Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Introdução A permanente necessidade da redução dos custos nas empresas tem colocado as decisões relativas a compras, armazenamento e stocks, num patamar de crescente importância, no contexto da melhoria da competitividade organizacional. Tendo há muito sido identificada como a área funcional com maior peso nos custos das empresas, igualmente vista como um importante sector gerador de mais valias, contri!uindo para o lucro das organizações, pela via da redução dos custos. "um contexto econ#mico interno e externo particularmente dif$cil, como o %ue

presentemente se vive, torna&se ainda mais evidente a importância estrat gica desta área da empresa, %ue tem merecido ao longo dos anos a atenção dos te#ricos da gestão. 'econhecendo a importância crescente das compet(ncias neste dom$nio e sendo a gestão do aprovisionamento um dos elementos !ase para a gestão de stocks, este tra!alho de!ruçar&se&á so!re os factores determinantes para uma gestão eficaz do aprovisionamento. )u se*a, considerar as caracter$sticas da unidade hoteleira de refer(ncia, a implementação f$sica do economato, a implementação de sistemas organizacionais e de controlo +documentação interna e externa,, assim como a adopção de politicas de compras e de gestão de stocks ade%uadas.

Rosário Barros

Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro I - O aprovisionamento Hoteleiro A a%uisição de g neros e mercadorias constitui uma das maiores preocupações do hoteleiro, não s# pela necessidade de manter o esta!elecimento permanentemente a!astecido, como, ainda, pelo facto de as referidas mercadorias deverem corresponder, em %ualidade e preço, aos verdadeiros interesses e exig(ncias da exploração. .ortanto, torna&se indispensável a cola!oração entre todas as secções envolvidas, com vista / o!tenção das mercadorias necessárias, com a %ualidade exigida, ao melhor preço e em tempo 0til. "o entanto, não se trata apenas de uma %uestão organizacional em termos de politicas de gestão. Trata&se, pois, de criar infra&estruturas materiais e humanas %ue sirvam os prop#sitos da gestão do aprovisionamento e por se%u(ncia, os da empresa. )u se*a, deverão ser criadas condições, desde o Layout do economato, formação tica e profissional dos cola!oradores aos sistemas de gestão e controlo, para %ue se efective uma gestão eficaz.

1) Enquadramento A 1estão do Aprovisionamento 2oteleiro, assim como em todas as empresas, deverá ser adaptada / realidade das necessidades da organização em causa. .ois, dependendo da sua dimensão será #!via a proporcional complexidade da gestão. .osto isto, para um melhor entendimento da 1estão do Aprovisionamento 2oteleiro aplicado a um caso prático, o estudo terá por !ase o 32otel 4ondego5. ) referido hotel, em!ora o!*ecto de estudo de um mero pro*ecto, representa perfeitamente uma realidade concreta.

6
Rosário Barros

Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro  Identifi ação da !nidade Hoteleira

2otel 4ondego 77777 8 1olf 9 :pa Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

H ot e l**** Mond e go

G olf& Spa

"ara ter#sti as do $otel

) empreendimento hoteleiro localiza&se a B km do centro da Cigueira da Coz, numa zona estrat gica de acesso e em harmonia com o meio am!iente. Hstá inserido numa zona verde de !eleza 0nica, >uarcos, reunindo todas as condições ideais para a sua actividade e constitu$do porD - Hdif$cio com B pisos, - Fampo de golf de I !uracos, com @<Jm6 - .iscina exterior +6<mxB<m, K - para crianças 6 Fourts de t nis

   

) edif$cio composto porD Audit#rio com capacidade para 6B< pax, com e%uipamento para tradução simultâneaL      >ar com capacidade para -<< pessoasL Business Center; FozinhaL 'estauranteM:ala de !an%uetes com capacidade para 6<< paxL B :alas polivalentes +? x -<<m6 e 6 x @Bm6,L

?
Rosário Barros

Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro    :.A +piscina e ginásio,L 6 Hspaços comerciais +A<m6 e ?<m6,L -6< Nuartos distri!u$dos pelo -G ao ?G andarD & =O Nuartos duplos, & A< Nuartos tPins, & A :uites *unioresL    6< Apartamentos T-, no AG andarL .ar%ue autom#velL Qavandaria.

 'erviços

Espe ifi aç%es do departamento de Alimentação e Be&idas

) 2otel oferece os serviços ditos tradicionais da hotelaria, com a particularidade de os apresentar de forma melhorada e inovadoraD :erviço de >uffet para os pe%uenos&almoçosL Almoços e *antaresL Room service; Cocktails, recepções, coffee-break, brunch e outros serviços de alimentação e !e!idas de apoio a reuniões, congressos e outros eventosL  >an%uetesMFatering.

   

"o(in$a As instalações da cozinha *á conferem as câmaras de refrigeração e congelação, assim como os espaços destinados aos tu! rculos, legumes e frutos, produtos lácteos e charcutaria, para respectivo armazenamento e utilização. Hsta opção tem como o!*ectivo o de evitar a duplicação do e%uipamento de conservaçãoMrefrigeração e congelação +cozinha e economato,. .or outro lado, atri!uir a responsa!ilidade directa de produtos de fácil deterioração a %uem det m melhor conhecimento t cnico e prático para uma gestão ade%uada.

A
Rosário Barros

Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro Hstes produtos alimentares deverão ser armazenados por g neros +frutos e legumesL tu! rculosL produtos lácticosL charcutariaL peixe frescoL peixe congeladoL carne frescaL carne congelada, em zonas aut#nomas, com caracter$sticas espec$ficasD 'ede de saneamento e drenagemL .ortas com isolamento t rmicoL .avimento de fácil higienização e antiderrapanteL 'evestimento interior de azule*oL 4#dulos ou elementos com!ináveis de refrigeração e de congelação, munidos de prateleiras, term#metros e outros utens$lios, consoante o fim a %ue se destinaL   Term#metro no interior de cada zonaL Rluminação.

    

A recepção destes produtos será feita, sempre, pelo economato %ue depois de conferir +o documento do fornecedor com a nota de encomenda, o peso, %uantidade, %ualidade e estado de conservação, *untamente com o chefe de cozinha,, imediatamente os transfere para a cozinha. :erá esta!elecido um horário para a recepção das diferentes mercadorias de acordo com a disponi!ilidade do chefe de cozinha afim de proceder ao controlo ade%uado das referidas mercadorias.

)) Implantação do e onomato S designada de economato as instalações onde são armazenadas as mercadorias e outros artigos necessários /s actividades do 2otel. A sua implementação f$sica deveria ser sempre o!*ecto de estudo pr vio a%uando a pro*ecção ar%uitect#nica do edif$cio com vista / renta!ilização do espaço, /s acessi!ilidades intersecções e ao acondicionamento #ptimo das mercadorias.

B
Rosário Barros

everá ter a seguinte configuraçãoD  . .everá ser um local !em ventilado e afastado das canalizações de água %uente. *unto do local da recepção de mercadorias. fresco e seco. . ou se*a. pr#ximo da cozinha e das secções %ue mais afluem aos seus serviços.. O Rosário Barros .emperatura A temperatura do economato deverá ser controla. ) local de acesso para os fornecedores deverá ser independente e isolado dos circuitos dos h#spedes e dos clientes do hotel +internos e externos.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro  *a+out "este caso situar&se&á na cave do edif$cio.

