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AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

Universidad Tecnolgica De Honduras


Contabilidad Intermedia
Proyecto Manual De Polticas y Control Interno De La Empresas

Catedrtico: Lic. Javier Urbina Integrantes:


Claudia Paola Laureano A. Sindy Oscarina Chevez Meja Yaritza Otoniela Cruz Reyes Olvin Ivn Valle Gallardo Aula: 238 Hora:7:40 San Pedro Sula,08 de Agosto 2013

Cuenta:
200810210002 201110610081 201310010470 221081127

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OBJETIVOS ESPECIFICOS:

*Dar a conocer las herramientas de como contabilizar y llevar el control interno de la empresa AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A

*Mostrar las diferentes cuentas que utilizan en AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A

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INTRODUCCCION.
El siguiente manual es acerca de las polticas y procedimient5os de la empresa AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A En el cual se trat de seguir los procedimientos que se han realizado en la clase y en cada uno de ellos se explica la forma en la que se deben aplicar en cualquier rea de la empresa. La responsabilidad del administrador de la empresa es controlar las operaciones, donde los jefes fijan las metas y realizan las contrataciones como a los gerentes para que dirijan las acciones y estos reclutan empleados para que se realicen los negocios satisfactoriamente.

El control interno es un plan organizacional y estn diseados para: 1. 2. 3. 4. Salvaguardar los activos Motivar a los empleados para que sigan las polticas y reglas de la compaa Promover la eficiencia operativa Asegurar los registros contables y confiables.

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POLITICA 1
CAJA CHICA 1. Fondo de Caja Chica:
Se define como la suma de dinero en efectivo asignado a los empleados de los distintos departamentos de la compaa en el cual se deben considerar indicaciones para dicho manejo. Monto: Son los valores asignados a la compaa de acuerdo a las necesidades de cada departamento de la compaa y estos a su vez se pueden aumentar o disminuir de acuerdo a los anlisis de la administracin.

2. Reembolso de Caja:
Es el reintegro de efectivo que se recibe cuando el fondo de caja chica se ha agotado en los porcentajes establecidos en el presente reglamento producto de los gastos relacionados en el rubro principal de la empresa (Ver Anexo Uno). Sobrante:Cantidad de dinero que sin justificacin exceda el valor total del fondo al momento que se realiza el arqueo de caja chica. Faltantes:Cantidad de dinero que sin justificacin falte del valor total del fondo al momento de realizar el arqueo de caja chica.

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3. Asignacin y Responsabilidad. Todo fondo de caja chica estar respaldado por la asignacin la cual ser extendida por el contador general de la compaa AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A y este ser firmado por el empleado responsable asindose responsable de los fondos asignados por la compaa. Se establece que los arqueos a los fondos de caja chica se arn un vez por mes; Esta disposicin quedara sujeta a cambio s, as lo decide la gerencia de la compaa (Ver Anexo Dos). 4. Registr De Diferencia. Las diferencias encontradas sin justificacin alguna en la prctica de arqueo de caja y sern contabilizados en la misma fecha. Ejemplo: Sobrante:Otros Ingresos Faltantes: Cuentas por cobrar, funcionarios y empleados.

5. Expediente De Control: Los empleados que administren los fondos de caja chica debern tener un expediente conteniendo los siguientes documentos. 1. 2. 3. 4. 5. Fotocopia de asignacin del fondo Fotocopia de creacin del fondo Fotocopia de arqueos practicados Polticas de manejo Observaciones de la revisin del fondo a la y memorndum de la gerencia administrativas

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6. Formato de Reembolso: El formato que se utiliza para el fondo de caja chica ser establecido por la administracin y ser de carcter nico por la Compaa AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A Es decir que no se aceptara reembolso de fondo en cualquier otro formato diseado por el empleado responsable de este.

7. Procedimientos Generales: 1. El fondo de caja chica ser establecido para realizar compras y gastos que representen costos mnimos para la compaa esto es que no deben incurrir en egresos que superen el 30% del total del fondo, salvo los autorizados por la administracin. 2. El fondo no puede ser utilizado para realizar prstamos, vales o bonificaciones a los empleados de la compaa. 3. El reintegro de los fondos de caja chica ser solicitado cuando este se all agotado en un porcentaje menor o igual al 70% del fondo inicial. 4. Los fondos de caja chica no sern utilizados para gastos personales de los empleados de la compaa. 5. Todos los gastos que se realicen debern ser justificados con documentos legibles y de entera credibilidad. 6. No se permite el reemplazo de facturas o recibos por comprobante de caja interna 7. Los comprobantes de caja interna sern utilizados solamente para casos extremos de los cuales debern ser documentados y escritos por parte de los proveedores 8. En el documento de rembolso debern de registrarse con el sello de pagado. 9. La compra de materiales y suministros que se4 realicen por medio de caja chica y que se encuentren en la familia de inventarios que ya estn establecidos debern reunir con todos los requisitos y contar con el siguiente procedimiento.

8. Coordinacin: En este punto deber existir total coordinacin entre el responsable de caja chica y los almacenistas, es decir que los primero debern reportar a los segundos de la compra del producto que se realicen de su caja chica y tengan relacin con el inventario.

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9. Liquidacin De La Cuenta, Gastos de Caja Chica: El auxiliar de contador ser el encargado de contabilizar de reembolso de caja chica, deber identificar todas las compras que tenga entrada de almacn para establecer un cargo a la cuenta (Gastos De Caja Chica) De manera que se vayan liquidando cada vez que se registre caja chica.

10. Provisin De Gastos Por Caja Chica: Es el propsito de evitar que gastos del mes anterior se registren en el mes posterior donde el Auxiliar del Contador Ara un registro contable previo a la liquidacin del gasto en la que debitara la cuenta de gastos y acreditara una cuenta puente, dicha cuenta deber quedar con un saldo de cero cuando se acredite el pago una cuenta que no afecte los inventarios de almacn como: Servicios recibidos, reparaciones de equipo, compras de alimentacin u otros no relacionados. 11. Prioridad Para Presentar Reembolso: Para ser efectivo el reembolso, este deber ser presentado a ms tardar el dio mircoles de cada semana, si se presenta un da despus el tramite queda sujeto a que el rembolso se pueda realizar hasta la siguiente semana.

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Poltica 2
Fondos Especiales De Caja
Se define como la suma de dinero en efectivo creado para fines especifico, que estn relacionados directamente con el giro principal de la compaa. 12. Reembolso de Caja Es el reintegro de efectivo que se recibe cuando el fondo se haya agotado en los porcentajes establecidos por el presente reglamento, producto de gastos relacionado directamente con la compaa. Sobrante: Cantidad de dinero, que sin justificacin, exceda el valor total del fondo al momento que se practica el arqueo de caja. Fltate: Cantidad de dinero, que sin justificacin, falt del valor total del fondo al momento de practicar el arqueo de caja.

13. Propsito de Creacin Fondo Principal de Caja; Tendr como propsito exclusivo lo siguiente. 1. Pago de viticos y gastos de viaje a los empleados que por alguna razn estn relacionados con la compaa ya sea dentro o fuera del pas. 2. Cualquier otro gasto que la administracin considere necesario siempre y cuando sea agregado a la poltica y que no tenga relacin con gastos de caja chica. 3. Proveer vales de caja o prstamos a los empleados de la compaa destinada para emergencias justificadas que se les presenten previo visto bueno a la gerencia administrativa. 14. Arqueo De Caja Se establece que los arqueos de caja se harn una vez por mes lo que queda sujeto a cambio, s as lo decide la gerencia administrativa.

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15. Asignacin y Responsabilidad El fondo de caja; Estar respaldado por la asignacin, la que ser extendida por el gerente administrativo AQUA FINCA SAINT PETER FISH S.A y firmada por el empleado responsable con el fin de asumir la responsabilidad sobre la asignacin del fondo. 16. Expediente De Control: Los empleados que administren los fondos de caja chica debern tener un expediente conteniendo los siguientes documentos. 1. 2. 3. 4. 5. Fotocopia de asignacin del fondo Fotocopia de creacin del fondo Fotocopia de arqueos practicados Polticas de manejo Observaciones de la revisin del fondo a la y memorndum de la gerencia administrativas 17. Registr De Diferencia. Las diferencias encontradas sin justificacin alguna en la prctica de arqueo de caja y sern contabilizados en la misma fecha. Ejemplo: Sobrante: Otros Ingresos Faltantes: Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados.

18. Procedimientos Generales: 1. Los montos correspondientes a viticos y gastos de viaje sern entregados de acuerdo a lo establecido con las polticas de la compaa. 2. Los prstamos otorgados debern ser liquidados el mismo mes que se originen, salvo los casos que sean autorizados por la gerencia. 3. El empleado tiene toda la responsabilidad de pago sobre los valores negativos (Faltantes) que puedan resultar del arqueo realizado a caja.

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4. El reintegro de fondo ser autorizado cuando este se haya agotado en un porcentaje menor o igual al 70% del fondo. 5. Los fondos de caja chica no debern ser utilizados para gastos personales del empleado que los maneje ni otros empleados de la compaa.

Poltica 3
Fondos De Emergencias
Es la suma de dinero en efectivo con duracin temporal asignado al empleado que defina el Gerente General; Por norma el gerente administrativo financiero. Y se deber utilizar para realizar compras al contado de materiales y suministros de uso exclusivo en periodos de emergencias.

19. Monto Es el valor establecido y asignado por la compaa de acuerdo a las necesidades imprevistas en un periodo de emergencia este monto puede ser fijo o con variaciones segn su agotamiento o inactividad. 20. Reembolso de Caja Es el registro de efectivo que se recibe cuando el fondo de haya agotado en los porcentajes establecidos por el presente reglament, producto de gastos relacionados por las emergencias presentadas. Sobrante: Cantidad de dinero que sin justificacin exceda el valor total del fondo al momento que se practica el arqueo de caja Faltante: Cantidad de dinero que sin justificacin alguna falte del valor total del fondo al momento de practicar el arqueo de caja.

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21. Propsito de Creacin El fondo de emergencia es de carcter temporal, por el tiempo que dure el mismo, y su uso deber ser exclusivo para ese tipo de situaciones. No existe una fecha fija para la creacin del fondo, pero normalmente se establece tomando como referencia cuando hay estados de alerta. 22. Asignacin y Responsabilidad El fondo, estar establecido por la asignacin el cual ser extendido por el gerente administrativo y a la misma vez deber ser firmado por el empleado responsable con el objetivo que asuma la responsabilidad sobre el fondo dado por la compaa AQUA FINCA SAINT PETER FISH S.A. 23. Arqueo de Caja Se establece que el arqueo de fondos de emergencia se deber realizar una vez por mes siempre y cuando se enmarque en los meses antes mencionados.

24. Expediente De Control: Los empleados que administren los fondos de caja chica debern tener un expediente conteniendo los siguientes documentos. 1. 2. 3. 4. 5. Fotocopia de asignacin del fondo Fotocopia de creacin del fondo Fotocopia de arqueos practicados Polticas de manejo Observaciones de la revisin del fondo a la y memorndum de la gerencia administrativas 25. Registr De Diferencia. Las diferencias encontradas sin justificacin alguna en la prctica de arqueo de caja y sern contabilizados en la misma fecha. Ejemplo: Sobrante:Otros Ingresos Faltantes: Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados.

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26. Formato de Reembolso: El formato que se utiliza para el fondo de caja chica ser establecido por la administracin y ser de carcter nico por la compaa AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A Es decir que no se aceptara reembolso de fondo en cualquier otro formato diseado por el empleado responsable de este. 27. Procedimientos Generales. 1. No se define un porcentaje lmite en cuanto al monto y volumen de las compras ya 2. 3. que es de uso exclusivo para situaciones de emergencia. 4. El reintegro del fondo ser solicitado cuando este ya se haya agotado en un porcentaje menor o igual al 70% del fondo 5. No sern utilizados fondos personales ni de otros empleados para la compra que correspondan al fondo de emergencia en caso de que se den, su reembolso ser solicitado directamente al departamento de contabilidad para su cancelacin travs de cheque. 6. Los recibos de caja interna sern utilizados nicamente para casos extremos en los que no se reciba documento por parte del proveedor (Ver anexo tres) 7. El empleado tiene total responsabilidad del pago sobre los valores negativos (Faltantes) que resulten de la prctica del arqueo de caja. 8. Todos los gastos debern ser respaldados por undocument legible y de entera credibilidad 9. El fondo no ser utilizado para realizar prstamos, vales o bonificaciones a ningn empleado de la compaa. 28. Coordinacin: En este caso, se necesita total coordinacin entre el responsable del fondo y los almacenistas, e4s decir que los primero sern los responsables de notificar a los segundos acerca de las compras que realicen con su fondo de caja y que tengan relacin con su fondo de caja.

29. Cuando una compra requiere entradas: Las compras realizadas con el fondo de emergencia que afecten la existencia fsica delo almacn deben ser ingresadas al mismo en el sistema SAP BUSINESS ONES

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30. Registro Contable De La Empresa Las compras mencionadas anteriormente sern registradas con un cargo en inventario y almacn respectivo, acreditando la cuenta de orden para entrada de materiales y seguido deber de registrarse la factura del proveedor en el sistema SAP.

31. Otras Compras Las compras que no afecten inventarios como los servicios recibidos, compra de alimentacin, reparaciones de equipo, u otros relacionados no ser necesarios su ingreso a almacn ya que son contabilizados directamente en los cheques de reembolso.

32. Periodicidad Para Representar Reembolso Ya que se trata de un fondo para emergencias, la periodicidad quedara sujeta de acuerdo a la discrecionalidad de la gerencia administrativa.

