beneficioso, cuando el costo de envos aconseja enviar grandes cantidades a intervalos poco frecuentes, con lo cual se consigue grandes economas con la utilizacin eficiente de la flota de transporte. A su vez, el hecho de poder realizar un plan global de Distribucin, va a permitir seguir una poltica de distribucin de los stocks, estableciendo prioridades y contingentacin de productos cuando estos escasean de acuerdo con las necesidades comerciales de cada zona. El sistema D.R.P. permite mantener la mayor parte de los Stocks de seguridad en el almacn central, con lo cual se consigue una economa de escala en la utilizacin de los Stocks. El hecho de poder integrarse con el sistema M.R.P. permite optimizar la capacidad de produccin de acuerdo con los planes globales de venta. Obviamente, este sistema implica la necesidad de tener un sistema informtico integrado potente que trabaje en tiempo real, lo que constituye un costo que hay que sopesar; no obstante las ventajas de tal naturaleza que normalmente compensa el mantenimiento de la referida infraestructura informtica Con frecuencia se critica el sistema desde el punto de vista de la dificultad de realizar una previsin dinmica de ventas realistas, Forescast, en mi opinin esto es ms un tenor que
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una realidad prctica, si tenemos en cuenta que la utilizacin de formulas sencillas tales como promedios mviles o suavizacin exponencial puede solucionar el problema ya que el sistema tiende a autocorregirse, por lo cual la fiabilidad del Forescast tiene menos importancia de lo que aparentemente pueda pensarse. Por ltimo, conviene destacar, que cualquiera de los modelos expuestos, no constituyen alternativas nicas a emplear, sino que en la prctica, dependiendo de la naturaleza de los productos, su demanda y caractersticas comerciales de los mismo, se pueden utilizar diferentes formulas de gestin de stocks, por lo que es frecuente ver la cohabitacin de diferentes modelos dentro de una misma red de distribucin.

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MODULO IV

GESTION DE BODEGA

UNIDAD I

LA EMPRESA Y SU ENTORNO

UNIDAD I

LA GESTION ADECUADA DE LA BODEGA

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INTRODUCCIN:
Todos los esfuerzos realizados en Logstica para una reduccin drstica de los stocks, no slo no han desvirtuado la necesidad de tener una organizacin eficaz de los almacenes, sino que por el contrario se ha potenciado a un mximo, constituyendo hoy en da, sin duda alguna, uno de los puntos neurlgicos ms importantes para una poltica de distribucin. Los avances tecnolgicos actuales en el campo de la Manutencin, as como la aplicacin extensiva de la robtica y de la informtica, han creado un campo de cultivo suficientemente sustancioso como para hacer que los almacenes constituyan una de las reas ms productivas dentro de la cadena logstica de la empresa. Si tenemos en cuenta que dentro de los gastos logsticos de una empresa, el almacenaje y manipulacin de los productos presenta una cifra entorno a un 40%, es fcil comprender, como la antigua figura del jefe de Almacn, al cual se le consideraba bsicamente el Custodio de los productos, pasa a ser la de un Manager capaz de conseguir la mxima eficiencia y productividad tanto de los recursos humanos como tecnolgicos que tiene a su disposicin. De la misma manera evoluciona su perfil laboral, de tal forma que el jefe del almacn ya no es slo una persona con capacidad de trabajo demostrada y fidelidad a la empresa, conocedora en profundidad de los productos, y con cualidades especiales para el manejo de hombres sino que bsicamente debe ser un gestor, tcnicamente preparado, con cualidades muy similares a las de hoy en da se exige a un Director de Fbrica. De los tres parmetros en los cuales se fundamente bsicamente el servicio, Disponibilidad, Rapidez de las entregas y fiabilidad, podramos decir que mientras la disponibilidad es responsabilidad directa del Gestor de Stocks, la rpidez y fiabilidad de las entregas, depende fundamentalmente de una correcta gestin de los almecenes, en otras palabras, la Eficacia de la gestin se basa en conseguir los objetivos de servicio establecidos por los departamentos comerciales a un nivel de costos aceptables por la empresa.

OBJETIVO GENERAL
Reconocer, manejar y adquirir los conceptos tcnicos para una adecuada gestin de la bodega.

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CARACTERSTICAS DE LOS PRODUCTOS


Antes de entrar en cualquier consideracin sobre los requerimientos tcnicos y organizativos del almacn, lo primero que tenemos que realizar es un anlisis detallado de las Caractersticas Fsicas de los productos, as como del comportamiento de su demanda, ya que ambos factores son decisivos a la hora de establecer las tcnicas de Diseo y Organizacin del Almacn. Entre los diferentes factores a considerar, merece destacar los siguientes: a. Caractersticas Fsicas Volumen y peso del producto Standard de empaquetado, por ejemplo caja de 12 unidades. Fragilidad y resistencia de apilacin Identificacin fsica, (inequvoca o dificultosa). Peligrosidad, (Inflamables, explosivos, etc.) Condiciones ambientales requeridas tales como: refrigeracin, cmara isotrmica, etc.

b. Caducidad y obsolescencia Productos de larga duracin Productos perecederos. Productos de caducidad fija Alto riesgo de obsolescencia

c. Operatividad Condiciones de seguridad ante robos, manipulaciones negligentes, etc. Sistema de codificacin existente, bien sea en origen; por ejemplo, cdigo de barras o asignable a posteriori Unidad de manipulacin (paquete, pallet, etc.) Unidad mnima de venta (por ejemplo: caja de 10 unidades) Seguimiento del sistema FIFO, LIFO o indiferente. Necesidad de reacondicionamiento del producto. Medios de contencin utilizados (pallet, bidn, cesta, etc.)

