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ADMINISTRACION MODERNA DEL PERSONAL.

CAP 6 PLANEACION DEL TALENTO HUMANO

Poltica General de Personal


En toda organizacin es vital fijar una norma de accin general que indique los medios que habrn de consignarse en los programas y respuestas, y a la vez los medios de impulsin, interpretacin y control de la eficiencia en materia personal. Una poltica general de personal dicta los criterios generales que sirven para orientar la accin, al tiempo que establece lmites y enfoques bajo los cuales sta habr de realizarse. Las polticas se asemejan a las reglas en que ambas son normas de accin, pero difieren de stas en que las polticas requieren la decisin de un jefe inferior para poder ser aplicadas. A. Reyes Ponce1 afirma que toda regla, o se inspira en una poltica, o necesita una para ser interpretada en caso de duda, o bien, se sustituye con una poltica cuando el caso concreto carece de norma aplicable.

Importancia de una poltica general de personal


Hay que reconocer que existen numerosas polticas (y aun reglas) que estn vigentes en la empresa a pesar de no haber sido establecidas por el propietario, como la legislacin laboral y el contrato colectivo. Incluso la costumbre establece distintos criterios para la direccin de personal y la concesin de prestaciones, premios, das de trabajo, etc., que ha de establecer el empresario. 1 A. Reyes Ponce, Administracin de personal, Limusa, Mxico, 1991, p. 39. Las polticas de personal son de dos tipos:

De tipo general, por ejemplo la que establece que los recursos humanos son ms importantes que todos los dems. De tipo particular, es decir, las que se aplican a los campos especficos de esta materia, por ejemplo sobre reclutamiento, seleccin del personal, contratacin, etctera.

Las polticas generales son importantes, sobre todo porque repercuten directamente en todas las dems polticas particulares de personal, como la seleccin, contratacin, induccin, etc.; as como en las diversas reas funcionales de la empresa, como la produccin, comercializacin, finanzas, etc., ya que stas son las funciones bsicas que realizan las personas.

reas principales de la poltica general de personal


Muchas de las actividades de personal y relaciones laborales pueden resumirse en cuatro reas que conforman la poltica general de personal. Cada una de estas reas define una de las principales tareas de la administracin de personal que la direccin superior de cualquier organizacin debe atender, tenga o no tenga sindicato, emplee personal sindicalizado o de confianza o est en la fase de crecimiento o la de contratacin. En la figura 6.1 se muestran las reas que abarca la poltica general de personal.2

FIGURA 6.1 reas de la poltica general de personal. Influencia del empleado. Una organizacin tiene una variedad de fiduciarios, entre ellos los accionistas, varios grupos de empleados, el sindicato, el gobierno y la comunidad. Esta rea de la poltica general de personal tiene que ver con una pregunta clave que la direccin superior debe hacerse: Cunta responsabilidad, autoridad y poder debe delegar voluntariamente la organizacin y a quin? Aqu la tarea administrativa consiste en desarrollar las polticas que prefiera respecto a la cantidad de influencia que tienen los empleados en relacin con asuntos tan diversos como los objetivos organizacionales, los sueldos y salarios, la seguridad en el empleo o la tarea en s. Las decisiones relacionadas con la influencia de los empleados son, por lo tanto, decisiones crticas de la direccin superior, ya sea que se tomen explcita o implcitamente. Sistemas de trabajo. En todos los niveles de la organizacin los administradores deben enfrentarse a tareas de acomodar a las personas, la informacin, las actividades y la tecnologa. Es decir, deben definir, analizar y disear el trabajo. La eleccin administrativa respecto a estos arreglos afecta la calidad de las decisiones que toman los administradores, la calidad de la vida de trabajo, la coordinacin entre las funciones y las tareas, el grado en que se utilizan las habilidades de la gente, el grado en que las personas se comprometen al logro de los objetivos organizacionales y el grado en que se satisfacen las necesidades de desarrollo del personal. Flujo de los recursos humanos. Esta rea de la poltica general de personal tiene que ver con la responsabilidad compartida por todos los miembros de la organizacin para manejar el flujo de personas (en todos los niveles) que entran, pasan y salen de la organizacin. Todas las funciones tradicionales de prcticas de administracin de personal como reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin, administracin de sueldos y salarios, evaluacin del desempeo, etc., se resumen en esta rea. Pero la tarea va ms all, los especialistas de personal y los administradores de reas deben trabajar de mutuo acuerdo para asegurar que el flujo de personal satisfaga los requisitos estratgicos a corto, mediano y largo plazos de la organizacin respecto a la cantidad correcta de personal y la combinacin correcta de habilidades. Las decisiones de seleccin, contratacin, promocin y despido tambin deben satisfacer las necesidades de seguridad en el trabajo del empleado, desarrollo de la carrera, progreso y un tratamiento equitativo, as como satisfacer las normas legales de la sociedad. La direccin superior debe preguntarse cunta seguridad en el trabajo debe concederse a los empleados y cunto debe invertir la organizacin en la capacitacin y desarrollo del personal. Las recompensas. stas pueden ser tanto financieras como de otra ndole. Generan un poderoso mensaje al personal de una empresa respecto a la clase de organizacin que la direccin superior busca crear y mantener, y respecto a qu clase de comportamientos y actitudes busca la direccin superior en su personal. Todos los

administradores de la organizacin y no slo el departamento de personal deben contestar las siguientes preguntas antes de desarrollar su tarea de direccin de personal:

Deseamos una organizacin que recompense el comportamiento individual o de grupo? Cmo utilizaremos el dinero, como incentivo para estimular el comportamiento deseado o como reconocimiento equitativo al desempeo eficaz? Deseamos compartir los beneficios econmicos (utilidades o mejoramiento de los costos) con varios empleados o grupos de empleados?

Las respuestas a estas preguntas conducen a la tarea de disear y aplicar mtodos equitativos y justos de recompensas para atraer, motivar y retener (satisfacer) a los empleados en todos los niveles. La direccin superior puede tener un completo control sobre el diseo y ejecucin del mtodo de recompensas de la organizacin, o puede tener que negociar estas polticas y mtodos con un sindicato. Las decisiones sobre la participacin en la combinacin de las recompensas ofrecidas necesitan ser congruentes con la estrategia productiva o comercial, con la filosofa de la organizacin, con las necesidades de los empleados y con las polticas particulares de personal. La experiencia nos ha demostrado que una poltica general de personal abarca las cuatro reas bsicas anteriormente comentadas. Cada una de las reas trata una de las principales tareas de la administracin de personal, las cuales deben entender la direccin superior de una organizacin. Si el recurso humano es el principal recurso de la organizacin, entonces es fundamental que los gerentes diseen y administren varios mecanismos para formular una poltica general de personal, que indique guas que orienten la accin sobre los asuntos y problemas de personal que surgen con frecuencia y que revisten importancia para la empresa en general. En realidad, la efectividad en las empresas depende de la capacidad de stas para ser responsables y adaptarse a su medio. Entonces, la administracin de personal tiene consecuencias mucho ms amplias que slo apoyar la obtencin de utilidades. El objetivo principal de la administracin de personal en cualquier tipo de organizacin (privada o pblica) es facilitar el rendimiento organizacional. En ltima instancia, la eficacia de la administracin de personal en las organizaciones slo puede ser incrementada por la direccin superior que haya dominado una forma de pensamiento respecto a la tarea de administrar los recursos humanos de la organizacin. Por lo tanto, es fundamental que la direccin superior en coordinacin con el director de personal seleccionen y fijen las polticas de personal. En la figura 6.2 (que se muestra en la pgina siguiente), se muestran los aspectos principales de una poltica general de personal.

Sistema de Planeacin de Recursos Humanos


Un elemento integrante de una eficaz administracin de recursos humanos es el proceso de planeacin de personal, ste incluye un anlisis de los grados de capacidad en todos los niveles de la organizacin (denominado inventario de habilidades), un anlisis de las vacantes actuales y esperadas, y un anlisis de las expansiones o reducciones en los departamentos, actuales o esperadas. Despus se elaboran planes para cambios o reducciones internas en el personal, para dotacin de personal, y para capacitacin y desarrollo de personal. La planeacin de recursos humanos tambin debe responder a las rpidas y cambiantes influencias del medio (tecnologa, mercado de trabajo, leyes, aspectos sociales, etctera).

En organizaciones con cualquier grado de complejidad, la planeacin de recursos humanos debe ser sistemtica para asegurar una dotacin de personal adecuada y continua. En organizaciones grandes la dotacin de recursos humanos debe ser continua, con una base organizacional unitaria y total, y con un grupo de especialistas.

