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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIO ( SGDi. v.3.3 )
El Sistema de Gestión Documentaria “SGDi” v.3.3 ® está diseñado específicamente para atender las necesidades de entidades públicas y ha sido elaborado en base a la normatividad vigente en materia de procedimientos administrativos para el Sector úblico! "ambi#n$ el Sistema SGDi es aplicable a empresas privadas de cual%uier actividad económica %ue re%uieren llevar control de su trámite documentario$ sobre todo a%uellas %ue sean representantes de empresas e&tran'eras! El sistema está desarrollado utili(ando tecnologías de información de última generación y herramientas de )ntranet e )nternet$ lo cual permite %ue usuarios a distancia se integren al sistema en tiempo real! Esta característica es particularmente importante en entidades %ue tienen oficinas u órganos descentrali(ados o desconcentrados$ ya %ue elimina las distancias físicas$ permitiendo el má&imo de eficiencia en la gestión documentaria! Subsistemas El sistema SGDi esta constituido de dos subsistemas siguientes* a) Subsistema SGDa %ue se e'ecuta en ambiente Cliente Se vi!" en una red local instalado en la sede central o sucursal de la entidad o empresa! b) Subsistema SGDb %ue se e'ecuta en un Servidor +eb de la empresa para interactuar por Inte net desde cual%uier lugar del mundo$ con el subsistema SGDa. # "$es"s El Sistema SGDi cubre los siguientes procesos* a, Gene a$i%n & Re'ist " !e D"$ument"s (Ca tas( O)i$i"s( Mem"s( et$.) en $a!a * ea inte na de la empresa$ almacenando la información en una base de datos única y con acceso solo del usuario de cada área u oficina$ es decir la otra oficina no puede visuali(ar otros documentos %ue no le pertene(can a dicha oficina! Gesti%n !e l"s !"$ument"s emiti!"s +" las !e+en!en$ias !e la enti!a! ,a$ia te $e "s -.lientes$ roveedores o otras áreas e&ternas,! "odos los documentos estarán almacenados en el disco duro del servidor este en cual%uier formato -+ord$ E&cel$ o/er oint$ df$ etc,$ pero se sugiere %ue los documentos físicos no generados$ se escaneen para grabarlos en la base de datos del sistema! Gesti%n !e l"s !"$ument"s e$ibi!"s !e te $e "s( sea )-si$" " vi tual +" ( me!i" !e Inte net( por lo menos la .arta y otros documentos básicos deben ser escaneados para subirlos al sistema SGDi y tener como archivo ad'unto$ de tal manera %ue en el trámite del e&pediente puedan ser visuali(ado por las personas encargadas de dar trámite! Gesti%n !e l"s !"$ument"s inte n"s -entre dependencias o áreas internas de la entidad$ intranet,!

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AV. SAN B !"A N !#$ %%& SAN B !"A 'I(A )$!* #$'$+.,-%../ 00&-1%02 3 45%-&&26 $-mail, 7erencdsi8cdsi-optimization.com

.cdsi-optimization.! Derivación automático del tránsito de los documentos entre las dependencias de la entidad! ./ 00&-1%02 3 45%-&&26 $-mail.! Estadísticas de roductividad de cada dependencia -..! - Se'u i!a! 7simismo$ el SGDi cuenta con los mecanismos más avan(ados para garanti(ar la seguridad e inviolabilidad de los documentos! El acceso a la base de datos y a las diferentes funciones del Sistema está restringido por un sistema de control %ue brinda privilegios a los usuarios según su rango asignado$ impidiendo el acceso no autori(ado y6o la manipulación de los documentos AV.-%.! 5isuali(ación de cual%uier documento y toda la documentación %ue lo acompaña! 5isuali(ación de las observaciones y6o anotaciones %ue va teniendo el e&pediente en su tramitación! 0eportes de Gestión Documentaria de cada dependencia -Documentos ingresados$ documentos tramitados$ documentos pendientes.ontrol automático del tiempo de permanencia de cada documento en cada dependencia de la entidad! 2na característica muy importante del SGDi es %ue permite ad'untar al documento original$ otros documentos relacionados -tipo +ord$ E&cel$ D3$ gráfico.antidad de documentos procesados$ tiempo promedio de atención$ total de días de atraso respecto a lo establecido.C.com .un$i"nes El Sistema SGDi tiene las siguientes funciones* 0egistro automático de los documentos emitidos y recibidos$ tanto internos como de terceros! ara el cual se almacena todos los documentos en una base de datos 1racle! Generación automática de documentos -en base a su tipo.Consultoría y Desarrollo de Sistemas Informáticos S.com . SAN B !"A N !#$ %%& SAN B !"A 'I(A )$!* #$'$+.A.$ de manera %ue en cual%uier etapa del trámite$ se puede consultar la documentación virtual %ue lo acompaña en forma inmediata$ sin la necesidad de tener físicamente el documento escrito! El SGDi +e mite$ además$ las siguientes funciones* redefinir en el sistema la ruta de cada tipo de documento! El tiempo má&imo de permanencia de cada tipo de documento en cada dependencia! 4a emisión automática de avisos de vencimiento de pla(os para la tramitación de cada documento en cada dependencia! 4a asignación de prioridades a cada documento en forma individual! ara empresas %ue sean representantes de empresas e&tran'eras permite llevar el control del proceso de importación y las comisiones de venta %ue corresponde! C"nsultas & Re+" tes E4 SGDi permite reali(ar las siguientes consultas y reportes en tiempo real* Seguimiento de los Estados de trámite de cual%uier documento -0uta seguida$ acción de derivación$ documento interno con la %ue derivaron$ persona responsable %uien lo tiene$ días de permanencia en cada dependencia$ estado actual del e&pediente. www. 7erencdsi8cdsi-optimization.