.e fácil acesso. mais vezes se 3socorrem5 da secção do economato. .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro  -ateriais. . rampa de acesso a monta&cargas e circuito amplo para mano!ras. relativamente ao exterior. /s secções %ue pela natureza das suas actividades. em termos de circuitos internos. as acessi!ilidades do economato deverão ser condicionadas e a mesmo tempo de fácil acesso. Hstes deverão ser constitu$dos por corredores amplos e com espaço suficiente para a circulação de monta& cargas. Fondicionadas.. permitindo o acesso exclusivo aos fornecedores %uando estes estiverem previstos ou 3agendados5.everão oferecer condições de cargaMdescarga ade%uadas +porta larga. = Rosário Barros . onstrução ) economato deverá constru$do de forma a prever %ual%uer situação %ue ponha em perigo o estado de conservação dos produtos armazenados eMou os intervenientes %ue nele operam.everáD * :er revestido material lavável e antiderrapanteL * Hstar isolado contra pragas e humidadesL * Ter sistema de ventilaçãoMrenovação de arL * Ter sistema de saneamento e drenagemL * Ter alarme contra inc(ndiosL * Ter iluminação ade%uadaL  A essi&ilidade Fomo *á foi referido.

@ Rosário Barros . * Term#metro infra&vermelho. deveremos ter em consideração os aspectos seguintesD  Equipamento ) e%uipamento necessário para o economato seráD * . * 1arrafeiras. computador.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro /) Or0ani(ação f#si a do e onomato A organização do espaço do economato deverá convergir para a economia do esforço e do espaço e ao mesmo tempo de utilidade prática e de fácil controlo. * QuvasMe%uipamento de protecção individual. constantemente aferidas * 4anual de !oas práticas. * Farro monta&cargas. cadeira. * :ecretária. * 4esas de apoio. * CacasMT&acto. calculadora. * >ancadas de apoio. * Tinas com água canalizada. * Fontentor de lixo. * Hxtintores e sistema de alarme contra inc(ndios. * Hscadote.osto isto. ar%uivo.rateleiras de material resistente e lavável. telefone. . * Ar%uivo. * >alanças. * Ta!ela de temperaturas. material de escrit#rioMpapelaria.

Nuanto /s duas primeira áreas optou&se pela sua independ(ncia f$sica face / terceira. %ualidade e preço. armazena. um pe%ueno compartimento destinado ao lixo proveniente das em!alagens das mercadorias rece!idas %ue no final do dia deverá ser removido para o exterior e o espaço deverá ser higienizado. reservado ao ec#nomo para o exerc$cio das suas funções com algumas paredes em vidroL e a terceira. deverá haver uma zona de recepção de mercadorias. conserva e distri!ui as mercadorias e artigos diversos destinados / exploração das cantinas. antes de serem encaminhadas para os respectivos locais de armazenamento ou consumo.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro  -ovimentação1 'u&divis%es e "ara ter#sti as das su&divis%es Fonforme está desenhado na figura no ponto 6 (layout. a natureza dos produtos a armazenar re%uer o seu isolamento como medida preventiva dos riscos de contaminação ou deterioração. e a zona de armazenagem. situada entre a porta para o exterior +acesso aos fornecedores. com o discriminado nas notas de encomenda ou simples re%uisições. refeit#rios e esta!elecimentos similares. Hste local destina&se / recepção de mercadorias ad%uiridas no exterior. %uando devidamente autorizado. "esta 0ltima está inclu$da a cave geral. guia de remessa ou venda a dinheiro. toma provid(ncias para %ue os produtos se*am I Rosário Barros . para al m do corredor de acesso /s restantes secções do hotel. Hxiste.arefas administrativas do e onomato Hc#nomo.. A zona de armazenagem está repartida por %uatro espaços independentesD um destinado / armazenagem dos produtos de higiene e limpezaL outra destinada aos artigos de papelariaL o ga!inete +ou espaço e e%uipamento. a maior. 'ece!e os produtos e verifica se coincidem. pois. pesadas ou contadas. em %uantidade. 2) . o tra!alhador %ue compra. e%uipada com garrafeira para melhor acondicionamento e controlo das !e!idas alco#licas. onde deverão ser conferidas pela nota de encomenda e pelo documento %ue as acompanha +factura. verificadas %uanto ao seu estado de conservação eMou prazos de validade. destinada aos restantes produtos alimentares.

com vista a manter as exist(ncias m$nimas fixadas superiormente e tam! m as dos artigos de consumo imediatoL procede periodicamente a inventários das exist(ncias. +limites de temperaturas e higiene e segurança dos alimentos. em %ue pode ser assistido pelos serviços de controlo ou por %uem a direcção determinar. e pelo documento %ue as acompanha +factura. fornece as secções de produção. de acordo com a legislação sanitária e salu!ridade. . )rdena e vigia a limpeza e higiene de todos os locais do economato.e um modo geral. sa$das e devoluções. dever&se&á implementar algumas regras importantesD * Fumprimento das normas do 2AFF.. prazo de validade e. uma !oa gestão.  Arrumação Uma !oa metodologia organizacional na %uestão da arrumação dos artigos para stock proporcionará. consoante a sua naturezaL responsável pela sua conservação e !eneficiação. venda e manutenção dos produtos solicitados. %uando este serviço for da compet(ncia do economato. preço acordadoL devolver %uando esta não apresentar os re%uisitos exigidosL registar a entrada das mercadorias no sistema informáticoL ar%uivar a documentação ou %uando for o caso encaminha&la para a secção de compras +facturas ou vendas a dinheiro.L a sua %ualidade. eventualmente.. sempre. Cornece a esta nota pormenorizada *ustificativa das eventuais diferenças entre o inventário f$sico e as exist(ncias anotadas nas respectivas fichas e responsa!iliza&se pelas exist(ncias a seu cargo. guia de remessa ou venda a dinheiro. ela!ora as re%uisições para os fornecedores %ue lhe se*am determinadas. . as funções do ec#nomo difundem&se nas tarefas administrativas do economato %ue sãoD  Re epção Fonsiste no rece!imento das mercadorias entregues pelos respectivos fornecedoresL conferimento das mesmas pelo encomendado +nota de encomenda. estado de conservação. mant m sempre em ordem os ficheiros de preços de custo.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro arrumados nos locais apropriados. escritura as fichas e mapas de entradas. -< Rosário Barros . um !om controlo e por conseguinte. mediante as re%uisições internas devidamente autorizadas.ara o efeito.