FIGURA 6.2 Poltica general de personal. En organizaciones medianas la dotacin no requiere tal continuidad. Sin embargo, en nuestro medio se observa que con frecuencia tal planeacin ocurre sobre una base de emergencia cuando las capacidades necesarias son escasas y surgen muchos problemas en la planeacin de recursos humanos o cuando se administra al azar. La planeacin de personal tambin debe considerar asignaciones presupuestales para la dotacin de personal y los presupuestos deben reflejar una evaluacin realista de los requerimientos de recursos humanos. Es recomendable que el departamento de personal y el de finanzas trabajen estrechamente en la planeacin, y que sta se base en proyecciones realistas de costos. En la figura 6.3 se muestra el sistema de planeacin de recursos humanos.3

FIGURA 6.3 El sistema de planeacin de recursos.

Concepto e Importancia de la Planeacin de Recursos Humanos


Un indicador de calidad en la administracin moderna es la capacidad para planear. Las acciones desempeadas por la direccin superior respecto a planear las ventas, la produccin y las inversiones se estn aplicando en la actualidad en la funcin de personal con el mismo inters que se aplican en las otras funciones operacionales. La planeacin de recursos humanos responde a cambios o reducciones internas de personal, as como a las rpidas y cambiantes influencias de la sociedad, incluyendo las innovaciones tecnolgicas, las condiciones del mercado de trabajo y la legislacin laboral. Por lo tanto, la planeacin de personal es un proceso continuo y amplio.

Definiciones sobre planeacin de recursos humanos


Coleman define a la planeacin de recursos humanos como: El proceso para determinar los requerimientos de las fuerzas de trabajo y los medios para lograr dichos requerimientos, con el fin de realizar los planes integrales de la empresa. Byars y Rue consideran que es: El proceso mediante el cual una organizacin se asegura de que tiene el nmero y el tipo correcto de personal, en los puestos correctos y en el momento adecuado, y que ste hace las cosas para las cuales es ms til desde el punto de vista econmico.

Heneman-Schwab la define como: El proceso utilizado para establecer los objetivos en el rea de recursos humanos y desarrollar estrategias adecuadas para alcanzarlos. De las anteriores definiciones deducimos que la planeacin de recursos humanos es un proceso que va ms all de las simples proyecciones, pero tambin incluye esta actividad.

Su importancia
La planeacin de recursos humanos desempea un papel muy importante en el xito de la organizacin. La importancia de la planeacin de personal estriba en que permite prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, le permite a la direccin superior anticiparse a los acontecimientos y con base en esta prediccin programar su produccin, presupuestar sus gastos, y estimar el nmero y tipo correcto de personal. Para hacer esto, por ejemplo, se puede responder a preguntas tales como: Qu puestos en la organizacin requieren un ttulo de administrador, contador o ingeniero qumico? Cuntos administradores, contadores o ingenieros qumicos recin egresados necesitaremos para los prximos cinco aos? Cuntas personas en cada nivel de salarios estn en, abajo o por encima del punto medio del nivel? La planeacin de personal desempea un papel muy importante en el xito de la organizacin. Con una planeacin eficiente y exacta del personal la organizacin elimina el exceso de contratacin y capacitacin y, al mismo tiempo, se asegura de tener disponibles a los empleados idneos cuando los necesite. Tambin indica las acciones a seguir respecto a los recursos humanos para no correr el riesgo de fracaso. Los participantes en la planeacin de personal deben considerar los requerimientos impuestos por las necesidades de la organizacin. Es importante indicar que al iniciar la planeacin de recursos humanos, debemos estar conscientes que tanto la planeacin de la organizacin, como la planeacin de personal, estn ntimamente relacionadas, a tal grado que no pueden ir separadas. Las organizaciones utilizan la planeacin de personal para mejorar su eficacia, eficiencia y productividad por un largo periodo. Los organismos sociales promueven su personal hacia puestos superiores, por consiguiente, es necesario que desde el reclutamiento y seleccin de personal se tomen las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de los objetivos trazados a mediano y largo plazos. Solamente cuando en los niveles bajos hay personal capaz, habr recursos humanos en potencia. Podemos concluir que la importancia de la planeacin de recursos humanos estriba en:

Adecuar eficientemente las actividades del personal con los objetivos organizacionales futuros. Mejorar la utilizacin de los recursos humanos. Lograr economas en la contratacin de nuevos empleos. Ampliar la informacin de la administracin de personal para ayudar a otros departamentos y en otras actividades de personal. Efectuar una demanda importante sobre el mercado de trabajo. Coordinar diferentes planes y programas de personal tales como planeacin de carreras y planes de capacitacin y desarrollo.

Integracin de Objetivos Organizacionales, Polticas y Planeacin de Recursos Humanos


Los objetivos estn destinados a proporcionar a la organizacin y su personal las directrices y propsitos; deben expresarse en trminos de los resultados esperados. Aunque los objetivos varan mucho segn el tipo de organizacin, por lo general se clasifican en tres categoras: Econmicos, de servicio, sociales. Los objetivos en toda la organizacin deben estar interrelacionados y apoyarse mutuamente, de lo contrario algunos departamentos pueden buscar objetivos individuales y con ello perjudicar los intereses de la organizacin como un todo. Las polticas generales delinean las guas y definen los lmites de las acciones con las que se busca alcanzar los objetivos organizacionales. Las polticas tambin ayudan a la toma de decisiones proveyendo los lineamientos a seguir para tomarlas y aseguran, adems, un cierto grado de congruencia entre stas. La planeacin de personal bsicamente consiste en aplicar el proceso de planeacin a los recursos humanos. Todas las organizaciones efectan planeacin de personal de tipo formal e informal. Para determinar las necesidades netas de personal, el pronstico bruto de personal se comparar con los recursos humanos actuales a la luz de los cambios previstos. Si los requisitos netos son positivos, el departamento de personal implementa los procesos de reclutamiento, seleccin, contratacin, capacitacin y desarrollo. Si los requisitos son negativos, se deben efectuar los ajustes necesarios para los mtodos de atraccin, suspensiones o despidos. A medida que ocurren estos cambios, se deben requisitar en el inventario de habilidades. La planeacin de recursos humanos es un proceso continuo, el cual debe evaluarse de manera constante segn cambien las condiciones. Lo anterior pone en evidencia que la planeacin de personal forma parte importante de la organizacin y se debe coordinar con la planeacin integral de sta. Ahora bien, a los departamentos de personal con frecuencia se les excluye de la planeacin general del organismo social, y esta exclusin puede dar como resultado un costo importante para la organizacin, porque no se har un uso ptimo de los recursos humanos. A la luz de estos costos, todos los indicadores sealan hacia una participacin ms amplia de los departamentos de personal en el importante proceso de planeacin integral de una organizacin. En la figura 6.4 (de la pgina siguiente) se muestran grficamente las relaciones bsicas entre los objetivos organizacionales, las polticas y la planeacin de recursos humanos.4 Muchas variables del ambiente influyen en el establecimiento de los objetivos organizacionales. Una vez fijados los objetivos, se convierten en un pronstico bruto de personal. Las polticas delinean guas para la accin que debe ayudar a alcanzar los objetivos. Y con base en esos objetivos y polticas debe funcionar la planeacin de recursos humanos.

El Proceso de Planeacin de Recursos Humanos


El concepto proceso se define como un flujo de eventos interrelacionados e identificados que se desplazan hacia un objetivo determinado. En cierto sentido, el proceso de planeacin de recursos humanos es el flujo de sucesos

por el cual la direccin superior asegura el nmero suficiente de personal idneo en el lugar adecuado y en el momento oportuno. As, el personal ser capaz de realizar con eficiencia y eficacia las tareas que ayudarn a la organizacin a lograr sus objetivos generales. Por lo tanto, la planeacin de personal traduce los objetivos en trminos de los trabajadores que se necesitan para lograrlo.

FIGURA 6.4 Interrelacin de objetivos, polticas y planeacin de personal. El proceso de planeacin de recursos humanos abarca diversas fases, en la figura 6.5 se muestra tal proceso.

FIGURA 6.5 El proceso de planeacin de personal.

Objetivos organizacionales

Los objetivos organizacionales son las metas hacia las cuales se dirige la organizacin. Los insumos, el proceso de conversin y el producto existen como medios para alcanzar los objetivos de una organizacin. En la figura 6.6 se muestra la asistencia de un sistema abierto para el logro de objetivos.

