In comunicare sunt diferite mijloace prin care aceasta se desfasoara.Capitolul I Secretariatul şi comunicarea în firmă Locul şi rolul secretariatului Ca si secretar intr-o organizatie sau firma trebuie ca aceste mijloace de comunicare sa fie bine stiute si bine puse in aplicare. Automatizarea tehnologiilor informaţionale şi comunicaţionale a produs schimbări majore şi ireversibile în muncă administrativă. reluarea. că ştiinţa. Utilizarea eficientă a acestor tehnologii implică continuă perfecţionare a operatorului uman. a apărut tocmai pentru a răspunde acestor necesităţi. iar birotică. . de fapt. dar şi de formare. pe o altă treaptă a activităţilor de birou. modificând profund modul de lucru şi de comunicare. Aplicaţiile biroticii au început cu birourile secretariatelor. De aceea am ales sa incep cu "Locul si rolul secretariatului" pentru a intelege pe deplin responsabilitaea pe care o are un secretar in cadrul firmei la care lucreaza.

În ceea ce-l priveşte pe manager. acesta trebuie să decidă ce mesaj anume vrea să transmită şi cum va face acest lucru. Comunicare informativă: în informare. Managerul este considerat verigă de legătură între organizaţie şi mediul său extern în general şi publicul specific în particular. astfel încât să se facă înţeles. Comunicare distractivă: în această comunicare referirea la obiecte poate arăta că semnificațiile mesajelor sunt rutine care nu corespund realității. emițătorul aplică un cod unui mesaj pentru a transmite unui receptor o informație asupra unui referent. comunicarea cu ceilalţi este indispensabilă pentru a coordona. Comunicare reproductivă: în formă de comunicare reproductivă. motiva şi informă personalul pe care-l conduce . Comunicarea externă: Greşeala cea mai frecventă care se face este că acest gen de comunicare este redusă de obicei la comunicarea de tip managerial. atât pe verticală cât şi pe orizontală.Capitolul I Comunicarea in firma Comunicarea internă: se referă la schimbul de mesaje ce se realizează în interiorul organizaţiei. Din perspectiva comunicării eficiente. emițătorul aplică mesajului un cod pentru a transmite unui receptor o informație asupra unui referent.

unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societăţii care-l trimite. În sistemul folosit de firmele americane. se obişnuieşte că denumirea lunii să preceadă cifra care indică ziua. hârtia folosită pentru corespondenţă este prevăzută cu antet tipărit sau gravat. o panglică bună dar şi o dactilografiere corectă şi estetică. de asemenea cifrele pot fi folosite şi fără terminaţii. Elementele componente ale scrisorii Antetul: În mod obişnuit. uneori apar completări ale antetului în partea stânga sau chiar în subsol. realizată prin folosirea unui material de scris corespunzător – hârtie de calitate superioară. Acesta se plasează în partea superior a colii de hârtie.Capitolul II Mijloace clasice de comunicare Corespondenta scrisa Este un lucru bine cunoscut că orice scrisoare echivalează cu o carte de vizită a celui ce o expediază. Data emiterii corespondenţei este plasată sub antet. un mesager interesat în a crea climatul favorabil pentru bună desfăşurare a unei tranzacţii Structura scrisorii comerciale/oficiale Subordonată obiectivului avut în vedere la expedierea scrisorii – crearea unei impresii positiv asupra partenerului – formă de prezentare a scrisorii contribuie la rândul său la obţinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzacţiei. Acest fapt este de o deosebită importanţă în cazul corespondenţei de afaceri. Astfel. pe lângă selectarea limbajului şi a tonului adecvat pentru textul scrisorii. . de regulă în mijlocul acesteia. scrisoarea necesită şi o formă de prezentare atrăgătoare.

scopul introducerii acestui element în scrisoare este identificarea corectă a scrisorii de către serviciile poştale. Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare uşurinţă a direcţiei. rolul său este de a prezenta succint problema care este tratată în corespondenta respective. acestea se menţionează în final. sub linia de referinţă. sau pe aceeaşi linie cu dată care se plasează în partea dreaptă în cazul formei dantelate. spre mijlocul paginii. precedată fiind de numele firmei. . Acesta cuprinde numele destinatarului. Formula de încheiere şi salut: se plasează de obicei cu 2-3 rânduri sub textul scrisorii. Formula de salut: se plasează cu aproximativ 3 spaţii sub adresa destinatarului.Capitolul II Referinţele se plasează de obicei în partea stângă a colli de hârtie. sub dată în cazul formei bloc. în special în cazul folosirii unui plic cu decupaj transparent. Semnătura: se plasează sub formula de încheiere şi salut. inclusive tara de destinaţie. sediul instituitei căreia ne adresăm. Obiectul scrisorii: Formularea care constituie obiectul scrisorii se plasează spre mijlocul paginii un rând sub formula de salut şi se subliniază. în capătul de jos al colii de hârtie. calitatea sa. precum şi pentru o facilitare a repartizării corespondenţei. Anexe: atunci când scrisoarea este însoţită de anexe. Conţinutul scrisorii: sau textul propriu-zis al scrisorii reprezintă partea esenţială a corespondentei şi de aceea trebuie redactata cu deosebită grijă. Adresa destinatarului/interioară: se plasează în partea stângă a colii de hârtie. serviciului sau lucrătorului care se ocupa de problema respective. Modul în care o exprimam depinde de formula de adresare pe care am folosit-o către destinatar.

