LA ORGANIZACIÓN

"organización" del Latin Organón

LA ORGANIZACIÓN
1
ámbitos empresarial, educativo, social, deportivo, religioso, etc…

2

entidad

empresa, corporación, institución pública, organización no gubernamental, etc.

3

actividad

empresa, un evento o simplemente de una reunión familiar

LA ORGANIZACIÓN
sistema conjunto acto

actividades

cargos

disponer

coordinadas

Reglas

coordinar

formado

normas

Recursos disponibles propósito

personas

Respetar

cooperación

esencial

existencia

Importancia de la Organización. 1 2 3 4 Es de carácter continuo Es un medio Suministra los métodos Evita la lentitud 5 Reduce la duplicidad .

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN .

en general.Principio de la unidad de objetivos La organización. todas y cada una de sus partes tiene que contribuir a que se alcancen los objetivos de la empresa. . Principio de eficiencia Una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.

. así como este y todas y cada una de las posiciones subordinadas de la organización tiene que haber una línea claramente establecida.PRINCIPIOS DE ALCANCE DE DIRECCIÓN  PRINCIPIO ESCALAR  En cada posición administrativa existe un límite al número de personas que pueden manejar con eficacia una persona. en toda organización la autoridad final tiene que encontrase en algún punto. pero el número exacto depende de la repercusión de diversas variables subyacentes.

ningún superior puede considerarse relevado de su obligación por las actividades de su subordinado . Principio obligación la obligación del subordinado es absoluta respecto a su superior.Principio de delegación La autoridad delegarse en el grado y el modo necesarios para que se alcancen los resultados esperados. de quien ha recibido la autoridad por medio de la delegación.

. Solamente las decisiones que no se pueden tomar en un nivel dado serán las que habrán de someter se a otro nivel más alto de la organización. menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación de responsabilidad personal por los resultados. en algún nivel de la organización radica la autoridad para tomar cualquier decisión que puede dentro dela competencia de la organización.PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO  PRINCIPIO DE NIVEL DE AUTORIDAD  Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior.

Principio de la definición fundamental Mientras más clara sea la definición de un puesto o un departamento. . La persona responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro de los objetivos de la empresa. Principio del equilibrio La aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar la eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.

Principio de flexibilidad En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. . Principio de facilitación del liderazgo Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante. es importante que la estructura organicional contribuya a crear una situación en la que el administrador pueda dirigir con mayor eficacia. tanto externo como interno.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN .

Para que una organización sea considerada como tal. -Recursos financieros. debe contar con los siguientes elementos: Recursos : -Recursos humanos. -Recursos técnicos . Fines y objetivos por alcanzar. . -Recursos materiales .

éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.1 FINES Y OBJETIVOS  Los objetivos constituyen el conjunto de actividades internas de la organización para alcanzar sus fines. establecerlos es esencial para el éxito de una empresa. .

medir la eficacia o productividad de la empresa. al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y. revelan prioridades. permiten evaluar resultados. .sirven de guía para la formulación de estrategias. de cada área. de cada grupo o de cada trabajador. de ese modo.

que • R. Estos comprenden :el dinero en efectivo. .Humanos : conjunto de empleados y colaboradores de una organización se encargan de seleccionar. Financiero: es un medio. las instalaciones. que permite obtener algo que se pretende. contratar.2 RECURSOS • R. las maquinarias y el terreno. los depósitos en entidades financieros y los bonos . • R.Materiales : bienes tangibles que permiten ofrecer los productos o servicios . y formar a los trabajadores . los créditos.Entre ellos se encuentran las materias primas.