FIGURA 6.6 Sistema abierto para el logro de objetivos. Si se desarrollan de manera adecuada, los objetivos organizacionales reflejan el propsito del organismo social; es decir, fluyen naturalmente del propsito organizacional. Si un organismo social est cumpliendo con sus objetivos, simultneamente est cumpliendo con su propsito y justificando la razn de su existencia. Las organizaciones existen con diversos propsitos, por lo tanto, tienen varios tipos de objetivos organizacionales, pueden ser econmicos, de servicio o sociales. Un hospital, por ejemplo, puede tener como objetivo principal proporcionar asistencia mdica de alta calidad a la comunidad; y, por lo tanto, centrarse en proveer esta asistencia. Los objetivos organizacionales proporcionan a los administradores y a todos los dems miembros de la organizacin importantes guas de accin en reas como toma de decisiones, planeacin de personal, eficiencia organizacional, consistencia organizacional y evaluacin del desempeo. La planeacin de recursos humanos est directamente relacionada con los objetivos organizacionales, y para ser eficaz, la planeacin de personal debe estar basada en especificaciones de personal. La planeacin puede revelar escasez o abundancia de capacidades, una condicin que puede influir en los objetivos y en la estructura de la empresa. La planeacin de recursos humanos debe estar integrada, adems, por los planes generales, las ventas, la produccin, las compras, el uso de maquinaria y equipo, la situacin financiera de la organizacin y la planeacin de instalaciones fsicas.

Pronsticos
El primer paso en cualquier esfuerzo de planeacin de recursos humanos es obtener una idea de lo que est ocurriendo en el flujo de personal que entra en la organizacin, permanece en ella y luego sale. El pasado no se va a repetir exactamente, pero si el departamento de personal tiene una idea de las interrelaciones dinmicas en tales flujos de recursos humanos, podr prever mejor sus necesidades futuras, al menos a corto plazo. La manera en que el departamento de personal estima futuras vacantes de empleo es mediante el pronstico. En la figura 6.7 se muestra al pronstico como medio para hacer estimaciones.

FIGURA 6.7 Pronstico de personal. Los pronsticos de personal permiten determinar:


Cuntos empleados sern requeridos para dotar a un departamento. Qu tipo de empleados se necesitan para una funcin en particular en uno, tres o cinco aos. Cuntos empleados actuales estarn disponibles para cubrir estas necesidades. Cuntos de estos nuevos empleados vendrn del exterior durante estos periodos. Si habr escasez o abundancia de empleados. Cules son los principales problemas y oportunidades de personal que se encontrarn en el camino.

Demanda de recursos humanos. En una situacin determinada hay factores, a los que se denomina indicadores gua, que pueden afectar la futura demanda de personal. Estos factores son los planes y los objetivos organizacionales, los cambios en la productividad y los cambios en la estructura orgnica del diseo de puestos. Las tareas para realizar el pronstico de la demanda de personal consisten en obtener estimaciones de las direcciones, en las cuales los indicadores gua se estn moviendo, y evaluar los efectos probables de estos eventos sobre el nmero y tipo de empleados que se necesiten para realizar el trabajo requerido. Proceso. La mayor parte de los mtodos para el pronstico de la demanda de recursos humanos incluyen los pasos siguientes: 1. Seleccionar de entre los indicadores gua, los ms aplicables en la situacin en particular prevaleciente. 2. Establecer la naturaleza de la relacin histrica entre los indicadores gua seleccionados y la demanda de personal. 3. Obtener pronsticos o proyecciones de los indicadores gua. 4. Pronosticar la demanda laboral, utilizando los datos de los pasos 2 y 3. Ejemplo: Suponga que la organizacin Comercializadora RODVAZ, S.A. de C.V., ha determinado que existe una relacin directa entre sus ventas en pesos y el nmero de vendedores que requiere. Histricamente, esta relacin ha sido de 40 millones: La proyeccin de ventas para el ao prximo es de 400 millones de pesos. Por lo tanto, la estimacin inicial de la demanda de vendedores es 10. Sin embargo, tambin se sabe que ser introducida una nueva tcnica de ventas. Se predice que aumentar la productividad de los vendedores en 10%. En consecuencia, las ventas por vendedor aumentarn a 44 millones y la demanda de vendedores ser de nueve. A continuacin se muestra otro mtodo de pronstico.

Oferta de recursos humanos. Para el pronstico de personal se divide el trmino oferta laboral en oferta interna, cuando se refiere al personal dentro de la organizacin, y en oferta externa, cuando se refiere a las personas en un mercado de trabajo en particular. La oferta laboral que nos interesa aqu es la oferta interna. El objetivo del pronstico de la oferta es estimar, con tanta exactitud como sea posible, el nmero de personas que estarn disponibles para la dotacin de personal a la organizacin al final del periodo de planeacin. Al hacer tal pronstico se acostumbra no suponer que habr grandes cambios en las polticas o procedimientos de personal. El proceso de pronstico de oferta de recursos humanos incluye los pasos siguientes: 1. Inventario de los empleados actuales en el departamento de inters clasificados por categora de puestos. 2. Restar el nmero de empleados que se espera perder durante el periodo de planeacin. Las prdidas ocurren por retiros, muertes, transferencias, etctera. 3. Agregar al inventario el nmero de empleados que se espera ingresen al departamento por transferencia y, en ocasiones, por reclutamiento externo. 4. Hacer ajustes internos por los empleados promovidos o despedidos en el departamento respectivo, pero por categora de puestos. El resultado de esos clculos es el pronstico de la oferta de personal. En el cuadro 6.1 mostramos un ejemplo de pronstico de oferta.5 CUADRO 6.1 Pronstico de oferta de personal. Prdidas Ganancias Motivos internos (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Retiros Renuncias Otros Ingresos por Ing/sal. por Ing/sal. Oferta tran. tran. P/desp. interna 4 0 2 1 0/1 0/0 9 2 2 0 1 1/2 0/0 24 1 3 0 2 2/3 0/0 30 0 4 0 0 3/0 0/0 35 98

Categora del puesto 1 2 3 4

(1) Invent inicial 13 25 29 36 103

Comparado con el pronstico de la demanda, el pronstico de la oferta es un proceso relativamente bien desarrollado, ya que comprende menos imponderables y es ms probable que los datos pertinentes estn disponibles en el departamento de personal. Auditoras de recursos humanos. stas resumen las aptitudes y la preparacin de todos y cada uno de los empleados. Cuando se refieren a personas que no ocupan puestos de gerencia, las auditoras dan como resultado un inventario de habilidades. 5 Adaptado por HEHEMAN. Este resumen proporciona un panorama completo de la capacidad con que cuenta la fuerza laboral de la organizacin. El propsito del inventario de habilidades es consolidar la informacin de los recursos humanos de la organizacin. Incluye tipos bsicos de informacin de todos los empleados, Thomas H. Patten ha indicado siete categoras amplias de la informacin que se deben incluir en este tipo de inventarios. 1. Historia de datos personales: edad, sexo, estado civil, etctera. 2. Habilidades: educacin, experiencia en el puesto, entrenamiento.

3. 4. 5. 6.

Aptitudes: socio de grupos profesionales, logros especiales, etctera. Historia del sueldo y del puesto: salario actual y pasado, fecha de aumentos, puestos que ha ocupado. Datos de la empresa: datos de planes de beneficios, informacin sobre jubilacin, antigedad, etctera. Capacidad individual: resultado de test psicolgicos y de otras clases de informacin sobre su salud, etctera. 7. Preferencias especiales de la persona: ubicacin geogrfica, tipo de puesto, etctera. La ventaja principal de un inventario de habilidades es que constituye el medio para evaluar en forma rpida y exacta las habilidades disponibles dentro de la organizacin. Adems de ayudar en la determinacin de los requisitos netos de personal, esta informacin suele ser necesaria para tomar decisiones, como las de proponer un nuevo contrato o introducir un nuevo producto. Este inventario tambin ayuda a planear los futuros programas de capacitacin de personal y desarrollo gerencial, as como el reclutamiento y seleccin de nuevos empleados. En la siguiente pgina mostramos un ejemplo de formato para un inventario de habilidades. Conciliacin. Al trmino de los pronsticos de la oferta y la demanda laboral, hay que conciliar los resultados antes de comenzar la fase de programacin. El proceso de conciliacin consiste en documentar las diferencias entre la demanda y la oferta pronosticadas, y luego avanzar otro paso explicando, en forma tan precisa como sea posible, las dinmicas sobre las que descansan dichas diferencias. El objetivo es proporcionar toda la informacin posible para la fase de programacin. En el cuadro 6.2 se muestra una grfica de conciliacin. CUADRO 6.2 Grfica de conciliacin. Categora del puesto Demamda laboral Oterta laboral Diferencia 1 14 9 -5 (faltante) 2 20 24 +4 (sobrante) 3 29 30 -1 (fallante) 4 37 35 -2 (faltarte) Inventario de habilidades (Ejemplo) Fecha: ___________________________ PRIMERA PARTE (Debe llenarla el departamento de personal) 1. Nombre: ___________________________ 2. Clave o nmero: 3. Domicilio particular: ___________________________ 4. Fecha de nacimiento: ___________________________ 5. Edad: ___________________________ 6. Fecha de ingreso: ___________________________ 7. Nombre del puesto: ___________________________

