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Compras

Manual del Usuario


Derechos Reservados

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PRESENTACION El Sistema de Compras DATCORP es una herramienta que permite controlar el proceso de compra de bienes e ingreso a los almacenes de la Empresa, incluyendo la verificacin de saldos del stock de los artculos al momento de emitir una orden de Compra. El Sistema es un software que permite integrar distintos circuitos de un proceso de Compras, que podran empezar desde una solicitud continuando con una orden de Compra. Adicionalmente el Sistema permite la modalidad mas simple de emitir una Orden de Compra Directa. El usuario puede elegir la opcin que requiera segn su necesidad. El Sistema esta integrado con el mdulo de Almacenes, mediante los diferentes ingresos a los mismos, son estos los que actualizan los saldos de los inventarios. El Sistema permite manejar todas la operaciones en moneda Nacional y Extranjera en todos los casos, puede mostrar mltiples reportes tanto impresos, como visuales por pantalla en ambas monedas, de diferentes formas, segn las necesidades del control de la Gestin.

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CAPTULO 1.- ACCESO AL SISTEMA 1.1 Ingreso al Sistema

En el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado un icono Datcorp. Se accede al sistema haciendo doble click con el Mouse.

Doble clic al icono de DATCORP

Cada vez que se acceda al sistema ste verificar si existen actualizaciones con respecto a la ltima vez que se ingres al sistema. Los cambios que el sistema verifica y actualiza se refieren a archivos ejecutables (exes), reportes (rpt) o archivos de librera (dll). El sistema mostrar una ventana en donde se indica los nuevos cambios. Esta ventana es de carcter informativa.

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Al iniciarse el Sistema DatCorp se muestra la siguiente ventana:

El sistema verifica si existen actualizaciones en el servidor, si es as estas son tradas a su PC local y se muestra el informe de actualizaciones. En caso de no existir actualizaciones en ese momento no aparece esta ventana.

Una vez realizado este paso automtico aparece la ventana de acceso de cada usuario, donde tendr que digitar su usuario y contrasea correspondiente, la ventana es similar a la siguiente:

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Cdigo de usuario para ingresar a DATCORP. Solictelo a su administrador del sistema

Usuario: Es el primer dato a proporcionar al Sistema DatCorp, el cual se escribe en la barra de texto, el nico capaz de crear usuarios es el administrador quien determina las opciones a la que tendr acceso en el Sistema. Contrasea: Una vez escogido el Usuario, en la etiqueta de Contrasea se digitar la Clave personal que se ha asignado a cada Usuario. Aceptar: Luego de ingresar la Clave correcta se dar un Clic en este botn para confirmar los datos e iniciar una sesin.

De ocurrir un error durante el acceso aparecer un mensaje de error como este:

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Este es el men principal de DatCorp en el cual se muestran los mdulos a los que tiene acceso el usuario que acaba de ingresar, en la parte inferior se muestra en el cdigo y nombre del usuario registrado.

Doble clic para ingresar al mdulo seleccionado

Una vez ingresado al men se deber elegir la compaa (el sistema trabaja con mltiples compaas y variada funcionalidad entre las mismas), la fecha y el mdulo donde se va a trabajar. Empresa: En esta ventana se elige la empresa en la cual se desea trabajar. Fecha: Se digita la fecha en que se procesarn los datos. La fecha servir como dato por defecto a aparecer en las ventanas posteriores. Aceptar: Concluido el ingreso se da doble clic en el mdulo a trabajar confirmando los datos ingresados.

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1.2

Estructura del modulo de Compras

Al ingresar al mdulo de compras, observamos el men disponible, el cual contiene una serie de opciones, permitiendo as poder ingresar a cualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar. El men se muestra bajo la siguiente estructura: Tablas Bsicas Solicitud de Compras Cotizaciones Ordenes de Compras Recepcin de Ordenes

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Al abrir el mdulo, en la parte inferior se muestra lo siguiente:

El nombre del sistema: Datcorporate. El nombre del la empresa a la cual se acceso: CIA. DEMOSTACION S.A.A. El cdigo del usuario: ADM La fecha con la principal20/01/2004. cual se ingres al men