* :eparação e distri!uição segundo a tipologia dos artigos e prazos de validade +sistema CRC). os artigos mais pesados. desvios e inventariação..  "onservação A conservação consiste no controlo entre o inventário permanente versus o inventário de contagem e na higienização do e%uipamento e local. Hm termos administrativos dever&se&á proceder / eti%uetagem para identificação de produtos espec$ficos aplicando o princ$pio de rastrea!ilidade com utilização de má%uina apropriadaL seguir a metodologia organizacional de forma a facilitar o controlo da deterioração. II . * . deverão colocar&se nas prateleiras mais acess$veis os artigos mais fre%uentemente re%uisitados. sempre no mesmo local. * )s artigos deverão ser colocados nas prateleiras.ara uma maior rapidez do serviço e economia dos esforços. * "as prateleiras mais !aixas. assinada pelo responsável da secção e na actualização do inventário.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro * )s artigos deverão ser agrupados por g neros e acondicionados no mesmo grupo de prateleiras.  *evantamento Hsta tarefa refere&se a processo de atender /s necessidades das outras secções.  3istri&uição V o processo de transfer(ncia de mercadorias do economato para a secção re%uisitante.se torial do Hotel -Rosário Barros .Or0ani0rama departamental. para maior facilidade do serviço e inventariação. e seu registo no sistema informático. mediante re%uisição interna.

or outro lado.artindo do princ$pio de %ue o 2otel 4ondego ainda irá iniciar a sua de actividade. este tra!alho de pes%uisa e contacto deverá ser efectuado por uma secção especializada.u!licasM Foord. -6 Rosário Barros . de forma a poder con*ugar os recursos dispon$veis com as necessidades emergentes +criando..irecção A9> Fonta!ilidad eMCinanceiro FomercialM 4arketing Alo*amento 'ecursos 2umanosM Nualidade 'elações . Uma vez %ue ainda não existe um sistema de a%uisições ao exterior implementado com uma !ase de dados de potenciais fornecedores para todas as mercadorias previs$veis. uma 3esp cie5 de pressão estrat gica para a procura das melhores soluções. verificou&se a necessidade da exist(ncia da secção de Fompras. A estrutura hierár%uica representada pelo seguinte organigramaD 3ire ção Assistente .1rupo s 4anutenção Fozinha 'estaurante >ar Hconomato Fompras Andares 'ecepção Qavandaria Fopa FafetariaM 'oom service . . tam! m. )u se*a.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro ) 2otel 4ondego dispõe de =6 cola!oradores distri!u$dos pelos vários departamentos e secções. a secção de compras pertencerá ao departamento CinanceiroMconta!ilidade. será de toda a conveni(ncia %ue esta secção este*a directamente envolvida com as %uestões financeiras do 2otel.

o economato estará hierar%uicamente su!ordinado ao departamento de Alimentação e !e!idas. apresento o seguinte es%uemaD Fompras Hconomato 'ecepção das mercadoria s Hconomato Qocais de armazenam ento :ecções . -? Rosário Barros .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro . mediante autorizaçãoMassinatura do .ortanto. mediante aprovação do .epartamento CinanceiroMconta!ilidade.apelaria Armaz m . Hm termos funcionais. )utras secções  Faracter$sticasD 'e ção de ompras * Fonhecimento da gama de produtos utilizados pelo hotel.irector de A9>. mas para o!ter mercadorias do exterior deverá recorrer / secção das compras.eixe Htc. %ue por sua vez procederá /s respectivas a%uisições.rodutos higiene e limpeza Fozinha Fave Wleos e azeites Hspeciarias FereaisM arroz 4assas aliment$cias Carinhas 'efrigerant esM água )utros artigos Qegumes Qácteos .

em cola!oração com o departamento de Fonta!ilidade.roceder /s a%uisições necessárias para todos os serviços.eve tra!alhar em estreita cola!oração e satisfazer o mais rapidamente poss$vel as necessidades do economato.esencadear os procedimentos de consultas ade%uados /s a%uisições. * )rganização e controlo dos documentos referentes /s transacções comerciais e intersecções para imputação de custos. * )rganizar e controlar os processos de compras e consultas para a%uisição de !ens e serviços. com !ase na consulta aos dados dispon$veis. * 'ealizar prospecções do mercado com vista a localizar os fornecedores e artigos necessários / actividade do hotel. * . procedendo / actualização do respectivo registo. nomeadamente atrav s da vigilância de prazos e verificação de %uantidades e %ualidades.romover a consulta.. designadamente no %ue respeita /s suas capacidades e condições de fornecimento. ao seu compromissoL * . * Xisita os mercados para se dar conta das condições de compra mais favoráveis. prepara os contratos de compra para o director A9>. * Hla!orar as notas de encomenda. recepção. avisando os fornecedores em caso de atraso na entrega dos !ens e serviços. procedendo.eve conhecer os princ$pios de conta!ilidade.eve estar sempre ao corrente dos preços do mercado e ter muita experi(ncia em compras (conhecimento so!re as formas de negociar. análise e relat#rio das propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores de serviços +ela!oração de mapa comparativo de preços propostos. * :e necessário.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro * . -A Rosário Barros . * Fola!orar na apreciação das propostas de fornecimento. * . * . * . ap#s ade%uada instrução dos processos. * Hfectuar análises so!re os fornecedores. * Fontrolar os prazos de entrega dos !ens. * .roceder ao controlo das compras ou contratos.

uma politica de compras deverá conferir os seguintes aspectosD * :er esta!elecida pela . crit rios de selecção de fornecedores. assim como os respectivos custos.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro * 'ece!er as facturas relativas aos fornecimentos executados e garantir a sua confer(ncia com o processo de despesa promovido pela secção e posterior envio da factura para a conta!ilidade. por outro. prazos de pagamento.As aquisiç%es A a%uisição de mercadorias a função %ue consiste em a!astecer a empresa e colocar / sua disposição. . de pagamento e de prazo de entrega. tam! m as empresas hoteleiras devem definir uma politica de compras %ue assegure o !om funcionamento das suas operações. de %uantidade. "este sentido. nas melhores condições de preço. III . dever&se&á analisar os seguintes elementosD 1) 4oliti a de ompras Y semelhança de %ual%uer empresa. * Fonsiderar as condições e espaço dispon$vel de armazenamento. e garantam o menor investimento poss$vel. por um lado. nomeadamente na gestão de stocks.ara %ue este processo produza resultados #ptimos para a empresa a todos os n$veis. -B Rosário Barros . * 'ecepção de facturas conferidas pelos serviços re%uisitantes e promovendo o envio para a Fonta!ilidade para li%uidação. * Fonvergir a escolha dos tipos de produtos para cada tipo de clientela. de %ualidade.irecção do 2otel. todas as mercadoria e produtos necessários / sua actividade.

• • Fompras & :erviço %ue efectua e gere o processo de a%uisição de um !em. de um !em. Nuando uma secção necessita de um !em pede&o / secção de Hconomato atrav s de uma 'e%uisição interna. de um modo 0nico e gen rico. os !ens ad%uiridos. :e não houver no economato. de um modo provis#rio. * As condições gerais do mercado +por exemploD aprovisionamento antes da su!ida dos preços.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro * A Qocalização dos fornecedores seleccionados ou possiveis. 6. a!aixo designo as entidades intervenientes num processo de a%uisição de um !em. Cirma & Hntidade pass$vel de consulta para fornecimento e %ue pode vir a ser Cornecedor. ) Hconomato verifica a exist(ncia do !em em armaz m. A. • • • :ecção & Hntidade pertencente ao hotel e %ue consome !ens. )) 4ro esso de ompra . Hconomato & :ecção %ue gere o material em stock e a sua entrega /s outras :ecções do hotel e o espaço onde são depositados. entregue / secção -O Rosário Barros . aproveitamento dos preços de %uantidade. ?. :e houver no economato o !em pretendido este acompanhado da c#pia da re%uisição interna.ara uniformizar e simplificar a descrição do sistema de a%uisições. as várias fases %ue integram o fornecimento. Cornecedor & Hntidade designada para fornecer. de um !em a uma secção. Fom estes intervenientes definidos. afim de poder prever a facilidade de entrega ap#s encomenda das mercadorias.. ou *á fornecedora. podem descrever&se do seguinte modoD -. dá&se in$cio a um processo de a%uisição atrav s da secção de compras.