8. Salario nominal: ___________________________ 9. Categora: ___________________________ 10. Departamento: ___________________________ SEGUNDA PARTE (Debe llenarla el departamento de personal con informacin directa del empleado) 11. Habilidades sobresalientes que obedezcan a una especialidad en el rea de: a) _______________________________________________________ b) _______________________________________________________ c) _______________________________________________________ Habilidades comunes para el puesto en: a) _______________________________________________________ b) _______________________________________________________ c) _______________________________________________________ Aptitudes para el manejo de: Mquinas de _______________________________________________________ Herramientas de _______________________________________________________ Equipo especial de _______________________________________________________ Responsabilidades en: Manejo de fondos _______________________________________________________ Manejo de equipo _______________________________________________________ Supervisin de subordinados _______________________________________________________

Antecedentes educativos Cursos de adiestramiento y capacitacin Cursos especiales

TERCERA PARTE (Debe llenarla el departamento de personal con auxilio del jefe inmediato del trabajador) 12. Evaluaciones

ltima ________________ Penltima ________________ Antepenltima ________________ Disponibilidad para concursos de ascensos S ________________ NO ________________ Apto para ocupar el puesto de ______________________________________

Reconocimientos comprobados ______________________________________ Diferencia en ______________________________________

Firma del departamento de personal Firma del jefe inmediato superior ________________________ ____________________

Planes y programas de accin


Una vez que se ha estimado la oferta y la demanda de recursos humanos se procede a la programacin, la cual contendr no slo el tiempo que requiera el plan, sino todos aquellos aspectos cuantitativos y cualitativos que se refieren al logro de los objetivos en materia de personal. En la programacin del personal se fijan los objetivos y se decide sobre las varias combinaciones de actividades: dotacin de personal, capacitacin y desarrollo, y otras. Los resultados de la programacin son planes de accin que guan las actitudes del departamento de personal hacia el logro de sus objetivos. El proceso de planeacin y programacin se puede estudiar como una serie de pasos interre-lacionados. En la figura 6.8 se muestra este proceso.

FIGURA 6.8 El proceso de planeacin y programacin. Objetivos de planeacin. Los objetivos de la planeacin del personal apoyan a la organizacin proporcionando: a) La direccin para el resto de la tarea de programacin. b) Las normas con las cuales se pueden comparar los resultados. Los objetivos de la planeacin de personal manifiestan qu debe lograrse y cundo, y pueden ser de cuatro tipos. 1. 2. 3. 4. De productividad y/o costos laborales. De eliminacin de faltas o sobrantes de personal. Derivados de polticas vigentes de personal. Derivados del medio ambiente externo (nuevas leyes y reglamentos).

Ejemplos de objetivos:

Aumentar la produccin por empleado en cinco por ciento para el 31 de diciembre. Eliminar el equivalente de 50 empleados de la categora 3 para el 30 de junio. Agregar el equivalente de 35 empleados a la categora de puestos 4 para el 30 de junio.

Programas. El primer paso en la generacin de programas es elaborar posibles respuestas para cada objetivo. La filosofa que gua este punto es la comprensin. Se consideran varios programas y actividades de personal como medios alternativos para lograr un objetivo determinado. A continuacin se describen algunos programas para satisfacer los tres ejemplos de objetivos de personal que antes se dieron. Objetivo. Aumentar la produccin por empleado en cinco por ciento para el 31 de diciembre. Posibles respuestas del programa: a) Cambio tecnolgico, con los cambios correspondientes en la seleccin, capacitacin, transferencia o despido, y en los planes de compensacin. b) Cambio organizacional, con los cambios correspondientes en la seleccin, capacitacin, transferencia o despido, y en los planes de compensacin. c) Mejorar el desempeo de los empleados mediante programas de seleccin y capacitacin. Objetivo. Eliminar el equivalente de 50 empleados de la categora 3 para el 30 de junio. Posibles respuestas del programa: a) Suspensin o despido de 50 empleados. b) Promover o transferir a los 50 empleados proporcionndoles la capacitacin necesaria. c) Crear un programa especial fomentando el retiro adelantado mediante los planes de pensin. Objetivo. Agregar el equivalente de 35 empleados a la categora de puestos 4 para el 30 de junio. Posibles respuestas del programa: a) Reclutar 35 nuevos empleados. b) Reclutar 25 nuevos empleados y obtener el resto mediante promociones o transferencias. c) Subcontratar el trabajo y no agregar nuevos empleados. Una vez generadas las tres o cuatro alternativas, deben seleccionarse. La seleccin resalta las alternativas que no son factibles dadas las condiciones existentes. Estrategias. La estrategia es el programa general que se traza para alcanzar los objetivos y cumplir la misin de la empresa. La palabra programa general implica que los administradores de personal desempean un papel activo, consciente y racional en la formulacin de las estrategias. sta crea una direccin unificada para la organizacin en trminos de sus muchos objetivos y gua el empleo de los recursos humanos que se usan para alcanzarlos. Para que una categora sea til debe ser congruente con los objetivos de la organizacin, los cuales, a su vez, deben corresponder al propsito de sta. En el cuadro 6.3 se muestra la relacin organizacional y la estrategia. CUADRO 6.3 Relacin organizacional y estrategia.

Tipo de organizacin Restaurante (de servicio rpido)

Objetivo organizacional Incrementar la productividad

Estratagia para alcanzar el objetivo Elevar la eficiencia del personal Elevar la eficiencia de la maquinaria y equipo Proporcionar incentivos

Planes de accin. Una vez adoptada, la estrategia de la programacin de personal se reduce a un conjunto de planes de accin. stas son declaraciones generales que proporcionan directrices. Sus componentes incluirn: 1. 2. 3. 4. 5. Declaracin de los objetivos. Principales actividades o programas a emprender. Fijacin de tiempo y fechas crticas. Personas responsables de los planes de accin. Recursos disponibles (personal, dinero, instalaciones, datos).

Como se seal con anterioridad, la planeacin de personal puede ser restringida o expansiva en su campo de accin. La elaboracin de planes de accin puede abarcar aspectos tales como:

Planes de accin para cambios o reducciones internas de personal. Planes de accin para capacitacin y desarrollo de los empleados actuales. Planes de accin para reclutamiento y seleccin de personal. Planes de accin que incluyan innovaciones tecnolgicas. Planes de accin que impliquen consideraciones del mercado de trabajo. Planes de accin que consideren legislacin y reglamentacin laboral.

Ejecucin
Una vez formulados los planes de accin, el departamento de personal deber poner en prctica los planes de accin para alcanzar los objetivos. Los planes de accin tienen como propsito cambiar las actividades de planeacin de recursos humanos de un campo intangible y conceptual a un campo tangible y operacional. Si no existen planes de accin concretos, y si no se ejecutan de manera efectiva, todos los esfuerzos sern intiles.

Control
Su propsito consiste en vigilar las fases anteriores del proceso de planeacin de personal y proporcionar retroalimentacin de los resultados. La retroalimentacin puede ser dirigida a la direccin superior con el fin de que ajuste los planes para incluir los eventos no planeados; al departamento de personal, con el fin de que no desve sus actividades del objetivo fijado y tenga una base de datos para mejorar sus pronsticos y planes futuros.

Caractersticas de este sistema de control


Un sistema de control contiene ciertas caractersticas, que de acuerdo con H. C. Carlson6 son las siguientes: 1. Un conjunto de normas apropiadas. 2. Medios para comparar las actividades y los resultados contra estas normas y para determinar las causas de las desviaciones.

3. Canales de comunicacin a travs de los cuales se informa sobre las desviaciones y sus causas, y se pueden emprender acciones correctivas. Carlson proporciona tambin el siguiente mtodo de trabajo que puede ser una gua til para emprender tales acciones: 1. Comparar la verdadera demanda y oferta laboral contra los pronsticos. Notificar las desviaciones a la direccin superior. Hacer los ajustes necesarios en el reporte de conciliacin (de faltantes y sobrantes), en los objetivos de la planeacin del personal y en los planes de accin. 2. Vigilar las actividades de la ejecucin de acuerdo con los planes de accin. Cuando no se cumpla con los programas que no son introducidos a tiempo, acudir con los responsables para determinar las razones y, si an es apropiado, comenzar a ejecutarlos. 3. Vigilar la actividad y los resultados del programa de acuerdo con los objetivos. Investigar las causas de las desviaciones. Proporcionar retroalimentacin a quienes estn a cargo de la administracin del programa y retener informacin como insumo bsico para la siguiente ronda de pronsticos y programacin. Existen varios indicadores que pueden ayudar a este sistema de control, entre ellos se incluyen los: a) ndices de productividad. b) Costos laborales. c) Conteos de personal por categora de puestos. d) Vacantes (de acuerdo con los niveles autorizados de dotacin). e) Tasas de reclutamiento y contratacin. f) Tiempo necesario para llenar vacantes. g) Tasas de transferencias y promociones. h) Resultados de las encuestas de actitud. 4. Vigilar los costos del programa de acuerdo con los presupuestos. Proporcionar retroalimentacin a los gerentes del programa. Retener los datos para ayudar en las futuras selecciones de programacin.