Poltica 4
Cuenta Caja Colectora Ventas De Contado

Es un mecanismo de control que sirve para conectar los ingresos que se generan por las diferentes maneras de transacciones de venta al crdito, contado y6 pago a cuenta que realizan nuestros clientes.

33. Recibos de Caja: Es un documento de carcter obligatorio que extiende la empresa como mecanismo de control para comprobar la cancelacin total o parcial de un bien o servicio brindado por la compaa. Al recibo de la caja se le adjunta la copia de la ficha del depsito bancario, los pagos recibidos se depositaran al siguiente da y en los das feriados se realizaran hasta el siguiente da hbil. (Ver anexo Tres)

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34. Ventas Al Contado: Son todas las transacciones de ventas, y que su transaccin es estrictamente en efectivo y pueden realizarse con cheques certificados, depsitos a nuestra cuenta y cheques de caja. 35. Liquidacin Diaria De Ingreso Es un reporte diario en el que se describen los ingresos de ventas por contado, crdito, pagos por recibido por medio de cheques normales Ventas al crdito cheques certificados de caja, comprobante de depsitos y transferencias bancarias, ventas al contado. 36. Liquidacin Diaria Del Vendedor Son los ingresos por medio de un reporte que realiza el vendedor de ruta y que se adhiere a la liquidacin diaria de ingresos; Esta deber ser precisa entre las ventas y los ingresos recibidos (Anexo Cuatro) 37. Conciliacin Interna De Saldos Es el procedimiento que se aplica de forma interna en el sistema contable con el objetivo de garantizar que el saldo de la cuenta sea de cero. 38. Fines de Uso Es el uso de la cuenta Caja Colectora Ventas De Contado, es para controlar el proceso de efectivo entre el pago de una factura y el depsito en los bancos. 39. Control Contable Es la responsabilidad nica del contador general y el auxiliar de contabilidad asignado, realizar la liquidacin, revisin y registro diario de esta cuenta asegurndose de que se cumplan los procedimientos establecidos.

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40. Registr De Diferencia Son las diferencias encontradas sin justificacin alguna de la prctica de los arqueos de caja sern contabilizadas en la misma fecha; As:

Sobrantes=Otros Ingresos Faltantes=Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados 41. Expediente De Control Los departamentos de ventas y contabilidad tendrn un archivo similar a los siguientes documentos: 1. Liquidacin dira de ingresos 2. Liquidacin diaria de los vendedores de ruta 3. Informe sobre las observaciones que realice el encargado de liquidar la caja y las recomendaciones que de la auditoria externa. 42. Formato De Liquidacin: Son los formatos establecidos por la gerencia administrativa para la liquidacin de ingresos y la liquidacin diaria del vendedor y debern ser de carcter nico, es decir que no se aceptaran liquidaciones en otro diseo de formato.

43. Procedimientos Generales 1. El encargado de ventas traer los documentos como cheques, depsitos, facturas y comprobantes, de entrega a la encargada de facturas. 2. La encargada de facturas en presencia del encargado de ventas realizara la liquidacin diaria del vendedor de ruta y consignara en el reporte todos los documentos realizados con la caja colectora de ventas al contado, ms los documentos por venta al crdito 3. El auxiliar de contabilidad, a diario y sin interrupcin alguna, deber realizar la liquidacin de esta cuenta, incorporando todos los documentos e incidencias como facturas, depsitos estrictamente de contado y cheques certificados o de la caja. 4. El auxiliar de contabilidad deber reportar de manera inmediata al contador general cualquier anormalidad que detecte el el informe con el firme propsito de hacerlo correctivo s oportunamente.

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5. Es obligatorio que el contador general revise las liquidaciones semanalmente y deber pasar un reporte a la gerencia administrativa los das lunes 6. Queda prohibido que los supervisores de ventas y cualquier otro empleado reciban efectivo de los clientes. 7. Como regla general la encargada de administracin no deber recibir efectivo de los clientes almenos que cuente con una autorizacin por escrito de la gerencia administrativa. 8. Para todo pago recibido se emitir un recibo de caja a favor del cliente donde se detalle el concepto de pago haciendo mencin de las facturas que est cancelando. 9. Como lo dice el control contable de la presente poltica es responsabilidad nica del auxiliar de contabilidad y contadorgeneral, contador de esta cuenta. 10.La caja colectora de ventas de contado solo presentara saldos cuando se hayan realizado pagos en exceso de facturas. Este saldo se cancelara cuando se realice una nueva venta de productos o se clasifiquen a la cuenta de anticipos recibidos por los clientes.

POLITICA 5
Bancos
Descripcin: Son empresas constituidas bajo la forma asociativa cuya actividad se dirije a colectar capitales ociosos dndoles colocacin til a facilitar las operaciones de pago y negociar con valores. 44. Conciliacin Bancaria: La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrado de una cuenta de ahorros o corrientes con los valores que el banco suministra por medio de extracto bancario (Anexo5) 45. Estado de cuenta Bancario: Son los reportes proporcionados por los bancos, en los cuales se reflejan el movimiento de efectivo que tienen las cuentas en una fecha determinada (Mensualmente) 46. Libro de Bancos: Libro de anotacin de los movimiento de efectivo que representa las diferentes cuentas de bancos estos pueden se manuales o reportes generales por sistemas computarizados.

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47. Responsabilidad De Control: La responsabilidad de elaboracin y control de las conciliaciones bancarias que corresponden al asistente de contabilidad, quien ser nombrado por la administracin supervisada por el contador general. Es el encargado de velar4 por que los movimientos de efectivo de registren de la mejor manera y que al final de cada, mes se tengan saldos consistentes y comparables de los movimientos de los bancos. Las conciliaciones deben estar formadas por los siguientes documentos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Restado de cuenta bancario del mes a conciliar Libro de banco o detalles auxiliar generados por sistemas de computo Conciliacin Bancaria Archivar mensualmente por separado los cheques pagados y devueltos por el banco en orden correlativo No se debe admitir cheques al portador Los cheques deben tener una leyenda ( No negociables) Todos los documentos que soportan el Boucher de cheques deben de estar a nombre de la empresa y no a nombre del empleado Los cheques anulados en el sistema se mutilan y se les coloca el sello de anulado, al cheque original y copias. El recibo anulado debe figurar el sello y anulado en el original y copia

48. Fecha de Elaboracin: Las conciliaciones bancarias sern elaboradas de cada mes por cada una de las cuentas del banco que tenga la empresa, ya sea en monedas nacional y extranjera, cuentas de cheque o ahorro. Aunque las cuentas bancarias no presenten movimiento de debe elaborar las conciliaciones bancarias y se presentaran a ms tardar dentro de los primeros diez (10) das del mes siguiente.

49. Esquema de Elaboracin, Revisin y Aprobacin: Las conciliaciones bancarias una vez que se elaboran deben de ser sometidas al proceso de revisin y aprobacin el cual se define de la siguiente manera:

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Formato de Conciliacin El formato de conciliacin bancaria h utilizar. Sera el que elija la gerencia administrativa, considerando q querena los requisitos bsicos de control (Si adjunta al formato) Procedimientos Generales: Utilizando las herramientas de reconciliacin externa del sistema SAP BUSSINES ONE, las conciliaciones bancarias deben esta elaboradas por los menos antes del dcimoda del mes siguiente al cierre correspondiente y al SAP. Se utiliza la herramienta DW de SAP BUSSINES ONE para bajar ONLINE el extracto bancario luego mdulos- gestin de bancos- extracto de cuentas y reconciliaciones externas. Previo a la elaboracin de la conciliacin bancaria de debe realizar minuciosamente todos los movimientos en forma comparativa a este reporte auxiliar o libro de banco o del estado de cuenta bancaria, al fin de asegurarse que todos los registros estn operados de forma equivalente de esta labor ser responsabilidad del asistente del contador como el encargado del banco 1. Los valores que no se logren conciliar de acuerdo a lo mencionado en el prrafo anterior debe ser plenamente investigado por el empleado responsable, con el fin de conocer su procedencia y aplicar su registro, salvo caso de cheques y depsitos en trnsito. 2. Por los valores del estado de cuenta que no se logren tener identificacin de sui procedencia se debe hacer de inmediato la nota de reclamo al banco que corresponda. 3. Los valores que se presenten en la conciliacin bancaria y que no se han logrado compensar o conciliar sern manejados de la siguiente manera. Tipos de Operacin Depsitos en trnsito (operados por contabilidad y no por el banco) Cheques en circulacin (operados por contabilidad y no por el banco) Notas de crdito (operadas por el banco y no por contabilidad) Notas de dbito (operadas por el banco y no Antigedad considerada para ajuste Un mes Seis meses Un mes Un mes

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por contabilidad)

POLITICA 6
Cuentas Por Cobrar Definicin: Son valores constituidos por crditos concedidos a favor de clientes, compaas afiliadas, socios, empleados y otros, dicho valores eran de fcil convertibilidad dentro del ciclo operativo de la empresa y fuera de este cuando se trate de cuentas cubiertas de lago plazo. 50. Cliente: Es la persona natural o jurdica que demanda productos y servicios con el fin de satisfacer su necesidad 51. Cuentas por Cobrar Al Cliente: Son valores originados por venta de productos, Sub-Productos y otros a los diferentes clientes establecidos y aceptados por ambos 52. Cuentas por Cobrar a Compaas Afiliadas: Son valores originados por prstamosporabsorcin de gastos de una compaa relacionada o ventas de productos; Estas cuentas pueden ser a corto o largo plazo. 53. Cuentas por Cobrar a Socios: Son valores originados por prstamos de efectivo y desembolso e gastos personales de los socios de AQUA FINCA SAINT PETER FISH S.A.

54. Cuentas por Cobrar a Funcionarios y Empleados:

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Son valores originados porprotestamos de efectivo, anticipo de derechos laborales, venta de producto al crdito, perdidas de archivos fijos, alimentacin no cobrada y atenciones mdicas a dependientes de los empleados y otros que estn relacionados con el mismo 55. Cuentas por cobrar diversos: Son valores cargados a personas naturales o jurdicas que no estn contemplados en los incisos anteriores pero que se alguna manera tienen relacin con la compaa, Estos pueden se anticipos sobre contratos de servicio, prestamos, efectivo, etc. 56. Ciclo Operativo: Es el tiempo establecido en que las operaciones financieras provocan un cambio en el capital de la compaa y que normalmente es dictado por las leyes fiscales del pas, adems de definirse como periodo fiscal. 57. Condiciones de Crdito: Son los requisitos que regulan las cuentas por cobrar desde su otorgamiento hasta su recuperacin, tales requisitos son lmites de Crdito, plazo de crdito, garantas exigidas, precios autorizados y formas de pago. Las condiciones son expresadas en los diferentes formatos de control que se establezcan para otorgar cuentas por cobrar, Ejemplo: Solicitud de crdito por producto, ampliacin de crdito, refinanciamiento de deuda, oferta de ventas, nota para cargos mdicos, solicitud de crdito, 58. Crdito para empleados: El formulario Pre- Impreso Establecido por medio del cual se inicia el proceso e crdito. Existen dos tipos de solicitudes (Solicitudes crdito, compra de producto y solicitudes de protestamos para empleados) (Anexo 6)

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POLITICA 7
ALMACEN DE MATERIALES, SUMINISTROS Y ACTIVOS NO CORRIENTES

Definicin: Almacn: Espacio fsico, destinado para el resguardo de los maritales, suministros y quipos de la empresa ya que sean estas instalaciones permanentes o contenedores. 59. Almacn Virtual: Como su nombre lo indica (Virtual) no es un espacio fsico si no un cdigo en el sistema SAP en el mdulo de inventarios con el propsito de administrar eficientemente las transferencias de artculos entre almacenes. Este cdigo de almacn se diferencia de los otros utilizado el cdigo baso y agregando un carcter alfabtico en este caso (V de Virtual) 60. Almacn Ficticio: La finalidad de este almacn es exclusiva para registrar la cantidad de alevines y los consumos de alimentos o del a biomasa. Almacenista: Empleado asignado para la gerencia administrativa como responsable de asegurar los materiales y suministros de la empresa dentro del rea destinada para el almacn 70. Para que deduzcan las responsabilidades del caso. El procedimiento para el registro es el siguiente: 1. Primero elaboran la nota informando a la gerencia administrativa y solicitando la autorizacin para correr este procedimiento. 2. La gerencia administrativa autoriza e indica la cuenta que afectaran en la salida y puede ser (Cuenta de gastos y/ o cuenta del agente de compras o empleado responsable de la perdida). 3. Con la nota autorizada, proceden a realizar la entrada y factura al 100% de los artculos extraviados y segn la orden.

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4.El producto que viene daado por causa del proveedor o no es igual a lo solicitado; En este caso, se requerira un informe tcnico por escrito del usuario del material y suministro justificando las razones para la devolucin, el almacenista tiene que solicitar la autorizacin al administrador para hacer la devolucin si es concedida ambos firman el documento junto a la persona responsable de regresar la mercadera al proveedor. La sub-direccin de aduanas DEI deber aprobar el informe. 5. Los precios no son iguales a la orden de compra Se pueden dar dos opciones: El precio es inferior al verdadero: Si esto sucede el agente de compras reportara al almacenista que el proveedor le hizo una rebaja de precio. Para hacer la entrada, el almacenista solicitara al contador general la autorizacin por medio de una clave de usuario para poder cambiar el precio en la entrada. 6. El precio es superior al precio de compra: Cuando esto se presenta el agente de compras deber justificar por qu el proveedor subi el precio, si la justificacin no es existente el almacenista solicita al contador general para que haga el trmite administrativo. 71. Otras entradas El almacenista no tendr autorizacin para realizar otras entradas en el sistema, sin embargo, cuando sea necesario hacer ajustes por sobrantes, devoluciones que hacen en los departamentos o por problemas al momento de practicar un inventario fsico de deber cumplir el siguiente procedimiento: 72. Sobrantes de materiales al terminar un proyecto en ejecucin: Los monitores de los materiales sobrantes y lo entregan al contador general o al asistente quien verificara en el sistema la ejecucin de presupuesto. Una vez revisado, el asistente junto con el almacenista registraran otras entradas de todos los artculos, afectara la cuenta Obras en construccin y en cada fila del artculo se colocara el cdigo del proyecto; la entrada ser impresa y la firmaran los monitores de proyectos de inversin, el almacenista y asistente de contador; el registro contable lo autorizara el contador, el controlador y gerente administrativo.

