Adobe Acrobat X White Paper

Usando o Adobe® Acrobat® X para aumentar a colaboração com o Microsoft SharePoint e o Microsoft Office
Acelere os ciclos de revisão de projetos, integrando os fluxos de trabalho para o SharePoint e plataforma Office
Conteúdo 1: Resumo 1: Desafios da Colaboração 2: Acelere revisões e fluxos de trabalho de marcação 3: Uma solução Adobe Acrobat X 6: Resumo

Esse papel fornece uma visão geral de abordagens para melhorar a colaboração da equipe e promover os ciclos de revisão do projeto, usando o Adobe Adobe Acrobat X com Microsoft SharePoint e Microsoft Office. Acrobat X suporta SharePoint 2007, SharePoint 2010, Office 2003, Office 2007, e Office 2010. Descubra como o novo, embutido SharePoint suporta no Acrobat X leva a colaboração de equipe para um nível mais alto.

Resumo
Atualmente nos mercados globais altamente competitivos, as equipes frequentemente trabalham ao longo de fronteiras geográficas e organizacionais. O projeto de produtos exige entrada e aprovação de várias fontes, em múltiplos formatos, em locais dispersos. A colaboração eletrônica dispõe de pessoal diferente com acesso imediato aos materiais do projeto, acelerando a tomada de decisão e aprovação de ciclos, enquanto que reduz o tempo de recuperação e aumenta a eficiência da equipe. Para entender os benefícios da colaboração digital, muitos departamentos TI implementaram Sharepoint em conjunto com o Office, dessa forma as equipes de projeto que consistem de funcionários, clientes, parceiros e vendedores podem colaborar nos documentos. Mas a habilidade de colaborar eficientemente nos documentos em outros formatos padrão, como PDF, foi restringida. PDF é um padrão provado para a troca de documento com segurança. Documentos no PDF podem incluir uma ampla gama de tipos de conteúdo, eles são exibidos com alta fidelidade, e são acessíveis por todos com onipresença, software Adobe Reader® gratuito. Com a introdução do Acrobat X, as equipes do projeto podem agora trabalhar em colaboração com documentos PDF tão fácil como os documento Office em seus locais SharePoint. A combinação do Acrobat X com SharePoint e Office fornecem um nível de solução empresarial para melhorar a colaboração baseada no documento.

Desafios da Colaboração
De acordo com um recente estudo feito pela Forrester Consulting, “Construindo o Futuro de Colaboração,”* mais de dois terços dos profissionais de conhecimento nos EUA e Europa informam que eles regularmente colaboram com pessoas em diferentes fusos horários ou regiões. Enquanto interações cara-a-cara ou por telefone são as preferidas, os conflitos de programação com frequência resultam no uso de e-mail. Entretanto, o uso de e-mail como ferramenta de colaboração apresenta um número de desafios: • Formato de Arquivo — Distribuir documentos como e-mails em anexo exige que cada recipiente seja capaz de abrir, editar e comentar em vários formatos de arquivo ao longo dos sistemas de operação. • Implantação — Suporte de desktop e manutenção de múltiplos aplicativos, incluindo suporte externo do usuário, tornam-se fatores contínuos. O acesso aos vários sistemas de gestão do conteúdo no local deve ser gerenciado. Além disso, o tamanho dos anexos do e-mail está normalmente limitado uma vez que a replicação de grandes arquivos consomem rapidamente o espaço no servidor do e-mail.

*“Construindo o Futuro de Colaboração,” Forrester Consulting. Julho de 2009, ww.futureofcollaboration.com