Planeacin Estratgica de Recursos Humanos


La necesidad de planear la obtencin y utilizacin de los recursos humanos dio lugar al surgimiento de la planeacin cuantitativa y cualitativa del personal. An as, el alcance de la planeacin de la funcin de personal segua limitado al pronstico de actividades. Al principio la planeacin de personal con frecuencia era independiente del departamento de personal. Fue hasta la dcada de los setenta cuando se integr con otras funciones de personal. La planeacin de personal se volvi ms importante y ms estratgica y comenz a dominar otras funciones de personal. La palabra estrategia se ha convertido en uno de los vocablos ms usuales en el lenguaje administrativo. Todo administrador considera que es importante destacar la importancia del carcter estratgico de sus funciones. Sin

embargo, la estrategia implica el anlisis, la reflexin y la anticipacin del futuro deseado, as como los medios que se emplearn para tratar de llegar a l. Por consiguiente, si la planeacin estratgica implica una reflexin sobre el porvenir, tambin implica tomar decisiones preventivas. En cierta forma la direccin de personal busca lograr la optimizacin de recursos. Esta bsqueda se realiza considerando diversos plazos, pues la optimizacin se puede lograr a largo, mediano y corto plazos. Al emplear un sistema de planeacin estratgica, compuesto de subsistemas como la toma de decisiones, concebido y guiado y de un control, conviene aplicar la temporalidad (a corto, mediano y largo plazos) integrada a las decisiones de la direccin superior. La planeacin estratgica consiste en la toma de decisiones y el control sobre lo realizado. Las decisiones son elecciones con base en la informacin; cada decisin implica emplear recursos y, por lo general, se orientan a la consecucin de un objetivo predeterminado. La planeacin de recursos humanos apoya las decisiones sobre la manera de asignar al personal los recursos de la organizacin y producir resultados. La planeacin, como se muestra en el cuadro 6.4, se puede representar por medio de cuatro preguntas bsicas.

CUADRO 6.4 La planeacin estratgica como parte medular del modelo de diagnstico.

Por qu un subsistema de planeacin estratgica de recursos humanos?


El personal es un recurso fundamental, pues de ste depende el xito de la organizacin, sin embargo, es difcil de dirigir. La gran importancia de los recursos humanos para el xito organizacional es cada vez ms evidente en el mundo de la administracin. Ya sea desde el punto de vista de los costos de la fuerza de trabajo, de las calificaciones, de la motivacin, de los comportamientos o de la cultura, el recurso humano se impone cada vez ms como factor determinante en la lucha por la sobrevivencia y la competitividad.

Para entender esto basta pensar en el carcter complejo del hombre o mujer en el trabajo, as como en la multiplicidad de actividades que deben realizar los recursos humanos de que dispone una empresa con el fin de alcanzar los objetivos en los plazos necesarios y obtener los resultados deseados. Todos estos elementos introducen incertidumbre y dificultan la toma de decisiones relacionadas con los recursos humanos. Hasta hace poco la direccin tradicional de personal prefera limitarse a los asuntos operativos y no preocuparse por los retos estratgicos y las dificultades de dirigir los recursos humanos. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que no hay administracin preventiva e integrada sin esfuerzo de planeacin. Guerin y otros7 comentan que la administracin preventiva de los recursos humanos consiste en dirigir apoyados en un anlisis de los cambios que afectan el mercado de trabajo, y una realineacin de las actividades del personal con miras a adaptarlas a esos cambios. La herramienta adecuada para lograrlo es la planeacin de los recursos humanos, la cual consiste en un proceso de decisin que se apoya en un anlisis estratgico del entorno externo e interno de la empresa. La gerencia integrada de los recursos humanos utiliza un mtodo que consiste en administrar los recursos humanos interrelacionados con las dems reas administrativas, como la de comercializacin y la de produccin. El medio para lograrlo es integrar la planeacin de personal a un conjunto ms vasto, el de la planeacin estratgica de la organizacin. Una integracin de este tipo es ms difcil debido a la existencia de un subsistema de planeacin estratgica de recursos humanos. Visin global del subsistema de planeacin estratgica de personal. Globalmente, esta misin de adaptacin al entorno, corresponde a la planeacin de anlisis del entorno interno y externo as como una fase de decisin respecto a opciones estratgicas de producto-tecnologa. Los anlisis estratgicos exploran los ambientes a fin de identificar los desafos (amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades), mientras que las decisiones estratgicas son las respuestas dadas por la organizacin a los desafos que se presentan. En la figura 6.9 se muestra un sistema de planeacin estratgica global.

FIGURA 6.9 Visin global del sistema de planeacin estratgica. Este sistema tiene un flujo de entrada con informacin generada por un anlisis estratgico. El proceso se nutre en primer lugar de informacin (datos sobre competidores, productos, clientes, etc.), para luego generar un flujo de salida con la informacin estructurada bajo la forma de un plan estratgico formal.

Definicin de planeacin estratgica de recursos humanos


Parte del trabajo del director de personal es anticipar y planear las contingencias, elegir la informacin ms importante en la cual se basen los pronsticos, fijar los objetivos, formular las estrategias y evaluar los resultados. La planeacin de recursos humanos, como otras funciones, se realiza de manera formal en todos los niveles de la organizacin casi todo el tiempo. Las decisiones se eligen con base en la informacin, y cada decisin implica emplear recursos organizacionales, los que por lo general se orientan a la consecucin de un objetivo. La planeacin estratgica de recursos humanos apoya la toma de decisiones respecto a la manera en que se asignan los recursos organizacionales, se dirige al personal y se produce a un nivel redituable para la organizacin. Conforme las organizaciones planean su futuro, el director de personal debe ocuparse de unir la planeacin de personal con la planeacin estratgica de una organizacin. Una serie de autores ha definido de diferentes maneras el concepto de planeacin estratgica. Gmez M., por ejemplo, la define como: El proceso de formular estrategias de recursos humanos y establecer programas y tcticas para su aplicacin. Para Alpander G., la planeacin de recursos humanos es: Un proceso mediante el cual la gerencia general evala e integra las decisiones de poltica de personal y en cuanto a los cambios en su medio de operacin, los cuales influyen en el estado actual de la organizacin y repercuten en su futuro. Nosotros la definimos como: Proceso que consiste en recopilar y usar informacin externa e interna para formular estrategias y tcticas que apoyen las decisiones acerca de invertir recursos en actividades de recursos humanos. La actividad ms importante en la planeacin estratgica de recursos humanos es la proyeccin. sta es esencial para la toma de decisiones racionales en una empresa. Para tomar estas decisiones los administradores se basan en la evaluacin de tendencias pasadas y de la situacin actual, as como en las proyecciones de sucesos futuros.

La funcin de personal en la planeacin estratgica


El departamento de personal apoya a la gerencia general en el diseo del plan estratgico de una empresa de las siguientes tres maneras: Una es proporcionndole informacin acerca de oportunidades y amenazas. El director de personal ayuda al gerente general a disear el plan estratgico suministrndole informacin sobre dos factores externos, es decir, las oportunidades y amenazas. Por ejemplo, las proyecciones de la fuerza laboral en relacin con la disponibilidad ocupacional es fundamental para las empresas, ya que stas dependen en gran medida del insumo que representa la fuerza de trabajo.

El departamento de personal se encuentra en una posicin nica para suministrar otros datos sobre las oportunidades y amenazas (factores del entorno), por ejemplo, detalles sobre planes de incentivos de la competencia, leyes laborales, seguridad social, etctera. Otra manera es ofrecindole informacin sobre sus fortalezas y debilidades. El departamento de personal tambin puede ofrecer informacin a la gerencia general sobre las fortalezas y debilidades de la empresa. Muchos planes fracasan debido a que no son compatibles con los recursos humanos de la empresa. Un ejemplo es la empresa Comercializadora Aries, cuyo plan se debilit debido a la carencia de personal calificado para operar un nuevo sistema de crdito. Una ltima manera es ayudndole a ejecutar el plan estratgico de la empresa. El departamento de personal debe participar ampliamente en la ejecucin satisfactoria del plan estratgico de la empresa, por ejemplo, eliminando las debilidades y amenazas que podran obstaculizar el logro de sus objetivos. El departamento de personal puede participar tambin intensamente en la ejecucin de las estrategias para reducir costos, recortando personal o reestructurando la empresa, instituir el pago de acuerdo con planes de evaluacin del desempeo, reducir los costos de la atencin a la salud, conservar a los empleados ms valiosos, crear una cultura empresarial, adaptar las necesidades de capacitacin y las personas a los puestos, resolver los problemas humanos (tensin, deterioro del clima organizacional) que pueden surgir si los trabajadores consideran que sus puestos estn en peligro, instar a los empleados a comprometerse con la eficiencia productiva y con la reduccin de los costos totales.