Tecnicos: Son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos. . marcas.R. etc. de finanzas . de ventas . etc. Fórmulas. administrativos. Pueden ser: Sistemas de producción . patentes.

esta es una labor de la administración. • El manual de funciones para cada cargo. .La organización del trabajo debe mostrarse en forma clara y concreta a todas las personas comprometidas con los objetivos de la empresa. y para ello cuenta con dos instrumentos o medios importantes: • El organigrama de la empresa.

tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen. con las funciones. actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización. . •Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institución. •Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización. •Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de las actividades.El proceso de la organización. •Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización. •Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos. •Identificar las funciones. •Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos. •Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.

son los instrumentos que facilitan la visión global y objetiva del agrupamiento de actividades. En el organigrama de una empresa se muestran los cargos de los jefes de cada agrupación con cuadros. mientras que las líneas indican los canales de autoridad y responsabilidad. de la dirección de las comunicaciones y decisiones y los niveles de autoridad.Llamados también gráficas de organización. .

aunque también puede utilizarse en el sector privado. . Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público.POR SU NATURALEZA •Microadministrativos: Corresponden a una sola organización. •Macroadministrativos: Involucran a más de una organización. y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman. •Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.

Así por ejemplo. como información accesible a personas no especializadas. . •Informal: Se considera como tal. por lo que deben ser graficados a nivel general. el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S. y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. partidas de gastos. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones. tales son los casos de análisis de un presupuesto. de relaciones informales. •Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional. •Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización. de la distribución de la planta de personal.POR SU FINALIDAD •Informativo: Organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público. de remuneraciones. etc. cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación. es decir. como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma.A.

según su magnitud y características. en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. . En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente.POR SU ÁMBITO Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico.

.Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.POR SU CONTENIDO Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. además de las unidades y sus interrelaciones.Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas.

. plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.De puestos.

. en la parte superior. por lo cual. los manuales de organización recomiendan su empleo. y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración.POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular.

. en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas.

.Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos .De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura.

. la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos. y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas. cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad. indica el menor nivel de jerarquía de autoridad.Circulares: En este tipo de diseño gráfico. o sea el más extenso. y el último círculo. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo. que decrece desde el centro hacia los extremos.

. Los comités permiten: -Contar con un grupo de personas que ayude a las deliberaciones y llegar más seguramente a una decisión. -Representar los intereses de diversos grupos de una organización -Motivar a los: demás socios o funcionarios a participar en las tareas administrativas. • Un comité es un grupo de personas o funcionarios escogidos por una asamblea para encargarse de una función determinada.•El empleo de los comités es una de las prácticas de mayor aceptación hoy en día.

Esta descripción la hacen los llamados manuales de funciones que comprenden información precisa sobre: -El nombre del cargo o puesto de trabajo. . El manual hace luego una descripción de la función o funciones propias del cargo y de las tareas y operaciones que debe cumplir el trabajador asignado al mismo.Una vez definida la estructura de la empresa y sus niveles de autoridad y responsabilidad. . se requiere la caracterización de los cargos o descripción de los puestos de trabajo.Su dependencia jerárquica. dados en el organigrama. -De si tiene o no mando sobre otras personas. -Su ubicación dentro de la estructura de la empresa. Finalmente el manual debe contener los requerimientos mínimos de educación y experiencia para ocupar ese cargo.

.Clasificar la correspondencia.Llevar la correspondencia al correo.Tramitar las libranzas para otorgar préstamos.Preparar correspondencia para despachar. . . dentro y fuera de la Cooperativa.Recoger la correspondencia.Efectuar las consignaciones bancarias. . . .Archivar la correspondencia.. . .Distribuir la correspondencia.

-Reclamar mediante autorización chequeras y extractos bancaríos. . -Colaborar en la rendición de informes -Solicitar y recoger cotizaciones para compras que vaya a realizar la cooperativa.

tanto para sus relaciones internas como externas . esta identificación puede ser escrita o a través de gráficos. y además se establecen los niveles jerárquicos de las diversas unidades de una entidad Objetivos Ordenar y sistematizar el manejo de las relaciones de una organización Ser el documento fuente para efectos legales y/o de consulta •Alcances Involucra a toda una organización.Técnicas Nos permiten identificar las diversas relaciones de una organización.