El perodo al cual pertenece esa fecha: EJ0401

Importancia de la fecha o o Se ingres al men principal con fecha: 20 enero del 2004. Por tanto cada vez que registremos una nueva operacin (orden de compra, cotizacin, etc.) el sistema mostrar por defecto la fecha 20/01/2004

Si la operacin que desea registrar pertenece a otro perodo al que se indic en el men principal del sistema el sistema le mostrar le siguiente mensaje:

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El sistema esta validando que la fecha de registro pertenezca al perodo con el cual se ingreso al men principal. En este caso se ingreso al Men principal con fecha 20/01/2004 y estamos tratando de registrar una operacin con fecha 01/02/2004. Recordemos que en el mdulo de Contabilidad se determinan los perodos fiscales y dentro de ello los perodos mensuales que le corresponden. Para el ejemplo el periodo EJ0002 pertenece al ejercicio 2004 del mes de enero.

CAPTULO 2.- CONCEPTOS GENERALES


Barra De Herramientas Es una barra de iconos los cuales le permiten ejecutar un proceso directamente; con lo cual se facilita el ingreso de informacin en el Sistema. Cabe mencionar que las barras de herramientas aparecen en todas las ventanas de registro de datos de los Sistemas DatCorp; sin embargo, las opciones que contiene cada barra de herramientas varan segn la ventana en que se encuentre. Es posible tambin que algunas opciones se muestren desactivadas, es decir, que no generarn ningn

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proceso. Al abrir el mdulo solo se encuentran tres botones calculadora, impresora y cerrar. Los dems botones aparecen cuando se abra alguna ventana dentro del mdulo. a) Calculadora: Con la cual se podrn hacer los clculos necesarios para el ingreso de datos numricos.

b) Impresora: Muestra la configuracin actual de la impresora, la misma que puede ser modificada (escoger la impresora, las caractersticas del papel a utilizar, etc.).

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c) Nuevo: Muestra un registro nuevo, es decir una ventana en blanco en la cual se ingresaran los nuevos datos. d) Guardar: Permite grabar el registro sobre el cual se encuentra trabajando, siempre que este cumpla con los requisitos mnimos para ser guardado. Estos datos sern indicados por el Sistema. Cuando el sistema no cumple con un requisito aparece un cuadro como el siguiente:

e) Modificar: Permite cambiar solo algunos tipos de documentos luego de haber sido guardados. f) Deshacer: Retorna al momento antes de haber realizado una accin dentro de un documento.

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g) Eliminar: Cuando el icono esta disponible, elimina el registro sobre el cual se encuentra trabajando. Debido a la importancia de este icono, al ser activado pedir una confirmacin de la eliminacin.

h) Informacin de Depurador: Cuando el icono esta disponible abre una ventana con informacin acerca de cmo se encuentra almacenada la informacin de la ventana activa. La ventana que es abierta es la siguiente:

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i) Desplazamiento: Los botones de desplazamiento permiten recorrer el contenido de las tablas. Botones de los extremos; nos sitan en el primer o ltimo registro ingresado en la lista, en caso de encontrarnos trabajando con las Tablas, nos sita en el primer o ltimo dato ingresado. Botones del centro; permiten desplazarnos uno a uno entre los registros o datos, ya sea retrocediendo o avanzando.

Primero Anterior

Siguiente ltimo

j) Vista Previa: Abre una ventana, la que muestra el documento antes de ser impreso. k) Explorador: Es un acceso directo al explorador de Windows para buscar los archivos que se necesiten. l) Cerrar: Permite cerrar la ventana en la que se esta trabajando, se inhabilita cuando se esta creando un nuevo documento, antes de ser guardado. En caso no exista ninguna ventana abierta, cierra el mdulo de Facturacin. m) Buscador: Aparece en algunas ventanas, muestra una lista con los registros que pueden llenar determinado campo.

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Abre una ventana similar a la siguiente:

Configura el buscador Actualiza la lista Criterio de bsqueda

Configura el buscador

Actualiza la lista

Valor de bsqueda

Cierra el buscador

Inserta el registro seleccionado

Inserta el elemento seleccionado

Para mostrar los elementos dar clic en actualizar, si se desea filtrar, indicar criterio y el valor de bsqueda. n) Anular documento: Invalida un documento registrado en el sistema (cotizacin, solicitud u orden de compra).

