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Gerenciamento do Tempo

muito comum chegarmos ao final do dia, e percebermos que gastamos muita energia e produzimos relativamente pouco, ou ainda, por mais que tenhamos produzido, h coisas importantes que deixaram de ser realizadas. E frequentemente estendemos nossas jornadas, e muitas vezes ainda somos cobrados por coisas que deveramos ter feito. Temos que converter nossa Eficincia (fazer certo as coisas) emEficcia (fazer as coisas certas), e isto faz parte do Gerenciamento do Tempo. GERENCIAMENTO DO TEMPO TO-DO LIST (TAREFAS A FAZER) Ainda que tenhamos o hbito saudvel de anotar nossos compromissos na agenda, a forma com que registramos os compromissos aleatria, ou pelo menos, por ordem de chegada das demandas. Gerar uma Lista de Tarefas ordenada por prioridade uma maneira de otimizar nosso tempo. Os recursos de correio eletrnico hoje oferecem opes neste sentido, por exemplo, no Outlook e no Lotus Notes (e outros). Mas a realidade que so recursos muito pouco utilizados. Precisamos nos disciplinar para us-los mais frequentemente. GERENCIAMENTO DO TEMPO MATRIZ DE PRIORIDADES A Lista de Tarefas a Fazer mencionada anteriormente muito til, mas requer uma adequada priorizao de tarefas, para ser bem utilizada. A Matriz de Prioridades, ou Matriz Urgente/Importante um bom instrumento para auxili-lo na priorizao:

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Gerenciamento do Tempo: Matriz urgente Importante

Nesta Matriz, vemos como se dispem os quadrantes, e a sequncia de prioridades para atender aos compromissos. Pode ser que seja contraproducente construir esta matriz e a lista de tarefas a fazer diariamente, mas podemos constru-la semanalmente, e s agregar os novos compromissos. GERENCIAMENTO DO TEMPO DESPERDCIOS Evite guardar documentao desnecessria estabelea um tempo de guarda (um ms, por exemplo), e se voc no tiver usado este material durante o perodo descarte-o. Adote um mtodo consistente de nomeao de arquivos e pastas busque associar temas gerais, a datas (coloque na forma Ano-Ms-Dia, isto facilita a ordenao por datas no use barras, elas no so aceitas nos nomes), e depois o assunto especfico: Contrato XYZ, 2013-06-23, Reunio de Abertura MetasDesempenho, 2013-03-15, Entrevista Jos Estruture os arquivos faa subpastas, segundo uma sequncia lgica; evite ter demasiadas pastas. Evite muitos pendrives ter um backup em um pendrive til, seja por segurana, ou por praticidade, voc pode precisar de um arquivo quando no est com seu computador. Mas compre um com grande capacidade, para no ter que utilizar diversos pendrives. Procure ter pelo menos um pendrive com arquivos profissionais, e outro, separada, com arquivos pessoais. Muitas vezes ao instalar um pendrive, as fotos so abertasvoc no gostaria que na tela de um cliente ou estranho aparea uma foto do anive rsrio de sua filhaou coisa pior! Aprenda a dizer no interrupes afetam a sua produtividade, ento preciso saber dizer quando voc est ocupado e no pode ser interrompido. Cuidado: para o Gerente, ouvir as pessoas uma de suas principais atribuies, ento no use o NO como arma de defesa. Estabelea horrios, explique porque no pode atender naquele momento, caso realmente seja necessrio atender naquele momento, estabelea um prazo.

Reserve horrios para responder e-mails ficar consultando sua caixa de entrada todo o tempo prejudica sua produtividade. Tenha em mente que se algum lhe mandou um e-mail, a resposta no precisa ser imediata (seno a pessoa usaria o telefone). Mas tambm no postergue ad eternum. Use follow-up as tarefas parcialmente concludas, que dependem de aes e prazos, no confie em sua memria. Crie uma pasta de follow-up por datas, para retornar ao assunto, ou coloque na lista de tarefas a fazer, com data.