1.

Computer Based Information System (CBIS)

A. Pengertian CBIS

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan istem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. Data Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Sistem Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.

B. KONSEP DASAR CBIS    Kita telah mengetahui bahwa manajer membuat keputusan untuk menyelesaikan masalah dan informasi digunakan untuk membuat keputusan tersebut. Informasi diperoleh dari sistem formal maupun informal dan ditampilkan secara lisan maupun tertulis. Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (CBIS) untuk menggambarkan lima sub sistem yang menggunakan komputer yang menyediakan informasi untuk pemecahan masalah.

a.

Sub-Sistem dalam CBIS      Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem Penunjang Keputusan (SPK) Otomatisasi Kantor Sistem Pakar

1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem yang bertugas

mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mngubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi user, baik di dalam maupun di luar perusahaan. 2. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sekelompok orang, seperangkat pedoman dan petunjuk, peralatan pengolahan data untuk memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil data untuk mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan sehingga menghasilkan informasi yang paling efisien 3. Sistem Penunjang Keputusan (SPK) Sistem Penunjang Keputusan (SPK) adalah suatu sistem yang digunakan untuk membantu manajer dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah semiterstruktur, mendukung penilaian manajer, serta meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer. 4. Otomatisasi Kantor Otomatisasi Kantor ( Office Automation / OA ) adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal, terutama berkaitan dengan komunikasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan, dengan tujuan untuk meningkatkan produktifitas. 5. Sistem Pakar

Sistem Pakar ( Expert System ) merupakan suatu sistem berbasis pengetahuan (knowledge based-system) yang menggunakan pengetahuan manusia untuk

memecahkan masalah. Sistem Pakar memiliki potensi untuk memperluas kemampuan pemecahan masalah manajer melebihi kemampuan normalnya.

b. Contoh Model Aplikasi

Model CBSI Digunakan Untuk Memecahkan Suatu Masalah

2. Database Management System (DBMS)

A. Pengertian (DBMS)

DBMS adalah sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengontrol akses ke database. Fasilitasfasilitas yang disediakan DBMS : a) Memungkinkan pengguna mendefinisikan database biasanya melalui DDL (Data Definition Language). DDL memungkinkan pengguna untuk menentukan tipe dan struktur data yang akan disimpan pada database. b) Memungkinkan pengguna untuk memasukkan, meng-update, menghapus, dan mengambil data dari database biasanya melalui DML (Data Manipulation Language). c) Menyediakan akses terkontrol ke database. Contohnya :   Sistem sekuriti, mencegah pengguna yang tidak memiliki hak untuk mengakses database. Sistem integrity, memelihara konsistensi dari data yang disimpan. Concurrency control system, memungkinkan akses bersama database

Recovery control system, mengembalikan database ke keadaan sebelumnya yang masih konsisten ketika terjadi kerusakan perangkat keras atau perangkat lunak. User-accessible catalog, berisi deskripsi dari data pada database.

B. Keuntungan dari DBMS : a) Mengontrol duplikasi data Database dapat mengurangi duplikasi data yang terjadi pada File-Based System. Tetapi tidak semua duplikasi data dapat dihilangkan, melainkan hanya dapat dikontrol. Hal ini dikarenakan terkadang duplikasi data tetap dibutuhkan untuk meningkatkan perfoma.

