GestiónDocumental con

Microsoft Office SharePoint Server
2007 (MOSS)
Ignacio López - Ingenieroen Informática
Software Architect en Alhambra-Eidos
Indice de Contenido
CaracterísticasGeneralesde MOSS
¿Quese entiendepor GestiónDocumental?
Bibliotecasde documentosen MOSS
Estructuray tiposde sitiosweb en MOSS
Modelosde documentosy formularioscomerciales
Integracióncon Microsoft Office 2007
Tiposde Contenido
Workflows
Indexacióny Búsqueda
Seguridady Permisos
Características generales de MOSS
Las características más
destacables, en lo que a
gestión documental se refiere,
son:
Colaboración
Administración de contenido
Búsqueda
Formularios comerciales
¿Qué se entiende por Gestión Documental?
La gestión documental comprende todo el ciclo de vida que
experimenta un documento, desde que se crea hasta que se
archiva y/o destruye. Tambien debemos tener en cuenta la
forma organizativa, en la que se gestionan conjuntos de
documentos.
Generalmente este ciclo de vida, se puede resumir en los siguientes pasos:
1. Creación: Se suele hacer en base a un modelo o plantilla, fiel a
la imágen corporativa de la organización.
2. Revisión: Una vez creado un documento suele ser revisado por
una o varias personas.
3. Aprobación: Una vez revisado, podemos aprobar el
documento, o bien rechazarlo porque presenta algun tipo de
deficiencia. Hasta que un documento no es aprobado, solo
debe ser visible para la persona que lo crea y para las personas
que lo revisan y/o aprueban.
4. Publicación: Desde que es aprobado el documento, este pasa a
estar disponibles para otros usuarios.
5. Archivado: Muchos documentos tienen cierta caducidad, y es
necesario que dejen de estar disponibles, pasada una fecha en
concreto o bien cuando una persona lo decida.
6. Destrucción: Si no nos interesa tenerlos archivados, tenemos
que tener funcionalidades parar eliminar documentos.
Bibliotecas de documentos
Unabibliotecade documentospermitealmacenary
gestionardocumentosde forma global e individual.
Unabibliotecade documentospermite:
Añadir un documento a la biblioteca.
Estructurar el contenido en carpetas
Desproteger un documento para poder editarlo.
Proteger un documento editado y devolverlo a la
biblioteca.
Utilizar permisos para controlar qué operaciones
pueden realizar los usuarios con las diferentes
versiones.
Cargar nuevos documentos que ya tengamos.
Dispone de diferentes vistas, y filtros para ver los
documentos que queremos.
Permite exportar la información de la biblioteca a otras
herramientas como Excel o Access.
Podemos mantener todas las versiones por las que ha
pasado un documento y revisar así que modificaciones
ha ido sufriendo.
Estructuray Tipode SitiosWeb
MOSS establece una estructura jerárquica, en
forma de árbol, de los sitios web que creamos, de
tal manera que un sitio web “padre”, puede tener a
su vez un conjunto de sitios web “hijos”.
A toda la estructura jerárquica se la denomina
“Colección de sitios”.
Esta estructura permite definir
independientemente la estructura documental,
para cada una de las áreas de la organización,
teniendo en cuenta aspectos funcionales, de
seguridad etc.
En cada uno de los sitios web, podemos tener
diferentes bibliotecas de documentos, para
almacenar y gestionar toda la información que
tengamos.
Plantillas de sitio y tipos de bibliotecas
A la hora de crear un sitio web se utiliza una plantilla, en la que
se define la funcionalidad básica que va a tener el sitio web.
MOSS dispone por defecto de diferentes plantillas, para
diferentes propósitos como gestion documental, gestión de
contenido, creación de intranets etc.
Las plantillas disponibles para gestión documental son:
Centro de documentación: Plantilla de sitio diseñada para permitir a
los usuarios acceder a una gran cantidad de documentos de manera
rápida y sencilla. Es nueva en MOSS, y ofrece tres listas
predeterminadas (documentos, anuncios y tareas) y la navegación
predeterminada está establecida en modo vista de árbol.
Área de documentos: Plantilla de sitio diseñada para la publicación
y edición de documentos.
Dentro de un sitio web, podemos crear bibliotecas de documentos de
diferentes tipos:
Bibliotecas de documentos, con funcionalidades anteriormente
descritas.
Bibliotecas de formularios.
Bibliotecas de diapositivas.
Bibliotecas de traducción de documentos.
Bibliotecas de imágenes.
Integracióncon Microsoft Office 2007
Las bibliotecasde documentosenlazany abren
directamenteaplicacionescomoWord o Excel,
permitiendocrear modelosde documentos,
quelos usuariospuedanutilizar paracrear
nuevosdocumentos.
