You are on page 1of 8

REPASO

ACCESS

CICLOS ADMN.

1 EJERCICIOS PRCTICOS CON ACCESS


1.1

PRCTICA 1. Definir una base de datos.

En esta primera prctica definiremos cules son las tablas necesarias para la construccin de una base de datos que emplearemos en estas prcticas. Se trata de crear una base de datos para almacenar los datos de una biblioteca personal. Para ello debemos decidir qu tipo de informacin queremos obtener a partir de la base de datos, dividirla en temas distintos y confeccionar el diseo de las tablas. Si toda la informacin tuviera que encontrarse en una nica tabla, los campos ms adecuados para crear esta nica tabla seran los siguientes: Ttulo de cada libro. Idioma en el que est escrito. Editorial. Ao de su publicacin. Autor 1. Autor 2. Autor 3 (por si hay varios autores por cada libro). Estilo del libro (o Descriptor 1) Tema del libro (o Descriptor 2) Etc

Una vez realizado el diseo de varias tablas relacionadas en las que se pueda recoger toda esta informacin sin repetir innecesariamente los contenidos de los campos, comprobaremos que la base pueda responder a las siguientes preguntas:
Identificamos a la persona a la que hemos prestado un libro, en un momento determinado? Cmo obtenemos informacin sobre los ttulos de los libros que traten sobre un tema determinado? Es posible registrar varios autores de un mismo libro o viceversa? Cmo identificamos los ejemplares de libros que tenemos iguales? Cmo identificamos diferentes ediciones de un mismo libro? Conocemos la situacin fsica de cada libro?

Dar respuesta a stas y otras cuestiones que se puedan plantear sobre este tema es un problema complejo; a lo largo de las siguientes prcticas crearemos una base de datos para guardar la informacin de un biblioteca personal formada slo por libros (no por otros elementos como revistas, por ejemplo), donde tendremos un nico ejemplar de cada uno, y no necesitamos identificar su situacin fsica (estn todos en casa), ni a las personas a las que hemos dejado algn libro (aunque en la prctica esto s que deberamos comprobarlo).
1.2

PRCTICA 2. Definir los campos de las tablas de la base de datos.

Para dar solucin a las cuestiones planteadas en la prctica anterior, crearemos una nueva base de datos llamada GESTIN DE LIBROS, en la que incluiremos las siguientes tablas: una tabla maestra de LIBROS, otra de AUTORES, una tabla de temas llamada DESCRIPTORES, y dos tablas auxiliares para almacenar las relaciones de varios a varios entre LIBROS y AUTORES, y entre LIBROS y DESCRIPTORES. LIBROS Tabla principal de la base de datos. Contendr un registro por cada libro de nuestra biblioteca. Podramos establecer el ISBN como clave de la tabla, pero no todos los libros tienen ISBN; por ello podramos definir un campo Autonumrico como clave, pero a fin de conseguir que todos utilicemos los mismos cdigos a lo largo de las prcticas el campo clave ser de tipo Numrico entero y lo escribiremos nosotros.

ACCESS REPASO TODOS LOS CICLOS.DOC

1/8

REPASO Nombre de campo Cdigo Ttulo libro Entrada libro Editorial Ao libro Valor libro Dejado libro Idioma

ACCESS Tipo de campo Numrico entero Texto, 40 caracteres Fecha/Hora Propiedades Clave principal de la tabla Requerido

CICLOS ADMN.

Formato Fecha corta y mscara de entrada 00/00/00;0;_ Requerido Valor predeterminado Ao(Fecha())

Texto con 3 caracteres Numrico entero Moneda S/No Texto

En el campo ENTRADA LIBRO la mscara corresponde a 00/00/00;0;_ Estos caracteres se interpretan de la siguiente forma: El carcter 0 significa que en la posicin indicada debe introducirse obligatoriamente un dgito. Si en lugar de un 0 aparece un 9, esto indica que la introduccin de un dgito en esa posicin es opcional y puede sustituirse por un espacio en blanco. El carcter / es un separador de fecha y hora. El ltimo 0 significa que los caracteres mostrados en la mscara no se almacenarn en memoria, tan slo se mostrarn en pantalla. El carcter _ simboliza cmo ser el punto de insercin (cursor) cuando introduzcamos las fechas.