Cierra el buscador

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BUSQUEDA EN TABLAS Al abrir cualquier tabla de Datcorp, sale una ventana con la ltima pestaa activa, con la lista de todos los registros de dicha tabla, por defecto la tabla muestra los ltimos 50 registros insertados; si requerimos que nos muestre todas los valores guardados nos ubicamos en el texto BUSCAR POR y seleccionamos la opcin NINGUNO o NINGN FILTRO.

Si necesitamos ubicar una cuenta o grupo de cuentas primero elegimos el criterio de bsqueda. El sistema nos permite buscar por diferentes campos de la tabla. Una vez elegido el criterio tenemos que indicar el valor de bsqueda. Para ello tenemos las siguientes alternativas: Bsqueda por dato exacto: Digite el nombre completo del valor que busca. El sistema buscar el dato exacto, si no encuentra no mostrar ningn valor en la LISTA.

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Bsqueda por valor de inicio: Digite el valor seguido de %. El sistema buscar los datos del valor digitado que empiecen con ese valor.

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Bsqueda por valor final: Digite % segundo del valor de bsqueda. El sistema buscar los datos del valor digitado que culminen con ese valor.

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CAPTULO 3. Tablas Bsicas


La definicin del sistema de Compras se realiza mediante el men de Tablas. En el mismo se encuentran las opciones donde se podrn registrar y controlar los datos bsicos para la operacin del sistema. Este men nos permite efectuar el mantenimiento (creacin, mantenimiento, eliminacin, consulta) y ver el listado de las tablas bsicas del mdulo de compras, los cuales son prerrequisitos para la operacin del sistema. Por tanto, la adecuada configuracin de las tablas permitir un registro eficiente, dinmico y seguro de sus operaciones. La primera actividad que debe realizar para utilizar su sistema de compras es ingresar y configurar los datos exigidos en este mdulo.

3.1.- ENTORNO DE COMPRAS Objetivo: Habilitar los periodos en los que se puede trabajar, as como indicar algunos parmetros, tales como indicar si se requiere trabajar con aprobacin de solicitudes y aprobacin de ordenes de compras.

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a.- Datos Generales En esta pestaa se define los perodos mensuales que se encuentran disponibles para registrar informacin, perodos abiertos. Ejercicio Fiscal: Se debe seleccionar el ejercicio que se habilitar para registrar la informacin de compras. Al activarse el ejercicio se habilitan los meses que la comprenden. Un check sobre el mes indica que se encuentra cerrado y por lo tanto no se pueden registrar transacciones en ese mes. El control de cierre de mes es manual, es decir que no existe un proceso de cierre de mes para este mdulo y por tanto es responsabilidad del encargado del mdulo de marcar el mes en la cual ya no se requieran registrar informacin con el fin de controlar que otros usuarios registren informacin en un determinado mes.

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En la ventana marcar los meses que se deseen cerrar y dar clic en el botn guardar. b.- Configuracin de Entorno En esta pestaa se configuran los principales parmetros de funcionamiento general del mdulo de compras.

Para modificar el valor del parmetro dar clic derecha en la opcin y aparecer una ventana como la siguiente:

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A continuacin se cambia el valor en el botn desplegable y por ltimo aceptar la modificacin.

Se puede configurar lo siguiente: 0001 Parmetros de solicitudes Se configura los parmetros para emisin y aprobacin de las solicitudes de compra. Los parmetros a configurar son los siguientes: 0001 Requiere aprobacin para solicitud Se debe activar en caso que se requiera estas sean aprobadas antes de ser atendidas.

0002 Digita precio en solicitud O/C Debe activarse cuando se necesite incluir un precio de referencia desde la Solicitud de Compra. Luego este precio va a aparecer la realizar la orden de compra, como un precio sugerido.

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0003 Incluir solicitud atendida en lista. Activar este parmetro cuando se necesita que en la "pestaa" lista de las solicitudes de compras se muestren todas las solicitudes. Tomar en cuenta que con el tiempo el nmero de solicitudes atendidas se incrementara y podra hacer lento el acceso a este formulario.

