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FINANZAS

Por Grupo Medios veritas@colegiocpmexico.org.mx

ELEMENTOS CLAVE

Cierre financiero exitoso


Los sistemas y procesos de cierre pueden ser complejos, sin embargo, los siguientes consejos pueden aumentar la precisin y reducir las sorpresas.

Rena y actualice la informacin de los contactos. Incluya a todos los participantes en el proceso del cierre financiero mensual. No olvide a los consultores, subcontratistas y proveedores. Publique un calendario del cierre. Este brinda el periodo de un ao de un solo vistazo, de manera que usted puede planear las actividades considerando los das festivos y las vacaciones, evitando interrupciones internas y externas en los procesos de negocios. Alerte a los socios que se consideran fuera del proceso de cierre financiero sobre las fechas clave. Enve a los proveedores y a servicios tercerizados una carta informativa con las fechas. El calendario debe contener la informacin de contacto para escalar los problemas durante el proceso del cierre por cada unidad de negocios, localizacin o pas. Lleve a cabo conferencias telefnicas de cierre de mes. Usted deber realizar una llamada telefnica durante cada da del proceso de cierre para retroalimentarse, permitir el escalamiento de los problemas y compartir cualquier informacin clave. Proporcione instrucciones. Incluya en un vistazo una revisin rpida del proceso de cierre mediante medios pasivos (pgina web) o activos (correo electrnico). Publique la jerarqua de excepciones. Esto incluye los lmites dematerialidad y los mtodos (formatos aprobados) para conseguir la aprobacin de los ajustes posteriores al cierre para correcciones de lnea financiera. Lleve a cabo una junta de anlisis y evaluacin ( post-mortem). Esta ser para revisar los temas y los indicadores clave de desempeo (KPI por sus siglas

os sistemas y los procesos de cierre financiero, las personas que intervienen y su interconexin pueden ser complejos, pero se pueden lograr mejoras exitosas en el proceso mediante la introduccin de elementos simples que resultan econmicos. Sin importar la complejidad de la empresa, todos los procesos exitosos de cierre financiero requieren comunicacin continua, documentacin comprensiva y una organizacin flexible y responsable. El grado en el que se implementen variar de acuerdo con el tamao de la compaa, la industria, la disponibilidad de recursos y el compromiso de la administracin. No obstante, omitir alguno puede ocasionar una falla durante un cierre de mes. COMUNIQUE Es natural asumir que a quien se dirige su plan de comunicacin de cierre

financiero incluya solo a contadores, tenedores de libros, tesoreros, jefes de unidad de negocios, analistas financieros, directores financieros, contralores y otros asociados cercanos al proceso de cierre. Sin embargo, entre ms grande sea una empresa, ms ampliamente deber ser la red de comunicacin, y las acciones para hacerlo a travs de mltiples canales y medios sern recompensadas por un menor riesgo global.

Las empresas exitosas cosechan el conocimiento de su inversin en los empleados a travs de documentacin.

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en ingls). Deber incluirse una discusin que permita a la empresa aprender las lecciones derivadas de su prctica de cierre financiero. Las empresas exitosas cosechan el conocimiento de su inversin en los empleados a travs de varias formas de documentacin. DOCUMENTE Cuando se ponga en prctica y se integre un ambiente de fuerte control interno en los procesos de cierre financiero, se mejorar la precisin y se eliminarn las barreras para terminar a tiempo. Cada proceso clave deber estar protegido por uno o ms de los tipos de control interno siguientes: Control preventivo. Control de deteccin. Control correctivo.
Solicite una lista de verificacin de los registros de cierre del mes. Este requerir que cada rea que crea un registro de diario utilice una lista de verificacin estndar que incluya todos los detalles como el nombre del propietario, tipo de entrada (ingreso, gasto, activo, pasivo, etctera), una breve descripcin, fecha de ejecucin y de efectividad, cantidad y nmero de entidad legal, entre otros. Un revisor independiente del propietario deber verificar que el registro del diario haya sido asentado conforme se esperaba. Esta lista deber ser esencial en el proceso de cumplimiento de gobierno corporativo de la empresa.

tos debern contar con tantos atributos pre-llenados como sea posible, con el fin de asegurar la exactitud; deber incluir ayuda oculta (formatos de fecha aceptables) y detectar errores (cargos o abonos que no sean iguales y compensados). Se deber mantener los formatos en una biblioteca en lnea, asignarles un identificador especfico del diario y tener una narrativa que describa la naturaleza del asiento de la transaccin. Adems, una empresa efectiva tambin requiere informacin de contacto para identificar el rea, el propietario o creador en los detalles disponibles para la investigacin o rastreo de las transacciones asentadas.
Verifique los atributos del reporte. Este control multifactico puede detectar, prevenir y corregir errores. Requiere que cada rea que genera o ejecuta un reporte financiero (para usuarios internos o externos) utilice una lista de verificacin estndar para los atributos del reporte. Los revisores debern verificar cada reporte conforme a los indicadores de precisin y firmar el cierre de cada punto de la lista de verificacin.