no caso do 2otel 4ondego..Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro B. @. -= Rosário Barros . A secção de compras efectua o processo de consulta ao mercado e tomada uma decisão de a%uisição de um !em a uma dada Cirma. efectivamente armazenadas ou transferidas para a secção re%uisitante +%uando for o caso da transfer(ncia. . o !em ou as mercadorias são registadas no sistema informático +nas entradas... o ec#nomo deverá efectuar o registo nas sa$das de mercadorias e anexar o documento %ue acompanha as mercadorias previamente re%uisitadas & re%uisição interna.. "o caso dos produtos perec$veis ou frescos.epois serão.or outro lado. pode ser no economato ou na secção. como tam! m %ualidade do produto final. as compras deverão ser feitas diariamente ou dois em dois dias +dependendo da localização dos fornecedores. a compra uma tarefa de grande responsa!ilidade. =. a %ual direcção do departamento a %ue pertence +A9>. deverá ser efectuada a encomenda do mesmo produto. ) Cornecedor. em função do consumo m dio diário e do seu tempo de aprovisionamento previs$vel. desde a sua encomenda at / sua entrega na unidade hoteleira. A entrega. "o entanto. %uem acusa a recepção do !em Hconomato atrav s da recepção da 1uia de remessaMCactura CornecedorMXenda a dinheiro. devido / necessidade do seu consumo imediato e /s oscilações da procura +previsão de clientela & estimativa mais concreta. O. produtos de limpeza. Ap#s entendimento de !oa recepção do !em +%ue se torna pass$vel de pagamento.. papelaria. . o do formalizada por uma 'e%uisição oficial ou "ota de encomenda. entrega o !em ao 2otel. deverá ser estipulado um stock m$nimo para cada produto. ficha do produto e secção de armazenamento. pois não s# envolve o ponto a partir do %ual definido o custo e a elevadas despesas. !e!idas. aprovada e assinada pela "o entanto. ap#s a recepção da 'e%uisição oficial ou "ota de encomenda. dependendo do tipo de !em. as mercadorias em geral +mercearias. )u se*a. então. deverão ser encomendadas pela gestão do stock m$nimo. Nuando o produto atingir o stock m$nimo +%uantidade m$nima previamente calculada.

Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro )u se*a. * 'eserva inating$vel 8 refere&se / %uantidade de exist(ncias do n$vel m$nimo de stock %ue assegura a actividade do hotel. a %uantidade de exist(ncia %ue irá ser consumida representada pelo segmento de recta F. interceptando o n$vel do pedido automático at a n$vel m$nimo num intervalo de tempo. em a!soluto.L o segmento do recta A>. Hste sistema de controlo em termos de ponto de compra pode seguinte gráficoD representado pelo -@ Rosário Barros . num intervalo de tempo. não se pode prever. sendo os serviços previs$veis.. representa a %uantidade de exist(ncia consumidas desde o n$vel máximo de stocks. esta reserva nunca deverá !aixar.Hxcedendo representa um custo agravado. * "$vel m$nimo 8 %uantidade de exist(ncias de um produto %ue deve haver sempre em stock. para proceder /s respectivas a%uisições +durante o processo de reposição do stock. deverá existir um sistema de controlo das exist(ncias informatizado de forma a permitir uma actualização dos stocks permanente assessorada pelo registo das entradas e sa$das de mercadorias para a determinação dos n$veis decis#rios de um produtoD * "$vel máximo de stock 8 %uantidade de produto máxima tolerada em stock. Fomo. * "$vel do pedido automático 8 %uantidade de produto em stock so!re o %ual o sistema avisa a secção de compras +ponto F. na prática. as %uantidades a consumir.

-I Rosário Barros .er$odos de alteração inerentes / natureza dos produtos. o transporte das mercadorias. * Nualidade do produto pretendida +caracter$sticas espec$ficas. / rotatividade de stocks e a sua distri!uição pelas secções do hotel com a devida anteced(ncia e efici(ncia.ortanto.. a expressãoMlevantamento das necessidades de produtos e serviços pr#prios da actividade do hotel. * Hspaço dispon$vel para a armazenagem * .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro 7uantidade 5#vel má6imo 5#vel de pedido automáti o A C 5#vel m#nimo Reserva inatin0#vel . o processo de compra tem por !ase. ou se*aD * Tipo de produto ou serviço a comprar.4onto r#ti o )s n$veis de stocks deverão ser calculados considerandoD * 'itmo de compra face / sazonalidade +determinar a variação da procura segundo as estações do ano. * Nuantidade necessária a comprar tendo em conta os desvios ou perda. face /s condições de armazenamento..empo D B . para al m da informação ou o conhecimento das entidades %ue poderão satisfazer essas necessidades +fornecedores. . * . o orçamento dispon$vel e a %uantidade do stock m$nimo.razo de entrega e validade do produto +carácter de deterioração. gastos com o armazenamento. as promoções.

/) Re epção das mer adorias A recepção das mercadorias consiste em garantir de %ue o hotel está a rece!er os produtos na %uantidade e %ualidade solicitados.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro * . 'esumindo. são factores %ue interferem no preço final do produto a pagar pelo consumidor. a escolha da%uele produto. * When? 8 Nuando comprar e %uando %ue se vai utilizar. * Where? 8 )nde comprar e onde armazenar * Why? 8 .edido de compra e respectivos procedimentos. %ual a %uantidade.ara %ue a recepção das mercadorias se*a !em sucedida dever&se &a verificar os seguintes re%uisitosD o seu feita a sua transfer(ncia directa para as secções. sempre. proceder  4essoal da re epção ) ec#nomo será o responsável pela recepção de todos os produtos. %ualidade e preço. os fundamentos do processo de compra regem&se pelo guiaM%uestionário dos A Z[sD * What? 8 ) %ue comprar. . * . %uando não verificadas as caracter$sticas dos produtos exigidas. assistido pelo chefe de cozinha cu*a função devolução dos produtos. 6< Rosário Barros determinante para a !oa recepção ou . %uantidade. ou. 4as.or%u(. ao preço acordado e de %ue acondicionamento ade%uado na armazenagem ou / devolução imediata. pois.reço %ue o hotel está disposto a pagar. prazo de entrega e custo da transformaçãoMprodução. 3o preço saudável5 ou 3*usto5 considerando %ualidade. %uando se tratar de produtos perec$veis com destino / secção da cozinha deverá ser.

a recepção de mercadorias deverá ser de fácil acesso e ade%uadas /s cargas e descargas de mercadorias. * ...Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro . tais comoD * Ter um conhecimento perfeito das diferentes mercadorias e uma grande compet(ncia relativa /s %ualidades dos produtos alimentares e aos meios de proceder / sua conservação.eve ser conhecedor da origem dos produtos %ue compra. * .  8a ilidades para a re epção Fonforme *á foi mencionado.. * Fonveni(ncia administrativa a n$vel de gestão de stocks.eve cooperar. 6Rosário Barros .isponi!ilidade dos intervenientes +chefe de cozinha e ec#nomo.eve conhecer os princ$pios de conta!ilidade. ) circuito deverá ser independente dos restantes circuitos de tal modo a %ue estes não percepcionem a sua exist(ncia. m(s e hora. * .eve ser met#dico. deverá auferir de caracter$sticas espec$ficas. em termos de calendarização +dia da semana. cola!orar e ser eficaz na satisfação dos pedidos de todas as secções. organizado e responsável.eve aprimorar na sua conduta tica e profissional. * Fumprir os sistemas implementados de gestão. ) planeamento para a recepção de mercadoria.ara desempenhar o cargo de ec#nomo do hotel 4ondego. * . * . deverá ser ela!orado de acordo com os seguintes aspectosD * . * 'egularidade dos consumos versus entregas +rotação de stocks. * 4ovimentação do hotel +nas horas de menor actividade no hotel. controlo e segurança alimentar.