AUTORES Contendr un registro por cada autor de algn libro de la biblioteca. Ms adelante aadiremos nuevos datos en la tabla de los autores para poder hacer una bsqueda de los libros en funcin de la poca y del estilo del autor, nacionalidad, idioma, etc. No utilizaremos un campo de tipo contador como clave por el mismo motivo que en la tabla anterior. Los campos de la tabla sern: Nombre del campo Tipo de campo Numrico entero Texto, 40 caracteres Texto, 1 carcter Propiedades Clave principal Requerido Regla de validacin H o M

Cdigo autor
Nombre autor Sexo autor EDITORIALES

El objetivo del hecho de crear esta tabla es mostrar la definicin de las reglas uno a varios entre EDITORIALES Y LIBROS, y de varios a varios entre LIBROS y AUTORES. Los campos de esta tabla sern: Nombre del campo Cdigo editorial Nombre editorial DESCRIPTORES Contendr las palabras clave de bsqueda de los libros. El nico objeto de esta tabla (y muy importante) consiste en limitar las palabras por las que codificamos nuestros libros, para realizar bsquedas ms eficientes sin introducir temas iguales escritos de diferente manera. Utilizaremos el descriptor como clave directamente, ya que es un texto muy breve para ser una buena clave para la tabla. El nico campo de esta tabla ser pues: Tipo de campo Texto, 3 caracteres Texto, 40 caracteres Propiedades Clave principal de la tabla Requerido

ACCESS REPASO TODOS LOS CICLOS.DOC

2/8

REPASO
Nombre campo Descriptor AUTORES DE LOS LIBROS

ACCESS
Tipo de campo Texto, 10 caracteres Propiedades Clave principal de la tabla

CICLOS ADMN.

Entre LIBROS y AUTORES existe una relacin de tipo varios a varios. Podemos tener diferentes libros de un mismo autor, y un libro puede estar escrito por diferentes autores. En Access, como en cualquier base de datos relacional, necesitaremos utilizar una tercera tabla para almacenar esta relacin. Esta tercera tabla contendr un registro por cada autor de un libro. Un libro con cuatro autores estar formado por cuatro registros diferentes en esta tabla, cada uno de los cuales contendr el mismo cdigo del libro y el cdigo del autor correspondiente. A esta tabla la llamaremos AUTORES DE LOS LIBROS. Sus campos sern: Nombre del campo Cdigo libro Cdigo autor DESCRIPTORES DE LOS LIBROS De forma parecida necesitaremos definir la tabla a la que llamaremos DESCRIPTORES DE LOS LIBROS, para almacenar la relacin entre LIBROS y DESCRIPTORES, que ser de varios a varios. Los campos de la tabla sern los siguientes: Nombre del campo Cdigo libro Descriptor Tipo de campo Numrico entero Texto, 10 caracteres Propiedades Clave principal de la tabla Clave principal de la tabla Tipo de campo Numrico entero Numrico entero Propiedades Clave principal de la tabla Clave principal de la tabla

1.3

PRCTICA 3. Definir las relaciones entre las tablas


Relacionados por el Cdigo de Editorial. Escogeremos la opcin Integridad referencial Relacin por el Cdigo de libro. Escogeremos la opcin Integridad referencial y Eliminar en cascada (si eliminamos un libro, automticamente se eliminarn los registros relacionados en la tabla de AUTORES DE LOS LIBROS, pero no en la de AUTORES) Estarn relacionados por el Cdigo del libro. Estableceremos las mismas propiedades que en la relacin anterior Estableceremos la opcin Integridad referencial, pero no la opcin Eliminar en cascada (no queremos poder eliminar un autor si tiene libros de los cuales l es el autor) Estableceremos la opcin Integridad referencial, pero no la opcin Eliminar en cascada.