0004 Realizar solicitudes desde requerimientos Si se configura en S activa un botn en el Formulario de Registro de Solicitudes mediante el cual un Requerimiento de materiales realizado en el mdulo de Almacn se convierta en una solicitud de Compra. Esta funcionalidad es til para aquellos casos en que un requerimiento no puede ser atendido por falta de stock en cuyo caso se debe generar una solicitud de compra para los tems que no tienen stock.

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0002 Parmetros de O/C Configura los parmetros para las rdenes de compra. Se tienen 4 niveles para configurar los parmetros. 0001 Requiere aprobacin para rdenes de compra Al configurar este parmetro en S hace obligatoria la aprobacin de una orden de compra. Mientras no se apruebe la orden de compra, esta quedara en estado T y no podr ser impresa, enviada por email o recepcionada.

0002 Incluir precio de ltima compra en O/C Este parmetro permite que se incluya como sugerido el ultimo precio de cada articulo en la orden de compra que se esta elaborando. Este precio puede ser confirmado o modificado por el usuario.

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0003 Incluir IGV en el precio Si se activa este parmetro los precios que se registran en la orden de compra ya incluirn el impuesto a las ventas (IGV o IVA). En este caso el sistema descontara de este precio el porcentaje correspondiente al impuesto.

0004 Incluir O/C atendidas en lista Si est configurado con valor Si en la "pestaa" lista de las rdenes de compras se puedan visualizar adems de las O/C pendientes las O/C ya atendidas, si est configurado en N las O/C atendidas ya no se muestran. Tomar en cuenta que con el tiempo el nmero de O/C atendidas se incrementara y podra hacer lento el acceso a este formulario.

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0003 Otros parmetros 0001 Cantidad de decimales en el precio Permite definir la cantidad de decimales que se utilizar en el precio de las rdenes de compra

3.2.- TABLAS DE TIPOS DE COMPRAS Est opcin permite registrar todos los tipos de compras que desea manejar la empresa. Un tipo de compra esta referido a un identificador que relaciona el tipo de O/C (local, importacin, o servicio), la moneda y la operacin de almacenamiento. Los tipos de compra se utilizan despus al emitir rdenes de compra, con lo que se registra automticamente la operacin de almacn que se indico en el mdulo de inventarios. Para crear un tipo de compra, clic en el botn Nuevo, luego llene los datos requeridos como se muestran en la figura y de clic en el botn guardar.

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3.3.- AREAS Esta opcin permite registrar las diferentes reas de la empresa que requieren una orden de compra.

3.4.- NUMERADOR DE COMPRAS Esta opcin permite registrar una numeracin correlativa para cada documento a ser usados dentro del modulo de compras.

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3.5- PROVEEDORES Esta opcin nos permite registrar a la totalidad de proveedores, el cdigo del proveedor es de libre definicin, aunque se sugiere se utilice el RUC como cdigo, porque este dato no se repite. Esta lista muestra la cartera de proveedores con los datos necesarios para el manejo, adems podemos adicionar y modificar registros. Este formulario se utiliza para registrar los cdigos auxiliares de proveedores, clientes y otros; para el mdulo de compras solo se utilizar la clasificacin proveedor y otros, en esta ltima clasificacin puede incluir a los proveedores que tambin son clientes. En la primera pestaa debe registrar los datos generales, en caso que el proveedor sea un transportista el sistema le ofrece la posibilidad de registrar sus datos.

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Al dar clic en el botn Datos del Transportista, y se abrir el siguiente formulario.

La ltima pestaa, Datos de proveedores, se guarda la informacin de retenciones en caso que el proveedor, est exonerado de retencin.

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CAPTULO 4.- SOLICITUDES DE COMPRAS


En este men se efectuaran las operaciones de solicitud de rdenes de compra: registro, aprobacin, cancelacin y consultas de solicitudes.

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4.1.- SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA A travs de esta opcin, se registra una solicitud de orden de compra, para su posterior aprobacin (si as est configurado) y generacin de la orden de compra. En la primera pestaa debe elegir el numerador a utilizar a travs del botn los datos solicitados. , llene en el formulario con

Tambin es posible anular una solicitud de orden de compra registrada usando el botn anular documento .

