MACROS Y AUDITORÍA EN EXCEL Y SOFTWARE ESTADÍSTICOSPSS 20

Tema N°11:

Administración de Macros e Impresión de Hojas de Cálculo.

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Administración de Macros e Impresión de Hojas de Cálculo. Crear un macro Asignar Macro a Objetos Impresión de Hojas de Cálculo y Gráficos Creación de Plantillas de Excel

Comunícate con nosotros.
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Comunícate con nosotros.  Crea y manipula plantillas para una correcta y rápida manipulación de los datos almacenados en un libro de Excel Conocimientos Previos  Entorno de Excel  Funciones de Excel Conflicto Cognitivo  Se plantean ejercicios de tal forma que el estudiante aplique los conocimientos adquiridos en la sesión de aprendizaje.edu.uss.edu.pe .Capacidad del Tema  Elabora Macros usando el entorno de Excel para sistematizar procesos. 481614//PAC Presencial:paccis@crece.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.uss.

481614//PAC Presencial:paccis@crece.uss.pe . En ocasiones nos vemos en la necesidad de realizar una serie de tareas repetitivas en forma rutinaria. La ilustración muestra la tabla normal: (Ver Figura 2) Comunícate con nosotros. También se le puede asignar a una macro una combinación de teclas para invocarla. Esta opción se visualiza en la barra de menú del entorno de Excel. formato.edu. Esta opción contiene iconos respecto a las diversas operaciones que se puedan ejecutar con Macros desde el entorno y con programación a través del editor de Visual Basic. etc.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.edu. podemos crear una macro que nos evite ese trabajo. Para posteriormente imprimirla.uss. La palabra Macro es una abreviatura de la palabra macroinstrucción.Administración de Macros e Impresión de Hojas de Cálculo Macro Es una combinación de instrucciones que pueden ser ejecutadas automáticamente con una simple pulsación de teclas. Figura 1 Ventana de Cinta de Opciones Imaginemos que diariamente tenemos que arreglar una tabla de datos poniéndole colores. Activar el Botón Macros en el entorno de Excel: Archivo / Opciones / Personalizar cinta de opciones (Se activa la opción Desarrollador) (ver Figura 1). bordes.

edu. Darle un borde exterior de color rojo. Darle el formato soles a los números. GRABAR UNA MACRO Barra de Menú Desarrollador / Grabar Macro (Ver Figura 4) Comunícate con nosotros. 481614//PAC Presencial:paccis@crece.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.uss. Darle un color de relleno de la tabla.Ejemplo01 Figura 2 Tabla de datos Y asignándole el formato sería: (Ver Figura 3) Figura 3 Tabla de datos con formatos Para arreglar la tabla tendríamos que:       Seleccionar el conjunto de datos.uss.pe .edu. Ponerlo en cursiva OPERACIONES CON MACROS a. Darle un color de fuente.

EJECUTAR UNA MACRO (Ver Figura 5) Figura 5 Ventana de Ejecutar Macro Comunícate con nosotros.edu.uss.pe .uss.Figura 4 Ventana de Grabar Macro b.edu. 481614//PAC Presencial:paccis@crece.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.

pe .uss.uss.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.edu. MODIFICAR UNA MACRO (Ver Figura 6) Figura 6 Ventana de Modificar Macro Si pulsamos Opciones aparece la siguiente ventana: (Ver Figura 7) Figura 7 Ventana de Opciones de Macro Comunícate con nosotros.c. 481614//PAC Presencial:paccis@crece.edu.

uss.pe .d. ELIMINAR UNA MACRO (Ver Figura 8) Figura 8 Ventana de Eliminar Macro AÑADIR UN BOTON EN LA BARRA DE ACCESO RAPIDO QUE EJECUTE LA MACRO.edu. 481614//PAC Presencial:paccis@crece.uss.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece. (Ver Figura 9) Comunícate con nosotros.edu.

edu.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece. 481614//PAC Presencial:paccis@crece. (Ver Figura 10 y Figura 11) Figura 10 Ventana de Grabar Macro Figura 11 Ventana de Datos Comunícate con nosotros.pe .edu.uss.Figura 9 Icono Macro en Barra de acceso rápido Ejemplo 02: Dada la siguiente tabla crear una macro que ordene la base de datos por Sucursal de manera ascendente y precio de menor a mayor.uss.