Beneficios de integrar la planeacin de personal y la planeacin estratgica


Para lograr la eficacia organizacional es necesario conocer los beneficios de integrar la planeacin de personal preactiva y la planeacin estratgica, y describir cmo influyen ambas en las actividades de recursos humanos.

Proceso de Planeacin Estratgica de Recursos Humanos


Casi siempre se piensa en la toma de decisiones estratgicas como una de las tareas vitales de la direccin superior dentro de una empresa. Se espera que sta tenga una misin y una perspectiva extensa, es decir, una amplia visin para tomar decisiones acerca de hacia dnde se debe orientar la empresa. Pero la direccin superior no desarrolla sola esta perspectiva. De hecho, Quinn J.,8 sostiene que la mayor parte del cambio estratgico ocurre de manera paulatina, paso por paso, a medida que el resultado de las acciones emprendidas por los gerentes de rea se difunden en toda la empresa, y no como resultado de un diseo grandioso que surge del gerente CUADRO 6.5 Beneficios de integrar la PRH y la planeacin estratgica. Fuente: Adaptado de Sherman A., Administracin de recursos humanos, Edit. Iberoamrica, Mxico, 1994, p. 94. 1. Facilita el movimiento de los empleados hacia dentro, a travs de y fuera de la organizacin, y con ello asegura niveles adecuados de abastecimiento de personal. 2. Anticipa las necesidades de entrenamiento de los empleados futuros y actuales. 3. Permite a la organizacin conocer las aptitudes, habilidades y niveles de conocimientos de los empinados actuales y mantener un inventario de habilidades de los empleados y gerentes. 4. Dirige los esfuerzos de los empleados hacia actividades importantes y contribuye al aumento de la

CUADRO 6.5 Beneficios de integrar la PRH y la planeacin estratgica. productividad al exigir que los sistemas de evaluacin de los empleados coincidan con las metas estratgicas. 5. Establece niveles apropiados de remuneracin (sueldos y prestaciones) para atraer a los empleados calificados. Esto ayuda a controlar los costos y a evitar que se fijen salarios inferiores o superiores para los empleados. 6. Permite que el departamento de RH contribuya a satisfacer las necesidades de la organizacin al requerir una revisin continua de los factores ambientales que afectan a la organizacin y sus necesidades de RH. 7. Se ocupa en especial del desarrollo de la direccin y el entrenamiento de los gerentes y ejecutivos que se necesitarn en los aos siguientes.

general. Los grupos de planeacin formal constituyen una de las bases para la toma de decisiones estratgicas. Hagerty W. H. y Hoffman R.,9 afirman que las diferentes unidades funcionales (de mercadotecnia, produccin, finanzas y personal) de casi todas las organizaciones desempean papeles muy importantes, entre ellas la divisin de planeacin. El proceso de planeacin estratgica de personal se inicia con el anlisis y la integracin de la planeacin estratgica de toda la organizacin. Aunque aqu se pondr especial atencin en los recursos humanos, no por ello debe concluirse que estn separados de las dems reas funcionales de la empresa. En la figura 6.10 se muestra el proceso de planeacin estratgica de personal.

Declaracin de Misin y Visin


La misin de toda organizacin se puede describir como la razn de su existencia. En el entorno actual tan competitivo, y en el que se pone tanto nfasis en la calidad, el sentido de misin

FIGURA 6.10 Proceso de planeacin estratgica de personal. se debe orientar hacia la satisfaccin de las necesidades de los clientes, pues sta es la clave para la supervivencia de la empresa.

Una manera de formalizar el propsito de una empresa es mediante una declaracin escrita de la misin de sus diferentes departamentos. La misin del departamento de personal, por ejemplo, sera: Administrar los recursos humanos con eficacia a fin de impulsar el rendimiento organizacional. La determinacin de la visin, cmo se proyecta la empresa a ms largo plazo. La visin proporciona orientacin y sentido estratgico a las decisiones, planes, programas, proyectos y acciones. Una visin se define como: La imagen idealizada del futuro de una organizacin. En resumen, la visin es una consecuencia de los valores y convicciones del equipo administrativo de una empresa. La siguiente cita describe la visin de un departamento de personal: Ser una unidad orgnica que apoye con asistencia tcnica en materia de personal a otros departamentos para una ejecucin eficaz. La misin y visin estratgica de los recursos humanos del director de personal, as como la de los directores de otras reas funcionales, son otros indicadores de la importancia del departamento de personal como una funcin compartida.

Anlisis Estratgico
Las estrategias permiten a una organizacin adaptarse al entorno cambiante. Para que la organizacin sobreviva es fundamental que la estrategia sea viable, y que tome en cuenta tanto las habilidades de la organizacin como las oportunidades y amenazas que presenta el entorno. El anlisis estratgico es una herramienta que permite percibir y estructurar un problema, y que ayuda a buscar informacin referente a aspectos importantes del problema y a relacionar las partes de informacin con el fin de comprender mejor la situacin que enfrenta una empresa. Se han desarrollado tcnicas para analizar las situaciones de la empresa con una visin que desarrolle ms las estrategias efectivas (definicin de la misin, declaracin de la visin, matriz FODA). El papel de estas tcnicas no es tomar la decisin, sino ayudar a quienes la toman a desarrollar y comprender la situacin estratgica que estn operando. En el cuadro 6.6 se presenta la matriz de factores externos (oportunidades y amenazas) relacionados con los recursos humanos. CUADRO 6.6 Factores crticos de xito. Oportunidades Fuente: Heredia E., Op. cit, p. 329. 1. Se pronostica un aumento en la demanda del producto 1. fabricado. 2. 2. Se establece un convenio con una empresa extranjera para la 3. importacin de tecnologa de punta. 3. Se ofrecen estmulos fiscales por programas ambientales 4. 4. El reciclado de la materia prima es constante. 5. Se prev estabilidad cambiaria durante los prximos 12 meses, 5.

Amenazas Aumento en las cargas fiscales. Tasa de inflacin creciente. Deslealtad hacia la empresa por parte de los empleados. Falta de competitividad por tecnologa obsoleta. Penetracin de compaas

CUADRO 6.6 Factores crticos de xito. Oportunidades situacin que favorecera la consecucin de capital de trabajo. 6. Disminucin de horas extra trabajadas debido a una buena 6. distribucin de las cargas de trabajo en comparacin con las empresas competidoras. 7. 7. Libertad de las camionetas para circular debido a que no entran al programa vehicular Hoy no Circula porque la empresa elabora productos perecederos. 8.

Amenazas trasnacionales Posibilidad de ser sancionada ante contingencias ambientales. Niveies salariales anticompetitivos para el personal tcnico. Posibilidad de compactacin de rutas ante prdidas de mercado

Heredia E.10 afirma que cada uno de los factores puede ponderarse de acuerdo con su importancia. Esto permite obtener un programa ms amplio y preciso de las prioridades. En el cuadro 6.7 se muestra la matriz de planeacin estratgica. 10 Heredia E., OP. cit., p, 336. CUADRO 6.7 Matriz de planeacin estratgica. Opciones estratgicas. Factores crticos de ponderacin Oportunidades 1. Se pronostica un aumento en la demanda del producto fabricado. 2. Se establece un convenio con una empresa extranjera para la importacin de tecnologa de punta. 3. Se ofrecen estmulos fiscales por programas ambientales. 4. El reciclado de la materia prima es constante. 5. Se prev estabilidad cambiara durante los prximos 12 meses, situacin que favorecera la consecucin de capital de trabajo. 6. Disminucin de horas extra trabajadas debido a una buena distribucin de las cargas de trabajo en comparacin con las empresas competidoras. 7. Libertad de las camionetas para circular debido a que no entran al programa vehicular Hoy no Circula porque la empresa elabora productos perecederos. Amenazas 1. Aumento en las cargas fiscales. 2. Tasa de inflacin creciente. 3. Deslealtad hacia la empresa por parte de los empleados. 4. Falta de competitividad por tecnologa obsoleta. 5. Penetracin de compaas Irasnacionales. 6. Posibilidad de ser sancionada ante contingencias ambientales. 7. Niveles salariales anticompetitivos para el personal tcnico. 8. Posibilidad de compactacin de rutas ante prdidas de mercado. Fuerzas 1. Antigedad en el mercado. 2. Capacitacin adecuada de la fuerza de ventas. 3. Buena relacin con el sindicato. 4. Aulas grandes, cmodas y acondicionadas para impartir cursos. 5. Servicios sociales adecuados. 6. Sistema de comunicacin interna eficiente.

