NOTE D’INFORMATION QUALITE N°03 – Janvier 2012

Auteur : Responsable Qualité Date de création : 23 janvier 2012

La gestion documentaire
dans le système Qualité de l’ESIROI
1. Introduction
1.1 Quelques définitions Le système documentaire est l'ensemble des informations, des documents et des enregistrements sur lesquels s'appuie un organisme pour formaliser son organisation et mettre en œuvre avec succès son système de management. Il est constitué de l’ensemble des informations, des documents et des enregistrements ayant une incidence sur la qualité des activités de l’organisme, sur la maîtrise des processus et du système qualité de l’organisme et qui, de ce fait, doivent être maîtrisés. Une information est quantitative ou qualitative (en entrée ou en sortie d’un processus, ou nécessaire à son pilotage), elle est destinée à être analysée et/ou traitée généralement en vue d’être exploitée (raisonnement, décision…). Un document est un support qui contient et véhicule des données et qui peut être présenté sous différentes formes : papier, support informatique… Les documents peuvent être élaborés en interne par l’organisme (manuel qualité, procédures, modes opératoires, notes de services…) ou provenir de l’extérieur (normes, cahier des charges, catalogue fournisseur, notice d’utilisation d’équipement, réglementation…). Un enregistrement est la preuve de l’accomplissement d’une action ou d’un événement. Il permet de conserver, de valider et/ou de protéger les données relatives à cette action ou à cet événement (visa, vérification, compte rendu, revue…), quelle que soit la forme (papier, support informatique...). Un enregistrement qualité est destiné à fournir des preuves tangibles des activités effectuées ou des résultats obtenus en matière de qualité. 1.2 Le rôle, la valeur et l'efficacité d’un système documentaire Dans un système de management de la qualité, l’exigence de documentation est commandée par la nécessité d’établir une communication d’intention, une cohérence des objectifs et des résultats consignés par écrit. Le volume et l’étendue de la documentation peuvent dépendre de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’organisme, la complexité des produits et des processus, les compétences du personnel et la mesure dans laquelle il est nécessaire de démontrer la conformité avec les exigences du système de management de la qualité. Il ne convient pas que la production d’une documentation soit un exercice de complaisance mais au contraire une activité créatrice de valeur. Chaque organisme doit définir son système documentaire c’est-à-dire identifier les informations, documents et enregistrements qui le constituent. L’organisme doit se limiter à ce qui est nécessaire à l’application envisagée sans perdre de vue le critère de choix : « information, document et enregistrement ayant une incidence sur la qualité de ses activités, la maîtrise de ses processus et sur son système qualité. » L’incorporation dans le système documentaire de documents ne possédant pas cette propriété aurait pour conséquence de compliquer et d’alourdir inutilement sa gestion.

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3 La notion de processus Dans un établissement. Aujourd’hui la démarche qualité a montré les limites de cette approche. ESIROI . • assurant la traçabilité des opérations . • préciser les manières de faire. etc. les services et qui bousculent l’organigramme aussi bien hiérarchique que fonctionnel. • fournissant des données pour évaluer l'efficacité du système de management. • Au deuxième niveau. 1. 2 rue Joseph Wetzell F. c’est une notion transversale. la documentation opérationnelle. qui donnent des preuves des résultats obtenus. • décrire les éléments du système de management et identifier les processus nécessaires à sa mise en œuvre . • Au troisième niveau. 2. • conserver les connaissances acquises. de vérifier et d'améliorer ce qui a été fait . Plus précisément.97490 Sainte Clotilde Ile de La Réunion. France Page 2 sur 8 . l’organisme est vu comme une organisation séparée en fonctions.Université de La Réunion Parc Technologique. les procédures écrites. • faire connaître les responsabilités à tous les niveaux . les départements.NOTE D’INFORMATION QUALITE N°03 – Janvier 2012 Auteur : Responsable Qualité Date de création : 23 janvier 2012 Le système documentaire est un élément clé de la mise en œuvre du système de management de l’Ecole ESIROI. Son rôle est essentiel pour : • énoncer et faire connaître la politique et les objectifs . les problèmes de dysfonctionnement apparaissent souvent à l’interface entre différentes fonctions. C’est la raison pour laquelle il est habituel aujourd’hui de raisonner en termes de processus dans un organisme alors que traditionnellement. Un processus. • fournissant des preuves tangibles des résultats obtenus . c'est-à-dire les instructions de travail (souvent dénommées « modes opératoires ») nécessaires à la maîtrise des activités ou des processus . entreprises partenaires. c’est-à-dire une notion qui traverse les fonctions de l’établissement. • précisant les exigences des parties intéressées (CTI. Composition du système documentaire de l’ESIROI 2.). étudiants. qui spécifient la manière d'accomplir une activité et font elles-mêmes référence aux documents opérationnels . le système documentaire contribue notamment à atteindre les objectifs de l’Ecole en : • fournissant les informations internes et externes nécessaires aux activités de l’Ecole.1 La pyramide documentaire Un système documentaire constitué d'une hiérarchie de documents est souvent représenté sous forme d'une pyramide qui schématise la hiérarchie des principaux documents du système de management sur plusieurs niveaux (figure 1) : • Au sommet le manuel qualité qui décrit le système de management de la qualité et fait référence aux procédures et autres documents opérationnels situés au-dessous . • Enfin les enregistrements.