En la segunda pestaa, detalle del documento, debe agregar todos los tems de la solicitud de la orden de compra, se tiene la siguiente pantalla:

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Esta pantalla cuenta con los siguientes elementos: Botones para llenar directamente la tabla: Agregar tem. Quitar tem Modificar tem

Este botn permite agregar artculos al detalle del documento desde un requerimiento pendiente del mdulo de inventarios. Guarda una observacin de la orden de compra. Abre una ventana que aade al detalle del documento tems de solicitudes ya registradas en el sistema.

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Debe seleccionar la solicitud que contiene los tems a arrastrar. Dando clic en el botn Elegir la solicitud de compra y dar clic en elegir numerador.

En las ventanas de los documentos de este mdulo (solicitudes, rdenes de compra) encontramos un botn que permite seguir la trazabilidad, mostrando los documentos que se han generado a partir de este.

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En la ventana registro de solicitudes, muestra las rdenes de compra generadas a partir de la solicitud actual.

ver documentos Nuevamente encontramos el botn generados, al dar clic se muestra el detalle de la orden de compra.

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4.2.- REPORTE DE SOLICITUDES 4.2.1.- SITUACIN DE SOLICITUDES Genera un reporte con las solicitudes registradas. En la pestaa Configuracin, se puede mostrar solo las solicitudes pendientes, las atendidas o todas y se puede establecer el campo por el que desee agrupar.

En la segunda pestaa parmetros se establecen los parmetros que se deseen utilizar para el reporte. En parmetros simples, se puede indicar un rango de cdigos para solicitante, rea y artculo; el reporte solo mostrar las O/C cuyos datos se encuentren dentro de estos rangos y en el intervalo de fecha indicado.

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4.2.- APROBACIN DE SOLICITUDES A travs de esta opcin la persona encargada de compras aprueba las solicitudes emitidas por las diferentes reas de la empresa. Esto es indispensable para que la solicitud se convierta en una O/C si en el entorno de compras est configurado que las solicitudes requieren aprobacin.

para actualizar la lista de Dar clic en el botn solicitudes sin aprobar, si la lista es muy extensa, puede hacer uso de la bsqueda simple o avanzada. Si desea ver el detalle de alguna solicitud, seleccinela y de clic en el botn .

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Una vez listadas todas las solicitudes de O/C marcar las que se van a aprobar y dar clic en el botn .

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4.3.- CANCELACIN DE SOLICITUDES Esa opcin permite cancelar las solicitudes que tienen estado pendiente, ya han sido aprobadas pero an no son atendidas.

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En la relacin de solicitudes pendientes, seleccionar la solicitud a cancelar y dar clic en el botn detalle de la solicitud. para ver el

Si se desea ver el registro de la solicitud, clic en el botn .

En la ventana Detalle de la solicitud debern marcarse los tems cuya solicitud ser cancelada. Y luego clic en

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, se eliminarn los tems identificados de la solicitud.

4.4.- CONSULTAS DE SOLICITUDES 4.4.1.- ANLISIS DE SOLICITUDES Muestra un listado de las solicitudes registradas en el sistema. La consulta puede darse por seleccin simple o por seleccin avanzada. En la seleccin simple se puede filtrar la seleccin de las solicitudes por solicitante, por un intervalo de fecha para la fecha de emisin y por el estado de la solicitud. Llene los parmetros necesarios para su bsqueda y de . clic en el botn

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En la seleccin avanzada, se configuran los parmetros con los campos, criterios y valores que se deseen. Ingrese los parmetros necesarios y de clic en el . botn En la pestaa resultados de consulta se muestran las solicitudes.

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Para ver el detalle de alguna solicitud clic en el botn Ver documento original .

Desde est ventana es posible imprimir los resultados de la bsqueda con el botn , o exportar a Excel con .

CAPTULO 5.- COTIZACIONES


Este men tiene funciones para el manejo de las cotizaciones de compra de los proveedores. 5.1.- EMISIN DE COTIZACIONES Se registra una cotizacin con una lista de artculos y las cantidades a comprar, que ser enviada a un proveedor para que precise los precios. En la primera pestaa deber llenar los datos del documento, mostrados en pantalla.

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En la segunda pestaa debe colocar los tems de la lista, para llenar de manera directa utilice los botones agregar tem , eliminar tem y modificar tem . Para agregar alguna observacin a la cotizacin, utilice el botn .