CUADRO 6.7 Matriz de planeacin estratgica. Opciones estratgicas. Factores crticos de ponderacin 7. Sistema de Incentivos adecuado. Debilidades 1. Cultura corporativa dbil. 2. Sueldos y salarios internos inequitativos. 3. Clima laboral conflictivo. 4. Procesos de trabajo ambiguos. 5. Planeacin y desarrollo de recursos humanos insatisfactorio. 6. Servicio deficiente del comedor de la organizacin. 7. Proceso de evaluacin del desempeo deficiente. 8. Ausencia de control en las normas de higiene y seguridad. INSTRUCCIONES Ponderacin interna: 1 = debilidad mayor, 2 = debilidad menor, 3 = menor fuerza, 4 = mayor fuerza. Ponderacin externa (respuestas de la organizacin ante dichos factores): 1 = deficiente, 2 = regular, 3 = buena, 4 = superior.

Matriz FODA
La matriz FODA, afirma Heinz Weihrich,11 es la herramienta de anlisis estratgico que permite analizar la situacin competitiva de una organizacin. Esta matriz es un marco conceptual para un anlisis sistemtico que facilita el ajuste entre amenazas y oportunidades externas con las debilidades y fortalezas internas de una organizacin. En el cuadro 6.8 de la pgina siguiente, se muestra la matriz de factores internos (fortalezas y debilidades) relacionada con los recursos humanos.

Formulacin de Estrategias
Una vez fijada la misin y la visin de la organizacin, y realizados los anlisis estratgicos, se procede a asignar los recursos y a formular los objetivos y las estrategias. La etapa de formulacin desempea un papel fundamental en la planeacin estratgica, porque constituye el marco de referencia a partir del cual, como ya hemos sealado, se construirn y definirn los diversos elementos estratgicos. stos se pueden establecer en los siguientes dos niveles: CUADRO 6.8 Matriz de factores internos. Factores criticos de xito Fuerzas Debilidades Fuente: Heredia E., Planeacin estratgica del capital humano en administracin de recursos humanos, Trillas, Mxico, 1999. 1. La productividad de la organizacin es aceptode. 1. Cultura corporative debil y disfuncional. 2. La capacitacin de la fuerza de ventas es 2. No existe equidad e igualdad interna en sueldos efectiva. y salarios. 3. Las relaciones con el sindicato son satisfactorias 3. El clima organizacional es tnsatlsactorio. para ambas partes. 4. La calidad del servicio es deficiente.

4. 5. 6. 7.

CUADRO 6.8 Matriz de factores internos. Factores criticos de xito Fuerzas Debilidades Existe una infraestructura adecuada. 5. La planeacin y el desarrollo del factor humano Cuenta con adecuados planes de prestaciones. es insatisfactorio. El sistema de comunicacin interna es eficiente. 6. El servicio del comedor de la organizacin es Cuenta con un sistema de incentivos adecuados. inadecuado. 7. El sistema de evaluacin del desempeo es deficiente. 8. Se carece de control de las normas de higiene y seguridad.

1. A nivel corporativo (en toda la empresa). 2. A nivel de rea funcional bsica. En este apartado nos estamos centrando en el segundo nivel de anlisis, por lo tanto, ser en ste donde hagamos las consideraciones.

Posicin
La constituyen las condiciones a las que la empresa se enfrenta interna y externamente (mercado). Esto significa que los administradores de la empresa deben conocer sus fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades en materia de personal, tambin que para comprender a cabalidad en qu consiste la planeacin estratgica de personal hay que empezar por ubicar en dnde se encuentra el departamento de personal en el presente y entender cmo lleg hasta ah.

Opciones estratgicas de recursos humanos


Son las opciones de que dispone una empresa durante la fase de diseo de su sistema de planeacin estratgica de personal. Estas opciones afectan tanto favorable como desfavorablemente a los resultados de la empresa a corto, mediano y largo plazos. En el cuadro 6.9 se presenta un ejemplo de las opciones estratgicas de recursos humanos.

CUADRO 6.9 Resumen de opciones estratgicas de RH. En relacin con este cuadro es necesario tomar en cuenta las tres consideraciones siguientes:

a) El listado de opciones estratgicas de recursos humanos no es exhaustivo. b) Para aplicar cada una de estas opciones se pueden utilizar diferentes programas de personal, tanto por separado como en conjunto. c) Las opciones estratgicas relacionadas representan los dos extremos de un continuo. Son muy pocas las empresas que se sitan en estos extremos. Algunas pueden estar ms prximas a un polo, otras al polo opuesto y otras a la zona central.

Recursos
El proceso de planeacin estratgica se aplica a los recursos organizacionales, es decir, a los recursos con los que cuenta la empresa. El anlisis de este proceso es un anlisis interno. En este caso nos limitaremos a analizar el recurso humano de una empresa, es decir, a las personas que trabajan en los tres niveles de una organizacin, el operativo, el administrativo y el directivo. La razn para esto es que las habilidades, conocimiento, destrezas, personalidad, capacidades e intereses que poseen y que son aplicables al sistema de trabajo son de gran valor para los administradores. El propsito de analizar los recursos humanos es evaluar la capacidad del personal a fin de aprovechar sus fortalezas y vencer sus debilidades. Esta capacidad, con sus fortalezas y debilidades, afecta a la organizacin, pero sta, a su vez, influye en las capacidades del personal. En el cuadro 6.10 se representa un ejemplo de fortalezas y debilidades de los recursos humanos. CUADRO 6.10 Fortalezas y debilidades de los recursos humanos. Fortalezas Debilidades La edad promedio del personal La edad promedio del personal administrativo operativo as de 30 anos. es de 47 anos. El personal operativo es Cincuenta por ciento del personal semicalifiscado y calificado. administrativo es semicalificado. El personal administrativo posee Se carece de una ptenaicin integral sobre amplia experiencia. capacitacin y desarrollo de personal. Hay poca rotacin de personal de Hay alta rotacin de personal operativo. nivel administrativo. Existe poca cohesin entre el personal Se cuenta con programas de operativo. capacitacin a nivel operativo. El proceso de dotacin de personal es poco Existe cohesin del equipo eficiente. administrativo. El estilo general de administracin es El personal comparte los mismos autoritario. valores. La poltica de personal est mal definida. Las relaciones laborales son ad cuadas.

Recuros Humanos

Objetivos
La etapa de fijacin de los objetivos es clave, por consiguiente, requiere que se comprenda la misin de la empresa y se establezcan los objetivos que la traduzcan en trminos concretos. Los objetivos seleccionados son

importantes no slo porque constituyen la gua para muchas de las actividades de la empresa, sino porque se necesita gran cantidad de recursos de sta para cumplirlos. Los anlisis estratgicos ayudan a determinar los objetivos proporcionando la informacin sobre dos aspectos:

Lo que es la organizacin (situacin real). Lo que quisiera ser la organizacin (situacin ideal).

Si la situacin ideal corresponde a la situacin real, el estratega se limita a reafirmar los objetivos iniciales. Pero si no es as, el estratega fijar nuevos objetivos. Al nivel ms elevado eso puede significar que se cambie la misin de la empresa, es decir, que se cambie la razn de su existencia. Al ser los objetivos slo un medio para traducir en accin la misin de la empresa, un cambio de misin ocasionar un cambio en los objetivos, aunque no es necesario que cambie la misin para poder modificar estos ltimos. Los cambios en los objetivos pueden expresarse en trminos de volumen de ventas, participacin en el mercado, costos, volumen de produccin, introduccin de productos, rendimiento de las inversiones, etctera. Objetivos estratgicos en el rea de personal. Torrington D.12 identifica los objetivos estratgicos de la administracin de personal que se listan a continuacin:

Alcanzar la equidad, la integracin y la participacin eficaz de los recursos humanos. Lograr un adecuado rendimiento organizacional con la participacin del personal de los niveles operativo y administrativo. Alcanzar la flexibilidad y adaptabilidad de la empresa respecto al entorno donde opera. Lograr la calidad total como un medio de supervivencia de la empresa.

Los objetivos indicados para la administracin de personal son interdependientes y representan el propsito ltimo de la empresa, de ah lo difcil de su consecucin.

Estrategias
Desde hace dcadas la empresa evoluciona en un entorno cada vez ms inestable. En gran parte esta turbulencia se debe a la intensidad de la competencia interna, pero tambin a la llegada de competidores extranjeros, al cambio en los gustos de los consumidores, a la intervencin de los gobiernos, al aumento de precio de las materias primas, a la llegada de nuevas tecnologas de produccin, etctera. Para sobrevivir la organizacin debe adaptarse a las nuevas condiciones del entorno. En la figura 6.11 se muestra el proceso de adaptacin al entorno de una organizacin.

FIGURA 6.11 Proceso de adaptacin de una organizacin al entorno. Segn Thitart, una estrategia consiste en un conjunto de: Decisiones y acciones relativas a la articulacin de los recursos humanos con miras a lograr un objetivo. Una de las dimensiones propuestas para valorar la formulacin de la estrategia ha sido el grado de participacin en su elaboracin, as como el rigor del anlisis y su apoyo en hechos. Es posible identificar opciones estratgicas para la funcin de recursos humanos, opciones que deben ser congruentes con las establecidas para la empresa. En el cuadro 6.11 se muestran las estrategias en el mbito de los recursos humanos.