En cuanto a las caractersticas de su demanda, conviene distinguir si se trata de: Artculos de alta y baja rotacin Artculos estacionales Artculos de alto o bajo costo Prioridades de servicio, etc. En los casos en que exista una gama de productos con una alta variedad de sus caractersticas podra incluso ser inconveniente desarrollar una base de datos que nos permitiese seleccionar los productos rpidamente en funcin de las referidas caractersticas.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
Si tenemos en cuenta que el objetivo bsico de una organizacin eficiente del almacn, se basa fundamentalmente en dos criterios: Maximizar el espacio disponible en trminos de metros cbicos Minimizar las operaciones de manipulacin y transporte interno.
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Ya que ambas cosas significan un costo adicional al producto sin ningn valor aadido, tenemos necesariamente que hacer referencia a dos conceptos: a. Principio de la Popularidad b. Sistemas de Posicionamiento y Localizacin de los productos

a. Principio de la Popularidad
Este principio de basa en la idea de que normalmente una pequea gama de productos, representan la mayor parte del volumen de manipulacin en un almacn, irrespective de su valor o importancia para la venta, mientras que el resto de los productos, (posiblemente entre un 60 u 80 % de los mismo), apenas representa un 20 % del total de manipulaciones. Obviamente este grupo de productos, sugiere un sistema de localizacin eficiente que a su vez minimice los espacios recorridos al efectuar la seleccin de los mismos en los procesos de seleccin de pedidos (Picking de Producto). Para identificar Estos productos populares o de mayor actividad, normalmente se utiliza el conocido anlisis A, B, C en el cual se calcula el volumen de actividad en forma ponderada, multiplicando la demanda anual en unidades por la frecuencia de picking (cantidad de veces que al ao se solicita el producto). Ambos se obtienen de la informacin estadstica que dispone la empresa. Conviene destacar que muchos almacenes utilizan para este anlisis el ndice de rotacin de los productos, lo cual puede ser un error, ya que un producto con mucho movimiento, puede tener un bajo ndice de rotacin y viceversa. Tngase en cuenta que la rotacin es un indicador del promedio de veces que un producto se renueva en el almacn, de tal manera que un artculo puede tener mucho movimiento con un ndice de rotacin bajo debido a un exceso de stock. Siguiendo este anlisis, los productos o referencia, los podramos clasificar en tres grupos: Artculos con un ndice de actividad alta. (A) Artculos de actividad Media. (M) Artculos de Lenta o baja actividad (B) A su vez, el almacn lo podramos dividir idealmente de dos reas: Almacn General, que alberga todos los productos reas de Picking, que contiene una cantidad fija de productos para atender a la necesidades de servicio de un perodo corto (por ejemplo una semana)

En este orden de ideas, la organizacin fsica del almacn (Lay-out), se ajustara al siguiente ideograma:

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La idea que nos trasmite es grfico, es que los productos de mayor actividad deben estar situados los ms prximo posibles a las zonas de expedicin para conseguir una economa y rapidez en el transporte en el transporte interno del almacn; tambin y siempre que sea factible, los artculos ms populares los colocaremos en la forma ms asequible para su localizacin (Nivel bajo de ubicacin), ya que de esta forma, el picking se puede realizar de una forma directa sin necesidad de utilizar mquinas elevadoras para su localizacin en estanteras, lo cual representara lentitud y costo adicional del proceso. El grfico anterior tambin se supone que se ha creado una zona especial de picking, en el cual hay una pequea representacin de los productos ms vendidos en un periodo corto (por ejemplo una semana), de tal manera que los movimientos diarios se realizan dentro de un rea de trabajo relativamente pequeo. Obviamente este procedimiento implica una reposicin peridica del almacn general al rea de picking. En el grfico siguiente (visin en planta), se ilustra las ventajas de tener organizado un almacn con esta filosofa de trabajo, ya que la actividad de picking, se centra en un rea relativamente pequeo.

b. SISTEMAS DE POSICIONAMIENTO Y LOCALIZACIN


Los productos se pueden posicionar o ubicar en el almacn de dos formas diferentes: Sistema de Posicin Fija Sistema de Posicin Aleatoria
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En los sistemas de posicin fija cada producto ocupa una posicin permanente dentro del rea asignado en el almacn, por lo cual, existe una relacin biunvoca entre hueco disponible y producto almacenado, de tal manera que cuando no hay stock, el hueco queda vaco pero reservado para el producto asignado; mientras que en los sistemas de posicin aleatoria, como su nombre indica, los productos se ubican en cualquier hueco que este vaco dentro del rea asignado en el almacn, pudiendo cambiar la posicin del mismo, en funcin del espacio disponible y criterios de productividad. En la jerga de almacenes a estos sistemas de posicin aleatoria se les llama tambin Sistema caticos.

Ventajas e inconvenientes
Cabe mencionar fundamentalmente las siguientes: a. Posicin Fija: En sistemas manuales, facilita la localizacin e identificacin del producto Permite asignar al artculo un nmero de ubicacin en el almacn, que le facilita al operario la identificacin, localizacin y control del producto recogido. Requiere ms espacio disponible en el almacn, pudiendo ser muy ineficiente cuando hay un alto nivel de stock out. Dificultad de mantenimiento del sistema y falta de flexibilidad. b. Posicin Aleatoria: Reduccin del espacio necesario (entre un 20 25%) Con sistemas automatizados se consigue un alto rendimiento del almacn (Optimizacin de rutas de recogida) Mayor flexibilidad y facilidad de mantenimiento Muy recomendable en sistemas automatizados y poco eficientes en sistemas manuales salvo en almacenes pequeos.