EDITORIALES-LIBROS

LIBROS-AUTORES DE LOS LIBROS

LIBROS-DESCRIPTORES DE LOS LIBROS

AUTORES-AUTORES DE LOS LIBROS

DESCRIPTORES-DESCRIPTORES DE LOS LIBROS

Una vez finalizada la definicin de las relaciones, este cuadro ser como el que mostramos a continuacin:

ACCESS REPASO TODOS LOS CICLOS.DOC

3/8

REPASO

ACCESS

CICLOS ADMN.

1.4

PRCTICA 4. Introduccin elemental de datos

Los datos a introducir en la tabla EDITORIALES son los siguientes: Cdigo editorial Edi Pla Col Ges Lai Nombre editorial Edicions 62 Planeta Collins Gestin 2000 Laia

Los datos a introducir en la tabla LIBROS son los que se relacionan a continuacin:

Cdigo 1 2 3 4 5 6 7

Ttulo libro El perque de tot plegat Aquella tarde Teora Econmica The second woman Platero y yo Mohamed Enric y jo

Entrada libro 1/02/07 1/03/96 1/02/95 1/01/95 2/02/94 3/03/94 2/02/95

Editorial Edi Ges Ges Col Pla Pla Lai

Ao libro Valor libro 1994 1928 1990 1970 1928 1970 1995 1.500 Pts 2.000 Pts 3.000 Pts 5.000 Pts 4.000 Pts 5.000 Pts 4.000 Pts

Dejado libro No No S No S No No

Idioma Cataln Castellano Castellano Ingls Castellano Castellano Cataln

En la tabla AUTORES introduciremos los siguientes registros: Cdigo autor Nombre autor 1 Juan Ramn Jimnez Sexo autor H

ACCESS REPASO TODOS LOS CICLOS.DOC

4/8

REPASO

ACCESS
2 3 4 5 6 7 8 9 Quim Monz Irwing Wallace Charles Drudings John Fox Eulalia Bofill Monica Swarz Lourdes Santos Gloria Mas H H H H M M M M

CICLOS ADMN.

En la tabla DESCRIPTORES se darn de alta los siguientes registros: Descriptor Cuento pica Novela Poesa Policaca

En la tabla AUTORES DE LOS LIBROS escribiremos los siguientes registros:


Cdigo libro 1 2 3 3 4 4 5 6 7 7 7 7 Cdigo autor 2 6 4 6 3 5 1 7 6 7 8 9

En la tabla DESCRIPTORES DE LOS LIBROS escribiremos los registros siguientes:


Cdigo libro Descriptor 1 1 2 2 3 4 5 6 6 7 7 Cuento Poesa Novela Policaca pica Novela Cuento Poesa Policaca Policaca Poesa

1.5

PRCTICA 5. Consultas de seleccin

ACCESS REPASO TODOS LOS CICLOS.DOC

5/8

REPASO

ACCESS

CICLOS ADMN.

CONSULTA1.- Realiza una consulta de la tabla LIBROS incluyendo el campo Ttulo libro. En la columna a la derecha del campo anterior, en la cuadrcula QBE, calcula un campo derivado para determinar el precio de los libros incrementado en un 25%. El nombre del campo derivado y la expresin para calcularlo es la siguiente:

Nuevo precio:[Valor libro]*1,25 CONSULTA2.- Se desea una relacin de los libros ordenados por Editoriales donde conste el nombre de la Editorial y el Ttulo del libro. Realiza una consulta de las tablas de LIBROS y EDITORIALES. Escoge los campos Nombre Editorial y Ttulo libro. El orden en que deben aparecer los registros es por Editoriales en sentido ascendente. CONSULTA3.- Se desea obtener una relacin de los libros por Descriptores, en la que consten el Descriptor y el Ttulo del libro. Para hacerlo escoge las tablas LIBROS y DESCRIPTORES DE LOS LIBROS (no es preciso escoger la tabla DESCRIPTORES, porque el campo Descriptor de la tabla DESCRIPTORES DE LOS LIBROS contiene la misma informacin que el mismo campo de la tabla DESCRIPTORES). Escoge a continuacin el campo Ttulo libro de la tabla LIBROS y el campo Descriptor de la tabla DESCRIPTORES DE LOS LIBROS. CONSULTA4.- Se desea obtener una relacin por autores donde conste el Nombre del autor y el Ttulo del libro. El nombre del autor est presente en la tabla AUTORES, mientras que el ttulo del libro es un campo de la tabla LIBROS. En primer lugar es preciso, por tanto, escoger estas dos tablas. Observa que Access no incluye ninguna relacin entre estas tablas y debemos aadir una tercera tabla que permita relacionar a las dos tablas anteriores; esta tabla es AUTORES DE LOS LIBROS. Aade esta tabla a la consulta. Escoge los campos Nombre autor y Ttulo libro de las tablas correspondientes. Escoge orden ascendente para los dos campos. Al observar el resultado aparecern ms filas que libros hemos introducido; esto se debe a que los libros que tienen ms de un autor aparecen tantas veces como autores tienen. El nmero de filas de respuesta es igual al nmero de registros de la tabla AUTORES DE LOS LIBROS.
1.6

