You are on page 1of 22

Microsoft Excel 2007

1

MICROSOFT EXCEL 2007

Excel es un programa del tipo hoja de cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar simples sumas hasta cálculos más complejos. La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada. Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo, Office Excel 2007 admite hasta 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un 1.500% más de filas y un 6.300% más de columnas comparadas con las que había en Microsoft Office Excel 2003. Para su información, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un número ilimitado en el mismo libro y el número de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al que limite la memoria disponible. Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administración de memoria de 1 GB de memoria en Microsoft Office a 2 GB en Office Excel 2007.
By: .

Microsoft Excel 2007

2

ENTORNO DE MICROSOFT EXCEL 2007 Ingreso a Microsoft Excel 2007: 1. 2. 3. 4. Inicio Todos los programas Microsoft office Microsoft office Excel 2007

Barra de herramienta de acceso rápido

Barra de Menú

Banda de Opciones

Barra de Fórmulas Celda Activa

Botón de Office

Hoja Activa

Barra de Desplazamiento

Salir de Microsoft Excel:    Clic en el Botón de Office Clic en el botón salir de Excel o de clic sobre el botón superior derecho Cerrar
By: .

Microsoft Excel 2007 3 Crear un archivo nuevo de Excel:     Clic en el Botón de Office Clic en Nuevo Luego en la ventana escoja la opción en blanco y reciente Clic en crear Cerrar un archivo de Excel:   Clic en el Botón de Office Clic en cerrar Guardar un archivo de Excel:   Clic en el Botón de Office Clic en Guardar    En Guardar en: Busque la ubicación donde va a guardar su archivo En nombre de archivo: escriba el nombre del archivo Clic en el botón Guardar. Guardar Un Archivo Con Contraseña: Clic en guardar como del menú Clic en el botón Herramientas Clic en opciones Generales By: . .

Microsoft Excel 2007 4 - Determinar si desea siempre dese una copia de seguridad Definir una contraseña de Apertura Definir una contraseña de Escritura Confirmar la contraseña de Apertura Confirmar la contraseña de Escritura Clic en el Botón Guardar. situada por defecto en la parte superior junto al botón de Microsoft Office nos servirá como lanzamiento de acciones. mostrando todos los archivos de Excel guardados en Mis documentos. aquí aparecerá un cuadro de dialogo. . colocación de objetos o aplicación de formato de forma rápida y simple. La barra de acceso rápido: La barra de Acceso Rápido. Se señalaran con un clic. de la ventana Guardar Como Buscar o recuperar un libro de trabajo: Para buscar un libro de trabajo o un archivo. dicho archivo. para luego escoger Abrir. active la opción . By: . Botón de Microsoft Office: Al pulsar el botón de Microsoft Office situado en la esquina superior izquierda encontrarás las opciones que en versiones anteriores se ubicaron bajo el menú Archivo.

By: . Pistas De Acceso Por Teclado: Si pulsamos la tecla ALT veremos cómo aparecen las pistas de acceso por teclado en cada uno de las opciones existentes en la banda. Banda de Excel: Una Banda en la que se emplazan en forma de pestañas todas las opciones de sus menús. Pista de Acceso por Teclado Barra de Fórmulas Redimensionable: La barra de fórmulas cambia de tamaño automáticamente para acomodar fórmulas largas y complejas.Microsoft Excel 2007 5 Esta barra permite la inserción de nuevos botones para que el usuario pueda incluir sus métodos más utilizados haciendo el uso del programa de forma versátil y rápida. . También puede escribir fórmulas más largas con más niveles de anidamiento con respecto a versiones anteriores de Excel. De esta forma es muy sencillo acceder a ellas sin el uso del ratón. Además en cualquier momento es posible minimizar la Banda haciendo doble clic sobre la pestaña activa y los grupos incluidos en cada pestaña desaparecerán. lo que evita que las fórmulas cubran otros datos del libro.

haga clic en el cuadro de texto de encabezado o pie de página en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo que corresponda y. Para cambiar un encabezado o pie de página. Columna.2. seleccione el texto que desea cambiar.. en el grupo Texto.Microsoft Excel 2007 6 Libro de Trabajo...).Es un archivo que contiene un conjunto de hojas que permite al usuario organizar su trabajo de forma lógica.Están en forma vertical y están representadas por las letras del alfabeto (A. está compuesta por filas y columnas en la cual se Celdas. haga clic en Encabezado y pie de página.B. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para agregar un encabezado o pie de página. haga clic en el cuadro de texto izquierdo.3.C…. También puede hacer clic en Vista Diseño de página vista..4…….La fila están en forma horizontal y está representada por números (1. Hoja. En la ficha Insertar. en la barra de estado para que aparezca esta 2. 1. Nota: Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página. a continuación.. Agregar ó modificar el texto de un Encabezado ó Pie de Página de una Hoja de Cálculo: Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o modificar encabezados o pies de página. central o derecho de encabezado o pie de página. ..  By: . Fila.Una celda es aquella que está formada por una fila y una columna. en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo.).La Hoja Electrónica almacenan y manipulas datos.

