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Copyright ©2011 Tata Consultancy Services
Limited
Welcome to the UK 
Note: This document provides as a ready reckoner for expatriate associates travelling into UK. This document will be 
updated every month in line with the change in policies. For clarification on any changes in policies defined in this 
document, you can check with your ISU HR Officer.
Welcome
to the UK!
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Agenda
 TCS in the UK
 On boarding formalities
– Ultimatix processes,  Bank account ,  NI, Insurance & NHS 
 Things to know
– HMRC requirements; Expats compensation & pay model
– Leave policy & House Rent Allowance policy
– Employee Discount Scheme, Employee  Assistance Programme
– HR initiatives
 Key contacts
 Health & Safety in the UK
 Workplace behaviours
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TCS in UK&I
Diverse workforce sharing a common vision and core values to 
sustaining our competitive edge
39  Nationalities
21.4% of the total UK 
workforce are women
Diversity
Over 9000 associates across 
UK&I
Over 65 locations
Supporting 200 customers
Employee Base
Started in the UK in 1975
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On boarding formalities
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Update your Personal Details in 
associate services > HR Management > My Profile
•Address & Telephone 
•Bank Account Details (Overseas Bank Details)
•Dependant Details 
•Update NI Number
GESS for Onsite Reporting Form (check your work list)
See Knowmax > MyHR
> United Kingdom > UK >
Expatriate Associates
•Policies
•Deputation Manuals
What’s where on Ultimatix
*Please ensure that you check your TCS mails (webmail) 
on a regular basis for all communication and information!
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Onsite reporting – Steps 
•Update your work location,  address & telephone number
•Submit and track notification till completion
•Go to Ultimatix >> GESS >> FYA tab and open the notification
•Give date of arrival in UK  (not allocation start date or reporting to project), email ID & 
location
•Ensure your work permit and visa document is uploaded on the system
(cover page, first and last page of passport, visa must be validated by manager and have the following 
mandatory details ‐ Manager’s name, employee number, signature, designation and date of validation)
Step 3
Step 2
Step 1
Step 4
*After completing your reporting the notification goes to the Onsite BRM for approval. Post approval allow 24/ 48 hrs 
for this data to get reflected 
If Onsite Arrival form is not found in the worklist:
• Check status of your Overseas Deputation process through the link Ultimatix   GESS Travel module 
Track My Workflows  Item Type (Overseas Deputation) to see if any notification is pending with base branch Travel     
Admin/FDFU
• Kindly send an email to the stakeholder to clear the notification
• Reporting form will flow into your work list once these notifications are cleared
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Opening a Bank Account
You can open an account in the UK with any bank for allowance payments and to claim reimbursements 
Opening your Bank Account in the UK
 It is simple and easy to open an account at the nearest or preferred bank once you are in the UK. Please drop an e‐
mail to uk.helpdesk@tcs.com, who will share a template with you which will include all the details required
 Fill up all the details and e‐mail the template back to the Helpdesk, who will issue you a TCS cover letter
 Arrange an appointment with the bank and visit them at the scheduled time with required documents
 Please note that you would be required to provide a UK address and a contact number. In case you haven’t finalised 
your accommodation arrangements, you may provide your manager’s/colleague’s details and change this at a later 
date 
You may choose to deposit 
your unused travellers cheques 
into your bank account
Note: As per the credit brokerage & licensing act, employers in the UK 
are not allowed to influence or advise associates of any recommended 
banks for them to open a bank account. 
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UK Helpdesk for you…
 You may contact  uk.helpdesk@tcs.com for any reference/bonafied letters for:
‐ Visitor/business visa
‐ Tenancy agreements
‐ Employment confirmation
‐ NHS
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Updating bank account details in Ultimatix
Where 
• Logon to Ultimatix 
• Go to HR Management   TCS associate Self Service  Employee information ( Direct Update ) 
Overseas Bank Details 
What 
• Click on “add new row” and fill in the following details:
• Country : United Kingdom
• Bank Name : Your Bank Name 
• Account Type : must be <CURRENT ACCOUNT> only
• Account Number – Enter only the account number. Do not enter sort code here. (Ensure that you 
do not enter any other characters or spaces in between)
• Sort Code :Enter 6 digit sort code
• Present Account : Yes
• Start Date : Date of opening Bank Account;  Please do not End Date your account
How
• Click ‘OK’.
