You are on page 1of 28

MANEJO DEL SISTEMA

El modulo de Activos es un software exclusivamente en el cual se podrá llevar un mayor control de los activos, generar reportes según lo establecido por la entidad fiscalizadora. CARACTERISTICAS PRINCIPALES: Entre las principales características el Modulo de Activos ver. 2011 tenemos: Multiempresa: Se puede llevar la contabilidad de tantas empresas como capacidad tenga el disco duro de la computadora. Doble Moneda: Se debe de ingresar la información en la moneda en que se origina, soles o dólares y al tipo de cambio en que realizo la operación (moneda y tipo de cambio cuando se añada un activo), esto nos permitirá generar los reportes según lo solicitado la entidad fiscalizadora. Calculo Depreciación: Mensualmente se puede generar el cálculo de depreciación mensual automáticamente. Exportación: Todos reportes pueden exportarse al Excel PANTALLA PRINCIPAL (A) Barra de Titulo

(D) Barra de Mensajes

(A)BARRA DE TITULOS En esta barra se encontrara la siguiente información, en el orden como se va mostrando de izquierda a derecha: - Nombre del Sistema - Si no se encuentra con la licencia de uso del producto aparecerá la palabra EDUCATIVA, una vez que se adquiere la licencia esta palabra desaparecerá. - El logo de pantalla que se detallara en los Datos Generales de la empresa. - El mes en el que nos hayamos colocado. (B)MENU PRINCIPAL En este menú se encontrara todas y cada una de las opciones del sistema: - Activo Fijo: A través de esta opción se podrá ingresar y realizar Activos Fijos, Mejoras, Cálculo de Depreciación y Ajuste de Inflación. - Informes: Aquí se podrá encontrar los informes solicitados por la entidad fiscalizadora dentro de ellos tenemos Detalle de los Activos Fijos, Detalle de los Activos Fijos Revaluados, Detalle de la Diferencia de Cambio, Detalle de los activos fijos bajo la modalidad de Arrendamiento Financiero y Las Mejoras. - Tablas: Aquí se encuentra las tablas en las cuales se ingresara información para clasificar los activos. - Utilitarios: Opciones Diversas. (C)BOTONES DE ACCESO DIRECTO Estos botones muestran las opciones de uso más frecuentes por ello se ubican en la pantalla principal. Muchas de estas opciones también se ubican en el menú principal, se detallan a continuación.  Activo Fijo  Mes  Selección de Empresa  Backup  Calculadora de Windows  Selección de Impresora  Salir de Activos Fijos (D)BARRA DE MENSAJES Esta barra muestra datos de soporte y la fecha de acuerdo a la configuración de la computadora.

 Permite salir de la manera correcta de las opciones  Permite modificar datos en el sistema. A continuación se detalla el uso de cada uno de ellos:  Botones del teclado.  Permite tener una vista previa de la impresión  Permite exportar el contenido de la tabla o informe a Excel  Permite hacer la selección de empresa . se utiliza para borrar un dato o registro.  Valida las operaciones en el sistema  Cancela las operaciones realizadas. informes. se utiliza para agregar nuevos datos al sistema  Botón del teclado. reportes y en el teclado del computador.BOTONES MAS USADOS Estos botones se encuentran dentro de las tablas que estaremos viendo.  Permite agregar nuevos datos al sistema  Permite borrar datos del sistema.

 Permite realizar la selección de la empresa principal  Permite realizar una búsqueda dentro de una tabla. opción Seleccionar Empresa Cuando se desea crear una nueva empresa se utiliza la tecla INSERT (teclado) o el icono En ese momento se solicita la siguiente información: NOMBRE: Se ingresa un nombre corto. .  Permite dar el tipo acceso a los usuarios CREACION DE EMPRESA: La creación de empresa se realiza a través del menú utilitario. con el que se reconoce a la empresa.