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73. Devolucin de materiales por un departamento: Cuando se devuelven sobrantes; el almacenista junto con un auxiliar de contador buscaran la salida para ver las cuentas que se afecten y proceder a registrar la entrada afectando la cuenta de gasto utilizada cuando se realiza la salida, si es implemento de trabajo deber colocar el cdigo de empleado al cual se le asigno los implementos; siendo todo registrado por el contador general. 74. Sobrantes por inventarios fsicos: Despus de haber practicado un inventario fsico y se tenga que ajustar el stock en el sistema antes de hacer el registro de otras entradas se tiene que contar con un reporte autorizado por la gerencia administrativa y el contador general quienes decidirn las cuentas que se afectaran, una vez autorizados el almacenista y el auxiliar de contabilidad registraran la otra entrada. 75. Fallo en la aplicacin de cuentas al momento de hacer la salida: Para hacer este registro el almacenista notifica al auxiliar de contador para que ambos lo hagan, los asientos contables los autoriza el contador general. 76. Procedimiento para salida de Materiales Los almaceneros podrn entregar y realizar la salida de materiales cumplindose los siguientes requisitos: 1. Si el almacenista retira los materiales que estn en la lista de firmas autorizadas. Si 2.El que retira los materiales trae una requisicin interna de materiales conteniendo una de las firmas autorizadas. 3. Si se cumple el requisito anterior, puede entregar fsicamente los materiales al solicitante; de inmediato realiza la salida en el sistema, 77. Aplicando correctamente la cuenta. 1. Si este es gasto, debe buscar la cuenta que corresponde al departamento si no existe la cuenta se solicita al contador general para que la cree. 2. Siendo activo no corriente, debe consultar con el asistente de contador cual es la cuenta que debe aplicar y adems solicitar la hoja de asignacin. 3. Si es implemento de trabajo debe asignar el cdigo de empleado haciendo clic en el men (Vista-campos definidos por el usuario y a su derecha aparece la asignacin).

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78. Si el gasto pertenece al mantenimiento se debe hacer lo siguiente: 1. Consultar con el mecnico que se encarga de retirar los materiales si el mantenimiento que realiza es preventivo o correctivo. 2. Debe pedir al mecnico que le adquiera el nombre y cdigo de inventario del activo al que le est haciendo mantenimiento. En la salida de inventarios especficamente en el campo comentarios a nivel de lnea el almacenista colocara lo siguiente: Si es mantenimiento correctivo C=XXXXX. 3. Materiales para proyectos de inversin, la persona que retirara debe traer una requisicin interna de materiales con la autorizacin respectiva la que debe especificarse para que cdigo de proyecto sern, el almacenista buscara el presupuesto para comprobar si los materiales solicitados estn presupuestados, no entregara materiales que no estn en el presupuesto de la obra, al menos que tengan la autorizacin de la gerencia administrativa. Cuando realice la salida no se debe olvidar que por cada uno de los artculos entregados colocara el cdigo del proyecto en la columna proyecto. 79. Salida de Reactivos y Qumicos de Laboratorio: Por razones de seguridad e inocuidad, el procedimiento para salida de los qumicos y reactivos de laboratorio se registraran en una cuenta denominada Gastos diferidos de reactivos y qumicos de laboratorio. 80. El registro de consumo se har bajo le siguiente procedimiento:1.Mensualmente el contador general y el jefe de laboratorio revisaran los consumos de materiales y qumicos de laboratorio y redactaran un informe que lo firmaran para aplicar los registros contables. 2. Por lo menos dos veces al ao el contador general y jefe de laboratorio practicaran un inventario fsico de materiales y reactivos de laboratorio y de existir diferencias redactaran un informe para presentarlo a la gerencia administrativa y proceder a realizar los registros contables.

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81. Salida de materiales cuando sea por descarte: Hay productos que tienen vencimiento, se daan, o que se ha descontinuado el uso, cuando esto ocurra el almacenista no podr hacer estos registros sin autorizacin de la gerencia administrativa. Para hacer estas salidas el almacenista debe notificar al gerente de proyecto que existen productos en esta condiciones y que requiere se levante un inventario supervisado por el departamento de contabilidad, despus del inventario fsico, el contador general y gerente de proyecto informaran al gerente administrativo para tomar la decisin de la cuenta que afectaran al momento de hacer los ajustes. La salida de materiales la elaboraran el auxiliar de contabilidad y el almacenista, este procedimiento debe ser informado y autorizado por el sub administrador de la DEI.

82. Salidas por Donaciones: Para realizar la salida de material por concepto de donaciones, los almacenistas deben contar con una nota autorizada por la gerencia administrativa o por la gerencia general. 83. Salidas por medicamentos entregados a dependientes de empleados: La compaa proporcionara el servicio de atencin mdica a dependientes de empleados, para realizar esta operacin el almacenista debe hacer lo siguiente: 1. Hacer la salida utilizando la cuenta 103200-00000 Cuenta puente por cobrar suministros. 2. Despus de la salida, debe hacer un asiento de diario debitando la cuenta del empleado y acreditando la cuenta 10320-00000 Cuenta puente por cobrar suministros. Imprime el registro contable. Como hacer el asiento de diario, (Mdulos-Finanzas-Asiento), coloca la fecha, en el campo comentarios: colocar la sinopsis Materiales cargado a: escribir el nombre del empleado. -. En el campo Cuenta mayor/Cdigo SN, presiona las teclas control-TAB. -. Busca el cdigo de socio de negocios, si no est en la base de datos lo reporta al contador general para que lo cree. -. En la columna debito coloca el valor que se registr segn el asiento contable. 84. Salida de materiales para eventos especiales: Los almaceneros, podrn hacer la salida de materiales para celebraciones y eventos especiales, pero algunos de estos materiales deben retornar al almacn una vez que haya culminado el evento; para volverlo a utilizar. En este caso el almacenista realizara la salida utilizando la cuenta puente y luego har el registro contable debitando la cuenta del empleado y acreditando la cuenta puente.

85. Transferencia de Materiales:

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En el proceso de transferencias de materiales y suministros los almacenistas deben tener bien claro que existe un almacenista origen, quien es el que transfiere los materiales, y el almacenista destino, quien es el que recibe los materiales; por lo tanto cada uno debe hacer lo siguiente: Almacenista Origen Primero: realiza la transaccin de transferencia en el sistema SAP, rebajando el almacn origen y afectando el almacn destino, el almacn virtual al cual est transfiriendo los materiales y suministros. Segundo: una vez que ha creado la transferencia en SAP imprime el formato, procede a la entrega, conteo y revisin de los materiales junto con la persona que los transportara; finalmente solicita la firma de recibidos en la transferencia; luego le aplica que esos materiales tiene que entregarlos nicamente al almacenista destino. Tercero: Informa al almacenista destino y le detalla los materiales que les est transfiriendo, y tambin le comunica quien es el motorista responsable de llevar los materiales. Esta comunicacin la realiza va radio comunicacin y correo electrnico Cuarto: El almacenista destino recibe del motorista la documentacin y ambos tienen el deber de contar y revisar todos los materiales en mencin, luego el almacenista firmara el documento de transferencia. Quinto: El almacenista destino revisa en SAP, la transferencia. Sexto: Si la transferencia en el sistema esta correcta, procede a realizar la transferencia del almacn virtual a su almacn de materiales. Sptimo: Si la transferencia en el sistema difiere a lo recibido, notifica de inmediato al almacenista origen y debe aclarar donde est el error esto implica tambin al motorista encargado, de este punto en adelante se debe seguir el mismo procedimiento definido de la recepcin y entrada de materiales. 86. Procedimientos Generales Los procedimientos generales y contables que de estas polticas emana debern cumplirse en completo apego. 1. La recepcin, las transacciones de entradas por compras y otras entradas, debe registrarse en el momento que ocurre; no estpermitidos registros fuera de tiempo, solamente en aquellos casos que la red o el sistema hayan fallado. Para esto se deber solicitar autorizacin del contador general y proceder a realizar registros con fechas posteriores

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2. Todo almacn debe tener un horario especfico para la recepcin y entrega de materiales, el cual debe estar concertado con la gerencia del proyecto y gerencia administrativa. Este horario debe estar colocado en un lugar visible para las partes involucradas. En caso de requerir usar tiempo adicional al tiempo requerido se debe solicitar autorizacin a la gerencia de proyecto y gerencia administrativa. 3. Queda prohibido para los almacenistas ingresar al sistema de materiales y suministros que no hayan verificado fsicamente. 4. Las nicas personas autorizadas para recibir materiales y suministros del agente de compras son los almacenistas. 5. Cuando la entrada sea de activos no corrientes inmediatamente se debe marcar el activo, siguiendo el procedimiento de marcacin que se describe en las polticas de propiedad planta y equipo. 6. Cuando la entrada sea por pedidos del exterior, a la entrada hay que adicionar los costos de importacin como ser (derechos arancelarios, gastos de aduana, fletes y seguro) y la entrada la realiza el almacenista pero la aplicacin de los costos de importacin lo hace el auxiliar de contador. 7. En caso que el medio de transporte tenga mecanismos de seguridad como, marchamos o candados, estos deben ser verificados contra la documentacin que enva el proveedor y solamente pueden ser retirados por el almacenista. 8. Cuando sean repuestos que requieran de una opinin tcnica, el almacenista solicitara a la gerencia de logstica para que le apoye en la revisin. 9. Entradas por compras de materiales a travs de caja chica: las compras de materiales a travs de caja chica requerir de entrada al almacn cuando estos no sean consumidos de manera inmediata y, por lo tanto debern estar bajo la custodia en un almacn. Los procedimientos a seguir cuando se requieran son los siguientes: 10. Cuando la compra es sin orden de compra: Para identificar que una compra de esta ndole es por caja chica, el encargado caja o el agente de compras deber informar al almacenista, en este caso se har uso del mdulo de inventarios y afectara la cuenta del pasivo, Gastos de caja chica por pagar. El auxiliar de contabilidad que revisa inventarios reportara al auxiliar que realiza los pagos para que aplique el reembolso de caja chica.

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11. Cuando la compra es con orden de compra: La entrada se har en el mdulo de compras, el almacenista buscara la orden y la copiara a pedidos entradas y creara la entrada, el auxiliar que realiza los pagos para que aplique el reembolso de caja chica. 12. De manera visible los almacenistas deben contar con la lista actualizada de personas y firmas autorizadas para entregar materiales, suministros y equipo. Cualquier cambio de firma autorizada deber ser hecho de forma escrita por la gerencia administrativa. 13. Cuando sea salidas para proyectos de inversin deben contar con el presupuesto y cdigo de la obra. 14. No se permite que los almacenistas entreguen materiales y suministros a terceros si estos no tienen una autorizacin por escrito. 15.En cuanto a las diferencias en los productos cuyas unidades de medidas sean por peso, longitud o volumen se aceptara un margen de diferencia del 2.5% sobre el valor total del producto, para cualquier otro tipo de unidad de medida no se aceptara ningn margen de error, y las diferencias faltantes sern cargadas a los almacenistas cuando la gerencia administrativa considere que no hay justificacin razonable por tal diferencia. 16. Queda terminantemente prohibido que los almacenistas realicen salidas y entradas con el propsito de ajustar el inventario. 17. Queda prohibido la permanencia de personas ajenas a los almacenes, salvo en casos especiales, por revisin de auditora o supervisin administrativa. 18. En todo momento el acceso a los almacenes debe mantenerse restringidos y con mecanismos de seguridad. 19. La gerencia administrativa solicitara una revisin fsica de inventarios en porcentajes. 20. El almacenista debe estar presente en la evaluacin de inventarios tanto en la toma fsica del almacn y deber verificar el informe de las inconsistencias encontradas por el auditor.

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21.Cuando la compra tiene un pago anticipado: La recepcin y entrada de estos artculos se hace de manera normal, el agente de compras debe reportar al almacenista que es una compra con pago anticipado y le entrega la orden de compra, la factura al proveedor con el sello de cancelado y el Boucher con el cual se realiz el anticipo, con esta documentacin al momento de crear la factura el almacenista debe asociar el anticipo a la factura y debe revisar que el saldo de la factura sea cero si se cancel el 100%, si el pago fue solamente un porcentaje debe asociar el anticipo a la factura y debe revisar el saldo de la factura.

ALMACENES DE PRODUCTO TERMINADO Espacio fsico, destinado para el resguardo de los productos disponibles para la venta, ya sean estas instalaciones permanentes o contenedores. 87. Almacenista: Empleado responsable de resguardar el producto terminado de la empresa en el rea destinada para el almacn.