Se tiene el botn que permite agregar tems de una cotizacin que ya ha sido registrada; esto es til cuando una misma cotizacin se enva a varios proveedores. Use el botn para seleccionar la cotizacin.

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Elija el numerador de la cotizacin y los tems de este documento se agregaran a la lista. Seleccione los tems de su inters y de clic en aceptar, que selecciona para ello puede utilizar los botones que deja sin marcar todos los todos los tems, y tems.

En la pestaa Detalle del documento tambin puede llenarse la lista a partir de una solicitud de orden de compra.

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, se mostrarn todas Al dar clic en el botn las solicitudes pendientes, marcar las solicitudes a y los tems de la solicitud se cotizar y dar clic en aadirn al detalle de la cotizacin.

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Tambin en la cotizacin desde solicitudes puede y utilizar los botones agregar tem , eliminar tem modificar tem , si desea agregar alguna observacin a la cotizacin, utilice el botn . sirven para realizar la Recuerde que los botones trazabilidad del documento, ver los documentos que proceden al documento y los que se generan a partir de l. 5.2.- ACTUALIZACIN DE COTIZACIONES Esta opcin permite registrar los precios proporcionados por los proveedores y modificar algunos datos de las cotizaciones. En la lista de esta ventana podr encontrar todas las cotizaciones que han sido emitidas, en lugar de dar clic en el botn nuevo deber dar clic en el botn modificar ,

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Como se puede observar solo se pueden modificar los tems, no se puede agregar ni eliminar tems de la lista.

En la primera pestaa se pueden encontrar dos desactualiza la cotizacin, para botones el primero que pueda ser modificada nuevamente y el segundo anula la cotizacin. 5.3.- CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES Muestra un reporte comparativo de los precios de los artculos en diferentes cotizaciones de proveedores. Me permite seleccionar la mejor alternativa de hasta 4 listas de cotizaciones.

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Tambin puede restringirse para que se muestren solo algunos artculos de las listas de cotizaciones.

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CAPTULO 6 - RDENES DE COMPRAS


En este men se encuentran las opciones que permiten registrar una orden de compra. 6.1.- GENERACIN DE O/C DIRECTAS Registra una orden de compra que no procede de alguna solicitud ni cotizacin.

En esta pestaa se encuentra el botn , que enva por email una orden de compra ya registrada en el sistema. En la segunda pestaa detalle del documento, se aaden los tems de la orden de compra. En esta ventana se encuentra el botn que permite ver la , que mostrar los documentos creados trazabilidad por cada tem (recepcin c/s almacn).

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6.2.- GENERACIN DE O/C DESDE SOLICITUDES Registra una orden de compra que procede de una solicitud ya registrada en el sistema. Los datos de la primera pestaa deben llenarse manualmente.

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Los datos de la segunda pestaa se agregan utilizando que mostrar todos los tems de el botn las solicitudes pendientes.

para ver la trazabilidad del Utilice los botones documento, el primero le mostrar la solicitudes que dieron lugar a la compra, y el segundo las recepciones de las ordenes de compra. Seleccionar los tems a aadir a la orden de compra, puede utilizar el botn y el botn , para marcar todos los tems para dejar todos los tems sin marcar.

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6.3.- GENERACIN DE O/C DESDE COTIZACIONES Registra una orden de compra que procede de una cotizacin ya registrada en el sistema.

Para seleccionar la cotizacin, debe ir a la segunda , pestaa Detalle del documento y dar clic en se llenar el detalle del documento con los tems de la cotizacin, tambin se llenarn los datos del documento de la primera pestaa.

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Solo falta escoger el numerador, y opcionalmente llenar el contacto; finalmente guardar el documento.

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6.4.- APROBACIN DE RDENES Si en el entorno se ha configurado la aprobacin de rdenes de compra, deber aprobarse la orden de compra, para que pueda ser impresa, enviada por email o recepcionada. Se muestra una ventana con todas las rdenes de compra registradas pendientes de aprobacin. Marcar las rdenes de compra que se deseen aprobar y dar clic en procesar.

Para ver el detalle de una orden de compra, dar clic en el botn .