se debe ingresar los siguientes datos. comas. CODIGO: Se puede asignar hasta once (11) caracteres alfanuméricos. TIPO: Se coloca RAZON SOCIAL: Se coloca la razón social o nombre del proveedor. Cuando se ingresa un nuevo proveedor. La primera vez que se selecciona la ruta creada de la empresa aparecerá el siguiente mensaje. que contendrá la información de cada empresa. que de alguna forma establece relación con la empresa. el cual permitirá crear la empresa. guiones o espacios. APELLIDO: Existen dos campos para colocar el apellido paterno y materno para las persona natural. no deben contener signos especiales como puntos. se dispone hasta de cuarenta (40) caracteres para el detalle de este campo. CREACION DE TABLAS PROVEEDORES Esta tabla servirá para ingresar los agentes económicos (persona natural o jurídica).RUTA: Se define la ubicación de la carpeta. . El nombre de la carpeta o subcarpetas que forman parte de la información. haciendo clic en el icono y deberá seleccionar la ruta.

DISTRITO: Información referencial de la dirección de la persona o empresa. TELEFONO: Información referencial del teléfono de la persona natural o empresa. Cuando se desea añadir un nuevo tipo de documento se debe de ingresar la siguiente información: CODIGO: Se recomienda usar la codificación definida por la entidad fiscalizadora. TIPO DE DOCUMENTO Esta tabla servirá para definir los códigos. CIUDAD: Información referencial de la ciudad donde está ubicado la persona o empresa. .NOMBRES: Existe un campo en el cual se coloca el nombre para las personas naturales. Dicha información es necesaria para identificar los diferentes documentos en el ingreso de activos. y para el resto de documentación de uso interno. DIRECCION: Información referencial a la dirección de la personal o empresa. que nos permitirán identificar a cada uno de los documentos a utilizar. RUC: Información referencial al RUC de la persona o jurídica. DESCRIPCION: En este campo se ingresa el Nombre del documento.

Para ingresar un centro de costo se hace clic en el campo Añadir o se presiona la tecla INSERT del teclado apareciendo el siguiente cuadro: . El objetivo de esta tabla es poder en base a los ingresos de cada una de estas. determinar la utilidad y la rentabilidad de cada centro de costos.01 FACTURA 03 BOLETA Ejemplo de Aplicación CENTRO DE COSTOS La finalidad de esta tabla es relacionar los activos fijos con un centro de costos o área de negocio al momento de ingresar un Activo Fijo.

UBICACIONES Esta tabla servirá para definir la ubicación de cada uno de los activos fijos. AMARRE AL HABER: Cuenta contable la cual estará enlazada al centro de costos. . AMARRE AL DEBE: Cuenta contable la cual estará enlazada con el centro de costos.CODIGO: Se ingresa hasta 4 dígitos para el centro de costos. DESCRIPCION: Nombre del centro de costo o unidad de negocio.

RESPONSABLES: En esta tabla se definen los responsables de cada ubicación.Cuando se desea añadir una nueva ubicación se deberá usar la siguiente información: CODIGO: Se ingresa dos dígitos alfanuméricos para codificar la ubicación. . DESCRIPCION: Se ingresa el nombre de la ubicación en la cual está el activo fijo. AREA: Se ingresa la referencia del área donde se ubica el activo fijo.

. TIPO DE CAMBIO Esta tabla contiene el tipo de cambio al cierre de cada mes de acuerdo a SUNAT a utilizar .Esta información ayuda para poder mostrar la información en soles tanto como en dólares.Cuando se desea añadir una nueva ubicación se deberá usar la siguiente información: CODIGO: Se define el código para definir e identificar al responsable. UBICACIÓN: Se ingresa la referencia de la ubicación. DESCRIPCION: Se define el nombre de la persona responsable.

es necesario ubicarse en el mes que se desea ingresar la información. MODULO ACTIVO FIJO CAMBIO DE MES Para ingresar los activos fijos. . Se ingresa a la opción utilitarios – cambio de mes.Cuando se desea ingresar el tipo de cambio se debera usar la sigueinte informacion: VALOR: Se deberá de ingresar el tipo de cambio al cierre para cada mes.