este transmiterea telefonică a materialelor tipărite scanate (text și imagini). Faxul sau telefaxul Faxul. care pune în legătură aproape imediat doi interlocutori. sau telefax. indiferent de distanţă la care se afla. care procesează conținutul (text sau imagini). Trimiterile poştale se împart în următoarele categorii: obiecte de corespondenţă. Pentru realizarea eficacităţii trebuie cunoscute de către secretariate o serie de reguli de folosire corectă a telefonului. Documentul original este scanat cu un fax. În redactarea telegramelor trebuie să avem în vedere faptul că textul telegramelor trebuie scris citeţ. Serviciul telefonic Serviciul telefonic constituie un mijloc rapid de informare. în mod normal la un număr de telefon conectat la o imprimantă sau alt dispozitiv de ieșire. și apoi le transmite prin sistemul de telefonie.Capitolul II Serviciul Poştal Prin trimiteri poştale se înţeleg comunicările scrise. ca o singură imagine grafică fixa. . documentele. cu litere de tipar sau la maşină. transformând-o într-un bitmap. mandate. pe formular tip postal sau hârtie albă. cu cerneală. obiecte de mesagerie. valorile şi bunurile materiale care se încredinţează unităţilor poştale pentru a fi transportate şi înmânate la destinaţie. Serviciul telegrafic Telegrafia reprezintă sistemul de telecomunicaţii care asigura trimiterea comunicărilor prin folosirea unui cod de semne.

la schimburile de informaţii şi experienţă care duc la schimbarea mentalităţii şi a atitudinilor. la influenţarea activităţii economice în contextul globalizării. realizarea schimburilor de informaţii şi bunuri.Capitolul III Mijloace moderne de comunicare Noul concept de comunicare. Este evident însă faptul că introducerea pe scară largă a mediului informatizat aduce cu sine schimbări profunde ale relaţionărilor dintre persoane.aceasta le aduce cu sine în practica şcolară pot fi depăşite prin utilizarea computerului în ceea ce se numeşte brainstorming-ul electronic. . funcţiile manageriale. Globalizarea economică necesită reanalizarea din această perspectivă a mai multor aspecte. analiza pieţei etc. Una dintre cele mai “vechi” metode care priveşte îmbunătăţirea creativităţii şi interacţiunii este metoda asaltului de idei (brainstorming). ducând la o definire a societăţii în termeni de comunicare. o serie de studii au arătat cum câteva dintre criticile pe care – la rândul său . iată un motiv suficient pentru care putem să înregistrăm o perspectivă tot mai prezentă a combinării dintre eficienţa intercomunicării introdusă de aceste metode şi potenţialităţile mediilor electronice. Comunicarea duce la schimbări. metodele de interacţiune educaţională capătă o tot mai mare amploare în practica şcolară şi universitară. cum ar fi cele de colaborare şi interacţiune între organizaţii. denumit şi nou concept de bizcommunication presupune comunicarea eficientă şi receptarea activă a mesajului transmis prin filieră Business. În contextul lărgirii ariei de comunicare a omului modern şi implicit a dimensiunii educaţionale a acesteia. Toate aceste schimbări sunt mijlocite de tehnologia informaţională. Recent.

Tot „e-mail-uri” se numesc și mesajele individuale trimise prin aceste sisteme. radio. Cuvântul provine din engleză de la electronic mail. poștă electronică. Primul e-mail a fost trimis în 1971 de către programatorul Roy Tomlinson.) o organizaţie este practic izolată.Capitolul III Media (sau: mediile de mase) cuprinde toate sursele/mediile de informație publice care ajung la un număr foarte mare de persoane. reviste sau foiletoane. Tehnic vorbind. de obicei prin Internet. Televiziunea este mijlocul de comunicare de masa cu cel mai mare impact asupra societăţii. Internet. Pentru ca intranetul să fie utilizat la potenţialul său maxim este necesară o scurtă instruire a angajaţilor cu privire la folosirea acestuia. presă inclusiv aparițiile periodice ca ziare. forum. este definită ca un procedeu de descompunere. internet. dar şi accesul tuturor salariaţilor la acest canal de comunicare. în Statele Unite apoi şi în Europa. fiind astfel sortita dispariţiei din societatea informaţională. . Internetul: nu mai este nicio noutate faptul că în ultima perioadă de timp a avut loc o puternică dezvoltare a tehnicilor şi tehnologiilor de comunicare. Uneori pentru e-mail se mai întrebuințează și denumirea simplă mail. Inventată între cele 2 războaie mondiale. E-mailul sau poșta electronică desemnează sisteme pentru transmiterea sau primirea de mesaje. nu s-a dezvoltat ca una dintre media publice decât de la sfârşitul anilor 1940. blog etc. extranet. marketing on line. ea neputând comunica la viteza şi cerinţele pieţei actuale. site. transmitere la distanţă şi apoi de recompunere a imaginilor. Aceasta presupune că produsul respectiv este ușor de obținut și are un preț accesibil pentru toate grupurile sociale. ca de exemplu televiziune. Fără o serie de mijloace informatice şi de comunicare modernă (intranet.