* Hspecificação da secção armazenadora +economato ou outra. conservação e segurança alimentar. %ualidade. mas não previs$vel. "o entanto..esos 66 Rosário Barros .  Re0istos de re epção Ap#s a verificação na recepção da mercadoria deverá ser feito o registo da operaçãoD * Hntrada da factura * Hntrada da mercadoria +actualização dos stocks. auditoria / recepção afim de inspeccionar o processo da recepção de mercadoriasD ) auditor deverá verificarD * . etc. para onde a mercadoria vai. espaço.. alguma legislação +organização.everá ser feita regularmente. operacionalidade especifica do sistema informático ou manual.. lavat#rios. nunca demais referir a importância das condições t cnicas e administrativas essenciais para %ue as normas se cumpramD * Hstrutura f$sica +acessi!ilidades. * H%uipamento ade%uado +!alanças. ou devolução +registo da nota de devolução. estado de conservação e preço.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro  Espe ifi aç%es das normas de re epção ) procedimento !aseia&se na comparação das guias de remessa ou facturas com as notas de encomenda e por meio de uma inspecção f$sica dos produtos entregues +%uantidade. * Fonhecimentos * Fonhecimento t cnicos de +cálculo.  Auditoria 9 re epção .

renta!ilizar a !aixo custo. .articularmente. dos %uais.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro * Nualidade dos produtos * Qançamentos no sistema informático * . o responsável pela conta!ilidade encomenda. deverá especificar na nota de encomenda o produto ou produtos pretendidos. a data da compra e a %uem comprar. o preço unitário previamente acordado e outras o!servações. as %uantidades necessárias.  Autori(ação da ompra %ue irá validar a "o caso do hotel 4ondego. deverão ser tomadas as decisões relacionadas com as %uantidades. neste caso o responsável pela secção de compras. nas compras para %ue o controlo se efective de uma forma #ptima dever&se&á verificar os seguintes etapasD  Espe ifi aç%es da ompra ) responsável pela compra. sempre %ue necessário.razos de validade * Fonservação das em!alagens e produtos * Armazenagem seguindo o sistema CRC) 2) "ontrolo da ompra A exist(ncia de um mecanismo de controlo para as compras proporciona / gestão do hotel alcançar os seus o!*ectivos.  "oordenação da ompra "esta etapa. 6? Rosário Barros . deverá ser assinado pelo responsável da secção de compras e pelo director do departamento a %ue a secção re%uisitante pertença. ) resultado +nota de encomenda.

!ar. e como *á foi referido nos pontos 6 e ?. Hsta área de armazenamento deverá estar !em e%uipada e organizada de forma a permitir o seu perfeito conhecimento paraD variável existindo alguns o Arma(enar os produtos . I: . o espaço deverá ser ade%uado / dimensão do hotel e a sistema de armazenagem implementadoD mercearias. * Xerificação dos stocks em armaz m +stock m$nimo e máximo. alo*amento. etc.ara o hotel 4ondego. artigos de papelaria e artigos de limpeza.. 6A Rosário Barros . etc.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro  Auditoria da ompra "a auditoria da compra deverá constar os aspectos a!aixo descriminadosD * Utilização dos fornecedores seleccionados * Análise dos fornecedores seleccionados relativamente /s condições mais favoráveis +preços.. o!*ecto de estudo neste tra!alho.A arma(ena0em A superf$cie necessária para os locais de armazenagem factores a ter em consideraçãoD * Qocalização do hotel * Cacilidades de a!astecimento * Tipo de clientela * Foeficiente de utilização do restaurante. prazos de entrega. vinhos. para o economatoL os produtos perec$veis ficarão armazenados na cozinha. * :azonalidade do hotel.

por artigo. os mesmos serão colocados na parte da frente da prateleira +local especifico para a armazenagem do seu tipo de artigo. em armaz m. . por artigo. por secção.L * A consulta dos pedidos de compra do economato. por secção ou por artigoL * A actualização imediata de exist(ncias. o primeiro artigo a dar entrada no stock será o primeiro a ser consumido. para al m da !oa organização em termos de acondicionamento das mercadorias. sempre %ue ha*a reposição de stocks +novas entradas de artigo. 3o umentação A exist(ncia de um processo documental !em organizado permiteD * A consulta. data de re%uisição ao fornecedor e tempo necessário para entrega. Hste sistema consiste na utilização para consumo dos artigos mais antigos para o mais recente.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro o *o ali(ar os produtos mais anti0os ) m todo mais eficaz para a localização dos produtos mais antigos. por fornecedorL * ) registo de notas de devolução e a sua consulta. tam! m *á referido.ara facilitar o acesso a estes artigos. dos artigos re%uisitados e ainda não integralmente fornecidosL * A consulta de sa$das de materiais do armaz m. ou entre datasL * A satisfação dos pedidos das secçõesL * A entrada. por artigoL 6B Rosário Barros . de artigos referentes a uma "ota de encomendaL * A consulta de entradas de artigos em armaz m. por direcção M departamento.. por data. %uando da entrada ou da sa$da de materiais do economatoL * A actualização imediata do valor das exist(ncias e do custo m dio unitário dos !ens em armaz mL * A valorização de todos os artigos fornecidos /s secções +imputação de custos. pelo armaz m. : .. ou se*a. por data. com respectiva situação. a utilização do sistema de 1estão CRC).

com !ase no comportamento o!servado do consumo durante um per$odo anteriorL * A gestão de um classificador de artigos. por grupo e su!grupo. independentemente da exist(ncia do sistema informático. permitindo&se ainda a consulta por c#digo do artigo ou por ordem alfa! ticaL * A localização f$sica em armaz m de cada artigoL * A definição de artigos indispensáveis. para confronto com o inventário f$sico dos materiaisL * A consulta de artigos com exist(ncias a!aixo do ponto de encomendaL * ) cálculo das compras a efectuar +%uantidade. para os %uais não pode existir ruptura de stocks.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro * A consulta de re%uisições. entre datas ou re%uisições dirigidas a um fornecedorL * A verificação da evolução da \conta corrente\ de um artigo. "o entanto. Todas as operações referidas são feitas no sistema informático %ue as poderá traduzir em documentos impressos. por diferentes formasD de um artigo. existem algumas operações %ue não prescindem da exist(ncia de documentos impressos. ) con*unto dos documentos referidos su!divide&se em dois gruposD 1) 3o umentação &ase do ir uito de mer adorias a) 3o umentos emitidos ao e6terior<  Requisição e6terna ou =nota de en omenda> 6O Rosário Barros . apresentando se%uencialmente os diversos movimentos de entrada e sa$daL * A definição de exist(ncias iniciais ou resultado de uma inventariação intermitenteL * A lista de exist(ncias reportadas..