PRCTICA 6. Consultas de agregacin (o de totales)

CONSULTA5.- Cunto dinero hemos gastado por Editoriales? La respuesta a esta pregunta la hallaremos en el campo Nombre Editorial de la tabla EDITORIALES y la suma de los valores de los libros (Valor libro) de cada una de ellas. Selecciona pues las tablas EDITORIALES y LIBROS. La hoja de datos mostrar una lnea por libro, si no establecemos una agrupacin de campos mediante la que se obtenga una lnea por Editorial. Pulsa el botn Totales en la ventana de diseo de la consulta, para que aparezca la fila Total en la cuadrcula QBE. Selecciona Agrupar por bajo el campo Nombre Editorial, y Suma bajo el campo Valor libro. Observa el resultado. CONSULTA6.- Cunto dinero hemos gastado por aos? En este caso queremos obtener el campo Ao libro y la suma del campo Valor libro. Esta consulta, por tanto, slo utilizar la tabla LIBROS. La hoja de datos tiene, en principio, una lnea por libro, pero debemos obtener una lnea por ao. Esto significa que debemos pulsar el botn Totales para agrupar los registros por Ao libro. En la fila Total seleccionaremos Agrupar por debajo de Ao libro, y Suma debajo del campo Valor libro. Observa el resultado. CONSULTA7.- Cuanto dinero hemos gastado por Autores? Esta consulta usar las tablas LIBROS, AUTORES, y la tabla AUTORES DE LOS LIBROS que permite relacionar las dos tablas anteriores.
ACCESS REPASO TODOS LOS CICLOS.DOC 6/8

REPASO

ACCESS

CICLOS ADMN.