EL LAY-OUT DE ALMACENES
El concepto de Lay-Out, alude a la disposicin fsica de las diferentes reas dentro del almacn, as como a la de los elementos constitutivos insertos en los mismos. Constituye, sin duda alguna, la parte tcnica ms delicada en el diseo de un almacn, ya que el Lay-Out condiciona de forma permanente el funcionamiento del mismo. En este sentido, vamos a referirnos fundamentalmente a la definicin de las diferentes reas que componen un almacn, as como su interrelacin, eludiendo en lo posible entrar en excesivos detalles tcnicos relacionados con su diseo ya que por su naturaleza queda fuera del contexto de esta publicacin. En primer lugar, en todo almacn hemos de distinguir necesariamente las siguientes reas de trabajo: reas de Almacenaje reas de manipulacin del producto reas de carga y descarga de vehculos. reas de servicios internos reas de servicios externos Hemos de tener en cuenta, que cada una de las referidas reas tiene un carcter especfico, estando a su vez condicionadas por una serie de limitaciones constructivas, tales como; vas de acceso, altura de cerchas de la nave, vigas, etc., as como por condicionantes ambientales tales como; refrigeracin, cmaras isotrmicas o bien por normas de seguridad e higiene de trabajo, regulacin contra incendios, todo ello dependiendo de la naturaleza de los productos a manipular, as como de las reglamentaciones municipales correspondientes. A continuacin indicamos las caractersticas ms relevantes de cada una de ellas.
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reas de Almacenaje Esta rea representa el espacio fsico ocupado por las mercancas almacenadas, as como por la infraestructura de estanteras o cualquier otro medio de almacenamiento empleado. En general, los metros cuadrados y cbicos ocupados por esta rea, depender fundamentalmente de los siguientes factores Tcnicas de almacenamiento empleadas, por ejemplo, Estanteras fijas. Niveles de ubicacin utilizados (alturas) Dimensiones de los pasillos y corredores requeridos en funcin de las tcnicas de almacenamiento empleada. Por su naturaleza, es la parte ms costosa del almacn, ya que contiene la mayor parte de los recursos de capital empleados en el mismo. El plano definitivo de los diferentes mdulos de almacenaje, se deber efectuar con el concurso del propio fabricante (Estanteros), ya que en definitiva ellos son los responsables del montaje de las mismas. En general, los lineales de estanteras, se recomiendan que no excedan de ms de 30 metros para permitir accesos a travs de pasillos transversales, cuya anchura normal es de 4 metros. A este respecto, hay siempre que tener en cuenta la reglamentacin vigente contra incendios, ya que suelen imponer la necesidad de un determinado nmero de corredores en funcin de los metros cuadrados del almacn. rea de Manipulacin del producto Esta rea representa el espacio reservado para la clasificacin y preparacin de pedidos (una vez efectuada su recogida), empaquetado, etiquetado, plastificacin en su caso, as como la necesidad de cualquiera de otros equipos adicionales tales como control de pesaje, retractilado de pallets, etc. Su diseo obviamente est en funcin del proceso establecido. rea de Carga y Descarga Estas reas estn ntimamente ligadas al diseo de los muelles que constituyen uno de los elementos ms esenciales para un buen funcionamiento de la instalacin. Tngase en cuenta, que los muelles con frecuencia representan uno de los elementos limitativos de la capacidad operativa del almacn (input/output de productos) por lo cual conviene disearlos con la suficiente holgura y flexibilidad posible para evitar situaciones de extrangulamiento en el proceso (colas). Las caractersticas constructivas de los muelles, depender del tipo de vehculos a emplear, as por ejemplo no es lo mismo la utilizacin de flota liguera, tipo furgoneta de carga manual, que la utilizacin de vehculos de gran tonelaje tipo traillers con carga paletizada, en cuyo caso sera conveniente la utilizacin de muelles basculantes empotrados en el subsuelo, lo que obliga necesariamente a una desnivelacin del terreno, con espacio suficiente para efectuar las maniobras de atraque de vehculos. Con frecuencia los muelles estn dotados de abrigos tipo fuelle, para facilitar la carga o descarga de la mercanca en condiciones climticas adversas. Las reas de carga y descarga, debern ser lo suficientemente amplias para conseguir un trabajo fluido en los procesos de expedicin, evitando la congestin de productos que se traducira inexorablemente en retrasos en el reparto.

Por ltimo, conviene mencionar que la necesidad de acelerar al mximo los diferentes procesos expeditivos, (debido a su influencia en el tiempo de servicio), ha motivado el
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desarrollo de una tecnologa especfica para conseguir una carga rpida de camiones, que van desde los sistemas ms simples de carga lateral, hasta los sistemas ms sofisticados de carga/descarga automtica de vehculos basados en una preparacin previa de la carga en unas plataformas especiales, que introducen la mercanca en el vehculo de una sola vez por traccin mecnica o neumtica, lo que supone pasar de un tiempo promedio de 30 minutos en sistemas convencionales a un tiempo record de 4-5 minutos. Obviamente estos sistemas debido a lo costoso de su instalacin slo estn justificados en casos muy concretos. De todo ello, se deduce la importancia creciente que cada da estn teniendo las referidas reas de carga y descarga dentro del almacn. reas de Servicio Hemos de distinguir entre servicios internos, tales como Oficinas del Almacn, archivo, zona para cargas de bateras, lavado, botiqun, etc., de los llamados servicios externos tales como equipos de fuel-oil, parking de vehculos, puestos de vigilancia, etc. Determinados servicios tales como Oficinas y archivos, a ser posible, deberan estar instalados en un segundo nivel, voladizos, para evitar consumo de espacio fsico de la planta que preferiblemente deber utilizarse para las otras reas mencionadas. Una vez conocido los diferentes elementos que intervienen en cada una de las reas de un Almacn, pasaremos a un estudio de la interrelacin que existe entre cada uno de ellos, diagrama de masas, mediante el anlisis de Flujo de Materiales.

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DISTRIBUCIN EN PLANTA DEL FLUJO DE MATERIALES


La distribucin en planta del flujo de productos, bsicamente la podemos realizar de dos formas diferentes, cada una de las cuales tiene unas caractersticas especificas que conviene resaltar. (Ver grficos correspondientes). A. Flujos en U: Este caso se aplica, cuando la nave est dotada de una sola zona de muelles, que se utilizan tanto para trfico de entradas como de salidas de mercancas. El flujo de productos sigue un recorrido semicircular, como se observa en la figura siguiente:

Entre sus principales ventajas podemos destacar: La unificacin de muelles, permite una mayor flexibilidad en la carga y descarga de vehculos, no solo en cuanto a la utilizacin de las facilidades que tengan los referidos muelles, sino que a su vez permite utilizar el equipo y el personal de una forma ms polivalente. Facilita el acondicionamiento ambiental de la nave, por constituir un elemento ms estanco sin corrientes de aire. Da una mayor facilidad en la ampliacin y/o adaptacin de las instalaciones inferiores.