• Verify all details are correct on the next screen. If not, click on ‘Back’ and correct the details.
• If all details are correct, click ‘Next’
• Click ‘Submit ‘on next screen
• This completes the bank update process in Ultimatix
UK allowance will  be processed only after the onsite reporting form is completed 
and  your overseas  bank account details are updated! 
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National Insurance
• It is mandatory for all expats on long term deputation to the UK to have a National Insurance (NI) number to 
comply with HMRC regulations (UK Inland Revenue Department)
• The NI number is your personal account number similar to the PAN card in  India.  The number
makes sure that the NI contributions paid are recorded with HMRC
• You need to apply for the NI number within one month of your arrival. If you have not applied yet, please do so 
immediately by emailing  sagila.majid@tcs.com with the details below: 
1. Full name as per passport
2. Associate Number
3. Contact number in UK
4. Full UK residence address
• Forms will be sent out to you within 3‐5 days, when received all forms need to be back within the week
• After applying, the NI card with the number reaches you in a month's time
• Please ensure you upload the NI number on Ultimatix  associate Services  HR Management  TCS associate 
Self Service  Overseas Identification Details
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NHS & Mayfair Insurance
National Health Scheme 
 Register yourself  and your dependants under NHS by connecting with any local GP in your zone
 Refer to the NHS website <www.nhs.uk> for any further information
Mayfair Insurance 
 Your Mayfair Id is sent to your TCS email after 7 to 8 days of your arrival to the UK
 Log on to <www.mayfairworldwide.com> using this ID & download the coverage document for self and family 
(spouse and children).
 Directly contact Mayfair for any queries relating to Claims
 In case you do not receive the email with insurance details within 15 days of your arrival to the UK, kindly contact 
ukhr.helpline@tcs.com
 For more details on insurance you can log onto Ultimatix   Knowmax   My HR  United Kingdom  UK & 
Ireland  My Benefits  Insurance 
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* MEDICAL COVER * DENTAL COVER * TRAVEL COVER
You will receive your insurance Id
in your TCS  email from Mayfair. 
Log on to
www.mayfairworldwide.com
Click on “Rosters” in the header
Click on “Insured’s”
If you are a new user 
Click on “New User”
Enter Your Mayfair ID 
and associate ID
The system will request that you
reset your password and lead you to a page 
where you should enter your Address & DOB
You will be directed 
to insured’s Home page
You can access all your relevant 
documents like Summary of Cover, 
Advisories, Claim forms, 
Coverage document, etc.,
Mayfair Medical Insurance – GOLD Cover
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Things to know
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HMRC Requirements – Ongoing formality
 Statutory review undergone by TCS yearly with HMRC 
 Audit of personal accommodation & travel expenses incurred by TCS associates in the UK on work permit
 Associates need to record the following expenses on a regular basis and send copies of his/her tenancy 
agreement & the council tax bill to the UK Finance 
 Rent , Council Tax, Utilities Bills, Travel expenses (Home to/from Work), One Time settling cost (Applicable to 
only  fresh arrivals)
 Details to be submitted on Ultimatix  GlobalNet  Allowance  Agreement Details 
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TCS India Expat Pay Model – UK 
 The model applies to only TCS India expats on long term deputation to the UK
 You must ensure that the Residency Status is correct in Globalnet (Globalnet  Residency Status  Overseas
Travel Details) and you record all travels to/from India – whether personal or business related. This is to ensure
correct tax calculations for India salary
 Prevailing market exchange rate from the Bloomberg website (between 20
th
to 25
th
of each month) is used
 In the month of travel (to/from India), India tax will be deducted
 Form 16 will be generated in India only if
– There is any annual taxable income in India during the financial year or,
– TDS (Tax Deducted at Source) on India salary has been deducted during the financial year
 TCS UK Policy and TCS UK FAQs uploaded on Knowmax  My HR  UK & Ireland  Expatriate Associates
Expats Corner  Benefits for further details
 UKHR Helpline (ukhr.helpline@tcs.com/0808 234 6486) is well equipped to handle any queries you may have on
the new model
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Onsite payroll eligibility
Ultimatix  HR Management  TCS Employee Payroll  International Payroll eligibility 
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Leave policy ‐ Expats