b) Data konsisten Dengan menghilangkan atau mengontrol duplikasi data akan mengurangi resiko ketidak konsistenan dari data yang mungkin terjadi. c) Data yang sama memiliki lebih banyak informasi Dengan adanya integrasi data operasional maka memungkinkan bagi sebuah organisasi mendapatkan informasi tambahan dari data yang sama. d) Penggunaan data bersama-sama Biasanya file dimiliki oleh seseorang atau departemen yang menggunakannya. Sebaliknya database dimiliki oleh organisasi secara keseluruhan dan dapat di-share kepada pengguna yang memiliki hak. e) Integritas data telah dikembangkan Integritas data memiliki arti dari konsisten dan keabsahan dari data yang disimpan. Integritas biasanya menegaskan arti dari constraint, yang merupakan aturan yang tidak dapat di langgar oleh pemakai database. f) Keamanan telah dikembangkan Keamanan database akan melindungi database dari pemakai yang tidak memiliki hak. Hal ini biasanya dilakukan dengan adanya nama pemakai dan password untuk mengidentifikasikan hak yang dimiliki oleh setiap pemakai. g) Memiliki standar yang jelas Integrasi memungkinkan Database Administrator (DBA) untuk mendefinisikan dan memberikan standar yang dibutuhkan, seperti format data untuk mendukung pertukaran data antar sistem, aturan penamaan, standar dokumentasi, prosedur update, dan cara atau hak pengaksesan.

h) Ekonomis

Dengan menggabungkan semua data operasional organisasi ke dalam satu database dan membuat beberapa aplikasi yang bekerja dengan menggunakan satu sumber data, ini dapat menghemat pengeluaran. Jadi dana yang di keluarkan akan labih kecil dari dana tiap bagian pada file based system bila digabungkan.

i) Konflik kebutuhan dapat diseimbangkan Setiap pengguna atau departemen mempunyai suatu kebutuhan masing- masing, di mana kebutuhan tersebut dapat menimbulkan konflik dengan pengguna atau departemen yang lain. Dengan database berada di bawah kendali dari DBA, maka DBA dapat membuat keputusan mengenai perancangan dan penggunaan operational dari database yang menyediakan penggunaan sumber daya database terbaik bagi organisasi.

j) Meningkatkan kemampuan akses dan respon data Sebagai hasil integrasi, data umum dapat diakses secara langsung oleh pemakai. Hal ini menyediakan sistem yang memiliki lebih banyak fungsi.

k) Meningkatkan produktifitas menyediakan banyak fungsi standar yang biasanya harus dibuat oleh seorang programmer pada aplikasi berbasis file. Pada tingkat dasar DBMS menyediakan semua rutin low level untuk menangani file yang biasanya ada pada program aplikasi. Kegunaan dari fungsi ini adalah membuat seorang programmer dapat memusatkan perhatiannya hanya pada fungsi yang spesifik yang dibutuhkan oleh pengguna, tanpa perlu memikirkan detil dari implementasi low level-nya.

l) Mempermudah perawatan dengan menghilangkan ketergantungan data Dalam filebased system deskripsi dari data dan logika untuk pengaksesan data dibuat untuk tiap aplikasi, sehingga program sangat tergantung terhadap data. Sebuah perubahan terhadap struktur data tersebut, sebagai contoh variabel alamat yang sebelumnya dgn panjang 40 karakter ingin diubah menjadi 41 karakter, ini memerlukan perubahan yang banyak pada program yang terpengaruh efek dari perubahan tersebut. Sedangkan pada DBMS deskripsi data dan aplikasi terpisah, dengan cara demikian membuat aplikasi tidak terpengaruh terhadap perubahan dari deskripsi data.

m) Meningkatkan concurrency

Pada file-based system, jika dua atau lebih pengguna yang mengakses file yang sama secara bersamaan, akses itu bisa saling mempengaruhi, dan bahkan bisa membuat hilangnya informasi. Sedang DBMS dapat mengelola akses data secara bersamaan.

n) Meningkatkan kemampuan backup dan perbaikan

Pada file-based system, pengguna sendiri yang bertanggung jawab untuk melindungi data dari kegagalan sistem komputer atau program aplikasi. Hal tersebut membutuhkan kerja tambahan di mana pengguna harus melakukan backup data, dan apabila backup tersebut hilang, pengguna harus mengulang kembali peng-input-an data. Kebalikannya, DBMS modern menyediakan fasilitas untuk mengurangi jumlah proses yang harus dilakukan ketika terjadi kegagalan sistem tersebut.