une image (à ne pas confondre avec le processus qui est l’activité réelle de l’organisme). Elles concernent plusieurs personnes et permettent de répondre à la question «Qui fait quoi ?». c’est-à-dire des grands objectifs et des indicateurs qu’il est nécessaire de mettre en œuvre pour suivre la réalisation de ces objectifs. France Page 3 sur 8 .NOTE D’INFORMATION QUALITE N°03 – Janvier 2012 Auteur : Responsable Qualité Date de création : 23 janvier 2012 Figure 1 .Pyramide documentaire des documents qualité Les documents qualité peuvent être de natures différentes : soit des documents externes. ses activités qu’elle réalise. à savoir la responsabilité de la direction. Ensuite. soit des documents internes à l’Ecole.). 2 rue Joseph Wetzell F. Une procédure est une manière spécifiée de réaliser une activité. La revue de direction est une mesure de l’efficacité du système qualité.97490 Sainte Clotilde Ile de La Réunion. c’est l’explicitation du choix d’une politique qualité. nous trouvons les procédures (PRO). Le manuel qualité comporte également un aspect très important. on n’avait pas précisé l’intentionnalité qui devait présider à la rédaction de ces différentes procédures. Le manuel qualité comporte tout d’abord une présentation de l’organisme. procédure d’audit interne…). il faut se trouver dans la même situation que le photographe. Beaucoup d’organismes ont rédigé des procédures qui se sont avérées complètement inutiles parce que. procédures. il est également de la responsabilité de la direction de réaliser ce que l’on appelle des revues de direction.Université de La Réunion Parc Technologique. etc. relatives au système qualité qui décrivent l’ensemble du système qualité (procédure de gestion des documents. Il existe traditionnellement 2 catégories de procédures : . Le système qualité est un ensemble de moyens. Enfin. Il faut avoir une idée de la mise en scène de la réalité que l’on veut photographier. La politique qualité. justement. C’est tout d’abord la lettre d’engagement de la direction au plus haut niveau. Chaque procédure est rattachée à un processus de l’école (voir cartographie des processus de l’ESIROI : document n°ESIROI.03). etc.2 Les documents qualité (manuel qualité. Pour rédiger une procédure. à plusieurs fonctions et qui décrivent le cœur d’activité de l’organisme (procédure de recrutement. décrit les orientations et les objectifs généraux en matière de qualité. La procédure est une description. en particulier par l’intermédiaire de la réalisation d’audits internes.et ensuite les procédures fonctionnelles qui sont des procédures transversales. elle.ENR. 2.tout d’abord les procédures organisationnelles. modes opératoires.M2. son historique. Le manuel qualité (MQ) est un document qui énonce la politique qualité et qui décrit le système qualité. enregistrements…) Ce sont les documents internes élaborés par l’école. organisés en vue de réaliser les objectifs qualité. ESIROI . . Au deuxième niveau de la structure documentaire.

