1

Trial Balance
What is Trial Balance?
Trial Balance is the list of all the balances appearing in the ledger accounts and cash book at any given  date. The balances in the ledger account may be either a debit balance or a credit balance. The debit balances  are entered in one column and credit balances in another. When total debits are equal to total credits, it is said that the trial balance is balanced. Balanced trial  balance is only an indication that there is an arithmetical accuracy of accounts. There is no guarantee that  there are no errors, once trial balance is tallied.

Characteristics
● ● ● ● ● ● ● It is a statement or a list. It is a summary of all accounts, with debit and credit balances. The total of debit balances and credit balances must be equal. It is the only base for preparation of final accounts. It can be prepared at any time.

Advantages
Preparation of final accounts becomes easy. One can rely on the results derived out of trial balance, when the total of debits is equal to the total  of credits. ● Some accounting flaws in respect of postings can, easily, be detected by preparing trial balance. ● The work of an accountant becomes easy for ascertaining the profitability and financial position  with the preparation of trial balance. Accounts with Debit Balances Assets, Expenses, Loss, Drawing 1. Asset accounts ­ Land account, building account, machinery account, and furniture account, 

Income & Gain accounts ­ Interest realized account. rent collected account. For example. Such errors include posting wrong amounts. 3. and wrong balancing. all types of reserves and funds accounts.  For example. 3. Such an omission may be either complete or  partial. stock account. A complete omission of transaction may occur due to many reasons such as  sales invoice misplaced or lost. or wrong valuation of assets. debiting the wage account instead  . such error is called errors of commission. Errors of Omission ○ The errors committed by not recording a transaction either in the book of original entry or  in the ledger book are errors of omission. ○ Complete Omission ­ Complete omission takes place if a transaction is not recorded in the  journal at all. For example. 2. Double  posting of a transaction from journal or subsidiary books to ledger also create such errors. loan account. return inward  account (sales return account) etc.000 were not recorded in the sales  book at all. 4. partial error of omission occurs if goods sold to John for $ 4000 is  recorded in sales book but failed to be posted in John's account.  discount account. Errors of commission may take place either in the journal or in the  subsidiary books.000 is entered as $ 1000 in the journal or in the  ledger. Liabilities accounts ­ Creditors account. return outward account (purchase return account) etc. ○ Partial Omission ­ Partial omission occurs if a financial transaction is recorded only  partially. posting on  wrong side of accounts. Gain. wages account. For  example. For example. goods sold to John for $ 10. mortgage account. if purchase of goods for $ 10. or in the ledger. bills receivable etc 2. but this transaction is wrongly entered twice or more in  the sales book or wrongly posted twice or more in John's account then it is called the  errors of duplication. depreciation account. Errors of Duplication ○ Errors of duplication are those errors which arise because of double recording. sales account. carriage account. Capital 1. bad debts account. purchases account. Drawing account Accounts with Credit Balances Liability.  bank overdraft account. bills payable account. Capital account Trial Balance Errors 1. rent account. 2. Errors of Principle ○ Errors of principle are those errors which occur by violating the principles of accounting. discount received  account. goods sold to John. wrong totaling or carrying forward.  Errors of principle may occur due to wrong allocation between capital and revenue  expenditure. Income. 3.2 debtors account. Expense & Loss accounts ­ Salaries account. Errors of Commission ○ The errors which are committed while recording or posting a transaction are called errors  of commission.

○ Incorrect provision for depreciation. 5. but wrongly posted to the  customer's account as $ 500. it is usual to put the difference to an account  called suspense account in order to balance the trial balance. The errors in the personal account are  compensated by each other.  revenue & expense. liabilities. Suspense Account Unless the difference in the trial balance is quickly settled.  drawing. Mistakes which do not affect the trial balance are not entered through suspense account.3 of machinery account for the wage paid to the mechanics used for the installation of  machine and debiting the customer's account instead of cash account for the cash sales  made. but by chance. goods sold for $ 5000. For example. When  all the mistakes have been corrected. Disagreement of Trial Balance ● ● ● ● Reasons ­ Error of omission or Error of commission  Go through the trial balance to find out the errors. If one error balances the effect of another error. then the two error are  called compensating errors. . bad debts or doubtful debts. See whether balances of all ledger accounts are included in the trial balance and they are placed  in the right columns. suspend account will be credited saying "difference in trial  balance". Errors of principle may also occur due to wrong valuation of assets by higher level  staff. If the debit side is short. as $ 4500 short on the debit side of the customer's account  and on the credit side of the supplier's account. Check the total of trial balance carefully.  wrongly posted to the supplier's account as $ 500 . suspense account  will be debited and if the credit side is short.  capital. ● Check the balance of ledger accounts and see they are correctly drawn out. the suspense account will show a nil balance. Compensating Errors ○ Compensating errors refer to two or more errors which mutually compensate the effects  of one another. goods purchased for $ 5000. ** Lease Hold Premise is an asset The accounts are listed in the order they appear in the ledger ­ assets. Similarly.