88. Supervisor de produccin: Empleado que se encarga de recibir y registrar la cosecha de biomasa por cada camin que ingresa a la planta. Entrega de producto:Documento con el cual el almacenista comprueba la entrega de productos terminados a clientes. Autorizacin de donacin y muestras: Formato con el cual la gerencia autoriza la entrega de producto para donacin a terceros o muestras de producto enviadas a clientes o laboratorio para su anlisis. Existencia:Es la cantidad fsica de producto en el almacn. 89. FarmControl: Sistema de informacin que sirve para controlar el registro de consumo, crecimiento y existencia de los peces.

90. Interfaz:

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Es la interrelacin entre un sistema y otro consistente en la generacin de un archivo denominado XML generado en el sistema FarmControl y que genera las cosechas de biomasa en SAP Business One. 91. Biomasa: Es la materia prima para la elaboracin de producto terminado, en este caso es la transformacin de alimento concentrado en peces. 92. Biomasa por camin: Es el reporte que se genera a partir de la biomasa cosechada que ingresa a la planta de proceso. 93. Crear la orden de Produccin: Registro en el sistema de informacin donde se indica la cantidad de producto que se requiere producir. 94. Cantidad planificada: Es la cantidad que por defecto tiene la orden de produccin al momento de crearla, en este caso la cantidad es 1. 95. Recibo de produccin: Es el registro de la produccin en el sistema SAP Business One en el momento que ocurre. 96.Entrega de componentes: Consiste en la asignacin de materia prima (biomasa) a los productos en cada una de las rdenes de produccin que se crearon durante el da. 97. Devoluciones de producto: Es la cantidad fsica de producto que retorna al almacn despus de haber realizado la entrega fsica y haberse operado la salida en el sistema. 98. Transferencias entre Almacenes: Traslados de producto realizados entre los distintos almacenes de la compaa.

99. Transformacin de productos:

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Es la conversin de un producto terminado a otro tipo deproducto terminado. 100. ASIGNACION Y RESPONSABILIDAD La asignacin de un almacn, estar respaldada por una Acta de Recepcin, la cual ser emitida por la gerencia administrativa refrendada por la firma del gerente de proyecto y/o los almacenistas que reciben. En el acta de recepcin se hace entrega del total de las existencias de productos que contiene determinado almacn. Dicha acta es de carcter legal y a partir de ser firmada, el empleado almacenista tiene total responsabilidad sobre el manejo de los inventarios. 101. EVALUACION DE EXISTENCIAS (INVENTARIOS FISICOS) Las evaluaciones al manejo de las existencias en los almacenes de producto terminado se realizaran al 100% una vez al mes por el personal que la gerencia administrativa designe. Esta disposicin quedara sujeta a cambios segn lo estime conveniente la gerencia a administrativa. Durante la toma fsica, el auditor designado deber considerar y plasmar en el informe los siguientes aspectos a evaluar: 1. Orden y aseo del almacn 2. Manejo de las existencias (claridad, exactitud y actualizacin) 3. Archivo de documentacin y manejo de papelera. 4. Exactitud de existencias (fsico-sistema) 5. Revisin de existencias del almacn virtual; 6. Registro de las transacciones en el momento que ocurren. 7. Controles de seguridad y calidad generales en rea restringida (temperaturas, utensilios de medicin, sellos de empaque, higiene de los productos, peso, y cerraduras en los puntos de entrada y salida etc.) 8. El informe de las evaluaciones de los almacenes ser presentado por el auditor a la gerencia administrativa y debe ser presentado a ms tardar dos das despus de haber culminado la evaluacin.

102. ARCHIVO DE CONTROL

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Los almacenistas debern tener un archivo de la papelera utilizada, estructurada de la siguiente manera: 103. Transferencias entre almacenes: Archivadas en flder separado por mes, fecha y correlativo ascendente. Adems deber justificar en cada documento la razn que dio lugar a la transferencia. 104. Entregas de productos: Archivadas en folders, por mes, fecha y nmero correlativo ascendente. 105. Devoluciones de producto: Archivadas en folders, con separador por mes, fecha y nmero correlativo ascendente. 106. Autorizacin de donaciones: Archivadas por fecha en un flder con separadores por mes. Acta de recepcin de almacn: Deber estar en flder separado en la parte destinada para documentacin diversa del almacn. 107. Comunicacin Interna: Clasificados en tres tipos: 1. Correspondencia entre las gerencias y el almacn, 2. Correspondenciaentre almacenes 3. Correspondencia entre contabilidad y el almacn. Todas estas clasificaciones se archivaran por fecha en un solo flder por ao. Descripcin funciones y responsabilidades/polticas y procedimientos: Esta documentacin deber archivarse en un solo flder junto con los detalles de las personas que poseen firmas autorizadas para el retiro de producto terminado del almacn. 108. FORMAS A UTILIZAR Las formas de la papelera a utilizar por los almacenistas, sern establecidas por la administracin de y solo se aceptaran como vlidas las nuevas que la gerencia considere implementar.

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109. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE El almacenista de producto terminado har todos los registros de inventarios en el sistema SAP Business One, el sistema ya tiene la configuracin de las cuentas contables que afectara dichas transacciones. 110. REGISTRO DE ENTRADA MATERIA PRIMA PLANTA PROCESO Este proceso tiene como objetivo transformar el alimento consumido por la cosecha en biomasa (materia prima) y se ejecuta de la siguiente manera: 1. El supervisor de produccin en el rea de recepcin de biomasa, registra las cosechas en un formato pre-impreso denominado (Reporte de biomasa por camin). 2. Al terminar de cosechar una jaula lleva el reporte a la analista de datos de produccin. Al finalizar el proceso de cosechas firma el reporte de biomasa por camin y lo lleva al jefe de produccin. 3. La analista de datos de produccin una vez que obtiene el reporte ingresa al sistema FarmControl y hace lo siguiente: Genera la cosecha y este a su vez genera un archivo denominado XML El archivo XML genera la interfaz de cosecha en el sistema SAP. Al generar la ltima cosecha del da, reporta al jefe de produccin para que genere las rdenes de produccin de biomasa. 4. El jefe de produccin al finalizar el ingreso biomasa la planta hace lo siguiente: Revisa el reporte de biomasa por camin y lo firma. Ingresa al sistema SAP y busca las cosechas que se generaron a travs de la interfaz (FarmControlSAP) y revisa que estas sean igual a las que estn en el reporte de biomasa por camin. Genera la orden de produccin de biomasa y cierra la orden.Reporta al almacenista de producto terminado que ya se gener la cosecha.

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111. PLANTA HARINA En esta planta el proceso de registro de la materia prima lo hace el almacenista a travs de otras entradas de la siguiente manera: La planta de proceso le remite un pase de salida de desechos (Cabezas) indicando la cantidad de bienes. Con estos datos el almacenista ingresa la cantidad de materia prima; cada bien contiene 738 kilos de cabezas por 8 bines hacen un total de 5,904 kilos por cada viaje. 112. REGISTRO DEL RECIBO DE PRODUCCION El procedimiento de registro diario de entrada de producto terminado se hace de acuerdo a los siguientes procesos: Crear la orden de produccin En la planta de proceso para crear la orden de produccin el almacenista recibir la programacin de pedidos semanales que le entrega la gerencia de planta y el departamento de ventas nacionales. Para la planta de harina el almacenista no recibe programacin de produccin ya que est se sujeta a los das de procesamiento en la planta de proceso, adems los productos estn previamente determinados y son harina, aceite hmedo de tilapia y aceite Premium de tilapia, dicho de otra manera si no hay proceso en la planta proceso no hay produccin en la planta de harina. En el caso particular del aceite de tilapia el registro de la produccin se hace en dos etapas: 1. Produccin de aceite hmedo:la materia prima es cabezas de tilapia y el almacenista crea la orden de produccin por cada da y registra la produccin diaria de este tipo de aceite. 2. Produccin de aceite Premium:la materia prima es aceite hmedo y el almacenista crea la orden de produccin por cada da de proceso y registra la produccin. Al momento de crear la orden de produccin el sistema asume por defecto la cantidad 1 conocida como cantidad planificada la que se actualizara al momento de completar la produccin del da. 113. Crear la orden de produccin (Mdulos Produccin- rdenes de fabricacin) En el campo No de producto presione la tecla TAB, elija el producto En cantidad planificada coloque 1. Coloque la fecha de finalizacin En el espacio para comentario escriba lo ms relevante para orden Presione el botn crear. Busque la orden de produccin

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Mdulos - informes de produccin - lista de partidas abiertas - en el campo Documentos pendientes elija rdenes de fabricacin, busque la orden que creo y seleccinela. Libere la orden de produccin, en el campo Estado elija la opcin liberado esto le permitir ingresar producto, una vez liberado haga clic en el botn OK 114. Recibir la produccin En el sistema al momento de registrar la produccin en la orden se acumulara en el campo denominado Cantidad completada que representa la cantidad de producto recibido en el cuarto frio o el almacn. 1. Haga clic derecho sobre la orden de produccin y elija la opcin de Terminacin report, aparecer el formulario de recibo de produccin, en la columna Cantidad coloque la cantidad recibida y escriba el comentario. 2. Haga clic en el icono Crear. 3. Este paso se repite cuantas veces reciba produccin. Actualizar la orden de produccin 4. Vuelva a la orden de produccin y presione la vieta Componentes y luego presione la vieta Resumen esto actualizara los datos de produccin. Completar la cantidad planificada En el campo cantidad planificada1 coloque la cantidad segn la cantidad que aparece en el campo Cantidad completada, luego clic en el botn actualizar. (Asegrese que la cantidad completada sea igual que la cantidad planificada) Revisar la disponibilidad de biomasa 5. Antes de entregar componentes es obligatorio que el almacenista revise en el sistema la disponibilidad de biomasa, verificar que todas las ordenes produccin de biomasa estn registradas y de acuerdo al reporte biomasa por camin. Ver el ingreso de materia prima a planta proceso. 6.Entregar componentes Una vez comprobados que los datos de la cosecha coinciden con los registros del sistema, entonces el almacenista debe ejecutar el proceso entrega de componentes para cada una de las rdenes de produccin a las que les ingreso producto.

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7. Haga clic derecho sobre la orden de produccin y de clic en Entrega de componentes, aparecer el formulario de artculos para la produccin, coloque el comentario y de clic en el botn crear. 8. Regrese a la orden de fabricacin y actualcela, haciendo clic en la vieta componentes y luego en resumen. 9. Cerrar la orden de produccin Este proceso consiste en cambiar el estatus de la orden de produccin, de planificado ha cerrado haciendo lo siguiente: 10. En el campo de estado elija la opcin de Cerrado. Luego clic en Ok.

115. AJUSTES DE INVENTARIO Errores de registros: Al final del proceso diario, el almacenista debe revisar y comparar la produccin fsica versus el sistema, si tiene errores le notificara al auxiliar de contabilidad para que le apoye en los registros, a su vez este pedir al contador general para que verifique y luego solicite la autorizacin a la gerencia administrativa, una vez autorizados y operados lo registros los deben imprimir para que sean firmados por el almacenista, auxiliar de contador, contador general y gerente administrativo. Los errores que con frecuencia ocurren son los siguientes: 1. Seingres ms producto en la orden de produccin, Hacer la salida de producto por la cantidad ingresada de ms, utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido. Se debe imprimir el registro contable DEBE Cuenta puente para producto terminado Inventario de producto terminado Lps. 0.00 Lps. 0.00 HABER

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Despus de realizar la salida se debe hacer la entrada de biomasa que fue utilizada para esa cantidad de producto, colocando el costo segn el registro contable que se oper en la salida anterior, el registro contable es el siguiente: DEBE Inventario de biomasa Cuenta puente para producto terminado Lps. 0.00 Lps. 0.00 HABER

2. El artculo al cual le ingreso produccin es incorrecto Tiene que corregir los errores el mismo da en que los identifica y debe comunicarse con el auxiliar de contabilidad para que le apoye en la correccin del error y juntos harn los siguientes registros: Se hace la salida de producto por el total o parcial del producto equivocado utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido. Se debe imprimir el registro contable. DEBE Cuenta puente para producto terminado Inventario de producto terminado Lps. 0.00 Lps. 0.00 HABER

Para registrar la produccin correcta al artculo se debe hacer otra entrada afectando la cuenta 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, con el valor de la salida anterior. DEBE Inventario de producto terminado Cuenta puente para producto terminado Lps. 0.00 Lps. 0.00 HABER

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Estos registros quedan sujetos a verificaciones previas de inventarios fsicos cuando as lo considere necesario la gerencia administrativa y estarn a cargo de un auxiliar de contador quien ser el responsable de presentar el informe avalado con la firma del contador general y autorizado por la gerencia administrativa. 116. REGISTRO DE SALIDAS Las salidas de producto terminado se realizan cuando se generan las entregas por venta, donaciones, transferencias entre almacenes, re-procesos y descartes; a continuacin se describen los procesos para cada uno de los casos: 1. Entrega por ventas y donaciones: Para realizar la entrega, el almacenista busca en el sistema el pedido del cliente. Prepara fsicamente el pedido y luego en el sistema copia el pedido a la entrega.Al crear la entrega notifica al encargado(a) de facturacin para que elabore la factura en el caso de la venta. Hacer la salida de producto por la cantidad ingresada de ms, utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido. Se debe imprimir el registro contable.