C. Kekurangan dari DBMS :

a) Kompleksitas Fungsionalitas yang diharapkan dari DBMS membuat DBMS menjadi software yang sangat kompleks. Pengguna DBMS harus memahami dengan baik setiap fungsi dari DBMS untuk mendapatkan keuntungan maksimum dari DBMS tersebut. Ketidakpahaman atas sistem dapat menyebabkan pengambilan keputusan

perancangan yang buruk akan mengakibatkan dampak serius pada organisasi.

b) Ukuran Kompleksitas dan fungsionalitas yang baik membuat DBMS menjadi sebuah software yang berukuran sangat besar dan membutuhkan disk space yang sangat besar serta jumlah memory yang besar agar dapat dijalankan seefisien mungkin.

c) Harga DBMS Harga DBMS sangat bervariasi tergantung dari lingkungan dan fungsi yang disediakan termasuk biaya pemeliharaan.

d) Biaya perangkat keras tambahan Kebutuhan disk storage untuk DBMS dan database menyebabkan kemungkinan untuk membeli storage tambahan. Selain itu, untuk mendapatkan perfoma yang diinginkan, dibutuhkan perangkat keras yang cepat dan baik tetapi mahal.

e) Biaya konversi Pada beberapa situasi, biaya yang dibutuhkan untuk mengubah aplikasi agar dapat berjalan pada DBMS yang baru dapat jauh lebih mahal dari biaya perangkat keras tambahan. Biaya tersebut juga termasuk biaya pelatihan pegawai untuk menggunakan sistem yang baru, dan mungkin juga biaya pegawai spesialis untuk membantu konversi dan pelaksanaan sistem.

f) Perfoma Biasanya file-based system ditulis untuk aplikasi khusus yang mengakibatkan perfoma secara umum sangat baik. Akan tetapi DBMS dibuat secara umum untuk dapat menjalankan berbagai aplikasi yang mengakibatkan beberapa aplikasi berjalan lebih lambat dari yang seharusnya.

g) Dampak yang besar akibat kegagalan Pemusatan sumber daya menambah kerawanan pada sistem. Karena semua pemakai dan aplikasi tergantung pada DBMS, kegagalan pada satu bagian dapat mengakibatkan sistem terhenti.

D. Proses Rancangan DBMS Proses Perancangan Database Proses perancangan database terdiri dari 6 tahap: Tahap 1, Pengumpulan data dan analisis Tahap 2, Perancangan database secara konseptual Tahap 3, Pemilihan DBMS Tahap 4, Perancangan database secara logika (data model mapping) Tahap 5, Perancangan database secara fisik Tahap 6, Implementasi Sistem database Secara khusus proses perancangan berisi 2 aktifitas paralel:   Aktifitas yang melibatkan perancangan dari isi data dan struktur database, Aktifitas mengenai perancangan pemrosesan database dan aplikasi-aplikasi perangkat lunak. Di lain pihak, kita biasanya menentukan perancangan aplikasi-aplikasi database dengan mengarah kepada konstruksi skema database yang telah ditentukan selama aktifitas yang pertama. 6 tahapan diatas tadi tidak harus diproses berurutan. Pada tahap ke 1 merupakan

kumpulan informasi yang berhubungan dengan penggunaan database. Tahap 6 merupakan implementasi database-nya. Tahap 1 dan 6 kadang-kadang bukan merupakan bagian dari perancangan database. Sedangkan yang merupakan inti dari proses perancangan database adalah pada tahap 2, 4, 5. a) Tahap 1 – Pengumpulan data dan analisa Merupakan suatu tahap dimana kita melakukan proses indentifikasi dan analisa kebutuhan-kebutuhan data dan ini disebut pengumpulan data dan analisa. Untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan suatu sistem database, kita harus mengenal terlebih dahulu bagian-bagian lain dari sistem informasi yang akan berinteraksi dengan sistemdatabase, termasuk para user yang ada dan para useryang baru beserta aplikasi-aplikasinya. Kebutuhan-kebutuhan dari para user dan aplikasi-aplikasi inilah yang kemudian dikumpulkan dan dianalisa. Berikut ini adalah aktifitas-aktifitas pengumpulan data dan analisa:     Menentukan kelompok pemakai dan bidang-bidang aplikasinya Peninjauan dokumentasi yang ada Analisa lingkungan operasi dan pemrosesan data Daftar pertanyaan dan wawancara