Gracias a Microsoft Infopath2007, podemos
crear formularios, con diferentescontroles, con
validaciónde datos, y con conexióna otros
orígenesde información(comobases de datos
y web services), paraposteriormente
publicarlos, y poder visualizarloscomosi de
unapáginaweb se tratase, gracias a Microsoft
InfoPath Forms Server 2007.
Podemosutilizar todaslascapacidadesde los
productosde la familiaOffice, y posteriormente
guardar todoslos resultadosen bibliotecasde
MOSS, sin tener queacceder al portal a través
de web.
Del mismomodo, podemosutilizar una
bibliotecade MOSS, comoorígende datos, y
exportar sucontenidoa Excel o Access.
Tipos de Contenido (Content Types)
Los tipos de contenido, permiten agregar
información a medida, dentro de nuestras
bibliotecas de documentos, y que nos ayudarán
a organizar y gestionar todos los documentos.
Podemos añadir tipos de contenido, para
guardar texto, números, fechas, campos de tipo
lógico, hipervínculos, imágenes, menús de
elección etc.
Los tipos de contenido deben ser
considerados metadatos, es decir, datos sobre
datos, que nos ayuden a gestionar los
documentos, pudiendo obligar al usuario a
introducirlos en el momento que cree un
documento, gracias al soporte que ofrecen
herramientas como Microsoft Word 2007.
Es frecuente añadir tipos de contenido a
documentos, para establecer categorías de
documentos, fechas importantes en la gestión
de los mismos, así como información
relacionada con otra biblioteca de documentos.
DEMO (I)
Workflows
Un flujo de trabajo o workflow, es un
conjunto de acciones y condiciones que
permiten definir una serie de
operaciones de mantenimiento y
gestión.
En el ámbito de gestión documental, nos
permiten implementar y parametrizar
según las nececidades de la organización,
todo el ciclo de vida de un documento. En
MOSS es posible que haya varios
workflows a la vez ejecutándose para un
mismo documento
Algunos de los flujos por defecto que vienen con MOSSson:
Aprobación: Permite que uno o más miembros designados como aprobadores rechacen o aprueben un documento.
Si el documento es rechazado el flujo de trabajo termina. En otro caso, continúa hasta que todos los
Aprobadores asignados hayan aprobado el documento.
Recolección de comentarios: Permite que uno o mas usuarios, revisen un documento. Este flujo de trabajo está
definido en paralelo por defecto por lo que todos los usuarios reciben las notificaciones por correo
electrónico simultáneamente
Recolección de firmas: Permite que un conjunto de usuarios, firmen un documento. Las notificaciones por email son
lanzadas en paralelo a todos los usuarios. Utilizando herramientas como Microsoft Office Word 2007, podemos firmar
digitalmente un documento.
Workflows (II)
Podemos crear nuevos workflows utilizando diferentes herramientas como:
Microsoft SharePoint Designer2007.
Gracias a esta herramienta, usuarios de negocio pueden
crear fácilmente flujos de trabajo, que se adapten a sus
necesidades.
Microsoft Visual Studio 2005.
Esta fundamentalmente orientada a técnicos, y gracias a esta
herramienta podemos crear flujosde trabajo de una forma
completamente personalizada. Es sin duda la solución más
potente a la hora de crear workflows.
DEMO (II)
Indexacióny búsqueda
MOSS nos permite indexar tanto el
contenido de nuestros documentos,
como los metadatos asociados a los
mismos.
Utilizando la opción de búsqueda,
podemos encontrar el documento o
información que nos interese, sin más
que introducir una palabra o frase
descriptiva.
Las búsquedasson coherentescon el sistemade permisosde MOSS, yaqueun documentono
apareceráen la búsquedasi el usuariono tienepermisosde visualizacióndel mismo.
Podemosprogramar el momentoen el quese realizael indexado, tantocompletocomoincremental
(actualizacionesdel yaexistente) de nuestrosdocumentos, y ver a travésde un registroquedocumentos
se hanindexado, quedocumentosfaltanpor indexar, cualeshanproducidoun error etc.
Por defecto, MOSS soportael indexadode todoslos formatosde la familiaOffice, así comoformatos
de ficherosplanos(.txt, .htm, .html etc.) y tambiengracias a extensionesde diferentesfabricantes,
denominadosIfilter, permiteindexar todotipode formatos, comopor ejemplopdf.
DEMO (III)
Seguridad y gestión de permisos
El sistema de seguridad de MOSS,
permite establecer permisos a nivel de
colección de sitios, a nivel de sitio
exclusivo, a nivel de biblioteca y ahora
también a nivel de documento.
Si un usuario no tiene permiso para
ver un documento o acceder a un
sitio web, directamente no le
aparece.
Se integra con Active Directory.
Por defecto un sitio web tiene 3
grupos de usuarios:
Visitantes
Integrantes
Propietarios
Permite establecer niveles de
permisos para los diferentes
usuarios.
DEMO (IV)
Dudas y preguntas
Gracias por su atención
Ignacio.Perez@a-e.es
www.alhambra-eidos.es