El ingreso de activos fijos se puede realizar a través del Menú Activo fijo \ Activo Fijo. .DOC: Se ingresa el tipo de documento que sustenta la adquisición del activo fijo. DESCRIPCION: Se ingresa la descripción del activo fijo adquirido. PARTE I: En esta tabla se van a ingresar los campos Definidos por el sistema dichos formatos están definidos por la entidad fiscalizadora CODIGO: Se define el código que se desea dar al activo fijo. La tecla AÑADIR tiene como finalidad facilitar el ingreso de la información de los activos fijos.ACTIVO FIJO Cuando se desea ingresar un activo fijo se pueden usar la tecla INSERT o hacer clic en el icono AÑADIR. PROVEEDOR: Se ingresa el código de proveedor que origino la adquisición del activo. T. FECHA: Se define la fecha de adquisición del activo. FECHA USO: Se define la fecha en la cual se comenzó a utilizar el bien.

Obsoletos (O-). C. FECHA: Se define la fecha de baja del activo. Cabe mencionar que existen 5 tipos de método de depreciación a. PROCESAR: Se define y selecciona lo que se desea realizar con el activo . el contribuyente opte por darlos de baja por el valor aun no depreciado. Método de Línea Recta ( Depreciación Constante) b.: Se debe ingresar el tipo de cambio según la fecha de la adquisición del activo. SITUACION: Se define la situación del activo fijo. Método de la suma de los Saldos d. así mismo se sabe que los Edificios y construcciones son los únicos que depreciaran por el método de LINEA RECTA. el cual se puede encontrar ACTIVO o de BAJA. T. UBICACIÓN: Este campo hace referencia a la ubicación donde se encuentra el activo fijo. según sea el caso. Método del Saldo Decrecientes. TIPO DE ACTIVO: Se selecciona y define si es un activo NO REVALUADO o REVALUADO CON EFECTO TRIBUTARIO. Se debe ingresar la moneda de origen de la adquisición. ESTADO: Se selecciona y define el estado del activo sea En Desuso (D-). MONEDA: Se debe seleccionar el tipo de moneda a utilizar según documento referente a la adquisición del activo fijo. MONTO FINAL: Se coloca el monto final de la depreciación para realizar la baja del activo.N° DOC: Se ingresa la serie y el número que sustenta la adquisición del activo fijo. y los que no se encuentran en ninguna de las situaciones anteriores (R-) Cabe resaltar que se antepondrán las siglas “D” y “O” respecto de aquellos bienes que habiendo quedado fuera de uso u obsoletos. Método del fondo de Amortización.C. e. c. Método de Unidades Producidas.COSTO: Hace referencia al centro de costos. RESPONSABLE: Se define al responsable de la ubicación donde se encuentra el activo. METODO DE DEPRECIACION: Se selecciona y define el método de depreciación de los activos.

MONTO 2: Se ingresa en monto de las depreciaciones acumuladas del ejercicio anterior GASTOS DEP: Se define la cuenta del gasto de la depreciación. VALOR RESIDUAL: ACTIVO FIJO: Se define la cuenta del activo fijo. FECHA DE INICIO: Se define la fecha de Inicio del contrato. de la PARTE III: TIPO: Se define y selecciona el tipo de adquisición del activo FECHA CONTRATO: Se define la fecha del contrato en el caso de los leasing o arrendamientos financiero.PARTE II: MESES A DEPRECIAR: Se define los meses a depreciar según el tipo de activo fijo. MONTO 1: Se ingresa el monto del activo fijo. ACUM: Se define la cuenta de la depreciación del activo fijo. TASA DEP: Se ingresa el porcentaje depreciación según el activo fijo. . N° CONTRATO: En este campo de se define el numero de contrato por el cual se realizo hizo el arrendamiento financiero. CTA MEJORA: MONTO DE MEJORA: DEP.

La tecla AÑADIR tiene como finalidad facilitar el ingreso de la información de los activos.2 del Libro de Activos. MONTO TOTAL: MARCA/MODELO /SERIE: Estos campos se definen de ser el caso.N° CUOTAS: Se define el número de cuotas por las que se realizo el arrendamiento financiero. TIPO: En este campo podrá elegir o seleccionar las MEJORAS. El ingreso de MEJORA se puede realizar a través del Menú Activo fijo \ Mejoras. Cabe mencionar que estos tres últimos no son exigidos por la entidad fiscalizadora para los formatos 7. las cuales podrá visualizar según el cuadro.1 y 7. MEJORAS Cuando se desea ingresar una MEJORA se pueden usar la tecla INSERT o hacer clic en el icono AÑADIR. .