b) Tahap 2, Perancangan database secara konseptual Pada tahap ini akan dihasilkan conceptual schema untuk database yang tergantung pada sebuah DBMS yang spesifik. Sering menggunakan sebuah high-level data modelseperti ER/EER modelselama tahap ini. Dalam conceptual schema, kita harus merinci aplikasi-aplikasi databaseyang diketahui dan transaksi-transaksi yang mungkin.Tahap perancangan database secara konseptual mempunyai 2 aktifitas pararel:  Perancangan skema konseptual Menguji kebutuhan-kebutuhan data dari suatu database yang merupakan hasil dari tahap 1 dan menghasilkan sebuah conceptual database schema pada DBMS-independent model data tingkat tinggi seperti EER (Enhanced Entity Relationship) model.Untuk menghasilkan skema tersebut dapat dihasilkan

dengan penggabungan bermacam-macam kebutuhan user dan secara langsung membuat skema database atau dengan merancang skema-skema yang terpisah dari kebutuhan tiap-tiap user dan kemudian menggabungkan skema-skema tersebut. Model data yang digunakan pada perancangan skema konseptual adalah DBMS-independent dan langkah selanjutnya adalah memilih DBMS untuk melakukan rancangan tersebut.  Perancangan transaksi Menguji aplikasi-aplikasi databasedimana kebutuhan-kebutuhannya telah dianalisa pada fase 1, dan menghasilkan perincian transaksi-transaksi ini.Kegunaan tahap ini yang diproses secara paralel bersama tahapp perancangan skema konseptual adalah untuk merancang karakteristik dari transaksi-transaksi database yang telah diketahui pada suatu DBMSindependent. Transaksi-transaksi ini akan digunakan untuk memproses dan memanipulasi database suatu saat dimana database tersebut dilaksanakan.

c) Tahap 3, Pemilihan DBMS Pemilihan databaseditentukan oleh beberapa faktor diantaranya faktor teknik, ekonomi, dan politik organisasi.Contoh faktor teknik: Keberadaan DBMS dalam menjalankan tugasnya seperti jenis-jenis DBMS (relational, network, hierarchical, dan lain-lain), struktur penyimpanan, dan jalur akses yang mendukung DBMS, pemakai, dan lain-lain.Faktor-faktor ekonomi dan organisasi yang mempengaruhi satu sama lain dalam pemilihan DBMS :  Struktur data Jika data yang disimpan dalam database mengikuti struktur hirarki, maka suatu jenis hirarki dari DBMS harus dipikirkan.  Personal yang telah terbiasa dengan suatu sistem Jika staf programmer dalam suatu organisasi sudah terbiasa dengan suatu DBMS, maka hal ini dapat mengurangi biaya latihan dan waktu belajar.  Tersedianya layanan penjual Keberadaan fasilitas pelayanan penjual sangat dibutuhkan untuk membantu memecahkan beberapa masalah sistem.