DEBE HABER Cuenta puente para producto terminado terminado Lps. 0.00 Lps. 0.00 Inventario de producto

Despus de realizar la salida se debe hacer la entrada de biomasa que fue utilizada para esa cantidad de producto, colocando el costo segn el registro contable que se oper en la salida anterior, el registro contable es el siguiente: DEBE Inventario de biomasa Cuenta puente para producto terminado Lps. 0.00 Lps. 0.00 HABER

2. El artculo al cual le ingreso produccin es incorrecto

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Tiene que corregir los errores el mismo da en que los identifica y debe comunicarse con el auxiliar de contabilidad para que le apoye en la correccin del error y juntos harn los siguientes registros: Se hace la salida de producto por el total o parcial del producto equivocado utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido. Se debe imprimir el registro contable. DEBE Cuenta puente para producto terminado Inventario de producto terminado Lps. 0.00 Lps. 0.00 HABER

Para registrar la produccin correcta al artculo se debe hacer otra entrada afectando la cuenta 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado, con el valor de la salida anterior.

DEBE Inventario de producto terminado Lps. 0.00 Cuenta puente para producto terminado

HABER

Lps. 0.00

Estos registros quedan sujetos a verificaciones previas de inventarios fsicos cuando as lo considere necesario la gerencia administrativa y estarn a cargo de un auxiliar de contador quien ser el responsable de presentar el informe avalado con la firma del contador general y autorizado por la gerencia administrativa. 117. REGISTRO DE SALIDAS Las salidas de producto terminado se realizan cuando se generan las entregas por venta, donaciones, transferencias entre almacenes, re-procesos y descartes; a continuacin se describen los procesos para cada uno de los casos:

118. Entrega por ventas y donaciones:

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Para realizar la entrega, el almacenista busca en el sistema el pedido del cliente. Para hacer una entrega fsicamente el almacenista debe exigir la factura o la autorizacin de donacin. Antes de entregar el producto debe firmar los documentos tanto el almacenista el cliente o supervisor de entrega. 1119. Transferencia de productos: Para realizar este tipo de transaccin se utilizara el almacn virtual como almacn destino y los almacenistas deben tener bien claro que existe un almacn origen quien es el que transfiere los productos y el almacenista destino quien es el que recibe los productos; por lo tanto cado uno debe hacerlo siguiente: 120. Almacenista de Origen Primero: realiza la transaccin de transferencia en el sistema SAP, rebajando el almacn origen y afectando el almacn destino. Segundo: una vez que ha creado la transferencia en SAP, imprime el formato, procede a la entrega, conteo y revisin de los productos junto con la persona que los transportara; finalmente solicita la firma de recibidos en la transferencia; luego le explica que esos productos tiene que entregarlos si y solo si al almacenista destino. Tercero: Informa al almacenista destino y le detalla los productos que le est transfiriendo, tambin le comunica quien es la persona responsable de llevar los productos. Almacenista de Destino Cuarto: El almacenista destino recibe de la persona que lo transporta la documentacin y ambos tienen el deber de contar y revisar todos los productos en mencin luego el almacenista firmara el documento de transferencia. Quinto: El almacenista destino revisa en SAP, la transferencia. Sexto: Si la transferencia en el sistema esta correcta procede realizar la transferencia del almacn virtual a su almacn. Sptimo: Si la transferencia en el sistema, difiere a lo recibido, notifica de inmediato al almacenista origen y debe aclarar donde est el error, esto implica tambin a la persona que entrega los productos

121. Transferencias de Producto

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Para realizar una transformacin de producto terminado en otro tipo de producto, se debe realizar una salida del producto que se desea transformar y luego generar otra entrada por la cantidad de producto que resulte de este proceso. 122. Descarte de Productos Para ejecutar este proceso, se debe hacer lo siguiente: 1. El almacenista notificara al departamento de contabilidad y control de calidad que existe producto daado. 2. El departamento de contabilidad ordenara levantar un inventario fsico del producto terminado. 3. El departamento de control de calidad har la inspeccin y redactara un informe tcnico del producto y lo remitir al departamento de contabilidad. 4. Con el inventario fsico ms el reporte de calidad el contador general lo remite a la gerencia administrativa para que autorice el descargo del producto. 5. Con la autorizacin de la gerencia administrativa el auxiliar de contabilidad y el almacenista de producto terminado realizan la salida de producto utilizando la cuenta de gasto correspondiente y la firman el almacenista y auxiliar de contador. 6. El registro contable que genero la salida la firmaran el contador general, contralor y gerente administrativo. 123. OTRAS ENTRADAS Devoluciones de producto: Este proceso se registrara en el sistema a travs de otras entradas en el mdulo de inventarios. Para proceder a realizar este tipo de entradas el almacenista notificara al auxiliar de contador que existen devoluciones y este a su vez debe solicitar autorizacin a travs de contador general al gerente administrativo. Una vez autorizados procedern a registrar las devoluciones en el sistema. 124. Registros que se deben hacer en el sistema Solamente se ha realizado la entrega: En este caso la devolucin en el sistema hace los ajustes al inventario y el registro contable correspondientes.

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125. Se realiz la entrega y la factura: Cuando esto ocurre, el almacenista y auxiliar de contador tendrn que hacer el registro de la nota de crdito para el cliente. 126. Firmas Autorizadas Son las personas designadas por la gerencia administrativas cuya firma avala o autoriza la salida de productos del almacn. El almacenista deber tener una copia en el archivo y una copia pegada en un punto que sea visible al momento de hacer la entrega del producto. 127. Procedimientos Generales Los procedimientos generales y contables que de estas polticas emanan debern cumplirse en completo apego. 1. Queda terminantemente prohibido que los almacenistas realicen salidas y entradas con el propsito de ajustar el inventario. 2. Queda prohibido la permanencia de personas ajenas a los almacenes, salvo en casos especiales, por revisin de auditora o supervisin administrativa. 3. Para ingresar al almacn de producto terminado se debe usar la indumentaria correcta exigida por el departamento de control de calidad de planta proceso (Bota de hule, gabacha, gorro desechable, naricera). 4. En todo momento el acceso a los almacenes debe mantenerse restringidos y con mecanismos de seguridad. Las nicas personas autorizadas para recibir productos del personal de planta son los almacenistas. Al final del da el almacenista y auxiliar de contador deben verificar si quedan rdenes de produccin abiertas, de existir alguna o varias las cancelara el almacenista. 5. El almacenista debe estar presente en la evaluacin de inventarios tanto en la toma fsica del almacn y deber verificar el borrador de las inconsistencias encontradas por el auditor. 6. La recepcin de producto terminado se debe registrarse en el momento que ocurre, no est permitido registro fuera de tiempo. Solamente en aquellos caso que la red o el sistema hayan fallado pero se debe solicitar al contador general para proceder a realizar los registros con fechas posteriores.

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8. Todo almacn debe tener un horario especfico para la recepcin y entrega producto terminado, el cual debe estar concertado con la gerencia del proyecto y gerencia administrativa. Este horario debe estar colocado en un lugar visible para las partes involucradas. En caso de requerir usar tiempo adicional al tiempo requerido se debe solicitar autorizacin a la gerencia de proyecto y gerencia administrativa. Queda entendido que el horario de recepcin de producto terminado queda sujeto al horario de procesamiento de las plantas. 9. Queda prohibido a los almacenistas que realicen registros de productos que no hayan verificado fsicamente. 10. En caso que el medio de transporte tenga mecanismos de seguridad el almacenista debe colocar marchamos o candados y anotar en el pase de salida el nmero de marchamos. 11. En cuanto a las diferencias en los productos cuyas unidades de medidas sean por peso, volumen se aceptara un margen de diferencia del 2.5% sobre el valor total del producto. Y las diferencias faltantes sern cargadas a los almacenistas cuando la gerencia administrativa considere que no hay justificacin razonable por tal diferencia. 12. El almacenista debe estar presente en la evaluacin tanto en la toma fsica del almacn como en la verificacin del informe sobre las inconsistencias encontradas por el auditor. 13.Cuando se trate de un producto que por su naturaleza no se puede culminar el mismo da y requiera ms de un da de proceso es necesario que el almacenista revise, cuente, verifique y costee cada producto que recibe. 128. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Propiedad, planta y equipo: Son los bienes tangibles adquiridos o construidos por la compaa para ser usados en la produccin o suministro de bienes y servicios, con una expectativa de duracin mayor a un ao. Vida til:Es el plazo durante el cual se espera que los bienes o propiedades cumplan su funcin con un grado razonable de eficiencia. Libro para control numero inventario de activos: Es donde se registra el nmero de inventario y los datos generales del activo fijo al momento de hacer la asignacin a los empleados y a los proyectos. Importe en libros:Es el valor por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciacin acumulada.

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Costo de adquisicin:Es el importe en efectivo o medios equivalentes al efectivo que la empresa paga por la compra o construccin de un activo. Este se determina de la siguiente manera: 1. El costo de adquisicin ms los aranceles de importacin y los impuestos indirectos no recuperables que recaen sobre la adquisicin, despus de deducir cualquier descuento. 2. Todos los costos directamente relacionados con la ubicacin del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para operar de forma prevista por la gerencia adems de los gastos de instalacin inherentes al activo. 3. La estimacin de los costos de rehabilitacin o desmantelamiento del lugar donde se construya el bien. 4. Y cualquier otro costo necesario para el funcionamiento del bien. 129. Depreciacin: Es la proporcin en que disminuye el costo de los bienes, distribuido durante su vida til estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposicin de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva. 130. Valor residual: Es el valor de un bien sujeto a depreciacin al final de su vida til o en cualquier momento anterior, este concepto es conocido tambin como valor de salvamento. El 1% sobre el costo de adquisicin es el que se considera como valor residual. 131. Marcacin de activos:Es el acto que consiste en colocar una marca permanente al activo, de manera que sea fcil de identificar. Asignacin de activos de uso personal o especfico: Es el documento mediante el cual se delega la responsabilidad de un bien de uso personal a un empleado o tercero, para su cuido y buen desempeo en el uso del mismo. 132. Descarte de activos: Es el documento mediante el cual se solicita y autoriza retirar un activo de su uso corriente. Responsable del descarte: Es el empleado nominado por la gerencia administrativa para que se encargue de dirigir el proceso de descarte de los activos. 133. Informe tcnico: Es un informe pormenorizado a cargo de un experto en el ramo que seala si un activo puede o no seguir operando de manera continua o amerita ser reemplazado.

134. Clasificacin de activos:

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Consiste en la estructura contable bajo la cual se registrara el activo no corriente y que se ve reflejado en la estructura financiera de la compaa. 135. Ficha tcnica del activo: Es el registro de control en el sistema que contiene toda la informacin relacionada al activo no corriente. 136. Mayor de propiedad planta y equipo: Es el reporte detallado y especfico de los activos no corrientes de la empresa. 137. Manifiesto de entrega: Es el comprobante mediante el cual se autoriza la salida de un activo no corriente de las instalaciones fsicas en donde est asignado, cuando el activo tenga que ser trasladado a reparaciones en talleres tanto internos como externos. 138. Autorizacin de salida: Es el comprobante que autoriza el traslado de un activo fijo a otro centro de costo ya sea como asignacin permanente o para uso temporal en dicho centro de costo. 139. ASIGNACION Y RESPONSABILIDAD La responsabilidad de velar por la custodia y buen uso de los bienes de la compaa recae de manera directa sobre la gerencia de departamentos, gerencia de proyectos y jefaturas correspondientes. La asignacin de responsabilidad se definir con la entrega del mayor de propiedad planta y equipo para cada departamento. Para los activos de uso personal o especficos, se elaborara una asignacin directa de los bienes. La elaboracin y entrega del mayor de propiedad y asignaciones directas es obligacin del departamento de contabilidad de la empresa. 140. REGISTRO CONTABLE ESQUEMA DE APROBACION Se considera activo fijo aquel cuya vida til exceda de un ao y su costo de adquisicin sea superior a los Lps. 1,000.00. Para los bienes que queden fuera de estos parmetros pero que sean de uso personal o especfico se manejaran como implementos de trabajo y se asignaran bajo este concepto a travs del sistema. Para el esquema de solicitud de compras y adquisicin debe apegarse a las polticas y procedimientos de compras.

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141. METODO Y REGISTRO DE DEPRECIACION La depreciacin de los activos tangibles se har por el mtodo de LneaRecta con base en la vida til estimada de cada activo, su frmula de determinacin es la siguiente: Valor de adquisicin (-) Valor residual (1%) Vida til El registro contable de la depreciacin ser de forma mensual y se origina de la suma de la depreciacin de cada uno de los activos que posee la compaa, con su clasificacin correspondiente. 142. PROCEDIMIENTOS GENERALES Marcacin: Sistemticamente, todo activo de la compaa ser marcado fsica mente en un lugar visible con el nmero correlativo que se lleva en el libro para control inventarios de activos, esta accin se ejecutara inmediatamente despus de ingresar activo al almacn. La responsabilidad recae sobre el almacenista de la bodega principal y supervisado por el auxiliar de contabilidad que la gerencia administrativa asigne. 143. Asignacin de uso personal o especfico: Antes que el activo sea retirado del almacn el responsable de activos no corrientes deben realizar la asignacin en el formato establecido, el cual ser firmado por el empleado responsable de uso del activo. Control Se establecen las partes involucradas en el control de los activos de acuerdo a su funcin, de la manera siguiente: Elauxiliar de activos no corrientes: realiza inventarios fsicos con sus respectivos informes cuando as lo defina la administracin, verifica la solicitud de descarte, recepcin y documentar activos para reparaciones. Auxiliar de contador:registra los activos fijos en el sistema, realizar los registros contables por concepto de depreciacin, liquidacin de proyectos de inversin, dar de baja a los activos y velar porque se cumplan los procedimientos de marcacin, asignacin. Es el responsable de remitir al archivo toda la documentacin que soporte la asignacin de activos.