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6.5.- CANCELACIN DE RDENES A travs de esta opcin es posible cancelar tems de las rdenes de compra. En la ventana se muestra todas las rdenes de compras que han sido registradas en el sistema, se deber elegir la orden de compra y dar clic en ver el detalle del documento. , para

Se mostrar una ventana con el detalle de la orden de compra, seleccionar aquellos tems cuya orden de compra se desea cancelar y dar clic en procesar.

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6.6.- REPORTES DE RDENES DE COMPRA Se generan diversos reportes con las rdenes de compra registradas en el sistema. 6.6.1.- SITUACIN DE ORDEN DE COMPRA Se genera un reporte con las rdenes de compra, indicando Nro. De orden, fecha, artculo, rea, cantidades, referencia (directa, cotizacin, solicitud) y su estado actual (pendiente, atendida). Se puede indicar que solo se muestren las rdenes de compra pendientes, las que ya fueron atendidas o todas. Tambin debe especificarse el campo por el que se agrupan las rdenes de compra.

Pueden colocarse ms parmetros de seleccin como una lista de cdigos del campo proveedor, rea y/o artculo; tambin puede indicarse un intervalo de fechas para la fecha de generacin de la orden de compra. Tambin puede personalizar sus campos de bsqueda en parmetros avanzados.

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6.6.2.- ORDEN DE COMPRA RETRASADAS Se genera un reporte con las rdenes de compra pendientes, indicando Nro. de orden, artculo, fecha, das de atraso, cantidades, referencia (directa, cotizacin, solicitud). Debe especificarse el campo por el que se agrupan las rdenes de compra.

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Se puede filtrar la seleccin del reporte por cdigo de proveedor y por cdigo de rea. Tambin puede establecer sus criterios de bsqueda personalizados en parmetros avanzados.

6.6.3.- REPORTE DE RDENES Genera un reporte con las rdenes de compra por movimiento, agrupadas por varios campos a la vez indicando fecha, Nro. de orden, artculo, cantidades solicitadas, ordenadas y atendidas, el valor total del tem de la orden de compra, rea, cdigo del proveedor, centro de costo, y su estado actual (pendiente, atendida). Se puede indicar que solo se muestren las rdenes de compra pendientes, las que ya fueron atendidas o todas. Tambin debe especificarse la moneda. Las rdenes de compra pueden agruparse de acuerdo a uno o ms de estos campos: tipo de compra, artculo, centro de costo, proveedor, rea y fecha, al marcar alguno de los campos debe asignarse un nmero de ordenamiento y opcionalmente puede indicarse un rango para el cdigo como parmetro de seleccin. El nmero de ordenamiento indica por cual campo debe agruparse primero, tienen mayor prioridad los nmeros

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menores; por ejemplo si al campo tipo de compra se le asigna un nmero de ordenamiento 1 y al campo artculo un nmero de ordenamiento 2; entonces en el reporte se agruparn las rdenes de compra primero por tipo de compra y dentro de cada tipo de compra por artculo.

En la pestaa parmetros simples, encontrar el botn mostrar reporte.

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6.7.- CONSULTAS DE RDENES 6.7.1.- ANLISIS DE RDENES DE COMPRA Muestra un listado de las rdenes de compra, diferenciando pendientes, aprobadas y atendidas; sealando a la vez si son rdenes directas, desde solicitud o desde cotizacin; en una interfaz amigable y fcil de interpretar. Debe establecer si en el reporte aparecern todas las rdenes de compra, solo pendientes, solo aprobadas o solo atendidas. Puede ingresar como parmetros de consulta el cdigo del solicitante, y un intervalo para la fecha de emisin de la orden de compra. En la pestaa de seleccin avanzada puede ingresar sus criterios de bsqueda personalizados.

Desde la pestaa resultados de consulta puede ver el detalle de cualquier orden de compra, imprimir los resultados o exportarlos a Excel.

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6.7.2.- HISTRICO DE PRECIOS DE COMPRA Muestra una lista con todas las rdenes de compra atendidas, de un artculo especfico, permitiendo ver la variacin del precio en el tiempo. Debe ingresar el cdigo del artculo a consultar, si no lo ingresa se mostrarn todas las rdenes de compra. Tambin debe ingresar cuntas rdenes de compra desea que se le muestren, el valor por defecto es 100. Luego hacer clic en el botn .

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En la ventana de resultados, podr ver el detalle de algn documento, exportar los resultados a Excel e imprimir los resultados de la consulta.