La hoja de datos tiene una fila por Libro y Autor, pero lo que deseamos obtener es una lnea por Autor. Esto significa que debemos pulsar el botn Totales para agrupar las filas de la hoja de datos por Nombre autor. En la fila Total de la cuadrcula QBE selecciona Agrupar por bajo el campo Nombre autor, y Suma bajo el campo Valor libro. Observa el resultado. CONSULTA8.- Cunto dinero hemos gastado por cada tema de los libros (Descriptores)? En este caso queremos obtener el campo Descriptor y la suma del campo Valor libro. Esta consulta slo usar las tablas LIBROS y DESCRIPTORES DE LOS LIBROS. No es precio incluir la tabla DESCRIPTORES. La hoja de datos tendr en este caso una lnea por Libro y Descriptor, pero debemos obtener una lnea por Descriptor. Esto significa que debemos pulsar el botn de Totales para agrupar las filas de la hoja de datos por Descriptor. En la fila Total de la cuadrcula QBE escoge Agrupar por bajo el campo Descriptor y Suma bajo el campo Valor libro. Observa el resultado. CONSULTA9.- Cunto dinero hemos gastado por Editoriales en Libros que fueron editados despus de 1990? La respuesta a esta pregunta la tiene el campo Nombre Editorial de la tabla EDITORIALES, y la suma de los valores de los libros (Valor libro). Debemos escoger las tablas EDITORIALES y LIBROS. Al agrupar seleccionaremos Agrupar por bajo el campo Nombre Editorial, y Suma bajo el campo Valor libro. Esta solucin proporciona la suma de todos los libros de cada Editorial. Para incluir el criterio especificado debemos bajar el campo Ao libro a la cuadrcula QBE. En la fila Total y en este ltimo campo, selecciona la opcin Dnde, y en la fila Criterios coloca la expresin >=1990 (para as agrupar slo los libros editados en 1990 o despus). CONSULTA10.- De qu Editoriales hemos comprado libros por valor superior a 6.000 Pts.? Esta consulta slo difiere de la anterior en la forma de establecer el criterio de seleccin. En este caso debemos seleccionar las editoriales en las que la suma del valor de los libros es superior a 6.000 Pts. No es preciso incluir el criterio para seleccionar el ao de publicacin de los libros. Para hacerlo, bajo el campo Valor libro, en la fila Criterios, incluiremos la condicin >6000. As sern seleccionadas las filas de la hoja de datos que tienen una suma del campo Valor libro superior a 6000. CONSULTA11.- De qu autores tenemos ms de un libro? Para hacer esta consulta deberemos utilizar las tablas AUTORES y AUTORES DE LOS LIBROS. No debemos emplear la tabla LIBROS, y escogeremos los campos Nombre autor y Cdigo libro. Al agrupar en este caso debemos hacerlo por Nombre autor; bajo el campo Cdigo libro seleccionaremos la opcin Cuenta en la fila Total. Observa el resultado. Despus aadiremos el criterio de seleccin debajo de la columna Cdigo libro, en la fila Criterios. El criterio en este caso ser >1. CONSULTA12.- Qu libros tienen ms de un autor? Para realizar est consulta emplearemos las tablas LIBROS y AUTORES DE LOS LIBROS. No es preciso incluir la tabla AUTORES. Escoge los campos Ttulo libro y Cdigo autor. La opcin Agrupar por deber ser colocada bajo la columna Ttulo libro; en Cdigo autor, en la fila Total, incluiremos la opcin Cuenta. Finalmente coloca el criterio >1 en la fila Criterios, columna Cdigo autor.

ACCESS REPASO TODOS LOS CICLOS.DOC

7/8

REPASO

ACCESS

CICLOS ADMN.

CONSULTA13.- Qu libros tienen dos Autores? Similar a la anterior consulta, en este caso el criterio de seleccin ser =2. CONSULTA14.- Qu libros tienen ms de un tema (Descriptor)? A realizar aplicando los procedimientos descritos en las prcticas anteriores. CONSULTA15.- De qu Descriptores tenemos ms de un libro? Idem. CONSULTA16.- De qu Editoriales tenemos ms de un libro? Idem.
1.7

PRCTICA 8. Ejemplo de las consultas de accin. Consulta de actualizacin.

Supongamos que queremos modificar el precio de los libros de una editorial determinada. Para hacerlo es aconsejable crear una consulta de actualizacin, ya que cambiar los datos registro a registro en la tabla, puede suponer mucho trabajo. Adems, haciendo una consulta de este tipo modificaremos los datos de manera automtica. Para hacerlo: CONSULTA 23 Crea una nueva consulta y agrega la tabla LIBROS. Despliega el men Consulta y escoge de l la opcin Consulta de Actualizacin. Tambin puedes realizar esta operacin desplegando la lista Tipo de consulta de la barra de herramientas, y escogiendo de la lista la opcin citada. Comprueba que se aade a la cuadrcula QBE una nueva fila llamada Actualizar a: Arrastra los campos Valor libro, Ttulo y Editorial a la fila Campo. Dentro de la fila Actualizar a: del campo Valor libro, escribe la expresin: [Valor libro]+500 Escoge slo los libros de la Editorial Planeta (su cdigo es Pla). Visualiza los cambios a realizar en los precios de los libros de la Editorial Planeta. Para ejecutar los cambios debes pulsar el botn Ejecutar, en la barra de herramientas de la ventana de diseo de la consulta. Entonces Access muestra un mensaje indicando la cantidad de registros de la tabla que se actualizarn. Pulsa Aceptar para que Access actualice los registros dentro de la tabla. Abre la tabla LIBROS para verificar que se han producido los cambios correspondientes a esta consulta.

ACCESS REPASO TODOS LOS CICLOS.DOC

8/8