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Contador General:revisa y autoriza registro de activos fijos, asientos por depreciacin, descarte y aprueba y presenta los informes de inventarios fsicos cuando as lo defina la administracin. Gerente administrativo: Es quien autoriza la adquisicin de activos no corrientes, el descarte de activos, las asignaciones de responsabilidad y todos aquellos registros que conciernen a transacciones de activos fijos. Elresponsable de asignacin de uso personal o especifica: Custodia los activos bajo su responsabilidad, solicita descartes, colabora en inventarios fsicos, entrega activos al auxiliar de activos no corrientes cuando se requieran reparaciones, reportar en el trmino de 24 horas cualquier extravi o daos del activo, entregar personalmente el activo no corriente al auxiliar de activos cuando este ya no vaya estar bajo su custodia, mantener su archivo de control de asignaciones en orden y actualizado. 1. Movimientosfsicosdeactivosnoasignadosdeformapersonal: Existen varios tipos de movimientos activos y entre los ms comunes estn los siguientes: Envo a mantenimiento: 2. La jefatura a la cual se le asign la responsabilidad de la custodia de activos debe remitir el activo al taller de su departamento dejando constancia de la entrega y recepcin a travs del formato envi de activo a taller de departamento. Este formato servir como soporte para avalar la permanencia de activos en el taller.Una vez que el activo haya sido reparado debe ser entregado de nuevo a la jefatura responsable de la custodia del activo y dejando constancia mediante el formato de entrega activo reparado. 3. En caso que el taller del departamento no pueda hacer las reparaciones y se requiera moverlo a un taller de otro departamento o a un taller externo, el jefe de taller lo debe remitir al almacn de su departamento y solicitar el movimiento de activo, especificando hacia donde deber llevarse el activo. Este manifiesto servir a su vez como constancia de recepcin y entrega del activo. Una vez reparado el activo debe retornar al almacn que lo remiti para que este lo entregue al taller que solicito la reparacin. En caso de venir de un taller externo el almacenista soportara la recepcin con la factura y la orden de compra por reparacin.

4. Prestamos entre centros de costos

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Cuando esto se requiera, la jefatura que tiene la responsabilidad del bien solicitado, lo reporta al almacn de su departamento para que elabore el movimiento de activos en el sistema especificando a qu almacn lo remite. El documento que genere este movimiento debe ser autorizado por el gerente del centro de costo origen. 5. Descarte activos no corrientes Para realizar esta actividad, la administracin designara a un responsable para coordinar y realizar el proceso de descarte. Cada vez que se requiera hacer los descartes de activos, se debe cumplir con los siguientes procedimientos: a) El empleado que tenga asignado el activo solicitara por escrito el descarte al responsable asignado. b) El responsable asignado hace la inspeccin con un tcnico para elaborar el informe tcnico y despus lo presentan a la gerencia del centro de costo para la aprobacin. c) Una vez aprobado el informe, el responsable de descarte lo remite al auxiliar de contabilidad quien verifica la documentacin y le dan el visto bueno junto con el contador general. d) El contador general presentara el informe a la gerencia administrativa para que autorice el descarte del activo. e) Cuando se haya autorizado el descarte, el auxiliar de contador indicara el retiro del activo para colocarlo en el centro de acopio. f) El centro de acopio deber llevar un inventario de los activos no corrientes que estn bajo su custodia.

1. Deduccin de responsabilidad por prdida o daos de activos

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Toda perdida o dao de activos debe ser reportada dentro de las veinticuatro horas en que se dio el evento. Dicha comunicacin debe ser dirigida por escrito al auxiliar contable responsable de activos fijos con copia a su jefe inmediato, especificando los pormenores del incidente. En caso de no respetarse esta disposicin se deducir la responsabilidad total de reparacin o reposicin al responsable del activo. En el caso de la prdida de un activo se deducir responsabilidad al empleado que tiene asignado el activo, cargando a su cuenta personal y deduciendo por planilla el valor de reposicin del activo. En caso de dao se exigir un reporte tcnico para comprobar si el activo puede ser reparado o requiere ser reemplazado en su totalidad. Los costos de reparacin o reposicin del activo sern cargados a la cuenta del empleado y deduciendo por planilla el valor de reposicin del activo. En caso del dao, si se comprueba que el usuario del activo cumpli con las normas de seguridad e instrucciones para el buen uso del activo y adems que el incidente que provoco el dao no es responsabilidad directa del mismo, no se le deducir responsabilidad sobre el dao.

144. PROYECTOS DE INVERSION Proyecto de inversin: Es una propuesta de accin tcnico econmica para resolver una necesidad utilizando un conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser, recursos humanos, materiales y tecnolgicos entre otros. Formulario para autorizacin de inversin Es el formato oficial autorizado para solicitar, justificar y aprobar los proyectos de inversin a realizar en la compaa. 145. Contrato: Es el documento legal que sirve de soporte entre la compaa y el(los) contratista(s) aprobados para llevar a cabo el proyecto de inversin, este contrato deber contener las clusulas necesarias estipuladas en las leyes del pas. 146. Contratista:

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Es la persona natural o jurdica externa que es elegida por la compaa para realizar los proyectos de inversin planificados. 147. Presupuesto de inversin: Es el valor estimado del costo de las obras, tomando en cuenta la cantidad y costo de los materiales, la mano de obra, fletes, equipos, gastos de supervisin y cualquier otro necesario para que la inversin pueda ser operable correctamente. 148. Liquidacin de obras: Es el proceso final de la obra en el cual se determina y se contabiliza su costo real, tomando en consideracin el cumplimiento del contrato y la ejecucin del presupuesto. 149. Acta de liquidacin de obra: Es el documento que confirma y garantiza la culminacin de una obra en proceso. 150. SUPERVISION DE OBRAS La responsabilidad de supervisin de los proyectos de inversin es compartida en coordinacin entre la gerencia del departamento, la gerencia del proyecto solicitante, la gerencia administrativa financiera y la gerencia de proyectos y mantenimiento. 151. EXPEDIENTE DE CONTROL Antes de iniciar y al culminar un proyecto de inversin se debe tener un expediente formado con los documentos siguientes: 1. Formulario para autorizacin de inversin 2. Contrato firmado por el (los) contratistas y empresa. 3. Reporte semanal avance de la obra. 4. Liquidacin de la obra. 152. SQUEMA ELABORACION - APROBACION-DOCUMENTOS El documento que se presentara para la aprobacin de un proyecto de inversin es el formulario para autorizacin de inversin, el cual cuenta con los siguientes elementos:

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1. Descripcin del proyecto 2. Es el nombre y una breve resea de lo que es el proyecto de inversin. 3. Tipo de proyecto de inversin Se refiere a la naturaleza del proyecto de inversin y se tomara como clasificacin bsica la siguiente: -Reposicin de activos, es cuando se sustituye un activo que ya cumpli su vida til o no cumple con los requisitos operativos. -Ampliacin, cuando se requiere aumentar capacidad. Requerimientos obligatorios, cuando se requiera cumplir con un mandato de carcter interno o externo para poder operar segn estndares determinados (Calidad, productividad etc.). -Optimizacin: Cuando se requiera aumentar ndices de eficiencia. -Otros, cualquier otra necesidad inherente que no est especificados anteriormente. 153. Presupuesto de inversin: Consiste en calcular la cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto de inversin y no debe obviarse ningn detalle inherente al mismo, esto debe incluir costos tales como: Maquinaria y equipo, mano de obra, materiales, infraestructura, gastos de supervisin, gasto por desmantelamiento, fletes, seguros, derechos arancelarios de los equipos, gastos de puesta en marcha, esto incluye (Utilizacin de materia prima para pruebas, energa, combustibles y lubricantes etc.), si usare recursos externos debe incluirse los intereses y costos financieros que ocurran durante el proceso de inversin. 154. Justificacin del proyecto Es una narracin detallada del proyecto de inversin que especifica los beneficios,la vida til, los objetivos que se persiguen. 155. Anlisis econmico-financiero Tendr como base el flujo de caja proyectado, que consta de los siguientes elementos: --.Inversin inicial, que son todos los costos incurridos en la inversin -.incluyendo los gastos financieros durante el proceso de inversin. -.Ingresos y costos marginales, que correspondern a partir del primer periodo despus del inicio de operacin del activo. -.Periodo de anlisis, que estar sujeto a la vida til del proyecto. -.Los indicadores que se utilizaran para el anlisis financiero sern TIR, VAN, periodo de recuperacin.

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156. Autorizacin Una vez avalado el proyecto de inversin ser autorizado mediante las firmas correspondientes segn los niveles siguientes: a) Gerencia financiera-administrativa. b) Gerencia general c) Consejo de administracin d) Asamblea general 157. ROCEDIMIENTOS GENERALES Elaboracin y presentacin del proyecto de inversin Este procedimiento se regir bajo los siguientes puntos: 1. La elaboracin del proyecto de inversin estar bajo la responsabilidad directa del gerente del departamento solicitante; este solicitara el apoyo interno al:departamento de proyectos con el propsito de obtener el estudio tcnico de equipo, materiales, servicios, diseos, especificaciones etc. que apliquen al proyecto financiero. 2. Dependiendo de la naturaleza del proyecto este apoyo se puede extender a otros departamentos de la empresa o a consultores externos, una vez que se haya realizado el estudio tcnico se remitir al departamento administrativo financiero para elaborar el presupuesto de inversin y el anlisis econmico-financiero; 3. Despus de elaborado el formulario para autorizacin de inversin, debe ser entregado al comit de estudio y aprobacin de inversiones, que estar constituido dependiendo del nivel de autorizacin que requiera la inversin. Este comit lo presidir la gerencia general y adems convocara a los que considere necesarios para la discusin. 4. La respuesta a la propuesta de inversin debe ser comunicada al gerente del departamento proponente en un tiempo no mayor de quince das despus de presentada la propuesta. 5. En caso de que la propuesta sea aprobada esta debe ser entregada a la gerencia administrativa financiera para iniciar las acciones de cotizacin y compra de los materiales, equipos y servicios necesarios para la ejecucin del proyecto

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6. Compra de suministros y contratacin de servicios La compra de suministros como equipo y materiales est bajo la responsabilidad de la gerencia administrativa financiera basada en las recomendaciones tcnicas expuestas en la propuesta de inversin y adems en las polticas y procedimientos de compra establecida en la compaa. 7. La contratacin de servicios externos est bajo la responsabilidad de la gerencia administrativa financiera basndose en las recomendaciones tcnicas expuestas en la propuesta de inversin. Para tal fin dependiendo de cul sea el caso lo har mediante la emisin de orden de compra por servicios o contratos. Dichos contratos solamente deben ser firmados por los funcionarios que tengan poder de representacin en la compaa. 8. Ejecucin, seguimiento y liquidacin del proyecto de inversin a) La ejecucin de la obra est bajo la responsabilidad del departamento de proyectos, quien se encargara de hacer uso racional de los recursos, con el propsito de cumplir con lo estipulado en la propuesta. Debe velar por cumplir con el cronograma del avance y calidad de proyecto. b) Semanalmente se dar seguimiento a los avances de la obra mediante un comit de revisin que estar compuesto por un representante de contabilidad, un representante del departamento de proyectos, el contratista y la gerencia solicitante. Este comit dar el visto bueno para realizar los pagos parciales a los contratistas de acuerdo a los avances y/o estipulado en la base del contrato. c) La liquidacin del proyecto de inversin ser responsabilidad del departamento administrativo financiero. Esta liquidacin se ejecutara hasta obtener el acta de liquidacin del proyecto en ejecucin, donde se plasmara las firmas de conformidad del gerente solicitante del proyecto, la gerencia de proyectos, gerente administrativo financiero y el contratista. El acta de liquidacin tambin servir para avalar el ltimo pago por servicios a los contratistas y para realizar el registro contable descargando el proyecto en ejecucin y cargndolo como activo fijo. 158. Consideraciones especiales 1. Los contratistas de los proyectos en ejecucin deben apegarse a las normas y procedimientos de seguridad y cualquier otro reglamento que la compaa estime conveniente aplicar.

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2. El contratista deber cumplir con todos los requerimientos de ley que establece el estado de Honduras con respecto a los empleados de este, y cualquier otro requerimiento que la empresa considere necesario. 3. Los almacenistas solamente entregaran al contratista la cantidad de materiales que est en el presupuesto del proyecto de inversin, si se requiere de material adicional, se deber justificar y presentar solicitud por escrito a la gerencia administrativa financiera. 4. Los sobrantes de materiales sern reportados por el contratista al almacenista que se le asign el proyecto, este ltimo ser el responsable de contar y medir los sobrantes y los reportara al departamento de contabilidad para proceder a realizar el registro de otras entradas. 5. El comit de revisin elaborara el informe de los sobrantes de materiales y lo presentara a la gerencia administrativa antes de realizar el ltimo pago por servicios y esta decidir el cobro o no de dichos materiales al contratista.6. Cualquier defecto o error del proyecto de inversin que sea imputable al contratista ser responsabilidad del mismo y todos los costos que se incurriere sern cargados a su cuenta. 159. CUENTAS POR PAGAR/PROVEEDORES 1. Cuentas por pagar a proveedores: Son obligaciones contradas por la compaa; producto de acuerdos comerciales formales e informales con diferentes proveedores, dichos valores son originados por las compras al crdito y registrados en la contabilidad a favor de las casas comerciales. 2. Acuerdos comerciales formales: Son las relaciones comerciales con los proveedores que exigen a la compaa la firma de documentos legales que respalden parcial o totalmente los plazos, condiciones y lmites de crdito concedidos. 3. Acuerdos comerciales informales: Son las relaciones comerciales con los proveedores que no exigen a la compaa la firma de documentos legales que respalden los lmites de crdito concedidos, estos acuerdos son denominados como de Buena fe o la compaa ha creado un buen record crediticio con los proveedores. 4. Condiciones de crdito: Son los trminos o parmetros exigidos por los proveedores y los que la compaa debe cumplir en el manejo y pago de lasfacturas de compras al crdito.