CAPTULO 7 RECEPCIN DE RDENES


7.1.- RECEPCIN DE RDENES DE COMPRAS CON ALMACEN Se da atencin y se genera el ingreso al almacn de las mercaderas de una orden de compra en el modulo de inventarios. Primero deber indicar que almacn recibir la mercanca, luego seleccionar la orden de compra que est ingresando, para ello haga clic en el botn rdenes pendientes, se mostrar una pantalla con todas las rdenes que aun no han sido recibidas.

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Elija la orden de compra y de clic en procesar, se cargaran todos los datos en el documento de recepcin de rdenes de compra que est registrando.

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Debe ingresarse el numerador, opcionalmente puede registrarse referencia y gua de remisin.

El sistema carg la informacin todos los tems de la orden de compra, pueden eliminarse o modificarse los tems en caso que la entrega de los artculos haya sido parcial. El sistema muestra los datos del documento y del artculo; adems, la cantidad y el costo de los artculos que se estn ingresando en unidades de compra y en unidades de almacenamiento.

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7.2.- RECEPCIN DE RDENES DE COMPRAS SIN ALMACEN Guarda un registro de los tems de las rdenes de compra que se han recibido, sin especificar el almacn donde son ingresados. Esta opcin se utiliza para dar las rdenes de servicios.

Haga clic en el botn Ordenes Pendientes, se mostrar una lista con todas las rdenes pendientes de atencin, seleccione la que va a recepcionar y haga clic en Para ver el detalle de alguna orden de compra haga clic en .

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Se carga la informacin de la orden de compra y los tems, ingrese el numerador y el tipo de cambio; opcionalmente el nmero de gua de remisin.

En el detalle del documento aparecen los tems, escriba directamente la cantidad recibida en la columna Cant. Rec. Para cada tem, luego guarde el documento.

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7.3.- REPORTE DE ATENCION DE RDENES DE COMPRAS SIN ALMACEN Emite un reporte con todos los tems de las rdenes de compra que han sido recepcionadas sin almacn agrupadas por centro de costo, mostrando fecha, Nro. de documento, artculo, unidad de medida, cantidad, importe y proveedor.

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Puede ingresare como parmetro un rango de cdigos para el centro de costo.

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INDICE:
CAPITULO 1 ACCESO AL SISTEMA 1.1 Ingreso al Sistema ........................................................................ 2 1.2 Estructura del Mdulo de Facturacin.......................................... 6 CAPITULO 2 CONCEPTOS GENERALES CAPITULO 3 TABLAS BASICAS DEL SISTEMA 3.1 Entorno de Compras ............................................................... 17 3.2 Tipos de Compras .................................................................. 24 3.3 reas ....................................................................................... 25 3.4 Numerador de Compras.......................................................... 25 3.5 Proveedores ............................................................................ 26 CAPITULO 4 SOLICITUDES DE COMPRAS 4.1 Solicitud de Orden de Compra ................................................ 29 4.2 Reporte de Solicitudes ............................................................ 33 4.3 Aprobacin de Solicitudes....................................................... 34 4.4 Cancelacin de Solicitudes ..................................................... 36 4.5 Consultas de Solicitudes ......................................................... 38 CAPITULO 5 COTIZACIONES 5.1 Emisin de Cotizaciones .40 .44 5.2 Actualizacin de Cotizaciones 5.3 Cuadro Comparativo de Cotizaciones ........................45 CAPITULO 6 ORDENES DE COMPRAS 6.1 Generacin de o/c Directas..................................................... 47 6.2 Generacin de o/c desde Solicitudes...................................... 48 6.3 Generacin de o/c desde Cotizaciones .................................. 50 6.4 Aprobacin de Ordenes .......................................................... 52 6.5 Cancelacin de Ordenes......................................................... 53 6.6 Reporte de Ordenes de Compra............................................. 54 6.7 Consulta de Ordenes .............................................................. 57 CAPITULO 6 ORDENES DE COMPRAS 7.1 Recepcin de o/c con Almacn............................................... 60 7.2 Recepcin de o/c sin Almacn ................................................ 63 7.3 Reporte de rdenes de Compras sin Ordenes....................... 63 INDICE: .............................................. 67Error! Marcador no definido.

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