 Long term deputation only
 Financial year i.e. April 1
st
to March 31
st
 Leave days will be prorated depending on the date of arrival in the geography
Personal Leave (Sick Leave): To be used in specific circumstances such as sickness
 10 calendar days in a year.  Under no circumstance is this to be treated as an additional leave entitlement
 For three or more consecutive calendar days  leave due to sickness or injury, associate must obtain a doctor’s 
certificate in respect of the absence and submit it to the immediate manager/supervisor
 At the end of the financial year, any unused Personal Leave will lapse
 At the end of deputation, the Personal Leave balance will be recalculated. Balance, if any, will be credited to the 
home country Sick Leave balance. In case extra Personal Leave has been availed,  a negative balance will be sent 
to the home country Sick Leave balance
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Leave policy – Expats contd…
Annual Leave (Earned Vacation)
 22 working days in a year
 Entitlement accrues pro rata through the leave year
 Holidays must be planned and applied in Ultimatix for approval in advance
 On arrival in the UK, the home country Earned Leave balance will be suspended & Annual Leave balance will be 
credited in advance for the remaining financial year
 5 days can be carried over for the next financial year. Any balance over and above 5 days will be transferred to 
the home country Earned Leave balance
 During Annual Leave full allowance will be paid
 At the end of deputation the Annual Leave balance will be recalculated. Balance, if any, will be credited to the 
home country Earned Leave balance. In case of excess leave availed, the associate will be liable to return the 
excess leave taken and it will be adjusted during the UK settlement. 
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Additional Housing (Rental & Council Tax) Allowance 
 Every associate on long term deputation to the UK is eligible for monthly allowance to cover their stay in the UK. 
From the total allowance paid , £850 is against housing for category B cities & £900 for category A cities 
 Housing would include Rent + Council tax (Utilities are not included)
 For UK: London zone 1 to zone 4 is considered as Category A and rest of UK is Category B and for Ireland:  Dublin 
is  A and rest of Ireland is B
Role Additional HRA in 
Cat A Cities
Additional HRA in
Cat B Cities
Associates in the geography 200 GBP  150 GBP 
Limits (as per the policy):‐
How to raise Excess HRA request:‐
• Excess HRA to be raised in Ultimatix  GlobalNet  Allowance  Excess House Allowance  Create New request
• Tenancy Agreement  & Council Tax details should be updated in Ultimatix   GlobalNet  Allowance  Agreement   
Details
• Post approval of the agreement by the UK Finance, the payout for Excess HRA would start.
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TCS UK Employee Discount Scheme
• The scheme is the online discount shopping website exclusively available to all eligible associates of TCS in the UK
• TCS UK associate Discounts is a Rewards and Loyalty program designed to save you time and money whenever you shop. 
Providing exclusive retail discounts at top high street brands, premium retailers and VIP in store events, it gives access to
a whole array of unique offers. 
• The program also offers a “Voucher Shop” where retail vouchers can be purchased at a discount of up to 15%. 
Features of the scheme include: 
•Premium Category Offers: Time limited offers with premium discounts up to 50% 
•Invite a Friend: Invite up to two friends or family members to share the benefits 
•My Account: Set up your own shopping profile to target discounts on your favourite brands 
Examples of Brands in the Scheme 
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Employee Assistance Program (EAP)
24x7 helpline for TCS associates facing any issues/worries/concerns, and seeking expert, free, confidential and 
impartial advice, provided by AXA PPP, our health and wellness partner:
 Consumer issues: 
– Accommodation, law, rights, travel, insurance, etc
 Family Care:
– Finances, maternity/paternity, bereavement, childcare, etc
 Housing:
– Tenant rights, lease, insurance, etc
 Legal:
– Wills, divorce, neighbourhood disputes, etc
 Health:
– NHS, counselling, stress, etc
 Education: 
– School admission, bullying, etc
Call: 0800 072 7072
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HR for you
HR
Delivery
Learning &  
Development 
Rewards & 
Recognition: 
TCS Gems
Performance 
Management
Maitree & CS
Welcome to 
UK
Ask HR, 
employee 
Care 
Resource 
management
Talent 
management
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Communication
 Weekly UK HR mailer with interesting updates in the geography 
 LearnEx and More Scoreboard: See which account leads monthly!