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160. Esquema de Registros Contables y Documentos Factura del proveedor: Para registrar la cuenta por pagar, es obligatorio que el almacenista haya registrado en el sistema la entrada de los artculos y desde esta debe realizar la factura que acredita los valores a pagar a favor del proveedor. No se reconocer como cuenta por pagar aquellas facturas que no estn respaldadas con una entrada al almacn y con la orden compra emitida a travs del sistema SAP. * Expedientes de control: El departamento de contabilidad llevara un expediente por proveedor donde se archiven los documentos siguientes PROVEEDORES NACIONALES: *Listas de precios u ofertas de venta de los proveedores *Pagares, solicitudes y contratos exigidos (Si aplica) *Notificaciones de cambios de precios (Si aplica) *Copias de notas de dbito y crdito *Cartas de confirmacin enviadas por los proveedores. *Copias de cotizaciones aprobadas. *Facturas compras pendientes de pago *Otros que sean relacionados Proveedores Extranjeros: El departamento de contabilidad llevara un expediente por proveedor donde se archiven los documentos siguientes: *Factura pro-forma *Orden de compras *Bill of landing B/L *Copia Del pago realizado *Fotocopias de notas de dbito y crdito *Fotocopias de cotizaciones

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*Facturas pendientes de pago *Otros relacionados Los expedientes se formaran, siempre y cuando los proveedores proporcionen los documentos mencionados, salvo facturas pendientes de pago. 161. PROCEDIMIENTOS GENERALES *Las cuentas por pagar se originan por la contabilizacin de las facturas de compras al crdito. *Los almacenistas deben registrar las facturas de compras al crdito inmediatamente despus que realicen la entrada de materiales. *Los pagos de facturas se hacen de acuerdo al orden de antigedad y es responsabilidad del auxiliar de contador reportar todas las facturas en el orden mencionado para que sea tramitado su pago. *El control de saldos de proveedores ser a travs del reporte antigedad de saldos del mdulo compras en el sistema SAP Business One y los saldos deben ser igual al archivo de facturas pendientes de pago de existir diferencias se deben realizar las conciliaciones respectivas. *En el caso de que algunos proveedores otorguen descuentos por pronto pago en sus facturas, el valor por ese descuento debe ser registrado rebajando el costo del inventario. *El departamento de contabilidad debe realizar revisiones y reconciliaciones internas de proveedores de forma trimestral o mensual con los proveedores que la administracin considere conveniente. *Para realizar conciliaciones de cuentas entre el proveedor y la empresa, el auxiliar de contador debe solicitar la persona contacto que le envi un estado de cuenta sellado y firmado por el contador general del proveedor. *No se dar por aceptado un estado de cuenta del proveedor cuando esto no est debidamente autorizado.

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POLITICA 12
VENTAS
DEFINICIONES 162. Ventas: Es la comercializacin de los diferentes productos y sub productos, as como de los desechos obtenidos del mismo giro o finalidad comercial de la compaa, estas pueden ser ventas al crdito y ventas al contado 163. Ventas al contado:Son las ventas que se cobran de inmediato al entregar los productos y las modalidades de cobro son acordadas previamente con los clientes. 164. Ventas al crdito:Son las ventas que se esperan cobrar en un periodo de tiempo determinado bajo las condiciones establecidas y previamente aceptadas por las partes. 165. Clientes:Son las personas jurdicas o naturales que a travs de una compra adquieren bienes y servicios. 166. Ventas nacionales o locales: Son las ventas que se realizan a los clientes que estn geogrficamente ubicados dentro del pas adoptado como origen de operaciones de la compaa. 167. Ventas internacionales o exportaciones: Son las ventas que se realizan a los clientes que estn geogrficamente ubicados fuera del pas adoptado como origen de operaciones de la compaa. 168. Oferta de venta:Documento mediante el cual se difunde precios, modalidad de productos y condiciones de ventas en general. 169. Pedidos de clientes: Es la peticin de compra que hace un cliente a un proveedor en donde se detallan las cantidades, precios, modalidades de productos requeridos, fecha y lugar de entrega. 170. Factura de ventas: Es el documento por medio del cual se realiza la venta al cliente, el mismo indica cuando la venta es al crdito o al contado.

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171. Expediente De Control


La Empleada de facturacin y el auxiliar contable encargado de la cuenta de ingresos tendrn el siguiente expediente de control: *Oferta de venta aprobada *Solicitud de crdito aprobada *Correspondencia actualizacin oferta de ventas. *En casos que aplique para algunos clientes debe estar los procedimientos de entrega de productos y facturas. *Cualquier correspondencia relacionada. *Las facturas se anulan en el sistema y posteriormente se estampa el sello de anulado a la factura original y a las copias

172. PROCEDIMIENTO ESPECFICO PARA LA VENTA


Aprobacin de Clientes y fijacin de las condiciones Comerciales. *Para aprobar un nuevo cliente en la base de datos, el Jefe de ventas debe presentar ante la gerencia administrativa financiera el perfil del potencial cliente, especificando los productos, los volmenes y el tiempo que durante el cual se le realizara la venta de los productos. *Con la informacin proporcionada por el jefe de ventas, el Gerente Administrativo la solicitud aprobada o desaprobada. En caso de ser aprobado el Gerente administrativo indicara los productos, volmenes, tiempo durante el cual se le vender y las condiciones de pago. *Las condiciones aprobadas debern ser plasmadas en la oferta de venta, que deber elaborar el jefe de ventas, autorizada por la gerencia administrativa financiera y con la aceptacin de condiciones por parte del cliente. *Si cumplen los requisitos anteriores, el gerente administrativo financiero autorizara a un auxiliar de Contabilidad para la apertura de la cuenta en el sistema.

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173. Proceso de venta *Inicia con la toma del pedido, Los clientes harn los pedidos al empleado que se desempea en atencin al cliente, a travs de los medios que la compaa ponga a la disposicin. *El jefe de ventas, especificara por escrito al empleado de atencin al cliente, los das y horarios para la toma de pedidos. *El empleado de atencin al cliente no est autorizado para tomar Pedidosde clientes queno tengan la oferta de ventas debidamente aprobadas y que no estn en la base de datos. *Una vez completada la toma de pedido por el empleado de atencin al cliente lo remitir al jefe de ventas quien especificara por escrito y autorizara a que clientes se les dar prioridad en la entrega de producto. *Con la autorizacin, el empleado de atencin al cliente ingresara Al sistema la orden de venta segn el orden de prioridades que autorizo el jefe de ventas. *Una vez que las ordenes de pedido est en el sistema el jefe de Almacn genera las rdenes de entrega segn la prioridad que se estableci en el pedido y prepara el pedido fsicamente. *Cuando ha terminado el proceso de entrega el empleado encargado de facturacin elabora la factura, que luego deber entregar al cliente para retirar el producto. En cuanto a la facturacin hay que hacer dos consideraciones dependiendo de las condiciones de crdito. Facturas al crdito: Al momento de entregar la factura al cliente para retiro de producto se le entrega un juego completo con factura Original, dos copias, la cual deber firmar el cliente al momento de la entrega del producto, el jefe de almacn le entrega una de las copias firmadas al cliente y la copia sobrante la dejara en archivo, la original la remitir al departamento de contabilidad a diario. Factura de contado: Antes de proceder a la facturacin el facturador debe tener a la vista los siguientes documentos de pago: Un depsito que haya realizado en efectivo a nuestras cuentas de banco, o cheques certificados o de caja a nombre de la empresa.

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*No se permitir depsitos o pagos con cheques sin que renan las condiciones anteriores. *Una vez que el cliente tenga la factura en sus manos, se remitir al rea y la persona que le especificara el facturador para que a la presentacin de la factura reciba el producto especificado en este. Una vez recibido el producto, ambos (Cliente y persona que entrega) deben firmar la factura y la orden de entrega (para productos inventarales). *Al momento de retirar el producto de la empresa, el cliente debe presentar y dejar una copia de estos dos documentos en los diferentes puntos de control.

174. PROCEDIMIENTOS GENERALES


*Al momento de entregar fsicamente el producto al cliente se le permitir que revise y pese el producto, en este momento se podr dar por aceptado cualquier devolucin de productos. En caso de existir una devolucin por este asunto esta deber tener una autorizacin verbal o por escrita del jefe de ventas y que deber ser refrendada por escrito cuando se registre en el sistema SAP. Despus de este proceso y de haberse decepcionado el producto, la empresa no ser responsable de aceptar devoluciones. *Al momento de la entrega del producto se le permitir al cliente corroborar los productos que se le facturaron y en caso que la compaa de por aceptados los mecanismos de pesos, se tomara para efectos de cobro el valor que resulte de esta operacin, sea mayor o menor al peso facturado. Los valores procedentes de este mecanismo de pesado deben venir por escrito y con la firma tanto del cliente como el que entrega el producto por parte de la empresa. En caso que el cliente no tenga un mecanismo formal de recepcin la empresa lo har en el formato de recepcin. *En caso de que el cliente pese el producto con material de empaque, la empresa aceptara como peso para el peso de las cajas el cual deber estar especificado por el jefe de ventas al cliente. *Todas las ventas sin excepcin deben someterse a los controles establecidos por la ley de ZOLI, es decir que ninguna venta podr salir de la compaa sin los procedimientos de revisin y control que establece la Direccin Ejecutiva de Ingresos (DEI).

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*En el caso de las ventas que se realicen a travs de la empresa se seguir el siguiente procedimiento especial: todas las entregas a distribuidoras se acumularan en el mes corriente para ser consolidadas contra la facturacin de Distribuidora al fin de mes y generar una solo factura.

POLITICA13
COMPRAS DEFINICIONES 175. Compras: Es el acto de obtener bienes y servicios de calidad, a un determinado precio, en el tiempo razonable y en el lugar correcto; con el propsito de aprovisionar de los recursos necesarios para el desempeo productivo de la compaa. 176. Compras al contado: Estas se realizan con pagos inmediatos y los productos o servicios sern recibidos de la misma forma. Las compras al contado se realizaran cuando los productos sean de suma urgencia, cuando las emergencias en su tiempo lo ameriten y cuando el proveedor lo exija de tal manera. 177. Compras al crdito: Estas son las que sus pagos se realizan dentro de un periodo posterior a la fecha en que se reciben los productos o servicios. Los periodos de tiempo son previamente acordados con los proveedores. 178. Anticipo sobre compras: Esta modalidad de compras se efecta cuando no se tiene crdito con el proveedor ya sea este por servicios o por artculos; en otras palabras es un nuevo proveedor y para facilitarnos los artculos o servicios nos solicita por anticipado el valor de la compra.

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179. Proveedores: Se les llama proveedores a todas las empresas o personas tanto del mercado local como del extranjero que en ms de una vez se les haya comprado productos o servicios utilizados por la compaa. 180. Compras nacionales: Son las que se realizan a los distintos proveedores que estn geogrficamente ubicados dentro del pas adoptado como origen de operaciones de la compaa. 181. Compras internacionales: Son las que se realizan a los distintos proveedores que estn geogrficamente ubicados fuera del pas. Las mismas se realizan con la modalidad de importacin. 182. Solicitud de compras: Es el formulario establecido por la Empresa para realizar los pedidos de materiales y suministros siendo estos autorizados por el gerente de proyecto solicitante. 183. Cotizacin: Documento formal que emiten los proveedores con el propsito de proporcionar informacin de costo, especificaciones de calidad, presentacin, trminos de pago. 184. Orden de compra: Este es un documento con el cual la administracin autoriza la compra de materiales y suministro necesarios para la operacin de la compaa.

Existen tres tipos orden de compra: 1. Orden de compra exenta 2. Orden de compra importaciones 3. Orden de compras gravadas

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185. La orden de compra exenta, Se registra en SAP Business One al igual que las otras contiene dos autorizaciones la electrnica que se genera cuando el agente de compras ingresa los datos en SAP Business One, de inmediato el sistema genera una alerta que la recibe el gerente administrativo; toma de decisin, si es aprobada entonces el departamento de compras la imprime en un formato preimpreso, el Jefe de importaciones, autoriza el documento impreso, si la orden no es aprobada queda en el sistema en un estatus pendiente de autorizacin. 186. La orden de compra importaciones, Se diferencia de la orden de compra exenta, su numeracin correlativa y en el formato de impresin se le adiciona los dgitos del ao corriente, y se imprime en una pgina tamao carta y todos los datos se imprimen en ingls. (Ver Anexo) 187. La orden de compra gravada, Se utiliza este formato cuando se realizan compras que son para donaciones, tambin se utiliza la orden de compra gravada para la asignacin de combustibles a empleados y/o menaje del hogar. (Ver Anexo) 188.Reporte de compras: Es el reporte mensual de las compras exoneradas que se presenta a la Direccin Ejecutiva de Ingresos (DEI). 189. FINALIDAD DE LAS COMPRAS El objetivo principal de las compras es formar un inventario de productos que sirva en medidas y limites necesarios para hacerle frente a las diferentes necesidades que a diario se presentan los clientes, originadas por el desarrollo de las operaciones productivas y administrativas de la empresa. Las existencias de inventario deben ser consistentes con la situacin financiera de la compaa y las mismas deben ser sometidas a anlisis peridicos que determinen lmites mnimos y mximos de los diferentes productos que lo forman

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190. ESQUEMA ELABORACION-APROBACION DE DOCUMENTOS El proceso de elaboracin y aprobacin de documentos debe apegarse estrictamente a las polticas establecidas, ningn empleado est facultado para contravenir las disposiciones aqu emanadas, sino tiene el visto bueno de la Gerencia General y la Gerencia Administrativa.