Pian de Accin de Personal


Un plan de accin es una orientacin que dirige alguna rea funcional de la empresa, de l se derivan las decisiones, acciones y procedimientos de la direccin superior. El plan de accin contiene, adems, los pasos especficos que se requieren para alcanzar un objetivo. En su sentido ms lato, los planes de accin abarcan el propsito y la directriz. Vistos de manera integral, los planes de accin constituyen la base en que apoyan las decisiones de toda la empresa.

CUADRO 6.11 Estrategias de recursos humanos ESTRATEGIAS DE DOTACIN Planeacin de personal Reclutamiento Seleccin Contratacin Induccin ESTRATEGIAS DE REMUNERACIN

sueldos Salarios Sistema de remuneracin Compensaciones

CUADRO 6.11 Estrategias de recursos humanos ESTRATEGIAS DITORMULACIN Adiestramientos Capacitacin Desarrollo ESTRATEGIA DE VALORACIN

Evaluacin del desempeo Clasificacin de mritos Flujo de personal Higiene Seguridad Relaciones laborales Presupuestos Consecucin Integracin Contratacin Informacin Evaluacin (auditora de personal)

ESTRATEGIAS SOCIALES

CONTROL ADMINISTRATIVO DE PERSONAL

Formulacin de planes de accin. La finalidad de los planes es hacer posible el cumplimiento de los objetivos. Los planes son la expresin concreta de los objetivos que persigue una empresa, es decir, lo que se propone hacer y lo que piensa obtener al hacerlo. Cmo elaborar un plan de accin de personal. En la prctica, la realidad es que muy pocas decisiones de la direccin superior son sencillas. Al evaluar las alternativas es importante que los gerentes seleccionen las opciones que mejor se adapten a los objetivos de la empresa. Los planes de accin que tienen xito aprovechan las ventajas que tiene una empresa. A continuacin en el cuadro 6.12 se muestra un esquema con el contenido de un plan de accin de personal. CUADRO 6.12 Contenido de un plan de accin de personal Contenido de plan de accin de personal 1. Portada 2. Introduccin 3. Posicin 4. Recursos 5. Objetivos 6. Estrategias

Planeacin Reclutamiento Seleccin Contratacin Introduccin Administracin de sueldos y salarios Capacitacin Desarrollo del desempeo Flujo de personal Relaciones laborales

CUADRO 6.12 Contenido de un plan de accin de personal Controles administrativos de personal Cita de fuente (MLA 7.a edicin)

Planeacin de Recursos Humanos y Capacidad Organizational Estratgica


Eichinger B. y Ulrich D.13 sostienen que a medida que las organizaciones planean su futuro, los directores de personal deben preocuparse por mezclar la planeacin de personal con la planeacin estratgica de la empresa. Los recursos humanos son una ventaja competitiva importante para la empresa. Las funciones de los empleados son esenciales para la productividad y la innovacin. A travs de la planeacin estratgica las organizaciones fijan objetivos importantes y desarrollan planes genricos para alcanzarlos. Esto supone tomar decisiones primarias de asignacin de recursos, en los que se incluyen los que pertenecen a la estructura, a los procesos fundamentales y a las interrelacio-nes entre los recursos humanos. Un elemento que cada vez cobra mayor importancia en la planeacin estratgica consiste en determinar si existen personas disponibles, dentro o fuera de la empresa, para alcanzar los objetivos organizacionales. En ltimo trmino, afirman Miles R. E. y Snow C,14 una planeacin exitosa de recursos humanos ayuda a elevar la capacidad organizacional; es decir, la capacidad de la organizacin para actuar y cambiar en busca de una ventaja competitiva sostenida. La planeacin de recursos humanos y la planeacin estratgica se tornan eficaces cuando entre ambas existe una relacin recproca e interdependiente. En esta relacin el grupo de la direccin superior reconoce que las decisiones de planeacin estratgica afectan aspectos de recursos humanos y stos a su vez afectan a la planeacin. Warker J.,15 un conocido experto en planeacin de recursos humanos, seala que, hoy en da casi todos los temas empresariales se relacionan con el personal, y que casi todos los aspectos de recursos humanos se relacionan con negocios de empresa. Los directores de personal son importantes facilitadores del proceso y de la planeacin, y se les considera fundamentales para el diseo del futuro de una organizacin. En la figura 6.12 se presenta el perfil bsico de la manera en que las empresas han comenzado a integrar la planeacin estratgica y la de recursos humanos.

FIGURA 6.12 Integracin de la planeacin estratgica y la de personal. Una vez que surge esta interrelacin interna, activa y dinmica, se reconoce que el director de personal contribuye a la planeacin estratgica de la misma manera que otros responsables de reas funcionales bsicas.

El Papel del Departamento de Personal en el Proceso de Cambio


Es importante indicar que el papel que desempea el departamento de personal dentro de la organizacin debe transformarse para permitir una mayor participacin de esta rea funcional en la determinacin y desarrollo del plan estratgico de la empresa. Para lograrlo, considerando que el personal (sindicalizado y de confianza) es parte fundamental de esta gestin, es necesario:

Modificar la idea de que los departamentos de personal slo son reas de apoyo. Involucrar directamente al departamento de personal en la definicin de la misin, visin, objetivos, desarrollo de nuevos productos, cambios en la tecnologa y la organizacin del trabajo y la produccin.

Esto se debe a que tradicionalmente los departamentos de personal han centrado sus actividades en suministrar personal a la empresa, fijar las remuneraciones e impartir capacitacin. Por consiguiente, el departamento de personal debe cambiar de un enfoque tradicional a desempear un papel estratgico en la consecucin de objetivos organizacionales. Este departamento debera realizar la declaracin de su propia misin y visin, realizar un anlisis estratgico, fijar objetivos estratgicos, formular estrategias y disear planes de accin a corto, mediano y largo plazos alinendolas con las de toda la organizacin. Proceso estratgico del rea de personal. De acuerdo con lo anterior, la funcin del departamento de personal debe desempearse en un proceso estratgico. En la figura 6.13 se muestra el proceso estratgico de recursos humanos.

FIGURA 6.13 El proceso estratgico de los recursos humanos.

Preguntas de Anlisis
1. 2. 3. 4. 5. Explique en qu consiste una poltica general de personal. Por qu es importante fijar una poltica general de personal? Explique cules son las reas principales que conforman una poltica general de personal. Defina el concepto de planeacin de recursos humanos. Explique en qu estriba la importancia del papel que desempea la planeacin de personal en el xito de una organizacin. 6. Enumere qu elementos conforman el proceso de planeacin de recursos humanos. 7. Explique para qu sirven los pronsticos de personal. 8. Cul es el propsito de aplicar un inventario de habilidades? 9. En qu consiste la programacin del personal? 10. Cul es el propsito del control en el proceso de planeacin de personal?

Objetivos de aprendizaje
Al finalizar el estudio de este captulo, el lector ser capaz de:

Explicar por qu la planeacin de personal puede contribuir al logro de la eficacia organizacional. Enunciar las caractersticas de una poltica general de personal. Definir el concepto de planeacin de personal. Explicar la integracin de objetivos organizacionales, polticas y la planeacin.

Explicar la planeacin de personal como un proceso dinmico.

La planeacin de recursos humanos es un proceso utilizado para establecer los objetivos de la funcin de personal y desarrollar las estrategias adecuadas para alcanzarlos. La planeacin de recursos humanos puede hacerse de manera formal o informal. Puede tener un enfoque estratgico (a largo plazo, de 3 a 5 aos) o bien, tctico (a corto plazo, 1 ao). Puede tener mayor nfasis en ciertos niveles de la organizacin (nivel administrativo, por ejemplo), y menor nfasis en otros. Sin embargo, en cualquiera de estos casos el proceso de planeacin de recursos humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende objetivos organizacionales, pronsticos, evaluacin, planes y programas. La necesidad de planear los recursos humanos puede no ser muy evidente y usted se podra preguntar, si una organizacin necesita personal, por qu no lo contrata? Pero en la realidad las necesidades de personal de una organizacin casi nunca pueden atenderse tan rpida ni tan fcilmente. Una empresa que no utiliza la planeacin de recursos humanos no podr satisfacer adecuadamente sus requerimientos de personal ni sus objetivos organizacionales. Por ejemplo, una empresa industrial tiene proyectado incrementar su productividad con un nuevo equipo automatizado, pero si no ha comenzado a contratar y capacitar al personal que lo manejar antes de que empiece a instalarlo, es casi seguro que permanecer inactivo durante semanas o meses.