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NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO MPU - 2013 Prof.

ª Elisabete Moreira
Campeões não são feitos em academias. Campeões são feitos de algo que eles têm profundamente dentro de si, um desejo, um sonho, uma visão. (Muhamnad Ali)

MPU - 2013 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PROFª. ELISABETE MOREIRA

SUMÁRIO 1. 2. Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. Gestão estratégica: Negócio, missão, visão de futuro, valores. Diagnóstico organizacional: análise dos ambientes interno e externo. Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. Gestão por Processo.

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1. Processo Organizacional O Processo administrativo é formado pelas funções de planejamento, organização, direção e controle.

As funções administrativas são realizadas de forma cíclica, contínua e sistemática.

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1.1.

Planejamento

 Tem precedência sobre todas as demais funções;  Processo sistemático, permanente, integrado e participativo;  Processo de definição do que deve ser feito e como deve ser feito – objetivos e planos;  Processo de tomada de decisões, que resultam em implicações futuras;  O processo de planejamento promove integração, motivação e aprendizagem. É muito mais importante que o resultado final que é o plano. Tipos de Planos  Estratégico  Tático  Operacional

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ESTRATÉGICO Prazo Amplitude
Longo Toda a organização. Genérico, sintético, holístico, global, produz sinergia.

TÁTICO
Médio Uma unidade ou departamento, área ou setor (Produção, Financeiro, Marketing, RH)

OPERACIONAL
Curto Uma atividade, tarefa. Detalhado e analítico, específico (Procedimentos, orçamentos, regras, regulamentos e programas). Menores Baixa administração Supervisor Maior – cria mais rigidez pela definição. Meios Orientação interna: certeza, regularidade, eficiência.

Riscos Nível Hierárquico Flexibilidade Atividades Foco de Atuação

Maiores Alta cúpula Diretores Menor – maior para a escolha de alternativas. Fins e Meios Orientação externa: incerteza, imprevisibilidade, criatividade e inovação. Adaptação ao ambiente mutável, turbulento, compreensivo, consensual, aprendizagem.

Intermediários Média administração Gerência Intermediária Meios Articulação interna. Finalidade de utilização eficiente dos recursos e definição das políticas.

O planejamento estratégico é insuficiente de forma isolada para que as organizações alcancem vantagem competitiva, sendo necessário o desenvolvimento e a implantação dos planejamentos táticos e operacionais de forma integrada e alinhada.

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Planejamento - filosofias • • • Satisfação: fazer suficientemente bem, com ênfase na sobrevivência, feito em pouco tempo, baixo custo, baixa capacidade técnica. Otimização: fazer tão bem quanto possível, utilizando objetivos quantificáveis e técnicas matemáticas; Filosofia de adaptação: inovativo ou homeostase para adaptar a mudança, cuja necessidade decorre da falta de eficácia administrativa. O conhecimento do futuro pode ser classificado em certeza, incerteza e ignorância e cada uma dessas situações requer um tipo diferente de planejamento.

1.2. Organização

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• • • •

Distribui tarefas e recursos, determina a autoridade, a responsabilidade, a comunicação, a integração e a coordenação. Nível global: desenho organizacional; Nível departamental: desenho departamental; Nível operacional: desenho de cargos ou tarefas.

1.4. Execução Responsável pela implementação do planejado.

1.5. Direção  Processo interpessoal relacionado com a administração das relações entre os membros e a organização.  Envolve a orientação, motivação, comunicação, liderança, desenvolvimento das boas condições de trabalho e a resolução de conflitos.

A Direção deve desenvolver habilidades gerenciais classificadas em Conceituais, Humanas e Técnicas, conforme classificação a seguir: Nível Mais preponderante na Alta administração (Diretoria) Habilidade Descrição Analisar e interpretar situações abstratas e complexas e compreender como as partes influenciam o todo. São distintivas. Habilidade para se relacionar e se comunicar com outras pessoas e grupos, entendendo-as, motivando-as e liderando-as. Capacidade de usar ferramentas, procedimentos, técnicas e conhecimentos especializados à área de atuação.

Conceituais

Em todos os níveis de Gerência

Humanas

Mais preponderante na Administração operacional (Supervisão)

Técnicas

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1.6. Controle Ciclo responsável por assegurar a consecução dos objetivos planejados. • • • • Processo que busca garantir o alcance eficiente e eficaz da missão e dos objetivos. É a última das funções, monitorando e tomando ações corretivas. Controle preventivo (foco nos insumos e no futuro), controle simultâneo (foco nos processos) e controle posterior (foco nos resultados). Processo que envolve a definição de parâmetros de desempenho, mensuração do desempenho real, comparação e implementação de medidas corretivas.