apportent la preuve que des actions ou évaluations ont bien été effectuées conformément à la procédure ou mode opératoire associé. Ces documents sont des preuves tangibles capables d’alimenter la confiance des parties intéressées (CTI. . guide d’élaboration du rapport de stage / projet encadré. France Page 4 sur 8 .Les textes réglementaires et législatifs. attestation de présence. ESIROI . Exemples de procédures de l’ESIROI : Procédure de gestion des documents et des enregistrements. Il peut s’agir : . fiche de proposition de stage.Université de La Réunion Parc Technologique. les modes opératoires (MOP) ou instructions de travail sont des documents qui décrivent les consignes nécessaires à l’exécution d’une tâche. La maîtrise du système documentaire de l’ESIROI 3.Des documentations fournisseurs (techniques. etc. Les enregistrements sont donc des informations fondées sur des faits. Ils concernent un poste et permettent de répondre à la question «Comment ?». 2 rue Joseph Wetzell F. etc. ce qui constitue la véritable utilité du système documentaire. Nous arrivons maintenant au rez-de-chaussée de la pyramide documentaire avec les enregistrements (ENR). Ces règles sont de différentes natures et concernent notamment l’identification et le référencement. etc.1 Les règles de gestion du système documentaire de l’ESIROI Les règles de gestion du système documentaire permettent de garantir que l’information correcte est disponible au bon moment et au bon endroit dans l’Ecole. Exemples de procédures de l’ESIROI : Règlement des études et modalités de contrôle des connaissances (REMCC). . Elle est applicable dans le cadre des activités de l’organisme et le système qualité y fait référence. Ils font références aux enregistrements qui en dépendent.). . les règles à respecter qui lui semblent les plus appropriées à sa situation. catalogues. obtenus soit par l’observation.NOTE D’INFORMATION QUALITE N°03 – Janvier 2012 Auteur : Responsable Qualité Date de création : 23 janvier 2012 Les procédures peuvent faire références aux modes opératoires et enregistrements qui en dépendent. Il n’est pas possible d’établir une liste exhaustive de la documentation externe qui doit être gérée.97490 Sainte Clotilde Ile de La Réunion.). c’est-à-dire l’aptitude à retrouver l’historique d’une activité. etc. 3. la conception et la présentation.Des cahiers des charges. fiche de notation de rapport et de soutenance de stage. Exemples d’enregistrements de l’ESIROI : Feuille d’émargement. procédure de recrutement. et de ce fait. soit par le mesurage ou encore à l’issue d’évaluation ou tout autre moyen. Elle joue un rôle important dans la qualité de la prestation ». étudiants. la conservation et l’archivage des documents. Les enregistrements permettent de relever des faits par écrits. grille d’évaluation de projet encadré. procédure de gestion des stages. convention de stage. Au troisième niveau.Des normes. Les enregistrements assurent aussi la traçabilité. la diffusion. l’approbation. etc. Pour obtenir ce résultat. 2. il est nécessaire que l’Ecole précise pour chacun des documents et ce afin d’en assurer la maîtrise. La seule identification des documents constituant le système documentaire ne suffit pas à garantir que l’information correcte est disponible au bon moment et au bon endroit.3 Les documents externes Définition de la documentation externe : « documentation créée par des entités externes à l’organisation concernée.