Integração Total do SharePoint Acrobat X fornece um número de novas características que se encaixam muito bem dentro de uma revisão e marcação do fluxo de trabalho com SharePoint. como arquivos no computador local. • Acompanhamento do Feedback — Fontes múltiplas de comentários devem ser manualmente rastreados. eliminando a necessidade de digitar novamente textos editados no documento Word. arquivos PDF em bibliotecas de documento SharePoint são diretamente acessíveis do Acrobat. O Acrobat PDFMaker para aplicativos Office permitem aos usuários a iniciar uma revisão compartilhada com um clique. especialmente uma vez que o arquivo viaja para fora do firewall da empresa. Conveniente.• Segurança — O e-mail não está seguro. Além disso. Com Acrobat X. Por exemplo. Acelere revisões e fluxos de trabalho de marcação O Acrobat X estende os serviços de colaboração do Office e SharePoint. formatação para acessibilidade. otimização. o PDFMaker para o Microsoft Word permite aos usuários executar as seguintes funções relacionadas à colaboração digital: • Crie um arquivo PDF de um documento Word que obedeça as definições para segurança. • Crie e anexe um documento PDF em um e-mail. Essas preferências podem ser definidas pelo usuário ou pré-configuradas pela organização TI para apoiar políticas TI. Juntamente com as capacidades de check-in e checkout. providenciando um formato de arquivo provado que pode ser gerado de muitos dos aplicativos de desktop e visualizados e comentados usando o Acrobat ou o Adobe Reader gratuito. Arquivos PDF em uma biblioteca de documento SharePoint são agora diretamente acessíveis do Acrobat através das caixas de diálogos Abrir e Salvar. o Acrobat permite aos usuários adicionar e editar a versão da biblioteca de documento SharePoint e informação de metadados. • Crie e envie um documento PDF para revisão. Em um único clique. ou padrões como um PDF/A para arquivo PDF/X para pré-impressão e impressão. Uma solução de criptografia pode ser exigida. • Importe comentários de um arquivo PDF de volta para o documento original Word. Figura 1. a colaboração de e-mail carece de um método de controle de versão. dependendo da sensibilidade do conteúdo. Adobe Acrobat X White Paper 2 . Quando abrir um documento PDF em uma biblioteca de documento SharePoint. assim como documentos do Office. acesso por um clique a partir do Office O Acrobat X se integra ininterruptamente com aplicativos Office através dos PDFMakers incluindo os add‑ins chamados PDFMakers. o usuário pode verificar o arquivo PDF e verificá-lo novamente no SharePoint diretamente no Acrobat. gerenciados e agregados. os usuários podem rapidamente elaborar arquivos PDF de conformidade padrão de alta qualidade com links de navegação e iniciar um Acrobat com base na revisão do fluxo de trabalho — todos sem deixar a aplicativo do Office. Figura 2.

• Envie convites para revisar o arquivo PDF gerado que inclui automaticamente um link para o documento.Controle do feedback rápido e fácil O Acrobat X aumenta a colaboração da equipe e acelera a revisão eletrônica permitindo aos usuários para: • Iniciar uma revisão compartilhada. A seguir é possível encontrar uma descrição detalhada de cada processo. e os revisores são convidados para dar comentários. As seguintes ações ocorrem quando: • O documento Word é convertido para PDF. Um usuário obtém ou cria um arquivo de origem. O Acrobat entrega as capacidades de revisão compartilhada integrada complemente para o SharePoint. coletando comentários usando um servidor SharePoint. • Automaticamente receba e compile os comentários dos revisores — todos em um documento. • Defina um prazo para revisões. Então o proprietário recebe e organiza comentários dos revisores. • O  usuário é avisado para preparar uma notificação de e-mail para o revisores com um link para o documento. o Acrobat X complementa o SharePoint e a plataforma Office para criar uma solução de colaboração digital contínua e eficiente. Primeiro. Uma solução Adobe Acrobat X Estendendo o nível da abordagem da empresa para a colaboração digital. O usuário clica no botão “Crie e Envie para Revisão” na barra de ferramentas Acrobat X PDFMaker no Word. Iniciando a revisão compartilhada Para preparar uma revisão compartilhada. um documento PDF é criado de um aplicativo Office e carregado para o servidor do SharePoint. Esse exemplo mostra um documento de requisitos de marketing feito em Word. • Veja quem respondeu e lembrou àqueles que não. Adobe Acrobat X White Paper 3 . Figura 3. • Possibilite que os revisores visualizem e complementem os comentários de cada um. 2. 1. um proprietário do documento cria um arquivo PDF e prepara-o para revisão. • O  arquivo PDF é carregado para uma biblioteca de documento SharePoint diretamente do Acrobat X. Há dois grandes processos no fluxo de trabalho de alto nível.

Revisores podem visualizar e responder aos comentários enviados por outros. Feedback de todos os revisores está incluído no documento e pode ser facilmente visualizado no painel de comentários. tornando-a mais fácil. Os comentários são automaticamente coletados e armazenados com a biblioteca do documento no SharePoint. 2. Adobe Acrobat X White Paper 4 . eliminando excessos e reduzindo o tempo de revisão. Figura 5. Gerenciando o feedback dos revisores O próximo passo envolve a revisão do documento. usando Acrobat ou o Adobe Reader (versão 8 ou posterior para revisões compartilhadas com base no SharePoint). Revisores publicam seus comentários para o documento.Figura 4. Acrobat orienta os usuários através do processo de configuração da revisão compartilhada. 3. 1. Revisores aplicam marcações e comentários para o PDF.