Controle - Elementos

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Controle - Momentos

Controle – Níveis  Institucional/estratégico: acompanhar a realização da missão, fatores externos e internos – governança corporativa; balanço contábil e relatórios financeiros; balanço social; controle social.  Intermediário: focaliza a área funcional, voltados para quantidade, qualidade, tempo e custo – volume de vendas, participação no mercado, orçamento-programa; contabilidade de custos.  Operacional: focaliza as atividades e o consumo dos recursos - estoque; Just-in-time; quadros de produtividade; controle de qualidade. 1.7. Comunicação É o processo que coordena todas as demais funções. Os elementos que a compõe são:

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Barreiras à Comunicação

    

Filtragem: é a manipulação da informação pelo emissor; Percepção seletiva: o receptor percebe com base nas necessidades, motivações, experiências e características pessoais; Sobrecarga de informação: ocorre quando o volume de informação ultrapassa a capacidade de processamento; Distorção: quando a mensagem sofre alteração, deturpação ou modificação; Omissão: quando certos aspectos são omitidos, cancelados ou cortados.

Canais de Comunicação  Formal: os caminhos e meios oficiais para o envio de informações dentro e fora da organização;  Informais: constituem as redes de comunicação não-oficial que complementam os canais formais. Fluxos de Comunicação Verticais, horizontais (laterais, transversais) e diagonais

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Os fluxos laterais horizontais ou informais de informação ajudam a reduzir as dificuldades de comunicação, diminuem a difusão de boatos e rumores que distorcem as informações nas organizações.

Características da Boa Comunicação          Objetividade e assertividade; Conhecimento do interlocutor (público-alvo) para gerar empatia (colocar-se no lugar no receptor); Compreensão do interlocutor (saber ouvir); Redundância ou repetição: usar canais múltiplos; Linguagem adequada: clara e simples; Preferência pela voz ativa; Correção e Concisão; Fidelidade ao pensamento original; Dar e buscar feedback ou retroação.

Gestão de Redes • As redes de comunicação se configuram através das várias ligações entre atores e parceiros organizacionais, ligados por um objetivo comum, que permitam ligações virtuais com grande capilaridade e participação. Apresenta como dificuldade o controle global.

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TESTES Com relação ao processo organizacional, julgue os seguintes itens. 01.362. (UnB/CESPE /MPU/ 2010). Um dos obstáculos à comunicação no processo organizacional é a avaliação prematura da mensagem pelo receptor. 02.363. (UnB/CESPE /MPU/ 2010). A ordem é um exemplo típico de comunicação colateral no processo organizacional. 03.364. (UnB/CESPE /MPU/ 2010). A comunicação constitui atividade que demanda grande parte da atenção de quem ocupa cargo gerencial. 04.366. (UnB/CESPE /MPU/ 2010). O processo de planejamento contempla a definição dos meios de acompanhamento e avaliação dos resultados. 05.367. (UnB/CESPE /MPU/ 2010). A distribuição do trabalho entre os departamentos faz parte do processo de controle. 06.51. (FCC / TRF 1ª / 2011) Uma característica essencial do planejamento estratégico é: (A) evitar as incertezas ambientais por meio de estratégias detalhadas de ações táticas. (B) centralizar o planejamento nos níveis gerenciais, evitando a descentralização de ações. (C) focar o enfrentamento da instabilidade ambiental de curto prazo. (D) potencializar o efeito sinérgico das competências organizacionais. (E) ser um desdobramento do planejamento operacional setorial da organização. 07.138. (FCC / TRT/8ª Região/ 2010). O processo administrativo possui quatro funções básicas − planejamento, organização, direção e controle. A função de controle é um processo cíclico composto de quatro fases: (A) análise dos resultados; definição de metas; ações de reforço para aplicação de boas práticas e acompanhamento. (B) definição de objetivos; acompanhamento da execução; avaliação e ações de melhoria. (C) acompanhamento da execução; identificação de inconformidades; definição de novos processos e implantação. (D) monitoração dos processos definidos; identificação de inconsistências; implantação e avaliação. (E) estabelecimento de padrões de desempenho; monitoração do desempenho; comparação do desempenho com o padrão e ação corretiva. 08.33. (FCC / BAHIAGÁS / 2010). No processo de comunicação, a percepção e interpretação, por parte do receptor, do significado da mensagem recebida é denominada: (A) codificação. (B) feedback positivo. (C) decodificação. (D) tautologia. (E) resposta. 09.55. (FCC / TCEPR / 2012). Fazer que algo aconteça do modo como foi planejado é a definição de: (A) organizar. (B) coordenar. (C) prospectar estrategicamente. (D) controlar. (E) motivar. Gabarito: 10