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GESTIÓN DE PROYECTOS CON SIX SIGMA

AGENDA
1. 2. Definiendo el proyecto M idiendo las variables de desempeño del proyecto

3.

Analizando los datos del proyecto

4.

Controlando el rango operacional de los proyectos

1.-

Definiendo el proyecto
1.1 Introducción 1.2 Identificación de CTQ 1.3 Mapeo de CTQs

4 .1. el 64% de los proyectos consiguieron sus objetivos y cumplieron con las necesidades de negocio que los originaron.1 Introducción En el 2011.

pe/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&ved=0CCsQFjAA&url= http%3A%2F%2Fimrconsulting.Contexto de referencia  Según estudios internacionales. Un ejemplo de lo anterior es el informe "Chaos Report" del Standish Group.google. ya sea por que no cumplen con los requerimientos planteados o simplemente porque son cancelados debido a que superan las expectativas de tiempo y/o costo.com%2FPresentacion_Liderazgo_de_proyecto.com.ppt&ei=YOAzUvvnEorq8QS UrIH4Cw&usg=AFQjCNHcMrAobXqRw_aoCbCDHB84j2dudg&sig2=17TOkoT6VWloMLqkXm13Ww 5 .  Fracaso Falla Exitoso https://www. diversas organizaciones manifiestan que la mayor parte de los proyectos informáticos no llegan a buen término. que en su versión 2010 reportó que alrededor de un 40% de los proyectos informáticos iniciados finalizan en forma exitosa mientras que el resto es finalizado con algún tipo de problema.

CTQ. PROBLEMA DEFINIDO Objetivos definidos Alcance del proyecto definido . etc. VOC Diagrama de Pareto Histogramas.Ideas Información Incompleta Creencias Situación problemática inespecífica Identificación de los clientes.

CTQ VOC VOC (Voice of Client). llamadas telefónicas. devoluciones de productos.Definir Problema: CTQ CTQ (Critical to Quality). encuestas. Sistemas Reactivos: Observación del cliente. . etc. Son los atributos a factores críticos para la calidad de un producto o servicio que influyen en la decisión de compra por parte del cliente. Es la voz del cliente que se obtiene por dos medios: Sistemas proactivos: Quejas del consumidor. entrevistas. etc.

etc) 5. Identificar los CTQ . Elaborar un plan de contacto con el cliente (quien.Definir Problema IDENTIFICAR CLIENTES Y CTQ 1. Definir Clientes Internos y Externos 2. como. Identificar preguntas claves para cada uno de ellos 4. cuando. donde. Definir el tipo de cliente y el canal de comunicación para obtener la VOC 3.

3 Mapeo de CTQ´s 9 .1.

Mapeo de procesos del PMI 10 .

Identificación de brechas 11 .

2 Indicadores Genéricos por proceso .2.1 Definición de indicadores (eficiencia.Midiendo las variables de desempeño del proyecto 2.. eficacia y productividad) 2.

2.1 Definición de Indicadores Pasos para la elaboración del Indicador Contar con objetivos y estrategias Identificar factores críticos de éxito Establecer indicadores por factor de éxito Establecer estado y umbral por indicador Diseñar la medición .

ni las características del resultado que se espera .Objetivos y estrategias Una condición fundamental para el proceso de formulación y construcción de indicadores. Sin esta definición no es posible conocer el punto de llegada. como con el conjunto de las actividades claves que se emplearán para lograr los objetivos propuestos. es poder contar tanto con objetivos claros. cuantificados. precisos.

Requieren de atención especial para evitar sorpresas desagradables o la pérdida de oportunidades .Factores Críticos de éxito Los factores claves de éxito son factores internos o externos a la empresa que deben ser identificados y reconocidos porque soportan o amenazan el logro de los objetivos de la empresa e incluso su existencia.