B. Flujos en Lnea Recta Este sistema se utiliza, cuando la nave est dotada de dos muelles, uno de los cuales se utilice para la recepcin de mercaderas y el otro para la expedicin del producto.

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Las caractersticas ms importantes se derivan precisamente de esa especializacin de muelles; ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la recepcin de productos en camiones de gran tonelaje, tipo traillers, lo que obliga a unas caractersticas especiales en la instalacin de los referidos muelles, mientras que el otro puede ser simplemente una plataforma de distribucin para vehculos ligeros (furgonetas), cuando se efectua por ejemplo un reparto en plaza. Indudablemente este sistema permite una menor flexibilidad, obligando a largo plazo a una divisin funcional tanto del personal como del equipo destinado a la carga y descarga de los vehculos. El acondicionamiento ambiental, suele ser ms riguroso para evitar la formulacin de corrientes internas. C. Flujos en Forma de T Este lay-out, es una variante del sistema en forma de U, apropiado cuando la nave se encuentra situada entre dos viales que permiten utilizar muelles independientes, como se puede observar en el siguiente esquema:

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Como se ve, el diseo de un almacn y su lay-out, es un problema complejo que debe solucionarse con el concurso de diferentes especialistas (fabricantes de equipos de manutencin, estanteros, arquitectos, etc.) coordinados por el Jefe del Proyecto, siendo necesarios la utilizacin de diferentes planos globales y de detalle para una instalacin correcta. La utilizacin de AUTOCAD como herramientas de diseo es muy recomendable en estos casos.

CALCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA


La capacidad de un almacn, se mide en trminos del nmero de unidades fsicas de almacenamiento que es capaz de albergar dentro de sus instalaciones. La unidad de almacenamiento, puede ser un producto, por ejemplo, lavadoras; un conjunto de productos, configurados en un solo paquete, por ejemplo; cajas de cinco unidades, un pallet que alberga varios productos o cajas, contenedores, bidones, etc. As por ejemplo, podemos decir que la capacidad de un determinado almacn se cifra en 10.000 pallets y 3.000 contenedores como cifra indicativa del nmero mximo de unidades de almacenamiento capaz de albergar dentro del Lay-out establecido y las tcnicas de almacenaje empleadas. La capacidad requerida, se basar necesariamente en el Stock normativo u Objetivo que tengamos que albergar, teniendo en cuenta los factores estacionales correspondientes; (stock de anticipacin) En primer lugar, tenemos que tener en cuenta el sistema de organizacin empleado, as, en un sistema de Posicin Fija la previsin de espacios estar basada en unos Stocks Mximos, mientras que en un sistema de Posicin Aleatoria, la previsin estar basada en un concepto de Stocks Promedios. Si tenemos en cuenta, que el Stocks Normativo, est compuesto por dos factores: Lote Promedio (Stock Base) Stock de seguridad En un sistema de posicin fija, como quiera que tenemos que dimensionar al mximo, tomaremos como valor el Lote Promedio de Pedidos ms el Stock de Seguridad., mientras que en un sistema de posicin aleatoria, tomaramos simplemente el Stock Normativo; o sea:
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Pedido + Stock _ de _ seguridad 2


El ahorro de espacio se estima entre un 20 y 25% En la prctica, el Pedido promedio, se calcula dividiendo la Previsin Anual de Compras, a nivel de producto, entre la frecuencia de aprovisionamiento y el Stock de Seguridad se estima en funcin del nmero de das de venta que representa; as por ejemplo: Si un determinado producto, tiene una previsin anual de 25.000 unidades, y mantenemos un Stock de seguridad de 15 das, supuesto que el aprovisionamiento se realizara sobre una base mensual, el clculo seria el siguiente:

25.000 12 Pedido(lote _ promedio _ entrega) = 2.084unidades 25.000 Stock _ Seguridad = x15 365 Stock _ Seguridad = 1.028unidades Pedido(lote _ promedio _ entrega ) =

En consecuencia, en un sistema de Posicin Fija, el espacio requerido sera el necesario para 2.084 + 1.028= 3.112 productos, mientras que en un sistema de Posicin Aleatoria, el espacio requerido sera el necesario para ubicar 2.084/2+1.028=2.070 unidades. Supongamos que estos productos vienen empaquetados en cajas de 5 unidades y que lo almacenamos en pallets standard que contiene un mximo de 10 cajas (o sea 50 unidades de pallet). La capacidad requerida para este producto sera en consecuencia de 63 pallet o 42 respectivamente. Conviene tener en cuenta, que la capacidad requerida no debiera exceder del 8590% de la capacidad disponible del rea de Almacenaje.

TECNICAS DE ALMACENAMIENTO Y MANUTENCIN


La interrelacin existente entre los Sistemas de Almacenaje propiamente dichos, y las Tcnicas de Manipulacin del producto para su transporte y apilamiento (Manutencin) nos induce a tratar en conjunto ambos conceptos; no obstante, se da una ilustracin de la interrelacin de los referidos conceptos para una mejor comprensin de lo expuesto en este punto.