A4…… Clic en que se encuentra en el grupo configurar pagina para mostrar el cuadro de dialogo configurar página: By: . en la ficha Vista. en Normal. en Vertical o en Horizontal. en el grupo Vistas del libro. a continuación.Microsoft Excel 2007 7 3. en carta. tabloide. en el grupo Configurar página:     clic en Orientación y. haga clic en Normal. Ancho o Estrecho Clic en Tamaño y. Clic en Márgenes y. También puede hacer clic en Normal barra de estado. Escriba el texto que desea que aparezca. Sugerencia Para volver a la vista Normal. a continuación. a continuación. en la CONFIGURAR PÁGINA En la ficha Diseño de página. . oficio.

filas. filas.  haga clic en Formato  luego escoja una de las opciones ya sea alto de la fila o ancho de la columna….  En el grupo Celdas. hojas  Seleccione ficha Inicio. By: . columnas o hojas  MANIPULACION DEL ANCHO. ALTO. clic en la flecha situada junto a Insertar  clic en celdas.. . En la ficha Inicio. MOSTRAR OCULTAR CELDAS   Seleccione la celda o celdas que desee cambiar. FILAS Y COLUMNAS Insertar celdas. filas. AUTOAJUSTAR.Microsoft Excel 2007 8 INSERTAR O ELIMINAR CELDAS. en el grupo Celdas.  En el grupo Celdas. hojas  Seleccione ficha Inicio. según lo que requiera hacer. columna. clic en la flecha situada junto a Eliminar  clic Eliminar celdas. filas. columnas. columnas o hojas Eliminar celdas..

izquierdo. laterales aceptar COMBINAR CELDAS       Seleccione la celdas que desea combinar En la ficha Inicio. superior. inferior. contorno o interior Escoja el borde derecho. haga clic en Formato        Clic en la opción formato celda Escoja la ficha Bordes Escoger un estilo de línea Escoja un color de línea Escoja ninguno. en el grupo Celdas. haga clic en Formato Clic en la opción formato celda Escoja la ficha Alineación Clic en la casilla de verificación combinar celdas aceptar By: . en el grupo Celdas.Microsoft Excel 2007 9 BORDES   Seleccione la celda o celdas que desee cambiar. . En la ficha Inicio.

haga clic en Formato Clic en la opción formato celda Escoja la ficha fuente Luego escoja la fuente. en el grupo Celdas.Microsoft Excel 2007 10 Nota: De esta misma forma también puede ajustar el texto o reducirlo hasta ajustarlo FORMATO DE TEXTO       Seleccione la celda o conjunto de celdas que desea cambiar. tipo de subrayado color o efectos que usted desee Aceptar By: . En la ficha Inicio. . estilo tamaño.

Nota. 2.Microsoft Excel 2007 11 EDICION: COPIAR – PEGAR – MOVER 1. haga clic en Pegar CTRL+V. 4.Para mover o copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro.) . a continuación. . siga uno de los procedimientos siguientes:   Para mover celdas. puede editar y seleccionar los datos directamente en la celda haciendo doble clic en ella puede editar y seleccionar los datos de la celda en la barra de fórmulas o Dar clic en la celda y presione f2 EL CONTROLADOR DE RELLENO PARA RELLENAR DATOS Para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos. En la ficha Inicio. en el grupo Portapapeles. By: . O puede presionar CTRL+C.Eliminar el contenido SE Puede realizar cualquiera de las siguientes opciones:   De forma predeterminada. . en el grupo Portapapeles. Seleccione las celdas que desea mover o copiar. seleccione las celdas y arrastre el controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. seleccione la celda superior izquierda del área de pegado. haga clic en Cortar Para copiar celdas. haga clic en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y. Seleccione la celda del área de pegado. haga clic en Copiar . Cuando se sitúa el puntero del mouse (ratón) sobre el controlador de relleno. el puntero cambia a una cruz negra. o presione Nota.. En la ficha Inicio. 3. O puede presionar CTRL+X.