raia.G desta nota de encomenda.. e vai para o controlo. 'e ção< +compras. assinado e carim!ado.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro V um documento em triplicado. depois de aprovado pelo controlo +neste caso. . 1? "@pia 8 agrafada *unto do documento emitido pelo fornecedor +guia de remessa. "o caso de encomendas efectuadas pelo telefone deverá ser feita. Ori0inal 8 vai para o fornecedor. encomenda a um fornecedor produtos inexistentes no stock do re%uisitante +economato.a .pt Font.. <<= >uarcos Go lf& S p a ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa. 'esumo do circuitoD ) documento terá a seguinte estruturaD 5ota de En omenda nAB 5ota< indicar na guia de remessa ou factura H o t e l**** Mo n d e g o Av.nGD B<< <<< <<= o n.razo entregaD 6= Rosário Barros . visada pelo controloM conta!ilidade. pela direcção ou por algu m com autorização para o fazer.. ou %uando se chegar / %uantidade considerada de reserva m$nima. )? "@pia 8 fica em posse do economato. na mesma. pelo %ual o responsável pelas compras. . a nota de encomenda para posterior controlo na recepção das mercadorias +no economato.

restaurante. esta acção re%uer sempre o suporte de um documentoD "ompra dire ta nB H o t e l**** Mo n d e g o Rosário Barros Go lf& S p a 6@ .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro CornecedorD 4orada Fontri!. Hste processo. FomprasD  . %ue deverão ter conhecimento actualizado dos produtos "o entanto.ataD 2oraD 4odo de expediçãoD Qocal de entregaD M h M m 'esponsável pM s. nGD Nuant. .reço Unitário Total Total FontroloD . +cozinha. "ompra dire ta ou da =praça> necessário recorrer aos mercados diários para a a%uisição de produtos feito pelas secções directamente envolvidas frescos.esignação F#digo . dispon$veis nesses mercados.or vezes. geralmente.

a . FomprasD 'esponsável pela secção re%uisitante ) documento em triplicado e tem a mesma estrutura da nota de encomenda. nGD Nuant.reço Unitário Total Total FontroloD .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro Av. <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa. +compras. no caso do hotel 4ondego. V ela!orado pelo responsável da secção re%uisitante em con*unto pela secção de compras.raia. %ue terá um fundo de caixa para fazer face a este tipo de despesas. e depois segue para a conta!ilidade. )riginal 8 para agrafar ao documento emitido pelo fornecedor.pt Font. -] F#pia 8 fica no economato.nGD B<< <<< <<= 'e ção< . 6] c#pia 8 fica na secção de compras ) circuito será o seguinteD 6I Rosário Barros conferido na caixa . .razo entregaD CornecedorD 4orada Fontri!. .ataD 2oraD 4odo de expediçãoD Qocal de entregaD M h M m 'esponsável pM s.esignação F#digo .

Terá a seguinte configuraçãoD ?< Rosário Barros . depois de devidamente aprovada.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro  5ota de devolução . A nota de devolução em triplicadoD Ori0inal 8 destina&se ao fornecedor..or vezes. as mercadorias rece!idas não correspondem /s especificações adoptadas pelo hotel +%ualidade.. etc. %uantidade. "estes casos o ec#nomo deverá proceder / respectiva devolução ela!orando um documento pr#prio especificando o motivo da devolução. 1? "@pia 8 agrafada / nota de cr dito emitida pelo fornecedor e segue para o controlo. )? "@pia 8 fica em posse do armaz m %ue a emitiu. preço.

ataD 2oraD M h M m Hc#nomo compras ) circuito será o seguinteD ?Rosário Barros .ocumento nG .pt Font.esignação Motivo Total .raia.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro 5ota de 3evolução nAB< Av. .reço Unitário Total Nuant. nGD XM . .a . <<= H o t e l**** Mo n d e go >uarcos Go lf& Sp a da Coz ?<@A&B<6 Cigueira TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.nGD B<< <<< <<= :ecçãoD CornecedorD moradaD Fontri!.

o fim a %ue as mercadorias se destinamD reposição de stocks. para promoção.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro &) 3o umentos para uso interno< "enhuma mercadoria deverá ser fornecida /s secções sem a apresentação de um documento para o efeito. )s documentos para uso interno são tr(sD  Requisição interna Hste documento.ara %ue ha*a a correcta imputação dos custos. para confecção ou ced(ncia. emitido em duplicado. para produção. para al m da secção re%uisitante. Ori0inal 8 vai para a secção re%uisitada 1? "@pia 8 vai para a secção re%uisitante ) documento será assimD ?6 Rosário Barros . . destina&se ao registo dos pedidos de mercadorias das secções ao economato. o documento deverá descriminar. devidamente preenchido e assinado pela pessoa autorizada.

raia. .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro Requisição Interna nAB< A secçãoD H o t e l**** Mo n d e go Av.ataD 2oraD Nuant. . <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.M confecção Fed(ncias 'e%uisitante .ataD 2oraD Fontrolo . 'eposição de stock .M produção .esignação ) circuito será assimD ?? Rosário Barros .nGD B<< <<< <<= Go lf& S p a 'e%uisita / secçãoD .ataD 2oraD 'e%uisitado .M promoção .reço u.pt Font.a .

a correcta imputação dos custos.ransferCn ia interna Hste documento serve para registar as transfer(ncias entre secções e %ue os produtos em causa não existam no economato. :erve.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro  . HxemploD ?A Rosário Barros . para actualizar os stocks das secções envolvidas e. Ori0inal 8 vai para o controlo 1? "@pia 8 fica na secção onde se verificou a %ue!ra. fundamentalmente. por conseguinte.

.raia.pt Font.ataD 2oraD Fontrolo ?B Rosário Barros .a .nGD B<< <<< <<= A secção transfere para a secção .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro H o t e l**** Mo n d e go .ataD 2oraD . <<= Go lf& S p a >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.ataD 2oraD 'e%uisitado . .reço F#digo Fusto Nuant.ransferCn ia Interna nAB Av.esignação Total Total 'e%uisitante .

. ) documento de suporte para o registo comprovada pelo controlo. expiração do prazo de validade. 1? "@pia 8 fica na secção re%uisitante. a nota de %ue!ras devidamente preenchida e H o t e l**** Mo n d e go Av.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro  5otas de que&ra :empre %ue se verifi%ue uma %ue!ra deverá ser a!atida no stock. )s motivos da referida %ue!ra deverão ser sempre mencionados no documentoD inutilização durante a sua movimentação. etc. <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa. Ori0inal 8 vai para a secção re%uisitada e depois para o controlo. rou!o.a .pt Go lf& S p a 5ota de 7ue&ras nAB :ecçãoD ?O Rosário Barros .raia. deterioração devido /s más condições de armazenamento.

esignação .reço Fusto Total )!servações .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro Font.nGD B<< <<< <<= Nuant.ataD 2oraD M h M m ) 'esponsável Fontrolo FircuitoD )) 3o umentação de apoio ao ir uito de mer adorias ?= Rosário Barros . .