MEDIOS DE MANUTENCION
Hace menos de cien aos, la mayor parte de los productos se manipulaban bsicamente a mano, si bien para el transporte a larga distancia, era comn utilizar algn tipo ms o menos estndar de embalaje. Gradualmente el concepto de unidad de Carga fue apareciendo con objeto de conseguir un sistema de carga y manipulacin ms eficiente; sin embargo, hemos de esperar hasta 1920 cuando se invent en los Estados Unidos la carretilla elevadora, para que se produzca una autentica revolucin en el campo de la manipulacin de materiales con la aparicin de medios estndar de contencin de productos (pallets) para un almacenaje y transporte eficientes. Sin duda alguna, la concepcin de pallet (paleta) representa el medio de contencin utilizando ms ampliamente en la industria. Su fabricacin universalmente es de madera, aunque se han desarrollados modelos metlicos o en plsticos para aplicaciones muy especificas, ya que en general su costo es ms elevado para conseguir el mismo rendimiento.
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Durante aos, la mayor parte de los pases desarrollados, han hecho diferentes intentos de conseguir unos tamaos estndar de los mismos, teniendo sobre todo en cuenta las limitaciones de espacio de los diferentes medios de transporte por carretera. Hoy en da en Europa, se est generalizando el concepto de Europa-Pallet, con unas medidas estndar de 800x1000 centmetros y 1000 x1200 centmetros. En la prctica, no todos los sectores comerciales estn estandarizados, por lo cual no podemos encontrar con otras medidas no estndar, si bien sus lmites suelen oscilar entre 800 x 1000 centmetros. Inicialmente los pallet fueron desarrollados con un sistema de doble entrada, lo que representa una desventaja evidente ya que a la hora de levantarlos, las pinzas de la mquina elevadora, tiene que entrar siempre en la misma direccin (o la apuesta) a la que fueron apilados. Hoy da los sistemas de pallets estndar, tiene acceso a travs de sus cuatro lados, con lo cual se hace ms verstil el proceso de manipulacin. La seleccin ms apropiada del modelo de pallet que hay que utilizar, sus caractersticas fsicas, calidad, resistencia, etc.), as como las limitaciones en su utilizacin, tales como cantidad de productos apilables, altura mxima de la carga, peso, etc., constituye uno de los estudios ms delicados que hay que hacer dentro del sector de almacenaje y transporte, ya que de una correcta homologacin de pallets, depende en gran parte una utilizacin eficiente y econmica, tanto del almacn como de la flota de transporte. Al margen de los referidos pallets, aparecen otros medios de contencin para la manipulacin y/o almacenaje de determinados productos, tales como ridos, fluidos, etc., entre los cuales cabe mencionar las cestas, jaulas, bidones, etc.

SISTEMAS DE ALMACENAJE
Los diferentes sistemas de almacenamiento, as como las diversas tecnologas desarrolladas en torno a los mismos, los podramos dividir bsicamente en los siguientes grupos: Almacenamiento en Bloque Este sistema, denominado tambin Almacn Compacto, se puede utilizar tanto para productos paletizados como para productos no paletizados; e implica un apilamiento de los productos (o pallets), unos encima de otros, formando bloques compactos en el almacn; lo que representa evidentemente un mnimo costo, ya que no necesita infraestructura especial, pudindose manipular de forma manual (paquetera) o bien con equipos sencillos, como son las carretillas elevadoras convencionales, cuando los productos estn paletizados.

ALMACENAMIENTO EN BLOQUE
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Sin embargo, hemos de destacar como principales inconvenientes los siguientes: Posibilidad de deterioro de los productos, si no existe un empaquetado suficientemente consistente. Dificulta la rotacin natural del stock, ya que se tiende a sacar los ltimos productos apilados (LIFO) El recuento o control fsico de los productos es problemtico debido a su compactacin. El empleo del volumen del almacn es poco eficiente, si no se apila a una altura suficiente.

Frecuentemente, este sistema se utiliza mucho en almacenamientos transitorios, tales como productos pendientes de clasificar, control de calidad, etc.

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Estanteras Fijas Las estanteras fijas, constituyen los elementos ms convencionales y universalmente empleados en los almacenes, para albergar productos tanto paletizados como no paletizados; su instalacin requiere normalmente el apoyo de expertos, ya que en torno a la misma, hay que hacer de algn modo un clculo de estructuras para determinar la resistencia de los materiales a emplear, y en consecuencia el grosor y dimensiones de cada uno de los componentes de la estantera, (largueros, bastidores, travesaos, etc.) en funcin de las alturas requeridas, distribucin de la carga, peso y volumen previsto de los productos a almacenar.

ALMACENAMIENTO EN ESTANTERIAS FIJAS Como caractersticas especificas del sistema de estanteras, merece destacar las siguientes: Su instalacin requiere un Lay-out especifico y tcnicamente diseado normalmente con el asesoramiento del fabricante de las mismas (Estanteros) A su vez, hay que determinar los elementos de manutencin a emplear, carretillas elevadoras, recogepedidos, etc., en la funcin de la altura y anchura de los pasillos diseados, as como de los sistemas de picking previstos. Otros condicionantes de inters especial son la calidad de los pavimentos a emplear (solada), especialmente cuando se utilizan mquinas trilaterales, pasillos transversales, iluminacin, reglamentacin contra incendios, etc. Como ventajas ms importantes se pueden mencionar: Buena localizacin de los productos almacenados Posibilidades de automatizacin Buena utilizacin del volumen si utilizamos pasillos estrechos. Flexibilidad para ampliacin y cambios de organizacin.