Desarrolle y mantenga Procedimientos Estndar de Operacin (PEO). Solicite que cada participante en el cierre financiero desarrolle y mantenga los Procedimientos Estndar de Operacin (PEO, por sus siglas en ingls). Estos proporcionan al usuario final los detalles requeridos para ejecutar todos los productos que se deben entregar al final del mes. Cada PEO debe tener un propietario y una fecha de actualizacin (de la ltima actualizacin). Los propietarios deben actualizar peridicamente los PEO, indicando la fecha de la ltima revisin de aplicabilidad o la fecha de la ltima revisin.

Desarrolle planes de contingencia. Solicite que cada rea que participa en el cierre financiero desarrolle un plan de contingencia de continuidad del negocio, o de contingencia por desastres para enfrentar escenarios que involucren un anuncio de fuera de la oficina o de sistema no disponible que se encime con el proceso de cierre. El equipo de trabajo debe participar en las pruebas.

Implemente formatos de registros en el diario. Este requiere que cada rea que crea registros de diario utilice un formato estndar para cada tipo de entrada. Los formaJUNIO 2012 VERITAS

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Distribuya los procesos de escalamiento. Servirn para apoyarles en la solucin de problemas y resolver asuntos relacionados con las finanzas. El procedimiento deber incluir un mecanismo para establecer contacto con los expertos en la materia cuando el tiempo sea esencial durante los das de cierre. Cuando se identifique un problema que afecte a toda la empresa, todo el personal debe ser notificado oportunamente sobre el tiempo en que se espera tener una solucin. Mantenga matrices de control y de riesgos. Estas debern cubrir todos los aspectos clave del proceso de informes financieros. Asegrese de que las narrativas, diagramas de flujo y otros procesos de documentacin se mantengan actualizados para el cumplimiento con las bases del gobierno corporativo de la empresa. Se requieren autoevaluaciones para medir la efectividad de un control interno vinculado con un tipo especfico de riesgo en los reportes financieros, y revisar las matrices de control y de riesgos por parte de los expertos en gobierno corporativo, para asegurar que se encuentre en operacin un nivel apropiado de controles que se ajuste al perfil de riesgo.

Entre ms grande es una empresa, ms amplia deber ser la red de comunicacin.

Cada rea debe mantener ICD especficos de sus procesos locales, adems de los que se den para el grupo de control. Proporcione apoyo a travs de anlisis de punto de origen, as como posibles soluciones para aquellas reas que muestren ICD con un desempeo por debajo del promedio. Las reas locales que hayan mejorado sus ICD debern compartir el xito durante la siguiente junta. Haga seguimiento de los problemas y soluciones. Solicite que todos los asuntos de fin de mes se informen, que se les haga seguimiento, se documenten y se pongan a disposicin de todos los participantes para que sean parte del aprendizaje y que se compartan. Los problemas debern ser categorizados como universales, regionales o particulares de un grupo especfico para una fcil identificacin y monitoreo de su impacto. Se puede designar un equipo de trabajo para los problemas universales.

funcin, donde se pueden lograr mejoras y medir los procesos exitosos cada 30 das. Es importante contar con los insumos de todos los integrantes de la empresa, y tambin el grado de respuesta de la compaa ante los problemas para convertirse en una que aprenda continuamente.

ORGANICE No importa si la estructura de su organizacin es centralizada o no, o se maneja local o regionalmente, o desde otro continente. La estructura deber estar organizada de tal manera que pueda responder a las necesidades de todas las entidades y de todos los participantes en el proceso de cierre financiero de mes. Por lo tanto, se requiere la flexibilidad de todos los involucrados en el cierre para responder los diferentes escenarios. El proceso del cierre financiero deber manejarse como un proyecto multi-

Impulse el aprendizaje y comparta las mejores prcticas. Recompense por la participacin activa, con juntas de anlisis y evaluacin ( post mortem) y rotando regularmente a un grupo de control que monitoree las actividades de fin de mes. Las juntas deben conducirse eficientemente publicando con anticipacin la agenda de cada da, que permitan a los participantes verificar y reportar sobre el estado de su avance individual. Rastree los Indicadores Clave de Desempeo (ICD). Rena, revise y difunda los ICD pertenecientes a los distintos procesos de cierre financiero de fin de mes representativos de todos los participantes. Cada rea debe dar informacin oportuna al grupo de control para que sea incluida en los ICD al nivel de empresa. El grupo de control debe publicar guas de los ICD que fomenten la consistencia y den ejemplos que sean representativos del grupo de poblacin ms grande.

Celebre el xito. Los cierres financieros mensuales exitosos no deben ser solamente un suspiro de alivio, sino una celebracin que recompense el compartir las mejores prcticas. Recompense a los participantes clave en un nivel adecuado como puede ser darles tiempo libre adicional, das de vestimenta casual, tarjetas de regalo y anuncios de felicitacin (verbal, por email, tarjetas electrnicas). Las responsabilidades del cierre de fin de mes tambin debern ser incorporadas en las metas anuales de desempeo.
Este tema es una resea del artculo Building Blocks of a Successful Financial Close Process, publicado en la revista Journal of Accountancy, edicin de diciembre de 2011. Traduccin para Veritas, del Colegio de Contadores Pblicos de Mxico. A.C., por Pilar Vidal. Autor original: Kevin Kelso es Consultor Financiero Corporativo en Delaware.

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