Establecer indicadores de Operaciones Eficaz Atributo a medir Valor esperado Nº de solicitudes completas y sin ambigüedad Total de solicitudes aceptadas Eficiencia Recurso desperdiciado Recurso utilizado Nº de hojas de vida cumplen el perfil Total de Hojas de vida aceptadas Efectividad Valor del Atributo de salida a medir Valor esperado del atributo Costo Real Costo Presupuestado .

umbral y rango de gestión Estado: Valor inicial o actual de un indicador. que el indicador puede tomar . Rango de gestión: Es el espacio comprendido entre los valores mínimo y máximo aceptables.Estado. Umbral: Es el valor del indicador que se quiere lograr o mantener.

el análisis y la presentación de la información.Diseñar la medición Para el cálculo de cada indicador es necesario determinar las fuentes de información. . Para facilitar la comprensión de los valores medidos para un indicador se recomienda la utilización de presentaciones gráficas. la frecuencia de la medición de las distintas variables. la forma de tabulación.

Eficacia. si se enfocan en el control de los resultados del sistema y el valor esperado (meta). Efectividad son el resultado del logro de la eficiencia y de la eficacia. si se enfocan en el control de los recursos o las entradas del sistema. .Tipos de indicadores Eficiencia.

Presup. Planeamiento Indicador de Cumplimiento Temporal de Requisitos ICTR= (Plazo real/Plazo programado)-1 Indicador de Ejecución Presupuestal de Requisitos: esto hace referencia a la comparación entre la ejecución presupuestal prevista a la fecha y la efectivamente realizada. Programado)-1 Se considera que el proyecto cumple este primer requisito sí: · IEPR = 0. IEPR =(Ejec.2. · IEPR < 0. . existe una ejecución presupuestal mayor a la esperada. se ha realizado la ejecución presupuestal programada.2 Indicadores genéricos A. Presup. realizada/Ejec.

Programado)-1 Se considera que el proyecto cumple este primer requisito sí: · IEPEDT = 0. . se ha realizado la ejecución presupuestal programada. realizada/Ejec. Presup. Ejecución Indicador de Costos de ejecución de EDT IC = (VPN Gastos Reales/VPN Gastos Previstos)-1 Indicador de Cumplimiento Temporal de ejecución de EDT CTR= (Plazo real/Plazo programado)-1 Indicador de Ejecución Presupuestal de ejecución de EDT : esto hace referencia a la comparación entre la ejecución presupuestal prevista a la fecha y la efectivamente realizada.B. IEPEDT=(Ejec. Presup. existe una ejecución presupuestal mayor a la esperada. · IEPEDT < 0.

• IEPP=(Ejec. Programado)-1 C2.C1. retrazo) • ID = Nro de incidencias en los entregables Indicador de % satisfacción de stakeholder* SS= (Nro. realizada/Ejec. • IEPEDT=(Ejec. Control y seguimiento Indicador de Costos de ejecución del Proyecto ICEP = (VPN Gastos Reales/VPN Gastos Previstos)-1 Indicador de Cumplimiento Temporal de ejecución del Proyecto CTEP= (Plazo real/Plazo programado)-1 Indicador de Ejecución Presupuestal de ejecución del Proyecto: esto hace referencia a la comparación entre la ejecución presupuestal prevista a la fecha y la efectivamente realizada. Presup. de quejas/Total de Stakeholder)*100 *Sobre todo los que son opositores y dan respaldo Indicador de Ejecución Presupuestal de ejecución de EDT : esto hace referencia a la comparación entre la ejecución presupuestal prevista a la fecha y la efectivamente realizada. Control y seguimiento Indicador de incidencias en EDT(fallas. Programado)-1 . Presup. Presup. Presup. cambios. realizada/Ejec.

realizada/Ejec. • IEPP=(Ejec. Presup. Control y seguimiento Indicador de Costos de ejecución del Proyecto ICEP = (VPN Gastos Reales/VPN Gastos Previstos)-1 Indicador de Cumplimiento Temporal de ejecución del Proyecto CTEP= (Plazo real/Plazo programado)-1 Indicador de Ejecución Presupuestal de ejecución del Proyecto: esto hace referencia a la comparación entre la ejecución presupuestal prevista a la fecha y la efectivamente realizada. Presup.C2. Programado)-1 .