Por ltimo, conviene destacar la importancia tan grande que tiene un buen diseo de infraestructura de estanteras, sobre todo en productos paletizados, ya que los errores que se cometan en torno al mismo, pueden afectar de una forma definitiva al rendimiento y servicio del almacn siendo muy difcil subsanarlos a posteriori. Si tenemos en cuenta, que el espacio disponible es un elemento valioso, lo racional seria elevar las estanteras lo mximo posible en altura, para conseguir la mxima utilizacin del volumen disponible en el Almacn; sin embargo, como veremos a continuacin, esto est supeditado a una serie de limitaciones tcnicas y econmicas debido a los medios de Manutencin requeridos.
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Equipos de Manutencin Existe una relacin intima, entre los medios de manutencin empleados, (carretillas elevadoras), la anchura de los pasillos requeridos y la altura mxima a la cual se puede acceder con los referidos medios de manutencin. As, cuando utilizamos las denominadas Elevadoras Convencionales, bien sea de mstil fijo o mstil contrabalanceado, tenemos en cuenta que necesitamos una anchura de pasillo mnima entre 3 y 3,5 metros ya que esto es el radio de accin mnimo que necesitan stas mquinas para poder efectuar las operaciones de almacenamiento y recogida de pallets; pudiendo alcanzar un mximo de 5 o 6 metros de altura a la base del pallet. Sin embargo, si utilizamos las denominadas Elevadoras Retrctiles, lo que significa que las pinzas u horquillas extractoras tienen un movimiento de extensin y contraccin que facilita el manipulado del pallet sin necesidad de mover la maquina, entonces los pasillos pueden reducirse a 2,5 metros.

Otro nivel superior de medios, es la utilizacin de las denominadas Mquinas Trilaterales, que se caracterizan por que pueden recoger el producto de forma retrctil tanto de los laterales (derecho e izquierdo), como de posibles estanteras frontales, lo que le da una mayor versatilidad al sistema. Estas maquinas, tecnolgicamente ms complejas y por su puesto ms costosas, permiten acceder a unas alturas entre 9 y 10 metros, a la base del pallet, lo que supone trabajar a una altura bastante razonable, normalmente 8 y 11 niveles.

MAQUINAS TRILATERALES

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Transportes Internos Con el objetivo de reducir los tiempos interno de transporte, as como el evitar el mximo posible de utilizacin de personal indirecto (operarios), se han desarrollado una serie de tcnicas, que van desde las carretillas o transpaletas manuales, tiles para una carga no superior a 200 Kg., hasta los sistemas ms sofisticados. En este orden de ideas mencionaremos los siguientes: a. Transpaletas elctricas dirigidas a pie con un timn o bien autopropulsadas b. Caminos de rodillos, bien sea movidos por traccin manual, gravedad o motorizadas. c. Cintas transportadoras, movidas por traccin mecnica. d. Carretillas auto dirigidas ( sin necesidad de conductor) A continuacin hacemos un resumen de los diferentes medios de manutencin empleados en los almacenes: MEDIOS DE MANUTENCION (TRANSPORTE HORIZONTAL) Transpaletas manuales (hasta 2.000 kg.) Transpaletas elctricas o Dirigidas a pie con mando timn o Autopropulsadas Carretillas Auto dirigidas o Filodirigidas o Por infrarrojos Camino de rodillos o Por gravedad o Traccin manual o Motorizadas Cintas Transportadoras- traccin mecnica MEDIOS DE MANUTENCION (TRANSPORTE VERTICAL) Elevadoras convencionales o Mstil Fijo o Mstil contrabalanceado Elevadoras retrctiles o Apiladoras (Operario en base del vehculo) o Camino Libre / rales Transelevadores (sistemas robotizados) Puente Gra Polipastos

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OTROS SISTEMAS DE ALMACENAJE


LOS SISTEMAS DRIVE IN Y DRIVE THROUGH Sistema de estantera diseado para conseguir un seguimiento estricto en la rotacin del producto, siguiendo los principios LIFO y FIFO. Tcnicamente se consigue ubicando varias paletas en profundidad sobre los propios travesaos de las estanteras, a los cuales tiene acceso mquinas elevadoras, las cuales penetran dentro de los propios alvolos de las estanteras ya que ests carecen de largueros.

ESTANTERIAS DINAMICAS Las estanteras dinmicas o por rodillos es una alternativa al sistema Drive through en las cuales las paletas si sitan automticamente en la cola de la lnea por gravedad (deslizndose a travs de rodillos) para permitir una extraccin fcil de las mismas, estando dotadas de sistemas especiales de seguridad para evitar la cada de paletas. De esta forma, se reducen movimientos costosos y se acelera el proceso de picking. El sistema obliga a un seguimiento estricto del FIFO, con una buena utilizacin del volumen, siendo excelente para mercancas de tamao pequeo y movimiento rpido. Como principales desventajas, hemos de sealar las siguientes: a. Requiere paletas especiales b. Costo elevado de la instalacin, efectuado por expertos. c. Dispone de menos huecos para picking SISTEMAS COMPACTOS Llamadas estanteras mviles, que se mueven a travs de rales en el suelo, bien sea de forma manual o motorizada, consiguindose una buena utilizacin del volumen, ya que se eliminan pasillos a la vez que permite un buen sistema de seguridad. Se utilizan fundamentalmente para productos pequeos introducidos en gavetas y de acceso manual. ALMACENES ROBOTIZADOS Llamados tambin SILO, son instalaciones de alta compactacin, con objeto de conseguir la mxima utilizacin del cubicaje disponible o autorizado segn las ordenanzas vigentes de construccin. Su altura oscila entre los 20 y 60 metros, con lo cual se consigue una mxima utilizacin del volumen disponible, teniendo en cuenta que los pasillos diseados tienen una anchura del orden de 1,20 metros.

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UNIDAD II

EL CONTROL DE INVENTARIOS

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INTRODUCCIN PRINCIPIOS BSICOS