 Connexions: Quarterly publication in association with TCS Europe
 @TCS: Quarterly global publication
 HR Face2Face Sessions
 Reaching Out Sessions with our Leadership
 Team Meetings (Manager)
 Communication from your Maitree/Learning Champion!
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Ask HR – Monthly Calls
Objective :
The call aims to encourage two way communication  between the HR and associates on a monthly basis
On a periodic basis, other corporate Functions are also invited to join the call with associates and take up their 
queries and suggestions.
Event Key features
HR Update
 HR to update the joiners on any new development in HR/GEO in that particular 
month
 Any policy/Learning/Maitree Updates
Associate Queries
 Associates to raise their queries with HR. Associates can also make their 
suggestions on any aspect of the organisation
Special Invitee
 On periodic basis other corporate Functions will also be invited to join the call 
with associates and take up their queries and suggestions
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Fit4Life in UK&I
Form teams of 
3/5/ 10/15 
And 
Set a target for 
the team & 
yourself
Execute Any Fitness sport (Anything 
that increases the heart rate !)  
Monitor : Log into the 
portal or download the 
Fit4Life app 
The logged in km/ 
hours contributes to 
donations to charity
To know more, Ultimatix Home > Wellness > TCS Fit4Life
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Knome UK Connect  
 We have a common platform to network with other associates in UK&I geography
 Knome provides us with an opportunity to connect with fellow TCSers virtually, beyond the 
limitation of time and place 
UK Connect Community is for us!
 Its our community, don't delay, join today
 For more log onto https://knome.ultimatix.net/users/communities/4519
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Quite a few frightening fraud calls have been reported  
where associates and/or their dependants are being targeted. 
 Please take assurance from TCS that there is nothing wrong with your visa and no associate is required to 
pay any money, however persistent the fraudsters are! 
 Associates should report such matters to the police (non emergency number, call 101 from a land line). 
 Key contacts within TCS : Anna Reed (anna.reed@tcs.com) is the key contact between TCS for UKBA and 
Prashant Deshpande (py.deshpande@tcs.com) is the Authorising Officer. 
 We urge you not to entertain any such calls in relation to this subject . You can ask them to connect with 
Anna Reed or Prashant .
 Please let the RMG team know if you need any further information and please refer any new cases to 
uk.visas@tcs.com
Fraud calls  ‐ Be alert
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Key contacts
 UK HR Helpline ‐ your first one point of contact for policies, processes and queries‐
ukhr.helpline@tcs.com OR UK toll free 0808 234 6486
 Employee Assistance Programme ‐ 0800 072 70 72
 Initial accommodation  advice ‐ uk.travel@tcs.com
 Your  HR Point of Contact in the UK
29
Your HR Business Partner 
ISU HR Business Partner Email Id Contact details
Lead ‐ Talent Engagement, 
LSHC, Govt, TTH &Telecom BT
S Naveen Kumar s.naveenkumar@tcs.com Mobile: +44 (0)784 188 7116
Landline: +44 20 72458020
UK Parent, Corp Function, GCP 
& NEST(PADA),Home Office
Andrew Waterman Andrew.waterman@tcs.com Mobile: +44 (0) 7809735518
Landline: +44 20 72457534
ER, Insurance 2, 
Manufacturing, FS and 
Utilities
Arusha Gupta arusha.gupta@tcs.com Mobile: +44 (0)7912393956
Landline: +44 20 72458032
INS 1, BFS NA, Telecom 2 ,3 & 
Hi‐Tech
Bradley Lanyon bradley.lanyon@tcs.com Mobile: +44 (0)784 188 7116
Retail Divya Shashidhar divya.shashidhar@tcs.com Mobile: +44 (0)772 0734 657
Landline: +44 20 72458025
Ireland Karen Haran karen.haran@tcs.com Mobile: +35 3879936157
Legal & General  Marcus Reeves marcus.reeves@tcs.com Mobile: +44 (0) 7912 394505
Landline: +44 1737 775085
BFS EU & MIS Shruthi Uchil shruthi.uchil@tcs.com Mobile: +44 (0) 7725730534
Landline: +44 1733 366123
JLR Somrupa N somrupa.n@tcs.com Mobile: +44 (0) 7738854088
ISU HR Business Partner Email Id Contact details