.M2.ENR.NOTE D’INFORMATION QUALITE N°03 – Janvier 2012 Auteur : Responsable Qualité Date de création : 23 janvier 2012 La procédure de gestion documentaire des documents et enregistrements n°ESIROI. par exemple : M2 « gérer un système qualité et manager par l’amélioration continue » . la dernière date de mise à jour du document (si évolution). celui de l’Université de La Réunion.01 N°Version V0 Créé le (JJ/MM/AAAA) le : 13/09/11 Mise à jour le (JJ/MM/AAAA) Nbre Pages Page 5 sur 8 Titre du document Procedure gestion documentaire ESIROI. son lecteur est capable de déterminer rapidement si le document en présence est le document de référence à cet instant. Pour permettre le référencement complet du document.Université de La Réunion Parc Technologique.01 précise les dites règles de gestion à l’ESIROI. outre l’identifiant.1 lettre et 1 chiffre correspondant au code attribué à chaque processus de l’école (voir cartographie des processus de l’ESIROI : document ESIROI. Site Web : http://esiroi. chaque page d’un document doit comporter a minima les informations suivantes : • en en-tête : une cartouche supérieure d’identification avec le logo de l’école. comme suit : Ecole Supérieure d’Ingénieurs de La Réunion Océan Indien Titre du document • et en pied de page : une cartouche basse de référencement avec le titre du document. Parc Technologique. datée et facile à identifier.des lettres pour ESIROI dans le cas de documents généraux de l’école et non spécifiques à un département. alphanumérique) propre à l’organisation. STIM ou CODE . s’il s’agit d’un document périmé et conservé à des fins d’archives ou encore un document mis à l’étude et non encore approuvé.1 L’identification et le référencement des documents L’ensemble de la documentation doit être lisible.03) . L’identification est un moyen de communication utilisant un langage abrégé (numérique. ainsi que le nom et l’adresse de l’école. et le titre du document.1.PRO. comme dans l’exemple suivant : Référence docum. . 2 rue Joseph Wetzell F. ENR = formulaire d’enregistrement . MOP = mode opératoire. alphabétique. ESIROI . il est nécessaire de lui associer sa date de création ainsi qu’un repère d’évolution (attribution d’un numéro de version aux documents et incrémentation de ce numéro de version au fur et à mesure des révisions des documents). ESIROI.fr La codification du document est faite par le RQ et suit la règle suivante : . 97490 Sainte Clotilde. 2 rue Joseph Wetzell. A l’ESIROI. Cela sous-entend qu’à la vue d’un document. le numéro de la page sur le nombre total de pages. la 1ière date de création du document (en version 0).3 lettres selon la nature du document : PRO = procédure. ou alors les 4 lettres du département dans le cas de documents spécifiques au dit département : IDAI. le code du document. son numéro de version. Ces règles prennent en compte entre autres les informations suivantes : 3. correspond un document et un seul. Elle est à usage interne en première destination. France Page 5 sur 8 .M2.PRO.univ-reunion.97490 Sainte Clotilde Ile de La Réunion. A un identifiant.M2.

01 est la première procédure du processus M2 de l’ESIROI. le contenu ainsi qu’une cartouche inférieure en première page traitant de l‘aspect « vérification et validation » du document comme dans l’exemple ci-après : Diffusion à : Personnels enseignants et administratifs de l’ESIROI Vérifié par : Responsable Qualité ESIROI Date : visa : Approuvé par : Responsable administratif ESIROI Date : visa : Un document n’est diffusé qu’après vérification et approbation . pour information. il est nécessaire de prendre des mesures permettant de s’assurer que les documents ont été approuvés dans leur forme définitive par les personnes responsables. Des responsabilités fonctionnelles sont attribuées aux personnes intervenant aux différents stades du document : Rédacteur : est responsable de la qualité technique du contenu et de son adaptation aux besoins des destinataires. 3.2 chiffres correspondant au numéro d’ordre séquentiel du document dans le processus concerné : par exemple. 2 rue Joseph Wetzell F. la liste complète et mise à jour des documents et enregistrements du système documentaire de l’ESIROI. Les procédures doivent comporter obligatoirement les informations de présentation générale susmentionnées. Tout nouveau document porte le numéro de version v0 à sa création.PRO.M2.NOTE D’INFORMATION QUALITE N°03 – Janvier 2012 Auteur : Responsable Qualité Date de création : 23 janvier 2012 . Chaque utilisateur n’a en sa possession que le document au dernier indice. Approbateur : donne le feu vert pour la diffusion.97490 Sainte Clotilde Ile de La Réunion. France Page 6 sur 8 . Les copies pour affichage sont de la responsabilité de la personne qui affiche le document qui doit avoir le souci d’utiliser la dernière version en vigueur. ESIROI. l’objet ou le domaine d’application de la procédure. Toute demande de documents en vigueur se fera auprès du secrétariat Qualité de l’ESIROI qui est chargé de la diffusion maîtrisée des documents. la version papier originale fait foi (version papier avec visa du Responsable Qualité (RQ) archivée par le secrétariat Qualité de l’Ecole). La diffusion électronique est privilégiée et se fait par le secrétariat Qualité sous la supervision du RQ.Université de La Réunion Parc Technologique.n° de version : il présente l’état de révision du document. Les versions ultérieures ne sont applicables qu’après vérification et approbation des modifications apportées par les personnes désignées du système. La liste signalera toute modification ou création nouvelle de document.1. Les documents se trouvent sous le répertoire partagé « Dossier Qualité » du groupe ad hoc de personnes ayant autorisation d’accès. Tout document modifié passe de l’indice n à n+1. . il est conseillé d’établir une liste des documents en vigueur. Vérificateur : assure le contrôle de la qualité de la présentation du document et de la cohérence avec les règles documentaires générales. ESIROI . Le secrétariat Qualité est chargé de notifier par mail mensuellement à l’ensemble des destinataires de chaque département de l’ESIROI. Pour faciliter la gestion du système documentaire.2 L’approbation et la diffusion S’agissant de documents internes. les destinataires de ces documents s’engagent à ne pas photocopier intempestivement ces documents. Afin d’éviter une démultiplication anarchique des documents tels procédure et modes opératoires. avant même d’être diffusés.