d) Tahap 4, Perancangan database secara logika (data model mapping) Tahap selanjutnya adalah membuat sebuah skema konseptual dan skema eksternal pada model data dari DBMS yang terpilih. Tahap ini dilakukan oleh pemetaan skema konseptual dan skema eksternal yang dihasilkan pada tahap 2. Pada tahap ini, skema konseptual ditransformasikan dari model data tingkat tinggi yang digunakan pada tahap 2 ke dalam model data dari model data dari DBMS yang dipilih pada tahap 3.Pemetaan tersebut dapat diproses dalam 2 tingkat:  Pemetaan system-independent Pemetaan ke dalam model data DBMS dengan tidak mempertimbangkan karakteristik atau hal-hal yang khusus yang berlaku pada implementasi DBMS dari model data tersebut.  Penyesuain skema ke DBMS yang spesifik Mengatur skema yang dihasilkan pada langkah 1 untuk disesuaikan pada implementasi yang khusus di masa yang akan datang dari suatu model data yang digunakan pada DBMS yang dipilih.Hasil dari tahap ini memakai perintah-perintah DDL (Data Definition Language) dalam bahasa DBMS yang dipilih yang menentukan tingkat skema konseptual dan eksternal dari sistem database. Tetapi 10 dalam beberapa hal, perintah-perintah DDL memasukkan parameter-parameter rancangan fisik sehingga DDL yang lengkap harus menunggu sampai tahap perancangan databasesecara fisik telah lengkap.Tahap ini dapat dimulai setelah pemilihan sebuah implementasi model data sambil menunggu DBMS yang spesifik yang akan dipilih. Contoh: jika memutuskan untuk menggunakan beberaparelational DBMS tetapi belum memutuskan suatu relasi yang utama. Rancangan dari skema eksternal untuk aplikasi-aplikasi yang spesifik seringkali sudah selesai selama proses ini.

e) Tahap 5, Perancangan database secara fisik Perancangan database secara fisik merupakan proses pemilihan struktur-struktur penyimpanan dan jalur-jalur akses pada file-file databaseuntuk mencapai penampilan yang terbaik pada bermacam-macam aplikasi.Selama fase ini, dirancang spesifikasi-

spesifikasi untuk database yang disimpan yang berhubungan dengan strukturstruktur penyimpanan fisik, penempatan record dan jalur akses. Berhubungan dengan internal schema(pada istilah 3 level arsitektur DBMS).Beberapa petunjuk dalam pemilihan perancangan databasesecara fisik :  Response time Waktu yang telah berlalu dari suatu transaksi database yang diajukan untuk menjalankan suatu tanggapan. Pengaruh utama pada response time adalah di bawah pengawasan DBMS yaitu : waktu akses database untuk data item yang ditunjuk oleh suatu transaksi. Response time juga dipengaruhi oleh beberapa faktor yang tidak berada di bawah pengawasan DBMS, seperti penjadwalan sistem operasi atau penundaan komunikasi.  Space utility Jumlah ruang penyimpanan yang digunakan oleh file-file database dan strukturstruktur jalur akses.  Transaction throughput Rata-rata jumlah transaksi yang dapat diproses per menit oleh sistem database, dan merupakan parameter kritis dari sistem transaksi (misal : digunakan pada pemesanan tempat di pesawat, bank, dll). Hasil dari fase ini adalah penentual awal dari struktur penyimpanan dan jalur akses untuk file-file database.

f) Tahap 6, Implementasi Sistem database Setelah perancangan secara logika dan secara fisik lengkap, kita dapat melaksanakan sistem database. Perintah-perintah dalam DDL dan SDL(Storage Definition Language) dari DBMS yang dipilih, dihimpun dan digunakan untuk membuat skema database danfile-file database (yang kosong). Sekarang databasetersebut

dimuat (disatukan) dengan datanya.Jika data harus dirubah dari sistem komputer sebelumnya, perubahan-perubahan yang rutin mungkin diperlukan untuk format ulang datanya yang kemudian dimasukkan ke database yang baru. Transaksitransaksi database sekarang harus dilaksanakan oleh para programmmer

aplikasi.Spesifikasi secara konseptual diuji dan dihubungkan dengan kode program dengan perintah-perintah dari embedded DML yang telah ditulis dan diuji. Suatu

saat transaksi-transaksi tersebut telah siap dan data telah dimasukkan ke dalamdatabase, maka tahap perancangan dan implementasi telah selesai, dan kemudian tahap operasional dari sistem database dimulai.

Related Interests