Lead ‐ Talent Engagement, 
LSHC, Govt, TTH &Telecom BT
S Naveen Kumar s.naveenkumar@tcs.com Mobile: +44 (0)784 188 7116
Landline: +44 20 72458020
UK Parent, Corp Function, GCP 
& NEST(PADA),Home Office
Andrew Waterman Andrew.waterman@tcs.com Mobile: +44 (0) 7809735518
Landline: +44 20 72457534
ER, Insurance 2, 
Manufacturing, FS and 
Utilities
Arusha Gupta arusha.gupta@tcs.com Mobile: +44 (0)7912393956
Landline: +44 20 72458032
INS 1, BFS NA, Telecom 2 ,3 & 
Hi‐Tech
Bradley Lanyon bradley.lanyon@tcs.com Mobile: +44 (0)784 188 7116
Retail Divya Shashidhar divya.shashidhar@tcs.com Mobile: +44 (0)772 0734 657
Landline: +44 20 72458025
Ireland Karen Haran karen.haran@tcs.com Mobile: +35 3879936157
Legal & General  Marcus Reeves marcus.reeves@tcs.com Mobile: +44 (0) 7912 394505
Landline: +44 1737 775085
BFS EU & MIS Shruthi Uchil shruthi.uchil@tcs.com Mobile: +44 (0) 7725730534
Landline: +44 1733 366123
JLR Somrupa N somrupa.n@tcs.com Mobile: +44 (0) 7738854088
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Health & Safety in UK
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Tips on Health
 Consider ergonomics ‐ ensure that office desks are at the appropriate height, computer screens are not overly 
close and office chairs confer adequate lower back support
 Move every 30 minutes taking the opportunity to stretch, stand up,  walk during these breaks and wash your 
eyes to give them sufficient rest
 Have a healthy lunch by incorporating the four basic food groups (grains, vegetables & fruits, milk products, 
meat & alternatives) 
 Try to replace coffee/tea breaks with that of water breaks. You can also try something better like skimmed milk or 
fresh lime juice
 Try to take the stairs instead of lift or escalators. This will help in providing you a workout that will keep your 
system in good shape
 Try to cut on smoking. While people have various excuses for smoking, stress being one of which, it is better to 
replace smoking breaks with that of eating fruit
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Tips on Safety
 Be alert of the surroundings and be cautious; do not get distracted  talking on the mobile while walking to office 
or home
 Avoid anyone seeing you putting cash into your bag/purse/wallet
 Do not keep all your valuables such as mobile, purse, credit cards together in one place 
 Think about the route you take, avoid walking home late at night, make sure you travel in groups
 If your belongings are stolen, make sure to take action immediately by reporting the incident to the police 
 Cancel all bank cards/phone immediately; it’s a good idea to keep your basic card details separately so that you 
have them handy to report  any such loss
Report all to europe.hse@tcs.com ,the client SPOC and  your project HR
Safety is everyone’s responsibility
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Workplace behaviours 
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Etiquette
 Watch what you wear
– Professional 
– Sensible (When in doubt avoid it)
– Don’t forget the smile 
 Office Parties
– Alcoholic drinks – Avoid if uncomfortable
– Embarrassing behaviours – Do not do or say anything that you might regret
– Mind your language 
 Office Relations 
– Look confident but approachable and remain attentive and interested
– Avoid gossip 
– Maintain professional distance 
– Manage any conflicts by talking openly with the right people
– Be aware of hierarchy 
– Think realistically  and not emotionally
– Don’t use bad language, raise your voice or become too confrontational 
– Remember office politics is never simple
– Maintain a professional, dignified approach at all time
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Keep in mind...
• Involving in incidents that can get you sacked. eg – Bullying, violating company policies, 
IPR/confidentiality agreements, Data protection, Internet security 
• Taking too much time out from work 
• Misuse of company assets 
• Lying 
• Questionable involvement with your manager or clients at work 
• Falling asleep at work 
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Thank You! 
Wish you a great stint in the UK…