PROVEEDOR. . según indique el documento. Se ingresa el código de proveedor que origino la MEJORA del activo.ACTIVO En este campo podrá seleccionar y definir el activo al cual desea realizar la MEJORA. Cabe mencionar que la fecha de la MEJORA se debe realizar en el mismo mes de trabajo. FECHA: Se define la fecha en el cual se ha realizado la MEJORA.

.DOC: Se define el tipo de documento con el cual se origino la MEJORA del activo N°.T. DOC: Se define en número de documento con la cual se origino la MEJORA MONTO: Se define el monto con la cual se origino la MEJORA.

deberá ubicarse en el mes a depreciar. dicho proceso se debe realizar mensualmente. así mismo deberá seguir los siguientes pasos: 1. ACTIVOS: Muestra la información de los activos que es encuentran Activos..Desde la barra de menú principal. . TODOS: Muestra la información de todos los activos. seleccione activo fijo y después selecciona el mes a depreciar y finalmente OK. BAJA: Muestra la información de los activos que se encuentran de baja. así mismo se visualizara la información del mes y de los meses anteriores. Cabe mencionar que dichos formatos son requeridos de forma obligatoria al contribuyente.CALCULO DEPRECIACION: Para realizar el proceso de CALCULO DEPRECIACION mensual. INFORMES ACTIVO FIJO Este libro puede ser visto por ACTIVOS. La información mínima a ser consignada en el este formato. BAJAS o TODO.

(Anexo 2) .ACTIVOS FIJOS REVALUADOS: En este nos muestra la información de todos los ACTIVOS FIJOS REVALUADOS. dicha información es requerida de forma obligatoria por la entidad Fiscalizadora a todos los contribuyentes.

(Anexo 3) ACTIVOS FIJOS MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO Este formato nos muestra los DETALLES DE LOS ACTIVOS FIJOS BAJO LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO.DIFERENCIA DE CAMBIO En este formato nos muestra la información de las diferencias de cambios. Dicho Formato tanto como los anteriores también es exigido por la entidad fiscalizadora. (Anexo 4) .

ADICIONES. AJUSTES. REVALUACIONES. MEJORAS En este informe podemos visualizar los activos que se encuentran en MEJORAS.DEPRECIACION POR MES: Este formato nos muestra las depreciaciones del mes y de los meses anteriores. Al solicitar este informe se presentara la siguiente ventana: . REVAL x REORG Y OTRAS REVALUACIONES.

y . definiendo las opciones donde tendrá acceso cada uno. NOMBRE: Se ingresa el nombre del usuario. ingresarlo con la tecla INSERT o el icono aparecerá la siguiente ventana: CODIGO. Si se desea ingresar un nuevo usuario. Máximo 5 caracteres. pueden ser alfanuméricos. Máximo 5 caracteres. CLAVE: Se define la clave del usuario. Nombre con el que se identificara el usuario.UTILITARIOS En esta parte del menú se encuentra opciones de varios temas. pueden ser alfanuméricos. entre ellas tenemos: USUARIOS Permite ingresar los usuarios que ingresaran a ACTIVOS FIJOS.

Nombre y Clave del nuevo usuario se procederá a darle los permisos. LINEA 1: En este espacio se colocara la información de la empresa. para ello debe hacer clic en el icono OPCIONES DE ACCESO POR USUARIO Una vez que realizo a hacer clic en el icono aparecerá la siguiente ventana: En esta venta se procederá a dar los permisos al nuevo usuario. definiendo así que podrá y que no deberá ingresar PARAMETROS DE EMPRESA Para definir los datos de la empresa. que será utilizada para la cabecera de los reportes e informes.Luego de definir el Código. LINEA 2: En este espacio se colocara la información de la empresa. Parámetros Empresa como se indica a continuación: AÑO DE TRABAJO: Se indica el año o periodo sobre el cual se desea trabajara. se ingresa a la opción Utilitarios. que será utilizada para la cabecera de los reportes e informes .