! El sistema está desarrollado en ambiente gráfico y es de fácil uso por los usuarios -directivos$ funcionarios$ t#cnicos$ secretarias$ etc.! El SGDi es de fácil mantenimiento y no re%uiere de personal t#cnico especiali(ado permanente para la operación y administración del sistema! - - Estimado Cliente Potencial.A. SAN B !"A N !#$ %%& SAN B !"A 'I(A )$!* #$'$+. www.. 7erencdsi8cdsi-optimization. Tel !onos" (511) 765-448 ! ""4-#5"8 celular ####7-48 4 AV.lienteAServidor y Bdeveloper >i para el aplicativo en )nternet %ue se instala en el Servidor +eb de la empresa %ue ad%uiera el sistema$ con el sistema operativo para redes +indo/s C@@D o +indo/s E" o 4inu& y estaciones de traba'o +indo/s >= o superior en las estaciones usuarias! El SGDi solo re%uiere %ue la empresa deba tener el motor de <ase de datos 1racle =i ó >i ó ?@g según sea el caso y para el módulo de )nternet re%uiere$ además$ de lo anterior$ %ue disponga la licencia del Bava Developer >i -%ue incluye el +eb Server 7pache.Consultoría y Desarrollo de Sistemas Informáticos S.4E ®$ con lengua'e de programación Developer .com fuente! /ene)i$i"s !e SGD El Sistema permite interactuar con dependencias ubicadas físicamente en otros lugares facilitando al má&imo la comunicación y coordinación entre dependencias u organismos relacionados con la entidad$ esta interacción se reali(a por internet o por correo electrónico! El Sistema permite interactuar con terceros -otras entidades públicas$ proveedores$ etc.. el sistema SGDi le ayudara a resolver sus grandes problemas de control y optimizará su gestión logrando duplicar sus rentabilidades de su negocio.C. me'orando la eficiencia de la gestión ba'o un enfo%ue de calidad total! Elimina el 8papeleo9$ es decir el Sistema traba'a en base a los archivos magn#ticos de los documentos transitados por )nternet$ por lo %ue se elimina a cero el tiempo y recurso humanos re%ueridos para el traslado físico de los documentos y la impresión y generación de múltiples copias! El Sistema permite me'orar la eficiencia de la gestión administrativa de cada dependencia al proporcionar información ob'etiva de la gestión documentaria de cada una de ellas! :á&ima seguridad del archivo documentario y registro permanente e inviolable de todo el trámite documentario! or todo lo anterior el sistema SGDi permite racionali(ar el uso de los recursos humanos y de los procedimientos administrativos$ logrando con ello un ahorro sustancial para la empresa y sobre todo no se perderán los e&pedientes y se dará un me'or servicio a los clientes$ proveedores y usuarios de la entidad! - - Es+e$i)i$a$i"nes T0$ni$as El SGDi está desarrollado en plataforma 107.cdsi-optimization. llámenos o solicite las características técnicas y una demostración de nuestro sistema aplicativo en su misma oficina .i y <ase de Datos =i$ >i y ?@g para el aplicativo ./ 00&-1%02 3 45%-&&26 $-mail.-%.com .

/ 00&-1%02 3 45%-&&26 $-mail.-%. mllaczab#cdsi$optimization.com AV.com . gerencdsi#cdsi$optimization. 7erencdsi8cdsi-optimization.cdsi-optimization.A. SAN B !"A N !#$ %%& SAN B !"A 'I(A )$!* #$'$+..com.Consultoría y Desarrollo de Sistemas Informáticos S.C.com Email. www..