(Ver Figura 12) Paso3: Cuando dibujes el botón por defecto sale la caja de dialogo donde visualizar las macros creadas y escoge la macro a insertar. Figura 12 Ventana de Insertar botones PROBAR PASO A PASO NUESTRA MACRO: Es muy necesario e interesante ver paso a paso como se ejecuta nuestra macro.uss.pe .uss.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.edu.Ejemplo 03: Ordena la misma tabla anterior pero a través de un dos botones: Uno que muestre las Sucursales ordenadas de manera ascendente y el otro botón de manera descendente. 481614//PAC Presencial:paccis@crece. sobre todo cuando hay algún fallo para localizarlo y corregirlo.edu. Paso1: Crea las macros solicitadas Paso2: Para insertar un botón lo encontramos en la ficha Desarrollador / Insertar. Comunícate con nosotros. - Vuelve hacer una copia de la hoja original.

Excel) En la ventana de VB pulse F8 para ejecutar por instrucciones y observa en la ventana de Excel como se va ejecutando la macro. En esta vista.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.pe . Puede aumentar el ancho de la columna para evitarlo (Ver Figura 13). Comunícate con nosotros.edu. la orientación de página y los encabezados o pies de página. haga clic en la pestaña correspondiente. (Ver Figura 14) Figura 14 Ventana de Selección de Hoja Si no ve la pestaña que desea.edu. puede ver y modificar elementos como los márgenes. Asegúrese de que los datos estén a la vista en la pantalla. haga clic en los botones de desplazamiento de las pestañas para mostrar la que va a usar (Ver Figura 15) y. después. 481614//PAC Presencial:paccis@crece. Para seleccionar Haga esto Una sola hoja Haga clic en la pestaña de la hoja. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.uss. Figura 13 Ajuste de ancho de Columna Ajuste del tamaño de columna Ajuste del tamaño de fila Imprimir varias hojas de cálculo a la vez 1.- Macro / Ejecutar macro paso a paso Colocar las dos ventanas en paralelo en el monitor (VB. Por ejemplo. Impresión de una hoja de cálculo Aspectos importantes que se deben tener en cuenta antes de imprimir Antes de imprimir una hoja de cálculo que contenga una gran cantidad de datos. se verán como signos de número (##). puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página. cuando haya texto o números que sean demasiado anchos para caber en una columna.uss.

2. Haga clic en Archivo y. después. en el menú contextual. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja y. Dos o más hojas no adyacentes Haga clic en la pestaña de la primera hoja.edu. en Imprimir. después. después. Después. Comunícate con nosotros. Si no desea imprimir solamente un área definida.Figura 15 Ventana de Botones de Desplazamiento de las hojas Dos o más hojas adyacentes Haga clic en la pestaña de la primera hoja. Método abreviado de teclado También puede presionar Ctrl+P. Si no hay ninguna hoja sin seleccionar visible. active la casilla Omitir áreas de impresión.uss. Excel solo imprimirá esas áreas. haga clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Imprimir una parte de una hoja de cálculo 1. Método abreviado de teclado También puede presionar Ctrl+P.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece. Haga clic en el botón Imprimir o ajuste la opción Configuración antes de hacer clic en el botón Imprimir.uss. 3. haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y. En Configuración. Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo. Para imprimir parte de la hoja. Haga clic en Archivo y. Para cancelar una selección de varias hojas de cálculo en un libro. haga clic en Desagrupar hojas. 4. 3. mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas correspondientes a las otras hojas que desee seleccionar. mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la pestaña correspondiente a la última hoja que desee seleccionar. Después. 2. después.pe . en la parte superior de la hoja de cálculo.edu. 481614//PAC Presencial:paccis@crece. Nota Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas. aparece [Grupo] en la barra de título. en Imprimir. haga clic en la hoja de cálculo y después seleccione el rango de datos que desea imprimir. Todas las hojas de un libro 1. Haga clic en el botón Imprimir. haga clic en la flecha situada junto a Imprimir hojas activas y seleccione Imprimir la tabla seleccionada. haga clic en Seleccionar todas las hojas.

uss. Realice uno de los procedimientos siguientes: a.Imprimir varios libros de forma simultánea Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta. haga clic en Orientación y. presione Entrar para aceptar los cambios o Esc para cancelarlos. La opción también aparece atenuada cuando se está en pleno proceso de modificar el contenido de una celda. orientación vertical) y otras hojas del mismo libro. En la pestaña Diseño de página.uss. en Vertical u Horizontal (Ver Figuran 16). después.    Haga clic en Archivo y. En un equipo con Microsoft Windows XP En el cuadro de diálogo Abrir.edu. 481614//PAC Presencial:paccis@crece. debe configurar una impresora. en el grupo Configurar página. Seleccione la hoja u hojas de cálculo cuya orientación desea cambiar 2. Figura 16 Ventana de Orientación de una Hoja Nota Si no tiene configurada una impresora. En un equipo con Windows Vista Haga clic con el botón secundario en la selección y después haga clic en Imprimir.edu. b. en Abrir. Cambiar la orientación de la página 1.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en el nombre de los libros que desea imprimir. la opción Orientación aparecerá atenuada y no será posible seleccionarla. Para resolver esto. Sugerencia Debido a que puede configurar la orientación de la página en cada hoja de cálculo. haga clic en Herramientas y después en Imprimir. después. podría imprimir hojas de cálculo de un libro con una orientación (por ejemplo. Para resolver esto. con la orientación contraria (orientación Comunícate con nosotros.pe . Método abreviado de teclado También puede presionar Ctrl+A.