competenţelor şi responsabilităţilor atât manageriale. statistică etc. lexical şi ortografic al textului analizat. management. modul de aşezare a textului în pagină. . sistemul informaţional este “sistemul circulator”. Prelucrarea datelor în sisteme informatice se realizează în mod diferit. în fraze şi în cuvinte. forma şi mărimea paginii. în funcţie de modul de organizare a acestora în colecţii de date. proiectare. Obiectul procesării. a sarcinilor. operaţii lingvistice cum sunt: despărţirea automată a cuvintelor în silabe. în paragrafe. Procesarea textelor: reprezintă un ansamblu de operaţii specifice lucrului cu texte. structurat în pagini. El oferă materia primă (informaţia) necesară în stabilirea şi îndeplinirea obiectivelor manageriale. controlul gramatical. de situaţii şi de rapoarte: economie. este supus unor operaţii vizând forma caracterelor şi mărimea acestora. Procesarea datelor: se caracterizează prin tratarea informaţiei numerice. cât şi de execuţie din cadrul organizaţiilor socioeconomice. Procesarea textelor presupune.Capitolul IV Calculatorul: mijlocul cel mai utilizat de comunicare Sistemele informaţionale Dacă sistemul decizional reprezintă “sistemul nervos” al unei organizaţii. textul. de asemenea. şi este larg răspândită în activităţile care solicită un mare volum de calcule. după reguli matematice şi logice.

imagini şi fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc. desene alb-negru sau color. de la vocea umană (mesaje. tabele şi reprezentări grafice realizate de un procesor de tabele. convorbiri telefonice. memorării şi prelucrării grafice a imaginilor conţinute în documente. Componenta structurală cu rol complementar pe lângă de un post de conducere. secretariatul efectuează lucrări de natura administrativă. Procesarea sunetului: îmbracă forme foarte variate. schiţe şi desene tehnice. indiferent domeniul acestora de activitate. grafică bidimensională sau tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică. Un document poate conţine informaţii provenite din surse diferite: situaţii şi rapoarte rezultate din procesarea datelor. întâlniri. Procesarea de imagini: (imagini în mişcare) completează gama de posibilităţi oferite de celelalte genuri de tratare a informaţiei şi constituie una din realizările cele mai moderne ale electronicii şi informaticii.Capitolul IV Procesarea documentelor: reprezintă un mod de utilizare modern şi eficient a tehnicilor informatice şi electronice în vederea receptării. . la sunete naturale sau la sunete muzicale. Secretarul modern şi calculatorul Activitatea de secretariat se exercită în toate sistemele economico-sociale. simboluri grafice la alegerea utilizatorului. documente conţinând texte obţinute în urma procesării textelor. conferinţe) la sunete obţinute prin sinteză electronică. Informaţia vizuală dinamică este rezultatul afişării şi perceperii unui număr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă). inclusiv în firme. generând privitorului uman senzaţia vizuală de mişcare.

tradiţionale. de exemplu. Frontpage. ceea ce denotă faptul că dependenţa societăţii de sistemele informatice a căpătat o dimensiune mult mai profundă decât cea intuită iniţial . are. o parte negativă: s-a deschis o poartă către producerea unor fapte antisociale. fapte care nu ar fi putut exista în condiţiile tehnice existente acum 15 ani. la nivel mondial. Excel. Sistemele de calculatoare oferă. care sunt însoțite și de o aplicație specială suprapusă lor pentru accesarea unitară simplă. din păcate. aceasta continuă să se bazeze pe sistemele computerizate în aproape toate domeniile vieţii sociale: controlul traficului aerian. Aplicaţiile de birou incluse în MS Office: Word. Deşi societatea. coordonarea serviciului medical sau al securităţii naţionale. plăteşte pentru toate daunele economice cauzate de “criminalitatea informatică”. în prezent. oportunităţi noi. O singură breşă realizată în operarea acestor sisteme poate pune în pericol vieţi omeneşti. al trenurilor şi metrourilor. Outlook. cât şi în rapoartele prezentate de specialişti ai informaticii. de încălcare a legilor şi creează un potenţial ridicat de comitere a unor tipuri de infracţiuni realizate altfel decât în modurile cunoscute. în ansamblul ei. Power Point. Access.Capitolul IV Microsoft Office şi infracţiuni informatice Microsoft Office sau MS Office este o suită de programe de birou create de firma Microsoft Corporation. unele chiar sofisticate. denumite “criminale” atât în dreptul internaţional penal. Dezvoltarea fără precedent în domeniul tehnologiei informatice. Photo Editor.