191. Solicitud de compras; Sera elaborado por el almacenista segn los requerimientos este formato de pedidoser de uso exclusivo para los siguientes casos: 1. Obras en proceso y reposicin de activos fijos 2. Celebraciones o eventos especiales que requiera compras masivas. No se tramitara ninguna orden de compra sino rene los dos requisitos antes mencionados.

NOTA:Las solicitudes de compra se remitirn directamente al almacn central, el departamento de compras no debe recibirlas sin la revisin del jefe de almacenes.

192. Cotizacin; No se requiere de cotizacin por aquellos materiales y suministros que de manera recurrente se estn comprando y que el costo unitario no excede a incrementos de un 5%. El jefe de compras enviara la cotizacin al contador para revisin segn las presentes polticas y luego a la gerencia administrativa para la aprobacin de acuerdo a las de mejores condiciones y costos. 193. Orden de compra (Materiales y suministros); En apego al inciso13.3el departamento de compras elabora la OC, basado en el reporte MRP y solamente en los casos especiales se har a travs de la solicitud de compra. Cuando sean proyectos de inversin, servicio por reparaciones de maquinaria y equipo, reemplazo de activos, compras masivas para celebraciones y donaciones.la orden de compra deber ser autorizada de la siguiente manera:

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a. De USD xxxxx a USD su equivalente en Lempiras, las autoriza solamente el gerente administrativo. b. De USD XXXX a USD XXXX Las autoriza el gerente general y el gerente administrativo. Es potestad nica del departamento de compras elaborar este documento y su autorizacin depende del monto a comprar.

194. Orden de compra (combustibles); Para el suministro de combustibles que se maneja para cada almacn como el que se asigna y autoriza a los empleados, se utilizara el formato Orden Compra gravada. Existe diferencia entre la asignacin de combustibles para empleados y la asignacin de combustibles para stock en los almacenes; consiste en que para los empleados el cdigo del articulo iniciara con los caracteres alfanumricos ACE-0000, mientras que cuando sea combustible para stock en los almacenes se usara los cdigos CLU-0008 si es diesel, si es gasolina el cdigo CLU-0009; en este caso es importante que en la orden de compra se asigne el cdigo de almacn solicitante. 195. Reporte de compras: De manera sistemtica entre los primeros cinco das de cada mes se debe generar el reporte en el departamento de compras, este debe contener lo siguiente: a. b. c. d. e. f. g. h. i. Fecha orden de compra Fecha factura proveedor Numero orden de compra Numero factura proveedor Descripcin de los artculos comprados Nombre del proveedor Monto 12% sobre el valor de la compra Monto de la compra Destino de la compra.

196. PROCEDIMIENTOS GENERALES 1. Antes de elaborar un pedido de compras; el almacenista debe realizar un monitoreo de existencias de los productos que se requieren, esto con el fin de cerciorarse de existencias de esos productos tanto en su almacn como en los diferentes almacenes

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que pertenecen a la compaa. La herramienta para realizar el monitoreo ser proporcionada por el sistema contable y sus datos siempre sern reales y cuando los ingresos y salidas de productos estn completamente actualizados. 2. La empresa tiene la potestad de elegir a sus proveedores de acuerdo a la mejor proporcin de precios, servicios y calidad de productos.

3. Ser potestad de la gerencia general y la gerenciaadministrativa recibir y aprobar propuestas de plazos y montos de crditos ofrecidos por los proveedores. 4. Cuando se planifiquen compras como se menciona en el inciso definiciones en el ttulo de Cotizaciones ser de carcter obligatorio exigir como mnimo tres cotizaciones. 5. Las solicitudes de compras se harn de forma manual y en formato pre-impreso diseado por la compaa.

6. Para las compras internacionales se establecen como firmas autorizadas la gerencia administrativa, produccin y logstica y en todos los casos la gerencia general, para las compras nacionales ya se especifica en el inciso III numeral 3. 7. Se entregaran las solicitudes de compras nacionales semanalmente en los das que establezca la gerencia administrativa y de esta misma forma sern remitidas e este departamento para proceder a elaborar las rdenes de compra, previamente el agente de compras la elaborara y girara un resumen por proyecto con el fin de reconfirmar los pedidos y evitar no proveer los productos solicitados.

8. Las solicitudes de compras internacionales se harn de acuerdo a las necesidades de los productos o por proyectos de inversin que se planifiquen. 9. Las rdenes de compra se remitirn a los proveedores por el medio que se considere de mayor seguridad, ya sea va fax o correo electrnico.

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10.Una vez realizada la compra debe ser remitida al almacn central o en su caso a los dems almacenes siguiendo los procedimientos establecidos por la Direccin Ejecutiva de Ingresos (DEI) y las normas de recepcin de las compras en los almacenes. 11.Es muy probable que las compras hechas en estado de emergencia incumplan los procedimientos mencionados en las presentes polticas, pero no deben ser motivo de descontrol en el manejo de los inventarios.

12.Cuando van motoristas a retirar materiales a la bodegas de proveedores: Ocasionalmente, no es el agente de compras quien retira materiales y suministros de las bodegas de los proveedores, sino que lo hacen los motoristas de la empresa, cuando esto ocurra los motoristas deben hacer los siguiente: Revisar contra la factura cada uno de los artculos que reciben. Entregar los documentos al almacenista indicado. Deben firmar la entrada junto con el almacenista. Contar y verificar que los artculos a retirar estn en buen estado y que valla la cantidad debida. Al momento de entregar los materiales al almacenista deben contar y revisar juntos. Si hay diferencias deben responsabilizarse ya sea por el faltante o sobrantes

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Anexo 1

AQUAFINCA SAINT PETER FISH, S.A Reembolso de caja chica Nombre del empleado: ________________________________________________________________________ Centro de costos: Fecha: Fecha ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Descripcin Numero de documento Cuenta contable Valor

Total reembolso Saldo en caja Total del fondo N cheque de reembolso:

_______________________ Para el uso exclusivo de contabilidad

Elaborado por:_____________________

Autorizado por:________________________

Anexo 2
AQUAFINCA SAINT PETER FISH, S.A Arqueo de caja

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Nombre del empleado: ___________________________________________________ Cargo del empleado: Fecha del arqueo: __________________________________________________ __________________________________________________

Fecha ultimo reembolso: __________________________________________________ Monto total del fondo Detalle de efectivo Denominacin de moneda Cantidad Total L. L. L. L. L. L. L. Detalle de gastos Descripcin Valor

L.

500.00

L.

L.

100.00

L.

L.

50.00

L.

L.

20.00

L.

L.

10.00

L.

L.

5.00

L.

L.

2.00

L.

L.

1.00

L. L. L. L. L. L. -

L.

L.

0.50

L.

L.

0.20

L.

L.

0.10

L.

L.

0.05

L.

TOTAL

L. L.

Otros / Cheques

L. -

L. L.

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Total efectivo L. L. L. L. RESUMEN Efectivo .+ Gastos Sub-total .- Fondo asignado L. L. L. L. L. L. L. L. L. -

Variacin

L.

Total gastos

L.

Anexo 3
AQUAFINCA SAINT PETER FISH, S.A. LIQUIDACION DIARIA DE INGRESOS Lugar y fecha: _______________________________

Faltante

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Desde factura:_________________ Hasta:_______________________ VENTAS AL CREDITO Orden de entrega Factura Cliente Orden de entrega Valor

TOTAL VENTAS AL CREDITO Cheques pendientes de depsito Banco Cliente N cheque

L.

Valor

TOTAL

L.

VENTAS AL CONTADO

Orden de entrega

Factura

Cliente

Valor de la factura

Valor del deposito

Diferencia

TOTAL VENTAS AL CONTADO TOTAL VENTAS DIARIAS

L. L. -

L.

L.

RESUMEN DE LIQUIDACION Ventas al crdito Ventas al contado Sub- total Cheques pendientes de deposito Depsitos en efectivo L. L. L. -

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Total pagos recibidos Diferencia neta - Faltante (sobrante) Observaciones: L. -

Firma del encargado de facturacin Sobrante

Firma del auxiliar del Contador

Observaciones:

Elaborado por:__________________________________ Firma del responsable :________________________________

Anexo 4
AQUAFINCA SAINT PETER FISH, S.A. COMPROBANTE DE CAJA

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POR L. Pagado a: _________________________________________________________________________

0000001

La Suma de: _________________________________________________________________________ Por Concepto de:_____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ Aldea Borbotn ________de_____20________

Crguese a:_________________________________________________________________________

V B

Recib conforme

Anexo 5

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CONCILIACION BANCARIA BANCO CUENTA :

Fecha :31 de mayo

Saldo del banco segn estado de cuenta Saldo de Aqua finca segn libros Saldo a Conciliar

L. L. L. -

Crditos de Aqua finca no operados por el Banco Debito de Aqua finca y no operado por el Banco Crditos del Banco no operados p/Aqua finca Dbitos del Banco no operados p/Aqua finca Valor conciliado L. L. L. -

Observaciones:________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Hecho por el controlador

Anexo 6

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SOLICITUD DE CREDITO
1 2
CODIGO DEL CLIENTE

LUGAR

FECHA

ACTUALIZACION DE DATOS

A NOMBRE DE EMPRESA O COMERCIANTE INDIVIDUAL


NOMBRE DEL REPRESENTANTE DIRECCION DE LA EMPRESA TELEFONOS Casa

Oficina

Celular Pasaporte No.

DIRECCION PARTICULAR CEDULA DE IDENTIDAD RTN CORREO ELECTRONICO

B SOCIEDAD / RAZON SOCIAL


NOMBRE COMERCIAL DIRECCION TELEFONOS RTN CORREO ELECTRONICO NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL CEDULA DE IDENTIDAD TELEFONOS PBX

Pasaporte No. Fax Otros

CORREO ELECTRONICO

3
MONTO MAXIMO DE CREDITO DIAS CREDITO SOLICITADO DOCUMENTOS - PRESENTAR

DATOS PARA EL CREDITO SOLICITADO

Gtiasbancarias

Pagare

Cks post-fechados

Otros

Nacional
MERCADO META

Internacional

4
EMPRESA TELEFONO

REFERENCIAS COMERCIALES
CONTACTO DIAS CREDITO MONTOS CLASIFICACION

5
NOMBRE

REFERENCIAS PERSONALES
TEL. CASA TEL. TRABAJO CELULAR

6
BANCO CLASE DE CTA. NUMERO CTA.

REFERENCIAS BANCARIAS
NUMERO PTMO. GARANTIA SALDOS

7
firmo la presente solicitud.

OBLIGACIONES DEL SOLICITANTE


7.1.- Declaro que los datos arriba consignados son reales, y autorizo a AQUAFINCA. SAINT PETER FISH S.A, a comprobarlos, en fe de lo cual 7.2.- Me comprometo a informar a AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A. cualquier cambio en la informacin declarada en el presente
formulario.

Firma del solicitante 8 MONTO AUTORIZADO FIRMAS ESPONSABLES Firma 1

Sello de la empresa

Para uso de AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A.

Firma

Anexo 07

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Anexo 8

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Anexo 9

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Anexo 10

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Anexo 11

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Anexo 12

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AQUAFINCA SAINT PETER FISH, S.A. LIBRO CONTROL DE ACTIVOS
CODIGO DE INVENTARIO DESCRIPCION MODELO SERIE COLOR ASIGNADO AL EMPLEADO DEPARTAMENTO PROYECTO

8322 8323 8324 8325 8326 8327 8328 8329 8330 8331 8332 8333 8334 8335 8336 8337 8338 8339 8340 8341 8342 8343 8344 8345 8346 8347 8348

Anexo 13

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Anexo 14

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ACTA DE RECEPCION Y LIQUIDACION DE OBRA EN CONSTRUCCION En La Aldea Borbotn, jurisdiccin del municipio de San Francisco de Yojoa, Cortes, nos reunimos por la gerencia administrativa, ____Nombre del titular___________________________, con identidad nmero___________________________ mayor de edad, en carcter de __PUESTO QUE DESEMPEA______________________, y el contratista ___________________________________________, con identidad numero___________________________, tambin mayor de edad, con el propsito de liquidar la obra en construccin numero____________ denominada ____________________________________________,valorada en un monto de Lps./UDS,_____________________, los cuales detallamos a continuacin: Presupuesto de la obra: Lps.__________________________ Ejecucin de la obra: Lps.__________________________ Variacin Porcentaje de variacin %: _________________________

(Si hay sobrantes de materiales, especificar y anotar en el acta la entrega de los mismos al contratista y rebajarlo del monto final.) El objeto de la reunin es la aprobacin de la siguiente liquidacin: BASES ESPECIFICAS DE LA LIQUIDACIN Liquidacin del proyecto N:________________________ Costo total de la obra: _______

Firma del contratista

firma del gerente administrativo

Firma del supervisor

firma del supervisor

Firma del gerente de logstica o representante

Conclusin

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El manual es una herramienta muy til para la contabilidad de los movimientos que se hacen internamente en la Compaa, ya que contiene una descripcin precisa de cmo deben desarrollarse las actividades de cada empresa, as se manejan ms ordenadamente todos los datos que la contabilidad necesita para cualquier reporte y as presentar los datos confiables a los Dueos y asociados de la Compaa. Un manual es tan indispensable como l trabaj de un gerente financiero porque si no es por ellos no se podra tener un buen control del efectivo y todo sera un tanto ms difcil de presentar.

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