3. Haga clic en la pestaña Archivo. Luego. 4. 2. La plantilla predeterminada para hojas de cálculo se denomina Hoja. Se pueden crear plantillas para libros y hojas de cálculo. puede configurar un libro para que se imprima en orientación horizontal y guardarlo como plantilla (plantilla: libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. 3.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece. (Ver Figura 17) Figura 17 Ventana de Orientación de Hoja Comunícate con nosotros.edu. Cree un libro nuevo. 5. Crear una plantilla que use la orientación horizontal como predeterminada Para ahorrar tiempo.pe . 481614//PAC Presencial:paccis@crece. 2. Haga clic en Imprimir. Cambiar la orientación de la página cuando esté listo para imprimir 1. haga clic en Imprimir.horizontal). Seleccione la hoja u hojas de cálculo o los datos de la hoja de cálculo que desee imprimir.xlt. haga clic en Orientación y finalmente en Horizontal. Cuando esté listo para imprimir. Simplemente configure la orientación de cada hoja de cálculo según corresponda. puede usar esta plantilla para crear otros libros. en el grupo Configurar página. En el cuadro desplegable Orientación de página.uss.xlt. Seleccione la hoja u hojas de cálculo cuya orientación desea cambiar. Método abreviado de teclado También puede presionar Ctrl+P. La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.edu.uss. Crear la plantilla 1.). En la pestaña Diseño de página. en Configuración. haga clic en Orientación vertical u Orientación horizontal.

Haga clic en Nuevo. Cuando las hojas de cálculo están agrupadas. Para agrupar las hojas de cálculo. haga clic en Equipo y en Escritorio. Haga clic en Guardar. cambie la orientación a vertical o realice cualquier otra personalización deseada.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece. Luego. haga lo siguiente: 1. Sugerencia Si desea personalizar de una sola vez varias hojas de cálculo. haga clic con el botón secundario en cualquiera de las pestañas debajo de la hoja de cálculo. 6. En la barra de título. lo que se haga en una de ellas afectará a todas las demás. En el cuadro Nombre de archivo.xltm) si el libro contiene macros que desea que estén disponibles en la plantilla. escriba el nombre que desee usar para la plantilla. presione Entrar para aceptar los cambios o Esc para cancelarlos. 2. Realice el resto de personalizaciones que desee agregar al libro.edu. puede agruparlas temporalmente. debería verse el nombre del libro. En el menú contextual. Haga clic en el icono o nombre de la plantilla guardada. Para usar la plantilla para crear un libro nuevo.pe . haga clic en Seleccionar todas las hojas. debe configurar una impresora. Por ejemplo. seguido por la palabra [Grupo]. la opción Orientación aparecerá atenuada y no será posible seleccionarla. 2. La plantilla se coloca inmediatamente en la carpeta Plantillas. Haga clic en Mis plantillas. Haga clic en Guardar como y seleccione la ubicación donde desee guardar la hoja de cálculo. No olvide desagrupar las hojas de cálculo.Nota Si no tiene configurada una impresora.xltx) o haga clic en Plantilla de Excel habilitada para macros (*. 4. Comunícate con nosotros. Para resolver esto. Para resolver esto. Haga clic en la pestaña Archivo.edu. haga clic con el botón secundario en cualquiera de las pestañas y luego haga clic en Desagrupar hojas (o simplemente haga clic en otra pestaña de hoja). algo que probablemente no sea lo deseado. 3. La opción también aparece atenuada cuando se está en pleno proceso de modificar el contenido de una celda. 4.uss. haga clic en Plantilla de Excel (*. 481614//PAC Presencial:paccis@crece.uss. En el cuadro Guardar como tipo. hacer los cambios y luego desagruparlas. 1. Para desactivar el agrupamiento. 3. 5. Haga clic en la pestaña Archivo.

pe .edu.uss. Puede incluir tanto datos como formatos. encontramos más opciones: (Ver Figura 19 y Figura 20) Comunícate con nosotros.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.uss. 481614//PAC Presencial:paccis@crece.Plantillas en Excel En primer lugar debemos definir que es una plantilla y cuál es la utilidad de su uso. Crear un libro de trabajo utilizando plantillas: Pulsa la pestaña Archivo y elige la opción Nuevo (Ver Figura 18) Figura 18 Ventana de Creación de un Nuevo Libro Junto a la opción Libro en blanco. Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo.edu.

