Plan van Aanpak

Life is a Pitch

Groningen Live

Opdrachtgever Lianne Lugies (namens Groningen Live, Groninger Uitburo) Projectbegeleiders Ype van der Ploeg Rutger Middendorp Johanneke Dijkstra Projectgroep Fabian Brummel Gabriël Micheneau Tom van Moorst Popcultuur Johan van Vemde Danny Zwols

2013/2014B3P2PD Academie voor Groep 2 Productiehuis 2

Inhoudsopgave

Voorblad...........................................................................................................................1 Inhoudsopgave.................................................................................................................2 Projectdefinitie (achtergronden, projectopdracht).............................................................3 Projectaanpak (projectactiviteiten)....................................................................................4 Projectaanpak (producten)............................................................................................5,6 Projectbeheersing (projectorganisatie).............................................................................7 Projectbeheersing (planning).........................................................................................8,9 Projectbeheersing (communicatie).................................................................................10 Bijlages.…………..…………………………………………………...………………………..11

Projectdefinitie
Achtergronden Via de AvP/Rutger Middendorp hebben we contact gekregen met Marketing Groningen. Deze heeft ons de opdracht gegeven om een creatieve manier te vinden om het merk Groningen Live in samenwerking met podia in Groningen neer te zetten als een bekend merk. Groningen staat niet alleen bekend als een bruisende studentenstad, maar ook als popstad. Als voorbeeld heb je hiervoor natuurlijk Eurosonic Noorderslag. Daarnaast heeft Groningen veel poppodia waaronder Vera, Simplon, de Oosterpoort en de Spieghel. Groningen Live is daarom vanaf 2014 jouw indicator voor live-muziek in Groningen, waar live-muziek is daar vind je het Groningen Live keurmerk en zo helpt het jou de beste concerten te selecteren in de pophoofdstad van het noorden. Projectopdracht Wat Marketing Groningen wil met Groningen Live is het volgende: “Het imago van Groningen als muziekstad landelijk versterken en daarnaast meer mensen (stadjers en toeristen) verleiden om naar de Groninger binnenstad te komen om daar podia te bezoeken om live muziek te luisteren. Primair richten jullie je op het Gronings publiek, secundair op landelijk publiek.” Dit project (LIAP) van de AvP is bedacht om ons te leren hoe om te gaan met een echte opdrachtgever. Hierbij moet je denken aan; voorbereiding voor een briefing (Dus wat voor bedrijf werk je voor, wat is hun doel, wat hebben ze eerder gedaan, heb je al opdrachten gevonden die ongeveer hetzelfde idee hadden, waren die projecten gelukt, waarom wel/waarom niet, enz.), tijdens de briefing goed luisteren en meekrijgen (Wat zegt de opdrachtgever dat hij/zij wil, is dit echt helemaal wat ze zelf willen, wat zijn de belangrijke punten en schrijf al die punten op, enz.). Ook een debriefing maken (wat heb je allemaal meegekregen, wat was belangrijk, heb je al een beeld van hoe jou project er uit komt te zien, enz.), een ontwerp voor een idee bedenken en dan vooral het idee pitchen voor je opdrachtgever zodat die het gevoel heeft dat jij het beste idee hebt (Hierbij zal je merken dat lang niet altijd het beste idee word gekozen. Het is namelijk heel belangrijk dat je jou idee goed verkoopt, daarbij kan je verschillende technieken gebruiken. Je zou onderzoek kunnen doen naar welke technieken er bestaan en hoe je die kan gebruiken om jouw idee nog mooier te laten klinken zodat jouw idee wordt gekozen).

Projectaanpak
Projectactiviteiten
Individueel Onderzoek Presenteren. Iedereen doet individueel onderzoek naar de opdrachtgever, denk hierbij aan: - Wie is dit opdrachtgever? - Wat is de opdracht? - Hoe ver is de opdrachtgever zelf al? - Hoe ziet het umfeld (omgeving) van de opdracht eruit? - Hoe ziet de doelgroep uit de opdracht eruit? De uitkomsten van dit onderzoek worden binnen 2 minuten aan de rest van de klas gepresenteerd. Groepsvorming. Na de individuele presentaties worden er weer groepjes gevormd, dit is weer een mogelijkheid om met nieuwe mensen een project te beginnen waarvan je denkt dat de samenwerking interessante resultaten zou kunnen gaan opleveren. Briefing. Met de gehele klas gaan we naar de opdrachtgever voor een officiële briefing, dit is voor ons de kans om te kijken hoe accuraat ons onderzoek was, en kunnen we nog eventuele vragen stellen over de opdracht. Combineren onderzoek. Hier gaan we al onze individuele onderzoeken en observaties samenvoegen tot een debriefing. Terugkoppeling aan opdrachtgever. Hierin kunnen we de analyse van de opdracht uitwerken, denk hierbij aan: - De vraag - Het imago van de opdrachtgever - Identiteit van de opdrachtgever - Randvoorwaarden van de opdracht - Field-, Desk- en Actionresearch richting. Bespreking van Pitch. Hierin gaan we brainstormen en ons bezighouden met het concept en de ontwerpen van de elevator pitches.