Uno de los principios bsicos el Control de Inventarios de almacenes, se basa en garantizar la exactitud entre las existencias fsicas de productos almacenados y los registros correspondientes de los mismo en el sistema informtico o administrativo correspondiente. No olvidemos que el Jefe de Almacn, conceptualmente es el Custodio de la Mercanca y en consecuencia, debe garantizar la integridad, seguridad y correcta disposicin de los productos almacenados bajo su responsabilidad. Para garantizar lo anteriormente expuesto, el Control Interno de Almacenes se apoya en dos conceptos bsicos: 1. El Principio de la Documentacin, segn el cual no se puede salir ningn producto del almacn sin estar debidamente documentado (albarn de salida) y autorizado por un Responsable independientemente del Almacn (Comercial, Jefe de Fabricacin, etc.). Ntese que aunque los documentos se transmitan por teleproceso, sin embargo las Ordenes originales deben de estar debidamente documentadas, autorizadas y archivadas en el punto emisor, con una referencia numrica que figurar en el albarn de salida. 2. Necesidad de Auditar los Inventarios, en el sentido de comprobar que las existencias fsicas en el almacn coinciden con el contenido de los registros administrativos. Las diferencias son inevitables y debidas a mltiples causas, que van desde el simple robo del producto, hasta los errores ms complicados de esclarecer. En consecuencia, es preceptivo realizar peridicamente unos inventarios o recuentros fsicos de los productos y comparar con el contenido de los registros de Stocks. Algunos almacenes tienen una ficha de producto en la misma estantera (bincard) que se actualiza manualmente en la medida que se producen los diversos movimientos de stocks, en este caso, se puede seguir un doble proceso, o sea, primero comprobar el stocks con el contenido de la ficha estantera y luego comprobar la ficha con los registros contables correspondientes. En cualquiera de los casos, estos inventarios se pueden realizar de dos formas diferentes que vamos a analizar a continuacin. OBJETIVO GENERAL: Elaborar indicadores de manejo y/o control de inventarios y evaluar la gestin de bodega a travs de informes para la mejora continua.

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RECUENTOS PERIDICOS
Supone un recuentro completo de todos los artculos realizados habitualmente una o dos veces al ao, normalmente coincidiendo con las fechas del Balance o bien aprovechando los momentos de menor actividad del almacn o aquellos en los cuales e nivel de los stocks es el ms bajo del ao. Las crticas ms importantes a ste sistema se basan en lo siguiente: Necesidad de parar la actividad del almacn, por lo cual se suelen realizar en fines de semana o periodos vacacionales, utilizando el propio personal del almacn, lo que evidentemente supone un trabajo extra que hay que remunerar. Dificultad de conocer las causas que motivan las diferencias o errores constatados, lo que impide tomar medidas preventivas de cara al futuro, limitndose normalmente a ajustar los registros contables a la realidad fsica de las existencias. El hecho de que el inventario se realice por personal no especializado suele dificultar el mantener un criterio unnime en la forma de efectuar el recuentro.

ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO


FECHA: 05 de Junio, 20001

Articulo
Pantalones Tennis Zapatillas Chancletas Camisas T-Shirt Medias

Ref.
118 119 SG-05 S/B 8801 8894 5698

Cantidad
75 16 18 32 19 42 10

Costo Unit.
3,200.00 5,600.00 1,400.00 1,000.00 7,200.00 4,100.00 700.00

Costo Total
240,000.00 89,600.00 25,200.00 32,000.00 136,800.00 172,200.00 7,000.00

702,800.00

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ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO


Inventario del ______ de _______________ de 2001 Departamento _________________________________________ Seccin: _____________________________________________ Contado por ________ Precio Por ________Revisado Por ______ Anotado por _______________ Calculado Por _______________ Importes Descripcin Cantidad Unidad Precio Unidad Parcial Total

RECUENTOS CCLICOS
Este procedimiento, supone un recuento diario selectivo de un determinado grupo de productos, que previamente se han seleccionados normalmente con ayuda de un computador, as por ejemplo, podemos establecer un Plan para que los artculos A se recuenten una vez por mes, mientras que los artculos B o C se recontaran solamente una o dos veces al ao. Otro criterio de inters podra ser, por ejemplo, en funcin del valor de los artculos o bien de su criticidad cuando se trata de materiales para fabricacin (riesgo de paro en cadenas de produccin). En definitiva, los criterios de seleccin pueden ser los siguientes: El riesgo de error El costo de error La actividad del Producto Las principales ventajas de este sistema son las siguientes: Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad, utilizando personalmente especializado. Posibilita el anlisis de la causa del error, mediante una investigacin de las transacciones que tuvieron lugar en el periodo (tcnica flush-black), por lo cual se pueden sacar estadsticas de errores, estableciendo un programa preventivo para el futuro. El sistema permite una monitorizacin para medir la calidad de los procesos.

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En definitiva, los principales beneficios obtenidos con este sistema se pueden enunciar de la siguiente forma: a. Prevencin sistemtica de errores b. Alto grado de seguridad en los registros. c. Disminucin del nivel de stock y obsolescencia d. Esfuerzo proporcionado al riesgo e. Mayor responsabilidad a niveles operacionales f. Mentalidad de calidad. La pregunta clave para justificar econmicamente un sistema de inventario cclico, sera: Cul es el costo de un error? Evidentemente la respuesta vara segn se trate de un almacn de productos terminados o un almacn de materias primas y componentes para fabricacin; sin embargo, en trminos generales las consecuencias seran las siguientes: Inventarios excesivos en algunos artculos Escasez de componentes con retraso en los programas de fabricacin. Prdidas de servicio de imagen para la empresa Incrementos de horas extraordinarias, preparacin de mquinas y costos innecesarios en la tramitacin de pedidos urgentes. Estancamiento fsico de productos con riesgo de caducidad y obsolescencia. Inexactitud de las publicaciones financieras. La direccin debera tomar una actitud pro-activa tendente a conseguir una mentalidad de prevencin del error en lugar de una actitud punitiva ante los mismos, designado responsables para cada uno de los aspectos bsicos de la exactitud, a los cuales hay que darles los medios y formacin adecuada. Establecer los objetivos de calidad apoyados de un plan de indicadores de control con el correspondiente seguimiento.