O documento PDF final ou Portfólio PDF podem ser arquivados no SharePoint para futura referência. O documento PDF contém os comentários assinados de tempo de cada revisor. • Abra o arquivo PDF sob uma revisão compartilhada para visualizar os últimos comentários. Uma vez que o período de revisão terminou. Adobe Acrobat X White Paper 5 . gratuitamente. • Encerre a revisão. O documento final Word pode então ser convertido para um arquivo PDF e protegido com uma senha para evitar edições.jsp?product=1&platform=Windows. 7. na qual podem ser arquivados para registro ou com a finalidade de conformidade. • Adicione revisores adicionais para a revisão compartilhada atual. Para permitir a busca do texto em arquivos PDF armazenados no SharePoint. 6. o administrador SharePoint pode instalar oAdobe PDF iFilter. 8.adobe. o iniciador de revisão pode usar o PDFMaker no Word para importar algum ou todos os comentários do documento PDF revisado. Com a ferramenta Rastreadora no Acrobat. 5.Figure 6. • Altere o prazo de revisão. o usuário pode combinar esses arquivos para um Portfólio PDF anterior para distribuir a informação para os aprovadores ou acionistas. Se os documentos que acompanham são solicitados para fornecer um contexto adicional. A ferramenta Rastreadora no Acrobat exibi o status de revisão. 4. além de quais revisores responderam e quais não. • I nicie uma nova revisão com os mesmos revisores em um novo arquivo ou em uma nova versão de um arquivo existente. que pode ser baixado em www. desse modo os comentários não podem ser mais enviados pelos revisores. o iniciador de revisão pode: • Enviar mensagem para os revisores.com/support/downloads/product.

vídeo compatível Adobe Flash® Player. O Acrobat X com SharePoint e Office proporciona uma solução de colaboração digital mais segura e de fácil implementação. agregação de comentários e capacidades de arquivamento. os destinatários podem melhor entender o contexto e mais facilmente navegar através de múltiplos documentos relacionados. rastreamento de resposta. para visualização online ou offline. anexos. os usuários podem também inserir áudio. Adobe Acrobat X White Paper 6 . O PDF é um formato universal que permite praticamente qualquer um de visualizar conteúdo digital da forma exata com que o autor pretende. Isso fornece uma trilha de auditoria que deve surgir questões sobre o conteúdo do documento final. 4. Com um Portfólio PDF. e mídia interativa para arquivos PDF. o Acrobat ajuda a controlar o acesso e evitar edição não autorizada. completa com conversão de documento. 3. Implantação — O processo de revisões compartilhada no Acrobat reduz o apoio interno e externo do desktop e a manutenção de múltiplos aplicativos.Figura 7. campo de formulários. praticamente por qualquer pessoa que utiliza o Acrobat ou o Adobe Reader gratuito. notificações dos revisores. Com Acrobat. Resumo Complementando o SharePoint e a arquitetura Office. o Acrobat X inclui as ferramentas de sanitização e redação melhoradas para auxiliar na remoção da informação sensitiva — incluindo metadados ocultos. O armazenamento do servidor de e-mail e a largura de banda da rede. é otimizada desde que o processo de revisão junte-se aos documentos armazenados no SharePoint. Durante a revisão. Formato de Arquivo — Acrobat é a forma mais confiável de criar arquivos PDF ao longo de uma ampla gama de aplicativos. comentários individuais podem ser atribuídos como status. Acompanhamento do Feedback — O Acrobat X fornece a revisão do iniciador com a habilidade para rastrear e manter um registro das respostas de cada revisor. independente da plataforma de hardware ou software. 2. Acrobat auxilia em uma maior proteção de arquivos uma vez que eles deixaram o repositório do SharePoint. Segurança — Enquanto o SharePoint fornece acesso seguro para documentos. o Acrobat X permite que organizações implementem rapidamente e eficientemente uma solução de colaboração digital mais segura. camadas e marcadores de livros — de documentos antes de compartilhá-los com outros. anotações. 1. Também. Com proteção de senha e poderosa tecnologia de criptografia 256-bit AES. fornecendo feedback em tempo real para os revisores.

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