Presupuesto mensual personal. Hoja de asistencia. Plantillas de ejemplo contiene varias plantillas ya listas para su utilización. 481614//PAC Presencial:paccis@crece.uss. Elegiremos una y pulsaremos el botón Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha.Figura 19 Ventana de Plantillas de Office Figura 20 Ventana de Plantillas disponibles A.edu. que vienen incluidas con la instalación de Excel 2010. C. Algunos ejemplos son: Informe de gastos. Y Nueva a partir de existente abre un cuadro de diálogo muy similar al que utilizamos para abrir un nuevo archivo. Comunícate con nosotros.uss. etc. D. Informe de ventas.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.edu.pe . Se trata de buscar un archivo Excel en el ordenador y pulsar Abrir. Mis plantillas abre un cuadro de diálogo que contiene las plantillas personalizadas que has ido creando. B. Plantillas recientes nos mostrará un listado de las últimas plantillas utilizadas. Elegiremos una y pulsaremos el botón Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha.

pe . Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de búsqueda. 481614//PAC Presencial:paccis@crece. que necesitaremos tener conexión a internet para poder utilizarlas. (Ver Figura 21) Figura 21 Ventana de Barra de Navegación Comunícate con nosotros. etc. se muestra un mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podrían resultar de utilidad. 2. Y al guardar el documento. encontramos en la zona inferior una sección llamada Plantillas de Office. 3. Para ello utilizaremos la barra de navegación superior. Dependerán de los recursos disponibles en la página web de Microsoft. son todos recursos que se encuentran online. Formularios. Las categorías que engloba: Agendas. Un detalle importante es aprender a movernos por esta ventana. También implica que las categorías y ficheros disponibles en este apartado son susceptibles a variaciones. Al no disponer éstas plantillas directamente en nuestro ordenador. Por ello. obviamente. Calendarios. Que las plantillas estén online implica. de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez más a disposición de los usuarios. Sea cual sea la plantilla que escojamos y el origen o procedencia de la misma.edu.edu.pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece. Se abrirá en Excel un libro que ya contendrá información. Si utilizas la búsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto. nos aparecerá el cuadro Guardar como para darle un nombre al mismo y conservar la plantilla original intacta.com.uss. actuará de la misma forma: 1. es posible que una plantilla o categoría desaparezca sin más y aparezcan otras nuevas. Rellenaremos los datos que creamos oportunos.uss. Facturas.Por último. la opción que aparece junto a la vista previa es la de Descargar.

(Ver Figura 24) Comunícate con nosotros. 5. Hacer clic en la pestaña Archivo. por ejemplo. seguiremos los siguientes pasos: 1. Figura 23 Botón Adelante Por ejemplo. de forma que. Cada opción es en realidad un botón. Figura 22 Botón Atrás También disponemos del botón Adelante (Ver Figura 23) que tiene el efecto contrario. 2. Junto a éstos botones veremos la ruta (o camino de migas). Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. si estamos en Formularios y pulsamos Inicio. deberemos utilizar el botón Atrás de la zona superior (Ver Figura 22) .pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.. por ejemplo Informes.pe . es posible que no encontremos nada que nos interese y deseemos volver a la pantalla anterior. si hemos vuelto Atrás desde Formularios.uss. 3.uss. 481614//PAC Presencial:paccis@crece. Por ejemplo. en la imagen estamos situados en Formularios.. Para ello.Cuando entramos en una categoría. En el recuadro Guardar como tipo.edu. Crear plantillas Para crear una plantilla. al pulsar el botón Adelante veremos el contenido de Formularios de nuevo. que a su vez está en Inicio. 4.edu. Elegir la opción Guardar como. volveremos al principio.

pe//PAC Virtual:cpead_cis@crece.edu. Excel cambia automáticamente a la carpeta de plantillas. 481614//PAC Presencial:paccis@crece. Comunícate con nosotros.uss.uss. para que tu nueva plantilla esté siempre disponible al seleccionar la opción Nuevo>Mis plantillas.Figura 24 Ventana de Tipo de Libro 6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.edu.pe .