COMPARACIN DE LOS MTODOS DE VALUACIN DEL INVENTARIO MTODOS DE VALUACIN Identificacin Especifica
VENTAS Costo de las Mercancas vendidas: Inventario Inicial Mas: Compras Netas Mercancas disponibles
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Costo Promedio
275,000.00 60,000.00 170,000.00

Mtodo PEPS
275,000.00 60,000.00 170,000.00

Mtodo UEPS
275,000.00 60,000.00 170,000.00

275,000.00 60,000.00 170,000.00

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Para la venta Menos: Inventario Final Costo de Merc. Vendidas Utilidad Bruta en Ventas

230,000.00 92,900.00 137,100.00 137,900.00

230,000.00 145,000.00 84,370.00 129,370.00

230,000.00 127,000.00 103,000.00 148,000.00

230,000.00 163,000.00 67,000.00 1,120,000.00

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METODOS DE VALORIZACION DE EXISTENCIAS


En lo relacionado con el control de existencia peridico mencionaremos los mtodos conocidos con el nombre precio medio ponderado, PEPS (Primeras entradas, primeras salidas) y UEPS (ltimas entradas, primeras salidas). Con el objeto de ilustrar los diferentes mtodos de valorizacin nos basaremos en algunas operaciones de compra y de venta relativas a un solo artculo: Agosto 1 Inventario Inicial 100 unidades a $ 80,60 c/u Agosto 3 Compra a Reyes y Salas Ltda. Segn factura 2825: 240 unidades a $ 84 c/u Agosto 5 Venta a C. Paz y Ca. Segn factura 717: 70 unidades a $ 112 c/u Agosto 8 Venta a P. Rojas Hnos. Segn factura 718: 120 unidades a $ 115 c/u Agosto 20 Compra a Reyes y Salas Ltda. Segn factura 2885: 250 unidades a $ 85,56 c/u Agosto 25 Venta a L. Mayorga y Ca. Ltda., Segn factura 719: 100 unidades a $ 120 c/u

1. PRECIO MEDIO PONDERADO


Cuando se aplica este mtodo, cada vez que ocurre una nueva compra a un precio distinto de aquel al que estn registradas las existencias, debe determinarse un precio medio, considerando las cantidades de cada partida ponderadas por el costo unitario respectivo. El precio medio as determinado ser el que se utilice para costear las unidades vendidas, mientras no exista una nueva compra que haga necesario repetir el proceso antes indicado. De acuerdo a este mtodo, el desarrollo de la tarjeta de existencia ofrecera el siguiente movimiento: Preci Unidades o de Entrada Salida Costo s s 100 84,00 240 70 120 Valores Sald o 100 340 270 150 Entrada s 8.060 20.160 5.810 9.960 Precio Medi o Salidas Saldo 8.060 28.22 0 22.41 0 12.45 0 80,60 83,00

Fecha Agosto Agosto Agosto Agosto

Detalle 1 Inventario inicial 3 Reyes y Salas Ltda., fact. 2815 5 C. Paz y Ca., fact. 717 8 P. Rojas Hnos., fact. 718

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Agosto Agosto

2 Reyes y Salas 0 Ltda., fact. 2885 L. Mayorga y 2 Ca. Ltda., fact. 5 719

85,56

250 100

400 300

21.390 8.460

33.84 0 25.38 0

84,60

2. PEPS (Primeras entradas, primeras salidas)


Este mtodo tambin conocido con el nombre de FIFO (First-out, First-out), consiste en considerar que las primeras unidades compradas son las primeras en ser vendidas o, en otros trminos, que las mercaderas salen en el mismo orden que entran. Al adoptarse el supuesto antes indicado se prescinde del hecho de que ello haya o no ocurrido fsicamente, tratndose en consecuencia de una medida de orden prctico. Precio Unidades Valores de Costo Entradas Salidas Saldo Entradas Salidas 80,60 84,00 100 240 100 100 240 70 30 240 0 150 150 250 100 100 250 21.390 8.060 20.160

Fecha Agosto Agosto

Detalle 1 Inventario inicial 3 Reyes y Salas Ltda., fact. 2815

Saldo 8.060 8.060 20.160

Agosto

5 C. Paz y Ca., fact. 717 8 P. Rojas Hnos., fact. 718 Reyes y Salas Ltda., fact. 2885 85.56 250

5.642

2.418 20.160 0 12.600 12.600 21.390

Agosto

120

9.978

Agosto 20

L. Mayorga y Agosto 25 Ca. Ltda., fact. 719

8.400

12.600 21.390

3. UEPS (Ultimas entradas, primeras salidas)


Este mtodo tambin se conoce con el nombre de LIFO (last-in, first-out) y consiste en considerar, convencionalmente, que las ltimas mercaderas adquiridas son las primeras en venderse. En este caso, entonces, deber a proceder a dar salida a las mercaderas en el orden inverso a su entrada. Al aplicar este mtodo, la tarjeta de existencia presenta el siguiente desarrollo: Precio Unidades Valores de Costo Entradas Salidas Saldo Entradas Salidas 80,60 84,00 100 240 100 100 240 8.060 20.160

Fecha Agosto Agosto

Detalle 1 Inventario inicial 3 Reyes y Salas Ltda., fact. 2815

Saldo 8.060 8.060 20.160

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Agosto

5 C. Paz y Ca., fact. 717 8 P. Rojas Hnos., fact. 718 85,56 250

70

100 170 100 50 100

5.880

8.060 14.280 8.060 4.200 8.060

Agosto

120

10.080

Reyes y Salas Agosto 20 Ltda., fact. 2885

50 250

21.390

4.200 21.390 8.060 8.556 4.200 12.834

L. Mayorga y Agosto 25 Ca. Ltda., fact. 719

100 100 50 150

Como se ha podido observar, tanto el mtodo FIFO como el mtodo LIFO, es necesario registrar separadamente los saldos de las unidades y de valores cuando hay existencias que corresponden a partidas adquiridas a precios diferentes. Esta situacin hace engorroso el registro en las tarjetas de existencias; de ah que muchas empresas, en la prctica, prefieren abrir, para un mismo artculo, tantas tarjetas como sean las partidas adquiridas a distinto precio. Esta modalidad facilita el registro de las operaciones, por cuanto basta con asignar las salidas a cada tarjeta individual, de acuerdo al orden corresponda segn el mtodo de valorizacin empleado.

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