)? "@pia 8 fica para o chefe de turno. emitido em triplicado. %ue perante o pedido feito pelo cliente. mais precisamente. ?@ Rosário Barros . a controlo de todas as operações ligadas /s mercadoriasD  4edido de serviço ou omprovante preenchido pelo chefe de mesa. o %uarto em %ue está hospedado se for o caso e so! %ue regime de hospedagem +4eia pensão. "o documento deverá se registado os pedidos do cliente. pensão completa. ou se 3passante5. V um impresso numerado.ara al m dos documentos referidos. cave do dia ou ao !ar. existe um con*unto de documentos provenientes das outras secções %ue servem de apoio ao circuito das mercadorias. Ori0inal 8 destina&se / cozinha.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro . 1? "@pia 8 vai para a caixa.

<<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa. .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro H ote l**** Mond e go G olf& Spa Av.esignação . . ?I Rosário Barros .pt Font.nGD B<< <<< <<= 4edido 'erviço 5AB 4esaD NuartoD 4.F . Nuant.ataD .a .raia.ass.

Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro . H o t e l**** Mo n d e go Go lf& Sp a Av. Ori0inal 8 vai para o cliente.&ar 5AB NuartoD Fontri!uinteD "omeD . .ataD .esignação 2oraD Nuant. RXA Total A< Rosário Barros .pt Font. <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.raia. caso pretenda %ue lhe se*a de!itado na conta do %uarto em %ue se encontra hospedado. no momento ou posterior. Tx.reço unit.a .nGD B<< <<< <<= 8a tura restaurante. . 1? "@pia 8 o caixa do restauranteM!ar agrafa a c#pia da factura / do comprovante e ap#s o fecho do turno entrega na recepção para verificaçãoL depois do fecho do dia feito pelo recepcionista da noite enviada para o controloMconta!ilidade.este comprovante resulta sempre um dos seguintes documentosD * 8a tura Nue será apresentado ao cliente para sua li%uidação das suas despesas efectuadas no restauranteM!ar.

Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro Total * "omprovante de despesa 0rátis Hste documento destina&se ao registo de todas as despesas grátis. ofertaMpromoções. Ori0inal 8 vai para o controlo. Total Administração . direcção.romoções Animação . H ot e l**** Mond e go G olf& Spa Av. .everão estar descriminados os consumos.irecção )fertasM. .a .nGD B<< <<< <<= "omprovante de 3espesa Grátis nAB . e outros fins como por exemplo as promoções.ataD . pessoal e outros. <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.reço Unit.esignação Nuant.essoal ARosário Barros . . autorizadas pela administraçãoMdirecção. animação. !em como o 3motivo5 da sua exist(nciaD administração.raia.

<<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa. Ori0inal 8 vai para a recepção para confirmação dos lançamentos e depois para o controlo. em %ue regime e a referencia dos extras.pt Font.A A. . ou se*a. H ot e l**** Mond e go G olf& Spa Av.nGD B<< <<< <<= -apa de "ontrolo de pequenos.raia.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro )utros Total 'esponsável Fonsumidor  -apas de ontrolo Hste mapa destina&se ao registo dos pe%uenos&almoços diários.almoços 5B Nuarto "G pax 'oom service A.a . Hxtras A6 Rosário Barros . s consumido no %uarto. / ventilação dos custos dos pe%uenos&almoços por %uarto. por pessoa.

a .raia.nGD B<< <<< <<= G olf& Spa data produtos refrigerantes água sMgas agua cM gas martini porto champanhe quantidade A? Rosário Barros .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro 'esponsável . . Hstes dados deverão ser diários. H otel**** Mondego quarto nAB Av. Hsse impresso preenchido pelo cliente %ue registará todos os produtos e respectivas %uantidades consumidas durante a sua estadia. em tempo 0til. na eventualidade do cliente não apresentar o impresso devidamente preenchido. haverá dados suficientes para se proceder a d !itos dos eventuais consumos. existe um documento onde estão descriminados todos os produtos existentes no mini&!ar.pt Font. A efectuar o seu check&out.ataD  Re0istos de onsumo Hstes documentos su!dividem&se em dois gruposD Re0isto de onsumo de mini-&ares ^unto do mini&!ar de cada %uarto. <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa. pois. apresentará esse documento %ue será comprovado pelos dados fornecidos pela governanta.

AA Rosário Barros . para %ue possa ser feita uma gestão de stocks organizada.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro Phisk_ chocolates etc liente -apa de ontrolo de mini-&ares Hste documento permite verificar os consumos mensais de mini&!ares.

Fontrolo Ori0inal 8 destina&se / recepção.ia Foca cola 6 ? A B O = @ I -< --6 -? -A -B -O -= -@ -I 6< 666 6? 6A 6B 6O 6= 6@ 6I ?< ?Tot.a . 4artini Xinho porto etc.raia. . 1? "@pia 8 vai para o controlo. 1overnanta =up `gua sMgas `gua cMgas Fhoc. <<= H >uarcos ot e l**** Mond e go G olf& Spa -apa de "ontrolo de -iniBares 4(sD ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa. )? "@pia 8 fica para a governanta.pt Font. AB Rosário Barros .nGD B<< <<< <<= .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro Av.

Fomo instrumento de tra!alho.a .ataD .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro ) preenchimento deste documento re%uer a ela!oração pr via do -apa de onsumos do mini-&arA V um documento onde se registam todos os consumos de todos os %uartos referentes a mini&!ar num dia. -apa de "onsumos de -ini-Bares H ot e l**** Mond e go Av.raia. 4artini Xinho porto etc.nGD B<< <<< <<= G olf& Spa . a governanta poderá adoptar pela ela!oração de outro documento de apoio ao preenchimento dos dois documentos atrás referidosD AO Rosário Barros . . Total 'esponsável 1overnanta 'ecepção ) mapa de consumos de mini&!ares irá ser o suporte de informação para o controlo dos d !itos referentes aos consumos do mini&!ar a imputar aos clientes pela recepção.pt Font. <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.isoD Nuarto Foca cola =up `gua sMgas `gua cMgas Fhoc.

<<= >uarcos G olf& Spa ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa. . :I .iso Foca cola Total 1overnanta "as colunas mais pe%uenas situadas antes da coluna de cada produto. 4artini Xinho porto etc. %ue visem o fácil controlo das operações.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro H ot e l**** Av. M ond e go . A= Rosário Barros .a .O a&aste imento 9s se ç%es ) a!astecimento /s secções deverá prever.nGD B<< <<< <<= =up `gua sMgas `gua cMgas Resumo diário de mini-&ares .pt Font. a carga standard de cada mini&!ar cheio. Fonforme tem sido a!ordado ao longo deste tra!alho. sempre.raia. dois aspectos fundamentaisD 1) 4ro edimentos )s procedimentos referem&se a todas as acções inerentes ao a!astecimento /s secções. * )rganizados 8 para %ue se*am exe%u$veis e coerentes. deverá ser inscrita a %uantidade de artigos a stock permanente. ou se*a. deverão serD * 4et#dicos 8 seguindo acções sist micas.ataD Fhoc.

Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro * Hstrat gicos 8 visando a melhor gestão a menor custo. do %ue pelo sistema CRC). os valores encontrados por este sistema estão mais e%uili!rados +comparativamente com a realidade do momento do !alanço. :II . pois. sem d0vida. taxa de ocupação. )s factores determinantes para uma gestão dessa movimentação sãoD 1) 'istemas de valori(ação Nue poderá fazer&se segundo os princ$piosD * . coordenados. por um lado não dif$cil uma vez implementado o softPare ade%uado / gestão do aprovisionamento. a !ase para o cálculo do custo das mercadorias para se pro*ectar o respectivo preço da venda deverá se reger pelo sistema do preço m dio.or outro lado. tam! m se verifica %ue a adopção de sistemas de gestão depende de in0meros factoresD dimensão do empreendimento. etc. implementados. nada deve sair das secções sem comprovativo oficial. controlados e auditados pelas entidades competentes. ao n$vel da gestão financeira.reço m dio * CRC) * QRC) Apesar do sistema de armazenamento ser feito segundo o sistema CRC).A movimentação dos sto Ds A movimentação dos stocks . uma área !astante mais complexa do %ue aparenta.or isto. o sistema adoptado pelo 2otel 4ondego será o sistema do preço m dio. )) 3o umentos a utili(ar )s documentos a utilizar no a!astecimento /s secções são a re%uisição interna e a transfer(ncia interna. A@ Rosário Barros . . . por outro lado. por%ue. preço m dio praticado. * )ficiais 8 aprovados.

se não houve um sistema informático implementado. por exemploD * 'e%uisições internas * 'e%uisições externas * "otas de encomenda * "ota de devolução * Transfer(ncias internas * etc. por armaz mMsecção * 4apa do controlo de stocks * etc. por%ue permiteD * Rnventariação constante e permanente * Hconomia das operações de registo * Hconomia na ela!oração de documentos para controlo * Fálculos automáticos * 4aior credi!ilidade dos resultados * Fontrolo da gestão pelo stock m$nimo automática * Qigação directa com o departamento de controlo +compras e conta!ilidade. por exemploD * Cicha do produto * 4apa das entradas * 4apa das sa$das * 4apa dos inventários por fam$lia de artigos.e entre outros AI Rosário Barros . muitas mais haveriam. :ão not#rias as vantagens da exist(ncia de um sistema informático. * .Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro )) -ovimentação manual e informáti a Hm todo a gestão do aprovisionamento existem movimentações manuais. 4as.

registo e organização dos documentos * Actualização das entradas e sa$das permanente * )!ter aprovação pelas entidades competentes de todos os procedimentos importantes * Fumprimento dos cola!oradores nas suas funções * )rganização e manutenção dos espaços e acondicionamentos envolvidos. %uando aplicado a um caso concreto como o deste tra!alho verifica&se a sua complexidadeD a sua interdepend(ncia face a B< Rosário Barros . ) controlo . como em todas as ci(ncias. maximizar a %ualidade e a renta!ilidade e simultaneamente prevenir a inefici(ncia ou as perdas. ou se*a. para %ue a gestão do aprovisionamento se*a !em sucedida. se de!ruçar so!re um tema espec$fico. controlar pressupõeD * Rnventariação informática e f$sica dos artigos * Hla!oração. apenas um mecanismo vital. "esta %uestão de movimentação dos stocks. Apesar de.Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro /) "ontrolo Fontrolar um instrumento de tra!alho %ue disponi!iliza meios para %ue os o!*ectivos possam ser atingidos. "on lusão A gestão do aprovisionamento uma área muito vasta.

..................... armazenamento................................................. e no controlo +coordenação............ nos recursos existentes +espaço..................... neste tra!alho............ no sistema organizacional +circuitos de pessoas e mercadorias.................. etc.................................. so!retudo......................= BRosário Barros ..........Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro outros dom$nios..................A )) Implantação do e onomatoAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAF Qa_out....... os serviços de restauração e !e!idas.............? Faracter$sticas do hotel........................................articularmente...................... armazenamento................................................... materiais e econ#micas.O aprovisionamento Hoteleiro....... Endi e Introdução.......... a !ase para uma !oa gestão de aprovisionamento assenta..........2 1) EnquadramentoAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA) Rdentificação da Unidade 2oteleira..... as infra&estruturas humanas... arrumação e distri!uição.......................... a conta!ilidade.... como por exemplo........................................O Temperatura............ %uantidades em stock m$nimo.... )u se*a...................... compra............................. procedimentos........ a politica de gestão....................................................... a gestão do aprovisionamento deverá ter em consideração todos os elementos intervenientes no ciclo das mercadoriasD desde o levantamento das necessidades................................................................... nas pol$ticas de gestão adoptadas +compras............ ....................................... registo e auditoria......... . sistema documental.1 I ............... e%uipamento e pessoal............... sistema entre secções... a gestão financeira...............O 4ateriaisMconstrução.......................or outro lado............... deverá adoptar e adaptar os sistemas de organização e de gestão ade%uados para a sua realidade.. / distri!uição..........? Hspecificações do departamento de Alimentação e >e!idas............... recepção....

.....................................................................................................................................................A? 4apa de controlo de mini&!ares...............................................................................-< Fonservação.........................................................................= /) Or0ani(ação f#si a do e onomatoAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAG H%uipamento...........................................................................................................................................................?O )) 3o umentação de apoio ao ir uito de mer adoriasAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA/K ...........66 'egistos de recepção............................................................................As aquisições.................@ 4ovimentação....................................................6< Cacilidades para a recepção........................................................................................................6O Fompra directa ou da 3praça5....................................................6O 'e%uisição externa ou 3nota de encomenda5.........?< !.......................................?6 Transfer(ncia interna..........................................................................................................................................................................................................................25 1) 3o umentação &ase do ir uito de mer adoriasAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)I a..AA I ...............................................................................66 2) "ontrolo da ompraAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)/ Hspecificações da compra..................................................... :u!divisões e Faracter$sticas das su!divisões.......................-....................................................................................................................................................?@ "omprovante de despesa 0rátisAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA21 4apas de controlo..............................A arma!enagem..............arefas administrativas do e onomatoAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAH 'ecepção............................................................................................................................................................................istri!uição......................................................................................................6? Autorização da compra...........................................................................................................A6 'egistos de consumo...................................6@ "ota de devolução..................................................."' 1) 4ro edimentosAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA2K )) 3o umentos a utili(arAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA2G B6 Rosário Barros ...A? 'egisto de consumo de mini&!ares......66 Auditoria / recepção................................................................................ ..ocumentos para uso internoD.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................essoal da recepção..................................................................................................I 2) ..........edido de serviço ou comprovante................15 1) 4oliti a de omprasAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA1F )) 4ro esso de ompraAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA1I /) Re epção das mer adoriasAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)J ..........................................................?6 'e%uisição interna..............................................................-? III ............................................?A "otas de %ue!ra..........................................................................Organigrama departamental/sectorial do Hotel........6A I .........................................................-- II .......-Qevantamento................................................................................................................................................................................6? Auditoria da compra............................................................................O a%astecimento &s secções.......................................................................ocumentos emitidos ao exteriorD......................................................................................................................... ...............................................Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro Acessi!ilidade.............................................................................................................................................6Hspecificações das normas de recepção........................-< Arrumação....................................2" Arma(enar os produtosAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)2 *o ali(ar os produtos mais anti0osAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)F # $ocumentação...........6? Foordenação da compra.....................................................................11 :ecção de compras..............................................

.................ndice............................................................................5.........................A movimentação dos stoc(s.......................................................................................................................................Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro II ................................") 1* +istemas de valori!ação......................................51 B? Rosário Barros ..onclusão...........") )) -ovimentação manual e informáti aAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA2H /) "ontroloAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAFJ .................................................................