Conclusion Un système documentaire structuré permettra une meilleure connaissance de l’ensemble de la documentation détenue. compétence. Une aide mémoire particulièrement utile lorsque l’on a mis en place la polyvalence et la poly-compétence. d’évaluation et de mesure de l’efficacité du du système qualité mis en place. d’amélioration. La procédure est bien sûr également ment un outil de formation. en particulier pour les nouveaux arrivants. Il est nécessaire à la démonstration émonstration de la maîtrise m du niveau de qualité dans le temps. qu’elle soit sous forme papier. La procédure et le manuel qualité permettent permet de clarifier les responsabilités.1. Enfin on peut considérer que la rédaction des procédures et du manuel qualité est une manière de capitaliser le savoir-faire faire de l’établissement. *-*-*-*-*-*-* ESIROI . D’autre part.97490 Sainte Clotilde Ile de La Réunion.NOTE D’INFORMATION QUALITE Q N°03 03 – Janvier 2012 3. Le logigramme en annexe précise les responsabilités sur le système de gestion documentaire à l’ESIROI. est disponible dans un endroit identifié et d’accès facile. Cette dernière disposition a pour but de limiter le volume des documents conservés aux aux seuls documents utiles à l’organisme et ainsi d’éviter de créer un système documentaire qui deviendrait incontrôlable du fait de sa taille. Cet endroit doit offrir un environnement approprié pour minimiser la détérioration ou le dommage dommage et éviter les pertes. C’est un outil d’encadrement. de l’endroit où elle est accessible. par l’ensemble du personnel de l’établissement. 4. 2 rue Joseph Wetzell F.Université de La Réunion Parc Technologique. France Page 7 sur 8 . sur support informatique ou autre. il convient de prévoir la durée de conservation des différents documents et leur élimination une fois la durée de rétention écoulée. Le système documentaire permettra d’apporter des preuves d’efficacité et c’est également un moyen d’éviter les dysfonctionnements et les initiatives incontrôlées. La procédure est également une aide mémoire.3 La conservation et l’archivage archivage Auteur : Responsable Qualité Date de création : 23 janvier 2012 Toute la documentation.

internes ESIROI. 2 rue Joseph Wetzell F.NOTE D’INFORMATION QUALITE N°03 – Janvier 2012 Auteur : Responsable Qualité Date de création : 23 janvier 2012 ANNEXE : Identification des responsabilités sur le système de gestion documentaire à l’ESIROI Comment ? Quoi ? Qui ? Procédure ESIROI. externes Rédaction n+1 Modification/ Révision toute personne concernée RQ / Secrétariat Q Archivage n Secrétariat Q Destruction Secrétariat Q ESIROI .02 liste docs.Université de La Réunion Parc Technologique.01 liste docs.01 Rédaction toute personne concernée vérificat° Ok ? Vérificateur non Approuvé ? oui Approbateurs Identification RQ / Secrétariat Q Diffusion Secrétariat Q Classement Secrétariat Q Mise en application et utilisation Utilisateurs non A modifier ? toute personne concernée oui ESIROI.ENR.M2. France Page 8 sur 8 .97490 Sainte Clotilde Ile de La Réunion.ENR.M2.M2.PRO.