Eindpitch verder uitwerken. Na feedback van onze eerste pitch en ons vervolgonderzoek gaan we kiezen wat we wel en niet gaan gebruiken voor de Eindpitch. Pitch opdrachtgever. Als alles is afgerond gaan we de pitch natuurlijk presenteren bij de opdrachtgever.

Verslagen. Ook zullen we gedurende het project ons bezig houden met het maken van verslagen en bijhouden van onze activiteiten. Aan het begin van het project zullen we een Plan van Aanpak maken, zodat we vanuit daar verder aan ons project kunnen beginnen. En aan het eind van het project zullen we een compleet Portfolio hebben, met onder andere: projectverslag, reflecties en een registratie van de pitch.

Producten
Individueel onderzoek. Als eerste opzet voor ons gezamenlijk onderzoek, gaan we alle individuele onderzoeken verzamelen die in de eerste week gepresenteerd zijn. Plan van Aanpak. In dit verslag staat hoe wij van plan zijn dit project aan te pakken en welke taken daar bij horen. (en een volledige planning daarvan). Debriefing. Hierin zal alles staan wat wij weten over de opdracht. En laten we ruimte over voor bijvoorbeeld openstaande vragen in de vorm van een stelling. Elevator pitch. Wij zullen ons vanuit het onderzoek gaan focussen op 1 onderwerp, van dit concept gaan we dan 3 ontwerpen maken en presenteren in de vorm van een pitch. Pitch. Gedurende het project zullen we de opdracht van de opdrachtgever uitwerken en daar zullen we uiteindelijk een Pitch van moeten maken. Uit de elevator pitch kiezen we dus

1 ontwerp om mee verder te gaan. Deze wordt gepresenteerd aan de opdrachtgever en is tevens voor ons het eindproduct. Film eindpitch. Tijdens de presentatie van onze definitieve pitch wordt er ook een filmverslag gemaakt. Portfolio. Aan het eind van dit blok zullen wij een compleet portfolio hebben geleverd. Hierin zal alles staan over dit hele project, waaronder: plan van aanpak, projectverslag, onderzoek, eindproducten, reflectieverslag en alle bijlagen (bijvoorbeeld een SWOT analyse).

Projectbeheersing
Projectorganisatie
Johan: dat zal ons manusje van alles zijn. Hij zal overal bijschieten waar nodig en vervangt de rol van iemand als diegene er niet is op dat moment. Danny: dat zal onze artistieke leider zijn. Voornamelijk zal hij gewoon met de groep meedenken, maar wanneer we daarmee vastlopen zal hij, indien mogelijk, het voortouw nemen. Danny zal veel creatieve input hebben dit project. Fabian: dit is onze notulist, oftewel die maakt aantekeningen van elke meeting en houdt zo gelijk het logboek bij, wat uiteraard erg handig is voor later in het portfolio. Ook deelt hij deze notulen met ons via met name Facebook en WhatsApp. Gabriel: hij is onze voorzitter, en zal bij vergaderingen de touwtjes in handen nemen en zorgen dat alles in goede banen wordt geleid. Tom: hij is van de planning. Hij houdt zich bezig met het maken van een planning, doe ook per week gemaakt wordt, zodat er geen misverstanden komen over deadlines en overige afspraken. De taakverdeling bij de organisatorische aspecten is als volgt: We verdelen de verslagen eerlijk, zodat iedereen er een even groot aandeel in heeft. De pitch wordt voornamelijk gepresenteerd door Gabriel, en wij assisteren hem daarbij. De taakverdeling bij het plan van aanpak was als volgt: Danny heeft de onderdelen producten en projectactiviteiten geschreven. Gabriel heeft zich bezig gehouden met de projectdefinitie. Fabian heeft de projectorganisatie en de communicatie gedaan. Johan heeft het stuk over kosten en risico geschreven en Tom heeft de planning en de rolverdeling gedaan. Het verzamelen en samenvoegen van de documenten doet Fabian, en die stuurt het ook op.