- Analizando los datos del proyecto 3.2 Elaboración de hipótesis 3.3 Prueba hipótesis: ANOVA y C/R y T .1 Determinar las causas del problema 3.3.

3.1 Determinar las causas Análisis Causa – Efecto: Material Formatos lejos de las ventanillas No hay papel para recibos No conoce los procesos Personal No conoce los procesos No conoce los procesos Personal lento Computadoras son lentas Existen pocas agencias cerca Sistema se cae Procedimiento incorrecto Atención Lenta No existe manual de procedimientos en la agencia Equipo Ambiente Procedimiento Análisis causa – efecto para analizar la demora en la atención en una agencia bancaria .

Matriz Causa-Efecto Se ha visto que la KPIV. Para mejorar el proceso. puede impactar en las KPOV: X Ejemplos:     afecta Y Posteriormente se validaran cuales causas son definitivamente las que son las responsables del Problema Número de Contratos Conocimientos norma de créditos Numero de Analistas Tiempo de entrega de Contratos    Tiempo de Calificación % de créditos rechazados Costo Evaluación. . se debe identificar cuáles son las X que más afectan a las Y para determinar cuáles deben ser atacadas.

2 Elaboración de Hipotesis PRUEBA DE HIPOTESIS Para conocer si un factor ( X: KPIV ) influye sobre nuestro indicador ( Y: KPOV ) del proceso.3. . se suele variar este factor de manera de ver si su variación afecta al indicador. La manera de ver esta variación es a través de las pruebas de hipótesis que nos permitirán concluir si el factor en estudio afecta significativamente al indicador.

05 P(Error Tipo2) = : Probabilidad de no encontrar una diferencia cuando esta si existe. = 0. 0.Errores posibles al evaluar una hipótesis Verdad de H0 V (no hay diferencia) Decisión correcta 1(nivel de significan cía) F (si hay diferencia) Aceptar H0 (no hay diferencia) Error tipo 2 β Aceptar Ha (si hay diferencia) Error tipo 1 Decisión correcta 1– (poder la prueba) α P(Error Tipo) = :Probabilidad de encontrar una diferencia cuándo esta no existe. F V Verdad de Ha .01.

05 ( ) NO se rechaza H0 VOCABULARIO Conclusión Robusta: Rechazar H0.05) Conclusión Débil: Aceptar H0 sin conocer el valor de .3. Ello pues el valor de se ha fijado en la prueba (usualmente en 0. En estos casos se suele decir “No puede rechazarse H0” Potencia de una prueba estadística: Es la probabilidad de rechazar correctamente una H0 Potencia = 1 - .3 Prueba de Hipotesis RECORDANDO Ho : El factor no generó diferencias Antes Vs Después Ha : El factor si generó diferencias Antes Vs Después (X no afecta Y) (X si afecta Y) Si p – val > 0.

Prueba Anova ONE SAMPLE t – TAMAÑO DE MUESTRA (Si la Población es Normal) Prueba t (One Sample t) Estadístico t = Xs/ n Hipótesis Nula Hipótesis Alterna Ha: < 0 . n-1 H0: = 0 Minitab Stat-Basic Statisc. t < t . | t | > t /2 . n-1 0 . t > t . n-1 > 0.1sample t .

- Controlando el rango operacional de los proyectos 4.4.1 Tablero de Control .

4. 32 .1 Tablero de Control El Tablero de Control es un conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluación periódica permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de su empresa o área.

cada uno de ellos tiene su respectivo indicador Y (efecto) y sus indicadores X (causas).UTILIDAD DEL TABLERO DE CONTROL El Tablero de Control de la revista COMPETENCIA comprende cuatro procesos. 33 .