IMAGEN FONDO: Se define la ruta de la imagen que desee aparecer en la pantalla principal de ACTIVOS FIJOS. . que será utilizada para la cabecera de los reportes e informes LINEA 5: En este espacio se colocara la información de la empresa. el cual podrá generarlo en cualquier parte del equipo. DIAS BACKUP: Se define el intervalo de días en los cuales se estará realizando el BACKUP automáticamente.LINEA 3: En este espacio se colocara la información de la empresa. El backup genera un archivo zipeado tomando el nombre de “Backup Activo”. que será utilizada para la cabecera de los reportes e informes MONEDA LOCAL: Se indica la moneda local del país. ORIGEN DE DEPRECIACION: Se define el origen de depreciación para la exportación. RUTA CONTABILIDAD: Se define la ruta contable para la exportación de la información la Siscont ORIGEN DE AJUSTE: Se define el origen de ajuste para la exportación. que será utilizada para la cabecera de los reportes e informes LINEA 4: En este espacio se colocara la información de la empresa. SIMBOLO: Se indica el símbolo de la moneda a trabajar. BACKUP Esta opción genera una copia de seguridad de la empresa desde donde se genera el backup.

. los cuales se generaran en el SISCONT según la ruta determinada.EXPORTACION A través de esta opción se podrá exportar automáticamente el asiento contable de Ajuste y Depreciación.

C Datos Generales: RUC: 20470593302 Dirección: Av.A. así mismo adquirió un sistema de Activos. Los Próceres N – Miraflores. llevo contabilidad manual hasta Diciembre de 2010.com Se sabe que la empresa Los Andes S.A.C. para lo cual se requiere la información solicitada por la empresa. Ciudad: Lima Teléfono: 5555512 Web: www. . Cabe resaltar que se considerara a los activos en su Centro de Costos como Gastos administrativos.com E-mail: informes@losandes.LOS ANDES S. A la fecha se sabe que son 4 los activos adquiridos.losandes.

Deprec.500 2.Dep Acum 39134 39124 39135 39135 Monto Acuml.000 3.67 0 Cta Gto Depc 68144 68122 68145 68145 Valor Residual 50 1.17 5. Línea Recta Línea Recta Línea Recta Línea Recta 01/03/07 01/03/07 01/05/08 01/05/08 01/05/09 01/05/09 01/01/11 01/01/11 Parte II: Código 00001 00002 00003 00004 Descripción 1 Escritorio en Melamina 1 Camioneta Hyundai 1 Computadora Corel Dúo 1 Laptop Lenovo X200 Meses Dep.000 54. Fecha Inic.800 Cta. 934.890 1361.DESCRIPCION DE LOS ACTIVOS ADQUIRIDOS:  Parte I: Código 00001 00002 00003 00004  Descripción 1 Escritorio en Melamina 1 Camioneta Hyundai 1 Computadora Corel Dúo 1 Laptop Lenovo X200 Fecha.M S S S D Observación: Se deberá de ingresar obligatoriamente la cuenta de Ajuste por Inflación la cual es 99999 .000 60 70 T. 10 20 25 25 Cta Activo 33511 3224 33611 33611 Monto 3. Uso Razón Social Muebles Continental SAC Banco de Crédito BCP System SAC System SAC Factura 002-001248 003-187643 003-08634 003-09567 Responsable Isabel Marín Franco Mejía Franco Mejía Maria Luisa Victoria Estado Restos de Activo Restos de Activo Restos de Activo Restos de Activo Tipo de Activo No Revaluado No Revaluado No Revaluado No Revaluado Met. 120 60 48 48 % Deprec. Adquic.

M S . Parte III Monto Total Código 00001 00002 00003 00004 Descripción 1 Escritorio en Melamina 1 Camioneta Hyundai 1 Computadora Corel Dúo 1 Laptop Lenovo X200 Tipo Propio Leasing Propio Propio F. Relacionado 00002 Fecha 01/01/2011 Proveedor Auto Repuestos SAC Fact N° 001-009856 Monto 8.000 Hyundai Santa Fe Y2A-836  Mejoras: Se compra un motor para camioneta marca Hyundai Tipo Mejora Cód.000 T. Contrato F. Actv. Inicio N° Contrato N° Ctas. Marca Modelo Serie 01/05/08 01/05/08 2458FR2 60 73.