Planning
Week 1 Dinsdag 11 Februari: Kick-off nieuw project: Life’s a Pitch. Vragen bedenken voor de opdrachtgever. Woensdag 12 Februari: Zelfstandig onderzoek doen naar informatie over de opdrachtgever, met name de visie, vraag, motief en dergelijke. Donderdag 13 Februari: SWOT analyse opstellen over de opdrachtgever en bespreken hoe je je moet gedragen tijdens de briefing, en hoe je gekleed gaat. Week 2 Dinsdag 18 Februari: Groep samenstellen, vragen bedenken voor briefing, regels maken. ’s Middags: Briefing van Marketing Groningen. Donderdag 20 Februari: Debriefing, PVA maken/voorbereiden, SWOT. Week 3 Zelfstandig onderzoek, vakantie. Zelfstandig werken aan onderdelen PVA en individuele SWOT-analyse maken.

Week 4 Maandag 3 Maart: Voorbereiden terugkoppeling opdrachtgever. Analyseren van de opdracht. Dinsdag 4 Maart: Debriefing aan opdrachtgever. Concepten bedenken, storyboards maken van de pitches. Donderdag 6 Maart: PVA afhebben. Format portfolio maken. Tussenpitches verzinnen, uitwerken en bespreken voor in wek 5. Week 5

Dinsdag 11 Maart: Pitches verbeteren waar nodig, pitches bespreken en 3 pitches van 1 minuut presenteren. Donderdag 13 Maart: Elevator pitch nader bekijken, met name de nadruk leggen op organisatorische aspecten; hoe ga je dit in het portfolio vastleggen? Week 6 Dinsdag 18 Maart: Concretiseren van de pitch, je richten op 1 concept. Kijken welke onderzoeksvragen je nog kunt beantwoorden. Donderdag 20 Maart: Peerassessments. Week 7 Dinsdag 25 Maart: Materiaal laten zien dat gemaakt is voor de eindpitch. Nader bespreken. Generale eindpitch, alles achter elkaar laten zien. Donderdag 27 Maart: Bekijken wat er allemaal al in het portfolio zit en dan bekijken wat er nog in moet worden gezet. Week 8 Dinsdag 1 April: Eindpitch bij opdrachtgever Marketing Groningen, hier ook een videoregistratie van maken. Donderdag 3 April: Portfolio checken en groepsprojectcoaching. Week 9 Portfolioweek. Week 10 Assessments.

Communicatie
De communicatie binnen de groep zal zoveel mogelijk face-to-face zijn, dit houdt in dat we zoveel mogelijk gaan “meeten” (zo vaak als nodig is en in het principe m oet de maandag vrijgehouden worden voor extra bezigheden mbt het project) en zo min mogelijk “skypen”. Dit is volgens ons een goede manier want daarmee creëer je veel meer betrokkenheid tot het project dan wanneer je alleen thuis zit achter een computer. De besluitvorming is aan de hand van een meerderheid, dus als de er 3 voor zijn en 2 tegen gaat het wel door, als we het niet eens kunnen worden hakt danny de knoop door. Verder worden er afspraken en dergelijke gemaakt door middel van de applicatie “Whatsapp” daarin hebben wij een chatgroep gemaakt voor onze projectgroep. Dit geeft ons de mogelijkheden om goed te communiceren over het project als wij niet samen zijn. Ook hebben wij wat huisregels opgesteld:
1- Niet vaker dan 7x te laat, Tom houdt het bij 2- 10 minuten geldt als 1x te laat 3- Niet aanwezig is trakteren, en tijdig melden op de facebookgroep 4- Als we er niet uitkomen is Danny de artistieke leider* 5- Elkaar uit laten praten 6- Geen input van buiten de groep accepteren, met uitzondering van docenten en opdrachtgever 7- Geen skype, alleen real-life meetings 8- Minstens 1x per 2 weken “teambuilding” 9- Geen romantische relaties binnen de groep 10- Maandag zoveel mogelijk vrij houden indien nodig. Locaties: School, bij Johan/Fabian of bij Gaby 11- We gaan allemaal 15 punten halen 12- Notulen iedere week gelijk op Facebook 13- Er zijn maar 12 regels *Als we vastlopen en het niet eens worden hakt danny de knoop door.