Escriba la primera fecha de una de las siguientes maneras:      01-ene-07 01/01/07 1/ago/07 01/01/2007 Y marque el rango de B3:B25 Y de clic en la ficha Inicio. escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. haga clic en Rellenar meses para la obtener la serie FEB-2002.. ENE-2004.. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo. También puede especificar el tipo de serie utilizando el botón secundario del mouse para arrastrar el controlador de relleno sobre el rango y después hacer clic en el comando adecuado del menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Arrastre el controlador de relleno por el rango que desea rellenar. También puede hacer clic en Rellenar años para obtener la serie ENE-2003. fechas u otros elementos de serie integrados: Con el controlador de relleno puede llenar rápidamente las celdas de un rango con una serie de números o fechas. 2. etc SERIES FORMATO CONDICIONAL Y FILTROS 1.).. escriba 2 y 4.. 2.. Escriba los títulos respectivos y en la celda A3 escriba el lunes. días de la semana. o presione MAYÚS+F10. 5. en el grupo Modificar. . Si desea usar la serie 2. 4. meses o años... Escriba el valor inicial de la serie. o con una serie integrada para días. 2... Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iníciales Por ejemplo. a continuación arrastre hasta obtener el viernes. 5. si desea utilizar la serie 1. haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento. 6. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar. si el valor inicial es la fecha ENE-2002. By: . Para mostrar un menú contextual. MAR-2002. Si desea que la serie sea 2. 8. 3. 2. 1. quedará marcado este rango cópielo y péguelo 5 veces y borre jueves.... 6. 2. 3.Microsoft Excel 2007 12 Rellenar una serie de números. etc. 2. Por ejemplo. puede dejar en blanco la segunda celda. 4. viernes y sábado. 4.

. clic en la ficha inicio. 7. clic en formato condicional. 5. 8. By: . Arrastre esta fórmula hasta el final para mayor facilidad. seleccione el rango de valores de la columna total horas para aplicar formato condicional . Escriba las tres primeras horas de entrada y salida. selecciónelas y arrastre hasta el final. en el grupo de estilos.Microsoft Excel 2007 13 haga clic en la pestaña 3. En total de horas deberá escribir la siguiente formula en las columna TOTAL HORAS 6. en el cuadro llene la hora 4:00 para que sean resaltadas las celdas en que el empleado ha trabaja menos de las 4 horas 10. Luego clic en series 4. en el cuadro con escoja la opción relleno amarillo con texto amarillo oscuro. luego escoja resaltar reglas de celdas y por último es menor que 9.

a continuación.). DESCRIPCIÓN GENERAL DE FÓRMULAS Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. realiza una operación y devuelve un valor o valores.Microsoft Excel 2007 14 11. Clic en Filtro 13. Establezca encabezado y pie de página   En el encabezado nombre de la empresa En el pie de página fecha actual y frase a la izquierda. especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos. operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo By: . Clic en la flecha en la esquina inferior derecha de la celda a filtrar HORA ENTRADA 14. Por ejemplo. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo. en el grupo Modificar. referencias. . De clic en la fila 2 (Nombres de las columnas de la tabla) y En la ficha Inicio. 15. Si desea restablecer al estado anterior debe dar clic en la flecha del filtro y elegir el casilla seleccionar todo 16. la siguiente fórmula Multiplica 2 por 3 y. =5+2*3 Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores. Escoja la Opción Filtro número y Luego Es mayor que. haga clic en Ordenar y Filtrar 12. suma 5 al resultado. Una fórmula comienza por un signo igual (=).

Las expresiones. lógicos y referenciales. Crear una fórmula con funciones: By: .). . 4. comparativos. Funciones: la función PI () devuelve el valor de pi: 3. 2. o los valores resultantes de ellas. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula..) Y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que. . Crear una fórmula sencilla con constantes y operadores de cálculo. no son constantes. . no varía. 3. 2. Hay operadores matemáticos. y el operador * (asterisco) multiplica. Presione ENTRAR. no son constantes. el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Fórmula de ejemplo =128+345 =5^2 Acción Suma 128 y 345 Halla el cuadrado de 5 1. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula. Las expresiones.. Escriba la fórmula. por tanto.142. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia. Por ejemplo. Escriba un signo igual =. o los valores resultantes de ellas. por ejemplo. .Microsoft Excel 2007 15 que se debe llevar a cabo en una expresión. Las siguientes fórmulas contienen operadores y constantes. Partes de una fórmula: .

Una vez completa la fórmula. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números. . Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo. By: . Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula. Caso contrario “Incorrecto” Devuelve el menor de todos los números del rango Devuelve el mayor valor de todos los números del rango Cuenta el número de celdas que contienen el rango especificado Resultado 90 20 Solanda Valle =SI(C2=20. . presione Expandir diálogo 5. Escriba los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. "Correcto". haga clic en Insertar función en la barra de fórmulas . haga clic en Contraer diálogo (lo que oculta temporalmente el cuadro de diálogo). Para iniciar la fórmula con la función. Fórmula de ejemplo =SUMA(C2:C6) =PROMEDIO(C2:D2) =CONCATENAR (A2.Microsoft Excel 2007 16 Las siguientes fórmulas contienen funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores." ". "Incorrecto") =MIN(C2:C6) =MAX(C2:C6) Correcto 12 20 =CONTAR(D2:D6) 5 1. 2. presione ENTRAR. B2). Puede escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo. realiza una operación y devuelve un valor o valores.).). especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos. devuelve “Correcto". El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. 4. "sumar números" devuelve la función SUMA). 3. referencias de celda y nombres. Para escribir referencias de celda como argumento. a continuación. texto. o elegir entre las categorías del cuadro O seleccionar una categoría. Acción Suma todos los valores de este rango Halla el promedio de todos los números del rango Concatena las cadenas de texto en A1 y B1 en una sola cadena de texto Si el valor de la celda A2 es igual a 15. seleccione las celdas de la hoja de cálculo y. Seleccione la función que desee utilizar.

De lo contrario. 2. 3. 1. Valide los datos de de las columnas nota1 nota2 examen 1. En la ficha Datos. Es posible anidar hasta 64 niveles de funciones. haga clic en Asistente para funciones en la barra de fórmulas . siga las siguientes instrucciones: 1. La siguiente fórmula suma un conjunto de números (E2:F2) sólo si el promedio de otro conjunto de números (C2:D2) es mayor que 50. Seleccione la función que desee utilizar  Escriba los argumentos  Para escribir otra función como argumento. 1.Microsoft Excel 2007 17 Crear una fórmula con funciones anidadas: Las funciones anidadas utilizan una función como uno de los argumentos de otra.1. SUMA (E2:F2). =SI (PROMEDIO (C2:D2)>18. Escriba en la columna mensualidad 1 si ha pagado caso contrario 0. devuelve 0. escriba la función en el cuadro de argumento que desee. Seleccione una o más celdas para validar. 0) La función PROMEDIO y la función SUMA se anidan dentro de la función SI. . escriba los nombres y apellidos. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula. 2. Para iniciar la fórmula con la función. haga clic en Validación de datos. VALIDALIDAR DATOS Realice el siguiente cuadro. puede agregar SUMA (G2:G5) en el cuadro de edición valor_si_verdadero de la función SI. Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.2. en el grupo Herramientas de datos. By: . Por ejemplo.

1. En el cuadro Permitir. Para especificar el tipo de validación que desea. Escriba el valor mínimo. En el cuadro Datos. máximo o específico que desee permitir. Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.5. para definir los límites superior e inferior.3. 1.Microsoft Excel 2007 18 1. . Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.6.8. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. 1. seleccione Número entero. 1.7. Haga clic en la ficha Configuración.2. Rellene el título y el texto del mensaje. 1. Por ejemplo.8. seleccione entre. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: By: .1. realice una de las siguientes acciones: 1.4.8. seleccione el tipo de restricción que desee.

Seleccione una función en esta práctica seleccione la función si. 6. Luego escriba un titulo y el mensaje de error que crea conveniente. seleccione Información. seleccione Advertencia. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos. 2. 4.1. luego rellene las demás celdas de esa columna promedio 5. Llene las notas de examen 6. . Inserte función si en la columna de promedio general: 6. . Para evitar la especificación de datos no válidos.Microsoft Excel 2007 19 Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos. Escoger la opción insertar función del grupo biblioteca de funciones. By: . Escriba la siguiente fórmula en la columna de promedio (en este caso columna f y fila 3 ( f3)) para sacar el promedio de los alumnos: = (D3+E3)/2 ó inserte la función promedio en la ficha de inicio.2. Escoger ficha formula 6. grupo modificar. seleccione Grave. Ingrese las notas 3.3.

Tomaremos en cuenta la siguiente condiciones: Si el alumno ha pagado la mensualidad se le pasa el promedio general. caso contrario se le marcará una valoración de cero =SI (A3=1. hay que desplazarse de derecha a izquierda o de arriba hacia abajo. e inversa para poder observar completamente dicho contenido.Microsoft Excel 2007 20 6..1. INMOVILIZACION Y LIBERACION DE FILAS Y COLUMNAS Comentario.PROMEDIO(F3:G3).Cuando una hoja de cálculo es mayor de lo que se puede ver en la pantalla. En la columna observación con la formula si colocar dependiendo del promedio si es >85 aprueba. Para aquello realizamos los siguientes pasos: Clic en el número de la fila Clic en el menú Vista Clic en inmovilizar paneles Clic en inmovilizar fila superior By: .4.0) 8. . caso contrario supletorio.

Para agregar una auditoria es necesario tener establecido una formula dentro de una celda. Es decir permite seleccionar cada dato numérico de un conjunto de partes y los enlaza por medio de flechas a un registro total. compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. By: . así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor. .Microsoft Excel 2007 21 AUDITORIA EN EXCEL Una Auditoría dentro de MS Excel 2007. sirve para buscar las casillas que intervienen en las formulas de una hoja de cálculo. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético. ORDENAR DATOS Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. seguidamente escoger el menú fórmula y luego dar un clic en rastrear precedente.

Microsoft Excel 2007 22 By: . .